GEMEENTEBESTUUR van VAALS Kenmerk: mm 040206 Nr.:
Onderwerp: Privacyverordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens De Raad der gemeente Vaals Gelet op de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (Stb.1994, nr. 494); Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb.2001, 180) Gelet op de Verordening persoonsregistraties gemeente Vaals; Besluiten Vast te stellen de volgende Privacyverordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hoofdstuk 1 Artikel 1
Algemene bepalingen Begripsbepalingen
Deze verordening verstaat onder: 1. de wet: de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (Stb. 1994, 494 en gewijzigd bij Stb. 2001, 180) 2. bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; 3. basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; 4. aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; 5. verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester en wethouders; 6. beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie. 7. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de bevolkingsadministratie wordt gevoerd in verband met een in een voorkomend geval noodzakelijke uitwijk; 8. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; 9. ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
10. geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de bevolkingsadministratie van de gemeente; 11. afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; 12. binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; 13. derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene.
Artikel 2
Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het bureauhoofd Publieksbalie.
Artikel 3
Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden de gegevens zoals vermeld in bijlage 1 behorende bij deze verordening verstrekt aan de afdeling Middelen tbv belastingen, aan de afdeling Inwonerszaken tbv de WVG en aan de afdeling Grondgebiedzaken tbv het kadaster. Deze registraties worden beheerd door het hoofd van de desbetreffende afdelingen.
Hoofdstuk 2
Bepalingen met betrekking tot de basisadministratie
Artikel 4
Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie
1. Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben: a. De beheerder; b. De door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam bij het bureau Publieksbalie; c. Hoofd Publieksbalie; d. Met inachtneming van artikel 88 en 89 van de wet, ten behoeve van de aan hen opgedragen taken, de volgende binnengemeentelijke afnemers: a. Afdeling Inwonerszaken; b. Afdeling Middelen c. Afdeling Grondgebiedzaken. De gegevens die zij ontvangen worden nader bepaald door het College; e. De bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente. 2. Bij de in lid 1, onder c genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben alleen diegenen rechtstreeks toegang tot de basisadministratie, die als zodanig zijn aangewezen door de beheerder. 3. De beheerder kan in verband met de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie door de in lid 1 en 2 genoemde personen aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van de basisadministratie.
Artikel 5 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers op verzoek Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op verzoek gegevens, nader te bepalen door het College worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. Bovendien kunnen via telefoon of fax op verzoek gegevens verstrekt worden aan Gemeente Heerlen, afdeling Burgerzaken, Vreemdelingenloket.
Artikel 6 Systematische verstrekkingen van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden, ten behoeve van de aan hen opgedragen taken, systematische gegevens verstrekt aan de volgende binnengemeentelijke afnemers: 1. Afdeling Middelen, sectie Financiën, bureau Belastingen 2. Afdeling Inwonerszaken, met name bureau WOSEZ 3. Gemeente Heerlen, afdeling Burgerzaken, Vreemdelingenloket 4. Regionaal Samenwerking Leerplicht en RMC, Maastricht en Mergelland 2. De aan de genoemde binnengemeentelijke afnemers te verstrekken gegevens worden nader bepaald door het College.
Artikel 7
Terugmeldingsplicht
1. De in artikel 3, 4, 5 en 6 genoemde binnengemeentelijke afnemers doen van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie krijgen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen, mededeling aan de beheerder van de bevolkingsadministratie. 2. De verplichting van een binnengemeentelijke afnemer tot het doen van de in lid 1 genoemde mededeling geldt slechts voor zover de afwijking een gegeven betreft dat aan hem op grond van deze verordening verstrekt kan worden.
Artikel 8 verstrekt
Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden
1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, de algemene gegevens en de verwijsgegevens over: de naam; de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgeno(o)t (e) of geregistreerd partner; het naamgebruik (van de (eerdere) echtgeno(o)t (e) of geregistreerd partner); het adres; de gemeente van inschrijving; de datum van overlijden de indicatie onjuistheid als bedoeld in artikel 54 van de wet, in verband met de uitoefening van de aan hen opgedragen taken ten behoeve van verificatie, opsporing en benadering van doelgroepen op
schriftelijk verzoek worden verstrekt aan: Gemeentelijke gezondheidsdienst (GGD) Integraal Kankercentrum Limburg (IKL) Woningcorporaties die eigenaar zijn van panden in de gemeente Vaals voor met name genoemde personen en/ of adressen; Instellingen en voorzieningen voor onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, voor zover de verstrekking haar grond vindt in de bijhouding van een persoonsregistratie als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegeven; Buitenlandse autoriteiten voor ambtshalve doeleinden uitsluitend met betrekking tot met name genoemde personen en waarbij het land een passend beschermingsniveau biedt wat betreft landen buiten de Europese Unie. Voor landen binnen de Europese Unie geldt artikel 13 van de Richtlijn 95/46/EC. Stichting ambulante FIOM voor met name genoemde personen. AOK Rheinland, voor met name genoemde personen. Natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, nietcommercieel belang, met voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. Bij gehuwden cq. geregistreerde partners mag de schriftelijke machtiging dienen als schriftelijk verzoek. Natuurlijke personen (te noemen verzoeker), ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ingeschrevene indien: 1. de identiteit van verzoeker deugdelijk kan worden vastgesteld; en 2. verzoeker is echtgenoot cq. geregistreerd partner of ouder of meerderjarig kind van ingeschrevene; en 3. verzoeker en ingeschrevene wonen op hetzelfde adres. Deze personen kunnen geen uittreksel krijgen ten behoeve van echtscheiding. 2. Een verzoekschrift moet voldoen aan het bepaalde in hoofdstuk 4 van de Algemene Wet Bestuursrecht en moet het doel van de verstrekking behelzen en deze aantonen, dit laatste kan middels bijlagen. 3. De in lid 2 genoemde aanvrager mag de ontvangen gegevens alleen gebruiken voor het doel dat bij de verstrekking door hem is aangegeven. 4. Bij onrechtmatig gebruik van de gegevens door de aanvrager, is deze aanvrager aansprakelijk voor de materiële en immateriële schade die een belanghebbende daardoor lijdt. 5.a. De in lid 1 genoemde gegevens kunnen eveneens verstrekt worden aan instellingen of bedrijven, indien deze gegevens noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van een opdracht van het gemeentebestuur. b. Bij verstrekking van gegevens bij de hiervoor onder lid 5.a genoemde gevallen dienen de verstrekte gegevens na vervulling van de opdracht door de betreffende instelling of het bedrijf vernietigd te worden of te worden geretourneerd aan het gemeentebestuur zonder dat er enig gegeven achterblijft. 6. De op grond van lid 1 gevraagde gegevens kunnen geweigerd worden, indien naar het oordeel van de verantwoordelijke door verstrekking van de gevraagde gegevens de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Artikel 9
Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens Doel van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
De gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel: a. informatie te leveren aan het bureau publieksbalie ten behoeve van de vervulling van de aan hun opgedragen taken; b. de afnemers, genoemd in de artikelen 12, tweede lid en artikel 13, te voorzien van gegevens, voorzover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers, in de gevallen bedoeld in deze verordening c. de derden, genoemd in artikel 13 lid 2, te voorzien van gegevens, in de gevallen bedoeld in deze verordening; d. een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien; e. informatie te leveren ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doeleinden.
Artikel 10 Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en opgenomen gegevens De gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens bevat van de ingeschrevene en de ingezetene de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 2 behorende bij deze verordening.
Artikel 11
Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden verkregen op aangifte van de burger of op mededeling van een afnemer.
Artikel 12
Rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens
1. Op de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is artikel 4 lid 1 en 2 van overeenkomstige toepassing. 2. Rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben de binnengemeentelijke afnemers, genoemd in artikel 4, lid 1 onder d. ten behoeve van de aan hen opgedragen taak (zie bijlage 2).
Artikel 13
Verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
1. Aan afnemers kunnen op verzoek aangehaakte gegevens worden verstrekt, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. 2. Aan derden, genoemd in artikel 8 van deze verordening, kunnen op schriftelijk verzoek onder de in artikel 8 genoemde voorwaarden aangehaakte gegevens worden verstrekt.
Artikel 14
Verwijdering van gegevens
1. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. 2. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 12 weken nadat het daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke is genomen.
Artikel15
Protocolplicht
De beheerder houdt voor het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 13 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt.
Artikel 16
Recht op inzage en kennisneming van verstrekking
1. Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 35 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens worden ingediend bij de beheerder. 2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke binnen 4 weken op de in het eerste lid genoemde verzoeken. 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 17
Recht op correctie
1. Verzoeken tot verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 36 van de Wet Bescherming Persoonsregistraties worden schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke. 2. De verantwoordelijke beslist binnen 8 weken op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
Artikel 18
Vernietiging
Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de archiefwet.
Hoofdstuk 4 Artikel 19
Overige bepalingen Beveiliging
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens artikel 13 van de verordening vastgestelde beveiligingsplan.
Artikel 20
Intrekken oude regeling
De “Privacyverordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens”, in werking getreden op 3 april 2004 wordt ingetrokken met het inwerking treden van deze verordening.
Artikel 21
Inwerkingtreding in relatie tot de Tijdelijke referendumwet
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na het verstrijken van een termijn van zes weken na de eerste maandag na de dag van publicatie.
Artikel 22
Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2004.
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 1 november 2004. De griffier,
De voorzitter,
Dhr. E.N.H. Ummels
Mevr. drs. M.J.I. Quint-Maagdenberg
Bekendgemaakt door: M.J.F.L. Mans-Jansen · Publicatie in het Vaalser weekblad en Super Zondag · Inwerkingtreding 6 weken na de eerste maandag na publicatie (in elk geval 6 weken na bekendmaking in verband met de Tijdelijke referendumwet)
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Vaals op 1 november 2004.
