Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo. . . . .< ICT, met de i van inkoop!
“Aanbesteden van ICT: de business case” Mr J.A. (John) Konijn
14 april 2009 .
Voorstel agenda Business case Fasering in Aanbesteding Vragen uit de zaal? Business case in vijf aspecten Sturing en bewaking via de business case Wrap-up 2
Business case • Zakelijke afweging om een project of taak te initiëren • Verantwoording van kapitaal/arbeid, ingezet ter verbetering van … • Leidend tot afdoende opdrachtbeschrijving • (Financiële omvang <> aanbestedingsdrempels) • Vastgelegd in schriftelijk stuk • Waar nodig: betrek marktinzichten! 3
Fasering in aanbesteding 1. 2. 3. 4.
Van behoeftestelling naar business case Voorbereiding aanbesteding Uitvoering procedure (t/m ‘voornemen tot gunning’) Opdracht: contract, uitvoering opdracht, beëindiging
Bij voorkeur projectmatig (Prince2, of gelijkwaardig ☺)
Vandaag focus op stappen 1 t/m 3
4
Vragen uit de zaal?
Welk thema wilt u aan de orde stellen? Welke vraag wilt u behandeld zien? Maak gebruik van de gekleurde kaarten
5
Wat is het gewenste eindresultaat • • • • • • • • • • • •
product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen
Vanuit de perspectieven: - bedrijfsprocessen - beheerst veranderen - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - gebruik / beheer - personeel - juridisch 6
Hoe ziet de life cycle eruit? Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: • Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers • Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen • Verandermanagement en communicatie, opleidingen Bedrijfsfase: • Gebruik, beheer en onderhoud • Beheerst wijzigen • Risico management • Organisatiestructuur en rapportages • Exit management / volgende cyclus 7
Besturing Ontwikkel- en opstartfase – passende organisatiestructuur bij beide partijen – managen van t-o-k-i-g marges – contract, projectdocumenten – rapportages – oplevering / acceptatie Bedrijfsfase – contract, SLA – leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever – aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever – leveranciers- en prestatiemanagement
8
Besturingsmodel
Leverancier
Opdrachtgever Strategic Alignment model (Henderson en Venkatraman, IBM, 1993) in Nederland verder ontwikkeld door Maes et al.
9
Begroting • Financiële aspecten te gunnen opdracht – Eigendom, intellectuele eigendom, huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) – investering en exploitatie – betalingsmodel – financieringsmodel
(wat kost het) (hoe wil ik ervoor betalen) (uit welke beschikbare middelen)
• Begroot totale financiële waarde voor gehele life cycle (TCO)
10
Begroting Total Cost of 'Ownership': alle directe en indirecte kosten: - Aanschaf / ontwikkeling / opstart - beheer / exploitatie - Gebruik én niet kunnen gebruiken (downtime) - Uitfaseren Open source: Geen licenties, wel beheerkosten
11
Contract Degelijk contract: – – – – –
looptijd, mogelijke verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) 'levende' projectdocs en 'deliverables' in bindend kader aansprakelijkheden mogelijkheden voor beëindiging exit strategie
(en bereid je voor op contractbeheer / - management☺) – – – – –
rollen / bevoegdheden volledige en geldende versie, wijzigingsbeheer monitoring en nakoming gemaakte afspraken leverancier- en prestatiemanagement tijdige, zinvolle rapportages
12
Sturing en bewaking in “Voorbereiding”: Waarderingsmodel Van business case naar aan te besteden opdracht 1. Analyse - alle gestelde eisen ook echt eisen? (hardheid) - relatieve gewicht van de gestelde wensen? - In welke vorm moet de offerte gevraagde informatie geven 2. Integraal gunningsmodel - alle relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - sluitende waarderingsberekening - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - check de elasticiteit (de werking) van het model
13
Sturing en bewaking bij “Uitvoering”: Communicatie Tussen publicatie bestek en ‘voornemen tot gunning’: • vraag en antwoord via de Nota(‘s) van Inlichtingen • reacties op voorgestelde model/concept documenten • bezoek technische omgeving / schouw bij aanbesteder • presentatie / demonstratie / proof of concept • vraag en antwoord via ‘verzoek nadere toelichting’ • verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om “business case” nog bij te sturen
14
Wrap-up / rondvraag • Alle thema’s voldoende besproken? • Nieuwe vragen / inzichten? Verdieping: “de kleine Prince2, gids voor projectmanagement ” Van Onna en Koning “gunnen op waarde, hoe doe je dat”, PSI Bouw, CROW, mei 2007 “leidraad kosten/batenanalyse voor ict projecten” Ecorys nederland bv en Conict, dec. 2007 www.ictu.nl/index.php?option=com_content&task=view&id=467&Itemid=45
15
Dank voor uw aandacht/bijdrage
[email protected] www.linkedin.com/in/john.konijn mob: 06 28 877 878
16
Provincie Zuid Holland ICT-profiel PZH: • 2400 werkplekken, meerdere vestigingen • MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast • OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten • Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV
17
