Volledig grip op uw projecten met
Dynamics InTime™
Projecten zijn mensenwerk Het uitvoeren van projecten is mensenwerk. De juiste persoon op het juiste project, daar gaat het om. Die krijgt te maken met zaken als planning, urenregistratie, projectmanagement, consultancy en advies, rapportages en het delen van informatie. Allemaal zaken die van belang zijn voor de samenwerkingen en het vertrouwen tussen uw opdrachtgever en uw eigen organisatie.
Vertrouwen In het huidige economische klimaat is het winnen van het vertrouwen van uw opdrachtgevers van groot belang. Hoe sterker de band met uw klanten, des te sterker u staat ten opzichte van uw concurrenten. Een essentieel onderdeel voor het bereiken van dit doel is een goed informatiesysteem. Dat optimaliseert uw interne processen, waardoor uw medewerkers efficiënter kunnen werken en zij uw klanten kunnen
HBSoftware
voorzien van goede rapportages en duidelijke informatie. Zo wint u hun vertrouwen.
Dynamics InTime is een product van HBSoftware. Al 20 jaar is
Dynamics InTime™
HBSoftware een bewezen, gedegen
Ons softwarepakket Dynamics InTime™ is speciaal ontwikkeld om
en betrouwbare partner, die
bedrijven zoals dat van u te helpen bij deze missie.
innovatie combineert met eenvoud en gebruikersvriendelijkheid.
Dynamics InTime™ is gemaakt met het flexibele en krachtige Dynamics NAV van Microsoft. Het voorziet bij uitstek in de behoefte van
Met ruim 30 ervaren medewerkers
projectmatig
zijn wij gespecialiseerd in Microsoft
organisatie- en adviesbureaus en zakelijke
Dynamics NAV.
dienstverleners.
HBSoftware heeft verstand van
Speciaal voor bedrijven zoals dat van u
Microsoft
projectmatig werkende bedrijven en
hebben
Dynamcis
zakelijke dienstverlening. Wij
functionaliteit ontwikkeld en toegevoegd
spreken uw taal en begrijpen uw
aan de standaard modules van Dynamics.
wij
werkende
bedrijven
als InTime
vanuit
de
praktijk
extra
problematiek. Dat maakt ons een prettig bedrijf om mee te werken.
Hierdoor is nu een geïntegreerde totaaloplossing beschikbaar waarmee u al
uw
interne
processen
verder
kunt
optimaliseren.
Bovendien
HBSoftware B.V.
beschikken uw medewerkers op elk gewenst moment over de benodigde
Hanzeweg 15
klant- en projectgegevens.
2803 MC Gouda KvK Gouda 29031530 Tel. 0182 580411 E-mail
[email protected]
Dynamics InTime™ is snel geïmplementeerd en eenvoudig
in het
gebruik. Daarnaast is het flexibel opgezet, dus het groeit mee met uw organisatie.
www.hbsoftware.nl
Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics wordt wereldwijd gebruikt, om precies te zijn door meer dan 1.400.000 medewerkers in 80.000 bedrijven.
Efficiënter werken
InTime voor Microsoft Dynamics
Rolgebaseerd Dynamics InTime™ is gebaseerd op de nieuwste ontwikkelingen op software gebied. Niet de software staat daarbij centraal, maar uw medewerkers. Op hun eigen dashboard vinden zij direct alle informatie die is afgestemd op hun rol in uw organisatie. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar het maakt het gebruik van Dynamics InTime™ ook een stuk eenvoudiger. Voorbeeld Dashboard Op deze en volgende pagina’s worden de Dynamics InTime™ rollen voor projectmedewerkers, projectmanagement en uw eigen bedrijfsvoering nader toegelicht. Zo krijgt u een beter inzicht in het rolgebaseerd werken en wat het voor uw bedrijf kan betekenen.
Projectmedewerkers
Middels het Dashboard heeft de gebruiker direct inzicht in zijn of haar relevante informatie. Het dashboard is het vertrekpunt voor de uit te voeren werkzaamheden.
Uw projectmedewerkers, of dit nu consultants, adviseurs of projectleiders zijn, krijgen via het centrale dashboard direct toegang tot de voor hen benodigde informatie.
Klantinformatie en projectbeheer
Projectrapportages
Voorbeeld Klantinformatie Beheer van agenda en email
Documentbeheer Project medewerker
Beheer van agenda en email
• Via dashboard direct inzicht in agenda, taken en email • Integratie CRM met Outlook
Klantinformatie & projectbeheer
• Inzicht in eigen klanten en projecten • Direct opstarten acties • Registratie (project)uren en kosten
In één oogopslag is alle relevante klantinformatie beschikbaar. Zo ziet u direct wat het openstaande saldo is, maar ook hoeveel lopende orders, facturen enz.
Voorbeeld Grafische projectplanning Projectrapportages
Documentbeheer
• Eenvoudig rapporteren via Excel • Standaard en ad hoc rapportages • Directe koppeling rapportages en de database
• Beheer van projectdocumenten • Correspondentie via sjablonen • Centraal te benaderen
Het aanmaken van projecten kan eenvoudig direct in het planscherm gedaan worden. Tevens kunt u direct de projectmedewerkers aan de projectfases koppelen en heeft u inzicht in de beschikbare capaciteit van uw medewerkers.
Projectmanagement Een snel, goed en actueel inzicht in de stand van zaken op een project is cruciaal voor goed projectmanagement. Op elk willekeurig moment wilt u weten hoe de realisatie zich verhoudt tot bijvoorbeeld het afgesproken budget. Daarbij wilt u tijdig inzicht hebben in mogelijke afwijkingen en
Rolgebaseerd werken middels InTime van Microsoft Dynamics
de consequenties daarvan voor de rest van het project. Dynamics InTime™ maakt dit inzichtelijk met heldere en overzichtelijke projectrapportages zodat u te allen tijde de touwtjes stevig in handen hebt.
Projecturen en -kosten
Projectrapportages
Projectplanning
Projectcorrespondentie
Projectplanning
Projecturen en -kosten
Project management
Vanuit de projectmagementrol toont het Dashboard alleen die informatie die deze rol moet ondersteunen. Dus geen overtolllige ballast, maar ‘to the point’.
Projectrapportages
Project correspondentie
• Aanmaken en plannen van projecten • Projectstructuur zelf te definiëren • Projectbudgettering
• Urenregistratie • Controle op projecturen • Controle op projectkosten
• Beheren standaard projectrapportages • Opstellen van adhoc rapportages • Snel en flexibel te realiseren via Excel
• Centraal beheer • Direct toegangkelijk • Correspondentie via standaard sjablonen
Inzicht in uw bedrijfsvoering Voor een betrouwbaar inzicht in uw bedrijfsvoering, moet u een goed beeld hebben van uw actuele prospects en klanten, te factureren projecturen en uw financiële positie. Gegevens moeten in het systeem snel en eenvoudig te vinden zijn. Middels één druk op de knop wilt u rapportages kunnen genereren die u snel voorzien van actuele informatie. Dat is nu juist een van de sterkste punten van Dynamics InTime™. Facturatie en financiële administratie
CRM
Projecturen
• Eenvoudig te registreren & controleren • Direct inzichtelijk per project/activiteit • Zelf projectstructuur te definiëren
Management rapportage
Projecturen Bedrijfsvoering
Het management, de financiële administratie en het secretariaat hebben elk zo hun eigen invalshoek. Ook deze rollen hebben weer een eigen dashboard en bijbehorende autorisaties, welke voor een duidelijke functiescheiding zorgen.
Facturatie & financiële administratie
CRM
Management rapportages
• Snelle facturatie van uren & kosten • Gefactureerde activiteiten in bijlage • Geïntegreerd met financiële administratie
• Klanten & prospects direct inzichtelijk • Bijhouden van activiteiten en contacten • Opportunity management
• Opstellen van ad-hoc rapportages • Beheren van standaard rapportages • Doeltreffend via koppeling met Excel
Overzicht Functionaliteit Projectplanning en urenverantwoording Projectgegevens als omschrijving, gebudgetteerde uren, wijze van facturatie, klantgegevens, projectleider, wel of geen reiskosten doorberekenen e.d. kunnen eenduidig worden vastgelegd. Per project kunnen meerdere activiteiten worden benoemd. Het boeken van de uren door de medewerkers is gemakkelijk middels een speciaal invoerscherm.
Verkoopadministratie en Facturatie Alle klantgegevens, incl. afspraken over betalings- en kortingscondities, worden eenmalig vastgelegd. Door gebruik te maken van zowel deze klant- als de aanwezig projectgegevens, kan eenvoudig een factuur worden samengesteld.
CRM Met de CRM module kunt u de gegevens van uw relaties beheren. Door zogenaamde profielen kunnen bepaalde kenmerken van de relaties flexibel worden weergegeven. Ook het beheer van uw opportunities behoort tot de mogelijkheden.
Kenmerken
Rolgebaseerd
Snel te implementeren
Makkelijk in gebruik
Aanpasbaar aan specifieke wensen
Goedkoop in onderhoud
Snelle ROI
Functionaliteit
Projecten
Urenregistratie
Projectrapportages
Outlookintegratie
Integratie Word en Excel
Klanten en relaties
Verkoopoffertes en -orders
Verkoopfacturen en -creditnota’s
Uitgebreide verkoopprijs- en kortingsstructuren
Opportunity beheer
Taakmanagement
Inkoopadministratie
Aanmaningen
Gelijk aan het vastleggen van klantgegevens kunnen ook de gegevens van uw leveranciers worden geregistreerd. Uw inkoopfacturen kunnen hierdoor snel en eenvoudig verwerkt worden.
Meerdere dimensies
Grootboekrekeningschema
Budgetten
Financiële administratie Omdat Dynamics InTime™ een geïntegreerd systeem is, worden alle financiële mutaties automatisch in het grootboek verwerkt. Daarbij zijn standaard functionaliteiten voor K/B/G en memoriaal dagboeken aanwezig, evenals mogelijkheden voor o.a. telebankieren, budgetten en vaste activa. Tevens biedt deze module uitgebreide analyse mogelijkheden, al dan niet gebaseerd op verschillende dimensies.
K/B/G dagboeken
Memoriaal
Rapportageschema’s
Analyse per dimensie
Telebankieren
Bankrekeningen
Liquiditeit
Personeelsregistratie
Vaste activa
Deze module biedt u de mogelijkheid om gegevens van uw personeel vast te leggen. NAW gegevens, contractgegevens, kwalificaties, verlof zijn voorbeelden van informatie die centraal beheerd kan worden.
BTW aangifte
Leveranciers
Inkoopfacturen en -creditnota’s
Uitgebreide inkoopprijs- en
Flexibele rapportages
kortingsstructuren
Naast de rapportage mogelijkheden van Dynamics biedt DYNAMICS INTIME™ de mogelijkheid om in Excel rapportages te maken. Daar gebruiken wij het standaard rapportage tool ExSION Reporting voor. ExSION koppelt Excel rechtstreeks aan de Microsoft Dynamics database. Gegevens gaan op die manier direct naar Excel en de rapportages kunnen realtime worden ververst.
Personeelsbeheer
Verlofregistratie
Telefoon- en postregistratie
Meerdere documenttalen
Integratie met Microsoft Office
Managementrapportages
Dynamics InTime™ is geïntegreerd met Microsoft Office. Gegevens kunnen eenvoudig worden uitgewisseld met Word, Excel of andere Office applicaties.
Business Intelligence
Electronisch archiveren en fiatteren
Artikel- en voorraadbeheer
van inkoopfacturen
