gemeente Eindhoven
Griffie gemeenteraad Raadsnummer Inboeknummer Dossiernummer
Oplegvel Initiatiefvoorstel Raadscommunicatie 2011 – 2014 Raad in (inter)actie
mhe/ED10048450
gemeente Eindhoven
Griffie gemeenteraad Raadsnummer
10R4058
Inboeknummer Dossiernummer
InitiatiefvoorstelRaadscommunicatie 2011 – 2014 ‘Raad in (inter)actie’
Inleiding De Eindhovense gemeenteraad heeft nu ruim vier jaar ervaring met het doelgericht inzetten van raadscommunicatie. Met het aantreden van de nieuwe raad is het tijd voor een nieuw raadscommunicatieplan. Een speciaal samengestelde raadswerkgroep heeft zich de afgelopen tijd gebogen over wat, hoe en wie de raad wil bereiken met zijn communicatie. Doelstelling Doel van raadscommunicatie voor de komende jaren is kennisbevordering: de doelgroep is op de hoogte van taken, bevoegdheden en werkwijze van de gemeenteraad en weet met welke onderwerpen de gemeenteraad zich bezighoudt. Daarnaast is belangrijk, dat de doelgroep vertrouwen heeft in de raad als volksvertegenwoordiging en de raad weet te vinden. Als primaire externe doelgroep voor 2011 – 2014 benoemen we de ‘participerende burger’. Onder ‘participerende burgers’ verstaan we mensen die hun betrokkenheid bij de stad tonen, actief zijn in de Eindhovense samenleving (sport, school, vrijwilligerswerk etc.) en inwoners die deelnemen aan participatietrajecten van de gemeente. Juist deze groep is gemakkelijk benaderbaar en vatbaar voor de eerder genoemde doelen. Voorstel 1. Instemmen met de “participerende burger” als primaire doelgroep voor de externe raadscommunicatie in de periode 2011 – 2014. 2.
Instemmen met de inzet van “nieuwe” communicatiemiddelen/activiteiten, onder andere de organisatie van interactieve themabijeenkomsten en het instellen van een twitteraccount van de raad, teneinde de doelgroep en de doelstellingen van raadscommunicatie (kennisbevordering en houdingverandering) te bereiken.
3.
Instemmen met het continueren van de gebruikelijke communicatiemiddelen om alle inwoners van Eindhoven te informeren, zoals o.a. met de wekelijkse artikelen in Groot Eindhoven en de internetpagina’s.
Raadsnummer
10R4058
4.
Instemmen met het niet langer bekostigen van de ‘live’ uitzendingen en opnames van de raadsvergaderingen op en door Eindhoven TV.
5.
Instemmen met de aanschaf van een vast – geïntegreerd in het nieuwe raadsinformatiesysteem- camerasysteem, waardoor alle raads –én commissievergaderingen live op internet te volgen zijn en fragmenten afzonderlijk opvraagbaar zijn en koppelbaar aan sociale media.
6.
Instemmen met de opdrachtverstrekking aan Eindhoven TV om acht redactionele programma’s per jaar over de gemeenteraad te produceren en uit te zenden voor een bedrag van € 3.600,- per productie en uitzending.
Argumenten 1. De ‘participerende burger’ als specifieke doelgroep voor de externe raadscommunicatie in de periode 2011-2014. In de raadsperiode 2006 – 2010 werden naast alle inwoners ook specifiek jongeren en ondernemers aangewezen als doelgroepen. Uit de praktijk is gebleken dat de verhouding tussen de inspanning richting m.n. de jongeren en het effect van die inspanning onevenredig is. De opkomstbevorderende campagne bij de Europese Verkiezingen bijvoorbeeld, die zich met name richtte op de jongeren, sorteerde nauwelijks effect. Daarom wordt deze raadsperiode specifiek gekozen voor de ‘participerende’ burgers. Onder ‘participerende burgers’ verstaan we mensen die hun betrokkenheid bij de stad tonen, actief zijn in de Eindhovense samenleving (sport, school, vrijwilligerswerk etc.) en inwoners die deelnemen aan participatietrajecten van de gemeente. Juist deze groep is gemakkelijk benaderbaar en vatbaar voor de eerder genoemde doelen. Het is belangrijk deze groep ‘vast’ te houden en vooral niet te vervreemden van het openbaar bestuur. Overigens worden de jongeren en het bedrijfsleven niet vergeten. De ontvangsten op het stadhuis van deze groepen blijven onverminderd doorgaan. 2. De inzet van ‘nieuwe’ communicatiemiddelen/activiteiten,waaronder de organisatie van interactieve themabijeenkomsten en het instellen van een twitteraccount van de raad, teneinde de doelgroep en de doelstellingen van raadscommunicatie (kennisbevordering en houdingverandering) te bereiken. Deze raadsperiode worden nieuwe communicatiemiddelen/activiteiten ingezet om juist de ‘participerende’ burger beter te bereiken. Dit zijn: b b
De formule ‘gast van de raad’ wordt anders ingestoken door een gerichter en actiever uitnodigingsbeleid te voeren. Alle raadsfracties worden gewezen op belangrijke gemeentelijke samenspraakbijeenkomsten, die elke fractie voor zich kan bijwonen.
2
Raadsnummer
b b b
b b
10R4058
De organisatie van interactieve themabijeenkomsten op initiatief van de raad of raadscommissies. Het aanmaken van een twitteraccount van de raad. De creatie van een digitaal politiek platform op www.eindhoven.nl, waarop inwoners kunnen discussiëren met de raadsleden die aan het woord zijn geweest in de artikelen in Groot Eindhoven. De productie van een tweemaandelijkse digitale nieuwsbrief. Deelname aan de jaarlijkse “Dag van de Dialoog”.
3. Doorgaan met de inzet van de gebruikelijke communicatiemiddelen om alle inwoners van Eindhoven te informeren, zoals daar o.a. zijn de wekelijkse artikelen in Groot Eindhoven en de internetpagina’s. Informatievoorziening over de raad in het algemeen blijft belangrijk. Alle inwoners hebben immers recht op informatie over het reilen en zeilen van het gemeentebestuur. Zo gaan we door met: b De wekelijkse artikelen over de gemeenteraad in Groot Eindhoven. b De raadspagina’s op www.eindhoven.nl: een blijvende en actuele informatiebron voor alle Eindhovenaren. b Een algemene brochure over de raad. b Het verzenden van persberichten en activiteiten ter bevordering van de relatie met de pers. b De ‘live’ uitzending van de raadsvergadering op internet. 4. Niet langer door gaan met de ‘live’ uitzendingen en opnames van de raadsvergaderingen op en door Eindhoven TV. De ‘live’ uitzending van de gemeenteraad op Eindhoven TV wordt doorgaans niet goed begrepen door de kijkers. Het gebruik van ingewikkeld vakjargon en de gemiddelde duur van een raadsvergadering dragen niet bij aan het positieve beeld dat de gemeenteraad uiteindelijk toch wil uitdragen. Doorgaan met deze formule betekent voor de komende raadsperiode een kostenpost van € 28.000,- per jaar (zie paragraaf Kosten, b). Kiezen voor deze formule betekent ook dat een vast camerasysteem in de raadszaal en commissiekamer financieel niet (meer) haalbaar is en dat de commissievergaderingen dan niet live kunnen worden weergegeven op internet (zie onderstaand punt 5). 5. De aanschaf van een vast – geïntegreerd in het nieuwe raadsinformatiesysteemcamerasysteem, waardoor alle raads –én commissievergaderingen live op internet te volgen zijn en fragmenten afzonderlijk opvraagbaar zijn en koppelbaar aan sociale media . De aanschaf van een vast camerasysteem in de raadszaal en de commissiekamer heeft als voordeel dat integrale uitzending van raads- én commissievergaderingen op internet mogelijk wordt. De uitzendingen van de Eindhovense raadsvergaderingen op internet zijn in 2003 gestart; Eindhoven was hiermee koploper in Nederland en
3
Raadsnummer
10R4058
sindsdien is dit tot het standaardaanbod gaan behoren in het kader van de transparante overheid. Met de komst van een vast camerasysteem kunnen nu ook de commissievergaderingen op internet worden gevolgd, hetgeen een lang bestaande wens van de gemeenteraad is. Daarnaast zorgt een geïntegreerd camerasysteem binnen het nieuwe raadsinformatiesysteem (RIS) ervoor dat beelden afzonderlijk, per onderwerp en zelfs per spreker opgevraagd kunnen worden. Ook zijn deze fragmenten te benutten ten behoeve van (persoonlijke) digitale communicatiemedia. 6. Eindhoven TV opdracht te geven acht redactionele programma’s per jaar over de gemeenteraad te produceren en uit te zenden voor een bedrag van € 3.600,- per productie en uitzending Een redactioneel programma dat aantrekkelijk wordt geproduceerd (met aandacht voor vorm, actualiteit, snelheid) en dat met regelmaat wordt uitgezonden op de lokale televisie zorgt voor een duidelijk en transparant beeld over het werk van de Eindhovense gemeenteraad. Dit programma kan gezien worden als de opvolger van “de Baas van Eindhoven”, maar dan in een ander format. Kanttekeningen Verschil met de vorige raadsperiode is het vervallen van de live-uitzending van de gemeenteraadsvergaderingen op Eindhoven TV. Binnen de raad wordt hierover verschillend gedacht. Een meerderheid ziet het nut niet in van uitzending op Eindhoven TV. De meeste fracties geven de voorkeur aan internetuitzendingen. Daarvoor in de plaats komen echter ‘live’ verslagen op internet van raads –én commissievergaderingen. Door de inzet van een vast camerasysteem, geïntegreerd in het nieuwe raadsinformatiesysteem, wordt het mogelijk om digitaal fragmenten van raads –en commissievergaderingen op te halen. De in de vorige raadsperiode speciaal benoemde doelgroepen – jongeren en ondernemers- worden in dit plan niet meer specifiek benoemd en dus ook niet meer specifiek benaderd. Deze groepen worden overigens nog wel bediend als daar vraag naar is (scholenbezoek aan de gemeente). Kosten a. Besparing kosten reguliere communicatiebudget Het reguliere budget voor raadscommunicatie bedraagt € 106.000,-. Door het vervallen van twee (bovengenoemde) doelgroepen wordt € 7.500,bespaard. De opmaak van het jaarverslag in eigen beheer levert jaarlijks € 2.500,- op. Hiermee wordt een bezuiniging van bijna 10% doorgevoerd. Voornoemd plan past binnen het budget van € 96.000,-. b. Besparing kosten uitzendingen De kosten van het registreren en uitzenden van de raadsvergaderingen door Omroep Eindhoven bedragen op basis van een offerte van de omroep € 28.000,- per jaar. Dat
4
Raadsnummer
10R4058
is een kostenverhoging van €12.000,- ten opzichte van de huidige situatie. Door de professionalisering bij de omroep worden de gemeente hogere tarieven in rekening gebracht dan tot nu toe het geval was. De uitzendingen van de raadsvergaderingen zijn niet in het bedrijfsplan van de omroep opgenomen en vallen daarmee buiten de basissubsidiëring van de gemeente. Prioriteit bij de omroep hebben de dagelijkse nieuwsuitzendingen. Daarin wordt op basis van vrije nieuwsgaring nog wel redactioneel aandacht aan de gemeenteraad besteed (bijvoorbeeld via aparte opnamefragmenten en interviews). De integrale TV-uitzendingen zouden daarom via een tweede geldstroom gefinancierd moeten worden. Daartoe is een offerte uitgebracht. Als alternatief voor de TV-uitzendingen kunnen de uitzendingen via internet gezien worden. De omroep is weliswaar bereid om die als dienstverlening te blijven opnemen voor een bedrag van € 20.000,- per jaar. Opnames met een eigen camerasysteem vallen € 4.000,- per jaar goedkoper uit. Bovendien realiseren we met een eigen camerasysteem óók live-uitzendingen op internet van de commissievergaderingen. Hier kan Omroep Eindhoven niet aan voldoen. De genoemde besparing zal in het kader van de actie Broekriem ingebracht worden. De softwarekosten van de internetuitzendingen (voor raad én commissies) kunnen opgevangen worden binnen de huidige bedragen voor de videoapplicatie Raad in Beeld. Bijkomend voordeel van de internetuitzendingen is de verlaging van de kosten van externe notulering van de commissievergaderingen. Hier gaat jaarlijks een bedrag van € 43.000,- in om. Voor deze post is echter € 23.000,- beschikbaar. Deze overschrijding kan weggewerkt worden door kortere verslagen in eigen beheer c.q. door het werken met een besluitenlijst, een en ander in combinatie met de videoverslaglegging. Overigens is een verdere bezuiniging op de notulen te bereiken als – in navolging van andere gemeenten – ook de vastlegging van de raadsvergadering beperkt wordt door een besluitenlijst samen met het videoverslag. Juridisch is dit mogelijk. Kortom, er is een kostenbesparing te behalen met de internetuitzendingen van raads- én commissievergaderingen in combinatie met een eigen camerasysteem. Daarnaast kunnen met de videoverslaglegging van de commissievergaderingen de kosten van de papieren verslaglegging teruggebracht worden.
Planning en uitvoering Alle bovengenoemde plannen en activiteiten vinden plaats gedurende de lopende raadsperiode tot maart 2014. Evaluatie
5
Raadsnummer
b
b b
b b
10R4058
De redactionele programma’s, verzorgd door Eindhoven TV, worden in eerste instantie drie keer geproduceerd. Na drie afleveringen wordt bekeken of het ‘format’ en de kwaliteit van het programma naar wens is. De kijkcijfers van Eindhoven TV worden kritisch gevolgd. De digitale politieke ontmoetingsplaats op www.eindhoven.nl/gemeenteraad wordt in eerste opzet als proef ingezet. Na drie artikelen in Groot Eindhoven wordt gekeken naar de kwaliteit/kwantiteit van de reacties van de lezers en de reacties op het forum door de politici zelf. Valt het een of het ander tegen, dan kan besloten worden om de digitale politieke ontmoetingsplaats weer op te heffen. Eind 2011 wordt een digipanelonderzoek gehouden dat wordt afgezet tegen het onderzoek van juni 2010 (zie bijlage). De gemeenteraad maakt onderdeel uit van de jaarlijkse inwonersenquête van de gemeente.
Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b 1. Uitwerking in –en externe communicatiemiddelen b 2. Overzicht budget raadscommunicatie b 3. Digipanelonderzoek 2010 a De bijlagen worden meegestuurd Een ontwerp-raadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Werkgroep Raadscommunicatie, Tom van den Nieuwenhuijzen (voorzitter) Maarten Houben Charles Stroek Eddy de Beamont Eef van den Berg Rogier Verkroost Toon Meulensteen Ferry van den Broek Karin Wagt
6
Raadsnummer
10R4058
OntwerpRaadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het initiatiefvoorstel van de werkgroep Raadscommunicatie besluit: 1. 2.
3.
4. 5.
6.
als specifieke doelgroep voor de externe raadscommunicatie in de periode 2011 – 2014 de ’ participerende’ burger aan te wijzen; om deze doelgroep en de doelstellingen van raadscommunicatie (kennisbevordering en houdingbestendiging) te bereiken “nieuwe” communicatiemiddelen/activiteiten in te zetten, onder andere de organisatie van interactieve themabijeenkomsten en het instellen van een twitteraccount van de raad; door te gaan met de inzet van de gebruikelijke communicatiemiddelen om alle inwoners van Eindhoven te informeren, zoals o.a. met de wekelijkse artikelen in Groot Eindhoven en de internetpagina’s; niet langer door te gaan met de bekostiging van de ‘live’ uitzendingen en opnames van de raadsvergaderingen op en door Eindhoven TV; over te gaan tot de aanschaf van een vast – geïntegreerd in het nieuwe raadsinformatiesysteem- camerasysteem, waardoor alle raads –én commissievergaderingen live op internet te volgen zijn en fragmenten afzonderlijk opvraagbaar zijn en koppelbaar aan de sociale media; Eindhoven TV opdracht te geven acht redactionele programma’s per jaar over de gemeenteraad te produceren en uit te zenden voor een bedrag van € 3.600,- per productie en uitzending.
, voorzitter.
, griffier. mhe/ED10048450
7
