Keteninformatisering. Nota van bevindingen

Keteninformatisering Nota van bevindingen

Nota van bevindingen| Keteninformatisering | december 2011

Colofon

Programma Nummer Datum

Informatieprocessen Nvb-Info-11/10 c december 2011

Pagina 2 van 60


Inhoud

Colofon—2 1 1.1 1.2

Samenvatting en conclusies—5 Aanleiding en probleemstelling—5 Samenvatting en conclusies—7

2 2.1 2.2 2.3

Inleiding—11 Aanleiding en context—11 Probleemanalyse—12 Vraagstelling en aanpak van het onderzoek—13

3 3.1 3.2 3.3

De praktijk van gegevensuitwisselingen—15 Vormen van gegevensuitwisseling—15 Koppelvlakken en praktijken van gegevensuitwisseling—15 Conclusies—16

4 4.1 4.2 4.3 4.4

De belemmeringen beschouwd—19 Proces Intake en uitkeringsverstrekking—19 Proces re-integratie—23 Proces Handhaving—25 Conclusies—27 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4:

Normenkader—29 Methodologische verantwoording—31 Gegevensuitwisseling in de praktijk—33 Beschrijving van de cases—39

Pagina 3 van 60


Pagina 4 van 60


1

Samenvatting en conclusies

1.1

Aanleiding en probleemstelling Elektronische gegevensuitwisseling is noodzakelijk om op een doelmatige wijze éénmalige uitvraag en hergebruik van gegevens mogelijk te maken. Uit eerdere onderzoeken is gebleken dat de elektronische gegevensuitwisseling in de praktijk tegen beperkingen in de elektronische keteninfrastructuur aanloopt. Uit een onderzoek naar de inrichting, de werking en het beheer van de elektronische infrastructuur in het kader van de evaluatie van de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) blijkt dat de beschikbaarheid van de webservices bij een derde van de gemeenten minder dan 90 procent is. 1 Als zo’n webservice niet beschikbaar is kan de informatie niet elektronisch worden uitgevraagd. Dit kan tot gevolg hebben dat bij de klant opnieuw de gegevens worden uitgevraagd. Een ander onderzoek in het kader van de evaluatie van de WEU ‘De werking van de eenmalige gegevensuitvraag in de praktijk’ brengt een aantal aspecten van het proces naar voren die elektronische gegevensuitwisseling bemoeilijkt. 2 Zo blijken lang niet alle gemeenten de elektronische e-intake WWB te gebruiken, maar gebruik te maken van een papieren intake. De papieren intake kan leiden tot dubbele uitvraag van gegevens. Ook blijkt uit dit onderzoek dat het ontbreken van actuele gegevens in Suwinet-Inkijk uitvraag noodzakelijk maakt. Bij de overgang van WW naar WWB is uitvraag bij de klant noodzakelijk omdat de systemen van UWV en gemeenten verschillen. In het onderzoek genoemde verbeterpunten zijn de aansluiting van de verschillende systemen van de ketenpartners en het geautomatiseerd inlezen van Suwinet-Inkijk. In een recent IWI-onderzoek naar klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen 3 concludeert de inspectie dat de afspraak tussen de ketenpartners in de Programmaraad om één landelijk systeem in te voeren nog niet is gerealiseerd. De wet en regelgeving en het beleid gaan er vanuit dat met slimme ICTtoepassingen de elektronische gegevensuitwisseling, die nodig is om gegevens binnen de SUWI-keten maar één keer uit te vragen, in de praktijk mogelijk is. Gezien de resultaten uit diverse onderzoeken sinds het IWI-onderzoek naar keteninformatisering in 2005 is er vooruitgang geboekt. In 2005 concludeerde de inspectie dat er veel initiatieven waren ontplooid om de keteninformatisering te ondersteunen, maar dat deze in de praktijk niet tot lastenverlichting voor de burger en professional leidde. De verwachting was dat dit in de periode erna wel zou gebeuren. Niettemin blijft de praktijk achter ten opzichte van die verwachtingen. Bovendien is de aandacht voornamelijk gericht op ‘de kop van het proces’. Keteninformatisering ten aanzien van re-integratie en handhaving zijn onderbelicht gebleven. Een goed beeld van keteninformatisering in de SUWI-keten en de belemmeringen die zich in de praktijk voordoen om tot elektronische gegevensuitwisseling te komen ontbreekt. Inzicht in de belemmeringen die zich in de praktijk bij de gegevensuitwisseling binnen de SUWI-keten voordoen, kan bijdragen aan de opheffing ervan en tot 1 2 3

Evaluatie WEU, perceel 3, Zenc, november 2010. Evaluatie WEU, perceel 2, EIM, december 2010. Inspectie werk en inkomen, De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen, augustus 2011. Pagina 5 van 60


meer éénmalige uitvragen leiden en zo administratieve lastenverlichting voor de burger betekenen. Gezien het voornemen van de minister om verdergaande digitalisering van werkprocessen te bevorderen, kan het inzicht in de belemmeringen ook bijdragen aan de aansluiting van nieuwe regelgeving (o.a. Wet Werken Naar Vermogen) op de mogelijkheden van keteninformatisering in de praktijk. Doelstelling Het onderzoek is gericht op de gegevensuitwisseling tussen de SUWI-partijen gemeenten, UWV en SVB. Het doel is bij te dragen aan de lastenverlichting van de burger op het terrein van de WWB en WIJ. Dat doet de inspectie door inzicht te bieden in de belemmeringen bij de gegevensuitwisseling en meervoudig/hergebruik van gegevens van de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ. De conclusies hierover worden gebruikt bij de najaarsrapportage 2011 van het programma Informatieprocessen. De weten regelgeving en afspraken in de sector rondom meervoudig/hergebruik van gegevens vormen hiervoor het uitgangspunt. Vraagstelling De vraag voor het onderzoek luidt: In hoeverre is er bij de uitwisseling van gegevens en meervoudig/hergebruik van gegevens in de ketens betreffende de processen uitkeringsverstrekking, reintegratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ sprake van belemmeringen om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en afspraken in de sector rondom eenmalige gegevensuitvraag? Toetsingskader Het toetsingskader voor dit onderzoek wordt gevormd door diverse weten regelgeving rondom meervoudig/hergebruik van gegevens zoals de Wet SUWI, WEU, WWB, WIJ. In bijlage 1 zijn de relevante bepalingen aangegeven. Daarnaast zijn in de sector van werk en inkomen afspraken hieromtrent gemaakt. Samen vormen deze het normenkader. De uitvoeringspraktijk van de verschillende hoofdprocessen (intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) is aan dit normenkader getoetst. Op hoofdlijnen bestaat het normenkader, vrij vertaald, uit de volgende elementen: 1. 2. 3. 4.

Partijen Partijen Partijen Partijen

moeten (bepaalde) gegevens beschikbaar stellen mogen bekende gegevens niet uitvragen moeten de GeVS 4 in stand houden moeten de GeVS benutten bij raadplegen en levering van gegevens

Norm 2 is hierbij in de praktijk voor de burger het meest zichtbaar. In hoeverre worden gegevens die binnen de keten al bekend zijn uitgevraagd? Aanpak Het onderzoek is erop gericht inzicht te bieden in de gegevensuitwisseling tussen en binnen de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ tegen de achtergrond van het wettelijk kader en gemaakte afspraken. Daarbij is ook aandacht besteed aan de belemmeringen voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens

4

Dit is de Gemeenschappelijke elektronische voorziening Suwinet: de architectuur waarmee informatie tussen de SUWI partners wordt gedeeld. Pagina 6 van 60


in situaties waarin de uitwisseling op andere wijze verloopt of de gegevens opnieuw worden uitgevraagd. Om dit inzicht te verwerven is het nodig verdiepend onderzoek te doen. Er is gekozen voor 7 casestudies (6 gemeenten en de SVB, voor bijstandsgerechtigde 65 plussers). De cases zijn zodanig gekozen dat zoveel mogelijk variatie in situaties is gewaarborgd. De inspectie heeft betrokken gemeenten en SVB verzocht een interview te mogen af te nemen bij medewerkers die zich met het proces van keteninformatisering bezig houden. Bij elke gemeente is in ieder geval gesproken met een klantmanager en een hoofd van de afdeling sociale zaken. Bij sommige gemeenten is hiernaast nog gesproken met andere functionarissen zoals functioneel- en technisch beheerders en informatiemanagers. Bij de SVB is gesproken met de informatiemanager van de centrale organisatie en met een medewerker van het serviceteam van een lokale SVB vestiging. Voorafgaand aan de interviews is zoveel als mogelijk informatie opgevraagd en bestudeerd. Zie bijlage 2 voor een meer gedetailleerd overzicht.

1.2

Samenvatting en conclusies Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat klantmanagers in de onderzochte gemeenten bij de uitwisseling van gegevens en het meervoudig gebruik van gegevens in de keten betreffende de processen uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ aangeven tegen diverse belemmeringen aan te lopen. Hierdoor kunnen zij niet altijd aan het principe van eenmalige uitvraag en hergebruik van gegevens voldoen. De door de klantmanagers genoemde belemmeringen zijn door de inspectie getoetst. Hieruit blijkt dat de genoemde belemmeringen als volgt onderverdeeld kunnen worden: 1.

een aantal genoemde belemmeringen blijkt aantoonbaar niet juist (zoals het actueler zijn van de bron dan Suwinet-Inkijk). Het bevreemdt de inspectie dat respondenten dit niet weten;

2.

een aantal genoemde belemmeringen is een rechtstreeks gevolg van wetgeving (bijvoorbeeld ten aanzien van de intake die door UWV moet worden verricht, al blijkt deze volgens de onderzochte gemeenten geen meerwaarde te hebben) of het gevolg van keuzen. Bijvoorbeeld dat informatie die niet zonder context is te begrijpen, niet via Suwinet wordt gedeeld. Deze belemmeringen zijn niet direct oplosbaar door de uitvoering;

3.

een aantal genoemde belemmeringen is volgens de inspectie door de uitvoering oplosbaar;

Voor een volledig overzicht van de door respondenten genoemde belemmeringen wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Daar is per proces in kaart gebracht welke belemmeringen zijn genoemd met vermelding in welke categorie (1, 2 of 3) deze valt. De laatst genoemde categorie is het meest interessant, want deze lijken volgens de inspectie oplosbaar voor en door de uitvoering. De inspectie ziet de volgende ervaren belemmeringen als oplosbaar door de uitvoering:

Pagina 7 van 60


Genoemde belemmering Overdracht gegevens vanuit Sonar naar gemeentelijk systeem gaat niet automatisch.

Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is

Er zit geen standaard controle op door de klant ingevoerde gegevens bij de intake. Deze is dus niet per definitie betrouwbaar. Arbeidsverleden is vaak onvolledig in Suwinet-Inkijk

Auto’s van partners van klanten zijn niet ontsloten.

Contacten met RIB niet geautomatiseerd

Het kost veel tijd aanvullende informatie te verkrijgen bij UWV en gemeenten.

5

Validatie inspectie In veruit meeste gevallen gebeurt dit handmatig. Probleem gaat dieper dan alleen techniek. Een deel van het probleem ligt in een verschil van inzicht tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening 5 . Diverse uitvoerenden geven aan behoefte te hebben aan meer informatie die al in UWV-systemen aanwezig is. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV-systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC-oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV-applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. Dit geldt niet alleen voor UWV. Uit de interviews met de klantmanagers blijkt dat indien een klant een CV inlevert, informatie hierop ook niet standaard wordt gecontroleerd. Met name bij uitzendbureaus staat er vaak geen einddatum vermeld. Wel wordt de laatste betaaldatum gemeld. Dit is een indicatie van het einde dienstverband. Via Suwinet-Inkijk kan worden gezocht welke auto’s bij een bepaald GBA adres horen. Deze informatie kan in de regel alleen worden benaderd door sociaal rechercheurs. Via hen kan de uitvoerende dit opvragen. Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan RIB. Communicatie hierover vindt veelal schriftelijk plaats. Ook is niet duidelijk welke informatie de gemeente mag delen met het RIB. Eén gemeente heeft wel een gezamenlijk instrument waarvan zowel de gemeente als het RIB gebruik maakt en zo direct inzicht geeft in elkaars resultaten. IWI heeft dit aspect niet verder onderzocht, maar wel geconstateerd dat uitvoerenden aangeven vaak via een informele weg informatie (proberen te) achterhalen. De medewerker van het serviceteam SVB geeft aan dat binnen haar vestiging SVB bezig is met maken van afspraken met gemeenten om de uitwis-

Zie voor meer informatie de IWI rapportage ‘De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen’. Pagina 8 van 60


Genoemde belemmering

Men is onzeker in hoeverre men informatie uit sociale media mag gebruiken bij handhaving (informatie over vakanties, bedrijven die mensen starten, leefvormen, etc).

Validatie inspectie seling te versnellen. Hierbij worden de juiste contactgegevens en –personen uitgewisseld zodat informatieverzoeken snel bij de juiste persoon afdeling terecht komen. Deze informatie is openbaar en dus bruikbaar voor de handhaving.

Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ door gemeenten, UWV en SVB veel informatie wordt uitgewisseld. Veel informatie is digitaal beschikbaar en wordt door middel van het Digitaal Klant Dossier (DKD) onder andere via Suwinet-Inkijk ontsloten. Hiermee wordt er minder bekende informatie uitgevraagd dan voorheen. De gegevens van de (wettelijk verplichte) intake door UWV komen in veel gevallen niet automatisch in de gemeentelijke systemen terecht. Dit ondanks vele jaren van inspanningen op dit terrein. Uit het onderzoek komt verder naar voren dat, onder druk van zowel het tijdig tot stand brengen van een beschikking als de wil om de klant snel te helpen, de klantmanager andere wegen (workarounds) zoekt om aan de benodigde informatie te komen. De klantmanager vraagt informatie uit bij de klant of gaat naar een collega of informeel contact om de informatie uit te vragen. Hierdoor is de urgentie voor de klantmanager weg om de werkwijze structureel te verbeteren. Analyse van de workarounds door gemeenten is evenwel nodig om te komen tot verdere verbetering van het gebruik van de beschikbare gegevens bij de ketenpartners door gemeenten.

Pagina 9 van 60


Pagina 10 van 60


2

Inleiding

2.1

Aanleiding en context In de sociale zekerheid doet zich een ontwikkeling voor in de richting van digitalisering van het dienstverleningsproces. Van begin af aan is in de Wet SUWI, ingegaan in 2002, een belangrijke rol weggelegd voor keteninformatisering, als instrument om de dienstverlening aan de klant te verbeteren. De ketenpartijen, UWV, gemeenten en SVB, is opgedragen overkoepelende afspraken te maken om tot koppeling van systemen te komen, die elektronische gegevensuitwisseling mogelijk maakt. In een onderzoek van IWI 6 in april 2005 wordt geconcludeerd dat de bijdrage van keteninformatisering aan het stelsel van werk en inkomen beperkt is. Sindsdien hebben zich op het terrein van de keteninformatisering en de e-dienstverlening veel ontwikkelingen voorgedaan en is er ook de nodige voortgang geboekt bij de bediening van de klant. Door het ontwikkelen van instrumenten als SuwinetInkijk, digitaal klantdossier (DKD) fase 1 en DKD fase 2 kunnen ketenpartners in toenemende mate van elkaars bronnen én die van een aantal externe partijen gebruik maken. Tegelijkertijd zijn er ook nog de nodige stappen in de digitalisering van de ketenprocessen te zetten voor een optimale bediening van de klant. In de programmarapportage ‘De burger bediend in 2010’ 7 is IWI hier uitgebreid op ingegaan. Behalve vanuit de invalshoek dat keteninformatisering bijdraagt aan de verbetering van de dienstverlening aan de burger, is het belang van e-dienstverlening recent nog om een andere reden benadrukt. De minister van SZW heeft onlangs in zijn brief aan de Tweede Kamer over de taakstelling van SZW nog gewezen op het belang van digitalisering van de werkprocessen om bezuinigingen te realiseren. De sociale zekerheid is in beweging. De wet Werken naar vermogen ter vervanging van de WWB, WIJ, Wajong en Wsw is in voorbereiding. UWV staat ten gevolge van de bezuinigingen een grote herstructurering te wachten. Digitalisering van werkprocessen zal worden aangewend om efficiencyslagen te maken. Onderzoek naar de bijdrage die keteninformatisering op dit moment biedt en naar belemmeringen die zich hierbij in de praktijk voordoen, is van belang bij de implementatie van nieuwe wetgeving. IWI wil met het beschouwen van het gebruik van de bestaande voorzieningen op het gebied van keteninformatisering binnen de WWB en WIJ een bijdrage leveren aan de verdere administratieve lastenverlichting. Dit door gericht te kijken naar ervaren belemmeringen in het gebruik van uitgewisselde gegevens en naar mogelijkheden om deze weg te nemen. In dit onderzoek staat, conform het programmaplan, de keteninformatisering in de uitvoering van de WWB en WIJ centraal. De nota van bevindingen geeft een beeld van de gegevensuitwisselingen die tussen de SUWI-partijen plaats hebben gedurende het uitkeringsproces WWB en WIJ. De nota bevat een beschrijving van de in de praktijk voorkomende varianten van gegevensuitwisselingen. De mate waarin de varianten voorkomen maakt geen deel uit van het onderzoek. De focus ligt op de problemen, die de uitvoering bij de gegevensuitwisseling ervaart. De nota van bevindingen levert een inhoudelijke bijdrage aan de najaarsrapportage van het programma Informatieprocessen en draagt bij aan de oordeelsvorming op dit terrein.

6 7

Rapport ‘ICT als verbindende schakel’ IWI, april 2005. Rapport ‘De burger bediend in 2005’ IWI, december 2010. Pagina 11 van 60


2.2

Probleemanalyse Elektronische gegevensuitwisseling is noodzakelijk om op een doelmatige wijze éénmalige uitvraag en hergebruik van gegevens mogelijk te maken. Uit eerdere onderzoeken blijkt dat de elektronische gegevensuitwisseling in de praktijk tegen beperkingen in de elektronische keteninfrastructuur oploopt. Uit een onderzoek naar de inrichting, de werking en het beheer van de elektronische infrastructuur in het kader van de evaluatie van de WEU blijkt dat de beschikbaarheid van de webservices bij een derde van de gemeenten minder dan 90 procent is. 8 Als zo’n webservice niet beschikbaar is kan de informatie niet elektronisch worden uitgevraagd. Dit kan tot gevolg hebben dat bij de klant opnieuw de gegevens worden uitgevraagd. Een ander onderzoek in het kader van de evaluatie van de WEU ‘De werking van de eenmalige gegevensuitvraag in de praktijk’ brengt een aantal aspecten van het proces naar voren dat elektronische gegevensuitwisseling bemoeilijkt. 9 Zo blijken lang niet alle gemeenten de elektronische e-intake WWB te gebruiken, maar gebruik te maken van een papieren intake. De papieren intake kan leiden tot dubbele uitvraag van gegevens. Ook blijkt uit het onderzoek dat het ontbreken van actuele gegevens in Suwinet-Inkijk uitvraag noodzakelijk maakt. Bij de overgang van WW naar WWB is uitvraag noodzakelijk omdat de systemen van UWV en gemeenten verschillen. In het onderzoek genoemde verbeterpunten zijn de aansluiting van de verschillende systemen van de ketenpartners en het geautomatiseerd inlezen van Suwinet-Inkijk. In een recent IWI onderzoek naar klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen 10 concludeert de inspectie dat de afspraak tussen de ketenpartners in de Programmaraad om één landelijk systeem in te voeren nog niet is gerealiseerd. De wet en regelgeving en het beleid gaan er vanuit dat met slimme ICT toepassingen de elektronische gegevensuitwisseling, die nodig is om gegevens binnen de SUWI-keten maar één keer uit te vragen, in de praktijk mogelijk is. Uit de eerdergenoemde onderzoeken blijkt dat er vooruitgang is geboekt sinds het IWI onderzoek naar keteninformatisering in 2005. Uit de onderzoeken blijkt ook dat de praktijk achterblijft ten opzichte van die verwachtingen. Bovendien is de aandacht voornamelijk gericht geweest op ‘de kop van het proces’. Veel andere aspecten van het uitkeringsproces zijn onderbelicht gebleven. Een goed beeld van keteninformatisering in de SUWI keten en de belemmeringen die zich in de praktijk voordoen om tot elektronische gegevensuitwisseling te komen ontbreekt. Inzicht in de belemmeringen die zich in de praktijk bij de gegevensuitwisseling binnen de SUWIketen voordoen, kan bijdragen aan de opheffing ervan en tot meer éénmalige uitvragen leiden en zo administratieve lastenverlichting voor de burger betekenen. Gezien het voornemen van de minister verdergaande digitalisering van werkprocessen te bevorderen, kan het inzicht in de belemmeringen ook bijdragen aan de aansluiting van nieuwe regelgeving op de mogelijkheden van keteninformatisering in de praktijk. IWI verschaft met deze nota van bevindingen inzicht in de stand van zaken en (onbenutte) mogelijkheden rondom informatie-uitwisselingen binnen de keten bij de 8 9 10

Evaluatie WEU, perceel 3, Zenc, november 2010. Evaluatie WEU, perceel 2, EIM, december 2010. De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen, augustus 2011. Pagina 12 van 60


uitvoering van de WWB en WIJ. IWI beoogt hiermee bij te dragen aan de verbetering van de uitvoering van deze wetten en de inrichting van de beoogde opvolger (Wet Werken naar Vermogen), en zo ook aan de administratieve lastenverlichting van de burgers.

2.3

Vraagstelling en aanpak van het onderzoek Doelstelling Het onderzoek is gericht op de gegevensuitwisseling tussen de SUWI-partijen gemeenten, UWV en SVB. Het doel is bij te dragen aan de lastenverlichting van de burger op het terrein van de WWB en WIJ door inzicht te bieden in de belemmeringen bij de gegevensuitwisseling en meervoudig/hergebruik van gegevens van de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ. Daarbij vormen de weten regelgeving en afspraken in de sector rondom meervoudig/hergebruik van gegevens het uitgangspunt. Het onderzoeksterrein is beperkt tot de processen uitkeringsverstrekking (inclusief de intake), re-integratie en handhaving. Vraagstelling De hoofdvraagvraag voor het onderzoek luidt: In hoeverre is er bij de uitwisseling van gegevens en meervoudig/hergebruik van gegevens in de ketens betreffende de processen uitkeringsverstrekking, reintegratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ sprake van belemmeringen om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en afspraken in de sector rondom eenmalige gegevensuitvraag? Deze hoofdvraag zal beantwoord worden op basis van de volgende deelvragen: 1.

Welke wijze van gegevensuitwisselingen vinden plaats bij de uitkeringsverstrekking, re-integratie, en handhaving in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ?

2.

Welke koppelvlakken (raakvlakken) zijn er bij de onderscheiden processen tussen de partijen?

3.

Op welke wijze vinden in de praktijk de gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik plaats?

4.

Welke belemmeringen worden in de praktijk door gemeenten en SVB ervaren bij deze gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik van gegevens en hoe beoordeelt IWI deze geconstateerde belemmeringen?

Het hiernavolgende conceptuele model verduidelijkt de verhoudingen van de variabelen in de vraagstelling.

Pagina 13 van 60


Belemmeringen

Koppelvlakken SUWIpartijen

Wet- en regelgeving en afspraken

Gegevensuitwisseling processen WWB en WIJ

Meervoudig/hergebruik gegevens

Het normenkader Het normenkader wordt gevormd door diverse weten regelgeving rondom meervoudig/hergebruik van gegevens zoals de Wet SUWI, WEU, WWB, WIJ. In bijlage 1 zijn de relevante bepalingen aangegeven. Daarnaast zijn in de sector van werk en inkomen afspraken hieromtrent gemaakt. Samen vormen deze het normenkader. De uitvoeringspraktijk van verschillende processen is met dit normenkader vergeleken. Dit heeft tot conclusies geleid over de mate waarin de SUWI-keten voldoet aan weten regelgeving en afspraken rondom meervoudig/hergebruik van gegevens voor de 7 onderzochte ketens. Methodologische verantwoording Er is gekozen voor casestudies bij een steekproef van 6 gemeenten 11 en de SVB. Daar zijn interviews afgenomen met sleutelpersonen op verschillende posities in de organisaties zoals managers, ICT medewerkers en klantmanagers van afdelingen sociale zaken en van de SVB. Daarnaast zijn documenten geanalyseerd, die de verkregen informatie ondersteunen. De steekproef is zodanig gekozen dat zoveel mogelijk variatie in situaties is gewaarborgd. Verder heeft de inspectie een validatie gedaan van de door de geïnterviewden genoemde belemmeringen. Hierbij is nagegaan wat de basis is van de genoemde belemmeringen en in welke mate deze oplosbaar zijn. De verantwoording is uitgebreider opgenomen in bijlage 2.

11

Voor een enkele getrokken gemeente geldt dat deze de uitvoering en verantwoordelijkheid voor de WWB en WIJ heeft belegd bij een ISD. Pagina 14 van 60


3

De praktijk van gegevensuitwisselingen

In dit hoofdstuk beschrijft de inspectie de vormen van gegevensuitwisselingen bij de processen intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie, en handhaving in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ en de wijze waarop de gegevensuitwisseling in de praktijk plaatsvindt. Deze beschrijving heeft betrekking op de deelvragen 1, 2 en 3.

3.1

Vormen van gegevensuitwisseling Bij de onderscheiden processen zijn er twee groepen van gegevensuitwisselingen te onderscheiden, de digitale en niet digitale vormen. De niet digitale vormen zijn: papier o.a. het dossier, mapje met stukken, print en formulier telefonisch contact persoonlijk contact De digitale gegevensuitwisseling kenmerkt zich door de aanwezigheid van een verbinding tussen computersystemen. Daarin zijn verschillende mogelijkheden: raadplegen, schrijven, batchuitwisseling en mail. De gegevensstroom loopt vaak in één richting, d.w.z. van de gegevensbron naar de gemeente. De volgende digitale vormen zijn aangetroffen: Systeemkoppeling. Tussen W&I en andere gemeentelijke afdelingen of organisaties is uitwisseling mogelijk door raadplegen en/of schrijven in elkaars domeinen. Automatisch inlezen komt ook voor. In dat geval komen wijzigingen van het ene systeem automatisch in het uitkeringensysteem van W&I. Mens Centraal. Dit is een verbijzonderde vorm van systeemkoppeling waarbij ook informatie van buiten het W&I domein wordt uitgewisseld met andere domeinen. Doel hiervan is om de klant integraal te kunnen bedienen. Digitaal inkijken. W&I maakt hiervan veel gebruik door DKD bronnen te raadplegen via Suwinet-Inkijk Batchverwerking. Een bulk gegevens wordt periodiek naar de gemeente verstuurd waarna vergelijking met het gemeentelijke bestand plaatsvindt. Het Inlichtingenbureau stuurt de gemeente zo gegevens via een beveiligde Suwimailverbinding. Mail De gegevensuitwisseling is per gemeente in beeld gebracht in bijlage drie. Hierin is o.a. duidelijk te zien dat gegevensuitwisseling via papier nog veel voorkomt en het gebruik van digitale mogelijkheden verschilt per gemeente.

3.2

Koppelvlakken en praktijken van gegevensuitwisseling De interviews bieden zicht op het verloop van de gegevensuitwisselingen in de praktijk. Per hoofdproces (intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) zijn deze gegevensuitwisselingen in detail in schema’s in kaart gebracht en aangevuld met een beschrijving van de praktijk van de gegevensuitwisseling (zie bijlage 3). Een volledig beschrijving van de gegevensuitwisselingen van de onderzochte gemeenten is opgenomen in bijlage 4, evenals de beschrijving van de gegevensuitPagina 15 van 60


wisselingen van de SVB in het kader van de uitvoering van de Aanvulling Inkomensvoorziening Ouderen (AIO). Hieronder beschrijft de inspectie de praktijk van de gegevensuitwisseling op hoofdlijnen. Aan de orde komen achtereenvolgens de gegevensuitwisseling bij de intake en uitkeringsverstrekking, de re-integratie en de handhaving. Intake en uitkeringsverstrekking Informatie-uitwisseling tussen UWV WERKbdrijf en de afdeling Werk en Inkomen van de gemeente verloopt doorgaans via papier. Daarnaast komt het voor dat de klantmanager Sonar digitaal kan raadplegen. Koppeling tussen het gemeentelijke systeem en Sonar komt niet voor in de onderzoeksgemeenten. Door het overtypen van gegevens uit Sonar komen ze in het gemeentelijke systeem. In gemeenten met Mens Centraal levert het jongerenloket elektronisch gegevens aan W&I. Systeemkoppeling komt vooral voor tussen gemeentelijke afdelingen. De mogelijkheden die klantmanagers hebben verschillen per gemeente. In de voorkomende gevallen gaat het om raadplegen van gegevens van de afdelingen WMO, Handhaving en Schuldhulpverlening. In een van de onderzochte gemeenten is er een automatische koppeling met de GBA. Intern wisselen gemeenten ook gegevens uit via papier. Gegevens van GBA, UWV/polis en andere (niet SUWI) organisaties raadplegen klantmanagers zoveel mogelijk digitaal via Suwinet-Inkijk. Klantmanagers nemen telefonisch of via de mail contact op met organisaties voor ontbrekende informatie, als blijkt dat de klant deze informatie ook niet kan leveren. Daarbij maken zij gebruik van een door hen zelf opgebouwd netwerk. Re-integratie De gegevensuitwisseling omtrent re-integratie verloopt in grote lijnen vergelijkbaar met die van intake en uitkeringsverstrekking. Hieraan is de gegevensuitwisseling met de re-integratiebureaus toe te voegen. Uitwisseling via papier, mail en telefoon is het meest gebruikelijk. Daarnaast komen in een gemeente signalen via Mens Centraal binnen. Met één specifiek re-integratiebureau in een gemeente verloopt de uitwisseling wederzijds volledig digitaal via internet. Per klant zijn de gegevens te lezen en in te voeren. Handhaving Klantmanagers en handhavingsmedewerkers voeren handhavingstaken uit door het raadplegen van bronnen zoals dat bij intake en uitkeringsverstrekking. Daarnaast gebruiken zij ook internet om informatie over de klant te vergaren. Handhavingsmedewerkers hebben meer mogelijkheden om gegevens in systemen te raadplegen doordat zij over meer autorisaties beschikken. IB is de leverancier van samenloopsignalen, die batchgewijs ter beschikking worden gesteld voor handhavingsactiviteiten.

3.3

Conclusies Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ door gemeenten, UWV en SVB veel gegevens worden uitgewisseld. Veel van de benodigde gegevens zijn digitaal beschikbaar en worden door middel van het Digitaal Klant Dossier (DKD) ontsloten. Hiermee wordt er minder bekende informatie uitgevraagd dan voorheen. De gegevens van de (wettelijk verplichte) intake door UWV komen in veel gevallen niet automatisch in de gemeentelijke systemen terecht. Dit ondanks vele jaren van inspanningen op dit terrein.

Pagina 16 van 60


Uit het onderzoek komt verder naar voren dat, onder druk van zowel het tijdig tot stand brengen van een beschikking als de wil om de klant snel te helpen, de klantmanager andere wegen (workarounds) zoekt om aan de informatie te komen. De klantmanager vraagt informatie uit aan de klant of gaat naar een collega of informeel contact om de informatie uit te vragen. Hierdoor is de urgentie voor de klantmanager weg om de werkwijze structureel te verbeteren. Als de processen zodanig zouden verbeteren, dat de klantmanager sneller en gemakkelijker over meer informatie van SUWI-partners kan beschikken, zou dat het meervoudig uitvragen en het gebruik van informele kanalen terugdringen.

Pagina 17 van 60


Pagina 18 van 60


4

De belemmeringen beschouwd

In dit hoofdstuk gaat de inspectie in op de door de uitvoering in de praktijk ervaren belemmeringen bij gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik van gegevens (deelvraag 4). De processen voor de WWB en WIJ zijn in deze nota samengevoegd. Dit is in lijn met de praktijk binnen de onderzochte gemeenten. Van de onderzochte gemeenten heeft één gemeente aparte klantmanagers voor de WWB en de WIJ. In de praktijk kunnen globaal de volgende processen worden onderscheiden bij het behandelen van een aanvraag WWB of WIJ: -

Intake en uitkeringsverstrekking (gegevens verzamelen ten bate van rechtmatige verstrekking) Re-integratie / het doen van een passend leerwerk aanbod (het naar werk of opleiding leiden van de klant) Handhaving (het toezien of de klant aan zijn plichten voldoet)

Per proces wordt aangegeven hoe het globaal verloopt, welke belemmeringen worden ervaren en in hoeverre belemmeringen kunnen worden weggenomen.

4.1

Proces Intake en uitkeringsverstrekking Intake door UWV De aanvraag voor een WWB en WIJ uitkering gebeurt bij het UWV Werkbedrijf (digitaal of met ondersteuning voor de klant op een Werkplein). Welke informatie bij de eerste intake wordt uitgevraagd, verschilt per gemeente. Bij sommige gemeenten is sprake van een beperkte eerste intake waarbij de nadruk ligt op informatie benodigd voor de re-integratie, pas in een later stadium wordt dan informatie met betrekking tot het toekennen van een uitkering uitgevraagd. Bij andere gemeenten wordt dit in één intake gedaan. Primaire registratie vindt plaats in het UWV systeem Sonar. Vanuit dit systeem wordt informatie verstrekt aan de gemeente die de verdere intake afhandelt. In de praktijk gebeurt deze informatieoverdracht handmatig. Er wordt een uitdraai gemaakt uit het Sonar systeem waarna de gegevens handmatig worden ingevoerd in het gemeentelijke systeem. Dit wordt door veel klantmanagers als een belemmering gezien. Uit eerder onderzoek van de inspectie (NvB klantvolgsystemen) blijkt dat het niet automatisch koppelen van Sonar en gemeentelijke systemen niet louter door technische belemmeringen wordt veroorzaakt. Een deel van het probleem ligt in de onenigheid tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening. De in het onderzoek geïnterviewde personen geven in meerderheid aan dat de meerwaarde van de intake door UWV gering is. Aangegeven wordt dat de inhoudelijke “echte” intake door de gemeente plaatsvindt. Intake door UWV en registratie hiervan is in de wet opgenomen. UWV zelf heeft verder geen taak in het behandelen van deze populatie. Bij de intake (en ook bij uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) wordt door de klantmanagers gebruik gemaakt van een grote hoeveelheid informatie. Deze

Pagina 19 van 60


informatie komt uit diverse systemen en bronnen. In eerste instantie maakt men zoveel als mogelijk gebruik van informatie uit het eigen gemeentelijke systeem. Zonodig wordt dit aangevuld met andere informatie. Hierbij maakt men voornamelijk gebruik van Suwinet-Inkijk. Gebruik DKD en Suwinet-Inkijk Met behulp van DKD wordt via Suwinet-Inkijk relevante informatie die binnen de keten over de klant beschikbaar is met elkaar gedeeld. Door klantmanagers wordt een aantal belemmeringen genoemd betreffende de informatie dat via dit systeem wordt gedeeld. Validatie van deze belemmeringen geeft aan dat er veelal wel is nagedacht over deze belemmeringen, maar dat er bepaalde argumenten aan ten grondslag liggen. Deze worden hieronder kort besproken. Informatie niet beschikbaar in Suwinet-Inkijk Een belemmering die wordt genoemd is dat de informatie er niet is zoals o.a. Eerste Dag Meldingen, netto loon, schuldpositie bij DUO, overzicht bankrekeningnummers, aantal auto’s op een GBA adres. Validatie van de belemmeringen levert op dat het niet beschikbaar zijn van het netto loon inherent is aan de systematiek. Verschillende begrippen en berekeningswijzen zorgen ervoor dat het netto loon met het huidige systeem (de polisadministratie) vooralsnog niet te ontsluiten valt. Uitvraag aan de klant of werkgever door middel van een loonstrook blijft voorlopig de aangewezen oplossing. Voor de EDM geldt dat deze is afgeschaft doordat het als te (administratief) belastend werd gezien voor bedrijven. Het aantal auto’s op een GBA adres is wel beschikbaar binnen DKD en wordt ontsloten via Suwinet-Inkijk; in de regel is dit soort informatie echter alleen beschikbaar voor sociaal rechercheurs en niet voor klantmanagers. Informatie in Suwinet-Inkijk is onbetrouwbaar Een andere genoemde belemmering is dat informatie die via DKD in Suwinet-Inkijk wordt ontsloten niet betrouwbaar is. Als voorbeelden zijn onder andere zoals opleidingsgegevens en arbeidsverleden genoemd. Navraag van de inspectie leert dat het bekend is dat informatie over opleidingen pas vanaf een bepaalde datum valide is. Hierover heeft de beheerder van Suwinet een informatiebulletin gemaakt. Ook voor informatie over arbeidsverleden is bekend dat dit niet altijd valide is. Met name het einde van dienstverbanden bij uitzendbureaus is vaak niet ingevuld. De laatste betaaldatum is wel beschikbaar en betrouwbaar binnen Suwinet-Inkijk en wordt door sommige klantmanagers als alternatief gehanteerd. Informatie in Suwinet-Inkijk is niet actueel Een aantal geïnterviewden geeft aan dat sommige door Suwinet-Inkijk ontsloten informatie-elementen niet actueel zijn. Met name genoemd is onder andere kadastrale informatie. Validatie door de inspectie leert dat ten aanzien van de actualiteit van de gegevens die via Suwinet-Inkijk worden ontsloten, kan worden opgemerkt dat deze net zo actueel zijn als de bron. Behoudens het Nieuw Handels Register wordt alle via Suwinet-Inkijk ontsloten informatie bij de bron opgevraagd op het moment van bevraging. Dit betekent dat er realtime wordt bevraagd. De informatie die via Suwinet-Inkijk beschikbaar wordt gesteld uit het NHR (nieuwe handelsregister) is maximaal een week oud. Dit komt doordat het NHR iedere week een CD met nieuwe gegevens aanlevert die vervolgens via Suwinet-Inkijk wordt ontsloten. Informatie is niet automatisch in te lezen in het gemeentelijk systeem Verder geeft men aan dat informatie vanuit Suwinet-Inkijk niet direct in te lezen is in de eigen gemeentelijke applicatie. Wil men de informatie bewaren dan zal dit overgenomen moeten worden in het eigen systeem. Er is een mechanisme beschikPagina 20 van 60


baar (Suwinet-Lezen) waarbij DKD informatie rechtstreeks in de een gemeentelijke applicatie gelezen kan worden. Indien een gemeente hier gebruik van wil maken zal dit in samenspraak moeten met de leverancier van het gemeentelijke systeem. Uitvragen aanvullende informatie is tijdrovend Indien aanvullende informatie door de klantmanager of medewerker serviceteam SVB opgevraagd moet worden bij UWV, (grote) gemeente of andere overheidsinstelling dan zegt men snel aan te lopen tegen de formele regels die voor uitvraag gelden. Dit leidt tot een grote werkbelasting en de mogelijkheid dat de uitvoerder niet in staat is binnen de wettelijke termijn een besluit te nemen. IWI heeft geen verder onderzoek gedaan naar de doorlooptijd van dit soort informatieverzoeken. Wel is de constatering dat klantmanagers aangeven in de praktijk snel informele wegen te zoeken om toch aan de benodigde informatie te komen (kortom ze zoeken en vinden zogenoemde ‘workarounds’). Verder is het logisch dat verstrekkende partijen bepaalde eisen stellen aan de informatievraag; ook zij moeten voldoen aan wettelijke vereisten zoals de Wbp. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste belemmeringen voor het proces intake en uitkeringsverstrekking opgenomen tezamen met de validatie van de inspectie en in welke categorie de belemmering valt (1:aantoonbaar niet juist, 2:gevolg van keuzen en wetgeving, 3: volgens IWI oplosbaar door uitvoering). Zie paragraaf 1.2 voor meer informatie over de categorieën: Proces intake en uitkeringsverstrekking Genoemde belemmering Validatie inspectie Geen meerwaarde intake Intake door UWV en registratie in UWV sysdoor UWV. teem Sonar is wettelijk vereist. In veruit meeste gevallen gebeurt dit handOverdracht gegevens vanuit matig. Probleem gaat dieper dan alleen techSonar naar gemeentelijk niek. Een deel van het probleem ligt in een systeem gaat niet automaverschil van inzicht tussen UWV en gemeentisch. ten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening 12 . Diverse uitvoerenden geven aan behoefte te Geen inzage in UWV systehebben aan meer informatie die al in UWVmen (EA/ED, Sonar) waarsystemen aanwezig is. Bij sommige gemeendoor beeld van klant niet ten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) compleet is UWV-systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC-oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV-applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. Er zit geen standaard contro- Dit geldt niet alleen voor UWV. Uit de interle op door de klant ingevoer- views met de klantmanagers blijkt dat indien een klant een CV inlevert, informatie hierop de gegevens bij de intake. ook niet standaard wordt gecontroleerd. Deze is dus niet per definitie betrouwbaar. Soms is extra informatie nodig bijvoorbeeld Uitvraag informatie vanuit van oud WW-klanten. In de praktijk geven UWV verloopt via centrale uitvoerenden aan informele contacten te behelpdesk en is omslachtig nutten. Proces formele uitvraag heeft IWI niet bekeken. 12

Cat. 2 3

3

3

2

Zie voor meer informatie de IWI rapportage ‘De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen’. Pagina 21 van 60


Genoemde belemmering e-WWB-formulier te lang en generiek Gegevens Suwinet-Inkijk niet altijd actueel Geen nettoloongegevens in Suwinet-Inkijk Arbeidsverleden is vaak onvolledig in Suwinet-Inkijk Gegevens uit Polisadministratie niet tijdig beschikbaar

Opleidingen (DUO) gegevens in Suwinet-Inkijk soms onvolledig Schuldpositie bij DUO onbekend

Rekeningnummer en eigenaar hiervan waarop AKW wordt gestort is niet bekend. Eerste Dag Melding (EDM) is niet beschikbaar Geen inzicht in huurachterstand Informatie omtrent vermogen, inkomen zzp-er, heffingskorting en bepaalde pensioenen is niet actueel Gebruik (invoer in) Mens Centraal is tijdrovend

Dagwaarde auto niet beschikbaar via Suwinet-Inkijk

Validatie inspectie Gemeenten hebben soms behoefte aan andere informatie die binnen de e-WWB wordt opgevraagd. Er wordt gewerkt aan een nieuw formulier. Suwinet-Inkijk ontsluit informatie door middel van DKD. Behoudens het NHR wordt alle informatie realtime ontsloten. Suwinet-Inkijk is dus even actueel als de bron. Dit is inherent aan het systeem

Cat. 2

Met name bij uitzendbureaus staat er vaak geen einddatum vermeld. Wel wordt de laatste betaaldatum gemeld. Dit is een indicatie van het einde dienstverband. De informatie die in de Polisadministratie is opgenomen loopt achter. Dit komt door het systeem van aangifte doen door werkgever (vindt plaats na betreffende maand) en verwerkingstijd Polisadministratie. Dit klopt. Hierover is een circulaire beschikbaar gesteld door BKWI.

3

Via DUO wordt wel ontsloten of er recht bestaat op studiefinanciering. Soms komt het voor dat de klant recht heeft, maar ook een studieschuld heeft. Dit wordt dan meteen verdisconteerd. Dit is voor de gemeente niet zichtbaar. Er wordt ontsloten of recht bestaat op AKW. Niet inzichtelijk is op wiens rekening dit wordt geboekt. Het komt voor dat de AKW wordt overgemaakt op de rekening van de expartner van de klant. Uitvoerenden geven aan dat de EDM gebruikt werd om rechtmatigheid vast te stellen. EDM is afgeschaft omdat dit een te zware administratieve last zou zijn voor bedrijven. Uitvoerenden gaan uit van informatie die klant verstrekt. Informatie hierover wordt niet ontsloten via DKD. Dit gegeven wordt door de BD via het inlichtingenbureau verstrekt. Deze gegevens worden slechts jaarlijks (bij de belastingaangifte vastgesteld). Mens Centraal is een applicatie waarmee diverse sectoren binnen gemeenten worden gekoppeld en men elkaar zo op de hoogte houdt van statusveranderingen. Hierbij kan het voorkomen dat uitvoerenden informatie moeten vastleggen die niet direct voor hun eigen werkproces relevant is. Dit wordt door sommigen als belastend ervaren.

2

Via Suwinet-Inkijk wordt de cataloguswaarde ontsloten. Dagwaarde is afhankelijk van staat auto en kilometerstand. Dit kan niet automatisch worden ontsloten.

2

1

2

2

2

2

2

2 2

2

Pagina 22 van 60


Genoemde belemmering Auto’s van partners van klanten zijn niet ontsloten. Dit wordt gebruikt voor de vermogenstoets. Suwinet-Inkijk alleen te benaderen via een BSN nummer. Soms wil de klantmanager zoeken op andere velden als adres, geboortedatum, etc. Einde voorliggende voorziening staat niet in SuwinetInkijk.

4.2

Validatie inspectie Via Suwinet-Inkijk kan worden gezocht welke auto’s bij een bepaald GBA adres horen. Deze informatie kan in de regel alleen worden benaderd door sociaal rechercheurs. Via hen kan de uitvoerende dit opvragen. Voor de klantmanager is Suwinet-Inkijk alleen te benaderen via het BSN nummer. Andere functionarissen kunnen op andere zoeksleutels informatie vinden, zoals op kenteken, adres, etc. Conform de Wbp is dit alleen toegestaan indien dit uit hoofde van de functie noodzakelijk is. De gemeenten willen dit weten van de potentiële WWB-klanten. Bij informatie die wordt ingewonnen met betrekking tot de voorliggende voorziening is duur en recht op WWB niet vast te stellen.

Cat. 3

2

2

Proces re-integratie Voor het re-integratie proces zijn meer inhoudelijke gegevens nodig. Een aantal onderzochte gemeenten hebben een aparte klantmanager voor werk en een aparte klantmanager voor inkomen. Informatie uitwisseling tussen deze twee functionarissen geschiedt dan via het gemeentelijk systeem waar beiden gebruik van maken. Van de onderzochte gemeenten zijn er een aantal die deze informatie, nodig voor re-integratie, al tijdens de intake uitvragen. Een deel van deze informatie is afkomstig uit Sonar, wordt uitgedraaid en overhandigd aan de klantmanager. Meer inhoudelijke re-integratie informatie niet via Suwinet Een aantal klantmanagers gaf aan het een belemmering te vinden dat re-integratie inspanningen die UWV al met een klant heeft uitgevoerd niet via Suwinet-Inkijk wordt ontsloten. Daardoor moeten zij deze informatie zelf bij UWV uitvragen. Navraag bij de beheerder van Suwinet leert dat er wel over is gedacht om dit soort informatie door middel van DKD te ontsluiten. Er is echter besloten dit niet te doen doordat dit soort informatie veelal ongestructureerd in vrije tekstvelden is ingevoerd. Deze informatie is vaak niet zonder verdere context zelfstandig leesbaar. Inzage in UWV systeem door klantmanagers Een alternatief zou kunnen zijn dat klantmanagers van gemeenten zelf inzage hebben in UWV systemen zoals Sonar en/of het Elektronisch Archief/Elektronisch Dossier (EA/ED). In een aantal gemeenten is inmiddels de zogenoemde 1PC uitgerold waarmee medewerkers van een gemeente inzage hebben in systemen (in elk geval van Sonar) van UWV. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij zowel UWV als gemeenten, staan dit soort initiatieven onder druk. Dit leidt er in de praktijk toe dat klantmanagers aanvullende informatie bij UWV uit moeten vragen. Dit levert dezelfde problemen op als geschetst bij het proces van intake en uitkeringsverstrekking. Informatieoverdracht tussen gemeenten en RIB Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan een reintegratie bedrijf (RIB). Klantmanagers geven aan uitwisseling van gegevens over klanten veelal niet geautomatiseerd verloopt. Dit betekent dat het RIB rapporteert over de klant en dat de klantmanager deze gegevens handmatig in het gemeentelijke systeem zet. Wel is er een best practice waarbij een gemeente via Internet inPagina 23 van 60


formatie uitwisselt met een RIB. Op deze wijze is er van beide kanten snel inzicht in de status van de klant. Klantmanager heeft graag een breed beeld van de klant Ook geven sommige klantmanagers aan in het kader van de re-integratie (of in het geval van de WIJ het doen van een passend leerwerk aanbod) graag te beschikken over meer informatie van de klant. Het gaat dan om bijvoorbeeld een bredere blik op de gezondheid van de klant of de mate waarin de klant als risicojongere te boek staat. Deze informatie wordt vanuit privacy overwegingen niet of op een abstract niveau gedeeld. De inspectie constateert dat de Wbp inderdaad eisen stelt aan de informatie die over een klant wordt gedeeld. In de regel wordt alleen die informatie gedeeld die de uitvoering daadwerkelijk nodig heeft om de hen opgelegde taak goed uit te kunnen voeren Indien de uitvoering van mening is dat dit onvoldoende is zal de dialoog moeten worden gezocht. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste belemmeringen voor het proces reintegratie opgenomen tezamen met de validatie van de inspectie en in welke categorie de belemmering valt (1:aantoonbaar niet juist, 2:gevolg van keuzen en wetgeving, 3: volgens IWI oplosbaar door uitvoering). Zie paragraaf 1.2 voor meer informatie over de categorieën: Proces re-integratie Genoemde belemmering Re-integratie geschiedenis oud WW’ers niet in SuwinetInkijk Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is


Raadplegen van informatie bij andere gemeentelijke afdelingen is niet mogelijk. Soms hebben klantmanagers behoefte aan informatie over klanten die bij andere afdelingen beschikbaar is. Het gaat dan bijvoorbeeld om de WMO.

Validatie inspectie Deze informatie wordt niet via DKD ontsloten. Dit komt mede doordat deze informatie veelal ongestructureerd is en in vrije tekstvelden is vastgelegd. Deze informatie is vaak niet zonder verdere context zelfstandig leesbaar. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. IWI heeft dit aspect niet verder onderzocht, maar wel geconstateerd dat uitvoerenden aangeven vaak via een informele weg informatie (proberen te) achterhalen. De medewerker van het serviceteam SVB geeft aan dat binnen haar vestiging SVB bezig is met maken van afspraken met gemeenten om de uitwisseling te versnellen. Hierbij worden de juiste contactgegevens en –personen uitgewisseld zodat informatieverzoeken snel bij de juiste persoon afdeling terecht komen. De wet SUWI kent een gesloten verstrekkingenregime waarbij uitwisseling van gegevens strikt is ingekaderd. Andersom, informatie van buiten SUWI benutten binnen de SUWI keten, zijn er waarschijnlijk meer mogelijkheden.

Cat. 2

3

3

2

Pagina 24 van 60


Genoemde belemmering Contacten met RIB niet geautomatiseerd

Indicatoren over risicojongeren vanuit andere instellingen ontbreken Belastbaarheid van de klant is onbekend bij de gemeente. Dit wordt door een VA/AD niet gedeeld ivm privacy en medische geheimhoudingsplicht.

4.3

Validatie inspectie Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan RIB. Communicatie hierover vindt veelal schriftelijk plaats. Ook is niet duidelijk welke informatie de gemeente mag delen met het RIB. Eén gemeente heeft wel een gezamenlijk instrument waarvan zowel de gemeente als het RIB gebruik maakt en zo direct inzicht geeft in elkaars resultaten. Dit komt door beperkingen van de Wbp. De uitvoerende zal duidelijk zichtbaar moeten maken waarom hij de gegevens vanuit zijn functie nodig heeft. De VA/AD is gebonden aan de wet en mag alleen aangeven wat de klant nog wel kan. Binnen dit kader moet de uitvoerende aan de slag.

Cat. 3

2

2

Proces Handhaving Voor het proces handhaving wordt door de onderzochte gemeenten diverse vormen van informatie gebruikt. Bij sommige gemeenten vindt direct een risicoanalyse van de aanvraag plaats waarna, indien nodig, iemand van de afdeling handhaving meteen aanschuift bij het intakegesprek. Periodieke controle Bij alle gemeenten vindt periodiek controle op de rechtmatigheid van de uitkering plaats. Hierbij constateert de inspectie dat sommige gemeenten het principe ‘vertrouwen tenzij’ hanteren terwijl andere kiezen voor standaard uitvraag. Dit leidt in de praktijk tot verschillen in de manier waarop administratieve lastenverlichting tot uiting komt. Waar de ene gemeente maandelijks alle mensen met een uitkering door middel van een zogenoemd Rofje (een rechtmatigheidsonderzoeksformulier) een verklaring laat ondertekenen of er zich wijzigingen hebben voorgedaan die van invloed kunnen zijn op de uitkering (=dit levert gemiddeld veel administratieve lasten op), sturen andere gemeenten alleen klanten met maandelijks wisselende inkomsten een Rofje. De overige klanten krijgen 2x per jaar een statusoverzicht waarbij ze alleen hoeven te reageren indien zich er wijzigingen hebben voorgedaan (=dit levert gemiddeld minder administratieve lasten op). De inspectie heeft overigens van verschillende klantmanagers begrepen dat controle van de rekeningafschriften in de praktijk een waardevol middel blijkt te zijn. Controle hierop brengt bijvoorbeeld aan het licht dat regelmatig wordt getankt (terwijl men geen auto heeft), of dat van geen enkele rekening huur wordt afgeschreven (wellicht is er dan nog een andere rekening). Opvragen gegevens bij anderen is lastig Als belemmering geven sommige klantmanagers aan dat zij het lastig vinden informatie niet zelf te kunnen inzien via Suwinet-Inkijk,maar dat dit via de afdeling handhaving of sociale recherche moet die hiervoor wel geautoriseerd is. Dit wordt als omslachtig en tijdrovend gezien. IWI constateert dat de Wbp hier helder in is. Je kunt bij de informatie die je voor de uitoefening van je primaire taak nodig hebt.

Pagina 25 van 60


Indien het opvragen van dit soort informatie als lastig wordt ervaren ligt het in eerste instantie voor de hand dit proces te optimaliseren. Verwerking signalen is tijdrovend Verder wordt in het kader van handhaving gebruik gemaakt van signaallijsten die via het inlichtingenbureau worden verstrekt. Op deze lijsten wordt aangegeven dat een persoon met een uitkering ook andere inkomsten heeft. Dit is een signaal voor de gemeente om verder onderzoek te doen. Als belemmering wordt hier genoemd dat dit soort lijsten bij de meeste gemeenten handmatig moet worden onderzocht. Er vindt geen automatische koppeling en matching met het gemeentelijke systeem plaats. De inspectie constateert dat de afweging of een automatische koppeling rendabel is door de gemeenten, in samenspraak met hun leveranciers, genomen moet worden. Gebruik andere bronnen Een aantal klantmanagers geeft aan dat zij ten bate van handhaving ook op sociale netwerken informatie over de klant opzoeken (gaan ze op verre vakanties, wonen ze samen, etc.). Hierbij is het hen niet helder onder welke voorwaarden dit mag. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste belemmeringen voor het proces handhaving opgenomen tezamen met de validatie van de inspectie en in welke categorie de belemmering valt (1:aantoonbaar niet juist, 2:gevolg van keuzen en wetgeving, 3: volgens IWI oplosbaar door uitvoering). Zie paragraaf 1.2 voor meer informatie over de categorieën: Proces handhaving Genoemde belemmering Contact met UWV over gedeelde klanten moet beter Sommige bestandskoppelingen zijn niet toegestaan (Wbp) Klantmanager mag sommige gegevens niet zelf inzien, maar moet dit via de afdeling fraudebestrijding of sociale recherche doen. Dit is tijdrovend. Signalen IB moeten handmatig worden verwerkt.

Signaal detentie komt vaak te laat waardoor uitkering langer doorloopt dan nodig.

Validatie inspectie Niet door IWI gevalideerd

Cat. 2

Bij gerede verdenking is er veel mogelijk. Lastig is het om hele groepen als verdacht aan te merken of zonder vorm van verdenking aan allerlei controles te onderwerpen. Er is veel informatie beschikbaar die in de regel alleen door die personen die het vanuit hun functie nodig hebben of mogen kan worden uitgevraagd.

2

Het IB stuurt lijsten met samenloopsignalen die de gemeente kan onderzoeken. In de meeste gemeenten worden deze lijsten handmatig doorlopen en is niet voorzien in geautomatiseerde koppeling met het gemeentelijke systeem. Het is aan de gemeente om vast te stellen of automatische koppeling nodig/rendabel is. Dit signaal vanuit justitie wordt via IB geleverd. Door IWI niet verder onderzocht.

2

2

2

Pagina 26 van 60


Genoemde belemmering Men is onzeker in hoeverre men informatie uit sociale media mag gebruiken bij handhaving (informatie over vakanties, bedrijven die mensen starten, leefvormen, etc). 4.4

Validatie inspectie Deze informatie is openbaar en dus bruikbaar als handhavingsinstrument.

Cat. 3

Conclusies Uit het onderzoek blijkt dat aan veel van de door klantmanagers genoemde belemmeringen weloverwogen keuzen ten grondslag liggen. Het bevreemdt de inspectie dat de klantmanagers hiervan niet op de hoogte zijn. Andere belemmeringen zijn percepties (de belemmeringen blijken niet juist) en sommige belemmeringen lijken oplosbaar door het eigen proces beter in te richten.

Een aantal ervaren belemmeringen is een rechtstreeks gevolg van wetgeving (bijvoorbeeld intake door UWV) of het gevolg van (volgens IWI terechte) keuzen (bijvoorbeeld dat informatie niet zonder context is te lezen niet via Suwinet wordt gedeeld). Deze zijn niet oplosbaar door de uitvoering. Andere ervaren belemmeringen blijken na verificatie niet reëel. Dit zijn belemmeringen die aantoonbaar niet kloppen (zoals het actueler zijn van de bron dan Suwinet-Inkijk). De meest interessante ervaren belemmeringen zijn die belemmeringen die oplosbaar lijken te zijn voor en door de uitvoering. De inspectie ziet de volgende ervaren belemmeringen als oplosbaar door de uitvoering. Deze worden hieronder nogmaals weergegeven: Overdracht gegevens vanuit Sonar naar gemeentelijk systeem gaat niet automatisch.

Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is

Er zit geen standaard controle op door de klant ingevoerde gegevens bij de intake. Deze is dus niet per definitie betrouwbaar. Arbeidsverleden is vaak onvolledig in

In veruit meeste gevallen gebeurt dit handmatig. Probleem gaat dieper dan alleen techniek. Een deel van het probleem ligt in de onenigheid tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening. Diverse uitvoerenden geven aan behoefte te hebben aan meer informatie die al in UWV-systemen aanwezig is. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV-systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC-oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV-applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. Dit geldt niet alleen voor UWV. Uit de interviews met de klantmanagers blijkt dat indien een klant een CV inlevert, informatie hierop ook niet standaard wordt gecontroleerd. Met name bij uitzendbureaus staat er Pagina 27 van 60


Suwinet-Inkijk

Auto’s van partners van klanten zijn niet ontsloten.

Contacten met RIB niet geautomatiseerd


Men is onzeker in hoeverre men informatie uit sociale media mag gebruiken bij handhaving (informatie over vakanties, bedrijven die mensen starten, leefvormen, etc).

vaak geen einddatum vermeld. Wel wordt de laatste betaaldatum gemeld. Dit is een indicatie van het einde dienstverband. Via Suwinet-Inkijk kan worden gezocht welke auto’s bij een bepaald GBA adres horen. Deze informatie kan in de regel alleen worden benaderd door sociaal rechercheurs. Via hen kan de uitvoerende dit opvragen. Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan RIB. Communicatie hierover vindt veelal schriftelijk plaats. Ook is niet duidelijk welke informatie de gemeente mag delen met het RIB. Eén gemeente heeft wel een gezamenlijk instrument waarvan zowel de gemeente als het RIB gebruik maakt en zo direct inzicht geeft in elkaars resultaten. IWI heeft dit aspect niet verder onderzocht, maar wel geconstateerd dat uitvoerenden aangeven vaak via een informele weg informatie (proberen te) achterhalen. De medewerker van het serviceteam SVB geeft aan dat binnen haar vestiging SVB bezig is met maken van afspraken met gemeenten om de uitwisseling te versnellen. . Hierbij worden de juiste contactgegevens en –personen uitgewisseld zodat informatieverzoeken snel bij de juiste persoon afdeling terecht komen. Deze informatie is openbaar en dus bruikbaar voor de handhaving.

Pagina 28 van 60


Bijlage 1

Normenkader Normen gegevensuitwisseling WWB/WIJ

Bron

Gebruik en levering van gegevens door SUWI-partners Geen uitvraag bij belanghebbende van bij wettelijk voorschrift als authentiek aangemerkte gegevens of gegevens uit bij ministeriële regeling aan te wijzen administraties (o.a. polisadministratie, verzekerdenadministratie, GBA)

WWB: art 17 Inlichtingenplicht WIJ: art 46 lid 1 SUWI: art 30c aanvraag uitkering; 33a 2 gegevensverwerking voor vervulling taken UWV; 53a verstrekking en onderzoek gegevens

Geen uitvraag van in bijlage II van Besluit SUWI/Regeling SUWI vermelde soort gegevens bij belanghebbende

Besluit SUWI: art 5.2a. Gegevens eenmalige uitvraag Regeling SUWI: art 6.1 Eenmalige uitvraag van gegevens

Geen uitvraag bewijsstukken, die eerder verkregen zijn door UWV

SUWI: art 53a verstrekking en onderzoek gegevens

Verplichting voor instanties desgevraagd inlichtingen te verstrekken, eventueel door tussenkomst van inlichtingenbureau

WIJ: art 49 en 50 WWB: art 64 en 67 SUWI: art 54

UWV neemt aanvraag in ontvangst en draagt deze over met de daarbij verstrekte gegevens en bewijsstukken over aan gemeente (uitgezonderd personen in inrichting, daklozen en andere dan algemene bijstand en categorieën bij verordening vastgesteld).

WWB: art 41 WIJ: art 15 SUWI: 30c

Gemeente stelt SVB in kennis van niet voldoen aan arbeids/reintegratieverplichting

WWB: art 47c

De Gezamenlijke elektronische Voorziening SUWI(GeVS) UWV, SVB en gemeenten dragen gezamenlijk zorg voor instandhouding elektronische voorzieningen voor de verwerking van de gegevens, die aan elkaar worden verstrekt voor de uitvoering van WWB/WIJ

SUWI: art 62

Pagina 29 van 60


Normen gegevensuitwisseling WWB/WIJ

Bron

Benutting elektronische voorzieningen om gebruikers en derde partijen te faciliteren bij de raadpleging en aanlevering van de gegevens met het oog op de eenmalige gegevensuitvraag en de inrichting van hun administratie daarbij.

Besluit SUWI: art 5.19a

Inrichting en beheer door UWV (BKWI) Gebruikers zorgen voor de inrichting van een decentrale elektronische voorziening en de aansluiting daarvan op de centrale elektronische voorziening

Besluit SUWI: art 5.21 1a en 3

Bijlagen regeling SUWI en afspraken SUWI-partijen De bijlagen van de regeling SUWI bevatten een nadere uitwerking ter realisatie van het principe van eenmalige gegevensuitvraag in het SUWI-domein. Door de SUWIpartijen gemaakte afspraken zijn opgenomen in de bijlagen. In bijlage 1 wordt verwezen naar de Keten Service Level Agreement. (Keten-SLA). Deze overeenkomst bevat o.a. afspraken tussen op de GeVs aangesloten partijen Het gaat te ver de afspraken uitvoerig in het normenkader te weer te geven. Dit wordt beperkt tot het opsommen van de relevante bijlagen van de regeling SUWI en de Keten-SLA . Mochten bij het onderzoek zaken (belemmeringen) naar voren komen die hierop betrekking hebben dan zullen normen uit deze stukken er meer specifiek bij worden betrokken. Dit geldt eveneens voor eventuele overige afspraken. Bijlage I, bedoeld in artikel 6.3 van de regeling SUWI Stelselontwerp &Beveiliging Kaders en uitgangspunten aangaande de Gezamenlijke elektronische Voorzieningen SUWI Bijlage II, bedoeld in artikel 6.1 van de regeling SUWI (opsomming eenmalig uit te vragen gegevens) Bijlage III, bedoelt in artikel 6.5 van de regeling SUWI Aansluitprotocol GeVS Bijlage XII, het SUWI gegevensregister (SGR) de Keten Service Level Agreement. (Keten-SLA)

Op hoofdlijnen bestaat het normenkader, vrij vertaald, uit de volgende elementen: 1. 2. 3. 4.

Partijen Partijen Partijen Partijen

moeten (bepaalde) gegevens beschikbaar stellen mogen bekende gegevens niet uitvragen moeten de GeVS in stand houden moeten de GeVS benutten bij raadplegen en levering van gegevens

NB. De Wet Eenmalige gegevensuitvraag (WEU) is materieel uitgewerkt per 1-12010. In de bovengenoemde wetten zijn de wijzigingen ten gevolge van de WEU opgenomen. Derhalve is de WEU niet specifiek verwerkt in het normenkader. Pagina 30 van 60


Bijlage 2

Methodologische verantwoording Strategie Het onderzoek is erop gericht inzicht te bieden in de gegevensuitwisseling tussen en binnen de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ tegen de achtergrond van het wettelijk kader en gemaakte afspraken. Daarbij is ook aandacht besteed aan de belemmeringen voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens in situaties waarin de uitwisseling op andere wijze verloopt of de gegevens opnieuw worden uitgevraagd. Om dit inzicht te verwerven is het nodig diep op de materie in te gaan. Een survey is niet geschikt voor een dergelijk onderzoek. Er is gekozen voor casestudies bij een steekproef van gemeenten De situatie is diepgaand en vanuit meer invalshoeken onderzocht door interviews met sleutelpersonen op verschillende posities in de organisaties zoals managers, ICT medewerkers en klantmanagers van afdelingen sociale zaken en van de SVB en analyse van documenten, die de verkregen informatie ondersteunen (deskresearch). De steekproef is zodanig gekozen te dat zoveel mogelijk variatie in situaties is gewaarborgd. Steekproef De gemeenten en (voor 65 plussers) SVB voeren de WWB uit. De uitvoering van de WIJ is opgedragen aan de gemeenten. De gemeenten en SVB vormen de onderzoekspopulatie. Al eerder is aangegeven dat de problematiek met diepgang onderzocht moet worden om de gewenste informatie te verzamelen. Alle gemeenten op die manier onderzoeken is niet haalbaar. Een kleine steekproef, mits goed gekozen, is voldoende om de verschillende soorten informatie-uitwisselingen, de manieren waarop dat in de praktijk gebeurt en de problemen (belemmeringen) die zich daarbij voordoen in beeld te brengen. Dit beeld is niet representatief in statistische zin, maar kan wel de variëteit in voorkomende situaties in de uitvoering weergeven. Zes gemeenten zijn zodanig geselecteerd om de uitvoering te onderzoeken dat variatie aanwezig is in: - Grootte gemeente (te verwachten is dat in grote gemeenten de keteninformatisering anders is vormgegeven dan in kleine gemeenten) - Samenwerking tussen gemeenten onderling (een zelfstandige gemeente opereert anders dan een samenwerkingsverband van gemeenten) - Bijstandsdichtheid (gemeenten van dezelfde grootte verschillen mogelijk toch als er verschil in grootte van het klantenbestand is) -

De systemen, die gemeenten gebruiken voor de uitvoering van de WWB en WIJ. (Het is niet uitgesloten dat de mogelijkheden om gegevens uit te wisselen per systeem verschilt)

Pagina 31 van 60


Pagina 32 van 60


Bijlage 3

Gegevensuitwisseling in de praktijk (per hoofdproces) De interviews bieden zicht op het verloop van de gegevensuitwisselingen in de praktijk. Per hoofdproces (intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) zijn deze gegevensuitwisselingen in schema’s in kaart gebracht en aangevuld met een beschrijving van de praktijk van gegevensuitwisseling De kolommen geven aan: - de partijen waartussen gegevens uitgewisseld worden (koppelvlakken) - de vormen waarin de gegevensuitwisseling plaatsvindt - een voorbeeld van de gegevens die uitgewisseld worden - of de gegevensuitwisseling een structureel of incidenteel karakter heeft Intake en uitkeringsverstrekking Koppelvlak Vorm UWV WERKbedrijfW&I

Papier

Systeemkoppeling Mail

Klantgegevens

x

Koppeling MC Systeemkoppeling Papier Systeemkoppeling (raadplegen) Digitaal inkijken Systeemkoppeling (automatisch inlezen) Systeemkoppeling

Klantgegevens Klantgegevens

x x

Klantgegevens

x

Persoonsgegevens Persoonsgegevens

x x

Info dak- en thuislozen Klantgegevens

x

Systeemkoppeling

Afd. Werk-afd. Inkomen Handhaving-W&I GBA-W&I

Zorgmonitor-W&I WMO-W&I

Karakter Struct. Inc. x x

Print met gegevens uit Sonar Gegevens in Sonar Diverse intakedocumenten Alleen e-WWB formulier Registratie klant

Digitaal inkijken Papier

Serviceteam Werkplein-W&I JongerenloketW&I

Gegevensvoorbeeld

Schuldhulp-W&I UWV/polis-W&I UWV/WW-W&I

Systeemkoppeling (raadplegen) Systeemkoppeling Digitaal inkijken Telefonisch

SVB-W&I RDW-W&I Bel. Dienst-W&I DUO-W&I Curator-W&I

Telefonisch Digitaal inkijken Digitaal inkijken Digitaal inkijken Telefonisch

Klantinfo Dienstbetrekkingen Einddatum WW uitkering Uitkeringsinfo Autobezit Vermogen Studiefinanciering Financiën klant

x x x x

x

x x x x x x

x x

Pagina 33 van 60


UWV WERKbedrijf-Gemeente UWV Werkbedrijf doet op het Werkplein de intake. In Sonar registreert UWV onder andere gegevens betreffende inschrijving, bemiddeling, en re-integratie. Een deel van deze gegevens gaat op een print samen met het aanvraagformulier en eventuele andere stukken in een werkmapje/dossier naar de gemeente. De klant is soms de transporteur. In andere gemeenten is de overdracht per post. Bij de gemeente vindt invoer van gegevens in het gemeentelijke systeem plaats. In een andere gemeente is een gezamenlijk serviceteam van sociale zaken en UWV WERKbedrijf. Dit serviceteam registreert gegevens van niet bekende klanten in GWS. Bij weer een andere gemeente blijft registratie in Sonar voor WIJ klanten achterwege. De gemeente ontvangt de informatie van het jongerenloket via Mens Centraal. In een andere gemeente kan de klantmanager Sonar raadplegen. De intake is standaard via e-WWB. De gegevens komen automatisch in het gemeentelijke systeem. Gemeente intern GBA-W&I: De klantmanagers raadplegen de GBA gegevens via Suwinet-Inkijk. Persoonsgegevens zijn in de ene gemeente rechtstreeks gekoppeld aan het systeem van W&I, SZW-Net. Via een collega handhaving,die meer zoekmogelijkheden heeft, is geavanceerd zoeken mogelijk. In een andere gemeente is een aansluiting van GWS op GBA via de gegevensmakelaar. Afdeling Werk – Inkomen: In gemeenten met een aparte klantmanager voor werk en een aparte klantmanager voor inkomen gaat uitwisseling van klantgegevens via papier (mapje/dossier) en via gezamenlijk gebruik van het gemeentelijke systeem. Daarnaast vindt ook mondelinge uitwisseling van informatie plaats. WMO-W&I: In sommige van de zes onderzochte gemeenten maken klantmanagers gebruik van registraties in het kader van de WMO. Dit is mogelijk omdat de verschillende afdelingen hetzelfde systeem gebruiken en toegang hebben tot elkaars delen. In een andere gemeente is dit niet mogelijk omdat de klantmanagers niet geautoriseerd zijn uit het oogpunt van privacy. In één gemeente vindt structureel uitwisseling plaats via Mens Centraal. UWV-W&I De klantmanagers raadplegen de polisadministratie van UWV via Suwinet-Inkijk onder meer om informatie over dienstverbanden te vergaren. Klantmanagers doen via een 0900 informatienummer van UWV informatieverzoeken. Daarnaast raadplegen klantmanagers ook via het eigen informele netwerk contactpersonen. Dit heeft het voordeel dat informatie sneller beschikbaar komt. SVB-W&I Klantmanagers nemen telefonisch contact op met SVB als zij behoefte hebben aan informatie over hun klant. W&I andere gemeente-W&I Overdracht van uitkeringsinformatie bijvoorbeeld datum beëindiging van de uitkering gaat via telefonisch contact op initiatief van de ontvangende gemeente. In een provincie hebben de gemeenten een zorgmonitor voor dak en thuislozen. W&I maakt daar voor dak- en thuislozen structureel gebruik van. Organisaties buiten de SUWI-keten-W&I Belastingdienst-W&I: gegevens over vermogen en inkomsten raadplegen klantmanagers via Suwinet-Inkijk. RDW-W&I: Autobezit checken de klantmanagers bij de RDW via Suwinet-Inkijk. Pagina 34 van 60


DUO-W&I: In het kader van de WIJ raadplegen de klantmanagers gegevens over studiefinanciering via Suwinet-Inkijk. In een gemeente is incidenteel telefonisch contact met de curator genoemd. Re-integratie Koppelvlak UWVWERKbedrijf-W&I

Afd. Inkomen-afd. Werk LeerplichtadministratiW&I UWV/polis-W&I RIB-W&I

RMC-W&I

Vorm

Gegevensvoorbeeld

Papier, telefonisch Papier

Gegevens uit Sonar Diverse intakedocumenten Info workfirst traject Gegevens in Sonar Klantgegevens

Papier Digitaal inkijken Systeemkoppeling Papier Digitaal signaal Digitaal inkijken Digitaal lezen en schrijven Papier Mail Digitaal signaal Telefoon persoonlijk

Karakter Struct. Inc. x x x x x x

Verlaten school

x

Dienstbetrekkingen Voortgang traject

x x

Verwijzing Klant- en trajectinfo Einde traject trajectinfo Leerwerkaanbod

x x x x x

UWV Werkbedrijf-gemeente: Gegevens betreffende re-integratie (work-first, trajecten gedurende de WWperiode)zijn in Sonar opgeslagen. Deze gegevens gaan met de intake gegevens mee in een mapje/dossier naar W&I. Een gemeente maakt geen gebruik van gegevens uit Sonar. Daar stuurt UWV WERKbedrijf een print van het e-intakeformulier naar W&I. In een andere gemeente maakt het werkgeversserviceloket gebruik van GWS. De rapportage is toegankelijk voor W&I. Ook is er een gemeente waar de klantmanager Werk de mogelijkheid heeft Sonar te raadplegen. Ook is een gemeente aangetroffen waar W&I beperkte informatie over work-firsttrajecten via UWV WERKbedrijf ontvangt. Gemeente intern Afdeling Werk – Inkomen: In gemeenten met een aparte klantmanager voor werk en een aparte klantmanager voor inkomen gaat uitwisseling van klantgegevens via papier (mapje/dossier) en via gezamenlijk gebruik van het gemeentelijke systeem. Daarnaast vindt ook mondelinge uitwisseling van informatie plaats. Leerplichtadministratie-W&I: Een gemeente wisselt via Mens Centraal signalen uit in het kader van de WIJ. UWV-W&I: De klantmanager raadpleegt UWV/Polis via Suwinet Inkijk voor gegevens omtrent het arbeidsverleden van de klant. Re-integratiebureau(RIB)/workfirst-W&I: Incidenteel en structureel is communicatie met RIB’s via mail, telefoon en post. In een gemeente is met één re-integratiebedrijf structureel via internet gegevensuitwisseling. Met een inlogcode hebben klantmanagers toegang tot het systeem, waar Pagina 35 van 60


de informatie per klant opvraagbaar is. De klantmanager kan daar ook zijn vragen stellen. Andersom vraagt en/of vindt het RIB informatie over de klant via deze weg. Deze gegevensuitwisseling is volgens de geïnterviewden een best-practice. Een andere gemeente verwijst de klant door naar een RIB met een papieren dossier. Bij afsluiting van het traject krijgt de klantmanager een signaal via Mens Centraal. In twee gemeenten vindt gegevensuitwisseling in het kader van de WIJ plaats via Mens Centraal. Zo worden signalen over niet meewerken bijvoorbeeld aan W&I doorgegeven. Regionaal meld en coördinatiefunctie(RMC)-W&I: In twee gemeenten verloopt deze gegevensuitwisseling in het kader van de WIJ door middel van persoonlijk contact. DUO W&I: In het kader van de WIJ raadpleegt de klantmanager structureel gegevens over studiefinanciering via Suwinet-Inkijk. Handhaving Koppelvlak UWV WERKbedrijfHandhaving Afd. Handhavingafd. W&I GBA-Handhaving UWV/polisHandhaving UWV/polis-HH RDW-HH Bel. Dienst-HH DUO-HH InternetbronnenHH W&I-Handhaving WMO-Handhaving IB-HH

Vorm

Gegevensvoorbeeld

Papier

Fraudescore

Karakter Struct. Inc. x

Papier

Samenloopsignaal BD

x

persoonlijk Digitaal inkijken Digitaal inkijken

Situatie klant Dienstbetrekkingen

x

Digitaal Digitaal Digitaal Digitaal

Dienstbetrekkingen Autobezit Inkomen/Vermogen Studiefinanciering

x x x x

x

Digitaal inkijken

Bedrijfsactiviteiten

x

x

Systeemkoppeling (raadplegen) Systeemkoppeling (raadplegen) Suwimail

Klantgegevens

x

Klantgegevens

x

Signalen samenloop van BD; detentiesignalen; klantmutaties

x

inkijken inkijken inkijken inkijken

x

UWV WERKbedrijf-W&I: De ISD maakt gebruik van een risicoscorekaart. Bij de intake door UWV WERKbedrijf wordt deze ingevuld in een spreadsheet. Daarna gaat de scorekaart op papier naar W&I. Handhaving- W&I: De gemeenten met een afdeling Handhaving maken gezamenlijk gebruik van systeem. Zij kunnen elkaars gegevens raadplegen. Daarnaast verloopt uitwisseling van gegevens via papier en mondeling.

Pagina 36 van 60


In een gemeente is de afdeling handhaving structureel een schakel om het frauderisico te beoordelen voordat het gesprek met de klantmanager plaatsvindt. Twee gemeenten hebben geen aparte handhavingspoot. Een hiervan besteedt handhavingstaken uit aan de sociale recherche van een naburige gemeente. De uitwisseling van gegevens verloopt via de mail. Handhaving – bronnen via Suwinet-Inkijk Handhavingsmedewerkers kunnen met Suwinet-Inkijk dezelfde gegevens van organisaties raadplegen als klantmanagers. Zij beschikken over meer autorisaties dan de klantmanagers. Zo hebben zij toegang tot meer gegevens en meer zoekmogelijheden. IB - handhaving/W&I IB verstrekt batches met signalen van de belastingdienst over samenloop van inkomens aan de afdeling Handhaving of W&I van de gemeente via Gemnet. De klantmanager ontvangt via IB ook detentiesignalen. De ISD meldt dat IB maandelijks mutaties van klantgegevens verstrekt. Internetbronnen-W&I/Handhaving In vier gemeenten is aangegeven dat Klantmanagers en handhavingsmedewerkers op marktplaats, facebook, hyves e.d. naar informatie van klanten zoeken. Dit kan onder meer bedrijfsactiviteiten, dure vakanties en samenwonen betreffen. Bewijsstukken De insteek voor het opvragen van bewijsstukken loopt uiteen. Een gemeente benadrukte dat de uitkeringsaanvraag het laatste redmiddel is en de drempel best hoog mag zijn. Hier moet de klant zoveel als mogelijk bewijsstukken geven. Een andere gemeente heeft als beleid “vertrouwen tenzij” en vraagt zo min mogelijk bewijsstukken.

Pagina 37 van 60


Pagina 38 van 60


Bijlage 4

Beschrijving van de cases De informatie die de interviews hebben opgeleverd is per gemeente/ISD in beeld gebracht. De onderzoekseenheden zijn in afnemende gemeentegrootteklasse gerangschikt. De oneven genummerde gemeenten/ISD hebben in de klasse een grote bijstandsdichtheid, de even een kleine bijstandsdichtheid. De gegevensuitwisselingen zijn per gemeente schematisch weergegeven. De betekenis van de lijnen is hieronder eerst toegelicht. Toelichting: Doorgetrokken lijn: Stippellijn: Blauw: Zwart: Grijs: Groen: Rood: Wit blokje: Grijs blokje:

structurele gegevensuitwisseling incidentele gegevensuitwisseling papier digitaal inkijken of uitwisselen in systemen mail suwimail mondeling andere organisatie intern gemeente/Sociale Dienst

Gemeente 1 IB SUWI-inkijk (UWV/Polis), RDW, Sonar Afdeling fraude

Afdeling inkomen

Werk & inkomen

GBA DUO

UWV Werkbedrijf

Klant SW-bedrijf

RIB

Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) Alle WWB klanten komen binnen via www.werk.nl. Voor de WIJ klanten heeft de gemeente een formulier ontwikkeld die klanten kunnen downloaden en invullen. UWV WERKbedrijf stuurt een print van het intakeformulier naar de gemeente.

De aanvraag wordt in behandeling genomen door de afdeling inkomen. Deze zoekt informatie van de klant via o.a. GBA, SUWI, etc. Aan de klant zelf wordt standaard de volgende informatie uitgevraagd: Bankafschriften van afgelopen maand; Pagina 39 van 60


-

Legitimatie (indien hier nog geen kopie van is binnen gemeente); Specificatie van inkomsten.

De afdeling inkomen plant een afspraak met de klantmanager. Deze vraagt in principe zelf geen gegevens meer uit, maar baseert zich op de papieren set zoals deze door de afdeling inkomen wordt overgedragen. De klantmanager registreert eventuele statuswijzigingen in GWS4all (zoals de stand op de participatieladder). Vervolgens gaat de papieren set weer terug naar de afdeling inkomen die de uitkering verzorgt. De klantmanager blijft aanspreekpunt en neemt de re-integratie ter hand. Door de klantmanager worden re-integratietrajecten ingekocht bij Re-integratie bedrijven (RIB’s). Dit gaat via een standaard mail waarbij de klantmanager zijn/haar beeld geeft over de klant en welk traject hij/zij wil voor de klant. Deze trajecten worden geadministreerd in GWS4all. De RIB’s rapporteren 3 maandelijks over de voortgang van het traject. Deze rapportage neemt de klantmanager op in GWS4all. De WWB en WIJ klanten dienen aan te geven als hun (inkomens)situatie is veranderd. Hiertoe hanteerde de gemeente tot 1 januari 2011 een maandelijkse verantwoording. Na 1 januari 2011 is men binnen de gemeente overgegaan op een andere systematiek waarbij de klant 2x per jaar een statusoverzicht krijgt toegezonden en alleen hoeft te reageren indien zaken niet meer kloppen. Alleen klanten met maandelijks wisselende inkomsten moeten dit nog steeds per maand opgeven. De eerste ervaring van de klantmanager is dat er klanten zijn die vergeten meteen melding te maken van wijzigingen die consequenties hebben voor de uitkering. Dit komt nu later aan het licht via samenloopsignalen van het inlichtingenbureau die bij de afdeling fraude binnen komen. Deze afdeling controleert de lijst en maakt zonodig melding van samenloop bij de klantmanager. Deze spreekt de klant hier op aan. Voor het matchen van personen aan mogelijke vacatures maakt men gebruik van Matchcare. Dit pakket match op beroepen, opleidingen en competenties. Dit gebruikt men sinds april 2011. Sonar en WBS worden niet gebruikt. Het proces voor de WWB en de WIJ is gelijk behalve dat er voor de WIJ ook overleg plaatsvindt met RMC’s. Dit geschiedt niet geautomatiseerd en is persoonlijk. Meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) Aangegeven wordt dat het beeld rondom opleidingen en arbeidsverleden dat uit Suwinet komt vaak beperkt is. Om dit te completeren vraagt de klantmanager regelmatig om het CV van de klant. Overigens vindt er geen controle plaats op de informatie die hier op staat. In de gemeente is het beleid dat men uitgaat van vertrouwen. Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) De gemeente ziet de intake door het UWV als een extra schakel die geen toegevoegde waarde heeft. Het intakeformulier vraagt teveel informatie (lang en niet altijd relevant). Er is nog geen overeenstemming tussen UWV en gemeente over welke gegevens moeten worden uitgevraagd. Bovendien ontbreekt het aan vertrouwen tussen gemeente en UWV, de gemeente wil de UWV-intake het liefst overdoen. De gemeente wil graag de diagnose en het traject van een klant weten, de overige informatie halen ze uit het digitaal klant dossier. De gemeente heeft behoefte aan inhoudelijke informatie over re-integratie en arbeidsverleden van klanten die van UWV komen. Deze informatie is niet beschikbaar Pagina 40 van 60


in het gemeentelijke systeem, maar kan door klantmanagers via een beperkt aantal accounts in Sonar worden geraadpleegd. De gemeente geeft aan dat de kwaliteit/juistheid van het arbeidsverleden en opleidingsinformatie in DKD te wensen overlaat. De klantmanager vraagt deze gegevens (via een CV) op aan de klant. Aangegeven wordt dat er geen terugkoppeling/correctie plaatsvindt naar Suwinet met de juiste informatie. Inkomensgegevens zijn met 6 weken vertraging beschikbaar via Suwinet-Inkijk. Dit is inherent aan het systeem. Via Suwinet-Inkijk wordt de actuele stand vanuit de Polisadministratie getoond. De informatie hierin loopt achter. Dit komt door het systeem van aangifte doen door werkgever (dat plaats vindt na afloop van de betreffende maand) en de verwerkingstijd van de Polisadministratie. Nu moeten inkomensgegevens bij de klant opgevraagd worden. Informatie over doorstroom van klanten van UWV naar gemeente is niet beschikbaar. De gemeente heeft behoefte aan informatie over doorlooptijd, klanten die al eerder een uitkering hebben ontvangen, wat komt er aan klanten voor de gemeente aan? Er zit wel een brei aan informatie in het MIP (management informatie portal van UWV), maar dit is lastig te vertalen naar bruikbare informatie voor de gemeente. De gemeente geeft aan dat de ontwikkeling van de inleesfaciliteit DKD achter loopt: gegevens zijn alleen in te zien, voor hergebruik moeten ze worden overgetikt in het eigen systeem. Ook de elektronische ketenberichten (waarmee ketenpartners geautomatiseerd informatie uit kunnen wisselen) leveren niet die gegevens die nodig zijn. Voor wat betreft de Eenmalige Registratie op Werkpleinen (EROW) wordt aangegeven dat koppeling met de gemeentelijke backoffice nog niet is gelegd. De perceptie van de gemeente is dat een koppeling tussen Sonar en GWS technisch haalbaar is, maar partijen moeten wel goed moeten samenwerken. Nu heeft UWV vaak nog een groot stempel. Oplossingsrichting (door gemeente aangeven oplossingen, korte en lange termijn, ideaal) Idealiter doet de gemeente de intake van de aanvraag zelf en meldt vervolgens de klant (indien nodig) aan bij het UWV. Zo wordt de intake door UWV uit het proces gehaald. De gemeente heeft Mens Centraal overwogen als integraal systeem, maar vond dat het technisch niet volmaakt is (koppeling met backoffice ontbreekt). De gemeente heeft zelf al voldoende functionaliteiten en voor Mens Centraal moeten wel alle partijen meewerken. Dat ziet men nog niet direct gebeuren. Daarom is Mens Centraal in deze gemeente niet ingevoerd. De gemeente neemt deel aan het directeurenoverleg GWS, regio overleggen en landelijke toetsgroep. Aangegeven wordt dat het bovenstaande (trechter)model van Centric, waarmee gemeenten inspraak hebben in de ontwikkelingen rondom GWS, goed werkt. Er is sprake van een landelijke vertegenwoordiging die namens alle bij Centric aangesloten gemeenten spreekt. Ook een oplossing die door de gemeente wordt gegevens is om DKD meer uit te breiden met re-integratiegeschiedenis en inkomenscomponenten. Één systeem voor de gehele uitvoering ziet men als niet haalbaar (hiervoor zijn de wensen van de uitvoering te verschillend), maar DKD als systeem voor datadeling wel. Men vindt het opvallend dat bij nieuwe ontwikkelingen rondom keteninformatisering werk en inkomen leveranciers vaak weinig worden betrokken. Pagina 41 van 60


Pagina 42 van 60


Gemeente 2

Zorgmonitor (kvs voor dak- en thuislozen)

IB

GBA

Afdeling handhaving

Werk

Serviceteam UWV Werkbedrijf gemeente

Inkomen

SUWI-inkijk (UWV/Polis, Duo)

Openbare bronnen (tv, internet)

Klant

UWV RMC

RIB

Mens centraal

DUO

Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) De primaire intake en basisindicering zijn neergelegd bij een serviceteam op het werkplein. Dit is een gezamenlijk team bestaande uit mensen van de gemeente en UWV. Indien een klant niet bekend is binnen Sonar en GWS4all voeren zij deze klant op. Is de klant al bekend dan wordt het beeld geactualiseerd. Door de klant aangeleverde documenten worden gescand en in het gemeentelijk archiefsysteem ingebracht. Hierbij is voorzien in een koppeling naar de klant in GWS4all. Voor de intake gebruikt het serviceteam o.a. Sonar, GWS en Suwinet-Inkijk. Op basis van deze informatie maken zij een “ intakemap” die door de reintegratieconsulent (RC) en consulent inkomen (CI) worden gebruikt voor de verdere dienstverlening. De gemeente maakt onderscheid tussen 3 typen klanten. Klanten die direct bemiddelbaar zijn gaan naar het werkgeversserviceloket (WGSL) waar zijnaar werk worden bemiddeld. Een aantal klanten heeft een korte afstand tot de arbeidsmarkt en wordt via een stichting in korte tijd klaargestoomd om aan de slag te kunnen. De laatste groep klanten is niet bemiddelbaar. Deze zorgklanten gaan een apart zorgtraject in. Voor de WWB aanvragen geldt dat slechts een beperkt deel (schatting 10-20 %) elektronisch gebeurt. De koppeling tussen Sonar en GWS is in ontwikkeling. In de praktijk is het noodzakelijk gegevens handmatig over te zetten. De RC doet de ‘echte’ inhoudelijke intake. De (beperkte) gegevens zoals deze door de servicedesk zijn uitgevraagd vult de RC aan met informatie uit Suwinet-Inkijk (arbeidsverleden en opleiding). In verband met het leerwerkaanbod in het kader van de WIJ bestaat een structureel persoonlijk contact tussen de RC en het RMC. De CI neemt daarna de aanvraag in behandeling. Deze maakt van Suwinet gebruik voor het opvragen van de vermogenscomponenten(o.a. RDW). Het beleid van de gemeente is om alles met bewijsstukken te onderbouwen. Dus vraagt de CI de klant om o.a. loonstroken, rekeningafschriften, vrijwaringsbewijs auto, etc. Pagina 43 van 60


De RC stuurt in geval van bemiddelbare klanten het ingevulde intakeformulier met de benodigde informatie naar het werkgeversserviceloket. Deze gaat verder met het plaatsen van de klant bij een werkgever. Voor handhaving geldt dat uitwisseling van gegevens door middel van GWS4all en mondeling/persoonlijk gaat. Indien een consulent twijfelt aan het verhaal van een klant wordt contact opgenomen met een collega van de afdeling handhaving. Meestal volgt dan een huisbezoek. Toegang tot elkaars gegevens is mogelijk mede omdat beide afdelingen gebruik maken van GWS4all. Meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) In principe wordt informatie continu hergebruikt. Het gaat om zaken die worden vastgelegd in Sonar, GWS4all en via Suwinet inkijk beschikbaar zijn. Voor de vaststelling van inkomensondersteuning WIJ vraagt de RC aan de klant bankafschriften op. Deze worden, samen met andere stukken, doorgezet naar de CI die de aanvraag verder behandelt. Het kan zijn dat op moment van behandelen van de klant de gegevens niet meer actueel zijn en de CI aan de klant opnieuw (nieuwe) bankafschriften vraagt. Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) Privacy hebben de geïnterviewden vaak genoemd als een hinderpaal bij het verkrijgen van informatie van derden. Hierna volgen een aantal voorbeelden. Een klant was ten onrechte door UWV afgewezen omdat deze geen opleiding zou hebben gehad. Om de onjuistheid van de beslissing aan te tonen was informatie nodig over de periode van ontvangst van studiefinanciering. Dit gegeven is niet beschikbaar via Suwinet. DUO wilde de informatie niet zonder meer verstrekken. Een schriftelijke aanvraag voorzien van handtekening van het hoofd van de afdeling was noodzakelijk. Het op adres bevragen van het GBA via Suwinet-Inkijk kan nodig zijn voor de crisisopvang waarbij niet direct een BSN nummer beschikbaar is. Gebruik hiervan is voor de consulent echter niet toegestaan i.v.m. privacywetgeving. Via het informele circuit komt de informatie dan toch op tafel. Het ontbreken van een koppeling met Sonar wordt als een belemmering ervaren. In de gemeente is door de ICT ondersteuning aangegeven dat de koppeling tussen Sonar en GWS niet werkt omdat diakritische tekens (trema’s, accenten e.d.) niet goed overkomen. Dit heeft tot gevolg dat het overzetten van informatie vanuit Sonar naar GWS nog handmatig gebeurt. De geldigheid van het inschrijvingsbewijs bij UWV is opgeslagen in Sonar. Bij de intake wordt dit gegeven vanuit Sonar meegenomen voor vastlegging in het gemeentelijk systeem. Deze handmatige koppeling is echter eenmalig. Indien de status van het inschrijvingsbewijs van de klant verandert in Sonar, wordt dit niet opgemerkt door de gemeente. Dit zal de RC of de CI zelf moeten checken via SuwinetInkijk. Een verzoek van de gemeente aan UWV om dit door middel van een batch bestand automatisch te verzorgen is afgeketst op de, volgens de gemeente, te hoge kosten die UWV in rekening wilde brengen. De medewerker van het WGSL geeft aan dat niet alle informatie eenvoudig in een systeem is te zetten. Zo is er nog steeds een grote behoefte aan persoonlijke kennis van en persoonlijk contact met werkgevers. Als voorbeeld wordt genoemd dat indien een werkgever tweemaal een kandidaat van de gemeente heeft gehad die niet voldoet nummer drie echt perfect moet zijn. Pagina 44 van 60


De geïnterviewde RC weet niet waar zij terecht kan met opmerkingen en vragen met betrekking tot het ontbreken van (nieuwe) informatie of het niet juist zijn van bestaande informatie. Zij heeft geen beeld waar de informatiebehoefte kenbaar te maken. In de praktijk leidt dit niet tot heel grote problemen. De ontbrekende informatie vergaart zij dan via omwegen. De bezuinigingen bij UWV hebben invloed op de ontwikkelingen op het werkplein. Men is bijna gereed om de 1PC uit te rollen. Daarbij wordt inzage in de UWV systemen door de gemeente vereenvoudigd. Door de bezuinigingen bij UWV is er nu echter onduidelijkheid ontstaan hoeveel werkplekken en voor welke termijn UWV deze (mede) wil bekostigen. Het is in de praktijk lastig om consulenten op een goede manier te laten administreren. Ze worden afgerekend op het aan het werk helpen van klanten. Tevens zien ze de meerwaarde van registratie niet goed. Aangegeven is dat het ook heel belangrijk is dat men dezelfde definities hanteert en daar scherp op blijft. Als voorbeeld noemt men de registratie van de klant op de participatieladder. Een bepaalde trede geeft een bepaalde mate van isolement aan, deze mate is echter niet helder gedefinieerd wat betekent dat de ene RC een klant in een andere trede zal plaatsen dan een andere RC. In de gemeente is in 2010 Mens Centraal uitgerold. Men is geschrokken van de werkbelasting die het gebruik hiervan met zich meeneemt. Er dienen allerlei zaken geadministreerd te worden die niet direct bruikbaar zijn voor het eigen werkproces (maar die je ten faveure van andere ketenpartners administreert). Dit bleek te lastig. Inmiddels is Mens Centraal aangepast naar een alleen lezen applicatie. Dit betekent dat RC wel informatie die voor hen relevant is kan raadplegen, maar zelf niet meer administreert in Mens Centraal. Ook wordt de behoefte aan een vaste contactpersoon bij de back office van UWV genoemd waar de RC navraag kan doen over zaken rondom de klant. Nu gebeurt dit via een centrale helpdesk en dit werkt omslachtig en traag. Bij de SVB is dit beter geregeld door middel van een vaste contactpersoon. Oplossingsrichting (door gemeente aangeven oplossingen, korte en lange termijn, ideaal) Er is behoefte aan 1 overkoepelend systeem in de trant van Mens Centraal. Wel moet de behoefte van partijen dan duidelijk op elkaar zijn afgestemd en gegevens automatisch worden uitgewisseld. Eenduidige registratie en hantering van dezelfde definities is hierbij van groot belang.

Pagina 45 van 60


Gemeente 3

GBA

IB

Open bronnen op internet

Burger

Afdeling handhaving Curator

SUWI-inkijk (UWV/Polis), RDW

Werk & inkomen

UWV Werkbedrijf

ROC RIB

Klant

Leerplichtadministratie

Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) Alle klanten schrijven zich digitaal in via www.werk.nl waarna in Sonar een afspraak wordt ingepland met de werkconsulent. Bij het eerste contact wordt het BSN van de klant doorgestuurd naar het klantbeeld servicecentrum (KBSC). Het KBSC beoordeelt wat er aan informatie over de klant nodig is, en brengt dit uit verschillende bronnen (Suwinet-Inkijk, GBA, rekeningnummer bij gemeentelijke belastingen) bij elkaar voor de intaker. In de toekomst worden de bronnen voor het KBSC verder uitgebreid met onder andere informatie van de woningbouwvereniging over huursubsidie en –contracten, energieleveranciers en de stadsbank in het kader van schuldhulpverlening. Daarnaast wordt onderzocht of het systeem van de gemeentelijke belasting kan worden aangesloten. Na aanmelding volgt een werkintake. De werkconsulent ontvangt een mapje met de door KBSC geprinte stukken en het aanvraagformulier. Daarnaast heeft zij de mogelijkheid om (met een switchbox) zowel de UWV als gemeentesystemen te raadplegen, zodat zij in Sonar en/of GWS de voorgeschiedenis van een klant (opleiding, arbeidsverleden, toelichting in vrije velden, schulden) kan bekijken. Eventueel wordt de klant doorverwezen naar het RIB, dit gaat via een papieren dossier. Als een traject is afgesloten (baan gevonden of klant werkt niet mee), krijgt de werkcoach via Mens Centraal een melding van het RIB. Als een klant in het kader van zijn re-integratie een opleiding volgt bij het ROC, verloopt communicatie hierover via Mens Centraal. De gemeente krijgt via MC informatie in het commentaarveld bij een taakafdoening. Wanneer een klant niet meewerkt aan een re-integratietraject, maakt de werkcoach hiervan melding in Sonar, de inkomensconsulent pakt dit verder op. Meteen na de werkintake vindt een voorintake inkomen plaats met een intaker. Daarbij worden de volgende bewijsstukken opgevraagd: paspoort, laatste bankafschrift van alle rekeningen, beschikking belastingdienst, vonnis m.b.t. coPagina 46 van 60


ouderschap, jaarcijfers laatste drie jaar (bij beëindiging eigen bedrijf), vermogen of aanspraak op vermogen, inkomstenspecificatie(s) van inwonende kinderen ouder dan 21 jaar, eigendomsbewijs onroerend goed in het buitenland en bewijsstukken inzake schulden. Een aantal zaken moet de inkomensconsulent nog handmatig doen: • ANWB waardebepaling van auto’s • Invoering vermogen / bankrekeningnummers • Onderhoudsplicht, op basis van GBA. (Deze wordt niet meer uitgevraagd). Gekeken wordt inkomsten van de ex-partner voor verhaal. • Invoeren reden aanvraag bijstand • Onderzoek woonsituatie (huisbezoek) Na toewijzing gaan alle gegevens naar het archief waar ze gedigitaliseerd worden en in het gemeentelijk systeem worden opgenomen. Er zijn 3 preventiemedewerkers op de locatie, met elk hun eigen aandachtsgebied: re-integratie, intake en zittend bestand. Meldingen van burgers of klantmanagers komen incidenteel binnen via mail, telefoon en persoonlijk contact. Vermogenssignalen worden 1 keer per jaar geleverd door IB. Er zijn risicogroepen benoemd en er worden themacontroles uitgevoerd. Incidenteel voeren de preventiemedewerkers dossieronderzoek, waarbij gebruik wordt gemaakt van Suwinet, openbare internetbronnen en gesprekken met de klantmanager. Het proces is hetzelfde voor de WWB en WIJ, met als enige verschil dat er bij de WIJ ook signalen via Mens Centraal worden gewisseld met de leerplichtadministratie. Momenteel wordt het hele proces vernieuwd, waarbij het de bedoeling is om tot en met de geïntegreerde intake (werk + inkomen tegelijk, zodat er minder overdracht nodig is) alleen te werken met Mens Centraal. Mens Centraal zal worden ingezet aan de kop van het proces. In eerste instantie zal het gebruikt worden om informatie op te halen. Mogelijk zal het ook later ingezet worden om informatie weer terug te schrijven, maar dat aspect is moeilijker te realiseren. Meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) De inkomensgegevens in DKD zijn bruto en daarnaast loopt de polisadministratie ongeveer 3 maanden achter, waardoor er altijd nog een loonstrook wordt opgevraagd bij de klant. Gegevens over schulden, thuissituatie en eventuele verslavingsproblematiek moeten bij de klant zelf worden uitgevraagd. Ten behoeve van handhaving wordt aan de klant een kopie van het ID gevraagd, zodat zij op basis van de pasfoto kunnen zien om wie het gaat. Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) Vanwege de verplichte inschrijving via www.werk.nl is de gemeente afhankelijk van UWV en Sonar. Inschrijven via www.werk.nl is niet relevant voor de moeilijk bemiddelbaren. Bovendien is de doelgroep van de WWB en WIJ niet altijd in staat zelfstandig de digitale inschrijving via www.werk.nl te doen. Er is geen controle door UWV op wat de klant op www.werk.nl zet en in Sonar zijn de competenties van een klant niet gedetailleerd vastgelegd. Dat maakt het moeilijk een klant op basis van die gegevens te matchen op vacatures. Daardoor is een dubbele administratie nodig. Niet alle informatie in DKD is even bruikbaar. Vaak zijn er vertaalslagen nodig voor je wat met de informatie kunt: kadastergegevens lopen soms achter, inkomensgegevens zijn bruto, RDW levert alleen de bpm-waarde, ook geen voertuigen die op Pagina 47 van 60


naam van de partner staan, beëindiging uitkering staat niet meteen in DKD, dienstverband bij uitzendbureau is vaak niet goed afgesloten in DKD. Er wordt bij de sociale dienst met veel verschillende systemen gewerkt. Deze zouden idealiter allemaal gekoppeld moeten zijn, maar een koppeling is niet altijd mogelijk. Het breed uitwisselen van gegevens tussen systemen is lastig. Sommige leveranciers, bv. Stratech, willen wel. Anderen, zoals Centric, zijn terughoudender. Hierdoor moet de werkcoach gegevens in veel verschillende systemen invullen (Stratech, Sonar, Mens Centraal, GWS). Sonar kan niet ontkoppeld worden in andere systemen, dit gaat altijd via DKD. Sonar is niet als een klantvolgsysteem te gebruiken. Het is niet af te stemmen op de werkprocessen van de gemeente. Ook is het niet goed te integreren met GWS4All en ondersteunt het de BUS en SRG niet. Ook hebben gemeenten feitelijk geen invloed op wat UWV met Sonar doet, waardoor het niet aantrekkelijk is het als systeem te gaan gebruiken. De module binnen GWS4all om DKD gegevens in te kunnen lezen, laat alleen zien wat er in DKD staat. Om deze gegevens te gebruiken in bijvoorbeeld een rapportage, moeten ze worden overgetypt. Hetzelfde geldt voor de bulkinfo, bijvoorbeeld RDW gegevens van een bepaalde klantgroep of inkomens. Er is soms onduidelijkheid over privacywetgeving: wat mag je wel uitvragen en wat niet? Welke gegevens mogen op een vooringevuld formulier ontsloten worden? Mogen bankafschriften wel of niet bij de klant worden opgevraagd? Standaard wordt in het kader van handhaving nu ook gekeken naar bijvoorbeeld de Hyves-pagina’s van klanten. Het is niet duidelijk of dit wel mag. Suwinet heeft soms ‘onhandige’ beperkingen in verband met privacy. Zo kunnen mensen niet onderling in elkaars systemen kijken: Suwinet-Inkijk mag bijvoorbeeld niet voor WMO worden gebruikt, terwijl daar wel informatie in staat die handig kan zijn. De toekomst van Mens Centraal is onzeker door de grote bezuinigingen. De waarde van Mens Centraal neemt toe met het aantal deelnemers; zeker een partij als UWV op het werkplein. Momenteel trekt die zich echter terug. Er is wel deelname bij het Jongerenpunt, maar ook dat is niet dwingend vastgelegd. De gegevens uit GWS zijn alleen in Mens Centraal gekoppeld via DKD. Er is wel een plan om GWS als aparte bron te ontsluiten, daar is KING mee bezig. Maar het bouwen van een nieuwe functionaliteit kost geld. Eventueel kan dat met een aantal andere belangstellende partijen samen gefinancierd worden. Oplossingsrichting (door gemeente aangeven oplossingen, korte en lange termijn, ideaal) Idealiter zou de aanmelding voor een uitkering bij de gemeente zelf moeten binnenkomen, in plaats van via www.werk.nl en de UWV systemen. Dit geldt zeker voor de moeilijk bemiddelbare klanten, waar UWV weinig mee doet. Voor de klant zou er een vooringevulde aanvraag moeten bestaan, waarop gegevens uit DKD, Bouw&wonen, GBA en eventueel andere bronnen vooringevuld worden. Hoewel het aanleveren van het mapje met papieren door KBSC als heel prettig wordt ervaren, zou het beter zijn wanneer alle gegevens in één systeem zitten, waar je met één druk op de knop het totale klantbeeld kunt inzien. In de zorgketen wordt het systeem VIS2 gebruikt. Dat lijkt op Mens Centraal, maar met andere focus. Inmiddels bestaat er min of meer een koppeling: in Mens Centraal kun je zien dat er een proces loopt in VIS2 en wie ermee bezig is. Een wens is dat je ook over en weer signalen kunt inschieten.

Pagina 48 van 60


Er is een wens om alle bankrekeningnummers en gegevens die op het aangifteformulier van de belastingdienst worden ingevuld in te zien (daarop staan meer financiële gegevens dan in Suwinet), maar deze zijn niet beschikbaar. De werkconsulent zou graag weten of een klant bekend is bij een maatschappelijke instantie, het gaat daarbij niet om de inhoudelijke problematiek, de klant kan dit zelf toelichten als hij daar behoefte aan heeft.

Pagina 49 van 60


Gemeente 4

IB WMO Afdeling handhaving

GBA

SUWI-inkijk: (UWV/Polis) RDW, inkomen, DUO

Werk & inkomen

Openbare internet bronnen

UWV Werkbedrijf

Klant Jongerenloket

RIB

Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) De intake vindt plaats door het UWV Werkbedrijf op het werkplein. De klant wordt in Sonar geregistreerd. Een potentiële WWB klant wordt, indien geschikt, direct doorverwezen naar een RIB voor een work-first traject. Sociale Zaken speelt hierin geen rol. Klanten waarvoor geen werkplek is of al een work-first traject hebben doorlopen, ontvangen van UWV Werkbedrijf een map met intakeformulieren, gegevens uit Sonar en eventuele work-first traject info. De klant meldt zich hiermee aan de balie van de gemeente. De klant wordt geregistreerd in SZW-Net. Als de informatie compleet is plant de balie een intakegesprek met de casemanager. Handhavers beoordelen het dossier op frauderisico voor het intakegesprek plaats vindt en leggen het in het postvak van de klantmanager. De klantmanager vraagt aan de klant aanvullende informatie, indien van toepassing o.a. bankafschriften (kunnen bij de balie met cardreaders worden geregeld), UWV beschikkingen en gegevens van de kredietbank. De klantmanager raadpleegt Suwinet-Inkijk voor inkomensgegevens, autobezit en gegevens over ex-partners. Informatie-uitvraag bij het RIB vindt incidenteel plaats via telefoon of mail. Na het gesprek en de informatieverzameling wordt de aanvraag in behandeling genomen, een rapportage opgesteld en vindt een beoordeling van het recht op bijstand plaats. In SZW-Net worden de gegevens over de klant ingevoerd. Tussen de persoonsgegevens van het GBA en SZW-Net is een rechtstreekse koppeling. De informatie-uitwisseling met één RIB is geheel digitaal mogelijk. Het pakket Jobtracker maakt mogelijk dat de klantmanager door in te loggen toegang heeft tot informatie over contacten en gebeurtenissen, zoals het weigeren van een baan. De klantmanager kan hierbij zijn opmerkingen plaatsen. De informatie-uitwisseling verloopt naar grote tevredenheid. De klantmanager raadpleegt soms internetsites, als Marktplaats, Hyves en Facebook in het kader van handhaving. De handhavingsmedewerkers zijn in deze werkwijze gespecialiseerd. Pagina 50 van 60


De handhavers beschikken over IB signalen. Relevante signalen worden op papier uitgezet bij de klantmanager. Voor het matchen gebruikt de klantmanager geen matchingssysteem omdat deze niet goed genoeg zouden zijn om maatwerk te leveren. Het proces van de WIJ klanten verloopt vergelijkbaar. Er zijn wel verschillen. Er is geen registratie in Sonar. Na inschrijving bij de balie gaat de klant direct door naar het jongerenloket dat bemenst is met medewerkers van gemeente, UWV en RMC. Zij voeren de intake WIJ en het werkleeraanbod uit. Voor de jongere wordt gebruik gemaakt van Mens Centraal. Na het jongerenloket meldt de jongere zich bij de gemeente voor het vervolg. Op verzoek levert de gemeente GBA gegevens van jongeren aan het RIB.

Meervoudig /hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) De klant krijgt van het werkplein een mapje met informatie uit Sonar mee. Deze informatie gaat in het dossier van de klant. De papieren documenten worden gescand en in een elektronisch archiefsysteem geplaatst. De papieren documenten worden vernietigd. Informatie van administratieve aard, zoals inkomen, wordt geregistreerd in het gemeentelijke systeem. Via Suwinet-Inkijk wordt informatie opgevraagd zoals inkomenshistorie, autogegevens, GBA gegevens. Voor UWV informatie zoals beschikkingen is de klant de belangrijkste leverancier. Uitvraag van netto inkomensgegevens is noodzakelijk omdat Suwinet alleen bruto gegevens bevat. Het is niet mogelijk het Elektronisch archief en dossier (EAED) van UWV te raadplegen. De klant is ook de bron voor gegevens over studiefinanciering omdat de koppeling DUO – Suwinet niet optimaal is.

Belemmeringen(door de gemeente aangegeven belemmeringen) De verhouding met het Werkplein is niet goed; ook doordat er geen consulenten van de gemeente werkzaam zijn. Door gebrek aan communicatie is de informatie, die van het werkplein ontvangen wordt onvolledig. De klantmanager kan geen gebruik maken van Sonar. Hoge kosten staan realisatie hiervan in de weg. De informatie die via Suwinet opgevraagd kan worden heeft beperkingen. Actuele gegevens ontbreken soms. De inkomensgegevens zijn bruto. Voor de WWB moet een netto verrekening plaatsvinden. GBA gegevens van andere gemeenten zijn niet toegankelijk. Het opvragen van informatie bij UWV langs de reguliere weg door middel van het bellen van een (0900) nummer van UWV is een tijdrovende aangelegenheid. Inzage van het EAED van UWV is niet mogelijk. Gegevens over studiefinanciering zijn nodig om het begin en het einde van een bijstandsperiode te bepalen. De koppeling met DUO in Suwinet schiet tekort zodat gegevens uitvraag bij de klant noodzakelijk is. Mens Centraal is soms niet tijdig gevuld. Als de jongere zich kort na het bezoek aan het jongerenloket meldt bij de gemeente zijn de intakegegevens niet aanwezig. (Het gemeenteloket is langer open dan het jongerenloket.)

Oplossingsrichtingen (door gemeente aangegeven oplossingen, korte en lange termijn, ideaal) Het niet (tijdig) beschikbaar zijn van gegevens langs de reguliere weg lost de klantmanager in de praktijk op door gegevens op te vragen aan de klant of personen in zijn eigen netwerk te bellen of te mailen. Pagina 51 van 60


Inzage in EAED is gewenst omdat dit een stukje problematiek kan oplossen wat UWV informatie over uitkeringen betreft. De mogelijkheid om Sonar te raadplegen overbrugt de kloof met het werkplein, maar is niet haalbaar gebleken. De geïnterviewden op de werkvloer hebben de voorkeur aangegeven voor één ketenbreed systeem, waarin alles rondom werk en re-integratie wordt geregistreerd en dat breed ingezet kan worden. De geïnterviewde manager bracht als mogelijk oplossing naar voren om de intake uitsluitend bij de gemeente te leggen. Zo wordt de gebrekkige gegevensuitwisseling met het werkplein opgelost.

Pagina 52 van 60


Gemeente 5

Open bronnen(internet) IB Samenloop signalen

Burger Instanties

SUWI-inkijk (UWV/Polis), RDW

UWV-backoffice

Inkomen & fraude GBA

UWV Werkbedrijf

Werk Klant RIB

Taakverdeling klantmanagers De inkomensconsulent houdt zich bezig met (rechtmatige) uitkeringsverstrekking inclusief fraudeaspecten. De re-integratieconsulent doet werk en inburgering (raakt vaak WWB). De specifieke (bijstands)intake en huisbezoek is een duoactiviteit. Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) In het schema is de wijze van uitwisseling van gegevens aangegeven. WWB-aanvragers melden zich bij UWV voor inschrijving of verlenging inschrijving. De betrokken vestiging van het Werkbedrijf bemiddelt geen WWB’ers. De aanvraag, zowel de e-intake als de balie-intake, wordt op papier overgedragen aan de gemeente. WIJ klanten worden ingeschreven bij UWV. Goed bemiddelbare jongeren (vooral werk) zijn in portefeuille bij UWW. Daarover zijn afspraken en er is ondersteuning van een ESF-subsidie. Probleemgevallen komen naar de gemeente inclusief uitkeringsprocedure (analoog proces WIJ en WWB). De WWB-aanvraag wordt in behandeling genomen door de inkomensconsulent samen met de werkconsulent (beoordeling ondersteuning arbeidsinschakeling en gezamenlijk huisbezoek). Het huisbezoek heeft meerdere doelen (partnertoets, handhaving, minimabeleid, inrichting woning, informatie voor re-integratie). Signalen uit deze fase worden doorgegeven aan bijvoorbeeld de afdeling WMO. Er is een korte lijn, een systeem is niet nodig.

Pagina 53 van 60


De aanvraag bij UWV bevat in beginsel alle relevante informatie. Via Suwinet worden aanvullende gegevens gezocht. Hiervoor is een protocol (checklist). Daarnaast komt er een GBA-uitdraai. Standaard uitvraag aan klant is ID-bewijs en bankafschriften van de laatste 3 maanden. Incidenteel vindt aanvullende uitvraag plaats bijvoorbeeld naar schuldpositie en einde van voorliggende voorzieningen. Klanten hebben deze informatie vaak in de vorm van een beschikking of iets dergelijks. Uitzendbureaugegevens worden geverifieerd en er is veel contact met de belastingdienst. Structureel wordt informatie van het inlichtingenbureau geanalyseerd. Rooksignalen en anonieme tips (ongeveer 1x per maand) worden nagetrokken op concrete feiten en bewijs. Bij signalen wordt Suwinet geraadpleegd, er zijn contacten met gemeenten en UWV. Er worden afhankelijk van de zaak gegevens gevraagd van nutsbedrijven, RDW etc. Ook open bronnen (internet) worden gebruikt. Re-integratieklanten met een actief traject hebben regelmatig contact met de consulent. Gemeente krijgt standaard intakeverslagen en 1x per kwartaal voortgangsverslagen van re-integratiebedrijven (afhankelijk van afspraken in de overeenkomsten). 90 % van deze informatie komt per mail, anders per post. Aanvullende vragen komen incidenteel voor. Gegevensoverdracht van gemeente aan re-integratiebureau is gestandaardiseerd met overdrachtsformulier. meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) Er wordt zoveel mogelijk vooraf verzameld. Indien noodzakelijk worden gegevens gevraagd voor verificatie en/of aanvulling om toekenning mogelijk te maken. Er worden geen dubbele gegevens uitgevraagd, wel geregistreerd op basis van papieren gegevens van UWV. Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) Relatie met UWV Informatie-uitwisseling met UWV-werkbedrijf zou beter kunnen. Verbeterpogingen zijn mislukt, er wordt langs elkaar heen gewerkt terwijl gemeenten en UWV wel met elkaar te maken hebben. UWV wil kennelijk niets met WWB-klanten. Alleen voor goed bemiddelbare jongeren doet UWV wat. Een gezamenlijk klantvolgsysteem met UWV zou handig zijn maar dit is kennelijk nooit van de grond gekomen. De letterlijke afstand met de UWV-vestiging Heerenveen is blijkbaar te groot. Er zijn geen afspraken over wat UWV standaard aan gemeente levert bij de overdacht. Het gaat daarbij om DKD-gegevens waar UWV en gemeente beide over beschikken. De overdracht van UWV bevat geen bewijsstukken zoals kopie bankafschriften. Deze moeten de klanten bij de gemeente intake meenemen. Koppeling met Sonar is in theorie mogelijk maar nog niet gerealiseerd door technische problemen. Contact met UWV over gedeelde klanten zou beter moeten verlopen. Zeker indien het om specifieke (handhaving)informatie gaat is dit een bureaucratisch proces en moet er een formulier ingevuld worden om informatie aan te vragen. Dit is een vertragende factor. Contact met UWV en de belastingdienst is moeilijk als geen rechtstreekse nummers beschikbaar zijn.

Pagina 54 van 60


Suwinet/DKD Statusinformatie over voorliggende voorzieningen zijn niet altijd actueel of aanwezig in Suwinet. Voorbeeld is einddatum studiefinanciering of einde WW. Arbeidsinkomsten verhoudingen in Suwinet kloppen niet altijd. Instanties Informatie van uitzendbureaus klopt vaak niet. Gegevens van de belastingdienst zijn onvolledig (bruto-netto-traject en heffingskortingen). Gegevens van Justitie zouden handig zijn. Voorbeeld zijn personen die aangehouden zijn in verband met wietteelt. Inkomens/vermogensgegevens ter zake zijn van belang voor bepaling recht op bijstand door de gemeente. Wens is rechtstreekse inzage in ID-gegevens met name foto’s die bijvoorbeeld in andere gemeenten zijn gemaakt van verdachten. Dit loopt nu allemaal via de sociale recherche.

Pagina 55 van 60


Gemeente 6

Belastingdienst

SUWI-inkijk (UWV/Polis)

IB

Sociale recherche

Werk & inkomen

UWV Werkbedrijf Jongerenloket

Klant Re-integratiegegevens: UWV, andere gemeenten, overige instanties

Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) De feitelijke uitkeringsintake vindt volledig bij de ISD plaats. Het UWV Werkbedrijf vervult een rol bij de eerste inschatting van de mogelijkheden van betrokkenen en de inschrijving als werkzoekende. Met behulp van een kansenkaart wordt de kans op uitstroom ingeschat aan de balie of na de e-intake door een UWV-medewerker. De score van de kansenkaart wordt vastgelegd in spreadsheet. Er wordt een indeling gemaakt in personen met een hoge kans op uitstroom en lage kans op uitstroom. Personen met hoge kans op uitstroom hebben eerst 4 weken bemiddeling bij UWV (gericht op full-time werk) en gaan bij geen succes naar de ISD voor de uitkeringsintake. Klanten met een lage kans op uitstroom gaan met overdrachtsformulier (NAW, telefoon) rechtstreeks naar de ISD voor de uitkeringsintake. Daarbij wordt een klantprofiel vastgesteld. Klanten zonder ontheffing moeten zich alsnog inschrijven als werkzoekende en worden in Sonar geregistreerd. Klanten staan overigens vaak al ingeschreven. UWV houdt verlengingen bij. Zogenoemde rustklanten hebben volledige ontheffing van de arbeidsverplichting. Voor de WIJ is er het jongerenloket op het werkplein waar eerst een aantal activiteiten worden ontplooid. Dit wordt geregistreerd in Sonar. Gegevens van het jongerenloket worden per mail of mondeling overgedragen aan de ISD als inkomensvoorziening aan de orde is. De klantmanagers controleren relevante klantgegevens met behulp van Suwinet. De uitkeringsgegevens staan geregistreerd in Suwinet. IB-signalen van klanten komen 1 keer per maand als mutatiegegevens binnen. Dat werkt en is beheersbaar. Klanten geven mutaties door. De ISD gebruikt signalen van het IB en GBA en raadplegen Suwinet-Inkijk bij de periodieke vaststelling van de rechtmatigheid van de uitkering. De ISD hanteert naast de kansenkaart de risicoscorekaart van Stimulanz (samen de DPS-matrix genoemd). Er zijn 4 profielen voor wat betreft de combinatie uitstroomkans en frauderisico. Dit is de basis voor een risico gestuurde benadering. Pagina 56 van 60


Bij hoog frauderisico worden extra gegevens uitgevraagd en is er zonodig inzet van de sociale recherche in samenwerking met de gemeente Eindhoven. Gegevensuitwisseling gaat via email. WMO en schuldhulpverlening voor de 5 gemeenten zijn gecentraliseerd in de ISD. De systemen van de aangesloten gemeenten zijn gekoppeld. Er wordt in feite een systeem gebruikt. Er is geen behoefte aan specifieke uitwisseling met SVB. Suwinet bevat voldoende gegevens voor uitwisseling van deze gegevens. meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) Re-integratiegegevens worden niet uitgewisseld via Sonar. Gegevens worden op papier (print uit sonar in steekwoorden) overgedragen. Gevolg is dubbele registratie (de klant merkt het niet). Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) Algemeen De kansenkaart past niet in GWS of Sonar. Ideaal is integratie in GWS. DPS is webbased maar werkt nog niet webbased vanwege server-problemen. Vooralsnog Excel-bestand. Er komt nieuwe server in verband met grote technische update inclusief GWS, DPS wordt dan webbased. Relatie met UWV Samenwerking vroeg gestart maar UWV wil geen gegevensuitwisseling. Sonar communiceert niet met GWS. ISD mist voor mensen met lage kans op uitstroom de UWV-gegevens (wat is er al gebeurd met de klant?). Re-integratiegegevens worden niet uitgewisseld via Sonar. Gegevens worden op papier, print uit sonar in steekwoorden, overgedragen. Gevolg is dubbele registratie (de klant merkt het niet). Er zijn korte lijnen en er is mondelinge gegevensuitwisseling met UWV-werkcoaches. Dit wordt onzeker omdat UWV zich terugtrekt. Mogelijk stoppen van persoonlijke contacten onderstreept belang digitale koppelingen. De ISD moet nu bellen naar UWV . Suwinet/DKD DKD is vooral gericht op inkomen. Er is ook behoefte aan arbeidsmarktgegevens ISD heeft via Suwinet geen inzicht in trajecten/fraudegedrag van die klanten. De einddata van WW-einde in Suwinet zijn niet actueel (2 maanden achter) en het vergt aanvullende actie om achter daadwerkelijke beëindigingsdatum te komen. Netto-loongegevens zou ook mooi zijn. Gegevens rond arbeidstoeleiding zijn nergens raadpleegbaar. Dit geldt zowel voor klanten van UWV als klanten die van andere gemeenten komen. De gemeente heeft hier wel behoefte aan. Instanties Belastinggegevens worden 1x per half jaar aangeboden. Realtime inzicht is eigenlijk nodig voor de uitkeringsbeslissing.

Men mist debiteurenmeldingen via IB. Dit mag wel voor uitkeringsklanten maar niet voor ex‐klanten met een schuld. Er is wettelijke belemmering van Wbp. Bijvoorbeeld werkaanvaarding, bankgegevens, verhuizingen etc. Dit is van belang voor de terugvordering en fraudebestrijding. Pagina 57 van 60


Pagina 58 van 60


Sociale Verzekeringsbank Gegevensuitwisseling (welke, koppelvlakken, wijze) Op hoofdlijnen ziet het proces er als volgt uit: Eerst wordt bekeken of de klant recht heeft op AOW. Indien dit zo is wordt er bepaald of er sprake is van een volledige AOW. Is dit niet het geval dan wordt bekeken of er recht bestaat op een AIO. Indien dit zo lijkt te zijn dan wordt door de SVB aan de klant een aanvraagset verstuurd. Sommige gemeenten zijn hier proactief in en geven aan het betreffende regiokantoor aan dat er mensen aankomen die (mogelijk) recht hebben op een AIO. Bij andere gemeenten gebeurt dit niet. Vervolgens kan er sprake zijn van klanten die nog niet eerder een WWB uitkering van de gemeente hebben gehad of van klanten die dit al wel hebben gehad. Van deze laatste groep is het recht op WWB dus al eerder vastgesteld door de gemeente en is er dientengevolge al veel informatie beschikbaar. De basisset van gegevens staat in Apollo (de verzekerdenadministratie van SVB). Aanvullend wordt door de medewerker van het serviceteam informatie ingewonnen via Suwinet-Inkijk, bij de BD en bij UWV. Een en ander is afhankelijk van het gegeven of de aanvrager een jongere partner heeft die mogelijk een verplichting tot werk/re-integratie heeft. Veel informatie is al beschikbaar in Suwinet-Inkijk. Voor informatie-uitwisseling met de BD heeft SVB een eigen geautomatiseerd mechanisme ontworpen. Het gaat dan om het opsporen van verschillen tussen de inkomsten/vermogenspositie zoals dit door de klant is opgegeven bij de SVB en zoals dit bij de BD bekend is. Aangegeven is dat deze signalen achterlopen (heeft ook te maken met het gegeven dat aangiften bij de BD jaarlijks gebeuren). Om dit efficiënter te laten verlopen is men binnen de SVB bezig aansluiting te zoeken op de samenloopapplicatie van het IB. SVB wordt dan aangesloten als ware het een pseudogemeente. Voor de (eventuele) re-integratie van de jongere partner van de AIO aanvrager is de gemeente verantwoordelijk. SVB geeft een signaal aan de gemeente indien dit het geval is. Dit gebeurt zowel via het IB (met een signaal) als per brief. Vervolgens is het de bedoeling dat de gemeente een reactie teruggeeft zodat voor SVB duidelijk is wat de status is. Dit gebeurt slechts incidenteel. Voor SVB is dit lastig indien er een verzoek tot vakantie van de AIO gerechtigde komt. Bij vrijstelling van reintegratieverplichtingen geldt een vakantietermijn van 13 weken, anders van 4 weken. Slechts incidenteel geeft de gemeente een terugkoppeling richting SVB waarin het verzoek wordt gedaan tot het nemen van een maatregel doordat er onvoldoende wordt meegewerkt aan re-integratie door de jongere partner. Verder vinden er voor de WWB 65+ informatie-uitwisselingen plaats met het buitenland. De klanten voor een AIO zijn voor een groot deel allochtonen waarvan de SVB moet vaststellen of deze geen inkomsten (pensioen) of vermogen (huis) in het buitenland hebben. Dit is een moeizaam en arbeidsintensief proces. In sommige landen beschikt SVB over sociaal attachés, die informatie kunnen achterhalen. Ook in die gevallen verloopt het proces moeizaam en lukt het vaak niet de gegevens boven water te halen.

Pagina 59 van 60


Meervoudig/hergebruik (wanneer wel, wanneer niet) De SVB is verplicht om binnen 8 weken een besluit te nemen op de aanvraag AIO. Het komt in veel gevallen voor dat informatie, die door SVB bij gemeente wordt opgevraagd, niet binnen deze termijn beschikbaar is. Dan vraagt de SVB de informatie bij de klant zelf uit om binnen de wettelijke termijn te blijven. Binnen de SVB is lastenverlichting een belangrijk punt. Klanten krijgen automatisch bericht indien zij in aanmerking lijken te komen voor een AIO. Belemmeringen (door gemeente aangegeven belemmeringen) De grootste belemmering die werd genoemd is de uitwisseling van informatie met (grote) gemeenten. Het is voor de medewerker van het serviceteam heel lastig om de aanvraag voor aanvullende informatie op het juiste bureau bij de juiste persoon van de gemeente te krijgen. De SVB is verplicht om binnen 8 weken een besluit te nemen op de aanvraag AIO. Het komt in veel gevallen voor dat informatie, die door de SVB bij gemeente wordt opgevraagd, niet binnen deze termijn beschikbaar is. Dan vraagt de SVB de informatie bij de klant zelf uit om binnen de wettelijke termijn te blijven. Ook informatie-uitwisseling met andere landen is in de praktijk lastig. Hier gaat het meer om cultuuraspecten Met veel landen zijn er verdragen gesloten wat uitwisseling eenvoudiger zou moeten maken. In de praktijk blijft dit lastig doordat er culturele verschillen zijn en de administraties in buitenlanden niet alle even goed zijn. Oplossingsrichting (door gemeente aangeven oplossingen, korte en lange termijn, ideaal) Binnen de SVB Leiden is men bezig met de regio gemeenten afspraken te maken om de uitwisseling van informatie te versnellen.

Pagina 60 van 60

Keteninformatisering. Nota van bevindingen

Recommend Documents