Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo. . . . .< ICT, met de i van inkoop!
“Aanbesteden van ICT: de business case” Mr J.A. (John) Konijn
24 maart 2009 .
Voorstel agenda Kennismaking Inventarisatie thema’s en doelen Uw praktijk-analyse Van behoeftestelling naar business case Sturing in voorbereiding en uitvoering aanbesteding Wrap-up 2
Kennismaking John Konijn - bedrijfsjurist / contract manager ICT-afdeling PZH ICT-profiel PZH: • 2400 werkplekken, meerdere vestigingen • MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast • OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten • Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV
3
En U bent? • uw naam / functie? • welke (soort) organisatie? • uw ervaring met ict?
4
Inventarisatie Vul in op de gekleurde kaartjes: • Met welke vragen bent u gekomen? (kleur 1) • Wat wilt u uit deze sessie mee naar huis nemen? (kleur 2)
5
Uw praktijk analyse (Groepjes van 3 á 4 deelnemers) Lees de casus Overleg met elkaar
(10 minuten)
Noteer de resultaten Plenaire bespreking
(5 minuten )
6
Aanbesteden: Fasering 1. 2. 3. 4.
Van behoeftestelling naar “business case” Voorbereiding Uitvoering t/m ‘voornemen tot gunning’ Opdracht: contract, uitvoering opdracht, beëindiging
Bij voorkeur projectmatig (Prince2, of gelijkwaardig ☺) Vandaag focus op stappen 1 t/m 3
7
1. Business case: de wat-vraag (het gewenste eindresultaat) • • • • • • • • • • • •
product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen
Vanuit de perspectieven: - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - bedrijfsprocessen - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - beheerst veranderen - gebruik / beheer - personeel - juridisch 8
1. Business case: de hoe-vraag (hoe ziet de life cycle eruit?) Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: • Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers • Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen • Verandermanagement en communicatie Bedrijfsfase: • Gebruik, beheer en onderhoud • Beheerst wijzigen • Risico management • Rapportages • Exit management / volgende cyclus 9
1. Business case: besturing Ontwikkel- en opstartfase – contract, projectdocumenten – projectmatige aanpak – managen van t-o-k-i-g marges – organisatiestructuur bij beide partijen – rapportages – oplevering / acceptatie Bedrijfsfase – contract, SLA – leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever – aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever – leveranciers- en prestatiemanagement 10
1. Business case: pricing • Benoem de financiële aspecten van de te gunnen opdracht – eigendom (i.e.), huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) – investering en exploitatie (wat kost het) – betalingsmodel
(hoe wil ik ervoor betalen)
– financieringsmodel
(uit welke beschikbare middelen)
• Stel een begroting op van de totale financiële waarde van de opdracht gedurende de gehele life cycle
11
1. Business case: contract Zorg voor een degelijk contract: – looptijd, mogelijke verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) – projectaanpak en –resultaat in bindend kader – aansprakelijkheden – mogelijkheden voor beëindiging – exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management☺) – rollen / bevoegdheden – volledige en geldende versie, wijzigingsbeheer – monitoring en nakoming gemaakte afspraken – leverancier- en prestatiemanagement – tijdige, zinvolle rapportages 12
2. Voorbereiden: Opstellen waarderingsmodel Als het programma van eisen en wensen stabiel is: 1. Analyse - zijn alle gestelde eisen ook echt eisen? (hardheid) - wat moet het relatieve gewicht zijn van de gestelde wensen - In welke vorm moeten de offertes de gevraagde informatie geven 2. Integraal gunningsmodel - benoem relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - stel voor de wensen een sluitend waarderingsmodel op - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - check de elasticiteit (de werking) van het model
13
3. Uitvoering: Communicatie tussen publicatie bestek en ‘voornemen tot gunning’: • vraag en antwoord via de Nota(‘s) van Inlichtingen • reacties op voorgestelde model/concept documenten • bezoek technische omgeving / schouw bij aanbesteder • presentatie / demonstratie / proof of concept • vraag en antwoord via ‘verzoek nadere toelichting’ • verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om “business case” nog bij te sturen
14
Wrap-up / rondvraag • Alle thema’s voldoende besproken? • Nieuwe vragen / inzichten?
15
Dank voor uw aandacht/bijdrage
[email protected] www.linkedin.com/John.konijn mob: 06 28 877 878
16