Verslag van de bijeenkomst ‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’ 10 oktober 2011
‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’ Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening binnen de organisaties van de bij het Noord-Hollands Archief aangesloten 12 gemeenten, de aangesloten gemeenschappelijke regelingen en de provincie. Opening In de eeuwenoude Janskerk, publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief, heet directeur Lieuwe Zoodsma de aanwezigen welkom. Als archivaris voor de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen is Zoodsma verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats, maar ook voor het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven bij de gemeentelijke organisaties. Ook de langdurig te bewaren archieven van de provincie NoordHolland worden beheerd door het Noord-Hollands Archief. Het Noord-Hollands Archief wil met deze bijeenkomst het belang van duurzaam digitaal toegankelijke informatie onder de aandacht brengen en de dialoog starten rond de recente ontwikkelingen op het gebied van duurzame en betrouwbare archivering. Het gaat vandaag om een overheid die ‘in control’ is wat betreft haar informatiehuishouding en om het fundamentele recht op openbaarheid van digitale overheidsinformatie, ook op langere termijn. Het Nationaal Archief heeft daartoe een e-Depot voor langdurig te bewaren digitale archieven gerealiseerd, waarin ook Regionale Historische Centra, zoals het Noord-Hollands Archief, vanaf 2013 gaan deelnemen. Het Noord-Hollands Archief treft hiervoor samen met de andere Regionale Historische Centra en in goede samenwerking met het Nationaal Archief de nodige organisatorische en technische voorbereidingen, zodat overheidsorganisaties straks kunnen aansluiten. Presentatie Martin Berendse Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief en Algemeen Rijksarchivaris, stelt vast dat de vragen die spelen rond digitale informatie in essentie veelal dezelfde zijn als de vragen die spelen bij eeuwenoude archieven: het duurzaam betrouwbaar bewaren en weer kunnen presenteren aan derden. Er is nu sprake van een toegenomen creatie van informatie, een sneller gebruik en hergebruik. Nieuwe digitale technologieën hebben enorme veranderingen in het creëren, gebruiken en aanbieden van informatie in gang gezet. Tot voor kort waren de werelden van de informatievoorziening van de overheden met digitale processen en databases en de wereld van de informatievoorziening bij de archiefsector gescheiden. De archiefsector richtte zich sterk op de technische archivering van de digitale bestanden. Deze bijeenkomst is een teken van het naar elkaar toegroeien van de twee werelden. Het denken en overleggen over de verbinding is laat op gang gekomen. Als je het vergelijkt met een trein: de overheden tuigen een vertrekstation op met digitale informatie en de archiefsector bouwt aan een aankomststation. De rails tussen de twee stations kreeg tot voor kort onvoldoende aandacht.
‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’
2
Onderzoek heeft uitgewezen dat het efficiënter, effectiever en meer kostenbesparend is om gemeenschappelijk te werken aan een aankomststation, een gezamenlijk e-Depot. Er is berekend wat de kosten zijn wanneer de informatie op veel verschillende locaties wordt bewaard en beschikbaar gesteld én wat het kost wanneer bewaring en raadpleging geconcentreerd zijn in enkele centra. Het bleek dat geconcentreerd beheer van de permanent te bewaren en openbare informatie veel goedkoper is. Dit is terug te lezen in het veelkleurige boekje ‘e-Depot: duurzame digitale toegang tot informatie’1, dat aan de aanwezigen is uitgereikt.
Nu ligt er een basis voor het gesprek, waarbij we werken aan een landelijke infrastructuur om gezamenlijk, overheden en archiefsector, onze rol te spelen als zorgdrager voor enerzijds de nog niet overgebrachte en anderzijds de wel overgebrachte informatie. Ook het Noord-Hollands Archief zal met de ketenpartners het gesprek aangaan over duurzaam ketenmanagement. Dit onder het motto:’Alle relevante informatie, altijd, overal, duurzaam toegankelijk voor iedereen (die daar recht op heeft) in de keten’. De archiefsector kan het gesprek over digitale archieven en overbrenging niet pas over 10, 15 of 20 jaar na creatie aangaan. Dit gesprek moet gevoerd worden op het moment van de creatie van digitale archieven. Voor de archiefdiensten betekent dit ook een omslag. Zij veranderen van archiefverzamelaars aan de achterkant naar informatiearchitecten aan de voorkant van de keten.
1
Publicatie (2010) van ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD): Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam, Stadsarchief Amsterdam, Regionale Historische Centra, Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN), Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI), Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)
‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’
3
In de hele digitale informatieketen zijn we bezig met het toegankelijk houden van gegevens. We moeten zorgen voor een snellere overdracht aan een gemeenschappelijke archiefdienst. De overbrengingstermijn van 20 jaar kan en zal ingekort worden. Afgesloten dossiers kunnen in veel gevallen al na een jaar of vier overgebracht worden naar het e-Depot. Slechts een beperkt deel, 5 á 10 % van de gegevens, zal vanwege privacyredenen of politiek bestuurlijke belangen beperkt openbaar zijn. We gaan naar een integraal overzicht van informatie, met informatiestromen en –soorten: een vorm van contentmanagement. Presentatie Boudien Glashouwer Boudien Glashouwer, hoofd Financieel-Economische Zaken en Belastingen bij het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en ook bestuurslid van het Noord-Hollands Archief, spreekt over het belang van informatie voor het halen van de doelen van de organisatie en dus vanuit bedrijfsvoeringsperspectief. Voor belastinginning is de informatiekwaliteit van groot belang, zodat de juiste aanslag bij de juiste mensen en bedrijven komt. Om diverse moverende redenen kan men besluiten om de informatie te bewaren. De overheid is verplicht bepaalde informatie te bewaren om transparant te zijn, verantwoording af te leggen en zich te houden aan de Archiefwet. De digitaliserende overheid vraagt dus om selectiebeleid en bewaartermijnen. Maar met name om gecontroleerd vernietigen. De veelheid aan bits en bytes maakt gegevens ontoegankelijk en kost heel veel aan ICT-middelen. Het eigen bewaarbeleid is afhankelijk van het bedrijfsproces, risico’s die men loopt als aansprakelijkheid en kansen die men creëert door hergebruik. Het is meer dan het digitaliseren van de inkomende post die wordt ingevoerd in het document management systeem. De recordmanagement functie moet in alle informatiesystemen waar gegevens in omgaan zijn meegenomen. Dit kan ook een bedrijfsapplicatie zijn of een ERPsysteem. Rollen, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties veranderen. Er is een nieuwe manier van werken, waarbij de medewerker zijn eigen archivaris is en de DIV-er als adviseur en coach een prominente rol heeft. Eén van de belangrijkste vragen is natuurlijk hoe we digitale informatie moeten bewaren of gecontroleerd vernietigen. Er is een referentiekader ‘Opbouw digitaal informatiebeheer’ (RODIN), dat is bedoeld voor de bedrijfsvoeringsfase van de archiefvormende overheden. En er is een toetskader waarin opgenomen de eisen die zijn te stellen aan een duurzaam digitaal depot (ED3).
‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’
4
Digitale informatie zou snel kunnen worden overgedragen aan een archiefinstelling, nadat deze informatie niet meer dagelijks nodig is. Wanneer de overbrenging naar het e-Depot veel sneller na de creatie plaatsvindt, of juist andersom langer dan de wettelijke termijn binnen de dagelijkse bedrijfsvoering nodig is (denk aan Kadaster) ligt er de vraag wie eigenaar is van de informatie en wie beheerder. Er moet dan een dienstverleningsovereenkomst tussen de partijen worden opgesteld. Rollen veranderen en ook de financiële kostentoedeling zal anders zijn. Het bewaren van allerlei informatie zonder dat selectie en vernietiging plaatsvindt, is kostbaar en slecht voor het milieu. Het is dus ook van maatschappelijk belang dat selectie en vernietiging plaatsvindt. Voor de Algemeen Rijksarchivaris en het archiefwezen ligt er nu voorts de uitdaging van de beveiliging van digitale informatie. Eén nationale infrastructuur (benaderbaar digitaal depot) is qua toegankelijkheid echt heel mooi en de toekomst, maar kan kwetsbaar zijn. Boudien Glashouwer stelt de vraag welke rol het Nationaal Archief wil en kan gaan vervullen. Er zijn nog veel stappen te zetten, maar we zitten op het goede spoor. Discussie Na beide presentaties volgde een geanimeerde discussie waarin ondermeer vragen betreffende standaardisatie (‘opgelegd door archiefdiensten of van belang voor de hele overheid’), duurzaamheid van de opslag ‘in the cloud’ en het betrekken van marktpartijen aan de orde kwamen. Slotconclusie Met deze geslaagde bijeenkomst heeft het Noord-Hollands Archief het initiatief genomen om het gesprek aan te gaan met de ketenpartners over duurzaam digitaal toegankelijke informatie. Dat gesprek zal de komende maanden op allerlei niveaus worden voortgezet. Voor een duurzame digitale opslag wil het Noord-Hollands Archief een onontkoombare partner zijn.
‘Informatie duurzaam digitaal toegankelijk’
5
