Zalaegerszegi Intézet
8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/a, Pf. 67. Telefonközpont: (06-92) 509-900 Fax: (06-92) 509-930
FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK (felhasználási engedély) Ez a dokumentum a Budapesti Gazdasági F iskola Pénzügyi és Számviteli F iskolai Kar Zalaegerszegi Intézete Könyvtárának online szakdolgozat-archívumából származik. A szerz i és egyéb jogok a dokumentum szerz jét/tulajdonosát illetik. Ha a szerz vagy tulajdonos külön is rendelkezik a szövegben a terjesztési és felhasználási jogokról, akkor az megkötései felülbírálják az alábbi megjegyzéseket. Ugyancsak a felel s azért, hogy ennek a dokumentumnak az elektronikus formában való terjesztése nem sérti mások szerz i jogait. Az archívum üzemeltet i fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha kétség merül fel a dokumentum szabad terjesztésének lehet ségét illet en, akkor töröljék azt az online szakdolgozattár állományából. Ez a dokumentum elektronikus formában szabadon másolható, terjeszthet , de csak saját célokra, nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz, változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. Minden más terjesztési és felhasználási forma esetében a szerz /tulajdonos engedélyét kell kérni. Ennek a copyright szövegnek a dokumentumban mindig benne kell maradnia. A szakdolgozat szerz je a dokumentumra vonatkozóan az alábbi felhasználási engedély-nyilatkozatot tette: „Alulírott, a Budapesti Gazdasági F iskola Pénzügyi és Számviteli F iskolai Kar Zalaegerszegi Intézete végz s hallgatója kijelentem, hogy fent nevezett oktatási intézmény, oktatási és tudományos, non-profit célokra számítógépes hálózaton (pl. interneten) vagy egyéb számítógépes adathordozón közzéteheti az intézménynél benyújtott szakdolgozatomat. Jelen nyilatkozat a hatályos szerz i jogszabályok értelmében nem kizárólagos, id tartamra nem korlátozott felhasználási engedély. A felhasználás, terjesztés a kutatást végz felhasználók számára, magáncélra – ideértve a másolatkészítés lehet ségét is - történhet úgy, hogy az a felhasználó(k) jövedelemszerzése vagy jövedelemfokozása célját közvetve sem szolgálhatja és nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz is csak változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. A szerz i és tulajdonosi jogok, valamint az üzleti célú felhasználási lehet ségek továbbra is fent nevezett szerz t illetik. Hozzájárulok, hogy azonos feltételekkel a fenti felhasználási, terjesztési jogokat az oktatási intézmény harmadik személyre – els sorban az Országos Széchényi Könyvtár Magyar Elektronikus Könyvtárára – ruházhassa át. Kijelentem, hogy nyilatkozatommal csak saját valós jogaimat gyakoroltam, így ez a gesztusom mások jogviszonyát és érdekeit nem csorbítja szakdolgozatommal kapcsolatban.”
BUDAPESTI GAZDASÁGI F ISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI F ISKOLAI KAR
A Zalaiparker Rt. leltározási tevékenységének bemutatása a hagyományos és vonalkódos készletnyilvántartás összehasonlításának tükrében
Devecser Melinda Nappali tagozat Számvitel szak Vállalkozási szakirány
2003.
TARTALOMJEGYZÉK
1.
Bevezetés
5. oldal
2.
Történeti áttekintés
7. oldal
2.1.
Kezdetek
7. oldal
2.2.
Fejl dés korszaka
7. oldal
2.3.
Privatizáció id szaka
8. oldal
2.4.
Privatizáció utáni változások, fejlesztések
12. oldal
2.5.
Napjaink eseményei
14. oldal
3.
Leltározás általános szabályai
15. oldal
3.1.
Leltár, leltározás fogalma
15. oldal
3.2.
Leltár alaki és tartalmi követelményei
15. oldal
3.2.1.
Leltárral szemben támasztott alaki követelmények
15. oldal
3.2.2.
Leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények
16. oldal
3.3.
Leltározás fajtái, módszerei
18. oldal
3.3.1.
Leltározás fajtái
18. oldal
3.3.2.
Leltározás módszerei
19. oldal
3.3.2.1. Mennyiségi felvétel
19. oldal
3.3.2.2. Egyeztetés
20. oldal
3.4.
Leltározás id pontjai
20. oldal
3.4.1.
Évközi leltározás
21. oldal
3.4.2.
Folyamatos leltározás
22. oldal
3.4.3.
Fordulónapi leltározás
22. oldal
3.5.
Leltározás el készítése és végrehajtása
23. oldal
3.6.
Leltárak értékelése, hiányok és többletek feltárása
24. oldal
4.
Leltározás szabályozása a Zalaiparker Rt.-nél
27. oldal
4.1.
Leltározási szabályzat és leltározási ütemterv
27. oldal
4.1.1.
Leltározási szabályzat
27. oldal
4.1.2.
Leltározási ütemterv
28. oldal
4.2.
Intézkedési jogosultság, ellen rzési kötelezettség elhatárolása
30. oldal
4.2.1.
Vezérigazgató felel ssége
30. oldal
4.2.2.
Vezérigazgató-helyettes felel ssége
30. oldal
2
4.2.3.
Kereskedelmi vezet felel ssége
30. oldal
4.2.4.
Számviteli vezet felel ssége
31. oldal
4.2.5.
Üzemgazdasági vezet felel ssége
31. oldal
4.2.6.
Leltározást végz személyek felel ssége
31. oldal
4.2.7.
Leltározásra kerül egység vezet jének, helyettesének felel ssége
32. oldal
5.
Vonalkódos nyilvántartás bevezetése
33. oldal
5.1.
Alkalmazott integrált rendszer bevezetése
33. oldal
5.2.
Cikktörzs kialakítása, módszertana
35. oldal
6.
A hagyományos és vonalkódos készletnyilvántartású boltok
37. oldal
leltározási folyamatának összehasonlítása 6.1.
Leltárfelvételt közvetlenül megel zend teend k
37. oldal
6.2.
A tárgyi eszközök és készletek el készítése a leltárfelvételhez
38. oldal
6.3.
A leltárfelvételhez szükséges technikai feltételek, eszközök biztosítása
39. oldal
6.4.
A leltározás végrehajtása
39. oldal
6.4.1.
A leltározás folyamata
40. oldal
6.4.2.
A LELTÁR program m>ködésének bemutatása
43. oldal
6.5.
Leltározási bizonylatok
46. oldal
6.6.
A leltározás ellen rzése
48. oldal
6.6.1.
A leltározás el készítésének ellen rzése
48. oldal
6.6.2.
A leltározás végrehajtásának ellen rzése
49. oldal
6.6.3.
A leltárfeldolgozás ellen rzése
49. oldal
6.6.4.
A leltárértékelés ellen rzése
50. oldal
7.
Leltárért való felelAsség
51. oldal
7.1.
Leltárhiányért való felel sség szabályai a Zalaiparker Rt.-nél
51. oldal
7.2.
A 11. számú PILLÉR Vasáruház leltárhiánya
52. oldal
8.
Összefoglaló értékelés
57. oldal
3
„A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény el írásai szerint meg rizni, amely tételesen, ellen rizhet módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglév eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.” „Az árukészleteit az üzleti évben csak értékben nyilvántartó vállalkozó az üzleti év mérlegfordulónapját megel z negyedévben vagy az azt követ negyedévben is ellen rizheti tételes leltározással értékbeni nyilvántartásának a mérleg fordulónapjára vonatkozó adatai helyességét. A leltározással megállapított érték és a könyv szerinti érték különbözetével a mérleggel lezárt üzleti év eredményét kell módosítani.”1
1
Irodalomjegyzék 8. 69.§ 1. és 3. bekezdés
4
1.
Bevezetés Dolgozatom témája a Zala Megyei Iparcikk Kereskedelmi Részvénytársaság
(ZALAIPARKER RT.) leltározásának bemutatása a hagyományos és vonalkódos nyilvántartás összehasonlításán keresztül. A társaság 1995-ben határozta el a cikkelemes számítástechnikai rendszer bevezetését. Ma már a hálózati egységek többnyire ezt a nyilvántartási módszert alkalmazzák. Az els átálló üzletek a vegyi és papírboltok voltak, majd ezt követ en a vasm>szaki szakmában került bevezetésre. Ruházati területen a 2002-2003. évi leltárak során történik meg az áttérés. Munkám els részében a társaság fejl dését, a privatizációt, annak alapvet hatásait, a vállalat életében végbement folyamatok f bb vonulatait kívánom bemutatni. A történeti áttekintés után a hangsúlyt a leltár és leltározás törvényi el írásaira és az Rt. egyedi szabályozásának vizsgálatára helyezem. A dolgozat központi részében mutatom be a leltározás gyakorlatban történ megvalósításának folyamatát a hagyományos és vonalkódos készletnyilvántartású üzletekben, valamint ezzel szoros összefüggésben részletezem a vonalkódos rendszer kiépítésének elhatározását, bevezetésének állomásait, valamint a leltárkiértékel program m>ködését. Ezt követ en a Zalaiparker Rt.-nél érvényesül
szabályokat mutatom be a
leltárhiányért való anyagi felel sségre vonatkozóan, mindezt egy, a társaság életében megtörtént esettel illusztrálva. Dolgozatom végén az általam megfelel nek tartott következtetések levonásával javaslatokat teszek a társaság további leltározási tevékenységére vonatkozóan. A témaválasztást és a cikkelemes nyilvántartáson alapuló leltározás, leltárkiértékelés részletes taglalását megalapozza az a tény, hogy a Zalaiparker Rt.-nél egyre nagyobb jelent séggel bír a vonalkódos készletnyilvántartás, az elektronikus adatrögzít berendezés segítségével történ
leltározás, felváltva a korábbi évekre jellemz
hagyományos
készletnyilvántartást. Az új számviteli törvénynek köszönhet en, mely 2001. január 1-jén lépett hatályba, a valódiság elve a korábbinál nagyobb hangsúlyt kap. E törvény értelmében kib vült a leltározás számbavételének funkciója. Egyrészt el 5
kell segítenie a vagyonvédelmet,
másrészt a leltározásnak bizonylatszer> alátámasztással kell szolgálnia a mérlegben szerepl eszközadatokhoz. A valódiság elvének érvényesülése els sorban azt jelenti, hogy a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szerepl
tételnek a valóságban
megtalálhatónak kell lenni. A valódiság elvének érvényesülése szempontjából kiemelked szerepet játszik a leltározás és a leltározási szabályzat. Az árukészlet leltározásának részletes tárgyalását az a körülmény indokolja, hogy a Zalaiparker Rt. eszközeinek jelent s hányadát – a kereskedelmi tevékenység jellegéb l adódóan, amint ezt a társaság cégszer> elnevezése is elárulja – az árukészlet képezi. A témaválasztás aktualizálását az is indokolja, hogy napjainkban a mindennapi élet elképzelhetetlen számítógépek nélkül. Az elektronikus adatrögzít
gépek segítségével
megkönnyíthet a leltározási folyamat lebonyolítása, a leltárak kiértékelése és a valódiság elvének megfelel en pontosabb eredményhez juthatunk. Munkámban kiemelt szerepet tulajdonítottam a vonalkódos készletnyilvántartásnak, a leltárt kiértékel
programnak, hiszen a társaság rövidtávú tervei közt szerepel a
cikkelemes nyilvántartás valamennyi egységben történ bevezetése.
6
2.
Történeti áttekintés
2.1. Kezdetek A Zalaiparker Rt. államigazgatási szempontok szerint jött létre tervutasításos rendszerben. Akkoriban a népboltok lassú fejl déssel indultak, mivel irányításuk a Vas megyei Népbolt Központból történt. Így 1949. év végén mindössze 5 népbolt állt a zalaegerszegi lakosság rendelkezésére. Az els
jogel d a Zala Megyei Népbolt Nemzeti Vállalt volt, amely a
Belkereskedelmi Minisztérium döntése alapján 1950. március 6-i hatállyal alakult meg 53 államosított kiskereskedelmi egységb l, néhány ezer négyzetméter üzlet-alapterülettel. A vállalat egyik legfontosabb feladatának a gépállomások anyagszükségletének biztosítása bizonyult. Az 50-es évek második felében átgondolt program keretében megkezd dött a kezdetleges régi boltok modernizálása és a hálózati egységek átrendezése. 1959 végére a bolthálózat területi és profiltisztítási elvek alapján 104 boltra növekedett. A f leg budapesti székhely> vállalatoktól átvett boltok eredményezték a növekedést, ugyanakkor területi alapon leváltak a nagykanizsai egységek. A profiltisztítás keretében a vendéglátó és húsipari vállalatok alapítása növelte és a vidéki vegyesboltok szövetkezeti formába való tömörülése csökkentette a boltok számát, egyszer>sítette a profilját. 2.2. FejlAdés korszaka A vállalat neve 1960. január 1-t l Zala Megyei Iparcikk Kiskereskedelmi Vállalatra módosult. Ez a változás a megye állami kereskedelmét dönt en átalakította, és megvetette az alapjait a 80-as évek végére kialakult kereskedelemnek, a színvonalas hálózatnak. Az új vállalathoz a ruházati és vegyesiparcikk-boltok kerültek, átadták az élelmiszert árusító egységeiket. Nagykanizsán kirendeltség létesült, és megkezd dött a hálózat állapotának egységes színvonalú javítása. A jobb helyzet> zalaegerszegi hálózat állapota lehet vé tette a kanizsai hátrányos helyzet felszámolását. Kezdetben a boltok felújítása és modernizálása, majd el re átgondolt átrendezése, alapterületük növelése történt meg. 7
Ezzel együtt jó ütemben haladt az új kiszolgálási formák bevezetése is. A 60-as évek közepére már mindenütt megvalósult a kit>zött szociális feltételek biztosítása, az eladóterek saját er b l való növelése. Az els
id ket az útkeresés jellemezte, de aztán gyors fejl dés következett. A
vállalatnál már a 60-as évek elejét l jól körvonalazott üzletpolitika érvényesült, és aktív hirdetési tevékenységet folytattak. A szállítópartnerek bevonásával kezdetét vette az úgynevezett „közös boltok” létesítése. Ez a megoldás a forgalom növelésére dönt hatású volt. El nye, hogy nem igényelt jelent s forgóalapot, mégis megnövelte az árukínálatot. 1970.
január
1-t l
Zala
Megyei
Iparcikk
Kereskedelmi
Vállalatra,
röviden
ZALAIPARKER-re módosult a társaság neve. Ezt követ en 20 éven át használta az új emblémát. A 70-es években a fejl dés még dinamikusabbá vált, a közös bolti tevékenység újabb lendületet kapott. A régi boltokat felújították, az adminisztrációt korszer>sítették. A fejlesztésnek köszönhet en a vállalat javítani tudta a forgási id t és az ország legmagasabb áruforgalmát elér vidéki vállalata lett. A 80-as években a boltvezet knek már nemcsak kereskedni, beszerezni és értékesíteni
kellett,
hanem
gazdálkodni
is.
Mindez
1982-ben
az
úgynevezett
költségtérítéses rendszer bevezetésével kezd dött, illetve az üzletek bérletbe, szerz désbe adásával folytatódott, valamint bevezetésre került a jövedelemérdekeltségi rendszer. Az eredményeket tanúsítja, hogy 1987-ig 4 alkalommal a Zalaiparker Rt. kapta a Belkereskedelmi Minisztériumtól a Kiváló Vállalati címet az iparcikk szakmában. 1984 szét l állami vállalattá min sült át és az átalakulásig ebben a formában is m>ködött. 2.3. Privatizáció idAszaka Magyarországon a rendszerváltást követ en a gazdasági életben változások következtek be, melyek hatására egy teljesen új alapokon nyugvó gazdálkodási forma kezdett kialakulni.
A változások alapvet irányvonala a magántulajdon növekedése a
gazdaságban. E folyamat megvalósításának eszköze a privatizáció, mely sok esetben a körülötte kialakult botrányok miatt felkeltette a közvélemény, az átlagpolgár érdekl d bb odafigyelését a gazdaság változásaira. 1990-ben csupán egyetlen, a gazdasági életet érint
törvényt hozott az új,
demokratikus úton választott rendszerváltó parlament. Ez a törvény az 1990. évi LXXIV. 8
törvény volt, amit ma is csak „el privatizációs” törvényként emlegetnek. A dönt en állam által irányított gazdaság helyett korszer> piacgazdasági rendszer alapjainak megteremtése lett a cél. E törvény érzékenyen érintette az akkoriban még az 1985-ben megalakult Vállalati Tanács irányítása alatt álló vállalatot, hiszen a tíz f alatti létszámú üzleteit l és a korábbi bérletes és szerz déses formában üzemel egységeit l kellett megválnia. A vállalat bejelentette a Vagyonügynökségnek a törvény hatálya alá es üzleteket. Az árverések el készítése, meghirdetése, lebonyolítása, a nyertesekkel való szerz déskötés egy, az ÁVÜ-vel kötött különmegállapodás alapján történt. Az árverések kiírása el tt az ÁVÜ megbízta a ZALAINVEST Kft-ét az üzletek értékének becslésével, amit az felülbírált, majd megállapította a végleges kikiáltási árat, amelynél alacsonyabb áron az üzletet értékesíteni nem lehetett. Az 1992. évi LIV. törvény lehet vé tette, hogy a szerz déses üzletek vezet i forgalmi értéken megvásárolják a boltot. 10 bérl közül 9 élt a lehet séggel, így az el privatizáció id szakában a vállalat összesen 64 boltját veszítette el. Mindössze 7 bolt esetén szerzett a vev tulajdonjogot, a többi boltnál pedig a bérleti jog került értékesítésre. A Zalaiparker boltjainak jó állaga, viszonylag alacsony kikiáltási ára és az, hogy az új tulajdonos profilkötöttség nélkül vehette át, igen népszer>vé tette a boltokat. Az értékesített üzletek egy része frekventált helyeken, általában a városközpontban m>ködött, így a privatizáció során a vállalat kiszorult a legforgalmasabb területekr l. Az újonnan szervez dött vállalkozások többnyire kereskedelemmel foglalkoztak, így a vállalat saját konkurenciáját er sítette meg az üzletek kiárusításával. A kialakult vételárat azonnal be kellett fizetni az államnak, illetve mivel megyei alapítású cégr l volt szó, 50%-t a megyei önkormányzatnak. A privatizációs bevételeket a kormány teljes egészében adósságtörlesztésre fordította. A legnagyobb gondot a vállalat számára a létszámcsökkentés humánus megoldása jelentette, hiszen az érintett boltok dolgozóit az új üzemeltet általában nem vette át, így a felmondás és végkielégítés költségeit a Zalaiparkernek kellett viselnie. Ugyanakkor szintén problémát jelentett a privatizált üzletek készletének elhelyezése is. A Zalaiparker Vállalati Tanácsa 1990. november 29-én határozatot hozott, hogy a vállalat vezetése vizsgálja meg az átalakulás lehetséges módozatait és készítse el Vagyonügynökség számára megküldend
a
jelentést. Az elkészített terveket a Vállalati
Tanács megtárgyalás után jóváhagyta, majd 1991 márciusában a gazdálkodó szervezetek és a gazdasági társaságok átalakulásáról szóló törvény alapján küls befektet k bevonásával a 9
vállalat gazdasági társasággá történ átalakulását határozta el. A részvénytársasággá történ átalakulásról hosszú távú gazdálkodási számítások alapján döntöttek, így 1991. december 1-jén zártkör> átalakulással létrejött a Zala Megyei Iparcikk Kereskedelmi Rt. a Zala Megyei Kereskedelmi Vállalat általános és teljes jogutódjaként. A múltban a vásárlók megszokták a Zalaiparker nevet, amely szemükben min séget, megbízható áruellátást, udvarias, kultúrált kiszolgálást jelent. Emiatt hagyták meg a nevet és bevezették a min ségi el relépést kifejez új emblémát. A vállalat az átalakulással meg kívánta rizni egységes arculatát, a meglév boltok profiljának átrendezésével kívánta biztosítani az üzletláncszer> m>ködést, beleértve az egységes áralkalmazási feltételeket is. A vállalat 1991. május 31-ei vagyoni állapotának értékelését a budapesti AUDIT Kft. végezte. A vagyonértékelést az ÁVÜ elfogadta, így a társaság induló vagyonát 698.524 ezer Ft-ban állapította meg. Az Rt. t kéjének megoszlása átalakuláskor (1991. december 1.)
Tulajdonosok ÁVÜ Önkormányzatok Küls befektet k Dolgozók Összesen
Vagyonrész (eFt) 424.225 82.510 43.000 148.879 698.524
1.számú táblázat Részesedés (%) 60,7 11,8 6,2 21,3 100,0
Az átalakulást követ en a Vállalati Tanács feloszlott, helyét, szerepét a közgy>lés, az igazgatóság, a felügyel bizottság és a könyvvizsgáló vette át. 1993 nyarán az ÁVÜ nyílt, egyfordulós pályázatot írt ki állami tulajdonú részvények értékesítésére. E pályázat alapján meghirdetésre került a Társaság alapt kéjének 60,7%-a, amelynek névértéke 424. 225 ezer Ft. A jegyzett t ke 10%-át képvisel részvénycsomagra a pályázók kárpótlási jegyben voltak kötelesek ajánlatot tenni. A kiírás lehet vé tette ezen felül is a kárpótlási jeggyel történ fizetést, valamint E-hitel igénybevételét is a vételár bánatpénzt meghaladó részére. Mivel id közben az Országgy>lés elfogadta az Munkavállalói Résztulajdonosi Programról szóló törvényt is, lehet ség nyílt az eredeti koncepció — a Zalaiparker Rt. tulajdonosai maguk a dolgozók legyenek végrehajtására.
10
—
Megfelel összeg> saját er hiányában a kivásárlásra egy konzorcium állt össze, melynek tagjai a Zalaiparker Rt. MRP Szervez Bizottsága, mely E-hitel igénybevételével tette meg ajánlatát, valamint Barta András és társai, illetve a Budapest Bank Rt. A magánszemélyekb l álló befektet i csoport és a bank kárpótlási jegy ellenében kívánta megvásárolni a részesedést. A pályázat kedvez elbírálását segítette el , hogy a Budapest Bank Rt. 10%-os alapt ke-emelést ígért. Az MRP Szervezet a munkavállalók által önkéntesen létrehozott, önkormányzattal rendelkez
jogi személy, amelynek célja az
ket foglalkoztató társaságban tulajdon
szerzése. Az így megvásárolt részvények csak fokozatosan jutnak a dolgozók tulajdonába. Abban az esetben, ha az MRP állami tulajdon privatizációja során jött létre, a törvény hozzárendeli az Egzisztencia-hitel konstrukciót, melynek futamideje 15 év, ebb l az els három türelmi id , amikor csak a kamatokat kell fizetni. Az Állami Vagyonügynökség Igazgatótanácsa 1993. december 8-i ülésén a pályázatot eredményesnek nyilvánította. Megkötötték az adásvételi el szerz dést, amelynek tartalmával egyez en az MRP Szervezet bejegyzését követ en került sor a végleges szerz dés aláírására. 1994. március 17-i közgy>lésen megválasztották az MRP tisztségvisel it. Ezzel a Zalaiparker Rt. privatizációja befejez dött. A társaságban állami tulajdon nem maradt, ezt követ en már csak a tulajdonosi szerkezetben következett be változás. Privatizáció utáni tulajdonosi szerkezet (1994. február 2.)
Tulajdonosok ÁVÜ Önkormányzatok MRP Dolgozók Küls befektet k Budapest Bank Rt. Összesen
Vagyonrész (eFt) 82.510 354.375 193.999 43.000 24.640 698.524
11
2. számú táblázat Részesedés (%) 11.8 50.7 27.8 6.2 3.5 100.0
2.4. Privatizáció utáni változások, fejlesztések 1995 A vállalat már központilag köti a szállítókkal a szerz déseket. Csökkent a szállítók száma és a megállapodásokban sikerült a korábbinál jobb fizetési és árrés-kondíciót elérni. Megnyílt a nagykereskedelmi raktár. Induló profiljába a vas-m>szaki, kozmetikaivegyi és papíráruk tartoztak. A pozíciók javítása érdekében év végén a társaság csatlakozott a HONIKER Beszerzési Társulathoz. Elhatározták a cikkelem mélység> azonosításon alapuló komplett számítástechnikai rendszer bevezetését, megtették az el készületeket és bevezették alkalmazását a nagykereskedelmi részlegben. Elkezdték a társaság jöv képének, missziójának megalkotását. Folyamatosan biztosították a dolgozók továbbképzését, valutapénztárosokat képeztek illetve német nyelvtanfolyamot és eladási képességfejleszt tréninget indítottak. 1996 Tovább b vült a központi árubeszerzés, ezáltal csökkent a beszállítók köre. Intenzív reklám és vev -promóciós akciókat hirdettek: A lakosságot a HRSÉG akció sorozatával, a közületi vev ket pedig a direkt marketing segítségével ösztönözték vásárlásra. A beszámolási id szak végéig 17 egység állt át a vonalkódos készletnyilvántartásra. A hálózati egységek átállását megel z en a központi adatfeldolgozás is megváltozott. A számviteli-gazdálkodási részrendszernek mind a 8 alrendszere, továbbá a vezet i információs rendszer is m>ködött az év végére. 1997 Befejez dött a vonalkódos rendszer kiépítése. A ruházati szakma kivételével valamennyi üzletben ez a nyilvántartás került bevezetésre. A forgalom alakulását jelent sen befolyásolta a horvát bevásárló turizmus mérsékl dése.
12
1998 Ekkor került sor a tervez , ellen rz
tevékenység zárt controlling rendszerbe
foglalására. A forgalom alakulására kedvez en hatott a marketing tevékenység fokozása: a vev vel folytatott direkt marketing kommunikáció. E cél jól szolgálta a májusban bevezetett saját reklámújság havi 50000 példányban történ terjesztése. Konkrét intézkedések alapján mind a hálózat, mind a központi apparátus létszáma csökkent – szükség esetén éltek a részid s foglalkoztatás lehet ségével. 1999 Az új intézkedések végrehajtása ellenére a vállalat a harmadik veszteséges évét zárta. A forgalom folyamatosan csökkent. A veszteség több okra vezethet
vissza: a
növekv konkurencia és a csökken bevásárló-turizmus mellett az MRP Szervezet Egzisztencia-hitel törlesztése, kamatterhe. A hitel törlesztése során a vállalat kénytelen volt a türelmi id szakban (1994-1996) képzett eredménytartalékot felhasználni. 1997-t l az üzemi, üzleti tevékenység eredménye, illetve a szokásos vállalkozási eredmény is pozitív volt, de ez csak részben fedezte a rendkívüli ráfordítások között megjelen , az MRP Szervezettel kapcsolatos kiadásokat. A hálózati dolgozók, valamint az adminisztrátorok részére számítástechnikai tanfolyamot szervezett a társaság. Ez évben döntöttek a részvények dematerializálttá történ átalakításáról. 2000 A társaság továbbfejlesztette marketing tevékenységét, ugyanakkor próbálták javítani a beszerzési tevékenység hatékonyságát. A vállalat ekkor már 4 beszerzési társaságnak tagja, és ezáltal jobb kondíciókkal tudott árut beszerezni. A beszállítói körbe kizárólag központi szerz déssel rendelkez szállítók kerülhettek. Megvásárolták az új irodaházat, b vítették a gépjárm>parkot.
13
2.5. Napjaink eseményei 2001 Új bolt nyílt Zalaegerszegen, amely leértékelt áron forgalmazta a bolthálózat elfekv készleteit. Ez a bolt ma már Nagykanizsán m>ködik. A társaság a gazdaságtalanul m>köd saját tulajdonú ingatlanait bérbeadás útján kezdi hasznosítani. Néhány üzlet eladóterét a raktárak rovására megnövelték, majd a nagyobb eladótér egy részét bérbe adták, így téve nyereségessé az üzletet. A mérleg szerinti eredmény veszteséget mutat.2 A társaság részvényeinek többségét a munkavállalók birtokolják.3 2002 Jelenleg 28 hálózati egység m>ködik.4 Az egyre növekv bérbeadásból származó bevétel mellett Nagykanizsán három gazdaságtalanul m>köd önkormányzati bérleményb l is kivonult a társaság. Átszervezik a központi irányítást azzal a céllal, hogy a kereskedelmi tevékenységet 2003-tól nyereségessé tegyék. Er teljes létszámcsökkentést hajtottak végre.
2 3
4
Lásd 1. számú melléklet Lásd 2. számú melléklet Lásd 3. számú melléklet
14
3.
Leltározás általános szabályai
3.1. Leltár, leltározás fogalma "Leltár: a vállalkozás eszközeir l és forrásairól egy adott id pontra vonatkozóan a valóságos helyzetnek megfelel mennyiségi és értékbeni részletes kimutatás." 5 A számviteli törvény el írásaiból következik, hogy a leltárnak tételesen kell tartalmaznia az éves beszámoló (egyszer>sített éves beszámoló) mérlegében illetve az egyszer>sített mérlegben szerepl minden eszközt és forrás. " Leltározás: a vállalkozás tulajdonában, birtokában, kezelésében, használatában lev befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglev mennyiségük, állományuk megállapítása." 6 A leltározás egyben alkalmat teremt a csökkent érték>vé vált, vagy selejtezend , adott esetben az elfekv , a nem keresett készletek feltárására, egyúttal a készletek tárolása szabályszer>ségének, a raktározási el írások betartásának ellen rzésére. A leltározás célja és egyben feladata, hogy a vállalati vagyon könyvvitel által kimutatott adatainak valódiságát az eszközök és források valóságban meglev mennyiségének és értékének megállapításával ellen rizze. 3.2. Leltár alaki és tartalmi követelményei 3.2.1. Leltárral szemben támasztott alaki követelmények Leltárteljesség azt jelenti, hogy a leltárnak a vállalat valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell függetlenül attól, hogy a vállalat birtokában van, vagy idegen helyen tároltak. A leltározás id pontjában a vállalat birtokában lev , de nem a vállalat tulajdonát képez eszközöket a leltárban érték nélkül kell kimutatni. Ezen leltárakat az eszközök tulajdonosainak meg kell küldeni. 5 6
Irodalomjegyzék 7. 211. oldal Irodalomjegyzék 7. 211. oldal
15
A leltár valódisága el feltétele a mérleg valódiságának. Ez azt jelenti, hogy minden leltárnak a valóságot - az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét - kell tükröznie. Ezt a követelményt csak úgy lehet teljesíteni, hogy az eszközök és források mennyiségi felvételére és értékelésére
vonatkozó
el írásokat
maradéktalanul
betartják.
Ezt
követ en
végrehajtjuk a jogszabályban meghatározott egyeztetéseket és ellen rzéseket. A leltár világossága azt jelenti, hogy a leltárnak áttekinthet en leltározási helyenként, és ezen belül fajta, típus, méret és min ség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket. A számbavételnél ez a követelmény egyben a bruttó elv érvényesítését is jelenti. Az egy helyen tárolt és összecserélhet tételeket összevonni (kompenzálni) csak a vonatkozó jogszabály el írásai szerint szabad. Az adósok és a hitelez k tartozásait, követeléseit a leltárban tételesen kell kimutatni. 3.2.2. Leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények A
bizonylatok
(leltárfelvételi
jegyek
és
ívek),
és
egyéb
dokumentációk
(jegyz könyvek, kimutatások) el írás szerinti egyértelm> és hiánytalan kitöltése. A szükséges záradékok (pl.: Csoportos leltárfelel sségi nyilatkozat) és aláírások megléte. A leltár az ellen rizhet ség elvének akkor tesz eleget, ha tartalmazza az alábbiakat: a társaság megnevezését, a leltár, a leltározási hely megjelölését, a bizonylatok sorszámát, a leltározás megkezdésének és befejezésének id pontját, valamint a leltár fordulónapját, amelyre vonatkoztatva a leltár készül, a leltározott eszközök és források meghatározását, ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimutatását, a leltározás végrehajtásáért és ellen rzéséért felel s, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását, az értékelés alapjául szolgáló egységárat beszerzési és fogyasztói áron,
16
az egy éven belül elhasználódó, használatba vett egyéb tárgyi eszköznek nem min sül eszközöket, valamint a beérkezett de a mérlegkészítés id pontjáig nem számlázott árukészleteket is. 7 Azokat a vásárolt és saját termelés> készleteket, amelyek megrongálódtak, amelyek felhasználása, értékesítése kétségessé vált, amelyek feleslegessé váltak, csökkentett értékben kell a mérlegben és a leltárban is szerepeltetni. A leltárban elkülönítetten, jogcím szerint részletezve kell kimutatni mindazokat az egyébként azonos eszközöket, amelyeket valamely okból egymástól eltér en értékelnek: a bérmunkára átadott, a javításra átadott, a bizományba átadott, a bérbe adott, az úton lev eszközöket. A készletezési hely feltüntetésével és jogcímének megjelölésével csak mennyiségben kell szerepeltetni: a bérmunkára átvett, a javításra átvett, a bizományba átvett, a tárolásra átvett, a bérbe vett eszközöket.8 A számviteli törvény szerint a f könyv év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellen rizhet módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglév eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. A leltározás kiterjed a vállalkozás birtokában lev minden eszközre. A leltározási tevékenységhez tartozik a könyv szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet, vagyis a hiányok és többletek megállapítása, rendezése (elszámolása) is. A törvény a mérleg készítésére nem szab határid t, csupán a beszámoló letétbe helyezésének határidejét írja el . A vállalkozások mérlegüket egy tág id intervallumon belül készíthetik el. Ebb l következik, hogy a leltár elkészítésének id pontjára sem határozható meg egységesen, kötelez en betartandó határid . Mivel a mérleg
7 8
Irodalomjegyzék 4. Irodalomjegyzék 7.
17
„alapbizonylata” a leltár, elkészítésének végs határidejeként a mérlegkészítés id pontja határozható meg. 3.3. Leltározás fajtái, módszerei 3.3.1. Leltározás fajtái A leltározás teljessége, célja, helye és id pontja szerint a következ
leltárfajtákat
különböztetjük meg: Teljes leltár: a társaság eszközeit, forrásait a tényleges mennyiségi felvétellel, a könyvviteli nyilvántartásokkal való egyeztetéssel felmérik és ennek eredményeként olyan leltárt állítanak össze, mely az összes eszközt és forrást fajtája, eredete szerint tartalmazza függetlenül attól, hogy azokat a leltározás id pontjában hol tárolják és azok a vállalkozás tulajdonában vannak-e. Részleltár: a vállalkozás eszközeinek és forrásainak egy-egy részér l vagy a késztermékek egy-egy csoportjáról készített leltár. A jogszabály a szabályszer>en végrehajtott leltározás alapján helyesbített és ellen rzött, a f könyvi könyveléssel egyez analitikus nyilvántartásokat is leltárnak tekinti. Nyitó leltár: egy új vállalkozás megalakulásakor készített leltár. M>köd vállalatok nyitóleltárt nem készítenek, mert évzáró leltáruk egyben a következ
évi
nyitóleltáruk is. Évközi vagy évzáró leltár: az évközi illetve az éves mérlegek valódiságát támasztja alá. Az adott fordulónapon a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja. Elszámoltató leltár: az anyagilag felel s dolgozók elszámoltatására, tevékenységük szakszer>ségének és gondosságának ellen rzésére szolgál. B>ncselekmény alapos gyanúja vagy felfedezett b>ncselekmény esetén is fel kell venni. Átadás-átvételi leltár: ha az anyagok kezeléséért vagy számadásáért felel s dolgozók, pl.: raktárosok, üzletvezet k stb. személyében változás következik be, a változás napjával átadás-átvételi leltárt kell készíteni. Ez a leltár mind az átadó, mind az átvev elszámoltatásának, anyagi és büntet jogi felel sségének alapokmánya. Idegen leltár: a vállalat területén lev idegen (használatra, javításra, bérmunkára, meg rzésre átvett) eszközökr l készített leltár. Az idegen eszközök leltárát a tulajdonos vállalkozó részére egyeztetés céljából meg kell küldeni.
18
Megismételt leltár: felvételére csak akkor kerül sor, ha a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy annak adatai az ellen rzés megállapítása során vitathatóak. Kérheti a leltárhiányért anyagilag felel s dolgozó bizonyított indok alapján, ha az általa jegyzett hibák a leltárkészlet utólagos módosítása útján nem korrigálhatók.9 3.3.2. Leltározás módszerei A leltározás módja annak meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan, milyen módon kell végrehajtani. A jogszabály értelmében ez történhet mennyiségi felvétellel és egyeztetéssel. 3.3.2.1. Mennyiségi felvétel Tényleges mérést, megszámlálást jelent. A jogszabály e tekintetben is két lehet séget ad: a nyilvántartásoktól függetlenül utólagos összehasonlítással, a nyilvántartások alapján a felvétel során történ összehasonlítással hajtható végre. A leltározást a mérleg fordulónapjával kell végrehajtani. A mérleg fordulónapjától eltér
id pontban végrehajtott leltározás esetén a leltárban a mérlegfordulónapi
árukészletek értékét kell szerepeltetni. Ez úgy határozható meg, hogy a leltározás id pontjában megállapított készletértéket módosítják a leltározás id pontja és a mérleg fordulónapja közötti id szakban bekövetkezett készletváltozások nyilvántartási áron vezetett könyv szerinti értékével, és azt a tényleges beszerzési árra a tételes leltárral megállapított árréssel helyesbítik. Árukészleteiket csak értékben nyilvántartó vállalkozások részére a számviteli törvény lehet séget ad arra, hogy a leltározást a mérleg fordulónapját megel z en, a beszámolási id szak IV. negyedévében vagy a mérleg fordulónapját követ en a következ
év I.
negyedévében hajtsák végre. Ez a kedvezmény általában a kiskereskedelmi tevékenységet folytató társaságokat érinti, mint pl.: a Zalaiparker Rt.-t.
9
Irodalomjegyzék 1.
19
3.3.2.2. Egyeztetés Egyeztetéssel készíthet el a leltár a csak értékben kimutatott – természetes mértékegységben számba nem vehet eszközök és követelések esetén azon - természetes mértékegységben is számba vehet
- eszközök esetében,
amelyekr l a vállalkozás folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartást vezet a számviteli alapelveknek megfelel en.10 Az egyeztetés a f könyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal való egybevetését jelenti. El tte meg kell gy z dni az analitikus nyilvántartások adatainak valódiságáról. A törvény a vállalkozókra bízza a döntést, hogy milyen id közönként ellen rzik azok helyességét. A csak értékben kimutatott eszközök és források esetében (követelések, kötelezettségek) a leltár egyeztetés alapján állítható össze. A készpénzállomány kizárólag egyeztetés alapján vehet fel a leltárba, mivel a fordulónapi záró készletállományt minden esetben mennyiségi felvétel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni. 3.4. Leltározás idApontjai Általános követelmény, hogy minden eszközt és készletet évente legalább egyszer tényleges mennyiségi felvétellel leltározni kell. A leltári adatokat a nyilvántartási adatokkal össze kell hasonlítani és az eltérésekkel a nyilvántartási adatokat helyesbíteni kell. A leltározás id pontjának meghatározásánál figyelembe kell venni néhány tényez t: A mérleg fordulónapját megel z en minél közelebbi id pontban történik a leltározás, a leltár annál pontosabb, megbízhatóbb képet nyújt. Célszer> olyan id pontot választani, amikor a leltározandó eszközökben, illetve készletekben a forgalom szünetel vagy csekély, mert a leltározás ez esetben kevésbé zavarja a vállalkozás tevékenységét. Emiatt célszer> munkaszüneti napokon leltározni, bár így általában költségesebb és nehezebben szervezhet meg. Legkedvez bb id pont a leltározásra a legkisebb készlet id pontja. A készlet alacsony nagysága miatt egyszer>bbé, megbízhatóbbá válik a mennyiségi felvétel, valamint a hiányok és többletek mennyiségének megállapítása. 10
Irodalomjegyzék 3.
20
A raktári készletet évente legalább egyszer, a második félévben kell leltározni, tehát a fordulónap július 1. és december 31. napja között bármely nap lehet, bár célszer> az év végéhez minél közelebbi id pontot kijelölni. Néhány példa az id pont kiválasztására: Mivel a termel tevékenységet folytató vállalkozások év végén tevékenységet már nem folytatnak, készleteik minimálisak, emiatt a leltározás könnyebben végrehajtható és kevesebb id t vesz igénybe. Az árukészleteiket csak értékben nyilvántartó, kiskereskedelmi tevékenységet folytató vállalkozások számára a legkedvez bb id pont a naptári év els hete. A kisebb vállalkozásoknak célszer> valamennyi eszközét és készletét egy id pontban leltározni. A nagyobb vállalkozásoknak lehet ségük van arra, hogy a leltározást eszköz- és készletcsoportonként más-más, célszer>en megválasztott id pontban hajtsák végre. Ezen módszer alkalmazásánál azonban alapkövetelmény, hogy az azonos csoportba tartozó eszközöket, illetve készleteket azonos id pontban kell leltározni. A leltározás elvégezhet folyamatosan vagy fordulónappal. Mind a folyamatos, mind a fordulónapi leltározást a jogszabályban meghatározott id intervallumon belül kell végrehajtani. A vállalkozásnak szabályoznia kell a leltározás menetét, mivel a számviteli törvény csak a leltárkészítési kötelezettséget írja el , a leltározás szabályozását a vállalkozásra bízza. A végrehajtás feltételeit a leltározási szabályzatban és a leltározási ütemtervben kell el írni. A törvény keretei között a leltározás gyakoriságának szabályait is a vállalkozás határozza meg. 3.4.1. Évközi leltározás Az évközi leltározás fogalomkörébe tartoznak a speciális okból elrendelt, év közben végrehajtott leltározások. Ezek a következ k: elszámoltató leltározás, átadási-átvételi leltározás, nyitóleltár készítése.
21
3.4.2. Folyamatos leltározás A vállalatnál minden eszközt vagy forrást a jogszabályban meghatározott id tartamon belül legalább egyszer leltározni kell. A folyamatos leltározás jogszabályi el feltételei: A vállalat el írásszer>, naprakész nyilvántartást vezessen, hogy annak alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatóak legyenek. Az azonos termékek (termékcsoportok) leltárfelvételét a társaság különálló egységeiben azonos id pontban hajtsák végre. A társaság gondoskodjon a személyi feltételek biztosításáról, a rendszeres ellen rzésr l, valamint az éves ütemterv elkészítésér l. A folyamatos leltározás el nyei: A feladatok nem lökésszer>en, hanem egy hosszabb id szakra elosztva jelentkeznek. A leltározást állandóan végz csapat megfelel gyakorlatra és szakismeretre tehet szert, ami a munkát felgyorsítja, és pontosabbá teheti. A folyamatos leltározás alkalmazható a tárgyi eszközök körébe tartozó m>szaki berendezésekre, gépekre és a raktári készletekre. 3.4.3. Fordulónapi leltározás Fordulónapi leltározás esetén a leltározást el re meghatározott nappal ( ez a leltár fordulónapja ) kell elvégezni, úgy, hogy ezen a napon a leltárfelvételi helyen minden eszközfajta teljes egészében leltározásra kerüljön. Ebben az esetben a leltározást a leltárfelvételi helyen megszakítás nélkül kell lefolytatni. A leltározó csoport adott leltárfelvételi helyen addig dolgozik, amíg minden ott található eszköz leltározásával nem végzett. A leltározás általában egy nap alatt ( a fordulónapon ) nem végezhet el, ezért a munkát rendszerint már a fordulónap el tt megkezdik és gyakran még az után is folytatják. A munka zavartalansága és az adatok pontossága érdekében célszer> szüneteltetni a készletmozgást. Ha ez nem oldható meg, a fordulónapi készletmennyiség megállapításakor a fordulónap el tt felvett készletek mennyiségéhez a fordulónapig bekövetkezett növekedéseket hozzá kell adni, illetve a csökkenéseket le kell vonni. Fordulónap utáni
22
leltározásnál pedig a fordulónap után bekövetkezett változásokat ellenkez el jellel kell figyelembe venni.11 A leltározás megtörténtét az analitikus nyilvántartásokban fel kell tüntetni, adatait a leltárfelvétel adataival egyeztetni kell. Eltérések esetén az analitikus nyilvántartások adatait a leltárfelvétel adatainak megfelel en helyesbítjük. Ugyanezt az egyeztetést végre kell hajtani a f könyvi számlák és az analitikus nyilvántartás adatai között is. A leltározás alapján
helyesbített
és
ellen rzött,
a f könyvi könyveléssel egyez
analitikus
nyilvántartásból készült kivonatokat szintén leltárnak kell tekinteni. Viszonylag kevés azoknak az eszközöknek és forrásoknak a köre, amelyeknél a leltározást a mérleg fordulónapjával kell elvégezni. E csoportba tartoznak az alábbiak: befejezetlen termelés, megmunkálás céljából átvett idegen készletek, kéziraktárak készletei, úton lev áruk, házipénztárak pénzkészletei, hitelintézetek, az APEH, a TB, a vámhatóság felé történ
elszámolások
nyilvántartásai, adósok és hitelez k, valamint munkavállalók tartozása, értékpapírok, kötvények, váltók és egyéb befektetett pénzügyi eszközök. 3.5. Leltározás elAkészítése és végrehajtása A leltározás lebonyolítása lényegében azonos feladatok elvégzését jelenti, vagyis a leltározás technológiája minden esetben azonos. Mindezt befolyásolja, hogy milyen eszközöket leltározunk, illetve a feladat volumene, hiszen egészen más feladatot jelent egy kisvállalkozás leltárának felvétele és adatainak feldolgozása, mint ugyanaz a feladat egy több szervezeti egységb l álló nagyvállalatnál. Különösen a munka megszervezése, el készítése, a személyi és tárgyi feltételek biztosítása terén jelenthet lényegesen eltér feladatokat.
11
Irodalomjegyzék 6.
23
A leltározás lebonyolításának f bb mozzanatai: A leltározásra vonatkozó szabályrendszer kialakítása: Leltározási szabályzat A leltározás végrehajtásának id beli megtervezése: Leltározási ütemterv A leltározás el készítése •
tárgyi eszközök és készletek el készítése a leltározáshoz,
•
a leltárfelvételhez szükséges technikai eszközök biztosítása,
•
a leltárbizonylatok meghatározása és biztosítása,
•
a mennyiségi nyilvántartások el készítése.
A leltárak személyi feltételeinek biztosítása. A leltárfelvétel végrehajtása. A leltár feldolgozása •
a mennyiségi felvétel adatainak egyeztetése a mennyiségi nyilvántartás adataival, leltáreltérések megállapítása és rendezése,
•
a leltári adatok értékelése.12
A tárolás és raktározás különös jelent séget nyer a leltározás id pontjában, mert a leltárfelvétel pontos, szakszer> végrehajtásának alapfeltételeit jelenti. A rendet az el készületek során kell biztosítani. Az el készületek és a végrehajtás során elvégzend feladatokat kés bb kívánom részletesen bemutatni. 3.6. Leltárak értékelése, hiányok és többletek feltárása „Leltárkülönbözet a leltározás során megállapított és a könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiségek különbözete.” 13 A leltárkülönbözet értéke a leltározás során megállapított mennyiségi különbözet nyilvántartási áron számított értéke. A kompenzálható és a normalizált hiány mértékét meghaladó része a leltárhiány.
12 13
Irodalomjegyzék 3. Irodalomjegyzék 7. 216. oldal
24
A leltárak kiszorzásakor, illetve az adatok feldolgozásakor megállapításra kerül az üzlet leltári árukészletének értéke, ez a bolt tényleges leltári értéke. A leltárelszámolás során a bolti tényleges leltári értéket össze kell hasonlítani a könyv szerinti nyilvántartás zárókészlet értékével, és így megállapítható a leltári eredmény, mely lehet egyez , leltárhiány, vagy leltári többlet. Egyez a leltáreredmény, ha az egyeztetett leltári érték megegyezik a könyv szerint nyilvántartott értékkel. Leltárfelel sség szempontjából nincs leltárhiány akkor sem, ha az egyez ség az üzletben elszámolható forgalmazási veszteség – káló – figyelembevételével jött létre. Leltárfelel sség szempontjából leltárhiánynak min sül, ha a bolt árukészletének leltári értéke nem éri el a nyilvántartás szerinti készletértéket és a nyers leltárhiányt a forgalmazási veszteség sem fedezi. Leltárhiány az a hiány, amelynek oka nem állapítható meg. Összegét mind beszerzési, mind fogyasztói áron meg kell állapítani. Leltári többlet van, ha az üzlet leltári készletértéke nagyobb, mint a könyv szerinti készletérték. Forgalmazási veszteségnek min sül az az elkerülhetetlen mennyiségi csökkenés, ami a készletek bels tulajdonságai folytán áll el , valamint a kereskedelemmel járó kockázat miatt keletkez csökkenés, amelyért a kezeléssel megbízott dolgozók felel sséggel nem tartoznak. Nagyságát szakmánként jogszabály írja el , meghatározza azokat a cikkeket, cikkelemeket is, amelyek után normalizált hiány nem állapítható meg. Mértékét – amit az áru kezelésével megbízott személlyel el re közölni kell - százalékos formában határozzák meg fogyasztói áron a forgalom arányában a helyi viszonyok és körülmények figyelembe vételével, m>szaki számítással vagy becsléssel. A bolti dolgozók a normalizált hiány mértékéig mentesülnek az anyagi, illetve jogkövetkezmények alól. A leltárhiányhoz f>z d jogkövetkezmények mértékét a társaságok bels
szabályzataikban rögzítik, ezáltal a
kereskedelmi egységek egyes típusainál eltér ek. Normán felüli leltárhiány: Leltárfelel sség érvényesítése szempontjából akkor beszélünk normán – forgalmazási veszteségen - felüli leltárhiányról, ha az üzletben elszámolható káló nem fedezi a nyershiányt. Leltárfelel sség érvényesítése: Vétkességre való tekintet nélkül terheli az anyagilag felel s dolgozókat. A felel sség alól az alkalmazottaknak kell kimenteni magukat, tehát a bizonyítás az anyagilag felel s dolgozók kötelessége. A leltárhiány okának kivizsgálása
25
után megtérítésér l a vállalkozás vezet je határozattal értesíti az érintett dolgozókat a leltárfelvétel befejezését követ en 60 napon belül. Az az összeg, amelyet az üzlet dolgozóinak meg kell téríteni a leltárhiányért viselt felel sségük folytán – a jogkövetkezmény fels
határa – megegyezhet a leltárhiány
összegével, de azzal nem szükségszer>en azonos. A vállalkozás vezet je mérlegelheti azokat az objektív körülményeket, amelyek az áru meg rzését megnehezítették és ezek figyelembevételével a leltárhiány teljes összegénél alacsonyabban megállapíthatja a megtérítend összeg nagyságát.
26
4.
Leltározás szabályozása a Zalaiparker Rt.-nél
4.1. Leltározási szabályzat és leltározási ütemterv A számviteli törvény keretjelleg> szabályozást nyújt. Csak az általános minden gazdálkodó szervezetre érvényes elveket és szabályokat foglalja össze, ezen belül nagy teret hagy a vállalati adottságok és sajátosságok figyelembevételére. A számviteli törvény módosítása értelmében a vállalkozások számviteli politikáját – ezen belül a leltárkészítési és leltározási szabályzatát, leltározási ütemtervét - írásos formában kell elkészíteni. 4.1.1. Leltározási szabályzat A vállalkozás leltározásra érvényes szabályait a leltárkészítési és leltározási szabályzatában rögzíti, mely a számviteli politika keretében önálló szabályzatként kerül elkészítésre. Összeállításának célja a mérleg valódiságának biztosítása. A törvény a szabályzat tartalmára és tagolására kötelez el írásokat nem, csak javaslatokat tartalmaz. A társaság leltárkészítési és leltározási szabályzata az alábbi részekb l tev dik össze: Általános rész: A szakirodalom által megfogalmazottak figyelembevételével készül el. Röviden ismerteti a leltározási szabályzat elkészítésének célját, jelent ségét, a leltározás szabályozását, a leltárak csoportjait, módszereit, id pontjait, a leltárakkal szemben támasztott követelményeket, valamint a leltárkészítési és leltározási kötelezettség csoportosítását. A befektetett eszközök és forgóeszközök, leltárak állományának értékelése a mérlegbeszámolóban: Az immateriális javak, tárgyi eszközök, értékpapírok és készletek értékelése alapjául szolgáló dokumentumokat és szabályzatokat mutatja be, valamint a felel sök felsorolását a helyes értékmegállapítások elszámolásáért. Útmutatást ad, hogy a számviteli törvény és a számviteli politika mely részei alapján kell a befektetett eszközök és forgóeszközök értékelését végrehajtani. Az eszközök és követelések számbavételénél érvényesítend el írások: A számviteli törvény értelmében minden gazdasági eseményt bizonylattal kell alátámasztani. Utasítást ad a szigorúan meghatározott bizonylati rend és okmányfegyelem betartására,
a
szigorú
sorszámozás
biztosítására,
hiszen
a
számviteli
nyilvántartásokba csak szabályszer>en kiállított bizonylat alapján szabad adatokat
27
bejegyezni.
Felsorolja
a
leltárkészítéssel
és
leltárfelvétellel
összefügg
kötelezettségeket, a bizonylatokon a téves bejegyzések javításának szabályait, a leltározási bizonylatok alaki és tartalmi kellékeit, valamint a leltárfelvételi kötelezettség során érvényesítend elveket. Leltározás szervezése: Tartalmazza a leltározás lebonyolításáért felel s személyek, a részükre kiosztott feladat- és hatáskörök felsorolását a társaság kereskedelmi tevékenységéb l ered
sajátosságok figyelembevételével, a leltározási ütemterv
összeállítása során érvényesítend jogszabályi hátteret és szempontokat, valamint a leltározás el készítésének mozzanatait. Leltározás végrehajtása: A leltárfelvétel során teljesítend feladatok rövid leírását foglalja magába. Leltárak értékelése: A leltári adatok feldolgozásának folyamatát mutatja be. A leltárhiányok és többletek számítása, rendezése: A leltárkülönbözet megállapítását követ en a leltáreredmény elszámolásra kerül, melynek szabályait b vebben a Kollektív Szerz dés taglalja. 14 4.1.2. Leltározási ütemterv A vállalkozás leltárkészítési és leltározási szabályzata alapján minden évben a leltározás megkezdése el tt leltározási ütemterv készül, amely tartalmazza a leltárfelvétel helyének megnevezését, a leltározás el készítésével, a leltár felvételével és értékelésével, ellen rzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett id pontját, továbbá leltározási körzetenként a leltárfelel s, a leltározók, a leltárellen rök és az értékel k névsorát, valamint az aláírt, bélyegz vel ellátott és megfelel kellékekkel átadott leltárak id pontját.15 Míg a leltározási szabályzat hosszabb id szakra szól, addig a leltározási ütemterv egy meghatározott évre készül, és az évente változó leltározási feladatokat, el írásokat, id pontokat foglalja össze; biztosítja a leltározás el készítésének és végrehajtásának nyugodt, tervszer> és szakszer> megvalósítását. A társaságnál a leltározási id pontok meghatározása egyrészt a számviteli törvény el írásaihoz, másrészt vagyonvédelmi érdekekhez kapcsolódik. A leltárkészítési id pontok kijelölésénél a kereskedelmi vezet arra törekszik, hogy a törvény el írásai szerint minden
14 15
Irodalomjegyzék 9. Lásd 4. számú melléklet
28
olyan értékvesztés a társaság beszámolójában elszámolásra kerüljön, amely az év végi eszközállomány valóságos értékét befolyásolja. A vállalkozás a törvényi el írásoknak megfelel en az árukészletek leltározását minden évben a tárgyév november, december, illetve a tárgyévet követ
év január
hónapjában hajtja végre. Mivel kereskedelmi tevékenységet folytat, magas érték> az árukészlet állománya, ezért szükséges, hogy a tárgyév fordulónapjához reális közelségben végezzék el a leltár felvételét, a készletérték megállapítását. Tulajdonvédelmi és gazdálkodási szempontok is azt kívánják, hogy a kereskedelmi tevékenységnél az eladott áruk beszerzési értékének összege, így az eredménykimutatásban elszámolható árrés értéke évr l évre azonos id szakonként kerüljön számbavételre. Az ütemterv összeállítása a kereskedelmi vezet feladata, a vezérigazgató ellen rzi és hagyja jóvá. A könnyebb áttekinthet ség érdekében grafikus formában készül el.16 Az id pontok kiválasztásánál a következ szempontokat figyelembe kell venni: Ruházati és cip boltokban a zsúfolt karácsonyi forgalmat követ en, de még a téli vásár el tt célszer> leltározni. Ajándék, papír- és vegyi anyagokat értékesít
üzletekben a leltár id pontját az
ajándékozási szezon el tti, illetve utáni id szakra t>zik ki. Vas- és acéláruk leltározását november végére, illetve december elejére célszer> ütemezni az szi és téli forgalom visszaesés miatt. M>szaki,
híradástechnikai,
leltározásának
id pontját
konyhai általában
felszerelés november
profilban végére,
m>köd
még
a
üzletek karácsonyi
forgalomnövekedést megel z en érdemes kit>zni. A határid k kijelölésénél figyelembe veszik a jogszabályi határid ket, a leltározás forgalomra gyakorolt hatását, valamint a könyvviteli zárlati munkák id igényét.
16
Lásd 5. számú melléklet
29
4.2. Intézkedési jogosultság, ellenArzési kötelezettség elhatárolása A felel sségi köröket a Leltározási szabályzatban és a Kollektív szerz désben rögzítik. 4.2.1. Vezérigazgató felelAssége A társaság vezérigazgatója a leltározással kapcsolatban felel s az el feltételek biztosításáért, a szabályzatban foglaltak betartatásáért, a leltárak felvételével és elszámoltatásával kapcsolatos intézkedések határid n belüli megtételéért (pl.: jelent s eltérések okainak vizsgálatáért, hiány megtérítési határozat kiadásáért, stb.), a leltározás tapasztalatai alapján felmerült hiányosságok jöv beni kiküszöböléséért, megismételt leltár esetén a megbízólevél kiadásáért. 4.2.2. Vezérigazgató-helyettes felelAssége A vezérigazgató-helyettes felel a leltár teljességét, valódiságát és a visszaélések kiküszöbölését biztosító leltározási szabályzat kidolgozásáért, a
leltárelszámoltatás
alapját
képez
nyilvántartások
valódiságáért
és
naprakészségéért, a leltárak számszaki feldolgozásáért, a leltárkülönbözetek kimunkálásáért, a leltáreredmények vezérigazgatóval történ id beni közléséért. 4.2.3. Kereskedelmi vezetA felelAssége Felel sséggel tartozik a leltárban szerepl egységárak helyességének rendszeres ellen rzéséért, a leltározási ütemterv határid ben való összeállításáért, a leltározásra kerül
egységek helyes kijelöléséért, a megfelel
szakember
biztosításáért, a megbízólevél kiadásáért, a csökkent érték> készletek megfelel értékelésének, a selejtezés végrehajtásának ellen rzéséért, a leltáreltérések kivizsgálásához szükséges szakmai szempontok megadásáért, 30
az ütemtervben rögzített leltárak id ben való felvételéért, az anyagilag felel s dolgozók adatainak bekéréséért, a már nem az egységben dolgozó anyagilag felel sök nyilatkoztatásáért, illetve részvételük, képviseletük biztosításáért. 4.2.4. Számviteli vezetA felelAssége A számviteli vezet felel az el írás szerinti legalkalmasabb leltározási nyomtatványok használatáért, a tárgyi eszközök, beruházások, forgóeszközök, anyagok, egyéb eszközök és források leltári értékeléséért. 4.2.5. Üzemgazdasági vezetA felelAssége Az üzemgazdasági vezet felel s a leltáregyeztetés szabályszer>ségéért, az elkészült és kiértékelt leltárak alapján a leltáreredmény helyes és határid ben történ megállapításáért, a leltárelszámolás alapját képez nyilvántartások valódiságáért és naprakészségéért, a végleges leltáreredmény feladásáért a könyvelésnek, a leltárdokumentáció meg rzésért, a leltáreredményekr l készített nyilvántartások vezetéséért. 4.2.6. Leltározást végzA személyek felelAssége A leltározást végz felel a leltározásra kerül
egység leltárfelvételének el írásszer> megszervezéséért és
levezetéséért, a leltár megfelel méréssel és számolással történ felvételéért, a leltár teljességéért, valódiságáért és világosságáért, a leltárokmányok el írásszer> kezeléséért a leltár alatt érkezett áruk elkülönítéséért, a leltározásról készült jegyz könyv vezetéséért, a leltározásra kerül készletek helyes értékeléséért, a selejtezés végrehajtásáért, az értékcsökkenés dokumentálásáért.
31
4.2.7. Leltározásra kerülA egység vezetAjének, helyettesének felelAssége Felel sséggel tartoznak a kiküldött leltározási ellen r munkájának támogatásáért, a leltározásra kerül készlet el készítéséért, az egység dolgozóinak a leltár felvételébe való közrem>ködéséért, az idegen helyen tárolt áruk igazolásának beszerzéséért, az egység adminisztrációjának naprakészségéért.
32
5. A vonalkódos nyilvántartás bevezetése A társaság m>szaki, háztartás-vegyi, papír és vas tevékenységi ágakba sorolható boltjainál cikkelemes nyilvántartás m>ködik. A ruházati szakmában a hagyományos készletnyilvántartást alkalmazza. A teljeskör> átállást a 2002-2003. évi leltározási id szakra tervezik. 5.1. Az alkalmazott integrált rendszer bevezetése 1993-ban az állami tulajdonrész megszerzése után a társaságnak nehézségekkel kellett szembenéznie: egyrészt az MRP hitel kamata és törlesztése folyamatos t kekivonást jelentett, másrészt számolniuk kellett a növekv konkurenciával is. Ezek következtében az volt a legfontosabb cél, hogy hatékonyabbá tegyék a m>ködést. Ezt a hatékonyságot azonban nehezítette, hogy a társaságnál ekkor még csak értékbeni nyilvántartás volt, így nem tudták megállapítani a készletek összetételét. Emiatt az IV. negyedévben megjelen
leltáreltérések jelent sen
befolyásolhatták a társaság eredményét. Felmerült az igény a mennyiségi nyilvántartásra. A forgalmat és az éves eredményt jelent sen befolyásolta még a horvát és szlovén bevásárló turizmus intenzitása is, melynek mérsékl dése er teljes forgalomvisszaesést vont maga után. A társaság vezet figyelembevételével
egy
olyan
megoldást
szakemberei ezen tény
próbáltak
keresni,
amellyel
felkészülhetnek arra, hogy a mennyiségben csökken forgalmat növekv nyereséggel bonyolíthassák le. Az évek során szerzett tapasztalatok alapján tudták, hogy nem szabad túl korán végrehajtani a változtatásokat, illetve a társaság szempontjából az is káros, ha túl sokat várnak vele. Ekkor már csak az volt a kérdés, hogy a stratégiailag helyes döntés id szer>nek tekinthet -e az akkori magyar viszonyok között. Ahhoz, hogy versenyben tudjanak maradni a konkurenciával, tudniuk kellett, hogy milyen áruféleségb l mennyi van a boltban, illetve a cég szintjén és azt milyen áron, melyik szállítótól szerezték be. A vonalkódos nyilvántartás bevezetését megel z en a boltok egyénileg szerezték be áruikat, összesen közel 2000 szállítótól. Mára ez a szám 600ra csökkent. Az üzletek szinte konkurencia-harcot vívtak egymás ellen, versengtek a jobb feltételeket nyújtó szállítókért. 33
Ezért azok a vezet k, akik a cég stratégiájáért, hosszabb távú m>ködési koncepciójáért felel sek, úgy gondolták, hogy a lehet legrövidebb id n belül meg kell valósítani a cikkelemes mennyiségi nyilvántartást, melyet a nyugati országokban már évek óta alkalmaznak. Zala megyében a ZALAIPARKER Rt. vezette be els ként. Megkezd dött
a
nyilvántartási
rendszer
megvalósítására
jelentkez k
szelektálása, a referenciák megtekintése. A finanszírozás szempontjából megfelel id pontot választottak az új rendszer bevezetésére, hiszen az MRP t ketörlesztést a 3 év türelmi id elteltével meg kellett kezdeni. Beruházási hitelt eleve nem akartak felvenni. El relátható volt, hogy a horvát és szlovén bevásárló turizmus megsz>nésével csökkenni fog a forgalom, a hiteltörlesztés a mérleg szerinti eredményt negatívba fogja átlendíteni, tehát a tárgyévi eredményt teljes egészében a hiteltörlesztésre kell fordítani. Így a társaság 1995-ben eladta az üzletrészét a DOMUS-ból, ebb l 54 millió Ft folyt be, amely több, mint a fele az új program várható bekerülési költségének. Ezzel a társaság megteremtette a szükséges forrást. A másik problémát az jelentette, hogy az országban akkoriban még nem m>ködött olyan rendszer, amely a vezet k elképzeléseinek megfelelt volna. Majdnem 2 év kellett ahhoz, hogy a pályázók közül a legígéretesebbet kiválasszák. A 2 év alatt a jelentkez
8 pályázóval rendszeresen folytak a tárgyalások,
egyeztetések, majd a PROGADAT került kiválasztásra. Az ilyen számítógépes integrált rendszerek Magyarországon ekkor még kevésbé voltak elterjedtek. Két f oka volt, hogy ezt a céget választották: Egyrészt a központ 9 alrendszere közül akkor már 3 a PROGADAT-é volt: a f könyvi könyvelés, a tárgyi eszközök, a bér- és a munkaügy. Másrészt a 8 pályázó közül a PROGADAT volt az egyetlen, aki olyan rendszert nyújtott, amely a hálózatot összekapcsolta a központtal. A kulcskérdés tehát a bolti és a központi rendszer közti kapcsolat, az adatáramlás volt. A bevezetéssel kapcsolatban több kérdés is felmerült. Mit nyerhet vele a társaság? Milyen áron? Mit veszíthet a társaság? Milyen érdekeket sért a rendszer bevezetése? Maradnak-e a boltvezet k? Elpártolnak-e a közületi vev k? Ugyanakkor fontos szempont volt az is, hogy milyen információkra lesz szükség és milyen gyakorisággal. Ez is segített a pályázatok szelektálásában. A 34
PROGADAT egy kész rendszert adott el a társaságnak, amit az igények szerint módosíthattak. (Korábban is gépen volt a központi adminisztráció, de nem integráltan.) A PROGADAT rendszerét korábban ÁFÉSZ boltok alkalmazták, de nem teljeskör>en,
hanem
csak
bizonyos
modulokat.
Kompletten
el ször
a
ZALAIPARKER Rt.-nél került bevezetésre. A rendszer bevezetése újabb nehézségbe ütközött: a boltvezet k megnyerése nehéz feladatnak ígérkezett. Korábban k döntöttek arról, hogy milyen árut vesznek át a szállítóktól, illetve milyen áron, így a központ mindezt nem tudta nyomon követni. A vonalkódos nyilvántartással sokkal kisebb az esély az esetleges visszaélésekre, csalásokra. A rendszer bevezetésével a központhoz egy keményebb bolti rendszert kapcsoltak, ami visszahatott a központi rendszerre is. A központban történt a cikktörzs kezelés és az ár-megállapítás. 5.2. A cikktörzs kialakítása, módszertana Az egyik legnagyobb feladat a rendszer kiépítése során az ún. „beszél cikkszámok” kialakítása volt. A cikkszámok meghatározásánál a társaság az ITJ besorolását hívta segítségül, biztosítva ezzel, hogy egy termék se maradjon ki a felírásból. A saját, eladásra vásárolt készleteket 7 karakterrel, a bizományba átvett készleteket 11 karakterrel látták el. Indulásként a termékmanagerek feladata volt, hogy a teljes profilra 4 karakter mélységig cikkcsoportot képezzenek. A teljes cikktörzs felmérésénél azt a módszert követték, hogy minden cikkcsoportot els dlegesen csak egy boltban azonosítottak, mégpedig ott, ahol az adott cikkcsoportból legnagyobb a választék a hálózaton belül. Majd az így els dlegesen felépített cikktörzs adatállományát az összes többi bolt megkapta azzal a feladattal, hogy amennyiben nála fellelhet az adott cikkcsoportban olyan cikk, amely az els dleges listán nem szerepel, egészítse ki azt. Kölcsönös adatáramlás után a folyamat végén kialakult az induló cikktörzs állomány, amely ezt követ en már csak a központi cikktörzs felel s (termékfelel s) által változtatható.
35
Árubeszerzésnél a számítógép a gyári cikkszámot, EAN-kódot leolvasva automatikusan lefordítja azt a társaság vonalkódjára, „nyelvezetére”, ha a gyári kódot el z leg a központi számítógépben rögzítették. A cikktörzshöz szükséges alapadatokat külön listára vezették fel (pl.: ki a szállító, milyen áron szállított, fizetési mód, fizetési határid , stb.) A gépre vitt és kinyomtatott cikktörzs boltonként került felülvizsgálatra. A boltvezet k a fellelt új cikkekkel kiegészítették, majd megtörtént a cikkenkénti árfeltüntetés a cikktörzsbe már felvitt áraktól való eltérés megállapítása érdekében. Utolsó mozzanatként a boltokba pénztár-számítógépeket telepítettek, illetve a gyártott vonalkódokat az árukon elhelyezték. Ha teljesen új áru érkezik az egyik boltba, a boltvezet jelzi ezt a központban a termékfelel snek és így kap az új termék cikkszámot. Amennyiben az új áru rendelkezik EAN-kóddal, a saját cikkszámból képzett vonalkódot nem szükséges kinyomtatni. Ha a boltvezet állapítaná meg a kódot, nem lenne egységes hálózati szinten. A
fejlesztés
három
nagykereskedelmi rendszer
jól
elkülöníthet
központi rendszer
területre
koncentrálódott:
hálózati rendszer. A központi
rendszernek meg kellett el zni a hálózatit, hiszen fogadnia kell az onnan érkez információkat. A nagykereskedelmi rendszert ugyancsak el bb be kellett üzemelni, mint a hálózatit, mert onnan történik a hálózat ellátása.
36
6.
A hagyományos és vonalkódos készletnyilvántartású boltok leltározási
folyamatának összehasonlítása A leltározás technológiája a két módszernél szinte teljesen azonos, eltérés csak a bizonylatok kiállításában, a leltározási id szak hosszában, az adatok feldolgozásában és a leltáreredmény nagyságában mutatkozik. Tény, hogy els látásra mindez kevésnek t>nik, de boltelszámoltatás szempontjából kiemelt jelent ség>. 6.1. Leltárfelvételt közvetlenül megelAzendA teendAk A leltárfelvételi eljárás akkor kezd dik, amikor a leltározó ellen r az egységnél megjelenik, és megbízólevelét felmutatja. Az egységben lev vev ket a dolgozók még kiszolgálják, majd a bejáratnál kifüggesztenek egy táblát, amelynek segítségével tájékoztatják a vev ket a leltár tényér l és a nyitás id pontjáról. A leltározás megkezdése el tt az egység vezet jének nyilatkozata alapján számba veszik a készletek tárolására szolgáló helyiségeket, tárhelyeket és egyidej>leg gondoskodnak a helyiségek két kulccsal történ bezárásáról. Az egyik kulcsot a felel s egységvezet , a másikat a leltározó ellen r rzi. Az ellen ri feladatok ellátására kijelölt személy ismertetni az üzlet dolgozóival a leltározással kapcsolatos tudnivalókat, a leltározás ideje alatti munkamegosztást. A leltározás az egységnél lev
pénzkészlet számbavételével kezd dik, amit a
maradványösszeg kivételével postára adnak. A pénzelszámolás után az egység egyéb számadásait,
nyilvántartásait
naprakész
állapotba
hozzák
és
lezárják
a
bolti
adminisztrációt. Hagyományos leltár esetén az áruforgalmi jelentésen – melynek szerepét vonalkódos készletnyilvántartásnál az id szaki készletjelentés tölti be - a leltár fordulónapjáig megtörtént valamennyi gazdasági eseményt megfelel okmányok alapján el kell számolni. Valamennyi nyilvántartás, áruforgalmi jelentés, id szaki készletjelentés, pénztárjelentés és bizonylat utolsó példányára a leltárellen r ráíja a „leltár el tti utolsó” szöveget és keltezéssel ellátva a leltárellen r és az egységvezet aláírásukkal látják el. A leltárfelvételi jegyz könyv a boltban készült utolsó áruforgalmi jelentés, illetve id szaki készletjelentés alapján készül el. Rögzítik benne az utolsó jelentés id pontját (kezdetét és végét), sorszámát, mindazokat a jóváírásokat és terheléseket, amelyek nyitott 37
rendezetlen tételek, és amelyek a bolt leltár el tti készletét az el z leltárig visszamen leg érintik. A nyitott tételek felsorolásakor fel kell tüntetni: a szállító megnevezését, a szállítólevél, árukísér okmány vagy a számla számát, a bélyegszámot, az áruátvétel id pontját, az ÁFA nélküli beszerzési értéket, az ÁFA-val növelt fogyasztói értéket. A jegyz könyv tartalmazza a jóvá nem írt tételeket is (árbevétel, visszáru, stb.) A leltár ideje alatt érkezett áruk elkülönítésére helyet kell biztosítani és a leltárba fel kell venni. A jegyz könyv mellé csatolandó a szállítólevel, vagy árukísér
okmány,
amelyet az üzemgazdaság részére kell beküldeni. A leltár elszámolás ideje alatt a jegyz könyvben felvett tételekkel a központ terheli, illetve jóváírja a boltot leltárel tti tételként. A leltározás el készítése keretében történik a mennyiségi nyilvántartás egyeztetése és naprakész állapotba hozása. Az egyeztetés keretében a f könyvi eszköz- és készletszámlák leltározás id pontjában fennálló egyenlege és a mennyiségi nyilvántartás záró készletértéke azonosságáról kell meggy z dni. 6.2. A tárgyi eszközök és a készletek elAkészítése a leltárfelvételhez Egyértelm>en el kell különíteni az eszközök és készletek között a használhatatlanná, csökkent érték>vé és feleslegessé vált eszközöket és készleteket, illetve a Zalaiparker Rt.-nél tárolt, de nem a tulajdonát képez , bizományba átvett, a szállító által leszállított, de át nem vett eszközöket és készleteket. Meg kell állapodni más, érintett vállalkozásokkal, hogy a meghatározott fordulónapra elkészítik, és átadják a Zalaiparker részére a társaság által bérmunkára, javításra, tárolásra, bizományba átadott, bérbe adott, a t lük a társaság által átvett, de még el nem szállított eszközök és készletek leltárát. Az el készítés során a többi eszközt l el kell különíteni az 1 éven belül elhasználódónak min sített, de használatba még nem vett, illetve használatba vett eszközöket (költségként el nem számolt, illetve költségként elszámolt eszközöket), 38
valamint az egy összegben amortizálható használatba nem vett, illetve használatba vett tárgyi eszközöket. Az el készítés során biztosítani kell az eszközök és készletek fajta, min ség, méret szerinti tárolását oly módon, hogy a megkülönböztet
jelzések jól láthatóak és
olvashatóak legyenek. Az eszközöket és készleteket olyan állapotba kell hozni, hogy az egyedi azonosításhoz szükséges adatok láthatóak legyenek. A bontott csomagokat ki kell egészíteni, az azonos cikkcsoportba tartozó készleteket lehet ség szerint össze kell gy>jteni. 6.3. A leltárfelvételhez szükséges technikai feltételek, eszközök biztosítása Az el készületek során gondoskodni kell arról, hogy a feladat végrehajtásához elegend
és megfelel
állapotú technikai eszköz álljon a leltározók rendelkezésére.
Felmérik, hogy milyen és hány mér eszközre van szükség, a meglév k milyen mennyiségben és állapotban használhatóak. Gondoskodnak arról, hogy a szükséges eszközök megfelel id pontban rendelkezésre álljanak. Egy vastelep leltározásánál pl.: az áruk szállításához targoncát kell biztosítani, illetve mérleget azok méréséhez. Gépi leltárhoz hordozható számítógépek (továbbiakban: lap-topok), kocsik és a mentéshez floppy lemezek szükségesek. Az informatikusok feladata ezek biztosítása, és a gépek leltár el tti összeszerelése. Azon készleteket, amelyek mennyiségi felvétele megtörtént, a leltározók megjelölik, ehhez jelz eszközöket kell el készíteni. 6.4. Leltározás végrehajtása A leltározási tevékenység egyik alapvet célja a vállalkozói tulajdon védelme, az anyagilag felel sök elszámoltatása, valamint a csökkent érték> és használaton kívüli készletek feltárása. Ide tartozik még a hiányok és többletek megállapítása, továbbá annak feltárása, hogy az üzlet személyzete milyen hatékonyan tudott gazdálkodni a rájuk bízott készletekkel.
39
6.4.1. A leltározás folyamata A leltározás folyamata alapvet en a minden üzletegységben évente végrehajtott elszámoltató leltár felvételét veszi alapul, amit a kereskedelmi vezet
által kialakított
ütemterv rögzít. A leltározási munka a leltározandó területen tartott terepszemlével kezd dik, melynek során számba veszik azokat a helyiségeket, területeket, ahol a leltározandó árukészletet tárolják. Különös gondot fordítanak a padlásokra, pincékre, raktárakra, udvarokra, melléképületekre meggy z dve arról, hogy nem tárolnak-e ott leltározandó készleteket. Amennyiben a terepszemle során megállapítást nyer, hogy a készletek leltározásra való el készítése nem megfelel , mert állapotuk a leltárfelvétel munkáját nagymértékben megnehezítené, vagy lehetetlenné teszi, még a leltárfelvétel megkezdése el tt intézkedni lehet, illetve szükséges a rendezésükre. Ezenkívül arról is meg kell gy z dni, hogy az idegen, nem a vállalkozás tulajdonát képez készletek elkülönítése az el írtak szerint megtörtént-e, és ha igen, hol tárolják azokat. A leltározás el készítésének fontos fázisa a készletek rendezése, el készítése leltárfelvételre. A készletek rendezése körébe tartozik a bontott csomagok kiegészítése, az azonos cikkcsoportba tartozó áruk lehet ség szerinti összegy>jtése. Ezzel megkönnyíthet a számlálás. A készletet célszer> többször megszámolni, de lehet ség szerint minden alkalommal más számolja át. Eredeti, szállítói csomagolású terméket csak akkor kell felbontani, ha az nem gyári, vagy sérült csomagolású, illetve kétség merül fel a csomagoláson feltüntetett mennyiség valódiságát illet en. Az árukészlet csoportokba rendezését követi a termék mennyiségi számbavétele, amit minden esetben tényleges méréssel, számolással állapítanak meg. A leltározásra kétf s csoportok kerülnek kijelölésre, akik közül egy f a számláló, a másik pedig a termék beazonosítását, illetve a számláló által közölt mennyiség rögzítését végzi hagyományos esetben leltáríven, cikkelemes nyilvántartásnál pedig vonalkód leolvasóval ellátott elektronikus adatrögzít
berendezés segítségével. A leltárt vezet
ellen r felosztja a felleltározandó területet a kialakított leltározó csoportok között, majd a csoportok megkezdik a tényleges leltár felvételét. Az áruk mennyiségi felvétele fizikai elhelyezkedésük sorrendjében történik a teljesség biztosítása érdekében. A leltározott árukészleteket meg kell jelölni vagy el kell különíteni. A min ség, méret, teljeskör>ség megállapításáért és a mennyiségi számbavétel helyességéért a leltározók felel sek.
40
A leltárfelvétel módja nyilvántartástól független mind hagyományos, mind vonalkódos esetben. E módszer alkalmazásával pontosabb, megbízhatóbb leltárfelvétel hajtható végre. A mennyiségi felvételnek ez a módja ugyanis a leltározók munkáját a nyilvántartások befolyásától mentessé teszi, így a felvett leltár a valóságos helyzetet adja, megfelelve ezzel a számviteli alapelveknek. Ez a módszer jellegéb l adódóan különösen alkalmas a nyilvántartásokban nem szerepl készletek feltárására. Hagyományos
készletnyilvántartás
esetén
a
készletfelvétel
hárompéldányos
leltárívekre történik. E módszernél fokozott gondot kell fordítani arra, hogy a felvételb l egyetlen tétel se maradjon ki. Az árukészlet csoportokba rendezését követ en a számláló diktálja az áru azonosító adatait, mennyiségét, mennyiségi egységét, beszerzési és fogyasztói árát. A termék mennyiségének megállapítása a számláló feladata. A leltárfelvétel csak ellen r jelenlétében bonyolítható le, aki megszámlálással ellen rzi a mennyiségi adatok helyességét, és szúrópróbaszer>en kontrolálja a beszerzési és fogyasztói árakat. Mennyiségi tévedés esetén a javítást úgy kell elvégezni, hogy az adat továbbra is látható maradjon, a helyes értéket rögzítjük, majd az ellen r a leltárív margóján aláírja. Mivel a leltárívek szigorú számadású nyomtatványok, ezért pontosan el kell számolni a felhasznált, illetve a megmaradt példányokkal. A termékfelel sök a felvett leltárakat – miután az ár és árrés helyessége szempontjából a leltár befejezését l számított öt napon belül leellen rizték – el készítik a gépi kiszorzásra, ami beszerzési és fogyasztói áron két példányban történik. A gépi kiszorzás egyeztetését a kiszorzott bolti példánnyal az üzemgazdaság végzi. Ennek során leltáregyeztetési jegyz könyv kerül felvételre, melyben rögzítik a leltári összkészlet értékét fogyasztói és beszerzési áron, valamint az esetleges eltéréseket. A jegyz könyvet az egyeztetést végz k – az üzemgazdaság vezet je és a boltvezet – írják alá. A leltárak feldolgozását és kiszorzását szintén az üzemgazdaságon végzik. A kiértékelésre a leltár befejezését l számított húsz nap áll rendelkezésükre. Az üzemgazdaság vezet je – a számszer> kidolgozás befejezését követ en – megállapodik a boltvezet vel a leltáreredmény egyeztetésének id pontjában. A boltvezet és helyettese egymás képviseletében járhatnak el az egyeztetés alkalmával, de külön-külön is nyilatkozhatnak, illetve jogosultak észrevételt tenni. A leltár végösszegének egyeztetésénél sem a központi, sem a bolti példányon felfedezett hibákat közvetlenül a leltári íven javítani 41
nem szabad. Az esetleg felmerült hibákat jegyz könyvben rögzítik a leltárív oldalszámának és a hibás tétel sorszámának feltüntetésével. Az egyeztetési eljárást akkor is le kell folytatni, ha az anyagilag felel s dolgozó id közben – a leltár felvétele után – kilépett a társaság állományából. A leltárak levezetése a cikkelemes boltokban kézi leolvasóval ellátott elektronikus adatrögzít
berendezés segítségével, ikerleltározással történik. A leltározás kezdetét
megel z en a rendszergazda rátölti a lap-topokra a készletnyilvántartó rendszer cikktörzs állományát, amely tartalmazza az EAN-kódot, cikkszámot, megnevezést, mennyiségi egységet, beszerzési és fogyasztói árat, valamint kitöröl minden olyan cikkszámot a központi egységb l, amelyen az elmúlt leltári id szakban nem történt mozgás, illetve nem volt készlet. A hordozható számítógépek kezel je a könnyebb azonosíthatóság érdekében kap egy azonosító számot, amit egy adatbeviteli mez ben a felvétel megkezdése el tt rögzítenek a gépben is. Ez az azonosító (GÉP1 és GÉP2) az egész leltárfelvétel során állandó marad, nem
változik
akkor
sem,
ha
másik
fachra
térünk
át.
Ezzel
biztosítjuk
a
beazonosíthatóságot. Az árukészlet mennyiségi felvétele oly módon történik, hogy a lap-topok kezel je a vonalkód leolvasó segítségével beazonosítja a terméket, amit a biztonság kedvéért visszamond a számlálónak. A számláló a termék egyértelm> beazonosítása után meggy z dik arról, hogy a felvételre kerül termékek megfelelnek-e az el írt min ségi követelményeknek, mint pl.: szavatossági id , termék sértetlensége. Ha a felleltározandó készlet eleget tesz az el írásoknak, a lap-top kezel je rögzíti a fellelt mennyiséget. Az ismertetett folyamat ciklikusan ismétl dik, míg az adott tárhely felvételének végére érnek. A lap-topok leltárfelvételt végz programjának elnevezése a „LAPLELT”. Két f menüpontja van: 1. Cikkek felvétele Történhet az áru vonalkódjának scanner-rel történ
leolvasásával, vagy a cikkszám
beírásával. A vonalkód különböz szélesség>, egymástól megfelel távolságra lév fekete és fehér csíkokból áll, melyeket leolvasáskor a vonalkód olvasó megvilágít. A fekete és a fehér csíkok eltér mértékben verik vissza a fényt, amit a készülék érzékel és értelmez, dekódol, majd az adatokat továbbítja a számítógépnek. A sikeres leolvasást hang- és
42
fényjelzés kíséri.17 A program minden cikkszámhoz hozzárendeli az el re betöltött állományból a megnevezést, mennyiségi egységet, beszerzési és fogyasztói árat, majd kéri a fellelt mennyiséget. A felvett cikkszámokat listába rendezi, melyb l az utolsó öt tétel látható, ezáltal folyamatosan kontrolálható. Ha egy cikkszám ismételten kerül el , a listából el hívja a program, és mutatja, hogy korábban milyen mennyiséget vettünk fel. Ha szükséges, lehet ség van a mennyiség korrigálására, kiegészítésére. 2. Adatok másolása lemezre A leltárfelvétel befejeztével floppyra mentjük az adatokat. Feldolgozásuk a bolt központi számítógépén futó LELTÁR program segítségével történik. Többnapos leltárfelvétel esetén biztonsági mentéseket készítünk az addig felvett adatokról. A felvétel során ezt célszer> többször is megtenni. A leltárfelvétel befejezése után a leltározó csoport meggy z dik arról, hogy minden árukészletet teljes mennyiségben számításba vettek-e, megvannak-e a leltárbizonylatok, illetve megfelelnek-e az el írt formai és tartalmi követelményeknek. A leltározás a jegyz könyv
felvételével
aláírásával,
lepecsételésével,
a
leltárbizonylatok
elszámoltatásával fejez dik be. A központ feladata a leltárak kiértékelése, és a leltáreredmény megállapítása. Mindez a leltározott egység leltár szerinti készletének a könyv szerinti készlettel való szembeállítása alapján történik. Az üzemgazdaság a nyers (még nem egyeztetett) leltáreredményt azonnal közli a vezérigazgató-helyettessel, ha az eredmény leltárhiány, vagy aránytalanul magas leltártöbblet. A leltárelszámolás eredménye alapján a vezérigazgató indokolt határozatban dönt a dolgozókat terhel leltárhiány megtérítése fel l. Az üzemgazdaság vezet je a felvett leltárakról, annak adatairól, valamint eredményér l az el írásnak megfelel boltonkénti és a boltvezet k szerinti nyilvántartást tartozik vezetni.18 6.4.2. A LELTÁR program mJködésének bemutatása Az üzlet központi gépén futó program végzi a leltári adatok kiszorzását. A hiány vagy többlet értéke beszerzési és fogyasztói áron is megállapításra kerül.
17 18
Irodalomjegyzék 5. Lásd 6. számú melléklet
43
A program felépítése: 1. menü: Leltárlemez feldolgozása Ikerleltár esetén legalább két lap-topon vesszük fel a boltban található készletet. Ha az üzlet készlet nagysága megkívánja, használhatunk több gépet is a munka felgyorsítása érdekében. A lap-topokra felvett adatokat floppyra mentjük, majd a hálózati egység központi gépén feldolgozzuk a rögzített információkat. Az 1. menüpontban a lemezek beolvasása történik. 2. menü: Leltárfelvétel összevetése nyomtatóra A beolvasott floppyk adatállománya általában nem egyezik meg, ezekr l az eltérésekr l egy listát kell készíteni. A hiba eredhet: Cikkek kihagyásából: Valamely gépre nem kerül fel az adott termék és mennyisége. Eltér
mennyiségekb l: El fordulhat, hogy a leltárfelvev
rosszul veszi fel a
mennyiséget. Téves fachszámozásból: Célszer> fachszámozást alkalmazni, ha ugyanaz a termék bolton belül több helyen, pl.: raktárban, eladótérben, pincében is megtalálható, és nem lehet azonos helyre összegy>jteni. Az eltéréslista kinyomtatása után vissza kell ellen rizni és fel kell tárni a hiba forrását, valamint meg kell állapítani a helyes mennyiséget. 3. menü: Leltár képerny s javítása A program két lehet séget biztosít: Egyedi javítás cikkszám szerint: E menüpontot nem célszer> választani, mert a cikkszámot nem kínálja fel, hanem a kiértékelést végz személynek kell begépelnie, ezáltal a tévedés esélye fokozódik. Felkínált javítás szerint: A program az el z
pontban kinyomtatott eltéréslista
sorrendjében kínálja fel a cikkeket. Mutatja a cikkszámot, a fachszámot és a gépenkénti felvett mennyiséget, illetve lehet séget nyújt a valós érték felvitelére. Célszer> igénybe venni a gép által felkínált javítást, mert ebben az esetben a kiértékel
kevesebb hibalehet séggel találkozik. Ha a fachszám szerinti rendezettséget
választottuk, a cikkszámokat adott fachon belül növekv sorrendbe rendezi. Ha a cikkszám szerinti sorrendet kérjük, szintén növekv sorrendben listázza ket fachszámok szerinti részletezésben.
44
Mindkét menüponton belül választási lehet ségünk van: a program felteszi a kérdést, hogy cikkszám vagy fachszám szerint rendezze-e a korrigált adatokat. Fontos szabály, melynek minden esetben teljesülni kell, hogy a kétféle rendezettséget ne változtassuk. 4. menü: Leltár javítása nyomtatóra Az el z menüpont javításait nyomtatja ki, a korrigált eltéréslistát hagyja jóvá. Szintén lehet séget nyújt a cikkszám vagy fachszám szerinti rendezésre. Az els
négy menüpont a lap-topokon felvett adatok feldolgozására szolgál, az
el készületek feladatait foglalja magába. 5.menü: Egyeztetett leltárlista A lap-topokra felvett mennyiségek és a cikktörzsbeli árak felhasználásával számítja ki a leltár szerinti záró készletértéket cikkszám vagy fachszám szerint részletezve mind saját, mind bizományos készletre beszerzési és fogyasztói áron. A listát három példányos leporellóra kell kinyomtatni, oldalanként a boltvezet és a leltárellen rök aláírják, majd az els és utolsó példányt laponként lepecsételik. Az eredeti a központba kerül feldolgozásra, a második példány a bolté, a C változatot pedig borítékban
rzik a következ
leltár
id pontjáig. 6.menü: Leltárkiértékelés Listák lekérdezését foglalja magába. A készletnyilvántartóban lev
leltár el tti könyv
szerinti készletmennyiséget hasonlítja össze a felleltározott mennyiséggel, ebb l számol leltárhiányt vagy –többletet. Kérhetünk listát a teljes cikktörzs állományra és külön csak az eltérésekre is. Saját készlet esetén csak fogyasztói áron, bizományos konstrukciónál mind beszerzési, mind fogyasztói áron el kell készíteni. 7.menü: Cikkállomány frissítése leltár alapján A nyitó és az aktuális készletet felülírja a leltári készletre. A következ leltárid szakban a leltár szerint felvett készletállomány lesz a nyitó. Nyitó raktárkészlet: Adott leltárid szakon belül állandó. A leltározás végeztével a kiértékel
program 7. menüpontjának futtatásával írjuk felül a nyitókészletet a leltári
készletre. A leltár utáni induló mennyiséget jelenti. Aktuális raktárkészlet: Leltár utáni frissítéskor megegyezik a nyitó raktárkészlettel. A napi munka vagy a könyvelés folyamán automatikusan változik. A pillanatnyi állapotot mutatja. A pénztárgépen történ értékesítések és a raktári árumozgások hatására változik.
45
Frissítés után a leltár befejezésével id szaki készletjelentést kell készíteni, mely a leltári id szakot foglalja magába. Tartalmazza a nyitókészletet (leltár el tti utolsó id szaki záró készletérték), növekedést, csökkenést és a zárókészletet (leltári készletérték). Id szaki készletjelentést dekádonként, havi id szakra, a leltározási munkálatok megkezdése el tt, illetve a leltárid szakra is kell készíteni. A leltár el tt kinyomtatott jelentés mutatja a bolti zárókészletet, ehhez viszonyítjuk a leltárfelvétel során rögzített készletértéket és állapítjuk meg bolti szinten a hiány vagy többlet mértékét. A frissített adatállományt feladjuk az árurendszernek, eljuttatva a központba feldolgozásra. 6.5. A leltárbizonylatok meghatározása és biztosítása A leltárfelvétel nélkülözhetetlen kellékei a leltárbizonylatok, melyek jellegük alapján lehetnek nyomtatványok – kereskedelmi forgalomban kapható szabvány nyomtatványok, illetve a vállalkozás által saját felhasználásra el állított nyomtatványok – és adatfeldolgozó gépek által el állított dokumentumok felhasználásával készített szigorú számadás alá tartozó bizonylatok. Mindkét megoldás esetén a leltárfelvétel dokumentálására készített bizonylatoknak meg kell felelniük a számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény 166. §-ában a számviteli bizonylatokra el írt követelményeknek. A társaságnál alkalmazott leltározási nyomtatványok körét a leltározási szabályzat tartalmazza, melynek elemei: leltárborító, leltárfelvételi jegyz könyv,19 leltárfelvételi jegyek és ívek,20 kiértékel listák, lapok, csoportos leltárfelel sségi megállapodás, 21 megbízólevél,22 tárgyi eszköz leltárív. A leltárfelvételi jegyz könyvet és a leltáríveket három példányban állítják ki. A jegyz könyv minden példányához a leltár 1-1 példányát csatoljuk, és ezek együttesen adják az üzlet teljes leltárának dokumentációját. Az árukészletek leltárfelvételi jegyz könyveit az üzemgazdaság évenként sorszámozott iktatószámmal látja el. A fenti bizonylatokat a 19
Lásd 7. számú melléklet Lásd 8. számú melléklet 21 Lásd 9. számú melléklet 22 Lásd 10. számú melléklet 20
46
leltározás befejezésekor az ellen r, a boltvezet
és a leltáríró aláírja, majd bélyegz
lenyomattal látják el. Az eredeti példány a központé, a második a hálózati egység boltvezet jénél marad, a „C” változatot pedig borítékolva rzik. Átadó-átvev leltárnál négy példány kiállítása szükséges, mert egy példányt az átadó boltvezet kap, egy pedig az átvev nél marad. A leltározás folyamán felhasználásra kerül egyéb bizonylatok: leltárkészlet módosítása,23 leltáreredmény módosítása a könyv szerinti készlet változása miatt,24 leltári jegyz könyv a terheletlen, jóváíratlan tételekr l,25 leltáregyeztetési jegyz könyv,26 leltár-elszámolási jegyz könyv.27 A nyomtatványok átadása és átvétele csak elismervény ellenében történhet. A leltározók a számítási anyagokat a bizonylaton feltüntetik, vagy mellékletként hozzácsatolják. A munka megkönnyítése és meggyorsítása érdekében a készletek már ismert adatait az ívekre el re fel lehet vezetni. A társaság leltározási szabályzatában rögzítésre kerül a bizonylatok fajtái, a kitöltésükre vonatkozó el írások és a bizonylatok útja. A leltározás ellen rzése során a leltárellen r meggy z dik arról, hogy a felhasznált bizonylatok megfelelnek-e az el írt tartalmi és formai követelményeknek. A
leltározáshoz
szükséges
nyomtatványok
kezelésére,
biztosítására
és
nyilvántartására a társaság az üzemeltetési managert jelölte ki, akinek feladata továbbá a társaság által alkalmazott bizonylatok id re, és kell
mennyiségben történ
beszerzése, el állítása, a leltárbizonylatok sorszámmal való ellátása, kivétel adatfeldolgozó géppel készített bizonylatok esetében, melynek sorszámát a gép biztosítja, a
leltárbizonylatok
szigorú
számadású
nyilvántartása,
23
Lásd 11. számú melléklet Lásd 12. számú melléklet 25 Lásd 13. számú melléklet 26 Lásd 14. számú melléklet 27 Lásd 15. számú melléklet 24
47
nyomtatványként
történ
kezelése,
a leltározók ellátása leltárbizonylatokkal, a felhasznált bizonylatok visszavétele, majd azok feldolgozása, irattározásra történ átadása.
Mivel a nyomtatványok szigorú számadású kötelezettség alá vont bizonylatoknak min sülnek, a sorszámozás folyamatosságát ellen rizni kell. A nyomtatványokat a kezelésért felel s személy – az üzemeltetési manager – elzárva tartja és gondoskodik a szigorú számadású nyilvántartás vezetésér l. A sorszámozott leltárbizonylatokkal történ elszámolás tényéb l következik, hogy a rontott bizonylatokat megsemmisíteni vagy eldobni nem szabad, azokat az üzemeltetési managernek vissza kell adni. A rontott bizonylatokat egy átlós vonallal át kell húzni és azokat „STORNÓ” felirattal ellátni. Stornírozás vagy javítás esetén annak tényét az azt végrehajtó személynek „javította” jelöléssel, a javítás keltének feltüntetésével és aláírásával kell igazolnia a bizonylat margóján. 6.6. A leltározás ellenArzése A társaságnál külön ellen ri munkakör ma már nem létezik. Az ellen ri feladatokat a kereskedelmi vezet által kijelölt felel s személyek végzik, akik aktívan közrem>ködnek a leltár teljes lebonyolításában. 6.6.1. A leltározás elAkészítésének ellenArzése A kijelölt személyek az el készítés szakaszában az alábbiakról gy z dnek meg: elkülönítették-e a használhatatlanná, csökkent érték>vé és feleslegessé vált készleteket, az üzletben tárolt, de nem a társaság tulajdonát képez bizományba átvett, a szállító által leszállított, de be nem terhelt készleteket és azokat a leltárba felvették-e, számba vették-e az idegen helyen tárolt, de a vállalkozás tulajdonát képez eszközöket, a készletek egyértelm> azonosításához szükséges adatok láthatóak-e, a dolgozók használatában lev eszközök név szerinti és cikkenkénti nyilvántartását elkészítették-e, a leltárfelvételhez szükséges mér m>szereket biztosították-e, 48
a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása rendezett-e, azonosító számmal ellátták-e, a leltározáshoz szükséges nyomtatványok kell id ben és mértékben rendelkezésre állnak-e, és azok szigorú sorszámozásáról gondoskodtak-e, vonalkódos leltár esetén az elektronikus adatfeldolgozó gépeket összeállították-e, rátöltötték-e a szükséges adatállományt, megtartották-e a leltározásban részt vev alkalmazottak tájékoztatását, elkészítették-e a leltározási ütemtervet, megtörtént-e a bolti adminisztráció lezárása, cikkelemes nyilvántartás esetén a szükséges jelentések kinyomtatása. 6.6.2. A leltározás végrehajtásának ellenArzése A leltározás teljes id szakában tételesen, illetve szúrópróbaszer>en ellen rizik a következ ket: a leltározást az ütemtervben rögzített id pontnak megfelel en kezdték-e el, hagyományos leltár esetén a leltárbizonylatok kiállítása megfelel-e számviteli törvényben el írt bizonylatokkal szembeni alaki és tartalmi követelményeknek, a leltárfelvételi jegyek, ívek kezelésével kapcsolatos el írásokat betartották-e, a bizonylatok aláírása a leltározók, valamint a készlet rzéséért felel s személyek által megtörtént-e, a bizonylatokat az üzlet bélyegz jével lepecsételték-e, a készletek a leltározásra alkalmas állapotban vannak-e, továbbá kontrolálja a készletek rögzített mennyiségének helyességét. 6.6.3. A leltárfeldolgozás ellenArzése A leltárellen r az adatok feldolgozása során vizsgálja, hogy a leltározás teljeskör> és szabályos volt-e, elkészült-e a leltáregyeztetési jegyz könyv, hiánytalanul összegy>jtötték-e a leltározás során felhasznált, illetve a fel nem használt bizonylatokat, helyesen állapították-e meg a leltárhiány, vagy leltártöbblet értékét, a leltáreredmény meghatározása után a végleges hiányokat és többleteket megállapították-e,
49
leltárhiány esetén az alkalmazottak és boltvezet k felel sségre vonása érdekében történtek-e intézkedések. 6.6.4. A leltárértékelés ellenArzése A leltárellen rzéssel megbízott személyeknek alapos felkészültséget igényl
feladatot
jelent a leltárak kiértékelésének ellen rzése. Meg kell gy z dniük arról, hogy a készletek értékelésénél az elveknek és szabályoknak megfelel en jártak-e el, a leltárban csökkent érték>, korábban már leértékelt készlet teljes értéken nem szerepel-e, a piaci érték és a könyv szerinti érték különbözeteként keletkez
értékvesztés
összegének elszámolása megtörtént-e. Az ellen rzésnek ki kell terjednie az érték és mennyiség vonatkozásában egyaránt. A központból kijelölt leltározók s>r> szúrópróbával gy z dnek meg a számítási m>veletek helyességér l. Az ellen rzés megtörténtét, id pontját, tényét olvasható aláírásukkal igazolják.
50
7.
Leltárért való felelAsség
7.1. Leltárhiányért való felelAsség szabályai a Zalaiparker Rt.-nél A Zalaiparker Rt. hálózati egységeiben foglalkoztatott munkavállalók munkakörével együtt jár a leltárhiányért való anyagi felel sség. A boltvezet és helyettese tizenkét havi átlagkeresetével, az áru kezelésében résztvev beosztottak négyhavi átlagkeresetükkel felelnek. A munkavállalót a leltárhiányért akkor terheli felel sség, ha az árukészlet átadása és átvétele szabályszer>en megtörtént, a munkahely elfoglalásakor a dolgozókkal a leltárhiányért való anyagi felel sség tényét írásban közölték, illetve munkaszerz désükben arra vonatkozóan megállapodtak, a dolgozó a két leltározás közötti id szak legalább felében és a leltárid szak végén az egységben dolgozott, az egység dolgozóit a vezet vel és helyettesével egyetértésben alkalmazták. Anyagi felel sség a leltárhiányért csak az üzlet teljes készletének leltározása alapján állapítható meg. Ha a vezet személyében történik változás, az üzletet leltározással kell átadni, illetve átvenni. A leltározásnál biztosítani kell a munkavállaló, vagy képvisel je jelenlétének feltételeit. Ha képviseletér l a dolgozó nem gondoskodik, a társaság vezérigazgatója jelöl ki képvisel t számára. A munkavállaló a leltározással kapcsolatban észrevételt tehet, amir l jegyz könyv készül. Ha szabálytalanságot követtek el, amely a leltáreredményt befolyásolhatta, hitelességéhez kétség fér, a leltár érvénytelen. Ilyenkor a vezérigazgató a leltározás megismétlését rendelheti el. Az elszámoltatás a megismételt leltár alapján történik. A leltározást követ en a boltvezet vel az eredményt közölni kell, azzal kapcsolatos észrevételeit jegyz könyvben kell rögzíteni. A raktár vezet je, amennyiben a készletet egyedül és állandóan kezeli, leltárhiányért legfeljebb tizenkét havi átlagkeresetének összegéig felel. A forgalmazási veszteség elszámolható mértékét – mely megváltoztatásáig érvényes, de adott leltárid szak alatt nem módosítható – a társaság vezérigazgatója 51
leltárid szak el tt, az üzlet adottságainak figyelembevételével állapítja meg. Egységenként
meghatározott
mértékét,28valamint
konkrét
veszteségnél figyelembe nem vehet
a
forgalmazási
áruk felsorolását a Kollektív Szerz dés
tartalmazza. 29 A leltárelszámolások határideje a leltárfelvétel befejezését követ hatvanadik nap. A megtérítési határozat meghozatalára a vezérigazgató jogosult, mely minden esetben írásban történik. A kártérítési határozat rendelkez részb l és indoklásból áll. A rendelkez rész tartalmazza: a kártérítésre kötelezés összegét, a megfizetés módját, az esetleges kamat vagy részletfizetés módját. Kikötést arra vonatkozóan, hogy egyetlen részletfizetés elmulasztása esetén a munkavállaló ezt a kedvezményt elveszíti. A jogorvoslati lehet ségre való utalást. A kártérítés indoklása röviden tartalmazza: a károkozó magatartás leírását, a jogszabályok megjelölését, a kártérítés mérséklésének indoklását, az azt kizáró, vagy korlátozó feltételeket. 7.2. A 11. számú PILLÉR Vasáruház leltárhiánya A társaság a 11. számú PILLÉR Vasáruház üzletében az 1995. évi elszámoltató leltárt 1995. október 28-án fejezték be. Ennek a leltárnak az eredménye fogyasztói áron 610.058 Ft többletet mutatott ki. A Zalaiparker Rt. vezérigazgatója 1996. februárjában a boltvezet és helyettese munkaviszonyát
rendes
felmondással
kívánta
megszüntetni
erkölcstelen
magatartásukra, beosztásukhoz nem méltó, italos életmódjukra való tekintettel 70 napos felmondási id vel. A Vasáruházban 1996. március 4-t l március 11-ig átadóátvev
leltározás folyt, mely id
alatt az üzletvezet
munkaviszonyuk közös megegyezéssel történ
28 29
Lásd 16. számú melléklet Lásd 17. számú melléklet
52
és helyettese felvetette
megszüntetésének lehet ségét a
leltározás befejezésének napjával, vagyis 1996. március 11. nappal, a részükre járó végkielégítés megfizetése mellett. Az elnök – vezérigazgató ezen kérelmet szóban elfogadta azzal a feltétellel, hogyha elfogadható lesz a leltár eredménye. A leltár befejezését követ en a számítások azt mutatták, hogy 3.587.398 Ft érték> fogyasztói áron számított leltárhiány keletkezett az üzletben 1995. évi elszámoltatási leltár után. Ezek alapján a vezérigazgató a közös megegyezésen alapuló munkaviszony megszüntetését megtagadta, mert annak létrejöttekor nem volt tudomása arról, hogy az átadó leltár ilyen nagy összeg> hiánnyal kerül felvételre. A társaság a dolgozókat a leltárhiány megfizetésére kötelezte. A leltár készítéséért a leltározók és a vezet k felel sek. Pontosságáért ugyanolyan felel sséggel tartozik a dolgozó is, mint a vezet . A nagy összeg> leltárhiányra tekintettel vizsgálatot rendeltek el annak érdekében, hogy mi eredményezhette a rövid leltárid szak 1995. október 28. és 1996. március 11-e közötti id szakban az el bbiekben írt nagy összeg> leltárhiányt. Az áruház dolgozói – mivel a leltárid szak több, mint felében a boltban dolgoztak – a Kollektív Szerz dés szerint felel sséggel tartoztak. Ez a felel sség a vezet ket tekintve 12 havi, dolgozók tekintetében 4 havi átlagkeresetüknek megfelel leltárhiány megtérítésében áll fenn. A leltárhiány a kiszabható legmagasabb megtérítési összeg ellenére teljes egészében nem térült meg. Az elrendelt vizsgálat adataiból kiindulva a társaság kénytelen volt a rend rségen ismeretlen tettes vagy tettesek ellen b>ntet feljelentést tenni a kártérítési határozattal egyidej>leg. A leltárhiány megfizetése miatt polgári peres eljárást indítottak a két vezet ellen. Ugyanis, amíg ki nem derül a boltvezet
és helyettese b>nössége, csak
leltárhiányról lehet beszélni. Amennyiben b>nösségük beigazolódik, az eladókra a felel sség nem terjed ki. Ha a hiány okára nem derül fény, leltárhiánynak min sül és a bolt dolgozói a Kollektív Szerz dés szerinti felel sséggel tartoznak. Ez a hiány megtérítésén kívül erkölcsi következményekkel is járhat. A társaság nem várhatta meg a polgári peres eljárás eredményét, mivel a leltárhiány megfizetési határozatot 60 napon belül meg kell hozni, különben az ügy elévül. A bolti kollektíva kérését – a leltárhiány megtérítési határozat végrehajtásának felfüggesztését a joger s bírói ítéletig – az elnök – vezérigazgató teljesítette, vagyis 53
addig nem kellett fizetni, amíg nem született joger s ítélet. A törvény szerint, ha a leltárhiány megfizetési határozat joger re emelkedik, úgy a kötelezettek a határozat joger re emelkedését l számított 15 nap alatt tartoznak a leltárhiányt megfizetni. A társaság az átadó-átvev leltárt követ en azonnali hatállyal az alkalmazottak munkaviszonyát nem szüntette meg, tanusítva ezzel a dolgozóikba vetett bizalmát. Az eladókat a rend rségen tanúként hallgatták ki. A joger s bírósági ítélet el re láthatóan 3 féle lehetett: Elmarasztalják a két vezet t, megállapítják a b>nösségüket és a kiszabott kártérítés fedi a leltárhiány összegét, így az alkalmazottak fizetési kötelezettsége megsz>nik. Elmarasztalják ket, de kisebb összeg> kártérítésre kötelezik, így az eladók felel ssége a kisebb összegre áll fenn. A harmadik esetben el fordulhat, hogy nem marasztalják el a vezet ket, vagyis a felel sség mindenkit terhel. A bolti kollektíva a Munkaügyi Bírósághoz keresetet nyújtott be az eljárás felfüggesztésére. A nyomozás során több dolgozót érint en szándékos károkozásra utaló adatok merültek fel, ezért a büntet eljárás joger s befejezése döntötte el, hogy a leltárelszámolás során kihozott hiány összege ismeretlen okból bekövetkezett leltárhiány-e, avagy a PILLÉR Vasáruházban dolgozók egy részének szándékos károkozásának eredménye. A dolgozók lakásán házkutatások során b>njelként lefoglalt és a rend rség elkülönített raktárába szállított áruféleségeket a Zalaiparker Rt. teljeskör>en forgalmazta többnyire a 11. számú Pillér Vasáruházban, illetve egyéb üzleteiben. Az említett okokra tekintettel az üzletvezet , helyettese és három eladó munkaviszonyát rendkívüli felmondással a társaság megszüntette. Tény, hogy ezen rövid id szakon belül nem keletkezhetett ekkora hiány. A részletesebb vizsgálatra a társaság külön team-et hozott létre, amely vizsgálata során meghallgatta az üzlet összes dolgozóját. Bizonyos tények szabálytalan árukezelésre, számlázásra, s t a leltárak során is szabálytalanságok elkövetésére utaltak, melyek az üzletvezet és helyettese munka- és feladatkörével kapcsolatosan jelentkeztek. 54
Az üzlet dolgozói által jegyz könyvbe mondottakból arra lehet következtetni, hogy a hiány keletkezése 1993-ra vezethet vissza. A hiány tényét 1993. évt l az átadó leltárig a bizományosi és a 30-60 napos fizetési határidej> számlák leltár utáni terheléseivel tudták manipulálni. Ezenkívül vizsgálták az áru beérkezésének és terhelésének idejét is. Sok esetben el fordult, hogy a két id pont között hosszabb id telt el – akár több hónap is -, vagyis a beérkezés leltár el tti, de a terhelésre csak leltár után került sor. A fent leírt gyakorlattal id legesen eltusolták a hiány tényét. Az átadó leltárnál ezeket a számlatologatásokat nem lehetett megtenni, így a hiány kitudódott. A Pillér Vasáruházba az 1994. évi leltárt megel z en áru más Zalaiparker üzletb l azért került, mert a 18. számú Járm> boltot az 1990. évi LXXIV. törvény értelmében árverés keretében magánkézbe kellett adni és a vev a készletre nem tartott igényt. Ebben az esetben is, csakúgy mint más boltközi átszállítás esetén a tételes leltárt az átadó üzletnél végezték el és az áru szállítólevélen került át a fogadó boltba, jelen esetben a PILLÉR Vasáruházba. Az áru átvételét a szállítólevélen a boltvezet aláírásával és bélyegz lenyomattal elismerte, melynek alapján az áru értékét a központ a boltra terhelte. A vizsgálat során találtak egy olyan leltárívet az 1994. januárjában felvett leltárnál, amely nem fedte a valóságot. Ez bizonyítja, hogy a hiányt már el z évr l göngyölítették tovább. Ezt az árut a bolt leltár el tt kapta, de nem terhelte be. Leltár után a bolt a készletet visszaküldte a szállítónak, a szállítólevelet rontottnak tekintve. A bizonylatra és az árura csak a leltár felvételéig, a hiány tudatos fedezéséig volt szükség. Az átadó leltárban feltüntetett árak több esetben eltértek a terhelt áraktól. Az eltérések abból adódtak, hogy ugyanazt az árut – még akkor is, ha a beszerzési árak megegyeztek - egy kés bbi beszerzésnél magasabb vagy alacsonyabb áron terhelték be. A leltárban azonban magasabb árak szerepeltek. Az áralkalmazásból arra lehetett következtetni, hogy a bolt igyekezett minél nagyobb többletet képezni, hogy a már évek óta meglév hiányt elfedjék, illetve csökkentsék. Ez vonatkozik az árazásra, számlázásra, leltári árakra egyaránt. A meghallgatási jegyz könyvekb l egybehangzóan kiderült, hogy az áruátvételt kizárólag a boltvezet és helyettese végezte. Az áru megszámlálása az 55
eladók feladata volt, és ennek bemondása alapján az átvételt intéz vezet jelezte, hogy rendben van, valamint közölte az eladókkal az árakat. Számlát az eladók csak nagyon kivételes esetben láttak. A dolgozók gyakran nem tudtak meggy z dni a kiadott áruféleségek ellenértékének kiegyenlítésér l sem; illetve a visszahozott áruk cseréjét is kizárólag a vezet k intézték.30
30
Irodalomjegyzék 9.
56
8.
Összefoglaló értékelés Dolgozatomban vizsgáltam, hogy a társaság leltárkészítési és leltározási
szabályzata, leltározási ütemterve a jogszabályban meghatározott el írások – a kereskedelmi tevékenységre jellemz
sajátosságok és a vállalkozás egyedi
adottságainak – figyelembevételével került-e elkészítésre, valamint a leltározási folyamat során a leltározók az el írásoknak megfelel en járnak-e el. Vizsgálom továbbá azt, hogy az ismertetett leltározási folyamat során felvett és elkészített leltár alapbizonylatként szolgál-e a mérleghez, vagyis alátámasztja-e annak valódiságát, teljesítve
ezzel
a
számviteli
alapelveket,
támogatja-e
a
társaság
készletnyilvántartásának ellen rzését, valamint megvalósul-e a vállalkozói tulajdon védelme, jogszer>-e az anyagilag felel s munkavállalók elszámoltatása. Keresem a választ arra a kérdésre, hogy milyen el nyökkel és hátrányokkal járt, illetve jár a társaság életében az új leltározási technológia bevezetése, mennyit veszített, illetve nyert a hagyományos készletnyilvántartásról a cikkelemes nyilvántartásra való áttéréssel, valamint arra, hogy a dolgozók és boltvezet k mennyire tartják szem el tt a rendszer fejlesztését, alkalmazhatóságának megkönnyítését. Szakdolgozatom készítése során a leltározás aktív résztvev jeként átfogó képet kaptam a Zalaiparker Rt. leltározási tevékenységér l, valamint megismertem a társaság
készletnyilvántartási
rendszerét,
gazdálkodásának
f bb
jellemz it,
vonulatait, er s és gyenge pontjait. Vizsgálódásaim során arra törekedtem, hogy összehasonlítsam a társaság által alkalmazott gyakorlatot a szakirodalomban megfogalmazottakkal, illetve a számvitelr l szóló 2000. évi C. törvény el írásaival. Észrevételeimet a következAképpen kívánom összefoglalni: A Zalaiparker Rt. leltárkészítési és leltározási szabályzata, leltározási ütemterve vizsgálatánál az alábbiakat tapasztaltam: A társaság a leltárkészítési és leltározási szabályzatának, leltározási ütemtervének kimunkálásánál figyelembe vette az elkészítésekor érvényben lev
jogszabályban megfogalmazottakat. Felépítése következetes, de az új
számviteli
törvényhez
id szer>tlennek
érvényesül szabályozást.
57
tartom
a
társaságnál
jelenleg
A vállalkozás leltározási tevékenységének vizsgálata során megállapítottam: A leltározásban résztvev személyek felel sségük teljes tudatában vesznek részt a munkafolyamatokban, a kiadott feladatokat igyekeznek maradéktalanul teljesíteni. A leltározási folyamat megkezdése el tt az alkalmazottak tájékoztatása megtörténik a Csoportos leltárfelel sségi nyilatkozat átadásával, és aláírásával. A társaságnál a leltározási tevékenység szabályszer>ségének vizsgálatára külön ellen ri munkakör a központi kollektíva létszámának megnyirbálása óta nem létezik, ezen feladatokat a kereskedelmi managerek látják el. A vállalkozásnál minden esetben megtörténik a forgalmazhatóság feltételeinek nem megfelel
árukészletek leltár el tti selejtezése, a csökkent érték>
készletek leltárfelvétel el tti leértékelése, viszont az árukészlet vonalkód alapján történ el készítése gyakran hiányos. Ennek elmulasztása a leltározási folyamat menetét jelent s mértékben lelassítja. A
társaságnál
alkalmazott
leltárbizonylatok
kezelése,
rzése szigorú
számadású nyomtatványként történik. A leltározási tevékenység folyamán elkészített leltár alapbizonylatként szolgál a mérleghez, alátámasztja annak valódiságát, el segíti a készletnyilvántartás ellen rzését. A készletkezel k elszámoltatásával megvalósul a vállalkozói tulajdon védelme. A
cikkelemes
nyilvántartás
bevezetésével
és
alkalmazásával
kapcsolatos
észrevételeim a következ k: A rendszer legnagyobb el nye, hogy sok információt közöl. Pontos adatokat nyújt arról, amit korábban csak sejtettek. A hagyományos nyilvántartású rendszerben tudták, hogy egy üzletben mekkora érték> készletet tartanak, de nem tudták, hogy mib l mennyi van. Az új rendszer megszüntette ezt, hiszen a boltvezet naprakészen ismerheti a készletei pontos cikkenkénti mennyiségét, látja cikkenként, hogy mi az, ami forog, és mi az, ami nem. Látja, hogy adott cikket mely szállítótól milyen áron vásárol, illetve ismeri a rögzített vev k vásárlási adatait. Mindezt támogatja a központi rendszer, amely képes a cég szintjén elemezni ugyanazt, amit az üzletben tudnak, ezáltal meg tudják határozni, hogy adott cikket ki szállíthat a hálózatnak, mert 58
szállít a legjobb
paraméterekkel, és sz>kíteni lehet a szállítók számát. A rendszer segítségével központilag kézben lehet tartani a társaság ár- és engedménypolitikáját, illetve tényleges teljesítményeken alapuló ösztönzési rendszert lehet alkalmazni. Nagy el relépést jelentett a PROGADAT integrált rendszerének életbe lépésével, hogy minden adatot csak egyszer kell bevinni, bárhol is kerüljön be a rendszerbe. A rendszer bevezetésének hátránya, hogy a beruházás hatalmas összeget emésztett fel. Karbantartása és fejlesztése költséges. A boltvezet k az áttérés és új készlet bevételezése során csak a legritkább esetekben közlik a gyári EAN-kódot. Mindez hátráltatja a leltározási tevékenységet, hiszen a vonalkód leolvasó ezen cikkszámokat nem ismeri fel, továbbá felesleges költség keletkezik a saját cikkszámból képzett vonalkód kinyomtatása révén. A vonalkód leolvasóval ellátott elektronikus kézi adatrögzít
berendezés
segítségével
egyértelm>
történ
leltárfelvétel
biztosítja
a
termékek
azonosítását, csökkentve az emberi tévedés lehet ségét, javítva a leltárfelvétel pontosságát. Az esetenkénti hiba az adatrögzít berendezést kezel személy téves elütéséb l származik. Hagyományos készletnyilvántartás esetén a leltáríveken számszaki hiba csak minimális mennyiségben tapasztalható, ami leggyakrabban a leltárfelvétel során a mennyiségek helytelen megállapításából adódik. A hibák korrigálása el írásszer>en történik. Az ikerleltározás lehet séget ad arra, hogy a visszaellen rzés fázisában a tételek teljeskör>, ismételt számolásától eltekintsük, csak a tévesen felvett, eltér
mennyiségeket kell visszaellen rizni, ellentétben a hagyományos
leltárfelvétel során alkalmazott módszerrel, ahol a teljes árukészletet újra meg kell számolni. Ezáltal a leltározásra fordított id csökkenthet .
Észrevételekkel kapcsolatos javaslataim: Javaslom, hogy a vállalkozás az aktuális számviteli törvény alapján készítsen egy
új
leltárkészítési
és
leltározási
szabályzatot,
amely
megfelel
részletességgel tartalmazza a szakirodalom által el írt témákat, biztosítva a mérlegtételek valódiságának alátámasztását.
59
Az árukészlet vonalkód alapján történ
el készítése során felmerül
problémákat az el írások be nem tartásának szigorúbb szankcionálásával lehetne mérsékelni, megszüntetni. A
társaság
székhelye
az
elmúlt
évben
változott.
Az
alkalmazott
leltárbizonylatokat az új cím feltüntetésével kellene korszer>síteni. A boltvezet ket az EAN-kód alkalmazására szigorúbb ellen rzéssel lehetne rákényszeríteni, csökkentve ezzel a hálózat és a központi költségeket. A leltározási folyamatban való részvételem során azt tapasztaltam, hogy a hálózati alkalmazottak a felvételhez szükséges m>szaki berendezéseket kell odafigyelés nélkül kezelik. Mindezt az érvényesített szankciók fokozásával lehetne csökkenteni. Él munka megtakarítási lehet ségként kézi lap-top beszerzését javaslom, amelynek segítségével egy f is elegend a leltár felvételére. Néhány üzletben azt tapasztaltam, hogy adott áruféleségen belül azokat a készleteket, amelyek beszerzési és fogyasztói ára megegyezik, azonos vonalkóddal látják el, figyelmen kívül hagyva a színt, méretet, mintát és egyéb megkülönböztet
jelzéseket.
Javaslom,
hogy
a
boltvezet k
a
készletnyilvántartás pontosítása és a leltározás megkönnyítése érdekében az áruk vonalkóddal történ ellátását szélesebb körültekintéssel oldják meg
60
IRODALOMJEGYZÉK
1.
Alapi – Dolesch - Dr. Nagy – Dr. Patoh – Zsiday: A leltározás szervezése Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest 1981.
2.
Barta András: 50 éve a vásárlókért Kiadja: Zalaiparker Rt. a Zala-Lap Kiadói Kft. gondozásában, 2000.
3.
Dolesch Ferenc: A leltár és a leltározás Verzál, Budapest [1995]
4.
Dr. Ver Ivánné: A leltározás, a leltárértékelés, a selejtezés rendje 1999. UNIO, Budapest
5.
Internet: www.nl-papa.hu/hardver
6.
Loós Attila: Órai jegyzetek Pénzügyi számvitel c. tantárgyból
7.
Somos – Dr. Sugár – Molnár – Vörös – Zolnai: Számviteli szabályzatok 2001. SALDO, Budapest
8.
Számviteli törvény 2000. évi C. törvény
9.
Zalaiparker Rt. bels anyagai
61
MELLÉKLETEK
1.
Mérleg és eredménykimutatás
2.
A társaság tulajdonosi összetétele
3.
A Zalaiparker Rt. hálózati egységei
4.
Leltározási ütemterv
5.
Leltározási ütemterv grafikus formája
6.
2001. évi leltárelszámolások
7.
Leltárfelvételi jegyz könyv
8.
Leltárfelvételi ív
9.
Csoportos leltárfelel sségi megállapodás
10.
Megbízólevél
11.
Leltárkészlet módosítás
12.
Leltáreredmény módosítás a könyv szerinti készlet változása miatt
13.
Leltári jegyz könyv a terheletlen és jóváíratlan tételekr l
14.
Leltáregyeztetési jegyz könyv
15.
Leltár – elszámolási jegyz könyv
16.
Forgalmazási veszteség mértéke
17.
Forgalmazási veszteségnél figyelembe nem vehet áruk jegyzéke
62
3. számú melléklet
Boltszám
Üzlet neve
Telephely
Zalaegerszegi 5. 10. 22. 26. 30. 44. 48. 52. 56. 61. 66. 74. 78. 80. 86.
bolthálózat ÁRKUS papírbolt NAGYKER. Raktár PROFI üzletház BÁRÁNY divatház KOMFORT lakástextil FÓKUSZ háztartás-felszerelés SZIVÁRVÁNY háztartási bolt LOTTÓ áruház KIP-KOP cip bolt DROGÉRIA IFJUSÁGI áruház PALETTA háztartási bolt KALAMÁRIS papírbolt DELTA bevásárló udvar ALFA vasudvar
Zalaegerszeg, Kazinczy tér 2. Zalaegerszeg, Hock János út 94. Zalaegerszeg, Jákum út 1. Zalaegerszeg, Széchenyi tér 2. Zalaegerszeg, Kazinczy tér 5. Zalaegerszeg, Berzsenyi út 3. Zalaegerszeg, Rákóczi út 5-7. Zalaegerszeg, Deák tér 1. Zalaegerszeg, Kossuth út 13-15. Zalaegerszeg, Kazinczy tér 1. Zalaegerszeg, Kossuth út 22. Zalaegerszeg, Kossuth út 19-23. Zalaegerszeg, Kossuth út 19-23. Zalaegerszeg, Rákóczi út 50-52. Zalaegerszeg, Hock János út 94.
Nagykanizsai 8. 14. 15. 16. 60. 75. 90. 106.
bolthálózat MESTER barkácsbolt BÉTA iparcikk udvar ARANYKÉZ szaküzlet FAVORIT kisáruház ERGO ruházati bolt ERZSÉBET üzletház KANIZSA áruház Leértékelt ruházat
Nagykanizsa, Eötvös tér 25-26. Nagykanizsa, Rrhajós út 3. Nagykanizsa, Ady út 1. Nagykanizsa, Erzsébet tér 3. Nagykanizsa, Ady út 1. Nagykanizsa, Erzsébet tér 1-3. Nagykanizsa, F út 2. Nagykanizsa, Eötvös tér 28.
Keszthely – Hévíz bolthálózata 125. PRAKTIKA üzletház 130. HELIKON kisáruház 135. GAMMA bevásárló udvar -vas-m>szaki-vegyi 137. -munkaruházat 170. BALATON áruház 162. HORIZONT kisáruház
Keszthely, Kossuth út 11. Keszthely, Kossuth út 15. Keszthely, Deák Ferenc út 55.
Keszthely, Kossuth út 23. Hévíz, Pet fi út 11-13.
63
64
