Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo. . . . .< ICT, met de i van inkoop!
Workshop
“Aanbesteden van ICT: de business case” Mr J.A. (John) Konijn
17 maart 2009 .
Voorstel agenda Kennismaking, inventarisatie thema’s Wat is er bijzonder aan ICT ICT aanbesteden 1. Van behoeftestelling naar “business case” 2. Voorbereiding aanbesteding 3. Uitvoering 4. Opdrachtfase, w.v.t.t.k. Wrap-up
2
Kennismaking John Konijn - bedrijfsjurist / contract manager ICT-afdeling PZH - zelfstandig adviseur ICT-profiel Provincie Zuid Holland: • Ca. 2400 werkplekken, verschillende vestigingen • MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast • OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten • Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV
3
En U bent? • Wat is uw naam / functie? • Vanuit welke (soort) organisatie? • Wat is uw ervaring met ict? • Welke thema’s zou u aan de orde willen stellen? • Wat wilt u van deze sessie mee naar huis nemen? (brown paper sessie: ordening thema’s)
4
Stelling Begin de Aanbestedingsprocedure pas, als: 1.
de behoeftestelling op alle relevante aspecten
2.
het beoogde proces van realisatie en ingebruikname, en
3. de bijbehorende rollen en bevoegdheden zijn uitgeschreven en door alle betrokken actoren bij de opdrachtgever zijn vastgesteld.
5
Wat is er bijzonder aan ICT • Snelle technologische ontwikkelingen • Wijzigende informatie/communicatie/transactie patronen • Veranderende business- en aanbodmodellen • Marktstructuur • Automatisering binnen en tussen organisaties • Verschillende generaties oplossingen en gedane investeringen • Proprietary <> open source / open standaarden • Wet en regelgeving, politiek, beleidsdoelen, eigen ict koers • Complexiteit in aanpassen/veranderen/vernieuwen • Nauwkeurigheid van processen en impact van fouten • Verschillen tussen theorie en praktijk 6
Aanbesteden: Fasering 1. 2. 3. 4.
Van behoeftestelling naar “business case” Voorbereiding aanbesteding Uitvoering aanbesteding Opdrachtfase • Voornemen tot gunning • Contractsafstemming / ondertekening • Aanvang uitvoering opdracht • Einde opdracht
Bij voorkeur projectmatig op te pakken (Prince2, of gelijkwaardig ☺) 7
Aanbesteding: Actoren
PZH rondom behoeftestelling, aanbesteding en opdracht: • opdrachtgever(s), mandaathouder/beslisser, budgethouder • aanbestedingsteam, projectbegeleiding, beheerorganisatie • gebruikersorganisatie in primair én ondersteunend ict-proces
Inschrijver / opdrachtnemer: • • • •
Bid team management projectorganisatie uitvoeringsorganisatie 8
1. Business case: de wat-vraag (het gewenste eindresultaat) • • • • • • • • • • • •
product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen
Vanuit de perspectieven: - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - bedrijfsprocessen - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - beheerst veranderen - gebruik / beheer - personeel - juridisch 9
1. Business case: de hoe-vraag (hoe ziet de life cycle eruit?) Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: • Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers • Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen • Verandermanagement en communicatie Bedrijfsfase: • Gebruik, beheer en onderhoud • Beheerst wijzigen • Risico management • Rapportages • Exit management / volgende cyclus 10
1. Business case: besturing Ontwikkel- en opstartfase – contract, projectdocumenten – projectmatige aanpak – Managen van t-o-k-i-g marges – organisatiestructuur bij beide partijen – Rapportages – Oplevering / acceptatie Bedrijfsfase – Contract, SLA – Leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever – Aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever – Leveranciers- en prestatiemanagement 11
1. Business case: scoping • Functioneren binnen bestaande omgeving – Gebruikmaking van infrastructuur/middelen van opdrachtgever – Technische en overige omgevingsvereisten • Afhankelijkheid van andere projecten/processen • Kwaliteitseisen • Milieu verantwoord ondernemen • Duurzaamheid
12
1. Business case: pricing • Benoem de financiële aspecten van de te gunnen opdracht – (intellectueel) eigendom, huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) – investering en exploitatie (wat kost het) – betalingsmodel
(hoe wil ik ervoor betalen)
– financieringsmodel
(uit welke beschikbare middelen)
• Stel een begroting op van de totale financiële waarde van de opdracht 13
1. Business case: contract Zorg voor een degelijk contract: – looptijd, mogelijkheden tot verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) – projectaanpak en –resultaat in bindend kader – aansprakelijkheden – mogelijkheden voor beëindiging – exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management☺) – rollen / bevoegdheden – document volledig en geldende versie, wijzigingsbeheer – monitoring en nakoming gemaakte afspraken – leverancier- en prestatiemanagement – tijdige, zinvolle rapportages 14
2. Voorbereiden:
Focus op de Inschrijvers Sourcing strategie: wat voor soort aanbieder(s) wordt(en) gezocht?
Geschiktheidseisen en selectiecriteria ten aanzien van de organisatie van de Inschrijvers. • Technische geschiktheid • Financiële draagkracht De niet openbare procedure is daarbij flexibeler voor de aanbestedende dienst 15
2. Voorbereiden: modelkeuze • Oriëntatie marktaanbod / vraagformulering (eigen of extern advies, marktconsultatie) • Wel of niet in percelen, wel of geen varianten Flexibiliteit in de opdracht • Van ontwerp naar resultaat: (demo, proof of concept, simulatie, OTA, schaduwdraaien, in of na beoordeling) • Timing en planning van beoogd resultaat • Inkoopplan, keuze voor soort procedure 16
2. Voorbereiding: Eisen en wensen Voor alle opdracht-onderdelen, en geschiktheidscriteria voor gegadigden (niet openbare procedure):
Eis: • gesloten vraag, antwoord ja / nee • niet voldoen = terzijdelegging (?)
Vraag: • open vraag, antwoord = beschrijving • Bevat ook beoordelingsmethodiek voor waardering van antwoorden • Niet beantwoorden = terzijdelegging (?) 17
2. Voorbereiding: info-structuur Beslis voor de opdrachtfase: – welke documentatie opdrachtnemer op welke momenten tijdens de opdracht moet opleveren – welke sturingsbevoegdheden je daar als opdrachtgever op hebt Bepaal: – welke van deze documentatie je - in welke mate van uitwerking – al bij de offerte wilt kunnen lezen – op welke manier je die documenten wilt kunnen beoordelen en waarderen 18
2. Voorbereiden: Opstellen waarderingsmodel Als het programma van eisen en wensen stabiel is: 1. Analyse - hardheid gestelde eisen (zijn alle gestelde eisen echt eisen?) - wat moet het gewicht zijn van de gestelde wensen - In welke vorm moeten de offertes de gevraagde informatie geven - hoe vertaalt de business case zich naar een prijsstructuur voor de te verkrijgen offertes 2. Integraal gunningsmodel - benoem de relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - stel voor de wensen een sluitend waarderingsmodel op - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - Check de elasticiteit (de werking) van het model 19
2.
Voorbereiding
Opdrachtcomponenten in het bestek
• • • • • • • •
opdracht en bijbehorende business case (op hoofdlijnen) (ontwerp) product/dienst documentatie proces / project totstandkoming resultaat gewenste samenwerkingsstructuur projectdocumenten (model / concept) overeenkomst en SLA (model / concept) gunningscriteria programma van ‘eisen en wensen’, voorzien van beoordelingsmethodiek • sluitend en passend prijs- en betalingsmodel • in te dienen documentatie (bvk o.b.v. standaardfmln) 20
3. Uitvoering: Communicatie tussen publicatie bestek en gunning opdracht: • vraag en antwoord via de Nota(‘s) van Inlichtingen • reacties op voorgestelde model/concept documenten • bezoek aan technische omgeving / schouw bij aanbesteder • presentatie / demonstratie / proof of concept • vraag en antwoord via ‘verzoek nadere toelichting’ • verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om “business case” nog bij te sturen 21
3. Uitvoering: Bewaking business case Tussen voornemen tot gunning en opdracht • Verificatie • (Afwachten Alcatel-termijn) • contractsbesprekingen en ondertekening • Aanvang opdracht: vaststellen projectdocumenten w.v.t.t.k.
22
4. Opdrachtfase: w.v.t.t.k.
23
Wrap-up / rondvraag
• Alle thema’s voldoende besproken? • Nieuwe vragen / inzichten?
24
Dank voor uw aandacht/bijdrage
[email protected] www.linkedin.com/John.konijn mob: 06 28 877 878
25
