Aan de Gemeenteraad van Vaals Postbus 450 6290 AL VAALS T.a.v. Griffie
Vaals, 28 September 2007
Betreft : Rekenkamerbrief, lacunes in dossiervorming & archivering
Geachte Raad, Bij deze willen wij als Rekenkamercommissie uw aandacht vragen voor een geconstateerde lacune binnen de dossiervorming van de gemeente Vaals, waar niet alleen de Rekenkamercommissie in haar onderzoeksactiviteiten negatief mee geconfronteerd wordt. Middels een eerdere mondelinge rapportage aan het Senioren convent van Juni 2007 is eind April 2007 ( zie bijlage I) een Rekenkamer brief opgesteld die alvorens aan u als raad aan te bieden, is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie met verzoek om hun reactie en actieplan. Hierover is kortstondig overleg gevoerd met de ambtelijke directie ( 1 mei 2007), waarna afspraken gemaakt zijn om op korte termijn te komen tot een activiteiten- en tijdsplan ter verbetering van de bestaande situatie. In de hierop volgende periode is door de Rekenkamercommissie verder overleg over dit thema gevoerd met de ambtelijke organisatie ( 5 juli 2007) alsook met de provinciale toezichthouder ( 15 Augustus 2007). Met brief van 28 Augustus 2007 ( Bijlage II) is er door de ambtelijke organisatie een reactie en activiteiten plan geformuleerd. Hierdoor zijn we nu eindelijk in de gelegenheid om onze zorgen betreffende het bovenvermelde thema aan u voor te leggen.
Pagina 1
van 10
Als Rekenkamercommissie zullen we in ieder geval de voortgang van dit verbetertraject blijven volgen. Niet omdat het de onderzoeksactiviteiten en -voortgang voor de Rekenkamer Commissie beïnvloedt, maar veel wezenlijker en indringender voor de ambtelijke organisatie van belang is om tijdig en volledige beschikking over informatie en documentatie te hebben. Een gedegen uitvoering liefst versnelling van het aangegeven proces willen wij dan ook ten zeerste aanbevelen. Voor verdere informatie en toelichting staan wij u uiteraard graag verder ter beschikking.
Hoogachtend, Rekenkamercommissie van de gemeente Vaals, namens deze, Drs. A.J.H. Hintzen voorzitter
Bijlage I Bijlage III
Rekenkamerbrief d.d. 24 April 2007. Reactiebrief d.d. 28 Augustus 2007 & Activiteitenplan
Pagina 2
van 10
Rekenkamerbrief
BIJLAGE I Aan het seniorenconvent der gemeente Vaals door tussenkomst van de griffier Postbus 450 6290 AL VAALS Vaals, 24 April 2007.
L.S. In 2006 heeft de rekenkamercommissie, hierna RKC, onderzoeksactiviteiten ontplooit met behulp van onder andere de bestudering van de jaarrekening en de programmabegroting. Verder heeft de RKC ten behoeve van haar onderzoeksactiviteiten kennis genomen van een veelheid aan gemeentelijke documenten zoals: beleidsnota’s, verordeningen, ambtelijke notities, brieven en procesdossiers. Naar u bekend heeft dit recentelijk geleid tot het rapport “Bouwleges in Vaals” dat aan uw raad is aangeboden. Randvoorwaarde voor goed en transparant bestuur is, naast integriteit en democratische besluitvorming, niet in de laatste plaats publieke verantwoording. Juist over dit laatste thema stuit de RKC bij haar onderzoek helaas steeds weer op onvolledige dossiers. Informatie in de aan ons ter beschikking gestelde dossiers is meestentijds, zoals reeds gebleken uit onderzoek op het gebied van bouwleges, parkeerbeleid en gebouwen, onvolledig. Hierdoor komt de mogelijkheid van grondig en objectief onderzoek in het gedrang. Maar tevens stelt zich de vraag of men in de dagelijkse praktijk van de ambtelijke organisatie überhaupt over volledige en complete dossiers beschikt welke voor alle belanghebbenden toegankelijk zijn? En indien deze laatste vraag met `ja` wordt beantwoord, waarom blijven de dossiers dan niet compleet na archivering? Verder kunnen een gebrek aan motivering en onderbouwing van een beschikking, partijen in hun rechten schaden. De gemeente loopt onnodig risico doordat de dossiers onvolledig zijn of slechts versnipperd toegankelijk. Een gebrek aan informatiemanagement lijkt ons evident. Wij zouden u in overweging willen geven, het college een systeem te laten ontwikkelen om dossiers éénduidig en helder samen te stellen volgens een nieuw te ontwikkelen protocol op basis van volledigheid. Hierbij dient bijzondere aandacht uit te gaan naar het motiveren van genomen beschikkingen aangezien deze anders de rechterlijke toets niet zullen doorstaan. Voor nadere toelichting staan wij altijd gaarne ter beschikking. Hoogachtend, Rekenkamercommissie van de gemeente Vaals, namens deze, Drs. A.J.H. Hintzen Voorzitter
Pagina 3
van 10
BIJLAGE II Drs. A.J.H. Hintzen Klaasvelderweg 57 6295 AH LEMIERS
von Clermontplein 15 Postbus 450 6290 AL Vaals T 043 306 85 68
Geachte heer Hintzen,
F 043 306 85 49 E
[email protected] Datum 07-09-2007 Onderwerp
onderzoek rekenkamercommissie Vaals Ons kenmerk JBE 070027 Bedrijfsvoering J.H.M.J. Bertram
Recentelijk is uw rekenkamercommissie bezig geweest met onderzoeken naar “gemeentelijke gebouwen” en “parkeren”. In het kader van deze onderzoeken zijn door u opmerkingen/bevindingen naar voren gebracht, die specifiek betrekking hebben op de (wijze van) archiveren en dossiervorming. Mijns inziens is het uiteindelijke doel van de onderzoeken van een rekenkamer vooral gelegen in het beoordelen van de effectiviteit van het gemeentelijke (door de raad vastgestelde) beleid en de daarin opgenomen doelstellingen. Toch vind ik het van belang dat er ook voldoende aandacht is voor de werking van de ambtelijke organisatie, die de basis moet vormen om dit beleid uiteindelijk op een zo adequaat mogelijke wijze te effectueren.
T 043 306 85 47 Uw brief van Uw kenmerk
Ik plaats uw opmerkingen dan ook vooral in dat kader en maak graag gebruik van de aandacht die er op deze manier aan wordt gegeven. In het licht van de verdere optimalisering van onze interne bedrijfsvoering staat bij mij de verbetering van de informatievoorziening hoog op de prioriteitenlijst. Wij zijn volop bezig met de implementatie van het zogenaamde Informatieplan 20052008.
Bijlage(n) Verzonden
Zoals afgesproken ontvangt u bijgaand ons verbeterplan t.a.v. de interne dossiervorming en archivering. In dit plan zijn uw opmerkingen en bevindingen vertaald in concrete actiepunten. U zult zien dat een (groot) deel van deze actiepunten reeds in het hiervoren genoemde informatieplan zijn opgenomen. Ik ben ervan overtuigd dat we, met de aanvullend voorgestelde maatregelen, uiteindelijk een kwaliteitsslag inzake de informatievoorziening kunnen bewerkstelligen, die ook tegemoet komt aan de, terecht door u geconstateerde, tekortkomingen. Mochten er nog vragen zijn, dan vernemen wij dat uiteraard graag. Tot slot wil ik u nog vragen of u aan kunt geven wanneer wij de rapportage van het recentelijk door de heer Bindels uitgevoerde security-onderzoek kunnen
Pagina 4
van 10
verwachten.
Zoals ik reeds aan de heer Bindels heb aangegeven, past ook dit onderzoek heel goed in de plannen die wij op dit moment ter verbetering van de bedrijfsvoering hebben liggen. Wie zien uw resultaten dan ook graag tegemoet.
Met vriendelijke groet,
John Bertram Hoofd sector Bedrijfsvoering tevens loco-secretaris
Bijgevoegd: Verbeterplan Dossiervorming / Archivering
Pagina 5
van 10
Verbeterplan Dossiervorming / Archivering
Aanleiding Door de Rekenkamer zijn in het kader van de Rekenkameronderzoeken Gemeentelijke Gebouwen en Parkeren opmerkingen geplaatst over de vorming en het beheer van dossiers binnen de organisatie. Deze opmerkingen zijn terug te voeren op het onvolledig / incompleet zijn van bepaalde dossiers het ontbreken van dossierstukken (bijlagen), danwel het opgeborgen zijn van dossierstukken in een andere dossiermap (zonder verwijzing). De knelpunten op het vlak van dossiervorming / archivering zijn als volgt samen te vatten: • Dossiervorming In sommige gevallen gebrekkige , onvolledige dossiervorming (geheel ontbreken van dossierstukken, danwel dossierstukken wel aanwezig echter in andere dossiermap (geen verwijzing), geen originele, getekende dossierstukken); • ICT (technische hulpmiddelen) Nog onvoldoende technische mogelijkheden tot het leggen van dwarsverbanden en op deze manier genereren van meerdere (nuttige) rapporten. De oorzaken van het belangrijkste knelpunt – de gebrekkige, onvolledige dossiervorming – zijn: Dossiervorming / archivering is niet de hoofdtaak (“core-business”) van projectleiders en beleidsmedewerkers; hier wordt logischerwijs niet de prioriteit gelegd. Prioriteit voor hen is bijvoorbeeld de realisatie van een nieuwe school of de totstandkoming van armoedebeleid. De voorschriften / verwachtingen rondom archivering (wettelijke kaders e.d.) zijn voor de projectleiders / beleidsmedewerkers niet altijd even duidelijk. Daarnaast is de scope waarin de beleidsmedewerkers / projectleiders verkeren een andere, dan die van de archiefmedewerkers.
De concrete doelstellingen (gerelateerd aan het oplossen van de knelpunten) te bereiken eind 2009 door dit verbeterplan zijn: • Goede volledige dossiervorming 95 % van alle sinds 1/10/2007 nieuw ‘opgemaakte’ dossiers bevat geen gebreken (ontbreken van bijlagen, geen verwijzingen naar andere dossiermappen, geen originele, getekende stukken e.d.) • Betere gebruiksmogelijkheden archief archiefgegevens (bijv. op het gebied van vergunningen) kunnen op minimaal drie verschillende manieren gepresenteerd en geselecteerd worden.
Pagina 6
van 10
Plan van aanpak Teneinde de gesignaleerde knelpunten te kunnen aanpakken en eind 2009 de doelstellingen te verwezenlijken, worden twee sporen gevolgd, namelijk: • uitvoering van het (lopende) informatieplan 2005-2008; • aanvullende maatregelen (afspraken, hulpmiddelen, communicatie).
Uitvoering van het informatieplan 2005-2008 In het infomatieplan 2005-2008 zijn onder andere de volgende ontwikkelingen / aandachtspunten gesignaleerd: 1. de toenemende digitalisering is van invloed op de informatievoorziening; 2. er is sprake van complexe archivering door analoge en digitale informatiestromen; 3. er is een toename van geautomatiseerde systemen die archiefbescheiden bevatten; 4. het is niet voldoende inzichtelijk welke gegevens en documenten in de organisatie aanwezig zijn, waar deze zich bevinden en wie verantwoordelijk is voor het beheer; 5. er is geen controle op het beheer van digitale documenten door medewerkers. De reeds geschetste knelpunten op het gebied van dossiervorming en ICT zijn deels te herleiden naar bovenstaande ontwikkelingen / aandachtspunten uit het informatieplan 2005-2008. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de kwaliteit van de dossiervorming informatie is niet langer centraal, maar op tal van plekken aanwezig (bijvooorbeeld e-mailverkeer), dus is het veel moeilijker voor de archiefmedewerkers één dossier te maken. Vanuit het informatieplan 2005-2008 zijn een aantal concrete actiepunten benoemd. Deze actiepunten uit het informatieplan zullen eind 2009 zeker bijgedragen hebben aan het bereiken van de doelstellingen, namelijk: • In het voorjaar van 2008 zal worden gestart met de implementatie van de module voor het scannen van ingekomen post. Van hieruit zal geleidelijk aan worden gewerkt aan de inrichting van een digitaal archief Er zullen makkelijker en vooral sneller diverse, verschillende overzichten gemaakt kunnen worden (bijvoorbeeld alle verschillende vergunningen van een Vaalser ondernemer). Daarnaast zal na verloop van tijd het ontbreken van dossierstukken (eerder) zichtbaar worden en verminderen. • Ter voorkoming van informatieverlies zal medio 2008 een integratie plaatsvinden tussen kantoor- en procesapplicaties met archiveringsapplicaties Concreet houdt dit bijvoorbeeld in, dat een beleidsmedewerker / projectleider een melding “opslaan in dossier … “ krijgt, als hij een brief schrijft . Of als een e-mail na het openen en lezen gesloten wordt, volgt de melding “opslaan in dossier ….” Hierdoor zal de volledigheid van dossiervorming op een makkelijke, speelse manier aanzienlijk verbeteren. Door de uitvoering van het informatieplan 2005-2008 en specifiek de twee, genoemde actiepunten op het vlak van digitalisering zullen de knelpunten aanzienlijk verminderen.
Pagina 7
van 10
Aanvullende maatregelen Naast de verbetering van de dossiervorming middels de uitvoering van het informatieplan 2005-2008 zullen ook aanvullende maatregelen worden uitgevoerd. Deze maatregelen liggen met name op het vlak van aanscherping van afspraken (concretisering, gebruik van checklists) en vervullen van proactieve consulentrol door de archiefmedewerkers (het bieden/aanleveren van hulpmiddelen en voorlichting naar de beleidsmedewerkers / projectleiders).
Afspraken 1)
Meer affiniteit / betrokkenheid tussen beleidsmedewerkers / projectleiders en archiefmedewerkers. Voorafgaand aan de start van een project leggen de archiefmedewerkers aan de projectleiders en beleidsmedewerkers de voorschriften rondom archiverering uit. Daarnaast vindt archivering bij grote projecten niet (zoals nu gebruikelijk) na afronding van projecten plaats, maar reeds gedurende projecten. Hierdoor wordt voorkomen dat de archiefmedewerkers geconfronteerd worden met een grote (onduidelijke) hoeveelheid documenten. Bij het project Brede School heeft deze procedure in de afgelopen tijd vruchten afgeworpen, derhalve zal dit ook bij andere projecten gedaan worden.
2)
Alleen originele en getekende documenten worden gearchiveerd. Het is de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker / projectleider deze documenten aan te leveren. De archiefmedewerker checkt middels een checklist (zie hulpmiddelen), dat documenten origineel en getekend zijn. Bij het ontbreken van bijlagen / documenten wordt door de medewerker een verwijzing gemaakt naar de afwijkende archiveringsplaats waar het betreffende document opgeslagen is. Aan het eind van het project zal qua archivering sprake zijn van een soort “oplevering”.
Hulpmiddelen 1)
In nieuwe contracten/overeenkomsten wordt een overzicht opgenomen van vereiste bijlagen. Het opstellen van dit overzicht zorgt ervoor, dat de beleidsmedewerkers en projectleiders nagaan dat alle bijlagen aan het archief worden aangeleverd. De archiefmedewerkers gaan aan de hand van dit overzicht na dat alle bijlagen gearchiveerd worden. Zowel de betreffende beleidsmedewerker / projectleider alsook de archiefmedewerker parafeert het overzicht voor akkoord af. Dit overzicht wordt achter het contract/overeenkomst gearchiveerd.
2)
Voor alle aan het archief aangeleverde documenten zal met een checklist gewerkt worden. Deze checklist zal ondermeer ingaan op: Worden de besluiten (raad, college) betreffende het onderwerp aangeleverd? Zijn alle overeenkomst(en) en vereiste bijlage(n) betreffende het onderwerp aangeleverd, danwel is een verwijzing naar een afwijkende archiveringsplaats gemaakt? Worden enkel originele en getekende documenten aangeleverd?
Pagina 8
van 10
De checklist zal (zie stappenplan) in september 2007 ontwikkeld worden
Voorlichting Naast de pro-actieve consulentrol van de archiefmedewerkers (zie ‘afspraken’) zal ook middels een aparte presentatie naar het ambtelijk apparaat het nut van een goede, adequate dossiervorming onder de aandacht worden gebracht. Deze presentatie zal met name ingaan op de praktische gevolgen van een gebrekkige documentatie, zijnde de uitvoering van het dagelijkse werk (opstellen van een nieuwe beleidsnota, contacten met verenigingen, burgers e.d.) kost onnodig extra tijd. Denk bijvoorbeeld aan: • het actualiseren van afspraken met de gebruikers van de Obelisk, Spuugh e.d.; • het ontwikkelen van nieuw beleid (welzijnsbeleid e.d.). Daarnaast zal de presentatie vanzelfsprekend ook inzoomen op de juridische en financiële risico’s samenhangend met gebrekkige dossiervorming.
Monitoring De uitvoering van dit plan van aanpak zal gemonitord worden door het cluster Control. Dit cluster Control zal ook elk kwartaal middels de uitvoering van interne controlewerkzaamheden nagaan in hoeverre gewerkt wordt conform het plan van aanpak. De bevindingen / uitkomsten van deze monitoring en interne controlewerkzaamden zullen in het kader van de reguliere P&C-cyclus elk kwartaal gemeld worden aan het MT.
Stappenplan September 2007
Oktober 2007 e.v. Voorjaar 2008 Medio 2008 December 2008 December 2009
Ontwikkeling checklist (gezamenlijk door archiefmedewerkers, beleidsmedewerkers en cluster Control) Presentatie t.b.v. de ambtelijke organisatie inzake het nut van goede dossiervorming Oppakken pro-actieve consulentrol door archiefmedewerkers inclusief gebruikmaking van checklist e.d. Start implementatie module ‘scannen’ Start integratie tussen kantoor- en procesapplicaties met archiveringsapplicatie Eerste evaluatie richting Rekenkamer Eindevaluatie richting Rekenkamer
Pagina 9
van 10
Tussentijds (elk kwartaal) zal monitoring en IC-werkzaamheden plaatsvinden en vervolgens zal op basis van deze monitoring en IC-werkzaamheden rapportage vanuit het cluster Control naar het MT plaatsvinden.
Pagina 10
van 10
