Vastgesteld in het presidum van 11 maart 2013
Werkplan Griffie Sliedrecht 2013 (t/m verkiezingen 2014)
“De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding.”
Raadsgriffie Sliedrecht, 15 januari 2013
Inleiding Voor u ligt het werkplan 2013 van de griffie Sliedrecht. In dit werkplan zijn de voornemens van de griffie opgenomen. Deze zijn zoveel mogelijk vertaald naar concrete producten met een planning. Een goede, constructieve samenwerking en verdere professionalisering van de ondersteuning aan de gemeenteraad van Sliedrecht, is het uitgangspunt. De verdere optimalisering van de ondersteuning van de gemeenteraad laat zich vangen in de volgende termen en typeringen: verder professionaliseren van de informatiestromen van en naar de gemeenteraad, aandacht voor de kwaliteit van de vergaderingen en de relatie tussen burgers en gemeenteraad versterken. Product/resultaat: Presidium (zomer 2013): stand van zaken werkplan griffie 2013. Presidium (januari/februari 2014): kort jaarverslag 2013.
Vertrekpunt voor 2013 In 2013 wordt verder gewerkt aan het gewenste verandertraject, verwoord in de notitie Aannemen, Overnemen, Ondernemen (vastgesteld in de raad van 30 mei 2012). Eind 2012 treedt burgemeester Van Hemmen aan. Dit wordt gezien als een scharnierpunt in het verandertraject. De eerste helft van 2013 staat mede in het teken van de nieuwe burgemeester. In het najaar tot en met voorjaar 2014 staat de voorbereiding richting de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 centraal. In dit werkplan zijn de aanbevelingen en opmerkingen meegenomen, die zijn voortgekomen uit de jaarlijkse bezoeken van de griffie aan de fracties in de laatste maanden van 2012 en gesprekken met de nieuwe burgemeester. Dit werkplan is opgedeeld in de volgende clusters: 1. Vergaderstelsel 2. Procedures 3. Commissies & werkgroepen 4. ICT & Informatiesystemen 5. Communicatie 6. Facilitair 7. Planning & control 8. Training & opleiding 9. Griffie & begroting
1. Vergaderstelsel
Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
2
Het principe van het vergaderstelsel is voor 2013 niet veranderd. Het vergaderschema 2013 is in de zomer van 2012 vastgesteld. Het accent blijft voor wat betreft de besluitvorming liggen op de opiniërende bijeenkomsten en raadsvergaderingen. De belangrijkste mutatie in het vergaderschema is dat in 2013 het aantal informatieve bijeenkomsten is gereduceerd tot twee (vast geplande) dinsdagavonden (zie paragraaf Informatieve bijeenkomsten). Daar tegenover staat een extra aantal andere momenten, waarin een nieuwe vorm van informatie-uitwisseling zal plaatsvinden, zoals besproken in het presidium. Het koffiedrinken voor aanvang van iedere vergadering-/bijeenkomst van de raad en een drankje na afloop is terug van weggeweest. Het informele contact vooraf en na afloop tussen (burger)raadsleden en collegeleden en andere belangstellenden wordt gewaardeerd. Opiniërende bijeenkomst In toenemende mate krijgt de opiniërende bijeenkomst de plek in het vergaderstelsel, die ze verdient. Hier leggen de fracties ook hun eigen voorstellen aan de (collega)raad(sleden) voor en bespreken de collegevoorstellen. Alles met als doel het raadsdebat in de opiniërende bijeenkomst voor te bereiden; men zoekt onderling het debat op om het draagvlak van de voorstellen te vergroten. Sinds oktober 2011 zitten fysiek bij de clustergewijze behandeling van de agenda, alleen de betreffende portefeuillehouders en vanuit de fracties twee woordvoerders, aan de vergadertafel. Deze 'setting' versterkt het onderling debat. Informatieve bijeenkomst In 2013 zijn in het vergaderschema twee dinsdagavonden gereserveerd voor informatieve bijeenkomsten. Daarnaast worden door de agendacommissie extra andere momenten gepland om de informatieve/informele activiteiten een meer flexibel karakter te laten krijgen; in uitvoering (locatie) en tijd (namiddag). Voorbeelden zijn werkbezoeken aan de regionale/Sliedrechtse brandweer, HVC, het bedrijfsleven en een fietstocht langs projecten. Op die wijze krijgt de informatieve bijeenkomst een meer informeel karakter. Ook werkbijeenkomsten en deskundigheidsbevordering worden dit jaar in overleg met presidium en agendacommissie georganiseerd. Het creëren van meer informele contacten is een onderdeel van het verandertraject. Product/Resultaat: Verschillende informatieve bijeenkomsten op een vernieuwde wijze meer in lijn met de wens van de (burger-)raadsleden
2. Procedures Start nieuwe Burgemeester, de heer Van Hemmen Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
3
Met de komst van de nieuwe burgemeester krijgt ook de raad een rol bij de invulling van het inwerkprogramma van de nieuwe burgemeester. Zo worden gesprekken met alle individuele (burger)raadsleden en bezoeken aan fracties gepland. Tevens zal burgemeester Van Hemmen in gesprek gaan met alle fracties afzonderlijk. Product/Resultaat: Alle (burger)raadsleden hebben een gesprek met de nieuwe burgemeester Ontmoetingen fracties en burgemeester Technische vragen Technische vragen in opiniërende bijeenkomsten of raadsvergaderingen, zoals Sliedrecht die net als veel andere gemeenteraden kende, worden nauwelijks meer op die wijze gesteld. De (burger)raadsleden gebruiken actief het daarvoor ingestelde mailadres
[email protected]. De technische vragen worden via dit mailadres doorgeleid naar de juiste ambtenaar. De gemeentesecretaris en de griffier blijven dit proces bewaken. Er zijn veel soorten technische vragen. Bij sommige technische vragen is het voor een juiste beantwoording goed te weten waarom de vraag wordt gesteld. Bij andere vragen kan niet met een kort antwoord (mailtje) worden volstaan. Voorjaar 2013 wordt een enquête gehouden naar de bevindingen van het huidige 'technische vragen'-systeem. De resultaten van deze enquête kunnen worden gebruikt voor een mogelijke verfijning van de werkwijze. Product/Resultaat: Enquête naar bevindingen werkwijze technische vragen (voorjaar 2013) Reglement van orde In het najaar van 2013 vindt een eerste evaluatie van het Reglement van orde plaats. Doel is eventuele aanpassingen in het Reglement voor het einde van deze raadsperiode af te ronden. Zoals het formaliseren van het fenomeen dat de gewijzigde handelswijze van de actielijst van de opiniërende bijeenkomst; het bepalen van het lot t.b.v. sprekersvolgorde; het moment van agenderen van ‘artikel 45’-vragen, en het goed vastleggen van de werkgeverscommissie. Product/Resultaat: Evaluatie Reglement van orde (najaar 2013)
3. Commissies & werkgroepen Agendacommissie en Voorzitterspoule De agendacommissie is bijna een jaar in functie en zorgt voor de integrale bewaking van planning en de agenda van de raad. De voorzitterspoule richt zich in 2013 nog slechts op de ontwikkeling van de voorzitters, en andere belangstellenden/kandidaten voor het voorzitterschap. De agendacommissie heeft van de voorzitterspoule de voorbereiding van de informatieve Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
4
bijeenkomsten overgenomen. Beide gremia evalueren zelf rond de zomer 2013 hun werkwijze ten behoeve van suggesties en mogelijke aanpassingen voor de nieuwe raadsperiode. De griffie levert voor beiden het secretariaat en de ondersteuning. Product/Resultaat: Memo evaluatie voorzitterspoule (juni – juli 2013) Memo evaluatie agendacommissie (augustus – september 2013) Presidium Het Klein Presidium is in 2012 reglementair omgebouwd tot de werkgeverscommissie van de griffier. Met de omvorming van het klein presidium wordt het groot presidium “het presidium”. In 2013 zal een voorstel worden opgesteld voor een verordening werkgeverscommissie. De griffie levert voor beiden het secretariaat en de ondersteuning. Product/Resultaat: Voorstel verordening werkgeverscommissie (eind 2013) Auditcommissie De Auditcommissie komt minimaal viermaal per jaar bijeen en legt zich in 2013 verder toe op de verbetering van de programmabegroting, jaarrekening en kadernota. Apart organiseert de auditcommissie een brainstormbijeenkomst over het instrument BURAP. Op basis van deze bijeenkomst kan de auditcommissie met suggesties voor het instrument BURAP komen. De griffie levert het secretariaat en de ondersteuning voor de auditcommissie. Driehoek De driehoek, gevormd door de burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier, krijgt in 2013 verder vorm.
4. ICT & Informatiesystemen Online raadplegen van informatie De website www.sliedrecht.nl/raad kent een overzicht van alle voor de raad belangrijke stukken, waaronder raadsvoorstellen en notulen. De audioverslaglegging is gekoppeld aan dit digitale overzicht/archief. In 2012 is het experiment gestart om geen documenten meer via de mail als bijlagen aan een mailbericht te hangen (inboxen niet meer vol). Er wordt door de griffie alleen nog een mail verzonden (met de betreffende link erin). Op deze wijze kan iedereen de documenten via de website (na)lezen of downloaden. Daarmee is ook alle inhoud van de verzonden mails later terug te vinden (archieffunctie). Dit geldt ook voor de ingekomen stukken en de digitale leeskamer. In 2012 is al gestart om, vanwege de genoemde voordelen, op dezelfde manier de stukken van enkele commissies aan te bieden. In 2013 zullen alle commissies op deze wijze de stukken ontvangen. Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
5
In 2012 is gestart met een wifi-point voor de raadzaal. Vlak voor de jaarwisseling 2012 is de wifi-connectie uitgebreid tot in alle fractiekamers, de vergaderruimten Noord en Zuid en de Raadsinformatieruimte. Product/Resultaat: Website bevat alle digitale documenten die gekoppeld zijn aan de agenda’s voor alle commissies Live audio- en video-registratie De live audio-uitzending (streaming) van de opiniërende bijeenkomsten en raadsvergaderingen werkt naar tevredenheid. Het verouderde audio back-up systeem is aan vervanging toe. Het eerste onderzoek naar live video-uitzending in 2012 zal in 2013 worden afgerond, en aan het presidium worden gepresenteerd. Product/Resultaat: Offerte audio back-up-systeem Offerte live video-uitzending
5. Communicatie Verandertrajecten van ambtelijke organisatie, college en raad In 2013 wordt verder gewerkt aan het (gewenste) verandertraject, vastgelegd in de notitie Aannemen, Overnemen, Ondernemen (vastgesteld in de gemeenteraad van 30 mei 2012). De eerste activiteiten zijn ontplooid. Ook dit jaar worden voor de raad activiteiten georganiseerd om het verandertraject verder in gang te zetten. Soms zijn deze bijeenkomsten in samenwerking met het college. Product/Resultaat: Verschillende bijeenkomsten in het kader van de verandertrajecten Uitnodigingen informatieve en opiniërende bijeenkomsten In 2013 wordt ‘gast van de raad’ geïntroduceerd in Sliedrecht. Een willekeurig aantal mensen krijgt een uitnodiging om gast van de raad te zijn op een avond dat de raad in vergadering bijeenkomt. Een korte rondleiding op het raadhuis en een praatje van 1 á 2 raadsleden over de werkzaamheden, gevolgd door een bezoek aan de raadsvergadering (de publieke tribune). Doel is meer burgers in contact te brengen met de (burger)raadsleden en hun werkzaamheden. Product/Resultaat: Voor vier raadsbijeenkomsten burgers uitnodigingen (elk kwartaal) Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
6
Workshop Hoe werkt de raad? In het eerste kwartaal van 2013 worden avonden gepland voor belangstellenden (die zich vooraf hebben aangemeld) voor een workshop over ‘Hoe de raad werkt?’. Deze wordt in samenwerking met (burger)raadsleden georganiseerd. De deelnemers krijgen een kijkje in de keuken van de lokale politiek. Onderdeel is een simulatie van een raadsdebat. Product/Resultaat: Workshop Hoe werkt de raad? voor burgers (maart – april 2013) Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen 2014 Direct na de zomer van 2013 worden de eerste voorbereidingen getroffen voor de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014. Een ad hoc klankbordgroep van (burger)raadsleden wordt daarvoor samengesteld voor de zomer. In het najaar worden van alle politieke partijen de campagnecoördinatoren, (afdelings)voorzitter of (afdelings)secretarissen uitgenodigd voor een gesprek met de burgemeester en de raadsgriffier om te spreken over de voorbereiding van de verkiezingen (logistiek zoals borden plakken, mogelijke afstemming activiteiten e.d.). Een gezamenlijke activiteit kan een jeugddebat zijn in februari 2014 op bijvoorbeeld De Grienden. Product/Resultaat: Klankbordgroep Verkiezingen (3e kwartaal) Bijeenkomst bestuurders politieke partijen over voorbereiding verkiezingen (3e kwartaal) Open monumentendag 2013 In 2013 is het thema van de Open Monumentendagen (14 en 15 september) ‘Macht en Pracht’. Op zaterdag 14 september wordt net als in 2011 het raadhuis weer opengesteld voor belangstellenden. Het landelijke thema zal in samenwerking met (burger)raadsleden inhoud krijgen. Product/Resultaat: Raadhuis en raadzaal open op 14 september 2013 Uitslagenavond 2014 Net als in 2010 zal de griffie in samenwerking met bureau verkiezingen van de gemeente de uitslagenavond voor belangstellenden organiseren. Raadspagina in het Kompas In het weekblad Kompas staat elke week een item van de gemeenteraad, met uitzondering van de zomermaanden. Dat kan zijn een aankondiging van een vergadering of een artikel specifiek over het raadswerk. Tot december 2013 wordt het ritme van om de week een raadslid in het Kompas voortgezet. Van januari t/m maart 2014 volgt informatie over de verkiezingen.
Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
7
Direct na de behandeling van de Kadernota 2014 en de Begroting 2014 wordt de binnenpagina in het Kompas gevuld met door de fracties zelf geschreven teksten naar aanleiding van deze belangrijke financiële beleidsmomenten. Product/Resultaat: Binnenpagina in het Kompas over de kadernota 2014 en de begroting 2014 Gemeentelijke website De griffie kan sinds halverwege 2012 zelfstandig inhoud geven aan de webpagina’s (www.sliedrecht.nl/raad). In 2013 wordt een stagiair communicatie gevraagd om een analyse te maken van de website/pagina’s van de gemeenteraad Sliedrecht (gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, informatie/nieuwswaarde, e.d.). Onderdeel daarvan is een evaluatie onder de (burger)raadsleden. Product/Resultaat: Aantrekkelijk gebruikersvriendelijke website met actuele en voor zowel de gemeenteraad als publiek inzichtelijke informatie Memo met opmerkingen en suggesties ten aanzien van de verbeterde website en vervolgens implementatie daarvan Analyse van de website/pagina’s gemeenteraad Sliedrecht Raadsnieuwsbrief De Raadsnieuwsbrief is het communicatiemiddel, waarin opgenomen de onderwerpen, die (de achtergronden van) het raadswerk aangaan. Op deze wijze ontvangen alle (burger)raadsleden maandelijks een geclusterd overzicht met inhoudsopgave. Ook de Raadsnieuwsbrief wordt met een link naar de (burger-)raadsleden gestuurd en staat opgenomen op de website. Product/Resultaat: Tien maal een raadsnieuwsbrief
6. Facilitair Raadhuis De griffie heeft ten behoeve van het gebruik van het raadhuis in 2011 een aantal acties in gang gezet, waarvan het wenselijk was dat deze in 2012 zouden worden afgerond. Een aantal zaken zal nog door de dienst Gebouwenbeheer worden aangepakt: een actueel ontruimingsplan voor het raadhuis, het opstellen van een sleutelplan, de afstemming over de inzet van de bodedienst, het gebruik van de raadsinformatieruimte op woensdagavond, opknappen/witten voormalige leeskamerruimte. In alle fractiekamers wordt een bel geïnstalleerd die vanuit de raadzaal kan worden geactiveerd. Deze kan een minuut voor aanvang of voor het einde van een schorsing worden geactiveerd door de voorzitter. Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
8
(Burger-)raadsleden kunnen de computers op de fractiekamers en de printer in de voormalige leeskamer slechts gebruiken met een zogenoemde tag. Echter niet alle (burger)raadsleden hebben of kunnen een tag gebruiken. Eind vorig jaar is een onderzoekje gestart naar een vereenvoudigde werkwijze (iedere fractie één tag). In het laatste kwartaal van 2013 worden voorbereidingen getroffen voor de nieuwe raadsleden; w.o. het digitaal aanbieden van belangrijke (proces)documentatie en het vormgeven van een introductieprogramma. Direct na de verkiezingen worden personele afhandelingen verricht voor de oudraadsleden en nieuwe raadsleden. Product/Resultaat: Een verbetering in de facilitering en huisvesting van de raad
7. Planning & control Verzamelagenda van de agendacommissie Met de start van de agendacommissie is ook begonnen met de integrale lijst van onderwerpen voor bespreking in een van de vergaderingen, de zogenoemde Verzamelagenda. Daarin zijn ook de actiepunten van de opiniërende bijeenkomsten opgenomen. De verzamelagenda is het procesinstrument van de Agendacommissie, en daarmee de raad, om onderwerpen en bespreek/vergadermomenten op elkaar af te stemmen. (Burger-)raadsleden kunnen onderwerpen bij de agendacommissie voor behandeling aandragen. Deze onderwerpen worden op de verzamelagenda geplaatst. Dit document wordt grotendeels via het college gevoed met verzoeken tot behandeling van concept raadsvoorstellen, incl. mogelijke fatale data. Deze voorstellen worden door de gemeentesecretaris aangeleverd. De actiepunten uit de opiniërende bijeenkomsten of raadsvergaderingen worden ook via verzamelagenda bewaakt. Kadernota/Begroting/Jaarrekening Voor een verdere verbetering van de Planning &Controlecyclus zal in 2013, in navolging van de bijeenkomst over de programmabegroting en P&C-cyclus, in het kader van de nieuwe opzet van de kadernota, een bijeenkomst worden georganiseerd voor de auditcommissie en vertegenwoordigers van fracties die niet in de Auditcommissie zitten. Net als voorgaande jaren zal eind 2013 de jaarlijkse evaluatie in de auditcommissie van de kadernota- en begrotingsbehandeling plaatsvinden. Operatie STOER In de eerste helft van 2013 vinden verschillende bijeenkomsten en besluitvorming in het kader van de operatie STOER plaats. Speciaal hiervoor worden enkele themabijeenkomsten georganiseerd die de raad ondersteunen bij de door haar te maken afwegingen. Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
9
Product/Resultaat: Afstemming college en raad van de procedure van operatie STOER
8. Training & opleiding Naast externe trainingen die in de Raadsnieuwsbrief worden aangekondigd kunnen alle (burger) raadsleden ook gebruik maken van het aanbod van speciale bijeenkomsten tijdens de Drechtstedendinsdagen. In 2013 wordt voor de gemeenteraad als geheel een aantal interne trainingen georganiseerd. Deze trainingen zullen zoveel mogelijk aansluiten op het eerder genoemde verandertraject. Voor de voorzitters van de informatieve- en opiniërende bijeenkomsten wordt een training ‘op maat’ georganiseerd. Product/Resultaat: Debattraining voor de raad (en college) Training op maat voor de voorzitters(poule)
9. Griffie & begroting Op de griffie werken Maya Feddema (medewerker griffie), Heleen Vos (waarnemend griffier) en Arjen Overbeek (raadsgriffier). De functieomschrijvingen maken deel uit van het zogenoemde regionale functieboek. Totaal beschikt de griffie over net 2 fte. De werkzaamheden binnen de griffie zijn in verschillende clusters gegroepeerd, waarmee ook in 2013 wordt gewerkt. Naast het maandelijkse teamoverleg voor lopende zaken, vindt jaarlijks een griffieteamdag plaats (voor de zomer en voor de kerst). Jaarlijks treffen de griffiers en medewerkers van de zes griffies Drechtsteden elkaar. Doel is (verder) kennismaken, samenwerken en binding. In 2013 is de griffie Alblasserdam aan de beurt de gezamenlijke teamdag voor alle griffiemedewerkers van de Drechtsteden te organiseren. In het najaar van 2013 bezoeken de medewerkers van de griffie Sliedrecht traditioneel weer alle fracties voor ‘input’ voor het werkplan. Product/Resultaat: Tweemaal griffie-team(mid)dag Werkzaamheden coördinerend griffier voor de regiogriffie De raadsgriffier is lid van de regiogriffie. Door de Drechtraad is de raadsgriffier in december 2009 benoemd tot coördinerend griffier. In 2013 besteedt de griffier één dag per week aan het regionale griffiewerk. Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
10
Begroting De begroting van de griffie beslaat ca. 700.000 euro en bestaat voor meer dan de helft uit posten die betrekking hebben op de vergoedingen van de leden van de gemeenteraad en burgerraadsleden. De griffie- en kantoorkosten beslaan een kwart van de begroting. De rest is voor de ondersteuning van de eigenlijke werkzaamheden van de (burger)raadsleden. Deze laatste categorie bestaat uit o.a. kosten voor de Accountant, Kompas (Raadspagina), verslaglegging, vergaderingen, Rekenkamercommissie. De complete specificatie is terug te vinden in de begroting 2013 van de gemeente Sliedrecht. De fractiepenningmeesters leveren de ‘verantwoording fractievergoeding over het jaar 2012’ in vóór 15 januari 2013. De griffie zal in februari 2013 de voorbereidingen treffen, zodat het Presidium op 25 februari 2013 over het geheel van verantwoordingen kan spreken.
Sliedrecht, 15 januari 2013 Arjen Overbeek Heleen Vos-Hulleman Maya Feddema-Wardenaar
Werkplan Griffie Sliedrecht 2013
11
