VERSLAG OUDERRAAD 8 augustus 2013 AANWEZIG: Kris, Kurt, Stéphanie, Sophie, Jorunn, Cathy, Vanessa V _______________________________________________________________________ AGENDAPUNTEN: 1. Overlopen en goedkeuring vorig verslag / 2. Financiën
Enkel nog een kleine uitgave gemaakt (kommen voor chips / snoepjes bij receptie en andere activiteiten) Het zou kunnen dat er nog een factuur volgt voor het turnmateriaal dat aangekocht is door de Juffen voor de kleuters (we hebben al enkele facturen ontvangen, voor in het totaal +/- 2.200 €).
3. Werkgroep sponsoring + champieters
Sponsoring:
o Sponsoringsbrief opgesteld en een eerste keer nagekeken o Sponsorpakket werd toegelicht, voorstel om bij Pakket 4 ook het logo op onze Nieuwsflash te zetten (2 x per jaar, vóór de Kwis en vóór het Eetfestijn). Vermelden dat de Nieuwsflash door gemiddeld 600 ouders gelezen wordt.
o Er moet nog het één en ander aangepast worden (banner “Nieuwsbrief” weghalen, lay-out fris en aantrekkelijk maken, …) o
Toevoegen wat we juist met het geld gedaan hebben vorig werkjaar:
Didactisch materiaal aangekocht voor de kinderen (turnmateriaal voor de kleuters)
Bijdrage voor wekelijkse portie fruit voor alle kinderen
Bijdrage voor de verfraaiing van de schoolgebouwen
o
Kasteelklassen weghalen
o
Checken of e-mail adres bestaat (voor Marleen)
Champieters: o
Proeverij de namiddag vóór de fuif, 9/11/13, van 16u tot 18u
o
Hiervoor dient maar 4-5 man van de OR aanwezig te zijn
o Een nieuwsbrief ivm de champagneverkoop volgt. De verkoop zelf loopt van 14 oktober tot 22 november 2013
4. Werkgroep website
Kalender 2013 – 2014 staat ondertussen op de website
E-mail adres aanmaken voor de fuif (
[email protected])
5. Werkgroep KNT
De kaarten voor de fuif moeten absoluut klaar zijn tegen eind augustus. Kurt heeft hiervoor Koen en Pikke gecontacteerd, maar heeft geen feedback gekregen
Wat er moet gebeuren: (TO DO Koen) o
kaart afwerken
o
fiat vragen aan werkgroep KNT
o
600 kaarten laten drukken
Materiaal voor geluid en licht moet voorzien worden (TO DO Koen)
Vorig jaar hebben we de laatste dag (en de avond zelf) van de fuif nog veel telefoon gekregen voor last-minute reservaties voor kaarten (die dan betaald werden aan de kassa). Dit jaar is Sophie niet beschikbaar tijdens de dag (9/11). Er moet dus afgesproken worden wie dit op zich zal nemen.
6. Werkgroep groepsgevoel
Evaluatie etentje met vaste en losse medewerkers o
Prijs / kwaliteit was goed, lekker eten, vriendelijk
o
Tafelschikking was niet optimaal
o
Bij volgende etentjes gaan we zeker in Zaventem blijven
Evaluatie receptie eindejaars o
Werken met een toog is gemakkelijker, nu was het niet altijd overzichtelijk
o De snoep was heel snel op, maar misschien zal er altijd te weinig snoep zijn
o
CAVA was op (5 dozen en 3 flessen)
o
Water & fruitsap was over
o
Stassen was een groot succes
o
Volgend jaar opnieuw zelf kaas & salami snijden (niet voorgesneden kopen), eventueel de avond voordien al versnijden
o
TO DO voor de werkgroep: boodschappenlijst overlopen om te noteren wat er over was
Start schooljaar – promotie OR tijdens algemene oudercontacten
o Er zijn 4 data waarop we promotie kunnen maken:
o
o
29/08: Opendeurdag
03/09: Algemeen Oudercontact 1e leerjaar
10/09: Algemeen Oudercontact Kleuters
12/09: Algemeen Oudercontact Lagere School
Op de 4 data zullen we ervoor zorgen dat er klaarstaat:
Receptietafel(s)
Platen met foto’s OR
Flyers Kwis (Kris), Flyers Fuif (Koen), Promotieflyer OR (Hilde / Leen)
Op de opendeurdag zal de tafel onbemand zijn (HE: Vanessa V zet alles klaar, HO: Jorunn zet alles klaar)
o Op Algemeen Oudercontact 1e leerjaar zal Kurt een speech geven in de klas, enkele leden van OR dienen aanwezig te zijn (met Polo) en we lokken () nieuwe leden met een snoepje. We moeten dan ook de kaarten voor de fuif hebben, zodat we kunnen beginnen verkopen.
o Op Algemeen Oudercontact kleuters zal Kurt een speech geven in de zaal, enkele leden van OR dienen aanwezig te zijn (met Polo) en we lokken () nieuwe leden met een snoepje, kaarten fuif aanbieden.
o Op Algemeen Oudercontact Lagere school zal Kurt geen speech geven, enkele leden van OR dienen aanwezig te zijn (met Polo) en we lokken () nieuwe leden met een snoepje , kaarten fuif aanbieden.
o We spreken de ouders aan bij het buitengaan, niet bij het binnenkomen. o
HO: in de inkomhal staan
7. Varia en rondvraag
Wanneer kunnen we volgend schooljaar hulp gebruiken van de leerkrachten? We kunnen hulp gebruiken bij de voorbereiding en na onze evenementen. De leerkrachten kunnen ons helpen met zaken die zij kunnen doen tijdens de schoolweek, bijvoorbeeld:
Matten leggen en wegdoen voor de fuif
Gang leegmaken en fietsjes wegzetten voor de fuif
Frigo’s vullen, groentjes snijden, … voor de eindejaarsreceptie
Kris heeft contact opgenomen met Paul Soens met de vraag of wij als leden van de OR aansprakelijk zouden kunnen gesteld worden in het geval van schade door bijvoorbeeld een brand (de vraag van Kris komt naar aanleiding van de brand in een loods waar een carnavalsvereniging in Aalst voor moet opdraaien). Zijn wij een VZW of een feitelijke vereniging? Paus Soens zal tegen de 1e OR vergadering (23/09/13) antwoorden
Kris doet een oproep aan iedereen: als we een goede kwisvraag horen, deze noteren en doorsturen naar Kris (ook het antwoord doormailen naar Kris ). Kan Koen tegen 1/11 9 muziekvragen opstellen? Kan Jorunn OOO vragen opstellen?
Bladwijzer: is het nuttig dat we deze nog maken en laten drukken? Misschien zijn communicatie via Nieuwsbrief en Nieuwsflash voldoende? er wordt beslist om de bladwijzer te schrappen
Groepje voor Optreden in de loungebar (met de Fuif)
TO DO’s:
WIE Koen Jorunn / Koen Koen Koen Koen Koen Werkgroep Groepsgevoel Kris Vanessa V Koen Kurt Hilde / Leen Koen Jorunn Koen Jorunn
WAT Lay-out sponseringsbrief fris en aantrekkelijk maken Op de sponseringsbrief, banner “Nieuwsbrief” weghalen Checken of e-mail adres Marleen Springael bestaat en / of link maken voor het e-mail adres E-mail adres aanmaken voor de fuif (
[email protected]) Fuif: kaart afwerken, fiat vragen aan werkgroep KNT, 600 kaarten laten drukken Fuif: materiaal voor geluid & licht voorzien Boodschappenlijst eindejaarsreceptie overlopen om te noteren wat er over was Flyer Kwis doorsturen naar Vanessa V Flyers Kwis en Fuif printen & kopiëren tegen opendeurdag (29/08) Flyer Fuif maken en doorsturen naar Vanessa V Hilde / Leen contacteren om promotieflyer OR te maken Promotieflyer OR maken, printen en kopiëren tegen opendeurdag (29/08) Fuif: materiaal voor geluid & licht voorzien Snoep (hosties) aankopen voor algemene oudercontacten 9 muziekvragen voor de Kwis opstellen tegen 1/11/13 OOO vragen opstellen voor de Kwis
Volgende vergadering: maandag 23/09/2013 om 20u30 in HO
WANNEER
