Grip op inkoopresultaten met contract compliance NEVI-PIANOo congres 5 juni 2014

Grip op inkoopresultaten met contract compliance NEVI-PIANOo congres 5 juni 2014

Natacha Naumann, Inkoop analist, Universiteit Twente Alex Buursema, Managing consultant, Significant

INHOUD Even voorstellen 1. Wat verstaat de UT onder Contract compliance? 2. Waarom meet de UT de contract compliance? 3. Hoe wordt de contract compliance gemeten?

4. Hoe is de contract compliance meting op de UT geïmplementeerd? 5. Wat wordt er met de contract compliance meting gedaan? 6. Wat zijn de vervolgstappen? 7. Wat zijn de resultaten en ‘lessons learned’? Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014

2

EVEN VOORSTELLEN  Natacha Naumann, Inkoop analist, Universiteit Twente М +31 6 53 39 29 18

[email protected]  Alex Buursema, Managing consultant, Significant М +31 6 51 11 05 37 [email protected]

Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014

3

UNIVERSITEIT TWENTE. HIGH TECH, HUMAN TOUCH De ondernemende universiteit 4 grote onderzoeksinstituten 9 Diensten

3.300 medewerkers 9.000 studenten 6 Faculteiten CTW (Construerende Technische Wetenschappen) EWI (Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica) TNW (Technische Natuurwetenschappen) GW (Gedragswetenschappen) MB (Management en Bestuur) ITC (Geo-Informatie Wetenschappen en Aardobservatie) Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014

4

Contract compliance: wat verstaat de UT hieronder?

AANLEIDING  In 2010 startte het inkoopverbeterprogramma $AFE met als doelen:  Voortdurend werken aan het professionaliseren van de inkoopfunctie van de UT.  Kosten besparen.  Onderdeel van het programma was het organiseren van Inkoopcontrol en o.a. het aanstellen van een Inkoop analist.  Op voorspraak van de afdeling Inkoop gaf het College van Bestuur (CvB) in 2011 opdracht om prestatie-indicatoren te definiëren en te rapporteren.  De prestatie-indicator Contract compliance werd vastgesteld om de inkoopfunctie te monitoren.


6

DEFINITIES  Contract compliance  Geeft de mate aan waarin gebruik wordt gemaakt van de aanwezige contracten.  Voor de inkooppakketten met gecontracteerde leveranciers wordt bepaald welk deel van het inkoopvolume ingekocht wordt bij deze gecontracteerde leveranciers.

 Dit wordt uitgedrukt in een percentage.  De contract compliance meting geeft aan per inkooppakket:  Waarvoor contracten zijn afgesloten en geregistreerd in de contractendatabase van de UT  Welk deel van het totaalvolume binnen deze contracten is ingekocht. Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014

7

Waarom meet de UT de contract compliance?

GEZAMENLIJKE DOELEN… Met de Contract compliance meting willen we een aantal zaken bereiken:  Meer en beter grip krijgen en houden op de inkoopprestaties van de UT  Het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie verhogen  De uitnutting van de afgesloten contracten waarborgen  Gezamenlijke verantwoordelijkheid creëren  Inkoopvoordeel borgen


9

… EN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID  De afdeling Inkoop verschaft de eenheden inzicht in de uitgaven binnen inkooppakketten waarvoor contracten zijn afgesloten en signaleert kansen op

besparingen.  Controllers en Administrateurs van de eenheden hebben een signaleringsfunctie en kunnen binnen hun eenheid voorstellen aandragen om de compliance te verbeteren.  Contractmanagers van diverse organisatieonderdelen monitoren de uitnutting van hun contracten.


10

Hoe wordt de contract compliance gemeten?

MEETWIJZE (1/2)  Bron: de spend analyse en de contractenregistratie vormen de basis:  De uitgaven van alle eenheden vallen binnen de scope van de rapportage.  De uitgaven uit de crediteurenadministratie worden gekoppeld aan inkooppakketten.  De contracten van de UT worden in het Document Management Systeem Decos geregistreerd en aan één of meerdere inkooppakketten gekoppeld.  Eenheid: de contract compliance meting rapporteert cumulatieve percentages over het lopende kalenderjaar.


12

MEETWIJZE (2/2)  Normen: jaarlijkse compliance doelpercentages worden toegewezen aan de inkooppakketten door de afdeling Inkoop.  Scope: de selectie van inkooppakketten waarover de contract compliance wordt gemeten en gerapporteerd wordt stapsgewijs uitgebreid.  Frequentie: de contract compliance wordt ieder kwartaal gemeten en opgenomen in de P&C cyclus.


13

RAPPORTAGE VOORBEELDEN Inzicht in de uitgaven wordt op verschillende niveaus verschaffen:  Op UT niveau

 Op eenheid niveau

 Op inkooppakket niveau


14

RAPPORTAGEVORM (1/2)  De „compliant‟ percentages worden per eenheid en per inkooppakket gerapporteerd.  De totale contract compliance per inkooppakket, per eenheid, en op UT niveau worden weergegeven.  Het aantal geregistreerde contracten per inkooppakket wordt aangegeven.


15

RAPPORTAGEVORM (2/2)  Kansen voor verbetering worden „visueel‟ gesignaleerd: „compliant‟ percentages worden afgezet tegen de doelpercentages en in 3 mogelijke kleuren weergegeven.

 Groen: doel compliance is behaald  Oranje: doel compliance is benaderd (verschil tussen doelpercentage en behaalde compliance kleiner dan10 procentpunten)

 Rood: doel compliance is niet behaald (verschil tussen doelpercentage en behaalde compliance groter dan 10 procentpunten)


16

Hoe is de contract compliance meting op de UT geïmplementeerd?

HISTORISCH PERSPECTIEF

Originele aanpak

Aanpassingen

Nieuwe hindernissen

Tevredenheid

Januari 2012

Q1 2012

Q2 2012

Eind 2012


18

JANUARI 2012

Originele aanpak

Aanpassingen

Nieuwe hindernissen

Tevredenheid

Presentatie van de eerste versie van de meting (UCB)  Alle eenheden van de UT  44 pakketten  Geen jaarlijkse compliance doelpercentages  Voortschrijdende percentages over de laatste 4 kwartalen  Geen nuancering: groen of rood


19

EERSTE KWARTAAL 2012

Originele aanpak

Aanpassingen

Nieuwe hindernissen

Tevredenheid

Eerste aanpassingen  Selectie van inkooppakketten verkleind  Groeimodel over 3 jaar voor de doelpercentages per inkooppakket  Rapportagevorm


20

TWEEDE KWARTAAL 2012

Originele aanpak

Aanpassingen

Nieuwe hindernissen

Tevredenheid

Presentatie van de tweede versie van de meting (Controllers)… en nog veel bezwaren op:  Toewijzing uitgaven aan inkooppakketten  Betrouwbaarheid van de rapportage  Aansluiting met financiële rapportages  Aantal inkooppakketten in de scope


21

EIND 2012

Originele aanpak

Aanpassingen

Nieuwe hindernissen

Tevredenheid

Laatste aanpassingen  Selectie van inkooppakketten opnieuw verkleind  Nieuwe methode voor toewijzing van uitgaven aan inkooppakketten  Aansluiting met financiële rapportages


22

Wat wordt er met de contract compliance meting gedaan?

PROCESSTAPPEN • Ieder kwartaal een concept rapportage opstellen door Inkoop analist. • Eenheden reageren op hun resultaten (alleen bij significante afwijkingen). • O.b.v. deze reacties opstellen van de definitieve rapportage. Rapporteren • Resultaten op UT niveau rapporteren aan CvB.

Analyseren

Acties

• Resultaten vergelijken met resultaten van vorige metingen. • Afwijkingen onderzoeken en beoordelen aan de hand van criteria (volume en trend) en argumentatie van de eenheden.

• Significante afwijkingen omzetten in actiepunten. • Actie ondernemen door inkoper die eenheid/het inkooppakket in zijn/haar portefeuille heeft.


24

INSTRUMENTEN • Overzicht per eenheid met inzicht in de resultaten Rapporteren

• Overzicht met resultaten van de vorige metingen (per eenheid en per pakket) Analyseren

• Actielijst voor het vastleggen en volgen van de voortgang van de acties Acties


25

Wat zijn de vervolgstappen?

VOLGENDE STAPPEN  Verdere uitbreiding aantal inkooppakketten in scope van de meting:  Facilitaire inkooppakketten  Onderzoeksgerelateerde inkooppakketten  Verdere verhoging van doelcompliance per inkooppakket tot de uiteindelijke doelpercentages.


27

Wat zijn de resultaten en ‘lessons learned’?

RESULTATEN  De contract compliance per inkooppakket is verbeterd en ligt hoog: uiteindelijke doelpercentages zijn al bereikt of benaderd.  13 inkooppakketten zitten nu in de scope van de meting (+5 t.o.v. 2012).  Doelpercentages per inkooppakket zijn al 2 keer verhoogd.

 Contract compliance is onderdeel geworden van de Managementrapportage van FEZ.


29

CONCLUSIES (1/2)  Inzicht en dus meer grip op de inkoopprestaties van de UT.  Verhoogd volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie  Bijdrage aan de sturing van de inkoopfunctie.  Verbetering wordt door de organisatie ervaren.

“De commissie is van mening dat de inkooporganisatie een grote mate van volwassenheid heeft bereikt door goed beleid te definiëren en deze op een adequate wijze te operationaliseren, gericht op effectiviteit en efficiency. Uit de interviews is gebleken dat de klant deze verbetering ook constateert en waardeert”.

Bevindingen visitatiecommissie mei 2013

“De afdeling inkoop heeft een enorme inspanning geleverd om deze tool te ontwikkelen. De commissie is van mening dat een dergelijke tool een goede bijdrage kan leveren aan de toetsing van contract compliance en de bewustwording om door middel van UT-breed geselecteerde contractpartners in te kopen”.


30

CONCLUSIES (2/2)  Met monitoring (voor de gerapporteerde inkooppakketten) kan uitnutting van afgesloten contracten worden gestuurd en actie ondernomen waar nodig.  ‘Gezamenlijke verantwoordelijkheid creëren’… is de boodschap die nog vaak uitgelegd moet worden.  Contract compliance is geschikt om besparingsmogelijkheden te identificeren en te sturen… de daadwerkelijke besparingen zijn niet makkelijk te achterhalen.


31

LESSONS LEARNED  Zoek voor de methodiek afstemming met afdeling Financiële Zaken.  Bespreek de criteria voor het berekenen van de indicator en de aansluiting met de financiële rapportages.  Zorg ervoor dat de afdeling Financiële Zaken achter de rapportage staat.  Weet de prestatie-indicator te verkopen bij alle betrokkenen en luister naar hun opmerkingen.  Implementatie: klein beginnen!  Laat de organisatie kennis nemen van het belang en nut van de prestatieindicator.  Pak het stapsgewijs aan.


32

Grip op inkoopresultaten met contract compliance NEVI-PIANOo congres 5 juni 2014

Recommend Documents