December Inkoopbeleid van

December 2011 www.procurement.riotinto.com

Inkoopbeleid van

Rio Tinto Inkoopbeleid van

01_02

Beste collega’s en partners

Inkoopbeleid van Rio Tinto De reputatie van Rio Tinto op het gebied van verantwoord ondernemen speelt een kritieke rol in ons succes als onderneming en ons vermogen om aandeelhouderswaarde te scheppen. Bij de inkoop vatten wij deze verantwoordelijkheid in elke fase van het inkoopproces ernstig op, van magazijnen inkoopmedewerkers tot ons leiderschapsteam. Wij verwachten hetzelfde van onze leveranciers. Ons inkoopbeleid weerspiegelt de vier kernwaarden van Rio Tinto: verantwoordingsplicht, respect, teamwerk en integriteit. Het beschrijft de manier waarop wij willen samenwerken met onze klanten en leveranciers. Het legt tevens onze verwachtingen vast ten aanzien van onze inkoopmedewerkers en leveranciers. Wij hebben dit document opgesteld om de transparantie weer te geven die wij verwachten bij alle inkoopgerelateerde activiteiten voor Rio Tinto voor alle belangrijke stakeholders. Het biedt ons tevens de gelegenheid om de principes uit te dragen die ons ideale gedrag als organisatie leiden. Het document vervangt Onze manier van inkopen en weerspiegelt de principes vervat in de algemene gedragscode van Rio Tinto Onze manier van werken. Wij raden u aan het inkoopbeleid van Rio Tinto aandachtig door te lezen en te begrijpen en dit te gebruiken als referentiekader bij het uitoefenen van uw werkzaamheden.

Scott Singer Hoofd Inkoop December 2011


Rio Tinto

Rio Tinto is een wereldleider op het gebied van de exploratie, ontginning en verwerking van minerale delfstoffen. De groep bestaat uit Rio Tinto plc, een publieke vennootschap genoteerd aan de effectenbeurs in Londen en New York, en Rio Tinto Limited, die genoteerd is aan de Australische effectenbeurs. Wij opereren als een naadloze organisatie die de voordelen van standaard en gedeelde benaderingen voor elke activiteit maximaliseert. Het doel van de groep is het maximaliseren van het totale aandeelhoudersrendement door het duurzaam exploreren, ontginnen, winnen en verwerken van natuurlijke hulpbronnen. Onze strategie is gericht op het investeren in en exploiteren van grote, duurzame, kostenconcurrerende mijnen en ondernemingen, die niet bepaald wordt door de keuze van de grondstoffen maar door de kwaliteit van elke zakelijke kans. De voornaamste producten zijn aluminium, koper, diamanten, ijzererts steenkool, uranium, goud, industriële mineralen (boraat, titaandioxide en,zout). Wij opereren wereldwijd maar zijn vooral sterk vertegenwoordigd in Australië en Noord-Amerika met aanzienlijke ondernemingen in Zuid-Amerika, Europa, zuidelijk Afrika en Azië. We richten ons op duurzame ontwikkeling en dit zorgt voor het kader waarin we werken. Overal waar Rio Tinto haar activiteiten uitoefent, zijn de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, het bijdragen aan duurzame ontwikkeling en het integer zaken doen belangrijke prioriteiten. Wij werken nauw samen met gastlanden en gemeenschappen, respecteren hun wetten en gewoonten en zorgen ervoor dat ze een eerlijk aandeel in de voordelen en kansen verwerven.

03_04 Inhoud

Het inkoopbeleid van Rio Tinto Toepassing van het inkoopbeleid van Rio Tinto Op wie is het van toepassing? De rol van het inkoopbeleid van Rio Tinto Relaties met interne klanten Ondernemingsbestuur Betrekken van goederen en diensten Inkoop Inkomende goederen stroom van toeleveringsketen Risicobeheer Relaties met leveranciers Kwalificatie van leveranciers E-commerce Aanbestedingsproces Opkomende markten Gunning van contracten Inkoopopdrachten Voorwaarden voor de levering van goederen en diensten Betaling Contractbeoordelingen Gebruik van onze naam, logo en handelsmerk door leveranciers Onze werkplek Veiligheid Gebruik van verdovende middelen en alcohol Gezondheid Medewerkers Milieu, duurzame ontwikkeling en mensenrechten Milieu Duurzame ontwikkeling Lokale en inheemse leveranciers Mensenrechten Zakelijke Integriteit Mededinging en anti-trust Omkoping en corruptie Geschenken, entertainment, reizen en dagvergoedingen Geheimhouding Belangenverstrengeling Internationale bedrijfsactiviteiten

5 6 6 7 8 8 8 9 10 10 11 11 12 12 12 12 13 14 14 14 14 15 15 15 15 16 17 17 17 18 19 20 20 20 20 21 21 22


Het inkoopbeleid van Rio Tinto

Het inkoopbeleid van Rio Tinto vormt onze algemene gedragscode voor de inkoopfunctie. Dit document beschrijft: • de rol van de inkoopfunctie binnen de Rio Tinto Group en de manier waarop wij willen inkopen; • De verwachtingen en toezeggingen van de afdeling inkoop en haar interne klanten; • De verwachtingen van de afdeling inkoop en leveranciers; en • De verwachtingen van Rio Tinto van inkoopmedewerkers en leveranciers van Rio Tinto. Het inkoopbeleid van Rio Tinto is het eigendom van de inkoopfunctie van Rio Tinto en omvat de volledige inkoopcyclus waaronder: • het organiseren van internationale en lokale leveringsbronnen en het aanbesteden van goederen en diensten; • het verkrijgen van offertes met vermelding van de prijzen en beschikbaarheid van leveranciers; • het plaatsen van orders voor goederen en diensten; • de ontvangst en acceptatie van goederen en diensten; en • het machtigen van betaling aan leveranciers.

Het inkoopbeleid van Rio Tinto werd geformuleerd om ervoor te zorgen dat alle inkoopgerelateerde activiteiten met transparantie worden uitgevoerd en begrepen worden door alle belangrijke stakeholders. Dit document is een aanvulling op het interne Rio Tinto Group inkoopbeleid. Het Rio Tinto inkoopbeleid moet breed toegepast worden in de hele Rio Tinto Group en van toepassing zijn op de inkoopfunctie en ook op de individuele bedrijven bij de verwerving van goederen en/of diensten.

05_06 Op wie is het van toepassing?

Dit document is van toepassing op alle groepsmaatschappijen van Rio Tinto, en alle leveranciers en aannemers. Van alle personen, groepen of ondernemingen, die betrokken zijn bij inkoopgerelateerde activiteiten met, of namens, Rio Tinto wordt verwacht dat zij het inkoopbeleid van Rio Tinto samen met Onze manier van werken naleven in alle aspecten van het proces. Inclusief werknemers die niet betrokken zijn bij het inkoopbeleid maar die wel inkoopactiviteiten uitvoeren om goederen en diensten aan te kopen voor een bepaald bedrijf van de Rio Tinto groep. Het inkoopbeleid van Rio Tinto dient door alle betrokkenen te worden nageleefd. Derhalve verwachten wij dat alle pogingen in het werk worden gesteld om toe te zien op de naleving van de gedragsnormen in dit document bij het doen van zaken, met inbegrip van transacties met joint venture partners en vennootschappen waarover Rio Tinto geen zeggenschap uitoefent, maar waarin Rio Tinto een belang heeft. In het inkoopbeleid van Rio Tinto verwijst het begrip “vennootschap”, “Groep”, “Rio Tinto”, of “Rio Tinto Group” naar Rio Tinto plc en Rio Tinto Limited en eventuele dochtermaatschappijen, gelieerde ondernemingen of andere rechtspersonen waarin Rio Tinto plc en/of Rio Tinto Limited een meerderheidsbelang hebben. Schending van de wet, het inkoopbeleid van Rio Tinto en Onze manier van werken kan leiden tot disciplinaire maatregelen en in het geval van een consultant, lasthebber, aannemer of leverancier kan dit tot gevolg

hebben dat hun contract wordt beëindigd of niet verlengd wordt. Het inkoopbeleid van Rio Tinto en onze algemene gedragscode Onze manier van werken kunnen worden gedownload en afgedrukt van www.riotinto.com/library Arbeidsvoorwaarden De met Rio Tinto overeengekomen arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing op alle medewerkers van Rio Tinto. Niets in het onderhavige document doet afbreuk aan deze voorwaarden. Uitsluiting van aansprakelijkheid De beleidslijnen en procedures waarnaar wordt verwezen in het inkoopbeleid van Rio Tinto zijn interne documenten van de Rio Tinto Groep en noch de afdeling Inkoop noch enkel ander bedrijfsonderdeel van Rio Tinto zal verplicht worden tot het openbaar maken van documenten die het niet wenst te verstrekken aan externe partijen. Het inkoopbeleid van Rio Tinto is een richtlijn en niet bindend van rechtswege voor Rio Tinto. Het beleid schept geen contractuele verplichtingen of rechten. Rio Tinto behoudt zich het recht voor om haar beleidslijnen te interpreteren en haar procedures te wijzigen (met inbegrip van het inkoopbeleid van Rio Tinto) wanneer zij dit nodig acht. Rio Tinto kan te allen tijde uitzonderingen maken op de principes in dit document of deze verwijderen zonder enige voorafgaande kennisgeving. Interne inkoopklanten omvatten alle Rio Tinto Group bedrijven die externe uitgaven doen ten behoeve van Rio Tinto.


De rol van het inkoopbeleid van Rio Tinto

Inkoop is een interne functie binnen Rio Tinto en wij streven naar het verhogen van aandeelhouderswaarde door onze inkoopexpertise en de schaalvoordelen van de groep te benutten. Wij verlenen inkoopdiensten die waarde scheppen voor de Rio Tinto Group door het internationaal en regionaal strategisch betrekken en inkopen van goederen en diensten voor Rio Tinto ondernemingen. Wij zijn tevens verantwoordelijk voor het beheer van de inkomende goederenstroom in de toeleveringsketen. Het is onze rol om ervoor te zorgen dat de juiste goederen en diensten veilig op de juiste locatie en op de juiste tijd worden geleverd. Daarbij richten wij ons op het bereiken van concurrerende totale kosten van eigendom (TCO) voor onze klanten. Wij werken samen met onze interne klanten en andere diensten binnen Rio Tinto om strategieën, bedrijfsplannen en voortdurende verbeteringsinitiatieven uit te lijnen. Wij zijn verantwoordelijk voor het veilig en efficiënt functioneren van de toeleveringsketen. Wij streven naar het realiseren van lange-termijn waarde voor onze klanten door het gebruik van leveranciersrelaties en doeltreffend contractbeheer. Wij leggen ons toe op het proactief beheren en opbouwen van een geschikt en commercieel kwalitatief hoogwaardig leveranciersbestand. Wij streven tevens naar het realiseren van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de Rio Tinto Group door de ondersteuning van dit leveranciersbestand.

• Wij zijn de eigenaar, architect en bewaarder van het inkoop-tot-betaling proces dat beheerd wordt door het enterprise resource planning (ERP) systeem en andere hoogwaardige oplossingen. • Alle inkoopbeslissingen voor goederen en diensten moeten via onze goedgekeurde systemen worden genomen en gebaseerd zijn op onze processen. • Wij voeren het inkoopproces uit door gebruik van de specificaties en beoordelingscriteria die door onze klanten worden verstrekt. De klant neemt de gunningsbeslissing en verstrekt de goedkeuring voor de uitgaven. • Wij verwerken alle goedgekeurde aanvragen voor inkoop en diensten namens onze interne klanten en beheren de gegevensbestanden die vereist zijn voor het ondersteunen van deze activiteiten waaronder leveranciersinformatie, prijsbestanden en catalogusgegevens. • Wij houden ons bezig met de ontwikkeling van inkoopstrategieën voor kapitaalprojecten met inbegrip van het overwegen hoe de synergieën en expertise van de groep doeltreffend gebruikt kunnen worden. • Wij implementeren en beheren het logistieke proces van inkomende goederen en de toeleveringsketen in overleg met interne klanten. • Van alle huidige en potentiële leveranciers wordt verwacht dat ze altijd samen met de afdeling inkoop van Rio Tinto relaties met de groep onderhouden.

07_08 Relaties met interne klanten

De interne klanten van Rio Tinto zijn groepsmaatschappijen van Rio Tinto. Om de afdeling inkoop in staat te stellen namens onze klanten zaken te doen, zijn een aantal ondersteunende praktijken en voorwaarden van toepassing. Bij alles wat wij doen staat onze doelstelling inzake nul ongevallen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu centraal. Zie pagina 15 voor meer informatie. Ondernemingsbestuur • Ons beheer van klantenfondsen wordt in lijn met geschikte commerciële praktijken goedgekeurd, uitgevoerd en gerapporteerd en door het desbetreffende bedrijfsonderdeel of financiële autoriteit onderschreven. • Wij leven de relevante beleidslijnen en normen van de Rio Tinto Group en van klanten na. • Een leverancier kan zijn werkzaamheden uitsluitend aanvangen na ontvangst van een geldige inkooporder. • Wij meten en brengen verslag uit over de inkoopprestatie aan alle klanten op een regelmatige basis. Wij nemen waar nodig maatregelen om de prestatie bij te sturen en te verbeteren teneinde aan klantverwachtingen te voldoen. • Wij toetsen belangrijke leveranciers op concurrentievermogen om te waarborgen dat Rio Tinto de beste beschikbare waarde verkrijgt, rekening houdend met alle relevante factoren zoals veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid, levering, specificatie, prijs, impact op het milieu en de gemeenschap en duurzame ontwikkeling.

Betrekken van goederen en diensten Het inkoopbeleid van de Rio Tinto Group legt de minimumvereisten voor het betrekken van goederen en diensten door Rio Tinto vast. Verantwoordelijkheden van de afdeling inkoop In het kader van dit beleid verbinden wij ons tot het volgende: • Wij plegen overleg met klanten om hun behoeften en gewenste resultaten te identificeren en strategieën te ontwikkelen voor het betrekken van goederen en diensten; • Wij ontwikkelen strategieën die aansluiten op korte-termijn bedrijfsbehoeften en lange-termijn strategische vooruitzichten; wij gaan verbintenissen aan met dienstenaanbieders door middel van éénmalige transacties, meerjarenovereenkomsten of lange-termijn strategische afspraken; • Wij gaan verbintenissen aan met leveranciers na overleg met klanten om een geschikte strategie voor het betrekken van goederen te ontwikkelen die wij vervolgens hanteren; • Gebaseerd op de antwoorden van de leveranciers onderhandelen wij leveringscontracten namens de bedrijfsonderdelen en/of afdelingen van Rio Tinto; • Wij adopteren een uniforme procedure voor het contractproces voor leveranciers en verstrekken standaard contactvoorwaarden waar mogelijk; • Wij beheren de commerciële relatie met leveranciers met inbegrip van contractbeheer en administratieve


Relaties met interne klanten

activiteiten; • Als onderdeel van het contractbeheer en de administratiefunctie, bestaat onze taak uit het: - organiseren van ontmoetingen met leveranciers en prijsherzieningen; - controleren en bijwerken van relevante prijsindices voor het contract; - beoordelen van de prestatie van de leverancier in het kader van contractbeoordelingen; - afsluiten en in stand houden van verzekering; - beheren van contracten; en - aanleggen van een database van contracten. De verantwoordelijkheden van onze klanten Ter ondersteuning van het proces voor het betrekken van goederen en diensten dienen de bedrijfsonderdelen het volgende te verstrekken: • toereikende levertijden om een ordelijk inkoopproces mogelijk te maken; • volledige en uitgebreide specificaties en de omvang van werkzaamheden met vermelding van het lokaal betrekken van goederen en diensten en andere duurzame ontwikkelingsoverwegingen; • een gedocumenteerde risico-analyse voor de ontwikkeling van nieuwe contracten; • een lijst van leveranciers voor selectie (de afdeling inkoop zal aanvullende potentiële leveranciers uitnodigen om deel te nemen, in het voorkomende geval); • een ingevuld en goedgekeurd “Sole Source

Exception Request” in situaties waar geen concurrerende toetsen worden uitgevoerd; • klantspecifieke voorwaarden met inbegrip van gezondheids-, veiligheids- en milieunormen of lokale vereisten voor leveranciers; • vastgestelde gunningscriteria voor contracten; en • tijdige goedkeuring van facturen en ontvangstactiviteiten om tijdige betalingen te kunnen verrichten. De klant is tevens verantwoordelijk voor het houden van toezicht op het verlenen van diensten bij het bedrijf. Hieronder vallen het: • controleren en beheren van de gezondheid en veiligheid van aannemers en medewerkers. • controleren en beheren van de impact op het milieu en de gemeenschap. • verifiëren en goedkeuren van gewerkte uren, kosten, resultaten en uitvoering van het project. Inkoop Voorraadartikelen Voor artikelen in voorraad wordt doorgaans een voorlopig contract afgesloten met leveranciers waarbij aanvulorders automatisch worden gegenereerd door het enterprise resource planning (ERP) systeem gebaseerd op de vereiste voorraadniveaus. Medewerkers van de groep dienen een voorraadlocatie te reserveren in het ERPsysteem van het bedrijf voor het aanvullen van deze artikelen.

9_10

Diensten en niet-voorraadartikelen Diensten en niet-voorraadartikelen kunnen worden gecatalogiseerd. Voor diensten en niet-voorraadartikelen moet de klant een verzoek tot inkoop aanleveren aan de afdeling inkoop. De afdeling inkoop van Rio Tinto controleert de condities en voorwaarden en genereert een inkooporder en communiceert deze met de leverancier. De afdeling inkoop van Rio Tinto zal in overleg met de interne klant de levertijd bewaking verzorgen. Inkomende goederenstroom van toeleveringsketen De inkomende goederenstroom van de toeleveringsketen ondersteunt het inkooptot-betaling proces. Wij kunnen het doeltreffende beheer van de inkomende goederenstroom van de toeleveringsketen realiseren door het coördineren van de stakeholders die betrokken zijn bij de operationele planning, het betrekken van de goederen en diensten, het afsluiten van contracten met leveranciers en het beheer van magazijnen, voorraad, transport, overdracht, externe reparaties en stamgegevens. Waar van toepassing, is de afdeling inkoop verantwoordelijk voor het: • bepalen van de geschikte normen van de toeleveringsketen voor de activiteiten van Rio Tinto; • meten en rapporteren van de prestatie van de toeleveringsketen; • uitvoeren van kwaliteitscontroles van de normen en processen voor opslag en voorraadbeheer;

• verstrekken van advies inzake de totale kosten van eigendom om de toeleveringsketen opties te kwantificeren; • uitvoeren van risicobeoordelingen van het vermogen van de toeleveringsketen per regio, bedrijfsonderdeel of categorie; • sponsoren van verbeteringsinitiatieven voor de toeleveringsketen; en • beheren van externe opslag- en logistiekaanbieders. Vermogensbeheer strategieën Samen met het bedrijfsonderdeel Technology & Innovation Group helpen wij onze interne klanten bij het ontwikkelen van vermogensbeheer strategieën die door de toeleveringsketen ondersteund kunnen worden. In ruil hiervoor dienen klanten voorafgaande kennisgeving van belangrijke veranderingen in het verbruik en prognoses te verstrekken aan de afdeling inkoop van Rio Tinto. Risicobeheer De afdeling inkoop van Rio Tinto is verantwoordelijk voor aanzienlijke uitgavenniveaus en het beheer van kritieke operationele functies. Wij werken samen met de relevante groepsmaatschappijen van Rio Tinto om geschikte risicobeheerstrategieën te ontwikkelen en in te voeren met inbegrip van, maar niet beperkt tot prijs, leveringsgarantie en contractuele bepalingen.


Relaties met leveranciers

Veilige, efficiënte en innovatieve leveranciers zijn strategisch belangrijk voor het succes van Rio Tinto. Met het oog op een eerlijke en concurrerende markt passen wij hetzelfde beoordelings- en selectieproces toe op alle potentiële leveranciers. Rio Tinto verwacht dat alle leveranciers: • zich conformeren aan onze bedrijfsdoelstellingen waaronder het - streven naar geen arbeidsongevallen (met dodelijke afloop) op de werkplek - optimaliseren van de waarde ten opzichte van de te maken kosten - verhogen van de operationele en/of energie efficiëntie - reduceren en/of elimineren van afval - reduceren van de totale kosten voor onze klanten • financieel solvabel zijn; • de directe fabrikant van de goederen of een bevoegde agent/distributeur zijn; • elektronisch zaken kunnen doen (uitzonderingen kunnen worden verleend aan leveranciers in lokale gemeenschappen waar geen geschikte infrastructuur aanwezig is);

• zich verbinden tot het leveren van goederen op basis van de algemene voorwaarden van Rio Tinto; en • een beleid handhaven dat eerlijke concurrentie en integriteit voorstaat, de naleving van de toepasselijke wetten, normen en reglementering afdwingt en het geven en ontvangen van steekpenningen verbiedt en een proces invoert voor het toezien op naleving. Wij geven de voorkeur aan leveranciers die zich net als ons verbinden tot het tot stand brengen van een duurzame leveringsketen met een focus op veiligheid, economische welvaart, sociaal welzijn, milieuzorg en deugdelijk ondernemingsbestuur. Wij erkennen dat aanzienlijke sociaaleconomische voordelen behaald kunnen worden door het lokaal betrekken van producten en diensten. Wij streven naar het werken met inheemse en andere leveranciers van de lokale gemeenschap om te garanderen dat zij de kans krijgen om goederen en diensten te leveren aan Rio Tinto ondernemingen. Zie pagina 17 voor verdere informatie. Leveranciers kunnen van de afdeling inkoop van Rio Tinto verwachten dat zij zich volledig inzetten voor het:

• over bevoegd personeel beschikken om de geleverde goederen en/of diensten te ondersteunen;

• verstrekken van leveringsgaranties en het beschermen van de groep tegen commercieel risico;

• geschikte gezondheids-, veiligheids- en milieusystemen en kwaliteitsborgsystemen en processen hanteren;

• tot stand brengen van innovatie in de toeleveringsketen; en • bevorderen van duurzame levering.

11_12

Kwalificatie van leveranciers De kwalificatie van leveranciers is kritiek voor het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van personen, een minimale impact op het milieu en de kwaliteit van goederen en diensten die aan onze klanten worden geleverd. De kwalificatie van leveranciers omvat het verkrijgen van voldoende bewijs dat een leverancier aan de minimumvereisten voor het leveren van goederen en diensten aan Rio Tinto voldoet of deze overtreft, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de beoordeling van de volgende gebieden: veiligheid, gezondheid en milieu; kwaliteitsbeheer en continue verbetering; financiële sterkte; ethiek en gemeenschapsontwikkeling; HR-beheer; diensten en referenties en; juridische en informatiebeveiliging. Voor het aanvangen van de werkzaamheden dienen alle leveranciers die toegang hebben tot een Rio Tinto bedrijfslocatie, over de geschikte kwalificaties te beschikken en op de hoogte te zijn van de interne bedrijfsregels op de locatie. E-commerce Rio Tinto streeft naar een e-commerce strategie die bestaat uit een automatisch inkoop-tot-betaling proces en de transmissie van inkooporders, facturen en verwante transactiedocumenten via een gemeenschappelijke, internetgebaseerde inkoopstructuur. Leveranciers worden aangemoedigd om op deze manier zaken te doen met Rio Tinto.

Wij erkennen de behoefte voor het ontwikkelen van lokale oplossingen in het geval dat de infrastructuur zich in afgelegen gemeenschappen bevindt. In dergelijke gevallen wordt prioriteit verleend aan een duurzaam ontwikkelingsbeleid. Aanbestedingsproces De afdeling inkoop van Rio Tinto beschouwt elektronische tools en marktplaatsen als een integraal deel van de manier waarop wij relaties onderhouden met leveranciers. Wij gebruiken deze tools actief in onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten, met inbegrip van het aanbestedingsproces. Wij versturen uitnodigingen tot inschrijving op aanbestedingen aan potentiële leveranciers waarvan Rio Tinto meent dat zij kunnen voldoen aan de gunningscriteria en die een voorafgaande selectie hebben doorstaan. Wanneer potentiële leveranciers worden uitgenodigd om in te schrijven op aanbestedingen, dan dienen zij zich verplicht aan te melden op het online inkoopsysteem van Rio Tinto. Dit registratieproces verschaft toegang tot: • de vorm van het contract of andere algemene voorwaarden waarop hun inschrijvingen gebaseerd zullen zijn; • de toepasselijke bedrijfsbehoeften en specificaties en normen voor de relevante goederen of diensten; en • instructies met betrekking tot het aanbestedingsproces.


Relaties met leveranciers

Wij streven naar het beschermen van de vertrouwelijkheid van de informatie van leveranciers en het garanderen dat een eerlijk en consistent proces wordt gehanteerd voor alle leveranciers. Opkomende markten Om aanvullende waarde te verschaffen aan onze klanten, hanteert de afdeling inkoop van Rio Tinto een strategie voor het betrekken van goederen en diensten van opkomende markten. Door samen te werken met opkomende markten streven wij naar het ontwikkelen van een meer uitgebreid leveranciersbestand dat de invoering van innovatieve en waardetoevoegende beheerstrategieën mogelijk maakt. Het is belangrijk dat alle leveranciers in de opkomende markten zich verbinden tot de naleving van dezelfde gezondheids-, veiligheids- en milieunormen, de normen voor ondernemingsbestuur en maatschappelijk verantwoord ondernemen als die van de traditionele markten. Leveranciers in de opkomende markten dienen te voldoen aan dezelfde kwalificatievereisten als alle andere leveranciers. Gunning van contracten In overleg met de interne klant overweegt de afdeling inkoop van Rio Tinto verschillende factoren bij het beslissen welke offerte, indien van toepassing, wordt geaccepteerd en of alle offertes worden geweigerd. Contracten worden uitsluitend gegund aan leveranciers die in staat zijn om:

• aan de gezondheids-, veiligheids- en milieunormen van Rio Tinto te voldoen; • aan alle inschrijvingsvereisten te voldoen; • aan de vermelde behoeften en vereiste normen van de interne klant te voldoen; • de beste offerte in te dienen met betrekking tot de relevante selectiecriteria; en • te voldoen aan de waarden omschreven in dit document en de algemene gedragscode van Rio Tinto Onze manier van werken. Wij geven de voorkeur aan leveranciers die bereid zijn om samen te werken met Rio Tinto aan kansen voor het scheppen van waarde, het aanleggen van een geschikt en commercieel adequaat leveranciersbestand en ons te helpen bij het realiseren van duurzame ontwikkelingsdoelen. Inkooporders Goederen of diensten mogen uitsluitend worden geleverd na uitgifte van een geldig ordernummer door de groepsmaatschappij aan de leverancier. Rio Tinto behoudt zich het recht voor om betaling te weigeren aan leveranciers tenzij een geldige en volledige factuur is verstrekt die naar de toepasselijke inkooporder verwijst.

13_14

Voorwaarden voor de levering van goederen en diensten Van leveranciers wordt verwacht dat zij de goederen en diensten overeenkomstig de specificaties volledig en op tijd leveren. Alle belangrijke orders dienen volledig voor de vervaldatum te worden geleverd. Behoudens enige contractuele verplichtingen dienen leveranciers de afdeling inkoop zo spoedig mogelijk in kennis te stellen van de verandering van toegezegde levertijden, hoeveelheden of locaties. Betaling Na het uitvoeren van de inkooporder en het voldoen aan de voorwaarden voor de levering van goederen en of de diensten zal betaling worden verricht bij de eerste opvolgende betalingsverwerking na de vervaldatum op de factuur. Contractbeoordelingen Tijdens de levensduur van een contract kunnen leveranciers verzocht worden om vertegenwoordigers van het desbetreffende bedrijfsonderdeel van Rio Tinto en de afdeling inkoop van Rio Tinto regelmatig te ontmoeten. Het doel van dergelijke ontmoetingen kan het beoordelen van de tenuitvoerlegging van het contract, het onderzoeken van toekomstige verbeteringskansen en/of het behandelen van uitstaande contractkwesties omvatten. Van de leverancier wordt verwacht dat zijn vertegenwoordigers deze vergaderingen bijwonen.

Gebruik van onze naam, logo en handelsmerken door leveranciers Behalve indien vereist door een toepasselijke wet of anderszins toegestaan door een contract, mogen leveranciers of potentiële leveranciers de naam, het logo of de handelsmerken van de leden van de Rio Tinto Group niet gebruiken of openbare aankondigingen of bekendmakingen doen met betrekking tot het onderwerp van hun contract of hun transacties met de leden van de Rio Tinto Group zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de desbetreffende onderneming.


Onze werkplek

De volgende informatie dient samen met de algemene gedragscode van Rio Tinto Onze manier van werken te worden gelezen die informatie bevat over onze toezeggingen en ondersteunende referentiedocumenten en onze verwachtingen van het gedrag van medewerkers. Veiligheid Wij streven naar een incidenten ongevalvrije werkomgeving. Ons doel is nul ongevallen. De volledige en consistente invoering van de veiligheidsnormen, -systemen en – procedures van Rio Tinto is vereist overal waar wij onze activiteiten uitvoeren. Het gedrag van alle medewerkers draagt bij aan een incidenten ongevalvrije werkomgeving. Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten ook van de ondernemingen waarmee we samenwerken dat zij zich inzetten voor de gezondheid en veiligheid. Als minimumvereiste dienen onze leveranciers alle veiligheidsvereisten na te leven van de groepsmaatschappijen van Rio Tinto waarmee zij zaken doen. Wij geven de voorkeur aan leveranciers die: • gezondheids- en veiligheidsrisico’s verbonden aan producten beheren en communiceren; • zich inzetten voor gezondheids- en veiligheidsbeheer en het elimineren van ongevallen en ziekten op de werkplek; en

• een proces hanteren voor het toezien op de naleving van het veiligheidsbeleid, zowel intern als extern, met inbegrip van regelmatige controles, beoordelingen en veiligheidsrapporten. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie over het veiligheidsbeleid en ondersteunende documentatie. Gebruik van verdovende middelen en alcohol Het is niet toegestaan om illegale drugs te bezitten of te gebruiken of onder de invloed te verkeren van alcohol of drugs tijdens het werken bij groepsmaatschappijen of op bedrijfslocaties van Rio Tinto. Wat wij van onze leveranciers verwachten Leveranciers dienen de normen met betrekking tot het gebruik van drugs en alcohol van Rio Tinto na te leven tijdens het werken bij groepsmaatschappijen of op bedrijfslocaties van Rio Tinto. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Gezondheid Wij streven naar het beschermen van de gezondheid en het welzijn van de mensen met wie wij werken.

15_16

Wat wij van onze leveranciers verwachten

Wat wij van onze leveranciers verwachten

Wij verwachten van onze leveranciers dat zij alle gezondheidsvereisten naleven van de desbetreffende bedrijfsonderdelen van Rio Tinto. Wij verwachten tevens van leveranciers dat zij zich inzetten voor het invoeren van verantwoordelijke gezondheidsbeheerprogramma’s en het elimineren van beroepsziekten.

Wij verlangen van onze leveranciers dat zij de toepasselijke wetten, normen en reglementering naleven. Wij veroordelen en verbieden dwangarbeid, schuldarbeid en kinderarbeid. Wij geven de voorkeur aan leveranciers die een beleid hanteren dat vergelijkbaar is met het beleid van Rio Tinto, en die zich niet schuldig maken aan schending.

Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Medewerkers Wij respecteren de rechten en waardigheid van onze medewerkers bij onze ondernemingen en de werknemers van onze zakelijke partners. Wij vereisen veilige en doeltreffende werkrelaties op alle niveaus bij Rio Tinto zoals uiteengezet in Onze manier van werken. Indien medewerkers of toeleveranciers ernstige problemen onder de aandacht willen brengen of ongepast gedrag willen melden, dan moedigen wij hen aan om het SpeakOUT programma te gebruiken. Informatie over Speak-OUT, met alle lokale contact telefoonnummers, is beschikbaar bij alle bedrijfslocaties van Rio Tinto.

Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten.


Milieu, duurzame ontwikkeling en mensenrechten

De volgende informatie dient samen met de algemene gedragscode van Rio Rinto Onze manier van werken te worden gelezen die onze toezeggingen en ondersteunende documenten en verwachtingen van het gedrag van medewerkers bevat. Milieu Een uitmuntende zorg voor het milieu en product zijn essentieel voor het succes van ons bedrijf. Wij beheren milieurisico’s door het hanteren van groepsbrede normen, strategieën, doelen en systemen. Wat wij van onze leveranciers verwachten De naleving van alle milieu-eisen van de desbetreffende groepsmaatschappij van Rio Tinto is verplicht. Als een minimumvereiste verwachten wij van onze leveranciers dat zij zich volledig inzetten voor: • verantwoordelijk milieubeheer; • het elimineren van milieu-incidenten; • het minimaliseren van afval; • verantwoordelijke gebruik van hulpbronnen; • productzorg; • het reduceren van de impact van klimaatverandering met inbegrip van broeikasgassen; • het hanteren van een voorzorgsbenadering voor milieu-uitdagingen;

• het bevorderen van meer milieuverantwoordelijkheid en het ontwikkelen en gebruiken van milieuvriendelijke technologieën; • het beheren en beschermen van de biodiversiteit; en • duurzaam waterbeheer. Wij waarderen een consistente naleving van milieunormen en het herstel van verstoringen van het milieu. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Duurzame ontwikkeling Wij streven naar een duurzame toeleveringsketen met een focus op veiligheid, economische welvaart, sociaal welzijn, milieuzorg en deugdelijk ondernemingsbestuur. Wanneer wij verwijzen naar duurzame ontwikkeling bij Rio Tinto dan bedoelen wij ontwikkeling waarbij aan de behoeften van de huidige generatie tegemoet wordt gekomen zonder dat toekomstige generaties eenzelfde kans wordt ontnomen; het ontwikkelen en stimuleren van een deugdelijk beleid en stelregels binnen ons bedrijf en de lokale en internationale gemeenschappen waarmee wij relaties onderhouden om te waarborgen dat alles wat wij doen tot een betere toekomst voor ons allen zal leiden.

17_18

Wij verwachten van onze medewerkers en leveranciers dat zij geïnformeerde keuzes maken en hun benadering van het betrekken van goederen, inkoop en logistiek waar nodig zullen aanpassen om de strategie van onze interne klanten te ondersteunen. Deze benadering stelt ons in staat om: • risico’s beter te analyseren en te beheren; • bedrijfsopties te scheppen voor Rio Tinto, haar leveranciers en klanten; • kosten te reduceren; • de beste medewerkers aan te trekken, te trainen en te ontwikkelen; • toegang te verkrijgen tot nieuwe markten en hulpbronnen; • betere producten aan onze klanten te leveren; • een oprecht respect voor inheemse mensen, hun taal, cultuur, doelen en ambities aan te moedigen; en • bij te dragen aan de lange-termijn welvaart van de gemeenschappen waarin wij onze activiteiten uitoefenen. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Lokale en inheemse leveranciers Wij erkennen dat aanzienlijke sociaaleconomische voordelen verkregen kunnen worden door het lokaal betrekken van goederen en diensten. Wij streven naar het beoordelen van lokale leveringsopties als

deel van onze inkoopstrategie. Wij moedigen onze leveranciers tevens aan om samen met ons onze duurzame ontwikkelingsdoelstellingen te realiseren door middel van initiatieven zoals: • kennisoverdracht; • mentorschap programma’s; en • bedrijfsadviesdiensten. Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten dat leveranciers de toepasselijke nationale wetten en vereisten van onze bedrijfsonderdelen naleven. Wij geven de voorkeur aan leveranciers wiens praktijken blijk geven van het hanteren van duurzame ontwikkelingsprincipes die Rio Tinto helpen bij het realiseren van duurzame ontwikkelingsdoelstellingen. Wij verlangen van onze leveranciers dat ze milieunormen naleven en verantwoordelijke, productieve relaties met de gemeenschap onderhouden. Wij geven de voorkeur aan leveranciers wiens bedrijfsrelaties een positief en blijvend effect zullen hebben op de gemeenschappen waarin wij onze activiteiten uitvoeren. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten.


Milieu, duurzame ontwikkeling en mensenrechten

Mensenrechten Wij ondersteunen en respecteren de mensenrechten vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, en streven actief naar het voorkomen dat wij medeplichtig zijn aan de schending van mensenrechten door anderen. Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten dat onze leveranciers een beleid hanteren dat de fundamentele mensenrechten en waardigheid van het individu respecteert, zonder enig onderscheid te maken, met inbegrip van het recht op leven, vrijheid en onschendbaarheid van personen, vrijheid van slavernij en wreedheid en aanspraak op gelijke bescherming door de toepasselijke wetten en grondwetten. Wij verwachten dat onze leveranciers een proces hanteren om naleving af te dwingen. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten

19_20 Zakelijke integriteit

Het standpunt van de afdeling inkoop ten opzichte van zakelijke integriteit dient samen met de algemene gedragscode van Rio Tinto Onze manier van werken te worden gelezen, die informatie over onze toezeggingen en ondersteunende documenten bevat.

of om andere oneigenlijke voordelen gericht op zakelijk of financieel gewin te behalen.

Mededinging en anti-trust

Raadpleeg Onze manier van werken voor verdere informatie en ondersteunende documenten.

Rio Tinto ondersteunt het principe van vrije, eerlijke concurrentie. Medewerkers en toeleveranciers dienen met een advocaat van de Rio Tinto Group te spreken indien zij twijfelen omtrent de te nemen actie. Raadpleeg Onze manier van werken en de antitrustnormen en richtsnoeren van Rio Tinto voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten van onze leveranciers en hun personeel dat zij alle toepasselijke wet- en regelgeving, regels en besluiten met betrekking tot anti-trust en oneerlijke concurrentie en handelspraktijken naleven. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Omkoping en corruptie Rio Tinto verbiedt iedere vorm van omkoping en corruptie met inbegrip van ‘steekpenningen’ hetzij direct of indirect, om zakelijk voordeel te verkrijgen of te behouden

Alle overeenkomsten van lastgeving en donaties aan liefdadige instellingen dienen te conformeren aan de Business integrity standards van Rio Tinto.

Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten dat onze leveranciers de beleidslijnen en normen met betrekking tot omkoping en corruptie van Rio Tinto respecteren en naleven. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Geschenken, entertainment, reizen en dagvergoedingen Geschenken en entertainment mogen niet worden gegeven of ontvangen als een beloning of aanmoediging in ruil voor een voorkeursbehandeling. In bepaalde omstandigheden is het geven en ontvangen van bescheiden geschenken en entertainment aanvaardbaar na voorafgaande toestemming van het Rio Tinto management. Raadpleeg Onze manier van werken en de toepasselijke normen inzake Zakelijke integriteit van Rio Tinto voor verdere informatie over aanvaardbare geschenken en entertainment.


Zakelijke integriteit

Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten van onze leveranciers dat zij de normen inzake Zakelijke integriteit van Rio Tinto respecteren en naleven en zich onthouden van het aanbieden van ongepaste geschenken en entertainment aan werknemers van Rio Tinto. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken en de toepasselijke normen inzake Zakelijke integriteit van Rio Tinto raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Geheimhouding Wij moeten de vertrouwelijke informatie van Rio Tinto en de aan ons verstrekte vertrouwelijke informatie door anderen, met inbegrip van klanten en leveranciers, te allen tijde beschermen. Alle leveranciergegevens met inbegrip van prijsstelling, tekeningen en knowhow dienen strikt vertrouwelijk te worden behandeld en uitsluitend voor het bestemde doel te worden gebruikt. De gegevens worden beveiligd bewaard overeenkomstig het inkoopbeleid en de documentatienormen van Rio Tinto. Raadpleeg Onze manier van werken voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Wat wij van onze leveranciers verwachten Alle leveranciers van Rio Tinto dienen de intellectuele eigendomsrechten van Rio Tinto te respecteren en te beschermen bij het uitvoeren van hun activiteiten. Intellectuele

eigendommen van Rio Tinto die direct of indirect aan een leverancier worden verstrekt voor het uitvoeren van activiteiten, mogen uitsluitend voor het bestemde doel worden gebruikt. Bovendien verbinden leveranciers zich tot het beveiligd, veilig en vertrouwelijk opslaan en onderhouden van de intellectuele eigendommen van Rio Tinto en tot het niet openbaar maken aan derden, met inbegrip van toeleveranciers zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Rio Tinto. Daar waar een leverancier voornemens is om informatie bekend te maken aan de groep die vertrouwelijke informatie is van de leverancier, dient de leverancier Rio Tinto voor de bekendmaking hiervan op de hoogte te stellen en ervoor te zorgen dat een niet-openbaarmakingsovereenkomst of gelijkwaardige overeenkomst is afgesloten. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten. Belangenverstrengeling Wij moeten er allemaal voor zorgen dat onze persoonlijke activiteiten en belangen niet in tegenstrijd zijn met onze verantwoordelijkheid jegens Rio Tinto. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling dient te worden vermeden. Belangenverstrengeling kan o.a. de volgende vorm aannemen: • een externe zakelijke relatie met, of een belang in, een leverancier, klant of concurrent;

21_22

• een zakelijke relatie namens Rio Tinto met personen die familieleden of persoonlijke vrienden zijn of met een onderneming waarover een dergelijke persoon zeggenschap uitoefent;

Internationale bedrijfsactiviteiten Wij opereren wereldwijd en dienen ons derhalve te houden aan nationale en lokale wetten en regelgeving en zijn onderhevig aan risico’s die van land tot land variëren.

• een functie waarin u invloed heeft op of zeggenschap in de functiebeoordeling of beloning van een persoon die een familielid is of een persoon met wie u een romantische relatie heeft; en

Raadpleeg Onze manier van werken voor onze toezeggingen en ondersteunende documenten met betrekking tot het wereldwijd uitvoeren van bedrijfsactiviteiten.

• het direct of indirect aannemen van ander persoonlijk voordeel dan bescheiden geschenken of entertainment van een persoon of organisatie die zaken doet of van plan is zaken te doen met Rio Tinto, ongeacht de zakelijke transactie. Raadpleeg Onze manier van werken en de toepasselijke normen inzake zakelijke integriteit van Rio Tinto voor verdere informatie over belangenverstrengeling. Wat wij van onze leveranciers verwachten Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken zullen raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten en de normen inzake Zakelijke integriteit van Rio Tinto zullen respecteren en naleven en geen zakelijke kansen zullen najagen in het geval van een belangenverstrengeling.

Wat wij van onze leveranciers verwachten Van leveranciers wordt verwacht dat ze alle toepasselijke wetten met betrekking tot import en export en douanevoorschriften, regels en controles voor de levering van goederen aan bedrijfsonderdelen van Rio Tinto naleven. Wij verwachten dat onze leveranciers Onze manier van werken raadplegen voor verdere informatie en ondersteunende documenten met betrekking tot internationale bedrijfsactiviteiten.

Rio Tinto plc 2 Eastbourne Terrace London W2 6LG United Kingdom

Rio Tinto Limited 120 Collins Street Melbourne, Victoria 3000 Australia

T +44 (0)20 7781 2000

T +61 (0)3 9283 3333

December Inkoopbeleid van

Recommend Documents