Inkoopbeleid gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede 2012

CVDR

Nr. CVDR339220_1 1 juli 2016

Officiële uitgave van Bunnik.

Samen Slim Kopen Inkoopbeleid gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede 2012 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Voor u ligt het inkoopbeleid van de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede 2012. In januari 2010 heeft het MT van gemeente Bunnik en het DT van gemeente Wijk bij Duurstede besloten intensiever te gaan samenwerken op inkoopgebied. Samenwerking tussen Bunnik en Wijk bij Duurstede is de norm. Ook op andere beleidsdomeinen wordt meer de samenwerking gezocht. Beide gemeenten hebben in oktober 2010 besloten om één gemeenschappelijk inkoopbeleid te gaan vaststellen. Voor u ligt het resultaat van dit besluit. e

Met vaststelling van onderliggend inkoopbeleid komt het inkoopbeleid 1 helft 2006 te vervallen. Met deze nota streven gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede naar een verdere professionalisering op het gebied van inkopen. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede. Het doel ervan is het vastleggen van alle uitgangspunten die de gemeenten hanteren bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele thema’s ‘duurzaamheid’ en ‘maatschappelijk verantwoord inkopen’. Dit beleid biedt medewerkers en externe leveranciers van de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede een handvat voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Het herijkt de visie over hoe een professionele inkoopfunctie vorm gegeven dient te worden. De titel van deze nota samen slim inkopen is bewust gekozen. Door inkoopvolumes te bundelen kunnen synergievoordelen worden gerealiseerd. Met dit gemeenschappelijk inkoopbeleid zijn de uitgangspunten, inkoop- en adviesdrempels gelijk, dit vergemakkelijkt het toepassen van het inkoopbeleid door productverantwoordelijken/budgethouders bij het gezamenlijk inkopen in de praktijk. Het gezamenlijk aanbesteden kan op deze wijze efficiënter en effectiever worden uitgevoerd. Om een handvat te geven is in het inkoopprocesbeschrijving een stappenplan opgenomen, hoe om te gaan bij inkoop van leveringen, diensten en werken. 1.2. Huidige situatie Dat de gemeentelijke organisatie meer tijd kwijt zal zijn aan procedures en registraties, sinds de invoering van Europese regelgeving, is vaststaand en onvermijdbaar. Als onderdeel van deze regelgeving en wetgeving is het de groeiende hoeveelheid jurisprudentie die het gemeenten steeds beter duidelijk maakt hoe de regels geïnterpreteerd moeten worden. Ook blijkt dat er risico’s worden genomen met het niet naleven van de aanbestedingsvoorschriften, daar deze strikt uitgelegd en gehandhaafd worden. Uit de jurisprudentie blijkt verder dat de werkingssfeer van de Europese richtlijnen zich niet beperkt tot de daarin opgenomen Europese drempelwaarden, maar ook onder deze Europese drempels. Vooral dit laatste brengt de toename in werkbelasting met zich mee. Dit beleid is getoetst op het voldoen aan naleving van wet- en regelgeving, gerelateerd aan een minimale ambtelijke belasting. De afgelopen jaren is er het nodige gedaan om inkoop op de kaart te zetten. Inkoopagenda’s van gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede zijn in kaart gebracht. Medio 2009 is een Inkoopdiagnose(spendanalyse) uitgevoerd voor beide gemeenten gezamenlijk en afzonderlijk. Deze zogenaamde inkoopdiagnose geeft inzicht in de totaaluitgaven uitgesplitst naar productgroepen, afdelingen en leveranciers voor beide gemeenten samen en afzonderlijk. Door de inkoopdiagnose is meer inzicht verkregen in de mogelijkheden om productgroepen gezamenlijk in te kopen. Uit de analyse van de inkoopdiagnose is een Plan van Aanpak Investeringen en Quick wins voor gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede vastgesteld. Zo hebben gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede in 2008 gezamenlijk een beïnvloedbaar inkoopvolume van 30 miljoen euro, verdeeld over 1723 leveranciers. Hier staan 11.841 facturen tegenover. 70% van het beïnvloedbaar inkoopvolume wordt veroorzaakt door 5% van de leveranciers. Naar aanleiding van het Plan van Aanpak zijn gezamenlijke aanbestedingen uitgevoerd, in uitvoering en in voorbereiding. 1.3. Ontwikkelingen Er is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met aanbestedingen. Er zijn voordelen behaald en lagere integrale kostprijzen gerealiseerd. Daar tegenover staat, dat het doen van aanbestedingen relatief veel tijd kost. Zeker als de inkoopbehoeften voor een laag bedrag zijn geraamd of begroot, staat de inkoopinspanning niet altijd in verhouding tot het mogelijk te behalen voordeel. In dit kader is reeds in

1

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

2009 besloten de vastgestelde laagste inkoopdrempel van het inkoopbeleid waarboven minimaal 3 offertes moeten worden aangevraagd op € 50.000 te stellen (De meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure). De huidige inkoop adviesdrempel (drempel waarboven verplicht advies moet worden gevraagd), is voor Bunnik € 10.000, voor Wijk bij Duurstede € 50.000. Om aan de wens van de Raad en het College van gemeente Wijk bij Duurstede tegemoet te komen om de interne beleidsregels Inkoop te versterken stellen wij de inkoop adviesdrempel op € 25.000. Om het Inkoopbeleid tussen beide gemeenten te synchroniseren wordt de inkoop adviesdrempel van gemeente Bunnik naar boven bijgesteld op € 25.000. Dit is ook in lijn met de gemiddelde adviesdrempel van de regiogemeenten. De consequenties hiervan zijn, dat de werkbelasting in Bunnik zal worden verlaagd en in Wijk bij Duurstede zal worden verhoogd. Per saldo zullen de advies raadplegingen waarschijnlijk gelijk blijven omdat door de bezuinigingen in de komende jaren veel investeringen worden uitgesteld. Deze beweging wordt versterkt door externe en interne ontwikkelingen. Onderstaand de externe- en interne ontwikkelingen op een rij. 1.4. Toename van jurisprudentie op het gebied van Aanbestedingen Bij zowel leveranciers als aanbestedende diensten is de kennis op het gebied van aanbesteden enorm toegenomen. Dit betekent een toename in de complexiteit van het aanbesteden en de behoefte van inkopende ambtenaren van de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede aan een aanvullende rol van de inkoopadviseur, naast advisering en ondersteuning bij het aanbesteden. Daarnaast wordt het wijzen op juridische risico’s uit het Aanbestedingsrecht, bij het niet op de juiste wijze aanbesteden van opdrachten steeds belangrijker. De drempel voor leveranciers om naar de rechter te gaan om een kort geding aan te spannen wordt steeds lager. 1.5. Nieuw contract Biga met Preferred suppliership Per 1 januari 2009 is SWZ overgenomen door Biga. Biga heeft in haar contract met de deelnemende GR gemeenten Preferred suppliership bedongen. Onder Preferred suppliership wordt verstaan dat bij inkoop van werken of diensten op het terrein van Biga, Biga in de gelegenheid moet worden gesteld om een aanbieding te maken, alvorens een dergelijk verzoek aan derden te doen. Achterliggende gedachte is om aan de orderportefeuille van Biga zoveel mogelijk bij te dragen binnen de kaders van het gemeentelijk Inkoopbeleid, landelijke wetgeving en Europese regelgeving. Het gaat o.a. om de productgroepen groen, schoonmaak, grafisch (repro) en re-integratieactiviteiten. Eind 2010 zijn regionaal uitvoeringsafspraken in de vorm van een Convenant door het Bestuur SWZ vastgesteld. Begin 2011 is dit Convenant vastgesteld door het Bestuur van de deelnemende GR gemeenten. 1.6. Rechtsbeschermingsrichtlijnen WIRA (Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden) Voor Europees aanbesteden geldt een motiveringsplicht bij gunningsbeslissingen. Gemeenten zijn verplicht afgewezen partijen in gunningsbrieven te informeren waarom zij worden afgewezen. Een afgewezen partij kan dan beoordelen of zij tegen de gunningsbeslissing wil opkomen bij de rechter. Een opschortende termijn van minimaal 15 dagen tussen de gunningsbeslissing en het sluiten van de overeenkomst moet worden gehanteerd (Alcatel termijn). 1.7. Duurzaam Inkopen en Sociale Voorwaarden In het Klimaatakkoord tussen rijksoverheid en gemeenten is afgesproken, dat zij zich gaan inspannen voor een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland. Gemeenten hebben gezamenlijk een groot inkoopvolume en kunnen door duurzaam in te kopen een belangrijke bijdrage leveren aan de neergelegde ambities. De gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Deze visie wordt vanuit de VNG ondersteund. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft een hogere ambitie om al in 2011 100% duurzaam in te kopen. Agentschap NL (voorheen SenterNovem) een onderdeel van EZ heeft hiervoor duurzaamheidcriteria vastgesteld voor 45 productgroepen, deze criteria moeten door overheden worden meegenomen in het Inkoopproces. Communicatie verloopt via de website www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria. Medio 2011 heeft de rijksoverheid naast milieucriteria ook Sociale voorwaarden (de zogenaamde generieke ILO normen) vastgesteld en gepubliceerd die bij Europese aanbestedingen moeten worden meegenomen in het inkoopproces. Het gaat hier om verplichtingen van de opdrachtnemer, gericht op het respecteren van de algemene mensenrechten en meer specifiek de 4 fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO). Deze 4 generieke normen zijn 1) vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen 2) afschaffing van dwangarbeid en slavernij 3) effectieve afschaffing van kinderarbeid 4) vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep.

2

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

1.8. Millennium- en Fair Trade Gemeente Gemeente Bunnik is Millennium- en Fair Trade Gemeente. Dit betekent dat de gemeente de aanvullende normen van de ILO (International Labour Organisation) naast de duurzaamheidscriteria wil meenemen in aanbestedingen voor de productgroepen drankautomaten, catering, bedrijfskleding en bloemen. Het betreft de productgroepen waar maatschappelijk gedragen keteninitiatieven bestaan met aanvullende normen inzake leefbaar loon/inkomen, eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering, werktijden, veiligheid en gezondheid op de werkplek. 1.9. Social return Social return is het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Het gaat hier om het inzetten van SW-geïndiceerden, uitkeringsgerechtigden, vroegtijdige schoolverlaters en leerlingen van praktijkscholen. De gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede willen waar mogelijk Social return toepassen. Dit betekent dat bij opdrachten van minimaal € 250.000 waar mogelijk, gebruik wordt gemaakt van mensen -bij voorkeur uit de gemeente Bunnik en/of Wijk bij Duurstede - met een uitkering of anderszins een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Verder zijn beide gemeenten van mening dat ook opdrachten aan SW-bedrijven en sociale ondernemers zoveel mogelijk tegen marktconforme prijzen moeten worden uitgevoerd 1.10. Contractbeheer Beide gemeenten hebben met het oprichten van een gezamenlijke werkgroep Contractbeheer gemeentebreed contracten geïnventariseerd en geanalyseerd. Een registratiesysteem met een Contractmodule is aangeschaft om de geïnventariseerde lopende schriftelijke meerjarige contracten te registreren. Daarnaast zijn Contractbeheer procesbeschrijvingen ontwikkeld. Contractbeheer draagt bij aan een betere control en interne risicobeheersing van de organisatie, door het beheren van contracten. Door Contractbeheer verkrijgt men meer inzicht in gemeentebrede contracten, worden betere en snellere beslissingen genomen. Implementatie van Contractbeheer voor beide gemeenten wordt eind 2011 gerealiseerd. 1.11. Gestandaardiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden opgesteld door de VNG In 2008 zijn zowel voor gemeente Bunnik als gemeente Wijk bij Duurstede de Algemene Inkoopvoore

waarden afzonderlijk van elkaar vastgesteld. Deze zijn nog niet meegenomen in het Inkoopbeleid 1 helft 2006. Om het inkoopbeleid van gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede te synchroniseren wordt geadviseerd de uniforme en gestandaardiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG te gebruiken. In de praktijk blijkt dat regelmatig het inkoopproces wordt vertraagd door onderhandelingen e

met leveranciers op artikelniveau uit de Inkoopvoorwaarden. Het 1 concept is reeds ontwikkeld door de VNG, de definitieve Algemene Inkoopvoorwaarden zijn begin 2012 gereed. Deze voorwaarden zijn getoetst door een groot aantal gemeenten en voldoen aan de laatste actuele ontwikkelingen op gebied van inkoop. Bij uitstel van de VNG voorwaarden wordt gebruik gemaakt van de separate Algemene Inkoopvoorwaarden van beide gemeenten. Het beeld bestaat dat deze Algemene Inkoopvoorwaarden niet altijd worden gebruikt bij aanbestedingen. De gemeenten staan juridisch sterker bij het van toepassing verklaren van de Algemene Inkoopvoorwaarden aan de voorkant van het inkoopproces (bij het versturen van offerteaanvragen of bij aankondigingen van Openbare aanbestedingen). 1.12. Conceptvoorstel Aanbestedingswet In april 2009 publiceerde het Ministerie van Economische Zaken een 1e concept voorstel voor de nieuwe Aanbestedingswet. Dit voorstel heeft het niet gehaald. De nadruk ligt nu bij het 2e voorstel op het “hernieuwd” implementeren en “toegankelijker maken” van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Aanvang 2011 is een nota van wijzigingen naar de Kamer gestuurd, met verplichtingen onder de EU drempels. De nieuwe wet treedt waarschijnlijk medio 2012 in werking. Daarmee neemt het belang van een actueel vastgesteld eigen Inkoopbeleid toe. 1.13. Toename digitalisering van het aanbestedingsproces 5 jaar geleden vonden publicaties van aanbestedingen voornamelijk nog plaats door middel van dure advertenties in landelijke bladen of op gemeentepagina’s van lokale media. Tegenwoordig wordt digitaal gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en gemeentelijke websites. Dit heeft invloed op de werkwijze die momenteel wordt gehanteerd. Met de nieuwe Aanbestedingswet wordt Tenderned aanbevolen als de nieuwe publicatiesite voor aanbestedingen, waarin gebruikt wordt gemaakt van uniforme

3

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

Eigen Verklaringen voor alle aanbestedende diensten. Daarnaast ontstaan er steeds meer digitale Marktplaatsen voor overheden om snel en flexibel in te kunnen kopen (bijv. inhuur personeel). Met de totstandkoming van dit beleid wordt de handelingsvrijheid van bestuur en medewerkers duidelijk. Met de vaststelling van dit beleid en de werkprocessen is tevens toetsing van de gemeentelijke inkopen aan de wettelijke aanbestedingsrichtlijnen gewaarborgd.

2. Samenvatting In dit beleid staan de uitgangspunten verwoord van de wijze waarop de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede haar rol als overheidsopdrachtgever op een professionele en verantwoorde wijze wil (doen) vervullen. De gemeentebesturen stellen het naleven van dit Inkoopbeleid uitdrukkelijk verplicht. Het volledige gemeentelijke inkoopbeleid wordt vastgelegd in de volgende documenten: Deze beleidsnota incl. bijlage 1 t/m 3, die de kaders voor het handelen schetsen; · De gemeentelijke Algemene Inkoopvoorwaarden opgesteld door de VNG; · Inkoopproces beschrijving, bijlage 3 · Het Intranet kan worden geraadpleegd om inkoopprocedures, checklists en handreikingen na te lezen; De uitgangspunten van het beleid zijn gestoeld op de onderstaande doelstellingen, waarbij geldt dat aan wet- en regelgeving te allen tijde moet worden voldaan: Het naleven van Europese en landelijke wet- en regelgeving, inclusief de integriteitbeginselen. · · · ·

Het bereiken van een hoge mate van inkoopeffectiviteit. Het bereiken van een hoge mate van inkoopefficiency. Het bereiken van een hoge mate van duurzaam inkopen

Interne- en externe ontwikkelingen op het gebied van aanbesteden maken het belang om het huidige inkoopbeleid aan te passen en een vervolgstap op het pad naar professioneel inkopen binnen de gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede te zetten. Vanuit organisatorische -, economische- , juridische en ideële uitgangspunten zijn in verschillende hoofdstukken het speelveld, de doelen, concrete actiepunten en aandachtspunten benoemd. Onderstaand zijn de belangrijkste uitgangspunten verkort weergegeven: Organisatorische: De adviesdrempel wordt gewijzigd naar € 25.000, dit is de drempel waarboven verplicht advies aan de inkoopadviseur moet worden gevraagd. Het verplicht vroegtijdig inschakelen van de inkoopadviseur boven de adviesdrempel bij inkooptrajecten, dit maakt het mogelijk om een integraal inkoopvoordeel te behalen Schriftelijke meerjarige gemeentebrede contracten worden geregistreerd in de contractendatabank Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) wordt gebruikt i.p.v. de verouderde UAR2001. Economische: Vraagbundeling van soortgelijke inkoopbehoeften tussen gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede is de norm. Dit geldt ook voor de inkoopsamenwerking met regiogemeenten. Als gunningcriteria wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van ‘de economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). Naast de prijs, worden ook aspecten als kwaliteit, duurzaamheid, onderhoudskosten en zo verder meegenomen. Bij het vaststellen van geschiktheidseisen aan leveranciers moet de eis in redeljke verhouding staan met de aard en omvang van de opdracht (Proportionaliteitsbeginsel). In de voorbereidingsfase van het inkoopproces wordt marktonderzoek en marktconsultatie uitgevoerd. Gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede streven zoveel mogelijk naar het afsluiten van Raamcontracten. Juridische: De gestandaardiseerde, universele gemeentelijke Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG worden gebruikt bij het inkopen van leveringen en diensten. Voor Europees aanbesteden geldt een motiveringsplicht bij gunningsbeslissingen. Gemeenten zijn verplicht afgewezen partijen in gunningsbrieven te informeren waarom zij worden afgewezen. Dit is vastgesteld in de nieuwe Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA). Ideële:

4

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

-

-

-

-

-

-

De gemeente Bunnik streeft naar 100% duurzaam in te kopen in 2015. Gemeente Wijk bij Duurstede zelfs al in 2011. De door de rijksoverheid ontwikkelde duurzaamheidscriteria voor 45 productgroepen zijn de basis voor toepassen van deze minimum eisen in aanbestedingen. De duurzaamheidscriteria worden waar mogelijk overgenomen bij inkopen en aanbestedingen. Wanneer dit tot onoverkomelijke financiële of technische bezwaren leidt kan via het college worden afgeweken. Aan leveranciers worden bij Europese aanbestedingen gevraagd de generieke sociale normen van de ILO (International Labour Organisation) te onderschrijven. Deze sociale voorwaarden worden in de contracteerfase met de opdrachtnemer uitgewerkt. Gemeente Bunnik is Millennium- en Fair Trade gemeente. Dit betekent dat bij inkoop van dranken en bedijfskleding ook de aanvullende normen, waar al maatschappelijk gedragen keteninitiatieven bestaan, betreffende leefbaar loon/leefbaar inkomen en eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering moeten worden meegenomen in het inkoopproces. Social return. De gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede willen bij opdrachten van minimaal € 250.000 waar mogelijk gebruik maken van mensen -bij voorkeur uit de gemeente Bunnik en/of Wijk bij Duurstede - met een uitkering of anderszins een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Preferred suppliership Biga. Bij inkopen van werken of diensten op het terrein van Biga(schoonmaak, groenvoorziening en repro) wordt eerst aan Biga gevraagd of zij een werk of dienst kan uitvoeren. Alvorens een verzoek aan derden te doen. Een eventuele afwijzing zal door de desbetreffende gemeente met redenen worden omkleed.

De digitale versie van de Uitgangspunten van het inkoopbeleid(Excel) worden bijgewerkt met de door de besturen geaccordeerde mutaties. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld en door de inkoopadviseur gecommuniceerd. De gebruiker wordt verantwoordelijk gesteld voor de verificatie dat er gewerkt wordt met de meest actuele versie. Het beleid kent 3 bijlagen: Bijlage 1 Uitgangspunten inkoopbeleid, een samenvatting in schemavorm in Excel Bijlage 2 Definities Bijlage 3 Inkoopproces beschrijving

3. Organisatorische uitgangspunten Organisatorische uitgangspunten bepalen de manier waarop aspecten van inkoop ingebed worden in het handelen. De wijze waarop dit gebeurt, is van invloed op de inkoopefficiency. Met de organisatorische uitgangspunten moet, rekening houdend met bestaande structuren, bereikt worden dat inkoop als organisatorische functie maximaal effect scoort bij een minimale inspanning. 3.1. Consulentschap De gemeenten hebben gekozen voor een inkoopconsulentschap, wat inhoudt dat de inkoopadviseur zelf niet(s) inkoopt maar de materiedeskundigen(budgethouders) ondersteunt en adviseert. Een advies is verplicht vanaf het drempelbedrag van € 25.000,-. Raadpleeg voor actuele bedragen de Uitgangspunten van het Inkoopbeleid(Excel) op het Intranet. In ieder adviestraject wordt stelselmatig getoetst, door de inkoopadviseur op doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaamheid. Ook wel het gecoördineerde inkoopmodel genoemd. 3.2. Materiedeskundigheid De inkopende ambtenaar(budgethouder) vervult de rol van materiedeskundige. Waar de inkoopadviseur het inkoopproces ondersteund, is de materiedeskundige verantwoordelijk voor de kwaliteit van in te kopen diensten, leveringen of werken. Hij / zij zorgt voor de inbreng van voldoende materiedeskundigheid, ongeacht de herkomst van deze kennis. 3.3. Mandaatregeling en regeling Productverantwoordelijkheid(B) / Budgetregeling(WbD) In de Mandaatregeling (Bunnik) hebben burgemeester en wethouders hun bevoegdheid om financiële verplichtingen voor de gemeente aan te gaan formeel aan productverantwoordelijken, subproductverantwoordelijken en toeleveranciers gemandateerd. Productverantwoordelijken en subproductverantwoordelijken hebben ingevolge de Regeling Productverantwoordelijkheid (Bunnik) de opdracht om de tot hun organisatieonderdeel behorende taakstelling te realiseren. In de werkbegroting zijn deze (sub) productverantwoordelijken aangewezen. De subproductverantwoordelijken mogen een deel van het budget warvoor zij verantwoordelijk zijn overdragen aan een medewerker (de toeleverancier) van de betrokken toeleverende afdeling. In de Regeling Productverantwoordelijkheid (Bunnik) staan de voorwaarden en beperkingen die voor de (sub) productverantwoordelijken en toeleveranciers gelden bij het aangaan van financiële verplichtingen, zoals het ondertekenen van contracten.

5

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

In de Mandaatregeling (WbD) hebben burgemeester en wethouders hun bevoegdheid om financiële verplichtingen voor de gemeente aan te gaan formeel aan budgethouders. Deze Mandaatregeling regelt het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan en/of door de gemeente te leveren onroerende, roerende goederen of diensten. Overeenkomsten mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de Budgetregeling (WbD). De Budgetregeling (WbD) regelt de bevoegdheid wie contracten mogen ondertekenen. In het licht van professioneel inkopen worden ambtenaren beschouwd als de materiedeskundigen. Het Inkoopbeleid ziet niet toe op financiële bevoegdheden en dient uitdrukkelijk gehanteerd te worden naast de Mandaatregeling, Regeling Productverantwoordelijkheid enBudgetregeling. 3.4. Gebruik maken van ondersteunende regelingen Eén doelstelling van het inkoopbeleid is het werken aan professioneel opdrachtgeverschap. Twee ingrediënten daar weer van zijn duidelijkheid over de inhoudelijke afbakening van de opdracht en de condities die van toepassing zijn. Voor het aanbesteden van werken kunnen in dit kader als onderstaande regelingen onder voorwaarden aanvullend gebruikt worden: het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) 1. de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 1989), deze Voorwaarden worden 2. eind 2011 vervangen door de (UAV2011) de Standaard Bestek bepalingen Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW) 3. de bestekssystematiek voor de woning en utiliteitsbouw (Stabu Standaard 2007) 4. Op het Intranet worden de alternatieve bepalingen actueel gehouden. Het Reglement UAR 2001 is sterk verouderd. Het ARW 2005 is daarvoor in de plaats gekomen. 3.5. Contractbeheer De materiedeskundige(budgethouder) draagt niet alleen zorg voor het op juiste wijze archiveren van documenten (zie ook: inkoopdossier 3.6) maar dient overeenkomstig de doelstelling van dit beleid contracten en overeenkomsten te beheren. Dit vergt actief beheer. Dat houdt in dat men voor een overzichtelijke registratie van ter zake doende documenten zorgt, goed bekend blijft met de inhoudelijke aspecten, de naleving periodiek toetst en tijdig op de verlengings- en vervaltermijnen anticipeert. Ondertekende schriftelijke meerjarige contracten worden door contractbeheerders en budgethouders digitaal en centraal vastgelegd in het digitale contractenregistratiesysteem. De ondertekende fysieke contracten worden bij cluster Informatiebeheer en de afdeling DIV gearchiveerd. Contractbeheer draagt bij aan een betere control en interne risicobeheersing van de organisatie, door het beheren van contracten. Door Contractbeheer verkrijgt men meer inzicht in gemeentebrede contracten, worden betere en snellere beslissingen genomen. 3.6. Inkoopdossier Een inkoopdossier/aanbestedingsdossier of projectdossier is niets meer of minder dan een logisch samenhangende ordening van relevante documenten. Het bijhouden van een inkoopdossier door de productverantwoordelijke/budgethouder is verplicht vanaf uitgaven boven de laagste drempel van het inkoopbeleid. Het gaat hier om B&W besluit, bestek of programma van eisen, offerteaanvraag, ontvangen offertes, beoordelingsmatrix, opdrachtbrief of contract en dergelijke. Wanneer het inkoopproces is doorlopen moeten deze documenten fysiek worden opgeslagen bij cluster Informatiebeheer of afdeling DIV. Ook afgewezen offertes moeten worden bewaard. De inkoopadviseur kan hierin ondersteuning bieden door het monitoren op de juistheid en volledigheid van het inkoopdossier. Transparantie laat zich vertalen als laat zien wat er gebeurt. Een inkoopdossier biedt de ambtenaar niet alleen overzicht maar dient als verantwoordingsinstrument bij uitstek in het kader van de vereiste transparantie bij het plaatsen van overheidsopdrachten. Vooral digitale of fysieke documenten waaruit op termijn argumentatie en beslissingen te herleiden zijn (bewijsmateriaal) van belang. Ten behoeve van de accountantscontrole worden deze inkoopdossiers veelal gebruikt bij rechtmatigheidsonderzoeken. Onder de laagste drempel van het inkoopbeleid wordt het bijhouden van een inkoopdossier aanbevolen. 3.7. Evalueren De gemeenten willen een lerende organisatie zijn en gaan uit van het principe dat fouten maken mag. Niets van fouten leren is echter ernstig. Evaluaties dienen een leerdoel: markeer de verbeterpunten uit het doorlopen inkoopproces en leg deze vast voor volgend gebruik. Dat kan bijvoorbeeld door de oorspronkelijke eisen en wensen te actualiseren (dossier) of door tips voor een bredere toepassing te verstrekken (aanvullen van checklisten). Juist door het repeterende karakter van veel gemeentelijke uitgaven is het risico op herhaling van fouten bijzonder groot. Bij uitgaven tot de laagste drempel van het inkoopbeleid is een evaluatie niet verplicht. Evaluaties worden verplicht voor uitgaven boven de laagste drempel van het inkoopbeleid, vooral als er op termijn kans bestaat op herhaling van het proces of van de opdracht. De inkoopadviseur kan hier een initiërende rol in spelen.

6

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

3.8. Eenheid in presentatie De gemeenten willen hun eigen identiteit uitdragen en duidelijk herkenbaar zijn. Dit houdt verband met de wijze waarop met leveranciers wordt gecommuniceerd. De buitenwereld ziet en oordeelt immers over de gemeente. Op alle schriftelijke communicatie-uitingen is de gemeentelijke huisstijl van kracht. De inkoopadviseur initieert en laat het gebruik van sjablonen vastleggen door het DT, de aanbestedingsjurist toetst de standaardbepalingen en de productverantwoordelijke of de budgethouder zorgt voor de toepasselijke inhoud bij het gebruik van sjablonen. Voor inkoophandelingen boven de € 50.000,- geldt dat eenmaal beschikbaar gestelde sjablonen gebruikt moeten worden. Dit dient niet alleen de eenduidige presentatie maar beperkt tevens juridische risico’s door het gebruik van specifieke omschrijvingen. Het inkoopbeleid wil de juiste verhouding bereiken tussen effectiviteit en efficiency. Daarom kan de productverantwoordelijke of de budgethouder bij uitgaven onder de € 50.000,- naar eigen inzicht handelen, waarbij het meewegen van het afbreukrisico aanbevolen wordt. Echter aanbevolen wordt ook voor bedragen onder de laagste drempel van het inkoopbeleid gebruik te maken van standaard formats (bijvoorbeeld offerteaanvragen, gunningsbrieven) bij het inkoopproces verplicht gebruik beoordelingsmatrix 3.9. Verplicht gebruik beoordelingsmatrix Het heeft uiteraard alleen zin om een matrix te gebruiken als er iets te vergelijken valt, dus vanaf de keuze voor de methodiek van meervoudig onderhands aanbesteden (minimaal 3 offertes aanvragen) en bij wegingen van prijs/kwaliteitverhoudingen. Deze laatste methode wordt ook wel de ‘Economisch Meest Voordelige Aanbieding of Inschrijving’ genoemd. Bij gunning op de ‘Laagste Prijs’ heeft gebruik maken van beoordelingsmatrices geen zin. Het gebruik van beoordelingsmatrices vloeit voort uit zowel de transparantie- als de objectiviteitbeginselen van de Europese richtlijnen en wordt daarom verplicht gesteld. Zoals aangegeven in de inleiding van het inkoopbeleid beperkt de invloed van deze richtlijnen zich niet tot de daarin opgenomen drempelbedragen wanneer het gaat om de beginselen transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Het beoordelen van aanbiedingen aan de hand van een matrix leidt tot meer systematiek. De onderdelen waar op beoordeeld wordt en de wegingsfactoren worden van te voren vastgesteld en bekendgemaakt. Nadat beoordelingscriteria (ook gunningcriteria genoemd), bekend zijn gemaakt mogen deze niet gewijzigd worden. De beoordelingscriteria dienen zo gekozen te worden dat zij zoveel mogelijk leiden tot een uitkomst die voldoet aan de omschrijving prijs + kwaliteit. De uitkomst van de beoordeling is bindend. Eventuele subcriteria worden nooit bekendgemaakt. Dit moet vooraan in het inkoopproces voorkomen dat aanbiedingen naar de gemeente toe worden geschreven en achteraan in het proces voorkomen dat na de gunning een discussie met afgewezen gegadigden kan ontstaan over de beoordeling op detailniveau. De systematiek van beoordelingsmatrices toetst daarnaast automatisch de volledigheid van de beantwoording. Bij meer beoordelaars verdient het aanbeveling om een individuele beoordeling vooraf te laten gaan aan een gezamenlijke. 3.10. Financiële keuze voor de drempelbedragen Voor de totstandkoming van deze drempelbedragen is gekozen voor een financieel onderscheid. De laagste drempel van het inkoopbeleid is vooralsnog gebaseerd op optimalisering van de verhouding tussen inkoopeffectiviteit en werkbelasting. De bedragen van de hoogste drempels zijnde EU drempels, zijn voor leveringen en diensten aanzienlijk lager dan voor werken, deze zijn overgenomen uit de Europese richtlijnen en gelden steeds voor perioden van twee jaar. 3.11. Inkoophandboek Bij een aantal onderwerpen uit dit inkoopbeleid laat de vraag “hoe dan?” zich stellen. Op het Intranet zijn de processen, procedures, actuele inkoopontwikkelingen en praktische aspecten toegelicht. Ook voorbeelddocumenten, checklists en sjablonen zijn opgenomen en worden in digitale vorm actueel gehouden. 3.12. Afwijken van het inkoopbeleid Voor alle afwijkingen geldt een meldingsplicht aan College en de inkoopadviseur.

7

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

Voor het willen afwijken van het inkoopbeleid (wat los staat van eventuele bevoegdheden uit overige regelingen) is per incident toestemming vereist van het College, als het gaat om transactiebedragen boven de laagste drempel van het inkoopbeleid tot de Europese drempels. Ontheffing van de Europese aanbestedingsplicht is niet mogelijk. Het ontheven willen worden van de Europese aanbestedingsplicht valt buiten de bevoegdheid van de gemeentebesturen. Uitzondering bij calamiteiten, als hier sprake van is moet het College en de inkoopadviseur achteraf ingelicht worden. 3.13. Controle op de naleving Vanuit de eisen die worden gesteld aan de gemeente om de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het handelen aan te tonen is het noodzakelijk dat ook de naleving van de Europese aanbestedingsgrenzen wordt getoetst. De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van juridische kaders (EU drempelbedragen) maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Niet rechtmatig uitgevoerde EU aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgestelde goedkeuringstoleranties leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekeningen. In het kader van de rechtmatigheid is de controle ondergebracht bij Financiën en Concernstaf. Als externe controlepartner zal de accountant en Rekenkamercommissie fungeren. 3.14. Inkooporganisatie blijvend professionaliseren Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór het contracteren. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend tijdens de behoefte-, specificatie-, en selectiefase van het inkoopproces Hoewel veel productverantwoordelijken/budgethouders van de gemeenten soms of regelmatig een inkoop doen is het niet hun hoofdtaak. Inkopen is een vak. Gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede hebben bewust een keuze gemaakt een specialist op dit gebied aan te trekken in de vorm van een inkoopadviseur. Vanuit de optiek dat professioneel inkopen leidt tot een integrale kostenverlaging. Hiermee wordt bedoeld de letterlijke inkoopprijs, maar ook het realiseren van kostenbesparingen in het proces door toename van efficiëncy en effectiviteit. Het vroegtijdig inzetten tijdens de voorbereidingsfase of behoeftefase van inkoopexpertise bij inkooptrajecten staat daarom centraal in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie van beide gemeenten bij het uitvoeren van het gemeenschappelijke inkoopbeleid. Het gaat hier o.a. om de inkoopsamenwerking tussen beide gemeenten, het gebruik maken van de Algemene Inkoopvoorwaarden, het toepassen van milieu- en sociale criteria, het opvolgen van de nieuwe Rechtsbeschermingsrichtlijnen WIRA en vastleggen van contracten in het digitale contractbeheersysteem

4. Economische uitgangspunten Op het inkoopbeleid zijn ook economische uitgangspunten van invloed. Uitgangspunt is steeds het bereiken van een optimaal resultaat bij een minimale inspanning. De volgende uitgangspunten zijn van toepassing. 4.1. Keuze aanbestedingsprocedure De keuze voor de aanbestedingsprocedure is in hoge mate bepalend voor het uiteindelijke inkoopresultaat en is daarmee een belangrijke pijler onder de verhouding inspanning versus effectiviteit. Zie voor actuele financiële drempelbedragen en het maken van de keuze vooor de aanbestedingsprocedure de Uitgangspunten van het Inkoopbeleid (Excel) Onderscheid wordt gemaakt in de volgende aanbestedingsprocedures: Enkelvoudig onderhands aanbesteden is eigenlijk geen aanbesteden maar het onderhands (één op één) aangaan van een overeenkomst. Het ontneemt enerzijds de (enige) leverancier iedere prikkel tot concurreren en ontneemt anderzijds de gemeente de mogelijkheid tot het doen van een vergelijking. Vanuit dit oogpunt zijn één op één transacties ongewenst. Er rust voor bedragen lager dan laagste drempel van het inkoopbeleid echter geen verbod op omdat voor uitgaven van een bescheiden omvang snel zakendoen mogelijk moet zijn. In deze categorie past ook de benaming ‘huisleveranciers’ voor bedrijven die voorzien in de regelmatig terugkerende kleinere klussen. Zie voor actuele drempelbedragen het Excel bestand op Intranet. Hier is een waarschuwing op zijn plaats, bij opeenstapeling van gelijksoortige opdrachten kan de laagste drempel van het inkoopbeleid worden overschreden of zelfs de Europese drempel. Bijvoorbeeld bij het inhuren van derden. Meervoudig onderhands aanbesteden bij deze procedure worden minimaal 3 offertes aangevraagd. Bij uitgaven voor bedragen tussen de laagste en hoogste drempel is onderscheid naar de soort uitgave (levering, dienst of werk) niet van belang en is meervoudig onderhands aanbesteden de meest voor

8

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

de hand liggende techniek. In deze categorie zullen ook de huisleveranciers in concurrentie moeten aanbieden. Openbaar aanbesteden deze procedure wordt gekozen indien het onderwerp zich er toe leent en de uitgave minimaal € 100.000,- bedraagt. Deze voorwaarde moet voorkomen dat de hogere proceskosten het veronderstelde financiële voordeel overstijgen. Zie ook Hoofdstuk 4.9. Europees aanbesteden deze procedure wordt gekozen voor uitgaven aan diensten, leveringen en werken vanaf de EU drempel. Dit is tevens de hoogste drempel van het Inkoopbeleid voortvloeiende uit de Europese regelgeving, Europees aanbesteden is verplicht. Zie ook Hoofdstuk 4.10. Daarbuiten staat, met inachtneming van de overige bepalingen uit dit inkoopbeleid, de procedure van meervoudig onderhands aanbesteden tot ieders beschikking. Dit houdt in het selecteren van zelfgekozen leveranciers om een aanbieding te doen, waarbij het aantal benaderde leveranciers tenminste drie dient te bedragen. Op basis van een actuele en realistische raming dient de te kiezen aanbestedingsprocedure te worden bepaald. Ook het bedrag van het mogelijke ingecalculeerde meerwerk dient hierbij te worden meegenomen. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht (gedurende contractsduur) bepalend voor de aanbestedingsprocedure met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project organisatorisch, functioneel of in tijd op te knippen/splitsen of de raming aan te passen met het doel onder een bepaalde geraamd drempelbedrag te blijven. Bij combinatie in één opdracht van leveringen, diensten of werken is het grootste bestanddeel bepalend of de procedure van leveringen/diensten of de procedure van werken moet worden toegepast. Voor het bepalen van de procedure geldt de raming van de gehele opdracht over de looptijd van het contract incl. eventuele optiejaren. 4.2. Leveringen Alle door de inkoopfunctie beïnvloedbare inkopen door de gemeenten leiden tot het verkrijgen van leveringen (goederen), diensten en werken. Deze categorieënindeling wordt door de Europese Unie aangehouden in haar zogenaamde aanbestedingsrichtlijnen. De gemeenten zijn gebonden aan deze richtlijnen en dienen zich bij uitgaven boven de drempelbedragen aan bepaalde voorschriften te houden Onder leveringen wordt verstaan overeenkomsten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. De levering van de producten kan ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Het gaat bijvoorbeeld om de aanschaf van materieel, materialen, het leasen van auto’s en de huur van gebouwen en terreinen. 4.3. Diensten Onder diensten wordt verstaan alle overeenkomsten onder bezwarende titel met een derde op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis en capaciteit, bijvoorbeeld in de vorm van manuren. Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden hiervan zijn: onderhouds- en reparatiediensten, schoonmaakdiensten, bouwkundige- en juridische adviezen. Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk vooraf een exacte omvang / hoeveelheid vast te stellen. Er worden vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor een periode langer dan 1 jaar. Het komt nogal eens voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde dienstverlener worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten. Ter ondersteuning wordt voor inhuur van derden een separaat format ontwikkeld. Zie ook hoofdstuk 4.17. 4.4. Werken Onder werken wordt verstaan het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Dit kan betrekking hebben op de uitvoering van werken. De uitvoering van een werk kan bestaan uit de aanleg, nieuwbouw, herstel, renovatie of herontwikkeling. Ook het laten uitvoeren, van een werk onder vooraf vastgestelde eisen valt hieronder. Voorbeelden van werken zijn de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische- en bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud als groenvoorzieningen en kleine reparaties aan bouwkundige werken of wegen vallen niet onder de definitie van werken, maar onder diensten. 4.5. Marktanalyse en marktconsultatie Alvorens leveringen, diensten of werken in te kopen is het in de voorbereidingsfase van het inkoopproces onontbeerlijk gedegen marktonderzoek uit te voeren en de markt te consulteren. Voor het opstellen

9

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

van specificaties is een marktverkenning of marktonderzoek van groot belang. De inkoopadviseur kan hier een initiërende rol in vervullen. Doel van deze analyse is ondermeer om vast te stellen, wat de markt kan bieden, of er voldoende aanbieders zijn, en/of de gestelde specificaties haalbaar zijn. De twee bekendste typen van marktanalyse zijn desk research (bijvoorbeeld via internet) en field research (bijvoorbeeld spreken met marktpartijen of intermediairs). Het is niet altijd mogelijk om specificaties te maken op basis van een marktanalyse. Bijvoorbeeld omdat hetgeen dat ingekocht wordt nieuw is, of omdat het niet mogelijk is een prijs vast te stellen. In dat geval kan de aanbestedende dienst marktconsultatie of marktverkenning gebruiken om de eisen en wensen helder te krijgen of een budget vast te stellen: Marktconsultatie is het toetsen van oplossingsrichtingen en ideeën bij marktpartijen in een fase waarin deze informatie nog gebruikt kan worden bij het opstellen van de specificaties. Het beoogt de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen te benutten voor de verdere uitwerking van een idee. Marktconsultatie vindt plaats voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure en is wederzijds vrijblijvend, met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen. 4.6. Marktwerking Onder marktwerking wordt verstaan het toelaten van concurrentie tussen aanbiedende partijen in de aanloop naar de besteding van de gemeentelijke financiële middelen. Marktwerking is een geschikt en aanbevolen instrument voor alle soorten aankopen, dus zowel voor leveringen, voor diensten en voor werken. Meer nog dan onderhandelen, leidt het gebruik maken van marktwerking tot een gunstig inkoopresultaat. De verplichting om van marktwerking gebruik te maken komt voort uit de keuze voor de aanbestedingsprocedure. Maak bij het vrijwillig toepassen van marktwerking vooraf een overweging ten aanzien van de hogere proceskosten, afgezet tegen de te verwachten minderprijs. 4.7. Vraagbundeling Vraagbundeling is een eenvoudig instrument om de positie van de gemeente aan de vraagzijde te versterken. Ambtenaren zijn verplicht te onderzoeken dat er elders in de organisatie gelijkluidende vraag bestaat (afdelingsoverstijgend), waarvan de bundeling naar verwachting tot inkoopvoordeel zal leiden. Dit geldt ook extern buiten de gemeentegrenzen, zoals de inkoopsamenwerking gemeente Bunnik met gemeente Wijk bij Duurstede. Aanvang 2010 heeft het Management van gemeente Bunnik en het DT van gemeente Wijk bij Duurstede uitgesproken dat samenwerking met gemeente Bunnik met gemeente Wijk bij Duurstede de norm is. Daarnaast streven beide gemeenten naar vraagbundeling in de vorm van samenwerking met regiogemeenten. In het inkoopprocesbeschrijving wordt via een stappenplan structuur gegeven aan het toepassen van belangrijke aandachtspunten in de voorbereiding van een inkooptraject. Deze zijn uitgewerkt in Sensus voor Bunnik en in BPMN voor Wijk bij Duurstede. 4.8. Leveranciersselectie Vanuit de Europese grondslagen geredeneerd moet iedere leverancier evenveel kans maken op het verkrijgen van overheidsopdrachten. Dat kan alleen als alle opdrachten openbaar aanbesteed zouden worden, wat geen haalbare kaart is omdat dit conflicteert met de gewenste doelmatigheid van overheidsinstanties. De keuzes die de gemeenten hierbij hebben gemaakt staan te lezen onder ‘openbaar aanbesteden’. Voor de keuze van leveranciers bij onderhandse opdrachten zijn in het kader van risicobeheersing enkele richtlijnen te geven. Allereerst schuilt bij een langdurige relatie met dezelfde leverancier het gevaar van afnemende zakelijkheid. Gegarandeerde opdrachtverkrijging ontneemt immers iedere prikkel om concurrerend aan te bieden en als een (huis-) leverancier ergens anders een probleem moet oplossen zal hij de extra capaciteit ergens weghalen waar hij verwacht dat er begrip voor is. Een langdurige relatie op zich is niet per definitie verkeerd maar vraagt om periodieke en zakelijke vergelijking van de prijs-prestatieverhouding aan de hand van wat op dat moment in de markt gebruikelijk is. Verder dient bij de selectie van leveranciers gelet te worden op de proportionaliteit van de eisen die gesteld worden. Criteria voor bijvoorbeeld ervaring (referenties), financiële draagkracht en omzeteisen moeten in een redelijke verhouding staan tot het onderwerp van aanbesteding. Dit is wettelijk voorgeschreven. Bij het opvragen van referenties wordt aanbevolen referenties te vragen met tevredenheidverklaring. Bij het gebruik maken moeten deze zeker worden nagetrokken. Daarnaast krijgt bij verversing van het leveranciersbestand vernieuwing meer kans. Leveranciers innoveren nu eenmaal niet allemaal tegelijk. Bij te lang samenwerken met eenzelfde (groep) leverancier(s) kan een vernieuwingsslag gemist worden waardoor wordt doorgewerkt tegen hogere kosten en een lagere kwaliteit dan noodzakelijk. Een volgend aandachtspunt is het beïnvloeden van de eigen aantrekkelijkheid. Sommige leveranciers zijn in omvang vele malen groter dan de gemeente en beperken daardoor de speelruimte van kleinere individuele opdrachtgevers. Het verdient aanbeveling om partners zo te kiezen dat de gemeente door

10

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

haar schaalgrootte tot de belangrijke relaties behoort. Door bundeling van inkoopvolumes met meerdere gemeenten in de regio kunnen gemeenten een aantrekkelijke opdrachtgever zijn. Tenslotte moet bij de keuze voor leveranciers aandacht aan afbreukrisico’s worden geschonken. Hieronder valt eigenlijk alles wat verkeerd kan gaan, maar in het bijzonder dat het controleren van toetsbare gegevens niet wordt genegeerd. Er zit een ethisch aspect aan de keuze van leveranciers wanneer een leverancier geselecteerd wordt op hetzelfde moment dat hij onderwerp van sancties is of gaat worden. Gemeentelijke afdelingen kunnen in een dergelijke situatie elkaars werkzaamheden hinderen of frustreren. Ook naar de buitenwereld geeft dit geen goede indruk. Het uitgangspunt is om (tijdelijk) geen opdrachten te plaatsen bij een gedaagde partij in een gemeentelijke handhavingprocedure, althans niet zonder overleg vooraf met de betreffende afdeling. Zie afhankelijkheid van leveranciers Hoofdstuk 5.4. 4.9. Openbaar aanbesteden Openbaar aanbesteden is een wijze van inkopen waarbij algemeen bekend wordt gemaakt dat er op opdracht(en) van de gemeente(n) ingeschreven kan worden. Het is dus een open uitnodiging naar leveranciers om een aanbieding te doen. In de praktijk gaat het om het plaatsen van advertenties op gemeentelijke websites, elektronisch via Aanbestedingskalender of Tenderned en incidenteel in vakbladen. Omdat deze aanbestedingsmethode om een grotere (ambtelijke) inspanning vraagt mag hier voor worden gekozen voor uitgaven vanaf € 100.000,-. Onder dit bedrag worden de meerkosten verondersteld niet op te wegen tegen de meeropbrengsten. Voordelen van openbaar aanbesteden zijn een vaak, maar niet altijd, lagere aanbiedingsprijs en het kennismaken met nieuwe leveranciers met mogelijke innovatieve oplossingen. De methode brengt risico’s met zich mee. In de praktijk bestaat het gevaar voor een liefdeloze uitvoering van de opdracht door de winnaar als gevolg van de prijsdruk. Dit kan leiden tot het zoeken naar gaten in de opdracht (meerwerk) en / of de voorwaarden om commerciële compensatie te bereiken. Dit verschijnsel is moeilijk te voorkomen. De gemeente kiest er daarom voor om per in aanmerking komende opdracht boven het bedrag van € 100.000,- standaard de geschiktheid van de openbare aanbestedingsmethode te beoordelen aan de hand van risicofactoren. Gekozen kan worden uit de procedure meervoudig onderhands of (NL) openbaar aanbesteden. Eén uitwerking van de genoemde risicobeheersing is het vaker kiezen voor de methode van openbaar aanbesteden om bij overheidsopdrachten met grensoverschrijdend belang te voldoen aan het Transparantiebeginsel en de mogelijkheid kennis te kunnen maken met nieuwe leveranciers. Het kiezen voor de methode van meervoudig onderhands aanbesteden voor de meer omvangrijke en risicovollere opdrachten (met partijen die hun kwaliteit in een eerder stadium hebben kunnen bewijzen). 4.10. Europees aanbesteden Voor Europees aanbesteden geldt dat de gemeente zich aan de Europese richtlijnen conformeert. Boven de Europese drempelbedragen is Europees aanbesteden verplicht. Deze richtlijnen zijn in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) vastgelegd. Deze regels worden vastgelegd en uitgewerkt in het conceptvoorstel nieuwe Aanbestedingswet, die hoogstwaarschijnlijk in 2012 in werking treedt. Naast het openbaar aanbesteden bestaat de mogelijkheid met voorafgaande leveranciersselectie aan te besteden. Dit is de Niet Openbare Procedure. Ook wel een openbare aanbesteding, echter met preselectie genoemd. Bij deze procedure worden geschiktheideisen/selectiecriteria gesteld in deze fase van het aanbestedingsproces. De aanbestedende dienst maakt een selectie en laat vervolgens een vooraf vastgesteld aantal bedrijven (minimaal 5) een offerte uitbrengen. Een inschrijving is ongeschikt als deze niet voldoet aan de gestelde eisen of criteria. Deze vorm komt ook voor bij NL openbare aanbestedingen. Het aangaan van onderhandelingen bij Europees aanbesteden is niet toegestaan. Het inkoopprocesbeschrijving van de inkoopadviseur garandeert toetsing op relevante en actuele regelgeving. De drempelbedragen in de Uitgangspunten van het Inkoopbeleid, die in het Excel overzicht zijn opgenomen (Intranet) zijn al van ‘Europa’ afgeleid. Deze drempelbedragen worden iedere 2 jaar herzien. De contacten met de Europese instanties voor het aan- en afmelden van opdrachten is een taak van de inkoopadviseur. 4.11. WIRA (Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden) Voor Europees aanbesteden geldt een motiveringsplicht bij gunningsbeslissingen. Gemeenten zijn verplicht afgewezen partijen in gunningsbrieven te informeren waarom zij worden afgewezen. Een afgewezen partij kan dan beoordelen of hij tegen de gunningsbeslissing wil opkomen bij de rechter. Een opschortende termijn van minimaal 15 dagen tussen de gunningsbeslissing en het sluiten van de overeenkomst moet worden gehanteerd (Alcatel termijn). Met een beroep op de WIRA

11

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

kan een benadeelde ondernemer de rechter verzoeken een overeenkomst te vernietigen, omdat deze ten onrechte onderhands is gegund en volgens het BAO Europees aanbesteed had moeten worden. De rechter heeft de mogelijkheid met deze richtlijn overeenkomsten te vernietigen. Dit is dus het geval wanneer de aanbestedende dienst onrechtmatig onderhands heeft aanbesteed en/of wanneer de Alcatel termijn niet in acht is genomen. 4.12. Innovatief aanbesteden De term innovatief aanbesteden wordt voor diverse zaken gebruikt. Zowel voor innovatie ten aanzien van het gevraagde product of dienst binnen een concrete aanbestedingsprocedure als op het gebruik van innovatieve contractsvormen door overheidsopdrachtgevers in het algemeen. Of ten aanzien van de procedure bijvoorbeeld de Concurrentiegerichte Dialoog. Door het aanbestedingsproces kunnen decentrale overheden bijvoorbeeld innovatieve aanbiedingen genereren door bijvoorbeeld toestemming te geven aan inschrijvers om varianten op het standaardbestek toe te staan. Door samenwerking tussen decentrale overheden en de markt kunnen innovatieve oplossingen worden gerealiseerd. Ook kunnen bij de beoordeling van de gunningcriteria bijvoorbeeld de innovatieve elementen van bepaalde aanbiedingen gewogen worden. E-veilen is een innovatieve aanbestedingswijze voor homogene, transparante producten met voldoende concurrentie in de markt. Aan informatie over innovatieve contractsvormen als de zogenaamde Design, Build, Finance & Maintain (DBFM)-contracten en PPS-contracten (Publiek Private Samenwerking) is vooralsnog veel behoefte bij decentrale overheden. Dit geldt ook voor het toepassen van de bijzondere aanbestedingsprocedure als de concurrentiegerichte dialoog en de daaruit voortvloeiende contractvorm. In de nieuwe Aanbestedingswet, waar op dit moment aan gewerkt wordt, is innovatie benoemd als een belangrijk nader uit te werken concept. 4.13. Selectiecriteria en geschiktheidseisen Selectiecriteria zijn criteria op basis waarvan de aanbestedende dienst de omvang van het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden kan beperken, deze criteria hebben betrekking op de organisatie van de leverancier, die de offerte indient. Geschiktheidseisen zijn minimum eisen waaraan de leverancier minimaal moet voldoen, voordat de inhoud van de offerte wordt beoordeeld. De eisen hebben onder andere betrekking op maatschappelijke, juridische, financieel-economische en ervaringseisen. Aanbestedende diensten dienen er alert op te zijn, niet meer eisen te stellen dan strikt noodzakelijk. Geschiktheidseisen worden gesteld om bepaalde risico’s af te dekken. De aanbestedende dienst dient altijd na te gaan welke daadwerkelijke risico’s er zijn of die risico’s worden afgedekt door de eisen die worden gesteld. Ten slotte speelt dan de vraag of de eis wel in redelijke verhouding staat tot het af te dekken risico en de aard en omvang van de opdracht(Proportionaliteitsbeginsel). Zie ook Hoofdstuk 4.18. 4.14. EMVI als gunningscriterium bij aanbestedingen Als gunningscriterium geldt in principe ‘de Economisch Meest Voordelige Inschrijving’(EMVI) voor alle inkopen. Om de indirecte kosten, kwaliteit, duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, worden opdrachten bij voorkeur aanbesteed volgens dit principe. Bij dit principe laat de gemeente zien, dat niet alleen de prijs leidend is maar ook andere kwaliteitsaspecten belangrijk, zo niet belangrijker zijn, om een overeenkomst naar behoren te kunnen opleveren. Bij EMVI kunnen inschrijvers zich naast prijs ook onderscheiden op andere aspecten zoals uitvoeringsduur, garanties, onderhoudskosten, energieverbruik, risicoverdeling, duurzaamheid, beschikbaarheid, communicatie e.d. Door bijvoorbeeld bij een aanbesteding te vragen om een plan van aanpak kunnen de inschrijvers de gevraagde aandachtspunten toelichten. Het gunningscriterium ‘Laagste Prijs’ wordt voorbehouden aan het inkopen van (laagwaardige) goederen, diensten en werken, die uniform te omschrijven zijn dan wel in hoge mate te standaardiseren en / of waar alleen eisen aan gesteld worden en geen wensen. Bij ‘Laagste Prijs’ is altijd sprake van een ontwerp en bestek(programma van eisen). Het uitgangspunt is prijs/kwaliteit deze dient uit de beoordelingsmatrix en de wegingsfactoren te blijken. Onder gunningsbeslissing wordt verstaan de keuze van de aanbestedende dienst (gemeente) voor de leverancier of ondernemer aan wie hij een overheidsopdracht wil gunnen (of met wie hij een raamovereenkomst wil sluiten). Het gaat om een voornemen. 4.15. Rekenvergoedingen De gemeente verleent in principe geen rekenvergoedingen voor werkzaamheden door leveranciers die voor het uitbrengen van een aanbieding noodzakelijk zijn. Uitzonderingen kunnen gemaakt worden voor innovatieve aanbestedingsvormen. De goedkeuring aan het verstrekken van een rekenvergoeding dient op gelijke wijze verantwoord te worden als afwijken van het inkoopbeleid (zie Hoofdstuk 3.12).

12

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

4.16. Onderhandelen De gemeenten beschouwen offertes als aanbiedingen, waarmee leveranciers zich in de eerste instantie rangschikken naar aantrekkelijkheid. Onderhandelen over aanbiedingen is toegestaan, met uitzondering van Europese aanbestedingen. Let er op dat alle eisen gehandhaafd blijven, alleen de mate van invulling van de wensen is onderhandelbaar. Daar komt het advies bij om in de onderhandelingsfase alternatieven achter de hand te houden. Indien een ambtenaar niet over prijzen wenst te onderhandelen dan kan dat volgens de onderstaande werkwijze: er moet met betrekking tot het aantal leveranciers minimaal sprake zijn van de aanbestedingsme· thode meervoudig onderhands; het feit dat er door hen slechts éénmalig een prijs mag worden ingediend moet vooraf aan de · leveranciers bekend zijn gemaakt; het aantal bruikbare offertes moet het minimumaantal volgens de uitgangspunten van het inkoop· beleid bedragen. Uitgangspunten bij het onderhandelen met leveranciers dienen vooral kwalitatieve verbeteringen te zijn. Indien een aanbieder door gebruik te maken van marktwerking een kanshebbende positie heeft verworven dienen onderhandelingen over de prijs beperkt te worden. Bij het onderhanden kan de Inkoopadviseur ondersteuning bieden. 4.17. Verbintenisduur en raamovereenkomsten De gemeenten streven zoveel mogelijk naar raamovereenkomsten in overeenstemming met de Europese Richtlijn 2004/18/EG, naar een maximale verbintenisduur van raamovereenkomsten van maximaal 4 jaar zonder optie tot verlenging. Bij raamovereenkomsten worden afspraken tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer opdrachtnemers om gedurende een bepaalde periode opdrachten te plaatsen volgens vastgestelde voorwaarden en prijsstellingen. Er wordt een raamwerk afgesloten dat als basis dient voor de komende afzonderlijke opdrachten (afroepen) van de deelnemende partij(en). Met een dienstverlener of leverancier worden afspraken gemaakt, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgesteld. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren. Met een wettelijk maximum van 4 jaar. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (waar mogelijk functioneel specificeren) en vervolgens via de normale aanbestedingsprocedure aanbesteed. 4.18. Verminderen lastendruk In navolging van de rijksoverheid streven de gemeenten naar vermindering van de lastendruk bij het bedrijfsleven. Dit wordt ook wel het Proportionaliteitsbeginsel genoemd. Dit houdt in dat aanbestedende diensten alleen geschiktheideisen ten aanzien van draagkracht en bekwaamheid mogen stellen, wanneer dit verband houden met en in verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. In de relatie met het inkoopbeleid heeft dit tot gevolg dat leveranciers niet om documenten, verklaringen of bewijsstukken wordt gevraagd op momenten dat de beoordeling daarvan niet relevant is. Enige lastenverlichting kan verder bereikt worden door toezending van offertes in digitale vorm toe te staan. Voor de rechtsgeldigheid dienen de officiële documenten uiteraard ondertekend te zijn of alsnog te worden. Verder kan lastenverlichting bereikt worden door te werken met Eigen Verklaringen van leveranciers. Enkel de verklaring van de winnende leverancier dient dan zorgvuldig getoetst te worden. Het Proportionaliteitsbeginsel wordt meegenomen in de nieuwe Aanbestedingswet. MKB vriendelijk aanbesteden bij grote opdrachten kan worden bereikt met het toepassen van de percelenregeling. De opdracht wordt in percelen opgedeeld, ook kleine ondernemers krijgen hierdoor een kans om zich in te schrijven voor de opdracht.

5. Juridische uitgangspunten Juist bij overheidsinstanties wordt door de maatschappij kritisch gelet op een integere en professionele handelwijze. De gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede willen duidelijk zijn in de uitgangspunten die zij op juridisch gebied maakt om daarmee te voorkomen dat haar medewerkers voor dilemma’s komen te staan. 5.1. Naleven wet- en regelgeving Voo Gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede zijn de juridische inkoopkaders: Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EC betreffende de coördinatie van de procedures voor · het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaald drempelbedrag te boven gaan, tweejaarlijks worden deze gewijzigd. Deze Uitgangspunten zijn digitaal beschikbaar in het Excel op het Intranet.

13

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

·

Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) Dit besluit regelt het omzetten van de Europese regelgeving voor de Nederlandse overheden en overige aanbestedende diensten. Onder deze regels vallen de Europese aanbestedingsbeginselen: - Europese vereiste 1: het Transparantiebeginsel Het transparantiebeginsel verplicht de gemeenten tot herleidbaarheid. Dit betekent in het kader van inkoop dat aangetoond moet kunnen worden hoe per project het verwervingsproces van begin tot eind doorlopen is. -Europese vereiste 2: het Objectiviteitbeginsel Het objectiviteitbeginsel ziet er bij inkopen op toe dat het beoordelen en vergelijken van leveranciers en aanbiedingen eerlijk en gelijkwaardig geschiedt. Dit vereist het kunnen aantonen van de neutraliteit van argumenten, motiveringen en beoordelingen die ten grondslag aan besluitvorming hebben gelegen. -Europese vereiste 3: het Non-discriminatiebeginsel Het non-discriminatiebeginsel of gelijkheidsbeginsel verbiedt zowel het bevoor- als benadelen van leveranciers in welke zin dan ook. In dit kader dient tevens informatieongelijkheid te worden voorkomen. In de loop van 2012 wordt het BAO hoogstwaarschijnlijk vervangen door de nieuwe Aanbestedingswet. Vanaf dat moment zal de nieuwe wet van kracht zijn. Aanbestedingsreglement Werken(ARW 2005), dit reglement is een procedurebeschrijving · voor de aanbesteding van Werken, ook voor leveringen en diensten bruikbaar. Het vastgestelde Inkoopbeleid 2012 gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede. Het · e

vastgestelde Inkoopbeleid 1 helft 2006 voor beide gemeenten afzonderlijk wordt ingetrokken.

5.2. Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede beschikken sinds 2008 over eigen afzonderlijk vastgestelde Algemene Inkoopvoorwaarden. De Algemene Inkoopvoorwaarden worden gebruikt bij zowel leveringen als diensten. Bij aanbestedingen van werken, leveringen en diensten, via RAW bestekken worden de UAV 1989 (Uniforme Administratieve Voorwaarden) gebruikt. Om juridisch gelijkwaardige posities tussen de betrokken partijen te verkrijgen, dienen de Algemene Verkoopvoorwaarden die door een leverancier eenzijdig worden opgelegd te worden afgewezen. Belangrijk is om de Algemene Inkoopvoorwaarden bij het versturen van offerteaanvragen of publicaties van openbare aanbestedingen van toepassing te verklaren. Om het inkoopbeleid van gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede te synchroniseren wordt geadviseerd de uniforme en gestandaardiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG te gebruiken. In de praktijk blijkt dat regelmatig het inkoopproces wordt vertraagd door onderhandelingen met leveranciers op artikelniveau uit de Inkoopvoorwaarden. e

Het 1 concept is reeds ontwikkeld door de VNG, de definitieve Algemene Inkoopvoorwaarden zijn medio 2012 gereed. Deze voorwaarden zijn getoetst door een groot aantal gemeenten en voldoen aan de laatste actuele ontwikkelingen op gebied van inkoop. Tot dat moment worden de separate Algemene Inkoopvoorwaarden van beide gemeenten nog gebruikt. 5.3. Integriteit Los van het inkoopbeleid blijven de overige gemeentelijke regelingen ten aanzien van integriteit onverkort van toepassing. Wie gemeenschapsgeld wil uitgeven accepteert automatisch de morele verantwoording die dat met zich meebrengt. Men dient zich er van bewust te zijn dat het uitvoeren van inkoophandelingen tot de risicogebieden worden gerekend. Integriteit moet uit daden blijken. Bij twijfel ten aanzien van inkopen doet men er verstandig aan om meer personen bij het proces te betrekken. Organiseer in werkprocessen in ieder geval functiescheiding: voorkom dat één en dezelfde persoon belast wordt met zowel opdrachtverlening, controle als betaling. 5.4. Afhankelijkheid van leveranciers Men dient bedacht te zijn op een scheefgroei van de machtsverhoudingen in de relaties met leveranciers. Teveel machtsgebruik door de opdrachtgevers (de gemeenten) is zelden goed voor de kwaliteit van de uitvoering, te veel macht bij de leverancier is ongewenst vanwege de afhankelijkheid. Monopolistische verhoudingen zijn ongewenst omdat zij de gemeente kunnen dwingen tot het doen van uitgaven die feitelijk ongewenst zijn. Andersom dienen leveranciers gewaarschuwd te worden wanneer zij ‘vrijwillig’ voor een onverantwoord groot deel van hun omzet van de gemeente afhankelijk worden. 5.5. Geheimhouding Geheimhouding in publieke organisaties wordt gereguleerd door de Wet op de Openbaarheid van Bestuur. Daarnaast eisen de Europese beginselen onvoorwaardelijk: Transparantie, Objectiviteit en Nondiscriminatie. Dit wordt zeer strikt uitgelegd. Het is aan de inkopende ambtenaar om op de juiste wijze om te gaan met het beschermen van gegevens waarvan publicatie ongewenst is. Dat kan enerzijds gaan om concurrentiegevoelige leveranciersinformatie en anderzijds over vertrouwelijke gemeentelijke informatie, zoals beveiligingsprotocollen of persoonsgegevens van leerlingen.

14

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

5.6. Lokale en regionale leveranciers De rijksoverheid ziet lokaal inkoopbeleid bewust niet als instrument voor werkgelegenheidsbevordering. Het kopen bij lokale en regionale leveranciers is weliswaar goed voor de werkgelegenheid in de regio, maar speelt om deze reden geen bijzondere rol in het inkoopbeleid. Bij voldoende lokaal of regionaal aanbod kunnen opdrachten – na gebruikmaking van marktwerking – zondermeer lokaal of regionaal gegund worden. Varieer in de uitgenodigde partijen en voorkom externe kritiek als ‘opdrachten gaan steeds naar dezelfde(n)’. Het uitgangspunt moet zijn: eerlijke marktwerking toepassen met gelijke kansen voor iedereen. Wanneer voor de uitvoering van een opdracht bekendheid met de lokale situatie van belang is, dan dient dit gemotiveerd te worden. Het beleid ten aanzien van regionale of lokale leveranciers is tevens dat er geen concessies aan de kwaliteitseisen, aan de technische bekwaamheid of aan de vereiste kredietwaardigheid van de leveranciers worden gedaan.

6. Ideële uitgangspunten De overheid heeft een beschermende taak en een voorbeeldfunctie ten aanzien van diverse onderwerpen. Bij het inkopen kunnen de gemeenten andere belangen beogen dan bovenstaande, vooral economisch getinte factoren. Er zijn raakvlakken met het inkoopbeleid waarbij aan ideële uitgangspunten gestalte kan worden gegeven. Medewerkers worden uitdrukkelijk uitgenodigd om de consequenties van het meewegen van ideële aspecten in hun inkoopmotiveringen in DT voorstellen of Collegevoorstellen te benoemen. 6.1. Milieucriteria en duurzaam inkopen De concrete wensen en plannen van gemeentebesturen om milieu en duurzaamheid te bevorderen zijn in de raadsprogramma’s en de milieubeleidsplannen vastgelegd. Daarnaast is in het Klimaatakkoord tussen rijksoverheid en gemeenten afgesproken, dat zij zich gaan inspannen voor een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland. Gemeenten hebben gezamenlijk een groot inkoopvolume en kunnen door duurzaam in te kopen een belangrijke bijdrage leveren aan de neergelegde ambitie. De gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Deze visie wordt vanuit de VNG ondersteund. Het college van B&W gemeente Bunnik heeft deze ambitie Duurzaam Inkopen op 29 april 2008 vastgesteld. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft een hogere ambitie om al in 2011 100% duurzaam in te kopen. De Raad van gemeente Wijk bij Duurstede heeft op 12 mei 2009 besloten, in 2011 100% duurzaam in te kopen. Om deze slag te maken moeten de gemeenten duurzaamheid integreren in haar inkoopprocessen. Voor het toepassen van duurzaamheidscriteria moeten de vastgestelde criteria van Agentschap NL in het programma Duurzaam Inkopen voor 45 productgroepen worden gebruikt. Zie voor actuele criteria website http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria Een productgroep is 100% duurzaam ingekocht indien bij de aanbesteding de criteria van de 45 productgroepen van Agentschap NL zijn toegepast. Deze specificaties bevatten minimum eisen en verdergaande duurzaamheidaspecten. De vastgestelde duurzaamheidscriteria worden waar mogelijk overgenomen bij inkopen en aanbestedingen. Wanneer dit tot onoverkomelijke financiële of technische bezwaren leidt kan via het college worden afgeweken. Door veranderingen in de markt en gewijzigde maatschappelijke opvattingen worden de vastgestelde criteriadocumenten van Agentschap NL regelmatig herzien. Eind 2011 heeft de rijksoverheid aangegeven medio 2012 deze criteria te verbeteren en te actualiseren. Duurzaam inkopen wordt minder star meer procesmatig ingestoken in dialoog met de markt. Indien er gegronde financiële of technische bezwaren zijn voor het toepassen van de vastgestelde duurzaamheidscriteria kan worden afgeweken, dit dient ter vaststelling aan het college te worden aangeboden. Om vast te kunnen stellen of de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede haar ambities van 75% en 100% duurzaam inkopen gaan realiseren, hebben zi j in 2010 een nulmeting laten uitvoeren door een extern bureau. Gemeente Wijk bij Duurstede heeft aanvang 2010 een percentage van 43% duurzaam inkopen. Gemeente Bunnik heeft aanvang 2011 een nulmeting laten uitvoeren het percentage duurzaam inkopen is 58% . (De meting van Bunnik was 1 jaar later in vergelijking met Wijk bij Duurstede). Milieuwaarderingen worden in principe gebaseerd op algemene keurmerken of objectieve criteria. Duurzaamheid kan ook als wens proactief worden meegenomen bij gunningcriteria ‘de economisch meest voordelige inschrijving of aanbieding’. Er bestaat een hardnekkig misverstand dat duurzaamheid altijd duur is. Ook in gevallen waarbij de initiële aanschafprijs inderdaad hoger is, hoeft dit niet direct te betekenen dat ook de totale kosten hoger zijn. De TCO (Total Cost of Ownership) methode wordt gebruikt bij de beoordeling van leveranciers en/of producten waarbij naast prijs ook alle andere kosten-

15

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

effecten worden meegenomen (bijvoorbeeld bestelkosten, energiekosten, onderhoudskosten en voorraadkosten). Duurzaam inkopen gaat overigens niet altijd om het inkopen van duurzame producten. Duurzaam inkopen kan ook zijn: niet kopen. Het goed definiëren van de vraag of er een inkoopbehoefte is kan een nieuw inzicht opleveren waardoor de inkoop beperkt kan worden. 6.2. Maatschappelijk verantwoord inkopen De inkoopfunctie speelt een belangrijke rol bij de doelstellingen omtrent Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheid. Door middel van de inkoopfunctie kan regie worden uitgevoerd op de toeleveringsketen en kunnen MVO doelstellingen worden uitgevoerd. Er bestaat geen speciale techniek om Maatschappelijk Verantwoord in te kopen. Bij het begrip Maatschappelijk Verantwoord gaat het om het bewust toevoegen van sociale, economische en ecologische afwegingen aan het gehele inkoopproces. De gemeenten staan welwillend tegenover maatschappelijk verantwoord acteren en verzoekt de materiedeskundigen om dit aspect in de procesgang tot uiting te brengen. Daarbij kan gedacht worden aan sociale aspecten, sociale voorwaarden en Social return: 6.3. Sociale aspecten, sociale voorwaarden en Social return ·sociale aspecten De taken van de gemeenten op het gebied van de Wet SocialeWerkvoorziening (WsW) worden behartigd door de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Werkvoorzieningschap Zeist. Deze wetheeft een belangrijke sociale doelstelling het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden dooreen lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. De besturen van de gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede hechten veel waarde aan een goed functionerende Sociale Werkvoorziening (SW) in de regio. De gemeenten wensen daarom rekening te houden met sociale aspecten in aanbestedingen. De uitvoeringsorganisatie van SWZ is per 1 januari 2009 overgenomen door Biga. Biga heeft in haar contract, lopend tot 1 januari 2015, met de deelnemende GR gemeenten Preferred suppliership bedongen. De colleges van B&W gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede hebben besloten dat vanaf 1 januari 2009 ·bij inkoop van werken of diensten op het terrein van de BIGA waar geen aanbestedingsregels voor gelden, eerst aan BIGA wordt gevraagd of zij een werk/dienst kan uitvoeren alvorens een verzoek aan derden te doen; een eventuele afwijzing zal door de desbetreffende gemeente met redenen worden omkleed; bij inkoop van werken of diensten op het terrein van de BIGA waarbij wordt aanbesteed een · voorbehoud zal worden gemaakt ten gunste van SW-bedrijven (conform artikel 19 van het BAO); alle aangesloten gemeenten (in het verlengde de RSD) BIGA bij iedere opdracht of aanbesteding · in de gelegenheid zullen stellen om mee te dingen naar het uitvoeren van re-ïntegratieactiviteiten (zoals Work First, overbruggingstrajecten, leerwerkplekken of stages e.d.)”. Bovenstaande passages zijn de letterlijke teksten uit het nieuwe contract tussen Biga en de deelnemende GR gemeenten. Onder Preferred suppliership wordt verstaan dat bij inkoop van werken of diensten op het terrein van Biga, Biga in de gelegenheid moet worden gesteld om een aanbieding te maken, alvorens een dergelijk verzoek aan derden te doen. Een eventuele afwijzing zal door de desbetreffende gemeente met redenen worden omkleed. Achterliggende gedachte is om aan de orderportefeuille van Biga zoveel mogelijk bij te dragen binnen de kaders van het gemeentelijk Inkoopbeleid, landelijke wetgeving en Europese regelgeving. Het gaat om de productgroepen groenonderhoud (onkruid verwijderen, knippen van hagen, ruimen van zwerfafval, planten van heesters/bomen, maaien van gazons, steken graskanten, blad ruimen, snoeien, onderhoud begraafplaatsen, onkruidbeheersing verharding), schoonmaak, grafisch (repro, printen, vergaren, snijden, samenstellen, DTP, boekbinden, perforeren, bundelen, rillen, converteren, pakketten inpakken en personaliseren) en re-integratieactiviteiten. Gebleken is dat de tekst van het nieuwe contract onvoldoende concrete aanknopingspunten kent voor de uitvoeringspraktijk van de deelnemende gemeente op het gebied van inkoop. Deze tekst biedt ook voor de Biga onvoldoende concrete aanknopingspunten over de wettelijke kaders waarbinnen de contractuele verplichting zich voor een gemeentelijke overheid afspeelt. Zodat de verwachtingen tussen partijen over de mogelijkheden van het Preferred suppliership binnen de (Europese) aanbestedingsregels en de wijze waarop hier concreet invulling aan kan/moet worden gegeven uiteen lopen. Daarom is besloten regionaal duidelijke eenvoudig uitvoerbare en praktische afspraken te maken met Biga in de vorm van een Convenant. Deze uitvoeringsafspraken, in de vorm van een Convenant tussen de GR gemeenten enBiga zijn te vinden op het Intranet. ·sociale voorwaarden

16

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

Naast duurzaamheidcriteria zijn medio 2011 ook sociale voorwaarden vastgesteld en gepubliceerd door de rijksoverheid. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens. Voor de meeste productgroepen zal het gaan het om generieke sociale internationale normen die zullen worden opgenomen in de contractbepalingen. Deze generieke normen bestaan uit het toepassen van de mensenrechten, de vier fundamentele ILO (International Labour Organization) normen: (effectieve afschaffing van kinderarbeid, afschaffing van dwangarbeid en slavernij, vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep, vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen). Aan leveranciers worden alleen bij Europese aanbestedingen gevraagd de generieke normen van de ILO te onderschrijven in de contracteerfase van het inkoopproces. Bij contractondertekening wordt de dialoog met de leverancier aangegaan over de invulling van de sociale voorwaarden en worden nadere afspraken gemaakt. Het is een inspanningsverplichting van de opdrachtnemer. Aanvullende ILO normen en de Fair Trade norm gelden voor een beperkt aantal productgroepen. Het betreft aanvullende normen zoals redelijke werktijden, veiligheid en gezondheid op de werkplek, leefbaar loon/leefbaar inkomen en de eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering. Het gaat om producten waarvoor een gekwalificeerd keteninitiatief is ontwikkeld zoals bijvoorbeeld Fair Trade en Max Havelaar. (koffie, thee, cacao, wijn en bedrijfskleding). ·Millennium- en Fair Trade gemeente De gemeente Bunnik wil voldoen aan de uitgangspunten van de campagne “Millennium- en Fair Trade gemeente. Dit betekent dat naast de duurzaamheidscriteria ook de aanvullende generieke normen, waar al maatschappelijk gedragen keteninitiatieven bestaan, betreffende leefbaar loon/leefbaar inkomen en eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering moeten worden meegenomen in het inkoopproces. Nieuwe ontwikkelingen worden gevolgd en ondersteund. Het gaat vooralsnog om de productgroepen dranken(automaten), catering, bloemen en bedrijfskleding. ·Social return Social return is het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het inkopen van diensten en werken worden sociale besteksvoorwaarden opgenomen in offerteaanvragen, opdat de opdrachtnemer werk uitbesteed aan een SW bedrijf of bij een sociale ondernemer. Het gaat hier om het inzetten van SW-geïndiceerden, uitkeringsgerechtigden, vroegtijdige schoolverlaters en leerlingen van praktijkscholen. De gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede willen waar mogelijk Social return toepassen. Dit betekent dat bij opdrachten van minimaal € 250.000 waar mogelijk, gebruik wordt gemaakt van mensen -bij voorkeur uit de gemeente Bunnik en/of Wijk bij Duurstede - met een uitkering of anderszins een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Verder zijn wij van mening dat ook opdrachten aan SW-bedrijven en sociale ondernemers zoveel mogelijk tegen marktconforme prijzen moeten worden uitgevoerd. De rijksoverheid heeft per 1 juli 2011 voor haar eigen inkopen en aanbestedingen boven € 250.000 Social return verplicht gesteld. ·criminaliteit Geen zaken doen met partijen waarvan bekend is dat men het niet nauw genoeg neemt met wet- en regelgeving. Bij gerede twijfel gebruik maken van de mogelijkheden die de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) biedt. Deze wet beoogt te voorkomen dat onder meer door aanbesteding van een overheidsopdracht de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde criminele activiteiten faciliteert. De gemeenten hebben de mogelijkheid om bij aanbestedingen een zogenaamde verklaring omtrent gedrag (VOG) bij natuurlijke personen, en een verklaring omtrent gedrag rechtspersoon (VOGR) bij rechtspersonen te laten overleggen.

Bijlagen Uitgangspunten van het Inkoopbeleid in schema (Excel) Bijlage 7.1 gemeente Bunnik en gemeente Wijk bij Duurstede uitgangspunten inkoopbeleid

Uitgave / ra< 50.000 ming in € excl. BTW

Uitgangspunten van het inkoopbeleid

17

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

Toelicthing:

50.000 200.000*

200.000* 5.000.000*

>5.000.000* * wijziging EU drempels om de 2 jaar

Bitmap

Bitmap

EU drempels Leverin-

gen+Diensten verlaagd ex 193.000 Diensten +

Werken

Alles

EU drempels Werken verlaagd ex 4.845.000

Leveringen van deze waarde moeten

hoeven niet moet

Europees

Europees

Europees

ja

ja

ja

ja

Tijdens voorbereidingsfase inkoopproces, voordat voorstel in College wordt gebracht

aanbestedingsdossier aanbevolen vormen

ja

ja

ja

ja

Opslaan bij afdeling Informatiebeheer/DIV

enkelvoudig onderhands

niet aanbevolen

nee

n.v.t.

nee

n.v.t.

Afwegen of aangeboden prijs marktconform is

meervoudig onderhands

aanbevolen

ja

n.v.t.

toegestaan

n.v.t.

Minimaal 3 offertes

openbaar aanbesteden

nee

> 100.000 (Europees) toegestaan

toegestaan

(Europees)

NL openbare aanbesteding: Bijv. toepassen bij grensoverschrijdend belang

minimaal aantal offer- 1 tes

min. 3 tot max. 5

(Europees)

min. 3 tot max. 5

(Europees)

gunningscriterium

EMVI

EMVI

EMVI

EMVI

EMVI

de Economisch Meest Voordelige Inschrijving

offerte als eindbod beschouwen

nee

nee

ja

nee

ja

Onderhandelen toegestaan bij (meervoudig) onderhandse procedure

vorm offerteaanvraag vormvrij

schriftelijkmail

schriftelijk/mail

schriftelijk/mail

schriftelijk/mail

vorm opdrachtverstrek- bestelbon king

schriftelijk

schriftelijk

schriftelijk

schriftelijk

eenheid in stijl

ja

ja

ja

ja

gedragscodes naleven ja

ja

ja

ja

ja

regionale leveranciers non-discriminatoir

non-discriminatoir

non-discriminatoir

non-discriminatoir

non-discriminatoir

Gelijkheidsbeginsel

beoordelingsmatrix EMVI gebruiken

aanbevolen

ja

ja

ja

ja

Wegingsfactoren bepalen voordat offerteaanvraag of aankondiging wordt verstuurd

evaluatie

aanbevolen

ja

ja

ja

ja

Aanbestedingswet per beginselen 1/4/2013 Aanb.

beginselen Aanb.

beginselen Aanb.

beginselen Aanb.

beginselen Aanb.

Toepassen beginselen Transparantie, Objectiviteit, Gelijkheid en Proportionaliteit

toepassen UAV 1989 of 2012

ja bij Werken

Nee

ja bij Werken

ja bij Werken

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor uitvoering van Werken worden gebruikt bij RAW bestekken; UAV 2012

AANBESTEDINGSPROCES advies inkoopconsulent

ja > 25.000

vormvrij

INTEGER HANDELEN

VOORWAARDEN

18

ja bij Werken

Richtsnoeren Leverin- Ja bij Lev. + gen en Diensten Dienst

Ja bij Lev. + Ja bij Lev. + Nee Dienst Dienst

Ja bij Lev. + Dienst

toepassen ARW 2012

ja bij Werken

ja bij Werken

Nee

ja

ja bij Werken

Aanbestedingsreglement Werken, kan ook voor Leveringen en Diensten worden gebruikt

Algemene Voorwaarden van derden

afwijzen

afwijzen

afwijzen

afwijzen

afwijzen

Bij voorkeur afwijzen

Algemene Inkoopvoor- bij offerteaan- bij offertewaarden VNG vraag toep. aanvraag toep.

bij offerteaanvraag toep.

UAV toepas- Leveringen Bij verzenden offerteaansen en Diensten vraag of publicatie aankondiging van toepassing verklaren

(raam-) contract nastre- ja ven

ja

ja

ja

ja

Streven naar raamcontracten met gemeente Bunnik en Wijk bij Duurstede

max. verbintenisduur 4 jaar raamcontract

4 jaar

4 jaar

4 jaar

4 jaar

Raamcontracten maximale looptijd 4 jaar

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

Toepassen milieucrite- ja ria

ja

Toepassen sociale voorwaarden

toegestaan ja > EU drempel

toegestaan

Preferred suppliership 1e offerteaan- 1e offerteBiga (groenvoorz., vraag Biga aanvraag schoonmaak + repro) Biga

ja

Bao art. 19

ja

ja

Voor 45 productgroepen voor actuele criteria zie http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria

toegestaan

ja > EU drempel

Generieke sociale ILO normen in contractfase zie http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/sociaal/socialevoorwaarden

n.v.t.

Bao art. 19

Voorkeursleverancier zie Biga overeenkomst, uitvoeringsafspraken zie Convenant

Toepassen Social return

toegestaan

toegestaan ja > 250.000 toegestaan

ja > 250.000 Waar mogelijk toepassen boven 250.000 zie pianoo.nl/duurzaaminkopen/sociaal/social-return Bureau Social Return Zeist

Bunnik:Fairtrade & Millennium gem.

aanvullende normen

aanvullende normen

aanvullende Toepassen bij drankenautonormen maten, catering, bedrijfskleding en bloemen; maatschappelije keteninitiatieven

aanvullende normen

aanvullende normen

OPVOLGING INKOOPBELEID wie fiatteert bij willen leidinggev./op- College van niet toegeafwijken drachtg. B&W staan

College van niet toegeB&W staan

wie controleert de na- leidinggevenleving de

leidinggevende

leidinggevende

leidinggevende

periodieke controles

controller, controller, accountant accountant

controller, accountant

controller, accountant

controller, accountant Eigenaar: Ronald van Ekris Versie 7 201306

Definities Inkoopproces beschrijving

19

Cvdr 2016 nr. CVDR339220_1

1 juli 2016

leidinggevende

Advies inkoop veplicht; zie ook Regeling Productverantwoordelijkheid/Budgetregeling en Mandaatregeling