Kl
an
te
ns
pe
Nieuwsbrief van 4PS - februari 2009
Niet over één nacht ijs Imtech kiest voor partnership met 4PS
4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
cia
l
Investeren of niet?
2
Nieuw in 4PS Construct: 3 geïntegreerde grafische projectplanning Niet over één nacht ijs: Imtech kiest voor partnership met 4PS Uitbreiding 4PS Construct Service & Onderhoud voor de particuliere markt Op de groei gekocht: EBW Installatietechnieken kiest voor 4PS 4PS Construct en de wereld van de cybernetica: Nunu Maatwerk moet je niet willen: VDR Bouwgroep in Deventer implementeert Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct en wil faalkosten terugdringen Urenverantwoording voor uitvoerders en projectleiders
Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemd voor de installatie-, service & onderhouden bouwbranche. Eindredactie: 4PS Redactionele tekst: Pieter van Kesteren Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus
4/6
7
8/10
11/12
13/15
16
Voorwoord
Inhoud
Investeren of niet? We zitten in een turbulente markt en het woord crisis komt in veel directiekamers voorbij. We gaan niet herhalen wat u al weet, wellicht zelfs al voelt. Ook in onze directiekamer zijn we uiterst alert. In gesprekken met vooral onze bouwklanten ervaren we dat het stuurmanschap vraagt om deze tijd door te komen. Gelukkig zijn wij een financieel gezond bedrijf met een prachtig klantenbestand, dat ook de afgelopen maanden weer is uitgebreid met gerenommeerde bedrijven als Imtech, Slavenburg en Roosdom Tijhuis. We willen u ook graag voorstellen aan een tweetal bijzondere installatiebedrijven die recent onze software hebben geïmplementeerd. De combinatie cybernetica en NUNU wordt toegelicht. En ook hoe bij EBW Installatietechnieken in Almere een zeer snelle, gefaseerde en pragmatische implementatie van 7 weken heeft plaats gevonden. In het artikel over de VDR Groep leest u dat zij een zeer effectieve doelstelling heeft gedefinieerd met de inzet van 4PS Construct: het terugdringen van faalkosten. Speciale aandacht in deze nieuwsbrief is er voor Imtech. Wellicht heeft u het al vernomen, maar wij zijn heel trots dat Imtech heeft besloten om een strategisch partnership aan te gaan met 4PS en Microsoft Dynamics NAV. Dit betekent dat binnen een aantal jaren de Imtech bedrijven in binnen- en buitenland overstappen op onze software. Een zestal implementatietrajecten zijn gestart en/of afgerond en een aantal starten op korte termijn. Kortom een belangrijke mijlpaal in de verdere uitbouw van ons bedrijf. Allemaal ervaringen van collega-bedrijven die de afgelopen maanden hebben geïnvesteerd in 4PS Software. En wellicht vraagt u zich af: ‘Waarom investeren deze bedrijven juist nu in bedrijfsbrede ERP software terwijl de economie krimpt en de vooruitzichten minder rooskleurig zijn? Wat beweegt de directies van deze bedrijven om dit door te zetten?’ Het antwoord hierop is keer op keer: ‘Automatiseren helpt bij het efficiënter verwerken van processen en het verhogen van productiviteit. Het resultaat is een betere grip op de processen, meer inzicht in de status van het werk en een verhoging van de kwaliteit. Dit vertaald zich in besparingen en hogere klanttevredenheid.’ Deze boodschap willen we graag laten landen in de directiekamers van bedrijven die nog niet met onze software werken. Veel van onze klanten helpen ons daar ongevraagd bij, door onder andere referentiebezoeken. En dat is natuurlijk zegt veel over de tevredenheid van onze klanten. 4PS wenst u veel wijsheid toe in de huidige situatie. Wanneer wij een bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van uw bedrijfsdoelstelling en strategie, neemt u dan contact met ons op. We zijn u graag van dienst.
Martin Westerink Partner
2
Door gebruik te maken van de Microsoft .NET-technologie zijn we bij 4PS in staat om op relatief eenvoudige wijze aanvullende producten en mogelijkheden te bouwen in 4PS Construct. Zo zijn we drie jaar geleden begonnen met het maken van onze eigen grafische functionaliteit, onder meer op het gebied van planning. Dit ingegeven door de vraag van onze klanten, die integratie hoog in het vaandel hebben staan. Het resultaat is een uitgebreide grafische planningsfunctionaliteit in Service en Onderhoud. Inmiddels hebben we ook een eerste versie beschikbaar voor projectplanningen. Uiteraard blijft het mogelijk om te koppelen met externe planningspakketten zoals Microsoft Office Project of ASTA Powerproject. Hierbij een beknopte beschrijving van de nieuwe functionaliteit. Activiteiten Eén van de kenmerken van een projectplanning is, dat deze bestaat uit activiteiten. Activiteiten zijn in de tijd uitgezette stappen, die ondernomen moeten worden om een project te realiseren. Activiteiten kunnen dan ook onderlinge relaties hebben zoals ‘start-start relaties’ en ‘eind-start relaties’ met eventuele vertraging of vervroeging. Als activiteiten voor verschillende projecten veel op elkaar lijken, is het mogelijk om activiteiten van andere projecten te kopiëren of uit een bedrijfsonderlegger over te nemen.
- Mijlpaal Een ‘mijlpaal’ heeft geen doorlooptijd maar wordt op een bepaalde datum bereikt. Het bereiken van deze datum is afhankelijk van activiteiten voorafgaand aan de mijlpaal. Een mijlpaal kan worden gerelateerd aan termijnen van een project. Daardoor ontstaat binnen de planning integraal inzicht in de te factureren opbrengsten, wanneer een mijlpaal eenmaal gehaald is.
Invoeren productie In de planning kan de voortgang per activiteit worden ingegeven. Dat kan zowel door het ingeven van een percentage als door het intekenen van de voortgang in de activiteitenbalk. Deze voortgang kan worden overgeheveld naar de productiestanden van de projectbewaking. De toegestane bedragen, prognoses en tussentijdse resultaten zijn hiervan afgeleid.
Grafisch planbord Activiteiten kunnen integraal in het nieuwe planbord grafisch worden gepland door ze aan elkaar te relateren en/of in de tijd uit te zetten. Het is ook mogelijk om activiteiten over projecten heen aan elkaar te relateren. Activiteiten waarvoor bijvoorbeeld groot materieel wordt ingezet, kunnen als zodanig worden gerelateerd. In- of uitloop van deze activiteiten in het ene project, zal dan gevolgen hebben voor het andere project.
Standlijn U kunt per project een standlijn zetten en de planning hierop bij sturen. Alle activiteiten die nog niet zijn gestart, worden achter de standlijn gezet en op deze wijze opnieuw ingepland. Hierdoor ontstaat er direct inzicht in de nieuwe planning, cashflow en resource-bezetting. Printen of plotten Uiteraard is het mogelijk om een planning voor een project te plotten of te printen.
S-Curve Doordat zowel kosten (activiteiten) als opbrengsten (mijlpalen) binnen de planning in de tijd worden uitgezet, ontstaat er inzicht in het geplande cashflowverloop van het project. Dit wordt ook wel ’S-Curve’ genoemd.
We onderscheiden 3 typen activiteiten: - Normale activiteiten Dit zijn daadwerkelijke activiteiten, dus stappen in een project. De werkbegroting van een project kan worden afgecodeerd met activiteiten. Daardoor ontstaat binnen de planning integraal inzicht in de begrote kosten en geplande uren. - Samenvatting Een ‘samenvatting’ is een activiteit waaraan andere activiteiten gerelateerd kunnen zijn. In het planscherm kunnen deze activiteiten worden in- of uitgeklapt. Daardoor houdt de gebruiker vooral bij complexe planningen een beter overzicht. Een samenvatting wordt zelf niet gepland. Het vroegste begin en het laatste einde van een samenvatting worden bepaald door de totale doorlooptijd van alle gerelateerde activiteiten.
Bezetting resources U kunt personen of onderaannemers (inhuur of aanbesteding) toekennen aan activiteiten. Hierdoor ontstaat grafisch inzicht in de bezetting van deze resources. Ook is het mogelijk om personen in te delen in ploegen. Daardoor kan eenvoudig een complete ploeg aan een activiteit gekoppeld worden.
S-Curve
Mogelijke weergave grafische projectplanning
3
Productnieuws 4PS construct
Nieuw in 4PS Construct: geïntegreerde grafische projectplanning
Diana Bent (links), Henri Schoolmeester (midden) en Ernst Blankestijn (rechts)
Niet over één nacht ijs
Klantcase
Imtech kiest voor partnership met 4PS Als de keuze van een nieuw ERP-systeem voor enkelvoudige bedrijven al een intensieve en tijdrovende bezigheid is, hoe complex moet de pakketselectie dan wel niet zijn voor een multinational met tientallen vestigingen over de hele wereld? Bij technisch dienstverlener Imtech kennen ze inmiddels het antwoord op die vraag. Na een selectietraject, dat inclusief de interne voorbereiding en de afsluitende contractbesprekingen ongeveer drie jaar duurde en uitviel in het voordeel van Navision 4PS Construct, kwamen Imtech en 4PS in het najaar van 2008 een strategisch partnership overeen. Hoe kiest een concern dat met 22.500 medewerkers en opbrengsten van ruim 3,8 miljard euro op jaarbasis zoveel activiteiten, vestigingen, nationaliteiten en culturen verenigt, zijn meest cruciale bedrijfsapplicatie? Wat zijn de voorwaarden, wat de afwegingen? Wat is het optimale traject, wat de beste methode? We stelden deze en aanverwante vragen aan drie mensen die voor Imtech nauw bij de selectie betrokken waren. Diana Bent, ingehuurd door Imtech als projectleider voor de voorstudie en het partnerselectietraject; zij is verantwoordelijk voor het opzetten van de nieuwe afdeling ERP, die de implementaties van Navision 4PS Construct binnen het concern gaat verzorgen. Ernst Blankestijn, Corporate ICT Manager bij Imtech; zijn verantwoordelijkheid geldt met name de licentietechnische en technische realisatie. Henri Schoolmeester ten slotte, is een van de vier projectleiders op de afdeling ERP. Hij en zijn collega’s worden ingezet om de implementatietrajecten bij Imtech-bedrijven te sturen en te begeleiden. Als snel groeiende multinational stelde Imtech zich begin 2006 de vraag of het mogelijk was de applicaties voor ondersteuning van bedrijfsprocessen op concernniveau te harmoniseren.
4
Een grondig onderzoeksproject, SIGMA genaamd, moest daarover uitsluitsel geven. Diana Bent was projectleider: ‘Imtech is groot, ontzettend divers en actief in een heleboel verschillende markten en
branches. Om onszelf een adequaat beeld te kunnen vormen, hebben we in één jaar tijd 25 representatieve Imtech-bedrijven uit alle branches en landen stuk voor stuk onder de loep genomen. We zijn ernaar
Met simulatiecases de hei op Drie leveranciers bleven uiteindelijk over. 4PS was er daar één van. Om een verantwoorde keuze te kunnen maken, gingen Diana Bent en haar team over tot een even gestructureerde als effectieve selectiestrategie: ‘In januari 2007 hebben we vier Imtechbedrijven gevraagd een aantal representatieve simulatiecases op te stellen. Dat zijn er uiteindelijk negen geworden. Die negen cases hebben we aangeboden aan alle drie de kandidaten en vervolgens zijn we met elk van hen drie dagen de hei opgegaan.’ De leveranciers demonstreerden de werking van hun pakketten op basis van door Imtech aangeleverde data. Elke dag deden ze dat voor een groep van 25 Imtech-medewerkers in wisselende samenstelling, afhankelijk van het onderwerp. De medewerkers hielden op scoringslijsten bij of de oplossingen die het betreffende pakket bood, ‘volledig, voor 75%, voor 50% of helemaal niet pasten’. De resultaten, die in grafieken werden uitgewerkt, maakten verbluffend helder waar de sterke kanten van de afzonderlijke pakketten zaten, maar brachten ook een aanzienlijk aantal tekortkomingen aan het licht – features die Imtech graag in het pakket gerealiseerd zou zien. De onderlinge vergelijking van die lijsten leverde volgens Diana Bent ‘soms significante’ verschillen op. ‘De uiteindelijke scoringsresultaten speelden een belangrijke rol tijdens de onderhandelingen’, zegt zij: ‘We hebben ze onze lijst voorgehouden en gevraagd: wat gaan jullie daaraan doen?
Als zij zeiden daarvoor maatwerk in te gaan zetten, dan was dat niet wat we wilden horen.’ Ernst Blankestijn bevestigt dat met klem: ‘We willen standaardoplossingen zien. Geen geneuzel met maatwerk. Maatwerk is lekker bij projecten. Maar niet met het oog op de continuïteit. Het beheer van zo’n pakket is een crime, bij elke nieuwe release krijg je weer gedoe.’ Doorslaggevende factoren Een werkgroep onder leiding van Ernst Blankestijn heeft de drie pakketten vervolgens bekeken op hun technische aspecten en ten slotte is ook nog eens beoordeeld hoe het commercieel allemaal paste. En aan het eind van dat hele traject bleek de balans door te slaan naar Navision 4PS Construct. Henri Schoolmeester vat de factoren die de doorslag gaven, als volgt samen: ‘Functionaliteit, onderhandelingstraject en partnership. “Functionaliteit” heeft betrekking op wat het pakket allemaal kan, hoe het op onze branche aansluit en of we ons daar voldoende in herkennen, “Onderhandelingstraject” gaat over de commerciële onderhandelingen en “Partnership” over het vertrouwen in de organisatie en de onderlinge relatie, de kennis van onze branche en de bereidheid onze wensen op te nemen in het standaard product. Op al die aspecten scoorden 4PS en Navision 4PS Construct het hoogst.’ Goede afspraken Volgens Diana Bent speelde ook een belangrijke rol dat 4PS zich wat de geconstateerde tekortkomingen betreft, uiterst coöperatief opstelde: ‘Met 4PS hebben we heel goede afspraken kunnen maken. Ze ontwikkelen de software
voor onze markt. De door ons geconstateerde tekortkomingen werden gezien als verrijking van hun standaard en de door ons gewenste uitbreidingen zijn opgenomen in de releaseplanning van 4PS. In de afgelopen releases zijn al de nodige ontwikkelingen gerealiseerd.’ Ernst Blankestijn noemt verder nog het Microsoft-platform van Navision 4PS Construct: ‘Dat “open” platform is absoluut een overweging geweest om voor de oplossing van 4PS te kiezen.’ Overigens erkent hij dat Imtech zich serieus afgevraagd heeft of de geringere omvang van 4PS problematisch zou kunnen zijn: ‘Vergeleken bij de beide andere leveranciers is 4PS een relatief kleine club. Dat is een risico. Toch hebben we dat geaccepteerd, omdat we 4PS als partner al kenden. Eén van onze bedrijven, Imtech Maintenance, heeft kort geleden namelijk al op eigen initiatief Navision 4PS Construct geïmplementeerd.’ Hij wijst er wel op dat dat laatste tijdens het eigenlijke selectietraject nauwelijks een rol heeft gespeeld. Voordelen heeft zo’n relatief kleine organisatie trouwens ook, vindt hij: ‘De lijnen zijn kort, de contacten direct. Dus je kunt kort schakelen, ook op directieniveau. Dat is bij grotere spelers vaak problematischer. We hebben in elk geval prima afspraken kunnen maken.’ Hij voegt eraan toe: ‘Ja, en wat is “groter”? Sommige leveranciers zijn aan de buitenkant wellicht groter, maar het team waar je in de praktijk mee te maken krijgt is misschien wel veel kleiner dan 4PS.’ ERP geen doel op zich Imtech telt nu meer dan 345 vestigingen verdeeld over honderden business units en divisies wereldwijd. Door nieuwe acquisities
Hoogspanning voor grootste deeltjesversneller ter wereld. Imtech verzorgde het ontwerp, de engineering en alle technische oplossingen in de hoogspanningsvoeding (de ‘dempervoeding’) voor het stabiel houden van de deeltjesbundel in de grootste deeltjesversneller ter wereld van het Europees Centrum voor Deeltjesfysica (CERN) in Zwitserland.
5
Klantcase
toegegaan, hebben hun processen en informatiestromen in kaart gebracht en daarvan bij die bedrijven verslag gedaan.’ Toen aan het einde van dat jaar alles overzichtelijk in kaart was gebracht en de uitkomsten vertaald waren naar aanwezige ERP-typologieën, concludeerde de Directieraad van Imtech (het hoogste managementorgaan) dat er voldoende onderlinge overeenkomsten waren om harmonisatie te rechtvaardigen en gaf groen licht voor een pakketselectietraject. Gegadigden werden gezocht en gevonden. Henri Schoolmeester: ‘Je kunt de volledige markt afspeuren naar geschikte ERPapplicaties, maar de keuze van Imtech was om te starten met moderne ERP-applicaties die bij Imtech-bedrijven recent geïmplementeerd zijn en die alle typologieën ondersteunden die wij noodzakelijk vinden: grotere projecten, beheer en onderhoud, kleinere projecten, handel.’ Het aantal geschikte leveranciers bleek beperkt. Niet zo heel vreemd, volgens Ernst Blankestijn: ‘Er zijn gewoon maar weinig pakketten voor onze branche, die aansluiten bij de behoeften van Imtech.’
Klantcase
niet volledig voor zich op moet eisen: ‘Ze moeten ook hun andere klanten gewoon kunnen blijven bedienen. Dat moeten we respecteren. We moeten ze ook de ruimte geven bij te blijven met nieuwe ontwikkelingen. Daarom stemmen we onze planningen zoveel mogelijk op elkaar af. En waar dat nodig is, helpen we elkaar. That’s what partnership is all about!’
Samen de beste keuze maken
als gevolg van de groeistrategie 2012 zal dat aantal alleen nog maar toenemen. Hoe moet je een nieuw systeem over zo’n uitdijende organisatie uitrollen en in welk tempo? ‘ERP is geen doel op zich’, benadrukt Diana Bent. ‘We hebben eerst onderzocht of harmonisatie mogelijk was. Toen het antwoord daarop “ja” was, hebben we een systeem gekozen dat al onze bedrijven kan bedienen. Het is vervolgens aan die bedrijven zelf om te bepalen of ze daarvan gebruik willen maken, en wanneer. Maar als ze een nieuw systeem willen wordt het dit. En onze afdeling zal ze daarin dan begeleiden.’ Op dit moment lopen voorbereidingen en implementaties bij zeven verschillende Imtech-bedrijven. Vier daarvan, Imtech Industry, Imtech Infra, Imtech ICT Brocom en Van Berge Henegouwen (een maritieme business unit) zullen binnenkort live gaan. Diana Bent verwacht dat implementaties straks steeds eenvoudiger zullen verlopen: ‘Bij de eerste implementaties zijn nog wat aanvullende ontwikkelingen noodzakelijk maar dat zullen er op den duur steeds minder worden. En steeds vaker kan ook
Imtech is in Ierland actief in windenergie.
6
de inrichting gewoon overgepakt worden. Dat zien we nu al. We leren dus van elke implementatie. Die extra ervaring levert een vliegwieleffect op waardoor het op den duur steeds makkelijker en sneller gaat.’ Samen sterk optrekken in partnership, dat weegt dan op tegen de complicaties die implementeren bij buitenlandse Imtechonderdelen met zich meebrengen. Ernst Blankestijn: ‘4PS is een Nederlands bedrijf dat in het buitenland gaat samenwerken met partners. 4PS zal haar oplossing niet alleen samen met deze buitenlandse partners geschikt moeten maken voor de daar geldende wet- en regelgeving, maar zal die ook moeten aanpassen aan de manier waarop in het buitenland zaken wordt gedaan. De implementaties worden onder regie van Imtech uitgevoerd, waarbij 4PS en de buitenlandse partner voor de benodigde software en ondersteuning zorgen. Inmiddels zijn de eerste partners gevonden. In de regel zoekt 4PS eerst een geschikte partij, waarna wij aanschuiven en samen met 4PS definitief besluiten om daarmee in zee te gaan. De eerste case zullen we vervolgens samen met 4PS en die nieuwe partner gaan doen.’ Diana Bent begrijpt dat het zoeken van buitenlandse partners lastig is voor 4PS: ‘Dit pakket is in zekere zin hun kindje. Dat wil je niet zomaar aan de eerste de beste toevertrouwen.’ ‘Samen trekken we heel sterk op in dit partnership’, zegt Ernst Blankestijn. ‘Goede afspraken zijn van levensbelang. Daarom hebben we met de directie van 4PS overlegmodellen uitgewerkt die een goede open afstemming garanderen en onze samenwerking sterk maken. Want er gaat het nodige op ons af komen!’ Hij is zich ervan bewust dat Imtech 4PS
Wie is Imtech? Imtech Europese technische dienstWie is iseen Imtech? verlener het gebied vantechnische elektrotechniek, Imtechop is een Europese ICTdienstverlener en werktuigbouw. meervan dan op hetMet gebied 22.500 medewerkers Imtech elektrotechniek, ICTrealiseert en werktuigbouw. opbrengsten van 22.500 circa 3,8medewerkers miljard euro Met meer dan oprealiseert jaarbasis.Imtech Imtechopbrengsten heeft sterke van posities circa in 3,8 de Benelux, Duitsland, Oost-Europa, miljard euro op jaarbasis. Imtech Oostenrijk, Scandinavië, Ierland en heeft sterke posities inde deUK, Benelux, Spanje en opOost-Europa, de mondiale maritieme Duitsland, Oostenrijk,markt. In Scandinavië, totaal bedientdeImtech 19.500 UK, Ierland enklanten. Spanje Imtech toegevoegde waarde in deIn en opbiedt de mondiale maritieme markt. vorm vanbedient integrale en multidisciplinaire totaal Imtech 19.500 klanten. totaaloplossingen die leiden tot betere Imtech biedt toegevoegde waarde in de bedrijfsprocessen en meer rendement voor vorm van integrale en multidisciplinaire opdrachtgevers én van klanten die zij totaaloplossingen diede leiden tot betere opbedrijfsprocessen hun beurt bedienen. Imtech biedt ook en meer rendement oplossingen die bijdragen duurzame voor opdrachtgevers én aan van een de klanten samenleving, bijvoorbeeld op hetImtech gebied die zij op hun beurt bedienen. van energie, milieu, waterdie enbijdragen mobiliteit.aan biedt ook oplossingen Deeen aandelen Imtech zijn genoteerd op de duurzame samenleving, bijvoorbeeld effectenbeurs vanvan Euronext, Imtech op het gebied energie,waar milieu, water is opgenomen deaandelen Midkap Index. en mobiliteit.inDe ImtechHet zijn aandeel Imtech opgenomen genoteerd op isdetevens effectenbeurs van in de Dow Jones STOXX 600 index. Euronext, waar Imtech is opgenomen in de Midkap Index. Het aandeel Imtech is tevens opgenomen in de Dow Jones STOXX 600 index.
Feiten in het kort Bedrijf Imtech met circa 22.500 medewerkers en circa 3,8 miljard euro omzet Activiteiten Technische dienstverlener op het gebied van elektrotechniek, ICT en werktuigbouw Modules Totale Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct productsuite van Acquisitie tot Oplevering inclusief projectbewaking in combinatie met meerjarige prestatie beheercontracten Aantal gelijktijdige gebruikers Enkele duizenden Besturingssysteem Windows Server platform
4PS heeft de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in de module Service & Onderhoud van 4PS Construct, en dan met name in extra functionaliteit voor Planmatig (preventief) en Correctief onderhoud in de business to business markt. Een aantal klanten van het eerste uur – te weten de Verkerk Groep, de Van Dam Groep, Kropman Installatietechniek, en Imtech Maintenance als grote aanjager – heeft daarbij hun specialistische kennis ingebracht. Inmiddels is deze oplossing bij de meeste van onze installatieklanten geheel of gedeeltelijk in gebruik. Naast onderhoudsactiviteiten in de business to business markt zijn onze gebruikers ook actief op het gebied van onderhoud en storingsafhandeling voor particulieren. Een aantal van hen heeft 4PS Construct ook voor de particuliere markt ingezet en draait ermee in een operationele situatie. Hoewel de applicatie ook hier naar behoren functioneert, is gebleken dat er op het gebied van snelheid, overzichtelijkheid en inzichtelijkheid van gegevens, zeker nog verbetering mogelijk was. Daarom heeft 4PS samen met een viertal klanten het besluit genomen om ook voor de particuliere markt een toegesneden oplossing te realiseren. De klanten die zij met deze oplossing willen gaan bedienen, zijn particulieren, woningbouwverenigingen of –stichtingen en VvE’s (verenigingen van eigenaren) die hun woningbestand in onderhoud geven.
Objecten-cockpit Service & Onderhoud
Aanpak 4PS heeft in een aantal bijeenkomsten met de Romijnders Groep, de Van Dam Groep en Imtech Maintenance de benodigde aanvullende functionaliteit geïnventariseerd. Ook hebben we bezoeken aan bedrijven gebracht om onszelf op de werkvloer een goed beeld te kunnen vormen van de dagelijkse praktijk: van call-aanname tot uitgifte van de werkbon en van de retour gekomen werkbon tot de uiteindelijke geprinte factuur. Op basis van de kennis van onze klanten en onze eigen visie kon in korte tijd een functioneel ontwerp opgeleverd worden, dat door de deelnemende klanten is geaccordeerd. Dat functioneel ontwerp dient als belangrijk fundament om de juiste aanpassingen en uitbreidingen te kunnen realiseren. Nieuwe uitbreidingen voor particuliere markt We kunnen in deze nieuwsbrief onmogelijk alle nieuwe uitbreidingen beschrijven. Dat is ook niet onze bedoeling. Om u daar toch een redelijk beeld van te geven – zodat u alvast kunt zien welke toevoegingen voor u interessant en waardevol kunnen zijn – geven we onderstaand een kernachtige samenvatting van de verbeteringen: Contractvorming en –onderhoud Om nieuwe contracten of abonnementen (o.b.v. van bijvoorbeeld vaste of klantgebonden onderhouds- en verkooptarieven) nog sneller te kunnen invoeren en de mutaties die doorlopend plaatsvinden (woningen erbij/eraf enzovoort), nog
sneller te kunnen verwerken, is gestreefd naar een overzichtelijk dashboard. Met dat doel hebben we een zogenaamde ‘objecten-cockpit’ gerealiseerd, die het mogelijk maakt om alle bijzonderheden van een object, bijvoorbeeld een CV-ketel, in één oogopslag op het scherm te zien en te muteren. Te denken valt daarbij aan technische kenmerken, historie, uitstaande storingen, onderhoud enzovoort. Call intake en planning Omdat men in de particuliere markt vaak te maken heeft met grote aantallen meldingen, is het essentieel om de hoeveelheid administratieve handelingen tot een absoluut minimum te beperken. Zo krijgt u na ingave van het adres en de keuze voor één van de daar aanwezige objecten – of toestellen zo u wilt –, een overzicht van alle mogelijk relevante gegevens. Dan moet u denken aan: technische informatie, staat van onderhoud, laatste en toekomstige bezoeken enzovoort. Op deze manier bent u in dat ene contactmoment met de klant in staat om de melding aan te nemen en tegelijk de noodzakelijke actie in te plannen via het volledig grafische planbord in 4PS Construct. Desgewenst, bijvoorbeeld bij hoge urgentie, kan de order direct doorgezet worden naar de ‘handheld’ van de monteur in het veld. Verder wordt aan de reeds bestaande planschermen een nieuw grafisch planscherm toegevoegd, dat het mogelijk maakt om op een handige manier ongeplande onderhoudsorders toe te kennen aan monteurs (‘drag en drop’- functionaliteit). 4PS Mobile De nieuwe functionaliteit zal straks niet alleen naadloos in de huidige, bestaande structuur van de back office passen maar ook al helemaal klaar zijn voor 4PS Mobile. 4PS Mobile is de applicatie waarmee de monteur zijn werkorders elektronisch op zijn PDA ontvangt en afhandelt. Juist in deze tak van sport, met veel kort cyclisch werk, kan deze moderne manier van werken en communiceren een grote tijdwinst en enorme efficiency-verbeteringen opleveren. Al met al verwachten we dat we onze klanten met deze nieuwe ontwikkeling weer een extra stuk gereedschap kunnen bieden waarmee ze hun processen verder kunnen optimaliseren! In volgende nieuwsbrieven houden we u van de voortgang op de hoogte.
7
Productnieuws 4PS construct
Uitbreiding 4PS Construct Service & Onderhoud voor de particuliere markt
EBW Installatietechnieken kiest voor 4PS
Klantcase
Op de groei gekocht
8
‘Toen we in 2003 met dit bedrijf van start gingen, hadden we weliswaar een ERPpakket maar daar waren we bepaald niet tevreden over. Wij konden er in elk geval niet mee uit de voeten. Net als mijn medewerkers wist ik dat we naar iets nieuws toe moesten, maar er waren op dat moment andere, zwaarder wegende prioriteiten. Bovendien zag ik op tegen de extra inspanning en de extra kosten. In 2008 hebben we de knoop doorgehakt en ben ik op zoek gegaan naar informatie over de belangrijkste ERP-pakketten die binnen onze branche gebruikt worden. Ik heb ook navraag gedaan bij diverse collegainstallateurs. Maar het meest heb ik gehad aan een IT-er die bij een grote groothandel werkzaam was. Hij was onafhankelijk en onpartijdig, en wist van de meeste installateurs met welke applicaties ze werkten en wat hun ervaringen daarmee waren. Hij kwam met een lijstje van drie leveranciers. 4PS stond daar ook op.’
pakket dat gewoon op de markt te verkrijgen was. Maar het meest cruciaal misschien wel was dat het pakket met ons mee moest kunnen groeien. Het is namelijk onze ambitie om de komende 3 tot 5 jaar fors uit te breiden.’ Voldoende vertrouwen ‘Wat 4PS te bieden had, was misschien niet de goedkoopste maar in onze ogen wel de beste oplossing. Hun applicatie voldeed aan al onze eisen en bleek het best in staat om met ons mee te groeien. We werkten al in een Microsoft-omgeving en 4PS Construct sloot daar naadloos op aan. Dat speelde ook een rol. En ja, je merkt aan alles dat het pakket helemaal op onze branche afgestemd is, alle kennis en ervaring zit erin. Alles bij elkaar gaf ons dat voldoende vertrouwen om deze flinke investering te doen. We implementeren in twee stappen.
De eerste stap is het financieel-administratieve gedeelte, dat is op 1 januari bij het begin van het nieuwe boekjaar live gegaan. De tweede stap is het gedeelte calculatie, projectadministratie, nacalculatie en beheer en onderhoud. Die moet zo begin april zijn afgerond. We hebben geen harde livedatum gesteld. Dat heeft te maken met de manier waarop we opleiding en implementatie samen met 4PS in elkaar geschoven hebben. Eenmaal per week komt hier iemand van 4PS. ’s Morgens bespreken we eerst hoe het gegaan is de afgelopen week en behandelen de vragen die ik bij onze mensen verzameld heb. Vervolgens gaat hij bij de mensen langs, bespreekt hun vragen en helpt ze verder in het systeem. Nieuwe onderdelen maar ook aanpassingen worden eerst in een kleine testopstelling op onze server uitgeprobeerd en als ze goed
Pakket dat mee kan groeien ‘Uitgaande van de vraag wat nou echt functioneel was voor EBW, hebben we eerst eens al onze eisen uitgebreid op papier gezet. Eén van die eisen was dat we gegevens snel en eenvoudig uit het systeem naar boven moesten kunnen halen. We waren ervan overtuigd dat we daar grote winst konden halen. Een andere eis was dat het pakket Microsoftondersteund moest zijn en een groot bedieningsgemak moest hebben. Verder moest het onze projectleiders in staat stellen álle projectinformatie eenvoudig op één overzichtelijk scherm te krijgen; voorheen was die vrijwel uitsluitend op papier beschikbaar en dan ook nog in de meest uiteenlopende vormen. Een belangrijke eis was ook dat we geen maatwerk wilden. Dat lijkt even prettig, totdat je met updates en verbeteringen te maken krijgt, die ook allemaal weer op maat gemaakt moeten worden. Nee, we wilden een standaardFoto links: Marco Meijn, directeur EBW Installatietechnieken BV.
Hoogwaardige installaties
9
Klantcase
EBW Installatietechnieken is sinds 2003 als totaalinstallateur actief op het gebied van elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties, koeling, cv en beveiligingsinstallaties. EBW opereert tevens als turn-key installateur, neemt projectmatige werken aan en realiseert die inclusief de bouwkundige werkzaamheden. Het bedrijf, dat met name voor opdrachtgevers in de sfeer van overheid en semi-overheid werkt, heeft vestigingen in Almere en Apeldoorn. EBW telt een kleine 40 medewerkers, waarvan 30 in vaste dienst. Als het aan algemeen directeur Marco Meijn ligt, zal zijn bedrijf de komende jaren flink groeien. Daar hoort dan wel de juiste ERP-applicatie bij. In november 2008 begon in zijn bedrijf de implementatie van 4PS Construct. De eerste fase is afgerond, de tweede fase is inmiddels gestart en verloopt zéér voorspoedig. ‘We liggen zelfs voor op schema’, aldus een zeer tevreden algemeen directeur, die geen moment spijt heeft gehad van zijn keuze voor 4PS.
bevonden zijn, worden ze direct operationeel. Optimalisaties haal je er op die manier meteen uit.’ Bijna niet te houden ‘De implementatie vindt dus heel natuurlijk, bijna als vanzelf plaats. Dat is het voordeel van een kleine organisatie, daar kun je op deze directe manier werken. Erg prettig. Dat was dus óók een reden om nu te investeren. Als je wacht tot je organisatie groter is, dan wordt dat allemaal veel bewerkelijker. En duurder. Nu groeit de applicatie geleidelijk mee. En ik moet zeggen, ’t gaat gesmeerd. We lopen zelfs al voor op schema. Dat is niet in de laatste plaats te danken aan de mensen hier. Zoals ik zei, drongen zij al langer aan op de aanschaf van een nieuw ERP-systeem. En nu het er is zijn ze bijna niet te houden. Toen de eerste stap was afgerond wilden ze eigenlijk het liefst meteen door. Nu de tweede stap klaar is doen we het toch even wat rustiger aan op ICT-gebied. Er staat nog een PDA-systeem op ons verlanglijstje, maar het wordt 2010 denk ik voordat we daaraan toe komen. Daarvoor willen we wel eerst nog de planningsmo-
10
dule implementeren. Die zit in het pakket, maar draait nu nog niet mee. We moeten niet teveel ineens willen. Vandaar ook die gefaseerde implementatie. Als je het niet beperkt houdt, loop je de kans dat het je boven het hoofd groeit.’ “Samendoen” geen verkooppraatje ‘Bij onze pakketselectie hebben we in eerste instantie alleen maar gekeken naar capaciteit en technische functionaliteit. Emotionele en persoonlijke overwegingen speelden nauwelijks een rol. 4PS had het tijdens die eerste contacten wel steeds over “partners”, “partnership” en “samen doen”, maar ik dacht eigenlijk: dat is gewoon een standaardonderdeel van hun verkoopverhaal. Maar tijdens de eerste fase van de implementatie hebben ze werkelijk alles uit kast gehaald om de live-datum te halen. De inzet en de soepelheid waarmee ze dat deden, was lovenswaardig. Net als hun kennis en hun ervaring, en het feit dat ze echt hun best deden om de diepere vragen die wij als bedrijf hadden, naar boven te halen. Nee, dat “samen doen” was absoluut geen verkooppraatje. Ze hebben het tot nog toe volledig waargemaakt.’
Feiten in het kort Bedrijf EBW Installatietechnieken Activiteiten Totaalinstallateur actief op het gebied van elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties, koeling, cv en beveiligingsinstallaties Modules Acquisitie, Relatiebeheer, Trajecten, Offertes, Calculatie, Artikelbeheer, Werkvoorbereiding, Inkoop, Projectenbeheer, Klachtenbeheer, Koppeling salarispakket, Financieel, Documentenbeheer, Borg, Service & Onderhoud Aantal gelijktijdige gebruikers 6 Besturingssysteem Windows 2003 Server
4PS Construct en de wereld van de cybernetica Onder de rook van Dordrecht, op de westelijke oever van de Dordtse Kil, ligt het plaatsje ’s-Gravendeel. In twee naast elkaar gelegen panden op het plaatselijke industrieterrein is Nunu gevestigd, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het ontwerpen en installeren van besturingssystemen voor technische installaties in de gebouwde omgeving. Het circa 60 medewerkers tellende bedrijf werkt in opdracht van diverse grote installateurs aan besturingssystemen voor met name ziekenhuizen, zorginstellingen, utiliteit en datacenters verspreid over Nederland. Werner de Deckere (foto boven links) en Martin Sprinkhuizen (foto boven rechts) vormen de directie, sinds ze het bedrijf in 2007 overnamen. Op 5 januari van dit jaar gingen ze live met Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct. Een vraaggesprek.
Hoe hebt u als directie onderling de taken verdeeld? Werner de Deckere: ‘Martin houdt zich vooral bezig met de interne organisatie maar ook met het aansturen van de projecten. Ik ben meer de technische man. Mijn achtergrond is cybernetica of cybernetics, dat is een wat breder begrip dan regeltechniek of besturingstechniek. En samen doen we het commerciële deel.’ Sinds begin dit jaar is Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct operationeel in uw bedrijf. Kunt u het selectietraject schetsen dat eraan vooraf is gegaan? Martin Sprinkhuizen: ‘Bij de overname van dit bedrijf hebben we lang nagedacht over de kant die we op wilden met de organisatie en de bedrijfsprocessen. Eén ding was duidelijk: het moest beter en inzichtelijker en dat kon alleen maar als
we zouden automatiseren. Ik kende 4PS al, uit een vorig dienstverband. Ik werkte toen nog bij een groot installatiebedrijf dat zo’n 850 mensen in dienst had. Dat bedrijf stapte in 2003 over naar Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct. Het pakket is mij persoonlijk toen erg goed bevallen.’ Werner de Deckere: ‘We beschikten over een ERP-systeem, een keuze van de vorige directie. Er was ook een administratief systeem. Maar beide systemen waren niet gekoppeld. Daar kwam bij dat het ERP-systeem verouderd was en de ondersteuning minder werd. Dus we zagen de bui al hangen. Vanaf dat moment zijn we ons gaan oriënteren. Martin kende Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct. Eén optie hadden we dus al. Daar hebben we nog een aantal gegadigden bij gezocht. Die hebben we ook allemaal over de vloer gehad om een presentatie te geven. Verder
hebben we vooral externe deskundigen geraadpleegd en hun gevraagd wat zij vonden van de verschillende pakketten.’ Hoe is de uiteindelijke beslissing tot stand gekomen, wat gaf de doorslag? Martin Sprinkhuizen: ‘Mijn voorkeur was eigenlijk al wel duidelijk, maar die moest wel gedeeld worden. Onze mensen hier moesten er ook achter kunnen staan. Want we hebben het natuurlijk wel over een forse investering. Wat voor ons ook belangrijk was, was dat het een systeem moest zijn zonder maatwerk, met de zekerheid van continuïteit. Verder wilden we een projectgestuurd pakket dat geënt was op de installatiebranche en de bouwindustrie. Wat dat betreft had 4PS de beste papieren. Die andere kandidaten kwamen toch meer uit de productiegeoriënteerde hoek.’
11
Ontwerpen en installeren van besturingssystemen
Werner de Deckere: ‘In onze gesprekken die we hadden met externe deskundigen, hadden we in wezen twee referenties: de eerste was het systeem dat we mee overgenomen hadden, de tweede was Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct, zoals Martin dat had leren kennen. Met die twee als ijkpunten, hebben we onze vragen gesteld. Merendeels praktische vragen: kan het pakket dit, kan het dat en wat gebeurt er als... enzovoort. Je kunt natuurlijk een week of voor mijn part een maand achter zo’n systeem gaan zitten. Maar omdat dit soort systemen zo uitgebreid en rijk aan functionaliteit is, was dat in onze ogen niet de manier. Ons ging het puur om de technische specificaties en de functionaliteit. Op basis daarvan hebben we een besluit genomen. Voor 4PS dus.’ De implementatie heeft nog geen 4 maanden geduurd. Waarom zo snel? Martin Sprinkhuizen: ‘Nou van ons had het nog sneller gemogen. We zijn een operationeel bedrijf, wij kunnen ons geen lang implementatietraject veroorloven. Daarom wilden we het zo kort mogelijk houden. We hebben een drietal kerngebruikers aangewezen, één bij de administratie, één bij calculatie en ikzelf voor projectmanagement, inkoop en logistiek. Na een heel voorspoedig begin zakte het tempo in. Daar hebben we 4PS op aangesproken en ze erkenden ruiterlijk dat de verantwoordelijkheid daarvoor bij hen lag. We hebben het als partners onderling uitgesproken en de draad weer opgepakt. We zijn live
12
gegaan zonder de eindgebruikers op te leiden, daar hadden we helaas geen tijd meer voor. Dat doen we nu “on the job”. Ik had er een hard hoofd in maar het blijkt nu reuze mee te vallen. De eerste week had ik nog pijn in mijn buik, de tweede week kon ik al beter slapen en nu, na drie weken, heb ik er alle vertrouwen in dat het goed komt.’ Werner de Deckere: ‘We zijn niet zo’n grote organisatie. We hoeven het pakket niet over een grote groep uit te rollen, dat scheelt. Daarom durfden we deze snelle implementatie ook aan. En we wilden per se op 5 januari om, want het boekjaar 2009 wilden we op nul beginnen. Die datum was heilig voor ons. Het risico dat de interne opleiding nog niet klaar zou zijn, namen we voor lief. Dat kost nu wat extra tijd en extra inspanning maar gelukkig pikken onze mensen het razendsnel op.’ Wat is de volgende stap op automatiseringsgebied? Martin Sprinkhuizen: ‘Onze eerste prioriteit nu is dat Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct goed gaat werken. Als dat goed is afgerond gaan we ons concentreren op ons Autocad-systeem met de bedoeling beide pakketten aan elkaar te linken. Dat moeten we niet nu meteen al willen, want dat is vragen om problemen. En dat kunnen we ons niet permitteren omdat de productie wel gewoon door moet gaan. Voor die koppeling hebben we geen termijn gesteld, de praktijk moet uitwijzen wanneer de tijd rijp is. De praktijk bepaalt het tempo. Werner de Deckere: ‘Als we deze implementatiehobbel genomen hebben, gaan we ons weer toeleggen op onze core business. En met Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct hebben we dan de perfecte tool in handen om voor extra efficiency te zorgen. Bepaalde processen zullen als gevolg van het pakket veranderen, magazijnbeheer bijvoorbeeld maar ook productie en projectmanagement. Dat zijn dus zaken waar we de komende tijd aan gaan werken, ook met het oog op de crisis die in onze branche steeds duidelijker voelbaar wordt. Misschien
was de investering en implementatie van Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct wel een perfect moment.’ Hoe is Nunu van plan zich te wapenen tegen de recessie? Werner de Deckere: ‘Een tijd geleden ging het vooral om de vraag of je het werk gerealiseerd kon krijgen binnen een bepaalde termijn en of je daar de capaciteit voor had. Je merkt nu dat prijs weer bepalend wordt. Aanbiedingstrajecten worden ook langer. Tegelijkertijd is er vraag naar grotere energetische efficiëntie. Er worden steeds geavanceerdere strategieën bedacht om de energiehuishouding binnen gebouwen te optimaliseren, onder meer met behulp van nieuwe warmtebuffertechnieken. Dat stelt dus ook hogere eisen aan de meet- en regeltechniek.’ Martin Sprinkhuizen: ‘Met conventioneel aanbesteden kom je er niet meer. Je moet slimmer aanbesteden, slimmer calculeren dan de concurrentie. Bijvoorbeeld door capaciteit uitgekiender in te zetten of een andere techniek toe te passen. Vroeger deed je dat ook wel, maar nadat je de opdracht had gekregen. Nu moet je dat tijdens de aanbesteding al doen. Je moet veel meer investeren, met het risico dat een opdracht toch aan je neus voorbijgaat. Het wordt dus hard werken om te overleven. Maar we zijn ervan overtuigd dat ons dat gaat lukken. Met Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct zijn wij klaar voor de toekomst.’
Feiten in het kort Bedrijf Nunu Activiteiten Specialist in het ontwerpen en installeren van besturingssystemen voor technische installaties in de gebouwde omgeving Modules Acquisitie, Relatiebeheer, Trajecten, Offertes, Calculatie, Artikelbeheer, Werkvoorbereiding, Voorraad, Inkoop, Projectenbeheer, Klachtenbeheer, Koppeling salarispakket, Financieel, Documentenbeheer Aantal gelijktijdige gebruikers 10 Besturingssysteem Windows 2003 Server
’Maatwerk moet je niet willen’ VDR Bouwgroep in Deventer implementeert Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct en wil faalkosten terugdringen
Wat de VDR Bouwgroep direct al onderscheidt van andere bouwbedrijven, is de bijzondere eigendomsstructuur. Het personeel is namelijk eigenaar van het bedrijf. Laurens Potters: ‘Dat is – zeker in onze branche – vrij uniek.’ Hij gelooft dat zijn mensen daardoor extra gemotiveerd zijn en meer inzet tonen. Trouw zijn ze ook, er is nauwelijks verloop: ‘Klanten zien dat ook. Dat geeft vertrouwen. Ik denk dat ze daarom soms bewust voor ons kiezen.’ Wat ook bijdraagt aan de speciale marktpositie van het bedrijf, is een totaalconcept waarbinnen integraal bouwen gecombineerd wordt met innovatieve oplossingen. Potters: ‘Wij bieden een compleet bouwconcept aan waarvan alle belangrijke activiteiten integraal deel uitmaken. Dus niet alleen engineering en bouw, maar ook installaties, sprinklerbeveiliging, beheer en onderhoud.’ Het zwaartepunt in de activiteiten van de VDR Bouwgroep ligt bij de bouw van grote Laurens Potters, financieel directeur bij de VDR Bouwgroep in Deventer
13
Klantcase
Sommige mensen zweren bij een maatkostuum, willen ook absoluut niet anders. Anderen kiezen bewust voor confectie. Voor beide is wat te zeggen. Een goed maatkostuum zit als gegoten maar is behoorlijk aan de prijs. En een confectiepak past weliswaar niet helemaal perfect, maar is vaak aanzienlijk goedkoper en kan ook ‘heerlijk zitten’. Voor ICT geldt in hoge mate hetzelfde, zij het met één cruciaal verschil: kleding hoeft niet mee te groeien, ICT wel! Laurens Potters, financieel directeur bij de VDR Bouwgroep in Deventer en tevens verantwoordelijk voor automatisering, is een fervent voorstander van gestandaardiseerde ICT. ‘Maatwerk moet je niet willen’, zegt hij resoluut, ‘het is om te beginnen altijd duurder en bij elke nieuwe versie moet je feitelijk weer helemaal van voren af aan beginnen.’ Kort voordat op 1 januari 2009 4PS Construct bij de VDR Bouwgroep live ging, hadden we een gesprek met hem.
Klantcase
Distributiecentrum BBL
logistieke centra, kantoren en productiegebouwen. Het afgelopen jaar nog is voor BBL, Black Box Logistics, aan de A27 bij Almere een distributiecentrum neergezet van 24.000 vierkante meter. Een opvallend donkergrijs gebouw met 20 docs. ‘Maar’, zegt Laurens Potters, ‘ook in de complexere woningbouw zijn we actief. Zo zijn we op dit moment in opdracht van Delta Wonen twee woontorens aan het bouwen van circa 42 meter hoog, met 88 appartementen en een parkeerkelder.’ Per se een gestandaardiseerd pakket Als je een integraal concept aanbiedt is het wel zo prettig als je dat kunt ondersteunen met bedrijfssoftware die ook integraal is. Daar lag volgens Potters het probleem voor de VDR Bouwgroep: er werd gewerkt met verschillende softwarepakketten. ‘Voor onze bouwactiviteiten en voor installatietechniek hadden we twee afzonderlijke pakketten. Pakketten die niet met elkaar konden communiceren en bovendien verouderd waren. We vonden dat het tijd werd voor bedrijfssoftwarepakket die een integrale oplossing bood voor beide activiteiten.’ Voordat Potters op zoek kon naar een
14
nieuw pakket werden er eerst een aantal eisen geformuleerd. ‘We wilden een pakket dat het hele bouwproces geïntegreerd kan borgen: opdracht, ontwerp, egineering, uitvoering, onderhoudsperiode, garantieperiode, beheer en onderhoud. Een pakket dat aan de voorkant begint en alles volgt en vastlegt, inclusief het hele financieeladministratieve verhaal. Juist de integratie van al die data stelt je in staat om te monitoren en daarop te sturen.’ Er was nog een pertinente eis: ‘Het moest per se een gestandaardiseerd pakket zijn. Geen maatwerk. Maatwerk moet je niet willen. Het is om te beginnen altijd duurder en bij elke nieuwe versie moet je feitelijk weer helemaal van voren af aan beginnen. We gaan niks lopen aanpassen, hebben we gezegd. Standaard software dus, al betekent dat dat een aantal dingen wel kan en een aantal dingen niet. Maar goed, dat weet je en daar kies je ook voor. Dan moet je naderhand niet lopen zeuren.’ Referenties gaven de doorslag Toen eenmaal duidelijk was aan welke eisen het nieuwe pakket moest voldoen, kon Potters beginnen met een inventarisatie: ‘Dus dan doe je wat elk bedrijf in
deze situatie doet: je zoekt de markt af, vraagt documentatie op, je leest publicaties, je legt je oor te luister bij collega-bedrijven. Je bespreekt de mogelijke kandidaten en dan blijft een shortlist over van – in ons geval – twee leveranciers.’ Dat de keuze ten slotte op 4PS Construct viel, had verschillende redenen, zegt Potters: ‘Dat pakket paste niet alleen precies in ons profiel, het is ook nog eens gefundeerd op een Microsoft platform – met alle voordelen van dien. Microsoft zal niet zo gauw omvallen, dus de continuïteit is gegarandeerd. Daarbij komt dat vrijwel iedereen bekend is met de Microsoft gebruikersomgeving.’ Ook de hoeveelheid mutaties die het pakket aankan, speelde een rol. Maar wat de balans echt deed doorslaan naar 4PS Construct, waren de referenties: ‘Van alle grote en middelgrote bouw- en installatiebedrijven in Nederland draait maar liefst 40% op het pakket. En naar tevredenheid, zoals we zelf bij verschillende bezoeken hebben kunnen vaststellen. Dat zegt eigenlijk alles.’ Rustig aan Op 1 januari 2009 ging het bedrijf live. ‘We zitten nu in de afrondingsfase’,
Klantcase
zegt Laurens Potters. ‘In mei zijn we begonnen met het opleiden van een groep van 10 key-users. Vervolgens zijn we er met een consultant van 4PS een aantal dagen voor gaan zitten om het pakket verder in te richten. En dan zie je hoe het langzaam groeit en vorm krijgt, ook in de hoofden van de mensen.’ Hij is ervan overtuigd dat de VDR Bouwgroep zo vlak voor de live-datum een grote stap gezet heeft naar de toekomst. ‘We hebben onze processen strak en goed ingericht en we hebben dingen losgelaten waar we niet zo tevreden over waren.’ Toch weet hij dat er nog een cultuuromslag nodig zal zijn bij de mensen achter de toetsenborden, want zij zijn het die het straks allemaal moeten gaan doen. ‘Daar proberen we zoveel mogelijk rekening mee te houden. We oefenen daarom regelmatig tijdens interne workshops. Dan doen we bijvoorbeeld een hele dag niks anders dan projecten invoeren. In het begin gaat het een beetje stroef, merk je ook een beetje weerstand. Maar aan het eind van zo’n dag staan de neuzen allemaal dezelfde kant op.’ De VDR Bouwgroep doet het trouwens rustig aan. ‘We doen niet alles. De bouwplaatsmodule hebben we er bewust uitgelaten, die komt straks wel. We gaan nu live met de financiële module, projectadministratie, inkoop, uren en loonadministratie. Zoals het er nu uitziet zal dat geen problemen opleveren. En daarna breiden we het langzaam verder uit.’
Feiten in het kort Bedrijf VDR Bouwgroep
Rekening Courant, Vaste Activa, Centraal beheer
Activiteiten Landelijk opererende groep van bedrijven op het gebied van Engineering, Ontwikkeling, Bouw, Installaties, Beheer en Onderhoud
Aantal gelijktijdige gebruikers 27 Besturingssysteem Windows 2003 Server
Modules CRM, Werkvoorbereiding, Inkoop, Projectenbeheer, Documentbeheer, Financieel, Fiattering inkoopdocumenten, Termijnmotivering, Budgetverdeelsleutels, Klachtenbeheer,
Terugdringen faalkosten In de toekomst wil de VDR Bouwgroep verder gaan automatiseren. Daarbij denkt Potters vooral aan beheer- en onderhoudsactiviteiten. ‘We hebben een flinke beheeren onderhoudsgroep. Daar werken ze nu nog met bonnen. Daar moet straks ook een tool voor komen. Ik weet dat 4PS al bezig is daarvoor iets te ontwikkelen, specifiek voor bouwbedrijven.’ Verder zijn er plannen het ‘totaalconcept’ verder te verfijnen. Het bedrijf wil zich vooral concentreren op het terugdringen van de faalkosten. Potters: ‘Die liggen nu nog tussen de 8 en de 16 procent. Dat moet minstens met de helft terug. De winst moet vooral gemaakt worden in de voorbereiding.’ Tegelijk is het de ambitie van de VDR Bouwgroep om de verbruikskosten zo laag mogelijk te houden. Onder meer door met behulp van innovatieve technieken de energiekosten te beheersen en de duurzaamheid te vergroten. ‘Denk aan warmtepompen om aardwarmte te benutten’, zegt Potters, ‘dat soort ontwikkelingen belooft veel voor de toekomst.’ Hoofdkantoor VDR Bouwgroep in Deventer
15
Nieuws
Urenverantwoording voor uitvoerders en projectleiders 4PS Construct heeft vanzelfsprekend al van meet af aan de beschikking over een effectieve en efficiente urenverantwoording. Binnen deze urenverantwoording is het mogelijk om uren te schrijven op projecten, service-orders en materieel maar bijvoorbeeld ook indirecte uren. De applicatie kent een volledigheidscontrole en een 40-uurscontrole, kortom alle functionaliteit die nodig is om uren adequaat te administreren; eventueel ondersteund met een urenfiatterings-workflow. Maar de opzet van deze urenverantwoordingsmodule is vooral gericht op de administrateur. En dus wordt er rekening gehouden met de wijze waarop een boekhouding of salarisadministratie gegevens aangeleverd wil hebben en hoe men die gegevens wenst te bewaken.
Uren invoeren over bedrijven heen Het is mogelijk om één bedrijf aan te maken waarbij alle urenverantwoordingen worden ingegeven. Dus een medewerker van bedrijf A kan op een project van bedrijf B hebben gewerkt, terwijl die urenverantwoordingsregel in bedrijf C wordt ingegeven. Het is dus niet meer noodzakelijk om eerst alle urenverantwoordingen per bedrijf te scheiden en in te toetsen. Simpel en doeltreffend De nieuwe invoerschermen voor uitvoerders en projectleiders zijn zeer eenvoudig gehouden en daardoor uiterst doeltreffend.
Om nu uitvoerders en projectleiders op de bouwplaats of waar dan ook een extra stuk gereedschap te geven, hebben we besloten een afzonderlijke urenverantwoording toe te voegen, die geheel gericht is op de mensen buiten. Daarmee bedoelen we de projectleiders en de uitvoerders die vaak wekelijks tientallen urenverantwoordingen in moeten voeren voor het personeel in hun ploeg. Een korte kennismaking. CAO’s Bepaalde gegevens die in een urenverantwoording worden ingegeven, zijn afhankelijk van CAO-instellingen. Bijvoorbeeld de overwerkstaffels op basis waarvan de overuren per dag berekend kunnen worden; of variabele vergoedingen die per project toegekend kunnen worden. Maar ook kilometervergoedingen en reisuren, al dan niet gemaakt als chauffeur, meerijder of als chauffeur met meerijder. Al deze instellingen spelen een rol in de nieuwe uitvoerders-urenverantwoording. Op basis daarvan én met behulp van de door een uitvoerder of projectleider ingegeven uren kan het systeem namelijk de aanvullende urenverantwoordingsregels maken, die de administratie nodig heeft.
Urenscherm
Kilometer staffels
4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE
T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E
[email protected] I www.4ps.nl
Het aantal kolommen bijvoorbeeld, is tot een minimum beperkt gebleven. Na het invoeren van de urenverantwoordingen kan een uitvoerder of projectleider deze eenvoudig controleren en vrijgeven voor verwerking door de administratie. Na verwerking zijn alle uren in de diverse bedrijven geboekt, inclusief de door de CAO afgeleide gegevens zoals overuren, kilometervergoedingen, reisuren en projectvergoedingen. Met deze functionaliteit zullen de uitvoerders en projectleiders nog maar weinig tijd kwijt zijn met het registreren, controleren en vrijgeven van de uren.
