GRIP op Gemeentelijke Projecten
Programma: 1. Inleiding GRIP op Gemeentelijke Projectrisico’s 2. Vier workshops: 1. Opdrachtgever – opdrachtnemer 2. Organisatie 3. Trias Politica 4. De kunst van het loslaten
GRIP op Gemeentelijke Projectrisico’s
Inhoud: 1. Complexiteit 2. Delft Cluster onderzoek Risicomanagement: 1. Aanpak 2. Resultaten 3. Conclusie 3. De workshops: 4 “elevator pitches”
Dr.ir. Martin van Staveren MBA Onderzoeksleider Delft Cluster
De complexiteit van gemeentelijke bouwprojecten neemt steeds verder toe.
De complexiteit van risico’s
Human
Organization
Technology
Mogelijke ongewenste gebeurtenis: risico
Regulation
Industry
Politics
1
De complexiteit van risico’s
HOT factors
Human
Organization
Deze complexiteit levert lastige vragen:
Technology
Mogelijke ongewenste gebeurtenis: risico
Regulation
Industry
Politics
RIP factors
Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster gaan niet over: 1. 2. 3. 4. 5.
Conventionele risicoanalyses en management Invullen van lijstjes Protocollen en standaarden Probabilistische berekeningen Louter het vermijden van risico’s
1. Hoe ga je om met de onvermijdelijke onzekerheden en (te) hooggespannen verwachtingen van betrokkenen? 2. Werken de uitvoerende, beleidsmakende en controlerende rollen van de gemeentelijke overheid voldoende samen? 3. Moet en kan het anders? Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement bieden nieuwe perspectieven en een concrete aanpak.
Onderzoeksresultaten van het Delft Cluster gaan wel over: 1. Risicomanagement implementeren* (“oplossen”) in organisaties 2. Het combineren van risico-, innovatie- en verandermanagement 3. Het motiveren van verschillende gebruikersgroepen met doelgerichte interventies * Routinematig toepassen
Falen van implementeren lijkt gebruikelijker dan succes: 1. Netherlands: 77 % of 50 innovation projects (ICT, TQM, BPS) failed partly or completely (Cozijnsen et al., 2000) 2. Netherlands: failure of ICT innovations up to € 2 billion per year (van Oosterhout, 2007) 3. US: failure costs of $ 500 billion per year (Klein and Knight, 2005), which is 18.5 % of the total budget that companies spent on new technology
Een professional en falend risicomanagement…
Dit geldt ook / juist voor risicomanagement (ongrijpbaar, subjectief, effecten moeilijk te meten)
2
Aanpak Delft Cluster onderzoek Implementatie van Risicomanagement in Gemeentelijk Organisaties 1. Theorie: promotieonderzoeken, belemmeringen, voorwaarden, interventies. 2. Praktijk: case studies in onder andere Leiden, Reeuwijk, Gelderland, Scheveningen
De onderzoeksvraag: Hoe van belemmeringen naar voorwaarden voor risicomanagement implementatie, via interventies?
Focus op interactie (project)organisatie en (beoogde) gebruikers van risicomanagement methoden
Innovatiemanagement
Resultaten uit het onderzoek Implementatie van Risicomanagement in Organisaties Twee stellingen: 1. 2. 3. 4. 5.
Stellingen Niveau’s Dimensies Gebruikersgroepen Hulpmiddelen
1. Risicomanagement is een innovatie 2. Implementatie vereist verandering
Verandermanagement
Drie niveau’s van implementatie van risicomanagement: Drie dimensies voor de implementatie van risicomanagement: Methoden Focus
Organisatie
Gebruikers
3
Sociale wetenschappen: 5 groepen gebruikers Drie dimensies voor de implementatie van risicomanagement:
Theoretical frame work presented by Malhorta and Galetta (2002), based on Kelman (1958)
Methoden
Five degrees of motivation and commitment Intrinsic motivation
A-motivation
Commitment by internalization
Rogers (2003)
1. Innovator
2. Early adopte r
3. Early majority
4. Late majority
5. Laggard
De Caluwé and Vermaak (2004)
White-print
Blue-print
Red-print
Red-print
Yellow-print
Vrakking (1995), based on Bennis et al. (1976)
Organisatie
Extrinsic motivation
Full commitme nt by self regulation
Boonstra (1996)
Commitment by identification
Commitment by compliance
Non commitment
-
Convincing
Learning
Learning
Commanding
Inspiring
Rational convincing, consulting, legitimating by rules and procedures
Complimentin g people, asking for favours
Negotiation
Forming coalitions, enforcing pressure
Flow
Excitement
Fear
Conce rn
Apathy
Csikszentmihalyi (1997)
Gebruikers
Risicomanagement implementatie: 5 groepen gebruikers Theoretical framework presented by Malhorta and Galetta (2002), based on Kelman (1958)
Five degrees of motivation and commitment Intrinsic motivation
Extrinsic motivation
A-motivation
Full commitment by self regulation
Commitment by internalization
Commitment by identification
Commitment by compliance
Non commitment
Rogers (2003)
1. Innovator
2. Early adopter
3. Early majority
4. Late majority
5. Laggard
De Caluwé and Vermaak (2004)
White-print
Blue-print
Red-print
Red-print
Yellow-print
Vrakking (1995), based on Bennis et al. (1976)
-
Convincing
Learning
Learning
Commanding
Boonstra (1996)
Inspiring
Rational convincing, consulting, legitimating by rules and procedures
Complimentin g people, asking for favours
Negotiation
Forming coalitions, enforcing pressure
Csikszentmihalyi (1997)
Flow
Excitement
Fear
Concern
Apathy
Autonomous
Rational
Emotional
Political
-
Van Staveren (2009)
Een hulpmiddel – het Audit Instrument Auditing van mate van aanwezigheid van kernvoorwaarden voor risicomanagement implementatie vanuit: • De organisatie • De risicomanagement methoden (indien aanwezig)
-
Learning
De organisatie: kernvoorwaarden Kenmerk
Sub-kenmerk
Kernvoorwaarden voor de organisatie
Sociale structuur
Controle
Formele verantwoordelijkheid voor RM is geregeld
1
Formele delegatie van RM verantwoordelijkheid
2
Sociale overtuigingen
Sociale besluitvorming Sociale consequenties
1
2
3
4
De risicomanagement methoden: kernvoorwaarden
5 Kenmerk
Sub-kenmerk
Kernvoorwaarden voor risicomanagement methoden
N o
Relatief voordeel
Economicsh
RM is kosteneffectief
1
Formele RM rapportage naar het management
3
Sociale status
RM geeft sociale status
2
Flexibiliteit
De organisatiestructuur ondersteunt RM
4
Over-adoptie
RM vermijdt instrument focus
3
Focus
De externe omgeving wordt betrokken bij RM
5
Preventief
RM genereert preventie
4
Waarheid
Gedeeld RM bewustzijn en begrip
6
Beloning
RM wordt beloond
5
Begrip van ratio én emoties bij RM
7 Mandaat
Top management ondersteunt RM
6
Begrip van de relaties van RM met andere disciplines
8
Erkenning van motivatieverschillen voor RM
9
Overtuigingen
RM sluit aam bij overtuigingen
7
RM past in bestaande werkprocessen
8
Motivatie
Sociale rollen
N o
Compatibilieit
Lerend vermogen
Leren omgaan met verschillen in risicoperceptie
10
Werkprocessen
Samenwerking
Delen van informatie over risico’s i s vanzelfsprekend
11
Behoeften
RM vervult behoeften
9
Samenwerking bij RM is vanzelfsprekend
12
Bijeffecten
RM versterkt innovativiteit
10
Veranderaars
Aanwezigheid van veranderaars voor de RM implementatie
13
Naam
RM heeft een positief imago
11
Opinie leiders
Aanwezigheid van opinieleiders die RM ondersteunen
14
Kampioenen
Aanwezigheid van kampioenen die RM met succes toepassen
15
Complexiteit
RM is eenvoudig uitvoerbaar
12
RM is eenvoudig te proberen
13
Effecten van RM zijn meetbaar
14
Voorbeelden demonstreren RM succe s
15
Netwerkeffecten
Externe partijen ondersteunen RM
16
Prijs
RM kosten zijn acceptabel
17
Relatief nut
RM verhoogt de betrouwbaarheid van de organisatie
18
Collectief
Gezamenlijke besluitvorming over hoe RM te implementeren
16
Oefenbaarheid
MIddelen
Beschikbaarheid van tijd en budget voor RM implementatie
17
Zichtbaarheid
Desirable
Consequenties van risicomanagement zijn wenselijk
18
Tijdseffecten
Acceptatie van korte termijn efficiëntie daling door RM toepassing
19
Aanwezigheid van RM mijlpalen en snelle RM resultaten
20
Onzekerheid
Acceptatie van onverwachte consequenties van RM
21
Ongelijkheid
Acceptatie van conflicterende consequenties van RM
22
1
2
3
4
5
4
Het interventievoorstel
Nog een hulpmiddel – het Interventievoorstel • Selecteren van adequate interventies met ondersteunde activiteiten • Focus op de 5 RM gebruikersgroepen • Vergroten van de individuele motivatie en betrokkenheid van RM gebruikers • Richting geven aan benodigde aanpassingen aan RM methoden en de organisatie(delen)
Voorbeeld interventievoorstel
Risico Management Gebruikers Groep
Kerninterventies voor potentiële risicomanagement gebruikers
Alle groepen LEREN
Toepassing van situationeel leiderschap met teamwork
Innovators AUTONOMIE Early adopters RATIO
Early majority EMOTIE & PLICHT
No.
1
Uitvoering van risicomanagement opleiding en training
2
Uitvoering van out-of-the-box risicomanagement sessies
3
Bevordering van zelfevaluatie van risicomanagement
4
Toepassing van een gefaseerd risicomanagement implementatie proces
5
Facilitatie van risicomanagement met middelen (tijd, geld)
6
Bepaling, monitoring en communicatie van risicomanagement waarde
7
Identificatie met risicomanagement borgen
8
Organisatie van risicomanagement taak en verantwoordelijkheid sessies Late majority PLICHT
Verplichten van de toepassing van risicomanagement
Laggards
Geen tijd aan verspillen!
9 10
-
Eindconclusie: Implementeren = balanceren
Innovators, autonoom interventieaspect • Out-of-the-box RM sessies • Multi-disciplinaire risico workshops
Tussen gebruikers, organisatie en methoden
Nu 4 “elevator pitches” over de workshops: 1. 2. 3. 4.
Opdrachtgever – opdrachtnemer Organisatie Trias Politica De “kunst van het loslaten”
1. Opdrachtgever – Opdrachtnemer Marc Rijnveld •Project Rondweg Reeuwijk •Bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Jan Rupke •Bevragen over goed opdrachtgever/opdrachtnemerschap
5
3. Trias Politica 2. Organisatie Nienke Maas & Mary-Ann Mooiman •Gemeente Leiden •Risicomanagement en cultuur, vertrouwen, en motivatie
Mario Willems & Michiel Brouwer Risico’s en de rol van: •Het bestuur •De gemeenteraad •De ambtelijke organisatie
4. De “kunst van het loslaten” Mike Duin •Complexiteit en onzekerheid als uitgangspunt •De rol van leren
6
