Aan de leden van de Zoneraad
Uw kenmerk
Ons kenmerk
Contactpersoon
Datum
Hugo Tant
3 juni 2015
Zoneraad Geachte burgemeester
Bijgevoegd vindt u het goedgekeurd verslag van de vergadering van de zoneraad op 24 april 2015.
Met vriendelijke groeten Hugo Tant zonesecretaris
Fusie van kracht!
www.zonerand.be
ZONERAAD van 24 april 2014 Burgemeester van de gemeente:
Aanwezig
Boechout
Koen T’Sijen
verontschuldigd
Borsbeek
Dis Van Berckelaer
Aanwezig
Brasschaat
Koen Verberck
Aanwezig
Brecht
Luc Aerts
verontschuldigd
Edegem
Koen Metsu, voorzitter
Aanwezig
Essen
Gaston Van Tichelt
Aanwezig
Hove
Koen Volckaerts
verontschuldigd
Kalmthout
Lukas Jacobs
Aanwezig
Kapellen
Dirk Van Mechelen
Aanwezig
Kontich
Erik Jacobs
Lint
Harry Debrabandere
Aanwezig
Malle
Harry Hendrickx, ondervoorzitter
Verontschuldigd
Mortsel
Erik Broeckx
Aanwezig
Ranst
Lode Hofmans
Aanwezig
Schilde
Dirk Bauwens
Aanwezig
Schoten
Maarten De Veuster
verontschuldigd
Stabroek
Rik Frans
Aanwezig
Wommelgem
Frank Gys
Verontschuldigd
Wuustwezel
Dieter Wouters
Aanwezig
Zandhoven
Luc Van Hove
Zoersel
Liesbeth Verstreken
Verontschuldigd
Secretaris
Hugo Tant
Aanwezig
wnd. Zonecommandant
Ivo Van Assche
Aanwezig
Locatie Aanvang Einde
raadszaal Brasschaat, Bredabaan 407 9:30 uur 10.30 uur
2
www.zonerand.be
Agenda 1
Verslag van de vorige vergadering .................................................................................................. 4
2
Opbouw organisatie ........................................................................................................................ 4 2.1 2.2 2.3
3
Personeel ......................................................................................................................................... 5 3.1 3.2
4
Omzendbrief personeelsplan 12 maart 2015.......................................................................... 4 Personeelsformatie operationeel personeel........................................................................... 4 Stand van zaken procedure zonecommandant ....................................................................... 4
Vakbondsoverleg ..................................................................................................................... 5 Statuut en arbeidsreglement niet operationeel personeel .................................................... 5
Financiën ......................................................................................................................................... 5 4.1 Borgstelling bijzonder rekenplichtige ...................................................................................... 5 4.2 Goedkeuring vastleggingen van het dienstjaar 2014 .............................................................. 6 4.3 Verdeling van het krediet ingeschreven onder artikel 351/435-01 “Bijdragen in de werkingskosten leden OPZ Rand” dienstjaar 2014: 2de helft van 2014............................................... 6
5
Materieel / Interventies .................................................................................................................. 7 5.1
6
Huisvesting ...................................................................................................................................... 8 6.1 6.2 6.3
7
Roerende zaken: waardebepaling en overdracht ................................................................... 7
Zonaal bureau.......................................................................................................................... 8 Kazerne Lint ............................................................................................................................. 8 Onroerende zaken ................................................................................................................... 9
Diversen / varia ............................................................................................................................... 9 7.1
Informeren gemeenteraadsleden ........................................................................................... 9
8
Volgend overleg............................................................................................................................... 9
9
Rondleiding gebouw ...................................................................................................................... 10
3
www.zonerand.be
1
Verslag van de vorige vergadering Het verslag van de vergadering van 6 maart 2015 wordt goedgekeurd zonder opmerkingen.
2
Opbouw organisatie
2.1 Omzendbrief personeelsplan 12 maart 2015 X
informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
besluitvormend
De omzendbrief maakt het mogelijk personeel aan te werven zonder dat er een personeelsplan voor de hulpverleningszone is opgesteld. De eerste zes maanden na de installatie van de raad volstaat een gemotiveerde beslissing. Tijdens de tweede zes maanden zal de gemotiveerde beslissing gebaseerd moeten zijn op een voorlopig personeelsplan dat bestaat uit een foto van de bestaande personeelsformatie van de zone, aangevuld met de meest dringende personeelsbehoeften.
2.2 Personeelsformatie operationeel personeel Informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
X
besluitvormend
Inleiding In de vorige zoneraad is uitgebreid ingegaan op de beschikbare capaciteit binnen de zone (agendapunt 2.1). De raad heeft toen ingestemd met de aanwerving van een Preventionist, projectcoördinator A-niveau, en een Administratieve kracht C-niveau. Kern Door onderstaande personeelsbewegingen is ook op operationeel vlak een capaciteitstekort ontstaan:
Edegem: lokaal commandant, is naar het kabinet en er is geen vervanging. Mortsel komt erbij voor wat betreft preventie. Schoten: officier is naar de Zone. Vraag naar extra preventie en administratie zodat haar taken opgevangen en herverdeeld kunnen worden. Ranst: preventie naar onze Zone (werd vroeger door Lier gedaan). Kapellen: Stabroek erbij voor wat betreft preventie en lokaal commandant, is wnd Zonecommandant. Wuustwezel: vrijwillige officier/preventionist vertrokken (hij deed alle preventie). Brasschaat: openstaande vacature officier is niet ingevuld. Vraag naar o.a. beleidsondersteuning.
Besluit Art.1
De zoneraad vraagt aan de zonecommandant om samen met de HR-dienst en financiële dienst een plan uit te werken waarin bovenstaande beschreven capaciteitsproblemen op operationeel vlak worden opgelost. Dit plan zal binnen de begroting haalbaar moeten zijn.
2.3 Stand van zaken procedure zonecommandant X
informatief Financiële consequenties
Meningsvormend Begrotingswijziging
besluitvormend
Op 31 maart is de termijn afgelopen waarbinnen men zich kandidaat kon stellen voor de functie van zonecommandant. Er zijn twee kandidaatstellingen ontvangen.
4
www.zonerand.be
3
Personeel
3.1 Vakbondsoverleg X
informatief Financiële consequenties
Meningsvormend Begrotingswijziging
besluitvormend
Op vrijdag 3 april is voor de derde keer overleg geweest met een vertegenwoordiging van de vakbonden. Dit overleg had onder meer als onderwerpen het statuut en arbeidsreglement voor het niet operationeel personeel. Het overleg is door alle partijen als constructief ervaren. De voorzitter benadrukt de positieve insteek van de vakbonden. Alle vakbonden hebben de zone gefeliciteerd omdat wij de eerste zone zijn die een extra stagereglement heeft.
3.2 Statuut en arbeidsreglement niet operationeel personeel informatief Financiële consequenties
Meningsvormend Begrotingswijziging
X
besluitvormend
Inleiding In de Rechtspositieregeling niet-operationeel personeel hulpverleningszone Rand is opgenomen dat de medewerkers voor het geven van bloed dienstvrijstelling krijgen voor de duur die nodig is voor de gift. In de vorige zoneraad is gesteld dat deze dienstvrijstelling in veel gemeenten geschrapt is. Het voorstel van de zoneraad was dit ook voor het personeel van de hulpverleningszone te schrappen. Kern In het overleg met de vakbonden op vrijdag 3 april is dit besproken. De bonden gaven aan dat juist binnen de brandweerdiensten personeel genegen is bloed te geven en dat het Rode Kruis steeds minder donoren kent. Om deze redenen vragen de bonden de zoneraad het standpunt te heroverwegen. Mogelijk kan wel het aantal keer dat dienstvrijstelling wordt gegeven beperkt worden. De zoneraad is bezorgd dat er verschillen zouden ontstaan tussen het gemeentepersoneel dat wel of niet bij de brandweer actief is. Er worden geen dienstvrijstellingen verleend voor het geven van bloed. Besluit Art. 1 Het artikel 130 van de rechtspositieregeling niet-operationeel personeel hulpverleningszone Rand blijft behouden zonder wijzigingen.
4
Financiën
4.1 Borgstelling bijzonder rekenplichtige informatief Financiële consequenties
Meningsvormend Begrotingswijziging
X
besluitvormend
Inleiding In de zoneraad van 30 januari 2015 is besloten dat de bijzonder rekenplichtige een borgstelling dient te overleggen ter grootte van €4500,Kern In art. 5 van het KB van 29 juni 2014 staat dat deze borgstelling ook kan vervangen worden door een verzekering voor minimaal het bedrag van €4500,-. In de bijlage vindt u een attest van Ethias waarin
5
www.zonerand.be
bepaald is dat de bijzonder rekenplichtige verzekerd is voor een bedrag van €500.000,- /schadegeval en €1.000.000,-/jaar. Het betreft een polis die vervat zit in het lidmaatschap van Vlofin (Vlaamse Lokale Financieel beheerders) van de bijzonder rekenplichtige en dekt niet alleen zijn werkzaamheden bij het gemeentebestuur van Wuustwezel maar ook voor de hulpverleningszone Rand. Dit werd ook reeds bij andere hulpverleningszones aanvaard als borgstelling. Besluit De zoneraad besluit dat de polis als overlegd door de bijzonder rekenplichtige aanvaard wordt als borgstelling zoals bedoeld in het raadsbesluit van 30 januari 2015. Hiermee heeft de bijzonder rekenplichtige uitvoering gegeven aan het raadsbesluit als genoemd onder punt 4.1 van de vergadering van 30 januari 2015.
4.2 Goedkeuring vastleggingen van het dienstjaar 2014 informatief Financiële consequenties
Meningsvormend Begrotingswijziging
X
besluitvormend
Gelet op de dotatie die aan de prezone werd toegekend door de FOD Binnenlandse Zaken voor dienstjaar 2014; Overwegende dat de dotatie bestemd moet zijn voor uitgavenkredieten van dienstjaar 2014, afgestemd op het OZOP; Gelet op de goedgekeurde budget(wijzigingen) van 2014; Overwegende dat er reeds vastleggingen zijn gebeurd op de kredieten van dienstjaar 2014 o.b.v. besluiten van het (pre)zonecollege; Overwegende dat er nog vastleggingen moet gebeuren voor dienstjaar 2014 waarvan het dossier nog niet gegund; BESLUIT Art. 1 Goedkeuring te verlenen aan volgende vastleggingen van dienstjaar 2014 aangezien dit past in het OZOP en bijgevolg in aanmerking komt als verantwoording van de dotatie van FOD Binnenlandse Zaken voor 2014:
Vastlegging Aankoop PBM’s Aankoop haakarmvoertuig
Uitgave 95.000 euro 165.000 euro
art.-nr. budget dj. 2014 351/744-51,2013 351 03/743-98
4.3 Verdeling van het krediet ingeschreven onder artikel 351/435-01 “Bijdragen in de werkingskosten leden OPZ Rand” dienstjaar 2014: 2de helft van 2014 informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
X
besluitvormend
Gelet op het budget ingeschreven onder artikel 351/435-01 van de begroting van de OPZ Rand in dienstjaar 2014 voor een totaalbedrag van 565.000 EUR; Overwegende dat voornoemd krediet bestemd was voor:
Projectgroep officieren waarvan 4 in dienst Detachering zonecoördinator Detachering zonesecretaris Detachering zoneontvanger Detachering van andere personen welke een zinvolle bijdrage kunnen leveren in de zonevorming
6
www.zonerand.be
Gelet op de beslissing van de zoneraad d.d. 29 augustus 2014 waarin de bijdragen voor de eerste helft van 2014 bepaald werd en dat er voor de 2de helft nog een voorstel voor bijdragen moet uitgewerkt worden; Gelet op voornoemd besluit waarin bepaald werd dat de prestaties van de gemeentesecretaris, financieel beheerder en beleidscoördinator openbare werken van gemeentebestuur Wuustwezel die voor de zone geleverd zijn terugbetaald worden voor 2014; Overwegende dat in de projectgroep voorts nog volgende brandweerkrachten Erik Jansen van Wuustwezel, Katrien De Maeyer van Schoten en Stef Van Brusselen van Malle actief waren in de tweede helft van 2014; Overwegende dat volgende bijdragen voor de brandweerkrachten van de projectgroep wordt voorgesteld vanaf de start van de projectgroep op 1 juli 2014, rekening houdende met de effectieve inzet:
Erik Jansen: 6/12 van 40.000 euro = 20.000 euro, conform voorgaande jaren en besluit van de prezoneraad d.d. 29 augustus 2014 waarin ook 6/12 werd toegekend voor de eerste jaarhelft van 2014, te betalen aan gemeente Wuustwezel; Katrien De Maeyer: 26,12 EUR/u x 395u + 32,65 EUR/u x 72u = 12.668,20 EUR, te betalen aan gemeente Schoten; Stef Van Brusselen: loon werd al volledig door de zone aan gemeente Malle betaald.
Overwegende dat volgende bijdragen voor administratieve krachten wordt voorgesteld voor gans 2014, zoals reeds bepaald in het besluit van de prezoneraad d.d. 29 augustus 2014, allen volgens effectieve inzet zoals meegedeeld door betrokken personen:
Luc Loos (secretaris): 63,45 EUR/u x 600u + 458,55 EUR verplaatsingsvergoeding= 38.528,55 EUR, te betalen aan gemeente Wuustwezel; Sven Symens (financieel beheerder): 53,56 EUR/u x 394u + 567,05 verplaatsingsvergoeding = 21.669,69 EUR; Patrik Van Leuven (beleidscoördinator openbare werken): 47,98 EUR/u x 57,5u = 2.758,85 EUR.
Overwegende dat de resterende inzet van de projectgroep voor de tweede helft van 2014 geleverd is door externe krachten en dus niet aan gemeentebesturen dient terugbetaald te worden; BESLUIT Art. 1 In navolging van het besluit van de prezoneraad d.d. 29 augustus 2014 wordt het krediet onder artikel 351/435-01 van het gewone budget 2014 van de prezone Rand als volgt verdeelt:
Periode 1/1 - 31/12 1/7 - 31/12
5
Gemeente Wuustwezel Schoten Wuustwezel
Bedrag 62.957,09 euro 12.668,20 euro 20.000,00 euro
Materieel / Interventies
5.1 Roerende zaken: waardebepaling en overdracht X
informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
besluitvormend
Momenteel wordt een inventarisatie opgesteld van alle voertuigen in de zone. De voertuigen worden vervolgens ingedeeld in standaard categorieën. Per categorie wordt ook een bijbehorende lijst inventaris benoemd. Op basis van beschikbare bestekken, recente aankoopbedragen en informatie vanuit de FOD wordt per voertuigcategorie en inventaris een waarde bepaald. Deze bedragen vormen de basis voor de waardebepaling van de over te dragen goederen per brandweerpost. Bepalend in de waardebepaling is de leeftijd van de voertuigen. Waarschijnlijk wordt voorgesteld te kiezen voor een lineaire afschrijving.
7
www.zonerand.be
Bovenstaande zal uitgewerkt worden en voorgelegd worden aan de TC eind april. Vervolgens zal de uitwerking voorgelegd worden aan het college en de raad. Besluitvorming voor de zomer is mogelijk. De zoneraad vraagt hierbij ook aandacht te hebben voor de bijzondere situatie in Stabroek en Ranst.
6
Huisvesting
6.1 Zonaal bureau X
informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
besluitvormend
De gemeente Brasschaat heeft aangeven dat in het Vrijetijdscentrum gefaseerd kantoorruimte vrijkomt. Het gebruik bestaat uit 2 fasen: fase 1: vanaf 01.05.2015 tot en met 31.12.2017 en fase 2 volledig gebouw: vanaf 01.01.2018. De huurprijzen zijn deze welke door de Regie der Gebouwen worden gehanteerd in de provincie Antwerpen (€ 133 per m2). Alle alternatieven voor de huisvesting van het zonaal bureau moeten naast elkaar worden opgelijst voor vergelijking. Vervolgens wordt die lijst voorgelegd aan het college en de raad.
6.2 Kazerne Lint informatief Financiële consequenties
meningsvormend begrotingswijziging
X
besluitvormend
Inleiding De huidige locatie van de voorpost Lint wordt per 1-7-2015 in gebruik genomen door de technische dienst van de gemeente Lint. Voor de voorpost zal een nieuwe locatie gezocht moeten worden. Kern Uit een eerder verrichte studie is gebleken dat de voorpost Lint belangrijk is voor wat betreft de dekking in de gemeente. In deze studie is ook aangegeven in welk deel van de gemeente bij voorkeur gezocht moet worden naar geschikte locaties. De zonecommandant heeft in de afgelopen weken diverse opties bezocht. Voor de aankoop van de voorgestelde locatie zal circa 600.000 euro nodig zijn. Deze locatie valt in het eerder aangeduide gebied. De jaarlasten (rente en afschrijving) voor deze locatie zijn berekend:
Uitgaande van een ontleend bedrag van € 600.000,Rentevoet: 2,5% (OLO 1,10% + marge van de bank 140 bp) Jaarlasten (kapitaal+interest) bij een termijn van 20 jaar € 38.500,Jaarlasten (kapitaal+interest) bij een termijn van 10 jaar € 66.500,-
Besproken De gemeente Lint geeft aan dat de kosten als berekend voor een lening met een termijn van 10 jaar voor 2015 passen in de gemeentelijke begroting, er van uit gaande dat de zone de locatie koopt. Wat betreft de kosten voor de volgende jaren: dit hangt samen met de besluitvorming in de zoneraad. Deze zou dit jaar opgestart en afgerond moeten worden. Bovenstaande doet recht aan de positie van de andere gemeenten met een kazerne: de kosten voor 2015 worden niet afgewenteld op de zone. Lint betaalt over 2015 net als alle andere gemeenten de huisvestingskosten. In 2015 worden alle locaties door de gemeenten voor € 1,- beschikbaar gesteld. Voor de daarop volgende jaren zal voor deze nieuwe locatie dezelfde (nog te ontwerpen) regeling gelden als voor de andere brandweerkazernes. De zoneraad wenst eerst duidelijkheid over alle kazernes te hebben, vooraleer tot een aankoop door de zone wordt beslist. De voorgestelde aankoop van de kazerne in Lint zou het gelijkheidsbeginsel tussen
8
www.zonerand.be
gemeenten verstoren. Er is in het verleden afgesproken dat in 2015 de gemeenten verantwoordelijk zijn voor de huisvesting van de brandweer. Besluit Art. 1 Er wordt een voorstel uitgewerkt voor een huur/koopovereenkomst voor de nieuwe locatie in Lint.
De gemeente Lint huurt het pand tot aan de overdracht van alle onroerende goederen in de zone. De zone Rand koopt het pand bij het lichten van de optie. Daarom zal in de akte een overdraagbare optie worden voorzien. Art. 2 Dit voorstel wordt besproken door de gemeente Lint en wordt terug op de agenda van de zoneraad gezet.
6.3 Onroerende zaken informatief Financiële consequenties
X
meningsvormend begrotingswijziging
besluitvormend
Momenteel worden de kazernes beschikbaar gesteld door de gemeenten aan de zone. De zone betaalt hiervoor €1,- per jaar. Deze situatie geldt voor 2015. Om tot een reële vergoedingssystematiek te komen is een juiste waardering van de onroerende goederen nodig. Het volgende stappenplan wordt daarom uitgewerkt:
7
Via een onderhandelingsprocedure wordt er een schatter aangesteld voor de uitvoering van de taxatie van de kazernes. Voor alle kazernes wordt dezelfde schatter aangesteld.
De taxatie moet uitgaan van twee scenario’s voor de koop van de kazernes en voor de huur van de kazernes.
De taxatie zal uitgevoerd moeten worden deze zomer.
In het najaar kunnen dan op basis van de beschikbare rapportage diverse alternatieven uitgewerkt worden en voorgelegd worden aan het zonecollege en de zoneraad.
Diversen / varia
7.1 Informeren gemeenteraadsleden informatief Financiële consequenties
X
meningsvormend begrotingswijziging
besluitvormend
Vanuit gemeenteraden en gemeenteraadsleden komen vragen over de wijze waarop zij geïnformeerd gaan worden over de zone. Er is duidelijk behoefte aan een vorm van rapportering. Gezien het aantal gemeenten is het ondoenlijk voor de zonecommandant om iedere gemeenteraad jaarlijks afzonderlijk te bezoeken. Besluit Er wordt eenmaal per jaar een algemene sessie georganiseerd voor alle gemeenteraadsleden op een gemeenschappelijke locatie. Dit zal telkens gebeuren op het einde van het jaar.
8
Volgend overleg Op vrijdag 29 mei is er een zonecollege gepland bij Igean (Wommelgem).
Er wordt unaniem beslist om de frequentie van de vergaderingen van de zoneraad te wijzigen in deze opstartfase. Voortaan zal de zoneraad vergaderen elke laatste vrijdag van de maand om 9.00 uur. Indien
9
www.zonerand.be
er geen agendapunten zijn dan wordt de geplande vergadering afgelast. Tijdens de vakantiemaanden juli en augustus wordt er niet vergaderd tenzij er dringende punten zijn.
9
Rondleiding gebouw UITGESTELD Zie ook agendapunt 6.1
10
www.zonerand.be
