Notulen A.L.V. DLTC 13 maart 2013 Locatie: Nieuweweg 86 Aanvang: 20.00 uur Ontvangst 19.30 uur
Afwezig met kennisgeving: Paul de Koning, Jasmijn de Koning-Cooymans; Theo Ridder; AnneMarie Strijbosch; Johan Beijerman, Jacqueline de Heer-Willemsens. Aanwezig: Jessica Abcouwer; Johan Abcouwer; Aleid Blijdesteijn; Roy Breslau; Flossy BreslauFrancken; Henk van Capelleveen; Jannie van Dijk; Hetty Donker-Duijvis; Tjerk van Duinen; Ken Elvery; Erik Gerlach; Bas van Haaften; Charlotte ter Haar; Marc ter Haar; Huub Han; Wim de Heer; Attie de Jong; Frans de Jong; Willem de Jong; Andrea Keller; Edzard Koning; Richard Kraaijeveld van Hemert; Dirk Meijer; Machteld Meijer; Hette-Jan Moerer; Ruud van Noort; Jacoba Rubingh; Frank Schramm; Trix Schramm-Diepstraten; Toke Smit; Rolf Verhoeven; Frans van der Walle; Renée Wouwenaar; Daisy Wytema; Sam Wytema; Laura van Zon. 1.
Opening en mededelingen.
De voorzitter opent de vergadering om 20.05. Ter nagedachtenis aan oud-lid de heer Willem Derks wordt er een moment stilte gehouden. Medeleven gaat uit naar Margriet Derks. 2.
Algemene Ledenvergadering 15 maart 2012
p. 1 Ruud van Noort was aanwezig. Notulen worden goedgekeurd. 3.
Bestuursmededelingen
Momenteel een kortingsactie voor nieuwe leden t/m 12 jaar: een half jaar gratis proeflidmaatschap in combinatie met les. Ledenaantal: 1 honorair lid; 2 ereleden; 0 pupillen; 66 junioren; 10 studenten; 195 senioren; theeleden 44. Totaal 318. 4. Algemeen jaaroverzicht 2012 Voorzitter Marc ter Haar noemt bijzonderheden van het afgelopen verenigingsjaar, zijn achtste en laatste jaar als voorzitter. Vooral de betrokkenheid en daadkracht van het huidige bestuur heeft hij zeer gewaardeerd. In het afgelopen jaar afscheid moeten nemen van Marcel Roemers, kascommissielid. De voorzitter noemt diverse actieve (bestuurs-)leden en hun activiteiten. Zo is de website een waar huzarenstukje geworden dankzij Tjerk van Duinen en Jessica Abcouwer. De heren van de Herencompetitie zijn in hun poule gebleven, en hebben DLTC daarmee goed op de kaart gezet. Toernooien vallen inmiddels onder de strakke leiding van Renée Wouwenaar. De nieuwe banen liggen er dankzij Wim de Heer goed bij en hebben zeer veel aantrekkingskracht. Schrijverstoernooi kon rekenen op grote deelname en werd met succes op het nieuwe park gehouden. 1.
Het Open Toernooi kon zich verheugen in een nieuwe sponsor: Audi. Er was een maximum aantal deelnemers - inclusief beroemdheden – en een record baromzet. Het toernooi is in Dordrecht zeker niet onopgemerkt gebleven. Menig andere vereniging is jaloers op grote groep actieve jongeren. De voorzitter spreekt dankbaarheid uit voor het kordate optreden van Sam Wytema en Iris van Steijn waardoor Joop van Diggelen gered kon worden. Henk van Capelleveen heeft de financiën van de club uitstekend op orde. We hebben goede sponsorinkomsten, kortom, het gaat goed met DLTC. Nieuwe leden hebben we altijd nodig. De voorzitter doet een oproep aan de aanwezige leden om kennissen eens mee te laten tennissen en hen een middagje uit te nodigen op de club. Marc zal zich bezig blijven houden met de sponsoring van de club en zal actief betrokken zijn bij het Open Toernooi. Blij zo’n goede opvolgster te hebben gevonden in Laura van Zon. 5.
Financieel overzicht 2012
Uitgaven /inkomsten Winst van ruim €13.000. €8.000 meer winst dan begroot. Inkomsten door afkopen van obligaties, er zijn er 11 verzilverd. Contributiegelden zijn hoger dan begroot. Jaar ervoor waren er minder jeugd- en meer seniorleden. In het lustrumjaar was er een actie waarmee men zonder entreegeld lid kon worden. In 2012 is er wel weer entreegeld betaald. Daarentegen waren er minder sponsorgelden dan verwacht. Huiswerkinstituut Damiate is geen sponsor meer. Sponsordoeken voor DenO konden pas in augustus opgehangen worden, waardoor de club inkomsten is misgelopen. De gemeente heeft afgelopen week toegezegd de gederfde inkomsten te vergoeden. Subsidiebedragen bleven stabiel. Barinkomsten: Open Toernooi heeft eigenlijk gezorgd voor de volledige baromzet. Begroting voor Open Toernooi 2013 ligt al klaar. Inkomsten van toernooien: Open Toernooi heeft uiteindelijk €2.500 euro winst opgeleverd. Inkomsten door verhuur van banen. Edsard Koning: Hoe komt het dat de baromzet in voorgaande jaren hoger was? Inwerken nieuwe barcommissaris; het verzuimen van bardiensten is te weinig in rekening gebracht. Edsard Koning verzoekt om verbetering van de barvoorziening en verscherping van controle. Barcommissaris Yolanda de Rijke: gaten in bardienstrooster zijn vorig jaar steeds opgevuld. Komend seizoen zullen piketteurs scherper opletten. Spoorslags: nog maar 2 uitgaven per jaar, iets goedkoper dan vorige jaren. 2.
Afschrijving en reserveringen: op advies van kascommissie nu in het overzicht onderscheid gemaakt tussen afschrijvingen en reserveringen. De penningmeester noemt het Meerjarenonderhoudsplan, opgesteld door Wim de Heer, waarin de reserveringen nauwkeurig in kaart zijn gebracht. Jaarlijks worden de bedragen scherper gesteld. Balans per 1 jan 2012 en per 31 december 2012. Grond blijft gelijke waarde. Banen worden afgeschreven; ieder jaar waardevermindering. Geld gereserveerd voor de toplaag. Tennispark: vorig jaar al €2.500 euro afgeschreven (clubhuis; inrichting clubhuis; waarde is totaal 490.000 euro). Bas van Haaften: Vraagt zich af waarom de banen minder waard worden als er een nieuwe toplaag op zit? Henk: Na 10 jaar zijn de banen toch minder waard. Vergelijk het met een auto die je goed onderhoudt. Je hebt geld nodig om de banen weer te kunnen vervangen. Edsard Koning: 200 jaar is wel erg lang om af te schrijven. Er staat €56.000 aan liquide middelen op de bank. Richard Kraaijeveld van Hemert: Wat doen we met al dat geld? Henk van Capelleveen: Het is eigen vermogen. Groot deel van het geld is ook al voor zaken gereserveerd. Dat moeten we in kas houden. Voor het overige doen we ook dit jaar weer een voorstel voor het afkopen van obligaties. De penningmeester citeert Rolf Verhoeven: “Er is nog nooit iemand arm geworden door zijn schulden af te lossen.” Hester Krot: waar staat het geld? Henk van Capelleveen: op een spaardepot. Overzicht voorgaande jaren. Financieel gaat het nog steeds uitstekend met de vereniging. Willem de Jong: Welke risico’s lopen de banen door algen en mos? Marc ter Haar: afgelopen maandag hebben we overleg met de gemeente gehad en hebben dit probleem aangekaart. Strikt formeel is de gemeente nog eigenaar van de banen. Er gaat een brief naar de aannemer waarin de mosproblemen aangegeven worden. De aannemer moet op zijn kosten herstelwerkzaamheden uitvoeren. Naar aanleiding van een rapport dat wordt opgesteld. Gemeente begrijpt het probleem en samen met de club wordt de aannemer aangespoord om de banen te herstellen. Wim de Heer licht toe dat we te maken hebben met een extreem geval van mos en dat wij een beroep doen op de garantie. Bas van Haaften: Wat voor herstelwerkzaamheden zijn dit en kunnen we dan een tijd niet spelen? Wim de Heer: De oplossing is nog niet bekend. Het doek onder de kunststofmat zal wellicht vervangen worden, maar dat valt onder de garantie. Wim de Heer: wij sturen aan op een onafhankelijk onderzoek at monsters gaat nemen; advies geven 3.
op welke manier hersteld moet worden. Aannemer zal dit om niet herstellen. Waarschijnlijk gewoon op 2 banen doorspelen. Belangrijk de oorzaak te weten van de alg. Laboratoriumonderzoek zal dit moeten uitwijzen. Al proeven gedaan met bespuiten maar dit is erg duur. Al vanaf medio 2012 mee bezig. Daisy Wytema: Hebben andere clubs niet dezelfde problemen? Wim de Heer: In Papendrecht minder problemen, want de omstandigheden zijn anders. Het is de vraag hoeveel water de mat doorlaat. 6.
Jaarverslag kascommissie en decharge penningmeester
Rolf Verhoeven doet verslag namens de kascommissie. Het viel hen op dat de kas heel zorgvuldig wordt bijgehouden. Penningmeester krijgt een 8 voor vlijt. Bij steekproeven geen enkele fout kunnen ontdekken. Het feit dat de post debiteuren ontbreekt, betekent dat de penningmeester zijn werk goed gedaan heeft en alle gelden heeft geïnd. Penningmeester en bestuur worden gedechargeerd voor het financiële beleid van 2012. De voorzitter bedankt de kascommissie voor het werk en de mooie woorden. 7.
Benoeming kascommissie
Rolf Verhoeven blijft aan. Frans vd Walle heeft nog geen vervanger gevonden en blijft in de kascommissie. Bas van Haaften meldt zich aan om de kascommissie te versterken. 8.
Obligatielening a) Voorstel aanpassing procedure loting (kascommissie i.p.v. Notaris).
Kascommissie kan er onafhankelijk naar kijken. Henk: afgelopen jaar geen loting nodig. Komend jaar proberen we 30 obligaties te verzilveren. Wanneer er geloot moet worden, kan de kascommissie dit doen in aanwezigheid van het bestuur. Oorspronkelijk gepland voor 2015, maar dit kan in 2013 al. Stemming: ALV stemt unaniem voor nieuwe procedure. b) aflossing van obligaties. Percentage momenteel wellicht minder interessant, maar stemt men in met het idee om 30 obligaties te verzilveren op vrijwillige basis? Is de vergadering akkoord met het aflossen van maximaal 30 obligaties? Het is ook mogelijk gedurende het jaar obligaties te verzilveren. ALV stemt unaniem in. Alle obligatiehouders krijgen bericht per e-mail en kunnen zich dan aanmelden. 9.
Begroting 2013
Winst wordt aangewend voor het verzilveren van de obligaties. Twee sponsors zijn afgevallen. 4.
Barinkomsten zijn hoger begroot door Open Toernooi. Contributie en Open Toernooi zullen waarschijnlijk voor meer winst zorgen. Kosten huisvesting zijn enorm gestegen: dit is vooral veroorzaakt door elektra. Drankautomaat kost €900 per jaar aan abonnements- en elektriciteitskosten. Niet in verhouding met de service en inkomsten die het oplevert. Vriezer gaat in de winter ook uit. Op proef willen we een klein koelkastje met drankvoorraad neerzetten en de leden zelf geld in een bakje laten deponeren. PR: wat kosten aan uitbreiding website gehad. Spoorslags zal weer wat minder kosten. Tjerk van Duinen: Hoe komt het dat de toernooien meer kosten dan ze opleveren? Henk van Capelleveen: Inkomsten van toernooien staan bij de post inkomsten baromzet. Sommige inkomsten komen niet in het kasboek terecht. Bijvoorbeeld €1400 euro prijzengeld is direct weer uitgegeven, staat niet op de begroting. Uiteindelijk laatste toernooi €2500 winst. Het AED apparaat wordt ieder jaar nagekeken en ook de bijbehorende cursus wordt ieder jaar bijgehouden. De aanwezigen belonen de penningmeester met een applaus. 10.
Bestuurs- /commissiewisselingen
Marc ter Haar spreekt de aanwezigen nog eenmaal toe als voorzitter. Hij kijkt terug op een periode van 8 jaar waarin hij zich met veel plezier heeft ingezet voor de vereniging en dit heeft kunnen combineren met lekker tennissen. In zijn bestuursperiode is het gelukt om iets moois neer te zetten. In de periode voor hem was er ook al veel goed voorwerk verricht. Marc is 10 jaar lid, na 1 jaar werd hij barcommissaris geweest, daarna is hij 8 jaar voorzitter geweest. Hij heeft met verschillende mensen prettig samengewerkt. Een vrijwilligersorganisatie brengt eigen sfeer met zich mee. DLTC heeft zeer capabele mensen, dus er is zeer veel tot stand gebracht. Prachtig park, financieel zeer gezond, genoeg reserveringen. We kunnen tegen een stootje. In de huidige tijd gaan er ook clubs failliet. Een mooie nalatenschap aan de nieuwe voorzitter. Wat wens je de nieuwe voorzitter toe? De nalatenschap wil hij symboliseren met een tennisbal. Er zijn tijden geweest met 13 competitieteams. Dat alles maar zo goed mag blijven gaan. Nieuwe voorzitter heeft zich al zorgvuldig voorbereid. DLTC mag heel gelukkig zijn met zo'n goede opvolger. Marc overhandigt de voorzittershamer aan Laura van Zon. Laura van Zon spreekt de vergadering toe als nieuwe voorzitter van DLTC. Zij is al 14 jaar lid en heeft zich altijd erg thuis gevoeld bij de club. Zij is er trots op om voorzitter te zijn. Als eerste wil zij Marc bedanken voor zijn jarenlange inzet met bijzonder resultaat. Banen en clubhuis zijn er mede door inspanning Marc gekomen. Jarenlang de bouw voorbereid en begeleid. Daarbij heeft hij Wim de Heer altijd alle ruimte gegeven om zijn werk te kunnen doen. Marc was duidelijk aanwezig op de club, bij alle toernooien deed hij mee, is altijd vrolijk en energiek. Een echte voorzitter. 5.
Vergaderingen onder leiding van Marc konden wel eens lang duren volgens de secretaris. Naast DLTC hield hij zich ook met zeer veel andere activiteiten bezig. Het bestuur stelt de ALV voor om Marc erelid te maken. Voltallige ALV stemt door middel van een staande ovatie unaniem in met dit besluit. De Oorkonde voor Erelidmaatschap wordt overhandigd. Afscheidscadeau van DLTC zal van pas komen bij het bespieden van vogels en tijdens reis naar Zuid-Afrika. Marc is duidelijk blij verrast door het erelidmaatschap, en belooft dat hij er gepast mee om zal gaan. Laura van Zon bedankt Charlotte ter Haar voor het zoveel jaar uitlenen van haar man aan de club en overhandigt haar een bos bloemen. Henk van Capelleveen is beschikbaar voor een nieuwe zittingsperiode van 3 jaar als penningmeester. 11.
Clubkampioenschappen en clubagenda 2013
Renée Wouwenaar licht toe. De clubkampioenschappen worden in de week na meivakantie gehouden. Vorig jaar voor het eerst een onderscheid in categorieën gemaakt: 8+ en 7- . Ook beginners kunnen nu clubkampioen worden. In alle categorieën deelnemers, leuk lijstje kampioenen. Heren dubbel is het moeilijkste en meest populaire onderdeel. Vorig jaar ook een succesvol Open Toernooi, er wordt rekening gehouden met tijden waarop men niet/ wel kan. Neem vooral anderen mee. Frans de Jong ziet graag meer eigen leden meedoen aan het open toernooi. Toernooitjes: LVMT en TDMT begonnen, leuke, enthousiaste reacties op gekregen. Heren worden ook opgeroepen om mee te doen aan het TDMT. 7 april Openingstoernooi. Per e-mail wordt iedereen uitgenodigd voor de activiteiten. Zie ook website en de Spoorslags. Voor het spelen van de clubkampioenschappen zijn soms thuis banen nodig. 12.
Nominaties 2012
De nieuwe voorzitter reikt de pentrofee uit. Dit jaar wordt hij uitgereikt aan Sam Wytema. Al jarenlang op geheel eigen wijze informeren van alle leden. Het is de tweede keer dat hij de pentrofee wint. Dit jaar waren er geen nominaties voor een nieuw lid van verdienste. Vorig jaar viel de eer te beurt aan de organisatoren van het lustrum. In 2011 werd Wim de Heer lid van verdienste wegens zijn enorme inzet bij het realiseren van het nieuwe tennispark. De trofee is teruggevonden en Wim mag hem een jaar bewaren. De bestaande wedstrijdbekers zijn geïnventariseerd. De eerste prijs heren enkel 7- is teruggevonden. De prachtige oude zilveren bekers staan helemaal vol; er moet een oplossing voor het graveren gevonden worden. We zoeken nog iemand die handig is en de bekers op een voetje kan plaatsen. Voor de eerste prijzen 8+ moeten we nieuwe bekers aanschaffen.
6.
13.
Website
Jessica Abcouwer doet uitleg over de website. Was nodig, uitstraling in combinatie met nieuwe banen. Met Tjerk van Duinen gezocht naar webdesigner. Geluiden van oudere leden, waarom heb je website nodig? 3279 keer bekeken in februari door 235 bezoekers. In maart al 2062 hits door 296 bezoekers. Mogelijkheden van de site worden genoemd, zoals je opgeven voor een activiteit. Nu ook een gedeelte voor alleen leden. Daarop staan onder meer het bardienstrooster en de goedgekeurde notulen. Eerste keer inloggen: registreren met KNLTB-nummer. 14.
Rondvraag
Straatnaam: Piet Kingmalaan op oude park. Frank Schramm stelt voor het terras of een baan naar Marc ter Haar te vernoemen. Zal in eerstvolgende bestuursvergadering in beraad genomen worden. Ken Elvery: Er is ooit een mooie foto gemaakt die hing in oude clubhuis. Kunnen we die foto opnieuw laten afdrukken en in het clubhuis ophangen? Laura: Rolf heeft de foto nog en zal aan het bestuur laten weten wat e.e.a. kost en wat het formaat dan wordt. Daisy Wytema: stelt voor het Piet Kingmalaantje op het nieuwe park in ere te herstellen. Bord ligt in het hok buiten. Hommage aan het oude terrein. Mag niet verloren gaan. Yolanda de Rijke wil de piketteurs bedanken. Moeilijk om te controleren of bardienst wel gedraaid wordt. Dirk en Machteld zullen de piketteurs ondersteunen en ’s avonds even langs lopen om te controleren of de bardienst wel aanwezig is. Zoniet dan worden de piketteurs en bardienstcommissaris geïnformeerd. Inkomsten uit boetes zullen komend jaar wellicht wat tegen gaan vallen. Bedoeling is dat men gewoon op komt dagen. Geen bardienst op maandagavond. Gebruik van een vrije voorraad, een koelkast open laten staan en leden zelf laten bedienen. Dirk Meijer: Heeft jarenlang bij keuringsdienst van waren gewerkt. Inspecties zullen onverwacht plaatsvinden. Vraag over het ophalen van de sleutels bij Bastion. Kan er weer een intekenlijst komen bij het Bastion als je de sleutels opgehaald hebt? Laura van Zon: geen enkel systeem is waterdicht. Jessica Abcouwer doet een oproep: Wie er waardevolle foto’s e.d. heeft voor het archief, kan dit aan de secretaris geven. 15. Sluiting 22.10
7.
