Aanbesteden van ICT. NEVI PIANOo congres. Ir. Richard Heijne den Bak,

Aanbesteden van ICT NEVI – PIANOo congres

Ir. Richard Heijne den Bak, 5-6-2014

Onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise

Inhoud     

Voorstellen Mitopics IT markt bijzonder Wat doen we daarmee Aanbesteden En na het aanbesteden…

2

Regelt IT Al 22 jaar!

Onafhankelijk IT-advies combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise

Kenmerken Sinds 1991 Hoogwaardige expertise Beëdigd informaticadeskundigen Professioneel netwerk Interdisciplinair

bedrijfskundig

Kernwaarden Professioneel Pragmatisch Objectief Ambitieus Betrokken Betrouwbaar

technisch

juridisch 3

Regelt IT Al 22 jaar!

Diensten Strategie Beleid Sourcing Voorstudies

Inkoop en aanbesteding Programma van eisen Pakket- en partnerselectie Implementatiebegeleiding

Overeenkomsten Contracten/licenties/SLA’s Onderhandeling Geschillen

Regie Beheer en organisatie Contractmanagement Service Management

Beoordeling Scans & audits Second opinions Deskundigenberichten

Vormen Training & workshops Advies & ondersteuning Programma-/projectbegeleiding 4

Regelt IT Al 22 jaar!

Topics

5

Regelt IT Al 22 jaar!

Trainingen Actuele onderwerpen • • • • • • • •

Service level agreements Contractmanagement Opstellen en beoordelen van IT-contracten Juridische aspecten van informatiebeveiliging Pakketselectie en implementatie Contractmanagement & risicobeheersing voor projectleiders Inkopen van IT Aanbesteden van IT

Vormen Lezingen Open inschrijving Op maat in house 6

Context IT-inkoop  ongelijke deskundigheid van partijen:  materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie  klant kent eigen ´ins´ en ´outs´

 eindresultaat niet 100% vast te leggen  “kwaliteit ontstaat in cirkels  complexiteit/ onbekendheid

 vitaal belang, fouten zijn kostbaar  kwetsbaarheid klant tijdens overgang  afhankelijkheid (‘zonder ICT ben je vleugellam’)  strategisch belang

 lange termijn relatie  IT-project geen eenmalige levering  na project  onderhoud  wijzigingen in behoeften

Context IT-inkoop (vervolg)     

meerdere partijen “Winners Curse” spanningsveld ICT en inkoop monopolisten licenties op software

Proeftuin

Samenhang van ICT in een organisatie

Front “office”

Werk Werk Werk Werk station station station station Winkel Call centre Website Portal

Procesbesturing

Mid office

Workflow management server Communicatie netwerkserver Relatie beheer

infrastructuur, Verkoop middleware Document informatie informatie Database

Back office

server

Database

Processing Processing

IT markt  Veel onderaanneming: IT-aanvragen komen soms wel drie keer langs  Structurele en gelegenheidssamenwerking  Overnames en fusies  Cowboys vs. parels  Bonuscultuur: ook in ICT  Semi-monopolisten

IT-inkoop  perspectieven en belangen (Business) Manager

IT-staff, operational technicians

Commercie Kwaliteit Continïteit Flexibiliteit

Stabiliteit Integratie Ondersteuning Onderhoudbaarheid

IT-inkoper Risico-reductie

Niveau van inkoop

BPO Outsourcing Hoofdaannemerschap Projecten Beheerdiensten Projectdiensten Software Infrastructuur

Cloud

Service Level Agreements Agreement Service Definition

Bijlagen

Service Level Specification

Bijlagen

Daily Agreed Procedures Prijzen en tarieven Offerte

Addenda Bijlagen Addenda

Overzicht volledige Service Overeenkomst Functiegeoriënteerd praktijkmodel Mitopics

Classificatie kwaliteitsnormen 1. beschikbaarheid  service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing  ondersteuning: service window helpdesk 2. performance  service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid, omvang opslag  ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen 3. integriteit  service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten  ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid, volledigheid verstrekte informatie etc. 4. exclusiviteit  service: toegang tot vertrouwelijke informatie en functionaliteit  ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden verstrekt 5. conformiteit  eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier Vb Compliance

Specificeren vs. papieren exercitie.  Gebruik contacten met de markt:  Voor de procedure    

Beurzen Gesprekken met leveranciers/ lotgenoten/ experts Marktverkenning Inhuren bestekschrijver

 Tijdens procedure        

Marktconsultatie Concurrentiegerichte dialoog Prebids Prototypes (beauty contest) Demo’s Proof of concept Keuze om specificatie los te koppelen van bouwfase Keuze gefaseerde oplevering

Selectiecriteria  NB Gids proportionaliteit

   

Uitsluitingsgronden Bewijs inschrijving beroeps- of handelsregister Financiële economische draagkracht Technische bekwaamheid  Aantal gekwalificeerde medewerkers/ personeelsverloop  Technische uitrusting - Helpdesk, hoe snel ter plaatse (ITIL, ASL …) - Kwaliteit/ milieu (ISO 9000, 27001, ISAE 3402, 14001, etc)  Toegang tot kennis en expertise toeleverancier  Innovatie capaciteit  Referenties (kerncompetentie van prestatie uit het verleden)  Escalatiemechanisme?

Sub criteria EMVI 1.

2.

3.

4.

5. 6. 7.

Kwaliteit van de systeemoplossing  Geschiktheid van de oplossing (technisch)  Geschiktheid van de oplossing (functioneel)  Kwaliteit van documentatie  Mate van aansluiting op de IT-eisen Kwaliteit van de implementatie  Plan van aanpak  Tijdschema  Kwaliteit van voorgestelde projectmedewerkers Kwaliteit van continue dienstverlening  Onderhoud documentatie  Kwaliteit van voorgestelde onderhoud (preventief, correctief, adaptief)-> SLA eisen  Vernieuwend onderhoud Hoogte van de prijs van de aanbieding  Total Cost of Ownership (TCO)  Tarieven/ prijslijst Demonstratie/ presentatie Akkoord Plan van Aanpak Proof of Concept Acceptatie zonder voorbehoud van de definitieve overeenkomsten  Maar welke contractvorm kies je?

Contractmanagement Het contract verdwijnt niet in de la!

Dossiervorming • Voorbeeldstukken in dossier • • • • • •

• • •

relevante documenten uit de precontractuele fase, zoals de RFI/RFP en de definitieve reactie van de leverancier daarop een index met een opsomming van alle dossierstukken, voorzien van statusaanduiding (Overeengekomen? Voorstel? Concept? Anders?), datum, auteur en distributielijst het oorspronkelijke contract inclusief alle bijlagen alle addenda op het contract/de bijlagen, dan wel nieuwe versies daarvan alle correspondentie waarin wijzigingen in het contract/de bijlagen worden behandeld alle stuurgroepverslagen en – afhankelijk van hoe operationeel die zijn – de projectgroep(en)verslagen en - in geval van ongoing services – de service(management)rapportages en de verslagen van de bespreking daarvan facturen en een overzicht van de uitnutting van het contractuele budget; Voor zover relevant, ingebrekestellingen en correspondentie naar aanleiding daarvan het oorspronkelijke tijdschema en het meest recente statusoverzicht/voortgangsrapport

Prestatiebewaking  monitoren; kwalificeren; evalueren  systematiek voor naleving termijnen  tijdig opzeggen/verlengen/wijzigen

 checkpunten voor prestatiebewaking / service Management in het contract  slim omgaan met afwijkingen van de prestatie  expliciet overeenkomen meer- en minderwerk (addenda)  vriendelijk doch tijdig in gebreke stellen  schademonitoring en –beperking

 verbetermechanismen

 Opmerkingen! / Vragen?  [email protected]

 Overige informatie  Nieuwsbrief:  Informatie:

[email protected] www.mitopics.nl