De blik naar voren. Klant staat centraal bij. productinnovatie. 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw, GWW en installatietechniek

K pr ce lant od nt s uc raa taa tin l b t no ij va tie

Nieuwsbrief van 4PS - mei 2011

De blik naar voren Aqua+ sprinklersystemen implementeert toekomstgericht 4PS Construct

4PS Construct - de marktstandaard in de bouw, GWW en installatietechniek

voorwoord De beste reclame... In onze voorgaande nieuwsbrief in 2010, las u in het voorwoord dat 4PS er in blijft slagen om nieuwe bedrijven als klant te mogen begroeten. En dat bedrijven ondanks de economische tegenwind blijven investeren in het harmoniseren van haar bedrijfsprocessen, daarbij gebruik makend van onze software. Ook in deze editie worden daarvan weer voorbeelden gepresenteerd, waaronder Aqua+ en De Groot & Visser. Beide bedrijven gaan een efficiëntieslag maken met 4PS Construct software. Vertrouwen geven aan een ICT partij voor de bedrijfsbrede implementatie in lastige economische tijden, vinden wij de beste reclame die er is. Tevreden klanten helpen daarbij. We kijken in deze nieuwsbrief ook terug naar de implementatie bij Brabant Water HydroCare. De uitspraak dat 4PS Construct niet meer is weg te denken in de bedrijfsvoering, geeft aan dat we samen een goede klus hebben geklaard. Voor Brabant Water HydroCare is exploitatie een wezenlijk onderdeel in het proces. Een belangrijke reden om destijds voor 4PS te kiezen. Voor de nabije toekomst staan er voor ons belangrijke activiteiten te gebeuren. Enerzijds naderen de implementaties van onze software bij Imtech bedrijven in onder andere België haar eindfase en anderzijds zijn we commercieel met grote en middelgrote bedrijven in de afronding. In de volgende nieuwsbrief volgt hierover meer informatie. Dat product management in de ICT-sector een uiterst belangrijke functie is voor productinnovatie, wordt toegelicht door één van onze product managers. De klant staat centraal bij productinnovatie. In dit artikel een toelichting hoe wij ontwikkelen en dat de klant hierbij een belangrijke sleutelpositie vormt. Recent hebben wij het 4PS Serviceportaal vrijgegeven. Een mooi voorbeeld van integraal denken en ontwikkelen. Tot slot wil ik u nog melden dat 4PS, als één van de weinige partijen in Nederland, bij Microsoft is gekwalificeerd als zogenaamde Gold Partner op de competentie ‘ERP’. Het Microsoft programma is vernieuwd en de eisen om hieraan te voldoen zijn fors verhoogd. Dit betekent dat wij ons onverminderd in de categorie ‘top-partners’ bevinden en de prefererende partner zijn vanuit Microsoft voor uw segment. Ik wens u veel leesplezier!

Tom Bakker Partner

2

4PS Nieuwsbrief - Voorwoord

Inhoud

4


8

Kennis van onze branche en doortastendheid gaven de doorslag De Groot & Visser kiest 4PS als nieuwe ICT-partner

12

Klant staat centraal bij productinnovatie 4PS Construct productnieuws

16

Tweemaal is scheepsrecht

Brabant Water HydroCare kiest in tweede instantie voor 4PS

verder: 11 4PS goes British - Metaphorix gaat Britse versie 4PS Construct voeren

Colofon 4PS nieuwsbrief

Eindredactie: 4PS

Deze nieuwsbrief informeert u over de

Redactionele tekst:

ontwikkelingen met betrekking tot ICT

Pieter van Kesteren

en ERP, onze 4PS Construct oplossing en

Productie & Vormgeving:

aanvullende oplossingen van onze partners.

Meurs Grafische Vormgeving

Bestemd voor de installatie-, service &

Fotografie:

onderhoud, GWW- en bouwbranche.

Arjan Hollebrandse 4PS Nieuwsbrief - Inhoud

3


Jan Braakman en Dedde Jan Mik van Aqua+

In het Twentse Goor staat de hoofdvestiging van Aqua+, de grootste exclusieve leverancier van sprinklersystemen in Nederland. Met nevenvestigingen in Mijdrecht, Berlicum en Klazienaveen en 180 mensen in het vaste personeelsbestand wordt heel Nederland bestreken. Na zorgvuldig beraad besloot men in 2010 over te stappen op een volledig nieuw ERP-systeem. Een systeem dat de in de loop der tijd gegroeide informatieversnippering een halt zou toeroepen en de bedrijfsvoering helemaal klaar zou maken voor de toekomst. In februari 2011 werd met 4PS een partnershipovereenkomst getekend en kon met de gefaseerde implementatie van 4PS Construct een begin worden gemaakt. Jan Braakman – service manager en als zodanig eindverantwoordelijk voor service en onderhoud – en Dedde Jan Mik, hoofd automatisering, geven voor Aqua+ leiding aan de implementatie en waren nauw betrokken bij het oriëntatie- en selectietraject dat daaraan voorafging. Zij leggen uit hoe zorgvuldig selectie kan zijn.

4

4PS Nieuwsbrief - Klantcase

In de hal van het bedrijf in Goor staat een

als gevolg van tragische ongevallen als de

Dedde Jan Mik: ‘Aqua+ werkte met een

glazen vitrine met daarin een aantal oude

Schipholbrand. ‘Dat centrum had geen

centraal logistiek en financieel systeem,

facturen op naam van loodgietersbedrijf

sprinklerinstallatie’, zegt Jan Braakman.

waarin ook een deel van de projectadmi-

Walhof – de oudste stamt zelfs uit de 19e eeuw. Het uurtarief is opmerkelijk en

‘Korte tijd later was er een vergelijkbaar

nistratie was ondergebracht. Daarnaast

geval van brandstichting in een detentie-

bestond er een aantal deelsystemen, niet

benadrukt nog maar eens hoeveel er op dat

centrum in Zeist, dat gelukkig wel

alleen voor CRM, commerciële zaken,

gebied veranderd is in de meer dan honderd

“gesprinklerd” was. Eén enkele sprinkler

projectbeheer en service & onderhoud maar

jaar daarna: één gulden en 58 cent! Bij dat 19e-eeuwse loodgietersbedrijf liggen

wist die brand te blussen!’

ook voor databasebeheer, HRM en gereed-

Dat is trouwens ook een hardnekkig mis-

schaps- en materieelbeheer. Er was wel

de vroegste wortels van de huidige onder-

verstand, zegt hij: ‘Mensen denken dat bij

wat integratie, urenregistratie bijvoorbeeld

neming. In de jaren ’70 van de vorige eeuw

brand ineens alle sprinklers tegelijk gaan

was gekoppeld aan dat centrale systeem.

kwam Aqua+ voort uit het familiebedrijf

sproeien, maar dat is niet zo. Sprinkler-

Maar voor de rest was essentiële informatie

om zich volledig te richten op installatie en

systemen zijn zo intelligent, dat alleen

ondergebracht in afzonderlijke procesonder-

onderhoud van sprinklersystemen.

daar gesproeid wordt waar het nodig is.’

steunende databases.’ Dat is uiteraard niet ideaal. Daarom is er in

Jan Braakman: ‘Onze oud-directeur zag ze ooit bij de Bijenkorf in Amsterdam en was

Informatie centraliseren

2009 een bedrijfsbrede werkgroep opgericht

op slag gefascineerd door het systeem.’

Voor eenmaal geïnstalleerde sprinklersyste-

die moest onderzoeken waar precies de

De rest is geschiedenis. Aqua+ is in een

men is onderhoud en controle essentieel.

knelpunten zaten in de bestaande werk-

kleine veertig jaar uitgegroeid tot een echte

Je hoopt dat ze nooit gebruikt hoeven te

wijze en hoe ze de versnipperde informatie

specialist, die zich in Nederland bovendien

worden, maar als de nood aan de man

konden centraliseren. Dat resulteerde in drie

marktleider mag noemen. Jan Braakman:

komt, moeten ze wel feilloos functioneren.

mogelijke opties. Dedde Jan Mik: ‘Overgaan

‘Wij houden ons puur en alleen bezig met

Dat maakt Aqua+ tot zowel een projector-

tot de aanschaf van een volledig nieuw ERP-

sprinkler- en brandmeldingssystemen. Onze

ganisatie als een service- en onderhoudsor-

systeem, of gaan voor een upgrading van

naaste concurrenten zijn bedrijven, die de

ganisatie, met daarbij een aantal kenmerken

het bestaande ERP-systeem, ofwel – want

levering van sprinklersystemen combineren

die net even afwijken van de meer reguliere

ook dat was mogelijk – de ICT-constellatie

met andere vakdisciplines als elektrotechni-

installatiebedrijven. Dat stelt dus ook speci-

laten zoals die was en proberen daarbinnen

sche en werktuigbouwkundige installaties.’

fieke eisen aan de ERP-oplossing.

naar optimalisatie te zoeken.’

Sprinklers voor actieve brandveiligheid Praten over sprinklers is praten over brandveiligheid. Daarbij laait vrijwel direct de discussie op over wat je daarvoor het beste kunt inzetten. Overheid en verzekeraars drukken brandveiligheid veelal uit in de – passieve – brandwerendheid van te gebruiken bouwmaterialen. Het gebruik van sprinklersystemen wordt daarmee min of meer gelijk gesteld. ‘Maar sprinklers bieden meer’, vindt Jan Braakman, ‘sprinklers bestrijden actief beginnende branden. Meestal worden die al geblust door één enkele sprinkler. Terwijl brandwerend materiaal, ja, dat doet precies wat het zegt: voor een bepaalde tijd de brand tegenhouden.’ En daarna komt als het goed is de brandweer, met alle gevolgen van dien. Want de schade door de vaak enorme hoeveelheden bluswater is soms nog groter dan de schade door rook en brand. Maar er is een kentering op komst, mede

Locatie Aqua+ in Goor


5

Uiterst zorgvuldige afweging

een volledig nieuwe versie van het oude

ciële traject geeft een heleboel vertrouwen.

Tijdens een periode van zorgvuldige

pakket; en 4PS met 4PS Construct.

Bovendien kennen ze de markt en weten als geen ander wat er speelt in onze branche.’

voorbereiding en oriëntatie werden alle voors en tegens tegen elkaar afgewogen.

Close finish

De consequenties voor de organisatie,

‘Het was close’, zegt Dedde Jan Mik. ‘In

Flinke efficiencyslag

de financiële gevolgen, de effecten op de

ons geval hadden beide systemen technisch

Half februari is de samenwerking formeel

processen en de organisatie, alles passeerde

gezien geïmplementeerd kunnen worden.’

bekrachtigd. Meteen daarna werd een

de revue. Uiteindelijk werd toch besloten

Waarom dan toch de keus voor 4PS?

begin gemaakt met de implementatie.

voor een compleet nieuw systeem. Met als

Daarbij gaven verschillende argumenten

Op dit moment wordt er hard gewerkt aan

belangrijkste argument: continuïteit.

de doorslag: ‘Ten eerste het technologisch

de basis-inrichting. In de komende maanden

Dedde Jan Mik: ‘We wilden flexibiliteit

platform van 4PS Construct. Met Microsoft

zullen de kerngebruikers met de consultants

voor de toekomst kunnen inbouwen.’

Dynamics NAV zijn flexibiliteit en continuïteit

van 4PS de diepte ingaan om alle processen

Jan Braakman bevestigt dat: ‘Inderdaad,

in de ontwikkeling voor de toekomst in feite

te fine-tunen en alle noodzakelijke rappor-

de blik naar voren. Maar daarbij hoort ook

gewaarborgd. De andere kandidaat, onze

tages en conversies te realiseren. Om de

de beheersbaarheid van het totale bedrijfs-

bestaande leverancier dus, heeft een eigen

conversieslag zo soepel mogelijk te laten

proces met daarin geïntegreerd alle deel-

ontwikkelomgeving.’

verlopen, wordt gebruik gemaakt van een

processen. We zijn nadrukkelijk op zoek

Essentieel was ook de positie in de klan-

tussenstap via Excel. Van daaruit wordt dan,

gegaan naar een flexibel totaalpakket waar-

tengroep. Bij de bestaande leverancier zat

via speciaal daarvoor ontwikkelde standaard

in we de processen die voor ons belangrijk

Aqua+ in de top; terwijl de rest van de

import-sjablonen, de conversie naar 4PS

zijn, naar behoren kunnen onderbrengen.’

klanten overwegend uit kleinere regu-

Construct geëffectueerd.

Met de werkgroep werd een gedetailleerde

liere installateurs bestond. Dedde Jan Mik:

De bedoeling is om op 1 januari 2012 live te

lijst van wensen en eisen uitgewerkt.

‘4PS bedient vooral grotere bedrijven met

gaan, hetgeen inhoudt dat alles zo rond half

Op basis daarvan werd met behulp van

bedrijfsprocessen die veel op die van ons

november operationeel klaar moet zijn.

externen een longlist opgesteld van zo’n

lijken. Bij hen zitten we meer in het mid-

Dan zullen in elk geval de basis ERP-

15 mogelijke pakketten. Die werd al snel

densegment. Dus passen we beter binnen

processen geïmplementeerd zijn, met

teruggebracht tot een shortlist van drie.

de standaard van 4PS Construct. Want ook

daarin relatiebeheer, acquisitie, calculatie,

De drie leveranciers zijn uitgebreid onder

dát was een belangrijke afweging: we willen

werkvoorbereiding, logistiek, financieel,

de loep genomen. Dat gebeurde op basis

geen maatwerk.’

projecten en service & onderhoud.

van een project uit het verleden waarin zo’n

Zoals overal in de zakenwereld speelt ook

Met name op dat laatste verwacht

beetje alle aspecten van de bedrijfsvoering

chemie een rol. ‘Er was duidelijk sprake

Jan Braakman een flinke efficiencyslag.

aan de orde kwamen.

van een fit, een klik’, zegt Dedde Jan Mik.

Uiteindelijk bleven er twee mogelijke kan-

‘De coöperatieve en proactieve houding van

Mobiele oplossing

didaten over: de bestaande leverancier met

de consultants van 4PS tijdens het commer-

Jan Braakman benadrukt het grote belang

6


van service en onderhoud: ‘Sprinklersyste-

contouren op van een

men moeten regelmatig getest en nage-

eigen portal: ‘Een logisch

keken worden. Dat is wettelijk verplicht,

vervolg is de uitbreiding van onze

ook de verzekering eist dat. We hanteren

dienstverlening met een klantpor-

een vast onderhoudsregime met twee

taal-toepassing, waarin de klanten

controles per jaar. Maar het systeem moet

bijvoorbeeld zelf hun meldingen

ook een wekelijkse test ondergaan, waarbij

kunnen inleggen, service-orders

een brand wordt gesimuleerd en de pompen

kunnen volgen, prestatietijden kun-

proefdraaien. Sommige klanten doen dat

nen inzien en de storingsanalyse per

zelf, maar steeds meer klanten hebben liever

locatie en installatie kunnen volgen.

dat wij dat doen. Omdat we erkend instal-

Het grote voordeel van het Micro-

lateur zijn, hoeft die test dan nog maar een-

soft platform waarop 4PS Construct

maal in de twee weken gedaan te worden.’

gebouwd is, is dat de implemen-

Servicemonteurs van Aqua+ rijden door

tatie van een klantportaal een relatief

heel Nederland. Dat is een van de redenen

eenvoudige stap is. Ook de integratie met

waarom Aqua+ na het eerste implementa-

een Document Management Systeem als

tietraject zo snel mogelijk aan de slag wil

Microsoft SharePoint, gaat vrij soepel.

ERP-systeem implementeer je niet alleen om

met de mobiele werkbonoplossing van 4PS.

Maar, om niet te veel druk op het lopende

je bestaande processen effectiever in te

Dedde Jan Mik: ‘Als je service en onderhoud

implementatietraject te leggen, stellen we

richten, je kijkt vooral ook vooruit om je

efficiënt wilt plannen en regelen en tegelijk

dat toch nog even uit.’

bedrijfsvoering verder te optimaliseren en

alle informatie en rapportages wilt vastleg-

Op de wat langere termijn wil Aqua+

zo je marktpositie te verstevigen. Daarom is

gen, dan heb je ontzettend veel baat bij een

ook toe naar geïntegreerde engineering.

de continuïteit van je ERP-platform en van

mobiele oplossing. Met een digitale werk-

Doel daarvan is de CAD-omgeving waarin

de partner die het implementeert ook van

bon kunnen we een heel stuk handmatige

de engineers werken, te koppelen aan

wezenlijk belang. Zo’n nieuw systeem is een

data-invoering elimineren. Met als gevolg

4PS Construct zodat de materiaallijsten

forse investering. Daar wil je toch een tijd

dat je de doorlooptijd van werkorder tot

op een eenvoudige wijze automatisch

mee vooruit kunnen.’

factuur substantieel kunt bekorten.’

kunnen worden ingelezen. Men wil zoveel mogelijk gebruik maken van

Nog verder vooruit

éénmalig ingevoerde data.

Als Jan Braakman en Dedde Jan Mik nog

Al met al gaat Aqua+ niet over één nacht ijs.

verder vooruitkijken, doemen daar de

En terecht, vindt Jan Braakman: ‘Een nieuw

Feiten in het kort Bedrijf Aqua+ Sprinklersystemen Activiteiten Aqua+ is gespecialiseerd in het ontwerp, de installatie en service & onderhoud van sprinklersystemen en aanverwante brandblussystemen Modules CRM, acquisitie, offertes, calculatie, werkvoorbereiding, inkoop, logistiek, voorraad, barcodering, projectregistratie, projectuitvoering, projectplanning, klachtenbeheer, documentbeheer, integratie Microsoft SharePoint, materieelbeheer, service & onderhoud, grafische serviceplanning, financieel, kostenplaatsautorisatie Aantal gelijktijdige gebruikers 60 Besturingssysteem Windows 2008 Server

Sprinkleronderdelen in het magazijn


7

‘Kennis van onze branche en doortastendheid gaven de doorslag’ De Groot & Visser kiest 4PS als nieuwe ICT-partner

Arjan de Groot van De Groot & Visser

Hun vader Floor begon samen met zijn compagnon Harry Visser in 1980 een bedrijf dat zonweringen en spouwmuurisolatie maakte. Dertig jaar later geven Anita en Arjan de Groot leiding aan wat nu een van ‘s lands grootste makers en leveranciers van aluminium-gevels en zonwering is: De Groot & Visser. In 2003, vlak voordat hij en zijn zus het bedrijf formeel overnamen, was Arjan de Groot verantwoordelijk voor de implementatie van het eerste ERP-systeem. Een bedrijfsbreed systeem dat hen in één klap trendsetter maakte op het gebied van automatisering in de branche. Totdat enkele jaren geleden de betrokkenheid van hun toenmalige leverancier danig verflauwde en Arjan de Groot zich ernstige zorgen begon te maken over de continuïteit en innovatie. In 2010 volgde een nieuw keuze-traject waaruit 4PS met 4PS Construct als nieuwe partner naar voren kwam. Arjan de Groot, financieel directeur bij De Groot & Visser, legt uit waarom ze van leverancier wisselden en wat uiteindelijk de keuze voor 4PS bepaalde. 8


De Groot & Visser ontwerpt, maakt en

Gorinchem. ‘We bestrijken dus ook grote

wordt gevraagd. Waarbij creatief mee-

monteert aluminiumgevels. Die zijn er in

steden als Amsterdam, Utrecht en Eindho-

denken aan de orde is, op aspecten als

twee productgroepen: ramen en deuren

ven’, zegt Arjan de Groot. ‘Dat is in Neder-

ontwerp en functionaliteit met name op het

aan de ene en vliesgevels aan de andere

land het gebied waar het meest gebouwd

gebied van branden inbraakwerendheid

kant. Een vliesgevel is een zelfdragende

wordt. Maar ook daarbuiten worden we

en energiebesparing. Zo werken we op dit

constructie voor grotere wandopeningen

steeds meer voor grote projecten gevraagd.’

moment aan een gevangenis met heel veel

– met hoge transparantie en een ranke

Net als de bouw is de gevelbranche erg op

eigen ontwikkeling en eigen innovaties.’

uitstraling. Het aluminium wordt als

aanbestedingen gericht. De Groot & Visser

Innovatie is een sleutelwoord. Ook in de rol

halfproduct ingekocht. Het komt binnen

wilde daarvan af: ‘Wij hebben een paar

die ICT sinds jaar en dag speelt binnen de

in profielen – op klantspecificatie en in

jaar geleden besloten ons meer op relaties

bedrijfsvoering. Arjan de Groot: ‘Ik denk

de gewenste kleur – met een staflengte

te gaan richten. Relaties die met ons als

dat wij in onze branche een van de eersten

van veelal 6 meter, die door twee robots

partner in bouwteamprojecten willen

waren die voor een integraal ERP-pakket

worden verspaand, dus gezaagd, gefreesd

nadenken over de invulling van gevels.

kozen. Dat werd duidelijk toen het ene

en geboord. Vervolgens worden ze door

Dan zit je dus van meet af aan met hoofd-

na het andere bedrijf bij ons kwam kijken

medewerkers geassembleerd tot deuren,

aannemer, architect en projectontwikkelaar

hoe het werkte en welke voordelen het

ramen en andere geveldelen. Op het glas na

om de tafel. Het voordeel daarvan is dat

bood. Dat zie je nu ook weer gebeuren

worden ze compleet naar de bouw vervoerd

we al in een vroeg stadium onze ervaring,

met 4PS Construct. Minstens twee collega-

waar ze tenslotte worden aangebracht, van

creativiteit en specifieke kennis kunnen

bedrijven onderzoeken nu of het pakket

glas voorzien en fijn afgemonteerd.

inbrengen. Bovendien kunnen we taken zo

ook voor hen de juiste oplossing is.

veel beter op elkaar afstemmen. Dat ver-

We worden gevolgd, als echte trendsetters.’

Geavanceerde systemen

dient zichzelf terug. Gelukkig zien opdracht-

Het bedrijf levert daarnaast hightech

gevers daar ook steeds meer het nut van in.

Bekoelde liefde

fotovoltaïsche systemen die in de gevels

Ik denk dat we daardoor minstens vier grote

In januari 2003 ging De Groot & Visser

verwerkt kunnen worden, en effectieve

projecten hebben kunnen binnenhalen.’

live met een op Navision gebaseerd ERPsysteem. Het werd geleverd en geïmple-

energiewinning combineren met comfortabele zonwering. En wat dat laatste betreft

Onderscheidend en trendsettend

menteerd door een klein bedrijf. Dankzij de

zijn ze hun oude stiel trouw gebleven.

De Groot & Visser werd vorig jaar door

goede voorbereiding verliep de implemen-

De Groot & Visser levert nog steeds zon-

branchevereniging VMRG uitgeroepen

tatie op rolletjes. Arjan de Groot: ‘Binnen

wering, maar dan in uiterst geavanceerde,

tot het meest klantgerichte bedrijf in de

drie maanden zijn we live gegaan. Met 15

geautomatiseerde systemen die één

branche. Daar ligt volgens Arjan de Groot

licenties. Het was een redelijk breed pakket,

harmonisch geheel vormen met de gevel

ook een belangrijk aspect van het onder-

met financieel, logistiek, werkvoorbereiding,

en die gecombineerd kunnen worden met

scheidend vermogen: ‘We nemen onze rol

urenregistratie, CRM en projecten. En het

allerlei vormen van domotica. Deze twee

van partner heel serieus, we denken echt

draaide prima.’

onderwerpen hebben niet direct iets met

constructief mee met de klant. We heb-

De klad kwam er echter in toen dat kleine

zonwering te maken. Arjan de Groot

ben dan ook een duidelijke voorkeur voor

bedrijf via een tweetal overnames werd

vindt het jammer dat zonwering vaak nog

projecten waarbij om toegevoegde waarde

opgeslokt door een grote partner met heel

steeds als ondergeschoven kindje wordt beschouwd: ‘Men vindt het niet mooi en een investering zonder meerwaarde. Maar dat is onzin. Want als je slim ontwerpt, kun je bijvoorbeeld in de spouw ruimte vrijlaten voor een koof. Daar zie je niks van. Met zonwering zorg je voor een comfortabel en productiever werkklimaat. En onderzoek heeft uitgewezen dat je met zonwering ook nog eens aanzienlijk bespaart op je klimaatinstallaties. Die investering is dus snel terugverdiend.’ Creatief meedenken met de klant Het werkgebied van De Groot & Visser bevindt zich in een straal van 80 km rond

Montage in de productie-hal bij De Groot & Visser


9

andere prioriteiten. De liefde bekoelde. Verschillende collegabedrijven haakten af. Vorig jaar maakte ook De Groot & Visser een einde aan de relatie. Dat had twee redenen: ‘We misten de aandacht die er vroeger altijd was geweest. Bovendien was er geen nieuwe applicatieontwikkeling die specifiek op onze branche gericht was. We wilden bijvoorbeeld op algemeen logistiek niveau kunnen volgen wat de status van een gevel was. Dat werd wel beloofd maar nooit gerealiseerd. We waren niet belangrijk genoeg, denk ik. Verder bleek dat ze maar weinig van de bouw begrepen. Die hele ketenintegratie met aanbesteding, inkoop, materiaal-

Binnenhof te Den Haag – De Groot & Visser betrouwbare leverancier van de ministers

behoeftes, reserveringen, voorraadbeheer

hun consultants. Bovendien is het allemaal

Wensen op termijn

enzovoort. Daar snapten ze niks van.’

standaard, geen maatwerk. Ook wat ten

De implementatie verloopt overigens

behoeve van ons aangepast of aangevuld

gefaseerd. Tachtig tot negentig procent van

Daadkracht en interesse

wordt, wordt standaard. Bij de andere partij

de modules gaat direct mee, een aantal

Begin vorig jaar ging De Groot & Visser een

zou al snel wat maatwerk ontwikkeld moe-

functionaliteiten volgt dan op termijn. Arjan

nieuw keuzetraject in met twee partijen.

ten worden. Bij 4PS kunnen we dus gewoon

de Groot: ‘Dan moet je vooral denken aan

Allebei op Microsoft gebaseerd. Dat was

jaar na jaar mee met de ontwikkelingen.

wensen in de sfeer van planning. Die willen

niet alleen vanwege de ervaring en het

Wat ook meespeelde was de daadkracht die

we namelijk heel dynamisch kunnen behe-

gebruikersgemak, maar ook met het oog op

ze toonden, en de oprechte interesse. Ze

ren en bewaken. Hoe, daar zijn we nog niet

de noodzakelijke conversie en het feit dat

nemen echt de tijd voor ons.’

helemaal uit. En nog verder vooruitkijkend, zie ik ook de toepassing van een mobiele

Mircosoft nu eenmaal een stabiele factor is in de markt. Ze hebben wel even getwijfeld

Live-datum niet spijkerhard

oplossing als 4PS Mobile dichterbijkomen.

of het Navision moest blijven – met 4PS

Half december viel de beslissing, half januari

En een eigen portal natuurlijk. Wanneer?

als enige serieuze kandidaat – of dat het

werd begonnen met de implementatie. Er

Over een jaar of twee, drie moeten we wat

Axapta moest worden, de grote broer van

wordt volop getraind in alle modules en

dat betreft een heel eind zijn.’

Navision.

functionaliteit waarvoor het bedrijf gekozen

Beide kandidaten hebben uitgebreid hun

heeft. Tegelijkertijd wordt de basis van het

kaarten op tafel gelegd. 4PS was daarbij net

pakket ingericht. Parallel daaraan loopt

wat doortastender, vond Arjan de Groot:

een aanpassingstraject, dat varieert van het

Bedrijf

‘4PS is sneller concreet geworden en is

uitbreiden van velden tot het toevoegen

De Groot & Visser

ook meteen aan de slag gegaan met onze

van extra functionaliteit. Verder wordt het

Activiteiten

specifieke wensen.’

voorraadbeheer iets aangepast, net als het

Toonaangevende gevelspecialist op

Wat uiteindelijk de doorslag gaf? ‘Kennis’,

offertetraject. ‘Niet echt ingrijpend’, zegt

het gebied van aluminium gevels,

zegt De Groot. ‘Kennis van onze branche,

Arjan de Groot, ‘maar wel noodzakelijk.’

zonwering en solar

van onze markt. Ze weten waar het om

De live-datum is gepland in juni maar is

Modules

draait. Dat bleek al tijdens de demo’s door

niet spijkerhard: ‘In verband met de drukke

CRM, acquisitie, offertes, werkvoor-

agenda’s van zowel onszelf als 4PS is er

bereiding, inkoop, logistiek, (project)

wat vertraging opgelopen. Maar ik heb er

voorraad, projectregistratie,

vertrouwen in dat het moet lukken. Het

projectuitvoering, klachtenbeheer,

probleem zal niet zozeer de implementatie

debiteurencockpit, documentbeheer,

op zich zijn, maar het feit dat we het dan

integratie Microsoft SharePoint,

juist operationeel ontzettend druk hebben.

materieelbeheer, service & onderhoud,

Veel grote projecten die net in mei van start

financieel

gaan. We gaan het proberen maar het moet

Aantal gelijktijdige gebruikers

geen te grote belasting worden voor onze

27

organisatie. Het belangrijkste is dat het goed

Besturingssysteem

gebeurt.’

Windows 2008 Server

TNT Green Office te Hoofddorp – Bijzonder duurzaam gebouw

10


Feiten in het kort

4PS goes British Metaphorix gaat Britse versie 4PS Construct voeren We staan aan de vooravond van een memorabele gebeurtenis. Metaphorix – sinds januari van dit jaar formeel de Britse businesspartner van 4PS – zal actief in de UK de nieuwe ‘Britse’ versie van 4PS Construct gaan wederverkopen en implementeren. Dat roept de vraag op, hoe het nu precies zit met de internationale strategie van 4PS. Wat moet en doet 4PS eigenlijk ‘in den vreemde’? En is de consequentie daarvan dan dat er minder aandacht uitgaat naar de thuismarkt? We kunnen u gerust stellen. Een vraaggesprek met Piet Versloot, sales manager van 4PS die nauw betrokken is geweest bij de totstandkoming van de overeenkomst met Metaphorix.

Om maar meteen met de deur in huis te

naar een Microsoft Dynamics NAV-partner,

ónze klanten in ónze branche graag mee

vallen: wat is eigenlijk de internationale

die ervaring heeft in onze branche.

werken. Dat doen we in principe voor de

strategie van 4PS?

Nederlandse markt.

‘We hebben geen uitgesproken pro-actieve

Metaphorix bleek die partner. Ze bedienen

Maar we hebben wel steeds gezegd: op

internationale strategie. Internationale ver-

weliswaar een wat bredere markt; ze heb-

het moment dat onze klanten ons vragen

zoeken hebben we van meet af aan steeds

ben namelijk naast een 20-tal bouwbedrij-

om mee te gaan naar het buitenland en

afgehouden. En nog steeds geldt dat we

ven ook een aantal industriële bedrijven

onze oplossing geschikt te maken voor hun

niet op eigen houtje de internationale markt

als klant. Ook zijn de oplossingen die zij

bedrijven daar, dan doen we dat. Natuurlijk

opgaan. Wat we wel doen, is onze klanten

leveren, in eerste instantie klantspecifiek

moet dat wel een beetje omvang hebben

volgen, wanneer die de grens overgaan.

– maatwerk dus – terwijl wij juist een

en moet het voor de betreffende partner

Dat wil zeggen dat we in het buitenland een

branchespecifieke, modulair opgebouwde

een profijtelijke business kunnen zijn.

businesspartner zoeken, die met ons samen

standaardoplossing leveren. Maar daar

een voor dat land aangepaste versie van 4PS

staat tegenover, dat Metaphorix over een

Ondertussen blijven we onze thuismarkt

Construct ontwikkelt. Die dan vervolgens

aantal prima techneuten en hoogwaardige

maximaal bedienen. We zullen ook absoluut

bij de buitenlandse vestiging van onze klant

ontwikkelaars beschikt en daardoor in staat

nooit vergeten, dat we de kwaliteit en de

geïmplementeerd wordt. Onze klanten, die

was met ons samen 4PS Construct voor de

rijke functionaliteit van 4PS Construct vooral

ook in het buitenland onze oplossing willen

Britse markt geschikt te maken. Ze staan

aan onze Nederlandse klanten te danken

gebruiken, krijgen daar namelijk te maken

bovendien positief tegenover de omscha-

hebben. Dat is iets wat we graag willen

met grote verschillen in weten regelgeving;

keling naar een meer branchespecifiek

benadrukken.

fiscaal bijvoorbeeld of op het gebied van de

businessmodel.

We nemen onze Nederlandse klanten uitermate serieus en blijven dat doen.

Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA). In België hebben we inmiddels een Frans-

Inmiddels zijn de consultants van

Onze internationale activiteiten staan dat

talige versie van 4PS Construct. Voor het

Metaphorix zover door ons opgeleid dat

ook absoluut niet in de weg. Integendeel,

Verenigd Koninkrijk hebben we sinds januari

ze ons product daar zelfstandig aan de

de thuismarkt profiteert mee. Want hoe

van dit jaar dus een partnerovereenkomst

man kunnen brengen en implementeren.

steviger onze oplossing internationaal in de

met de Britse leverancier Metaphorix.

Via Metaphorix kan onze oplossing zich

branche verankerd raakt, des te beter het

Het spreekt vanzelf dat Metaphorix een

dus zelfstandig een weg zoeken in de

ook voor klanten in Nederland is. Succes

gecertificeerd Microsoft Business Partner is.’

Engelse markt, zonder dat de druk op

en groei in het buitenland maken dat we

onze thuisbasis al te groot wordt.’

onveranderd kunnen blijven investeren in de

Wat maakt juist Metaphorix tot een ge-

optimalisering en nieuwe ontwikkeling van

schikte businesspartner?

Moeten de Nederlandse klanten nu vrezen

onze 4PS-producten.

‘Met Imtech, dat allerlei dochters heeft in

voor verflauwende aandacht?

En op het moment dat onze klanten zelf

verschillende landen over de hele wereld,

‘Onze belangrijkste doelstelling is altijd ge-

hun vleugels uit willen slaan, hebben ze

hebben we de afspraak, als ze dat willen,

weest om software te ontwikkelen waar

ons natuurlijk aan hun zijde.’

dat wij ervoor zorgen dat die dochterbedrijven 4PS Construct gaan gebruiken in een voor dat land geschikt gemaakte versie. Toen wij van Imtech UK dat verzoek kregen, zijn we in Groot-Britannië op zoek gegaan 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws

11

Jules Hollebrandse, product manager bij 4PS:

‘Klant staat centraal bij productinnovatie’ Klant centraal in ontwikkelfilosofie Centraal in de productontwikkelingsfilosofie van 4PS staat de klant: ‘Je houdt rekening met de ontwikkelingen in de markt’, zegt Jules Hollebrandse. ‘En dat doe je door je ogen goed de kost te geven en vooral goed te luisteren naar klanten. Waar denken zij dat het heen gaat? Wat wordt belangrijk? Wat is actueel? Hoe komen klanten bijvoorbeeld door de crisis? En dan zie je een aantal dingen oplichten waarvan je denkt: dat zou wel eens essentieel kunnen zijn. Dat soort signalen proberen we om te zetten naar nieuwe functionaliteit in ons product. De klant is dan ook onze belangrijkste bron bij productinnovatie.’ De markt is in beroering, dat is duidelijk. Door het teruglopen van opdrachten zijn marges onder druk komen te staan. SomIn de elf jaar van zijn bestaan heeft 4PS zich een steeds steviger positie

mige bedrijven zoeken emplooi in nieuwe

verworven in de bouw-, GWW- en installatietechniek en mag zich daar

innovatieve technologieën als zonne-energie

inmiddels de marktstandaard noemen op het gebied van branchegerichte

en koude- en warmteopslag. Andere bedrij-

ERP-software. De basis voor dat succes is de op een Microsoft Dynamics NAV

ven zien juist brood in service- en onder-

platform gebouwde ERP-oplossing 4PS Construct, die in de loop der jaren

houd van de grote hoeveelheid technolo-

steeds verder werd uitgebreid en verfijnd met branchespecifieke modules

gisch hoogwaardige installaties. Mede door

zoals acquisitie, calculatie, projecten, artikelbeheer, materieel, service &

de economische crisis wordt de bouw van

onderhoud.

nieuwe en vervangende installaties immers

Naast 4PS Construct als Microsoft Navision product ontwikkelt 4PS .NET-

steeds vaker uitgesteld.

applicaties zoals grafische planningen, 4PS Urenportaal, 4PS Mobile en

Met name op het vlak van service en onder-

de laatste loot aan het productportfolio, het 4PS Serviceportaal. Daarmee

houd blijkt nog veel efficiency-winst te boe-

speelt 4PS in op de groeiende behoefte aan meer efficiency in de service &

ken. 4PS speelt in op de toegenomen aan-

onderhoudsmarkt. 4PS kiest er daarbij bewust voor dit soort producten

dacht voor dit marktsegment met een aantal

zelf te ontwikkelen. Waarom eigenlijk? En hoe gaat dat dan in zijn werk?

nieuwe producten, die het hele proces rond

Wat is überhaupt de filosofie van 4PS op het gebied van productinnovatie?

service & onderhoud substantieel ondersteu-

Bij de vrijgave van het 4PS Serviceportaal legden we deze vragen voor aan

nen, versoepelen en optimaliseren.

Jules Hollebrandse, product manager en de eerste medewerker die in 2000 bij 4PS in dienst trad.

Ontwikkelgroepen - innovatieteams Bij de ontwikkeling van compleet nieuwe Microsoft Navision-modules of .NET-produc-

Jules Hollebrandse formuleert helder, rustig,

Dat is een bewuste keuze. We doen er

ten zoals bijvoorbeeld 4PS Urenportaal,

zorgvuldig en met het overzicht dat je mag

veel klantenwerk bij en proberen tegelijk

4PS Mobile en het 4PS Serviceportaal

verwachten van een man die opereert op

een open oor en oog te houden voor de

wordt klantinbreng gestimuleerd.

het snijvlak van techniek en functionaliteit.

ontwikkelingen.

Jules Hollebrandse: ‘Als het gaat over grote

Hij is overigens niet de enige product-

In de branche, maar met name ook bij

nieuwe onderwerpen werken we graag met

manager: ‘We zijn met z’n vieren. En we

klanten. Vooral niet in een ivoren torentje

een zogenaamde “ontwikkelgroep”. Dat

doen dit ook geen van allen fulltime.

gaan zitten, dan verkokert je blik teveel.’

is een groep van zowel kleine, middelgrote

12

4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws

als grote klanten waarmee we de ontwikkeling samen aanpakken. Het grote voordeel is dat die elk een schat aan visie en ervaring

Korte termijn ontwikkeling: 4PS Mobile op tablet PC / Windows 7

inbrengen.’ Op basis daarvan worden scope, kaders en randvoorwaarden voor de nieuwe ontwikkeling bepaald. 4PS Mobile was echt zo’n onderwerp dat we from scratch met een ontwikkelgroep hebben opgepakt, zegt hij: ‘Dat hele mobiele concept was voor iedereen in feite een onbekend fenomeen, alles gebeurde in de praktijk nog gewoon met papieren werkbonnen. We begonnen dus met een blanco lei. In een natuurlijk proces van brainstormen groeit er dan een pakket van globale wensen en eisen waaraan zo’n toepassing moet voldoen. Bij 4PS denken we dan vervolgens na over hoe we die wensen en eisen

Voorbeeld hoofdscherm

in direct toepasbare functionaliteit moeten vertalen. In wisselwerking met de ontwikkelgroep wordt de functionaliteit steeds verder uitgewerkt totdat de contouren van het nieuwe product ontstaan en vervolgens verder worden ingevuld. Zo ben je – wat ik noem – “prototypend” bezig.’ Toen 4PS Mobile eenmaal een operationele en vrijgegeven oplossing was, betekende dat niet het einde van de ontwikkelgroep. Hollebrandse: ‘De leden van de ontwikkelgroep, oftewel pilots, vonden het zo’n interessante periode en ze hadden zoveel

Voorbeeldscherm medewerkers per order

van elkaar geleerd dat ze besloten het onderling overleg voort te zetten. Op LinkedIn hebben ze een aparte groep geopend: de Gebruikerskring Service & Onderhoud. Andere klanten hebben zich daarbij aangesloten. Het zijn er nu een stuk of tien. Integrale ERP-applicatie De ontwikkeling van dit soort nieuwe producten onderscheidt zich op een aantal punten wezenlijk van de eerdere ontwikkeling van 4PS Construct en zijn diverse modules, legt Jules Hollebrandse uit. Hij loopt naar het bord en tekent een cirkel: ‘Hier hebben we Microsoft Navision, dat is de kern – zeg maar ons basisplatform. Daarin is met de geweldige Microsoft Navision technologie een behoorlijk aantal basis ERP-functionaliteiten in de standaard gerealiseerd.’

Het dispatching scherm van de grafische serviceplanning


13

Hij tekent een tweede cirkel om de eerste

staat stelt alle mogelijke grafische en andere

product geen innovatie zit. Doorontwik-

heen: ‘Wij hebben daaromheen, maar wel

eigen toepassingen te maken. Voor onze

keling kost de klant opnieuw geld en we

integraal, de brancheoplossing 4PS Con-

klanten is dat een belangrijk gegeven, om-

zijn te sterk afhankelijk van de betreffende

struct gerealiseerd. Dat hebben we gedaan

dat het opnieuw een integraal toe te passen

leverancier.’

met gebruikmaking van de bestaande

Microsoft component is. Daarbij eenvoudig

technologisch hoogstaande tools – zeg

en laagdrempelig in het gebruik.’

Integratie is cruciaal

maar de gereedschapskist – uit Microsoft

We kennen in de .NET omgeving drie

‘Het is niet de kunst om applicaties te

Navision. Samen vormen ze de complete,

productlijnen: de mobiele toepassingen,

maken die stand alone kunnen draaien’,

integrale ERP-applicatie voor onze klanten

dus 4PS Mobile, de grafische planningen

zegt hij. ‘Maar de crux is juist om verschil-

uit de bouw-, GWW- en installatiewereld.

(projecten en service) en de webapplicaties.

lende applicaties, elk met hun eigen doel

Die tweede schil kent inmiddels een rijke,

De jongste operationele webapplicatie is het

en functie, soepel en effectief met elkaar

brede functionaliteit en is in wezen helemaal

4PS Serviceportaal.

te laten communiceren. Daar gaat het om. Die integratie is cruciaal en daar ligt de

met onze klanten samen ontwikkeld. Zo zijn we verzekerd dat het een breed draagvlak

Waarom zelf ontwikkelen?

kracht. Er zijn op dit moment producten

geniet in onze focusmarkt.’

Waarom ontwikkelt 4PS dat soort perifere

op de markt verkrijgbaar met een grote

producten zelf? Zijn die niet gewoon op

functionele rijkdom. De vraag is echter of

Additionele ontwikkeltools voor

de markt verkrijgbaar? Jules Hollebrandse:

we onze klanten daarmee ook echt helpen.

nieuwe producten

‘Dat soort vragen krijgen we vaak te horen.

De praktijk is toch vaak dat ze overladen

‘Microsoft Navision is een prima ontwikkel-

Waarom gaan jullie zelf zo’n mobiele oplos-

worden met functionaliteit, terwijl daarvan

omgeving voor heel veel bedrijfskritische

sing maken als er al minstens 15 partijen zijn

misschien maar zo’n 20% werkelijk relevant

functionaliteiten die op kantoor wordt

die dat ook doen? Waarom ga je zelf een

is. En nog belangrijker: hoe zit het dan

ingezet. Maar grafische planningen bijvoor-

planningstool maken? Waarom een eigen

met de integratie, onderling en die met de

beeld kunnen we beter invullen met .NET

serviceportaal? Het antwoord is simpel:

backoffice? En echt integreren is dan iets

ontwikkeltools. Het gereedschap dat we

wat er is, vinden we niet goed genoeg aan-

anders dan ‘koud tegen elkaar aanplakken’

voor onze nieuwe producten gebruiken als

sluiten op onze back office, 4PS Construct.

(koppelen). Nogmaals, in de integratie zit

verlengstuk van onze ERP-oplossing, vinden

We hebben in het verleden geprobeerd kop-

de kracht, daar ben ik van overtuigd. Liever

we nu dus in “DotNet”, ook een bekend en

pelingen te maken met mobiele oplossingen

wat minder ‘functionele welvaart’, als de

hoogstaand Microsoft product, dat ons in

van derden. Maar de visie die daar achter zit

klant daar maar écht wat aan heeft en de

is – per definitie zou ik bijna zeggen –

integratie met de backoffice maar optimaal

anders dan de onze en daarom moeilijk met

is!’ Oftewel, zoals ik dat dan maar noem:

elkaar in één lijn te brengen. Wat we veel

functioneel welzijn.’

zien is dat partijen hun producten vaak zo

Onderhoudsmonteur werkt met 4PS Mobile

14


breed mogelijk willen inzetten. Dus die was-

Het gelijk van 4PS

machinemonteur die bij jou thuis komt, ge-

4PS toetst haar visie en strategie bij de

bruikt dezelfde applicatie als de man die hier

ontwikkeling van haar producten continu bij

het koffiezetapparaat komt onderhouden of

en met klanten. Verder wordt er alles aan

de monteur van een hekwerkenfabrikant.

gedaan om het releasebeleid voor de ver-

Aan de andere kant vind je de aspecten die

schillende productlijnen onderling goed af te

juist voor onze branche interessant zijn, er

stemmen. Gezien de verregaande integratie

niet of onvoldoende in terug. De technische

van deze producten is dat essentieel. Jules

specificaties van installaties, bijvoorbeeld.

Hollebrandse: ‘Als je de ontwikkeling hele-

Of onderhoudsklussen die langer duren

maal in eigen beheer doet, is die onderlinge

dan een dag, want die applicaties gaan

afstemming natuurlijk een stuk eenvoudiger.

veelal uit van kort cyclisch werk en kunnen

Voor onszelf, maar des te meer voor onze

soms niet over een dag heen plannen.’

klanten. En doordat we de juiste compo-

Natuurlijk lukt het om dat soort applicaties

nenten uit de Microsoft gereedschapskist

van derden werkend te krijgen, maar het

inzetten voor de juiste toepassingen, is een

eindresultaat valt dan toch tegen, zegt hij:

optimale integratie in feite verzekerd en val-

‘Je krijgt uiteindelijk een product dat het

len de beheerkosten voor onze klanten veel

resultaat is van compromissen, in plaats van

lager uit. Het 4PS Serviceportaal moet het

een functioneel uitgedacht eindproduct.

volgende product worden dat het gelijk van

Daar komt bij dat er in het opgeleverde

4PS gaat bewijzen.’

In the spotlight: 4PS Serviceportaal

Meldingenopvolging

Meldingenopvolging facturen

Meldingenanalyse

Prestatietijden

Enkele kenmerken en voordelen: 4PS Serviceportaal Het 4PS Serviceportaal biedt u de mogelijkheid om uw

Enkele voordelen van het 4PS Serviceportaal:

klanten inzicht te geven in informatie rondom geplande en lopende service-orders. Het gaat dan over:

• 100% geïntegreerd met 4PS Construct, 4PS Grafische planning en 4PS Mobile

• Contractueel werk (gepland periodiek onderhoud)

• Commerciële slagkracht verbeteren

• Het invoeren van meldingen / storingen

• Meer rust in het serviceproces

• Opvolgen van meldingen / storingen

• Uw klant kan 24 uur per dag de voortgang via Internet inzien

• Aanvullende opdrachten (bijvoorbeeld vervangingen)

• Standaard Internetapplicatie en eenvoudig te implementeren

• Meldingenanalyse

• Tijdsbesparing van uw callintake medewerkers

• Prestatietijden


15

Tweemaal is scheepsrecht Brabant Water HydroCare kiest in tweede instantie voor 4PS

16


In 2009 kwam de overheid met een nieuwe Drinkwaterwet, die onder meer voorschreef dat er een scheiding moest komen tussen drinkwater- en nietdrinkwatergerelateerde activiteiten. Voor Brabant Water, dat heel NoordBrabant van vers en zuiver drinkwater voorziet, was dat aanleiding om haar commerciële activiteiten onder te brengen in een nieuwe holding – Brabant Water HydroCare – met een drietal zelfstandige dochters: HydroBusiness ontwerpt, financiert, bouwt en exploiteert zuiveringsinstallaties; Hydreco doet hetzelfde met koude- en warmteopslagsystemen; en HydroScope is ’s lands grootste advies- en controlebureau op het gebied van waterkwaliteit- en waterveiligheid.

Intuïtieve gebruikersbeleving gebaseerd op Microsoft Outlook interface

Voor deze drie bedrijven, die op dezelfde verdieping van het hoofd-

Meer service & onderhoud-

teren en in bedrijf houden van die instal-

gebouw van Brabant Water in Breda

dan projectorganisatie

laties. Daar verdienen wij ons geld mee.

gehuisvest zijn en op vele vlakken

‘Alles leek voorspoedig te gaan tot

We financieren de hele zaak vóór en wij

nauw samenwerken, moest er een

gaandeweg de implementatie steeds

regelen verder alles, tot en met de vergun-

nieuw gezamenlijk ERP-systeem komen.

duidelijker werd dat we eigenlijk veel

ningen. Maar klanten beginnen pas te beta-

Nard Hoefnagels, projectleider bij

meer een service- & onderhoudorganisatie

len als ze de eerste kuubs afnemen. Daarom

HydroBusiness, was in 2009 aange-

zijn dan een projectorganisatie.

zijn we voor bedrijven ook zo’n aantrekke-

trokken om alle processen in kaart

Ontwerp en bouw van een zuiverings-

lijke partner. Dat geldt voor HydroBusiness,

te brengen en op zoek te gaan naar

of een KWO-installatie zijn weliswaar te

voor Hydreco, maar ook voor HydroScope.

de meest geschikte oplossing. Die is

beschouwen als unieke projecten, maar

Want wat ze bij HydroScope vooral doen is

er sinds oktober 2010: 4PS Construct

daarna begint het voor ons eigenlijk pas.

de waterkwaliteit van grote instellingen in

op de solide basis van het Microsoft

Onze corebusiness is namelijk het exploi-

de gaten houden. En dat is in feite preven-

Dynamics™ NAV platform. Maar daar ging wel een – halverwege afgekapt – implementatietraject met een andere leverancier aan vooraf. ‘Een vervelende ervaring, die ons voorzichtig heeft gemaakt’, zegt Nard Hoefnagels. Hij vertelt wat er fout ging en hoe het uiteindelijk toch allemaal goed kwam. ‘Toen ik begin 2009 onze processen op een rijtje had, ben ik me gaan oriënteren in de markt. We zijn vervolgens een selectieprocedure aangegaan met drie kandidaten: een Microsoft-partner, een SAP-partner en een zelfstandige speler met een niet op Microsoft gebaseerde oplossing. De Microsoft-partner kwam daaruit als beste naar voren. Voor alle duidelijkheid, dat was niet 4PS.’

Venlo ten behoeve van levering koel-, proces- en demiwater aan DSM


17

Monstername en detail temperatuur

tief onderhoud.

aangepaste versie zouden we zelfs al in

wat de markt ons wat dat betreft te bieden

Ons businessmodel is dus vooral ingericht

oktober 2009 live kunnen gaan.

had. Vast stond in elk geval, dat we een

op exploitatie en continuïteit van relaties.’

Maar ondanks alle kunst en vliegwerk

totaaloplossing wilden. Geen aparte pakket-

van hun kant, werd die belofte niet waar-

ten meer voor CRM, administratie en finan-

Punt achter relatie

gemaakt. Toen duidelijk werd dat ze niet

cieel. Een pakket waar we service en onder-

‘Ons eerste pakket was vooral project-

konden leveren wat ze beloofd hadden,

houd perfect in konden onderbrengen,

gericht. Dus vroegen we de leverancier

hebben we een punt gezet achter de rela-

maar dat ook het projectgedeelte moeite-

het pakket aan te passen en wel zo dat

tie. Dat was in december 2009. We moes-

loos aan zou kunnen. Dat pakket moest

de oriëntatie verlegd werd naar service en

ten dus min of meer opnieuw beginnen.

liefst ook gebaseerd zijn op Microsoft, want

onderhoud. Geen probleem, kregen we

We hebben toch nog eens extra kritisch

de integratie met Outlook en Word was

te horen. Kwam allemaal goed. Met de

gekeken naar onze eigen processen en naar

ons prima bevallen. En ook niet onbelangrijk: het moest een standaardoplossing zijn. Met dat profiel voor ogen zijn we op zoek gegaan naar een echt betrouwbare partner.’ Van meet af aan een klik ‘Tijdens een congres in 2009 had ik al eens met 4PS een goed gesprek gehad over het service & onderhoudaspect en dat was blijven hangen. We hebben opnieuw contact gezocht en al vrij snel bleek dat 4PS eigenlijk perfect in ons profiel paste. En via Microsoft Dynamics NAV hadden ze de integratie met Microsoft die wij zo belangrijk vonden. Bovendien was er vanaf de eerste contacten een klik.

Roermond ten behoeve van bedrijventerrein Roerstreek

18


Na een paar demonstraties zijn we in maart 2010 om de tafel gaan zitten. We hebben vooral gekeken naar functionaliteiten die bij de eerste leverancier problemen opleverden. We willen bijvoorbeeld wateranalyses, die HydroScope aan externe laboratoria uitbesteedt, in het systeem terug kunnen lezen; zodat we automatisch rapportages op basis van deze resultaten kunnen maken en de resultaten dus niet steeds zelf hoeven in te voeren. We willen ook onze leningen inzichtelijk hebben. Omdat we zoveel voorfinancieren is het cruciaal om exact te weten hoe het staat met rentetarieven, aflossingen enzovoort. In tegenstelling tot onze oude leverancier, die klakkeloos ja zei op al onze wensen, was 4PS heel helder in wat wel en wat niet mogelijk was. En uiteindelijk hebben we het totaalpakket gekregen dat we wilden hebben, dus mét financieel, relatiebeheer, projecten, service & onderhoud – plus die laboratoriumkoppeling én die leningenmodule.’ Begrip voor bijzondere situatie ‘Omdat we zulke vervelende ervaringen hadden met onze vorige leverancier hebben we de eerste fase van de implementatie – de basisinrichting – doorlopen in het kader van een proeflicentie. Bij onze vorige leverancier hadden we alle licenties direct al aangeschaft; en zover wilden we nu niet meteen gaan. 4PS had alle begrip voor onze terughoudendheid en stelde de proeflicentie eigenlijk zelf voor. Toen bleek dat zij onze processen begrepen en dat die prima in 4PS Construct konden worden ondergebracht, zijn we overgegaan tot definitieve aanschaf van de licenties. Vervolgens zijn we zelf aan de slag gegaan om ons in 4PS Construct te bekwamen. Dat was in het voorjaar van 2010. Per 1 juli van dat jaar zouden we live gaan maar dat is op ons verzoek uitgesteld tot oktober omdat we onze mensen de tijd wilden gunnen om thuis te raken in de oplossing. Die paar extra maanden hebben de 8 à 9 kerngebruikers uit onze implementiegroep dankbaar gebruikt om de rest van onze 50 users op te leiden.

Roermond ten behoeve van bedrijventerrein Roerstreek


19

nog niet helemaal uit. Maar het moet allemaal wel binnen de komende maanden zijn beslag krijgen. Daarnaast zijn we druk bezig een verdere professionaliseringsslag te maken, onder andere in onze meerjarenonderhoudsplanning. Die module hebben we al wel afgenomen maar nog niet geïmplementeerd. Dat zal ook snel gaan gebeuren. Dit jaar nog, net als die portal-oplossing.’

Feiten in het kort Bedrijf Brabant Water HydroCare Activiteiten Brabant Water HydroCare is de holding voor de ondersteuning van 3 bedrijfsonderdelen. HydroScope is reeds in 2001 opgericht als onafhankelijk en zelfstandig adviesbureau op het gebied van waterkwaliteit en -veiligheid. Hydreco Omdat we vrijwel “from scratch” begonnen

Ontsluiting informatie voor klanten

levert en exploiteert koude- en

was er nauwelijks dataconversie nodig. De

‘Natuurlijk kijken we ook vooruit. We willen

warmteopslagsystemen. HydroBusiness

implementatie verliep verder zonder al te

graag extra functionaliteit toevoegen die in

levert industriewater en zuivert

veel hobbels.

ons voordeel kan werken. Daarbij hebben

afvalwater. Hiervoor ontwerpt, bouwt

Inmiddels draaien we alweer een maand of

we ook 4PS Mobile, de mobiele oplossing

en exploiteert zij zuiveringsinstallaties.

vijf met onze ERP-oplossing. En ik moet

van 4PS, overwogen maar zien daar, voor-

Modules

zeggen dat het beantwoordt aan wat we

lopig althans, nog niet de noodzaak van.

CRM, acquisitie, offertes,

ons ten doel gesteld hadden. We kun-

Onze mensen die onderweg zijn, zijn

calculatie, werkvoorbereiding,

nen ook niet meer zonder 4PS Construct.

namelijk geen monteurs maar adviseurs.

inkoop, logistiek, voorraad,

Voorheen hadden we een Excel-achtige

Onze aandacht gaat eerst en vooral uit

projectregistratie, projectuitvoering,

omgeving waarin mensen één voor één

naar ontsluiting van onze informatie naar

documentbeheer, integratie Microsoft

projecten moesten aanmaken. We hebben

de klant toe. Dat verzoek krijgen we ook

SharePoint, service & onderhoud,

nu een veel consistenter systeem, waar

steeds vaker van onze klanten.

meerjarenonderhoudsplanning,

iedereen in kan. We houden ons relatie-

Daarom willen we graag op korte termijn

financieel, centraal beheer, rekening

beheer nu centraal en misschien wel het

een portal-oplossing realiseren.

courant, debiteurencockpit

belangrijkste: we hebben meer inzicht in

Zodat de klant op elk gewenst moment

Aantal gelijktijdige gebruikers

hoe onze installaties draaien, welke kosten

inzicht kan krijgen in de actuele stand van

35

daarmee gemoeid zijn en waar we op kun-

de rapportage. En dat hij in principe zijn

Besturingssysteem

nen besparen; er is minder papier, meer

eigen servicelocaties en zijn eigen contract-

Windows Server 2008

overzicht en we hebben alles geïntegreerd

gegevens kan gaan bijhouden.

op één centrale plek.’

Hoe we dat precies gaan doen, daar zijn we

4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE

T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E [email protected] I www.4ps.nl

De blik naar voren. Klant staat centraal bij. productinnovatie. 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw, GWW en installatietechniek

Recommend Documents