Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2011 Voortvarend verder digitaliseren

Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2011

‘Voortvarend verder digitaliseren’

Jaarplan 2011 Griffie

januari 2011

pag. 1

INHOUD

pag.

1.

Algemeen

3

2.

Korte Terugblik op 2010

3

3.

Actiepunten in 2011

4

4.

Kerntaken en producten van de griffie

5

5.

Risico analyse griffie

13

6.

Personele aspecten

14

BIJLAGEN: Bijlage 1

Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie

15

Bijlage 2

Samenstelling griffie

16

Bijlage 3

Capaciteitsraming griffie

17

Bijlage 4

Hoofdtaken griffie irt. Planning 2011 en urenraming per taak

18


januari 2011

pag. 2

1. Algemeen Voor u ligt het Jaarplan van de griffie voor het jaar 2011. Het jaarplan is inhoudelijk besproken en afgestemd met de werkgeverscommissie van de raad. Het jaarplan gaat in op de positie en de rol van de raadsgriffie bij het ondersteunen van de gemeenteraad in 2011. Het jaarplan is door tussenkomst van de werkgeverscommissie, het presidium en de commissie bestuur ook een sturingsmiddel voor de raad. Het geeft een helder beeld van de geplande prestaties in 2011. Daarnaast is het een sturingsmiddel voor de raadsgriffier en een leidraad voor de raadsgriffie. In 2009 is gestart met een urenkoppeling aan de diverse activiteiten. Deze methodiek is voortgezet in 2010 en zal ook in 2011 worden gehanteerd. Vanuit een eigen missie en aanduiding van de kaders, waarbinnen de griffie functioneert, wordt in de bijlagen 1 en 2 een omschrijving gegeven van de aard van ondersteuning die de griffie aan de raad verleent. Wat mag de raad van de griffie verwachten en wat niet? Op basis van artikel 107 t/m 107e van de gemeentewet is de griffier uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. In artikel 107a staat letterlijk ”de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taak terzijde”. Met dit als uitgangspunt heeft de griffie de volgende missie: De griffie ondersteunt en adviseert de raad, het presidium en ingestelde commissies bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De griffie stimuleert en faciliteert een goed functioneren van de raad en draagt bij aan het waarmaken van de ambities van de raad. Kwaliteit, dienstverlening en betrouwbaarheid ziet de griffie als de kenmerken van haar werkzaamheden en producten. Partijpolitieke onafhankelijkheid en openheid zijn de vanzelfsprekende kenmerken van haar werkwijze. De bedrijfsvoering van de griffie sluit aan bij de systematiek van de ambtelijke organisatie. 2. Korte terugblik op 2010 Naast de reguliere, doorlopende werkzaamheden die tot de hoofdtaken van de griffie horen en in hoofdstuk 4 zijn genoemd heeft de griffie in 2010 in grote lijnen de volgende activiteiten verricht: 

Afronding Politiek Testament. Als voorbereiding op de raadswisseling is er een document opgesteld met daarin aanbevelingen en suggesties voor de nieuwe raad. De nieuwe raad heeft het merendeel van de genoemde zaken overgenomen en daarmee de speerpunten van het werk voor de komende periode bepaald.



Raadswisseling na de gemeenteraadsverkiezingen van 3 maart 2010. Op woensdag 3 maart 2010 is er een nieuwe gemeenteraad gekozen. Dit heeft een grote logistieke en procesmatige inspanning gevergd van de griffie en van ondermeer de ICT afdelingen en afdeling facilitaire zaken. Vele zaken moesten geregeld worden. Te denken valt aan verzendlijsten, gegevens op het internet, emailaccounts, toegangscodes, postvakjes. Maar ook aan allerlei benoemingen in commissies, presidium, met verbonden partijen evenals het actualiseren van werkafspraken rond de raadscommissies en die formaliseren in de verordening op de raadscommissies. Dit is slechts een greep uit de veelheid aan zaken die allemaal geregeld dienden te worden. Hier is dan ook een substantieel deel van de beschikbare uren aan toegeschreven.



Introductieprogramma voor de nieuwe raad In 2010 is een Introductieprogramma voor de nieuwe raad ontwikkeld en aangeboden waaraan naast het griffiepersoneel vele medewerkers uit de sectoren een bijdrage hebben geleverd. Onze indruk is dat dit programma goed heeft aangesloten bij de behoefte van de (nieuwe) raadsleden en fractievertegenwoordigers zodat zij een goede start van het raadswerk hebben kunnen maken.


januari 2011

pag. 3



Verdere verfijning van de digitalisering en toezending van de stukken. Sinds september 2009 worden (vrijwel) alle stukken vanuit het college die naar de raad komen digitaal aan de griffie aangeboden. De voordelen zijn evident. We beschikken op die manier altijd over de juiste versie, en de bundels kunnen digitaal worden samengesteld en gedrukt. Daardoor kunnen fouten vrijwel worden uitgesloten. Er zijn ook nog nadelen. Met de besturingssystemen die we nu hebben is het digitaal verder verwerken van de stukken naar raadscommissie agenda’s en raadsagenda’s nog erg bewerkelijk en arbeidsintensief. De griffie verwacht ook in 2011 hierin verdere stappen te kunnen zetten door een Raads Informatie Systeem in te voeren.



Verdere verbetering van extranet/internet Vanaf 2009 zijn de nodige verbeteringen aangebracht in extranet. Ook in 2010 is de indeling verder verbeterd, achterstanden die er nog waren zijn weggewerkt en er is weer een frisse start gemaakt met de publicatie van de digitale agendastukken; de stukken zijn nu vrijwel tegelijk met het versturen van de bundels beschikbaar en ook bereikbaar voor alle burgers via internet.



Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2011. in 2010 is er op initiatief van de griffie door de afdeling Personeel en Organisatie een gewijzigde verordening voor de vergoeding van raadsleden en wethouders opgesteld die in januari 2011 is vastgesteld.



Agenderen en bespreken van de vergaderstructuur en -cultuur. Na de raadswisseling is wijziging in de vergaderstructuur direct doorgevoerd, namelijk een verschuiving van de commissie sociaal naar de woensdagavond. Daarmee zijn er geen gelijktijdige commissievergaderingen meer (behoudens een mogelijke uitloopvergadering). Het aantal commissies en de vergadercyclus zijn verder ongewijzigd gebleven. De nieuwe raad heeft wel afgesproken om halverwege de periode deze werkwijze (opnieuw) te evalueren. Daarmee zal in de tweede helft van 2011 worden begonnen. Verbetering van onze wijze van vergaderen en de omgang met elkaar is een blijvend punt van aandacht geweest in het presidium en het politiek beraad.

3. Actiepunten in 2011 

Tijdelijke verhuizing naar het oude stadskantoor. Op korte termijn zal met de renovatie van het stadhuis worden begonnen. Deze werkzaamheden leveren overdag veel geluidsoverlast op zodat het stadhuis overdag niet “gebruikt” kan worden. Alle werkplekken worden dan ook (tijdelijk) verhuisd. De griffie zal verhuizen naar de benedenverdieping van het oude stadskantoor en daar v.a. 1 april gehuisvest zijn. De fractiekamers, vergaderruimtes en de leeskamer van de Raad zullen overdag weliswaar toegankelijk zijn maar er kan door fractie assistenten niet gewerkt worden. Ook daarvoor wordt naar andere oplossingen gezocht.



Proces van herontwerp van de Beleidsbegroting. Hengelo werkt al een aantal jaren met de bestaande programmabegroting. Zowel bij de raad als ook bij het college en de organisatie bestaat de behoefte om de begroting qua opzet te wijzigen. De raad heeft in januari 2011 ingestemd met een nieuwe begrotingsopzet die gebaseerd is op een reguliere beleidsbegroting volgens een hoofdfunctiegewijze indeling en een programmaplan dat is opgebouwd uit politieke programma's. Tevens wordt het autorisatieniveau raad - college bepaald op de begrotingstotalen per hoofdfunctie, en wordt de tijdelijk ingestelde werkgroep beleidsbegroting verder betrokken bij de verdere invulling van deze nieuwe opzet.



Proces Kerntaken en herontwerp van beleid. De raad staat tezamen met het college in 2011 voor de belangrijke opgave om via een kritische analyse van het huidige uitgavenpatroon, een zoektocht naar bezuinigingsmogelijkheden en tegelijkertijd een opgave om door innovatie gemeentelijke taken en activiteiten ‘anders te gaan organiseren’. Om dit proces in goede banen te leiden heeft de raad in januari 2011 een Procesnotitie ‘Kerntaken en herontwerp’ vastgesteld. De griffie denkt in adviserende zin mee met de verdere vormgeving en invulling van dit proces vanuit de verantwoordelijkheid die zij heeft om de kaderstellende volksvertegenwoordigende en de controlerende rol van de raad zo goed mogelijk tot zijn recht te laten komen.


januari 2011

pag. 4



Communicatie van / met de Raad Eén van de speerpunten die de nieuwe raad uit het politiek testament heeft overgenomen is de communicatie van /met de Raad. Vanaf januari zal er 1 keer in de maand een pagina met Raadsnieuws verschijnen in Typisch Hengelo. Deze pagina zal worden gevuld onder redactie van een werkgroep waarin raadsleden en een medewerker van de afdeling communicatie zitten. De griffie zal hierbij zoals afgesproken een kleine ondersteunende rol spelen.



Verbetering van extranet/internet, het invoeren van een Raads Informatie Systeem en verdere digitalisering van de stukkenstroom en van een goede inrichting van de raadzaal is een continue verbeterproces, dat een duidelijke plaats krijgt in de verdere uitwerking van de communicatie met de raad in 2011.



Een eendaags raadsbezoek voorbereiden aan het Emscherpark. Het vorig jaar gememoreerde werkbezoek naar Brussel heeft niet plaatsgevonden. De nieuwe raad heeft besloten om eerst aan de slag te gaan en in 2011 een raadsbezoek van een dag te plannen, waarbij nut en noodzaak aantoonbaar duidelijk moet zijn.



Start maken met de evaluatie van de commissiestructuur/ relatie met digitalisering van de stukkenstroom. De griffier zal met een plan van aanpak komen tot evaluatie van de huidige commissiestructuur zoals is afgesproken in het politiek testament. In de afweging om tot mogelijke andere vormen van vergaderen te komen spelen de mogelijkheden om te komen tot verdere snelheid in de verwerking van de stukkenstroom en het gemakkelijker digitaal ‘bouwen’ van agenda’s een grote rol (de werkgroep automatisering) .



Werkzaamheden rond de gezamenlijke aanbesteding accountant voor de Jaarrekening 2012 e.v. Het contract met de huidige accountant voor het maken van de Jaarrekening loopt af: het contract is recentelijk eenmaal verlengd met een jaar, zodat de Jaarrekening van 2011 nog in 2012 kan worden gemaakt. De voorbereidende werkzaamheden teneinde begin 2012 een raadsbesluit te hebben genomen over de nieuwe accountant moeten dit jaar worden verricht. Uitgaande van een aanbesteding in Netwerkstadverband hebben de griffie van Hengelo en Oldenzaal het initiatief genomen in dit dossier en de samenwerking met de werkgroep accountancy en de raad zal worden gezocht.

4. Kerntaken en producten van de griffie In dit hoofdstuk worden de vaste taken van de griffie beschreven waaraan de griffie elk jaar de nodige uren besteedt. Waar nodig is bij de taak voor het jaar 2011 extra aandacht gegeven aan doelen die voor 2011 naar onze inschatting extra aandacht krijgen. 1. Logistiek raadsvergaderingen, commissievergaderingen, Planningsschema’s De basis- of kerntaak bij uitstek van de griffie wordt gevormd door werkzaamheden rond de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. De ondersteunende afdelingen hebben hun zaken goed op orde. Ook de intake van stukken vanuit het college gebeurt gecoördineerd, met een check op volledigheid en waar de tijd dat toelaat op kwaliteit. Ook het samenspel tussen de griffie, het driehoeksoverleg c.q. het presidium om af te kunnen wegen of stukken buiten de deadline wel moeten worden toegestaan is aanwezig. Gelet op de conclusies uit het politiek testament gaat de griffie er op dit moment vanuit dat de structuur van raadsvergaderingen en daaraan gekoppelde voorbereidende raadscommissie vergaderingen gehandhaafd blijft tot de eerstkomende evaluatie. Activiteit Raadsvergadering Raadscommissievergadering Coördinatie IBR


Planning 11 keer per jaar 33 keer per jaar 10 keer per jaar

januari 2011

Aantal uren 400 1000 30

pag. 5

2. Trefpunt Hengelo De gemeenteraad heeft er behoefte aan om nog vóór het moment dat een onderwerp in een raadscommissie of de gemeenteraad op de agenda staat, te horen hoe burgers en organisaties over bepaalde politiek belangrijke onderwerpen denken. Daarom worden er presentaties en discussies over belangrijke onderwerpen in de stad georganiseerd in een Trefpunt bijeenkomst. De deelsessies zijn vrij toegankelijk. In- en uitlopen mag ook. De raad probeert een aantrekkelijke mix van onderwerpen te maken. Dus over zowel sociale als ruimtelijke zaken: van inrichting van de stad tot arbeidsmarkt en van toerisme tot ouderenbeleid. De data en thema’s worden van tevoren aangekondigd in Typisch Hengelo en er wordt gericht uitgenodigd door middel van een brief. Ook de samenstelling van de Programmacommissie Trefpunt is na de raadswisseling gewijzigd. Het Trefpunt heeft in 2010 ook weer op locatie plaatsgevonden, o.a. in “H164”. Verder zal de opzet in voorbereiding van het Trefpunt in 2011 ongewijzigd blijven en streven we ernaar om 5 keer een Trefpunt te organiseren. Activiteit Trefpunt bijeenkomst

Planning Vijf keer per jaar

Aantal Uren 125

3. Politiek beraad Het politiek beraad is het overleg tussen de fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester en waarbij de griffier als secretaris fungeert. Vooral direct na de raadswisseling is het politiek beraad frequenter bij elkaar geweest. Voor 2011 zal het politiek beraad naar verwachting vijf keer per jaar bijeenkomen. Op de agenda worden die zaken geagendeerd die alle fracties betreffen. Het moet gaan om beslissingen die alle fracties aangaan en dus vanuit hun aard en karakter niet in het presidium besproken kunnen worden, zoals huishoudelijke zaken, gezamenlijke afspraken rond bijvoorbeeld de verkiezingen en procesafspraken rond bijzondere processen. Activiteit Politiek beraad


Aantal uren 40

4. Presidium In het presidium hebben de commissievoorzitters, de vice-voorzitter van de raad en zijn plaatsvervanger, de burgemeester en de griffier zitting. De vice-voorzitter van de raad is de voorzitter van het presidium. Het presidium stelt de voorlopige commissie- en raadagenda’s vast. Ook doet zij voorstellen over de voorzieningen en de werkwijze van de raad. Daarnaast neemt zij besluiten over andere agendavoorstellen die de raad bereiken zoals voorstellen voor een Technisch beraad, werkbezoeken en IBR’s en zij stelt vast of de inhoud van deze bijeenkomsten past bij de spelregels die we hebben afgesproken. Het presidium vergadert twee keer per raadscyclus. De griffie draagt zorg voor de agenda en de bijbehorende stukken en stelt na afloop de afsprakenlijst en de actielijst op. De voortgang van een groot deel van de acties op de actielijst worden door de griffie bewaakt. Voor een deel van de actiepunten is de griffie afhankelijk van het college/ ambtelijk apparaat. De griffie rapporteert zo actueel mogelijk terug aan het presidium. Het presidium overleg is voor de griffie het belangrijkste steunpunt voor een goede voortgang van de dagelijkse werkzaamheden. Op basis van de besluiten die in het presidium worden genomen worden door de griffie vervolgacties ingezet. Het presidium functioneert inmiddels geruime tijd in de nieuwe samenstelling. Ze heeft onder andere de toezending van de commissiebundels en bijlagen in kleur versoberd, ook met het oog op de bezuinigingen en de langzame verschuiving in de richting van digitale beschikbaarheid. Ook de vergaderorde en de inzet van de verschillende instrumenten van de raad is een punt van aandacht. Activiteit Vergadering presidium t.b.v. de commissie c.q. de raad


Planning Ca. 20 keer per jaar

januari 2011

Aantal uren 350

pag. 6

5. Driehoeksoverleg Het driehoeksoverleg is het overleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Vanaf eind 2009 wordt het driehoeksoverleg ambtelijk ondersteund door een medewerker van de stafondersteuning die de agenda en de actielijst verzorgt. In het driehoeksoverleg worden dagelijkse zaken besproken die zich voordoen in de relatie tussen college en raad. Vanuit de griffier wordt dit overleg als zeer waardevol ervaren. Het driehoeksoverleg vindt, zo mogelijk, tweewekelijks plaats. Activiteit Driehoeksoverleg


Aantal uren 100

6. Overleg DT, ‘De inloop’ , Beukertbijeenkomsten Sinds de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie is de overlegstructuur rond het management veranderd. Met de komst van een nieuw college is op maandagmorgen ‘De inloop’ georganiseerd, waar het college, directie, sectormanagers en griffier elkaar informeel treffen diverse actuele zaken kunnen doornemen. Bij deze bijeenkomsten is het goed voor de griffie als instituut dat er –namens de raad - ‘gezicht gemaakt wordt’ naar het ambtelijk apparaat en dat de griffie belangstelling heeft voor en meedenkt met zaken die de ambtelijke organisatie betreffen. Persoonlijke ontmoeting en contact hebben duidelijke meerwaarde om belangen over en weer te benadrukken dan bijvoorbeeld het volstaan met uitsluitend telefonisch- of e-mail contact. Doel van de griffie is: informatie halen en brengen die van belang is voor de raad. Deelname draagt mede bij tot het verbeteren van de bestuurlijk ambtelijke pendel. Activiteit Overleg DT, SMO, Beukertbijeenkomsten


Aantal uren 100

7. Werkgroep accountancy De griffie verzorgt het secretariaat van de werkgroep accountancy. De werkgroep accountancy bestaat uit raadsleden, griffier en ambtelijke ondersteuning. De werkgroep geeft een advies aan de raad over het verslag van bevindingen en doet aanbevelingen over de controle van de Jaarrekening. Daartoe gaat de werkgroep in gesprek met de accountant en het college waarbij de resultaten van de Jaarrekening over en weer worden besproken. De rol en taken van de werkgroep zijn niet formeel in een protocol of reglement vastgesteld. De taken en werkzaamheden zijn omschreven in het raadsvoorstel waarin de benoeming van de raadsleden wordt voorgesteld. Zo is voor een ieder duidelijk wat de taken zijn van de werkgroep rond de Jaarrekening en de relatie met de accountant (contactmomenten werkgroep- accountant, doen van voorstellen vanuit de werkgroep richting raadscommissie en/of raad). De werkgroep zal in 2011 betrokken worden bij het proces rond de gezamenlijke aanbesteding van de accountant voor de Jaarrekening. Activiteit - Wg accountancy,overleg accountant + opstellen raadsvoorstel en – besluit

Planning Jaarlijks

Aantal uren 40

- Proces aanbesteding Jaarrekening


januari 2011

pag. 7

8. Wijkbijeenkomsten Na evaluatie van het wijkgericht werken is de werkwijze bijgesteld. De gemeente stelt wijkperspectieven (looptijd 10 jaar) en wijkprogramma’s (looptijd 4 jaar) op. Uitgangspunt is dat de raad betrokken is bij de processen, op de momenten dat de burgers ook in beeld zijn. De griffie draagt zorg voor een goede informatievoorziening aan de raadsleden en voor de planning en coördinatie van het deelproces waarbij de raad betrokken is. Voor 2011 staan de wijkperspectieven en wijkprogramma’s voor de Hasseler Es en de Hengelose Es op de agenda. Activiteit Reguliere wijkbijeenkomsten in het kader van het Wijkperspectief /Wijkprogramma

Planning Twee keer per jaar

Aantal uren 70

9. Verzoeken om ambtelijke bijstand Regelmatig komen er via de griffie verzoeken om ambtelijke bijstand van raadsleden binnen. Het merendeel betreft verzoeken om nadere informatie. Zo mogelijk verstekt de griffie zelf de informatie zo spoedig mogelijk. Andere verzoeken sluist de griffie door naar de organisatie, waarbij de betrokken medewerker wordt gestimuleerd contact te leggen met het betrokken raadslid. Vervolgens houdt de griffie een vinger aan de pols of de benodigde informatie ook daadwerkelijk is gegeven. Deze vorm van dienstverlening functioneert in het algemeen naar tevredenheid. De verordening op de ambtelijke bijstand van 2006 is laagdrempelig van karakter. Enerzijds kan een raadslid via een snelle weg toegang krijgen tot de informatie die hij van belang acht. Anderzijds verkrijgt de individuele medewerker daardoor veel verantwoordelijkheid om een ‘snelle’ afweging te maken waardoor er fouten kunnen worden gemaakt. Als de leden van de raad dit blijven beseffen kan dit goed blijven functioneren. De ‘ruis’ die ontstaat tussen de beschikbaarheid van informatie voor een raadslid en de beschikbaarheid van informatie voor de samenleving is uitvoerig aan de orde geweest in het Introductieprogramma voor de raad op 23 maart 2010 over Integriteit. In 2011 zal de verordening op de ambtelijke bijstand worden geactualiseerd. Dit mede naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek ‘Beschikbaarheid en openbaarheid van informatie’. Zowel de notitie als de (mogelijk) gewijzigde verordening worden dan ter besluitvorming voorgelegd aan de raadscommissie Bestuur en raad (verordening). Activiteit Ambtelijke bijstand: -verordening aanpassen -concrete verzoeken behandelen

Planning Jaarlijks diverse momenten

Aantal uren 100

10. Algemene advisering / kaderstellende advisering/ logistieke handelingen De griffie adviseert van tijd tot tijd over de toepassing van de aan de raadsleden ter beschikking staande instrumenten, zoals motie of amendement. Ook ondersteunt de griffie desgevraagd bij het voorbereiden van initiatiefvoorstellen en adviseert over het instrument dat het raadslid zou kunnen inzetten om zijn punt onder de aandacht te brengen. Desgevraagd wordt aan raadsleden een mening over een voorliggend stuk gegeven. De mening van de griffie beperkt zich uitsluitend tot niet- politieke aspecten van een stuk. Het gaat vooral over ‘kwaliteitsaspecten’ zoals de helderheid en compleetheid van het gelopen of nog te vervolgen proces en begrijpelijkheid van de voorliggende stukken. De griffier heeft ook een eigenstandige rol in de bewaking van de kwaliteit van de stukken die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Daarnaast is duidelijk dat de griffie door de veelheid van de aangeboden stukken niet elk stuk op kwaliteit zal ‘duiden’. Het gaat ook te ver om aan de griffier een extra toetsende rol toe te schrijven. Het college blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van het stuk. De griffier kan wel kanttekeningen plaatsen over de kwaliteit van de stukken. Als er sprake is van aperte onjuistheden in de aangeboden voorstellen, koppelt de griffie Jaarplan 2011 Griffie

januari 2011

pag. 8

dit terug naar het college en/of directie en naar het presidium. Het presidium beslist over doorgeleiding naar commissie/raad. Kaderstellende advisering vanuit de griffie gebeurt niet structureel. In 2010 en 2011 is een duidelijke kaderstellende rol voor de raad weggelegd namelijk bij de omvorming van de beleidsbegroting, hét kaderstellende document van de raad bij uitstek. De griffie verricht diverse andere werkzaamheden rond de raad zoals: het registeren van de nevenfuncties van raadsleden; voorstellen rond het installeren van nieuwe raadsleden/ fractievertegenwoordigers; het toekennen van de fractievergoedingen organiseren van werkbezoeken In 2011 zal ook de “Ambtsinstructie van de Griffie” onder de loep worden genomen. Er is in 2010 een nieuwe modelverordening hierover van de Vereniging van Griffiers ontvangen, en de ambtsinstructie van Hengelo zal hieraan worden vergeleken en besproken met de werkgeverscommissie. Mogelijk dat dit leidt tot aanpassingen en een voorstel aan de raad om een “nieuwe” ambtsinstructie vast te stellen. Activiteit Algemeen advisering/ kaderstellende advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke werkzaamheden

Planning Continue

Aantal uren 120

Jaarlijks diverse momenten

300

11. Communicatie naar de burger/ communicatie naar de raad Dit is door de nieuwe raad als speerpunt overgenomen uit het politiek testament. De werkgroep automatisering, die bestaat uit raadsleden, medewerkers van de afdeling ICT en de griffier, is na de raadswisseling ook opnieuw bemenst en is direct aan de slag gegaan. Deze werkgroep heeft een belangrijke taak om de verbeteringen vanuit het politiek testament vorm en inhoud te geven. Bij de verbetering van de communicatie zullen de mogelijkheden die de digitalisering en automatisering ons bieden nader onderzocht moeten worden en in de werkgroep automatisering ter discussie moeten worden gesteld. Men wil bijvoorbeeld ook met het oog op de verbouwing van het stadhuis in een vroegtijdig stadium meedenken wat dit kan betekenen voor de vergaderruimtes en faciliteiten van de raad. Te denken valt aan zaken als: het uitzenden van raads- en commissievergaderingen op de kabel/ via internet: het aanbieden van het verslag van de raadsvergadering op een CD per raadslid dan wel extranet aanpassen zodat het verslag afluisterbaar wordt. Extranet is en blijft voorlopig als digitale informatiebron voor de raadsleden erg belangrijk en daarom word continue gewerkt aan verbetering, ook in 2011. Gemeentebreed zal in 2011 wel overgeschakeld worden naar een geheel nieuw document management systeem (DMS): daar zullen we als raad ook de vruchten van plukken. Bijvoorbeeld bij de digitale aanbieding van raadsstukken en commissiestukken via een e- reader of anderszins, en mogelijk met een functie van ‘printing on demand’. Tevens wil de raad zich meer zichtbaar maken naar buiten toe. In 2011 zal gestart worden met de pagina Raadnieuws in Typisch Hengelo. Activiteit Overleg werkgroep automatisering Verbeteringen extranet, invoering gegevens, verbetering communicatie raad en burger Invoering Raads Informatie Systeem Digitalisering raadzaal



aantal uren 50

Continue, afhankelijk van keuzes in het politiek testament

300

Start 2011

100

januari 2011

pag. 9

12. Werkafspraken griffie- diverse organisatie onderdelen In de dagelijkse werkzaamheden is een goede afstemming en relatie met het ambtelijk apparaat van groot belang. De griffier heeft met diverse organisatieonderdelen lopende afspraken over de inzet van capaciteit/ personeel voor de raadswerkzaamheden, die ook in 2011 gecontinueerd worden. In het kort zijn de afspraken als volgt: 

 

 

 

Stafondersteuning: inzet medewerkers bij voorbereiden Trefpunt, procesmatige advisering bij het proces rond de begrotingscyclus. Voor het informeren en adviseren van ons raadslid dat in de regio Twente zitting heeft wordt gebruik gemaakt van ambtelijke ondersteuning vanuit de staf: Afd. Beleidsonderzoek en Geo Informatie: uitvoeren en begeleiden bij diverse enquêtes zoals in februari het Internetpanel over accenten die de politiek naar de mening van het panel zou moeten leggen bij het Herontwerp van beleid. Afd. Communicatie: communicatie rond het Trefpunt Hengelo, communicatie van nieuws via extranet, externe communicatie van de raad, bijvoorbeeld de pagina Raadnieuws in Typisch maar ook rond specifieke processen van de Raad, zoals rond de 2e fase van de bezuinigingen ‘Kerntaken en Herontwerp’. Afd. Facilitaire zaken: inzet van de bodes bij vergaderingen en inzet van het Grafisch service centrum bij het drukken van de stukken voor de raadscommissies en raad: Afd. ICT/DIV: verbeteringen in de lay-out en gebruiksvriendelijkheid van extranet: meedenken in technische mogelijkheden rond raadsvergaderingen: inzet ten behoeve van de digitalisering van de bestuurlijke voorstellen en het invoeren van een Raads Informatie Systeem (RIS) Afd. secretariaat en flexpool: inzet secretariaat voor notulering van de raadsvergaderingen, voldoende administratieve ondersteuning van de griffie en zorgen voor goede vervanging. Afd. Financieel Beleid: advisering rond de werkgroep accountancy, de eindafrekening fractieondersteuning en de bewaking van de budgetten van de griffie.

13. Integrale kwaliteitsverbetering. In het ambtelijk apparaat wordt op diverse plekken en op diverse onderwerpen gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Voorbeelden daarvan zijn: Verbetering van de briefafhandeling Publieksplein Digitalisering van de poststromen VCA -certificering De griffie zal ook in 2011 deelnemen aan initiatieven om te komen tot betere werkafspraken met de meest betrokken organisatieonderdelen. Er staat in ieder geval een nieuwe verbeterslag van het format bestuurlijke voorstellen op de rol voor 2011. Activiteit Integrale kwaliteitsverbetering

Planning Bij gelegenheid

Aantal uren nnb

14. Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is een commissie die een onafhankelijke positie heeft ten opzichte van raad en college. In de ambtsinstructie van de griffier staat dat wij het secretariaat van de rekenkamercommissie ondersteunen. Het secretariaat was in 2010 ondergebracht bij een externe medewerker / onderzoeksmedewerker voor de rekenkamercommissie. Deze medewerker is per september 2010 gestopt. Vanaf 1 januari zal deze functie worden vervult door dhr. Roel Plomp. De griffie ondersteunt de secretaris van de rekenkamercommissie bij het introduceren van onderzoekers in het ambtelijk apparaat en door het aanvragen van facilitaire middelen voor die onderzoekers. Ook wordt de informatievoorziening van de rekenkamer op intranet en extranet ondersteund. De griffie houdt zich niet bezig met het programma, de voortgang van de werkzaamheden en met de wijze van verantwoorden naar de raad. In 2009 is de procedure van behandeling van de stukken van de Rekenkamercommissie in een werkproces vastgelegd. Afgesproken is dat de aangeboden onderzoeksresultaten met een Jaarplan 2011 Griffie

januari 2011

pag. 10

begeleidend advies eerst aan de betreffende inhoudelijke raadscommissie wordt voorgelegd. De voorzitter van de rekenkamercommissie licht het rapport toe. Na deze eerste behandeling kan het college worden gevraagd te reageren op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Afhankelijk van die reactie zal verdere besluitvorming door de raad plaatsvinden. De rekenkamercommissie Hengelo kan verschillende wijzen hanteren waarop onderzoek wordt uitgevoerd: uitbesteding aan derden, uitvoering door middel van afstudeertrajecten (met begeleiding vanuit de rekenkamercommissie) en uitvoering door de leden van de Rekenkamercommissie zelf. Gelet op het uit te voeren onderzoeksprogramma en met het oog op de versterking van de eigen onderzoekscapaciteit heeft de Rekenkamercommissie geconcludeerd dat het aantrekken van een part time onderzoeksmedewerker voor bepaalde tijd een goede zaak is. Uitbesteding van een onderzoek aan derden doet zich nu minder voor. In organisatorisch opzicht zal de onderzoeksmedewerker begeleid worden door de griffie. In zijn dagelijkse werkzaamheden wordt de onderzoeker aangestuurd door de voorzitter van de Rekenkamercommissie. Vanuit de evaluatie van de rekenkamercommissie die bij de voorbereiding van het politiek testament heeft plaatsgevonden dient er nog gekeken te worden naar de vergoeding van de externe leden. De voorkeur van de rekenkamercommissie gaat uit naar een vaste vergoeding in plaats van een vergoeding op basis van presentie bij vergaderingen. Ook moet een actualisering van de verordening, reglement van orde en het onderzoeksprotocol plaatsvinden. De griffier zal in 2011 een raadsvoorstel voorbereiden dat ingaat op deze aspecten. Daarbij moeten de voor- en nadelen van een vaste vergoeding ten opzichte van het huidige vergoedingensysteem duidelijk naast elkaar worden gezet. Activiteit Bestuurlijke begeleiding adviezen rekenkamercommissie Actualiseren verordening

Planning Ca. 4 rapporten per jaar

Aantal uren 60

15. Werkbezoeken steden In 2011 zal een werkbezoek voor de raad worden georganiseerd naar Het Emscherpark. Het doel van het werkbezoek is: a. de onderlinge kennismaking van de raadsleden te versterken (teambuilding) b. kennis op te doen van de bestuurlijke werkwijze van andere steden; c. kennis te nemen van majeure projecten in die steden. Activiteit Voorbereiding werkbezoek raad

Planning excursie

Aantal uren 30

16. Partnerstad Emsdetten In 1991 besloten de gemeenteraden van Hengelo en Emsdetten tot het aangaan van een jumelage. Doel: de onderlinge contacten op het gebied van sport, cultuur te onderhouden en te bevorderen. Hiertoe is een partnerschapcomité in het leven geroepen. De huidige samenstelling bestaat uit de burgemeester, gemeentesecretaris met ambtelijke ondersteuning van de adjunct griffier, tevens contactpersoon voor de gemeente Hengelo. Afwisselend in Emsdetten en Hengelo vergadert dit comité 1 x per jaar met een zelfde commissie uit Emsdetten. Het comité in Emsdetten wordt ondersteund door een vereniging voor partnerstadsactiviteiten. De gemeente Hengelo is lid van deze vereniging. Er is een vast ambtelijk contactpersoon van Emsdetten. Voorstellen voor activiteiten worden hier besproken. Beide contactpersonen ontmoeten elkaar afwisselend in Emsdetten en Hengelo ca. 4 x per jaar. Vanuit de raad is een werkgroep Emsdetten geformeerd. De werkgroep komt met enige regelmaat bij elkaar om activiteiten te bespreken. De leden hebben ook een representatieve rol bij deze activiteiten. Jaarplan 2011 Griffie

januari 2011

pag. 11

Dit jaar is een jubileumjaar. Naast de min of meer vaste activiteiten worden ook extra activiteiten georganiseerd. Een substantieel deel van het budget (€ 36.000,--) is gereserveerd voor deze activiteiten. Verenigingen en andere organisaties, die deelnemen aan activiteiten in Emsdetten kunnen ook een tegemoetkoming krijgen in de reiskosten. Deze bedraagt € 5,00 per persoon. Voorgenomen activiteiten (o.a.): in 2011:         

Kunstproject Passage door Akkuh en Galerie Münsterland Kunstexposities in beide steden door Akkuh en Galerie Münsterland Samenstelling fiets-wandelboekje Hengelo – Emsdetten vv. foto – expositie Hengelose amateurfotografenvereniging in Emsdetten bezoek MT aan Emsdetten; werkcongres met ondersteuning van het IPZ Bonn met vertegenwoordigers van beide steden in Hengelo Gezamenlijk kooroptreden Koninklijk Hengelo’s mannenkoor met het vrouwenkoor uit Emsdetten in Hengelo (met in het kader van het 125-jarig jubileum van het koor) Deelname Hengelose voetbalverenigingen aan een zaalvoetbaltoernooi in Emsdetten Deelname koren uit Emsdetten aan het korenfestival in Hengelo

Activiteit Voorbereiden vergaderingen werkgroep en comité, voeren van besprekingen met de ambtelijke coördinator van Emsdetten. Contacten leggen met organisaties


Planning Continue

januari 2011

Aantal uren 100

pag. 12

5. Risico analyse griffie Analoog aan de risicoanalyse paragraaf van de sectorjaarplannen is ook voor de griffie een Risicoanalyse uitgevoerd. Een kleine afdeling actief in het bestuurscentrum is kwetsbaar. Fouten zijn direct zichtbaar. Zonder direct de vinger op alle zwakke plekken te kunnen leggen is het helder dat het afbreukrisico vrij groot is. Bijvoorbeeld bij: Bestuurlijk-ambtelijk samenspel/ambtelijke bijstand Het systeem is laagdrempelig en snel, maar daardoor ook vatbaar voor foute inschattingen of onduidelijke communicatie. De ambtelijke bijstand werkt alleen als iedereen zich van de sterke en minder sterke kanten van dit systeem bewust is. De verordening zal zoals hiervoor aangegeven in 2011 worden geactualiseerd. Daarbij vooral aandacht voor het geval dat een medewerker om hem moverende redenen zou weigeren de nodige informatie te verstrekken. Deze beslissing zal hij alleen kunnen nemen in overleg met zijn leidinggevende zodat de verantwoordelijkheid voor deze beslissing niet bij de medewerker ligt. Logistieke taken en processen Het risico is dat informatie, raadscommissie- en raadsstukken niet altijd tijdig en volledig bij de raad komen. Een risico zit ook in de kwetsbaarheid van de smalle en gespecialiseerde administratieve ondersteuning welke taken niet gemakkelijk kunnen worden overgenomen. Genomen maatregel: Door betere afspraken en door goede werkprocessen worden de risico’s zoveel mogelijk geminimaliseerd. Het verder digitaliseren van de stukkenstroom via een gesloten systeem (DMS) draagt hieraan bij. Personele capaciteit De griffie is met 3 fte op peil. Hiermee kunnen de kerntaken van de griffie worden uitgevoerd. Daarnaast is achtervang geregeld (via de Stafondersteuning). Geen majeure risico’s aanwezig. Communicatiebeleid vanuit de gemeente (niet vallend onder de verantwoordelijkheid Griffie) Alle formele besluiten worden gepubliceerd. Voorbeeld: elke maand worden de begrotingswijzigingen gepubliceerd. Het risico dat optreedt is dat de griffie op fouten in dit proces wordt aangekeken, terwijl dit niet hoort tot de taken van de griffie. Genomen maatregel: Door opneming van deze verplichting in de werkprocessen van de gemeente worden de risico’s zoveel mogelijk geminimaliseerd. De griffie wijst verantwoordelijkheid van de hand maar signaleert wel naar het ambtelijk apparaat als er opmerkingen komen. Extranet / e-dienstverlening Mocht extranet niet goed bediend worden, heeft dat tot gevolg dat de raad op een andere wijze moet worden geïnformeerd. Dit betekent veel extra werk en een gebrekkige dienstverlening. Genomen maatregel: met de ondersteunende afdeling zijn afspraken gemaakt over de noodzaak van continuïteit van de ondersteuning van extranet. Meerdere medewerkers kunnen extranet bedienen. Presidium Het Presidium is o.a. verantwoordelijk voor de samenstelling van de agenda van de raad en de raadscommissies. De griffie is verantwoordelijk voor de ondersteuning. Als dit niet goed zou verlopen dan kan dit tot uitgestelde besluitvorming leiden. Genomen maatregel: door de verdergaande digitalisering van de stukkenstroom wordt de kans dat een stuk of een voorstel aan verdere besluitvorming ontsnapt, verminderd. Kwaliteit bestuurlijke stukken De afgelopen jaren zijn diverse verbeteracties doorgevoerd zoals het verbeteren van het raadsformat en digitale routering van bestuurlijke voorstellen. Bij het niet goed toepassen kunnen de gevolgen zijn, het terugsturen van stukken, geen of onjuiste besluitvorming, nader overleg, Jaarplan 2011 Griffie

januari 2011

pag. 13

aanpassen stukken, vertraging en extra personele kosten. Zoals hiervoor genoemd zal het format voor de bestuurlijke voorstellen in 2011 verder worden verbeterd. Dit neemt niet weg dat het college c.q. de sectormanagers primair verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de raadsstukken. De gemeentesecretaris heeft aangegeven dat hij via de Hengelo academie een cursus voor schrijvers van raadsstukken wil aanbieden, waarin ook aandacht wordt gegeven aan de wensen vanuit de raad (‘politiek - bestuurlijke gehalte’ van de voorstellen). Genomen maatregelen: het college heeft diverse maatregelen genomen om de kwaliteit van de stukken te verbeteren en te verhogen (schrijftraining, toetsingscommissie). De griffie in een politieke omgeving Het werk van de griffie voor de raad is transparant en openbaar. De griffie verricht werkzaamheden voor de gehele raad en medewerkers doen dit politiek neutraal. Indien er fouten worden gemaakt door medewerkers van de griffie kan dit wel eens politiek uitgelegd worden. Er zou dan een “verdenking” kunnen ontstaan dat medewerkers iets doen met een politiek belang. Dit is een kwestie van integriteit. De griffier staat voor een deskundige en integere griffie voor de gehele Raad. Genomen maatregelen: zodra er klachten zijn over de werkzaamheden van medewerkers van de griffie door individuele raadsleden wordt altijd gevraagd om dit ook terug te koppelen aan de griffier. Directe communicatie werkt het best en voorkomt dat zaken een eigen leven gaan leiden. Tegelijkertijd vervult de werkgeverscommissie vanuit de Raad de rol als werkgever. Zij kan, met signalen, iets doen in het jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprek, indien dit zou moeten. Individuele raadsleden wenden zich met opmerkingen tot de werkgeverscommissie.

6. Personele aspecten Functioneringsgesprekken De functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van de griffie volgen dezelfde cyclus als die van de griffier zelf. Dat houdt in dat de griffier met hen een functionerings- en een beoordelingsgesprek houdt in de periode juni/juli en december / januari. De gesprekken zijn input voor de verdere ontwikkeling van de medewerkers, verbetering van samenwerking in het team en het volgen van opleidingen voor de griffie. In ieder geval is er ruimte om deel te nemen aan symposia en bijeenkomsten over actuele onderwerpen en ontwikkelingen. Tijdschrijven In de tweede helft van 2007 is begonnen met urenschrijven. Het schrijven van uren is medio 2009 nog specifieker gemaakt zodat in de loop van 2010 een feitelijk beeld is ontstaan over de uren die een bepaalde activiteit kost. De meeste posten zijn productieve posten, dat wil zeggen direct werk gerelateerd.


januari 2011

pag. 14

BIJLAGEN

Jaarplan griffie 2011

Bijlage 1

Werkzaamheden en doelstellingen van de griffie ( uit raadsbesluit: ‘De

instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Hengelo 2006’) : De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Meer in het bijzonder is de griffier verantwoordelijk voor: Logistieke taken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

de logistiek en de voorzieningen van de raad de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het presidium en het politiek beraad; de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies de informatievoorziening van de raad en de externe informatievoorziening door de raad het aanvragen van ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de raad de ondersteuning van werkgroepen uit de raad het voorbereiden van werkbezoeken en inspraakavonden het bijdragen aan overleg en samenwerking tussen raden binnen Netwerkstad Twente en de Regio Twente Adviserende/beleidsmatige taken:

9. het adviseren van de raadsleden, fractieleden en de raad 10. het ontwikkelen van de rol van de raad in het duale systeem 11. adviseert, begeleidt en regisseert besluitvormingsprocessen binnen de raad en stemt deze af met het college c.q. de ambtelijke organisatie 12. De voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadcommissies bijstaan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad c.q. raadscommissies 13. vertegenwoordigt de raad in voorkomende gevallen in externe overlegsituaties 14. het organiseren van mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering door raadsleden 15. zorg dragen voor de afstemming van werkzaamheden en activiteiten tussen raad en college, onder andere in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris/ algemeen directeur en griffier. 16. het initiëren en procesmatig aansturen van kaderstelling door de raad 17. het ondersteunen van het secretariaat van de Rekenkamercommissie Leidinggevende taken: 18. het leiding geven aan medewerkers van de griffie; 19. verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en planning binnen de afdeling griffie (incl. budgetten en personeelsbeleid) De griffie bestaat uit drie flexibele en generalistische medewerkers, die zich inzetten voor het optimaal functioneren van de gemeenteraad. Daarbij wordt verbinding gemaakt met het College van B&W (incl. gemeentesecretaris en stafondersteuning), de directie en de lijnorganisatie. Doel is het optimaliseren van de informatievoorziening naar de raad, zodat de raad haar controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taken zo goed mogelijk kan uitoefenen. Met het dualisme als uitgangspunt (het scheiden van bevoegdheden) is een eerste vereiste voor het handelen van de griffie, dat zij zo open mogelijk communiceert naar het dagelijks bestuur. In de verwachting dat zo de informatieverstrekking zo goed en volledig mogelijk is. Daarmee is de raad het meest gediend. Uiteindelijk kan de raad zijn kaderstellende en controlerende functie pas goed uitoefenen op basis van goede informatie. Organisatorisch is er sprake van een netwerkgriffie, dat wil zeggen dat de kerntaken van de griffie door de griffiemedewerkers zelf worden uitgeoefend. De overige disciplines worden door de staande organisatie behartigd en geleverd. De griffie is in dat opzicht klant van de afdeling communicatie, van de afdeling DIV, van het secretariaat en Flexpool en van de afdeling facilitaire zaken (boden, post).


januari 2011

pag. 15

Bijlage 2

Samenstelling griffie

De griffie bestaat uit drie personen met de volgende functies: Gerrit Jan Eeftink, griffier (1,0) 

raadsgriffier

Anke Haarhuis, adj griffier (1,0) 

Aanspreekpunt raadscommissie Sociaal

Leo Nijland, adj griffier (1,0)



Aanspreekpunt raadscommissie Fysiek

Naast deze 3 fte zijn er diverse medewerkers die niet onder de afdeling griffie vallen, maar er wel regelmatig werkzaamheden voor verrichten.    

1319 uur: medewerkers griffie (twee medewerkers in deeltijd, tezamen een FTE) van secretariaat en flexpool 280 uur: medewerker afdeling communicatie (voor onder andere ondersteuning Trefpunt), 100 uur: commissiegriffiers raadscommissie bestuur. Deze uren worden volgens afspraak ingezet vanuit de ambtelijke organisatie aangezien de griffie namens de gemeente uren besteedt aan onze partnerstad Emsdetten 100 uur: ondersteuning eindafrekening fractieondersteuning en werkgroep accountancy

Deze uren van deze medewerkers – niet zijnde griffiepersoneel- zijn niet in de bijgevoegde matrix opgenomen. De kosten van deze uren en de uren van overige medewerkers die werken voor de raad c.q. griffie worden overgeslagen over alle tarieven van de medewerkers van de gemeente Hengelo. Tenslotte heeft de Rekenkamercommissie Hengelo voor de duur van enkele jaren een onderzoeker aangesteld voor 0,44 fte . De kosten voor deze functie worden gedekt uit het jaarlijkse budget van de Rekenkamercommissie Hengelo. Ook deze uren zijn niet in de matrix opgenomen.


januari 2011

pag. 16

Bijlage 3

Capaciteitsraming griffie

Beschikbare capaciteit in productieve uren: 2* 1319 + 1* 1280 = 3918 uur (bron: standaard uren sector FBV) Toelichting: de griffie heeft 3.0 fte maar Mw. Haarhuis maakt gebruik van 9 uur ouderschapsverlof per week en heeft haar ADV uren ingeleverd. De griffier is tevens afdelingshoofd en kan om die reden minder uren productief boeken, hij besteedt ook uren aan zijn werkzaamheden als afdelingshoofd.


januari 2011

pag. 17

Bijlage 4

Hoofdtaken griffie irt. planning 2011 en urenraming per taak

Hoofdtaak

Planning 2011

Uren

Raadsvergadering Raadscommissievergadering Coördinatie IBR Trefpunt bijeenkomst Politiek beraad Vergadering presidium tbv de commissie c.q. de raad Driehoeksoverleg Overleg DT, MT, Beukertbijeenkomsten Wg accountancy,overleg accountant + opstellen raadsvoorstel en – besluit Start proces aanbesteding Reguliere wijkbijeenkomsten Ambtelijke bijstand Algemene advisering/ kaderstellende advisering/ ondersteuning bij moties amendementen Diverse ondersteunende, logistieke werkzaamheden Overleg werkgroep automatisering Verbeteringen extranet, en invoering gegevens, verbetering communicatie raad en burger Invoering Raads Informatie Systeem Digitalisering raadzaal Integrale kwaliteitsverbetering Bestuurlijke begeleiding adviezen rekenkamercommissie Partnerschap Emsdetten werkgroep comité..etc..ambtelijke coördinator van Emsdetten Uitvoering en voorbereiden politiek testament Voorbereiding werkbezoek raad Onvoorzien Totaal

Ca. 11 keer per jaar 30 keer per jaar Ca. 10 keer per jaar Vijf keer per jaar Vier keer per jaar Ca. 18 keer per jaar

400 1000 30 125 40 350

Ca. 20 keer per jaar Ca. 30 keer per jaar

100 100

Jaarlijks

140

Twee keer per jaar Jaarlijks diverse momenten Jaarlijks diverse momenten

70 100 120

Jaarlijks diverse momenten

300

Vijf keer per jaar Continue

50 300

Start 2011

100

Bij gelegenheid Ca. 4 rapporten per jaar

Pm 60

Continue

100

Voorjaar en midden 2010

250

2011

30 160 3925

Toelichting op de matrix: Bovenstaande matrix is een raming. Daarbij zijn sommige posten zo reëel als mogelijk geraamd en gebaseerd op de ervaringen van 2010. Bijvoorbeeld de tijdbesteding aan het presidium en aan de raadsvergaderingen, en de raadscommissie vergaderingen.

De griffier bewaakt hoe de urenbesteding van het griffiepersoneel zich ontwikkelt en treedt in overleg met de werkgeverscommissie als er zich problemen voordoen.


januari 2011

pag. 18

Jaarplan Griffie gemeenteraad Hengelo 2011 Voortvarend verder digitaliseren

Recommend Documents