AGENDA. Vergadering : Algemeen Bestuur Datum : 24 februari 2014 Tijd : 15:00 17:00 uur Locatie : Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

Vergadering Datum Tijd Locatie

: : : :

Algemeen Bestuur 24 februari 2014 15:00 – 17:00 uur Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

AGENDA Punt 01

Omschrijving Opening en vaststellen agenda.

Advies Vaststellen agenda.

02

Besluitenlijst vergadering 18 december 2013. Ingekomen post en mededelingen.

Vaststellen.

03

04 05 06

Stukken ter kennisname: a) Managementrapportage 2013 Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Zelfevaluatie en verbeterplan Kwaliteitscriteria 2.1

Korte pauze 07 Privatisering Bouwtoezicht

08

Rondvraag en sluiting.

Besluit (cf of anders:)

1. Instemmen met voorgestelde wijze van afhandeling van de ingekomen post. 2. Kennis nemen van de ter vergadering ingebrachte mededelingen. Kennis nemen. Vaststellen “Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014” 1. Kennis nemen van de resultaten van de zelfevaluatie 2. Instemmen met het verbeterplan en de daarin aangegeven projectmatige aanpak van de verbeterpunten. 1. Kennis nemen van de presentatie van dhr. W. Ankersmit, directeur Vereniging Bouw- & Woningtoezicht Nederland, m.b.t. de stand van zaken en consequenties van de privatisering van het bouwtoezicht. 2. Voeren van een opiniërende discussie m.b.t. de consequenties voor gemeenten en ODR. -

Pagina 1 van 1

Vergadering Datum Agendapunt Onderwerp

Aanwezig : Afwezig

:

Omschrijving Opening en vaststellen agenda.

Advies Vaststellen agenda.

02

Besluitenlijst vergadering 2 september 2013. Ingekomen post en mededelingen.

Vaststellen.

Stukken ter kennisname: a) Kwartaalrapportages ODR 2e en 3e kwt b) Concernplan ODR c) Budgethoudersregeling ODR 2014 d) Memo aan voorzittersoverleg Gelderse OD’s m.b.t. jaarresultaat stelseltaken

Kennis nemen.

04

Algemeen Bestuur 24 februari 2014 02 Besluitenlijst vergadering d.d. 18 december 2013

Dhr. Zondag (Zaltbommel, voorzitter), dhr. van Dijk (Provincie), dhr. van Alfen (Buren), dhr. van Meygaarden (Geldermalsen), dhr. Bel (Lingewaal), dhr. Smits (Maasdriel), dhr. Veerhoek (Neder Betuwe), dhr. Kool (Neerijnen), dhr. Verspuij (Tiel), dhr. van Gruijthuijsen (West Maas en Waal), dhr. Schipper (ODR, secretaris), dhr. Weijers (ODR, notulen) Dhr. Stegeman (Culemborg).

Punt 01

03

: : : :

 Instemmen met voorgestelde wijze van afhandeling van de ingekomen post.  Kennis nemen van de ter vergadering ingebrachte mededelingen.

Besluit (cf of anders:) De vz. opent de vergadering en meldt dhr. Stegeman als afwezig. Hij stelt voor agendapunt 8 niet in behandeling te nemen vanwege een geconstateerd juridisch knelpunt. Na aanpassing in het DB wordt het voorstel opnieuw aan het AB voorgelegd. Met deze wijziging wordt de agenda vastgesteld. Het AB stelt de besluitenlijst van haar vergadering van 2 september 2013 ongewijzigd vast. Ingekomen post:  Het AB neemt kennis van de brief van het ministerie van BZK betreffende de begroting 2014.  De brieven van Provincie Gelderland, gemeente Buren en het voorzittersoverleg Gelderse OD’s m.b.t. de overheveling van bevoegdheden van Provincie naar gemeenten zijn onderwerp van gesprek bij agenda punt 13. Mededelingen: Het AB neemt kennis van de ter vergadering uitgedeelde schriftelijke mededelingen (bijgevoegd) en de toelichting van de secretaris daarop. Het AB neemt kennis van de kwartaalrapportages van de ODR over het 2e en 3e kwartaal 2013, het concernplan ODR, de budgethoudersregeling ODR 2014 en het memo van het voorzittersoverleg m.b.t. de jaarresultaten van de Gelderse OD’s. Naar aanleiding van:  Kwartaalrapportages. Dr. Smits geeft aan bilateraal met de secretaris te willen overleggen over de te rapporteren gegevens. Dhr. Veerhoek vraagt of en hoe er verrekening plaats vindt tussen partners bij onder- c.q. overbenutting van gereserveerde capaciteit. De secretaris geeft aan dat de ODR de eerste vijf jaar een inputbegroting kent. Afspraken over verrekening zijn niet in de Gemeenschappelijke regeling opgenomen. De vz. zegt toe dat ingeval een duidelijke trend waarneembaar is hierover discussie in het AB te voeren. Dhr. Kool spreekt de wens uit voor een nadere specificatie van gegevens m.b.t. de RO-taken. De secretaris geeft aan dat dit op Pagina 1 van 7

05

Gunning accountantsdiensten.

1. Gehoord het advies van de afvaardiging van het AB, in te stemmen met het gunnen van de accountantsdiensten voor een periode van vier jaar aan Baker Tilly Berk; 2. Deloitte af te wijzen onder dankzegging van het uitbrengen van de offerte; 3. De afvaardiging van het AB te danken voor het advies.

06

Reserves en voorzieningen.

De nota Reserves en voorzieningen Omgevingsdienst Rivierenland vaststellen.

07

Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1. De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland vaststellen; 2. De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid

termijn ook de bedoeling is.  Concernplan. Dhr. van Alfen vraagt bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van de in het plan genoemde instrumenten gericht op de verhoging van de toegevoegde waarde van medewerkers.  Jaarresultaten stelseltaken. De vz. licht het memo toe en geeft aan dat het AB bij de jaarrekening een voorstel voorgelegd wordt om hiervoor een voorziening te vormen. Het DB heeft de AB-leden in een eerder stadium gevraagd om vooruitlopend op deze vergadering aan te geven of zij konden instemmen met aanstelling van Baker Tilly Berk voor een periode van vier jaar. De vz. geeft aan dat hij gelet op de maildiscussie die vervolgens ontstond besloten heeft het verzoek in te trekken. Hij wil de discussie vandaag in dit AB voeren. Voor dhr. van Dijk lag de aanleiding voor de maildiscussie in zijn gevoel dat met aanstelling voor vier jaar geen recht werd gedaan aan afspraken die in het controllersoverleg van de OD’s zouden zijn gemaakt. Hij benadrukt dat de Provincie hecht aan de opbouw van een robuust stelsel en daarin passen ook afspraken als b.v. de aanstelling van een gezamenlijke accountant. De vz. geeft aan dat gelet hierop het DB het voorstel doet om de accountantsdiensten te gunnen voor een periode van 2 jaar met een verlengingsoptie voor nog eens twee jaar. Dhr. van Alfen vraagt of dit consequenties heeft voor het aanbod van Baker Tilly Berk. De vz. geeft aan dat dit niet het geval is. Dhr. Verspuij geeft aan te kunnen instemmen met het voorstel maar uit wel zijn zorg t.a.v. de keuze voor Baker Tilly Berk. N.a.v. de vraag van dhr. van Meygaarden of de offerte ook de rechtmatigheidscontrole omvat beantwoord de secretaris bevestigend. Conclusie: Gelet op het gewijzigde voorstel van het DB besluit het AB om;  de accountantsdiensten te gunnen aan Baker Tilly Berk voor een periode van twee jaar met een verlengingsoptie van twee jaar,  Deloitte af te wijzen onder dankzegging van het uitbrengen van de offerte, en dankt de afvaardiging van het AB voor haar advies. Dhr. Verspuij pleit er voor de reserves tot een minimum te beperken. Dhr. Kool vraagt zich af hoe het gestelde in de nota zich verhoudt tot het in de Gemeenschappelijke regeling genoemde maximum percentage van 2,5 %. De secretaris geeft aan dit percentage doorwerkt in de nota. Conclusie: Het AB besluit de nota Reserves en voorzieningen Omgevingsdienst Rivierenland vast te stellen. Dhr. van Alfen pleit er voor bij inkoop/aanbesteding zo veel als mogelijk rekening te houden met lokale c.q. regionale economische belangen. Dhr. Kool vindt dat de prijs/kwaliteitverhouding daarbij wel leidend Pagina 2 van 7

Omgevingsdienst Rivierenland per 1 januari 2014 in te laten gaan.

08

Delegatie- en mandaatbesluit.

09

Samenwerkingsovereenkomst Bestuurlijke Strafbeschikking Milieu (BSBm).

10

Inbreng extra taken Neerijnen.

11

Opleidingsbeleid.

Het Delegatie- en Mandaatbesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2013 vaststellen. 1. Aangaan van de samenwerkingsovereenkomst BSBm; 2. Uw voorzitter met terugwerkende kracht volmacht te laten verlenen aan de directeur om de samenwerkingsovereenkomst BSBm te tekenen; 3. Het mandaatbesluit, de bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst BSBm met aanwijzingsbesluit en de achtergrondinformatie voor kennisgeving aan te nemen. Voorstel wordt nagezonden na besluitvorming colleges.

1. Vaststellen; a. De nota Opleidingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland 2013; b. Het Opleidingsplan 2013/ 2014 Omgevingsdienst Rivierenland c. De Regeling studiefaciliteiten Omgevingsdienst Rivierenland 2013; 2. Instellen bestemmingsreserve.

moet zijn. De vz. concludeert dat met beide uitgangspunten zoveel als mogelijk rekening zal worden gehouden. Conclusie: Het AB besluit:  De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland vast te stellen;  De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland per 1 januari 2014 in te laten gaan. Agendapunt is vervallen. Het AB besluit:  de samenwerkingsovereenkomst BSBm aan te gaan;  de voorzitter, met terugwerkende kracht, volmacht te laten verlenen aan de directeur om de samenwerkingsovereenkomst BSBm te tekenen;  Het mandaatbesluit, de bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst BSBm met aanwijzingsbesluit en de achtergrondinformatie voor kennisgeving aan te nemen.

De vz. geeft aan dat op dit moment van acht van de tien colleges bekend is dat zij hun toestemming verlenen aan de inbreng van extra taken door de gemeente Neerijnen (zie overzicht in schriftelijke mededelingen). In aanvulling hierop geeft dhr. Veerhoek aan dat ook het college van Neder Betuwe in haar vergadering van 17 december besloten heeft haar toestemming te verlenen. Het college van Maasdriel zal, naar aangave van dhr. Smits, in haar vergadering op 20 december naar verwachting eveneens instemmen. Conclusie: Het AB besluit:  Onder voorbehoud van definitieve toestemming door het college van de gemeente Maasdriel in te stemmen met het onderbrengen van de bouwen overige wabotaken van de gemeente Neerijnen per 1 maart 2014 bij de ODR.  In te stemmen met de voorgestelde wijziging van de begroting en de wijziging te verwerken bij de actualisatie van de begroting 2014.  In te stemmen met het aanpassen van de stemverhouding. Het stemgewicht van de gemeente Neerijnen wordt aangepast van 1 naar 2. M.b.t. het voorstel een bestemmingsreserve in te stellen licht de secretaris toe dat de verwachting is dat vooral de inhaalslag in het licht van de kwaliteitscriteria veel opleidingskosten met zich mee zal brengen. De instelling van de reserve is éénmalig. Na 2014 wordt hij opgeheven. Dhr. van Dijk vraagt zich af of het gepresenteerde totaalbedrag voor opleidingen voor 2014 wel weg te zetten is. Dhr. Veerhoek constateert dat er spanning kan ontstaan m.b.t. de aan Pagina 3 van 7

12

Werktijdenregelingen.

13

Overdracht bevoegdheden van Provincie naar gemeenten.  Afschaffing verklaring van geen bedenkingen (vvgb)  Overheveling middelen van provincie- naar gemeentefonds

14

Vergaderschema 2014 / planning P&C-cyclus.

Vaststellen; 1. Standaard werktijdenregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013; 2. Bijzondere werktijdenregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013. In samenhang bespreken ingekomen brieven van Ministerie van IenM, Provincie Gelderland en het voorzittersoverleg van Gelderse OD’s (zie ingekomen poststukken onder agendapunt 3, bijlagen b, c en d)

1. Instemmen met vergaderschema van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur in 2014. 2. Kennis nemen van de (bestuurlijke)

partners te leveren capaciteit. De vz. zegt toe dat het DB dit verband zal bewaken en via de Berap het AB zal informeren. Dhr. Bel vraagt zich af waarom niet voor de constructie van een overhevelingsbesluit is gekozen. De vz. geeft aan dat van een overlopende voorziening geen sprake kan zijn omdat er nog geen verplichtingen zijn aangegaan. Conclusie: Het AB besluit: 1. Vast te stellen;  De nota Opleidingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland 2013;  Het Opleidingsplan 2013/ 2014 Omgevingsdienst Rivierenland  De Regeling studiefaciliteiten Omgevingsdienst Rivierenland 2013; 2. Een bestemmingsreserve opleidingskosten in te stellen. Het AB besluit vast te stellen de:  Standaard werktijdenregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013;  Bijzondere werktijdenregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013. De secretaris licht in het kort de brieven toe. Per 1 januari worden bepaalde bevoegdheden van Provincies naar gemeenten overgedragen. Dit gaat gepaard met een herverdeling tussen provincie en gemeentefonds. In het overzicht in de schriftelijke mededelingen is aangegeven welk bedrag dit per gemeente betreft. Het is zaak deze extra middelen in het gemeentefonds te bestemmen voor de taakuitvoering van de ODR omdat er ander een exploitatietekort ontstaat door wegvallende inkomsten vanuit de Provincie. Naar zijn opvatting vraagt dit bestemmen voor de ODR om individuele besluiten van de gemeenten, geeft dhr. Veerhoek aan. Het AB is niet bevoegd. De vz. bevestigt dit. De heren Veerhoek en Kool wijzen op het risico dat herverdeling naar individuele gemeenten met zich mee brengt. Er kan een discrepantie ontstaat tussen de in enig jaar noodzakelijke (financiële) inspanningen die de taakuitvoering met zich mee brengt en het beschikbare budget. De secretaris oppert de mogelijkheid tot vereffening door de betreffende bedragen binnen de ODR te alloceren voor de over te dragen taken van de Provincie. Afspraak: De ODR zal in een brief aan de colleges de consequenties van de overheveling van taken en de herverdeling van provincie- naar gemeentefonds voor onze regio nader weergeven. Bij de behandeling van de begroting 2015 zal ook een voorstel worden opgenomen met betrekking tot deze wijziging. De wijziging werkt terug tot 1 januari 2014. Het AB zal bij de behandeling hiervan een definitief standpunt innemen over de wijziging. Dhr. van Gruijthuijsen pleit er voor bepaalde data te vervroegen. De secretaris geeft aan dit vanwege de werkzaamheden die in het kader van de P&C-cyclus gedaan moeten worden niet mogelijk is. Pagina 4 van 7

planning van de budgetcyclus.

15

Rondvraag en sluiting.

-

Dhr. van Alfen vraagt aandacht voor de afspraak in regioverband om de P&C stukken van de diverse regelingen op elkaar af te stemmen. De vz. zegt toe daar zijn best voor te zullen doen. Conclusie: Het AB:  Stemt in met vergaderschema van het AB en DB in 2014.  Neemt kennis nemen van de (bestuurlijke) planning van de budgetcyclus. Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. De vz. sluit daarop de vergadering.

Pagina 5 van 7

Mededelingen voor het Algemeen Bestuur ODR d.d. 18 december 2013 Op orde brengen bedrijfsvoering De afgelopen periode is de organisatie intensief bezig geweest met het verder op orde brengen van de bedrijfsvoering. Er is vooral veel aandacht gegeven aan het structureren en uniformeren van de werkprocessen op de primaire taken en het ontwikkelen van de ICT. Gedacht moet worden aan het uitvoeren en registreren van de controles, de vergunningen en het opstellen van de adviezen. We hebben hier flinke slagen in gemaakt en zijn nu beter in staat om alle processen in beeld te krijgen en te houden. Met name voor de sturing van de processen en medewerkers is dit een must. De komende periode gaan we dit verder verfijnen en doorontwikkelen. Ook kunnen we dan gaan werken aan betere management- en stuurinformatie. BAG proces (basisadministratie gebouwen) We hebben de laatste maanden veel tijd en energie geïnvesteerd in het ontwikkelen van het BAG proces. Inmiddels is het proces in samenwerking met de BAG beheerders beschreven. Een eerste BAG audit in de gemeente Zaltbommel heeft uitgewezen dat het BAG proces goed op orde is. De komende periode gaan we verder met het implementeren en instrueren van alle medewerkers om dit proces ook goed te borgen. Samenwerking BSR De afgelopen 2 maanden zijn we gestart met het op orde brengen van de gegevensuitwisseling met de BSR. Hoewel dit in het begin wat stroef leek te verlopen, zijn er inmiddels een aantal goede procesafspraken gemaakt om de uitwisseling te ontwikkelen en structureel vorm te geven. Samenwerking RAR - DIV Met het Regionaal Archief Rivierenland zijn we in gesprek om gezamenlijk te bepalen welke stappen nog noodzakelijk zijn om te gaan voldoen aan de substitutie-eisen die nodig zijn om de archiefzorg op orde te gaan brengen. We willen hierbij naast de RAR ook de DIV medewerkers van alle deelnemers betrekken om samen de archiefzorg op orde te brengen. Vanaf januari gaan we dit verder uitwerken. Ontwikkeling relatie opdrachtgever – opdrachtnemer We zien dat de relatie tussen de opdrachtgevers en opdrachtnemers nog verder ontwikkeld moet worden. Nog niet altijd is het vanzelfsprekend dat alle informatie op het juiste moment op de juiste tafel aan de orde komt. Van de kant van de ODR vraagt dit nog aandacht. Ook denken we dat het goed is dat het opdrachtgeverschap nog verder kan worden uitgekristalliseerd. In 2014 is dit een belangrijk speerpunt. Werkplanning 2014 Verder bestaat bij ons het beeld dat het voor de opdrachtgevers nog erg lastig is om aan te geven op welke wijze zij komend jaar de werkplanning concreet willen vormgeven. Dit is met name lastig omdat de benodigde informatie nog niet volledig aanwezig is. Door de ODR wordt er hard gewerkt aan het in beeld brengen van alle informatie die nodig is om beter sturing te kunnen geven aan de ODR. Het is onze bedoeling om in januari met meer informatie te komen waardoor opdrachtgevers in staat zijn, zelf aan de knoppen te gaan zitten. Ook kan er dan geprioriteerd gaan worden op werkzaamheden. Bestuurlijk opdrachtgeverschap Vanaf januari willen we gesprekken gaan voeren met de bestuurlijk opdrachtgevers (portefeuillehouders handhaving/veergunningverlening). In de gesprekken kijken we terug naar 2013 en willen we ook vooruitblikken naar 2014. Insteek is vooral om de relatie te verbeteren en structureel te gaan onderhouden. Aanvullend willen we ook enkele keren per jaar een themabijeenkomst gaan organiseren met de bestuurlijk opdrachtgevers om zodoende elkaar op majeure thema’s te informeren en mee te nemen. Bij de agenda Bij agendapunt 8:

Pagina 6 van 7

Delegatie en mandaatsbesluit: Bij de bespreking van dit besluit met de juridisch medewerkers van de deelnemers hebben we geconstateerd dat er nog een knelpunt bestaat bij het mandaatsbesluit. Om die reden stellen we voor dit voorstel niet verder in behandeling te nemen en het Dagelijks bestuur te verzoeken het voorstel aan te passen. Bij agendapunt 10: Bij de voorbereiding van de vergadering voor dit agendapunt hebben we formele reacties van de deelnemers in beeld gebracht.

Collegebesluiten t.a.v. inbreng extra taken Neerijnen. (Status quo: 18-12-2013 11:15 uur) Organisatie

Resultaat

Afschrift besluit?

Buren Culemborg Geldermalsen

Datum collegevergadering 17-12-2013 26-11-2013 17-12-2013

toestemming toestemming toestemming

ja ja concept

Lingewaal Maasdriel

3-12-2013 20-12-2013

toestemming

ja

Neder Betuwe Tiel West Maas en Waal Zaltbommel Provincie Gelderland

17-12-2013 10-12-2013 26-11-2013 26-11-2013 10-12-2013

Opmerking

Geen voorbehoud instemming Raad Kanttekeningen t.a.v.: lagere bijdrage Neerijnen dan overige deelnemers destijds bevoegdheden college en raad in deze compensatie GNL cluster voor extra taken Besluit doorgeschoven van 17 naar 20 december i.v.m. volle agenda. Ambtelijk advies: toestemmen, ter kennisname naar raad. Portefeuillehouder positief. Ambtelijk advies: toestemmen, geen voorbehoud

toestemming toestemming toestemming toestemming

ja ja ja ja

Van een tweetal gemeenten hebben wij nog geen formele reactie ontvangen. Afhankelijk van de inbreng tijdens de vergadering willen wij u voorstellen om onder voorbehoud van goedkeuring van de colleges in te stemmen met het voorstel. De ODR kan dan samen met de gemeente Neerijnen starten met de procedure die nodig is voor plaatsing van de medewerkers. Mochten er zwaarwegende knelpunten bestaan, dan willen wij u voorstellen om het voorstel aan te houden. Bij agendapunt 13: Inmiddels hebben wij een overzicht van de bedragen die worden overgebracht naar het gemeentefonds. In de decembercirculaire zijn de volgende bedragen gecommuniceerd. Integratie-uitkering VTH 2014 obv gemeentefonds decembercirculaire 2013 Gemeente Buren Culemborg Geldermalsen Lingewaal Maasdriel Neder Betuwe Neerijnen Tiel West Maas en Waal Zaltbommel Totaal

Bedrag 138.399 59.860 58.586 28.444 54.765 104.436 30.567 249.627 122.266 192.315 1.039.265

Pagina 7 van 7


Nr.

Datum Afzender ontvangst 13-009 19-12-2013 Provincie Gelderland 14-001

09-01-2014 Ministerie van Financiën

Onderwerp

: : : :

Algemeen Bestuur 24 februari 2014 03 Ingekomen post

Afhandeling

Beëindiging lidmaatschap en opvolging plaats- Voor kennisgeving aannemen vervangend lidmaatschap AB Rekening-courant overeenkomst met de Staat Voor kennisgeving aannemen der Nederlanden

Bijlage a b

Pagina 1 van 1

ONTVANGEN OP 0 9 JAN. 2014 DDR B000009016

REKENING-COURANT OVEREENKOMST TUSSEN OMGEVINGSDIENST RIVIERENLAND EN DE STAAT DER NEDERLANDEN

De partijen: I.

De Staat der Nederlanden (ministerie van Financiën, Agentschap van de Generale Thesaurie), rechtsgeldig vertegenwoordigd door N J . Nahuis, agent (hierna te noemen: de staat);

H.

Omgevingsdienst Rivierenland, zijn zetel hebbende te Tiel;

overwegende dat: a.

op grond van artikel 2, eerste lid, van de Wet financiering decentrale overheden het openbaar lichaam zijn liquide middelen dient aan te houden in 's Rijks schatkist;

b.

het aanhouden van de middelen in de schatkist kan plaatsvinden in de vorm van een rekeningcourant of deposito als bedoeld in de artikelen 3 en 4 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden;

c.

de staat op naam van het openbaar lichaam één of meerdere rekeningen-courant zal openen, die wordt gekoppeld aan één of meerdere tussenrekeningen, zoals bedoeld in artikel 2 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, van het openbaar lichaam;

d.

het openbaar lichaam op grond van artikel 2b, tweede lid, van de Wet financiering decentrale overheden een rekening-courantovereenkomst met de staat der Nederlanden heeft.

komen het volgende overeen: Artikel 1. Definities In deze overeenkomst wordt verstaan onder: actuele marktwaarde: de waarde die kan worden berekend aan de hand van de actuele marktrente van de resterende looptijden van de toekomstige kasstromen (rente en aflossing) van een deposito; creditsaldo:

een positief saldo op de rekening-courant;

debetsaldo:

een negatief saldo op de rekening-courant;

deposito: het creditbedrag op een aan de rekening-courant gekoppelde rekening, waarover een vooraf vastgestelde rente wordt vergoed en waarover gedurende een vooraf vastgestelde periode door de rechtspersoon niet vrij beschikt kan worden; kredietlimiet: intradaglimiet:

het overnight maximaal toegestane debetsaldo op de rekening-courant; het gedurende een werkdag maximaal toegestane debetsaldo op de tussenrekening;

regeling: de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; rekening-courant: de rekening bedoeld in artikel 3 van de Regeling die het openbaar lichaam aanhoudt bij de staat, waarop de dagelijkse inkomsten en uitgaven worden bijgehouden; tussenrekening: de rekening, bedoeld in artikel 2 van de Regeling, via welke de zero-balancing plaats vindt en die het openbaar lichaam aanhoudt bij een bank; valutadatum: de dag waarop een in de rekening-courant geboekt bedrag voor het eerst meeloopt in de renteberekening van de staat; werkdag: kalenderdagen, behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen en dagen waarop in Nederland geen giraal betalingsverkeer mogelijk is, waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht; zero-balancing: het aanzuiveren dan wel afromen van de tussenrekening ten laste dan wel ten gunste van de rekening-courant.

Artikel 2. Zero-balancing 1.

Na afloop van iedere werkdag draagt de staat er zorg voor dat het saldo op de tussenrekening gereguleerd wordt naar nul door afschrijving van de rekening-courant of aanvulling op de rekening-courant.

Artikel 3. Kredietlimiet 1.

De kredietlimiet op de rekening-courant is EUR 0.

2.

Indien het openbaar lichaam de kredietlimiet overschrijdt, is het openbaar lichaam in verzuim zonder dat daartoe een ingebrekestelling nodig is. Van de vaststelling van het verzuim stelt de staat het openbaar lichaam onverwijld in kennis. De overschrijding van de kredietlimiet wordt door het openbaar lichaam binnen een termijn van vijf werkdagen opgeheven. Gedurende de periode waarin de kredietlimiet wordt overschreden is over het bedrag van de overschrijding rente met boete verschuldigd conform artikel 6, vierde lid, van de regeling.

3.

De staat is gerechtigd om de intradaglimiet op de tussenrekening te verlagen tot EUR 0 nadat de termijn van vijf werkdagen zoals bedoeld in het tweede lid is verstreken. De staat stelt het openbaar lichaam onverwijld in kennis van de verlaging. Eventuele kosten die de bank in rekening brengt voor de verlaging van de intradaglimiet zijn voor rekening van het openbaar lichaam.

Artikel 4. Rente rekening-courant 1.

De staat vergoedt aan het openbaar lichaam creditrente over creditsaldi op de rekeningcourant conform artikel 6, eerste lid, van de regeling. Het openbaar lichaam vergoedt aan de staat debetrente over debetsaldi op de rekening-courant conform artikel 6, vierde lid, van de regeling.

2.

Verschuldigde creditrente wordt verrekend met verschuldigde debetrente.

3.

De rente die verschuldigd is na de verrekening, bedoeld in het tweede lid, wordt verrekend op de rekening-courant per de eerste kalenderdag na afloop van het kwartaal waarop de rente betrekking heeft.

4.

De staat stelt na afloop van ieder kwartaal een rentenota elektronisch aan het openbaar lichaam beschikbaar.

Artikel 5. Deposito's 1.

Bij voldoende creditsaldo op de rekening-courant kan het openbaar lichaam bij de staat deposito's te plaatsen.

2.

Het openbaar lichaam kan de staat verzoeken zijn rekening-courant te debiteren voor het plaatsen van een deposito. Hiertoe maakt het openbaar lichaam gebruik van de hiervoor door het Agentschap aangeboden internetfaciliteit.

3.

De staat vergoedt het openbaar lichaam rente over een deposito overeenkomstig artikel 6, tweede lid, van de regeling.

4.

De rente wordt jaarlijks op de rentevervaldatum van het deposito uitgekeerd, of, als deze dag geen werkdag is, op de eerstvolgende werkdag. De rente over een deposito dat niet afloopt op een rentevervaldatum, wordt uitgekeerd op de afloopdatum van het deposito. De staat schrijft op de afloopdatum het bedrag van de rente en het deposito bij op de rekening-courant.

5.

Bij voortijdige beëindiging van een deposito schrijft de staat het op grond van artikel 4, derde lid, van de regeling verschuldigde bedrag bij op de rekening-courant op de door het openbaar lichaam gevraagde dag.

Artikel 6. Informatievoorziening en geheimhouding 1.

De staat stelt rekeningafschriften van de rekening-courant elektronisch aan het openbaar lichaam beschikbaar.

2.

De staat gebruikt de informatie over de rekening-courant en deposito's uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

3.

Het openbaar lichaam geeft op verzoek van de staat desgevraagd tijdig informatie over verwachte uitgaven ten laste van de rekening-courant of ontvangsten ten gunste van de rekening-courant indien deze op een werkdag tezamen EUR 50 miljoen of meer bedragen.

4.

Het openbaar lichaam controleert, voor zo ver mogelijk, of door of namens het openbaar lichaam gegeven opdrachten door de staat juist en volledig zijn uitgevoerd. Bij constatering van een onjuistheid of onvolledigheid brengt het openbaar lichaam de staat daarvan zo spoedig mogelijk in kennis, waarna de staat, bij akkoordbevinding, een correctie zal uitvoeren.

Artikel 7. Toepasselijk recht; geschillen 1.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2.

Eventuele geschillen tussen partijen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst, worden aanhangig gemaakt bij de bevoegde rechter te Den Haag, tenzij partijen alsnog arbitrage of bindend advies overeenkomen.

Artikel 8. Inwerkingtreding De verplichtingen in deze overeenkomst gaan in op de tweede werkdag na ontvangst van de overeenkomst door het openbaar lichaam, maar niet eerder dan de dag waarop de regeling in werking is getreden.

Aldus opgemaakt, te Den Haag op 6 december 2013

DE MINISTER V A N FINANCIËN, namens deze:

N.J. Nahuis De agent

Bijlage: Tariefstructuur rekening-courant en deposito's Rekening-courant Voorwaarde:

Creditsaldo: geen minimum saldo Debetsaldo: niet van toepassing

Renteniveau:

Zoals bepaald in de regeling

Renteconventie:

Dagtelling op basis van actual/360 Betaalbaarstelling respectievelijk inning van rente op de eerste kalenderdag van het kwartaal volgend op het kwartaal waarop de rente betrekking heeft

Kosten:

Geen

Deposito's Voorwaarde:

Voor het plaatsen van een deposito moet er voldoende saldo staan op de rekeningcourant. Het minimum bedrag voor het plaatsen van een deposito is EUR 10.000,-.

Looptijden:

2 dagen t/m 30 jaar

Renteniveaus:

Zoals bepaald in de regeling

Renteconventie:

<= 1 jaar: dagtelling op basis van actual/360 > 1 jaar: dagtelling op basis van actual/actual

Vervroegde opname:

Tegen marktwaarde, zoals bedoeld in artikel 4, derde lid, van de regeling.

Kosten:

Geen

ONTVANGEN OP 0 9 JAN. 2(M

Agentschap van de Generale Thesaurie Ministerie van Financiën

ODR > Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag

Aan

Agentschap 114.000323

Openbare lichamen die op basis van de wet Financiering decentrale overheden verplicht worden tot deelname aan schatkistbankieren

Korte Voorhout 7 2511 CW Den Haag Postbus 20201 2500 EE Den Haag www.dsta.nl www.schatkistbankieren.nl

[email protected] Ons kenmerk AGT 2014- 9M

Datum 6 januari 2014 Betreft Rekening-courant overeenkomst met de Staat der Nederlanden

Geachte heer/mevrouw, Hierbij bied ik u de rekening-courantovereenkomst aan tussen het openbaar lichaam dat u vertegenwoordigt en de Staat der Nederlanden. Tezamen met de «Regeling schatkistbankieren decentrale overheden» regelt deze overeenkomst de praktische zaken rondom het schatkistbankieren. In het «Wetsvoorstel verplicht schatkistbankieren» is geregeld dat de overeenkomst van rechtswege tot stand komt. U hoeft de overeenkomst derhalve niet te ondertekenen of terug te sturen. De verplichtingen uit deze overeenkomst treden in werking op de tweede werkdag nadat u deze overeenkomst ontvangen hebt. Vanaf die dag bent u dus verplicht eventuele overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Voor vragen over de rekening-courantovereenkomst en voor andere vragen over schatkistbankieren, kunt u het best contact opnemen met het Agentschap via de mail, [email protected]. Op die manier kunnen wij u het best en het snelst van dienst zijn.

DE MINISTER VAN FINANCIEN, namens deze

Emile Spijkerman, Projectleider Schatkistbankieren voor decentrale overheden

Managementrapportage ODR 2013

ODR, februari 2014

Inleiding Voor u ligt de eerste jaarrapportage van de ODR. In deze rapportage gaan we in op de resultaten voor het jaar 2013. Met ingang van 1 april is de ODR gestart met de uitvoering van de milieu en wabo taken voor de deelnemers. In deze rapportage informeren wij u op hoofdlijnen over de realisatie van de uitvoering, en een aantal algemene ontwikkelingen. Met het verschijnen van deze rapportage zijn wij trots op het feit dat we alle deelnemers meer inzicht kunnen geven in de bedrijfsvoering van de ODR en de resultaten die zijn behaald. Deze rapportage is de eerste jaarrapportage die de ODR uitbrengt. Het is de bedoeling om de komende jaren de rapportage verder te verfijnen en af te stemmen op de wensen van de opdrachtgevers. Inmiddels zijn hierover de gesprekken gaande. Het is onze verwachting om de meeste vragen van opdrachtgevers in 2014 te verwerken in de rapportage zodat we eind 2014 kunnen toewerken naar een definitief exemplaar. Het verkrijgen van de gegevens was vrij lastig, omdat in 2013 met meerdere systemen is gewerkt. Bij de start werkten we nog met de 11 verschillende systemen. Medio 2013 zijn we overgestapt op het nieuwe systeem van de ODR, te weten S4O. Deze omzetting heeft veel wijzigingen tot gevolg gehad. De cijfers zijn in 2013 aan verandering onderhevig geweest. Met ingang van 2014 werkt de ODR uitsluitend nog met cijfers die ontwikkeld zijn in het nieuwe systeem. De presentatie zal hierdoor steeds stabieler worden, zodat de aandacht kan verschuiven naar de realisatie en inhoud van het werk.


2

Realisatie uitvoering Met de invoering van de nieuwe werkwijzen bij de ODR en het nieuwe systeem, zijn we gestart met het “zaakgericht werken”. Zaakgericht werken is een concept dat in overheidsland cruciaal is voor het verbeteren van de dienstverlening en/of bedrijfsvoering. Zaakgericht werken is een goede manier om: • de burger juist te informeren over de voortgang van de desbetreffende aanvragen; • de afhandeling te monitoren en te bewaken; • de werkprocessen voor de afhandeling te verbeteren; • managementinformatie te verkrijgen over behaalde effecten in de stad. Het concept van een zaak wordt in het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) gedefinieerd als “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”. Alle zaakkenmerken en informatie die aan een zaak zijn gekoppeld vormen samen een virtueel ‘zaakdossier’. Binnen de ODR wordt gewerkt met 16 werkprocessen of zaaktypen. Deze werkprocessen zijn gezamenlijk binnen het stelsel in Gelderland ontwikkeld. De zogenaamde zaaktypecatalogus. In deze rapportage zullen we alle verantwoordingsinformatie bundelen rond deze 16 werkprocessen. De belangrijkste producten die we leveren met deze werkprocessen zijn: het afhandelen van meldingen het verstrekken van bouwen milieuvergunningen, het uitvoeren van controles, het behandelen van meldingen/klachten en het verstrekken van adviezen aan de deelnemers.


3

In onderstaande tabel zijn alle resultaten opgenomen. We zien voor de meeste producten ook gedurende het jaar een stabiel beeld in de productie. Alleen het onderdeel controles is gedurende de kwartalen in 2013 gewijzigd. Deze wijziging heeft te maken met de andere manier van registratie in S4O waardoor meerdere controles in één zaak vallen. In totaliteit is er geen afname van werkzaamheden voor de deelnemers. Onderstaand overzicht is een weergave op basis van cijfers. Hierbij is niet gekeken naar de aard en omvang van de zaken. De administratie is nog in ontwikkeling. Wij verwachten dat de cijfers voor 2014 steeds nauwkeuriger en betrouwbaarder worden. Bij de vergunningverlening hebben we de zaken over het algemeen binnen de wettelijke termijnen kunnen afwikkelen. Enkele zaken zijn niet tijdig afgewikkeld. De inschatting is dat dit binnen de 2% blijft van het totaal aantal zaken. Zaaktype

Bouwen

Milieu

296 294

56 331

1

352 626

678

26

8

0 712

23 2.220 177 312 21 1

28 2.032 346 81 7 1

26

4

Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal

Juridisch

Arch. Bodem

EV

Mon.

Ond.

Alg.

Extern

1 105 3 2

32 1 2 1

39 4.087

68 2.980

1 6 82 22 53 166

1 2 142 142

469 469

54 54

Legenda afkortingen: Arch. = Archeologie EV = Externe Veiligheid Mon. = Monumenten Ond. = Administratieve ondersteuning Alg. = Algemene adviezen / interne inhuur Extern = Inhuur externen Managementrapportage ODR 2013

Geluid

4

106 106

45 45

26 69

287 287

114

Totaal

52 4.389 527 395 30 2 1 32 6 84 22 1.289 8.519

Opmerkingen: 1. In deze resultaten is nog geen rekening gehouden met de output van de omgevingsdienst Nijmegen voor het onderdeel complexe vergunningverlening. Met name voor de cijfers van de provincie heeft dit gevolgen. Op het moment dat de resultaten van de ODRN beschikbaar zijn, zullen wij deze beschikbaar stellen. 2. De afdeling specialisten en advies bestaat uit een viertal bedrijfsonderdelen, te weten, administratieve ondersteuning, advies, ketentoezicht en juridische zaken. In verband met de verantwoording aan het stelsel is voor ketentoezicht een afzonderlijke rapportage opgesteld. Deze is inmiddels door de voorzitters van de Gelderse omgevingsdiensten vastgesteld. 3. Een aantal kolommen laat veel nullen zien. Dit heeft er mee te maken dat de betrokken professionals niet op deze klussen worden ingezet. Het zal ook in de toekomst niet de bedoeling zijn dat hierop resultaten worden gerealiseerd.


5

Urenbesteding Het is de bedoeling dat de ODR outputgericht gaat werken. Een verantwoording van de geleverde producten past hier heel goed in. Een overzicht van de geleverde uren is na enkele jaren voor de meeste producten niet meer van belang. Uitsluitend de advieswerkzaamheden blijven vragen om een heldere registratie. Datzelfde geldt ook voor op te pakken lokale projecten. Omdat we nu echter nog in de startfase zitten van de ODR, hebben we er voor gekozen om ook meer inzicht te geven in de ureninzet per deelnemer. Vanaf 1 april is de ODR gestart met een urenregistratie. Opgemerkt wordt dat het systeem nog niet optimaal is ingeregeld, dat medewerkers nog moeten wennen aan het tijdschrijven en dat er bij de opbouw van een nieuwe organisatie menskracht weglekt aan activiteiten die niet meteen te maken hebben met het primaire proces. Er is een onderverdeling gemaakt naar vergunningverlening, toezicht/handhaving en advies. In onderstaande overzichten is per deelnemer aangegeven hoe de ureninzet in 2013 is geweest. Vergunningverlening

Deelnemer Buren Culemborg Geldermalsen Lingewaal Maasdriel N-Betuwe Neerijnen Provincie Tiel WMW Zaltbommel Totaal

Begroot 6.075 2.927 6.278 375 4.050 1.013 0 4.018 1.800 4.500 5.964

Werkelijk 6.405 2.348 6.054 204 3.530 911 382 4.177 1.287 4.982 5.874

36.999

36.156

Percentage 1,05 0,80 0,96 0,54 0,87 0,90 >100% 1,04 0,72 1,11 0,98 0,98

De totale ureninzet komt dicht bij de 100% uit. Tussen de deelnemers bestaan grote verschillen. Dit heeft vooral te maken met het aantal ingediende vragen. Per kwartaal kan dit behoorlijk variëren. Voor de ODR is dit een minder stuurbaar gegeven. Daar waar dit mogelijk is zullen we proberen de capaciteit zo optimaal mogelijk in te zetten waardoor schommelingen in aanvragen kunnen worden opgevangen en er geen onnodige achterstanden ontstaan.


6

Bij de gemeente Buren zijn de werkelijke uren gecorrigeerd vanwege een langdurige verzuimsituatie die sinds de start van de ODR aanwezig is. De verwachting is aanwezig dat deze correctie medio 2014 is afgebouwd naar 0. De uren van de provincie zijn gecorrigeerd voor de inhuur van de ODRN. Bij één deelnemer is een percentage boven de 100% (>100%) opgenomen. Dit heeft te maken met het feit dat er voor deze taken geen personeel is meegekomen, maar uitsluitend inhuurbudget (zie tabel totaal). Een deling door 0 is dan niet mogelijk. Toezicht / handhaving


Begroot 7.857 3.038 5.053 754 5.630 2.025 787 4.617 2.025 5.288 6.126

Werkelijk 6.087 3.506 4.969 527 5.231 2.543 1.016 4.121 2.103 4.626 4.726

43.199

39.453

Percentage 0,77 1,15 0,98 0,70 0,93 1,26 1,29 0,89 1,04 0,87 0,77 0,91

De totale ureninzet bij toezicht/handhaving ligt onder de 100%. Het percentage blijft echter ruim binnen de kaders die zijn gerapporteerd in de eerste en tweede managementrapportage. Als gevolg van de lagere inzet zijn enkele handhavingsprogramma’s niet volledig afgewikkeld. Het is de bedoeling om dit in 2014 te verbeteren. Vanwege de vele onzekerheden die er bij de start van de ODR bestonden is er financieel voorzichtig geopereerd met betrekking tot de inzet van extra uren Toezicht/Handhaving. Dit heeft er toe geleid dat er minder geld besteed is dan er beschikbaar was. In de jaarrekening zullen wij hierop terug komen. Bij de gemeenten Geldermalsen en Maasdriel zijn de werkelijke uren gecorrigeerd vanwege langdurige verzuimsituaties die sinds de start van de ODR aanwezig zijn. Beide situaties zijn met ingang van 2014 afgebouwd naar 0.


7

Specialisten en advies


Begroot 4.466 5.012 1.914 225 2.025 506 0 1.114 902 2.953 5.114

Uren regio 753 602 1.160 648 214 407 389 0 1.158 0 599

Totaal 5.219 5.614 3.074 873 2.239 913 389 1.114 2.060 2.953 5.714

Werkelijk 5.035 5.465 4.482 562 4.344 665 524 1.144 1.632 2.813 4.979

24.230

5.930

30.160

31.645

Percentage 0,96 0,97 1,46 0,64 1,94 0,73 1,35 1,03 0,79 0,95 0,87 1,05

De totale inzet van dit onderdeel komt uit boven de 100%. Dit heeft vooral te maken met de intensieve administratieve ondersteuning die heeft plaatsgevonden. De inzet per deelnemer varieert aanzienlijk. Het is de bedoeling om in 2014 hierop meer te gaan sturen. Totaal

Deelnemer Buren Culemborg Geldermalsen Lingewaal Maasdriel N-Betuwe Neerijnen Provincie Tiel WMW Zaltbommel

Begroot 19.151 11.578 14.405 2.002 11.919 3.950 1.176 9.749 5.885 12.740 17.804

Inhuur 749 0 0 0 338 370 528 500 100 650 0

Totaal 19.900 11.578 14.405 2.002 12.257 4.320 1.704 10.249 5.984 13.391 17.804

Werkelijk 17.528 11.320 15.505 1.293 13.104 4.118 1.922 9.441 5.022 12.421 15.580

Totaal

110.357

3.235

113.592

107.254


Percentage 0,88 0,98 1,08 0,65 1,07 0,95 1,13 0,92 0,84 0,93 0,88 0,97

8

In de totale tabel zijn alle uren per deelnemer gesommeerd. Ook is een kolom opgenomen met inhuurbudgetten vertaald in uren die vanuit de deelnemers zijn overgekomen naar de ODR. De totale percentages laten zien dat de gemiddelde urenproductie – gelet op de start – goed is. In 2014 willen we naar 100% groeien. De inzet per deelnemer varieert aanzienlijk. Het is de bedoeling om in 2014 meer te gaan sturen op de inzet. Naar aanleiding van de tweede managementrapportage heeft het Algemeen Bestuur in december gesproken over de verschillen per deelnemer. Het is de bedoeling deze nauwgezet te volgen en te bezien of er sprake is van een structureel patroon, danwel dat dit incidenteel is. Verlof / verzuim / opleiding In 2013 is gewerkt aan het verlofstuwmeer dat bij de start van de ODR aanwezig was. Inmiddels is bij de meeste medewerkers het aanwezige verlof afgebouwd. De verwachting is aanwezig dat er in 2014 nog zo’n 2000 uur moet worden afgebouwd. Het dan aanwezige restantverlof kan beschouwd worden als regulier. Naast het verlof is ook het verzuim onderzocht. Uit de verzuimadministratie blijkt dat er sprake is van een verzuim van 3.79%. Het verzuim wordt vooral veroorzaakt door enkele langdurige verzuimsituaties. De situaties worden nauwgezet gevolgd en samen met betrokkenen wordt bezien hoe zijn weer duurzaam ingezet kunnen worden. In 2013 is veel tijd en energie geïnvesteerd in de scholing van personeel. Het accent heeft gelegen op kennismaking met de ODR, de verdere ingebruikname van het nieuwe informatiesysteem S4O en het zaakgericht werken. Ook zijn er trainingen georganiseerd voor het uitvoeren van de BAG werkzaamheden. Vanwege deze activiteiten heeft een aantal andere scholingsactiviteiten nog niet kunnen plaatsvinden. Het is de bedoeling om in 2014 hiermee aan de slag te gaan. Inmiddels is een opleidingsplan vastgesteld.


9

Algemeen Bestuur Hoewel de ODR per 1 april feitelijk van start is gegaan, is de organisatie ODR al in 2012 formeel opgericht en is een bestuur aangetreden van alle in de ODR betrokken partners bestaande uit burgemeesters, wethouders en een gedeputeerde. Daaruit is een Dagelijks Bestuur van vier leden verkozen. De voorzitter is de heer Zondag (Wethouder Zaltbommel). De overige leden zijn de heren van Dijk (gedeputeerde bij de provincie Gelderland), van Meijgaarden (wethouder te Geldermalsen) en Veerhoek (burgemeester Neder Betuwe). De eerste vergaderingen is veel tijd en zorg besteed aan de opbouw van de organisatie. De ODR is een nieuwe organisatie en daardoor moet veel worden geregeld. Het betreft de nodige regelingen, verordeningen, overeenkomsten en statuten op het vlak van financiën, personeel, dienstverlening, verzekering en wat dies meer zij. Deze vormen de formele basis voor het goed functioneren van de uitvoeringsdienst en geven de nieuwe organisatie structuur. Daarnaast is natuurlijk de inhoud, het primaire proces, voor een uitvoeringsdienst als de ODR van groot belang. De partners hebben allen taken overgedragen aan de ODR. Deze taken worden nu door de ODR namens de partners uitgevoerd. Deze overdracht is nieuw voor zowel de ODR als de partners. Om die reden hebben de eerste vergaderingen tevens in het teken gestaan van de communicatie naar de partners en de informatie uitwisseling. Last but not least: de financiën. Het Algemeen Bestuur heeft vóór de start op 1 april de begroting 2013 vastgesteld en in juni van dit jaar de begroting 2014. Hierin is verder geborduurd op het bedrijfsplan en de daarin neergelegde uitgangspunten. Daarin is onder meer de eerste jaarschijf (1%) van de efficiencytaakstelling (totaal 5%) ingevuld. Dienstverleningsovereenkomsten De aan de ODR deelnemende partners zijn onze opdrachtgevers. In dienstverleningsovereenkomsten worden de aard en omvang van de door opdrachtgevers aan ons over te dragen werkzaamheden vastgelegd. Tevens worden in de dienstverleningsovereenkomst de randvoorwaarden opgenomen, waarbinnen wij deze werkzaamheden kunnen uitvoeren. In 2013 zijn met nagenoeg alle deelnemers deze dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Werkprogramma’s Bij de meeste deelnemers zijn de werkprogramma’s afgerond. Het gaat dan over de te volgen werkwijzen en te hanteren procedures. De overleggen hebben wat meer tijd nodig gehad dan eerder gedacht. Dit heeft te maken met de wens om zoveel als mogelijk te harmoniseren. Op hoofdlijnen is dit aardig goed gelukt. We denken dat dit mede heeft te maken met de steeds betere samenwerking met het opdrachtgeversoverleg waardoor de afspraken helderder worden en leiden tot meer eenduidigheid.


10

Zelfevaluatietool De kwaliteitscriteria 2.1 zijn bedoeld om de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving te professionaliseren. Alle bevoegde gezagen worden geacht hieraan te voldoen per 1-1-2015. Door de ODR is in de zomerperiode een nulmeting gedaan conform de systematiek van de zelfevaluatietool. Hiermee wordt voor de opdrachtgevers van de ODR duidelijk voor welke van de 28 deskundigheidsgebieden de ODR voldoet aan de criteria voor proces, inhoud en kritieke massa. De gemeenten en provincie vullen een eigen zelfevaluatietool in (en verbeterplan) en kunnen hierbij mede verwijzen naar dat van de ODR. In februari 2014 wordt het verbeterplan besproken dat moet leiden tot de benodigde acties om te gaan voldoen aan de kwaliteitscriteria. Werkprocessen Om kwalitatief beter, sneller en goedkoper te werken zijn over de “breedte” van de uitvoering van de ODR taken inhoudelijke afspraken gemaakt. De wijze waarop deze taken worden uitgevoerd en de momenten van afstemming in het proces met de opdrachtgevers, is vastgelegd in werkprocessen. Er is hard gewerkt om de werkprocessen op orde te krijgen. In een afzonderlijk processenboek zijn alle werkprocessen beschreven. Enkele • • •

zaken vragen nog specifieke aandacht: Archivering Verwerking van de BAG en GBA gegevens Aansluiting leges

Het nieuwe werken Met ingang van 1 april zijn we gestart met het nieuwe werken (HNW). In HNW wordt de medewerker, binnen bepaalde grenzen, de ruimte en de vrijheid gegeven te bepalen: hoe, waar, wanneer, waarmee en met wie hij of zij werkt. Deze manier van werken heeft daarmee effect op de huisvesting, ICT, dossiervorming, archivering, verantwoordelijkheid van de medewerker en de stijl van leidinggeven. Bij HNW is de werkplek flexibel. Naast werken op de locatie van de ODR zal de medewerker (afhankelijk van de functie) thuis werken en in de kantoren van de deelnemers. Hierdoor heeft het kantoor van de ODR minder werkplekken nodig en is het aantal benodigde m² per medewerker beperkter. Omdat de functie van het kantoor wijzigt van primaire werkplek naar de plek waar formeel en informeel afstemming met elkaar plaatsvindt is ook de inrichting van het kantoor geschikt gemaakt voor HNW. Dit betekent geen lange gangen met kamers, maar flexwerkplekken en plekken waar formeel en informeel overlegd kan worden. Dossiers en de archieven binnen de ODR zijn uitsluitend digitaal. Omdat iedereen, inclusief de opdrachtgevers, de dossiers kunnen inzien, wordt er gewerkt met gestandaardiseerde dossiers en volgens vastgelegde procedures en processen. Een belangrijke en onmisbare schakel in HNW is ICT. De medewerker heeft de beschikking over de middelen die haar of hem in staat stellen onafhankelijk van de locatie en het tijdstip te werken. Bij HNW is de medewerker verantwoordelijk voor het realiseren van het afgesproken resultaat.


11

Ketentoezicht Vanuit het stelsel heeft de ODR de taak gekregen om het ketentoezicht in Gelderland vorm te geven. Vanaf 1 april is hier aan gewerkt. Inmiddels is een volledig team operationeel en hebben de eerste interventies plaatsgevonden. Voor 2014 is een nieuw programma opgesteld. Het is de bedoeling het ketentoezicht nog verder uit te bouwen. Met de vormgeving van het ketentoezicht is er extra kwaliteit georganiseerd binnen het Gelderse stelsel op het werkterrein van de VTH taken. Stelsel De ODR werkt met ingang van 1 april samen met de andere zes omgevingsdiensten in Gelderland. Op een aantal terreinen wordt samengewerkt. Het betreft ketentoezicht, de bundeling van kennis en afstemming met derden, de BRZO vergunningverlening, handhaving, P&O en de afwikkeling van de bestuurlijke strafbeschikkingen. Door elkaar en voor elkaar worden deze taken opgepakt. Accountmanagement Samen met de deelnemers is gewerkt aan de vormgeving van het accountmanagement. Het afgelopen jaar zijn er namens de ODR accountmanagers (coördinatoren) actief geweest die met de deelnemers de afstemming hebben gezocht over alle VTH taken. Daarnaast zijn de MT-leden en de directeur actief geweest op dit onderdeel. Het is de bedoeling om begin 2014 het huidige model te evalueren en waar dit nodig is – verbeteringen door te voeren. Ondersteuning Samen met de diverse deelnemers is op een constructieve manier gewerkt aan de ondersteuning van de ODR. • Het cluster Zaltbommel / Maasdriel heeft financiën en P&O aan de ODR geleverd. • Het cluster Buren/ Neder Betuwe, West Maas en Waal en Lingewaal heeft ICT en communicatie geleverd. • Het cluster Culemborg, Geldermalsen en Tiel de facilitaire dienst en de documentaire informatievoorziening. • Regio Rivierenland heeft de huisvesting beschikbaar gesteld. Informatievoorziening Het eerste jaar is gebruikt om te werken aan de invoering van ons nieuwe systeem. De zogenaamde suite for omgevingsdiensten (S4O). Met deze suite wordt het volledige werkproces ondersteund en in beeld gebracht. Alle werkprocessen zijn geüniformeerd, zaakgericht en gedigitaliseerd. De ODR is hiermee de eerste omgevingsdienst in Nederland die op deze manier te werk gaat. Inmiddels ontvangen we veel vragen van andere diensten over onze werkwijze. De implementatie van S4O is behoorlijk intensief geweest en er zijn de nodige aanloopperikelen geweest. Inmiddels zijn we zover dat sprake is van een goede beheersbare situatie. De komende periode gaan we gebruiken om het systeem en de werkprocessen verder te optimaliseren. Planning en aansturing dienstverlening Eind 2013 zijn we gestart met het in beeld brengen van alle reguliere werkzaamheden binnen de ODR. Het is de bedoeling om alle opdrachtgevers op deze manier de mogelijkheid te geven om te sturen op de dienstverlening van de ODR. Begin 2014 willen we de resultaten beschikbaar stellen. Opdrachtgevers zijn zo in staat zijn om keuzes te maken op basis van de beschikbare middelen. Samen met de Anthea groep (voorheen Oranjewoud) pakken wij dit op.


12

Samenvatting en prognose 2013 is een intensief jaar geweest waarbij de volledige organisatie is opgebouwd vanaf de basis. De resultaten zijn positief en er is veel werk verricht. Naast de uitvoering van de VTH taken is ook veel aandacht besteed aan de bedrijfsvoering. Dit heeft er toe geleidt dat we het eerste jaar op een positieve manier kunnen afronden. Deze rapportage is de eerste jaarlijkse managementrapportage van de ODR. De verwachting is aanwezig dat de rapportage de komende jaren verder ontwikkeld en aangepast wordt. Nu is er veel aandacht voor uren. Het is de bedoeling om uiteindelijk het accent steeds meer te verleggen naar output. Het algemene beeld op basis van deze rapportage is realistisch. We pakken als ODR zo veel mogelijk alle werkzaamheden op. Tegelijk is er ook veel tijd en energie nodig geweest om de organisatie verder te ontwikkelen. Voor 2014 willen we de resultaten verder verbeteren. Met name rond het thema toezicht/handhaving zullen we meer inzet plegen dan we tot nu toe hebben gedaan. Ook blijven we werken aan de verdere verbetering van kwaliteit en efficiency.


13

Bijlage 1: overzicht gegevens per bevoegd gezag.


14

Buren Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal

Culemborg

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

81 92 0 135 3 564 77 23 5 1 0 8 0 0 0 13 1.002

1 47 0 1 7 416 64 8 0 0 0 0 0 0 0 4 548

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 8 6 18 33

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 37 37

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 107 107

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

11 41 0 112 15 428 1 11 7 0 0 2 0 0 0 10 638

0 5 0 1 0 158 5 0 0 0 0 0 0 0 0 3 172

0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 6 4 7 18

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 32 32

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 87 87

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

51 49 0 126 2 296 26 124 2 0 0 4 0 0 0 4 684

0 22 0 4 4 215 20 2 0 0 0 0 0 0 0 26 293

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 2 4 14

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1


Geldermalsen Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal


Geluid Monumenten Ondersteuning

Algemeen

Extern

Totaal

0 1 0 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 8

0 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 8

82 140 0 138 10 988 141 31 5 1 0 8 1 9 6 207 1.767


0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 19 19

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

11 46 0 115 15 586 6 11 8 0 0 2 0 6 4 194 1.004


Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 4

0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3

51 71 0 132 6 517 47 126 2 0 0 4 0 8 2 58 1.024

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 18 18

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 14 14

15

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 37 37

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

0 0 0 2 0 3 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 7

Lingewaal

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

0 19 0 1 0 53 18 2 0 0 0 0 0 0 0 0 93

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 1 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 34 34

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 13

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

53 7 0 104 0 413 24 36 1 0 0 6 0 0 0 2 646

4 42 0 2 2 206 59 13 1 0 0 0 0 0 0 6 335

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 7 19

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 34 34

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 39 39

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 8

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 4

1 48 0 3 6 216 10 8 2 0 0 0 0 0 0 4 298

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 4


Maasdriel Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal

Neder-Betuwe Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal



Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 8

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 19 0 2 0 54 18 2 0 0 0 0 0 2 0 65 162


0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 1 0 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 70 70

0 0 0 0 0 42 3 2 0 0 0 1 0 0 0 0 48

57 49 0 107 2 672 86 51 2 0 0 7 0 12 0 187 1.232


Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 48 0 3 6 227 10 8 2 0 0 1 0 0 0 15 321

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 15

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

16

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8

Neerijnen

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 2

0 11 0 2 3 163 41 0 0 0 0 0 0 0 0 2 222

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 5 0 0 7

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 11

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 3

11 49 0 2 0 262 13 6 1 1 0 2 0 0 0 13 360

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

51 61 0 87 1 266 27 87 5 0 0 3 0 0 0 8 596

1 27 0 4 3 110 13 2 1 0 0 0 0 0 0 5 166

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 6 3 2 13

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 31 31

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 10


Tiel Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal

West Maas en Waal Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal



Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 12

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1

0 11 0 2 3 165 41 1 1 0 0 0 2 6 0 31 263


0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 13

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

11 50 0 3 0 262 13 6 1 1 0 3 0 1 0 62 413


Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 104 104

0 0 0 0 1 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5

52 88 0 91 5 383 40 89 6 0 0 3 2 6 3 186 954

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 15

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3

17

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 23

Zaltbommel

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

49 43 0 113 2 250 22 30 0 0 0 1 0 0 0 1 511

38 60 0 2 3 139 14 37 2 0 0 2 0 0 0 5 302

0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 33 7 11 54

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 179 179

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 7

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 1 0 4 0 94 89 3 0 0 0 0 0 0 0 0 191

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Bouwen

Milieu

Juridisch

Archeologie

Bodem

EV

296 294 0 678 23 2.220 177 312 21 1 0 26 0 0 0 39 4.087

56 331 0 26 28 2.032 346 81 7 1 0 4 0 0 0 68 2.980

0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 1 6 82 22 53 166

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 142 142

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 469 469

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 54 54


Provincie Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal

Totaal Vooroverleg voeren Melding behandelen Vergunningaanvraag gefaseerd behandelen Vergunningaanvraag regulier behandelen Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen Controle uitvoeren Klacht/Melding behandelen Handhavingsverzoek behandelen Handhavingsbesluit nemen Last onder dwangsom ten uitvoer leggen Bestuursdwang ten uitvoer leggen Zienswijze behandelen Voorlopige voorziening behandelen Bezwaar behandelen Beroep behandelen Advies verstrekken Totaal



Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 1 0 0 0 0 5 9

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 65 65

0 0 0 0 0 49 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 49

87 103 0 115 5 441 36 67 3 0 1 4 1 33 7 283 1.186


0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 10

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 1 0 4 0 94 89 3 0 0 0 0 0 1 0 1 193


Algemeen

Extern

Totaal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 287 287

0 0 0 0 1 105 3 2 0 0 0 1 0 2 0 0 114

352 626 0 712 52 4.389 527 395 30 2 1 32 6 84 22 1.289 8.519

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 106 106

18

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 45 45

0 1 0 8 0 32 1 0 0 0 1 0 0 0 0 26 69


: : : :

Algemeen Bestuur 24 februari 2014 05 Delegatie

Beslispunt(en) 1. Het Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014 vaststellen.

Inleiding Voor uw vergadering op 18 december 2013 was ter vaststelling een Delegatie- en Mandaatbesluit geagendeerd. Vanwege een vlak voor de vergadering geconstateerd juridisch knelpunt is toen besloten het voorstel op dat moment niet in behandeling te nemen en het, na aanpassing in het DB, opnieuw aan het AB voor te leggen. Dit voorstel ligt nu voor. Ten opzicht van de eerdere versie is het artikel m.b.t. het verlenen van mandaat aan het DB komen te vervallen. Gebleken is dat dat dit juridisch niet mogelijk is zonder wijziging van de Gemeenschappelijke regeling. Het voorstel beperkt zich derhalve nu tot delegatie van bepaalde bevoegdheden. In de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland staan in artikel 14 alle bevoegdheden van het Algemeen Bestuur (AB). Voor de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten bestaat de mogelijkheid deze te delegeren aan het Dagelijks Bestuur (DB) (artikel 14, zevende lid). Gelet op het feit dat het AB slechts enkele keren op jaarbasis vergadert, is het voor de voortgang van zaken wenselijk dat het Dagelijks Bestuur een aantal bevoegdheden krijgt. Beoogd effect Snellere besluitvorming. Argumenten 1.1 Delegatie vereist een wettelijke grondslag Artikel 10:15 Awb schrijft voor dat er een wettelijke grondslag moet zijn om een bevoegdheid te delegeren. Dit heeft te maken met de verdergaande consequentie van delegatie. Aangezien in artikel 14, zevende lid, wordt geregeld dat het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten kan worden overgedragen (vijfde lid) is hiermee de grondslag voor delegatie gegeven. 1.2 De procedurele besluitvorming wordt verkort Het is wenselijk - in verband met de vergadercyclus van het AB - dat de besluitvorming sneller kan plaatsvinden. Kanttekeningen N.v.t. Communicatie 1. Het besluit dient op grond van artikel 3:42 Awb te worden bekend gemaakt. Elektronische bekendmaking geschiedt op grond van dit artikel uitsluitend in een van overheidswege uitgegeven blad, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. Dit wettelijk voorschrift is het Provinciaal Blad. 2. Het publiceren op onze website is eveneens wenselijk. Uitvoering Financiën N.v.t. Personele gevolgen N.v.t. Bijlagen - Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014

Pagina 1 van 1

Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland

1. Wetstechnische informatie - Gegevens van de regeling: Overheidsorganisatie

Omgevingsdienst Rivierenland

Officiële naam regeling


Citeertitel


Vastgesteld door

Algemeen bestuur

Onderwerp

-

Eigen onderwerp

Bevoegdheden AB Gemeenschappelijke regeling

- Opmerkingen met betrekking tot de regeling Geen - Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Algemene wet bestuursrecht, art. 10:13 en 10:15 - Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

……

n.v.t.

n.v.t.

2. Tekst van de regeling (zie volgend blad)

Betreft

Datum ondertekening Bron bekendmaking

Nieuwe regeling

……… ………

Kenmerk voorstel Onbekend

Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014 Het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst Rivierenland; Gelet op: - Artikel 14, vijfde en zevende lid van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland; - Artikel 57 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; - Afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht, Besluit vast te stellen: Het Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014 Artikel 1. Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: a. Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst; b. Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst; c. Omgevingsdienst: Omgevingsdienst Rivierenland; d. Regeling: de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland. Artikel 2. Delegatie Het Algemeen Bestuur draagt aan het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid over te beslissen tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten namens de Omgevingsdienst (artikel 14, vijfde en zevende lid, van de Regeling), voor zover die gedekt zijn in de begroting van de Omgevingsdienst en onder het voorbehoud dat bij voorgenomen privaatrechtelijke overeenkomsten bij bedragen hoger dan 500.000 euro het Algemeen Bestuur tijdig en vooraf in kennis wordt gesteld. Artikel 3. Inlichtingenplicht Het Algemeen Bestuur wordt door het Dagelijks Bestuur over de uitoefening van de in de artikel 2 genoemde bevoegdheden bij de eerstvolgende vergadering in kennis gesteld. Artikel 4. Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als ‘Delegatiebesluit Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland 2014’. Artikel 5. Bekendmaking en inwerkingtreding 1. Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht; 2. Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op de bekendmaking. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland d.d. 24 februari 2014, de voorzitter,

de secretaris,

C.A.H. Zondag

A. Schipper


: : : :

Algemeen Bestuur 24 februari 2014 06 Zelfevaluatie en verbeterplan Kwaliteitscriteria 2.1

Beslispunt(en) 1. Kennis nemen van de resultaten van de zelfevaluatie 2. Instemmen met het verbeterplan en de daarin aangegeven projectmatige aanpak van de verbeterpunten.

Inleiding Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zijn door VNG, IPO en het Rijk (I&M) landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Provincies en gemeenten zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de VTH-taken, inclusief (deel)adviestaken. Met de vorig jaar vastgelegde kwaliteitscriteria 2.1 zijn er afspraken gemaakt over de minimale kwaliteit van de uitvoering. Dit geldt ook voor de taken die voor haar partners worden uitgevoerd door Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). De kwaliteitseisen gelden voor de VTH-taken met betrekking tot het bepaalde bij en krachtens de Wabo en de in artikel 5.1 van de Wabo genoemde wetten voor zover dat in die wetten is bepaald (dit betreft milieu, bouw, ruimtelijke ordening, monumenten, natuurbescherming, flora en fauna, water). Een landelijk implementatietraject ondersteunt gemeenten bij hun inspanningen om te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria. Een eerste stap hierin betreft een zelfevaluatie. De ODR heeft deze zelfevaluatie uitgevoerd, waaruit gebleken is dat er een aantal verbeterpunten zijn. Deze verbeterpunten en een advies hoe deze op te pakken zijn opgenomen in het verbeterplan dat als bijlage is bijgevoegd. Beoogd effect Als ODR voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.1 vóór 1 januari 2015. Argumenten 2.1 Voldoen aan kwaliteitscriteria 2.1 is verplichting voor ODR De bevoegde gezagen (lees gemeenten en Provincie Gelderland) zijn verplicht om te voldoen aan de kwaliteitscriteria per 1 januari 2015. Dit geldt ook voor de taken die voor haar partners worden uitgevoerd door de ODR. Kanttekeningen 2.1 Uitvoering verbeterpunten is aanzienlijke belasting voor ODR. De uitvoering van de formele meetinstrumenten en individuele opleidings- en ontwikkelacties brengt een aanzienlijke belasting met zich mee. Voor de medewerkers, maar ook voor de organisatie. In deze tijd kan immers geen productief werk verricht worden. 2.2 Gedeelte implementatie verbeterpunten niet gereed op 1 januari 2015. Deel B (deskundigheidsgebieden en robuustheid) zal per 1 januari 2015 kunnen voldoen op papier. De afrondende uitvoering zoals herverdeling taken, begeleiding en opleiding zal grotendeels pas daarna kunnen plaatsvinden. Dit is gecommuniceerd naar de regisseur en toezichthouder voor de zelfevaluatie, dhr. J. Van Ingen van de Provincie Gelderland. Deze had hier geen probleem mee, mits de aanpak en uitvoering zijn vastgesteld en geborgd. Dit is onder andere aangegeven tijdens een recente werksessie met alle omgevingsdiensten van Gelderland. 2.3 Voor resultaat is ODR afhankelijk inbreng partners. De ODR is deels afhankelijk van de input van haar partners en afspraken binnen het Gelders Stelsel. Van onze partners betreft het voornamelijk het vastgestelde beleid en protocollen voor toezicht en handhaving, vergunningverlening, advisering, communicatie etc. Bij het ontbreken daarvan kan het zijn dat de ODR wat dit betreft niet kan voldoen aan de kwaliteitscriteria. Binnen het Gelders Stelsel worden verder afspraken gemaakt op gebied van auditting en kwaliteitszorgsysteem. Bij ontbreken hiervan of niet tijdig leveren, kan het zijn dat de ODR wat dit betreft ook niet kan voldoen aan de kwaliteitscriteria per 1 januari 2015. 2.4 Uniformering beleid bevordelijk voor behalen resultaat. Gezien de diversiteit aan takenpakketten, vastgesteld beleid en verwachtingen door onze partners is het gewenst (mede uit oogpunt van de inrichting van onze interne bedrijfsvoering en de daarmee verbonden kwaliteitscriteria) om het beleid zoveel als mogelijk te uniformeren, zonder de specifieke wensen van onze partners uit het oog te verliezen. Bij de vorming van de ODR is dit ook als uitgangspunt in het bedrijfsplan vastgelegd. Op verzoek van de opdrachtgevers kan de ODR het voortouw nemen voor de ontwikkeling van een integraal en uniform beleid waarbij zoveel als mogelijk rekening gehouden wordt met de specifieke wensen van de partners. Communicatie Pagina 1 van 2

De zelfevaluatie, het verbeterplan en uw besluit wordt ter kennisname aangeboden aan het Algemeen Bestuur, de Ondernemingsraad, het Opdrachtgeversoverleg en de ambtelijke regisseur van de provincie Gelderland, dhr. J. van Ingen. Uitvoering Hiervoor wordt verwezen naar de nader uit te werken projectplannen. Financiën In het vastgestelde opleidingsplan 2013/2014 is geld gereserveerd voor de ontwikkeling van medewerkers. Ook zijn er beperkt uren beschikbaar voor opleidingsactiviteiten. De uitvoering van de actiepunten kost tijd. Dit kan ten koste gaan van de externe productie. Vooralsnog willen we hiervoor 1100 uur ramen. Conform afspraak in het AB zullen we de werkelijke besteding monitoren en bij de Bestuursrapportage verantwoorden. Personele gevolgen De uitkomst van de evaluatie kan met zich meebrengen dat sprake is van herverdeling van deskundigheidsgebieden. Dit raakt mogelijk de samenstelling van huidige teams, evenals het takenpakket van individuele medewerkers. Bij de verdere uitwerking en besluitvorming zal ook de betrokkenheid van de medezeggenschap geborgd worden. Bijlage(n) 1. Zelfevaluatie stand van zaken per 1 oktober 2013 2. Verbeterplan versie 1.0 met 5 projectbijlagen

2

Zelfevaluatie - stand van zaken per 1 oktober 2013

ZELFEVALUATIE KWALITEITSCRITERIA Managementrapportage Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) De uitgebreide toelichting op deze rapportage kunt u vinden onder de help-functie van het zelfevaluatie-instrument.

Overall

Aantal

Frequentie

Kennis

Ervaring

Opleiding

Generieke deskundigheden

Generieke deskundigheden Casemanagen - Complex Betrekking nr. 1-6 Vergunningverlening bouwen en RO - Complex

gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr o gr o gr gr

gr gr o

Betrekkking nr. 1 Betrekkking nr. 2 - 3 Betrekkking nr. 4 Vergunningverlening milieu - klasse I & II & III

o gr gr gr

gr gr gr gr

o gr gr gr

Betrekking nr. 1 - 4 Betrekking nr. 5 - 6 Vergunningverlening milieu - klasse I & II & III Procesindustrie

gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr

gr gr gr

Betrekking nr. 1 - 4 Vergunningverlening milieu - klasse I & II & III Agrarisch

gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr

gr gr

Betrekking nr 1 - 4 Vergunningverlening milieu - klasse I & II & III Afval

gr gr gr gr gr gr gr gr gr gr

gr gr

Betrekking nr. 1 - 4 Toezicht en handhaving bouwen en RO - Complex

gr gr gr gr gr o gr o gr o

gr o

Betrekking nr. 1-6 Toezicht en handhaving milieu - klasse I & II & III

o o

gr o gr o

gr o gr gr

o o

Betrekking nr. 1 - 7 Toezicht en handhaving milieu - klasse I & II & III Procesindustrie Betrekking nr. 1 - 7 Toezicht en handhaving milieu - klasse I & II & III Afval Betrekking nr. 1 - 7 Toezicht en handhaving milieu - klasse I & II & III Agrarisch Betrekking nr. 1 - 7 Toezicht en handhaving milieu - klasse III BRZO Betrekking nr. 1 - 7 Toezicht en handhaving bodem

o o o o o o o o o o

gr o o gr gr gr gr o o gr

gr o o gr gr gr gr o o gr

gr gr gr gr gr gr gr o o gr

o o o o o o o o o o

Betrekking nr. 1 - 6 Toezicht en handhaving groene wetten Betrekking nr. 1 - 6

o o o

gr o o o o o

gr gr o o o o

o o o

gr gr gr gr

o gr gr gr

o o o o o o o gr gr o

gr gr gr gr

1 van 5


Overall

Aantal

Frequentie

Kennis

gr gr gr gr gr

gr

Betrekking nr. 1 - 4 Behandelen juridische aspecten handhaving Betrekking nr. 1 - 7 Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten Betrekkking nr. 1 Betrekkking nr. 2 - 4 Complex Betrekkking nr. 5 Ketentoezicht Betrekkking nr. 1 - 5 Betrekkking nr. 6 - 9 Betrekkking nr. 10 - 11 Buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Betrekking nr. 1 - 2

gr gr gr ge gr ge ge gr gr gr gr gr gr


gr gr gr ge gr ge ge o o o o gr gr

Ervaring

Ervaring

Juridische deskundigheden Behandelen juridische aspecten vergunningverlening

Opleiding

Opleiding

Juridische deskundigheden




Overall

Aantal

Frequentie

Kennis

Specialistische (accent bouwen) deskundigheden

Specialistische (accent bouwen) deskundigheden Bouwfysica - Complex

gr o

o

o

o

o

Betrekking nr. 1 - 5 Betrekking nr. 6 - 8 Betrekking nr. 9 - 10 Brandveiligheid Betrekking nr. 1 - 7 Betrekking nr. 8 - 11 Constructieve veiligheid (uitbesteed) Bouwakoestiek - Complex Betrekking nr. 1 Betrekking nr. 2 - 5 Sloop en asbest

gr gr gr o o o w o o o o

o gr gr o o o w o o o o




o gr gr o o o r o o o o

Betrekking nr. 1 - 8

o

o

o

o

o

o

2 van 5


Overall

Aantal

Frequentie

Kennis

Ervaring

Opleiding

Specialistische (accent milieu) deskundigheden

Specialistische (accent milieu) deskundigheden Afvalwater (indirecte lozingen)

o

Betrekking nr. 1 - 5 Bodem, bouwstoffen en water

o o o o o gr gr gr gr gr

o gr

Betrekking nr. 1 Betrekking nr. 2 - 3 Betrekking nr. 4 Externe veiligheid

gr gr gr gr

gr gr gr gr

gr gr gr gr

gr gr gr gr

gr gr gr gr

gr gr gr gr

Betrekking nr. 1 - 2 Betrekking nr. 3 Betrekking nr. 4 Betrekking nr. 5 Betrekking nr. 6 Geluid - Complex

gr gr gr gr gr o

gr gr gr gr gr o

gr gr gr gr gr o

gr gr gr gr gr o

gr gr gr gr gr o

gr gr gr gr gr o

Betrekking nr. 1 - 7 Betrekking nr. 8 - 9 Betrekking nr. 10 Groen en ecologie

gr gr o o

gr gr o o

gr gr o o

gr gr o o

gr gr o o

gr gr o o

Betrekking nr. 1 Betrekking nr. 2 - 4 Luchtkwaliteit

o o o

o o o

o o o

o o o

o o o

o o o

Betrekking nr. 1 - 2 Betrekking nr. 3 - 5 Betrekking nr. 6

o o o

o o o

o o o

o o o

o o o

o o o

o

o

o

o

o

3 van 5


Opleiding

Ervaring

Kennis

Frequentie

Aantal

Overall

Specialistische (accent RO) deskundigheden

Specialistische (accent RO) deskundigheden Stedenbouw en inrichting openbare ruimte - Complex Betrekking nr. 1 Betrekking nr. 2 Betrekking nr. 3 - 4 Cultuurhistorie

ge ge gr ge o

ge ge gr ge ge

ge ge gr ge o

ge ge gr ge ge

ge ge gr ge o

ge ge gr ge o

Betrekking nr. 1 - 5 Betrekking nr. 6 - 9 Betrekking nr. 10 - 13

ge ge ge ge ge ge ge ge ge ge o gr o gr o

ge ge o

Betrekking nr. 14 - 18 Betrekking nr. 19 - 20

o o

o o

gr o gr o

gr o gr o

Rapportage en evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen van meldingen) Vergelijking en auditing Strategisch beleidskader Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening Operationeel beleidskader Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening

o o o

o o

o o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning Planning en control Borging personele en financiële middelen Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving Organisatorische condities

w o

w o

ge o

o o o

o o o

o o o

Kwaliteitsborging Voorbereiden Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening Interne en externe afstemming Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling

o

o

o

Uitvoeren Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving Monitoren Monitoring

Overall

RO

Bouwen

Milieu

Procescriteria vergunningverlening

o

o

o

o o o o o o o ge ge ge

o o

o

o

o

o

o

o

4 van 5


Rapportage en evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Probleemanalyse voor toezicht en handhaving

o o o

o o

o o

Vergelijking en auditing Strategisch beleidskader Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving Operationeel beleidskader Nalevingsstrategie (of interventiestrategie volgens Programmatisch handhaven) toezicht en handhaving Toezichtstrategie

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Sanctiestrategie

o

o

o

Gedoogstrategie

o

o

o

Planning en control Borging personele en financiële middelen Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving Organisatorische condities

o o r

o o r

o o r

o

o

o

Kwaliteitsborging Voorbereiden Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving Interne en externe afstemming Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling Uitvoeren Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving Monitoren Monitoring

Overall

RO

Bouwen

Milieu

Procescriteria toezicht en handhaving

o

o

r

o o o o o o o ge ge ge o o

o

o

o

o

o

o

Toelichting op scores In de kolommen “opleiding”, “ervaring”, “kennis”, “frequentie” en “aantal” wordt per deskundigheidsgebied inzicht gegeven hoe de organisatie zich verhoudt ten opzichte van de VHT-kwaliteitscriteria set 2.1. De volgende scores zijn mogelijk:  Groen: Mijn organisatie voldoet.  Geel: Mijn organisatie voldoet niet, want het criterium is niet toepasbaar of bruikbaar binnen mijn organisatie.  Oranje: Mijn organisatie voldoet niet, maar er zijn maatregelen getroffen zodat mijn organisatie binnen een jaar voldoet.  Rood: Mijn organisatie voldoet niet. In de kolom “overall” wordt de overall score getoond. De overall score heeft een signaalfunctie en wordt bepaald door de laagste score.

5 van 5

Verbeterplan Kwaliteitscriteria 2.1 Omgevingsdienst Rivierenland

Versie 1.0

1 van 29

Inhoud pagina

Inleiding

3

Procesbeschrijving implementatietraject

3

Analyse Zelfevaluatie en verbeterpunten

5

Deel A – Scope

5

Deel B– Deskundigheidsgebieden

6

Deel C – Procescriteria

9

Samenvatting verbeterpunten

19

Samenhang met concernplan

19

Risico’s

19

Advies

19

Conclusies

19

Bijlagen: 1

Projectplan Personeel en organisatie

2

Projectplan Uitwerken en implementeren risicomodule

3

Projectplan Inventariseren en implementeren beleid partners

4

Projectplan Aanpassen S4O voor managementinformatie

5

Projectplan Ontwerpen en implementeren kwaliteitssysteem

Versie 1.0

2 van 29

Verbeterplan Kwaliteitscriteria 2.1 Omgevingsdienst Rivierenland Datum: 10 december 2013 Doel verbeterplan: Vaststellen door MT op 17 december 2013 en een concrete invulling geven aan de benoeming/invulling van de verbeterprojecten. Samensteller: H. Pasmans, Martine ter Voert, F. Boon, K. Hendriks-Horstmans

Inleiding: Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zijn door VNG, IPO en het Rijk (I&M) landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Provincies en gemeenten zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de VTH-taken, inclusief (deel)adviestaken. Met de vorig jaar vastgelegde kwaliteitscriteria 2.1 zijn er afspraken gemaakt over de minimale kwaliteit van de uitvoering. Dit geldt zowel voor de taken die worden uitgevoerd door een regionale uitvoeringsdienst (Omgevingsdienst Rivierenland) als voor VTH-taken die gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten in eigen beheer uitvoeren. De kwaliteitscriteria 2.1 bevatten criteria voor inhoud (scope), kritische massa (deskundigheid) en processen, waarbij: - De scope de taken betreft die bij de ODR zijn belegd. - De kritische massa de criteria zijn op medewerkersniveau en geven aan welke capaciteit, kennis en ervaring tenminste binnen de ODR aanwezig moet zijn om de VTH-taken goed uit te voeren. - De procescriteria de eisen beschrijven op organisatieniveau, die gesteld worden aan de processen in relatie tot de beleidscyclus (BIG-8). Nu de kwaliteitseisen zijn vastgesteld, gaat het er om dat er ook naar gewerkt gaat worden. Hiervoor is een implementatietraject gestart, met als doel dat vanaf 1 januari 2015 de ODR voldoet aan de kwaliteitscriteria 2.1 en dit binnen haar organisatie geborgd te hebben. De kwaliteitseisen gelden voor de VTH-taken met betrekking tot het bepaalde bij en krachtens de Wabo en de in artikel 5.1 Wabo genoemde wetten voor zover dat in die wetten is bepaald (dit betreft milieu, bouw, ruimtelijke ordening, monumenten, natuurbescherming, flora en fauna, water).

Procesbeschrijving implementatietraject 1 Invullen zelfevaluatietool en uitgangspunten (1 november 2013) De toets aan de kwaliteitscriteria begint met een “startmeting” . Dit gebeurt met het instrument genoemd de zelfevaluatietool. Voor de ODR is deze uitgevoerd voor de taken die aan de ODR zijn overgedragen.

Versie 1.0

3 van 29

De uitgangspunten voor de invulling van de zelfevaluatie zijn:  de DVO’s en werkafspraken met de partners;  voor de interne organisatie en processen: “Hoe organiseert, prioriteert en verantwoordt de ODR de aan haar opgedragen taken”. De ODR heeft de zelfevaluatie volledig ingevuld. De versie van 1 november 2013 is als bijlage toegevoegd en vormt de basis voor dit verbeterplan. 2 Opstellen en vaststellen verbeterplan (eind 2013) Uit de resultaten van de startmeting is gebleken dat de ODR nog niet voldoet aan alle kwaliteitscriteria. Daarom is er een verbeterplan opgesteld dat door het Dagelijks Bestuur van de ODR moet worden vastgesteld. Doel van dit verbeterplan is, om de ODR voor 1 januari 2015 te laten voldoen aan alle kwaliteitscriteria. De periode tussen 1 november 2013 en 1 november 2014 geldt als periode voor professionalisering , waarbij de verbeterpunten opgepakt en geïmplementeerd worden. 3 Tussentijdse monitoring (medio 2014) Na de nulmeting en het verbeterplan is vastgesteld, dient de voortgang tussentijds te worden gemonitord met dezelfde zelfevaluatietool. Indien nodig kan het verbeterplan en/of de te nemen acties bijgesteld worden. 4 Afronden implementatie traject (november 2014) Aan het eind van het implementatietraject wordt een eindmeting uitgevoerd met dezelfde zelfevaluatietool. 5 Vanaf 1 januari 2015 Het afronden van het implementatietraject is het begin van het systematisch blijven voldoen aan de kwaliteitseisen en het verbeteren van de beleids- en uitvoeringsniveau. Dit dient cyclisch geborgd zijn volgens de Big-Eight van KPMG of de PDCA (plan-do-check-act cyclus) systematiek. De ODR is hier zelf verantwoordelijk voor. Vanaf 2015 moet de kwaliteit op niveau gehouden worden via onder meer collegiale toetsing en horizontale verantwoording. De zelfevaluatietool blijft daarna nog enige tijd beschikbaar. Tenslotte gelden deze kwaliteitscriteria niet alleen voor de Afdelingen Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving, maar ook voor de Afdeling Specialisten en Advies.

Versie 1.0

4 van 29

Analyse Zelfevaluatie en verbeterpunten Deel A – Scope Uit de invulling van dit deel van de zelfevaluatie is gebleken dat het takenpakket voor de ODR voldoende bekend is, doch dat er in relatie tot de scope nog verbeterpunten zijn. 1. De ODR besteedt momenteel het specialisme constructieve veiligheid aan meerdere private marktpartijen. Deze uitvoerende partijen dienen te voldoen aan de geformuleerde kwaliteitscriteria voor de aan haar uitbestede activiteiten. Mocht blijken dat zij hier niet aan kunnen voldoen, dan zal naar alternatieve oplossingen gezocht moeten worden. 2. Vanuit het Gelders Stelsel zijn taken van de ODR belegd bij de ODRN(Nijmegen) voor de vergunningverlening voor complexe bedrijven. Aanbevolen wordt om met de ODRN in dit kader een contract of DVO af te sluiten. 3. Vanuit het Gelders Stelsel verzorgt de ODR de taak Ketentoezicht voor alle Gelderse Omgevingsdiensten. Aanbevolen wordt om ook met de overige Gelderse Omgevingsdiensten heldere afspraken te maken in de vorm van een jaarprogramma. Opmerking: - Het Waterschap en de Veiligheidsregio zorgen zelf voor voldoende robuustheid voor de uitvoering van de aan haar opgedragen taken. Dit houdt in dat deze taken niet zijn opgenomen in het Verbeterplan kwaliteitscriteria 2.1. - Aanbevolen wordt echter wel om ook met de overige partijen zoals Waterschap, Veiligheidsregio, GGD en andere relevante partijen contracten af te sluiten.

Versie 1.0

5 van 29

Deel B – Deskundigheidsgebieden Per 1 april 2013 is de ODR van start gegaan o.b.v. de inrichting zoals deze staat uitgewerkt in het Organisatie- en Formatierapport. Dit betekent dat de deskundigheidsgebieden, zoals verwoord in het rapport ‘kwaliteitscriteria 2.1’, in de basis zijn verdeeld over de afdelingen Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving en Specialisten & Advies. Inmiddels is o.b.v. de opgedane kennis en ervaring het volgende geconcludeerd op het terrein van Personeel & Organisatie: Organisatie - De manier waarop de deskundigheidsgebieden organisatorisch over de organisatie verdeeld zijn verdient verdere aanscherping. Binnen het project ‘Evaluatie Organisatie- en formatieplan’ (terug te vinden in het concernplan ‘Samen verder bouwen aan de toekomst’) staat de taakverdeling en inrichting van de afdelingen centraal. Dit project is in de volgende onderdelen opgeknipt: o Evaluatie taakverdeling en inrichting afdelingen: Gereed K2 2014; o Organisatie- en formatieplan 2.0: Gereed K3 2014; o Besluitvorming Organisatie- en formatieplan 2.0: Gereed K4 2014. N.B. Het bovenstaande is de basis van waaruit vervolgens gekeken kan worden of voldaan wordt (individueel en collectief) aan de kwaliteitscriteria 2.1.

-

Personeel Om op individueel niveau te kunnen toetsen in hoeverre wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria 2.1 is het noodzakelijk om van iedere medewerker de zogenaamde formele opleidings- en trainingsgegevens (lees: diploma’s, certificaten en andere bewijzen van (bij)scholing of training) te hebben. Deze informatie is de basis om per medewerker gesprekken te voeren over de mate waarin voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria 2.1. Naar aanleiding hiervan zijn de volgende acties opgepakt: 1. In het MT (augustus 2013) is besloten om instrumenten voor zelfinzicht op individueel niveau in te zetten voor een selecte groep (lees: van te voren bepaald) medewerkers binnen de ODR. Zie onderstaand de bijbehorende achtergrondinformatie: De inzet van een formeel meetinstrument vindt plaats voor een specifieke, van te voren door het afdelingshoofd, bepaalde groep medewerkers. Het ervaringsprofiel (afgekort EVP) is kwalitatief gezien het meest geschikte meetinstrument. De meetlat die voor EVP gebruikt wordt is namelijk ingericht volgens de zogenaamde kwaliteitscriteria 2.1. Dit is bij andere instrumenten, zoals bijvoorbeeld Erkend Verworven Competenties (EVC) niet het geval. Voor de rest van de medewerkers wordt in individuele gesprekken bepaald welke opleidings- en ontwikkelacties noodzakelijk zijn. Voor hen worden in principe geen zelfinzichtinstrumenten ingezet.

Versie 1.0

6 van 29

In bovenstaande situatie wordt een kwalitatief goed meetinstrument gericht ingezet. Dit levert betrouwbare informatie op basis waarvan passende opleidings- en ontwikkelacties geformuleerd kunnen worden. Daarnaast is het vanuit kostenaspect aantrekkelijker. Er blijft namelijk meer geld over om in te zetten voor de noodzakelijke opleidings- en ontwikkelacties in z’n algemeenheid om te gaan voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.1. Daarnaast scheelt het voor een groot deel van de medewerkers in tijd enkele maanden, in vergelijking met het inzetten van een formeel meetinstrument voor alle medewerkers. Om de specifieke doelgroep voor de inzet van EVP formeel te kunnen bepalen zijn de volgende acties op korte termijn noodzakelijk: Opvragen formele opleidings- en cursusinformatie bij alle medewerkers. Zie onder ‘inventarisatie actie opleidings- en trainingsgegevens’; O.b.v. de formele opleidings- en cursusinformatie en de kwaliteitscriteria 2.1 per medewerker een inschatting maken of de inzet van EVP noodzakelijk is of dat in regulier gesprek tussen leidinggevende en medewerker de individuele opleidings- en ontwikkelacties bepaald kunnen worden.

Daarnaast loopt binnen het Gelders stelsel (vanuit Portaal; OVIJ) onder de noemer ‘zelfinzicht op individueel niveau’ het volgende:  Pilot EVP-traject regulier;  Pilot EVP-traject light;  Pilot Yacht-traject met e-portfolio. In december 2014 is door de Omgevingsdiensten in Gelderland gezamenlijk afgesproken om zoveel als mogelijk met het Yacht-traject met e-portfolio te werken. Dit is dan ook een uitgangspunt voor Project 1 (Personeel en Organisatie). 2. Inventarisatie actie opleidings- en trainingsgegevens. Zie onderstaand de bijbehorende achtergrondinformatie: Wat? Hoe? Verzamelen, bundelen en - Inzien (formeel overgedragen) inscannen van eigen formele personeelsdossiers bij het P&O cluster; opleidings- en trainingsgegevens - Inzien personeelsdossiers bij latende relevant voor de uitvoering van een organisaties; functie bij de ODR. - Eigen administratie. Inleveren opleidings- en Centraal punt: digitaal naar P&O cluster trainingsgegevens. via [email protected]

Wie? Medewerker

Medewerker

In gesprek Met iedere medewerker vindt een individueel gesprek plaats. De volgende informatie komt dan aan de orde: Geplaatste functie en bijbehorende HR21-beschrijving; Geldende kwaliteitscriteria 2.1 voor de betreffende persoon; Verzamelde opleidings- en trainingsgegevens. Daarnaast wordt ook ingegaan op het wederzijds functioneren tot op heden. Vervolgens vindt in het gesprek een doorvertaling plaats naar de noodzakelijke vervolgacties die voor

Versie 1.0

7 van 29

de individuele medewerker van toepassing zijn. Bijvoorbeeld: Meer informatie door inzet van een toets voor zelfinzicht (bijvoorbeeld EVP of een soortgelijk instrument); Concrete opleidings- en/ of ontwikkelacties. N.B. Bovengenoemde inventarisatie en het bijbehorende gesprek waaruit de formele opleidings- en ontwikkelacties per medewerker duidelijk worden moet K2 2014 gereed zijn.

3. Ontwikkelen van een toetsingskader dat gebruikt kan worden ter ondersteuning in het gesprek tussen leidinggevende en medewerker op basis waarvan bepaald wordt welke acties noodzakelijk zijn in het kader van de kwaliteitscriteria 2.1. Bijvoorbeeld: zelfinzicht instrument inzetten, meer ervaring opdoen, cursus of opleiding of een andere opleidings- of ontwikkelactiviteit. N.B. Om de opleidings- en ontwikkelacties te kunnen bekostigen, die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.1, is in het opleidingsplan 2013/ 14 apart budget gereserveerd. Risico’s en opmerkingen :

-

-

-

-

Organisatie Het in beeld brengen van noodzakelijke opleidings- en ontwikkelacties in het kader van de kwaliteitscriteria 2.1 wordt in eerste instantie gedaan o.b.v. de huidige situatie (lees: huidige organisatorische verdeling van de deskundigheidsgebieden). De kans is groot dat de uitkomsten van het project ‘Evaluatie Organisatie- en formatieplan’ vragen om een herverdeling van deskundigheidsgebieden. De vraag is vervolgens wat de impact daarvan op individueel niveau zal zijn i.r.t. de kwaliteitscriteria 2.1. Moeten medewerkers op basis daarvan aan de slag met andere opleidings- en ontwikkelacties dan in eerste instantie bepaald? De evaluatie taakverdeling en inrichting afdelingen heeft een directe link met de deskundigheidsgebieden. De manier waarop de organisatie ingericht is bepaald namelijk waar welke deskundigheidsgebieden organisatorisch ondergebracht worden. Het is daarom verstandig om de verdeling van deskundigheidsgebieden als onderdeel op te nemen in het project ‘Evaluatie organisatie- en formatieplan’. Personeel De uitvoering van formele meetinstrumenten en individuele opleidings- en ontwikkelacties brengt een aanzienlijke belasting met zich mee. Voor medewerkers zelf, maar ook voor de organisatie. In deze tijd kan immers geen productief werk verricht worden; De uitkomst van de evaluatie kan met zich meebrengen dat sprake is van herverdeling van deskundigheidsgebieden. Dit raakt mogelijk de samenstelling van huidige teams, evenals het takenpakket van individuele medewerkers.

Versie 1.0

8 van 29

Deel C – Procescriteria Algemeen - Uit de invulling van dit deel van de zelfevaluatie is gebleken dat er nog diverse verbeterpunten zijn ten opzichte van de Kwaliteitscriteria 2.1. Deze punten zijn specifiek, doch niet uitputtend, benoemd op de wijze zoals gepresenteerd in de Zelfevaluatietool; - Deel C van de zelfevaluatie is voornamelijk toegespitst op vergunningverlening en toezicht en handhaving. Onze afdeling Specialisten en Advies wordt hierdoor onderbelicht. Om dit te ondervangen worden hiervoor apparte aandachtspunten benoemd. C.1.1. Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Er is een systematiek bestuurlijk vastgelegd voor intern en extern afleggen van verantwoording over het proces en prestaties van de VTH-taken (Specifieke specialistische adviestaken zijn hier niet in benoemd). De verbeterpunten onder C.1.1. zijn: -

-

Verantwoorden prestaties vergunningverlening (aantal, actualiteit, tijdigheid, juridische kwaliteit), inclusief de 'afwijkingsbesluiten' (aard, complexiteit, overwegingen, aantal, genomen besluiten, juridische kwaliteit) Evaluatie prestaties vergunningverlening ter verbetering van de vergunningverlenings(beleid)cyclus (inclusief afwijkingsbesluiten) Verantwoorden prestaties toezicht en handhaving (aantal, toepassing toezicht- en sanctiestrategie, bezoekfrequenties, tijdigheid hercontrole en aanschrijving, naleefgedrag) Evaluatie prestaties toezicht en handhaving ter verbetering van de handhavings(beleid)cyclus. Verantwoorden prestaties van de Afdeling Specialisten en Advies (aantal, actualiteit, tijdigheid, kwaliteit Prestaties ten opzichte van andere bevoegd gezagen in de vorm van benchmarking

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is een verdere verdiepingsslag noodzakelijk. Deze acties betreffen: - De uitbreiding van managementinformatie (zie project 4 bij samenvatting); - De implementatie van een kwaliteitssysteem (zie project 5 bij samenvatting). Aandachtspunt: - Ook voor de activiteiten van de Afdeling Specialisten en Advies is het nodig dat KPI’s (kritische prestatie indicatoren) benoemd worden, waarop gestuurd en gemonitord kan worden. (Deze worden opgenomen in de projecten 2, 4 en 5 ) C.1.2. Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen van meldingen) Momenteel wordt hard gewerkt aan het opstellen van een risicoanalyse-tool in samenwerking met Oranjewoud. Verwacht wordt dat deze tool nog in 2013 beschikbaar is en dat deze WABObreed toepasbaar is voor alle VTH-taken en de advies-taken. Na vaststelling en implementatie van deze risicomodule kan aan vrijwel alle onderstaande verbeterpunten voldaan worden.

Versie 1.0

9 van 29

De verbeterpunten onder C.1.2. zijn: -

Handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen probleemanalyse voor vergunningverlening en het afhandelen van meldingen; De probleemanalyse wordt tenminste 1 maal per 4 jaar opgesteld en bestuurlijk vastgesteld. De probleemanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd; De resultaten van de probleemanalyse worden gebruikt voor de raming van capaciteit en ter verbetering van uitvoeringprogramma voor vergunningen; Aantal te verwachten vergunningaanvragen en meldingen; Inzicht in type bouwwerk/aard van de inrichting; Aard en complexiteit van de aanvraag; Inschatting benodigde capaciteit; Voor het gebruiksdeel van de omgevingsvergunning op basis van een periodieke toets naar de actualiteit van de vergunning.

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting). C.1.3. Probleemanalyse voor toezicht en handhaving Hiervoor gelden vergelijkbare verbeterpunten als genoemd onder C.1.2. Na implementatie van de risicomodule kan ook aan vrijwel alle gerelateerde verbeterpunten voldaan worden. C.1.3. Probleemanalyse voor Specialisten en Advies Hiervoor gelden vergelijkbare verbeterpunten als genoemd onder C.1.2. Na implementatie van de risicomodule kan ook aan vrijwel alle gerelateerde verbeterpunten voldaan worden. C.1.4. Vergelijking en auditing Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat er op gebied van vergelijking en auditing diverse verbeterpunten zijn. Het platform Gelders Beraad (inmiddels genoemd Expertgroep Kwaliteit) heeft deze verbeterpunten op haar agenda geplaatst en kan hiervoor in 2014 met een passend voorstel komen. De verbeterpunten onder C.1.4. zijn: -

Systematiek aanwezig/ ontwikkeld voor het vergelijken, toetsen en beoordelen van inzet, organisatie en prestaties; Uitkomsten van vergelijking en audit wordt vergeleken met andere omgevingsdiensten in Gelderland; Onderlinge audits organiseren voor de Omgevingsdiensten in Gelderland en met andere diensten in Nederland.

Opmerking: Vergelijken, toetsen en beoordelen gebeurt dan tenminste op: - Tijdigheid, op actualiteit, op juridische kwaliteit van de vergunning en op juridische kwaliteit van bezwaar en beroep;

Versie 1.0

10 van 29

-

Tijdigheid, op actualiteit en op kwaliteit van de afgegeven adviezen, zowel op intern verzoek, alsmede bij rechtstreekse verzoeken van onze partners; Toepassen toezicht- en sanctiestrategie, op naleefgedrag, op bezoekfrequenties, op tijdigheid (her)controle, op tijdigheid van aanschrijvingen en op prestaties bedrijf t.o.v. de betreffende branche.

-

C.2.1. Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat er op gebied van prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening diverse verbeterpunten zijn. Na vaststelling en implementatie van de risicomodule en lokale beleidsmatige kaders kunnen de onderstaande verbeterpunten als afgehandeld beschouwd worden. Deze verbeterpunten onder C.2.1. zijn: -

-

Het kader voor de uitvoering van de omgevingsvergunning wordt gevormd door Europese, landelijke of lokale weten regelgeving en door Europese (NEC), landelijke (Actieplan fijn stof, LAP) en lokale (milieubeleidsplan) beleidsmatige kaders; Wijzigingen in beleidsmatige kaders kunnen leiden tot de noodzaak om vergunningen te actualiseren; Prioriteitsstelling voor uit te voeren actualisatie.

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting). Opmerking: De prioriteitsstellingen en doelstellingen vergunningverlening omvatten tenminste: - Het doel van de vergunningverlening per beleidsveld; - Prioriteiten gebaseerd op de probleemanalyse en evaluaties; - Onderbouwde frequentie en prioriteitstelling voor actualisatie milieudeel omgevingsvergunning (welk belang, welk type bedrijven, welke milieuaspecten, welk gebied); - Meetbare indicatoren (KPI’s) voor alle doelstellingen. Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.2.2. Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat er op gebied van prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving diverse verbeterpunten zijn. Na vaststelling en implementatie van de risicomodule en lokale beleidsmatige kaders kan het onderstaande verbeterpunt als afgehandeld beschouwd worden. Het verbeterpunt onder C.2.2. is: -

Handelen op grond van de integrale prioriteitenstelling van de handhavingstaak.

Versie 1.0

11 van 29

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting); - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Opmerking: De prioriteitsstellingen en doelstellingen voor toezicht en handhaving dienen tenminste te omvatten: - Het doel van de handhaving per beleidsveld - Prioriteiten gebaseerd op de probleemanalyse, naleefgedrag en evaluaties - Doorvertaling landelijke prioriteiten (inclusief afstemming met handhavingspartners en regionale samenwerkingsafspraken) - Meetbare indicatoren voor alle doelstellingen Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.2.2. Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor Specialisten en Advies Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat er op gebied van prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor Specialisten en Advies vergelijkbare verbeterpunten zijn als bij toezicht en handhaving. Na vaststelling en implementatie van de risicomodule met opname van de adviestaken en lokale beleidsmatige kaders kan het onderstaande verbeterpunt als afgehandeld beschouwd worden. Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule met opname van de adviestaken (zie project 2 bij samenvatting); - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Opmerking: De prioriteitsstellingen en doelstellingen voor Specialisten en Advies dienen tenminste te omvatten: - Het doel van de advisering per beleidsveld - Meetbare indicatoren voor alle doelstellingen Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.3.1. Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening Na vaststelling en implementatie van de risicomodule en de vastgestelde strategieën van onze partners, kan het verbeterpunt in dit hoofdstuk als afgehandeld worden beschouwd. Dit verbeterpunt is: -

Handelen op grond van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning en het afhandelen van meldingen.

Acties: Versie 1.0

12 van 29

Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting); - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.3.1. Strategie en basiswerkwijze Specialisten en Advies Na vaststelling en implementatie van de risicomodule en de vastgestelde strategieën van onze partners, kan het verbeterpunt in dit hoofdstuk als afgehandeld worden beschouwd. Dit verbeterpunt is: -

Waar mogelijk eenduidig beleid en objectieve criteria voor de beoordeling van de adviesaanvragen

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule met opname van adviestaken (zie project 2 bij samenvatting); - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.3.3. Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat hier verbeterpunten te benoemen zijn. In dit kader zijn de vastgestelde lokale objectieve criteria nog niet geheel helder en verwerkt in de beoordeling en beslissing over de omgevingsvergunning. Deze moeten geïnventariseerd en geïmplementeerd worden. De verbeterpunten onder C.3.3. zijn: -

-

Toetsen op basis van het (landelijk afgesproken) collectieve niveau van het CKB-online toetsprotocol of een niveau met vergelijkbare diepgang, inclusief de systematiek voor risicoinschatting van aanvragen; Afwijken is toegestaan indien aantoonbaar blijkt dat het collectieve niveau niet noodzakelijk of niet ambitieus genoeg is; Toetsing bij gecertificeerde bouwaanvragen op de geldigheid van het certificaat van de aanvrager (datum certificaat en toepassingsgebied).

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners.

Versie 1.0

13 van 29

C.3.4. Nalevingsstrategie toezicht en handhaving C.3.5. Toezichtstrategie C.3.6. Sanctiestrategie C.3.7. Gedoogstrategie De ODR handelt op basis van de strategieën van het bevoegd gezag, indien en voor zover die door het opdrachtgevende bevoegde gezag is vastgesteld. Deze strategieën dienen geïnventariseerd en geïmplementeerd te worden. Voor de interne bedrijfsvoering geldt de in ontwikkeling zijnde risicomodule dat geïmplementeerd moet worden. Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting); - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. Opmerking: Streven is naar een uniformering van deze beleidsvelden, rekening houdend met de specifieke wensen van onze partners C.4.1. Borging personele en financiële middelen Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat hier verbeterpunten te benoemen zijn. Deze hebben grotendeels betrekking op de borging en monitoring van de kritieke massa. Hierbij moet aangetoond worden dat voldaan wordt door: De verbeterpunten onder C.4.1. zijn: -

Periodieke beoordeling opleiding, kennis, ervaring, frequentie van taakuitoefening en beschikbare deskundigen in overeenstemming met de deskundigheidstabellen Evaluatie en registratie van gevolgde opleidingen (inclusief vastlegging van de tijd en financiële middelen). Leveranciersbeoordeling bij uitbesteding (laten) aantonen dat partijen voldoen aan kwaliteitscriteria.

Opmerking: Deze verbeterpunten zijn al opgenomen in de hoofdstukken A (Scope) en (B) (Deskundigheidsgebieden). C.4.2. Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat hier verbeterpunten te benoemen zijn ten aanzien van het uitvoeringsprogramma. Deze informatie- en planningspunten kunnen in het systeem S4O opgenomen worden na afronding en implementatie van de risicomodule.

Versie 1.0

14 van 29

DE verbeterpunten onder C.4.2. -

Een duidelijke verbinding met gestelde prioriteiten en doelstellingen; Een weergave van de concrete activiteiten (inclusief de bijbehorende capaciteit); Een uitwerking van het uitvoeringsprogramma in een concrete werkplanning voor alle betrokken organisatieonderdelen.

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Vaststelling en implementatie risicomodule (zie project 2 bij samenvatting); C.4.3. Organisatorische condities Uit de invulling van de zelfevaluatie is gebleken dat hier verbeterpunten te benoemen zijn ten aanzien van het organisatorische condities. Deze punten zijn: De verbeterpunten onder C.4.3. zijn: -

Een roulatiesysteem bij objecten, partijen en inrichtingen waar frequent en intensief controles worden uitgevoerd (een 'vaste handhavingsrelatie'); Documentatie op persoonsniveau met wie voldoet aan de verschillende eisen voor kritieke massa en wie wordt ingezet op welke processen / aandachtsvelden; Regelingen voor het uitbesteden van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken.

Opmerkingen: - Voor zover al mogelijk worden het eerste en laatste verbeterpunt reeds toegepast. Het formaliseren is een aandachtspunt, maar heeft momenteel geen prioriteit. - De documentatie op persoonsniveau is reeds toegelicht in deel B -Deskundigheidsgebieden C.4.4. Kwaliteitsborging Vanwege het ontbreken van een adequaat kwaliteitssysteem, zijn hier nog diverse verbeterpunten te benoemen. Momenteel gebeuren de meeste punten wel, maar het ontbreekt het aan een systeem en struktuur. De verbeterpunten onder C.4.4. zijn: -

Het kwaliteitssysteem wordt jaarlijks beoordeeld en zo nodig bijgesteld; Doelstellingen ten aanzien van kwaliteit; Een kwaliteitsprogramma/kalender met vaste meet- en bijstuurmomenten; Werkwijze voor het registreren en managen van verbeterpunten; Interne audits op de procedure en op de producten; Risico's, maatregelen en meetpunten per (type) werkproces; Standaarden voor projectdossiers.

Actie: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Het opstellen en implementeren van een kwaliteitzorgsysteem wordt als project 5 benoemd in de samenvatting. Het verbeterplan voorziet hier niet in.

Versie 1.0

15 van 29

Opmerking: In ons concernplan ‘Samen verder bouwen aan de toekomst’ zijn veel punten in dit kader opgenomen, zoals: - Werken volgens het INK-model (Plan-Do-Check-Act cyclus); - Aansturing van de dienstverlening met behulp van KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren); Deze punten zijn hier niet uitputtend benoemd. Aandachtspunt: - Ook voor de activiteiten van de Afdeling Specialisten en Advies is het nodig dat KPI’s (kritische prestatie indicatoren) benoemd worden, waarop gestuurd en gemonitord kan worden. (Deze worden opgenomen in de projecten 2, 4 en 5 ) C.5.1. Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening Protocollen zijn/worden vastgesteld door de partners en de interne werkinstructies vloeien daaruit voort. Het inventariseren en implementeren van de protocollen is een aandachtspunt. De werkinstructies zijn verwerkt in het systeem S4O. Het verbeterpunt is: -

Handelen op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van Wabo taken.

Acties: Vanwege deze verbeterpunten is de onderstaande actie noodzakelijk: - Inventariseren en implementeren lokale beleidsmatige kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van deze verbeterpunten is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.5.2. Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving Hiervoor geldt hetzelfde als benoemd onder C.5.1. C.5.2. Protocollen en werkinstructies voor Specialisten en Advies Hiervoor geldt hetzelfde als benoemd onder C.5.1. C.5.3. Interne en externe afstemming Bij de invulling van de nulmeting blijken een aantal verbeterpunten. Deze hebben voornamelijk te maken met het maken en formaliseren van afspraken met externe partijen. De verbeterpunten zijn: Specifiek voor onze vergunningverlening -

Het maken van afspraken met partijen voor gevallen waarin toestemmingen aanhaken in de Wabo; Het maken van afspraken met het Waterschap ; Het maken van afspraken met de (regionale) Brandweer (lees Veiligheidsregio Gelderland-Zuid).

Versie 1.0

16 van 29

Specifiek voor onze toezicht en handhaving -

Afstemming met Politie en Functioneel Parket Het maken van afspraken over gevallen waarin meerdere organisaties tegelijkertijd handhavingsbevoegd zijn; Het maken van afspraken over gevallen waarin meerdere organisaties na elkaar handhavingsbevoegd zijn.

Specifiek voor het afwijkingsbesluit -

Afstemming met Provincie en het Rijk; Overleg (regionale) Brandweer (lees Veiligheidsregio Gelderland-Zuid).

Opmerking: Deze afspraken en afstemmingen worden reeds opgemerkt in deel A (Scope) C.5.4. Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling Dit is een taak voor het bevoegd gezag, om te bepalen hoe, wat en wanneer de ODR communiceert. Dit moet wel geïnventariseerd en geïmplementeerd worden. Acties: - Inventariseren en implementeren lokale (beleidsmatige) kaders (zie project 3 bij samenvatting). Risico’s: Voor de afhandeling van dit verbeterpunt is de ODR afhankelijk van de input van onze partners. C.6.1. Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving Ook hier zijn verbeterpunten te benoemen, maar daarover zijn afspraken gemaakt binnen het Gelders stelsel en de taken die de omgevingsdiensten toebedeeld hebben. In dit geval is het verbeterpunt : -

Informatievoorziening middels bibliotheek en naslagwerken.

Opmerking: Voor de afhandeling van dit verbeterpunt is de ODR afhankelijk van de input van de afspraken binnen het Gelders Stelsel. C.7.1. Monitoring Bij het aspect monitoring zijn diverse verbeterpunten te benoemen. Deze hebben allemaal te maken met de inrichting van het systeem S4O en de managementinformatie die daaruit te halen is. Het voert te ver om een uitputtende lijst te maken van verbeterpunten, maar ze zullen allemaal benoemd worden in het programma van eisen voor de inrichting van S4O fase 2. Momenteel vindt al een inventarisatie plaats van benodigde en gewenste managementinformatie voor de inrichting van S4O, waarbij ook onze partners betrokken worden.

Versie 1.0

17 van 29

Aandachtspunt: - Ook voor de activiteiten van de Afdeling Specialisten en Advies is het ook nodig dat KPI’s (kritische prestatie indicatoren) benoemd worden, waarop gestuurd en gemonitord kan worden. (Deze worden opgenomen in de projecten 2, 4 en 5 ).

Versie 1.0

18 van 29

Samenvatting verbeterpunten Samengevat blijken de verbeterpunten grotendeels onder te brengen in vijf grotere samengestelde acties. Ten behoeve van de structuur, samenhang, middelen en verantwoordelijkheid wordt voorgesteld deze als projecten te benoemen. Deze projecten zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Personeel en Organisatie (inclusief taken en robuustheid); Uitwerken en implementatie risicomodule; Inventariseren en implementeren beleid partners; Aanpassen S4O ten behoeve van managementinformatie; Ontwerpen en implementeren kwaliteitssysteem .

De SMART uitwerking van bovenstaande projecten met een plan van aanpak is geen onderdeel van dit verbeterplan. Wel zal per project de uitgangspunten en kerngegevens aangegeven worden. Daarnaast zijn er nog aan aantal verbeterpunten waarvoor geen projectmatige aanpak noodzakelijk is, zoals een leveranciersbeoordeling (specialisme constructieve veiligheid), afspraken maken en formaliseren met Waterschap, Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, GGD, parket etc. Samenhang met concernplan ‘Samen verder bouwen aan de toekomst’ Ons concernplan ‘Samen verder bouwen aan de toekomst’ biedt veel aanknopingspunten met dit verbeterplan. Veel acties, die zijn benoemd, kunnen leiden tot het oplossen van verbeterpunten en kunnen deel uitmaken van de bovenstaande projecten. Risico’s Opgemerkt te worden, dat de ODR voor een substantieel deel van de verbeterpunten afhankelijk is van tijdige input door haar partners, zoals vastgestelde beleidsmatige kaders en protocollen. Advies Geadviseerd wordt: - Een projectmatige aanpak, met per project een projectleider; - Per project een projectplan wordt vastgesteld, dat voldoet aan de SMART-criteria; - Projecten –indien noodzakelijk- zowel te voorzien van personele- als financiële middelen; - Een projectmanager aan te wijzen die tijdigheid en compleetheid van de diverse projecten monitort en begeleidt. Conclusies 1. Het is realistisch te verwachten dat de ODR grotendeels kan voldoen aan de kwaliteitscriteria per 1 januari 2015 voor de delen A (Scope) en C (Procescriteria); 2. Deel B zal ook grotendeels voldoen op papier. De afrondende uitvoering bij begeleiding en opleiding zal grotendeels pas daarna kunnen plaatsvinden; 3. Gezien de diversiteit aan takenpakketten, vastgesteld beleid en verwachtingen door onze partners is het gewenst (mede uit oogpunt van de inrichting van onze interne bedrijfsvoering) om zoveel als mogelijk beleid te uniformeren, zonder de specifieke wensen uit het oog te verliezen.

Versie 1.0

19 van 29

Bijlage 1 Voor akkoord:

Datum:

PROJECT 1

Personeel en Organisatie (inclusief taken en robuustheid)

Naam opsteller

Hans Pasmans

Project eigenaar

Jan de Leeuw

Naam projectleider

Martine ter Voert

Uren inzet

100

Kosten

Opgenomen in opleidingsplan

Projectcode Timetell

Managementsamenvatting Doel van dit project is integraal invulling te geven aan de verbeterpunten van de zelfevaluatie op gebied P&O (deel B), waaronder de deskundigheidsgebieden en robuustheid. Het uiteindelijke resultaat is een organisatie die voldoet aan de kwaliteitscriteria 2.1, waarbij aanpak en processen op gebied van P&O structureel geborgd worden. Streven is om dit project afgerond te hebben voor 1 januari 2015.

Verbeterpunten: - Alle (verbeterpunten) voortvloeiend uit de zelfevaluatie deel B (Deskundigheidsgebieden) - Documentatie op persoonsniveau met wie voldoet aan de verschillende eisen voor kritieke massa en wie wordt ingezet op welke processen / aandachtsvelden; Periodieke beoordeling opleiding, kennis, ervaring, frequentie van taakuitoefening en beschikbare deskundigen in overeenstemming met de deskundigheidstabellen Evaluatie en registratie van gevolgde opleidingen (inclusief vastlegging van de tijd en financiële middelen). -

Projectdoel - Te voldoen aan de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 per 1 januari 2015 Voorstelbaar is dat dan nog niet geheel voldaan wordt aan de opleidings - en ervaringseisen. Dit is acceptabel, mits deze facetten geborgd zijn en op (korte) termijn voldaan kan worden aan de criteria.

Versie 1.0

20 van 29


Datum:

PROJECT 2

Uitwerken en implementatie risicomodule

Naam opsteller

Hans Pasmans

Projecteigenaar

Remco Dijkstra

Naam projectleider

Wilfred Theunissen

Uren inzet

100 uur

Kosten

Projectplan 2013


Managementsamenvatting Doel van dit project is integraal invulling te geven aan de onderstaande verbeterpunten van de zelfevaluatie op gebied van Procescriteria (deel C). Het uiteindelijke resultaat is een organisatie die voldoet aan de kwaliteitscriteria 2.1, waarbij de processen op structureel geborgd worden. Streven is om dit project afgerond te hebben voor 31 maart 2014 voor Toezicht en Handhaving en te completeren met Vergunningverlening en Advisering voor 1 januari 2015.

Verbeterpunten: -

Handelen op basis van een bestuurlijk vast te stellen probleemanalyse voor vergunningverlening en het afhandelen van meldingen; De probleemanalyse wordt tenminste 1 maal per 4 jaar opgesteld en bestuurlijk vastgesteld. De probleemanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd; De resultaten van de probleemanalyse worden gebruikt voor de raming van capaciteit en ter verbetering van uitvoeringprogramma voor vergunningen; Aantal te verwachten vergunningaanvragen en meldingen; Inzicht in type bouwwerk/aard van de inrichting; Aard en complexiteit van de aanvraag; Inschatting benodigde capaciteit; Voor het gebruiksdeel van de omgevingsvergunning op basis van een periodieke toets naar de actualiteit van de vergunning, Het kader voor de uitvoering van de omgevingsvergunning wordt gevormd door Europese, landelijke of lokale weten regelgeving en door Europese (NEC), landelijke (Actieplan fijn stof, LAP) en lokale (milieubeleidsplan) beleidsmatige kaders;

Versie 1.0

21 van 29

-

-

Wijzigingen in beleidsmatige kaders kunnen leiden tot de noodzaak om vergunningen te actualiseren; Prioriteitsstelling voor uit te voeren actualisatie. Bovenstaande verbeterpunten gelden ook voor toezicht en handhaving. Daarnaast: Handelen op grond van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning en het afhandelen van meldingen; Toetsen op basis van het (landelijk afgesproken) collectieve niveau van het CKB-online toetsprotocol of een niveau met vergelijkbare diepgang, inclusief de systematiek voor risico-inschatting van aanvragen; Afwijken is toegestaan indien aantoonbaar blijkt dat het collectieve niveau niet noodzakelijk of niet ambitieus genoeg is; Toetsing bij gecertificeerde bouwaanvragen op de geldigheid van het certificaat van de aanvrager (datum certificaat en toepassingsgebied). Een duidelijke verbinding met gestelde prioriteiten en doelstellingen; Een weergave van de concrete activiteiten (inclusief de bijbehorende capaciteit); Een uitwerking van het uitvoeringsprogramma in een concrete werkplanning voor alle betrokken organisatieonderdelen.

Projectdoel - Te voldoen aan de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 per 31 maart 2014 wat betreft de bovenstaande verbeterpunten voor Toezicht en Handhaving. Uiterlijk 1 januari 2015 zal de risicomodule ook gecompleteerd moeten zijn met vergunningverlening en advisering.

Versie 1.0

22 van 29


Datum:

PROJECT 3

Inventariseren en implementeren beleid partners

Naam opsteller

Hans Pasmans

Projecteigenaar

Remco Dijkstra

Naam projectleider

Hans Pasmans

Uren inzet

300

Kosten

-


Managementsamenvatting Doel van dit project is lokale beleid van de partners te inventariseren en te implementeren. Voor zover dit lokale beleid niet vastgesteld is, niet compleet is of niet meer actueel is kan de ODR op verzoek van en in overleg met de partners het voortouw nemen om een integraal en uniform WABO-beleid op te stellen. Hierbij wordt zowel voor ODR, alsook voor de partners invulling gegeven aan de onderstaande verbeterpunten van de zelfevaluatie op gebied van de Procescriteria (deel C). Het uiteindelijke resultaat is de ODR voldoet aan de kwaliteitscriteria 2.1. Streven is om dit project afgerond te hebben voor 1 januari 2015.

Verbeterpunten: -

-

Het kader voor de uitvoering van de omgevingsvergunning wordt gevormd door Europese, landelijke of lokale weten regelgeving en door Europese (NEC), landelijke (Actieplan fijn stof, LAP) en lokale (milieubeleidsplan) beleidsmatige kaders; Wijzigingen in beleidsmatige kaders kunnen leiden tot de noodzaak om vergunningen te actualiseren; Prioriteitsstelling voor uit te voeren actualisatie; Handelen op grond van de integrale prioriteitenstelling van de handhavingstaak. Handelen op grond van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning en het afhandelen van meldingen. Toetsen op basis van het (landelijk afgesproken) collectieve niveau van het CKB-online toetsprotocol of een niveau met vergelijkbare diepgang, inclusief de systematiek voor risicoinschatting van aanvragen; Afwijken is toegestaan indien aantoonbaar blijkt dat het collectieve niveau niet noodzakelijk of niet ambitieus genoeg is; Handelen op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van Wabo taken.

Versie 1.0

23 van 29

Daarnaast het inventariseren en implementeren van: C.3.4. Nalevingsstrategie toezicht en handhaving C.3.5. Toezichtstrategie C.3.6. Sanctiestrategie C.3.7. Gedoogstrategie

Tenslotte is de inventarisatie en implementatie noodzakelijk voor alle beleidsvelden (bodem, geluid, externe veiligheid, lucht, geur etc.) waarvoor geadviseerd wordt door de Afdeling S&A.

Projectdoel - Te voldoen aan de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 per 1 januari 2015.

Versie 1.0

24 van 29


Datum:

PROJECT 4

Aanpassen S4O ten behoeve van managementinformatie

Naam opsteller

Hans Pasmans

Projecteigenaar

Anne Schipper

Naam projectleider

Wilfred Theunissen

Uren inzet

400

Kosten

€ 10.000


Managementsamenvatting Doel van dit project is integraal invulling te geven aan de onderstaande verbeterpunten van de zelfevaluatie op gebied Procescriteria (Deel C), zodat voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria 2.1 Streven is om een eerste set van basisinformatie medio 2014 afgerond te hebben Dit is een doorlopend proces waar na medio 2014 continue doorontwikkeling plaats vindt. Hierbij wordt gestreefd om te voldoen de kwaliteitscriteria, maar ook aan de wensen van de partners (OGO) en aan de afspraken binnen het Gelders Stelsel (ikv. auditing)

Verbeterpunten: Vanuit de Zelfevaluatie: Verantwoorden prestaties vergunningverlening (aantal, actualiteit, tijdigheid, juridische kwaliteit), inclusief de 'afwijkingsbesluiten' (aard, complexiteit, overwegingen, aantal, genomen besluiten, juridische kwaliteit) Evaluatie prestaties vergunningverlening ter verbetering van de vergunningverlenings(beleid)cyclus (inclusief afwijkingsbesluiten) Verantwoorden prestaties toezicht en handhaving (aantal, toepassing toezicht- en sanctiestrategie, bezoekfrequenties, tijdigheid hercontrole en aanschrijving, naleefgedrag) Evaluatie prestaties toezicht en handhaving ter verbetering van de handhavings(beleid)cyclus. Prestaties ten opzichte van andere bevoegd gezagen in de vorm van benchmarking Vanuit het OGO bestaat de behoefte aan de navolgende informatie voor de Marap: Algemeen: Besteding inhuur budget. 1 kolom beschikbare uren, 1 kolom gerealiseerde uren, 1 kolom geraamde kosten, 1 kolom werkelijke kosten Voldoen aan de gestelde doelstellingen (80% naleefgedrag)

Versie 1.0

25 van 29

-

Onderdeel vergunningen Aantal aangevraagde vergunningen per categorie; Aantal verleende vergunningen binnen termijn; Aantal verleende vergunningen buiten termijn (met motivatie); Aantal niet ontvankelijke aanvragen; Aantal verdagingen; Aantal bezwaar en beroep (+uitkomst); Aantal stookvergunningen (binnen en buiten termijn); Aantal meldingen; Aantal 8.19 Wm meldingen; Welke besluiten zijn onder mandaat genomen ?; Aantal uren per categorie omgevingsvergunning; Aantal van rechtswege verleende omgevingsvergunning (met motivatie); Ontvangen leges. Onderdeel toezicht en handhaving Aantal uitgevoerde controles per categorie; Aantal klachten per aspect; Aantal verzoeken om handhaving; Aantal bezwaar en beroep (+uitkomst); Welke besluiten zijn onder mandaat genomen ?; Aantal keren stilleggen; Aantal meldingen door eigen waarneming; Aantal afgewezen verzoeken; Aantal piketmeldingen / milieu-incidenten; Aantal voornemens last onder dwangsom; Aantal voornemens bestuursdwang; Aantal beschikkingen dwangsom; Aantal beschikkingen bestuursdwang; Aantal effectueringen last onder dwangsom; Aantal effectueringen bestuursdwang; Aantal strafrechtelijke optredens; Aantal in gebreke stellingen. Onderdeel advies (per genoemd onderdeel) Aantal keren advies gevraagd per aspect; Aantal binnen de termijn afgehandeld; Aantal projecten met tijdsbesteding.

Indien mogelijk aangevuld met geplande uit te voeren werkzaamheden (bijvoorbeeld aantal geplande milieucontroles per categorie) op basis van werkplan en uitvoeringsplan.

Projectdoel - Te voldoen aan de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 vóór 1 januari 2015

Versie 1.0

26 van 29


Datum:

PROJECT 5

Ontwerpen en implementeren kwaliteitssysteem

Naam opsteller

Hans Pasmans

Projecteigenaar

Remco Dijkstra

Naam projectleider

Hans Pasmans

Uren inzet

200

Kosten

Geen


Managementsamenvatting Doel van dit project is integraal invulling te geven aan de onderstaande verbeterpunten van de zelfevaluatie op gebied Procescriteria (Deel C), zodat voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria 2.1. Het platform Gelders Beraad (inmiddels genoemd Expertgroep Kwaliteit) heeft deze verbeterpunten op haar agenda geplaatst en komt hiervoor in 2014 met een passend voorstel voor een uniform kwaliteitszorgsysteem. De ODR neemt actief deel aan deze groep. Het streven is om dit project afgerond en geïmplementeerd te hebben voor 1 januari 2015.

Verbeterpunten: -

Evaluatie prestaties vergunningverlening ter verbetering van de vergunningverlenings(beleid)cyclus (inclusief afwijkingsbesluiten) Evaluatie prestaties toezicht en handhaving ter verbetering van de handhavings(beleid)cyclus. Prestaties ten opzichte van andere bevoegd gezagen in de vorm van benchmarking; Systematiek aanwezig/ ontwikkeld voor het vergelijken, toetsen en beoordelen van inzet, organisatie en prestaties; Uitkomsten van vergelijking en audit wordt vergeleken met andere omgevingsdiensten in Gelderland. Het kwaliteitssysteem wordt jaarlijks beoordeeld en zo nodig bijgesteld; Doelstellingen ten aanzien van kwaliteit; Een kwaliteitsprogramma/kalender met vaste meet- en bijstuurmomenten; Werkwijze voor het registreren en managen van verbeterpunten; Interne audits op de procedure en op de producten; Risico's, maatregelen en meetpunten per (type) werkproces;

Projectdoel

Versie 1.0

27 van 29

- Te voldoen aan de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 per 1 januari 2015

Versie 1.0

28 van 29

Versie 1.0

29 van 29

AGENDA. Vergadering : Algemeen Bestuur Datum : 24 februari 2014 Tijd : 15:00 17:00 uur Locatie : Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

Recommend Documents