Werkplan Griffie Sliedrecht 2012
“De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding.”
Raadsgriffie Sliedrecht, 22 november 2011
Inleiding Voor u ligt het werkplan 2012 van de griffie gemeenteraad Sliedrecht. In dit werkplan zijn de voornemens van de griffie opgenomen. Deze zijn zoveel mogelijk vertaald naar concrete producten met een planning. Een goede, constructieve samenwerking en verdere professionalisering van de ondersteuning aan de gemeenteraad van Sliedrecht, blijft het uitgangspunt. De verdere optimalisering van de ondersteuning van de gemeenteraad laat zich vangen in de volgende termen en typeringen: professionaliseren en digitaliseren, stroomlijnen informatie van en naar de raad, aandacht voor de kwaliteit van de vergaderingen, vernieuwing en inzet media (waaronder de website), en bevorderen van de communicatie richting de burgers van Sliedrecht Product/resultaat: Presidium (zomer 2012): stand van zaken werkplan griffie 2012. Presidium (januari/februari 2013): kort jaarverslag 2012.
Vertrekpunt voor 2012 In 2012 wordt een basis gelegd voor het (gewenste) verandertraject, voortgekomen uit het rapport Van de Vondervoort uit 2011. Daarnaast zal in 2012 de procedure voor de nieuwe burgemeester van Sliedrecht een belangrijke taakinvulling voor de griffie opleveren. In dit werkplan zijn de aanbevelingen en opmerkingen meegenomen, die zijn voortgekomen uit de eerste bezoeken van de griffie aan alle fracties in het najaar 2011. Dit werkplan is opgedeeld in ondersteuning van de gemeenteraad voor wat betreft: 1. Vergaderstelsel 2. Procedures 3. Commissies & werkgroepen 4. ICT & Informatiesystemen 5. Communicatie 6. Relaties 7. Planning & control 8. Training & opleiding 9. Griffie & begroting
1. Vergaderstelsel Aan het vergaderstelsel zal in 2012 niet veel veranderen. Het vergaderschema voor 2012 is reeds vastgesteld. Het accent blijft voor wat betreft de besluitvorming liggen op de opiniërende- en raadsvergaderingen.
2
Nieuw is de integrale bewaking van planning en agenda van en door de raad door de in te stellen Agendacommissie. De Agendacommissie komt deels in de plaats van de voorzitterspoule. In de voorzitterspoule wordt het accent gelegd op training en mogelijkheid om feedback te geven en krijgen omtrent de rol van de voorzitter. Product/Resultaat: Memo met beschrijving van het (nieuwe) doel en de functie van de voorzitterspoule. Memo over de (te vormen) agendacommissie en hoe om te gaan met agendering van de opiniërende bijeenkomst, gemeenteraadsvergadering en informatieve bijeenkomst.
Opiniërende bijeenkomst Sinds oktober 2011 zitten fysiek bij de clustergewijze behandeling van de agenda, alleen de betreffende portefeuillehouders en vanuit de fracties twee woordvoerders, aan de vergadertafel. Onderzocht wordt of het mogelijk is de vergadertafel te draaien zodat zo weinig mogelijk raadsleden met de rug naar het publiek zitten. Product/Resultaat: (Mogelijkheid om) vergadertafel in de raadzaal anders (te) positioneren. In het najaar van 2011 is op verzoek van het college afgestapt van de procedure de raad rechtstreeks vragen te laten stellen aan de behandelend ambtenaar. Het overzicht van ambtenaren, zoals gebruikelijk opgenomen achter de agenda, is daarmee vervallen. Alle vragen lopen via de griffier naar de gemeentesecretaris, en vice versa. Deze procedure wordt in 2012 verder uitgebouwd. Enerzijds betekent dit meer overzicht op de informatiestroom van en naar de raad en ambtelijke organisatie, anderzijds levert het een belasting op voor zowel gemeentesecretaris als griffier. Product/Resultaat: Aanbevelingen naar aanleiding van evaluatie (zomer 2012): procedure rechtstreekse vraagstelling door de raad via griffier aan gemeentesecretaris (en vice versa).
Informatieve bijeenkomst De informatieve bijeenkomst maakt geen onderdeel uit van de volgordelijke gang naar de gemeenteraadsvergadering. De informatieve bijeenkomst is ingericht als podium voor burgers, instellingen en bedrijven. Een en ander krijgt verder vorm door de start en invulling van de Agendacommissie.
3
2. Procedures Vacaturevervulling Burgemeester Sliedrecht De griffier is secretaris van de Vertrouwenscommissie, die zich bezighoudt met de werving en selectie van een burgemeester voor Sliedrecht in opdracht van de raad. Product/Resultaat: De installatie van de nieuwe burgemeester. In de afgelopen jaren zijn de Reglementen van Orde en Verordeningen deels geactualiseerd. Eind 2011 is een stagiair (HBO Rechten) gestart met de complete doorlichting van de afspraken, procedures en reglementen rond de gemeenteraad van Sliedrecht. Deze stage (en werkzaamheden) loopt door tot halverwege 2012 en levert een afgeronde codificatie op van de bestaande documenten. Product/Resultaat: Nieuwe Reglementen van Orde en aanpassing van procedures.
3. Commissies & werkgroepen Agendacommissie Eind 2011 zijn voorbereidingen getroffen om begin 2012 te starten met de werkzaamheden (voorbereiding/planning agendering van de bijeenkomsten van de gemeenteraad Sliedrecht) van de Agendacommissie. De griffie(r) levert het secretariaat en de ondersteuning voor de Agendacommissie. Klein Presidium Door de voorgenomen instelling van de Agendacommissie zal het Klein Presidium in 2012 worden omgebouwd tot de werkgeverscommissie van de griffier. De griffie(r) levert het secretariaat en de ondersteuning voor het Klein Presidium / werkgeverscommissie. Groot Presidium Met de omvorming van het Klein Presidium wordt het Groot Presidium het Presidium. De griffie(r) levert het secretariaat en de ondersteuning voor het Presidium. Auditcommissie De Auditcommissie komt minimaal viermaal per jaar bijeen en zal zich in 2012 nadrukkelijk(er) toeleggen op de verdere verbetering van de programmabegroting, jaarrekening en zomernota. De griffie(r) levert het secretariaat en de ondersteuning voor de Auditcommissie. 4
4. ICT & Informatiesystemen Online gebruik van informatie De website www.sliedrecht.nl/raad kent onder andere een overzicht van agenda’s met raadsvoorstellen en notulen. De audioverslaglegging is gekoppeld aan dit digitale overzicht/archief. Er komt een verbeterde versie van de websiteomgeving (Waxxtrap). Voordeel is dat de zoekmethodiek sterk is verbeterd en de griffie de pagina’s voor de gemeenteraad in eigen beheer kan uitvoeren. Door de website in eigen beheer te hebben, is het ook niet meer noodzakelijk om documenten als bijlagen aan een mailbericht mee te sturen (inboxen niet meer vol) en kunnen de documenten op de website worden (na)gelezen of gedownload (archieffunctie). De digitale leeskamer is in het najaar van 2011 geïntroduceerd: raadsleden kunnen online de zogenoemde leeskamerstukken inzien. De gedachte achter dit systeem zal verder worden uitgebouwd. Ook de Raadsnieuwsbrief zal op deze wijze worden aangeboden. Het digitaal verstrekken van achterliggende documenten bij raadsvoorstellen is door het college gestart. Daardoor kan de griffie alle documenten digitaal aanbieden, en is de (fysieke) raadsbox vervallen. Aparte aandacht krijgen in 2012 de ingekomen stukken voor de raadsvergadering en de opiniërende bijeenkomst. Er zal worden onderzocht hoe deze documenten op een snellere wijze aan de gemeenteraad aan te bieden. In het voorjaar van 2012 wordt een wifi-point geplaatst, waardoor in de raadzaal online kan worden gewerkt. Product/Resultaat: Websiteomgeving Waxxtrap is ingericht. De griffie beheert de pagina’s van de gemeenteraad Sliedrecht. Website bevat alle digitale documenten die gekoppeld zijn aan de agenda’s met raadsvoorstellen. Ingekomen stukken voor de gemeenteraad sneller (digitaal) benaderbaar. Mogelijkheid om online te werken in de raadzaal op het raadhuis.
5. Communicatie Raadsnieuwsbrief Eenmaal per maand verschijnt de Raadsnieuwsbrief voor de (burger-) raadsleden. Eind 2011 is een evaluatie onder alle (burger)raadsleden gehouden. De uitkomsten van een evaluatie worden meegenomen met de restyling van de Raadsnieuwsbrief in 2012. Product/Resultaat: Tienmaal een raadsnieuwsbrief. 5
Raadspagina in het Kompas In het weekblad Het Kompas staat elke week een item van de gemeenteraad, m.u.v. de zomermaanden. Dat kan zijn een aankondiging van een vergadering of een artikel specifiek over het raadswerk. In 2012 wordt per (burger-)raadslid een tekst in het Kompas geplaatst. Het is een vervolg op de in 2011 in clusters van 3 (burger-) raadsleden geplaatste artikelen in het Kompas. Direct na de behandeling van de Zomernota en de Begroting wordt de binnenpagina in het Kompas gevuld met zelf aangeleverde teksten van de vijf fracties. Product/Resultaat: In 2012 wordt gestreefd om elke week aandacht te besteden aan een (burger)raadslid (door henzelf te bepalen qua inhoud). Binnenpagina in Het Kompas over de zomernota 2012 en de begroting 2013. Gemeentelijke website In 2012 krijgt de griffie het volledige beheer over de pagina’s van de gemeenteraad (www.sliedrecht.nl/raad). De griffie is verantwoordelijk voor de opzet en het vullen van de webpagina’s. Na diverse gesprekken ligt er nu de afspraak het bestaande systeem te optimaliseren,. De griffie gaat hiervoor een cursus volgen. Vervolgens wordt alles grondig doorgelicht en geoptimaliseerd. Indien mogelijk zal er eind 2012 een eerste evaluatie onder de (burger)raadsleden plaatsvinden. In 2012 start een stagiair in het kader van een maatschappelijke stage (ongeveer 30 uur) met een opdracht om een analyse te maken van de website/pagina’s van de gemeenteraad Sliedrecht (gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, informatiewaarde, e.d.). Product/Resultaat: Aantrekkelijk gebruikersvriendelijke website met actuele en voor zowel de gemeenteraad als publiek inzichtelijke informatie. Memo met opmerkingen en suggesties ten aanzien van de verbeterde website en vervolgens implementatie daarvan. Analyse van de website/pagina’s gemeenteraad Sliedrecht. Uitnodigingen informatieve bijeenkomsten Voor vier informatieve bijeenkomsten wordt een brede uitnodiging gestuurd naar relevante (door de Agendacommissie te bepalen) doelgroepen. Doel is meer burgers in contact te laten brengen met de (burger)raadsleden en hun werkzaamheden. Product/Resultaat: Voor 4 bijeenkomsten uitnodigingen aan doelgroepen in Sliedrecht om deel te nemen aan de informatieve bijeenkomst.
6
6. Relaties Verandertrajecten van ambtelijke organisatie, college en raad Het rapport Van de Vondervoort biedt uitgangspunten voor de verschillende verandertrajecten. De eerste activiteiten zijn ontplooid. Eind 2011 zal een uitgewerkt plan van aanpak voor zowel de ambtelijke organisatie, college en raad gereed zijn. Voor de gemeenteraad zullen activiteiten worden georganiseerd om het verandertraject verder in gang te zetten. Soms zijn deze bijeenkomsten in samenwerking met het college. Daarnaast worden over de toekomst van Sliedrecht en de ontwikkelingen in de Drechtsteden, verschillende bijeenkomsten in 2012 georganiseerd. Product/Resultaat: Verschillende bijeenkomsten in het kader van de verandertrajecten. Bijeenkomst(en) over de toekomst van Sliedrecht. Facilitair (raadhuis) De griffie heeft ten behoeve van het gebruik van het raadhuis in 2011 een aantal acties in gang gezet, waarvan het wenselijk is dat deze in 2012 zijn afgerond. Het gaat om de volgende punten: een verzoek om een actueel ontruimingsplan voor het raadhuis, het weghalen en op een professionele wijze onderbrengen van archiefmateriaal uit de kelder en van de zolder van het raadhuis, het opstellen van een sleutelplan, het afsluiten van de kast met audio/apparatuur en verstrekken van benodigde sleutels, de afstemming over de inzet van de bodedienst, het gebruik van de raadsinformatieruimte op woensdagavond. Product/Resultaat: Een verbetering in de facilitering van de raad.
7. Planning & control Jaaragenda De jaaragenda is het bestuurlijk procesinstrument van gemeenteraad en college om onderwerpen en bespreek-/vergadermomenten op elkaar af te stemmen. Dit document wordt deels ambtelijk via het college gevoed met te behandelen onderwerpen en mogelijke fatale data. Dit overzicht wordt door de gemeentesecretaris aangeleverd. Ook raadsleden kunnen onderwerpen bij de Agendacommissie voor behandeling aandragen. De Agendacommissie bespreekt de jaaragenda en plaatst daar zowel het type vergadering als de behandeldata bij. Essentieel is dat de Agendacommissie de beschikking heeft over een reële en actuele planning.
7
Zomernota/Begroting/Jaarrekening Voor een verdere verbetering van de P&C-cyclus zal in 2012, in navolging van de bijeenkomst over de programmabegroting en P&C-cyclus, in het kader van de nieuwe opzet van de zomernota, een bijeenkomst worden georganiseerd voor de auditcommissie en vertegenwoordigers van fracties die niet in de Auditcommissie zitten. Wederom wordt in 2012 binnen het ambtenarenapparaat een contactpersoon aangewezen, die verantwoordelijk is voor de doorgeleiding van de antwoorden op technische vragen van de raad. Product/Resultaat: Een vlotte goed gecoördineerde procedure rond vragen vanuit de gemeenteraad over Zomernota/Begroting/Jaarrekening. Verslaglegging Na iedere opiniërende bijeenkomst wordt door de griffier een besluitenlijst opgesteld. Daarin is o.a. de actiepuntenlijst opgenomen. Na de raadsvergadering wordt een korte terugkoppeling opgesteld, die o.a. de procedurele toezeggingen bevat van de portefeuillehouders (geconcludeerd door de voorzitter). Van de vergaderingen van de gemeenteraad worden alleen nog woordelijke verslagen opgesteld. De griffie verzorgt de doorgeleiding van zowel de besluitenlijst als de korte terugkoppeling aan de raad en gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris bewaakt de afdoening van de toezeggingen. De audioverslaglegging verloopt naar wens en heeft een archieffunctie. In 2012 komt de griffie met een voorstel richting het Groot Presidium om livestream (audio en video) te implementeren. Tot dat moment is het mogelijk om snel na een bijeenkomst de vergadering te beluisteren via internet. Product/Resultaat: Opstellen van besluitenlijst bij opiniërende bijeenkomst en korte terugkoppeling raadsvergadering en woordelijk verslag van raadsvergadering Het audioarchief van de raadsvergaderingen uit 2005 tot en met 2009 staat op de website. Het Groot Presidium beslist over het voorstel van de griffie om livestream (audio en video) te implementeren.
8. Training & opleiding Naast externe trainingen die in de Raadsnieuwsbrief worden aangekondigd kunnen alle (burger) raadsleden ook gebruik maken van het aanbod tijdens de Drechtstedendinsdagen. In 2012 wordt voor de gemeenteraad als geheel een aantal interne trainingen georganiseerd. Deze trainingen zullen ook zoveel mogelijk aansluiten op het ingezette verandertraject. 8
Voor de voorzitters van de informatieve- en opiniërende bijeenkomsten zal een training op maat worden georganiseerd. Tevens zal een intervisie aanbod worden onderzocht. De trainingen worden afgestemd op het eerder genoemde verandertraject. Product/Resultaat: Debattraining voor de gemeenteraad (en college B&W). Training op maat aan de hand van gewenste leerdoelen voor de voorzitters(poule).
9. Griffie & begroting Op de griffie werken Maya Feddema (medewerker griffie), Heleen Vos (waarnemend griffier) en Arjen Overbeek (raadsgriffier). De griffier heeft in 2009 aan Personeelszaken verzocht functieomschrijvingen op te stellen voor alle griffiemedewerkers. Eind 2011 is deze procedure afgehandeld, en zijn de profielen vastgesteld door afdeling Personeelszaken. De functieomschrijvingen maken deel uit van het zogenoemde regionale functieboek. Totaal beschikt de griffie over 2,16 fte. De werkzaamheden binnen de griffie zijn in verschillende clusters gegroepeerd, waarmee ook in 2012 wordt gewerkt. Naast het maandelijkse teamoverleg voor lopende zaken, vindt de griffieteamdag voor de zomer van 2012 plaats. In het najaar van 2012 bezoeken de medewerkers van de griffie traditioneel weer alle fracties. Jaarlijks treffen de griffiers en medewerkers van de zes griffies van de Drechtsteden elkaar. Doel is kennismaken, samenwerking en binding. In 2012 is de griffie Sliedrecht aan de beurt de gezamenlijke teamdag voor alle griffiemedewerkers van de Drechtsteden te organiseren. De ondersteuning van de Vertrouwenscommissie zal een fors tijdsbeslag leggen op de griffie als geheel. Eind 2011 heeft de raadsgriffier hierover al gesprekken gevoerd met het team. Op het moment van schrijven van dit werkplan is het nog te prematuur om hier een planning aan te hangen. De griffie zet alles op alles om de reguliere processen op een goede manier door te laten lopen. Dit neemt niet weg dat er wellicht op andere (drukkere) momenten een gewijzigde prioritering moet plaatsvinden. Na de codificatie, implementatie van de nieuwe websiteomgeving en de burgemeestersbenoeming zal worden onderzocht of eind 2012 (na afronding van codificatie) kan worden gestart met een stagiair HBO communicatie.
9
Product/Resultaat: Griffieteamdag voor de zomer van 2012. (Programma en organisatie van) gezamenlijke teamdag griffiemedewerkers van de Drechtsteden. Ondersteuning Vertrouwenscommissie Inventarisatie van onderwerpen voor de stage in het licht van de communicatie. Werkzaamheden coördinerend griffier voor de regiogriffie De raadsgriffier is lid van de regiogriffie. Door de Drechtraad is de raadsgriffier in december 2009 benoemd tot coördinerend griffier. In 2012 zal de griffier 1,5 dag per week besteden aan het regionale griffiewerk. Begroting De totale begroting van de griffie beslaat ca. 700.000 euro en bestaat voor meer dan de helft uit posten die betrekking hebben op de vergoedingen van de leden van de gemeenteraad en burgerraadsleden. De griffie- en kantoorkosten nemen ruim een kwart in op de begroting. De rest is voor de ondersteuning van de eigenlijke werkzaamheden van de (burger)raadsleden. Deze laatste categorie bestaat uit de Rekenkamercommissie, verslaglegging, vergaderingen e.d. De complete specificatie is terug te vinden in de begroting 2012 van de gemeente Sliedrecht. De fractiepenningmeesters leveren de verantwoording fractievergoeding over het jaar 2011 in vóór 28 januari 2012. De griffie zal in februari 2012 de voorbereidingen treffen, zodat het Groot Presidium op 17 april 2012 over het geheel van verantwoordingen kan spreken. In 2012 wordt een andere opzet van de begroting van de gemeente en daarmee de griffie gerealiseerd. Tevens wordt er een te benoemen budget opgenomen voor communicatie/media van de gemeenteraad. Product/Resultaat: Budget van de griffie helder opgenomen in de Begroting. Budget en beheer van communicatiedoeleinden/media van de gemeenteraad Sliedrecht valt niet meer onder de begroting van het concern.
Sliedrecht, november 2011 Arjen Overbeek Heleen Vos-Hulleman Maya Feddema-Wardenaar
10
