dura vermeer materieelservice Materieelbeheer klaar voor de toekomst lokhorst bouw & ontwikkeling Pragmatische aanpak 4PS past naadloos

Dy Ov na ern m am ic CT s ER e M B do P-ac icros or tiv of 4P ite t S ite n Nieuwsbrief van 4PS - december 2011

materieelverHuur

dura vermeer materieelservice ‘Materieelbeheer klaar voor de toekomst’

burgerlijke- en utiliteitsbouw

lokHorst bouw & ontwikkeling ‘Pragmatische aanpak 4PS past naadloos’

gww/infra

ooms avenHorn groep ‘we kunnen er al onze doelstellingen in realiseren’

gevelbouw en brandveiligHeid

Hoefnagels groep tilburg ‘verstand van de branche maakt het verschil’

installatietecHniek

scHoonderbeek installatiegroep ‘de mensen van 4PS hebben zich zeer positief onderscheiden’

4PS Construct - de marktstandaard in de bouw, GWW en installatietechniek

4PS Nieuwsbrief 14-1.indd 1

28-11-11 21:48

voorwoord Economisch hebben we een forse tegenwind. In de media struikelen politici over elkaar heen met visies voor het oplossen van de euro- en de bankcrisis. Door de sombere berichtgeving worden zowel bedrijven als particulieren beïnvloed, en zij stemmen hun uitgavepatroon hierop af. Iedereen is voorzichtig en probeert zakelijk scherp aan de wind te zeilen! Sinds de aanvang van de crisis in 2008 doen wij ook niet anders. Echter tot op heden varen we goed door. Het is een cliché – maar daarom nog niet minder waar: de huidige economische ‘pas op de plaats’ biedt wel degelijk kansen. Want nu krijgen we eindelijk de tijd om onze processen eens goed onder de (zelfkritische) loep te houden. Tijd om onszelf die misschien wel meest essentiële vraag te stellen: zijn we overal wel even efficiënt mee bezig? Het is ook precies díe vraag die ten grondslag ligt aan de verdere ontwikkeling van 4PS Construct, onze ERP-oplossing voor de bouw- en installatiemarkt. In de afgelopen jaren heeft die geleid tot verdere verbetering en verfijning en tot de ontwikkeling van aanvullende innovatieve deeloplossingen. Innovaties die allemaal gericht zijn op de versoepeling van uw processen en het vergroten van efficiëntie en gebruikersgemak. Innovaties ook, die voor een groot deel dank zij u tot stand zijn gekomen. In dit nummer introduceren we nieuwe functionaliteit in de vorm van Elektronisch Factureren en de nieuwe versie van 4PS Mobile die nu ook geschikt is voor laptop en tabletcomputer – een innovatie waar al enige tijd verlangend naar werd uitgekeken. In deze nieuwsbrief besteden we met bijzonder genoegen aandacht aan (nieuwe) klanten die het aangedurfd hebben juist nu de overstap naar onze ERP-oplossing te wagen. Bedrijven uit alle branches waarbinnen we actief zijn, zoals Dura Vermeer Materieelservice (materieelverhuur), de Ooms Avenhorn Groep (infra, bouw, projectontwikkeling, ingenieursactiviteiten en internationale wegenbouw), de Hoefnagels Groep (brand- en bedrijfsdeuren/aluminium gevels), Lokhorst Bouw & Ontwikkeling (utiliteits- en woningbouw) en de Schoonderbeek Installatiegroep (elektrotechnische installaties). Zelf hebben we ook de stoute schoenen aangetrokken. We hebben per 1 oktober 2011 namelijk alle ERP-activiteiten van CTB overgenomen. Ook daarover leest u meer in deze uitgave. Macro-economisch hebben we niet zo heel veel in te brengen. We zijn en blijven voor een groot deel afhankelijk van (euro) politiek en financiële wereld. In de tussentijd blijven we – samen met u – zoeken naar innovaties waarmee we u kunnen helpen uw bedrijfsvoering naar een hoger plan te brengen. Niet alleen voor nu maar ook voor straks als het weer beter gaat. André Overeem Partner

2

4PS Nieuwsbrief - Voorwoord


28-11-11 21:48

Inhoud

4

‘Materieelbeheer klaar voor de toekomst’ Dura Vermeer Materieelservice implementeert 4PS Construct

Pragmatische aanpak 4PS past Lokhorst naadloos ‘Het gehele traject is zeer voorspoedig verlopen’

12

8

‘We kunnen er al onze doelstellingen in realiseren’ Ooms Avenhorn Groep uit Scharwoude implementeert 4PS Construct

16

‘Verstand van de branche maakt het verschil’ Hoefnagels Groep Tilburg volop bezig met de implementatie van 4PS Construct

20

‘De mensen van 4PS hebben zich zeer positief onderscheiden’ Voor Schoonderbeek Installatiegroep is 4PS Construct essentieel

verder:

10 4PS neemt ERP-activiteiten van CTB over

Leidende positie binnen Nederlandse bouwnijverheid verder verstevigd

11 Electronisch factureren via ZET Solutions

Vraag vanuit met name de bouwsector

23 4PS Mobile nu ook op laptop en tablet

Colofon

Oplossing geschikt voor zowel bouw als installatietechniek

4PS nieuwsbrief

Eindredactie: 4PS

Deze nieuwsbrief informeert u over de

Redactionele tekst:

ontwikkelingen met betrekking tot ICT

Pieter van Kesteren

en ERP, onze 4PS Construct oplossing en

Productie & Vormgeving:

aanvullende oplossingen van onze partners.

Meurs Grafische Vormgeving

Bestemd voor de installatie-, service &

Fotografie:

onderhoud, GWW- en bouwbranche.

Arjan Hollebrandse 4PS Nieuwsbrief - Inhoud


3

28-11-11 21:49

Materieelbeheer klaar voor de toekomst Dura Vermeer Materieelservice implementeert 4PS Construct

Otto van Stijn en Johan Krouwel van Dura Vermeer Materieelservice

Begin 2009 hakte Dura Vermeer Materieelservice de knoop door. Er moest een nieuw ERP-systeem komen. Het toenmalige pakket had weliswaar voldoende functionaliteit voor het moment maar het was te weinig transparant en niet echt klaar voor de toekomst. En dus ging een projectgroep onder leiding van Johan Krouwel, controller bij Dura Vermeer Materieelservice, op zoek naar een geschikte vervanging. Johan Krouwel en Otto van Stijn, applicatiebeheerder, vertellen over een traject dat uiteindelijk leidde tot de aanschaf van 4PS Construct en over de resultaten van de implementatie van deze bedrijfsbrede oplossing, nu ruim een half jaar geleden. 4

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Dura Vermeer Materieelservice


28-11-11 21:49

Dura Vermeer Materieelservice is gevestigd

Proof of concept

organisatie, de mensen van 4PS:

in Haaften, een dorpje dat schuin tegenover

Hoewel men van meet af aan zeer positieve

‘Ze spreken onze taal en ze hebben verstand

Zaltbommel op de noordelijke Waaloever

geluiden hoorde over 4PS werd de selectie

van materieelverhuur. Want dat is toch een

ligt. Het bedrijf is eenvoudig te vinden. Een

uiterst zorgvuldig ter hand genomen –

heel aparte business, waar maar weinig

hoge kraan, geschilderd in het vertrouwde

compleet met een pakket van wensen en

softwarebedrijven echt iets vanaf weten.

groen en geel van Dura Vermeer, steekt

eisen, een longlist en een shortlist: ‘Zo rond

Dus dat vertrouwen was er.’

tientallen meters boven alles uit en wijst

de Bouwvak van 2009 zijn we het selectie-

Essentieel was ook dat de oplossing bij

feilloos de weg.

traject ingegaan’, aldus Johan Krouwel.

voorkeur Microsoft-based moest zijn.

Dura Vermeer Materieelservice – de naam

‘We hebben de lijst met onze verlangens

4PS Construct is gebouwd op het solide

zegt het al – beheert het materieel voor met

verzonden naar de verschillende kandida-

fundament van Microsoft Dynamics NAV.

name de negen bouwbedrijven binnen de

ten. Dat waren er aanvankelijk een stuk of

Het product van de andere leverancier was

Dura Vermeer Groep. Dat gaat van voor-

tien. Toen de lijst terugkwam, hebben we

dat niet. Maar er was meer. Van Stijn:

raadbeheer van allerlei kleinere artikelen

op basis van een ranking van de functiona-

‘4PS is een zeer pragmatisch ingestelde club.

en gereedschap tot en met het beheer van

liteiten een voorlopige keuze gemaakt. Dat

En dat zijn wij ook. Maar we hebben 4PS

groot materieel als cabins en allerhande

leverde een shortlist op van drie leveranciers,

Construct natuurlijk vooral ook gekozen

steigerbenodigdheden. Dura Vermeer

waarvan er één al vrij snel afviel.’ De twee

vanwege de mogelijkheden van het pro-

Materieelservice telt circa 110 medewerkers

overgebleven kandidaten, waaronder 4PS,

gramma. Die sloten namelijk heel goed

en is goed voor een omzet van zo’n

werd om een ‘proof of concept’ gevraagd:

aan bij onze processen.’

23 miljoen euro per jaar.

alle processtappen werden in een demo-

Het andere pakket zou alleen dankzij een

opstelling doorlopen.

heleboel consultancy passend gemaakt kun-

Meters maken

Beide demo’s werden bijgewoond door een

nen worden, terwijl men bij Dura Vermeer

Het oude ERP-pakket, dat niet Microsoft-

inmiddels geformeerde projectgroep van

Materieelservice nadrukkelijk op zoek was

based was, stamde uit 2002. En hoewel het

zo’n 15 medewerkers. Zij bepaalden, alles

naar iets wat min of meer één op één zou

zoals gezegd functioneel voldeed, was er

afwegend, uiteindelijk bij stemming welke

passen.

weinig ontwikkeling. ‘Tegelijkertijd zag je’,

oplossing het moest worden. De meerder-

En hoewel dat geen harde eis was, zijn

aldus Johan Krouwel, ‘dat Microsoft steeds

heid was duidelijk voor 4PS.

we toch blij dat 4PS Construct geen maatwerkoplossing is. Krouwel: ‘Dat hebben we

nadrukkelijker aan de weg timmerde en bij Dura Vermeer meer en meer de standaard

Verstand van materieelverhuur

gehad met ons vorige pakket en dat gaf met

werd.’ Een ander minpunt was dat de

Wat gaf daarbij de doorslag? Krouwel

name bij updates toch de nodige proble-

gewenste koppelingen met de overige pak-

noemt in de eerste plaats de klik met de

men.’

ketten van Dura Vermeer steeds problematischer werden. En erg gelukkig met de user interface van het oude pakket was men ook al niet; nieuwe medewerkers vergeleken het wel met een DOS-programma. Toen eenmaal de beslissing gevallen was om naar een nieuwe ERP-oplossing op zoek te gaan, ging men snel en voortvarend te werk. ‘Meters maken’ noemen ze dat bij Dura Vermeer Materieelservice. Wat verder een rol speelde, was de conjunctuurdip die zich eind 2008 al aandiende: ‘Het werd wat rustiger’, zegt Otto van Stijn, ‘en de gedachte was dat we de vrijgekomen tijd mooi voor de selectie en de implementatie konden gebruiken.’ De verwachting was toen nog dat de markt in 2012 weer zou aantrekken. Maar zoals iedereen weet, zijn de vooruitzichten sindsdien toch minder florissant.



5

28-11-11 21:49

Containeropslag en steigerpijpen op de werf

Een doorslaggevende factor was volgens

die tijd moet je weer in de oude applicatie

is ook waar we nu staan, vlak voor de imple-

hem verder dat 4PS kon bogen op uitste-

duiken. Gelukkig heeft onze IT-afdeling een

mentatie van de aanvullende functionaliteit.’

kende referenten als Ballast Nedam en

programmaatje gebouwd waarmee we dat

Over die eerste fase bestaat in elk geval

Klop Verhuur: ‘Die hadden toch wel heel

toch redelijk makkelijk terug kunnen lezen.’

grote tevredenheid: ‘Terugkijkend naar de

goede verhalen over 4PS.’

De implementatie duurde uiteindelijk wel

livegang kan ik rustig zeggen dat dat een

Net voor kerst 2009 viel de beslissing. Het

langer dan gehoopt. Krouwel: ‘Vanuit

succes geweest is’, aldus Krouwel. ‘Wat

contract werd half januari 2010 getekend.

financieel-administratief oogpunt is het

vooral ontzettend handig bleek, is dat je in

natuurlijk het mooist als je per 1 januari over

no time toegang hebt tot alle informatie

Iets te optimistisch

kunt. Maar die datum hebben we moeten

binnen het pakket. Je kunt nu bijvoor-

De overeengekomen implementatie bestond

laten varen. Er komt zoveel bij kijken en zo’n

beeld heel makkelijk achterhalen waar

in eerste instantie uit het één op één

implementatie kost – als je het goed wilt

kosten en opbrengsten die op een project

overgaan van het oude pakket naar 4PS

doen – ontzettend veel tijd. De beslissing

geboekt zijn, vandaan komen, doordat je

Construct; de geplande live-datum was

was op een gegeven moment dan ook: óf

kunt doorzoomen vanuit projectboekingen

1 januari 2011. Aansluitend zou dan een

we gaan per 1 januari live, maar dan staat

naar de materieelorder, of de inkooporder

optimalisatie plaatsvinden met toegevoegde

de kwaliteit wel onder druk, óf we gaan per

enzovoort. Dat was voorheen toch een

functionaliteit.

28 maart live waarbij we de kwaliteit kun-

stuk lastiger. De kwaliteit van het beheer is

Problemen met de conversie waren er nau-

nen waarborgen. Voor dat laatste hebben

aanzienlijk verbeterd.’

welijks. ‘Maar dat kwam vooral’, aldus Van

we gekozen, en met succes.’

De nieuwe ERP-oplossing wordt niet alleen ingezet voor materieelverhuur, maar

Stijn, ‘door het besluit om niet de complete historie van de verplaatsingen mee te ne-

Optimalisatie

ondersteunt met de onderdelen calculatie,

men. We zijn op 28 maart 2011 live gegaan

Wat zijn de bevindingen tot nu toe? Van

projectbeheer, en financieel ook de andere

en hebben alléén de stand per 27 maart –

Stijn: ‘4PS Construct draait op dit moment

activiteiten van Dura Vermeer Materieel-

dus al het materieel dat op de werken stond

met vrijwel dezelfde functionaliteit als ons

service. De aanstaande optimalisatie heeft

– overgezet naar 4PS Construct. Dat is best

oude pakket. Zo wilden we het ook. Eerst

onder meer betrekking op Documentenbe-

lastig want voor vragen over projecten vóór

één op één over, dan pas optimaliseren. Dat

heer, SharePoint en CRM, maar ook op RFID.

6



28-11-11 21:49

rfId vErEEnvoudIGT MATErIEELBEhEEr

informatiesysteem als 4PS Construct, dat al

complexe en nu nog volledig papieren admi-

rfId is een scantechniek die al wat langer

helemaal klaar is voor deze techniek.

nistratie van het hele in- en uitnameproces

bestaat maar door een verbeterde techno-

Begonnen wordt met een klein onderdelen-

te digitaliseren en zo te vereenvoudigen.

logie nu pas echt interessant is geworden.

magazijn. daar worden verpakkingen van

van Stijn: ‘Je moet je voorstellen dat onze

Bij rfId worden artikelen met behulp van

moertjes, boutjes, schroefjes en dergelijke

mensen hier buiten in weer en wind bezig

radiosignalen geïdentificeerd. op elk artikel

van tags voorzien. ‘Bij dat magazijn gaat

zijn. Ze moeten vaak met verkleumde of

wordt een computerchip (‘tag’) aange-

het vooral om bestelgemak’, legt van Stijn

vuile handen bonnen schrijven. dat ziet er

bracht, die alle gewenste informatie over

uit. ‘Is een bepaald artikel op, dan wordt via

niet uit. het maakt ook de kans op fouten

dat artikel bevat plus een antenne waar-

rfId automatisch een bestelorder aange-

groter. rfId haalt in één keer een streep

mee de informatie verzonden kan worden.

maakt.’

door al die problemen.’

dat signaal wordt met een rfId-scanner

daarna komt ook het grotere materieel

rfId maakt ook het opleiden van nieuwe

opgepikt en doorgegeven aan een bedrijfs-

aan de beurt. Met als uiteindelijke doel de

mensen een stuk simpeler, aldus otto van Stijn: ‘Straks hoeven we niks meer uit te leggen over al die duizenden artikelen die we hebben. we hoeven eigenlijk alleen maar te laten zien hoe de scanner werkt.’ het optimalisatieplan ligt er en de projectgroep is inmiddels gevormd. Afgesproken is dat de optimalisatie voor de zomer van 2012 zijn beslag zal krijgen.

Feiten in het kort Bedrijf dura vermeer Materieelservice B.v. Activiteiten dura vermeer Materieelservice is de centrale materieeldienst van dura vermeer Groep n.v. Zij richt zich op onderhoud, verhuur en verkoop van materieel. daarnaast zijn zij gespecialiseerd in bouwplaatsinrichting en bekistingen. Modules relatiebeheer, acquisitie, calculatie, inkoop, voorraad, projecten, barcodering, service & onderhoud, documentenbeheer, urenregistratie, klachtenbeheer, materieelverhuur, centraal beheer, termijnmotivering, SharePoint integratie, financieel, leveranciersbeoordeling en -statistieken, vaste activa, debiteurencockpit en relatiecockpit Aantal gelijktijdige gebruikers 45 Besturingssysteem windows Server 2008 Opslag van steigerplanken



7

28-11-11 21:49

Pragmatische aanpak 4PS past Lokhorst naadloos ‘Het gehele traject is zeer voorspoedig verlopen’

Sander de Waard van Lokhorst Bouw & Ontwikkeling

Controller Sander de Waard van Lokhorst Bouw & Ontwikkeling kijkt terug op drie hectische maanden. Die periode stond ervoor om de overstap te maken van het ERP-pakket waar het bedrijf 14 jaar mee gewerkt heeft naar Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct. ‘Een enorme uitdaging die wij dankzij een gedegen voorbereiding, de inzet van onze mensen, de begeleiding van 4PS tot een uitstekend einde hebben gebracht’, aldus De Waard.

8

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Lokhorst Bouw & Ontwikkeling


28-11-11 21:49

Begin 2010 ging Lokhorst op zoek naar een nieuw ERP-pakket. ‘Wij hebben als organisatie een verandering doorgemaakt van functioneel gericht naar projectgericht en het oude pakket voldeed niet meer aan onze eisen’, vertelt De Waard. ‘Een standaard pakket waarbij continuïteit gewaarborgd is, dat mee ontwikkelt met het platform en uitwisselbaar is met Microsoft Office waren de belangrijkste criteria waaraan ons nieuwe pakket moest voldoen. Daarnaast zochten wij een pragmatische manier van implementeren, onafhankelijkheid van consultants en snel zichtbaar resultaat.’ Direct aan de slag Op basis van deze criteria en het feit dat een aantal collega bouwbedrijven binnen het ASVB-netwerk al met 4PS Construct werkten, kwam Lokhorst bij 4PS terecht.

Het projectteam bij Lokhorst

De Waard: ‘Wij wilden graag gebruik maken van de expertise van 4PS en de ervaringen

en heeft alleen de financiële afdeling toe-

en werkvoorbereider mutaties doorvoeren

van de anderen bedrijven binnen het ASVB-

gang tot het systeem.’

in het systeem. Ik reken erop dat dit de organisatie een extra impuls geeft om op

netwerk. De heldere aanpak van 4PS beviel ons prima. Geen wekenlange sessies met

Toekomst

termijn een verdere invoering te realiseren.

werkgroepen maar direct aan de slag met

‘Het is een ‘nice-to-have’ dat op middel-

Nadat het pakket volledig geadopteerd is

een standaard basisinrichting, werkinstruc-

lange termijn de hele organisatie met het

door de organisatie hoop ik dat wij ook de

ties en basisrapporten.

nieuwe pakket gaat werken’, vervolgt De

digitale factuurverwerking kunnen gaan

Onze sleutelgebruikers hebben samen met

Waard. ‘Wij draaien momenteel proef met

implementeren. Het systeem is er in ieder

behulp van een consultant een operatio-

een bouwproject waarbij ook de uitvoerder

geval al klaar voor.’

nele omgeving gecreëerd, waarbij besluiten direct verwerkt waren in de werkinstructies. Deze operationele omgeving is in drie maanden tijd opgebouwd tot de Lokhorstomgeving, waarna de uiteindelijke conversie op 26 mei heeft plaatsgevonden.’ Voorspoedige overgang De Waard kijkt tevreden terug. ‘Het gehele traject is zeer voorspoedig verlopen. Dat komt enerzijds door de gedegen voorbereiding en inzet van onze eigen mensen. Daarnaast heeft consultancy snel de juiste vertaalslag gemaakt van hetgeen wij in ons hoofd hadden en de processen uit ons oude systeem naar de gewenste inrichting in 4PS Construct. Om de overstap behapbaar te houden, hebben wij er bewust voor gekozen alleen het primaire proces in te richten. Momenteel worden dus nog niet alle mogelijkheden van 4PS Construct benut

Fenice Toren Amsterdam

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Lokhorst Bouw & Ontwikkeling


9

28-11-11 21:49

West en Midden Nederland. Het bedrijf werkt zowel aan kleinschalige als complexe en grootschalige projecten in onder andere de gezondheidszorg, de woningbouw, het onderwijs, bedrijfsvastgoed en de hotelbranche. Bij Lokhorst Bouw & Ontwikkeling werken circa honderd mensen.

Feiten in het kort Bedrijf Lokhorst Bouw & Ontwikkeling Activiteiten Lokhorst is specialist op het gebied van ontwikkeling en realisatie van woningbouw en vastgoed voor commerciële doeleinden. Hierbij realiseren zij zowel kleinschalige als complexe en grootschalige projecten. Sterren College Haarlem

Modules Relatiebeheer, acquisitie,

Lokhorst Bouw & Ontwikkeling

documentenbeheer, klachtenbeheer,

Lokhorst Bouw & Ontwikkeling uit Beverwijk

inkoop, documentscanning,

is opgericht in 1934. Het oorspronkelijke

projectbeheer, financieel

familiebedrijf is sinds 1997 onderdeel

Aantal gelijktijdige gebruikers

van netwerkorganisatie Aan de Stegge

12

Verenigde Bedrijven (ASVB). Lokhorst richt

Besturingssysteem

zich als regionaal georiënteerd bouwbedrijf

Windows 2008 Server

op utiliteits- en woningbouwprojecten in

4PS neemt ERP-activiteiten van CTB over Leidende positie binnen Nederlandse bouwnijverheid verder verstevigd Ruim 8 jaar lang hebben CTB en 4PS

de gezamenlijke benadering van de

distributiestrategie van Microsoft hebben

broederlijk de op Microsoft Dynamics

ERP-markt.

geleid tot een recente evaluatie van de

NAV gebaseerde ERP-oplossing van 4PS,

samenwerking tussen CTB en 4PS. Daarbij

genaamd 4PS Construct, aan de man

CTB is een toonaangevende ICT-dienst-

gebracht. CTB deed dat op de markt

verlener met specialisaties op het vlak van

de ERP-activiteiten van CTB door 4PS voor

voor uitvoerende bouw- en GWW/

flexibele arbeid, salarisverwerking, HRM en

beide bedrijven de meest logische en meest

combibedrijven, 4PS bij bedrijven die

relatiebeheer. De decenniumlange samen-

effectieve optie is.

actief zijn op het gebied van installatie-

werking tussen 4PS en CTB is van meet

techniek, service & onderhoud, mate-

af aan succesvol geweest. Beide bedrijven

Dat wil overigens niet zeggen dat de relatie

rieel, vastgoedonderhoud en gevel-

bouwden in die periode een indrukwekkend

tussen CTB en 4PS daarmee beëindigd is.

bouw. Per 1 oktober 2011 heeft 4PS de

en almaar groeiend klantenbestand op.

Integendeel. CTB blijft actief binnen de

ERP-activiteiten van CTB overgenomen.

Maar de turbulente ontwikkelingen in de

bouwnijverheid met haar oplossingen,

Daarmee is er een eind gekomen aan

huidige marktsituatie en de aangepaste

ASTA Power Project (planning), Cobra

10

is vast komen te staan dat overname van

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Lokhorst Bouw & Ontwikkeling / 4PS Nieuws


28-11-11 21:49

(HR en salaris), CRM (op basis van Microsoft CRM) en ProjectPortaal (op basis van Microsoft SharePoint). De samenwerking tussen CTB en 4PS zal met name op deze gebieden verder worden geïntensiveerd. Door de overname groeit het personeelsbestand van 4PS naar 75 medewerkers en versterkt het bedrijf zijn leidende positie als ICT-leverancier voor de Nederlandse bouwnijverheid.

Electronisch factureren via ZET Solutions Vraag vanuit met name de bouwsector Om ons heen zien we dat er steeds

ZET Solutions versturen heeft u als ontvan-

4PS Construct matcht deze factuur met een

meer vraag komt naar electronisch

gende partij maar één adres nodig om uw

inkooporder. Dit gebeurt op dezelfde manier

factureren en gefactureerd worden.

electronische facturen op te halen.

als het huidige proces met ICM/ICF-facturen

In de installatiebranche kennen we al meerdere jaren het ICM/ICB/ICF-protocol

binnen installatietechniek. Dit houdt in dat Doorontwikkeling 4PS Construct

als de electronische factuur een ordernum-

waardoor electronisch berichtenverkeer

Het ontvangen van electronische facturen

mer bevat, de ontvangstregels van die order

mogelijk is.

in het ICF-formaat is al jaren mogelijk bin-

worden opgehaald en gekoppeld aan de

In de bouw is sinds enige tijd S@les in

nen 4PS Construct. ICF-facturen kunnen

factuur. Als het factuurbedrag matcht met

de Bouw actief waardoor dit fenomeen

worden ingelezen en worden gematcht met

het orderbedrag, wordt de factuur vervol-

ook in de bouw mogelijk wordt. Steeds

inkooporders. Dit heeft tot gevolg dat de

gens automatisch verwerkt. Indien dit niet

meer toeleveranciers en afnemers gaan

factuurverwerking grotendeels automatisch

het geval is, blijft de factuur staan om te

communiceren via S@les in de Bouw.

verloopt.

worden gecontroleerd door een mede-

Uitdaging bij zowel S@les in de Bouw

werker van de financiële administratie.

als ICM/ICB/ICF is het feit dat er wel een

Sinds 2010 is het ook mogelijk om S@les in

De ingelezen PDF afdruk van de factuur

standaard is voor de berichten maar

de Bouw facturen in te lezen in 4PS Con-

wordt als extern document aan de factuur

niet voor de communicatie tussen de

struct. Tot voor kort kon er echter nog geen

in 4PS Construct gekoppeld.

partijen. Dit heeft tot gevolg dat u als

gebruik gemaakt worden van de ordermat-

kopende partij met meerdere leveran-

ching. We hebben nu een aantal nieuwe

Per leverancier kunt u opgeven of deze

ciers afspraken moet gaan maken om

functionaliteiten toegevoegd. In vogelvlucht

leverancier zijn facturen aanlevert via

de berichten ook daadwerkelijk te

enkele belangrijke toevoegingen:

ZET Solutions. Voor alle duidelijkheid:

versturen en ontvangen. Ook kan dit tot

U zult zelf een contract met ZET Solutions

gevolg hebben dat er meerdere stukjes

Inkoopfacturen

moeten afsluiten voor het ontvangen van

communicatiesoftware op uw servers

Er is een mogelijkheid gemaakt om in-

uw facturen.

of clients geïnstalleerd moeten worden.

koopfacturen op te halen vanaf de website van ZET Solutions. Het gaat hierbij dan om

ZET Solutions

electronische facturen in het GS1 xml

Vanuit S@les in de Bouw en Bouwend

formaat. Bij die facturen zit ook altijd een

Nederland is nu een samenwerkingsverband

PDF afdruk van de factuur. Ook deze zal

aangegaan met ZET Solutions. ZET Solutions

worden binnengehaald in 4PS Construct.

is een zelfstandig bedrijf dat zich opstelt als intermediair voor factuurberichten. Doordat

Matching

leveranciers hun facturen electronisch aan

De factuur wordt vervolgens ingelezen en 4PS Nieuwsbrief - 4PS Nieuws / 4PS Construct productnieuws


11

28-11-11 21:49

‘We kunnen er al onze doelstellingen in realiseren’ Ooms Avenhorn Groep uit Scharwoude implementeert 4PS Construct

12

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Ooms Avenhorn Groep


28-11-11 21:49

Het Noord-Hollandse bedrijf Ooms Avenhorn Groep koos in 2008 definitief voor 4PS en 4PS Construct. In de herfst van dat jaar begon het implementatietraject. Toch duurde het nog tot april 2010 voordat het bedrijf daadwerkelijk live ging. Dat de implementatie wat langer duurde dan de tijd die gemiddeld voor een dergelijk traject staat, had alles te maken met de organisatorische complexiteit van Ooms Avenhorn Groep. Het bedrijf is in de markt actief op vijf verschillende fronten: infra, bouw, projectontwikkeling, ingenieursactiviteiten en internationale wegenbouw. Een zeer specifieke combinatie van activiteiten die het lastig maakt om de implicaties daarvan op de juiste manier in te schatten. Stefan Verkade, financial controller bij Ooms Avenhorn Groep, was project-

Nostalgie

leider gedurende het hele selectie- en

als je naar de omzet kijkt. We beschikken

heid, kwaliteit en referenties. Kansen voor

implementatietraject. Hij legt uit hoe

over een eigen asfaltcentrale in Schagen.

het bedrijf liggen volgens Stefan Verkade

het allemaal zo gekomen is. ‘Een ding is

Daarnaast nemen we deel in nog eens twee

vooral in de sfeer van beheer en onderhoud:

zeker’, zegt hij, ‘het was een buitenge-

asfaltcentrales.’

‘We hebben erg veel onderhoudscontrac-

woon leerzame ervaring.’

In Nederland is Ooms Avenhorn Groep

ten afgesloten met lagere overheden en

vooral actief in het westen. Het bedrijf zet

provincies, Noord-Holland bijvoorbeeld. In

De hoofdvestiging van de Ooms Avenhorn

vooral in op innovatiekracht, korte lijnen,

dat soort projecten zijn we kansrijk omdat

Groep beslaat een groot deel van het

snelheid en kwaliteit. Die innovatiekracht uit

die precies op onze maat gesneden zijn.

Noord-Hollandse Scharwoude, een eeuwen-

zich ook in de aanwezigheid van een eigen

Bovendien scoren we daar goed vanwege

oud lintdorp onder de rook van het stadje

R&D-afdeling en laboratorium. ‘Dat is best

de bijzondere kwaliteit en duurzaamheid

Hoorn. De bedrijfsgebouwen strekken zich

uitzonderlijk voor de middelgrote speler die

van onze asfaltproducten.’

uit aan beide zijden van de hoofdweg, die

we zijn’, zegt Stefan Verkade. ‘Daar is durf

eveneens Scharwoude heet. Het huidige

voor nodig. En durf is wel een kenmerk van

Verouderd systeem

hoofdgebouw staat tegenover het vroegere

ons.’

Op de vraag wanneer de noodzaak van een nieuw ERP-systeem echt voelbaar

bedrijfsonderkomen, dat naast het oude kerkje van Scharwoude van een welverdien-

Kansrijk in beheer en onderhoud

werd, antwoordt Stefan Verkade: ‘We zijn

de rust geniet. ‘Ooms wegenbouw’ staat er

Ooms Avenhorn Groep heeft een paar

al sinds jaar en dag bezig onze project-

in fraaie antieke letters op de gevel.

goede jaren achter de rug, maar de huidige

bewaking te verbeteren. Dat is immers van

conjuncturele dip laat niemand onberoerd.

levensbelang voor een aannemersbedrijf.

Innovatiekracht, korte lijnen, snel-

Stefan Verkade: ‘Doordat het bouwrijp ma-

Maar we werkten met een systeem dat

heid en kwaliteit

ken van gronden voor woningbouw als ge-

verouderd was – grafisch, maar ook qua

Het toenmalige wegenbouwbedrijf is inmid-

volg van de crisis afneemt, krijgen we steeds

functionaliteit en gebruiksgemak.

dels uitgegroeid tot een internationaal ope-

meer te maken met kleine aanbieders,

En waar ik als controller nogal tegenaan

rerend bedrijf met vijf verschillende divisies.

die zich met ons inschrijven op de kleinere

liep, was de moeizame datatoeganke-

Door die brede expertise is de onderneming,

projecten. Aan de andere kant hebben we

lijkheid. In theorie kon je er alles mee:

die zo’n 800 medewerkers telt, in staat om

in de middelgrote projecten steeds meer

calculeren, inkooporders plaatsen, project-

– zoals ze zelf zegt – ‘van een weiland in

concurrentie van de hele grote jongens,

bewaking, financieel, materieel; er zat ook

afzienbare tijd een complete stad te maken’.

die ook een deel van de koek voor zich

een uitvoerdersmodule in. Het was alleen

Toch is Ooms Avenhorn Groep zijn oor-

opeisen.’ In dat krachtenveld onderscheidt

veel te complex, waardoor onze mensen

spronkelijke stiel trouw gebleven. Stefan

Ooms Avenhorn Groep zich door bij aan-

hun toevlucht namen tot Excel of Word.’

Verkade: ‘Wegenbouw, en dan met name

bestedingen juist hoog te scoren op niet

Daar kwam bij dat de organisatie in de

asfalt, is toch wel onze core business, zeker

puur financiële parameters als duurzaam-

tien jaar dat het systeem operationeel was, 4PS Nieuwsbrief - Klantcase Ooms Avenhorn Groep


13

28-11-11 21:49

Stefan Verkade en Matthijs Keur van Ooms Avenhorn

enorm veranderde. Het bedrijf groeide sterk,

wensen en eisen opgesteld. ‘Dat hebben we

heeft men zich toch wel wat op verke-

mede door een aantal overnames die in

aan vijf verschillende aanbieders voorgelegd’,

ken’, zegt Stefan Verkade. ‘We hebben

2005 resulteerden in de samenvoeging van

zegt Stefan Verkade. ‘Eén aanbieder rea-

immers verschillende bloedgroepen: infra,

vijf infrabedrijven. In het toen gecreëerde

geerde niet, een ander trok zich terug met

woningbouw, projectontwikkeling, een

format werkt de organisatie in feite nog

als gevolg dat er drie serieuze kandidaten

ingenieursbureau, buitenlandse handel en

steeds.

overbleven. CTB/4PS was er daar één van.’

asfaltcentrales. Die combinatie was nieuw

Doordat de organisatiestructuur in deze

Begin 2008 werden de overgebleven kan-

voor CTB/4PS.’

jaren sterk veranderd is en de eisen op het

didaten uitgenodigd om hun oplossingen

Daar kwam bij dat Ooms Avenhorn Groep

gebied van rapportage toenamen, werkte

in Scharwoude te demonstreren. Vervol-

niet alleen bezig was met een applicatiever-

het systeem niet meer zo efficiënt als ge-

gens werden de pakketten op vijf criteria

andering maar ook met een organisatiever-

wenst. ‘Het werkte’, zegt Stefan Verkade,

beoordeeld: pakket van eisen, referenties,

andering: de nieuwe ERP-oplossing diende

‘maar echt ideaal was het niet’.

continuïteit, kosten en de demonstratie.

namelijk tevens als vehikel om organisatie

De Microsoft Dynamics NAV/4PS Construct

en processen verder te optimaliseren.

Een compleet nieuwe oplossing

oplossing van 4PS kwam uiteindelijk als

Dat alles bij elkaar maakte dat men zich

beste naar voren. Een close finish waarbij

Extra functionaliteit

begin 2007 de vraag stelde: gaan we de

de zekerheid van continuïteit en gebrui-

Wat de zaak verder compliceerde was het

jongste versie van ons oude systeem

kersvriendelijkheid uiteindelijk de doorslag

feit dat het bedrijf een stukje extra functio-

implementeren of gaan we naar een

gaf. In juni van dat jaar viel de definitieve

naliteit wilde op het gebied van financiële

compleet nieuwe oplossing. Stefan Verkade:

beslissing.

inrichting en het uitvoerdersscherm. Stefan Verkade: ‘Wij wilden maximaal gebruiksge-

‘Inhoudelijk was ook die jongste versie een goed product, zij het qua look and

Implementatie langer dan gedacht

mak voor onze uitvoerders. Administratieve

feel enigszins verouderd. Maar de commu-

Het stappenplan dat vervolgens werd

mensen vinden het niet zo erg om af en toe

nicatie met de leverancier was slecht, en dat

opgesteld, moest resulteren in een complete

eens door te moeten klikken, uitvoerders

telde heel zwaar. Bovendien ging het

live-gang in-één-keer met uitzondering

wel. Die willen alle bewerkingen liefst in één

gerucht dat ze bezig waren de bouwsector

van de inkoop- en de uitvoerdersmodule.

scherm kunnen doen.’

als klant af te stoten. We besloten daarom te

De implementatie duurde langer dan

Die extra functionaliteit was toegezegd,

kiezen voor een compleet nieuwe oplossing.’

gedacht. Hoe kwam dat?

maar bleek tijdens de implementatie nog

In het najaar van 2007 werd op basis van

‘Wat zeker een rol gespeeld heeft, is de

niet gerealiseerd. De zaak werd opgelost

een grondige inventarisatie een pakket van

complexiteit van onze organisatie. Daar

doordat 4PS zich – vooruitlopend op de

14



28-11-11 21:49

overname per 1 oktober 2011 van de ERP-activiteiten van CTB – intensief met de zaak ging bemoeien. Stefan Verkade: ‘Er zijn fouten gemaakt, maar eerlijk is eerlijk, CTB en 4PS hebben de zaak binnen een paar maanden keurig geregeld.’ Duidelijk is intussen wel dat er een spanningsveld blijft bestaan tussen de extra functionaliteit die sommige klanten verlangen en de standaard oplossingen die 4PS nastreeft. ‘Dat levert soms pittige discussies op’, zegt Stefan Verkade, ‘maar als we hen met goede argumenten van het nut van bepaalde extra functionaliteit weten te overtuigen, proberen ze die ook zo snel mogelijk in hun oplossing te integreren.’ Kritische klant Op 26 april 2010 ging Ooms Avenhorn

Ooms reconstrueert de Kanaaldijk in Koedijk

Groep operationeel. De inkoopmodule volgde op 1 januari 2011, het aangepaste

vindt men bij Ooms Avenhorn Groep dat het

brengen. We zijn zeker op de goede weg,

uitvoerdersscherm drie maanden later.

werken in een uitvoerdersscherm simpel en

maar we hebben nog een aantal mooie

‘Uiteindelijk is het een heel goede imple-

optimaal gebruiksvriendelijk moet zijn.

optimalisatietrajecten voor de boeg.’

mentatie geweest’, vindt Stefan Verkade.

Op het verlanglijstje staan verder zaken als

Ooms Avenhorn Groep, die zichzelf een

het scannen van inkoopfacturen, digitaal in-

kritische klant noemt, blijft het systeem

kopen, e-invoicing en het digitaal rapporte-

intussen samen met 4PS optimaliseren en

ren aan banken en overheden. Het scannen

Feiten in het kort Bedrijf

finetunen. Dat geldt voor alle modules,

van facturen moet binnen een paar jaar

Ooms Avenhorn Groep

maar vooral voor de uitvoerdersmodule.

mogelijk zijn. De rest zal wat langer duren.

Activiteiten

Wat dat laatste betreft stellen ze hogere

Spijt van de keuze voor de oplossing van

Ooms Avenhorn houdt zich bezig met

eisen dan de gemiddelde klant. Uitvoerders

4PS heeft Stefan Verkade geen moment ge-

infra-activiteiten, bouw van woningen

hebben het ontzettend druk met andere

had: ‘4PS Construct heeft enorme potentie

en utiliteit, projectontwikkeling

zaken; tegelijkertijd is het van cruciaal

en beantwoordt helemaal aan onze doel-

van wijken en gehele gebieden,

belang dat ze alle informatie correct en op

stelling de informatie uit al onze primaire

ingenieursactiviteiten voor infra-

het gewenste moment invoeren. Daarom

processen binnen één applicatie onder te

en bouwwerkzaamheden en internationale wegenbouw en engineering op het gebied van asfalt en speciale bitumen. Modules Relatiebeheer, acquisitie, inkoop, voorraadbeheer, documentenbeheer, projectontwikkeling, GWW, projectbeheer, materieel, uitvoerdersdagboek, termijnmotivering, rekening courant, financieel, centraal beheer, leveranciersbeoordeling Aantal gelijktijdige gebruikers 80 Besturingssysteem Windows 2008 Server

Onderhoudswerkzaamheden door Ooms aan de Van Brienenoordbrug



15

28-11-11 21:49

‘verstand van de branche maakt het verschil’ hoEfnAGELS GroEP TILBurG voLoP BEZIG MET dE IMPLEMEnTATIE vAn 4PS ConSTruCT

16

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Hoefnagels Groep


28-11-11 21:49

De Hoefnagels Groep uit Tilburg zag zich na drie jaren van moeizame vorderingen uiteindelijk genoodzaakt een uiterst onbevredigend implementatietraject rigoureus af te kappen. De verantwoordelijke leverancier bleek meer te hebben beloofd dan hij waar kon maken. Vervolgens ging men naarstig op zoek naar een nieuwe partner. Dat werd 4PS. Na een voortraject dat nauwelijks drie maanden duurde, is de implementatie van 4PS Construct inmiddels in volle gang. ‘Waar zit het grote verschil?’, vragen we Peter van den Elshout, directeur van Hoefnagels Aluminium Gevels. ‘Bij 4PS hebben ze verstand van de branche, ze

Productie-afdeling Hoefnagels Brand- en Bedrijfsdeuren

snappen waar wij mee bezig zijn’, zegt hij gedecideerd. ‘Zij kwamen tijdens het

steeds strengere brandveiligheidseisen die

ling mogelijk. Dat heeft alles te maken met

offertetraject al verder dan onze vorige

mede het gevolg zijn van rampen zoals in

de steeds strengere Europese eisen op het

leverancier in drie jaar!’ Peter van den

Enschede, Schiphol en Volendam. Eisen die

gebied van warmteontwikkeling. Het gaat

Elshout legt uit wat er mis ging en hoe

ook gelden voor gebouwen die gerenoveerd

dus niet alleen om het tegengaan van open

het toch nog allemaal goed kwam.

worden. Dus juist in renovatie zit nog een

vuur maar ook van een hoge temperatuur-

behoorlijke potentie.’

ontwikkeling. Want hoge temperaturen kunnen tot spontane ontbranding leiden,

‘Ons bedrijf gaat eigenlijk terug tot 1884. Wat begon als een smederij aan de

Dicht bij het vuur

met alle gevolgen van dien.

IJzerstraat in het centrum van Tilburg is

‘Onze kracht zit vooral in het feit dat we

We brengen trouwens advies uit over brand-

uitgegroeid tot een bedrijf dat je – in

voortdurend bezig zijn nieuwe innovaties

werende producten aan de betreffende

Nederland – rustig toonaangevend mag

te ontwikkelen, die moeten leiden tot een

Europese commissie. Dus ook wat dat be-

noemen op het gebied van brandwerende

steeds langduriger brandwerendheid. Onze

treft zitten we, zeg maar, dichtbij het vuur.’

scheidingen. Hoefnagels Brand- en Bedrijfs-

jongste innovatie is een zogenaamd Fire-

deuren begon in 1985 met de ontwikkeling

screen®. Dat bestaat uit brandwerend textiel

‘Implementatie vorige leverancier

van branddeuren. Sindsdien hebben we

van een speciale samenstelling waarmee je

jammerlijk mislukt’

ons daarin steeds meer gespecialiseerd.

een brandwerendheid haalt van 60 minuten.

De huidige bedrijfsactiviteiten van de Hoef-

We leveren al een breed assortiment maar

Die brandwerendheid kun je ook nog eens

nagels Groep bestaan voor 70 procent uit

we blijven onze leidende positie verder

verhogen tot 120 minuten door toevoegen

brandwerende producten en voor 30 pro-

uitbouwen en verstevigen. Tot dat assorti-

van specifieke componenten of door meer-

cent uit aluminium gevels. Om die activitei-

ment horen ook inbraakwerende rolluiken

dere schermen achter elkaar toe te passen.

ten veilig te stellen voor de toekomst zullen

en rolhekken op maat.

Het zijn schermen die alleen naar beneden

we onze processen moeten optimaliseren.

De Hoefnagels Groep kent daarnaast nog

komen als er brand is. Ze worden specifiek

Zo valt er nog wel wat te winnen op het

een divisie Aluminium Gevels, die al 40 jaar

gebruikt voor het compartimenteren van

gebied van efficiëncy, bijvoorbeeld door

kwaliteitsgevels maakt maar op dit moment

grotere ruimtes. Ze maken dus deel uit van

een betere projectbewaking. Informatie

– zoals vrijwel alle bouwbedrijven – nogal

een heel systeem, compleet met vluchtrou-

krijgen we nu vaak pas achteraf.

te lijden heeft onder de gevolgen van de

tes. Dit soort schermen wordt nu al op grote

Daardoor kunnen we nog te moeilijk

malaise in de bouw. Gelukkig hebben we

schaal toegepast. Ze hangen overal, alleen je

inspelen op veranderingen waar we tijdens

binnen deze divisie veel profijt van een

ziet ze niet. En dat is maar goed ook, want

projecten mee geconfronteerd worden.

nieuw product: speciale schuifdeuren die

als je ze wél ziet dan is er echt iets mis.

Maar ook interne processen als voorbe-

we maken voor de exclusieve jachtbouw.

Het grote voordeel van deze schermen is dat

reiding en inkoop kunnen beter. En heel

Onze divisie Brand- en Bedrijfsdeuren is

ze lichter zijn, waardoor de onderliggende

veel gaat ook nog gewoon op papier.

actief op een markt waar nog wel flink wat

constructie minder zwaar kan zijn. Ze zijn

We waren ons daar natuurlijk al veel langer

rek in zit en die dus nauwelijks last heeft

dus ook aanzienlijk goedkoper. In dit soort

van bewust. Een nieuwe bedrijfsbrede

van de recessie. Daar profiteren we van de

producten is trouwens nog volop ontwikke-

ERP-oplossing moest daar verbetering in 4PS Nieuwsbrief - Klantcase Hoefnagels Groep


17

28-11-11 21:49

Bedrijfspand Hoefnagels Groep in Tilburg

brengen. Daarom zijn we in 2007 vanuit de

naam maar bleek uiteindelijk nauwelijks iets

een partner die echt verstand heeft van de

Hoefnagels Groep op zoek gegaan naar een

van onze branche te begrijpen. Het duurde

bouw- en installatiebranche. Dan kom je in

alternatief voor onze huidige automatise-

allemaal ontzettend lang, vooral ook omdat

ons land op een drietal mogelijke kandida-

ring, een op unix gebaseerd systeem dat

ze overal maatwerk voor moesten schrijven.

ten, met wie we dan ook een selectietraject

we zo’n 15 jaar geleden aangeschaft heb-

We waren zo diep ontevreden dat er op een

zijn ingegaan. Ze hebben alle drie uitgebreid

ben en dat echt aan vervanging toe was.

gegeven moment niets anders op zat dan

hun oplossingen gedemonstreerd. Daaruit

In 2008 meenden we de leverancier gevon-

de stekker uit het implementatietraject te

kwam 4PS voor ons als beste naar voren.

den te hebben, die ons aan dat nieuwe

trekken.’

Waarom? Ze hadden in de eerste plaats een uitgebreide kennis van en ervaring met

ERP-systeem zou helpen. Hij gaf ons het idee dat hun oplossing – ook een NAV-

Werk ’t maar uit

bedrijven als het onze. Wat verder een rol

pakket trouwens – met wat aanpassingen

‘Daarna hebben we een externe adviseur

speelde was hun benadering. Die was heel

helemaal zou kunnen voldoen aan onze

aangetrokken en hem de vraag voorgelegd:

prettig en praktisch, en dat bedoel ik zowel

wensen en eisen.

moeten we verder met Microsoft Dynamics

persoonlijk als op bedrijfsniveau. Ze voelden

Maar het is jammerlijk misgegaan. De leve-

NAV of moet het totaal iets anders worden?

precies aan waar bij ons de specifieke pro-

rancier in kwestie had op zich een goede

Zijn advies was: blijf bij NAV maar zoek

blemen zaten en waren bereid om ook echt in het offertetraject te investeren. Om een idee te geven: toen bleek dat zij de beste papieren hadden, hebben we gezegd ‘werk ’t maar uit!’. Wel met de oprechte intentie samen verder te gaan maar nog zonder formeel opdracht te verstrekken. Dat was voor 4PS al voldoende om voortvarend en vol overtuiging aan de slag te gaan. Met als resultaat dat ze tijdens het offertetraject al verder kwamen dan onze vorige leverancier in de drie jaar daarvoor!’ Voortraject binnen 3 maanden afgerond ‘Daarmee was de zaak in feite beklonken.

Productie Hoefnagels Aluminium Gevels

18

Het hele voortraject heeft nauwelijks drie



28-11-11 21:49

maanden geduurd. Inmiddels zijn we volop aan de gang met de implementatie van 4PS Construct. Simulatie 1 is net afgesloten. dat houdt in dat 4PS de basisinrichting verzorgd heeft en dat die door ons akkoord is bevonden. nu zitten we in de tweede fase, waarin consultants van 4PS de zaak samen met onze projectgroep verder in gaan richten. die projectgroep bestaat uit vijf mensen die ieder een specifiek onderdeel voor hun rekening nemen: CrM, financieel, Projectadministratie, Inkoop en Service & onderhoud. we hebben gekozen voor het complete pakket, vanaf acquisitie tot en met de uiteindelijke facturering en met inbegrip van de specifieke module Service & onderhoud. de verschillende pakketonderdelen van 4PS Construct zijn dermate inzichtelijk dat we alle vertrouwen hebben in een goed resul-

Woontoren Courzandseweg Rotterdam

taat. we zijn ervan overtuigd dat we met dit nieuwe systeem uiteindelijk zoveel

tijdslijn en voldoende toetsmomenten.

‘we hebben al een keer bakzeil moeten

inzicht krijgen in onze processen dat we

de bedoeling is dat we op 2 januari, dat

halen. dat gaat ons niet nog eens gebeuren.

de faalkosten praktisch kunnen elimineren.

is de eerste werkdag in 2012, live gaan.

die tweede januari is een keiharde datum.

wat dat betreft sprak de demonstratie

we zijn met de implementatie gestart in

dus de verwachtingen zijn hooggespannen.

boekdelen. Zo veel zaken na die drie jaar

juli dit jaar. dus in zes maanden willen we

Maar tegelijkertijd is het vertrouwen groot,

van mislukte implementatie eindelijk eens

de klus geklaard hebben. dat zou moeten

bij de hele projectgroep.’

goed in beeld kwamen. de overeengeko-

lukken, te meer omdat we natuurlijk al wat

men aanpak is helder en vooral ook realis-

voorkennis hebben uit die eerdere, afge-

tisch, met een stappenplan, een duidelijke

broken implementatie.’

Feiten in het kort Bedrijf hoefnagels Groep Activiteiten de hoefnagels Groep is specialist in het ontwikkelen, installeren en onderhouden van zowel brand- en bedrijfsdeuren als aluminium gevels. Modules relatiebeheer, relatiecockpit, acquisitie, inkoop, (project)voorraad, projectbeheer, documentenbeheer, service & onderhoud, uitvoering, financieel, centraal beheer Aantal gelijktijdige gebruikers 30 Besturingssysteem windows 2008 Server Dubbele Firescreens ter beperking van de brandschade ®



19

28-11-11 21:49

‘De mensen van 4PS hebben zich zeer positief onderscheiden’ Voor Schoonderbeek Installatiegroep is 4PS Construct essentieel

Hillegom. Altijd in één adem genoemd met Lisse. Beide dorpen liggen broederlijk boven elkaar in het meest noordelijke deel van Zuid-Holland, dat vooral bekend is om zijn uitgestrekte bollenvelden. Daarvan is op deze zonovergoten oktobermorgen weinig meer te zien; vrijwel alle bollenakkers zijn omgeploegd. Maar dat betekent niet dat het economische leven er stil ligt. Integendeel, er is volop andere bedrijvigheid. Bij de Schoonderbeek Installatiegroep bijvoorbeeld. Dit van oorsprong Hillegoms bedrijf voorziet de wijde regio van een ruim pakket aan diensten, variërend van advies en engineering tot aanleg en instandhouding van vrijwel alle elektrotechnische installaties, waaronder lichten krachtinstallaties, brandmeldinstallaties, beveiligingsinstallaties, camera- & toegangscontrole en telefoon- en data installaties. We spreken er met algemeen directeur Willem Heij en controller Martin van der Meij over de implementatie van 4PS Construct – volgens hen ‘de snelste implementatie ooit’.

20

4PS Nieuwsbrief - Klantcase Schoonderbeek Installatiegroep


28-11-11 21:49

De Schoonderbeek Groep heeft vijf dochters: Schoonderbeek Installatietechniek te Hillegom, Ekelschot Installatietechiek te Nieuwkoop, Luke Installatietechniek te Zaandam, Pruijs Elektrotechniek te Schiphol en Gehrels Elektrotechniek eveneens gevestigd in Hillegom. In afwachting van algemeen directeur Willem Heij, die wat later aan het gesprek deelneemt, stellen we onze eerste vragen aan Martin van der Meij, die net als Willem Heij nauw betrokken is bij het hele selectie- en implementatietraject. Wanneer werd duidelijk dat er behoefte was aan een nieuw ERP-systeem? Martin van der Meij: ‘Wij hadden in 2001 een ERP-systeem aangeschaft waar we

Willem Heij en Martin van der Meij, van Schoonderbeek Installatietechniek

aanvankelijk best tevreden over waren. Maar toen het bedrijf groeide en we ook

Willem Heij (die inmiddels aangeschoven

antwoorden, was de keuze eigenlijk snel

met grotere projecten te maken kregen,

is): ‘Als je de ERP-markt voor onze branche

gemaakt.’

merkten we dat we functionaliteit te kort

bekijkt, zijn er volgens mij maar een paar

Martin van der Meij: ‘We zijn erg gechar-

kwamen. De mogelijkheid van rapportages

serieuze kandidaten. Eén daarvan is een

meerd van de prettige persoonlijke bena-

was bijvoorbeeld tamelijk beperkt. Terwijl

leverancier die echt de bovenkant van de

dering en de hele verdere aanpak van 4PS.

wij steeds meer en vooral diepere informa-

markt bedient, de hele grote jongens zeg

Ze reageren snel, houden contacten warm,

tie over de projecten wilden. Het pakket

maar. Ik ben er op bezoek geweest en

doen wat ze beloven. Ze hebben een helder

was bovendien verouderd. We wilden al

ik heb een aantal gebruikers gesproken.

verhaal en ze begrijpen precies waar we

langer overstappen op een Windows-

Maar hun oplossing was zo prijzig dat

mee bezig zijn. Dus het gevoel was zo goed

pakket, dat grafisch meer mogelijkheden

we niet meer echt naar de functionaliteit

– van begin af aan – dat 4PS uiteindelijk de

had, meer gebruiksgemak en een goede

keken. En de andere ja, is 4PS. Ik ben daar

enige is geweest die hier een uitgebreide

koppeling met andere Windows-applicaties

op een klantendag geweest en kwam daar

demonstratie heeft gegeven. In december

als Word en Excel.’

toch wel héél enthousiast vandaan.’

2010 hebben we definitief de knoop door-

Hebben jullie vervolgens het gang-

Waarom hebben jullie uiteindelijk

gehakt en het contract met 4PS getekend.’ bare selectietraject doorlopen?

voor 4PS gekozen?

Wanneer is de implementatie van

Martin van der Meij: ‘We zijn begonnen

Willem Heij: ‘Met 4PS hebben we uitgebreid

start gegaan en hoe is die verlopen?

met onze mensen de vraag te stellen: wat

gesproken. Hun pakket had precies de

Martin van der Meij: ‘Wij wilden per se op

missen jullie en wat zouden jullie graag aan

functionaliteit die we nodig hadden.

1 april 2011 live. Dat heeft alles te maken

extra functionaliteit willen? Dat hebben we

Bovendien was er qua cultuur en bena-

met de serviceafspraken die we hebben met

ondergebracht in een overzicht van wensen

dering direct een klik. Ook wat referen-

een grote klant van ons. Wij doen daar het

en eisen en dat vervolgens aan een aantal

ten betreft, scoorden ze goed. Van de

complete onderhoud en zij willen van ons

leveranciers voorgelegd. Sommige daarvan

Technische Unie bijvoorbeeld begrepen

daarover een uitgebreide rapportage. Het

hadden we vooraf geselecteerd, andere –

we dat ze prima ervaringen hadden met

servicecontract met die klant moest er dus

waaronder 4PS – hadden net in die periode

4PS Construct. En wanneer een bedrijf als

in. Maar volgens 4PS ging dat niet lukken.’

contact met ons gezocht. 4PS was trouwens

de Batenburg Groep na een uitgebreid en

Willem Heij: ‘Wij dachten daar anders over.

niet helemaal nieuw voor ons. Een paar

grondig selectietraject met dezelfde kandi-

Natuurlijk waren we ons ervan bewust dat

medewerkers van Pruijs Elektrotechniek

daten vol overtuiging voor 4PS Construct

we zouden moeten forceren en dat we con-

Schiphol, een zusterbedrijf, waren eerder

kiest, moeten wij het kunstje dan nog eens

cessies moesten doen voor wat betreft de

in dienst geweest bij een bedrijf dat al met

overdoen? Ik dacht ’t niet.

functionaliteit die we in de eerste fase zou-

4PS Construct werkte. Zij waren vol lof over

Toen vervolgens bleek dat we de aanschaf

den implementeren. Materieel bijvoorbeeld,

dat pakket’.

van 4PS Construct budgettair konden ver-

zit er niet in. Ook de finetuning niet, anders



21

28-11-11 21:49

‘4PS Mobile nu ook op laptop en tablet’ elders in deze nieuwsbrief.) Wat moet er nog gebeuren, ook met het oog op de toekomst? Martin van der Meij: ‘Op de agenda staat nu eerst de optimalisatie. Behalve de finetuning willen we daarin ook de implementatie meenemen van de materieel-module. Ja, en uiteindelijk willen we dat ook de andere vier werkmaatschappijen op 4PS Construct overgaan. Die werken nu nog met ons oude pakket.’ Willem Heij: ‘We gaan er éérst voor zorgen dat hier alles optimaal werkt en dan pas gaan we met onze zusterbedrijven over. Schoonderbeek Installaties is de grootste werkmaatschappij, dus hier is de noodzaak van de extra functionaliteit van 4PS neem je die misschien meteen mee. Die

En dat kán met dit pakket; het was ook een

Construct ook het grootst.

komen dus aan bod in de optimalisatiefase.

van de belangrijkste redenen om voor 4PS

Het blijft een forse investering, natuurlijk.

Ook met die concessies van onze kant was

Construct te kiezen. Maar daar moeten we

Maar het idee is dat die extra functionaliteit

4PS nog enigszins terughoudend. Maar het

zelf dus nog een slag maken.’

onze organisatie efficiënter en dus sterker

is gelukt. Hun snelste implementatie ooit,

Willem Heij: ‘We hebben per definitie aan

maakt. Want als je efficiënter draait, dan

heb ik begrepen. Met een vrij brede scope.

het eind van een project een toename in

kun je met minder verdiensten toch een

Dat komt, denk ik, doordat we er met

het aantal orders. Dan werden we nog wel

hoger rendement halen. Dat is essentieel

z’n allen vol voor zijn gegaan, onze eigen

eens verrast door de oplopende kosten.

in een krappe markt waarin alleen de

medewerkers maar ook de mensen van 4PS.

Dankzij de grote inzichtelijkheid van het

sterksten overleven.’

Die zijn er enthousiast op ingesprongen en

pakket zijn we daar vanaf. Dat soort zaken

hebben ons ondersteund waar ze konden.

zie je nu gewoon aankomen. Met één sim-

Echt, ik heb absoluut iets tegen consultants,

pele druk op de knop krijgen we voortaan

maar de mensen van 4PS hebben zich zeer

de complete projectoverzichten.

Bedrijf

positief onderscheiden. Hun bijzondere

Dus over het algemeen zijn we zéér tevre-

Schoonderbeek Installatietechniek

betrokkenheid heeft me, zo eerlijk moet ik

den. We hebben alleen wat extra werk

Activiteiten

zijn, oprecht verbaasd. Ook hun mentaliteit

gehad aan het inboeken van servicelocaties

Schoonderbeek Installatietechniek

en hun enorme inzet. Wij houden van aan-

en servicecontracten. En ja, 4PS Mobile

is gespecialiseerd in zowel

pakken. Zij ook!’

draait nog niet zo stabiel als we zouden wil-

advisering, engineering, aanleg

Feiten in het kort

len. Voor ons is juist die mobiele oplossing

en instandhouding van vrijwel alle

En nu, gaat alles helemaal naar

van 4PS een must omdat onze serviceorder-

elektrotechnische installaties.

wens?

stroom zo groot is. Dat is op papier bijna

Modules

Martin van der Meij: ‘De implementatie

niet te doen. Er was iets met de software

Relatiebeheer, relatiecockpit,

is geslaagd. We konden meteen aan de

maar ik begrijp dat daar inmiddels een

acquisitie, inkoop, icm-icb-icf,

slag op die eerste april: artikelen uitgeven,

update van is uitgekomen. Het zou ook wel

voorraadbeheer, projectmanagement,

bonnen aanmaken, inkoopfacturen inboe-

fijn zijn als onze mensen met een tablet

service & onderhoud, grafische

ken, verkoopfacturen genereren. Heel veel

konden werken in plaats van een PDA met

serviceplanning, 4PS Mobile,

managementinformatie is nu ook direct

zo’n klein schermpje.’

voorhanden, zoals de stand van de projec-

financieel, debiteurencockpit, KOMO, borg, materieel

ten, omzet, liquiditeit, alle essentiële facet-

(RED: Willem Heij wordt op zijn wenken

Aantal gelijktijdige gebruikers

ten dus van onze bedrijfsvoering. In het

bediend. 4PS lanceert een dezer dagen

17

oude pakket moest je daar toch de nodige

een nieuwe versie van haar mobiele

Besturingssysteem

extra handelingen voor verrichten. Maar we

oplossing, die nu ook geschikt is voor de

Windows 2008 Server

willen graag nóg dieper in de projecten.

laptops en tablet-computers; zie artikel

22



28-11-11 21:49

4PS Mobile nu ook op laptop en tablet Oplossing geschikt voor zowel bouw als installatietechniek 4PS Mobile, de buitendienstapplicatie voor de monteur of vakman in het veld, is al een aantal jaren beschikbaar voor de PDA. Klanten werken daar naar tevredenheid mee en 4PS Mobile heeft zich, mede dankzij de praktische input van gebruikers, intussen kunnen ontwikkelen tot een zeer volwassen product. Maar de vraag naar nog meer functionaliteit en efficiëncy stijgt en ook de technologische ontwikkelingen gaan door. Daarnaast willen klanten 4PS Mobile ook op andere devices kunnen gebruiken. 4PS heeft zich die wens ter harte genomen: 4PS Mobile is nu ook beschikbaar voor laptop en tablet!

Toen 4PS jaren geleden met de ontwikke-

Mobile-applicatie te ontwikkelen, speciaal

ling van haar mobiele oplossing begon, was

voor laptop en tablet.

- De inhoud van een order en de keuzes die de gebruiker maakt, moesten interactief op elkaar kunnen werken;

de PDA hét geëigende device waarop dit

-� Men moest eenvoudig kunnen aanhaken

moest draaien. De PDA was een handzaam

In deze nieuwe applicatie zijn functionaliteit

apparaat, paste mooi in een cradle in

en bedieningsgemak gecombineerd. Of u

op (web)applicaties van derden, bijvoor-

de auto en ook TomTom draaide erop.

nu met toetsenbord en muis (laptop) wilt

beeld voor de selectie van artikelen via de

Bovendien kon je er ook nog mee bellen en

werken of met een touchscreen (tablet): het

webshop van een groothandel;

scannen. En als de monteur of vakman er

kan voortaan met één en dezelfde applica-

ook nog eens hun electronische orders op

tie! Het is zelfs mogelijk om de devices ‘door

de track- en tracingmogelijkheden binnen

konden ontvangen en afhandelen was het

elkaar’ te gebruiken, dus deels laptops of

het grafische serviceplanbord van 4PS.

helemaal een compleet apparaat!

tablets, deels PDA’s.

-� En het moest mogelijk zijn in te haken op

Op basis van bovenstaande uitgangspunten

Maar die monteur of vakman in met name Doel en uitgangspunten

zijn we voortvarend aan de slag gegaan en

vaak ook nog een laptop bij zich om

Het doel van het project ‘4PS Mobile

‘het resultaat is overweldigend’ horen we

bijvoorbeeld installaties mee uit te lezen.

op tablet/laptop’ was kort gezegd:

uit de inmiddels gehouden presentaties terug.

de utiliteitssector heeft naast dit apparaat

Vooral vanuit deze groep van gebruikers

een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en

rees dan ook de vraag of 4PS Mobile voor

zelflerende applicatie ontwikkelen om

gebruik op een laptop of tablet geschikt

de man/vrouw in het veld in staat te

De nieuwe 4PS Mobile oplossing -

gemaakt kon worden.

stellen op een efficiënte manier zijn/haar

enkele highlights

werzaamheden te administreren.

Aan de hand van de schermlay-out (zie

Ontwikkelplatformen sterk

Uitgangspunten bij de ontwikkeling van de

volgende pagina) van een tablet/laptop met

verbeterd

applicatie waren daarom onder andere:

4PS Mobile lichten we kort enkele functio-

Dat is minder eenvoudig dan je zou denken.

-� Het te kiezen framework (ontwikkelplat-

naliteiten toe die we u met onze nieuwe

De bestaande applicatie was namelijk niet

form) moest bij uitstek geschikt zijn voor

zomaar te ‘poorten’ op Windows 7 of 8.

het doel waarvoor het wordt ingezet;

Immers, 4PS Mobile is ontworpen op basis

-� De applicatie moest optimaal gebruik

van Windows Mobile en daarmee bedoeld

kunnen maken van specifieke laptop-

mobiele oplossing bieden: Modules en onderdelen Links zult u waarschijnlijk direct de ‘verken-

voor toepassing op specifieke apparatuur,

en/of tabletfuncties;

ner’-structuur herkennen zoals we die van

veelal met een beperkt scherm. Daardoor

-� Alles moest vanuit één hoofdscherm te

Navision of Outlook kennen en waarmee

bedienen zijn (‘all in one screen’);

moesten we werken met een strakke flow voor het afhandelen van orders en ontkwa-

�- De applicatie moest configureerbaar zijn,

veel gebruikers intussen vertrouwd zijn geraakt. Op dit moment onderscheiden

men we niet aan nogal wat schermwisse-

dat wil zeggen dat de gebruiker kan

we twee hoofdmodules: de orders en de

lingen. Inmiddels zijn de ontwikkelplat-

bepalen met welke onderdelen hij wel

dagstaat.

formen (frameworks) sterk verbeterd en

of niet wil werken. Uitgeschakelde

Onder orders vallen alle processen die te

bieden ze zoveel nieuwe functionele en

functies moeten dan ook niet in het

maken hebben met ontvangst, uitvoering en

scherm getoond worden;

technische mogelijkheden, dat we begin dit jaar besloten hebben om op basis van

- Een ander voorbeeld is de door de mon-

een modern framework een nieuwe 4PS

afhandeling van de order. Onder dagstaat kan de monteur of vakman zijn directe of

teur of vakman zelf in of uit te schakelen

indirecte uren verantwoorden en eventueel

kolommen (zoals we in 4PS Construct

kilometers en vergoedingen declareren.

gewend zijn). � 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws


23

28-11-11 21:49

4PS Mobile op een tablet

Orderlijst

Functiebuttons

Bovenin het scherm bevinden zich de inter-

Midden bovenin het scherm worden de

Onderin het scherm zijn functiebuttons

ventiebuttons. Die hebben we zo genoemd

ingeplande orders voor de betreffende mon-

opgenomen voor bijvoorbeeld het opslaan

omdat hiermee processen gestart kunnen

teur of vakman in een lijst weergegeven.

of tussentijds verzenden van gegevens naar

worden, die zich op elk moment zouden

Naar keuze kan hij hier kolommen toevoe-

kantoor.

kunnen voordoen en niet gebonden zijn

gen of juist verbergen. Dat is te vergelijken

aan een bepaald punt in het orderafhande-

met de manier waarop dit in 4PS Construct

Met gepaste trots

lingsproces. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

werkt.

Over de nieuwe applicatie krijgen we een

‘benodigde materialen inzien’, ‘materialen

Wanneer de gebruiker door de orders

zeer positieve terugkoppeling van zowel

bestellen’, ‘voortgang registreren’, invoeren

loopt (aanklikken of aanraken) worden de

bestaande als potentiële klanten. Niet alleen

enzovoort.

mogelijke keuzes in de verkennerstructuur

vanwege het bedienings- en gebruiksge-

De gebruiker kan deze knoppenbalk te

en de knoppenbalken interactief zichtbaar

mak, maar vooral ook omdat de applicatie

allen tijde verbergen om zo meer ruimte

gemaakt. Bij een onderhoudsorder worden

nadrukkelijk inspeelt op de ontwikkelingen

te maken voor de ordergegevens.

bijvoorbeeld geplande werkzaamheden

in de markt en de klantvraag. We hebben

en materialen wél meegestuurd en bij een

deze ontwikkeling met enorm veel enthou-

storingsorder niet.

siasme ingezet en we zijn dan ook gepast

Interventiebuttons

Actiebuttons

trots op het eindresultaat.

Aan de rechterkant van het scherm zijn knoppen opgenomen waarmee acties

Orderkaartscherm

gestart of gestopt kunnen worden.

Het grootste gedeelte van het scherm wordt

Wilt u kennismaken met de nieuwe toepas-

Bijvoorbeeld: ‘accepteren’, ‘start reizen’,

ingenomen door de kaartweergave met

sing en zien of die ook voor uw onderne-

‘werken’, ‘onderbreken’, ‘gereedmelden’

ordergegevens. De inhoud die hier getoond

ming laagdrempelig ingezet kan worden?

van een order. Iedere actie resulteert in het

wordt is afhankelijk van de keuze die de

We nodigen u graag uit of komen graag bij

activeren of juist deactiveren van mogelijke

gebruiker maakt voor een order in de lijst

u langs om onze nieuwe mobiele oplossing

vervolgstappen. De knoppen zijn dan res-

en voor een proces in de verkenner. In het

aan u te demonstreren. U zult aangenaam

pectievelijk helder opgelicht of juist gedimd.

voorbeeld zijn de NAW-gegevens van de

verrast zijn over de besparingen die u met de

aangevinkte order in de lijst weergegeven.

nieuwe 4PS Mobile-oplossing kunt realiseren.

4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE


T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E [email protected] I www.4ps.nl

28-11-11 21:49

dura vermeer materieelservice Materieelbeheer klaar voor de toekomst lokhorst bouw & ontwikkeling Pragmatische aanpak 4PS past naadloos

Recommend Documents