Verslag van algemene ledenvergadering van de Sneeker Mixed Hockey club op 6 oktober 2011 Aanwezig: Bestuur en 32 leden. Zie presentielijst Afwezig met kennisgeving: zie lijst
1.
Opening
De voorzitter Ton plomp opent de vergadering is enthousiast over de prima opkomst ondanks de slechte parkeergelegenheid.
2.
Ingekomen stukken.
Geen
3.
Vaststellen agenda.
De vergadering gaat akkoord met de agenda. Agendapunt 6 zal naast het voorzitterschap uitgebreid worden met het voorstel om een nieuw bestuurslid te benoemen.
4.
Verslag vorige ALV dd. 6 oktober 2011.
Het verslag van de vorige ALV wordt goedgekeurd. Dina Eringa wordt bedankt voor het maken van het verslag.
5.
Jaarverslag 2011-2012.
Niemand heeft zich helaas aangemeld voor de functie van technisch bestuurslid. Ferry Hoff zoekt een wedstrijdsecretaris voor de zaalhockeycompetitie. Carolien Lampe meldt zich spontaan aan. Op pag. 8 Sponsorgeld is verschillend met wat in het financiële jaarverslag staat. Antw: het financiële jaarverslag is bepalend. Vraag: waarom kan de feestcommissie zich niet aansluiten bij de jeugdcommissie. Antw: Dit wordt uitgezocht. Het jaarverslag wordt vastgesteld en goedgekeurd. Volgend jaar zal de Trimhockey ook benaderd worden voor het schrijven van een jaarverslag. Pierre Jansen was contactpersoon Trimhockey. Tevens willen zij graag eens aanschuiven bij een bestuursvergadering. Er ligt een afspraak dat alle commissies de eerste maandag van de maand vergaderen in het clubhuis. In de bestuursvergadering zal dan ook het fluiten van wedstrijden en het draaien van bardiensten door de Trimhockeyers aan bod komen. Zij zijn in principe ook leden.
6.
Voorzitterschap SMHC.
Aan dit agendapunt wordt de HRM functie toegevoegd. Arnold de Jong wordt welkom geheten. Hij doet dit op persoonlijke titel. De Rabobank zal onze nieuwe hoofdsponsor worden. Arnold benadrukt dat hij niet over sponsering gaat. De leden gaan akkoord met de benoeming van Arnold de Jong als bestuurslid HRM. Arnold wordt van harte welkom geheten. De periode van Ton’s voorzitterschap zit erop. Hij wil niet nog eens 4 jaar voorzitter zijn. Wel voor 1 jaar om zo de tijd te hebben om een nieuwe voorzitter te zoeken. De leden gaan hiermee akkoord.
7.
Nieuw clubhuis en 2de veld.
Jeroen Volkers deelt de hand-outs uit omdat de kabel tussen de beamer en de laptop niet aanwezig is. Er volgt een korte uitleg over de totstandkoming van het 2e kunstgrasveld. In november 2009 hebben de leden actiegevoerd bij het gemeentehuis. Nadat het bestek naar de gemeente was gestuurd hebben diverse commissies deze van commentaar voorzien. Arcadis werd in de arm genomen voor het aanleggen van het 2e veld. Dit ging niet erg makkelijk. Door de slechte natte zomer van 2010 liep de aanleg vertraging op doordat inklinking van de natte bodem het proces vertraagde. Het weer is nu bepalend voor de aanleg van het 2e veld. Te nat en te koud zijn slechte weergoden. Dus hopelijk kan er volgend seizoen op het 2e veld gespeeld worden. Clubhuis Door de tennisvereniging De vliegende Bal is een stichting in het leven geroepen. Dit was nodig voor de contracten tussen SMHC/DVB en met Arcadis. De eerste bestuurders van de Stichting zijn i.v.m. de oprichting en de aanleg van de nieuwe tennisvelden benoemd door DVB. Als de stichting de investering en de exploitatie van het gezamenlijke clubhuis gaat doen, dan zal SMHC ook bestuursleden moeten leveren. Momenteel wordt er met de belastingdienst gesproken over de voorwaarden, waaraan de stichting moet voldoen. Er moet onafhankelijkheid zijn tussen de stichting en beide verenigingen. Budget is belangrijk. €360.000,= komt van de gemeente voor was- en kleedruimtes. €100.000,= voor sloop en tijdelijk onderkomen etc. De bedoeling is dat er 1 clubhuis komt voor DVB en SMHC op het kleine grasveldje. Het wordt 1 gebouw met kleedkamers. Er zal een bijzondere ALV belegd worden op 28 november 2011. Hier zullen dan alle stukken en tekeningen besproken worden. Eerst zal er een gezamenlijk overleg zijn met de DVB, en Van der Berg, daarna zullen de verenigingen uit elkaar gaan voor de extra ALV. Als de plannen doorgaan, dan staat er eind 2013 een nieuw clubhuis. Vragen: Wanneer wordt er begonnen met de sloop? Antw: Verwacht wordt dat er in juni begonnen wordt met de sloop. Vraag: Frank de Ruijter. Wie bepaalt het aantal was- en kleedruimtes? Antw: De gemeente bepaalt dit op basis van de eisen van de KNHB. Vraag Ton Groenendijk: Is het dak niet sterk genoeg voor een 2e bouwlaag? Antw: nee, dat was wel heel makkelijk. Jeroen Volkers neemt dit mee. Vraag Marijn Smit: Is er bewust gekozen voor een tenniskantine en een hockeykantine? Antw: Gedurende de bouw kunnen er veranderingen plaatsvinden bijv. er kan een muur tussen de ruimtes weg gehaald worden, dan een grote ruimte. Xander Winser: Programma van eisen is aangepast aan het budget. Is het misschien een idee om dit met diverse commissies te bespreken. Tom Groenendijk en Frank de Ruijter zijn blij met 2 kantines. Opzet is dat er wel gescheiden ruimtes komen tussen de tennis en de hockey, maar eventueel met een gescheiden schuifwand. Op het Schuttersveldcomplex is dit ook toegepast en gaat het goed. Ellen: De toiletten staan centraal in de hal ingetekend. Zijn deze toiletten voor DVB en SMHC gezamenlijk? Het zijn twee aparte ruimtes met gescheiden ingangen met een gang er tussen met de toiletruimtes. Helaas is het budget beperkt. Wel kijken naar het aantal toilet groepen. Jeroen neemt dit mee.
Marco Plomp: Pacht kantine: is het misschien mogelijk dit te overwegen. Het management van het gebouw valt dadelijk onder de Stichting. De belastingdienst kijkt mee. Verpachten van de kantine is absoluut een onderwerp van gesprek tussen beide verenigingen en de stichting. Jeroen Smit: Waarom is er een aparte scheidsrechtersruimte ingetekend? Dit is verplicht gesteld door de KNHB. Jan Dijkhuis (Penningmeester) legt het een en ander uit over de financiering van het clubhuis. Het nieuwe veld zal gehuurd worden voor hetzelfde bedrag als het oude veld. Het clubhuis is begroot op 780.000,= euro. SMHC en DVB zullen beide 160.000,= moeten neerleggen voor dit gebouw. SMHC zal 140.000,= moeten gaan lenen. Gepland staan diverse acties welke ong. 25.000,= zullen gaan opleveren. Dit zijn oa. De grote Clubactie en een veiling van goederen. Voor de grote clubactie heeft men bedacht dat ieder lid 5 loten per adres moet gaan kopen. Zij gaan akkoord met deze actie. Ook gaan de leden akkoord met het voorstel om een factuur naar elk adres te sturen. Vraag Ton Groenendijk. Is het misschien een optie om certificaten uit te gaan geven? Antw: Gaan we overwegen als alles gerealiseerd is. Het is 1 van de plannen van de fundraisingcommissie. Ook obligaties en bijvoorbeeld een club van 100 of 50.
8
Clubmanager.
De toelichting over deze functie staat op de site. We hebben iemand nodig die de leiding heeft over het reilen en zeilen van het clubhuis. Vooral op zaterdag en op zondag. Het betreft hier een parttime functie. Er staat een bedrag van 15.000,= begroot voor deze functie. Jeroen heeft vandaag een gesprek met Empatec. Het bestuur vraagt toestemming van de leden om een clubmanager aan te stellen. Dit voorstel wordt goedgekeurd.
9
Voorstel barcommissie.
Vrijwillige afkoopregeling. In BAS (op de site) kan men zichzelf inplannen voor een bardienst. Wil je geen bardienst draaien, dan kan je dit afkopen. Indien er gaten in het barrooster ontstaan, dan wordt deze ingepland door de barcommissie. Komt iemand niet opdagen voor zijn dienst, dan krijgt deze een boete. Marijn heeft een 1e mail rondgestuurd. Deze mail riep veel vragen op. Onder de aanwezig leden ontstaat een discussie. Zodra er een clubmanager is aangesteld, kan hij degene die niet op komt dagen voor zijn bardienst melden aan penningmeester. Deze kan de boete dan factureren. Er komt een stemming voor de afkoopregeling en een boete oplegging voor het komen opdagen bij een bardienst. Het voorstel wordt aangenomen. Veel clubs hebben een coördinator voor maatschappelijke stage, is dat ook niet iets voor ons? Ruth Gruber meldt zich aan als coördinator maatschappelijke stage. Arnold de Jong zal contact met haar opnemen.
10
Velddiensten
Het inplannen van de velddiensten komt onder verantwoordelijkheid van de nieuwe clubmanager. Hij zal degene die velddienst heeft helpen bij het opzetten van de velden en andere bijkomende werkzaamheden. Door middel van een lijst die rondgaat onder de aanwezigen melden 15 personen zich aan om velddienst te draaien..
11
Sponsorcommissie.
De Friesland Bank was hoofdsponsor. De Rabobank neemt het hoofdsponsorschap over, mede door inzet van de sponsorcommissie. De Rabobank wordt hoofdsponsor voor een periode van 3 jaar voor een bedrag van 5000,= per jaar. Ook wil de Rabobank een rol spelen bij de opening van het 2e veld etc. Over 2 weken wordt het pakket kenbaar gemaakt.
12
Financiën
Jan krijgt het woord. Het financiële jaarverslag van afgelopen seizoen wordt uitgelegd. Vraag Marco Plomp. Er staat een grote post debiteuren. Anderzijds is 3000,= weggeboekt. Antw: Openstaande posten zijn van de vorige penningmeester, gaan nu in invordering vorig jaar. De Friesland Bank gaat niet door. Achterstand sponsorgelden. Het grootste bedrag wat nog openstaat, is de contributie van leden. De e-mail nota raakt veel zoek. De betaal discipline is niet erg best. Overgaan op automatisch incasso’s is beter en gaat sneller. Handtekening voor de machtiging meesturen met de laatste rekening. Veel mensen zeggen in september nog op omdat de ALV pas in oktober gehouden wordt. Dit kan dus niet. Voorstel: ALV in het voorjaar houden en de contributie in de zomer innen. Dit is geen goed idee. Resultaten 2010-2011 Geen keepermateriaal aangeschaft. Was niet nodig. Defect ketel; adviesbedrag staat gereserveerd. Verder worden hierover geen vragen gesteld. Verslag kascommissie: Mirjam ging met vakantie, dus hebben Menno de Vries en Jeroen B. de boeken bekeken. De penningmeester krijgt een applaus omdat de boeken goed op orde zijn. Penningmeester wordt decharge verleend. Nieuwe kascommissieleden nodig. Mirjam blijft en Jos Wijnands wordt nieuw lid. Begroting: De energierekening valt hoger uit dan vorig jaar. Voor het clubhuis is een groot bedrag gereserveerd voor exploitatie. Verwacht wordt dat het ledenaantal met 10% zal groeien naar 470 leden. Begroting wordt 28 november as vastgesteld. De trainersvergoeding zal voor komend jaar hoger uitvallen ivm met meer trainersuren 2e veld. Nu geen betaalde “professionele” trainers.
Rijderskaarten zijn afgeschaft. Meestal werd dit geld gebruikt voor teamuitjes. Het rijdersgeld gaat uit de contributie. Wel zal de contributie verhoogd worden met 30 euro. Deze mededeling komt op de site en in de nieuwsbrief. Het contributievoorstel wordt goedgekeurd.
13.
Beleggen extra ALV
In verband met de bouw van het nieuwe clubhuis en de financiële zaken hierom heen wordt er besloten om een buitengewone ALV te beleggen op 28 november 2011.
14
W.V.T.T.K.
Cathy van Nes: Wat is de reden dat MB2 maar 1x per week training krijgen? Reden: te weinig trainers en geen ruimte meer. De TC zal voor een oplossing zorgen dat MB2 ook 2x per week kunnen trainen. Frank de Ruijter. I.v.m. het uitblijven van het 2e veld lopen de wedstrijden op zaterdag nog steeds uit. Mogelijk kunnen wij alle verenigingen een mail sturen met informatie waarom wedstrijden in Sneek uitlopen. Quintus Lampe: Wordt er dit jaar weer een scheidsrechterscursus gegeven? Voorstel: Jeroen Smit en Xander Winsser gaan de scheidsrechterscursus verzorgen. Zij nemen samen de arbitrage onder hun hoeden. Vanaf 16 jaar moet men een scheidsrechterskaart halen. Willem Jan Ponsen Is het misschien een idee om vanuit het bestuur een huldiging te organiseren voor alle kampioenteams met daarbij een foto voor in de krant? Goed idee, wordt gepland.
15.
Rondvraag
Geen
16.
Sluiting
De ALV wordt gesloten om 22.12 uur. De buitengewone ALV staat gepland op 28 november 2011. .
