NOTA INKOOPBELEID
INHOUDSOPGAVE 1 1.1 1.2 1.3 1.4
Inleiding......................................................................................................................................... 4 Het begrip inkoop en de relatie tot aanbesteding.....................................................................4 Het belang van de nota inkoopbeleid.........................................................................................4 Het doel van deze nota................................................................................................................... 5 Het inkoopproces............................................................................................................................. 6
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
HET INKOOPBELEID VAN DE GEMEENTE VAALS............................................................................ 9 Aard van de opdracht..................................................................................................................... 9 Bepaling totale geraamde waarde..............................................................................................9 Bepaling inkoopvorm..................................................................................................................... 10 Inkoopbevoegdheden.....................................................................................................................11 Aankondiging opdracht................................................................................................................ 11 Europees aanbesteden.................................................................................................................12
3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2
UITGANGSPUNTEN....................................................................................................................... 14 Juridisch verantwoord aanbesteden..........................................................................................14 Wet en regelgeving........................................................................................................................ 16 Duurzaamheid....................................................................................................................................16 Transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.......................................................................16 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten................................................................................16 Maatschappelijke eisen aan de leverancier.............................................................................17 Integriteiteisen aan bestuur en ambtenaren.............................................................................17 Economische beleidsuitgangspunten.........................................................................................17 Mate waarin concurrentie wordt gezocht.................................................................................17 Afweging tussen prijs en kwaliteit.................................................................................................18
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2
GUNNINGS- EN SELECTIECRITERIA.............................................................................................. 19 Selectiecriteria................................................................................................................................. 19 Gunningscriteria.............................................................................................................................. 20 Economisch meest voordelige aanbieding...............................................................................20 De laagste prijs................................................................................................................................ 20
Nota Inkoopbeleid
2
5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.3
AANBESTEDINGSVORMEN........................................................................................................... 21 De inkoopvormen........................................................................................................................... 21 Vormvrij............................................................................................................................................. 21 Onderhands (enkelvoudig)........................................................................................................... 22 Onderhands (meervoudig)...........................................................................................................23 De openbare procedure (Niet-Europees)..................................................................................23 De Europese aanbestedingsvormen...........................................................................................24 De openbare aanbesteding........................................................................................................24 De niet-openbare aanbesteding (de aanbesteding met voorafgaande selectie)...........24 De onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging......................................25 De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging.................................26 Nieuw in het Aanbestedingsreglement Werken 2005...............................................................26 Het Aanbestedingsreglement Werken 2005...............................................................................27
BIJLAGEN I Samenvatting inkoopbeleid II Tijdstermijnen. III Definities werken, leveringen en diensten. IV Inschrijvingsbiljet/aanmeldingsgegevens. V Schema bevoegdheden per activiteit
Nota Inkoopbeleid
3
1
INLEIDING
1.1
Het begrip inkoop en de relatie tot aanbesteding De gemeente verwerft diverse goederen en diensten van derden. Dit betreft bijvoorbeeld de aanschaf van kantoorartikelen, de reconstructie van een weg en de inhuur van tijdelijk personeel. Al deze soorten van verwerving betreffen een vorm van inkoop. De meest gangbare en praktische definitie voor inkoop is: 'Inkoop betreft alle verwervingen waarvoor een factuur gegenereerd wordt die betaald moet worden' Binnen deze definitie valt ook de term 'aanbesteden'. Aanbesteden is namelijk een manier waarop het inkoopproces ingevuld kan worden en is dus een onderdeel van het inkoopbeleid. Het voornaamste kenmerk van aanbesteden is dat minimaal 2 partijen tot het doen van offerte worden uitgenodigd, met andere woorden er is sprake van concurrentie. De Europese Commissie heeft overigens berekend dat de nationale overheden in de EU jaarlijks 4% te veel betalen, enkel ten gevolge van het ontbreken van concurrentiestelling. Doordat aanbesteden een vorm van inkopen is en dus onderdeel uitmaakt van deze nota inkoopbeleid, spreken we van een integraal inkoopbeleid. In de nota aanbestedingsbeleid 2006 staat het huidige aanbestedingsbeleid van de gemeente Vaals verwoord. In de onderliggende nota inkoopbeleid is voortgeborduurd op de nota aanbestedingsbeleid 2006 en heeft actualisatie en uitbreiding van beleid plaatsgevonden. De nota aanbestedingsbeleid 2006 kan vanwege deze integrale nota inkoopbeleid vervallen.
1.2
Het belang van de nota inkoopbeleid Inkopen (en aanbesteden) door overheden staat de laatste jaren sterk in de belangstelling. Door ondermeer de bevindingen van de parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid in het eindrapport ‘De bouw uit de schaduw’ uit 2002, de publicatie van de uitkomsten van het onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de mate waarin de overheid in 2006 in strijd met de aanbestedingsregels heeft aanbesteed en de invoering van een rechtmatigheidtoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke uitgaven is er meer aandacht gekomen voor bestuurlijke en ambtelijke integriteit bij Inkopen (en aanbestedingen). Al langere tijd bestaan regels voor Europese aanbestedingen, ook lokale regels voor integrale inkoop worden in toenemende mate vastgesteld. De samenleving eist namelijk een verantwoorde besteding van gemeenschapsgeld. Het lokale beleid dient doelmatig, transparant, integer en controleerbaar te zijn. Voor de overheid als inkoper gelden de volgende kenmerken: Nota Inkoopbeleid
4
1. De overheid wordt gezien als bewaker van het algemeen belang; 2. Een overheidsorganisatie hoeft niet te concurreren, maar ze moet wel publieke verantwoording kunnen afleggen over de keuzes die zij maakt; 3. Van de overheid wordt een voorbeeldfunctie verwacht. Binnen deze kenmerken en dit beleid is het niet langer vanzelfsprekend dat de gemeenten zonder meer opdrachten gunt aan plaatselijke bedrijven of aan vaste huisleveranciers. De gemeente overigens heeft zelf ook baat bij een stevig inkoopbeleid. In de ledenbrief van de VNG van 5 februari 2003 wordt een en ander als volgt samengevat: 'Door efficiënter in te kopen kunnen overheidsorganisaties ‘verdienen’ aan het besteden van geld en mogelijke besparingen realiseren. Daarnaast kan een overheidsorganisatie veel winst halen uit het optreden als deskundige, integere en betrouwbare zakenpartner. Zo kan zij optimaal verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden. Door het opstellen en uitvoeren van een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen lokale overheden deze doelstellingen nastreven'. Daarnaast is een nota inkoopbeleid van belang omdat duurzaam inkopen in het inkoopbeleid geïntegreerd moet worden (voor duurzaamheid: zie verder paragraaf 3.1.2.
1.3
Het doel van deze nota Het inkoopbeleid geeft sturing aan het inkoopproces en bevat de kaders waarbinnen de medewerkers die betrokken zijn bij dit proces geacht worden te opereren. Deze nota is bedoeld om de inkoop op doelmatige en integere wijze te laten plaatsvinden, waarbij ingekocht wordt tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding met inachtneming van de duurzaamheidsaspecten. Dit schept de basis voor functioneel inkopen, hetgeen resulteert in het voorkomen van onnodige uitgaven in zijn algemeenheid. Om te komen tot functioneel inkopen worden de zeven stappen van het inkoopproces doorlopen.
Nota Inkoopbeleid
5
Het inkoopproces De wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd verloopt volgens het hieronder beschreven inkoopproces. Inkopen is een een procesmatige activiteit die in zeven fasen wordt onderverdeeld. Initiële inkoop
Inventariseren 1
Specificeren 2
Operationele inkoop
Selecteren 3
Contracteren 4
Bestellen 5
Bewaken 6
Nazorg 7
Aanbesteden
De eerste vier fasen behoren tot de zogeheten initiële inkoop. 1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; 2. Specificeren: formuleren waar de inkoop aan moet voldoen; opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers; 4. Contracteren: afsluiten contract(en) met leveranciers. Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. 5. Bestellen: het plaatsen van de orders; 6. Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering; 7. Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten. Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats voor de daadwerkelijke onderhandelingen. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend tijdens de inventarisatiefase en de specificatiefase (zie onderstaand figuur).
Invloed op integrale kosten
1.4
Inventariseren ► Specificeren ► Selecteren ► Contracteren ► Bestellen ► Bewaken ► Nazorg
Nota Inkoopbeleid
6
In veel overheidsorganisaties is de aandacht van inkopers vaak gericht op de operationele inkooptaken. Om de inkoopfunctie en de positie van inkopers te versterken is het noodzakelijk de aandacht te verschuiven van de operationele inkooptaken naar initiële inkooptaken (uit B&G september 2007 'Met zes stappen naar structurele besparingen in het inkoopproces'). Ook het Nederlands Inkoop Centrum (NIC) geeft aan dat door overheidsorganisaties verschillende stappen in het inkoopproces worden overgeslagen. Zo wordt binnen de fase inventariseren wel nauwkeurig bepaald wat de behoefte binnen de organisatie is, maar wordt er vooralsnog te weinig een inventarisatie gemaakt van het aanbod in de markt. Daarnaast vindt specificeren enkel plaats bij aanbestedingen. Bij reguliere inkoop van diensten, werken of leveringen wordt geen programma van eisen geformuleerd. Dit is een gemis omdat juist in deze fase van de inkoop een goede omschrijving kan worden geformuleerd van het aan te schaffen product. Door in een programma van eisen duidelijk aan te geven wat je verwacht van de opdrachtnemer worden misverstanden, onnodig meerlasten, overbodige kosten en onvolledige offertes voorkomen. Uit een publicatie van Weele (B&G 2005: 'efficiencyvoordeel behalen met de inkoopfunctie: Fictie of werkelijkheid') blijkt dat, afhankelijk van waar de publieke organisatie staat, met de ontwikkeling van de inkoopfunctie de besparingen voor de organisatie 10% tot 25% kunnen zijn. Tot de ontwikkeling van de inkoopfunctie behoort uiteraard het grondig doorlopen van alle fasen van het inkooproces, met gerichte aandacht voor de fasen inventariseren en specificeren. Het is daarom van belang in het vroegste stadium veel zorg te besteden aan het goed inventariseren en specificeren. In de toetsende rol kan daarbij het cluster control op een tweetal specifieke momenten in het inkoopproces worden betrokken: 1. bij selecteren: ondersteunen bij het opstellen van selectiecriteria, zodat objectieve vergelijking van offertes in schematische vorm mogelijk is en bewaken van de afgesproken procedures; 2. bij nazorg: het evalueren van het inkoopproces met de desbetreffende afdeling/sector . Uitvoering inkopen Voor alle geplaatste opdrachten worden in principe de zeven stappen van het inkoopproces doorlopen. De budgethouder/projectleider is verantwoordelijk voor het op een juiste wijze doorlopen van het inkoopproces. Voor iedere geplaatste opdracht boven de volgende drempelbedragen wordt door de budgethouder een 'inkoopdossier' bijgehouden: leveringen en diensten > € 10.000 en werken > € 25.000. Een dergelijk dossier is ondermeer bedoeld om aan te kunnen tonen dat de zeven stappen van het inkoopproces correct doorlopen zijn. Met onderliggende documentatie wordt aangetoond dat alle stappen daadwerkelijk doorlopen zijn, met andere woorden het uitgangspunt is dat alle stappen van het inkoopproces goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. Tevens kan vanuit het 'inkoopdossier' worden aangetoond dat de juiste vorm van inkoop is toegepast en dat de bevoegde inkoper de inkoop geautoriseerd heeft. Nota Inkoopbeleid
7
Het dossier is in beginsel openbaar in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur voorzover geen vertrouwelijke gegevens van bedrijven in geding zijn. Na de gunning van de opdracht wordt het origineel van alle relevante stukken gearchiveerd in het centrale archief. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en transparantie van het integrale inkoopbeleid van de gemeente Vaals bevorderd. Op de correcte uitvoering van inkopen en de dossiervorming zal vanuit Interne Controle jaarlijks een check plaatsvinden vanuit het cluster control. Schaalvoordelen Vanwege de omvang van de gemeente Vaals is het lastig voldoende inkoopvolume te genereren om schaalvoordelen te realiseren. Door bundeling van inkoopvolumes en het efficiënt uitvoeren van een gezamenlijk inkoopproces valt er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied veel voordeel uit gezamenlijke inkoop te behalen. Doordat gemeenten overwegend dezelfde producten, diensten en werken inkopen en in principe geen concurrenten van elkaar zijn, kunnen ze gebruik maken van elkaars kennis. Daarnaast komt in het onderzoek naar de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen naar voren dat kleinere gemeenten door gezamenlijk aan te besteden beter in staat zijn te voldoen aan de Europese regels voor aanbesteden. De afgelopen tijd is geprobeerd een gezamenlijke inkooporganisatie op te zetten met een aantal kleine gemeenten in Zuid-Limburg. Daarbij is uiteindelijk 'de vorm' van die gezamenlijke organisatie het belangrijkste thema geworden; hierdoor is de samenwerking mislukt. Toch kunnen gemeenten door het bundelen van krachten en zonder direct naar de vorm, maar enkel naar de inhoud te kijken, voordelen behalen. Uiteraard zal bij de samenwerking met Gulpen-Wittem en Valkenburg a/d Geul gezamenlijke inkoop ėén van de eerste targets zijn.
Nota Inkoopbeleid
8
2
HET INKOOPBELEID VAN DE GEMEENTE VAALS
2.1
Aard van de opdracht Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht ingekocht dient te worden, wordt allereerst de inkoopvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: leveringen, diensten en werken. Hoewel voor wat betreft deze categorieën de inkoopvormen overeenkomen, verschillen de onderlinge drempelbedragen, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën in te delen. Het onderwerp van de opdracht is daarbij bepalend. Indien er sprake is van een samengestelde opdracht (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening) is het onderwerp, dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormt. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten.
2.2
Bepaling totale geraamde waarde Nadat de categorie is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde exclusief BTW van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming die getoetst wordt aan vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke inkoopvorm van toepassing is. Bij de bepaling van de inkoopvorm krijgen gemeenten tot op heden behoorlijk wat speelruimte, enkel de drempelbedragen voor Europees aanbesteden zijn wettelijk geregeld. Voor inkopen onder de drempelbedragen hebben veel gemeenten al regels opgesteld, die echter onderling nogal verschillen. Uit het Consulatiedocument, 15 november 2007, van het Ministerie van Economische Zaken 'Voorstel voor de inhoud van de uitwerkingsregelgeving van het wetsvoorstel aanbestedingswet' blijkt dat het Rijk centrale regels wil gaan stellen voor inkopen vanaf € 50.000. Het doel is meer gelijkheid in al de aanbestedingprocedures vanaf € 50.000. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling als uitgangspunt te worden genomen. Er mag niet een bepaalde ramingsmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Concreet betekent dit enerzijds dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en anderzijds dat de opdracht niet in de tijd mag worden beperkt.
Nota Inkoopbeleid
9
2.3
Bepaling inkoopvorm Aan de hand van het vastgestelde drempelbedrag wordt de inkoopvorm vastgesteld. In de tabel hieronder vind u een overzicht betreffende de drempelbedragen bij de verschillende procedures. De drempelbedragen worden eens per twee jaar verhoogd op basis van het CBS-prijs indexcijfer met vaststelling door het college; met inachtneming van de wettelijke drempelbedragen. Inkoopvorm
Drempelbedragen *
Vormvrij
Leveringen, diensten en Werken < € 2.500
Onderhands [enkelvoudig]
Levering: Werken en diensten:
Onderhands [meervoudig]
Levering: Diensten: Werken: Levering: Diensten: Werken: Levering: Diensten: Werken:
Openbaar [Niet- Europees] Openbaar [Europees]
€ 2.500 - € 10.000 € 2.500 - € 50.000 > € 10.000 - € 150.000 > € 50.000 - € 150.000 > € 50.000 - € 500.000 > € 150.000 - Europese drempelbedrag > € 150.000 - Europese drempelbedrag > € 500.000 - Europese drempelbedrag vanaf Europese drempelbedrag vanaf Europese drempelbedrag vanaf Europese drempelbedrag
* Bij vervolgopdrachten , die inhoudelijk exact aansluiten op de primaire opdracht, gelden de drempelbedragen (met uitzondering van de Europese drempelbedragen) niet. In deze gevallen volstaat enkelvoudige onderhandse aanbesteding. * Het is vanzelfsprekend mogelijk om bij bedragen die onder het drempelbedrag liggen toch te kiezen voor een “hoger liggende” inkoopvorm. Hardheidsclausule Het toepassen van een minder uitgebreide inkoopvorm (lagere categorie) kan uitsluitend met toestemming van het college of de raad. De toestemming dient altijd vooraf duidelijk gemotiveerd aangevraagd te worden bij het college of de raad. Het college is bevoegd, tot het geven van toestemming voor afwijking in de inkoopvorm, voor Leveringen en Diensten tot € 100.000 en voor Werken tot € 250.000. Boven deze drempelbedragen is toestemming nodig van de raad. Van de Europese drempelbedragen mag uiteraard nooit afgeweken worden. Voorbeelden van situaties waarbij de hardheidsclausule toegepast kan worden zijn: - Leveringen: de aanschaf van nieuwe software; veelal afhankelijk van de reeds ingezette lijn/structuur. Daardoor beperkte keuze van leveranciers. - Diensten: het inhuren van adviseurs; er kan sprake zijn van specifieke door de gemeente gewenst deskundigheid, die slechts enkele adviseurs bezitten. - Werken: reconstructiewerken: er kan sprake zijn van specifieke werkzaamheden, waarvoor slechts een beperkt aantal aanbieders de expertise bezitten.
Nota Inkoopbeleid
10
2.4
Inkoop bevoegdheden De primaire inkoopbevoegdheid is aan de Raad. De Raad heeft immers het budgetrecht op programma- en investeringskredietniveau; dus elke inkoopbevoegdheid geldt onder voorwaarde dat de raad budget/krediet ter beschikking heeft gesteld (binnen de afspraken van de verordening art. 212). Op productniveau is het budgetrecht aan het College. Tot aan de vastgestelde budgetten op productniveau gelden de onderstaande bevoegdheden. Aan de hand van het drempelbedrag wordt het bevoegd orgaan bepaald voor het aangaan van de inkoop. Met bevoegdheid wordt dus concreet bedoeld het geautoriseerd zijn tot het aangaan/sluiten van de inkoop.
Bevoegd Orgaan
Drempelbedragen (exclusief BTW)
Budgethouder/Projectleider
Leveringen en diensten Werken en diensten
tot € 10.000 tot € 50.000
Direct Leidinggevende*
Levering: Diensten: Werken: Levering en diensten: Werken:
> € 10.000 - € 100.000 > € 50,000 - € 100.000 > € 50.000 - € 100.000 > € 100.000 > € 100.000
College
* Direct leidinggevende: dit betreft het afdelings- of sectorhoofd met de de functioneel leidinggevende bevoegdheid.
2.5
Aankondiging opdracht Bij de openbare inkoopvorm dient de opdracht te worden aangekondigd. In geval de opdracht Europees aanbesteed wordt, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de budgethouder/projectleider de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. De gemeente kan eveneens een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de gemeente (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Een vooraankondiging heeft als voordeel dat termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort.
Nota Inkoopbeleid
11
2.6
Europees aanbesteden In geval van opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed is het raadzaam advies in te winnen ten aanzien van: • het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid • de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?) • advies over gunning De volgende procedures zijn mogelijk: De openbare procedure is de procedure waarbij alle belangstellende leveranciers / dienstverleners mogen inschrijven. De selectie en gunning vindt in één stap plaats. In de openbare procedure doet de gemeente een uitnodiging tot inschrijving. Bij de niet-openbare procedure vinden de selectie en gunning plaats in twee afzonderlijke stappen. Bij de eerste stap kunnen alle belanghebbende leveranciers / dienstverleners zich aanmelden voor de voorselectie, waarbij wordt beoordeeld welke belanghebbenden geschikt zijn. Vervolgens zullen slechts die gegadigden, die door de voorselectie zijn gekomen, voor inschrijving in aanmerking komen. Het beoordelen van de offerten en het gunnen van de opdracht vindt in de tweede stap plaats. De niet-openbare procedure kent twee varianten: de ‘normale’ en de ‘versnelde’ procedure. De ‘versnelde’ procedure mag alleen worden toegepast wanneer het in dringende gevallen onmogelijk is de gewone termijnen in acht te nemen, voor zover dit niet aan de gemeente te wijten is. Het verschil tussen deze beide procedures zit in de termijnen die volgens de richtlijnen moeten worden aangehouden. De termijnen mogen in bepaalde gevallen worden verkort. Een aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbesteder een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbesteder beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven. Bij de onderhandelingsprocedure, met of zonder voorafgaande aankondiging, vindt gunning van de opdracht plaats na onderhandelingen met één of meer door de gemeente geselecteerde leveranciers / dienstverleners. In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders / inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningsbesluit nietig te kunnen laten verklaren. Nota Inkoopbeleid
12
In het geval er wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke termijn, is een contractuele beroepstermijn van om en nabij de 15 werkdagen ná dagtekening van de schriftelijke gunningsbeslissing redelijk. Bij een reële verwachting dat het gunningbesluit in rechte kan worden aangevochten moet - ter voorkoming van schadeclaims- op grond van het Alcatel-arrest d.d. 28 oktober ‘99 voor de afhandeling van de gunningprocedure worden gekozen voor de zgn. “best practice” oplossing (eerst openbaar maken wie als eerste voor gunning in aanmerking komt en pas daarna gunnen). Bij Europese aanbestedingen kan bijvoorbeeld de volgende tekst worden opgenomen: “De gemeente Vaals gunt onder voorwaarden volgens het Alcatel Arrest. Dit betekent dat er een termijn van 15 dagen wordt gesteld waarbinnen verliezende inschrijvers de mogelijkheid hebben om beroep aan te tekenen tegen het genomen gunningsbesluit. Eerst na het verstrijken van die termijn, dan wel na een beslissing op een binnen die termijn ingekomen beroep, zal de opdracht worden verleend.” De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient informatie te worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningscriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund et cetera. De gemeente moet van iedere pre-selectie en gunning van een opdracht een procesverbaal opstellen. Dit procesverbaal dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten: • de naam en het adres van de gemeente • het onderwerp en de waarde van de opdracht • de namen van de uitgekozen gegadigden • de namen van de uitgesloten gegadigden • de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering. Dit procesverbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast.
Nota Inkoopbeleid
13
3
UITGANGSPUNTEN Het is belangrijk dat de gemeente formuleert welke uitgangspunten dienen te worden nagestreefd. Daarom volgen een aantal uitgangspunten op drie verschillende gebieden. Als eerste zullen uitgangspunten op juridisch niveau worden besproken. Vervolgens zullen het maatschappelijk en het economisch inkopen besproken worden. Uiteraard dient ten alle tijden binnen de kaders van de juridische uitgangspunten gehandeld te worden. Daarnaast dient echter vermeld te worden dat niet alle uitgangspunten die hieronder zijn geformuleerd bij elke inkoop gehanteerd worden. Elke inkoop brengt specifieke eisen met zich mee. De gemeente kan per inkoop kiezen welk uitgangspunt worden gehanteerd.
3.1
Juridisch verantwoord inkopen Er zijn verschillende juridische uitgangspunten die we hanteren bij het inkoopbeleid. De gemeente heeft de wettelijke verplichting om bij een inkoop de wet- en regelgeving na te leven. Daarnaast is het van belang dat we streven naar transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.
3.1.1
Wet en regelgeving De regelgeving voor inkoop en aanbestedingen door de gemeente is wettelijk vastgelegd. Als gemeente dienen we deze wet- en regelgeving zorgvuldig na te leven. Hieronder staat de specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden. • De Europese aanbestedingsrichtlijnen, voor het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken door overheden. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde te boven gaan (deze waarden zijn terug te vinden in de bijlage III). • Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren (Bass) verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen. • Het Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005). De rijksoverheid is verplicht dit reglement toe te passen, wanneer zij een opdracht wil laten uitvoeren waarvan de raming boven het Europese drempelbedrag uitkomt. Daarnaast zijn hierin regels vastgelegd die worden gehanteerd wanneer de raming van een werk beneden het Europese drempelbedrag ligt en het derhalve “nationale” aanbestedingen betreft. • De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan gemeente om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten.
Nota Inkoopbeleid
14
Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere wetten relevant: • De Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel). • De Gemeente-, Provincie- en Waterschapswet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten, provincies en waterschappen. • Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt. • Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht.
Naar verwachting wordt in 2008 de nieuwe aanbestedingswet van kracht. Waar mogelijk is al met deze nieuwe wet rekening gehouden bij de totstandkoming van deze nota inkoopbeleid. Uiteraard zal na de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingswet naleving van deze wetgeving plaats gaan vinden. Indien nodig zal vanwege de nieuwe aanbestedingswet aanpassing van de nota inkoopbeleid plaatsvinden. 3.1.2
Duurzaamheid In 2010 moet de Rijksoverheid bij 100% van haar inkopen en aanbestedingen duurzaamheid als zwaarwegend criterium bij de besluitvorming meenemen. Voor provincies, gemeenten en waterschappen geldt deze eis voor 50% van de inkopen. De gemeenteraad heeft op 18 december 2006 het besluit genomen om als gemeente Vaals een adequate bijdrage te leveren in een duurzame ontwikkeling en een evenwichtige toekomst. In dit verband richt de raad zich op de daartoe ontwikkelde duurzaamheidsmeter. Hiermee is duurzaamheid feitelijk een juridisch uigangspunt geworden. Hiertoe is het van belang om duurzaamheid te integreren in het inkoopproces. Bij duurzaam inkopen gaat het om maatschappelijk verantwoord ondernemen; het is meer dan milieu alleen. Het gaat om de balans tussen milieu, mens en middelen en het is een integrale verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. Feitelijk betreft het verantwoord inkopen met respect voor de omgeving. In alle fasen van het inkoopproces zullen milieu- en sociale aspecten toegepast worden, zodat het geleverde aan deze criteria voldoet. SenterNovem (Agentschap voor duurzaamheid en innovatie) ontwikkelt in opdracht van het ministerie van VROM in de periode 2006 tot en met 2008 voor 100 tot 130 productgroepen duurzaamheidscriteria. De criteria geven eisen en wensen aan waaraan een product of dienst moet voldoen om duurzaam te zijn. Als de inkoop aan de duurzaamheidseisen voldoet, dan wordt hiermee het streven van 50% duurzaamheid gerealiseerd. Indien ook aan (een deel van) de wensen wordt voldaan, is een hoger percentage van duurzaamheid mogelijk. De duurzaamheidscriteria zijn te vinden op www.senternovem.nl .
Nota Inkoopbeleid
15
Toepassing duurzaamheid in onze dagelijkse praktijk Voor alle inkopen worden keuzes gemaakt op het gebied van duurzaam inkopen. Het doel hiervan is dat de gemeente duurzaam inkoopt tegen een optimale prijs-kwaliteit verhouding. Concreet betekent dit dat bij alle inkopen toetsing plaatsvindt aan de duurzaamheidscriteria ontwikkelt door SenterNovem. De duurzaamheidseisen gelden in principe als harde voorwaarde voor de uit te voeren inkoop. Alleen gemotiveerd en met toestemming van de direct leidinggevende mag een inkoop gesloten worden die niet (geheel) voldoet aan de duurzaamheidseisen. De motivatie kan bijvoorbeeld zijn dat de aanbieder niet aan alle eisen kan voldoen, maar wel de optimale prijs-kwaliteit verhouding biedt. Een eventuele compensatie voor het niet voldoen aan duurzaamheidseisen kan zijn dat wel aan bepaalde duurzaamheidswensen wordt voldaan, zodat toch in belangrijke mate de gewenste duurzaamheidsscore wordt behaald. In het inkoopdossier dat voor elke inkoop boven de gestelde drempelbedragen (zie 1.4 'Het inkoopproces; onderdeel uitvoering inkopen') wordt opgesteld, wordt duurzaamheid een vast onderdeel. Met onderliggende documentatie wordt aangetoond dat toetsing aan de duurzaamheidscriteria heeft plaatsgevonden. Tevens wordt onderbouwd dat aan de duurzamheidseisen voor de betreffende inkoop is voldaan. Een eventuele inkoop waarbij niet (geheel) voldaan is aan de duurzaamheidseisen wordt gemotiveerd toegelicht, waarbij tevens de toestemming van de direct leidinggevende wordt gedocumenteerd. Op de correcte uitvoering van duurzaam inkopen en de dossiervorming zal vanuit Interne Controle jaarlijks een check plaatsvinden vanuit het cluster control. De concrete acties zoals verwoord in het plan van aanpak duurzaamheid 2007, door de raad op 5 maart 2007 vastgesteld, zullen actief worden nagestreefd.
3.1.3
Transparantie, objectiviteit en non-discriminatie In haar publiekrechterlijke hoedanigheid dient de gemeente een grote mate van transparantie of openheid in haar beleid na te leven en dienen keuzes op een objectieve en non-discriminerende manier gemaakt te worden.
3.2
Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Ethische en ideële beleidsuitgangspunten geven aan welke waarden en normen worden uitgedragen in het inkoopbeleid. Naast de beginselen van behoorlijk bestuur waar alle overheden aan gebonden zijn, formuleren we hieronder een aantal algemene ethische en ideële beleidsuitgangspunten die wij als gemeente van belang achten. Uiteraard past ook duurzaamheid binnen het kader van ethische en ideële beleidsuitgangspunten.
Nota Inkoopbeleid
16
3.2.1
Maatschappelijke eisen aan de leverancier De maatschappelijke eisen hebben betrekking op de rol van de leverancier als werkgever. Hierbij wordt met name bedoeld dat leveranciers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dit betekent onder meer dat de leverancier zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid en niet discrimineert. Met de komst van de Wet BIBOB (Bevordering Integriteits- Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) is er een instrument in handen om de integriteit van leveranciers te beoordelen.
3.2.2
Integriteiteisen aan bestuur en ambtenaren Niet alleen aan leveranciers, ook aan de integriteit van onze eigen bestuurders en ambtenaren worden er eisen gesteld. Naast een interne strikte functiescheiding dienen er, om belangenverstrengeling te voorkomen, enkel zakelijke relaties te worden onderhouden met de leveranciers. Voor de ambtenaren zijn er daarom richtlijnen vastgesteld in de nota: “richtlijnen voor het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen” van 6 april 1998. Momenteel is een intern integriteitsbeleid in ontwikkeling, waarin deze richtlijnen zullen worden geïntegreerd.
3.3
Economische beleidsuitgangspunten Economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de markt wordt benaderd en de economische criteria die gehanteerd worden in het selectieproces.
3.3.1
Mate waarin concurrentie wordt gezocht Om optimale aanbiedingen te krijgen wordt er zoveel mogelijk in concurrentie ingekocht. Toch is de mate waarin we concurrentie zoeken afhankelijk van de waarde van de in te kopen diensten, leveringen of werken. Tevens kan het aantal beschikbare leveranciers bepalend zijn. Een eerste richtlijn voor het kiezen van een inkoopvorm zijn onze vastgestelde drempelwaarden. In de tabel onder paragraaf 2.3 zijn deze drempelbedragen opgenomen. Hierbij wordt de te hanteren inkoopvorm afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarnaast maken we onderscheid tussen het inkopen van werken, leveringen of diensten.
Nota Inkoopbeleid
17
3.3.2
Afweging tussen prijs en kwaliteit Gunningscriteria worden gehanteerd om de aanbieding te selecteren. Het ARW 2005 vermeldt dat de aanbesteder bij een Europese aanbesteding de inschrijvingen beoordeelt op grond van: 1. de laagste prijs 2. de economisch meest voordelige aanbieding Het eerste criterium zal over het algemeen slechts worden gehanteerd indien er sprake is van een zeer hoge mate van standaardisatie van het aanbestede werk of de opdracht gedetailleerd wordt omschreven waardoor onderscheid van aanbiedingen nauwelijks mogelijk is. Het tweede criterium is een verzamelbegrip en de (sub)criteria voor de invulling van dit begrip kunnen per opdracht variëren. Hiervoor dienen in de aankondiging van de aanbesteding objectieve en functionele criteria te worden opgesteld. Voor de overige inkopen is eveneens een scheiding in deze twee criteria aangebracht. De gemeente Vaals heeft hiervoor -zonder een volgorde van gewicht vast te stellen- de navolgende criteria in ieder geval als zwaarwegend aangemerkt. •
•
•
Prijs en meerwerk In bepaalde gevallen bestaat de bereidheid om voor meer kwaliteit te betalen. Voorkomen moet worden, dat als gevolg van te scherpe prijzen in combinatie met een goede kwaliteit een te grote druk op de controle van de werkzaamheden komt te liggen en het risico van meerwerk zal toenemen waardoor de goedkoopste aanbieder uiteindelijk niet goedkoop is. Kwaliteit Door in het plan van eisen (waar moet de inkoop aan voldoen?) uitgebreid aan te geven aan welke technische, organisatorische en financiële eisen de aannemer moet voldoen kan de kwaliteit van het uit te voeren werk zoveel mogelijk worden gewaarborgd. Milieu De gemeente Vaals toetst voor zover dat bij het desbetreffende werk aan de orde kan zijn of voldaan wordt aan de vigerende milieueisen waarbij zoveel mogelijk de gehele levenscyclus van de bij het werk gebruikte product in ogenschouw wordt genomen. Gestreefd wordt naar de meest milieuvriendelijke oplossing met een goede functionaliteit tegen een marktconforme prijs. Verwezen wordt naar de toepassing van duurzaamheid in onze dagelijkse praktijk.
Nota Inkoopbeleid
18
4
SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIA In de derde fase van het inkoopproces vindt de selectie plaats uit de verschillende offertes. Aangezien er sprake moet zijn van verschillende offertes geldt dit hoofdstuk niet voor de inkoopvormen Vormvrij en (enkelvoudig) Onderhands. Als eerste wordt bekeken of de inschrijvers voldoen aan de gestelde selectiecriteria. Dit betreft de zogenaamde knock-out criteria, waaraan de aanbieder ten alle tijden aan moet voldoen. Daarna wordt op objectieve gronden de aanbieding geselecteerd die het beste aansluit bij de in het plan van eisen (waar moet de inkoop aan voldoen?) gestelde gunningscriteria. Een inschrijver moet zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening aan deze criteria voldoen. De criteria moeten voor alle gegadigden gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. Hoewel er in de Europese regelgeving een strikte scheiding is gemaakt tussen selectiecriteria en gunningscriteria blijkt in de praktijk dat bepaalde criteria afhankelijk van de opdracht zowel als selectie- als gunningscriterium kunnen worden gehanteerd. Het is daarom van belang te vermelden dat een criterium dat als selectiecriterium is gebruikt niet meer bij de gunning kan worden gebruikt. Naar verwachting wordt in 2008 de nieuwe aanbestedingswet van kracht. Het beleidsvoornemen is om de aanbestedingsregels uit de nieuwe Aanbestedingswet nader uit te werken in twee algemene maatregelen van bestuur. Een nieuw Besluit Aanbestedingen zal het huidige Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) vervangen. Het voornemen is om een aantal algemene normen te beschrijven voor de ten hoogste te stellen geschiktheidseisen aan ondernemers voor de meest voorkomende opdrachten. Uiteraard zal na de inwerkingtreding van het nieuwe Besluit Aanbestedingen, naleving van deze wetgeving plaats gaan vinden. Indien nodig zal vanwege het nieuwe Besluit Aanbestedingen aanpassing van de nota inkoopbeleid plaatsvinden.
4.1
Selectiecriteria Onder het EG-drempelbedrag, bij nationale aanbestedingen, geldt geen limitatief gebruik van selectiecriteria. Wel dient er bij werken rekening te worden gehouden met de kaders van het ARW 2005, terwijl bovendien niet in strijd mag worden gehandeld met de beginselen van het EG-recht omdat deze ook doorwerken op nationaal niveau. Selectiecriteria worden zoals gesteld gehanteerd om de aanbieder te selecteren. Als gevolg van de limitatieve opsomming kunnen derhalve alleen onder het drempelbedrag van de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanvullende of bijzondere selectiecriteria worden gesteld. Het uitgangspunt moet echter zijn dat deze criteria met terughoudendheid worden toegepast om de aanbieders en de gemeente zelf niet onnodig te belasten met het beoordelen van oneigenlijke criteria. Men dient er op bedacht te zijn dat de aanbieder ook aan iedere eis die in het plan van eisen wordt opgenomen moet (kunnen) voldoen. Selectiecriteria dienen proportioneel te zijn, dat wil zeggen zij moeten in een redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Nota Inkoopbeleid
19
Voor Europese aanbestedingen geldt dat de beoordeling van de geschiktheid en de selectie van gegadigden alleen kan geschieden op basis van gegevens zoals: 1. betrouwbaarheid: uittreksel handelsregister, notariële getuigschriften, onberispelijke beroepsmoraal. 2. financiële en economische draagkracht: bank- en accountantsverklaring, uittreksel bedrijfsbalans. 3. technische bekwaamheid: beroepsdiploma’s, referentielijst, milieu en veiligheidsaspecten. 4. kwaliteitsbewaking: onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet. 5. normen inzake milieubeheer: een door onafhankelijke instanties opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde normen inzake milieubeheer voldoet. 6. certificering en bewijs van inschrijving op een lijst van erkende aannemingsbedrijven.
4.2
Gunningscriteria De gunningscriteria worden gehanteerd om de aanbieding te selecteren. Bij het beoordelen van offertes staan een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking. De eerste is de laagste prijs en de tweede is de economisch meest voordelige aanbieding. Hieronder worden beide criteria nader uitgelegd.
4.2.1
Economisch meest voordelige aanbieding Indien mogelijk zal de gemeente Vaals altijd kiezen voor de economisch meest voordelige aanbieding. In dit geval formuleert men naast ‘prijs’ aanvullende gunningscriteria. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan. Indien er meerdere aanbieders aan de bijkomende criteria voldoen geldt dat er wordt gekozen voor de laagste prijs.
4.2.2
De laagste prijs Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Er vindt een controle plaats of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen. Hierna geeft de prijs de doorslag. Gunning tegen de laagste prijs wordt in de praktijk veel toegepast in de bouwsector. Deze methodiek is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die een opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs.
Nota Inkoopbeleid
20
5
INKOOPVORMEN Bij inkoopvormen kan een onderscheid worden gemaakt tussen de de verplichte Europese aanbestedingsvormen en de lokale inkoopvormen. De lokale inkoopvormen betreffen een selectie uit de bestaande nationale aanbestedingsvormen. Het plaatsen/ aangaan van de inkoop vindt in principe schriftelijk plaats.
5.1
De inkoopvormen
5.1.1
Vormvrij Bij deze vorm van inkopen bestaan geen inhoudelijke vereisten. In tegenstelling tot alle andere inkoopvormen mag bij deze wijze van inkopen, het plaatsen van de inkoop mondeling plaatsvinden. voordelen • de procedure is kort; • er is een maximale mogelijkheid om bij de keuze rekening te houden met de kwaliteit en kennis in relatie tot de eisen die aan het werk worden verbonden; • men heeft mogelijk profijt van de vertrouwensrelatie met de desbetreffende opdrachtnemer/leverancier; • de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen interpretatie-verschillen voorkomt en een gunstige invloed op de prijs en de kwaliteit kan hebben; • de kosten van de procedure zijn laag. nadelen • er is geen concurrentie hetgeen tot een hogere prijs kan leiden. • er wordt een grote kostendeskundigheid van de aanbesteder vereist. • het mogelijk steeds uitnodigen van hetzelfde bedrijf om een prijsaanbieding te doen kan leiden tot een al te goede verstandhouding waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan afnemen. • Er bestaat geen mogelijkheid om een adequate afstemming te maken tussen de bestelling en de ontvangst vanwege het (mogelijk) ontbreken van een schriftelijke opdrachtverlening; • er kunnen verantwoordingsproblemen, bijvoorbeeld ten aanzien van openbaarheid, integriteit en objectiviteit optreden.
Nota Inkoopbeleid
21
5.1.2
Onderhands (enkelvoudig) Deze vorm van inkopen wordt ook wel de één op één benadering of 'gunning uit de hand' genoemd. Er wordt ook wel gesproken van het werken met een “open begroting” omdat de begroting van de gemeente naast die van de desbetreffende aannemer wordt gelegd. voordelen • de procedure is kort; • er is een maximale mogelijkheid om bij de keuze rekening te houden met de kwaliteit en kennis in relatie tot de eisen die aan het werk worden verbonden; • men heeft mogelijk profijt van de vertrouwensrelatie met de desbetreffende aannemer; • de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen interpretatie-verschillen voorkomt en een gunstige invloed op de prijs en de kwaliteit kan hebben; • de kosten van de procedure zijn laag. nadelen • er is geen concurrentie hetgeen tot een hogere prijs kan leiden; • er wordt een grote kostendeskundigheid van de aanbesteder vereist; • het mogelijk steeds uitnodigen van hetzelfde bedrijf om een prijsaanbieding te doen kan leiden tot een al te goede verstandhouding waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan afnemen; • er kunnen verantwoordingsproblemen, bijvoorbeeld ten aanzien van openbaarheid en objectiviteit optreden
5.1.3
Onderhands (meervoudig) De onderhandse aanbesteding is een aanbestedingsvorm waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke - of rechtspersonen worden uitgenodigd om in te schrijven voor een levering, een dienst of werk. In de regel zal dit aantal niet meer bedragen dan zes. Het minimum van drie offertes geldt zolang het geen vervolgopdracht betreft. voordelen • er wordt tijdwinst geboekt door het achterwege blijven van een selectie vooraf; • de procedure vraagt niet veel tijd; • bedrijven die voor het werk geschikt zijn, met specifieke kwaliteiten of faciliteiten kunnen rechtstreeks worden uitgenodigd; • het scheppen of in stand houden van een vertrouwensrelatie met een aannemer.
nadelen • • • •
er is geen kans op contact met een mogelijk goed, maar onbekend bedrijf; er kunnen problemen ontstaan bij de keuze wie er uitgenodigd zullen worden; ondanks dat dit is verboden, is de kans op onderlinge prijsafspraken tussen inschrijvers groter; kans op klachten in verband met niet-rechtmatige toepassing van aanbestedingsregelgeving wordt groter.
Nota Inkoopbeleid
22
5.1.4
De openbare procedure (Niet-Europees) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij ondernemers kunnen inschrijven. De gegadigden worden door middel van een aankondiging in de Nederlandse Staatscourant dan wel een landelijk verspreid vakblad op de hoogte gebracht van de mogelijkheid tot inschrijving op het aan te besteden werk. Gegadigden kunnen daarbij (tegen vergoeding) het bestek verkrijgen. voordelen • mededinging kan leiden tot de laagst mogelijke kostprijs; • openbaarheid en niet-discriminatoir handelen door de gemeente zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om een reële kostenbegroting te maken; nadelen • de selectiecriteria dienen vooraf zeer zorgvuldig geformuleerd te worden omdat bij onbekende gegadigden vaak moeilijk is te beoordelen of zij hieraan (kunnen) voldoen; • kans op misbruik van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter en daardoor de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; • bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium “economisch meest voordelige aanbieding” geldt, moet de inschrijver veel werk maken van zijn inschrijving en worden hoge kosten gemaakt ten behoeve van de selectie;
Nota Inkoopbeleid
23
5.2
De Europese aanbestedingsvormen
5.2.1
De openbare aanbesteding Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij ondernemers mogen inschrijven. De gegadigden kunnen door middel van een aankondiging in het Publicatieblad van de EG als de Nederlandse Staatscourant dan wel een landelijk verspreid vakblad op de hoogte worden gebracht van de mogelijkheid tot inschrijving op het aan te besteden werk. Gegadigden kunnen daarbij (tegen vergoeding) het bestek verkrijgen. voordelen • maximale mededinging kan leiden tot de laagst mogelijke kostprijs; • openbaarheid en niet-discriminatoir handelen door de gemeente zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • kennismaking met onbekende bedrijven; • het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken. nadelen • zeer lange doorlooptijd; • de geschiktheidseisen dienen zeer zorgvuldig geformuleerd te worden omdat bij onbekende gegadigden vaak moeilijk is te beoordelen of zij aan de kwaliteitseisen (kunnen) voldoen; • kans op misbruik van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter en daardoor de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; • bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium “economisch meest voordelige aanbieding” geldt, moet de inschrijver veel werk maken van zijn inschrijving en worden hoge kosten gemaakt ten behoeve van de selectie.
5.2.2
De niet-openbare aanbesteding (de aanbesteding met voorafgaande selectie) Een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbesteder aangezochte ondernemers mogen inschrijven. Bij de Europese aanbesteding kan de aanbesteder het aantal geschikte gegadigden dat hij zal uitnodigen tot indiening van een inschrijving beperken. Het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden moet in ieder geval groot genoeg zijn om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen en dient ten minste vijf te bedragen op voorwaarde dat er een voldoende aantal geschikte kandidaten is.
Nota Inkoopbeleid
24
voordelen • ruime mededinging doordat openbaar bekend wordt gemaakt dat gegadigden zich voor het werk kunnen aandienen; • openheid en non-discriminatie zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • kennismaking met onbekende bedrijven; • behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om een reële kostenbegroting te maken; • van tevoren kan een maximum aantal uit te nodigen gegadigden worden vastgesteld. nadelen • de selectieprocedure vergt meer tijd, hoewel de selectie kan worden gestart voordat het bestek gereed is; • kans op misbruik van interpretatie (in het bestek) is groter met als gevolg dat de kans dat de aannemer marginaal presteert, toeneemt; • de prijs kan iets hoger liggen dan bij een openbare aanbesteding doordat er minder concurrentie is; • de selectiecriteria zijn minder eenvoudig vast te stellen en dienen daarom nog uitputtender te worden geformuleerd. 5.2.3
De onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging Er is slechts een beperkte toepassing van deze procedure mogelijk. Het betreft een onderhandse aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt volgens de omschreven wijze en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Na aanmelding kiest de aanbesteder zelf gegadigden met wie hij nader overleg pleegt, en via onderhandelingen worden met een aantal van hen de contractuele voorwaarden vastgesteld. Dit aantal bedraagt tenminste drie, op voorwaarde dat er voldoende geschikte gegadigden zijn. voordelen • de procedure zonder selectie vraagt niet veel tijd; • bedrijven die voor het werk geschikt zijn, met speciale kwaliteiten of faciliteiten kunnen rechtstreeks worden uitgenodigd; • het scheppen of in stand houden van een vertrouwensrelatie met een aannemer. nadelen • er is weinig concurrentie zodat er geen zekerheid bestaat over concurrerende aanbiedingen; • er kan een verlies van inzicht ontstaan in de marktsituatie en in de marktverhoudingen bij een veelvuldig gebruik; • er is geen kans op contact met een mogelijk goed, maar onbekend bedrijf; • er kunnen problemen ontstaan bij de keuze wie er uitgenodigd zullen worden; • openbaarheid en non-discriminatie zijn niet gewaarborgd. Nota Inkoopbeleid
25
5.2.4
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging Ook hier is slechts een beperkte toepassing mogelijk. Het betreft een onderhandse aanbesteding, waarbij de aanbesteder met één of meer door hem zelf gekozen gegadigden overleg pleegt en via onderhandelingen met één of meer van hen de contractuele voorwaarden vaststelt. voordelen • ondanks dat dit is verboden, is de kans op onderlinge prijsafspraken tussen inschrijvers groter; • naast de al genoemde voordelen van onderhandse aanbesteding wordt hier tijdwinst geboekt door het achterwege blijven van de selectie. nadelen Hier gelden dezelfde nadelen als in paragraaf 5.2.3 zijn opgesomd.
5.2.5
Nieuw in het ARW 2005 Naast de bovengenoemde procedures zijn in het ARW 2005 eveneens de volgende procedures opgenomen waarvan de gemeente eveneens gebruik zou kunnen maken bij de aanbesteding van werken. Concurrentie gerichte dialoog Een aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbesteder een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbesteder beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven. Voor deze vorm wordt pas gekozen bij complexe opdrachten en men niet in staat is de technische middelen beschreven in het reglement ARW 2005 te bepalen of de juridische of financiële voorwaarden van een project te specificeren. Concessieovereenkomst Een concessieovereenkomst voor openbare werken is een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een opdracht voor werken, waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken in ieder geval bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs. Raamovereenkomst met enkele of meerdere ondernemers Een raamovereenkomst met één enkele of meerdere ondernemers is een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een ondernemer met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen.
Nota Inkoopbeleid
26
Experimenteren De aanbesteder kan met het oogmerk om doelmatiger aan te besteden bij wijze van experiment afwijken van de in dit aanbestedingsreglement beschreven procedures. De wettelijke voorschriften en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden bij het experiment in acht genomen.
5.3
HET AANBESTEDINGSREGLEMENT WERKEN (ARW) Door de invoering van een nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn in Nederland gelden per 1 december 2005 nieuwe aanbestedingsregels. Een daarvan is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Boa) dat de ministers van VROM, V&W, LNV en de staatssecretaris van Defensie uitgewerkt hebben in een nieuw reglement voor bouwwerken: het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Het ARW 2005 is een stapsgewijze uitwerking van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. De sterke punten van het ARW 2005 zijn met name het praktische gehalte en de helderheid van zorgvuldig uitgeschreven aanbestedingsprocedures. Verder is aangesloten bij de tekst van het Besluit. Wijzigingen Nieuw zijn de procedures zoals de 'concurrentiegerichte dialoog' en de procedure voor het gunnen van opdrachten op basis van raamovereenkomsten. Verder is in een aantal procedures de mogelijkheid opgenomen om de aanbesteding af te sluiten met een elektronische veiling. Ook zijn er kortere termijnen mogelijk wanneer gekozen wordt voor elektronisch aankondigen en elektronisch beschikbaar stellen van de bestekken. Eén stelsel De vier bouwministeries hebben besloten het ARW 2005 te gaan gebruiken. De overige overheden kunnen het ARW 2005 op vrijwillige basis hanteren. De verwachting is dat dit ook zal gebeuren met als wenselijk gevolg dat ondernemers met één stelsel worden geconfronteerd. Werkgroep Het ARW 2005 is opgesteld door een werkgroep met vertegenwoordigers van verschillende publieke opdrachtgevers, zoals de vier bouwdepartementen (VROM, V&W, Defensie, LNV), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG), de Unie van Waterschappen (UvW) en enkele grote gemeenten. Ook het ministerie van EZ was vertegenwoordigd in de werkgroep. Onder de coördinatie van de Regieraad Bouw heeft een tweetal consultaties van de sector plaatsgevonden, de eerste over de procedure van de 'concurrentiegerichte dialoog', de tweede over het ARW 2005 als geheel.
Nota Inkoopbeleid
27
