Categoriemanagement binnen de publieke sector (Rijk) NEVI-PIANOo congres 6 juni 2013 Theo Endenburg Ministerie van BZK (DGOBR) (programmamanager 1 compacte rijksinkoop)
Agenda 1. Welkom. 2. Compacte rijksinkoop 3. Categoriemanagement Rijk 4. Wat zijn de baten en lasten van categoriemanagement?
5. Vragen
Organisatie bedrijfsvoering Rijk Per 1 september 2008 is de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) beleidsverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Rijksdienst. Op 5 november is met het aantreden van het kabinet Rutte-Asscher een nieuwe ministerspost ingesteld: minister voor Wonen en Rijksdienst (= bedrijfsvoering Rijk). Taak belegd bij Directoraat-Generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk. De opdracht van DGOBR is het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering van het Rijk. DGOBR werkt in nauwe samenwerking met alle departementen aan het realiseren van haar opdracht.
Programma Compacte Rijksdienst (2010) 1. 17 Projecten voor verbetering bedrijfsvoering Rijk 2. Geraamde opbrengst: 800 miljoen 3. Van de 17 projecten hebben 2 betrekking op de inkoop bij het Rijk, dat deelprogramma noemen we Compacte Rijksinkoop
4. Beoogde besparing op de inkoop Rijk is 180 miljoen
Geen blauwdruk Bundeling van inkoop daar waar kracht ligt (IUC’s)
Effectieve inzet categoriemanagement
Compacte Rijksinkoop Professionalisering: .inkooporganisatie .digitalisering .opleidingen
Heldere governance (rolverdeling CPO, CDI’s)
Inkoop Uitvoeringsorganisaties (IUC’s) 1. Defensie Materieel Organisatie 2. Commando Diensten Centra 3. Commando Zeestrijdkrachten 4. Commando Luchtstrijdkrachten 5. Commando Landstrijdkrachten 6. Veiligheid en Justitie 7. Dienst Justitiële Inrichtingen 8. Forensische Zorg 9. Vreemdelingenketen (IND, DT&V, COA) 10. Rijksgebouwendienst 11. Haagse Inkoop Samenwerking 12. Belastingdienst 13. Economische Zaken 14. Dienst Publiek en Communicatie 15. Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu 16. Noord (OCW en Centraal Justitieel Incasso bureau) 17. Infrastructuur en Milieu 18. Bedrijfsvoering Rijkswaterstaat 19/20. Rijkswaterstaat (infrastructurele werken)
Speelveld inkoop Duurzaam inkopen
Sociale voorwaarden en social return
Innovatiegericht inkopen
Rijksinkoop ca 10 miljard spend
Aandacht voor MKB
Samenwerking
Aanbestedingswet 2012 Code goed marktgedrag
Besparingen
Wat is categoriemanagement? Oude situatie! Beïnvloedbaarheid kosten
Inzet inkopers
Sourcing
Identificatie Specifi-
nadenken
catie
Selectie
Contract
inkopen
Bestellen
Monitoren
Nazorg
gebruiken
Wat is categoriemanagement? Nieuwe situatie! Beïnvloedbaarheid kosten
Inzet inkopers
Sourcing
Identificatie Specifi-
catie
Selectie
Contract
Bestellen
Monitoren
Nazorg
Verbeterpotentieel categoriemanagement
Scope categoriemanagement Het Rijk koopt jaarlijks voor bijna 10 miljard euro in
Categoriemanagement wordt toegepast op generieke inkoop, dat wil zeggen inkoop van producten en diensten die 2 of meer departementen gebruiken De generieke inkoop bedraagt ongeveer 50% van het totaal
Wat gaat het opleveren? Meer afgewogen beslissingen over zelfdoen, samen doen of uitbesteden (sourcing) Slimmer inkopen, bundeling van specialistische inkoopgerelateerde kennis, bv. over de markt Kwalitatieve verbetering contractmanagement en –beheer door inzet van een contractmanager
• Verbetering rechtmatigheid en terugdringing maverick buying Geld (raming 2011: € 180 miljoen)
Aanpak
Voorstudie voor een potentieel nieuwe categorie Besluitvorming over de voorstudie: wel of niet een nieuwe categorie Zo ja: benoeming categoriemanager Opstelling categorieplan door de categoriemanager (concreet plan dat uitgangspunt vormt voor de deelnemers)
Enkele voorbeelden Post: Poststromen in binnen- en buitenland, maar ook koeriers- en transportactiviteiten Kanskaarten: van fysiek naar digitaal; fysieke post verlengde overkomstduur; innovatie uit de markt halen Deelnemers: alle departementen, diverse ZBO’s, universiteiten, e.d. (dus meer dan alleen sector Rijk)
Enkele voorbeelden Schoonmaak: • Schoonmaak, glasbewassing, sanitaire voorzieningen, ongediertebestrijding • Kanskaarten: langduriger contracten; sociale aspecten; van inspanningsgericht naar resultaatgericht; van avond- naar dagschoonmaak • Deelnemers: departementen • Code verantwoordelijk marktgedrag
17 augustus 2011
Besluitvorming categoriemanagement Rijk -In 2008 besluit tot toepassing van categoriemanagement -In 2012 goedkeuring plan “uitbreiding categoriemanagement naar alle generieke inkoop -Op 9 april 2013 goedkeuring voorstel toedeling 47 categorieën aan IUC’s
RWS
I&M
Def.
VenJ
DJI
EZ
HIS
VK
DPC
BD
Noord RIVM RGD
Energie Papier, papierafvoer en drukwerk Kantoorartikelen Kantoorinrichting, interne verhuizingen Post, pakketdiensten Dienstauto's, wagenparkbeheer Schoonmaak Catering Beveiliging incl. BHV Ouderhoud bouwkundig, verbouwingen Onderhoud installaties Aanschaf gebouwinstallaties Representatie Bedrijfskleding Grondstoffenmanagement en afvalzorg Hotel- en vergaderaccomodatie Laboratorium supplies Waardepapieren Uitzendkrachten Vervoer (woon-werk, dienstreizen) Leren en ontwikkelen Arbeid en gezondheid (arbo-dienst, BMW, ed.) Personele mobiliteit Advies P&O Inhuur interim management Inhuur juridisch advies (incl. Landsadv.) Inhuur financieel advies Inhuur auditcapaciteit Inhuur ICT-expertise Inhuur inkoop- en aanbestedingsadvies Facilitair- en huisvestingsadvies Inhuur tolken en vertalers Uitbesteding onderzoeksdiensten Uitbesteding technische onderzoeksdiensten Deurwaarders Communicatie Vakliteratuur en abonnementen
Spraakverbindingen Dataverbindingen Datacenterhardware Vaste werkplek Mobiele werkplek * Pakketsoftware Standaard software/SAP Standaard software/Oracle Standaard software/Microsoft Toepassingen/outsourcing
Trekkend departement BZK RWS OCW BZK V&J V&J Belastingdienst EZ V&J Belastingdienst
Opmerkingen
In samenwerking met de datacenters Betreft hard- en software; beveiligde werkplek i.s.m. V&J Betreft hard- en software
Rekenmethoden voor raming besparingen 1. Bij aanbestedingen: PxQ vergelijken (nieuw met oud contract, waarbij de Q constant blijft) en corrigeren voor prijsontwikkeling. 2. Jaarlijkse ontwikkeling inkoopvolume generieke inkoop Rijk en corrigeren voor volume ontwikkeling personeel. 3. Een besparingspotentieel berekenen per inkooprubriek. Voor het ramen van het besparingspotentieel kijken naar de mate van samenwerking, variërend van waar nog geen samenwerking bestaat tot waar dat al belegd is met categoriemanagement. Op basis hiervan is voor de verdere toepassing van categoriemanagement bij de generieke inkoop een structurele besparing van 180 miljoen (ten volle vanaf 2018) op de inkoopuitgaven voorzien. 4. Bij de voorstudies van potentieel nieuwe categorieën een kostenbatenanalyse opstellen.
Categorie
Besparingen per jaar (x mln)
Jaar aanbesteding
Participatiegraad Rijk
Post Vervoer
20,0 PM
2009 2011
rijksbreed rijksbreed excl Def
Energie Kantoorinrichting Kantoorartikelen Drukwerk Papier Dienstvoertuigen Schoonmaak Catering Afvalstromen Beveiliging
10,0 6,5 4,0 2,9 2,2 3,7 0,6 PM PM PM
2004 2006 2010 2011 2010 2010 2010
rijksbreed rijksbreed rijksbreed 55% rijksbreed 80% rijksbreed rijksbreed 15% rijksbreed
Hotels, Vergaderaccommodaties en Evenementen
PM
2009
rijksbreed excl AZ
ERP-systemen
PM
Telecommunicatie
45,0-55,0
2006/2011
rijksbreed excl Justitie en Def
Vakliteratuur & Abonnementen
3,6
2009
rijksbreed
Communicatie
PM
Hardware
9,0-13,0
2011
rijksbreed excl Def en Bel Dienst +
Uitzendkrachten Beleidsadvies ICT- Advies
2,6 PM PM
2010
33% rijksbreed
rijksbreed
In totaal gaat het om een indicatief bedrag van 110-124 mln per jaar dat als gevolg van de Europese aanbestedingen bij 15 categorieën (excl. Communicatie) is bespaard.
VRAGEN?
