DUURZAAM
Digitaal Archief
Introductie • Hans Mannaert •
Organisatie, commercie, financiën
• Frans Wessels •
Beheer, certificering
• Sybolt van der Schoot •
Techniek, ontwikkeling
Agenda • Inleiding • Architectuur / Continuïteit • Beheer / Certificering / SLA • Demonstratie / Techniek • Vragenlijst
Doel DiVault
Duurzaam preserveren, beheren en ontsluiten van cultuurhistorisch of economisch waardevolle digitale informatie.
Focus DiVault 1. Ontkoppelen van digitale informatie vanuit hun bronomgeving (applicatie), converteren naar een standaard formaat (metadata, File-formaat) en overbrengen naar een e-depot. Ondersteuning bij de inrichting van de beheerorganisatie. 2. Beheren en preserveren van digitale informatie: de beschikbaarheid, vind en leesbaarheid van de informatie borgen (Systemen en dataconversie) voor de lange termijn. 3. Beschikbaar stellen van digitale informatie: op een gebruikersvriendelijke manier ontsluiten van digitale bronbestanden.
E-depot DiVault
E-depot Architectuur Gebruiker DMS
BAG
Mail
KA
opslag
opslag
opslag
opslag
Maisflexis Lokale opslag
Digitaal Archief
Hardcopy
NORA Architectuur
Ingest / OAIS
DiVault E-depot Preserverings beleid Collectie Systeem DataBeheer Beheer
Object Store SW Advies
Search SW
Ingest SW DC1
DC2
Administratie Gecertificeerde beheer omgeving
Stichting Digitale Duurzaamheid Doel Stichting: Bevorderen continuïteit dienstverlening DiVault via: -
Waarborgen dienstverlening DiVault. Bij in gebreke blijven van dienstverlening DiVault zal de stichting de dienstverlening continueren. Hiervoor zullen aparte overeenkomsten worden opgesteld tussen de stichting en de leverancier(s).
-
Uitwisselen van strategische informatie, ervaringen tussen de deelnemers (donateurs en leverancier) ten behoeve van de ontwikkeling van de dienst Digitaal Archief. Hiervoor worden commissies opgericht.
-
Het (laten) doen van onderzoeken op het gebied van digitale duurzaamheid.
-
De stichting heeft de ambitie om de ANBI status te verkrijgen.
Stappenplan DiVault A. Business Case
B. PID
C. Project
D. SLA
3A.Techniek 1. Inventarisatie Data landschap
2. Plan van Aanpak
3B.Classificatie 3C.Proces en Organisatie
4. e-depot
Klanten v Westfries Archief ism Archief 2020 v v
Gemeenten Stede Broec, Medemblik, Hoorn E-depot: 725.544 stukken
v Regionaal archief Gooi en Vechtstreek: v Gemeente Beverwijk:
Atlantis
Audiotulen, Raadsverslagen, Docman
v RAZ Zutphen / ECAL Doetinchem v v v
Gemeenten Doetinchem, Lochem, Waterschap Rijn en IJssel E-depot: 41.466 stukken Kennisdag ism Archief 2020 : 16 februari 2016
v Circle Software –
Digitale kluis
v Archief 2020 Project video/audiotulen v Gemeentearchief Schiedam tbv Archief 2020 v
Projectplan pilot E-depot
v Stadsarchief Breda v
Inrichting Zaak/DMS systeem TMLO / Projectplan E-depot (2016)
v Gemeente Oldambt
TMLO begeleiding
v Het Nieuwe Instituut
Visie E-depot beleid
E-depot Achterhoek
Kennisbijeenkomst Datum: 16 februari 2016
Programma
Tijd: 13.00-16.30 uur 13.00
Ontvangst 13.30
Locatie: Gemeente Zutphen Welkom en introductie Burgerzaal, Oude stadhuis
door Femia Siero (RAZ/ECAL - Opdrachtgever) 13.45
‘s-Gravenhof 1, Zutphen Wat hebben we gedaan?
door Maaike Bergmans (RAZ - Projectleider) 14.00 Parallelle sessies, ronde 1 14.30 Koffie- en theepauze 14.45 Parallelle sessies, ronde 2 15.15 Bevindingen n.a.v. het testen door Diederik Becker (Gemeente Doetinchem) en Sybolt van der Schoot (DiVault)
Aanmelden Aanmelden kan vóór 8 februari via
[email protected] [Aanmelden voor de parallelle sessies kan op de dag zelf.]
15.30 Hoe nu verder? door Maaike Bergmans 15.45 Vragen en afsluiting 16.00 Borrel
Parallelle sessies Ronde 1: Toepassingsprofiel Achterhoek Welke eisen kunnen gesteld worden aan de aanlevering van digitale archiefbescheiden t.b.v. het edepot? Het toepassingsprofiel is een middel voor zorgdragers en beheerder om archiefbescheiden te kunnen overzetten, ontvangen, beheren en beschikbaar te stellen. door Sander Bergman (Gemeente Doetinchem) Ronde 1: Continuïteitsplan Het continuïteitsplan beschrijft wat er geregeld moet worden om de in het e-depot opgenomen archiefbescheiden veilig te stellen tegen bedreigingen. Dit kunnen bedreigingen zijn die voor kunnen komen bij alle partijen: zorgdrager, beheerder en leverancier. door Marian van de Wetering (Gemeente Lochem) Ronde 2: Kostenoverzicht De implementatie van een e-depot brengt kosten met zich mee, zowel voor zorgdragers als voor de beheerder. Het verkrijgen van financieel inzicht is daarom van belang. door Sander Bergman (Gemeente Doetinchem) Ronde 2: Kaders beschikbaarstelling Welke kaders zijn er voor de beschikbaarstelling Van in het e-depot opgenomen digitale archiefbescheiden aan verschillende soorten gebruikers? door Martijn Heringa (Waterschap Rijn en IJssel)
Beheer
DiVault E-depot beheer Beleid & Strategie Algemeen ondersteunend Incident-, Change-, Configuration-, Problem-, Security- & Service Level Management
DiVault - Datacenter & ICT beheer Capacity-, Availability-, Conituity Management System-, Network-, Storage Management
DiVault - Applicatiebeheer - Release Management - Software development
Data Beheer
Object Store SW Searc h SW
Ingest SW DC1
DC2
Administratie
Toegangsbeheer van zorgdrager
Zorgdrager - Beheer - Functioneel beheer E-Depot - Informatie Management E-Depot - Toegangsbeheer E-Depot
Certificering & Compliance E-Depot
ICT & Organisatie • • •
ISO 20000 ISO 27001 Wet- & Regelgeving
• • •
ISO 23081 ED3 / TMLO Archiefwet &-regeling / WBP / Wob
Bepalen en uitwerken Implementeren & borgen
Audit
Preserverings beleid
ISO27001 certificaat
Data Beheer
• Datacenter • System-, Network- & Storage
Compliance / zelf-audit • • • • • • •
ISO 23081 ED3 TMLO Archiefwet & -regeling WBP / Wet datalekken / Wob BIR / VIR-bi ISO 20000
Object Store SW Search SW
Ingest SW DC1
DC2
Administratie Gecertificeerde beheer omgeving
SLA Beheert door Service Level Management proces Beheerafspraken • Beheerproces prestatie / KPI • Capaciteit & Performance / KPI • Wijzigingen Rapportages (maandelijks) • Beheerproces prestatie • Afwijkingen & verbeteringen • Financieel Continuïteit & garanties • Exit strategie (ED3 eisen, informatie beschikbaar geven, informatie vernietigen) • Stichting Digitale Duurzaamheid (invloed zorgdrager)
Demonstratie
