Verslagen workshops bijeenkomst gemeentefinanciën 19 mei 2016 Op 19 mei 2016 vond de bijeenkomst “Een sterk bestuur en de financiën op orde!” plaats in Arnhem, georganiseerd door de afdeling Kwaliteit Openbaar Bestuur van de provincie Gelderland, in samenwerking met VNG Gelderland. Hieronder vindt u de verslagen van de 6 workshops die zijn gehouden, te weten: 1. Vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2. Praktijklessen risicomanagement 3. Financieel toezicht: meer dan alleen structureel evenwicht? 4. Samenwerking en fusie, bezien vanuit financieel perspectief 5. Trendspiegel: bent u er helemaal klaar voor? 6. Verruiming lokaal belastinggebied De verslagen zijn persoonlijke impressies van verschillende verslagleggers en geen letterlijke weergave van de workshops. Wij verwijzen u graag naar de presentaties van de workshops, tevens te vinden op ftgelderland.databank.nl, voor meer informatie.
1. Vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), door Herman van Wiggen (gemeente Utrecht + Bestuursacademie) Vooraf was er grote belangstelling voor deze workshop. Zo groot zelfs dat een aantal belangstellenden moest worden teleurgesteld. Overigens is dit niet zo verwonderlijk gezien de grote impact die deze wijziging van de voorschriften heeft op de inrichting van de begroting en de jaarrekening van de gemeenten. Ja, zelfs op de financiële positie van gemeenten, bijvoorbeeld in geval van herwaardering van niet in exploitatie genomen gronden of bij toerekening van rente. In een vlot tempo liet de bevlogen workshopleider, dhr. Herman van Wiggen, de vernieuwing van het BBV de revue passeren. Eerst werd in algemene zin aandacht besteed aan de hoofdlijnen van de vernieuwing, om daarna de focus te leggen op overhead en rente en de grondexploitatie. Door hier en daar prikkelende vragen te stellen aan de deelnemers, maar ook aan de toezichthouders van de provincie, wist hij de aandacht ondanks de veelheid aan informatie vast te houden. De omvang en de impact van de vernieuwing was voor velen een eye opener, vooral de beslissingen die moeten worden genomen voordat de uitwerking kan plaatsvinden. De aansporing van de workshopleider is dan ook vooral om nu te beginnen en niet meer af te wachten.
2. Praktijklessen risicomanagement, door Robert ’t Hart (Nederlands Adviesbureau Risicomanagement) en Hans Niemeijer (gemeente Arnhem) De workshops werden ingeleid door Robert ’t Hart aan de hand van een aantal sheets. Enkele interessante opmerkingen van zijn zijde daarbij waren: -
Om risico’s te kunnen nemen is het belangrijk om als organisatie te weten hoe sterk je bent; Gemeenten zijn risicomijdende organisaties; Voor strategische en externe risico’s (o.a. verbonden partijen) is een dialoog nodig; Risicomanagement is nog vaak te veel op financiën gericht; Doe het proces van risicoanalyse niet alléén, maar betrek er meer mensen bij; Vorm de paragraaf verbonden partijen om tot een ‘netwerkparagraaf’, gezien de veelheid aan relaties van gemeenten;
Vervolgens liet Hans Niemeijer in een aantal sheets zien hoe de gemeente Arnhem in de afgelopen 8 tot 10 jaar een beheerstrategie heeft ontwikkeld op de verbonden partijen van de gemeente. Interessante opmerkingen van zijn zijde daarbij waren: • • • • •
Steeds meer activiteiten worden op afstand gezet; Financial control = Excel ; Business control = Word; Controller en Auditor voeren samen het gesprek met sleutelfunctionarissen van de GR; In Arnhem is een omgekeerde methode toegepast: eerst is risicomanagement uitgevoerd en vervolgens is opgeschreven hoe dat gedaan is; Niet alleen hard-controls maar ook soft-controls zijn hierbij belangrijk; Tussendoor konden de deelnemers met een oefening aangeven hoeveel afstand er genomen werd tussen de gemeente en de gemeenschappelijke regeling (GR). Belangrijke aspecten daarbij zijn o.a.: het opbouwen van een wederzijdse relatie tussen gemeente en GR en de differentiatie per verbonden partij.
Afsluitend bogen de deelnemers zich over de vraag wat de externe oriëntatie betekent voor de rollen in de organisatie en de competenties van de functie.
3. Financieel toezicht: meer dan alleen structureel evenwicht? door Jenneke Hollebrandse (afd. KOB provincie Gelderland), David Zijlmans & Arjan Knol (EY) Deze workshop ging enerzijds in op de werkwijze van het financieel toezicht in Gelderland en welke ontwikkelingen daarin op dit moment spelen en anderzijds op de rol die predictive analytics (PA, oftewel voorspellende analyse) kan spelen bij de financiële duurzaamheid van gemeenten. Als eerste werd begonnen met de vraag aan de deelnemers “Wat zijn uw verwachtingen van modern financieel toezicht?”
Enerzijds werden aspecten genoemd vanuit het huidige toezicht die als positief werden ervaren, zoals het sparren/meedenken over mogelijkheden en het geven van presentaties aan gemeenteraden (vooral als er financiële problemen zijn). Daarnaast werden ideeën genoemd die in de toekomst het financieel toezicht nog meer waarde zouden kunnen geven (en ook wat juist niet), zoals: - meer inhoud geven aan de adviesrol (combinatie met toezichthoudende rol is daarbij wel een spanningsveld). - delen van best practices, zodat gemeenten van elkaar kunnen leren - meer informatie delen tussen financieel toezicht en subsidieverstrekkers binnen de provincie - naar het bredere plaatje kijken en bijvoorbeeld niet alleen naar de financiële kengetallen; dit ook goed communiceren naar de gemeenten - als provincie bijdragen aan meer grip op gemeenschappelijke regelingen (bijv. door het delen van de aanpak van de regio Nijmegen) - informatiebijeenkomst over financieel toezicht voor collegeleden - evt. oordeelsvorming over de ‘governance’ binnen de gemeente is geen taak van het financieel toezicht; -is bekendmaken van het oordeel van de toezichthouder vóór het raadsbesluit over de begroting een haalbare optie? (op dit moment niet, dit zou landelijk opgepakt moeten worden en wellicht een wetswijziging vereisen, maar het is de moeite waard om te onderzoeken) Het tweede deel van de workshop ging over voorspellende analyse. De meeste deelnemers vonden dit een zeer interessante ontwikkeling, maar tegelijkertijd werd geconstateerd dat (vooral de kleinere) gemeenten hier geen capaciteit en kennis voor hebben. De provincie zou een rol op zich kunnen nemen bij het faciliteren van gemeenten hierin en met hen ontwikkelingen in beeld kunnen brengen. Dit kan leiden tot kwalitatief betere beleidsadviezen en besluitvorming binnen gemeenten. Het kan zich ook vertalen in reëlere ramingen in de begroting. Een rol voor voorspellende data binnen het financieel toezicht wordt niet direct voor de korte termijn voorzien.
4. Samenwerking en fusie, bezien vanuit financieel perspectief, door Bas van de Meerendonk (afd. KOB provincie Gelderland), Stan van de Laar (SeinstravandeLaar), Edwin van de Velde (gemeente Berg en Dal) en Wilko Remmits (werkorganisatie CGM) De aftrap van de workshop werd gegeven door Bas van de Meerendonk. Bas had de laatste ontwikkelingen/ waarnemingen van Gelderland op een kaart in beeld gebracht. Stan van de Laar vertelde daarna iets over de aspecten en effecten bij bestuurlijke fusie en ambtelijke fusie. Er werd dieper ingegaan op de aspecten bij ambtelijke fusie (met name fusie op het terrein van bedrijfsvoering). Waarom gaan gemeenten ambtelijk fuseren? Daarbij spelen de 5 K’s een belangrijke rol (zie de presentatie).
De potentiele neveneffecten bij een fusie worden ook besproken. Ten slotte wees Stan de deelnemers op opmerkelijke zaken op financieel gebied bij een fusie. Hierna volgden er 2 praktijkvoorbeelden: Het eerste praktijkvoorbeeld was de fusie van Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek tot de nieuwe gemeente Berg en Dal (per 1-1-2015). Edwin van de Velde (gemeente Berg en Dal) vertelde hoe het begon in 2009, tot uiteindelijk de huidige nieuwe gemeente. Hij bevestigde dat de aspecten die eerder genoemd werden door Stan van de Laar, zich in de praktijk ook echt voor doen. Verder gaf Edwin aan dat (op basis van zijn ervaringen) er ook enkele nadelen en uitdagingen waren bij de fusie. Hij gaf vervolgens tips waar op te letten en wat wel of niet te doen bij een fusie. Eén tip van Edwin was bijvoorbeeld: blijf in overleg met alle deelnemers en probeer het zo eenvoudig mogelijk te houden! Het tweede praktijkvoorbeeld was de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert (CGM, een bedrijfsvoeringsorganisatie). Wilko Remmits vertelde wat het doel was van de ambtelijke samenwerking (verwijzend naar de 5 K’s). Daarnaast vertelde hij, met betrekking tot het onderling afrekenen van diensten, hoe je een tarief kunt opbouwen en wat de relevante thema’s zijn bij bepaling van een tarief. Ook is van belang hoe de politiek kan sturen/invloed kan uitoefenen op de begroting van een GR. Ten slotte gaf Wilko aan wat het oplevert, wat het kost en wat de valkuilen zijn bij een fusie.
5. Trendspiegel: bent u er helemaal klaar voor? door Michiel Koetsier (afd. Strategie provincie Gelderland) In de workshop ‘Trendspiegel: bent u er helemaal klaar voor?’ werd onder leiding van Michiel Koetsier, strategisch adviseur van de provincie Gelderland, het gesprek gevoerd over de trends die nu en in de toekomst op het werk van invloed kunnen zijn. Daarbij werd allereerst benadrukt dat men niet slechts van bestaande trends mag uitgaan, maar ook behoed moet zijn voor trendbreuken of zelfs trendomslagen die op voorhand moeilijk te voorspellen zijn, maar wel van enorme invloed kunnen zijn. Bij het nadenken over dergelijke ontwikkelingen, helpt het om te denken vanuit het ezelsbruggetje EPISTLE + M wat staat voor: Economy, Politics, Institutions, Social, Technology, Learning, Ecology, Media. Toegespitst op het werkveld van de financieel medewerkers is in de workshop nagedacht welke ontwikkelingen zich op termijn, of zelfs nu al, voordoen. Van belang was daarbij de plaatsing van deze ontwikkelingen in het kwadrant, dat was gebaseerd op de mate van zekerheid dat de ontwikkeling zich voordoet en de mate van impact op het eigen werk. Opvallend was hierbij het feit dat veel van de op post-its geschreven ontwikkelingen in het vak met grote mate van zekerheid en hoge mate van impact werden geplaatst. Dit liet dan ook goed het belang zien van het nadenken over ontwikkelingen en trends én het nadenken over de manier waarop hier door gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kan worden ingespeeld. Een kleine greep uit deze ontwikkelingen, zijn de volgende veelgenoemde en concrete trends:
1. Ervaring, waarbij de discussie is of dit in de toekomst meer of minder belangrijk wordt. Enerzijds wordt er steeds meer geautomatiseerd en is steeds meer kennis online te vinden. Anderzijds zijn er nog steeds mensen nodig die de informatie kunnen lezen en kunnen interpreteren, zodat bovendien ook niet blind vertrouwd wordt op de automatische systemen. Een zorg daarbij is de aanwas van nieuwe mensen met deze ervaring. 2. Onbestuurbaarheid door versnippering/polarisering, een zwabberende politieke koers, en de invloed van de (individualisering op) social media. 3. Transparantie, waarbij de vraag is of dit goed of slecht is. Hierbij spelen ook zaken als bigdate, cyber-security en de samenwerking die hierin kan worden opgezocht. Vervolgens is gesproken over de perspectieven waarmee naar de aanpak van de ontwikkelingen kan worden gekeken: de ontwikkelingen op je aflaten komen als het zwaard van Damocles, veerkrachtig meebewegen met de ontwikkelingen (bijvoorbeeld via samenwerking) of juist floreren in chaos en leren van de fouten (anti-fragile benadering). Omgaan met de ontwikkelingen vereist omdenken, waarbij de standaardaanpak wordt losgelaten en men open staat voor andere benaderingen.
6. Verruiming lokaal belastinggebied, door Paul van Kalmthout (provincie Gelderland) In deze workshop werd een beeld geschetst van de discussie op politiek en bestuurlijk niveau in de afgelopen jaren. Uitbreiding van het gemeentelijk belastinggebied staat al jaren op de agenda (zie de presentatie) Aan de deelnemers van de workshop werd de vraag voorgelegd wat ze als ambtenaar én als burger vinden van een uitbreiding van het gemeentelijk belastinggebied. In groepen werden vervolgens voor- en tegenargumenten geformuleerd en randvoorwaarden waaraan de uitbreiding van het belastinggebied zou moeten voldoen. Enkele veelgenoemde zaken waren: Argumenten tegen verruiming: • Vergroting verschillen/willekeur tussen gemeenten • Vergroting verschillen tussen “arme” en “rijke” gemeenten • Twijfels aan budgettaire neutraliteit voor het Rijk van een dergelijke operatie • Rijk laat gemeenten de (financiële) problemen oplossen • Argument van keuzevrijheid voor gemeenten is schijn, omdat het uitgavenpatroon van gemeenten voor het overgrote deel wordt bepaald door wettelijke taken met geen of weinig beleidsvrijheid Argumenten vóór verruiming: • Verruiming van de (beperkte) gemeentelijke autonomie is een goede zaak • Koppeling tussen gemeentelijke uitgaven (keuzes) en belastingen wordt zichtbaarder • Betere relatie tussen belastingdruk en voorzieningenniveau • Betere lokale afweging mogelijk Randvoorwaarden: • Totale belastingdruk moet op moment van ingaan van de nieuwe regels gelijk blijven • Rijk moet zich niet meer bemoeien met gemeentelijke belastingen (geen macro-norm) • Continuïteit in wet- en regelgeving • Communicatie en uitleg aan burger moet goed zijn, zowel vanuit Rijk als gemeente • Handhaving van mogelijkheid tot verlenen van kwijtschelding De workshop werd afgesloten in de wetenschap dat voor invoering politieke keuzes gemaakt moeten worden. Door de meeste deelnemers worden deze keuzes niet eerder verwacht dan bij de formatie van een nieuw kabinet, na de verkiezingen in 2017.
