INVESTERINGSSELECTIE
M.J. Putters is consultant bij Capgemini Nederland (
[email protected])
Wa t is he t en wanne er gebr uik t u he t?
nr5 mei 2006
De waarde van een business case
12
Voor de verantwoording van ICT-investeringen wordt steeds vaker het begrip business case gehanteerd. Goedbeschouwd gaat het hierbij om niets anders dan een investeringsverantwoording, een begrip dat al sinds jaar en dag onderdeel uitmaakt van de bedrijfseconomische praktijk. Normaliter heeft een onderneming meer potentiële investeringsprojecten dan dat er daadwerkelijk gefinancierd kunnen worden. Dat vraagt om een zorgvuldige selectie van de meest veelbelovende projecten. In de praktijk blijkt dat de business case te pas en te onpas wordt ingezet. Wat is precies een business case en wanneer is het inzetten er van zinvol? MARTIN PUTTERS
In enge zin kan een business case beschouwd worden als het toepassen van investeringscriteria. Investeringscriteria zijn rendementsmeetlatten aan de hand waarvan men kan beoordelen of een investering al dan niet economisch verantwoord is. Bovendien kan op basis hiervan aangegeven worden welk investeringsalternatief het beste resultaat oplevert. Er zijn vier fundamentele bezwaren aan te voeren tegen deze beperkte opvatting van het begrip business case: – een investering kent vrijwel altijd meerdere belanghebbenden (stakeholders). De bedrijfseconomische insteek van het begrip business case doet uitsluitend recht aan de belangen van de aandeelhouders of andere financieel belanghebbenden en negeert andere partijen; – in het welslagen van investeringsprojecten spelen factoren een rol die moeilijk of in het geheel niet zijn te kwantificeren, maar die desondanks onderdeel uit moeten maken van de evaluatie om tot een juiste beslissing te kunnen komen; – een business case moet niet alleen de pro’s en contra’s van een specifiek investeringsscenario beschrijven, maar moet tegelijkertijd ook aandacht schenken aan alternatieven. In
de praktijk is er altijd minimaal één alternatief scenario, namelijk het ‘nulscenario’, dus de situatie waarbij er bewust voor gekozen wordt om niets te doen; – het doel van een business case is niet primair het verantwoorden van een investeringsbeslissing, maar het garanderen dat de beoogde resultaten worden gerealiseerd. Een bekende definitie van een business case is afkomstig van het Amerikaanse General Accounting Office: ’A structural proposal for business improvement that functions as a decision package for organizational decision makers. A business case typically includes an analysis of business performance and associated needs or problems, proposed alternative solutions, assumptions, constraints, and riskadjusted cost-benefit analysis.’ Met deze definitie valt goed te leven wanneer u de kanttekening maakt dat het doel verder reikt dan het onderbouwen van een investeringsbeslissing. Zoals gesteld, moet ook de manier waarop realisatie van de business case zeker wordt gesteld onderdeel uitmaken van die business case. Tot slot kan
nr5 mei 2006
ILLUSTRATIE: LEON MUSSCHE
13
Vaak maakt het tastbaar wat reeds als Fingerspitzengefühl aanwezig is.
als afgeleid doel nog het ‘opbouwen van geheugen’ ten aanzien van investeringsbeslissingen genoemd worden. Een goede documentatie van investeringsbeslissingen geeft te allen tijde inzicht in de manier waarop men tot bepaalde investeringen is gekomen. Bovendien gaat er een leereffect van uit. Door gebruik te maken van ervaringen uit het verleden wordt het opstellen van business cases in de toekomst steeds eenvoudiger. Eigenaar van de business case
Bij het besluit om tot een ICT-investering te komen, gaat men meestal niet over één nacht ijs. Vaak zijn verschillende personen en/ of afdelingen bij het besluitvormingstraject betrokken. Dat roept de vraag op wie er verantwoordelijk is voor het opstellen van een business case. In eerste instantie is een ICT-investering een zaak van ‘de business’ en ‘de ICT’. Vanuit een behoefte bij de business wordt in samenwerking met ICT bekeken op welke wijze in de behoefte voorzien kan worden. Een business case kan gebruikt worden om de verschillende alternatieven te evalueren en tegen elkaar af te zetten. In die zin is de business case een gezamenlijk product
van de business en ICT. Het onderwerp van de business case is de beoogde investering. Normaliter is de controller binnen een organisatie verantwoordelijk voor het coördineren van de besluitvorming rond investeringen. Van der Zalm en Noordam (2003) stellen dan ook terecht dat in de praktijk de controller vaak de initiatiefnemer is voor het opstellen van een business case. Hij is degene die de verschillende partijen om tafel brengt en de (financiële) gegevens verzamelt. Hij is ook leidend bij het berekenen van de kosten, de baten en bij het inventariseren van de mogelijke risico’s. Methodologie
De business case bevat de onderbouwing voor een investeringsbeslissing. Veelal maakt het tastbaar wat reeds als Fingerspitzengefühl aanwezig is. Ondanks het feit dat de inhoud en omvang van een business case sterk beïnvloed worden door de impact en het risico van de beoogde investering zullen een aantal onderdelen te allen tijde in de case opgenomen moeten zijn. Hoe dit gebeurt, is afhankelijk van de methodologie die wordt toegepast.
Baten Benefits Logic ‘IST’
Voorbereiding
SWOT-analyse
Opties voor verbeteringen
Kasstroom prognose Business Case Analyse
Hypotheseformulering
Gevalideerde Business Case
Kostenprognose ‘Soll’
Kostenstructuur Transformatiepad Kosten
nr5 mei 2006
Figuur 1: Stappen om tot een business case te komen
14
Figuur 1 geeft een schematisch overzicht van een proces om te komen tot een business case. Dit proces valt in drie gedeelten uiteen. In het eerste gedeelte worden uitgangspunten en randvoorwaarden gedefinieerd, wordt de achtergrond geschetst van de investeringsoverweging en worden de huidige en gewenste situatie geformuleerd. Vervolgens worden, in het tweede gedeelte, de opties voor verbeteringen in kaart gebracht alsmede de daarmee gepaard gaande inspanningen. In het derde gedeelte ten slotte, wordt een grondige analyse gedaan van de geïdentificeerde kosten en baten en vindt validatie van de business case plaats door de betrokkenen.
5. Welke risico’s zijn er gemoeid met de investering? 6. Op welke wijze is geborgd dat de investering leidt tot de beoogde resultaten? Het uiteindelijke doel van de presentatie van een business case is dat er een solide besluitvormingsproces rond investeringen kan plaatsvinden. Besluitvorming die niet uitsluitend de investering zelf in ogenschouw neemt, maar ook aandacht geeft aan de context waarin die investering moet gedijen en de mate waarin die een bijdrage levert aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen.
Gevalideerde business case
Een business case heeft geen waarde zolang deze niet gevalideerd is, dat wil zeggen; goedgekeurd door de business caseeigenaar. Het is belangrijk dat alle aannames die aan het financiële model ten grondslag liggen duidelijk benoemd en goedgekeurd zijn. Bovendien moet helder zijn uit welke bronnen de gebruikte informatie afkomstig is. Het aantal personen dat bij een investeringsvoorstel betrokken is, is vaak afhankelijk van de omvang en de impact van die investering. In de meeste gevallen is het niet zo dat de business case-eigenaar zelfstandig de beslissing neemt om een bepaalde investering te doen. Over het algemeen betreft het hier beslissingen die op het niveau van het management team worden genomen. Dat betekent dat de resultaten van de business case aan de beslissingsmakers moeten worden gepresenteerd. Hierbij zijn een aantal factoren van belang. Heel vaak is de eigenaar van de business case (controller of CFO) niet degene die de business case ook opstelt. Dit is namelijk specialistisch en tijdrovend werk waarvoor men niet zelden de hulp van externe deskundigen inroept. Desalniettemin is het belangrijk dat de presentatie van de business case aan de beslissingsnemers geschiedt door de business case-eigenaar. Hij is de aangewezen persoon om vertrouwen in het voorstel uit te spreken en het te ‘verkopen’. In een dergelijke presentatie moeten zes onderwerpen expliciet aan de orde komen: 1. Waarom is de investering noodzakelijk (business ratio) en wat zijn de alternatieven? 2. Wat levert het op in kwantificeerbare en nietkwantificeerbare baten? 3. Wat gaat het kosten aan geld en inspanningen? 4. Hoe sterk is de business case?
Checklist opstellen business case – Stel vast of een business case vereist is, of dat er andere manieren zijn om de investeringsbeslissing te onderbouwen (bijvoorbeeld benchmarking) – Bepaal welke alternatieve scenario’s onderzocht moeten worden – Stel methodiek voor het opstellen van een business case vast – Bepaal welke investeringscriteria er gehanteerd moeten worden (terugverdientijd, ROI, netto contante waarde, interne verrekeningsvoet etc.) – Bepaal de gewenste terugverdienperiode – Bepaal de beschikbare bronnen van informatie – Business plan – Bestaande onderzoeksgegevens – Budgetten – Benchmark gegevens – Verzamel relevante kengetallen – Stel vast wat de relatie is met andere lopende initiatieven – Houdt rekening met politieke gevoeligheden – Eigen beheer versus uitbesteden – Lease versus koop – Bepaal de vormgeving van de business case – Bepaal de wijze van presentatie van de baten aan stakeholders (m.n. baten die gevoelig liggen zoals bijvoorbeeld personeelsreductie)
Wanneer een business case
Zin, inhoud en reikwijdte van een business case zijn sterk afhankelijk van het investeringsvoorstel waarop het betrekking heeft. Er zijn echter wel een aantal randvoorwaarden waaraan de business case moet voldoen om bij te kunnen dragen aan een goede besluitvorming:
In de praktijk gebeurt het nogal eens dat om oneigenlijke redenen wordt besloten tot het opstellen van een business case. In plaats van een onderbouwing van een investeringsbeslissing is het soms een poging om een beslissing uit te stellen, bijvoorbeeld door eindeloos meer zekerheid te blijven zoeken. Meestal leidt de uitkomst van een business case tot een bevestiging van iets wat intuïtief als bekend was. Soms is een compleet business case-traject overbodig en zijn er andere manieren om de intuïtie te onderbouwen. In veel gevallen kunnen bestaande benchmarkgegevens gebruikt
Het doel verder reikt dan het onderbouwen van een investeringsbeslissing Wanneer er echter goede redenen zijn om te besluiten tot het opstellen van een business case, dan moet op basis van een goede methodologie de juiste informatie bij elkaar gezocht worden. Het valt nooit te bewijzen dat een business case ‘correct’ is. Daar gaat het ook niet om. Iedereen begrijpt dat de toekomst van een groot aantal onzekere factoren afhankelijk is. Waar het om draait is dat op een gestructureerde en gedetailleerde manier onderzocht wordt wat de pro’s en contra’s zijn van een bepaald investeringsvoorstel. Op die manier ontstaat er een gemeenschappelijk product en veelal een gemeenschappelijke visie op dat investeringsvraagstuk. Dit leidt weer tot draagvlak, waarmee een eerste stap is gezet in de acceptatie en implementatie van die investering. In die zin reikt het belang van een business case verder dan uitsluitend het onderbouwen van een beslissing, maar kan het ook worden gezien als een stuk gereedschap voor communicatie en veranderingsmanagement. Alleen dit hogere doel lijkt de inzet van het instrument te rechtvaardigen in situaties waar het onderbuikgevoel of een overdaad aan benchmarkgegevens het te verwachten rendement van een –C bepaalde investering ondubbelzinnig aantoont.
a dve r t e nti e
Freelance Finance Professionals? Onze freelance finance professionals zijn vanaf 24 uur na de eerste briefing operationeel. Wij richten ons op het optimaliseren en inrichten van de financiële processen en bieden continuïteit in de complexe administratieve bedrijfsvoering. Onze interim finance oplossingen:
Complexe financiële- en administratieve werkzaamheden Doorvoering directiebesluiten en regelgevingen Interim management & projectleiding Advisering en ondersteuning bij strategische bedrijfsvoering en besluitvorming.
www.steens.nl
Postbus 81115, 3009 GC Rotterdam, T 0 1 0 -289 7666
nr5 mei 2006
1. het bouwen van een business case vraagt een holistische aanpak om te zorgen dat verder gekeken wordt dan alleen naar het terrein waarop de investering wordt ingezet (bijvoorbeeld: in hoeverre past een bepaalde investering in de overkoepelende strategie); 2. een business case moet inzicht geven in de implicaties van de investering voor alle belanghebbenden, voor zover deze de slagingskans significant beïnvloeden; 3. de business case moet alle factoren in ogenschouw nemen die de slagingskans van de implementatie van een systeem doorslaggevend kunnen beïnvloeden, ook wanneer deze factoren niet eenvoudig te kwantificeren en in te passen zijn in standaard bedrijfseconomische modellen; 4. de business case moet recht doen aan de impact van de beslissing waarop het betrekking heeft. Een investeringsaanvraag voor de installatie van een nieuwe mailserver, vraagt om minder details en overwegingen dan de voorgestelde implementatie van een ERP-systeem; 5. de business case moet niet alleen inzicht geven in de mate waarin de beoogde investering verantwoord is. Het moet ook duidelijkheid verschaffen over de wijze waarop geborgd is dat de voorziene voordelen inderdaad worden gerealiseerd.
worden. In de afgelopen jaren hebben bijvoorbeeld talloze overheidsorganisaties een business case opgesteld, om de wenselijkheid van een implementatie van een systeem ter ondersteuning van de (operationele) inkoopfunctie vast te stellen. Als op een gegeven moment uit publicaties in de vakliteratuur of uit contacten met collega’s blijkt dat deze business cases overwegend positief uitvallen, dan kan je gaan twijfelen aan nut en noodzaak van het opstellen van weer een nieuwe case. Door slim gebruik te maken van het netwerk van de inkoper of CFO kan in een dergelijk geval wellicht volstaan worden met vertalen van conclusies van anderen naar de eigen organisatie.
15
16 nr5 mei 2006
