Handboek GRIP OP AANWEZIGHEID

Handboek GRIP OP AANWEZIGHEID

Inhoudsopgave Inhoudsopgave







1 Inleiding













01







02

2 Doel en Visie verzuimaanpak MBO Amersfoort







03

3 Wettelijke kaders







04







06









4 Betrokken actoren en verantwoordelijkheden 5 Werkwijze verzuim MBO Amersfoort









07

6 Verzuim gesprek













10

7 Bijlage













Bijlage 1 Richtlijnen religieuze feestdag, extra vakantieverlof en



11



11



13

gewichtige omstandigheden

Bijlage 2 Leerplicht













Aanpak verzuim 18- in de regio Eemland



Samenwerking MBO Amersfoort – Leerplichtambtenaar (LPA)

Bijlage 3 RMC













15

Bijlage 4 Brieven













17

Bijlage 5 Formulieren













27

01

1 Inleiding Hoe krijgen we binnen MBO Amersfoort nog meer grip op aanwezigheid van studenten? De afgelopen jaren is er een mooie basis gelegd binnen de teams op het gebied van verzuim en het voorkomen hiervan. Een expertgroep verzuim heeft gekeken wat er nog beter kan en waar aanpassingen nodig zijn. Dit nieuwe handboek ‘Grip op aanwezigheid’ is hiervan het resultaat. Dit handboek bevat de wettelijke bepalingen, werkwijze en kaders rondom verzuim voor MBO Amersfoort. Het handboek is bedoeld als naslagwerk voor alle medewerkers op MBO Amersfoort die met het registreren van aan- en afwezigheid en met de aanpak van verzuim te maken hebben. Dit zijn in de eerste plaats de docenten en instructeurs, die verzuim als eersten signaleren, maar ook de (studie) loopbaanbegeleiders, mentoren en verzuimmedewerkers. Om te komen tot een sluitende aanpak is het een voorwaarde dat alle docenten consequent de aan- en afwezigheid van de studenten registreren in Trajectplanner. Dit handboek is door het CVB vastgesteld. De afspraak is dat alle teams werken volgens het verzuimprotocol. Daarnaast is er ruimte om rekening te houden met de specifieke aard van opleidingen, studenten en teams. Deze ruimte kan nooit in strijd zijn met het protocol. Het handboek kan door teams worden aangevuld met beschrijvingen van eigen procedures en processen. We hopen dat we met het verstrekken van dit handboek het verzuim gestructureerd kunnen terugdringen!

02

2 Doel en Visie verzuimaanpak MBO Amersfoort In Nederland geldt de leer- en kwalificatieplicht. Dit houdt in

2.1 Doel

dat studenten tot 18 jaar onderwijs moeten volgen totdat zij

2.2 Visie en uitgangspunten aanpak verzuim MBO Amersfoort

minimaal een diploma op mbo niveau 2, havo of vwo hebben

Onderwijsinstellingen zijn verplicht om de wet op de leer-

gehaald. Met een diploma op zak hebben onze studenten

en kwalificatieplicht na te leven en melding te maken van

Visie

een betere startpositie op de arbeidsmarkt of goede kansen

verzuim. De verplichting melding te maken van verzuim geldt

• De student voelt verbondenheid met en door de school en

op doorstroom naar een vervolgopleiding in het hbo. Het is

ook voor studenten van 18-23 jaar (BOL én BBL) zonder start-

daarom van het grootste belang dat onze studenten, zeker

kwalificatie. Binnen MBO Amersfoort is er voor gekozen geen

zolang ze leer- of kwalificatieplichtig zijn, ook daadwerkelijk

onderscheid te maken tussen studenten met of zonder start-

naar school gaan.

kwalificatie. We streven naar het succesvol afronden van de opleiding van álle studenten en willen alle studenten daarbij

weet zich gezien • Verzuim is een signaal en vraagt om direct en persoonlijk contact • Verzuim vraagt om een brede aanpak met meerdere partners

Verzuim wordt gezien als een signaal van onderliggende pro-

waar nodig ondersteunen. Voor studenten met startkwalifica-

blematiek en een mogelijke voorloper van dreigende uitval:

tie worden om deze reden dezelfde procedures en protocollen

Uitgangspunten

voortijdig schoolverlaten (VSV). Voor een aantal studenten

gevolgd, met uitzondering van de landelijke vereisten wat

• Direct en persoonlijk contact is belangrijk

is meer ondersteuning nodig omdat zij door persoonlijke

betreft de melding aan het digitale verzuimloket.

• Primaire preventie in de vorm van voorlichting is belang-

problemen vastlopen in hun studie. Bijvoorbeeld als ze thuis

rijk. Dit geldt voor studenten EN ouders/verzorgers

problemen hebben, verslaafd zijn of als ze schulden hebben.

Het hoofddoel van dit handboek is om verzuim gestructureerd

Verzuim leidt voor de student tot achterstand en vertraging in

terug te dringen en optimaal te begeleiden.

het onderwijsproces. Preventie van verzuim en daarmee van VSV is van groot belang om studenten met een beroepsopleiding succesvol te laten zijn op de arbeidsmarkt.

• Een vast onderdeel van de aanpak van verzuim zijn verzuimgesprekken, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd • De studieloopbaanbegeleider is de spil bij de aanpak van verzuim • Dit handboek ‘Grip op aanwezigheid’ met procedures en

Verzuimaanpak kan alleen succesvol zijn als het een structurele aanpak wordt, die consequent door iedereen wordt

andere afspraken, wordt consequent gehanteerd • Er zijn duidelijke regels die gelden voor alle studenten op

gedragen. Verzuimbestrijding start met de wil en overtuiging

MBO Amersfoort die zijn vastgelegd in studiegidsen en

van alle betrokkenen om er wat aan te doen. Studenten kun-

de Onderwijsovereenkomst en gecommuniceerd met de

nen daarin ook een actieve rol spelen. Onderzoek laat zien dat inbreng van studenten die meer inhoudt dan ‘aanwezig zijn en je houden aan de regels’, de betrokkenheid en motivatie van studenten en de kwaliteit van het onderwijs ten goede komt en de kans op voortijdig schoolverlaten verkleint. Aandacht en

studenten en ouders • Alle activiteiten naar aanleiding van verzuim worden vastgelegd in Trajectplanner • Verzuimbeleid en borging in processen is opgenomen in het kwaliteitssysteem van MBO Amersfoort

zorg voor studenten die dreigen uit te vallen zijn hier sleutelwoorden. Onze inzet is dat studenten met minimaal een diploma onze scholen verlaten.

03

3 Wettelijke kaders 3.1 wetgeving

Er sprake is van voortijdig schoolverlaten als: • Een student nog geen 23 jaar is, én

Leerplichtwet 1969: Alle kinderen die in Nederland wonen of langere tijd verblijven, hebben de plicht naar school te gaan. Een kind is leerplichtig vanaf de eerste schooldag van de maand die volgt op de maand dat het 5 jaar is geworden. De volledige leerplicht geldt tot en met het schooljaar waarin een kind 16 jaar wordt.

• Hij/zij geen diploma van het VWO, de HAVO of MBO niveau 2 heeft, én • Hij/zij gedurende vier weken zonder geldige reden het onderwijs niet meer heeft gevolgd of • Hij/zij bij de school of instelling wordt uitgeschreven of van school wordt verwijderd.

Daarna is de student kwalificatieplichtig tot de 18e verjaardag, tenzij eerder een startkwalificatie (havo- of vwo-diploma of

• Wanneer wegens een tuchtmaatregel aan de student de toegang tijdelijk is ontzegd (bijvoorbeeld schorsing). • Als de student ziek is. • Als de student een (para) medisch bezoek heeft gepland en dit 2 dagen van te voren heeft aangevraagd. • Voorwaarde: het ziek zijn dient binnen 2 dagen met opgave van aard van ziekte door de ouders/verzorgers aan school gemeld te worden (art. 12 Lpw). • Wanneer de student vanwege een verplichting wegens

3.2 Definities verzuim

een diploma op minimaal mbo-niveau 2) is behaald. Vrijge-

godsdienst of levensovertuiging verhinderd is; (zie bijlage 1 voor uitwerking).

steld van deze kwalificatieplicht zijn studenten die geïndi-

Om te bepalen welke wetgeving van toepassing is dient on-

ceerd zijn als zeer moeilijk lerende kinderen, meervoudig

derscheid te worden gemaakt tussen minderjarige studenten

gehandicapte kinderen en studenten die een getuigschrift of

(tot 18 jaar) en meerderjarige studenten (18 jaar en ouder).

diploma hebben van het praktijkonderwijs. Voor deze stu-

Op minderjarige studenten (tot 18 jaar) zijn, in het MBO, de

denten is het meestal niet haalbaar om een startkwalificatie

bepalingen in de Leerplichtwet 1969 van toepassing, zolang

te behalen. Studenten in het praktijkonderwijs mogen voor

zij leerplichtig of kwalificatieplichtig zijn.

hun 18e verjaardag uitstromen als zij een certificaat hebben

Verzuim kan ook plaatsvinden gedurende het volgen van

gen, verleend door hoofd van de school (art. 13a Lpw), niet

behaald en duurzaam werk hebben gevonden.

praktijktijd bij een werkgever (i.c. een BBL-er). Over het

in de eerste twee weken van het nieuwe schooljaar.

constateren en melden van verzuim dient een afspraak te

• Voorwaarde: uiterlijk 2 dagen van tevoren de school in kennis stellen (art. 13 Lpw). • Wanneer bij de ouders/verzorgers vanwege de specifieke aard van hun beroep alleen vakantie buiten de schoolvakanties mogelijk is. • Voorwaarden: één maal per schooljaar ten hoogste 10 da-

• Bij andere gewichtige omstandigheden, oftewel externe

RMC-wetgeving

bestaan tussen school of instelling en de werkgever waar de

omstandigheden die buiten de wil van de ouders/ver-

Met ingang van 2002 is, naast de Leerplichtwet, de RMC-wet-

praktijktijd wordt gevolgd.

zorgers en/of de student plaatsvinden, zoals verhuizing,

geving van toepassing, die zich richt op studenten van 18 tot

Op studenten van 18 jaar tot 23 jaar in het MBO die niet aan

huwelijk, jubileum, ernstige ziekte of overlijden van bloed-

23 jaar. De RMC-wetgeving is niet in een aparte wet vastge-

de startkwalificatie hebben voldaan, zijn specifieke wetsar-

of aanverwanten en overige belangrijke redenen naar

legd. In de Wet op het Voortgezet Onderwijs, de Wet Educatie

tikelen van toepassing. Voor die studenten gelden voor wat

oordeel van de schooldirecteur, niet zijnde vakantieverlof;

en Beroepsonderwijs en de Wet op de Expertise Centra is een

betreft verzuim/voortijdig schoolverlaten, artikel 8.I.8 WEB.

aantal artikelen opgenomen dat betrekking heeft op voortij-

en titel 3 WEB.

dig schoolverlaten en de functie van de RMC hierin. In deze artikelen is geregeld dat:

(zie bijlage 1 voor uitwerking). • Voorwaarde: toekenning door hoofd van de school is mogelijk tot maximaal 10 dagen per schooljaar; toeken-

Geoorloofd schoolverzuim

ning door een leerplichtambtenaar als sprake is van meer

Geoorloofd schoolverzuim (art. 11 Lpw) houdt in: verzuim met

dan 10 dagen per schooljaar. In het laatste geval wordt het

een geldige reden. Hiervan is sprake:

hoofd van de school door de leerplichtambtenaar gehoord

• Bij sluiting van de instelling of school of schorsing van

(art 14 lid 3 Lpw).

onderwijs. • Wanneer door bijzondere omstandigheden bezoek aan de school is verboden.

04

Ongeoorloofd verzuim leerplichtige/kwalificatieplichtige

Relatief verzuim

Signaalverzuim: Signaalverzuim is relatief verzuim dat sa-

studenten tot 18 jaar

Van relatief verzuim is sprake als een leerplichtige/kwalifica-

menhangt met achterliggende problematiek van de student.

Ongeoorloofd schoolverzuim houdt verzuim in zonder geldige

tieplichtige student staat ingeschreven op een school of on-

Het gaat hierbij meestal om gezinsproblematiek of sociaal-

reden. Hierbij worden twee soorten verzuim onderscheiden:

derwijsinstelling en zonder geldige reden afwezig is in de les.

emotionele problemen. Een student die verzuimt door dit

absoluut en relatief verzuim.

Op het moment dat een student in een periode van 4 weken

soort problematiek zal binnen de zorgstructuur van MBO

16 uur of meer verzuimd is er een wettelijke verplichting voor

Amersfoort besproken worden.

Absoluut verzuim

de scholen om het verzuim te melden aan de gemeente via

Van absoluut verzuim is sprake als een leerplichtige of kwa-

het verzuimloket van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).

lificatieplichtige student niet bij een school of onderwijsin-

Luxe verzuim: De student verzuimt door ongeoorloofde vakantie of familiebezoek. In de meeste zaken hebben de

stelling staat ingeschreven. Controle hierop wordt uitgevoerd

Relatief (ongeoorloofd) verzuim kan worden onderscheiden in

ouders/verzorgers de school verzocht om eerder op vakantie

door de gemeente (art. 19 Lpw).

Beginnend verzuim: Tot beginnend verzuim wordt het regel-

te mogen vertrekken. Omdat de leerplichtwet hiertoe geen

Onderwijsinstellingen melden aan de gemeente wanneer

matig te laat komen of regelmatig (zorgwekkend) ziek zijn

mogelijkheden heeft, zal de directeur een dergelijk verzoek

een student wordt in– of uitgeschreven en verwerken dit in

gerekend. In deze situaties is nog niet direct sprake van ern-

afwijzen. Als ouders/verzorgers ondanks de afwijzing toch

BRON. Gemeenten verwerken deze mutaties in hun student

stig verzuim, wel kan het verzuim een indicatie zijn van een

eerder vertrekken is er sprake van luxe verzuim.

administratie.

probleem. Door studenten in een zo vroeg mogelijk stadium aan te spreken is de kans groter dat het verzuim zich niet zal

Dit verzuim dient onverwijld aan de gemeente te worden ge-

Als sprake is van langdurig schoolverzuim dient een stu-

voortzetten. In principe is dit een taak voor de onderwijsin-

meld, via het verzuimloket (art. 21 en art. 21a Lpw).

dent niet te worden uitgeschreven. Door de student wel uit

stelling, maar in samenspraak met de leerplichtambtenaar

te schrijven wordt er onbedoeld bevorderd dat de student

kan deze in het kader van preventie ook een dergelijk ge-

Verzuim van niet leerplichtige studenten (18 tot 23 jaar)

een voortijdige schoolverlater wordt. Er dient daarom een

sprek voeren. De leerplichtambtenaar mag ook ter consulta-

In het geval het gaat om studenten in de leeftijd tussen 18

verzuimmelding plaats te vinden. Van uitschrijving kan alleen

tie worden geraadpleegd. Bij regelmatige constatering wordt

en 23 jaar die niet meer onder de leerplichtwet vallen, maar

sprake zijn als bekend is naar welke school of instelling de

dergelijk verzuim aan de gemeente gemeld via het verzuim-

die nog geen startkwalificatie hebben behaald en onderwijs

leerplichtige student overstapt.

loket.

volgen in het MBO, dient onverwijld (direct) aan gemeenten

Het is de taak van de gemeente om te controleren dat leer-

te worden gemeld bij het DUO verzuimloket als sprake is van

plichtige of kwalificatieplichtige studenten die in de basisad-

Richtlijn is dat van ongeoorloofd verzuim in ieder geval

afwezigheid zonder geldige reden van de student gedurende

ministratie van die gemeente zijn opgenomen als student of

sprake is als een student meer dan 10 keer te laat in de les

een periode van 16 uur of meer in een periode van 4 weken.

deelnemer van een onderwijsinstelling staan ingeschreven.

is gekomen of regelmatig wordt ziek gemeld, zonder dat

Om deze verantwoordelijkheid te kunnen invullen is het

daarvoor een duidelijke reden of oorzaak wordt opgegeven en

In de regio Eem heeft voert het Trajectbureau de wettelijke

essentieel dat de studentenadministratie van de gemeente

de school, na consultering van de school arts duidelijk heeft

taak rondom het bestrijden van voortijdig schoolverlaten uit.

deugdelijk en op orde is en dat de mutaties van onderwijs-

gekregen dat er geen sprake is van een ‘echte’ ziekte die

instellingen en de Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

schoolgang tegenhoudt.

(GBA) tijdig en correct zijn verwerkt. Scholen en onderwijstellingen dienen in- en uitschrijvingen binnen 7 dagen aan de gemeente te melden (art. 18 Lpw).

05

4 Betrokken actoren en verantwoordelijkheden Studenten

Verzuimmedewerker( VM-er)

RMC medewerker (zie bijlage 3)

• zijn medeverantwoordelijk voor hun gedrag op school en

• uitvoeren afvinkcontrole, docenten aansporen tot het vin-

• heeft als taak alle verzuimmeldingen waarbij actie ge-

het bezoeken van de lessen. Ouders • zijn verantwoordelijk voor de opvoeding, het welzijn en het gedrag van hun kinderen. Op grond van de Leerplichtwet moeten zij er op toezien dat hun kind bij een school is ingeschreven én de school bezoekt. Ouders en studenten zijn dus primair zelf verantwoordelijk voor

ken van aan/afwezigheid. • opvolgen berichten van SLB-ers, over verzuim studenten.

• heeft geen sanctiemiddelen tot haar beschikking.

• controleren verzuim van studenten en SLB-ers informeren

• onderzoekt met student (en school) de oorzaken van

(first alert). • aanmaken, (laten) verzenden en archiveren van waarschuwingsbrieven. • melden van verzuim bij verzuimloket volgens wet- en regelgeving (initiatiefnemer en altijd bevoegd).

naleving van de leer- en kwalificatieplicht.

• coordineren meldingsnummers en contact met RMC /

Docenten/instructeurs

• opvolgen van (langdurig) ziekteverzuim i.o.m. slb.

• zijn verantwoordelijk voor het registreren en valideren in

• terugkoppelen aan TM via managementrapportage

Leerplichtambtenaar m.b.t de melding.

TrajectPlanner van aan en afwezige studenten in de klas.

(maandelijks).

• Vroeg signaleren van verzuim. Receptioniste • telefonische ziektemeldingen registreren in TrajectPlanner. • betermeldingen registeren.

wenst is aangevinkt op te pakken.

verzuim. • maakt afspraken om verzuim terug te dringen, geeft advies aan student en school. • draagt oplossingen aan en verwijst zo nodig door naar passende hulpverlening. Studenten Dienstverlening • Studentendienstverlening eerder actief betrekken in keten van de begeleiding m.b.t verzuim. • Het voeren van verzuimgesprekken bij zorgelijk verzuim. • Verwijzen naar school maatschappelijk werk.

Schoolarts

• Overleg met trajectbureau en RMC leerplicht.

• adiviseren en ondersteunen van studenten die vaak ziek

• Mogelijke verwijzing of consultatie naar de 3e lijn.

zijn. • adviseren team over belastbaarheid student.

Medewerkers Trajectplanner

• registreren in TP.

• Technische ondersteuning bij de verzuimmodule.

• registreren geoorloofde afwezigheid kaarten (dokter,tandarts etc).

Leerplichtambtenaar (zie bijlage 2) • heeft als taak, na een verzuimmelding, eerst een onder-

Studieloopbaanbegeleider (SLB-er)

zoek in te stellen en de ouders en de deelnemer te bewe-

• zoekt contact en maakt afspraken met studenten bij

gen alsnog hun verplichtingen na te komen. Als dit niet tot

afwezigheid en ziekte. • voorlichten (eerstejaars) studenten en ouders over verzuimspelregels (aug; jaarlijks). • registreert acties en stand van zaken in studenten dossier in TP. • informeert over en heeft overleg met de verzuimmedewerker over het verzuim/acties van/naar student.

resultaat leidt, heeft de leerplichtambtenaar de mogelijkheid andere oplossingen te bedenken of een sanctie oe te passen. • vervult een maatschappelijke zorgtaak. Het grootste gedeelte van de tijd zijn leerplicht ambtenaren actief bezig een oplossing te vinden voor problemen die de studieloopbaan van een deelnemer in gevaar kunnen brengen.

• is contactpersoon voor RMC en leerplichtambtenaar. • is contactpersoon voor (interne) zorgbetrokkenen mbt verzuim en schakelt deze in.

06

5 Werkwijze verzuim MBO Amersfoort Op basis van wettelijke vereisten en eigen keuzes van MBO Amersfoort is een werkwijze opgesteld voor de registratie van de aan- en afwezigheid en de aanpak van verzuim. De eigen keuzes hebben betrekking op de volgende punten: • De aan- en afwezigheidsregistratie geldt voor alle studenten, BOL én BBL, ongeacht startkwalificatie, ongeacht leeftijd. • Het protocol verzuim geldt voor alle studenten tot 23 jaar; er is veelal geen onderscheid gemaakt tussen studenten (met en zonder startkwalificatie) 18- en 18+. Hierover zijn ook afspraken gemaakt met Regionale Meld- en Coördinatiepunten en de afdelingen onderwijs van de betrokken gemeenten. • In de wet staat dat studenten moeten worden gemeld die regelmatig te laat komen. Binnen MBO Amersfoort ligt de grens bij 10 keer in 4 weken. Zodra studenten vaker dan 10 keer te laat zijn gekomen wordt dit gemeld aan het Digitaal Verzuimloket van DUO. Onder te laat komen wordt verstaan dat een student meer dan 10 minuten later dan verwacht aanwezig is. • Samenwerking tussen SLB-er/VM-er en Studenten Dienstverlening is van wezenlijk belang!

07

Ongeoorloofd verzuim Situatie

Actie en betrokken actoren 18 -

Actie en betrokken actoren 18 +

Aanvullende informatie

8 uur ongeoorloofd afwezig

VM-er verstuurt brief ‘waarschuwing verzuim’ naar student en ouders/ verzorgers, archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er.

VM-er verstuurt brief ‘waarschuwing verzuim ’ naar student en ouders/ verzorgers, archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er

Brieven zijn opgenomen in bijlage 4

SlB-er heeft gesprek met student en zet een verslag in TrajectPlanner

SlB-er heeft gesprek met student en zet een verslag in TrajectPlanner

VM-er meldt bij DUO met actie gewenst , verstuurt brief ‘melding ongeoorloofd verzuim’ naar student en ouders/verzorgers, archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er.

VM-er meldt bij DUO met geen actie gewenst ,verstuurt brief melding ongeoorloofd verzuim’ naar student en ouders/verzorgers, archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er

BBL student: VM-er stuurt brief ‘melding ongeoorloofd verzuim werknemer’ naar de werkgever. SLB-er heeft een (telefonisch) gesprek met student en ouders/ verzorgers en zet een verslag in TrajectPlanner.

BBL student: VM-er stuurt brief ‘16 uur ongeoorloofd verzuim werknemer’ naar de werkgever. SLB-er en heeft een (telefonisch) gesprek met student en ouders/ verzorgers en zet een verslag in TrajectPlanner.

Leerplichtambtenaar ontvangt de melding

RMC ontvangt de melding ter kennisgeving

Herhaling 16 uur ongeoorloofd afwezig in 4 weken.

VM-er meldt nogmaals bij DUO en informeert de SLB-er.

VM-er meldt bij DUO met geen actie gewenst.

SLB-er zoekt contact met leerplichtambtenaar en stemt acties/ afspraken af. SLB-er heeft gesprek met de student of zoekt telefonisch contact. Verslag archiveren in TrajectPlanner

Studenten Dienstverlening heeft gesprek met de student of zoekt telefonisch contact. Verslag archiveren in TrajectPlanner.

100% afwezig in 4 weken of voor de derde keer 16 uur in 4 weken afwezig

VM-er meldt bij DUO met actie gewenst en verstuurt brief ‘herhaling melding ongeoorloofd verzuim’ naar student en ouders/verzorgers, archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er en betrekt Studenten Dienstverlening.

VM-er meldt bij DUO en informeert Studenten Dienstverlening. Versturen brief ‘herhaling melding ongeoorloofd verzuim’ naar student en ouder/verzorgers.

16 uur ongeoorloofd afwezig binnen 4 weken

Contact houden met leerplichtambtenaar

Geen verbetering student blijft ongeoorloofd verzuimen.

Student Dienstverlening heeft gesprek met student en ouder/ verzorgers. Indien dit niet lukt telefonisch contact zoeken.

SLB-er of coördinator/CM heeft gesprek met student en ouder/ verzorgers. Verslag archiveren in Trajectplanner

Student Dienstverlening neemt het besluit of actie RMC wenselijk is.

Contact houden met leerplicht ambtenaar. Acties LPA en school goed afstemmen. Indien gewenst zelf een brief opstellen met afspraken.

Start exit procedure volgens geldende afspraken.

VM-er meldt elke 16 uur opnieuw bij DUO

Bij herhaling 16 uur voor 18+ dient de VM-er dit door te geven aan de Studenten Dienstverlening. Deze heeft 1 of meerdere gesprekken met de student en bij geen verbetering doet Studenten Dienstverlening een melding bij DUO met actie gewenst.

BBL student: VM-er stuurt brief ‘geen verbetering verzuim werknemer’ naar de werkgever.

BBL student: VM-er stuurt brief ‘geen verbetering verzuim werknemer’ naar de werkgever. Negatief studieadvies afgeven door SLB-er d.m.v. gesprek met student en ouders/verzorgers Betrekken Studenten Dienstverlening.

10 keer te laat in 4 weken

VM-er verstuurt brief ‘veelvuldig te laat’ naar student en ouders/ verzorgers , archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er.

VM-er verstuurt brief ‘veelvuldig te laat’ naar student en ouders/ verzorgers , archiveert deze in TrajectPlanner en informeert de SLB-er.

Melding DUO signaalverzuim

Melding DUO signaalverzuim

SlB-er heeft gesprek met student en zet een verslag in TrajectPlanner

SlB-er heeft gesprek met student en zet een verslag in TrajectPlanner

08

Geoorloofd verzuim Situatie

Actie en betrokken actoren

Student is ziek

De student meldt zich (of wordt ziek gemeld door ouder/verzorger) zo vroeg mogelijk telefonisch ziek volgens procedure op de locatie. Bijlage 5 bevat alle formulieren. De receptie verwerkt de ziekmelding zo spoedig mogelijk in TrajectPlanner.

Student wordt tijdens schooldag ziek

De student vult het formulier ‘Afmelding, ziek naar huis’ in en laat het ondertekenen door SLB-er.

Student is beter

De student meldt zich zo spoedig mogelijk beter via het formulier ‘beter melden’ en levert het in bij de receptie. De datum van beter melden, is de datum dat het formulier is ingevuld. Er kan niet met terugwerkende kracht worden beter gemeld.

De receptie verwerkt de ziekmelding in Traject Planner.

De receptie verwerkt de betermelding in TrajectPlanner. De datum van beter melden, is de datum dat het formulier is ingevuld. Er kan niet met terugwerkende kracht worden beter gemeld.

Student is 10 dagen ziek

SLB-er zoekt contact met student en ouders/verzorgers en maakt afspraken over hervatting onderwijs en indien nodig een maatwerk inhaalprogramma. Archiveren in TrajectPlanner

Ziekte als signaal verzuim

VM-er doet melding bij DUO. SLB-er zoekt contact met student en ouders/verzorgers. Procedure schoolarts of inschakelen Studenten Dienstverlening. Alles archiveren in TrajectPlanner.

Gepland bezoek arts/(para) medici

Student vult 2 dagen van te voren het formulier ‘afmelding wegens andere reden dan ziekte’ in. SLB-er tekent voor akkoord. Student levert het briefje in bij de receptie. Receptie verwerkt het in TrajectPlanner.

Student wil toestemming voor extra/bijzonder verlof (Bijlage 1)

Student schrijft een brief naar de cluster manager met de aanvraag voor extra verlof. SLB-er en de cluster manager nemen het besluit tot het wel of niet toekennen en verwerken het in Traject Planner.

BPV Situatie

Actie

Beroepspraktijk Vorming (BPV)

•

Student volgt de procedure urenregistratie BPV zoals is afgesproken binnen het team.

Ongeoorloofd verzuim tijdens BPV

•

De praktijkbegeleider meldt het ongeoorloofd verzuim aan de onderwijsbegeleider, die actie onderneemt. Registratie van het verzuim dient in Trajectplanner plaats te vinden d.m.v. notities of gesprekken.

Ziekmeldingen en verzoeken voor extra verlof tijdens BPV

• •

De student meldt zich ziek bij de school volgens de werkwijze geoorloofd verzuim en geeft dit door aan de praktijkbegeleider. Verzoeken voor extra verlof doet de student volgens de werkwijze geoorloofd verzuim bij de school. De praktijkbegeleider wordt geïnformeerd. De ziekmeldingen en extra verlof worden vastgelegd in TrajectPlanner bij notities of gesprekken.

•

09

6 Verzuimgesprek Verzuim STAP 1 WELKE SIGNALEN NEEM JE WAAR?

STAP 2 WELKE TIPS, VRAGEN EN GESPREKSTECHNIEKEN KUN JE INZETTEN?

STAP 3 WAT KUN JE ALS DOCENT/SLB-er DOEN?

Student zit niet in klas

Ik heb je gemist. Ik heb gezien dat je er gisteren/deze week niet was. Wil je daar iets over vertellen?

Bel naar huis en probeer dit z.s.m. te doen. Snelheid van handelen kan verdere gevolgen beperken.

Ben je ziek geweest of heb je voor iets anders tijd nodig gehad?

Check Trajectplanner. Zit er een patroon in verzuim en volgt het elkaar snel op? Verzuimt student tijdens theoretische vakken, praktijkvakken en/of stage/werkplek?

Student zit te vaak in kantine of op stil plekje in gebouw Student loopt regelmatig klas uit en blijft bijv. half uur weg Student komt geregeld te laat

Wat kan ik of iemand anders doen om weer grip op de situatie te krijgen?

Student gaat geregeld eerder weg Student is er bepaalde dag/uur niet

Bij ontwijkende antwoorden: Ik zie in de verzuimstaat dat (zie signalen/verzuimstaat). Wat is hier de reden van?

Student mist één/meerdere bepaalde vakken Student is geregeld ziek Student loopt met zekere regelmaat klas uit (bewaakt mobiel)

Bij vragen over ziekte: Wat had je? Ben je naar de huisarts gegaan? Wat is afgesproken? Heb je eerder contact met huisarts/leerplicht gehad?

Student reageert niet op telefoontjes, email, enz.

Is verzuim gebonden aan één of meerdere docenten of aan medeleerlingen? Indien onvoldoende inzicht in verzuimproblematiek, informeer bij verzuimcoördinator. Check bij leerplicht/leerling-administratie of student bekend is bij leerplicht. Indien ja, direct overleg met leerplicht/melden bij leerplicht. Indien nee, start verzuimprotocol. (Het is verplicht ongeoorloofd verzuim van 16 uren in de 4 weken te melden in DUO.) Meld in verzuimmelding bevindingen van school over verzuim en acties die door school zijn ondernomen om student naar school te krijgen. Stuur bij verzuimmelding, verzuimstaat naar leerplicht. Verzuim is meestal ‘slechts’ een symptoom van achterliggende problematiek. Zorg dat de problematiek helder wordt. Consulteer en of meldt aan bij studenten dienstverlening.

10

7 Bijlagen Bijlage 1 Richtlijnen religieuze feestdag, extra vakantieverlof en gewichtige omstandigheden Volgens de leerplichtwet dient een verlofaanvraag op religi-

Chinese feestdagen Chinees Nieuwjaar

De exacte data van de Islamitische feestdagen zijn pas kort voor de viering bekend en verschillen per land, dit in verband met de stand van de maan in de diverse thuislanden.

Islamitische feestdagen

Soms vragen ouders/verzorgers voor hun kind verlof bui-

de ouder(s)/verzorger(s) aan de directeur van de school. Er is

Offerfeest

mogelijk) ruim van tevoren een schriftelijk verzoek worden

dus geen sprake van het al of niet verlenen van verlof door de

Suikerfeest

euze gronden, beschouwd te worden als een mededeling van

directeur of leerplichtambtenaar, een mededeling volstaat.

ten de schoolvakanties. In dergelijke gevallen moet (waar ingediend bij de directeur van de school. Als de aanvraag voor extra verlof niet meer dan tien dagen binnen één schooljaar

Hindoe feestdagen

betreft, beslist de directeur of het verlof kan worden verleend.

Holifeest

Bij meer dan tien dagen beslist de leerplichtambtenaar over

wordt volstaan met een kennisgeving, niet voor culturele

Diwalifeest

gen voor extra verlof dienen de school en de leerplichtambte-

feestdagen (de Leerplichtwet ’69 spreekt slechts over gods-

Krishna Janamashtmi

Werkwijze omgaan met verlof bij (niet christelijke) religieuze feestdagen in het MBO: Alleen voor religieuze feestdagen

dienst/levensovertuiging). • Het Offerfeest kan 3 dagen duren, de imam laat weten dat leerplichtige kinderen het feest ook alleen de eerste dag kunnen vieren en daarna weer naar school kunnen gaan. • Het Suikerfeest bestaat uit één dag. • Het Paasfeest bestaat uit tweemaal 2 dagen. • Het Loofhuttenfeest bestaat uit éénmaal 2 dagen + éénmaal 3 dagen. • Carnaval is geen religieuze feestdag.

Navratri (alleen de laatste dag) Maha Shivratri Joodse feestdagen

de aanvraag. Bij de beoordeling van bovenbedoelde aanvranaar zich te houden aan onderstaande wettelijke richtlijnen. Vakantieverlof Extra vakantieverlof kan worden verleend, indien het door de specifieke aard van het beroep van één van de ouders/ verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties

Paasfeest (Pesach)

met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Hiertoe moet een

Wekenfeest (Sjawoe’ot)

een werkgeversverklaring. Binnen deze voorwaarde mag het

Joods Nieuwjaar (Rosh Hasjana) Grote verzoendag (Jom Kipoer) Loofhuttenfeest (Soekot) Slotfeest (Sjemini Atseret)

schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met vakantieverlof: • Één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen bedragen. • Niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar.

Vreugde der Wet (Simchat Tora)

11

Andere gewichtige omstandigheden Een verzoek om verlof wegens andere gewichtige omstandigheden (voor maximaal tien schooldagen per schooljaar) dient vooraf of uiterlijk binnen twee dagen na het ontstaan van de verhindering aan de directeur te worden voorgelegd. In de praktijk komen de volgende invullingen voor: • Voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, voor zover dit niet buiten de lesuren kan geschieden. • Voor verhuizing, voor ten hoogste één dag. • Voor het bijwonen van een huwelijk van bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad, voor één of ten hoogste twee dagen (afhankelijk van de vraag of het huwelijk in of buiten de woonplaats van de leerplichtige wordt gesloten). • Bij ernstige ziekte van ouders/verzorgers of bloed- en aanverwanten tot en met de vierde graad, duur in overleg met de directeur. • Bij overlijden van bloed- en aanverwanten in de eerste graad voor ten hoogste vier dagen; van bloed- en aanverwanten in de tweede graad voor ten hoogste twee dagen; van bloed- en aanverwanten in de derde of vierde graad voor ten hoogste één dag. • Bij bevalling van moeder/verzorgster, duur in overleg met de directeur. • bij ambtsjubilea (25, 40, 50 jaar) en huwelijksjubilea (12½, 25, 40, 50, 60 jaar) van bloed- en aanverwanten tot en met de vierde graad, voor ten hoogste één dag. • Bij (andere) calamiteiten en naar het oordeel van de directeur belangrijke redenen.

12

Bijlage 2 Leerplicht Aanpak verzuim 18- in de regio Eemland Samenwerking MBO Amersfoort – Leerplichtambtenaar (LPA)

Verzuimmelding

1. Geen actie gewenst

ROC’s hebben hun eigen handelingsprotocol voor de aanpak

ROC benut de eigen mogelijkheden eerst, bijv. door afspra-

van verzuim.

ken met student/ouders, inzet schoolarts, trajectafspraken,

Het ROC is wettelijk verplicht verzuim van 16 uur in een

inschakelen hulpverlening etc.

periode van 4 weken bij DUO te melden. Eerder melden kan

Via het dropdowmmenu onder “aanvulling” van het verzuim-

Inleiding

ook als het ROC van mening is dat de situatie van de student

meldformulier geeft het ROC de ondernomen actie(s) aan.

De meeste MBO studenten gaan gewoon naar school. Soms

daarom vraagt.

Melding is voor leerplicht ter kennisname.

verzuimen ze met geldige en bekende redenen. Soms verzui-

Bijv. bij afwezigheid zonder duidelijke reden en/of onvoldoen-

men ze met ongeldige redenen of zonder dat de reden van het

de resultaat van de interne aanpak.

verzuim bekend is. Dit laatste schoolverzuim is in veel geval-

2. Actie gewenst Leerplicht heeft diverse informatie nodig om haar werk te

len een voorbode van voortijdig schoolverlaten.

Een melding bij DUO gaat naar de afdeling leerplicht van de

kunnen doen.

MBO Amersfoort neemt een sleutelpositie in bij het bestrij-

woongemeente van de student.

In de melding van het ROC bij DUO geeft het ROC aan dat

den van schoolverzuim en het voorkomen van het voortijdig

Niet altijd is dan al nodig of gewenst dat leerplicht op de mel-

actie gewenst is. Het loket kan gebruikt worden voor een be-

schoolverlaten. MBO Amersfoort doet dat niet alleen. Wan-

ding reageert, bijv. omdat de school haar interne traject nog

perkte uitwisseling van gegevens. Aanvullende informatie en/

neer studenten in de leeftijd tot 18 jaar verzuimen kan er ook

aan het uitvoeren is. Daarom is het belangrijk dat de melding

of contact tussen ROC en leerplicht wordt apart geregeld.

een rol zijn voor de leerplichtambtenaar.

volledig is en dat de school in de melding aangeeft of actie

De leerplichtambtenaar ziet toe op de naleving van de

van leerplicht gewenst is.

Als actie wordt gewenst gaat leerplicht ervan uit dat:

leerplichtwet, waarin het recht op onderwijs van de student

Daarom stellen we de volgende werkwijze voor.

• alle interne stappen van het verzuimprotocol zijn door-

beschermd wordt. Het recht op onderwijs houdt voor de

lopen; overleg met leerplicht kan hier onderdeel van

studenten een plicht in om onderwijs te volgen. De leerplicht-

Het doel van de melding

ambtenaar handhaaft deze plicht.

1. Het voldoen aan de wettelijke verplichting verzuim te

Door preventief of vroegtijdig te reageren op schoolverzuim door het ROC en leerplichtambtenaren samen kan het

melden 2. Indien gewenst het op gang brengen van (wettelijke) inter-

uitmaken. • er minimaal één verzuimgesprek op school plaatsgevonden heeft, tenzij school niet in contact kan komen met de student en/of ouders.

verzuim gestopt worden en mogelijk schooluitval worden

ventiemogelijkheden van de LPA: dossiervorming, bemid-

• de melding volledig is.

voorkomen.

delen/doorverwijzen/aanspreken/waarschuwen, sancties

• bij de melding informatie wordt gegeven over de redenen

Daarom doet leerplicht meer dan het handhaven van de leer-

(HALT, proces-verbaal, SVB-maatregel).

van Actie gewenst.

plichtwet: MBO Amersfoort en LPA kunnen altijd overleggen en informatie en advies uitwisselen ter preventie van school-

Een melding van verzuim leidt altijd tot dossiervorming bij

verzuim.

leerplicht.

Bij de aanpak van individueel verzuim zijn heldere afspraken

Actie van leerplicht?

over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden van

In een verzuimmelding wordt door het ROC aangegeven of

school en leerplicht en afstemming daarover belangrijk voor

actie van leerplicht gewenst is. Dit is een actieve keuze bij

een prettige en effectieve samenwerking ten behoeve van de

de melding. Geeft het ROC niet aan dat actie gewenst is dan

student.

onderneemt leerplicht geen actie.

13

Wat doet leerplicht

Bij het opmaken van een proces-verbaal.

Leerplicht heeft als doel herstel van het schoolbezoek in

Soms helpen alle andere manieren om een student weer naar

samenwerking met ROC.

school te krijgen niet, is er een stevig signaal nodig voor de

• acties die de school al heeft ondernomen.

Doorverwijzing naar hulpverlening en RMC begeleiding kan

student en/of zijn ouders/verzorgers en moet leerplicht over-

• anders, nl.

onderdeel zijn van de gemaakte afspraken ter ondersteuning

gaan tot het opmaken van een proces-verbaal. Dan heeft de

van de student.

LPA verklaringen en bewijzen op schrift nodig van het ROC.

Aanvullende informatie

De DUO meldingen van de leer-/kwalificatieplichtige stu-

Hoe duidelijker de informatie hoe meer kans dat een proces-

(svp aangeven en aanvullen wat van toepassing is).

denten worden in principe binnen een week in behandeling

verbaal zijn werk doet.

genomen. Als de melding volledig is ingevuld kunnen direct

Daarbij komt dat een proces-verbaal zonder schriftelijke on-

Zijn alle interne stappen van het verzuimprotocol doorlopen

acties richting student en ev. zijn ouders worden uitgezet. Als

derbouwing wordt geseponeerd door het Openbaar Ministerie,

• ja.

de informatie niet beschikbaar is vraagt leerplicht de ontbre-

waar een proces-verbaal behandeld wordt.

• nee.

Terugkoppeling

Heeft er al een verzuimgesprek met de student op school

De LPA koppelt de bevindingen terug met de contactpersoon.

plaatsgevonden

• contactgegevens inhoudelijk contactpersoon (naam, telefoonnummer en/of e-mailadres).

kende informatie op. Voor formulier zie bijlage: checklist. Welke acties kunnen door LPA worden ingezet: Leerplicht kan het ROC, maar ook de student en/of de ouders

• ja.

adviseren rond het (beëindigen van het) verzuim. Bijv. door

Checklist aanpak verzuim 18- door leerplicht

middel van een gesprek met student en ouders/verzorgers.

We hebben een verzuimmelding van (naam) ontvangen, waar-

Leerplicht kan ook een bijdrage leveren aan het doorver-

bij aangegeven is dat Actie gewenst is.

Wat verwacht u van leerplicht

wijzen van de student naar (hulpverlenende) instanties om

Deze checklist is bedoeld om

• in contact komen met student en/of zijn ouders omdat de

daarmee oorzaken van verzuim aan te pakken.

• ontbrekende informatie te verkrijgen. • ons uitgebreider te informeren zodat wij een zinvolle bij-

Daarnaast heeft leerplicht een aantal (wettelijke) mogelijkhe-

drage kunnen leveren aan het beëindigen van het verzuim.

den om de wet te handhaven: • Een oproep voor een gesprek met student en ouders/verzorgers bij de LPA. Leerplicht heeft uitgebreide informatie

• Een waarschuwingsbrief aan student en ouders/verzorgers. • Het opmaken van een proces-verbaal bij niet-reageren, na eerdere waarschuwing of niet nakomen van afspraken. • Een melding bij de Sociale Verzekeringsbank voor 16- en 17-jarigen om de kinderbijslag te laten stoppen.

school geen contact meer heeft. • met student en/of zijn ouders en/of de school de oorzaken van verzuim in kaart brengen en advies uitbrengen om het verzuim te beëindigen.

Graag ontvangen we antwoord op de volgende vragen voordat we de melding in behandeling kunnen nemen.

van de school nodig om dit gesprek goed voorbereid in te kunnen gaan.

• nee.

• inzetten van onze expertise waaronder doorverwijzen naar andere (hulpverlenende) instanties. • het inzetten van sanctiemiddelen.

Ontbrekende informatie

• nog geen actie tot nader bericht van uw kant.

We missen de volgende gegevens: zie aangekruiste items (svp

• anders, nl.

gegevens aanvullen). • roepnaam en telefoonnummer en/of e-mailadres van student/ ouder. • vermoedelijke reden verzuim (informatie verzuimgesprek school). • mate van verzuim. • opleiding en leerjaar.

14

Bijlage 3 RMC

Trajectbureau Opleiding & Werk

Aanpak Trajectbureau

In de regio Eemland heeft het Trajectbureau de taak om

Het Trajectbureau ontvangt de verzuimmeldingen van de 18+

Inleiding

namens de acht gemeenten studenten van 16-23 jaar die het

studenten, woonachtig in één van de acht gemeenten die de

Het Trajectbureau Opleiding & Werk is sinds 1 januari 2010

onderwijs zonder startkwalificatie (dreigen te) verlaten te

regio Eemland vormen en selecteert de meldingen waarbij

geautoriseerd, namens de acht RMC-Eem gemeenten, om

traceren en te begeleiden, met als doel: het voorkomen en

‘actie gewenst’ is aangevinkt. Bij deze meldingen worden in

verzuimmeldingen van 18+studenten uit deze gemeenten op

bestrijden van voortijdig schoolverlaten.

principe binnen een week de eerste acties verricht.

te pakken. Dit met het oog op een preventieve aanpak van voortijdig schoolverlaten. Immers, verzuim is vaak een voor-

In dit kader is een verzuimaanpak voor 18+studenten ont-

bode voor uitval. Door tijdig de oorzaken van het verzuim te

wikkeld. Het Trajectbureau neemt verzuimmeldingen 18+ in

(her)kennen en oplossingen te zoeken voor belemmeringen,

behandeling, waarbij in de melding wordt aangegeven dat

kan uitval van studenten voorkomen worden.

“actie gewenst” is.

Doelgroepen en contactpersonen regio Eemland

Aandachtspunt bij alle 18+ meldingen: studenten vallen niet

Verzuim van alle studenten zonder startkwalificatie wordt

meer onder de leer-/kwalificatieplicht. Het Trajectbureau

gemeld bij het DUO-verzuimloket, die de meldingen doorstuurt

heeft daarom geen sanctiemiddelen om verzuim terug te

naar de verantwoordelijke contactpersoon. De woongemeente

dringen.

van de student is bepalend. In RMC-regio Eemland betekent dit: • studenten zonder startkwalificatie tot 18 jaar:

Verzuimmelding bij DUO;

vallen onder de leer-/kwalificatieplicht.

verplicht volgens wettelijk vastgestelde termijnen

De leerplichtambtenaar van de woongemeente is de con-

Actie gewenst;

tactpersoon.

een bewuste keuze voor de inzet van het Trajectbureau

• studenten zonder startkwalificatie van 18 tot 23 jaar: vallen onder de RMC-wetgeving.

Criteria voor de keuze Actie gewenst bij 18+ studenten:

In regio Eemland is een begeleider van het Trajectbureau

• alle interne stappen van het verzuimprotocol zijn doorlo-

de contactpersoon.

pen. • er heeft minimaal één verzuimgesprek op school plaatsgevonden (tenzij school geen contact met student meer kan krijgen). • de melding is volledig. • bij de melding wordt informatie gegeven over de reden van Actie gewenst. • de onafhankelijke rol en expertise van het Trajectbureau kan een meerwaarde bieden voor student en school.

15

Stap 1 : Contact leggen met student en school

Stap 2: Onderzoeken oorzaak verzuim

Stap 3: Advies en begeleiding

Student wordt telefonisch benaderd en/of (per brief) voor een

De student wordt uitgenodigd om zijn/haar verhaal te doen

Het Trajectbureau adviseert de student in de stappen die ge-

gesprek uitgenodigd.

met betrekking tot het verzuimgedrag, waarbij de inhoude-

zet kunnen worden om het verzuim tegen te gaan. Uitgangs-

lijke informatie van de melder als achtergrondinformatie

punt is dat de student en de school samen verantwoordelijk

belangrijk is.

zijn voor de verdere schoolloopbaan van de student. Dit kan

De (inhoudelijke) contactpersoon van de school wordt benaderd indien informatie van de verzuimmelding ontoereikend

betekenen:

is. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een checklist die per

De houding van de trajectbegeleider is open en neutraal.

mail verstuurt wordt aan de inhoudelijke contactpersoon.

Redenen voor verzuim kunnen zijn:

• adviseren om problematiek bespreekbaar te maken op school.

Volledige informatie bij de digitale melding betekent sneller

• problemen in de privésfeer.

• verwijzen naar hulpverlenende instanties.

en effectiever actie kunnen ondernemen!

• verkeerde keuze opleiding.

• student aanspreken op eigen verantwoordelijkheid .

• problemen gerelateerd aan de opleiding (lesprogramma,

• student confronteren met zijn/haar gedrag in relatie tot

Bij studenten die niet reageren op telefonisch contact of de uitnodiging voor een gesprek, heeft het Trajectbureau geen pressiemiddelen (zoals de leerplichtambtenaar) tot haar beschikking om contact met de student tot stand te brengen.

mate zelfstandigheid e.d.). • praktische problemen (geen beschikking over boeken/laptop, OV-kaart kwijt/gestolen).

toekomstperspectieven. • geven van praktische tips en meedenken in oplossingen. • overleg met de (inhoudelijke) contactpersoon van de school.

In die gevallen wordt de contactpersoon van de school via de mail geïnformeerd over de ondernomen acties, met de mel-

Wanneer de reden voor verzuim een verkeerde opleidingskeu-

ding dat de verzuimmelding in DUO zonder resultaat wordt

ze blijkt te zijn, dan kan desgewenst een begeleidingstraject

afgehandeld.

bij het Trajectbureau gestart worden, gericht op het maken van een nieuwe keuze.

Dus: geen contact met student = terugkoppeling naar melder. Stap 4: Afsluiting verzuimmelding De contactpersoon krijgt een terugkoppeling van de resultaten van de acties en de gemaakte afspraken. Met de student wordt zo nodig afgesproken binnen een aantal weken contact te hebben om te bespreken of het verzuim is gestopt c.q. de oplossingen/afspraken voldoende effect hebben. Na deze actie wordt de verzuimmelding in DUO afgesloten.

16

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Waarschuwing verzuim

Beste voornaam, Je bent 8 klokuren niet aanwezig geweest. Wij hebben hier geen afmelding van ontvangen. Dit betekent dat je ongeoorloofd afwezig bent geweest. Bij meer dan 16 klokuren ongeoorloofde afwezigheid per 4 weken doen we altijd een melding aan DUO en Leerplicht/RMC. Ik vraag je dringend om voor datum contact op te nemen met je SLB-er en een gesprek met hem/haar te plannen. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in jouw dossier.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam VM-er/SLB-er Telefoonnummer E-mailadres N.b. je ouders worden altijd geïnformeerd over je afwezigheid.

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Waarschuwing verzuim

Beste ouder(s)/verzorger(s), Voornaam is 8 uren klokuren afwezig geweest in de lessen. We hebben hier helaas geen reden van ontvangen. We raden u als ouders/verzorgers aan dit te bespreken met voornaam. Naast de begeleiding vanuit de opleiding hebben we ook de ondersteuning van u nodig om tot een goed eindresultaat te komen. Bij meer dan 16 klokuren ongeoorloofde afwezigheid per 4 weken doen we altijd een melding aan DUO en Leerplicht/RMC. Ik heb voornaam een brief gestuurd met het verzoek contact met de SLB-er op te nemen en een gesprek te plannen met hem/haar over zijn studievoortgang. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het dossier van voornaam

Met vriendelijke groet, Namens het team, VM-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Melding in verband met ongeoorloofd verzuim

Beste voornaam, Je bent meer dan 16 klokuren binnen 4 weken ongeoorloofd afwezig geweest. Wij zijn verplicht hiervan een melding te doen aan het de afdeling Leerplicht/RMC van jouw gemeente. Deelname aan de lessen is verplicht. Bovendien zorgt ongeoorloofd verzuim vaak tot studievertraging. Ongeoorloofd verzuim kan daarnaast leiden tot een voorlopig negatief studieadvies. Om te voorkomen dat je nog meer lessen mist, gaan we aanvullende afspraken maken. Daarom nodig ik je uit op: Datum: Tijd: Lokaal: Naam: SLB-er Wij rekenen op je komst. Kun je niet op de voorgestelde datum en tijd, neem dan contact met mij op. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in jouw dossier. Met vriendelijke groet,

Namens het team, Naam VM-er Telefoonnummer E-mailadres N.B. je ouders worden altijd geïnformeerd over je afwezigheid.

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: ouders informeren over melding ongeoorloofd verzuim

Beste ouder(s)/verzorger(s), Wij hebben geconstateerd dat voornaam 16 klokuren binnen 4 weken ongeoorloofd afwezig is geweest. Wij zijn verplicht hiervan een melding te doen aan de afdeling Leerplicht/RMC van uw gemeente. Wij raden u aan dit thuis te bespreken en voornaam te blijven motiveren om aanwezig te zijn tijdens de lessen. Ongeoorloofd verzuim kan leiden tot een voorlopig negatief studieadvies en studievertraging. Om te voorkomen dat voornaam nog meer lessen mist gaan we aanvullende afspraken maken. Daarom nodig ik u en voornaam voor een gesprek uit op: Datum: Tijd: Lokaal:

Wij rekenen op uw komst. Kunt u niet op de voorgestelde datum en tijd, neem dan contact met mij op. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het dossier van voornaam

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam SLB-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Naam bedrijf Adres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Leerbedrijf informeren over ongeoorloofd verzuim

Geachte heer/mevrouw, Hierbij wil ik u over het volgende informeren: Voornaam achternaam heeft de afgelopen tijd veelvuldig lessen gemist. Het gaat om 16 klokuren in de afgelopen 4 weken. Ik heb over de gemiste lesuren helaas geen afmelding van de student ontvangen. Tijdens een loopbaangesprek met mij en zijn ouders zal de student hier over aangesproken worden. Het spreekt voor zich dat gemiste lessen voor achterstand kunnen zorgen. Wij zijn wettelijk verplicht om zijn afwezigheid te melden bij Leerplicht of RMC. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het studenten volgsysteem.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam loopbaanbegeleider Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Herhaling melding in verband met ongeoorloofd verzuim

Beste voornaam, Wij hebben opnieuw een melding aan de afdeling Leerplicht/RMC van jouw gemeente moeten doen omdat je nog steeds te veel ongeoorloofd afwezig bent geweest. We raden je dringend aan om aanwezig te zijn tijdens de lessen om je studie alsnog succesvol af te ronden. Indien er geen verbetering in de aanwezigheid komt, zullen wij een voorlopig negatief studieadvies moeten geven. Daarnaast willen we je nogmaals wijzen op de gevolgen van ongeoorloofd verzuim. Deelname aan de lessen is verplicht. Bovendien zorgt ongeoorloofd verzuim vaak tot studievertraging. Ik nodig je voor een gesprek uit op: Datum: Tijd: Lokaal: Naam SLB-er Wij rekenen op je komst. Kun je niet op de voorgestelde datum en tijd, neem dan contact met mij op. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in jouw dossier.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam loopbaanbegeleider Telefoonnummer E-mailadres N.B. je ouders worden altijd geïnformeerd over je afwezigheid.

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: ouders informeren over herhaling melding ongeoorloofd verzuim

Beste ouder(s)/verzorger(s), Wij hebben opnieuw een melding aan de afdeling Leerplicht/RMC van uw gemeente moeten doen omdat voornaam nog steeds te veel ongeoorloofd afwezig is geweest. Wij raden voornaam dringend aan om aanwezig te zijn tijdens de lessen om de opleiding alsnog succesvol af te ronden. Wij gaan er vanuit dat u ook vanuit de thuissituatie hieraan meewerkt. We willen u daarnaast nogmaals wijzen op de gevolgen van ongeoorloofd verzuim. Deelname aan de lessen is verplicht. Bovendien zorgt ongeoorloofd verzuim vaak tot studievertraging. Ongeoorloofd verzuim kan daarnaast leiden tot een voorlopig negatief studieadvies. Indien er geen verbetering in de aanwezigheid komt zullen wij een voorlopig negatief studieadvies moeten geven. Daarom nodig ik u en voornaam uit voor een gesprek op: ( omdat een herhaling is van verzuim is een persoonlijk gesprek wel goed en niet telefonisch zoals in de eerdere brief naar de ouders.) Datum: Tijd: Lokaal: Naam SLB_er Wij rekenen op uw komst. Kunt u niet op de voorgestelde datum en tijd, neem dan contact met mij op. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het dossier van voornaam

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam VM-er/ Naam SLB-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Adres Postcode Woonplaats

Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: Leerbedrijf informeren over geen verbetering ongeoorloofd verzuim

Geachte heer/mevrouw, Hierbij wil ik u over het volgende informeren: Voornaam achternaam is ondanks een waarschuwing en gesprekken nog steeds veelvuldig ongeoorloofd afwezig. Tijdens loopbaangesprekken met zijn studieloopbaanbegeleider en ouders/verzorgers is de student hier over aangesproken en zijn er afspraken gemaakt. Ook de leerplichtambtenaar/RMC medewerker uit de woongemeente is betrokken. De studievoortgang van naam is in gevaar. Mijn advies is om ook binnen uw bedrijf een gesprek met hem aan te gaan en zijn studievoortgang te bespreken. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het studenten volgsysteem.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam VM-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: 10 keer te laat

Beste voornaam, Je bent de afgelopen 4 weken 10 keer te laat de les binnen gekomen. Je studievoortgang kan hierdoor in gevaar komen. Wij zijn wettelijk verplicht om te melden bij leerplicht/RMC dat je vaak te laat bent gekomen de laatste tijd. Wij noemen dit signaal verzuim. Ik vraag je dringend om voor datum contact op te nemen met je SLB-er en een gesprek met hem/haar te plannen. Een kopie van deze brief wordt opgenomen in jouw dossier.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam VM-er/SLB-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Aan

Datum

Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Woonadres Postcode Woonplaats Plaats, datum

Kenmerk

Naam afdeling

Betreft: 10 keer te laat

Beste ouder(s)/verzorger(s), voornaam is de afgelopen 4 weken 10 keer te laat de les binnen gekomen. De studievoortgang kan hierdoor in gevaar komen. Wij zijn wettelijk verplicht om te melden bij leerplicht/RMC dat naam vaak te laat bent gekomen is de laatste tijd. Wij noemen dit signaal verzuim. voornaam heeft hierover een gesprek met zijn/haar studieloopbaan begeleider. We raden u als ouders/verzorgers aan dit te bespreken met voornaam. Naast de begeleiding vanuit de opleiding hebben we ook de ondersteuning van u nodig om tot een goed eindresultaat te komen.

Een kopie van deze brief wordt opgenomen in het dossier van voornaam.

Met vriendelijke groet, Namens het team, Naam VM-er/SLB-er Telefoonnummer E-mailadres

Bijlage 4 Brieven

Pagina 1 van 1

Bijlage 5 Formulieren

Afmelding wegens andere reden dan ziekte

Naam :

Klas :

Studentnummer : Geb. Datum : Reden afwezigheid : Dag afwezigheid :

Datum afwezigheid :

Vanaf :

e lesuur tot en met :

e lesuur

Handtekening / Naam SLB-er :

formulier betermelding

Naam : Studentnummer : Geb. Datum : 1e ziektedag : Hersteldatum :

DIT FORMULIER BIJ DE RECEPTIE INGEVULD INLEVEREN

Klas :

Bijlage 5 Formulieren

Afmelding wegens ziek naar huis

Naam :

Klas :

Studentnummer : Geb. Datum : 1e ziektedag : Vanaf lesuur : Handtekening / Naam SLB-er :

DIT FORMULIER BIJ DE RECEPTIE INGEVULD INLEVEREN NA ONDERTEKENING VAN JE SLB-ER