Continu grip op uw klantenwerk met 4PS Construct verbetert ketensamenwerking
Construct marktstandaard in bouw, de bouw, GWW en installatietechniek 4PS4PS Construct - de- de marktstandaard in de GWW en installatietechniek
Integrale oplossing voor de beheersing van het klantenwerk
‘Toegevoegde waarde leveren aan onze klan-
de integratie tussen diverse oplossingen van 4PS en de
ten in de bouwnijverheid met moderne ICT-
voordelen van het gebruik hiervan.
oplossingen, gericht op prestatieverbetering en het optimaliseren en integreren van bedrijfspro-
Klantenwerk
cessen’, zo luidt de missie van 4PS. Met behulp
‘Klusprojecten’, ‘serviceorders’, ‘onderhoudswerk-
van onze producten en diensten realiseren wij
zaamheden’; in de markt zwerven veel termen voor
prestatieverbeteringen en procesoptimalisaties
het onderhoudswerk wat door het technisch beheer-
bij onze klanten. Specifieker gezegd: wij ont-
bedrijf wordt gedaan. Wij vatten deze terminologie
wikkelen, ondersteunen en onderhouden ICT-
samen onder de noemer klantenwerk. De één omvat
oplossingen voor projectmatig werkende bedrij-
hieronder het verhelpen van een lekkage, een ander
ven binnen de bouwnijverheid.
het repareren van inbraakschade aan kozijnen en deuren en voor een derde is dit het onderhouden van
Wij ontzorgen onze klanten als het gaat om ICT-
een bermkant. Procesmatig toont het klantenwerk van
oplossingen. In deze documentatie lichten we het
deze verschillende bedrijven binnen de bouw, GWW
4PS Samenwerkingsmodel toe. Wellicht kent u
en installatietechniek dermate veel overeenkomsten dat
4PS als leverancier van 4PS Construct (onze ERP-
een universele ICT-oplossing volstaat - de karakteristieke
oplossing), maar wij bieden meer. U leest hier over
uitzonderingen van iedere nichemarkt daargelaten.
Ketensamenwerking in uw markt In het verleden volstond een applicatie voor het beheersen van de interne processen en werd de informatie hoofdzakelijk intern bewaard. In toenemende mate ontstaat er vraag naar het digitaal ontsluiten van informatie naar klanten en overige externe partijen in de keten. Liefst op geïntegreerde wijze met de backoffice. Voor het Klantenwerk heeft 4PS een geïntegreerde werkwijze van front- en backoffice ontwikkeld voor zowel inals externe partijen: het 4PS Samenwerkingsmodel.
4PS biedt al jaren een volwassen branche-oplossing voor geselecteerde branches op het basisplatform Microsoft Dynamics NAV. Dit is uitgegroeid tot de marktstandaard binnen de Bouw, GWW en Installatiesector – 4PS Construct. Echter zijn binnen een ERP-omgeving niet alle primaire en secundaire processen van het projectmatig werkende en onderhoud verlenende bedrijf te beheersen. Grafische Planning, Mobiliteit en de ontsluiting naar derden via webportalen (opdrachtgevers, onderaannemers) zijn hier voorbeelden van.
De behoefte hieraan heeft 4PS vanuit de markt vertaald naar concrete functionaliteit die waarde toevoegt voor de klanten die actief zijn binnen het klantenwerk. Deze vertaalslag heeft geleid tot het 4PS Samenwerkingsmodel, wat bestaat uit de volgende componenten:
- 4PS Construct - 4PS Mobile - 4PS Grafische Serviceplanning - 4PS Serviceportaal - 4PS Onderaannemersportaal
“Het 4PS Samenwerkingsmodel bestaat uit een optimale samenwerking tussen de onderlinge 4PS producten.”
Het 4PS Samenwerkingsmodel biedt brede en diepgaande functionele ondersteuning voor de beheersing van de bedrijfsprocessen van het bedrijf dat Service & Onderhoud verleent. Hoewel de kracht in de samenwerking van de afzonderlijke delen zit, kunnen deze facultatief ingezet worden. Onderstaand een omschrijving per component:
4PS Construct 4PS Construct dient als ondersteuning voor de
zij met dit systeem. Vanaf ontwerp, calculatie,
complete backoffice van uw bedrijf. Samen
artikelbeheer, projecten, materieel, planning,
met onze klanten hebben wij deze oplossing
financieel tot en met oplevering en onderhoud.
uitgebouwd tot dé geïntegreerde totaaloplossing
Alles met eenzelfde doel: het verbeteren van de
die alle processen binnen het bedrijf ondersteunt.
efficiency en het verhogen van de productiviteit.
De bouwnijverheid kenmerkt zich als een branche welke sterk aan veranderingen onderhevig is.
4PS Mobile
Dit vergt ook van 4PS dat zij continue innoveert
4PS Mobile is de mobiele buitendienst applicatie van
en haar klanten de meest complete ondersteuning
4PS. Beschikbaar als applicatie op de tablet of lap-
biedt voor haar bedrijfsprocessen.
top en gebaseerd op het Microsoft .NET Framework, zorgt deze frontoffice-applicatie voor een naadloze
4PS Construct is gebaseerd op geavanceerde
integratie met de backoffice. Steeds meer klanten
techniek: Microsoft Dynamics NAV. Jaarlijks
vragen om een digitale werkbon, onder andere om
investeert Microsoft miljarden in ontwikkeling en
de beschikbaarheid en voortgang van de service-
innovatie. 4PS en onze klanten plukken daar de
monteurs te monitoren. Met 4PS Mobile heeft u een
vruchten van. Microsoft de technologie, 4PS de
buitendienstapplicatie die u in staat stelt om:
functionaliteit. Door onze jarenlange ervaring in
• Elektronisch serviceorders te ontvangen vanuit de
de bouwnijverheid en het grote aantal specialisten
binnendienst, met alle voor u relevante algemene
dat bij 4PS werkt, zijn wij in staat om de vertaalslag
informatie;
te maken van klantwensen naar pragmatische
• Deze te accepteren of te weigeren;
functionaliteit.
• De opvolging van de serviceorder aan te geven; • De overige betrokken werknemers te zien;
Ruim 230 klanten werken inmiddels met 4PS Construct. Hun dagelijkse activiteiten beheersen
• Te zien welke werkzaamheden aan welke objecten gedaan moeten worden, welke materialen nodig zijn en wat de objectspecificaties zijn; • De order af te handelen, uren en gebruikte materialen in te geven inclusief diverse mogelijkheden om informatie vanuit het veld terug te koppelen; • De klant zijn elektronische handtekening op uw tablet te laten zetten; • Elektronisch uw eigen urenverantwoording vast te leggen en naar de binnendienst te zenden; • Documenten te up- en downloaden.
Alle bovengenoemde acties worden automatisch draadloos over en weer gezonden naar 4PS Construct. Het is geen probleem als er op een bepaald moment ‘geen netwerk’ is. Het apparaat slaat de gegevens lokaal op en zal zelf automatisch gegevens verzenden en ophalen op het moment
Ketensamenwerking binnen de Bouwnijverheid 4PS Construct (Beheer en Onderhoud)
Opdrachtgever
4PS Serviceportaal
Melding Beheerder Status
Onderaannemer
4PS Onderaannemersportaal
Planning
Uitvoering
4PS Grafische Serviceplanning
4PS Mobile
dat het netwerk weer bereikbaar is. De ingevoerde
behoort tot het primaire proces. Naast de algemene
snel inzicht heeft in de activiteit van de monteur
(on)mogelijkheden en de markt zorgt voor de
informatie is direct beschikbaar in 4PS Construct.
planning kunt u deze applicatie ook gebruiken voor
op een bepaald moment. U hebt ook de mogelijk-
optimale functionele invulling.
Hierdoor kunt u sneller factureren en is er minder
monitoring. Deze wens uit de markt hebben we in
heid om de buitendienst rechtstreeks aan te sturen
kans op fouten.
combinatie met 4PS Mobile vervuld.
vanuit de planning, hiermee kunt u perfect antici-
Voormanfunctie
peren op ad-hocsituaties. Praktische hulpmiddelen
Een order wordt vaak aan een persoon gekoppeld,
4PS Grafische Serviceplanning
In de planning kunt u continue de medewerker in
(tijdlijn, kleuren, vervallen orders, etc.) maken onze
maar ook kan er een ploeg naar een klus worden
De grafische serviceplanning, dat integraal onder-
het veld volgen, mits hij uitgerust is met de mobiele
serviceplanning tot een oplossing waar mensen
gestuurd. Ook hier is de integratie van onze appli-
deel uitmaakt van 4PS Construct speelt een belang-
applicatie en zijn logmomenten netjes actief heeft.
graag mee werken. De applicatie is ontwikkeld met
caties weer essentieel. We hebben een speciale
rijke rol in het 4PS Samenwerkingsmodel. Planning
Ieder logmoment heeft een vaste kleur waardoor u
en voor onze klanten. Wij kennen de technische
voormanfunctionaliteit ontwikkeld wat inhoudt
dat een order naar meerdere mensen gestuurd kan
Tracking en Tracing
worden, terwijl er maar één voorman is. Meerdere
De integratie tussen 4PS Mobile en 4PS Grafische
mensen krijgen de melding op hun device waarna
Serviceplanning maakt het mogelijk dat, naast het
iedereen aan kan geven wat zijn aandeel op de
aansturen en monitoren van de medewerker in het
order is. De klant wil echter één bon. De gegevens
veld, er ook een controlemogelijkheid bestaat van
worden teruggekoppeld naar de backoffice waar de
de locatie van deze medewerker. Wij projecteren
informatie verzameld wordt. De verzamelstaat wordt
de coördinaten, afkomstig van het device van de
verzonden naar de voorman. Vertrekt de voorman
medeweker in het veld, op de kaart. Dat stelt u in
voortijdig bij een klus? Geen nood, dan stelt hij een
staat om op ieder moment inzicht te hebben in de
ander aan als voorman.
locatie van uw medewerker. U kunt zelfs vanuit de grafische kaart uw mensen aansturen en inplannen.
4PS Serviceportaal Het 4PS Serviceportaal is een webapplicatie die u in staat stelt om meldingen te registreren en om uw klanten inzicht te geven in de geplande en lopende serviceorders. Het kan gaan om contractueel werk (het geplande periodieke onderhoud), maar ook om alle andere servicewerkzaamheden. Uw klant heeft inzicht op welk tijdstip, welke werkzaamheden, waar en door wie worden uitgevoerd. In combinatie met 4PS Mobile kan dit zelfs zeer precies worden aangegeven. Dit gebeurt door middel van logmomenten (die voor het grootste deel afkomstig zijn vanuit 4PS Mobile). Met het Serviceportaal kunt u de klant inzicht geven in de volgende zaken: contractueel werk, geregistreerde meldingen,
4PS Onderaannemersportaal
meldingenopvolging, aanvullende opdrachten,
Net als het 4PS Serviceportaal is ook het 4PS
meldingenanalyse en prestatietijden. Uiteraard
Onderaannemersportaal een .NET webapplicatie
kunt u zelf bepalen wat u wel of niet aan uw
wat u de mogelijkheid geeft om digitaal te com-
klanten toont. Bij het registreren van een melding
municeren met de backoffice van uw onderaan-
kan de klant één of meer documenten en/of foto’s
nemers. Het is dus een link tussen uw eigen back-
uploaden. Ook kunt u deze vanuit de backoffice
office (4PS Construct) en de backoffice van uw
beschikbaar stellen op het Serviceportaal.
onderaannemer(s). U kunt uw onderaannemers via het web voorzien van orders en zij zijn in staat om
Het 4PS Serviceportaal ‘praat’ rechtstreeks met de
u op de hoogte te houden van de voortgang en
database van 4PS Construct. Daarom hebt u altijd
rapportage te melden. Evenals het serviceportaal
inzicht in de meest recente gegevens. Het portaal is
biedt het onderaannemersportaal de mogelijkheid
aan te passen aan de huisstijl van uw eigen website.
voor het up- en downloaden van documenten.
De werking van het 4PS Samenwerkingsmodel
Beheer en Onderhoud
10:03 uur – Woningbouwcorporatie krijgt per
Bedrijf: UwBedrijf
e-mail een akkoord van UwBedrijf.
Locatie: Ede
De gegevens zijn ontvangen door UwBedrijf,
Servicemonteur: Reinier
deze waren compleet en UwBedrijf heeft akkoord
Klant: Woningbouwcorporatie
gegeven aan Woningbouwcorporatie. Dit akkoord
Melding: Storing aan technische installatie
kan kenbaar gemaakt worden als mededeling op de site en als e-mailbericht.
10:00 uur – Woningbouwcorporatie meldt de storing op het serviceportaal van UwBedrijf.
10:05 uur – UwBedrijf neemt de melding in
Wanneer Woningbouwcorporatie de melding
behandeling.
compleet ingevuld heeft, stuurt het serviceportaal
De storingscoördinator van UwBedrijf heeft de
de melding door naar de backoffice van UwBedrijf
melding gecontroleerd en akkoord gegeven aan
(4PS Construct). In 4PS Construct wordt de melding
Woningbouwcorporatie. Wanneer een storing
geregistreerd en wordt gecontroleerd of de gege-
op het Serviceportaal gemeld wordt, betreft
vens compleet zijn. De eventueel meegestuurde
dit doorgaans een planbare melding (urgente
documenten worden in 4PS Construct aan de mel-
meldingen worden in de regel per telefoon gedaan).
ding gekoppeld.
De storingscoördinator zet de melding door
10:09 uur – Reinier ontvangt de order op zijn
als order en kent deze toe aan een werknemer
mobiele device.
of onderaannemer. Dit kan via de planning of
De gegevens worden automatisch draadloos over en
vanuit 4PS Construct. Tijdens het plannen kan de
weer gezonden via het HSDPA, UMTS of GPRS net-
coördinator gebruikmaken van de mogelijkheid tot
werk. Het kan zijn dat er op bepaalde momenten
‘tracen’ om te zien waar de ‘mensen in het veld’
‘geen netwerk’ is. Dit is geen probleem, het appa-
zich precies bevinden. Dit gebeurt heel visueel
raat slaat de gegevens lokaal op en zal automatisch
door het projecteren op een topografische kaart.
synchroniseren wanneer er weer een netwerk is.
Zo kan de coördinator de order toekennen aan de medewerker die zich op dat moment het dichtst bij
10:09 uur – Reinier accepteert de order
de servicelocatie bevindt, Reinier in dit geval.
Reinier ‘hoort’ de order binnenkomen, bekijkt de details op zijn tablet en geeft aan dat hij de order
10:08 uur – De order is nu gepland en toege-
accepteert. Deze actie genereert een zogenoemd
kend aan Reinier, servicemonteur bij UwBedrijf.
‘logmoment’ dat door de backoffice wordt gelezen.
Dit kan zowel via 4PS Construct als via de Grafische Serviceplanning.
10:09 uur – Woningbouwcorporatie ziet op het
De geplande order wordt nu toegekend aan Reinier
Serviceportaal dat de melding door UwBedrijf
de servicemonteur. Hij ontvangt de order inclusief
in behandeling is genomen.
meegestuurde informatie op zijn mobiele device. 10:15 uur – Reinier stapt in de auto en geeft aan dat hij onderweg is. Ook wanneer Reinier aangeeft te gaan reizen wordt dit middels een logmoment kenbaar gemaakt aan de binnendienst. Daarmee worden zowel Woningbouwcorporatie als UwBedrijf op de hoogte gesteld van het feit dat Reinier onderweg is. Ondertussen kan de backoffice door middel van de tracé-functionaliteit van UwBedrijf waarnemen waar Reinier zich op dat moment bevindt en of hij inmiddels onderweg is.
10:30 uur – Reinier meldt dat hij op locatie is en dat hij start met het verhelpen van de storing. Reinier geeft op zijn mobiele device aan dat hij aangekomen is bij het object en dat hij start met het verhelpen van de storing. Bij het verhelpen van de storing kan hij alle gebruikte materialen aangeven in 4PS Mobile en desgewenst kan hij zelfs via de websites van Wasco of de Technische Unie inkoopadviezen genereren voor de backoffice die deze kan doorzetten naar inkooporders.
11:00 uur – Reinier meldt de storing gereed en
Deze integratie wordt gerealiseerd doordat de
Woningbouwcorporatie tekent voor akkoord.
onderliggende techniek gefundeerd is op Microsoft-
De order is op dit moment voltooid. Woningbouw-
technologie. Al de logmomenten worden via het
corporatie heeft getekend voor akkoord en heeft
4PS Serviceportaal en de planning teruggekoppeld
hier (indien ingesteld) per mail bericht van gekregen.
naar respectievelijk de klant en de backoffice.
De backoffice van UwBedrijf kan per direct het factureringsproces in werking zetten. De factuur
Uiteraard had in deze case ook een onderaan-
wordt geboekt in 4PS Construct. Naast de factuur-
nemer aan bod kunnen komen. Dan was de
regels komen de gewerkte uren, het bijkomende
melding van Woningbouwcorporatie in de back-
materiaal en de overige kosten in beeld. Alles is
office van UwBedrijf doorgestuurd naar het 4PS
direct inzichtelijk op het serviceportaal, inclusief oor-
Onderaannemersportaal waarna een onderaanne-
zaak, oplossingen en prestatietijden (uiteraard indien
mer het werk op zich genomen had en had hij de
gewenst). Woningbouwcorporatie kan documenten
gevraagde terugkoppeling via het onderaannemers-
opvragen via het 4PS Serviceportaal zoals de factuur.
portaal gedaan.
(Middels een rechtstreekse link naar de database Achter deze functionaliteit zitten veel gebruikers-
van Uw Bedrijf).
profielen. UwBedrijf beslist (mogelijk in overleg Dankzij de naadloze integratie van de producten
met de klant) wat de klant mag zien op het 4PS
van 4PS is de storing bij Woningbouwcorporatie
Serviceportaal. Binnen hetgeen de klant mag zien,
in bovenstaande case binnen een uur opgelost.
gaat de beheerder aan de klantkant beslissen wat zijn mensen mogen zien.
4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE
T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E
[email protected] I www.4ps.nl
