Verslagen workshops Dag van de Keteninformatisering 2014
Inhoud Workshop 1: Dilemma’s in het verificatieproces .................................................................................... 2 Workshop 2: Het is een vreemdeling zeker, die zich inschrijft bij IND en GBA ...................................... 3 Workshop 3: Meten in de Strafrechtketen ............................................................................................. 4 Workshop 4: Mobiel Effectiever Op Straat ............................................................................................. 5 Workshop 5: Privacy dilemma’s in de vreemdelingenketen .................................................................. 6 Workshop 6: Communicatie en werken in de keten: het oude denken ................................................. 7 Workshop 7: Spraak organiseren ............................................................................................................ 9 Workshop 8: Grootschalige ketencommunicatie als uitdaging ............................................................ 10 Workshop 9: Kruip in de huid van de vreemdeling of referent ............................................................ 11 Workshop 10: Hoe werkt de Loketvoorziening?................................................................................... 12 Workshop 11: Twijfels over identiteit bij verificatie.. en dan? ............................................................. 13 Workshop 12: Digitaal 2017 .................................................................................................................. 14 Workshop 13: De keten uitgedaagd – Quick Scan Light ....................................................................... 15 Workshop 14: De BVV, hoe werkt dat eigenlijk? .................................................................................. 16 Workshop 15: Kwaliteit en ketendenken: het ketenspel ..................................................................... 17 Workshop 16: BasisRegistratie Personen: de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) ..................................................................................................................................................... 18 Workshop 17: De relatie tussen de strafrechtketen en de vreemdelingenketen ................................ 19 Workshop 18: Taal, het instrument waar ketenpartners iedere dag mee werken .............................. 20 Workshop 19: Identiteitsmanagement in de vreemdelingenketen ..................................................... 21 Workshop 20: Hoe kom je tot een digitaal archief met substitie? ....................................................... 22 Workshop 21: Demo Tijdelijk Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen ................................... 23
Workshop 1: Dilemma’s in het verificatieproces Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering Will de Jager en Jan Heim Blankenstein
Context:
Waar ligt de nadruk op binnen het verificatieproces? Klantvriendelijkheid en snelheid, of fraudepreventie en toezicht? Waar ligt de grens? Hoe wordt hiermee omgegaan? In deze workshop werd informatie op interactieve wijze gedeeld. Tevens vond een simulatie van het verificatieproces plaats.
De workshop “Dilemma’s in het verificatieproces” was een awareness game met als doel bewustwording van het dilemma van toepassing van verschillende drempelwaarden en de kwaliteit hiervan. De aanwezige mensen van verschillende organisaties (onder andere de KMar, NP, BZ, DJI, IND) gingen enthousiast aan de slag met de opdrachten die zij kregen. De eerste opdracht was aan te geven hoe biometrie in de eigen organisatie wordt toegepast. In de andere twee opdrachten moesten zij zich verplaatsen in een ketenpartner, onder andere aan de hand van een casus. Als conclusie van de workshop werd door mensen aangegeven dat biometrie een meerwaarde heeft. Bij een hoge drempelwaarde is het randvoorwaardelijk. Bij een lage of middelhoge drempelwaarde werd wel aangegeven dat biometrie niet afdoende is en dat dit alleen als hulpmiddel gebruikt kan worden. Voor de werkelijke vaststelling dient dan nog een stap genomen te worden. Het advies dat aan VenJ werd gegeven is: samenwerken. Voor de meeste registrerende partners is duidelijk geworden dat men niet klaar is met het werk indien de biometrische registratie intern is geslaagd. Ook voor partners die tegen dezelfde biometrie verifiëren, moet de registratie bruikbaar zijn. Dus niet alleen bij de registrerende ketenpartner, maar ook bij alle verifiërende ketenpartners die deze biometrie hergebruiken dient het licht op groen te staan om daadwerkelijk te kunnen spreken over een geslaagde biometrische registratie. Daarom is het van belang samen een drempelwaarde te bepalen.
Workshop 2: Het is een vreemdeling zeker, die zich inschrijft bij IND en GBA Organisatie: Wie:
IND en NVVB P.J. Louw en Ronald Zijlstra
Context:
Deelnemers aan de workshop maken kennis met de ins en outs van de grondslagen voor en de werkwijze bij identiteitsvaststelling en registratie in de vreemdelingenketen en bij gemeenten. Hoe blijven de persoonsgegevens op elkaar afgestemd?
Voor deze workshop was grote belangstelling, hij voorzag duidelijk in een behoefte. In de workshop werd door beide sprekers een doorkijkje gegeven in het proces van identificeren en registreren van reguliere vreemdelingen: P.J. Louw voor de vreemdelingenketen en Ronald Zijlstra voor gemeenten. Door beiden werd benadrukt dat verdergaande samenwerking gewenst en noodzakelijk is. Zeker met de digitalisering ontstaan daartoe ook steeds meer mogelijkheden. Er gebeuren al goede dingen: de wijziging van de Wet Basisregistratie Personen (BRP) waardoor gemeenten nu verplicht zijn om van vreemdelingen die niet met documenten hun geboortedatum of nationaliteit aan kunnen tonen een Mededeling hierover aan de IND te vragen en deze op te nemen in de BRP (art. 2.17 Wet BRP). De Mededeling wordt verstrekt via het Koppelingsbureau van de IND. Daarnaast wordt onderzocht hoe de Terugmelding van de vreemdelingenketen beter benut kan worden. Nu gaat het nog meestal om adreswijzigingen en heeft de gemeente na de melding nog een eigen onderzoekplicht. Zijlstra gaf aan ook deels op eigen titel te spreken. Hij is een groot voorstander van eenmalige registratie en koppeling van systemen. Belangrijke stelling was dat gemeenten binnen de vreemdelingenketen moeten worden aangemerkt als ketenpartner. Gemeenten maken nu veelal gebruik van de inkijkvoorziening van de BVV bij de eerste inschrijving in de BRP. In de BVV konden ze tot voor kort de daar opgenomen gegevens zien (naam, status en foto), maar door de Wet Biometrie is nu bepaald dat de biometrische gegevens (waaronder de foto) alleen toegankelijk mogen zijn voor ketenpartners. De foto moet dus worden afgeschermd voor gemeenten. Dit is een ongewenste bijkomstigheid als je beide administraties op orde wilt houden. Bij de workshop werden prikkelende vragen gesteld: 1. Moet de IND alvast gaan registreren in de BRP? 2. Moet je op twee plekken blijven inschrijven en een vergunning tot verblijf aanvragen? Ooit was er de intentie om vreemdelingen bij de inschrijving in de Basisregistratie Personen meteen de aanvraag vtv te laten indienen. Zouden de RNI loketten daar in de toekomst een rol kunnen spelen? Beide stellingen leverden interessante discussies op van zowel voor- als tegenstanders. Vooral de inschrijving in het Register Niet-Ingezetenen hield de gemoederen bezig. Al met al een interessante workshop met voldoende stof voor verdere verkenning.
Workshop 3: Meten in de Strafrechtketen Workshop: Organisatie: Wie:
Meten in de Strafrechtketen National Police Intelligence Service (IPOL) John Riemen en Bart Kraus
Context:
Havank is het raamwerk dat binnen de strafrechtketen wordt gebruikt voor de beoordeling van vingerafdrukken. Binnen dit systeem zijn vingerafdrukken van meer dan een miljoen personen opgenomen. Het wordt gebruikt binnen meerdere processen; van het vaststellen van onbekende overleden personen tot het koppelen van sporen aan personen.
Deze workshop ging in op de leerpunten uit de strafrechtketen voor de vreemdelingenketen met betrekking tot de kwaliteit van de biometrie. De workshop begon met een presentatie van hoe hier in de strafrechtketen mee wordt omgegaan. Toegelicht werden enkele kwaliteitsaspecten zoals false positive/negatives (en gray area), ghostimages en gemanipuleerde vingers. Belangrijk om te weten is dat een vergelijk tussen twee vingerafdrukken altijd een betrouwbaarheidspercentage heeft. Een geautomatiseerd systeem geeft bijvoorbeeld aan dat er voor 79% een match is. Er werd met name ingezoomd op het beleid wat gekozen wordt met betrekking tot de betrouwbaarheid van een geautomatiseerde uitspraak. Een hoge betrouwbaarheid leidt tot meer false negatives. Dit betreft dan personen die eigenlijk wel in de database zitten maar niet worden herkend. Een lage betrouwbaarheid leidt tot false positives (deze worden ten onrechte herkend). Binnen de strafrechtketen wordt daarom met een zogenoemde “gray area” gewerkt. Alles wat hierin valt wordt, evenals alle “positives”, ook door een persoon beoordeeld. Na de presentatie werd nog discussie gevoerd omtrent de stelling ‘In de vreemdelingenketen kan alles geautomatiseerd (en is dus geen menselijke controles nodig)’. Bediscussieerd werd dat dit afhangt van het risico dat je bereid bent te lopen ten aanzien van verkeerde uitspraken van het systeem. Samengevat kwam men tot de conclusie dat het goed is om goed na te denken en beleid te ontwikkelen binnen de vreemdelingenketen over de vraag waar wel en waar niet menselijke ondersteuning nodig is.
Workshop 4: Mobiel Effectiever Op Straat Workshop: Organisatie: Wie:
Mobiel Effectiever Op Straat Nationale Politie Marcel Maas, Olof van der Ziel en Alex van der Plas
Context:
Door de introductie van de mobiele werkplek waarmee het werken op straat dynamisch wordt ondersteund is informatie snel beschikbaar, compleet en automatisch herbruikbaar voor vervolghandelingen. 25.000 collega's van Toezicht en Handhaving gaan via apps op een telefoon scannen, identificeren, integraal bevragen en een bon schrijven. In deze workshop werd uitgelegd hoe MEOS werkt.
Met behulp van twee smartphones gaf de politie een live demonstratie van de werking van MEOS. In kleine groepjes verzamelden we ons rond de twee politiefunctionarissen die een uitgebreide demo gaven van de mogelijkheden van MEOS. Het project MEOS richt zich op het uitrusten van de politieagent op straat met een smartphone. Deze smartphone gebruikt de politieambtenaar: voor de identificatie van verdachten op straat. Identificatie kan op verschillende manier plaatsvinden, bijvoorbeeld door het scannen van een rijbewijs, paspoort of ID-kaart of door het afnemen van vingerafdrukken. om te controleren of de persoon voorkomt in zo’n 17 registers (o.a. BVV, RDW, GBA en NSIS). Hiermee kan bijvoorbeeld worden bekeken of een persoon openstaande boetes heeft uitstaan, nog een straf moet uitzitten, rijdt in een gestolen auto of vuurwapengevaarlijk is. voor het afhandelen van de zaak met een transactie (bon). De smartphone vervangt dus op termijn het bonnenboekje.
Het project MEOS zorgt uiteindelijk voor een betere kwaliteit, een betere informatiepositie, verhoging van de veiligheid en blauw meer op straat. Om MEOS goed te laten landen in de organisatie is het bedacht door, ontwikkeld met en ingevoerd voor “Blauw”. Rond de zomer vindt de uitrol plaats in de regio Amsterdam. Zo’n 4.000 smartphones worden dan uitgeleverd. Daarna volgt de landelijke uitrol naar 25.000 politieagenten op straat. Binnen een paar maanden kan iedereen dus in aanraking komen met MEOS.
Workshop 5: Privacy dilemma’s in de vreemdelingenketen Workshop: Organisatie: Wie:
Privacy dilemma’s in de vreemdelingenketen Programma Keteninformatisering Marco Wijnants
Context:
Aan de hand van een aantal cases wordt vanuit het perspectief van de privacyregelgeving gekeken naar mogelijke dilemma’s die kunnen ontstaan bij het uitwisselen van persoonsgegevens binnen de vreemdelingenketen.
In de workshop werd gesteld dat het bij privacy van belang is dat: vooraf bepaald wordt voor welk doel gegevens verzameld gaan worden; - er een grondslag is voor de verzameling; het minimale aantal nodige persoonsgegevens verzameld wordt, en - het verzamelen van persoonsgegevens plaatsvindt op een wijze die zo min mogelijk impact heeft op de betrokkenen. Binnen de vreemdelingenketen vindt de verzameling en uitwisseling van persoonsgegevens voornamelijk plaats op basis van regelgeving (in sommige gevallen op basis van toestemming bijvoorbeeld bij medische gegevens). Er moet extra gemotiveerd worden als er bijzondere persoonsgegevens verzameld worden, zoals bijvoorbeeld gegevens over ras, seksualiteit en politieke gezindheid. De discussie die zich ontspon spitste zich toe op een viertal onderwerpen: - welke informatie voor ketenpartijen relevant is, is een vraagstuk dat gezamenlijk bepaald moet worden, - context informatie kan nuttig zijn (bijvoorbeeld wijze van aanhouding), - informatie kan soms ook een lastige inschatting betekenen voor degene die de informatie levert (' ik doe mezelf wat aan' kan een loze kreet zijn of niet) - we moeten elkaars informatie vertrouwen als we in de keten samenwerken.
Workshop 6: Communicatie en werken in de keten: het oude denken Organisatie: Wie:
Martine Baadenhuijsen Martine Baadenhuijsen
Context:
De populairste workshop bij de Ambtenaar 2.0 dag 2014 kwam van Martine Baadenhuijsen. In deze workshop wordt duidelijk dat samenwerking alleen werkt als je weet waar je aan toe bent. Wat wordt er van jou verwacht en wat mag jij van anderen verwachten? Ervaar in deze interactieve workshop hoe je zonder face-toface contact vertrouwen kunt geven en vertrouwen kunt krijgen.
De zeer diverse groep deelnemers had hoge verwachtingen van ‘de populairste workshop bij de Ambtenaar 2.0 dag 2014’. Men werd niet teleurgesteld. De workshop richtte zich op het feit dat digitaal werken, vanachter de systemen, ook betekent dat men verstoken blijft van een belangrijk onderdeel van communicatie: de non-verbale signalen. Via diverse oefeningen werd deze boodschap kracht bij gezet. De eerste oefening betrof het op alfabetische volgorde doorspelen van een bal naar de andere deelnemers, maar dan wel met allen een geblindeerde skibril op. De lessen die hieruit naar voren kwamen waren onder andere dat er van te voren goede afspraken over de methode van communicatie en overdracht gemaakt dienden te worden. Bovendien liet de oefening zien dat je als ketenpartner voortdurend wisselt tussen de rol van verzender en ontvanger. Er ontstaan steeds nieuwe communicatiekanalen tussen twee specifieke ketenpartners (voor het overdragen van de bal), maar wel iedere keer ten behoeve van de hele keten (de volgende ontvangers van de bal). Cruciaal voor het slagen van de communicatie bleek de constante afstemming tussen verzender en de ontvanger. De volgende oefening betrof het beschrijven aan een ketenpartner van een simpele tekening die men had gemaakt. De ketenpartner diende de tekening zo goed mogelijk te herproduceren. De belangrijkste les hieruit was dat er bij de communicatie veel aannames gedaan werden door de ontvanger, iedereen interpreteert informatie binnen de eigen context. Daarom is verificatie van de boodschap door de ontvanger van groot belang, schuw hierbij ook niet om de telefoon te blijven gebruiken. Voor de verzender is het van belang zich af te blijven vragen of de ontvanger dit zal begrijpen en er verder mee kan. Bij de laatste oefening werden opnieuw de skibrillen en de bal tevoorschijn gehaald. Dit keer ging men in een kring staan en werd duidelijk dat er nu al meer gecommuniceerd werd bij de overdracht. Men paste de communicatie aan de situatie aan en bleef ook goed communiceren onder de tijdsdruk die door een stopwatch werd toegevoegd. Het “oude denken” over communicatie, in de zin van ‘zender – boodschap – ontvanger’ is daarom helemaal zo gek nog niet en de boodschap van de workshop was dan ook om dit vooral in stand te houden. 2e verslag De workshop ‘het oude denken’ werd in twee rondes gegeven. Ook in die tweede ronde werd verslag opgetekend: Op het moment dat alle informatie-uitwisseling digitaal verloopt heeft dit effecten op de
communicatie tussen mensen omdat je elkaar niet meer ziet of spreekt. Als je namelijk face-to-face met elkaar communiceert haal je heel veel informatie uit intonatie, manier van spreken en houding, de zogenaamde non-verbale communicatie. Die informatie valt weg als je alleen nog maar communiceert via de digitale snelweg. Hoe kun je er toch voor zorgen dat je elkaar blijft begrijpen in de digitale wereld? Martine Baadenhuijsen geeft aan de hand van een aantal leuke oefeningen tips aan de deelnemers. 1. Stem met je (digitale) gesprekspartner af of hij je bericht ontvangen heeft en of hij je bericht op de juiste manier interpreteert. Vraag dus om een terugkoppeling. 2. Hou feitelijke informatie gescheiden van subjectieve informatie. Bijvoorbeeld: Feit: er zijn 20 vreemdelingen aangetroffen in een school. Indruk: mijn indruk is dat de vreemdelingen erg verward zijn. Dus een scheiding van feiten met indrukken/ervaringen. 3. Blijf niet passief wachten op informatie die jouw kant op moet komen, ga ook actief op zoek naar informatie. Doe moeite om elkaar te blijven zien, drink eens een kop koffie samen.
Workshop 7: Spraak organiseren Organisatie: Wie:
Dienst Terugkeer & Vertrek Patty van Rossem en Emilie Randoe
Context:
Het benoemen van urgentie wordt vaak gezien als de beste manier om veranderingen in gang te zetten. Dit maakt medewerkers echter onzeker omdat zij vertrouwde routines los moeten laten zonder dat duidelijk is wat daar voor in de plaats komt. Hoe kan het beter..? Door spraak te ‘organiseren.’ In deze workshop maakt u kennis met een methodiek om dit te doen.
In deze workshop werd duidelijk gemaakt dat bij een verandering niet gefocust moet worden op de crisis die er aan ten grondslag ligt, maar meer op de inspirerende stip aan de horizon. Een dergelijk gezamenlijk doel moet vervolgens in een goede kernboodschap verwoord worden. Hoe je die kernboodschap opstelt werd uitgebreid behandeld en geoefend. Het ‘organiseren van spraak’ is de basis voor het opstellen van de boodschap. Uit de ervaring van de DT&V is gebleken dat het belangrijk is om de kernboodschap af te stemmen op de omgeving waarin de verandering speelt en met de doelgroep van de boodschap. Het betrekken van de werknemers (in de uitvoering) is van cruciaal belang en de directe leidinggevenden dienen de boodschap over te brengen en af te stemmen. Dit werkte goed in kleine groepjes en met individuele aandacht voor de werknemers. Hen werd gevraagd feedback te geven op de verandering en vooral met veel vragen te komen. Door deze te beantwoorden werd een brug geslagen tussen het veranderdoel en de beleving van de werknemers. Dit leidde tot een krachtige kernboodschap die past bij de organisatie en de werknemers. Omdat iedere werknemer een veranderboodschap anders opvat en individueel beoordeeld is het belangrijk deze volgens een vaste structuur op te bouwen, met aandacht voor de invloed die de verandering heeft op de werknemer. De structuur van KIJK (wat is er aan de hand? wat gaan we doen?) – WANT (waarom?) – DUS (wat betekent dit voor u?) is hiervoor waardevol gebleken. Aan het einde van de workshop kregen de deelnemers nog meer tips mee in de vorm van een boekje, die ongetwijfeld al in de trein terug naar huis is uitgelezen.
Workshop 8: Grootschalige ketencommunicatie als uitdaging Organisatie: Wie:
Jan Grijpink Jan Grijpink
Context:
Enkele opvallende resultaten van zeven jaar ketenonderzoek aan de Universiteit Utrecht worden toegelicht. Welke leerpunten bevatten die? Een voor grootschalige ketencommunicatie geschikte ketenvisie wordt toegelicht met voorbeelden. Aangegeven wordt hoe ‘privacy by design’ in grootschalige ketencommunicatiestelsels mogelijk is. Daarna passeren enkele praktische hulpmiddelen de revue om kostbare ICT-avonturen te vermijden.
In deze leerzame workshop zijn diverse lessen de revue gepasseerd uit de historie van keteninformatisering bij het ministerie van Veiligheid en Justitie en onderzoek aan de Universiteit van Utrecht. Het leerstuk Keteninformatisering is gericht op complexe maatschappelijke ketens, zonder hiërarchie en met een dominant ketenprobleem dat alleen opgelost kan worden door samenwerking tussen (wisselende) ketenpartners. Door met deze ‘ketenbril’ van een afstand naar grootschalige informatisering van ketens te kijken worden valkuilen ontdekt en worden alternatieven zichtbaar. Een belangrijke les is dat we op moeten passen voor niveauvergissing. In complexe maatschappelijke ketens moet men zich richten op probleemgericht informatiseren met een grootschalige context als referentiekader. Inzichten uit de informatisering van een (kleinschalige) organisatie kunnen niet klakkeloos toegepast worden op (grootschalige) ketens. Het denken vanuit organisaties zorgt voor uit de hand lopende ict-projecten, het zicht op de gehele keten houden is cruciaal. Er bestaan dan ook twee niveaus voor het informatiseren: het ketenniveau (bedoeld voor communicatie / signalen) en het grondvlak (bedoeld voor registraties en beheer). Andere lessen komen voort uit de ‘ketenvisie’. Enkele voorbeelden waren: “voor een grote oplossing is ieder draagvlak te klein” (houdt rekening met irrationaliteit op ketenniveau, informatiseer geleidelijk) en “bemoei je niet met de interne aangelegenheden van de ketenpartners” (eerst informatiseren dan reorganiseren, niet dwingen en het gebruik van een kale infrastructuur). Voor het toetsen van de noodzaak en haalbaarheid van een voorgenomen keteninformatiesysteem is een toetsingskader beschikbaar. Als voorbeeld werd het ‘samenwerkingsprofiel’ genoemd waarmee de huidige samenwerkingsgraad van de keten een indicatie geeft over de haalbaarheid.
Workshop 9: Kruip in de huid van de vreemdeling of referent Organisatie: Wie:
Buitenlandse Zaken, Immigratie- en Naturalisatiedienst Marijke Meerburg (IND) en Willeke Bossink (BZ)
Context: Een vreemdeling wil naar Nederland komen en daar blijven. Bij het beoogde verblijfsdoel hoort een referent. Deze workshop biedt de gelegenheid om zelf mee te maken wat de procedure inhoudt voor de referent en de vreemdeling. Referent en kenniswerker willen zo snel mogelijk door de asielprocedure heen. Met modern migratiebeleid moet dat eenvoudig(er) zijn geworden. Maar hoe ziet de procedure er uit als je deze zelf probeert? In de workshop zijn we in koppels als erkende referent/kenniswerker aan de slag gegaan om een kenniswerker uit India met zijn/haar gezin naar een Nederlands bedrijf te halen. Wat mijn groepje opviel: - Er is geen digitale procedure beschikbaar - Informatie en formulieren zijn als tekstbestandjes en pdf's beschikbaar; invullen betekent uitdraaien, invullen en (terug)scannen. - Informatie die beschikbaar is bij de IND (uit de aanvraag), moet op de ambassade opnieuw worden ingeleverd, omdat de ambassade maar beperkt informatie van de IND krijgt. - Referenten moeten twee keer met hun gezin langs de ambassade en daarna in Nederland nog een keer langs een IND-loket. One-stop-shop-dienstverlening is nog niet beschikbaar. Kortom, met enig zoekwerk, hulp van de begeleiders en informatie-uitwisseling met de buren (spieken mocht) zijn we er als referent en kenniswerker wel uitgekomen, maar er is zeker nog ruimte voor verbetering van de dienstverlening en voor de betere uitwisseling van informatie tussen de betrokken overheidspartijen. Iets voor het participatieloket van de IND?
Workshop 10: Hoe werkt de Loketvoorziening? Organisatie: Wie:
Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Naturalisatie- en Immigratiedienst Klaas de Groot, Dick Snow, Carla Wessels
Context:
De Loketvoorziening maakt het mogelijk ongestructureerde informatie (documenten) volledig digitaal uit te wisselen tussen ketenpartners. Daar waar nu nog op verschillende manieren documenten uitgewisseld worden (bijvoorbeeld via de post, via email), zorgt de Loketvoorziening voor een uniforme manier van uitwisseling van documenten. Hoe dat werkt was het onderwerp van deze workshop.
In
de workshop werd eerst uitgelegd waarom een Loketvoorziening nodig is: Er bestaat de politieke wens om in 2017 volledig digitaal te kunnen werken. Er is een wens om op een bestendige manier informatie uit te wisselen. Er is behoefte aan efficiënter werken.
Het doel van de Loketvoorziening is het digitaal uitwisselen van originele documenten mogelijk maken. Hoe werkt de Loketvoorziening: De originele documenten worden op één centrale plek opgeslagen, namelijk in het CDD (Centraal Digitaal Depot). De documenten krijgen meta-data mee die o.a. zorgen voor authenticiteit en vindbaarheid van het document. Zodra één van de ketenpartners een document in het CDD heeft gedeponeerd zal via het BVV Berichtenverkeer een bericht uitgaan naar de abonnementhouders van dat type bericht met de melding dat het document gedeponeerd is. De andere ketenpartner haalt vervolgens het document op via de Loketvoorziening, aan de hand van de meta-data. Fasering: In eerste instantie zal de kleine keten (IND, COA en DT&V) aansluiten op de Loketvoorziening (2014). Het doel is om ook de grote keten te laten aansluiten. Het aantal documenten dat uitgewisseld wordt is in het begin klein en wordt langzamerhand uitgebreid. De beschikkingen en rechterlijke uitspraken zijn de eerste documenten die via de Loketvoorziening worden uitgewisseld tussen IND en COA.
Workshop 11: Twijfels over identiteit bij verificatie.. en dan? Organisatie: Wie:
Dienst Justitiële Inrichtingen en MatchingsAutoriteit/Justid Henri Timmermans en Helmuth Kort
Context:
Door toepassing van biometrie kunnen er bij verificatie serieuze twijfels over de identiteit zijn of ontstaan. Betreft het wel de juiste persoon? Hoe beantwoord je zo’n vraagstuk? Ervaar zelf de echte problemen uit de praktijk en wat dit in ketenverband zoal betekent. Speciaal aanbevolen voor hen die interesse hebben in (biometrische) identiteiten en/of graag puzzels oplossen.
DJI en de MatchingsAutoriteit lichtten aan de hand van voorbeelden toe welke problemen er kunnen optreden bij de identificatie van personen, op welke wijze de verificatie van een identiteit kan worden uitgevoerd en hoe de samenwerking tussen de twee organisaties verloopt. Het gebeurt met enige regelmaat dat één en dezelfde persoon met verschillende gegevens voorkomt in systemen waarmee de identiteit wordt gecontroleerd. Bij twijfel over de echte identiteit kan de MatchingsAutoriteit worden ingeschakeld. De MatchingsAutoriteit heeft namens de Minister van VenJ de bevoegdheid om binnen de strafrechtketen een eindoordeel uit te spreken over de identiteit van een persoon. Zij kan bijvoorbeeld besluiten dat Pietje geen Pietje heet, maar Hans. Met andere woorden, de MatchingsAutoriteit is het informatieknooppunt voor de vaststelling van een identiteit. De samenwerking tussen DJI en de Matchingsautoriteit verloopt als volgt: DJI verifieert de identiteit van een persoon. Bij twijfel meldt DJI dit bij de Matchingsautoriteit. De Matchingsautoriteit verricht administratief onderzoek of vraagt een identiteitsonderzoek aan bij de politie of de KMar. De identiteit wordt bepaald en indien nodig worden verschillende identiteiten samengevoegd. DJI krijgt een terugkoppeling over de bevindingen. DJI past de identiteitsgegevens in hun eigen systemen aan.
Workshop 12: Digitaal 2017 Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering Marianne Zijderveld
Context:
Het kabinet streeft naar verdere digitalisering van het contact met burgers en bedrijven. Hierdoor moet de dienstverlening aan burgers en bedrijven door de overheid verbeteren, moet de informatieuitwisseling sneller en makkelijker verlopen en kunnen kosten worden verlaagd. In deze workshop worden de plannen van de overheid op dit gebied gepresenteerd. De deelnemers aan de workshop worden gevraagd mee te denken over de impact op de vreemdelingenketen.
De deelnemers werd gevraagd wat hun reden was om juist deze workshop te volgen:
vooral leren van de ervaringen van andere organisaties over wat er allemaal voor nodig is om van papier naar digitaal te gaan uitleg krijgen over het digitale landschap in 2017 noodzakelijke opleiding voor de medewerkers om digitaal te kunnen werken vormgeving van de integratie van de diverse shared service centra wordt digitaal leidend of gaat het vooral om het digitaal werken vernemen hoe de juridische borging is geregeld
Op basis van de verwachtingen en de uitleg over digitaal werken in 2017 werden de deelnemers zich ervan bewust dat er nog veel moet gebeuren om digitaal te kunnen werken en dat het jaar 2017 in dat opzicht meer dichterbij is dan men vermoedt.
Workshop 13: De keten uitgedaagd – Quick Scan Light Organisatie: Wie:
Logius Remco van Wijk, Erwin Rigter
Context:
Het Standard Business Reporting programma heeft recentelijk een boek gepubliceerd met best practices in succesvol samenwerken in informatieketens. In deze workshop zullen twee auteurs van het boek gezamenlijk met de aanwezigen een quick scan light uitvoeren op één of meerdere relevante informatieketens in het vreemdelingendomein. Samen met de aanwezigen bekijken zij wat er goed aan gaat en waar het beter kan.
Samen met de aanwezigen hebben de twee workshopgevers bekeken wat er goed gaat en waar het beter kan. Uitgangspunt hierbij was niet welke informatie beschikbaar is, maar welke informatie heeft iemand of een organisatie nodig. In de discussie met de deelnemers werden de volgende zaken aan de orde gesteld:
Het eigenaarschap van informatie is vaak niet duidelijk: Logius geeft aan dat het van groot belang is dat reeds in het begin het eigenaarschap van informatie moet worden bepaald en vastgelegd. In een informatieketen is men altijd van goede wil, maar duidelijkheid in eigenaarschap werkt in een keten veel efficiënter. Semantische interoperabiliteit: Dit speelt bij begripsbepaling een belangrijke rol. Het Gegevenswoordenboek Vreemdelingenketen is hierbij een goede eerste aanzet, maar zolang betrokken organisaties zelf nog geen eenduidig gebruik van begrippen heeft en hanteert, is nog een lange weg te gaan. Een gegevenswoordenboek betekent nog niet dat de semantiek in een informatieketen is geregeld. Juridische borging: Bij het uitwisselen van informatie moeten de wettelijke bepalingen worden meegenomen om duidelijk te hebben welke informatie met welke organisatie gedeeld mag worden. Financiën: Alle betrokken organisaties in een informatieketen moeten betrokken zijn bij het opstellen van de kosten en baten en deze moeten bij voorkeur meerjarig inzichtelijk worden gemaakt. Als dit gezamenlijk is uitgevoerd, kan bij niet leveren een partij hierop aangesproken worden en duidelijk gemaakt worden dat de hele keten hiervan last heeft. Estafette- of dirigentenmodel: Desgevraagd is Logius voorstander van het zogenaamde dirigentemodel. Wat governance betreft kan beter gekeken worden naar de operationele regie, dan naar de inhoud.
Workshop 14: De BVV, hoe werkt dat eigenlijk? Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering Pieter Zwart, Michaël Agtereek
Context:
Deze workshop is bedoeld voor mensen die werkzaam zijn in de vreemdelingenketen en altijd al hebben willen weten hoe de Basisvoorziening Vreemdelingen eigenlijk werkt. Er wordt ingegaan op de theorie van keteninformatisering, de architectuur, de inhoud van de BVV en de ontwikkelingen in de toekomst.
Het was een vol treinstel, de Werkwagon had alleen nog staanplaatsen vrij. De sfeer was goed, iedereen werd gestimuleerd om mee te denken en vragen te stellen. En voor het geval we tijd te kort kwamen was er de mogelijkheid vragen schriftelijk in te dienen voor beantwoording achteraf. Aan de hand van ppt-plaatjes werd besproken wat de BVV is, hoe ze tot stand is gekomen, welke gegevens er worden opgeslagen, wie dat doen, wie er inzage in hebben en met welke systemen er koppelingen zijn. De BVV is het centrale informatiesysteem in de vreemdelingenketen waarin alle basisgegevens van vreemdelingen in Nederland zijn opgeslagen. Een belangrijk punt is dat gebruikers niet rechtstreeks met de BVV werken, ze hebben allemaal eigen systemen die via een berichtenmakelaar gegevens met de BVV uitwisselen. Hierbij is de GBA leidend. Verder kunnen verschillende ketenpartners gegevens invoeren en/of wijzigen, dubbele V-nummers kunnen worden samengevoegd en uitgevoerde processen zijn traceerbaar. Vragen en Antwoorden: V. Waarom kan het nieuwe Tijdelijk Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen (TISOV, voorheen M118) niet in de BVV worden opgenomen? A. De BVV is voor basisgegevens, TISOV bevat ook veel toegevoegde informatie. En de BVV mag door iedereen worden geraadpleegd, bijvoorbeeld ook door gemeenten, maar TISOV bevat ook nietopenbare informatie. En tenslotte gaat het om een tijdelijke voorziening voor TISOV, misschien dat er bij de definitieve oplossing nog eens naar gekeken wordt. V. hoelang duurt het voor ik antwoord op een vraag aan de BVV krijg? A. Dat ligt aan de vraagstelling. Er zijn (nog) geen normen voor afgesproken. Zoeken m.b.v. een vnummer duurt in de regel 2 tot enkele seconden langer. V. Hoe ga je er aan de balie mee om als het een negatief antwoord is voor de vreemdeling? A. Daar heeft de BVV helaas geen voorziening voor. V. Kun je zoekvragen opslaan en bewaren? A. In de regel gebeuren zoekvragen met de ketenpartnersystemen. Ad-hocvragen m.b.t. query’s kunnen aan de BVV worden gesteld. Deze query’s worden bewaard om (her)gebruik mogelijk te maken. Dit is echter geen programmatuur dat is vastgelegd d.m.v. een soort functioneel ontwerp. V. Op welke gegevens wordt de identiteit gecontroleerd? A. Op V-nummer, nationaliteit en geboortedatum en tegenwoordig ook op vingerafdrukken. Maar soms krijg je de melding dat er te veel ‘hits’ zijn en moet de vraag nader worden gespecificeerd. V. Worden er ook gegevens uit de BVV verwijderd? A. Veel van de gegevens in de BVV bestaan uit koppelingen met andere systemen. Die kunnen alleen verwijderd worden door die koppelingen ongedaan te maken. Verder moeten biometriegegevens na 5 jaar verwijderd worden en horen na naturalisatie de gegevens verwijderd te worden van de persoon die nu geen vreemdeling meer is.
Workshop 15: Kwaliteit en ketendenken: het ketenspel Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering Wendy Kwik, Brent Jochems, Bernadette Jorritsma
Context:
Het ketenspel geeft inzicht in het belang van de juiste kwaliteit van gegevens in de vreemdelingenketen. Het draagt bij aan de bewustwording: wat betekent het om deel uit te maken van een keten? Met vraag- en reflectiekaarten worden in het spel specifieke onderwerpen in een ketenproces doorlopen. Thema’s als kwaliteit van gegevens en ketenafhankelijkheid passeren de revue.
Businessanalisten Wendy Kwik, Brent Jochems en coördinator Bernadette Jorritsma van het project Digitaal Werken stonden twee maal aan de lat om de workshopdeelnemers op speelse wijze bewust te maken van hun onderlinge afhankelijkheid en verbondenheid. Twee spellen werden gespeeld. Centraal stond de vraag: Wat betekent het om deel uit te maken van een keten in relatie tot de kwaliteit van gegevens die binnen een keten worden uitgewisseld? Het eerste spel bestond uit een heel concrete opdracht: ‘ Bouw een toren van 7 blokken’. Deze moesten middels een ‘spin’ met daaronder een haak in gezamenlijkheid gestapeld worden. Beide teams startten voorzichtig. Na enige minuten groeide het enthousiasme en raakten de individuele spinnenpoten meer en meer op elkaar afgestemd. Steeds kortere en heldere aanwijzingen werden over en weer geroepen. Beide torens groeiden snel door eendrachtige en doortastende samenwerking. Dat de blokken niet symmetrisch waren, bleek voor beide team toch de belemmerende factor om zeven verdiepingen te kunnen halen. Beiden torens vielen bij het bereiken van de zesde laag om. De treurnis was evenwel van korte duur aangezien het tweede spel klaar lag. De deelnemers werden in drie teams verdeeld. Het spel bestond uit een dobbelsteen, een draaischijf, processtappen en vragen zoals: ‘Noem één verbeterpunt m.b.t. de wijze waarop digitaal kan worden samengewerkt in de stap ‘bewaring opheffen’?, of ‘Wanneer is een gegeven of informatie in de stap ‘toelating asiel/regulier verblijf’ kwalitatief goed? ‘ of ‘Welke informatie is cruciaal voor het uitvoeren van de stap ‘Toegang en grensbewaking’?. De vragen/opdrachten bleken niet altijd even eenvoudig. Bijvoorbeeld de opdracht: ‘ Noem binnen de stap toezicht en handhaving een indicator voor de kwaliteit van gegevens’, leverde de nodige gespreksstof op. Dit spel werd met name interessant doordat de ‘goede’ of ‘foute’ antwoorden niet vooraf vast stonden. Het waren namelijk de andere teams die de gegeven antwoorden op hun merites moesten beoordelen. Ook zij moesten beargumenteren waarom de gegeven antwoorden naar hun mening ‘groen’(goed) dan wel ‘rood’ (fout/onvolledig) waren. Hierdoor ontstond als vanzelf tussen de deelnemers een gesprek over de onderlinge afhankelijkheden. Tenslotte, ongetwijfeld toeval, in beide workshops won het gele team ......
Workshop 16: BasisRegistratie Personen: de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering Mark van Elswijk
Context:
De Gemeentelijke BasisAdministratie (GBA) wordt op dit moment gemoderniseerd tot de BasisRegistratie Personen. Deze workshop geeft een overzicht van de modernisering en enkele gekozen oplossingsrichtingen. Naast het overdragen van kennis over de nieuwe BPR is het de bedoeling opgedane, voor de vreemdelingenketen relevante ervaringen te ontdekken en te bespreken.
De gemeentelijke basisregistratie van personen zoals wij die nu kennen, kent een lange geschiedenis die teruggaat tot 1796 (de tijd van Napoleon). De opzet is in de loop van de tijd geheel veranderd. Van het vastleggen van ‘losse’ belangrijke gebeurtenissen (1796) naar gezinskaarten (1850) en persoonskaarten (1936) die door gemeenten worden bijgehouden naar een geautomatiseerd kaartensysteem bestaande uit digitale persoonslijsten (1994). Op dit moment is deze administratie wederom volop in beweging om te kunnen voldoen aan de eisen van de huidige tijd. De registratie moet namelijk eenvoudiger kunnen worden bijgehouden met een snelle verwerkingstijd, een flexibele systeemopzet hebben, goedkoper zijn in onderhoud en beheer, goed toegankelijk en altijd beschikbaar zijn met een hoge gegevenskwaliteit zodat een brede groep aan afnemers 24/7 over actuele en betrouwbare gegevens kan beschikken. Een opvallende wijziging ten opzichte van het systeem uit 1994 is de centrale bijhouding in plaats van lokale bijhouding. Daarnaast kunnen digitale kopieën van brondocumenten worden opgenomen op grond waarvan mensen zijn ingeschreven of wijzigingen zijn doorgevoerd. Verder worden de afnemers vanuit een centraal punt (GBA-V full service) bedient, waardoor het ook eenvoudiger wordt om gespecialiseerde diensten aan te bieden (afnemers zijn immers niet altijd geïnteresseerd in alle informatie van een persoon, vaak willen ze alleen weten of iemand wel of niet gehuwd is of waar mensen op dit moment wonen, niet waar ze gewoond hebben). De grote uitdaging waar men nu voor staat is de transitie van het huidige GBA-systeem naar het nieuwe BRP-systeem. Immers, niet iedere gemeente zal op hetzelfde moment migreren. In de tussentijd zullen personen blijven verhuizen tussen gemeenten die al dan niet al gemigreerd zijn. De vreemdelingenketen kan lering trekken uit de inmiddels opgedane GBA-transitie-ervaringen. Het blijkt allemaal geen kwestie te zijn van ‘appels’ en ‘peren’ maar eerder een kwestie van ‘Elstar’ en ‘Golden Delicious’. Belangrijk is dat processen op elkaar aan sluiten en dat de betekenis van gegevens voor iedereen gelijk is. De stap van fysiek papier naar digitaal papier is vaak slechts een deel van de oplossing. Waarbij de kortste weg tussen beleid en uitvoering geen rechte lijn is. Troost is dat ook een kleine stap het doel nader brengt.
Workshop 17: De relatie tussen de strafrechtketen en de vreemdelingenketen Organisatie: Wie:
Justitiële Informatiedienst (Justid) en Programma Keteninformatisering Peter van den Bosch (Justid), Pieter Zwart (PK)
Context:
Hoeveel identiteiten kunnen we –in de verschillende keten- zonder problemen koppelen aan een individu? De strafrechtketen en de vreemdelingenketen geven een inkijk in de problematiek van het synchroon houden van identiteiten over de grenzen van ketens heen.
De workshop startte met vragen die spelen bij identiteitsvaststelling in het kader van de registratie van een vreemdeling, zoals ‘wie is de persoon’ en ‘welke naam hoort bij deze persoon’. Deze vragen kunnen heel complex zijn om te beantwoorden. De vraag is ook hoe betrouwbaar de verstrekte informatie is. Hierbij werd ingegaan op het onderwerp identiteitsfraude. Als een persoon onder meer identiteiten bekend is, moet de leidende administratieve identiteit worden bepaald. Iedere keten heeft hiervoor eigen voorschriften. In de strafrechtketen en vreemdelingenketen wordt, mits dat wettelijk is toegestaan, aan die leidende administratieve identiteit biometrie gekoppeld. In de workshop werd verder onder meer kort ingegaan op identiteitsvaststelling in relatie tot de burgerketen en de betekenis van de TMV (Terugmeldvoorziening) en artikel 2.17 BRP voor het synchroon houden van identiteiten. Ook werd de rol aangestipt van de Matchingsautoriteit in de strafrechtketen en het (project) Ketenplatform in de vreemdelingenketen. Het feit dat in de ketens veel verschillende wetgeving van toepassing is en rekening moet worden gehouden met diverse buitenlandse wetgeving, vormt ook een complicerende factor bij het synchroon houden van identiteiten. De deelnemers aan de workshop stelden onder andere vragen over de leidende administratieve identiteit. Toegelicht werd dat het in de strafrechtketen aan de Matchingsautoriteit is om te beslissen of verschillende identiteiten moeten worden ontkoppeld of dat de koppeling kan blijven bestaan, maar dat de verschillende identiteiten van die persoon in het systeem worden getoond. Ook werden veel vragen gesteld over de werking van de nieuwe KIM zuil. Met de nieuwe software op de KIM zuilen kan gelijktijdige bevraging en registratie in de BVV en SKDB gaan plaatsvinden. Een directe koppeling tussen het V-nummer en SKN-nummer aan de voorkant van het proces moet ertoe leiden dat in het vervolgtraject steeds dezelfde combinatie van identificerende nummers voor een persoon wordt gebruikt. Ten slotte werd een casus behandeld die de problematiek van het synchroon houden van identiteiten in de verschillende ketens goed illustreerde. De deelnemers concludeerden op basis hiervan dat het belangrijk is zoveel mogelijk bekende identiteiten bij een persoon te registreren en dat juist het samenstel van de verschillende registraties de identiteit van een persoon uniek maakt.
Workshop 18: Taal, het instrument waar ketenpartners iedere dag mee werken Organisatie: Wie:
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Peter Terlouw
Context:
Wat is de invloed van taal op het ketenproces? Deze workshop schetst hoe je het dominante denken kunt veranderen door het werken met taal. Hoe introduceer je nieuwe betekenissen en waar loop je dan tegenaan? De casus biedt bruikbare inzichten waarin de taal van veranderaar of ketenpartner centraal staat.
In deze workshop werd onderzocht wat de invloed is van taal op het ketenproces. Wat is de taal van keteninformatisering? In twee groepen werd een woordwolk gemaakt rond de term keteninformatisering, waarbij de eerste groep de mensen uit het veld vertegenwoordigde en de tweede groep zich in de rol van Tweede Kamerlid verplaatste. Wat opviel was dat de eerste groep vooral positieve associaties had met de term keteninformatisering en dat de tweede groep meer negatieve associaties hiermee had. Er ontstond een discussie over een recent bericht in de krant ‘dat de Tweede Kamer geen ‘geheimtaal’ wil in onderzoek naar ICT drama’s’. De deelnemers verschilden hierover van mening. De centrale stelling van deze workshop was dat verandering van taal verandering van het dominante denken tot gevolg kan hebben. Hoe men ergens over spreekt, is hoe men ergens over denkt. Aan de hand van de zogenaamde Verstaanbaarheidsdriehoek, bestaande uit ‘eigen taal’, ‘vaktaal’ en ‘contekst’ (taal van je eigen organisatie), legde Peter Terlouw uit dat het belangrijk is een soort van taalmeesterschap te ontwikkelen. Dit geldt vooral als je met andere organisaties in de keten samenwerkt. Als ketenpartner zou je bewust moeten zijn van welke taal je spreekt. Peter Terlouw gaf een voorbeeld uit zijn eigen werk hoe hij door het aanpakken van de taal een organisatieverandering had gerealiseerd. Belangrijk daarbij is: luisteren (analyse van de aanwezige taal), het voeren van een dialoog en het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal. Op de vraag hoe in die organisatie hierop was gereageerd, antwoordde Peter Terlouw dat een dergelijk proces vooral onbewust verloopt en dat het essentieel is de boodschap steeds te herhalen en zo nodig enigszins aan te passen. De deelnemers hadden verder vragen over waar je op moet letten bij het introduceren van een nieuwe naam voor bijvoorbeeld een project. Volgens Peter Terlouw zijn vooral de context en de verdieping bij een term van belang. Een ‘pay-off’ bij een nieuwe naam kan daarvoor een goed middel zijn. De conclusie hierbij was dat het niet uitmaakt hoe je iets noemt, maar wel dat het is wat het is.
Workshop 19: Identiteitsmanagement in de vreemdelingenketen Organisatie: Wie:
Expertise Centrum Vreemdelingen en Mensenhandel (ECVM) Ad van der Meijden
Context:
Wat is de visie van de politie op identiteitsmanagement? Deze workshop verduidelijkt dit met een korte presentatie. De Nationale Politie geeft aan wat zij kan betekenen, ketenpartners kunnen hun vraag aan de politie formuleren. De presentatie wordt gevolgd door een debat over aansluitende stellingen.
Bij aanvang van de workshop worden we welkom geheten door Wil Jager. Wil vertelt de deelnemers dat deze workshop is voorbereid door het Ketenplatform. Het ketenplatform is een samenwerking voor de identiteitsmanagement binnen de vreemdelingenketen. Wil geeft ook de toekomstvisie aan van het Ketenplatform, dat is samenwerking op operationeel en tactisch niveau binnen de vreemdelingenketen. Ad van der Meijden geeft aansluitend een presentatie over de visie van de politie met betrekking tot identiteitsmanagement. Ad werkt bij het Expertisecentrum Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel. De belangrijkste boodschap van het verhaal is dat identiteitsmanagement aan de voorzijde van het proces goed ingeregeld moet worden. Dit scheelt heel veel werk aan de achterzijde. Identiteitsmanagement is niet alleen van belang binnen de vreemdelingenketen maar voor alle ketens. Ad geeft aan dat het is belangrijk dat alle ketens hetzelfde denken over identiteitsmanagement en daar ook naar handelen. De politie is een eerste aanspreekpunt voor de ketenpartners en de burger voor problemen met identiteitsmanagement.
Workshop 20: Hoe kom je tot een digitaal archief met substitie? Organisatie: Wie:
Centraal Orgaan opvang asielzoekers Klaas de Groot, Dick Snow
Context:
Van papieren origineel naar electronisch origineel. Wat komt er allemaal kijken bij het steeds verder doorvoeren van Digitaal Werken met documenten? Wat zijn de eisen waar het scanproces aan moet voldoen, hoe metadateer ik een document zodat ik het straks snel en efficiënt kan vinden?
Het COA is eind 2013 gestart met het onderbrengen van haar papieren archief bij het Centraal Digitaal Depot van de Justitiële Informatiedienst, in het kader van het project Digitaal Werken binnen de Vreemdelingenketen. Hiermee wordt het papieren archief van het COA gedigitaliseerd en dus digitaal beschikbaar. In deze workshop/presentatie belichtte COA het substitutieproces dat zij hiervoor doorlopen heeft en welke problemen het COA heeft ervaren bij het digitaliseren van het archief. De volgende vragen die aan bod kwamen zijn: Wat komt er allemaal bij kijken bij het verder doorvoeren van digitaal werken met documenten? Wat zijn de eisen waar het scanproces aan moet voldoen? Hoe metadateer ik een document zodat ik het straks snel en efficiënt kan vinden? Enkele lessons learned uit het proces dat COA doorlopen heeft: wat belangrijk is, is dat je papier na een bepaalde tijd mag vernietigen; substitueren is een complexer en omvangrijker project dan het lijkt. De winst zit er vooral in dat informatie en documenten beter en sneller beschikbaar komen. De papieren stromen zowel intern als extern, worden sterk gereduceerd. Er worden vooral efficiencyverbeteringen geboekt, door het sneller beschikbaar zijn van informatie en uitfaseren van papier.
Workshop 21: Demo Tijdelijk Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen Organisatie: Wie:
Programma Keteninformatisering, Nationale Politie en Koninklijke Marechaussee Margriet van Essen, Janet Zuidam
Context:
Tijdens de sessie wordt een demo gegeven van het Tijdelijk Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen (Tisov), voorheen bekend als de Tijdelijke Voorziening M118. Hierna volgt een brainstorm met de deelnemers over de mogelijkheden die de voorziening biedt en welke aandachtspunten van toepassing zijn bij implementatie en gebruik.
Tijdens deze workshop is een betaversie van het Tijdelijk Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen (Tisov)gepresenteerd. De ontwikkeling van Tisov is voortgekomen uit een van de van toezeggingen aan de Tweede Kamer naar aanleiding van de Dolmatov-zaak. In algemene zin houdt het project in dat de informatie op het huidige papieren vreemdeling-volg-formulier M118 gedigitaliseerd wordt. Op dit formulier staat informatie over de inbewaringstelling, de verblijfsplaats en over het gedrag en omstandigheden van de vreemdeling die van groot belang kan zijn voor ketenpartners die betrokken zijn bij de insluiting en uitzetting van de vreemdeling. Voortaan zullen de ketenpartners Politie, Koninklijke Marechaussee, Dienst Justitiële Inrichtingen en de Dienst Terugkeer en Vertrek de informatie digitaal gaan uitwisselen. Tisov zorgt vooral voor actualiteit van de informatie. Naar verwachting wordt het systeem in september 2014 in gebruik genomen. Tijdens de workshop bleek dat de uitdaging naast het in korte tijd bouwen van een voorziening met allerlei koppelingen vooral ook zit in de inhoudelijke definitie van de velden op het formulier: wat wordt verstaan onder “gedrag” of “medisch”. Verder blijkt dat er een wens is om meer ketenpartners in de toekomst aan te sluiten op Tisov, of op het definitieve opvolgende systeem. Zo zou het Centraal Orgaan opvang asielzoekers zich graag aangesloten zien, en lijkt het voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst ook handig om informatie uit het systeem te krijgen in het kader van procesvertegenwoordiging. De presentatie prikkelde het publiek om vragen te stellen en om actief ideeën aan te dragen voor verbetering, zoals extra velden met verrijkende informatie over de vreemdeling. Geconcludeerd kan worden dat ketenpartners behoefte hebben aan aanvullende informatie over het gedrag en de medische toestand van de vreemdeling. Voor betrokken ketenpartners is deze digitaliseringsslag van het formulier vooral ook een aanleiding om de eigen processen te verbeteren, aan te passen en beter af te stemmen met andere ketenpartners.
