De organisatie van. duurzaam digitaal bewijs

De organisatie van duurzaam digitaal bewijs

‘De strafrechtsketen is zo sterk als haar zwakste schakel’

Student

Frits Derksen

Datum

1 mei 2012

Studentnummer

6064043

Versie

1.2

Studiebegeleiding

Hans Waalwijk

Universiteit

Universiteit van Amsterdam

Faculteit

Geesteswetenschappen

Opleiding

Archiefwetenschap

Peter Horsman/ Charles Jeurgens Bedrijfsbegeleiding Dany Venema

-2-

Inhoudsopgave De organisatie van ...................................................................................................................... 1 duurzaam digitaal bewijs............................................................................................................ 1 Inhoudsopgave ....................................................................................................................... 3 Lijst van afbeeldingen ............................................................................................................ 8 Lijst van tabellen .................................................................................................................. 10 Lijst van tabellen .................................................................................................................. 10 Managementsamenvatting.................................................................................................... 11 Inleiding ............................................................................................................................... 13 Doel van het onderzoek.................................................................................................... 13 Probleemstelling............................................................................................................... 14 Randvoorwaarden en beperkingen ................................................................................... 15 Aannamen......................................................................................................................... 15 Vraagstelling .................................................................................................................... 15 Methode............................................................................................................................ 16 Informatieobjecten ........................................................................................................... 17 Bewijs............................................................................................................................... 18 Onderzoeksopzet .............................................................................................................. 19 Context JustID en CDD+ ..................................................................................................... 21 Keteninformatisering........................................................................................................ 21 Strafrechtsketen ................................................................................................................ 22 JustID ............................................................................................................................... 23 Strafrechtsketendossier..................................................................................................... 24 Centraal Digitaal Depot Plus............................................................................................ 25 Metamodel CDD 3.0 ........................................................................................................ 26 Duurzaam bewaren van informatieobjecten..................................................................... 27 Gewenste situatie.................................................................................................................. 30 Beheer van digitale informatieobjecten in de strafrechtsketen ........................................ 30 CDD 3.0 ........................................................................................................................... 31 Archiveringsformaat..................................................................................................... 31 Focussed retrieval......................................................................................................... 32 Wettelijk kader ..................................................................................................................... 36 Bewaren en bewijzen ....................................................................................................... 36 -3-

Bewaren............................................................................................................................ 37 Wettelijke bewaarplicht.................................................................................................... 38 Algemene bewaarplicht................................................................................................ 38 Bijzondere bewaarplicht............................................................................................... 39 Archiefwet 1995 ....................................................................................................... 39 Poltitie- en justitiële gegevens.................................................................................. 40 Bewijzen........................................................................................................................... 42 Rechtsgebieden............................................................................................................. 42 Bestuursrecht ............................................................................................................ 43 Civiel recht ............................................................................................................... 44 Bewijsrecht........................................................................................................... 44 Akten en geschriften............................................................................................. 45 Strafrecht .................................................................................................................. 46 Bewijskracht..................................................................................................................... 48 Bewijskracht van akten .................................................................................................... 50 Het elektronisch geschrift................................................................................................. 51 Bewijskracht van digitale informatieobjecten.................................................................. 51 Samenvatting en conclusie ............................................................................................... 53 Trends en ontwikkelingen .................................................................................................... 55 Duurzaamheid .................................................................................................................. 55 E-depots........................................................................................................................ 55 Standaarden op het gebied van archivering...................................................................... 57 PDF en PDF/A ............................................................................................................. 58 XML ............................................................................................................................. 58 PDF of XML ................................................................................................................ 59 Stylesheets .................................................................................................................... 60 ICT-technologie ............................................................................................................... 60 Web 1.0; we read what they publish. ........................................................................... 60 Web 2.0; we read what we publish. ............................................................................. 60 Web 3.0; they analyze what we publish. ...................................................................... 61 De elektronische handtekening .................................................................................... 62 Samenvatting en conclusies ............................................................................................. 63 Kwaliteitseisen informatieobjecten en informatiebeheer ..................................................... 65 Vormvereisten van een (digitale) akte ............................................................................. 65 -4-

Bewijskracht van een digitaal informatieobject ............................................................... 66 Kwaliteit ........................................................................................................................... 67 Kwaliteit van een informatieobject .............................................................................. 67 Reikwijdte van de kwaliteitskenmerken in het CDD+................................................. 69 Authenticiteit van een waarmerk of handtekening....................................................... 70 Langetermijnbewaring van informatieobjecten ........................................................... 70 Kwaliteit van een archiveringssysteem ........................................................................ 72 Standaarden en normen ................................................................................................ 73 Certificeren................................................................................................................... 75 Samenvatting en conclusies ............................................................................................. 75 De visie op de strafrechtsketen............................................................................................. 77 Missie, visie en doelstellingen ......................................................................................... 78 Ketenorganisatie............................................................................................................... 78 Ketenprocessen................................................................................................................. 79 Beheersprocessen JustID.................................................................................................. 80 Primaire bedrijfsprocessen van de ketenpartners ............................................................. 80 Centraal Digitaal Depot.................................................................................................... 82 Informatiepakketten en metadata ................................................................................. 85 Waarmerk-, tekenen validatieservice............................................................................. 86 Reproductie- en vervangingsservice ................................................................................ 89 Elektronische vervangings-, migratie- en conversieservice ............................................. 90 Beschikbaar stellen van een digitaal informatieobject ..................................................... 91 Risicomomenten in de strafrechtsketen............................................................................ 91 Digitale informatieobjecten in de rechtspraak.................................................................. 92 Conclusie.......................................................................................................................... 93 The proof of the pudding is in the eating ............................................................................. 94 Technische toets ............................................................................................................... 94 Juridische toets ................................................................................................................. 94 Samenvatting en eindconclusies........................................................................................... 95 Conclusies ........................................................................................................................ 95 Deelvragen ....................................................................................................................... 96 Aanbevelingen en handreikingen voor implementatie..................................................... 98 Workaround...................................................................................................................... 99 Literatuurlijst ...................................................................................................................... 100 -5-

Bijlage 1 Begrippenlijst...................................................................................................... 109 Bijlage 2 PDF ..................................................................................................................... 122 PDF................................................................................................................................. 122 PDF/A......................................................................................................................... 122 PDF/A-1b ............................................................................................................... 123 PDF/A-2 ................................................................................................................. 123 Bijlage 3 XML ................................................................................................................... 125 XML ............................................................................................................................... 125 DTD en XSD .................................................................................................................. 125 CSS................................................................................................................................. 126 XSLT .............................................................................................................................. 127 XSLT of CSS ................................................................................................................. 127 Bijlage 4 Theoretisch kader................................................................................................ 129 Paradigmaverschuiving .................................................................................................. 129 Records Continuüm........................................................................................................ 130 Archiveringssystemen .................................................................................................... 132 Processen van een archiveringssysteem ......................................................................... 133 Risicoanalyse.................................................................................................................. 134 Referentiemodel voor een Open Archival Information System..................................... 136 Representatie en reproductie van een informatieobject ................................................. 138 Representatie .............................................................................................................. 138 Metadata ..................................................................................................................... 139 Reproductie ................................................................................................................ 139 Bijlage 5 Informatieobject en verschijningsvorm .............................................................. 141 Document, informatieobject en archiefstuk ................................................................... 141 Archiefstuk ..................................................................................................................... 147 Bewijsstuk ...................................................................................................................... 148 Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag ............................................................ 150 De verschijningsvorm van informatieobjecten............................................................... 153 Het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak...................................... 154 Bijlage 6 Kwaliteitskenmerken van informatieobjecten en informatiebeheer ................... 156 Kwaliteitsattributen van een informatieobject ............................................................... 157 Kwaliteitsattributen van een archiveringssysteem ......................................................... 158 Bijlage 7 Technische toets.................................................................................................. 161 -6-

Doel van de technische toets .......................................................................................... 161 Uitvoering....................................................................................................................... 161 Informatiepakket ............................................................................................................ 161 Metadata ......................................................................................................................... 162 Benodigde middelen....................................................................................................... 162 Beperkingen ................................................................................................................... 163 Toets 1 - Worddocument................................................................................................ 164 Toets 2 - Elektronisch proces-verbaal ............................................................................ 165

-7-

Lijst van afbeeldingen Figuur 2 Structuur van het rapport ........................................................................................... 20 Figuur 3 De strafrechtsketen .................................................................................................... 22 Figuur 4 Creëren integraal persoonsbeeld................................................................................ 24 Figuur 5 Strafrechtsketendossier .............................................................................................. 25 Figuur 6 Metamodel van metadata in de strafrechtsketen........................................................ 27 Figuur 7 Planets framework ..................................................................................................... 28 Figuur 8 Opslaan van papieren en digitaal gevormde informatieobjecten............................... 30 Figuur 9 Preserveringsstrategie op basis van conversie en migratie........................................ 31 Figuur 10 Artist’s impression van de creatie van een integraal persoonsbeeld ....................... 32 Figuur 11 Bestandsconversie en XML transformatie .............................................................. 33 Figuur 12 Structuur van het informatiepakket ......................................................................... 34 Figuur 13 Preserveringsfunctie ................................................................................................ 37 Figuur 14 Bewijsmiddelen ....................................................................................................... 47 Figuur 15 Afwijkingen van de bewijskracht ............................................................................ 48 Figuur 16 Selecteren en waarderen van een bewijsmiddel/-stuk ............................................. 49 Figuur 17 Reference model for an Open Archival Information System (OAIS) ..................... 56 Figuur 18 Web van entiteiten ................................................................................................... 62 Figuur 19 Reikwijdte van de kwaliteitskenmerken van het informatieobject in het CDD+ .... 70 Figuur 20 Authenticiteit en integriteit van het informatiepakket ............................................. 71 Figuur 21 Archiefwetgeving en internationale standaarden voor archiveringssystemen......... 74 Figuur 22 Architecturen ........................................................................................................... 77 Figuur 23 Strafrechtsketenproces............................................................................................. 79 Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ en bedrijfsprocessen van de ketenpartners .................. 83 Figuur 25 Behandeling van het elektronisch proces-verbaal in de strafrechtsketen ................ 84 Figuur 26 Waarmerk-, tekenen validatieservice .................................................................... 86 Figuur 27 Gegevensstroomdiagram WVTS ............................................................................. 87 Figuur 28 Moment van waarmerken bepaalt authenticiteit en integriteit ................................ 88 Figuur 29 Reproductie- en vervangingsservice........................................................................ 90 Figuur 30 Rechter met iPad...................................................................................................... 98 Figuur 31 Structuur PDF-bestand .......................................................................................... 116 Figuur 32 Structuur XML-bestand ......................................................................................... 120 Figuur 33 Records Continuümmodel ..................................................................................... 131 -8-

Figuur 34 Systeemomgevingen en de 'Moments of Risk' ...................................................... 135 Figuur 35 Reference model for an Open Archival Information System (OAIS) .................. 136 Figuur 36 Archival Information Package............................................................................... 138 Figuur 37 Digitaal gevormd informatieobject in PDF-formaat ............................................. 143 Figuur 38 Digitaal gevormd informatieobject in XML-formaat ............................................ 145 Figuur 39 Gegevens, informatieobjecten en archiefstukken .................................................. 148 Figuur 40 Bewijsstukken........................................................................................................ 149 Figuur 41 Voorbeeldontologie van een informatieobject ...................................................... 151 Figuur 42 Vorm ...................................................................................................................... 153 Figuur 43 Stroomschema MS Worddocument....................................................................... 164 Figuur 44 Stroomschema elektronisch proces-verbaal .......................................................... 165

-9-

Lijst van tabellen Tabel 1 Beheer CDD+.............................................................................................................. 80 Tabel 2 Informatiepakketten in het CDD ................................................................................. 85 Tabel 3 Hoofdprocessen van een archiveringssysteem.......................................................... 134 Tabel 4 Archiefregeling ......................................................................................................... 152

- 10 -

Managementsamenvatting De casus voor deze scriptie is het archiveringssysteem dat onder de naam Centraal Digitaal Depot Plus (CDD+) is ontwikkeld en ingericht en wordt beheerd door de Justitiële Informatiedienst. Ik onderzoek hierin hoe de inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject op een duurzame manier gescheiden van elkaar in het Centraal Digitaal Depot (CDD) kunnen worden opgeslagen en met behoud van de juridische bewijskracht samenhangend kunnen worden benut. Een technische en juridische toets moeten uitwijzen of het gescheiden opslaan van inhoud, structuur en verschijningsvorm financieel verantwoord, technisch realistisch en organisatorisch aanvaardbaar is.

Juridisch en technisch zijn er geen belemmeringen om XML te selecteren als archiveringsformaat voor het opslaan van tekstdocumenten in het CDD. XML voldoet aan de wettelijke eisen en technisch is het mogelijk het oorspronkelijke informatieobject te reconstrueren aan de hand van de XML. Als de informatieobjecten in het CDD+ authentiek, integer en bruikbaar beheerd worden blijft de bewijskracht behouden. De conclusie van het onderzoek is daarom dat de inhoud, structuur en verschijningsvormvorm van een informatieobject gescheiden kunnen worden opgeslagen en samenhangend kunnen worden benut waarbij de juridische bewijskracht wordt behouden.

Uit de randvoorwaarde dat de juridische bewijskracht van de informatieobjecten behouden moet blijven, is afgeleid dat adequate waarborgen voor de kwaliteit van de informatieobjecten en het informatiebeheer moeten worden ingebouwd. Deze kwaliteitseisen zijn onafhankelijk van de gebruikte informatiesystemen en informatievoorziening en betreffen de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten.1 Een authentiek, integer en bruikbaar beheer betekent dat de digitale informatieobjecten kunnen worden gereconstrueerd zoals ze ooit, op een eerder moment in de tijd, zijn ontstaan. Informatieobjecten dienen zodanig te zijn ingebed en verankerd in het informatiesysteem dat na verloop van tijd kan worden aangetoond dat het informatieobject is wat het zegt te zijn en daarmee als bewijsstuk kan dienen. Het gaat om een zodanige vastlegging (selectie, bewaring en conversie) dat de blijvende juistheid en volledigheid in alle omstandigheden is gewaarborgd en, indien informa-

1

Bussel, 2007. Van Bussel c.s. gebruiken hier het begrip ‘historiciteit’. Ik hanteer in dit onderzoek de definities uit de NEN-ISO-norm 15489-1:2001.

- 11 -

tieobjecten in de processen zijn gewijzigd, achteraf kan worden vastgesteld wie, wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht.

De afgelopen jaren is nieuwe wetgeving tot stand gekomen over het begrip schriftelijkheid, de elektronische handtekening, onderhandse akte, elektronische aangifte en het proces-verbaal. Het is echter niet in alle omstandigheden duidelijk of digitale informatieobjecten dwingend bewijs opleveren. Deze onzekerheid kan worden weggenomen indien de actoren in de strafrechtsketen een digitaal bewijsmiddel zouden kunnen produceren dat wettelijk dwingend of volledig bewijs oplevert. Indien het digitale informatieobject dwingend bewijs oplevert moet de rechter de inhoud voor waar aannemen, tot op tegenbewijs.

Voorwaarden voor de realisatie van een integer en bruikbaar beheer van informatieobjecten zijn de inbedding van organisatorische en/of technische maatregelen om te verhinderen dat digitale informatieobjecten gereviseerd kunnen worden, de integratie van de Waarmerk-, Teken- en Validatieservice (WVTS) in de bedrijfsprocessen van de ketenpartners en het gebruik van een waarmerkservice (LTANS) bij het beheer van de informatieobjecten en metadata in het CDD voor de lange-

Figuur 1 Rechter met iPad

termijnbewaring. JustID kan ter waarborging van de kwaliteit van het informatiebeheer overwegen de beheersprocessen van het CDD+ te laten certificeren.

De acceptatiegraad van het gebruik van digitale informatieobjecten in het (strafproces)recht is desondanks een groot vraagteken. Het gebruik van digitale informatieobjecten vereist een cultuuromslag bij alle betrokkenen. Dit geldt voor zowel de opsteller(s) van de informatieobjecten als voor de beheerders en gebruikers van de informatieobjecten: de magistratuur en advocatuur.2

2

Figuur 1 is afkomstig uit http://www.mobilemac.nl/ipad/rechters-in-almelo-gaan-ipad-gebruiken-in-derechtbank/ geraadpleegd op 20 september 2011

- 12 -

Inleiding De casus voor deze scriptie zijn het Centraal Digitaal Depot Plus (CDD+) en de Justitiële Informatiedienst (JustID) waar het CDD+ is ontwikkeld en wordt beheerd. Het CDD+ is een archiveringssysteem dat wordt ingezet in de strafrechts- en vreemdelingenketen. Het CDD+ maakt digitale archivering van digitale informatieobjecten van de ketenpartners in de strafrechts- en vreemdelingenketen op een duurzame manier mogelijk. Dit hoofdstuk bevat de beschrijving van het doel van het onderzoek, de probleemstelling en de vraagstelling.

Doel van het onderzoek De ‘primaire taak van JustID is de realisatie van een integer en integraal persoonsbeeld’.3 Een integer persoonsbeeld wil zeggen dat de beschikbare informatie over personen in de strafrechtsketen gekoppeld wordt aan de juiste persoon. Een integraal persoonsbeeld wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtsketen aanwezig is, voor iedere functionaris in die keten snel en efficiënt toegankelijk is. JustID wil in het kader van zijn taak digitale informatie, conform de in de Archiefwet 1995 gestelde eisen, duurzaam opslaan om deze op een willekeurig later tijdstip te kunnen reproduceren en te presenteren aan daartoe gerechtigden. Gezien de grote rechtsgevolgen voor de burger stelt dat hoge eisen aan de kwaliteit van de informatieobjecten en het informatiebeheer.

De vraag, hoe de digitaal gecodeerde informatie voor toekomstig gebruik bewaard moet worden, speelt in belangrijke mate in het kader van de toekomstige ontwikkelingen rondom het CDD+ en JustID. Het CDD+ maakt een transformatie door naar het beschikbaar stellen van gestructureerde informatie voor de realisatie van een integer en integraal persoonsbeeld en de integratie van gestructureerde informatie in het bedrijfsproces. Dit kan worden gerealiseerd met een Web 3.0-versie van het CDD. Het doel van de activiteiten, waar dit onderzoek deel van uitmaakt, is dan ook het realiseren van een Web 3.0-versie van het CDD. Een van de opties van het ontwikkelen van een Web 3.0-versie van het CDD, is het veranderen van het archiveringsformaat van de informatieobjecten in het CDD. Een formaat waarmee gestructureerde informatie beschikbaar komt en waarmee preciezer kan worden gezocht naar persoonsgegevens omdat niet alleen inhoud maar ook structurele, beschrijvende en technische metadata beschikbaar komen. Het doel van dit onderzoek is het beschrijven van de aard en/of ken-

3

Hoewel niet gespecificeerd, heeft de primaire taak alleen betrekking op de strafrechtsketen.

- 13 -

merken van een Web 3.0-versie van het CDD waarmee een integer en integraal persoonsbeeld wordt gerealiseerd en de bewijskracht van het informatieobject na reconstructie intact blijft. In het onderzoek worden juridische, organisatorische en technische randvoorwaarden en beperkingen in kaart gebracht en oplossingsrichtingen voor de inrichting van het CDD+ aangegeven.

Probleemstelling Papieren documenten worden gescand en in het CDD opgeslagen in TIFF- en PDF/A-1bformaat.4 Digitaal gevormde documenten worden in van het CDD in het originele formaat en in PDF/A-1b-formaat opgeslagen. De realisatie van het gescheiden opslaan van inhoud, structuur en verschijningsvorm impliceert dat digitale informatieobjecten, zowel gedigitaliseerd als digitaal gevormd, naast het TIFF-formaat of het originele formaat, in XML-formaat in het CDD worden opgeslagen. De inhoud wordt opgeslagen in een XML-bestand, de structuurkenmerken worden opgenomen in een DTD of een XML-schema en de vormkenmerken worden opgenomen in een stylesheet (CSS, XSL).5 Merk op dat een XML-bestand met meerdere stylesheets kan worden gecombineerd; het is dus mogelijk dat een XML-bestand met meerdere stylesheets bewaard moet worden. De archiefstukken worden op die manier als gestructureerde informatie opgeslagen. De vraag die vervolgens rijst, is of rechters dezelfde bewijskracht toekennen aan het daaruit gereconstrueerde informatieobject.

De visuele integriteit (look-and-feel) van een digitaal informatieobject bij de beschikbaarstelling kan worden behouden door het gearchiveerde informatieobject in XML-formaat te reproduceren in HTML- of PDF(/A-1b-)formaat. Het is technisch mogelijk inhoud, structuur en verschijningsvorm te scheiden in XML en daaruit, met XSLT, HTML of PDF te genereren. Het onderzoek moet aantonen dat informatieobjecten in het CDD opgeslagen kunnen worden op een wijze waarbij inhoud, structuur en verschijningsvorm gescheiden worden en waarbij na reconstructie van het informatieobject de juridische bewijskracht is behouden. De belangrijkste problemen zijn de reviseerbaarheid (aanpasbaarheid) van XML en de wijze van beschikbaarstelling van het digitale informatieobject. Er zullen organisatorische en/of technische

4

Databases en e-mail worden in het CDD opgeslagen in het originele formaat en in XML-formaat. Ik beperk mij in dit onderzoek tot tekstdocumenten. 5 Structuur en verschijningsvorm hebben hier een engere betekenis dan de concepten structuur en vorm zoals die beschreven zijn in Thomassen, 1999a, p. 11-20. Zie Bijlage 5 Informatieobject en verschijningsvorm.

- 14 -

maatregelen aangewend moeten worden om te verhinderen dat informatieobjecten in XMLformaat gereviseerd kunnen worden en om het informatieobject beschikbaar te kunnen stellen.

Randvoorwaarden en beperkingen •

Het onderzoek is beperkt tot bewaarplichtige rechtspersonen in de publieke sector.

•

Het onderzoek is verder beperkt tot de publieke organisaties in de strafrechtsketen.

•

Het onderzoek is beperkt tot de opslag en het beheer van bewijsmiddelen in de vorm van schriftelijke stukken.

Aannamen In dit onderzoek maak ik de volgende twee aannamen. •

De gestructureerde informatie, in de vorm van een XML-bestand, wordt op enigerlei wijze in de bedrijfsprocessen in de strafrechtsketen benut voor de invulling van de informatiebehoeften. De wijze van gebruik van gestructureerde informatie in het bedrijfsproces maakt geen deel uit van het onderzoek.

•

Een gearchiveerd informatieobject in XML-formaat wordt met behulp van instructies in een stylesheet weergegeven op een beeldscherm. Als de magistratuur een hardcopy (afschrift) wil zien van het informatieobject in PDF-formaat moet het XML-bestand bij het raadplegen worden getransformeerd in een PDF-document.

Vraagstelling Het object van onderzoek is het behoud van bewijskracht van digitale informatieobjecten en het systematisch beheer van de informatieobjecten die worden opgeslagen en bewaard in het CDD voor later gebruik. De centrale vraag van deze casestudie6 is: •

Hoe is een informatieobject in het CDD+ op te slaan en te beheren waarbij inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn gescheiden en de juridische bewijskracht wordt behouden?

De hoofdvraag valt uiteen in de volgende deelvragen:

6

Een casestudie is het verrichten van onderzoek bij een uniek exemplaar.

- 15 -

•

Welke juridische beginselen zijn van toepassing op de informatieobjecten, waarmerken en handtekeningen die in het CDD worden opgeslagen, bewaard en beheerd en het informatiebeheer?

•

Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen op organisatorisch en technologische vlak?

•

Hoe wordt de bewijskracht van een informatieobject vertaald naar waarborgen voor de kwaliteit van de gedigitaliseerde en digitaal gevormde informatieobjecten en de kwaliteit van het informatiebeheer?

•

Hoe kunnen inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject in het CDD op een eenduidige manier worden gescheiden en samenhangend worden benut?

Methode Het onderzoekstype is beschrijvend.7 Dat betekent dat ik een overzicht geef van de aard of de kenmerken van het (toekomstige) CDD+. In dit onderzoek maak ik gebruik van twee manieren om data te verzamelen. •

Inhoudelijke analyse (wetgeving, jurisprudentie, systeemdocumentatie en literatuur);

•

Interviews.

Het onderzoek is een casestudie. Hierin onderzoek ik hoe de inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject op een duurzame manier gescheiden kunnen worden opgeslagen en samenhangend kunnen worden gebruikt en geraadpleegd met behoud van juridische bewijskracht.

Voor de beschrijving van de werkprocessen en het informatiebeheer in de strafrechtsketen maak ik een analyse van de ontstaans-, beheers- en gebruikscontext.8

De haalbaarheid van de oplossingsrichting moet worden getoetst met een technische en een juridische toets. Deze toetsen maken geen deel uit van dit onderzoek. Ik sluit af met conclusies, aanbevelingen voor vervolgonderzoek en handreikingen voor implementatie.

7 8

Baarda, 2009. Thomassen, 2000, p. 5-28.

- 16 -

Informatieobjecten Het klassieke begrip document of archiefstuk wordt geassocieerd met de papieren wereld en verwijst naar een specifieke categorie informatieobjecten terwijl er in toenemende mate sprake is van informatieobjecten die niet aan de (traditionele) kenmerken van het begrip document voldoen. Van papieren informatieobjecten geldt dat ze bestaan, dat ze tastbaar en distribueerbaar zijn. In de digitale wereld heeft het begrip document een andere betekenis gekregen. Tekens afgebeeld (in een weblay-out) op een beeldscherm worden ‘digitaal document’ genoemd. Als je met een pc of een tablet werkt kunnen de gegevens rechtstreeks vanaf het scherm worden gelezen. Als het van het scherm verdwijnt, is het niet (meer) tastbaar. Het ‘digitale document’ leidt derhalve een tijdelijk bestaan. Het digitale document geeft meestal weer hoe het er uit zou zien als het op papier wordt afgedrukt. De termen document en archiefstuk worden ove-

rigens niet door iedereen op dezelfde manier gedefinieerd. In het rapport Record Management Terminologie vinden we zestien verschillende definities van het woord document en niet minder dan vierentwintig van het woord ‘archiefbescheiden’.9 Definities zijn ook niet altijd eenduidig zoals blijkt uit de definitie die NEN-ISO 15489-1 hanteert: ‘een document is vastgelegde informatie die of een vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld.’ In het Engels: ‘recorded information or object which can be treated as a unit.’ Object wordt niet nader gedefinieerd. Is een object geen informatie? Jeurgens et al beschouwen overigens op grond van deze definitie databanken wel ‘als document in de zin van de Archiefwet’.10 De definitie van document is volgens de Archiefterminologie ‘het geheel van samenhangende gegevens vastgelegd op een of meer gegevensdragers.’11 Gegevensdrager kan hier gebruikt worden in de vorm van papier of een beeldscherm. In een papieren document zijn inhoud en vorm geïntegreerd. In een digitaal document is dat niet zo. MacKenzie Owen stelde in 1999 al vast dat in de digitale wereld de koppeling tussen inhoud en vorm verbroken is: ‘Gebruikers kunnen met behulp van technische middelen hun eigen vormgeving creëren.’12 In een digitaal document zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm niet alleen logisch maar in beginsel ook fysiek gescheiden. Ik vermijd in dit onderzoek het woord ‘document’; ik kies voor het abstracte begrip ‘informatieobject’. Archiefstukken zijn een deelverzameling van informatieobjecten. Zij verschillen van informatieobjecten op een punt; zij kunnen als archivistisch bewijs

9

Giesbers, 2002a, p. 19-23, 42-44. Jeurgens, 2007. 11 Archiefpublicaties, 2007. 12 Mackenzie Owen, 1999a. 10

- 17 -

dienen. Ik volg met deze keuze het begrippenkader dat de strafrechtsketen hanteert.13 Hoogstens maak ik onderscheid tussen een papieren informatieobject en een digitaal informatieobject om het verschil aan te geven tussen ‘iets op papier’ en ‘iets op een beeldscherm’. Een papieren informatieobject kan ook een afdruk of ‘hardcopy’ zijn van ‘iets op een beeldscherm’. Een papieren informatieobject is een geheel van informatie (met uitzondering van bewegend beeld en geluid) dat is geschreven of afgedrukt op papier. En een digitaal informatieobject is de weergave van een informatieobject op het scherm van een pc of tablet (Bijlage 5 Informatieobject en verschijningsvorm).

Bewijs Het concept bewijs wordt op verschillende manieren gebruikt. Bewijs wordt in de eerste plaats gebruikt voor het met behulp van de logica aantonen dat, gegeven bepaalde axioma's, een bepaalde bewering waar is. Bewijs wordt ten tweede toegepast in de rechtspraak, bewijs wordt verder gebruikt voor het aantonen dat je over een bepaalde bevoegdheid beschikt, bijvoorbeeld, een rijbewijs of vergunning en bewijs wordt ten slotte gebruikt als wetenschappelijk bewijs, i.e. bewijsvoering als onderdeel van een wetenschappelijke methode. In dit scriptieonderzoek beperk ik mij tot het bewijs in strafzaken: juridisch bewijs is informatie die aantoont dat de verdachte datgene heeft gedaan waarvan hij beschuldigd wordt. In a legal context, evidence is information that is presented to a judge … at a trial in order to prove or disapprove a given fact – that is, in order to convince the judge…of the truth or falsity of that fact.14

Archief is informatie die een binding heeft met een (werk)proces. Archieven (archiefstukken) worden gemaakt en gebruikt voor de bedrijfsvoering en bij verantwoording en bewijs, daarna eventueel als historische bron.15 Wanneer archiefstukken niet meer voor een van de bovenstaande toepassingen kunnen worden gebruikt, worden ze vernietigd. Het perspectief van de zorgdragers in strafrechtsketen is het bewijsbelang van de archiefstukken. Archiefstukken leveren bewijs en de bewijskracht van de archiefstukken is onlosmakelijk verbonden aan de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van archiefstukken. Betrouwbaarheid valt buiten de reikwijdte van het CDD+, zal blijken. De actoren in de strafrechtsketen zullen alles in het werk stellen om de authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de archiefstukken te behouden.

13

Waalwijk, 2010b. Furner, 2004, p. 233-265. 15 Schellenberg, 1975, p. 30-32. 14

- 18 -

A major reason for preserving records is to be able to legally prove what actions were taken and why they were taken. Electronic records must consequently be admissible as evidence and given due weight in a court of law. In practice this necessitates the ability to prove who created the record, when it was created, and that the record has not been subsequently altered.16

Archivistisch bewijs is de neerslag (representatie) van een handeling of besluit.17Een archiefstuk is de schriftelijke weergave van een handeling; het is informatie die aan het (werk)proces, waaruit het voortkomt, gebonden is.18 Een informatieobject is een archiefstuk als het als bewijs geldt voor een handeling.

Archivistisch en juridisch bewijs zijn niet identiek. Een informatieobject dat de neerslag is van een handeling is een archiefstuk. Een archiefstuk hoeft echter geen juridisch bewijs te zijn. En een informatieobject dat niet als bewijs dient van een handeling – en dus geen archiefstuk is - kan echter wel bewijs zijn in juridische zin. Voor de volledigheid merk ik op dat er bewijsmiddelen bestaan die geen ‘geschrift’ zijn.

In het strafrecht is bewijs informatie op grond waarvan de rechter overtuigd raakt dat de verdachte datgene heeft gedaan waarvan hij beschuldigd wordt. Vanuit het perspectief van de strafrechtsketen geldt dat de informatieobjecten en archiefstukken die worden gebruikt als bewijsstuk, volledig betrouwbaar moeten zijn. De reden hiervoor is dat de rechtsgevolgen van het gebruik van informatieobjecten en archiefstukken als bewijs voor de persoon in kwestie bijzonder groot zijn. De focus in de strafrechtsketen is daarom op de waarde van archief bij juridisch bewijs. De belangrijkste eis aan de ontwikkeling en het beheer van het CDD+ is het behoud van bewijskracht van de beheerde informatieobjecten.

Onderzoeksopzet Na deze Inleiding volgt een hoofdstuk waarin ik de context beschrijf waarbinnen de Justitiële Informatiedienst het Centraal Digitaal Depot ontwikkelt en beheert. In hoofdstuk 3 beschrijf ik de toekomstige situatie. De kern van de casus is dat de informatieobjecten in het CDD worden opgeslagen in XML-formaat. In hoofdstuk 4 ga ik in op de juridische context van het CDD+. In het volgende hoofdstuk behandel ik trends en ontwikkelingen die van belang zijn voor de casus. Hoofdstuk 6 is een uitweiding over de kwaliteitscriteria van informatieobjecten

16

Victorian Electronic Record Strategy, 1998. Yeo, 2007, p. 315-343. 18 Thomassen, 1999b, p. 69-79. 17

- 19 -

en informatiebeheer. In hoofdstuk 7 beschrijf ik de analyse en synthese van de visie op de toekomstige versie van het CDD+. In hoofdstuk 8 doe ik voorstellen voor technische en juridische toetsen. Ik sluit af met conclusies en aanbevelingen.

Figuur 2 Structuur van het rapport

- 20 -

Context JustID en CDD+ JustID is een dienst van het ministerie van Veiligheid en Justitie (MVenJ) die documentatieen ICT-diensten levert aan de actoren in de strafrechts- en vreemdelingketen. Het dienstenpakket van JustID bestaat uit het Centraal Digitaal Depot, Elektronisch Berichtenverkeer, de Waarmerk-, tekenen validatieservice, de Reproductie- en vervangingsservice en de elektronische Vervangings-, migratie- en conversieservice. In dit hoofdstuk geef ik een toelichting op de context en huidige inrichting van de strafrechtsketen, JustID, de dienstverlening van JustID, digitale duurzaamheid van archieven en het CDD.

Keteninformatisering Een keten is een tijdelijk maar structureel samenwerkingsverband van een groot aantal onafhankelijke organisaties en professionals rond een dominant ketenprobleem, gericht op een maatschappelijk product.19 De strafrechtsketen is een voorbeeld van een keten.20 Het maatschappelijk product van de strafrechtsketen is veiligheid.

Vanuit de optiek van de klant is het gewenst dat deze het domein ervaart als één efficiënt werkend geheel. Leidend principe om dit te bewerkstelligen is eenmalige gegevensuitvraag (de klant hoeft zijn gegevens niet te verstrekken aan een van de ketenpartners als deze gegevens al eerder door hem of haar aan deze of een andere ketenpartner zijn verstrekt). Uitwerking van dit principe leidt in de regel tot het eenmalig vastleggen en meervoudig gebruiken van voor de dienstverlening in de keten noodzakelijke persoonsgerelateerde gegevens.21 In dit onderzoek beperk ik mij tot de strafrechtsketen.

19

Grijpink, 2006. Voorbeelden van andere ketens: 1. Vreemdelingenketen: alle activiteiten die erop gericht zijn mensen op te nemen die in eigen land in levensgevaar zijn en daarom asiel vragen in Nederland. Ketenprocessen die in de vreemdelingenketen onderkend worden, zijn: toegang, toelating, opvang, toezicht, bewaring, naturalisatie en terugkeer. 2. Loonaangifteketen: deze keten bevat alle informatie rond loonaangiften. Naast UWV maakt ook de Belastingdienst deel uit van deze keten. De UWV Gegevensdiensten (UGD) verzamelt gegevens van de loonaangiften van de inhoudingspichtigen. Deze gegevens slaat UGD op in de polisadministratie. Afnemers zoals de Sociale Verzekeringsbank en pensioenfondsen, krijgen gegevens uit deze polisadministratie. Een ketenbureau, bestaande uit de Belastingdienst, CBS en UWV, houdt toezicht op de aangifte, uitwisseling en verwerking van loonaangiften. 3. SUWI-keten: deze keten rond werk en inkomen komt voort uit de wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI). Ook in deze keten verzamelt en levert UGD gegevens. 4. Spoedeisende medische hulp: alle partners en activiteiten voor een patiënt die ernstig gewond raakt en naar het ziekenhuis moet worden gebracht, van melding aan 112 tot en met revalidatie. 21 Bron: http://www.st-ab.nl/wetsuwior1rsbijlagen.htm geraadpleegd op 13 september 2011. 20

- 21 -

Strafrechtsketen Iedereen die een overtreding begaat of een misdrijf pleegt, loopt de kans daarvoor een sanctie te krijgen opgelegd. Voordat het zover is, treden het opsporings- en het justitieapparaat in werking. De partijen in het opsporings- en justitieapparaat maken deel uit van de strafrechtsketen (Figuur 3 De strafrechtsketen). In grote lijnen is de strafrechtsketen te verdelen in Opsporing (politie en overige opsporingsdiensten), Vervolging (Openbaar Ministerie), Berechting (rechtbanken en gerechtshoven), Tenuitvoerlegging (gevangeniswezen) en Re-integratie (reclassering)22.

Persoonsinformatie verzamelen

TenOpsporing

BVO, BVH

Vervolging

Berechting

Compas, GPS

Compas, GPS

uitvoerlegging

Bedrijfsproces-

Tulp, Basisreg.

systeem RN

DJI, 3RO Archieven O

Archieven V

Archieven RB

Re-integratie

Archieven U

Archieven RN

Scannen tbv Ketenvoorzieningen

substitutie

CDD+

SKDB/JDS

CDD

Koppelingen JustID

Persoonsinformatie ontsluiten Figuur 3 De strafrechtsketen23

Informatie-uitwisseling tussen de actoren in de strafrechtsketen is van cruciaal belang voor een effectieve rechtshandhaving en vooral voor de uitvoering. In een ideaal geautomatiseerde strafrechtsketen worden proces-verbaal, bewijsstukken, dagvaarding, enzovoorts, digitaal ter beschikking gesteld aan de volgende actor in de keten. Advocaten zouden stukken online kunnen indienen en het dossier elektronisch kunnen inzien.

22

De reclassering is geen overheidsorganisatie; de archiefwet is, op een enkele uitzondering na, niet van toepassing op de reclassering. 23 Figuur 3 De strafrechtsketen is afkomstig uit een presentatie van Douwe Huisman van JustID

- 22 -

Een belangrijke randvoorwaarde voor ketensamenwerking is dat de informatie-uitwisseling van elk van de ketenpartners op elkaar is afgestemd. Om een integer en integraal persoonsbeeld te realiseren zijn specifieke informatiesystemen en concrete koppelingen met de bedrijfsprocessystemen van de ketenpartners opgezet binnen de keten. JustID heeft deze systemen onder haar hoede en onderneemt nog meer ketenoverkoepelende projecten. Één van deze projecten is de ontwikkeling en het beheer van het CDD+ dat digitale archivering voor de strafrechtsketen op een duurzame manier mogelijk maakt.24

JustID JustID is de rechtsopvolger van de Centrale Justitiële Documentatiedienst (CJD). De oprichting van JustID vloeide voort uit de wens om de diverse afdelingen van de rechtbanken te centraliseren en zaken als digitalisering en beheer van het Justitieel Documentatiesysteem (JDS) onder te brengen in één dienst. De CJD was operationeel vanaf 1992. Vanaf het begin is het streven van de CJD geweest een onafhankelijke partner te zijn, die actief is tussen de verschillende organisatieprocessen in de strafrechtsketen, op het zogenaamde koppelvlak. Onder invloed van de wens een kenniscentrum voor de systemen te worden, zijn allerlei organisatorische veranderingen gerealiseerd. Op 1 januari 2006 zijn de taken van het CJD samengevoegd met de taken van de afdeling Verwijsindex Personen (VIP) van het Centrale Justitiële Incassobureau (CJIB). De nieuwe organisatie heet Justitiële Informatiedienst (JustID). De JustID valt binnen het ministerie Veiligheid en Justitie onder de Dienst Informatisering, Rechtspleging en Rechtshandhaving (DIRR). Een van de belangrijkste voordelen van deze samenvoeging is het via één loket ontsluiten van de informatiesystemen JDS en SKDB (voorheen VIP). Het JDS is een historisch archief, dat de vroegere beslissingen van de officieren van justitie en rechters in strafzaken bevat. De Strafrechtsketendatabank (SKDB) is een elektronisch register waarin verwijsinformatie is opgenomen.

Zoals aangegeven, werkt JustID in het bijzonder aan het tot stand brengen van ‘een integraal en integer persoonsbeeld’ in de strafrechtsketen. JustID houdt zich vanuit deze werkzaamheden bezig met het vergelijken van beschikbare (persoons)gegevens in informatieobjecten met

24

Berentsen, 2007. Grijpink, 2010, p. 144.

- 23 -

andere bronnen die deze gegevens bevatten, de zogenaamde bronregisters.25 Door gegevens over personen uit het CDD, het JDS en andere bedrijfsprocessystemen te combineren, wordt een integraal persoonsbeeld gecreëerd. JustID komt hiermee tegemoet aan de behoeften en eisen vanuit de ketenpartners voor een adequate informatievoorziening in de strafrechtsketen. Dit houdt in dat actoren bij de uitvoering van de primaire bedrijfsprocessen vertrouwen op de aangeleverde informatie afkomstig van JustID.

Figuur 4 Creëren integraal persoonsbeeld26

Strafrechtsketendossier In de strafrechtsketen is het noodzakelijk om persoons- en andere gegevens met elkaar te delen. Dat is omdat verschillende organisaties zich tegelijkertijd met dezelfde zaak bezighouden. Het (virtuele) strafrechtsketendossier dat zo ontstaat, verdient bijzondere aandacht. In het geval van een ketenorganisatie is het om juridische, organisatorische en/of technische redenen niet mogelijk om die gegevens centraal in één grensoverstijgend dossier te vast te leggen (paragraaf Bewaren en bewijzen). Iets wat wel mogelijk zou zijn binnen één organisatie. Het is in

25

Bronregisters zijn, bijvoorbeeld, het Herkenningsdienstsysteem (HKS) van de Politie, het Geïntegreerd Processysteem Strafrecht (GPS) van het Openbaar Ministerie en het systeem Tenuitvoerlegging persoonsgebonden straffen (TULP) van de Dienst Justitiële Inrichtingen. 26 Zie ook Waalwijk, 2011b, p. 6.

- 24 -

de strafrechtsketen echter van groot belang dat alle partijen hetzelfde, consistente beeld van een persoon hebben.27 Deze gegevens moeten dus op een andere manier tussen de betrokken partijen worden uitgewisseld of gedeeld. JustID wil dat realiseren door alle ketenpartners gebruik te laten maken van het CDD+ zodat een (virtueel) grensoverstijgend ketendossier ontstaat (Figuur 5 Strafrechtsketendossier).

Figuur 5 Strafrechtsketendossier28

Het virtuele strafrechtsketendossier bevat informatieobjecten die door meer dan één ketenpartner kunnen worden benut. Ketenpartners verschaffen elkaar op archief-, dossier-, map- of documentniveau onderling toegang. Zij blijven eigenaar van hun informatieobjecten. Het digitaal beschikbaar hebben en onderling kunnen delen dient het ketenbelang: de vorming van een integraal persoonsbeeld. Naast het persoonsbeeld kunnen ook andere dynamische beelden worden getoond, bijvoorbeeld vanuit het perspectief van een zaak of vanuit een ander organisatieoverstijgend perspectief. Voorwaarde is dat voldoende ketenpartners hun informatieobjecten in het CDD archiveren.

Centraal Digitaal Depot Plus Het Centraal Digitaal Depot Plus (CDD+) is een archiveringssysteem voor het duurzaam, geordend en toegankelijk opslaan van digitale informatieobjecten.29 Het CDD+ is operationeel sinds 2007. Het CDD+ omvat een totaal dienstenpakket waaronder een e-depot: het CDD. De aangesloten actoren maken deel uit van de strafrechts- en de vreemdelingenketens.30 De

27

Zie http://wiki.kanaleninbalans.nl/wiki/Elektronisch_ketendossier geraadpleegd op dinsdag 28 juni 2011. Figuur 5 Strafrechtsketendossier is afkomstig uit Berentsen, 2007. 29 Duurzaam betekent een periode van 80 jaar (artikel 4, lid 3 Wjsg) 30 Op dit moment zijn de volgende organisaties aangesloten op het CDD+: 28

- 25 -

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is als eerste op het depot aangesloten met haar penitentiaire dossiers van gedetineerden en TBS-dossiers. In december 2008 hebben zij een ‘machtiging tot substitutie’ ontvangen. In 2010 is gestart met de vormgeving van CDD versie 2.0. CDD versie 2.0 is geschikt voor het opslaan en het beheer van digitaal gevormde documenten.

Het CDD is een integraal deel van de strafrechtsketen; interactieve koppelingen met de systemen van de ketenpartners maken het mogelijk dat dossiers, informatieobjecten en hun metagegevens aangeleverd en opgevraagd kunnen worden. De huidige versie van het CDD kun je opvatten als een web van informatieobjecten. Deze informatieobjecten zijn weliswaar op een handige manier gelinkt, maar wat er precies in deze informatieobjecten staat is voor de bedrijfsprocessen onduidelijk. Dat is kenmerkend voor Web 1.0-toepassingen.

Metamodel CDD 3.0 Om een informatieobject te vinden of te reconstrueren wordt in het CDD gebruik gemaakt van metadata.31 Voor het zoeken op metadata wordt gebruik gemaakt van een digitale inventaris. De digitale inventaris bestaat uit een zoekscherm, een resultatenscherm, contextbeschrijvingen en hyperlinks naar archiefstukken.32 Dat is in het CDD ook zo, alleen gaat aan het zoeken een stap vooraf. Er is een Matchingsautoriteit (MA) die verantwoordelijk is voor de koppeling van de aangeleverde persoonsgegevens met de juiste identiteit. De Matchingsautoriteit levert op basis van de aangeleverde persoonsgegevens een strafrechtsketennummer (SKN). Het zoeken van persoonsgegevens in het CDD geschiedt op basis van het SKN. Om de gegevens over het informatieobject te combineren met de gegevens uit de bronregisters moeten de informatieobjecten in het CDD echter handmatig worden geanalyseerd en geïnterpreteerd. De opzet van een Web 3.0-applicatie is dat de informatieobjecten (semi-)automatisch geanalyseerd kunnen worden. Een Web 3.0-versie betekent dat de gegevens uit authentieke informatieobjecten in het CDD (semi-)automatisch gecombineerd kunnen worden met de gegevens uit de bronregisters. Op deze manier kan ter invulling van een informatiebehoefte een nieuw infor-

1. 2. 3. 4.

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND); Dienst Justitiële Inrichtingen/gevangeniswezen (DJI/GW) Dienst Justitiële Inrichtingen/TBS-inrichtingen (DJI/TBS) Ministerie van Veiligheid en Justitie (Centrale bewaarplaats voor de Dubbelen van de Burgerlijke Stand). Merk op dat de IND deel uitmaakt van de vreemdelingenketen en de DJI deel uitmaakt van de strafrechtsketen. 31 Het metadatamodel dat in het CDD wordt gebruikt, is een door de Stichting Archiefschool gecombineerde metadataset die naar volledigheid streeft. Zie Horsman, 2005. 32 Florijn, 2007.

- 26 -

matieobject (persoonsbeeld) worden gecreëerd dat alle informatie van een persoon bevat. Een voorwaarde is dat (semi-)geautomatiseerd gezocht kan worden op gegevens en dat die gegevens gecombineerd kunnen worden met de metadata. Op basis van deze visie, kan de toekomstige praktijk van JustID worden gevat in het onderstaand metamodel.

Figuur 6 Metamodel van metadata in de strafrechtsketen33

Duurzaam bewaren van informatieobjecten Het CDD is een elektronisch depot (e-depot). Over het duurzaam bewaren van tekstdocumenten in e-depots zijn meerdere onderzoeksresultaten bekend. Het Australische VERS-project heeft, bijvoorbeeld, geleid tot de ontwikkeling van een prototype van een e-depot (testbed) waarin informatieobjecten bewaard en beheerd kunnen worden. Het te bewaren informatiepakket omvat de originele versie van het informatieobject, een PDF-versie, metadata en een audittrail van de beheershandelingen met het informatieobject.34

Een identieke aanpak is gehanteerd door het Nationaal Archief (NA). Testbed Digitale Bewaring is een onderzoeksprogramma van het NA naar de praktische toepasbaarheid van manieren om informatie te bewaren en toegankelijk te houden. Het te bewaren informatiepakket bestaat uit een originele versie van het informatieobject, een PDF-versie, een XML-versie, metadata en een audittrail. Testbed Digitale Bewaring geeft voor de bewaring en het beheer van tekstdocumenten aanbevelingen die afhankelijk zijn van een of meer parameters zoals de

33 34

Cf. McKemmish, 2000. Victorian Electronic Record Strategy, 1998.

- 27 -

structuur en de duur van opslag.35 Merk op dat beide rapporten vóór 2005 zijn gepubliceerd. De nu veel gebruikte PDF/A-standaard is pas in 2005 tot stand gekomen en daarom in geen van beide onderzoeken meegenomen.

Het DAVID-project is een Vlaams onderzoeksproject over digitale archivering. DAVID is het Nederlandstalige acroniem voor ‘Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten’. Het DAVID-project heeft tot doel te onderzoeken hoe digitale archiefstukken gevormd door Vlaamse instellingen en diensten op een duurzame en authentieke wijze digitaal kunnen worden gearchiveerd. Er worden ‘digitale containers’ (informatiepakketten) bewaard die naast één of meer representaties van het informatieobject de metadata bevatten. Bij de archivering van databanken met tekstuele data wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van XML als archiveringsformaat.36

Figuur 7 Planets framework

Planets (Preservation and Long-term Access through Networked Services) ten slotte is een vierjarig project dat gedeeltelijk door de EU gesponsord is. Doel van het project was om praktische, toepasbare hulpmiddelen en diensten te ontwikkelen voor het permanent (technolo-

35 36

Testbed Digital Preservation, 2003. Bron: http://www.edavid.be/ geraadpleegd op 28 juni 2011.

- 28 -

gisch en intellectueel) toegankelijk houden van digitale informatieobjecten. Planets heeft diverse diensten en tools opgeleverd (Figuur 7 Planets framework). Een voorbeeld van een tool is de Planets Preservation Planning Tool (PLATO), waarmee bewaaracties voor een collectie geïdentificeerd en gepland kunnen worden. Andere tools en diensten zijn de uitvoerservice, een validatieservice en een testbed waar tools kunnen worden getest.37 De preserveringsfunctie van het CDD+ is opgezet conform de principes van Planets.

37

TUWIEN, 2007.

- 29 -

Gewenste situatie Beheer van digitale informatieobjecten in de strafrechtsketen In het CDD worden digitale informatieobjecten opgeslagen en duurzaam bewaard en beheerd. Gedigitaliseerde informatieobjecten worden bewaard in TIFF- en PDF/A-1b-formaat. Het papieren origineel wordt vernietigd. Digitaal vervaardigde informatieobjecten (tekstdocumenten) worden bewaard in het originele formaat en in PDF/A-1b-formaat.38 Van de gedigitaliseerde en digitaal gevormde informatieobjecten worden tevens de metadata bewaard. Metadata zijn nodig om het informatieobject te kunnen vinden, lezen en interpreteren. Een audittrail van de beheershandelingen worden eveneens vastgelegd.39 De bestandsformaten, de metadata en de audittrail vormen logisch een onlosmakelijk met elkaar verbonden geheel. Het geheel van representaties, metadata en audittrail noemen we het informatiepakket. Van belang is dat het object als ‘het origineel’ wordt aangemerkt. Een origineel waar rechten aan zijn te ontlenen en die als gevolg daarvan moeten voldoen aan de eisen van authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid, van de informatieobjecten kortom moeten voldoen aan een aantal kwaliteitseisen. Een ander object dat aan kwaliteitseisen dient te voldoen is het archiveringssysteem.40

Figuur 8 Opslaan van papieren en digitaal gevormde informatieobjecten

Voor de opslag van tekstdocumenten is in de huidige versie van het CDD gekozen voor PDF/A-1b als archiveringsformaat. PDF/A-1b is een bestandsformaat dat op lange termijn

38

In feite is dit een (elektronische) kopie; in de digitale wereld is het onderscheid tussen origineel en kopie vervaagd. 39 Er wordt tevens een journaal gemaakt van alle niet-beheershandelingen. 40 Waalwijk, 2010b.

- 30 -

eenzelfde weergave van het informatieobject kan garanderen. PDF/A-1b is gedefinieerd als een internationale standaard. Een informatieobject in PDF/A-formaat gaat naar verwachting ongeveer 50 jaar mee.41

CDD 3.0 Archiveringsformaat Er is gesteld dat in versie 3.0 van het CDD het archiveringsformaat van een tekstdocument wordt gewijzigd in XML (paragraaf Doel van het onderzoek). Bij het opslaan van het informatieobject wordt het aangeboden bestandsformaat – indien noodzakelijk - omgezet in XML. De aanname is dat bij het opvragen het informatieobject, conform het OAIS-model, wordt getransformeerd in een display- of afdrukformaat, te weten: HTML of PDF/A (Figuur 9 Preserveringsstrategie op basis van conversie).

Figuur 9 Preserveringsstrategie op basis van conversie en migratie42

In de toekomstige Web 3.0-versie van het CDD worden gedigitaliseerde informatieobjecten daarom bewaard in TIFF-formaat én in XML-formaat en digitaal gevormde informatieobjecten - indien afwijkend van XML - in het originele formaat en in XML-formaat. De verwachting is dat voor gebruik en raadpleging HTML- en PDF/A-bestanden een op een kunnen worden gereproduceerd gebruikmakend van de XML-representaties van het informatieobject.43 In

41

Van databases en e-mail worden in principe naast het originele bestand XML-versies van de originele bestanden bewaard. Databases en e-mail vallen echter buiten de scope van het onderzoek. 42 Figuur 9 Preserveringsstrategie op basis van conversie en migratie is afkomstig uit Bogaarts, 2011. 43 Een Web 3.0-applicatie is een applicatie die - al dan niet met behulp van kunstmatige intelligentie - in staat is de inhoud van informatieobjecten te analyseren en te begrijpen, om zo tot betere zoekresultaten te komen.

- 31 -

Figuur 10 Artist’s impression van de creatie van een integraal persoonsbeeld is een gegevensstroomdiagram weergegeven van het creëren van een integraal persoonsbeeld in een Web 3.0versie van het CDD.

Figuur 10 Artist’s impression van de creatie van een integraal persoonsbeeld

Focussed retrieval Een XML-bestand is gestructureerde informatie. Als voor tekstdocumenten in plaats van PDF/A het archiveringsformaat XML wordt gekozen, kan bij het zoeken gebruik worden gemaakt van de structuur van het informatieobject en van de metadata in het informatieobject. De auteurs van informatieobjecten kunnen metadata gebruiken om de informatieobjecten beter te beschrijven. Toekomstige zoekmachines kunnen in toenemende mate gebruikmaken van de metadata. De huidige zoekmachines zijn metadatagevoelig geconstrueerd, wat wil zeggen dat ze niet meer uitsluitend zoeken naar veel voorkomende trefwoorden, maar ook gebruikmaken van metadata die door de auteur aan het informatieobject zijn toegevoegd.44 Het CDD

Kunstmatige intelligentie (KI) is de wetenschap die zich bezig houdt met het creëren van een artefact dat een vorm van intelligentie vertoont. 44 Croft, 2010.

- 32 -

beschikt op dit moment over een metadata-searchfaciliteit: dat wil zeggen, dat gezocht wordt op metadata in het metadatabestand. De informatieobjecten zelf zijn niet op tekst doorzoekbaar. Om optimaal gebruik te maken van XML zou een fulltext-searchfaciliteit kunnen worden ontwikkeld. Een fulltext-searchfaciliteit kan gebruikmaken van de tekst in een XML- of (tekstdoorzoekbaar) PDF-bestand; ‘focused retrieval’ kan bovendien gebruikmaken van de structuur van een XML-bestand.45 HTML

PDF

Inhoud

Conversie naar XML

XML database

Transformatie van XML naar gewenst bestandsformaat Word

XML

Figuur 11 Bestandsconversie en XML transformatie46

In de Web 3.0-versie van het CDD worden naast het TIFF- of het originele bestand een XMLversie van het informatieobject bewaard. Het transformeren van een XML-bestand in een HTML- of PDF-bestand kan op meerdere manieren. Het transformeren van een XML-bestand in PDF kan met een printprogramma of met een XSLT-processor en een XSL-FO stylesheet. Naast het XML-bestand, moeten ook het XML-schema en de stylesheets worden opgeslagen en bewaard!

In de huidige versie van het CDD wordt het elektronische afschrift (het PDF/A-bestand) gezien als origineel. De PDF/A-versie wordt opgevat als de ‘1.0-versie’ van het informatieobject (normaliter de definitieve versie van het informatieobject).47 Een eventueel waarmerk en/of handtekening worden aan de PDF/A-versie gehecht! In versie 3.0 van het CDD worden

45

Ibid. Rockley, 2003. 47 Zie voor een betoog over ‘origineel’ Bijlage 5 Informatieobject en verschijningsvorm. 46

- 33 -

waarmerk en handtekening aan de XML-versie en stylesheets van het informatieobject gehecht.

Figuur 12 Structuur van het informatiepakket

De objecten die in CDD versie 3.0 bewaard zouden moeten worden, zijn het originele bestand, een XML-schema, een XML-versie van het originele bestand (het archiveringsformaat), de stylesheets, de metadata, audittrail en het journaal.48 Een audittrail is een chronologisch overzicht van alle activiteiten die zijn uitgevoerd voor het beheer en gebruik in alle breedte van de verschillende objecten. Via de audittrail is iedere verandering in samenstelling, plaats, gebruik en raadpleging gedocumenteerd. Het journaal is een chronologisch overzicht van de overige handelingen. Als voor het XML-bestand een XML-schema en stylesheets zijn gebruikt, dan worden die ook bewaard. Afbeeldingen die in het XML-bestand zijn gebruikt, worden eveneens bewaard. Voor het bewaren van afbeeldingen die ingebed zijn in het XMLbestand geldt dezelfde strategie als voor het bewaren van het originele bestand. Bij een omzetting van een bestand naar XML worden de daarin gebruikte afbeeldingen opgeslagen in afzonderlijke informatiepakketten! Hun relatie met en positie in het XML-bestand worden gespecificeerd met een verwijzing. CDD kan voor dergelijke afbeeldingen die maatregelen nemen die noodzakelijk zijn voor het specifieke bestandsformaat van de afbeelding. Immers,

48

De PDF/A-versie is weggelaten. De verwachting is dat de PDF/A-versie met het XML-FO stylesheet kan worden gereproduceerd/gereconstrueerd uit de de XML-versie. Het is weliswaar denkbaar een PDF/A-versie naast de andere twee versies van het informatieobject te bewaren maar dan wordt niet voldaan aan de onderzoeksvraag. De reconstructie van de PDF/A-versie is echter eventueel noodzakelijk voor de beschikbaarstelling. Zie Gringhuis, 2010.

- 34 -

voor elk bestandstype gelden specifieke eisen.49 De te bewaren objecten, de metadata en de audittrail vormen conceptueel een geheel (Figuur 12 Structuur van het informatiepakket).

49

Testbed Digital Preservation, 2003.

- 35 -

Wettelijk kader In dit hoofdstuk beantwoord ik de deelvraag: Welke juridische beginselen zijn van toepassing op de informatieobjecten, waarmerken en handtekeningen en het informatiebeheer? Ik geef in dit hoofdstuk een samenvatting van de Nederlandse weten regelgeving op het gebied van het bewaren van (digitale) informatieobjecten en het bewijzen van strafbare feiten. Uit wet- regelgeving leid ik randvoorwaarden en regels af voor het waarborgen van de kwaliteit van de informatieobjecten en het informatiebeheer.

Bewaren en bewijzen Mijn onderzoeksvraag bevat twee componenten. In het eerste deel van mijn onderzoeksvraag kijk ik naar de criteria die er in de wetgeving worden gehanteerd bij het bewaren van digitale informatieobjecten. In het tweede deel kijk ik naar de randvoorwaarden die gesteld worden aan de kwalitatieve waarde van digitale informatieobjecten in het bewijsrecht. Aan de hand daarvan hoop ik criteria te kunnen herleiden voor de digitale informatieobjecten en het beheer. In dit hoofdstuk komen de wettelijke bewaarplicht van de actoren in de strafrechtsketen en de bewijskracht van de opgeslagen en beheerde digitale informatieobjecten aan de orde.

Organisaties in de publieke en private sector moeten zich kunnen verantwoorden. Om zich te kunnen verantwoorden is het bewaren (en vernietigen) van gegevens noodzakelijk. In de strafrechtsketen worden informatieobjecten bewaard en beheerd in het CDD+. Waalwijk heeft de vraag al beantwoord welke archiefwettelijke kaders van toepassing zijn op de organisaties in de strafrechtsketen die gebruikmaken van het dienstenpakket van JustID.50 Het archiefrechtelijke regime op de in het CDD+ deelnemende actoren blijft naar zijn mening onverkort van toepassing. Zijn belangrijkste conclusie is dat door het ontbreken van een mandaat voor zorg adequaat beheer van informatie in een keten niet te realiseren is omdat er geen ketenverantwoordelijke kan worden bepaald. Als de politie- en justitiële gegevens uit verschillende organisaties in het CDD worden bewaard, moeten de gegevens per zorgdrager (logisch) gescheiden blijven (Figuur 5 Strafrechtsketendossier). Wet- en regelgeving werpen belangrijke hindernissen op voor het realiseren van enkele doelstellingen van het project CDD+.

50

Waalwijk, 2005.

- 36 -

Bewaren

Figuur 13 Preserveringsfunctie51

Bewaren in ruime zin is preserveren. ‘Bewaren is de berging van de bestanddelen en de aanhoudende zorg voor hun behoud’, schrijft Horsman.52 Het bewaren begint bij de keuze van de middelen (een vorm van preserveringsbeleid). Onder bewaren vallen ook de keuzen van de technische infrastructuur waarin de archiefbestanddelen worden bewaard, de inrichting, de beveiliging tegen ontvreemding, de registratie van de verblijfplaats en indien nodig ‘vervanging op een andere drager’. Technische voorzieningen die bestaan uit harden software verouderen echter in hoog tempo en moeten regelmatig vervangen worden door nieuwe harden software. Om digitale informatieobjecten voor toekomstig gebruik te kunnen bewaren moeten ze ook met toekomstige harden software door gebruikers gevonden, gelezen en geïnterpreteerd kunnen worden. Het behoud van digitale informatieobjecten vergt daarom een (regelmatige) vervanging, conversie en/of migratie naar nieuwe harden software. Dat maakt een preserveringsplanning voor de digitale informatie van elke ketenpartner die het CDD+ gebruikt

51

Figuur 13 Preserveringsfunctie is afkomstig van een presentatie van Aart Goedewaagen van JustID. Merk op dat er geen sprake is van conversie; plaatjes (dus ook TIFF-bestanden) worden ongewijzigd ingebed in een PDFbestand. 52 Horsman, 2009, p. 384.

- 37 -

of wil gebruiken noodzakelijk. Per ketenpartner wordt een preserveringsplan opgesteld (Figuur 13 Preserveringsfunctie).

Wettelijke bewaarplicht Er gelden voor organisaties in de private en publieke sector wettelijke bewaarplichten voor informatieobjecten. In de volgende paragraaf bespreek ik de bewaarplichten en vernietigingstermijnen die voor deze sectoren gelden. In de aansluitende paragraaf bespreek ik de wettelijke bewaarregels die voor een aantal specifieke sectoren gelden: de overheid in het algemeen en het Ministerie van Veiligheid en Justitie in het bijzonder. Algemene bewaarplicht Bewaarplichten worden gevonden in diverse takken van het Nederlands recht. De algemene bewaarplicht voor alle rechtspersonen is te vinden in het Burgerlijk Wetboek. Rechtspersonen worden op basis van het Burgerlijk Wetboek geacht gegevens minimaal zeven jaar te bewaren om zich te kunnen verantwoorden over het handelen en/of omdat deze gegevens kennis en ervaring bevatten die op bepaalde wijze duurzaam toegankelijk moeten blijven voor die organisatie en soms ook voor derden. Deze bewaarplicht geldt niet voor de ‘Staat, de provincies, de gemeenten, de waterschappen, en alle lichamen waaraan krachtens de Grondwet verordenende bevoegdheid is verleend’ (art. 2:1 lid 3 Burgerlijk Wetboek). Fiscale bewaarplichten sluiten aan bij de in het BW neergelegde bewaarplichten en zijn beschreven in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). Ook op gegevens die voor de heffing van rechten bij invoer van belang zijn, is een algemene bewaarplicht van toepassing.53

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is van toepassing op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegeven en op de handmatig beschikbare gegevens die in een bestand zijn opgenomen. De Wbp geldt specifiek voor persoonsgegevens van levende personen. De Wbp is ook op archiefstukken van toepassing als deze persoonsgegevens bevatten in de zin van de Wbp. Op persoonsgegevens in de zin van de Wbp rust een openbaarmakingsverbod.

In de strafrechtsketen hebben we te maken met voornamelijk overheidsorganen; ik laat de hierboven genoemde wetten daarom verder onbesproken.

53

Bussel, 2007.

- 38 -

Bijzondere bewaarplicht Bijzondere bewaarplichten en vernietigingstermijnen zijn opgenomen in de Archiefwet (Aw), de Wet politiegegevens (Wpg), de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) en de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Archiefwet 1995 Het beheer van archiefbescheiden voor overheidsorganen is geregeld in de Archiefwet 1995 (Aw).54 In art. 1 lid c van de Archiefwet 1995 staat vermeld wat onder archiefbescheiden wordt verstaan: ‘bescheiden ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.’ De woorden ‘ongeacht hun vorm‘ worden gebruikt om aan te geven dat ook niet-schriftelijke registratievormen, zoals digitale informatieobjecten, archiefbescheiden kunnen zijn.55 Voor het behoud van het Nederlands cultureel erfgoed kunnen archiefstukken voor onbepaalde tijd bewaard worden. De Archiefwet 1995 stelt bovendien voorwaarden aan de selectie en vernietiging van archiefstukken. Het belangrijkste artikel van de Archiefwet 1995 is artikel 3: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Archiefvormers zijn op grond van deze wet verplicht een selectielijst op te stellen. Archiefstukken worden vernietigd of overgebracht naar een archiefdienst als zij voorkomen op de selectielijst. In die selectielijst staat welke stukken voor uiteindelijke overbrenging (= permanente bewaring) en voor vernietiging in aanmerking komen. Voor de laatste categorie moet een bewaartermijn worden bepaald. De stukken moeten voor de bepaalde periode worden bewaard voordat zij mogen worden vernietigd. Bij het bepalen van die bewaartermijn kunnen andere weten regelgeving gelden.56

54

De Archiefwet kan worden aangehaald als Archiefwet met vermelding van het jaartal van het Staatsblad waarin zij zal worden geplaatst (art. 87, Aw). 55 Ketelaar, 2004a, p. 4-9. 56 De Archiefwet 1995 geldt op het punt van de bescherming persoonsgegevens als een bijzondere wet ten opzichte van de Wbp. Dit betekent dat de Archiefwet 1995 boven de Wbp gaat als ze met elkaar in strijd zijn. Ik stel ten slotte vast dat de Archiefwet 1995 van toepassing is op ‘archiefbescheiden’; de navolgende wetten hebben betrekking op ‘gegevens’.

- 39 -

Het Archiefbesluit 1995 (Ab) is de uitvoeringsregeling van de Archiefwet 1995.57 Het Archiefbesluit 1995 gaat in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet 1995, maar geeft meer gedetailleerde regels. In het Archiefbesluit 1995 vind je regels over het opstellen en vaststellen van selectielijsten en regels over het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. Omdat de ketenpartners die gebruikmaken van het CDD+ verantwoordelijk blijven voor de zorg van de gegevens en informatieobjecten, zijn zij ook verantwoordelijk voor het bewaken van de bewaartermijnen.58

Voor de uitvoering van de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 is de Archiefregeling (Ar) opgesteld.59 De Archiefregeling is in het bijzonder gericht op de verzekering van de ‘authenticiteit en de integriteit’ van archiefstukken.60 De voorschriften in art. 21 tot en met 26 van de Archiefregeling hebben specifiek betrekking op digitale archiefstukken. De ketenpartner heeft in beginsel de vrijheid om bij of tijdens het ontstaan de vorm van een informatieobject te bepalen. De integriteitseis bepaalt echter dat de inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject bij gebruik en raadpleging gelijk zijn aan de inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject op het tijdstip dat het werd opgemaakt.61 Staan de inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject vast dan moeten die voor gebruik een op een gereconstrueerd worden. Onder strikte voorwaarden mogen de gegevens elektronisch worden vervangen, geconverteerd en/of gemigreerd.

Poltitie- en justitiële gegevens Op de persoonsgegevens die door de organisaties in de strafrechtsketen worden verwerkt en beheerd zijn nog bijzondere wetten van toepassing, te weten de Wet politiegegevens (Wpg), de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) en de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). •

Wet politiegegevens

57

Het besluit wordt aangehaald als: Archiefbesluit 1995 (art. 23 Ab). Waalwijk, 2005. 59 Op 1 april 2010 is de nieuwe Archiefregeling van kracht geworden. De regeling wordt aangehaald als Archiefregeling (art. 62, Ar). 60 De begrippen authenticiteit en integriteit zijn in de Ar niet gedefinieerd. Ik hanteer in dit onderzoek de definities uit NEN-ISO 15489-1:2002. 61 Ketelaar, 2004a, p. 4-9. 58

- 40 -

De Wet politiegegevens (Wpg) bevat bepalingen over de verwerking van politiegegevens. Uitgangspunt is dat politiegegevens worden vernietigd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de politietaak (doelbindingsprincipe). Voor de verschillende doelen binnen de politietaak, waarvoor politiegegevens worden verwerkt, zijn maximale verwerkingstermijnen vastgesteld. Na verloop van de verwerkingstermijn moeten de gegevens worden verwijderd. De verwijderde politiegegevens kunnen vervolgens gedurende een periode van vijf jaar worden bewaard met het oog op de afhandeling van klachten en de verantwoording van handelingen. Daarna moeten de politiegegevens worden vernietigd. Van de vernietiging kan worden afgezien voor zover de waarde van de archiefstukken als bestanddeel van het cultureel erfgoed of voor historisch onderzoek zich daartegen verzet (art. 14 lid 4 Wpg). Dat moet blijken uit de selectielijst die op grond van de Archiefwet 1995 is opgesteld. De gegevens worden in dat geval overgebracht naar een archiefbewaarplaats. •

Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) bepaalt dat justitiële gegevens uit de justitiële documentatie na verloop van een bepaalde tijd worden verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van de soort zaak en zwaarte van de opgelegde straf. De bewaartermijn kan oplopen tot 80 jaar (artikel 4, lid 3 Wjsg). De bedoelde justitiële gegevens zijn gespecificeerd in het Besluit justitiële gegevens (Bjg). Deze gegevens behoren dus de basis te zijn voor de bewaring en de bepaling van de bewaartermijn in de selectielijst die op grond van de Archiefwet 1995 is opgesteld. Merk op dat op de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het proces-verbaal dat door politie wordt verzonden aan het Openbaar Ministerie en die door het Openbaar Ministerie in een strafdossier of langs geautomatiseerde weg zijn verwerkt, de Wjsg van toepassing (art. 1, onderdeel b) is.

•

Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst Verdachten van ernstige delicten kunnen worden onderzocht door gedragsdeskundigen en gedetineerden die zorg nodig hebben kunnen terecht in het Justitieel Medisch Centrum. In deze situaties worden patiëntengegevens bewaard en uitgewisseld. Het gaat om zeer privacygevoelige gegevens waarbij strikte juridische voorwaarden gelden voor de beveiliging, verwerking en opslag van deze gegevens. Op deze patiëntengegevens is in principe de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) van - 41 -

toepassing. Op grond van de WGBO, die opgenomen is in het Burgerlijk Wetboek, mogen hulpverleners, die over een patiënt (lees: verdachte, veroordeelde) gegevens beheren, deze informatie niet zonder toestemming van de patiënt verstrekken (het medisch geheim). De WGBO geeft regels voor de overeenkomst op het gebied van de geneeskundige behandeling. Hoewel in het kader van het opstellen van een rapportage voor de strafrechter geen sprake is van een ‘overeenkomst,’ hebben de in de WGBO vastgelegde regels wel degelijk gelding ‘voor zover de aard van de rechtsbetrekking zich daartegen niet verzet’.62 In het geval van een justitiële rapportageopdracht is de uitzonderingsclausule (art. 7:464 lid BW) van toepassing. Het instemmingsvereiste (art. 7:450 BW) en de geheimhoudingsplicht (art. 7:457 BW) kunnen dan terzijde worden geschoven.63 In alle andere gevallen hebben de hulpverleners het recht zich te beroepen op hun beroepsgeheim. Merk op dat een door de gedragsdeskundige aan de strafrechter verstrekt rapport onder de Wjsg valt.

Bewijzen De reikwijdte van het onderzoek is weliswaar beperkt tot het strafrecht; juridisch bewijs is een rechtsgebiedoverstijgende term. Ik ga in deze paragraaf in op de aard en de plaats van het juridisch bewijs in verschillende rechtsgebieden. Het bewijsrecht geeft regels voor het bewijzen van feiten in een juridische procedure. In het bewijsrecht worden het bewijs in bestuurszaken, in burgerlijke zaken en het bewijs in strafzaken onderscheiden. Rechtsgebieden Onderstaande rechtsgebieden zijn van toepassing op de informatieobjecten in het CDD+: 1. Bestuursrecht; het bestuursrecht regelt de rechtsverhouding tussen personen of bedrijven en de overheid. Het vreemdelingenrecht valt onder het bestuursrecht. 2. Civiel recht; het civiel recht regelt de rechtsverhouding tussen burgers onderling, tussen burgers en bedrijven, en tussen bedrijven onderling. De bewijskracht van informatieobjecten is geregeld in het civiel recht.

62 63

Verloop, 2008, p. 249-264. Ibid.

- 42 -

3. Strafrecht; het strafrecht is het geheel van regels waarin is vastgelegd welk gedrag strafwaardig is, welke straffen op dit gedrag staan en op welke manier strafoplegging gerealiseerd kan worden.

Bestuursrecht In het bestuursrecht is de vrije bewijsleer van toepassing.64 Vrije bewijsleer betekent dat de bestuursrechter grote vrijheid heeft bij het bepalen van de toelaatbaarheid van bewijsmiddelen en het selecteren en waarderen van bewijsmiddelen. Bewijsmiddelen ‘zijn de juridische toegelaten middelen waarmee niet-vaststaande feiten kunnen worden bewezen’.65 Bewijsmiddelen zijn te omschrijven als de wijzen waarop door procesdeelnemers de feiten, in de vorm van mondelinge of schriftelijke informatie en/of stoffelijk materiaal, worden aangeleverd of verschaft.

Op diverse plaatsen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt de eis van schriftelijkheid gesteld. Niet alleen de term ‘schriftelijkheid’ impliceert de vastlegging in een schriftelijk stuk. Termen als ‘geschrift’, ‘bezwaar- of beroepsschrift’ en ‘stukken’ impliceren dit eveneens. Het is daarom de vraag of de bestuursrechter het accepteert als een bezwaar- of beroepschrift een digitaal informatieobject is. Het begrip ‘schrift’ is voor meerdere uitleg vatbaar. In enge zin betreft schrift schrifttekens die op papier staan. In ruime zin is het iedere drager van verstaanbare leestekens die een gedachte-inhoud vertolken. Uit de ruime uitleg volgt dat onder ‘schrift’ ook een elektronisch te lezen (i.e. op beeldscherm getoond) informatieobject kan worden verstaan. De Wet elektronische bestuurlijk verkeer (Webv), die 2004 in werking is getreden, heeft de ruime uitleg van het begrip ‘schriftelijk’ voor ogen staan. Daaronder wordt, zoals blijkt uit de memorie van toelichting, zowel vastlegging van schrifttekens op papier als vastlegging op een elektronische gegevensdrager verstaan.66 Dit betekent dat een schriftelijk stuk zowel een papieren informatieobject als een digitaal informatieobject kan zijn. 67

Voor de bewijswaardering beschikt de bestuursrechterlijke instantie over een grote vrijheid. De bestuursrechterlijke instantie hanteert voor de waardering van het bewijsmiddel het criterium ‘voldoende aannemelijk maken’, tenzij de aard van de beslissing een grotere mate van

64

Schuurmans, 2004, p. 1-9. Hartmann, 1998. Schuurmans, 2006. 66 Webv, MvT, § 2.1. 67 Bergfeld, 2004, p. 509-560. 65

- 43 -

zekerheid vereist. Hierboven is besproken dat het van de rechter afhangt of digitale informatieobjecten als bewijs ingediend kunnen worden. Indien de rechter digitale informatieobjecten als bewijsmiddel accepteert, is hij bij de beoordeling van de bewijswaarde ervan vrij.

Civiel recht Bewijsrecht

Het bewijsrecht in het civiel recht is beschreven in de artikelen 149-207 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv). De algemene bepalingen van bewijsrecht zijn neergelegd in art. 149-155 Rv. In het civiel recht is de rechter eveneens vrij aan bewijsmiddelen de betekenis toe te kennen die hem juist voorkomt. Toch kent de Nederlandse wet beperkingen op de vrije bewijsleer door grenzen te stellen aan het open stelsel van bewijsmiddelen en de vrije bewijswaardering.68 Voor sommige bewijsmiddelen geldt dat de rechter - zolang geen tegenbewijs is geleverd - dat bewijsmiddel voor waar moet aannemen. De wet noemt dat dwingend bewijs.69 Het wettelijke bewijsrecht geeft regels over 1) de toelating van bewijs (art. 152, lid 1 Rv), 2) de waardering van bewijs (art. 152, lid 2 Rv). In het civiel recht is in beginsel elk bewijsmiddel toelaatbaar, tenzij de wet anders bepaalt. Artikel 152, Rv houdt in dat rechterlijke instantie zelf bepaalt welke waarde zij hecht aan een bepaald bewijsmiddel.70 In civiele procedures beroepen partijen zich echter vaak op schriftelijke stukken. De bewijskracht van geschriften is ook in het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering geregeld. De artikelen 156-161 Rv geven de regeling van bewijs door akten en van bewijs door strafvonnissen van de Nederlandse rechter. Authentieke en onderhandse akten leveren onder voorwaarden dwingend bewijs.71

68

Art. 152, leden 1 en 2: de woorden ‘tenzij de wet anders bepaalt’ duiden hierop. Dwingend bewijs houdt in dat de rechter verplicht is de inhoud van bepaalde bewijsmiddelen als waar aan te nemen dan wel verplicht is de bewijskracht te erkennen die de wet aan bepaalde gegevens verbindt (art. 151, lid 1, Rv) 70 Mierlo, 2008. 71 Authentieke akten leveren tegen een ieder dwingend bewijs op van hetgeen de ambtenaar binnen de kring van zijn bevoegdheid omtrent zijn waarnemingen en verrichtingen heeft verklaard. Een authentieke of onderhandse akte levert ten aanzien van de verklaring van een partij omtrent hetgeen de akte bestemd is ten behoeve van de wederpartij te bewijzen, tussen partijen dwingend bewijs op van de waarheid van die verklaring, tenzij dit zou kunnen leiden tot een rechtsgevolg dat niet ter vrije bepaling van partijen staat. Onder partij wordt begrepen de rechtverkrijgende onder algemene of bijzondere titel, voor zover het desbetreffende recht is verkregen na het opmaken van de akte (art. 157, leden 1 en 2, Rv). 69

- 44 -

In het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is evenmin een definitie van geschrift opgenomen. In beginsel vormt de wet echter geen beletsel om gedigitaliseerde en digitaal gevormde informatieobjecten (code en data) toe te laten als bewijsmiddel. Bewijs kan namelijk geleverd worden door alle middelen (art. 152, Rv). Voor digitale informatieobjecten geldt geen uitzondering.72 Wieten poneert dat onder ‘alle middelen’ moderne technische middelen, zoals foto’s, films, geluidsbanden, videobanden, floppies, faxen, bloedproeven, fotokopieën en microfilms moeten worden verstaan.73 Dat impliceert, bijvoorbeeld ook, dat gedrukte tekst; een plan, foto’s die met een geschrift een geheel vormen en een tachograaf aanleiding kunnen geven tot valsheid in geschrifte.74 Audiovisuele media en vastgelegde beelden zijn echter geen geschrift in bewijsrechtelijke zin, i.e. deze zijn immers geen ‘weergave door middel van schrifttekens’. Akten en geschriften

In het civiel recht worden geschriften onderscheiden in ‘akten’ en ‘gewone geschriften’. Gewone geschriften zijn e-mail, aantekeningen in een agenda of algemene voorwaarden.75 Gewone geschriften komen in procedures veel voor en hebben vrije bewijskracht; ze komen in wettelijke bepalingen over schriftelijk bewijs niet voor. Akten zijn ondertekende geschriften, ‘bestemd om tot (burgerlijk) bewijs te dienen’ (artikel 156, lid 1 Rv). Een essentieel kenmerk van een akte is de ondertekening. Niet ondertekende akten leveren gewone geschriften op. Met betrekking tot de ondertekening is het van belang dat de elektronische handtekening onder voorwaarden met de handgeschreven handtekening is gelijkgesteld. Tenzij de aard van de rechtshandeling zich daartegen verzet. Akten zijn gebonden aan meer vormvoorschriften. Er is sprake is van een akte als er cumulatief aan drie voorwaarden is voldaan, namelijk schriftelijkheid, ondertekening en een bewijsfunctie.

Akten worden onderscheiden in authentieke akten en onderhandse akten. Authentieke akten zijn ‘akten in vereiste vorm en bevoegdelijk opgemaakt door ambtenaren, aan wie of krachtens de wet is opgedragen op die wijze te doen blijken van door het gedane waarnemingen of verrichtingen’ (artikel 156, lid 2 Rv). Deze akten worden door een ambtenaar ondertekend. Authentieke akten worden opgemaakt door notarissen, ambtenaren van de burgerlijke stand

72

Stekelenburg, 2010. Wieten, 2008. 74 Ketelaar, 2005. 75 Wieten, 2008. 73

- 45 -

en deurwaarders.76 Wieten poneert dat minuten van de rechterlijke vonnissen en beschikkingen ook authentieke akten zijn. 77 Deze worden opgemaakt door de griffier. Onderhandse akten zijn alle akten die geen authentieke akten zijn. Zij worden niet door ambtenaren opgemaakt en behalve de ondertekening gelden voor deze akten geen vormvoorschriften. Zij moeten wel ondertekend worden. Merk op dat met een wetswijziging per 20 februari 2010 het toegestaan is onderhandse akten op de computer op te maken mits de akte toegankelijk blijft gedurende de periode van het gebruik en mits de ontvanger van de akte daarmee instemt (paragraaf Bewijskracht van digitale informatieobjecten).78

Strafrecht Het strafrechtelijke bewijsrecht is een onderdeel van het strafprocesrecht. Het Wetboek van Strafrecht (Sr) vormt samen met het Wetboek van Strafvordering (Sv) de basis van het Nederlandse strafrecht. De strafrechtelijke bewijsbepalingen zijn beschreven in de artikelen 338 tot en met 344a van het Wetboek van Strafvordering (Sv).79 In deze bepalingen is geregeld welke bewijsmiddelen de rechter aan zijn bewijsbeslissing ten grondslag mag leggen en hoeveel bewijsmiddelen minimaal vereist zijn voor een bewezenverklaring.

In het strafrecht geldt het negatief wettelijk bewijsstelsel, dat wil zeggen dat de rechter niet tot een bewezenverklaring mag komen als hij uit de bewijsmiddelen niet de overtuiging heeft gekregen dat de verdacht het ten laste gelegde feit heeft begaan.80 Het strafrecht kent verder een gesloten stelsel van bewijsmiddelen; de toelaatbare bewijsmiddelen zijn limitatief opgesomd in art. 339, lid 1, Sv. De vijf toelaatbare bewijsmiddelen zijn: •

de eigen waarneming van de rechter,

•

verklaringen van de verdachte, getuige(n) en deskundige(n) ter terechtzitting en

•

schriftelijke bescheiden.

76

Hidma and Rutgers, 2004. Wieten, 2008. 78 Wet van 20 februari 2010 tot wijziging van enige bepalingen van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en het Burgerlijk Wetboek om naast het in deze bepalingen gestelde vereiste van schriftelijkheid ook ruimte te bieden aan de ontwikkelingen op het gebied van het elektronisch verkeer. Met name art. 156a lid 1 Rv. 79 Op 21 februari 2004 is een wetsvoorstel tot wijziging van het Wetboek van Strafvordering (elektronische aangiften en processen-verbaal) bij de Tweede Kamer de Staten-Generaal ingediend. Voor de hoofdlijnen van de in dit voorstel neergelegde regeling zie Brouwer, 2004, p. 192-198. 80 Het bewijs dat de verdachte het telastegelegde feit heeft begaan, kan door den rechter slechts worden aangenomen, indien hij daarvan uit het onderzoek op de terechtzitting door den inhoud van wettige bewijsmiddelen de overtuiging heeft bekomen (art. 338, lid 1, Sv). 77

- 46 -

In art. 344 lid 1 Sv geeft de wet aan wat er onder ‘schriftelijke bescheiden’ wordt verstaan: rechterlijke beslissingen, processen-verbaal, authentieke akten en ‘alle andere geschriften, doch deze kunnen alleen gelden in verband met den inhoud van andere bewijsmiddelen’.81 Uit deze opsomming jo. art. 301 Sv blijkt dat het om leesbare stukken moet gaan die voorgelezen of samengevat kunnen worden, hoewel een definitie van geschrift ook niet in het strafrecht is opgenomen. Uit jurisprudentie is echter gebleken dat de strafrechter ook hier de ruime definitie voor schriftelijkheid hanteert. Zo bepaalde de Hoge Raad dat de administratie vastgelegd op een magneetschijf van een computer aangemerkt kon worden als geschrift, indien er een bepaalde mate van duurzaamheid kon worden toegekend aan het bestand.82

Figuur 14 Bewijsmiddelen83

Figuur 14 Bewijsmiddelen toont de bewijsmiddelen die de rechter ter beschikking staan. Ik heb daaraan – conform Borst - gegevensverzamelingen (= gestructureerde informatie) toegevoegd. In de wetgeving is op dit moment geen duidelijke plaats ingeruimd voor gegevensverzamelingen als bewijsmiddel. Een computerbestand wordt weliswaar onder omstandigheden geaccepteerd als geschrift en kan dan tot het bewijs van enig feit dienen.84 Als het computer-

81

Ketelaar, 2005. Hoge Raad 15 januari 1991, NJ 1991, 668 83 Vrij naar Borst, 2009. 84 Ibid. 82

- 47 -

bestand echter geen geschrift is, kan de rechter computerbestanden alleen via de eigen waarneming waarderen (art. 339, lid 1, sub 1 Sv).

Bewijskracht Volgens vaste jurisprudentie is de rechter vrij in het selecteren en waarderen van bewijsmiddelen.85 De vrijheid van bewijswaardering wordt bepaald doordat aan bepaalde bewijsmiddelen meer betekenis of waarde wordt toegekend, dan aan andere. Dit aspect van het selecteren en waarderen van een bewijsmiddel wordt omschreven als de ‘bewijskracht’ die aan een bewijsmiddel wordt toegekend.86 In het geval van ‘vrij bewijs’ staat het de rechter vrij het bewijs te waarderen op betrouwbaarheid. De uitzondering op de vrije bewijswaardering wordt, naast de bewijsovereenkomst, gevormd door het zogenaamde ‘dwingende bewijs’.87 Als aan een bewijsmiddel dwingend bewijs wordt toegekend is de rechter verplicht de inhoud van een bewijsmiddel voor waar aan te nemen mits het aan de (vorm)voorschriften voldoet. Voordat we bewijs kunnen waarderen, moet het bewijs worden toegelaten (Figuur 15 Afwijkingen van de bewijskracht).

Dwingend bewijs Vrij bewijs Geen bewijs Niet toegelaten bewijs Figuur 15 Afwijkingen van de bewijskracht88

85

Groot, 2000. Hartmann, 1998. 87 Door het sluiten van een bewijsovereenkomst kan van de regels van het wettelijk bewijs worden afgeweken. De bewijsovereenkomst wordt in het kader van dit onderzoek niet nader besproken. 88 Zie Stekelenburg, 2010. 86

- 48 -

Wat is bewijskracht precies? In de Nederlandse juridische literatuur heb ik geen duidelijke definitie van ‘bewijskracht’ gevonden. In Fockema Andreae's Juridisch Woordenboek staat het volgende: […] de draagkracht van een bewijsmiddel om bepaalde feiten of omstandigheden te bewijzen; bij een akte worden onderscheiden: 1 uitwendige [bewijskracht]: houd in dat het stuk, dat er uitziet als een authentieke akte, daarvoor wordt gehouden tot op bewijs van het tegendeel; 2 oneigenlijke of formele [bewijskracht]: heeft betrekking op de vraag: is metterdaad verklaard wat in de akte staat? 3 eigenlijke of materiële [bewijskracht]: is de inhoud van de afgelegde verklaring wel waar?89

En in het Lycaeus Juridisch Woordenboek staat onderstaande definitie van bewijskracht (civiel recht): Kwaliteit van het middel waarmee getracht wordt bepaalde feiten of omstandigheden te bewijzen. Bijv. de ~ van een ambtsedig proces-verbaal van politie is meestal groter dan de ~ van de verklaring van de burger.90

1. Uitwendige bewijskracht 2. Formele bewijskracht 3. Materiële bewijskracht

Bewijskracht

Selecteren en waarderen van bewijsmiddelen

Bewijskracht

Kwaliteitskenmerken van schriftelijke bescheiden: 1. Authenticiteit 2. Betrouwbaarheid 3. Integriteit 4. Bruikbaarheid

Art. 338 Sv 1. Kwantiteit 2. Kwaliteit 3. Overtuiging

Bewijsmiddel

Art. 339 Sv 1. Eigen waarneming rechter 2. Verklaring van de verdachte 3. Verklaring van een getuige 4. Verklaring van een deskundige 5. Schriftelijke bescheiden

Figuur 16 Selecteren en waarderen van een bewijsmiddel/-stuk

In de Belgische juridische literatuur komt een uitgebreidere beschrijving van bewijskracht voor.

89 90

Algra, 1999. Eeckhoutte Advocaten.

- 49 -

De bewijskracht (‘la foi due à l’acte’) duidt op de bindende kracht van datgene wat in een bepaalde akte is vastgelegd en is gehecht aan elk document van het strafdossier, […]. De rechter mag de termen van de akte niet miskennen. Hij moet de akte interpreteren op een wijze die verenigbaar is met de bewoordingen ervan.91

Uit deze definitie leid ik af dat voor informatieobjecten, die aan de wettelijke eisen voldoen, een bepaalde bewijskracht geldt die aan dat informatieobject is gehecht en waaraan de rechter is gebonden (Figuur 16 Selecteren en waarderen van een bewijsmiddel/-stuk). De verklaring van een getuige dient, bijvoorbeeld, mededeling te doen van feiten en omstandigheden die de getuige zelf heeft waargenomen of ondervonden. Zo niet dan heeft de getuigenverklaring geen bewijskracht.

Bewijskracht van akten In paragraaf Akten en geschriften is vastgesteld dat een akte dwingende bewijskracht kan hebben; er moet dan sprake zijn van een onderhandse akte (dwingende bewijskracht tussen partijen) of een authentieke akte (dwingende bewijskracht tegenover derden). Indien hier sprake van is moet de akte (de authentieke of onderhandse akte, het strafvonnis, procesverbaal, et cetera) aan bepaalde, wettelijk omschreven, voorwaarden voldoen. Er moet ten eerste sprake zijn van schriftelijkheid. In de tweede plaats moet de akte zijn ondertekend. Ten slotte moet het doel van de akte zijn dat deze als bewijs kan dienen (art. 156, lid 1 Rv). Naast bovenstaande algemene eisen gelden er voor de authentieke akte aanvullende eisen. De authentieke akte moet ingevolge art. 156, lid 2 Rv bevoegdelijk zijn opgemaakt door ambtenaren aan wie bij of krachtens de wet is opgedragen op die wijze te doen blijken van door hem gedane waarneming of verrichtingen of aan anderen indien de wet dit opdraagt. Bevoegde ambtenaren zijn een notaris, deurwaarder en ambtenaar van de burgerlijke stand.92 Ambtelijke verklaringen in authentieke akten leveren tegenover iedereen dwingend bewijs op (art. 157, leden 1 en 2, Rv). Indien aan deze voorwaarden is voldaan, leveren de authentieke akte en de onderhandse akte tussen partijen dwingend bewijs op van datgene wat in de akte staat. Hierbij gaat de wet uit van de materiële bewijskracht van de akte.93,94 Tegen de achtergrond van dit

91

Nooten, 2002-2003, p. 39. Bron: http://www.law.kuleuven.be/jura/art/39n3/vannooten.htm geraadpleegd op 19 juli 2011. 92 Hidma and Rutgers, 2004. 93 Mierlo, 2008. Wieten, 2008. 94 Er worden drie bewijskrachten onderscheiden: • uitwendige bewijskracht houdt in dat het stuk met het uiterlijk van een authentieke akte ook voor authentiek wordt gehouden (art. 159, lid 1 Rv);

- 50 -

betoog merk ik op dat slechts de authentieke en onderhandse akte dwingende bewijskracht hebben; het leeuwendeel van de informatieobjecten zijn geschriften-niet-akten. Zij hebben vrije bewijskracht.

Het elektronisch geschrift Een belangrijk vraagstuk is of akten ook bewijskracht hebben als ze elektronische zijn opgemaakt. We hebben in paragraaf Bestuursrecht gezien dat de Wet elektronische bestuurlijk verkeer (Webv), die in 2004 in werking is getreden, de ruime uitleg van het begrip ‘schriftelijk’ voor ogen staat. Daaronder wordt zowel vastlegging van schrifttekens op papier als vastlegging op een elektronische gegevensdrager verstaan.95 Dit betekent dat een schriftelijk stuk zowel een papieren informatieobject als een digitaal informatieobject kan zijn. Intussen is ook art. 6:227a BW toegevoegd. In het geval dat het de totstandkoming van overeenkomsten betreft is art. 6:227a BW van toepassing. Dit artikel voorziet in een oplossing om daar waar een wettelijke schriftelijkheidseis wordt gesteld hieraan ook te kunnen voldoen met gebruikmaking van elektronische gegevens. Daarnaast is er de eerste jurisprudentie met betrekking tot schriftelijkheid en elektronische gegevens.96

Bewijskracht van digitale informatieobjecten Niet alleen de rechter heeft te maken met het waarderen van de bewijskracht van digitale informatieobjecten, ook voor andere partijen is het van belang te kunnen inschatten wat de bewijskracht van hun digitale informatieobjecten is om hun bewijspositie te bepalen. In de wet zijn belangrijke aanknopingspunten te vinden die de bewijskracht van digitale informatieobjecten regelen of beïnvloeden. Art. 6:227a BW regelt de voorwaarden waaronder met gebruikmaking van elektronische gegevens aan de wettelijke eis van schriftelijkheid kan worden voldaan als het overeenkomsten betreft. En art. 3:15a BW definieert de elektronische handtekening en geeft invulling aan de criteria waaraan de methode van authenticatie moet voldoen om voldoende betrouwbaar te zijn. Een digitaal gevormd informatieobject waar dwingend bewijs aan moet worden toegekend is de digitale onderhandse akte. Deze kan tot stand komen

•

formele bewijskracht houdt in dat ervan wordt uitgegaan dat het waar is dat er is verklaard als beschreven in de akte. Deze bewijskracht geldt alleen voor de authentieke akte, die immers door de inschakeling van een ambtenaar met waarborgen is omgeven; • materiële bewijskracht houdt in dat ervan wordt uitgegaan dat het correct is wát er is verklaard in de akte. Hidma, 2004. Wieten, 2008. 95 Webv, MvT, § 2.1. 96 Stekelenburg, 2010.

- 51 -

door een hiervoor genoemde overeenkomst die in elektronische vorm is opgemaakt (art 6:277a BW) te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening (art 3:15a BW). De gelijkstellingsbepaling van art. 6:227a BW maakt het mogelijk om via elektronische weg aan het schriftelijkheidsvereiste te voldoen, terwijl art. 3:15a BW de rechtsgevolgen van de elektronische handtekening onder omstandigheden gelijkschakelt met de rechtsgevolgen vaneen gewone handtekening.97 De combinatie van de elektronische varianten van het geschrift en de handtekening vormt een digitale onderhandse akte waaraan dwingende bewijskracht moet worden toegekend.98 Over de bewijskracht van gescande onderhandse akten bestaat overigens geen zekerheid.99

Voor elektronische authentieke akten geldt evenmin zekerheid over de bewijskracht. Een digitaal gevormde authentieke akte waar wel dwingend bewijs aan moet worden toegekend is het ‘elektronisch proces-verbaal van opsporingsambtenaren’. De Wet elektronische aangiften en processen-verbaal maakt het wettelijk mogelijk een proces-verbaal langs elektronische weg op te maken. De aan het elektronisch proces-verbaal te stellen eisen zijn in het Besluit elektronisch proces-verbaal uitgewerkt. De eisen die aan het elektronisch proces-verbaal worden gesteld dienen om de ‘authenticiteit en de integriteit van het proces-verbaal’ te waarborgen.100 Zekerheid over de authenticiteit en integriteit van een proces-verbaal zijn essentieel vanwege de betekenis van een proces-verbaal in het strafproces. Een proces-verbaal van een opsporingsambtenaar heeft een zelfstandige bewijskracht; het bewijs ‘dat de verdachte het telastegelegde feit heeft gepleegd, kan door de rechter worden aangenomen op het proces-verbaal van een opsporingsambtenaar’ (art. 344, tweede lid, Sv).101 Het besluit heeft betrekking op het proces-verbaal van opsporingsambtenaren ‘van het door hen opgespoorde strafbare feit of van hetgeen door hen tot opsporing is verricht of bevonden’ (art. 152 Sv). In het strafproces ko-

97

De rechter heeft via art. 3:15a, lid 1 BW een discretionaire bevoegdheid om de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening te onderzoeken. Komt de rechter tot de conclusie dat de elektronische handtekening betrouwbaar is, dan heeft dat tot gevolg dat deze in combinatie met het geschrift kan worden beschouwd als onderhandse akte in de zin van art. 156, lid 1 j° lid 3 Rv, waardoor de inhoud van de akte dwingende bewijskracht heeft. 98 Stekelenburg, 2010. 99 Ibid. 100 Authenticiteit en integriteit worden nader omschreven in de Memorie van Toelichting van het Besluit elektronisch proces-verbaal. De authenticiteit verzekert dat de betreffende opsporingsambtenaar het elektronisch proces-verbaal daadwerkelijk heeft opgesteld en ondertekend. De integriteit verzekert dat de inhoud van het betreffende proces-verbaal na de ondertekening niet is gewijzigd. 101 Besluit elektronisch proces-verbaal, MvT

- 52 -

men ook andere processen-verbaal voor, maar dit besluit beperkt zich tot de in artikel 152 van het Wetboek van Strafvordering bedoelde processen-verbaal.102

Het besluit heeft betrekking op het proces-verbaal dat in digitale vorm wordt opgemaakt. Daarvan kan een afschrift worden gemaakt, in papieren vorm. Voor de rechtsgeldigheid van een elektronisch proces-verbaal is het niet nodig dat het elektronisch proces-verbaal wordt uitgeprint en ondertekend. Andersom is het mogelijk een papieren proces-verbaal te scannen en om te zetten in een elektronisch bestand. Het elektronische bestand vormt dan een afschrift in elektronische vorm, of een ‘digitaal afschrift’, van het papieren proces-verbaal. Met een elektronische handtekening als waarmerk wordt door de ondertekenaar aangegeven dat het elektronische bestand een identieke weergave is van het originele papieren proces-verbaal.103

De bewijskracht van digitaal gevormde elektronische onderhandse akten en het gedigitaliseerde en digitaal gevormde elektronisch proces-verbaal voor opsporingsambtenaren staat daarmee vast. Dat geldt niet voor andere digitaal gevormde informatieobjecten; de bewijskracht van digitaal gevormde dagvaardingen en vonnissen zijn, bijvoorbeeld, niet beschreven. Dat impliceert dat strafdossiers vooralsnog samengesteld zullen zijn uit een mengeling van digitale en papieren informatieobjecten en daarom een hybride karakter zullen hebben. Dat wil zeggen dat voorlopig ook originelen of (papieren) afschriften van digitale informatieobjecten deel uit zullen maken van het strafdossier.104

Samenvatting en conclusie De wettelijke bewaarplicht noopt de archiefvormer tot het nemen van maatregelen om ze te preserveren als de bewaartermijn van digitale informatieobjecten de levensduur van de harden software, die nodig zijn om de digitale informatieobjecten te kunnen vinden en lezen, overschrijdt. Het langdurig bewaren van digitale informatieobjecten in het CDD impliceert immers een mogelijke vervanging, conversie of migratie. De Archiefregeling biedt actoren in de

102

Ibid. Ibid. 104 In het Wetboek van Strafvordering is ook een aantal regels over de bewijskracht van bewijsmiddelen opgenomen. Zij zijn te vinden in de art. 341 leden 3 en 4, 342 lid 2, 344 lid 1 sub 50 en 344 lid 2 Sv. Volgens Knigge ‘leiden deze regels een weinig florissant bestaan’ door de uitleg die daaraan in de jurisprudentie wordt gegeven. Het is volgens deze auteur opmerkelijk, dat de Wet getuigenbescherming enkele nieuwe regels heeft toegevoegd. Zij zijn neergelegd in de art. 341 lid 2 en 344a Sv en hebben betrekking op het gebruik van anonieme getuigenverklaringen. Knigge, 2001, p. 113 e.v. 103

- 53 -

strafrechtsketen de ruimte om informatieobjecten elektronisch te vervangen, migreren of converteren (van digitaal naar digitaal).

In het bewijsrecht worden het bewijs in bestuurszaken, in burgerlijke zaken en het bewijs in strafzaken onderscheiden. Het bestuursrecht definieert het begrip schriftelijkheid. Het civiel recht bevat bepalingen over de bewijskracht van geschriften. Bewijskracht definieer ik als de bindende kracht van datgene wat in een bepaald informatieobject is vastgelegd en die is gekoppeld aan een informatieobject. Aan akten wordt dwingend bewijs toegekend. Dwingend bewijs impliceert dat de rechter verplicht is de inhoud van een bewijsmiddel voor waar aan te nemen als een bewijsmiddel aan bepaalde in de wet beschreven (vorm)voorschriften voldoet. De bewijskracht van de digitale informatieobjecten is echter ongewis. Alleen de bewijskracht van elektronische onderhandse akten en elektronische processen-verbaal door opsporingsambtenaren staat vast.

In dit onderzoek richt ik mij in het bijzonder op het behouden van de bewijskracht van digitale informatieobjecten in het strafrecht. Het strafrecht bevat bepalingen over de toelaatbaarheid en waardering van de bewijsmiddelen in het strafrecht. De bewijsmiddelen die in het strafrecht worden toegelaten, zijn: de eigen waarneming van de rechter, verklaringen van de verdachte, getuige(n) en deskundige(n) en ‘schriftelijke bescheiden’. De wet geeft een limitatieve opsomming van wat onder ‘schriftelijke bescheiden’ wordt verstaan. Om bewijskracht te verkrijgen, moeten ‘schriftelijke bescheiden’ aan wettelijke vormvereisten voldoen. De omstandigheid dat een bewijsmiddel bewijskracht krijgt doordat aan de wettelijke vormvereisten is voldaan, maakt zijn gebruik voor de bewijsconstructie mogelijk. Of de inhoud ervan ook geloof verdient, zodat het bewijsmiddel ook daadwerkelijk gebruikt zal worden, kan in zijn algemeenheid niet worden gezegd.

- 54 -

Trends en ontwikkelingen In dit hoofdstuk geef ik antwoord op de vraag: Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen op organisatorische en technologisch gebied? Ik bespreek in dit hoofdstuk de trends en ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, standaarden voor archief- en informatiemanagement en ICT- technologie.

Duurzaamheid Duurzaamheid is het waarborgen van de integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten in het archiveringssysteem waardoor de authenticiteit en betrouwbaarheid van informatieobjecten door de tijd heen kunnen worden gewaarborgd waardoor zij als bewijs kunnen dienen. Het is waarschijnlijk dat tijdens een bewaartermijn de levensduur van de harden software, die nodig is om de informatieobjecten te kunnen vinden en lezen, wordt overschreden. Automatiseringssystemen worden periodiek vernieuwd waardoor er kans bestaat op verlies van informatie. De bewaarplicht noodzaakt daarom tot het nemen van maatregelen om de preservering van de opgeslagen informatieobjecten vorm te geven. Digitale informatieobjecten moeten om die reden worden overgebracht naar een digitaal depot (e-depot). Het CDD is ontwikkeld voor het duurzaam opslaan en bewaren van digitale informatieobjecten in de strafrechtsketen. Met het CDD kan de duurzaamheid en betrouwbaarheid van de digitale informatieobjecten worden gewaarborgd en wordt voldaan aan weten regelgeving. Om dat allemaal te realiseren moeten er kwaliteitseisen gesteld worden aan de digitale archivering en moeten archiveringsprocessen van de digitale informatieobjecten worden aangepast. Afstemming tussen de archieffunctie en het primaire proces is hierbij noodzakelijk. E-depots Steeds meer informatie is digitaal. Meestal is het oorspronkelijke informatieobject nog papier en is het later gedigitaliseerd, maar in toenemende mate is informatie digitaal gevormd, langs elektronische weg verstuurd, digitaal ontvangen en in digitale vorm bewaard. Digitale informatie is echter kwetsbaar. De grootste bedreiging voor digitale informatieobjecten is de snelle veroudering van harden software. Om leesbaar en vindbaar te blijven moet digitale informatie worden geconverteerd of gemigreerd. De ontwikkeling en bouw van digitale depots, waar digitale informatie duurzaam opgeslagen en bewaard kan worden, is een logisch gevolg van deze digitale revolutie. In Nederland vervullen het Nationaal Archief, het Gemeentearchief Rotterdam, het Stadsarchief Amsterdam en de Justitiële Informatiedienst een voortrekkersrol

- 55 -

op het gebied van de ontwikkeling en implementatie van e-depots. Op nationaal niveau wordt nagedacht over gemeenschappelijke e-depots en over een nationaal e-depot.105

Digitale duurzaamheid is van groot belang voor het authentiek, integer en bruikbaar houden van informatieobjecten. Een digitaal archief kan vele jaren meegaan maar gedurende die tijd verandert er een hoop in de computerindustrie. Een e-depot is een voorziening voor het duurzaam en betrouwbaar bewaren van digitale informatie. De algemene internationale standaard voor e-depots is het OAIS-referentiemodel (paragraaf Referentiemodel). Deze ISO-standaard regelt de indeling van een digitaal depot. Hij maakt een scheiding tussen de formaten die de gebruikers zien (die de op dat moment gangbare formaten zijn) en de bestandsformaten die intern in het archief gebruikt worden, die volgens de beste tradities van digitale duurzaamheid ontworpen dienen te zijn. Op deze manier kan het digitaal archief snel op nieuwe ontwikkelingen inspelen, zonder dat de gegevens in het archief onleesbaar worden.

Figuur 17 Reference model for an Open Archival Information System (OAIS)106

Een digitaal depot moet aan stevige kwaliteitseisen voldoen. De kwaliteitseisen betreffen vooral de betrouwbaarheid, zowel van de techniek als van de organisatie. In Nederland ziet de Archiefinspectie toe op de kwaliteit van de bewaring van archieven. Voor digitale archiveringssystemen heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) op basis

105

Berendse, 2009a. Figuur 4-1 van pagina 4-1 van het Reference model for an Open Archival Information System (Consultative Committee for Space Data Systems, 2002.). 106

- 56 -

van het OAIS-referentiemodel een toetsingskader ontwikkeld en gepubliceerd, te weten: ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot). ED3 is een checklist voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. Het toetsingskader dient als leidraad bij een audit of inspectie van het archiveringssysteem.107

Standaarden op het gebied van archivering Om bestaande informatieobjecten onveranderd maar in digitale vorm te bewaren, zijn zogeheten niet-reviseerbare bestandsformaten nodig. Een voorbeeld van een niet-reviseerbaar bestandsformaat is PDF/A. Van PDF/A verwachten we dat het een informatieobject op een elektronische manier representeert, waarbij de visuele integriteit blijft gewaarborgd en het informatieobject niet gemakkelijk is te veranderen.108 Tot deze categorie informatieobjecten behoren zakelijke transacties en juridische documenten. Over het algemeen is hierbij het doel de digitale informatieobjecten te gebruiken voor bedrijfsvoering en bij verantwoording en bewijs, op een manier waarop we ook papieren informatieobjecten bewaren. De nadruk ligt op het behoud van de visuele integriteit. Digitale informatieobjecten kunnen ontstaan zijn door informatieobjecten te scannen of digitaal gevormd zijn. De mogelijkheid om deze informatieobjecten aan te passen is geen vereiste.109

Als het noodzakelijk is om een soort ‘bron-informatieobject’ te behouden dat kan worden gebruikt om er op de lange termijn afgeleide informatieobjecten van te maken, dan is een formaat nodig waarvan de bewerkbaarheid gewaarborgd is. Het XML-bestandsformaat is een voorbeeld van een reviseerbaar formaat.110 Het bewaren van de exacte representatie weegt hierbij veel minder zwaar dan de bewerkbaarheid van het informatieobject (Figuur 11 Be-

107

LOPAI, 2008. De eerste keuze voor het opslaan van niet-reviseerbare tekstdocumenten is PDF/A-1. Dit formaat heeft de voorkeur omdat het ook voor de langetermijnarchivering zeer geschikt is. Het kan alleen niet altijd gebruikt worden. Zo is het mogelijk dat een op tekst gebaseerd document bepaalde onderdelen of functionaliteit en bevat die niet opgeslagen kan worden in PDF/A-1. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: 1. Documenten waarop een beperkte revisie, door middel van annotaties, plaatsvindt. Deze revisie moet als een extra laag (layer) aan het document worden toegevoegd, in plaats van de originele inhoud te wijzigen. Voor volledig reviseerbare documenten moet ODF worden gebruikt. 2. Publicatie van zogenaamde ‘functierijke’ op tekst gebaseerde documenten. Het gaat om tekstdocumenten met ingesloten 3D-objecten, multimedia, GEO-informatie, interactieve formulieren, document die encryptie bevatten, et cetera. Zie Bliek, 2010. 109 Oosterhout, 2009. 110 Als een niet-reviseerbaar informatieobject gepubliceerd wordt, kan het heel goed behalve in PDF/A (of 1.7 afhankelijk van de functierijkheid) ook in andere formaten worden gepubliceerd. 108

- 57 -

standsconversie en XML transformatie)111 Er bestaan meerdere formaten die voldoen aan de criteria die worden gesteld in de Archiefregeling. In de volgende paragraaf ga ik verder in op het PDF-formaat om verderop in deze casestudie de toepasbaarheid ervan te vergelijken met andere documentformaten. PDF en PDF/A Voor de opslag van digitale informatieobjecten kan gebruik worden gemaakt van PDFbestanden. Het Portable Document Format, of kortweg PDF, is sinds 1993 een de facto standaard voor de uitwisseling van digitale informatieobjecten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden.112 PDF is een binair bestandsformaat en heeft een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig informatieobject behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het informatieobject werd gemaakt. Hoewel informatieobjecten door het gebruik van PDF gefixeerd lijken, zijn ze toch muteerbaar. Beveiliging vraagt dus ook bij PDF aandacht. In Bijlage 2 PDF heb ik PDF en PDF/A in detail beschreven.

PDF/A (Portable Document Format Archivable) is in 2005 geïntroduceerd en een variant van het gewone PDF die specifiek is ontwikkeld voor archivering. PDF/A is ook bekend als ISO 19005-1:2005. PDF/A is een van de weinige documenttypen die op lange termijn eenzelfde weergave van het informatieobject kan garanderen. PDF/A is daarom bijzonder geschikt voor het opslaan van digitale informatieobjecten. De PDF/A-standaard is een deelverzameling van de functies van de standaard PDF 1.4. Er zijn echter ook enkele functies toegevoegd. Zo worden de gebruikte lettertypes bijvoorbeeld ingebed in het bestand. Alleen op die manier is men er zeker van dat het lettertype later nog beschikbaar is.113 XML XML is een op karakters gebaseerd bestandsformaat. XML is een opmaaktaal die de inhoud (structuur en elementen) van een gegevensverzameling beschrijft ongeacht de vormgeving waarin deze verzameling wordt gepresenteerd. Inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn in

111

Oosterhout, 2009. PDF is op 1 juli 2008 vrijgegeven als een open standaard door de International Organization for Standardization (ISO) als ISO/IEC 32000-1:2008. Tot die tijd was het een proprietary (bedrijfseigen) fromaat van Adobe. 113 Denk, bijvoorbeeld, aan het speciaal voor het Ministerie van Landbouw ontworpen Agrofont. 112

- 58 -

een XML-bestand gescheiden. De structuurkenmerken worden opgenomen in een DTD of XML-schema. De gegevens in een XML-bestand kunnen worden weergegeven met een stylesheet (CSS, XSL). Een XML-bestand kan ook als envelop functioneren waarin naast het archiefstuk ook metadata worden opgenomen.114 XML is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.115 Opslag van een informatieobject in XML-formaat voldoet aan de weten regelgeving. Omdat XML een reviseerbaar bestandsformaat is, moeten maatregelen worden genomen die verhinderen dat het bestand na ontstaan, ongeautoriseerd gewijzigd kan worden. In Bijlage 3 XML heb ik de functionaliteit van XML in detail beschreven.116 PDF of XML Voor databases en e-mail heeft JustID in beginsel XML als archiveringsformaat gekozen; voor tekstdocumenten PDF/A. Het Testbed Digitale Bewaring heeft zich in 2002 al terecht de vraag gesteld of er (altijd) een keuze moet worden gemaakt tussen PDF en XML als archiveringsformaat voor de preservering van een informatieobject op de lange termijn. Omdat PDF en XML complementair zijn is het denkbaar om zowel PDF als XML te gebruiken als archiveringsformaat voor de preservering van een informatieobject in plaats van het maken van een keuze uit PDF/A en XML. Een keuze voor zowel PDF/A als XML is ook een vorm van risicospreiding: als één van de formaten niet meer gelezen kan worden na tachtig jaar, dan is nog steeds het andere formaat beschikbaar.117

114

Bij het gebruik van XML kan JustID overwegen om niet zomaar 'normale' XML maar XML in combinatie met het Resource Description Framework (RDF)-model toe te passen. RDF is net als XML een W3C Recommendation en is gericht op het semantische web. RDF verhoogt de machineleesbaarheid en de interoperabiliteit van de XML-bestanden. XML zegt op zich echter niets over de betekenis van de tags, maar dat kan wel met RDF. In RDF kan worden aangegeven dat onderwerpen eigenschappen bezitten die een waarde hebben. Daarnaast is het noodzakelijk om de gehanteerde terminologie te definiëren in de vorm van een ontologie. Een nadeel van RDF is, dat door het toepassen van de RDF-syntax, de XML structuur complexer wordt. RDF vraagt immers een andere manier van informatiemodellering. Dit laatste gaat ten koste gaat van de vlotte leesbaarheid door de mens, want de interpretatie van de structuur en het destilleren van de semantiek verloopt moeizamer. 115 Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat (art. 26, Ar). 116 Een interessante ontwikkeling is Legal XML (Vincent III, 2000, p. 1395.) Legal XML is een standaard voor XML die gebruikt wordt voor de uitwisseling van juridische documenten onafhankelijk van de hulpmiddelen waarmee de documenten worden gemaakt. LegalXML, de organisatie die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van Legal XML, is een sectie van de Organization for the Advancement of Structures Information Standards (OASIS). 117 Testbed Digital Preservation, 2003.

- 59 -

Stylesheets XML-bestanden kunnen met de instructies in een stylesheet op een beeldscherm worden getoond. Een stylesheet bevat instructies voor de programmatuur om op basis van een XMLbestand vorm, zoals een HTML-bestand, te genereren. Als die stylesheet, bijvoorbeeld, de ‘kleine lettertjes’ niet toont dan onderteken je echter een onvolledige weergegeven informatieobject. Als je een XML-document ondertekent kan dat dus op basis van een onvolledig weergegeven document, net zoals je een overeenkomst kunt tekenen zonder de kleine lettertjes te lezen. En als de stylesheet niet alle gebruikte presentatie-elementen bevat, dat vult de webbrowser dat in met defaultwaarden waardoor de controle over de presentatie (deels) verloren gaat. De invulling kan bovendien nog eens verschillen per webbrowser. Dit staat haaks op de integriteitseis. Het moet steeds duidelijk zijn dat het informatieobject volledig en onveranderd wordt gepresenteerd! Er mag niet mee geknoeid zijn. Is dat wel het geval dan is het informatieobject niet meer integer en dus ook niet meer authentiek. Het is dus zaak om bij de ondertekening van XML-documenten goed op te letten en liefst alleen maar XML te ondertekenen die je zelf geproduceerd hebt. Om de vorm een op een te kunnen reconstrueren moeten het XML-bestand en de daarbij behorende stylesheets als een onlosmakelijk met elkaar verbonden logisch geheel worden opgeslagen en bewaard.

ICT-technologie Web 1.0; we read what they publish. CDD versie 1.0 wordt geassocieerd met Web 1.0 en de omslag van papier naar digitaal. In versie 1.0 van het CDD werden papieren informatieobjecten gescand en in TIFF- en PDF/A1b-formaat opgeslagen. De beide representaties werden samen met de metadata als een logisch geheel opgeslagen in het CDD. Web 2.0; we read what we publish. Web 2.0 wordt omschreven als de tweede fase in de ontwikkeling van het World Wide Web. Het gaat over de verandering van een verzameling websites naar een volledig platform voor interactieve webapplicaties voor eindgebruikers op het World Wide Web. Bij Web 2.0 kan iedereen naar eigen wens informatie toevoegen. Volgens sommigen zullen de interactieve - 60 -

webapplicaties uiteindelijk losstaande lokaal geïnstalleerde software overbodig maken. Het grote verschil tussen Web 1.0 en Web 2.0 is dat niet langer de eigenaar van de website de inhoud bepaalt maar de gebruikers van de website bepalen wat de inhoud van een pagina is.

De huidige versie van het CDD wordt geassocieerd met Web 2.0; er worden niet alleen gedigitaliseerde informatieobjecten maar ook digitaal gevormde informatieobjecten opgenomen in het CDD. De actoren kunnen de digitaal gevormde informatieobjecten zelf via EBV aanbieden of uploaden. De informatieobjecten worden in hun originele formaat en in PDF/A-1bformaat samen met de metadata opgenomen in het CDD. Web 3.0; they analyze what we publish. Web 3.0 behelst de trend waarbij internettoepassingen meer op elkaar zijn afgestemd, kunnen samengaan of geïntegreerd kunnen worden. Web 3.0 wordt beschouwd als de derde fase in de ontwikkeling van het internet. Web 3.0 is gerelateerd aan het ‘semantisch web’. Web 2.0 wordt beschouwd als het internet waarbij de computergebruiker meer invloed uitoefent door middel van meer interactie. Bij Web 3.0 worden met technische integratie van webservices op het internet verschillende toepassingen aan elkaar gekoppeld. Websites worden meer en meer volgens bepaalde protocollen of standaarden ontwikkeld, waardoor uitwisseling van gegevens ook gemakkelijker gaat.

Hiervoor hebben we gezien dat je het huidige web kunt beschouwen als een web van informatieobjecten. Wat er precies in die informatieobjecten staat is voor webapplicaties echter onduidelijk. Dat is kenmerkend voor Web 1.0-toepassingen. Het informatieobject is een representatie van de functies en werkprocessen die de informatieobjecten hebben voortgebracht. Voor gebruikers is die inhoud juist datgene wat interessant is. Informatieobjecten gaan over mensen, gebeurtenissen, bedrijven, landen, sport, eten, et cetera. In feite over alle onderwerpen die je maar kunt verzinnen. Je hebt het dan dus niet meer over informatieobjecten, maar over ‘entiteiten’ die in informatieobjecten voorkomen. Het is dus zaak om applicaties te laten begrijpen waar die entiteiten in informatieobjecten over gaan. Dat is in feite de definitie van het semantisch web: het semantisch web geeft betekenis aan entiteiten in webpagina’s en relaties tussen entiteiten. Door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie zijn applicaties in staat de inhoud van webpagina's te analyseren en begrijpen, om zo tot betere resultaten te komen.

- 61 -

Figuur 18 Web van entiteiten

Het semantisch web zal voor de gebruiker gemakkelijker en efficiënter zijn. In plaats van meerdere zoekacties te moeten uitvoeren om een taxi, een etentje en een film te boeken zal de gebruiker, bijvoorbeeld, alles kunnen combineren in één zoekopdracht. In Web 3.0 zullen webbrowsers ook meer informatie over gebruikers verzamelen, om zo zoekresultanten af te stemmen op de voorkeur van de gebruiker. Met ‘Search plus Your World’ geeft Google daar al invulling aan.118 CDD versie 3.0 wordt geassocieerd met Web 3.0 en met de beschouwing van het informatieobject vanuit het bedrijfsproces geeft JustID daar invulling aan.119 De elektronische handtekening Informatieobjecten die een waarmerk of elektronische handtekening bevatten zijn niet meer ongemerkt te wijzigen. Als je in een gewaarmerkt of getekend bestand een bit wijzigt is het waarmerk of de handtekening niet meer geldig. Bij de conversie van een gewaarmerkt en ge-

118

Zie http://www.google.com/insidesearch/plus.html geraadpleegd op 12 januari 2012. Het semantisch web behoeft semantische zoekmachines. We hebben gezien dat met semantisch in deze context wordt bedoeld, dat er relaties worden gelegd tussen de entiteiten in de informatieobjecten. Zoekmachines zullen Natuurlijke Taalverwerking (NTV) moeten integreren in het systeem. NTV-systemen kunnen menselijke taal converteren naar formele representaties die zoekmachines begrijpen. Hierdoor zal de zoekmachine het zoekresultaat kunnen leveren dat aansluit bij de zoekopdracht. Terwijl de huidige zoekmachine kijkt naar frequentie en dichtheid van een bepaalde term, leggen mensen relaties tussen woorden. Google probeert dit op te lossen door suggesties te geven voor de resultaten van een zoekopdracht. Meerdere zoekopdrachten zouden echter nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Het zoeksysteem zou dus niet meteen het resultaat moeten geven na het indexeren van de frequentie en dichtheid van zoektermen en de ‘PageRank’, maar zou een stap verder moeten gaan.119 Door het analyseren van de betekenis van de inhoud zal de toekomstige zoekmachine zelf bepalen welk informatieobject relevant is. Hierdoor zal de gebruiker van de zoekmachine ook eerder het juiste resultaat verkrijgen bij zoekopdrachten. 119

- 62 -

tekend XML-bestand naar PDF gaan het waarmerk en de handtekening verloren. De bewijswaarde van het ondertekende informatieobject valt dus uiteen na een conversie. Er is weliswaar bekend dat het informatieobject door een actor is gewaarmerkt en getekend, maar het originele, ondertekende informatieobject is niet meer leesbaar en het leesbare (geconverteerde) informatieobject is niet meer gewaarmerkt. Het waarmerk en de handtekening zijn niet meer gekoppeld aan het geconverteerde informatieobject. Voor dit probleem zijn door Boudrez vier oplossingen beschreven, te weten: het opnieuw waarmerken en tekenen van informatieobjecten, het registreren van de validatie, het certificeren van de migratie en het bewaren van het origineel.120 De eerste drie oplossingen zijn procedureel van aard, de laatste oplossing is technisch complex (en dus het kostbaarst). De communis opinio doctorum is de tweede oplossing, de registratie van de validatie. Voor gebruikers zou een verklaring van de archivaris (door hertekening) de betrouwbaarheid nog kunnen verhogen.121

Samenvatting en conclusies Trends en ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, standaarden voor archief- en informatiemanagement en technologie voor de ontwikkeling van het CDD+ zijn: digitale depots, archiveringsformaten en het semantisch web.

De e-depots die voor het duurzaam bewaren en beheren van digitale informatieobjecten zijn ontwikkeld, zijn gebaseerd op het OAIS-referentiemodel. In de genoemde e-depots zijn de basisfuncties beschikbaar en operationeel. De komende jaren zal de focus moeten verschuiven naar de preserveringsfunctie en de duurzaamheid van de informatiepakketten, i.e. het geheel van content en metadata.

De twee meest gebruikte archiveringsformaten zijn PDF/A en XML. Als de nadruk ligt op het behoud van de documenten voor toekomstige referentie, op een manier waarop we ook papier bewaren dan is PDF/A het meest geschikt. Als het noodzakelijk is om een soort ‘bron-informatieobject’ te behouden om er op de lange termijn afgeleide informatieobjecten van te maken dan is XML het meest geschikt. Ik heb in de bijlagen beschreven hoe PDF met behulp van XSL-FO en een XSLT-processor uit XML kan worden gegenereerd. Conversie van PDF

120 121

Boudrez, 2006. Dondorp, 2011.

- 63 -

is stukken lastiger is; het genereren van XML uit PDF vereist tekstdoorzoekbaarheid (OCR).122

Het zoeken van een dossier in de toekomstige versie van het CDD zou geschieden met een ‘full text search’. Om een ‘full text search’ uit te voeren in het semantisch web is een zoekmachine nodig die de informatieobjecten doorzoekt. Voorwaarde voor het zoeken op tekst is dat de informatieobjecten bij het opnemen in het CDD tekstdoorzoekbaar worden gemaakt. Als in plaats van PDF/A het archiveringsformaat XML wordt gekozen, kan bij het zoeken bovendien gebruik worden gemaakt van de structuur van het informatieobject en van de metadata in het informatieobject. Auteurs van informatieobjecten kunnen metadata gebruiken om de informatieobjecten beter te beschrijven.123

122 123

Testbed Digital Preservation, 2003. Croft, 2010.

- 64 -

Kwaliteitseisen informatieobjecten en informatiebeheer In dit hoofdstuk behandel ik de deelvraag: Hoe wordt de bewijskracht van een informatieobject vertaald naar waarborgen voor kwaliteit van de gedigitaliseerde en digitaal gevormde informatieobjecten en kwaliteit van het informatiebeheer? Ervan uitgaande dat gedurende de tijd dat de informatieobjecten als bewijs worden gebruikt, bewijskracht moet worden behouden, zijn waarborgen nodig, met betrekking tot: 1. de kwaliteit van de opgeslagen informatieobjecten 2. de kwaliteit van het informatiebeheer.124

Vormvereisten van een (digitale) akte Als een akte aan de wettelijke (vorm)voorschriften voldoet krijgt hij dwingend bewijs toegekend. De vormvereisten die aan een authentieke of onderhandse akte worden gesteld, zijn te vinden in art. 156 lid 1 Rv: •

Is schriftelijk;

•

Is ondertekend;

•

Heeft een bewijsfunctie.

Een authentieke akte moet bovendien zijn opgemaakt door bevoegde ambtenaren. Een voorbeeld van een authentieke akte is het proces-verbaal van een opsporingsambtenaar. De wet bepaalt in art. 344 lid 2 Sv de bewijskracht van het proces-verbaal van een opsporingsambtenaar: ‘Het bewijs dat de verdachte het telastegelegde feit heeft gepleegd, kan door den rechter worden aangenomen op het proces-verbaal van een opsporingsambtenaar.’

In paragraaf Bewijskracht van digitale informatieobjecten hebben we gezien dat in 2010 een wet in werking is getreden die de bewijskracht en toepassing van digitale informatieobjecten in het rechtsverkeer verruimt.125 De wijziging die de meeste betrokkenen aangaat is de bewijskracht die vanaf dat moment wordt toegekend aan elektronische onderhandse akten.126 Om een onderhandse elektronische akte die dwingende bewijskracht te geven, dient de akte te zijn ondertekend, moet de akte kunnen worden opgeslagen, toegankelijk zijn voor toekomstig gebruik en ongewijzigd kunnen worden gereproduceerd. Ten slotte is de uitdrukkelijke toe-

124

Bussel, 2007. Wet van 20 februari 2010 tot wijziging van enige bepalingen van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en het Burgerlijk Wetboek. 126 Art. 156a lid 1 Rv. 125

- 65 -

stemming nodig tot het gebruik van een elektronische akte van degene aan wie de elektronische onderhandse akte wordt verschaft. In de huidige praktijk komt dat meestal neer op een PDF-bestand met een elektronische handtekening.127

Deze vormvereisten hebben alle betrekking hebben op de creatie van het informatieobject! Informatieobjecten moeten voor gebruik meermaals, onafhankelijk van tijd, kunnen worden gereproduceerd, met dezelfde inhoud, structuur en verschijningsvorm als op het moment van conceptie (paragraaf Archiefwet 1995). Tegelijkertijd is het voor de bewijswaarde belangrijk dat de omstandigheden waarin de gegevens zijn bewerkt en afgehandeld bekend zijn. Gedurende de tijd dat de informatieobjecten als bewijs gebruikt worden, moet het mogelijk zijn om de omstandigheden te reconstrueren waarin ze zijn ontstaan, bewerkt, afgehandeld en beheerd.128 Bovenstaande imliceert dat de kwaliteit van de informatieobjecten en het informatiebeheer gedurende de tijd dat de informatieobjecten als bewijs gebruikt worden niet mag worden aangetast. Dat betekent dat de digitale informatieobjecten een op een moeten kunnen worden gereconstrueerd zoals ze ooit, op een eerder moment in de tijd, zijn ontstaan.

Bewijskracht van een digitaal informatieobject Als het digitale informatieobject aan de hiervoor beschreven (vorm)voorschriften voldoet krijgt het dwingend bewijs toegekend. De wettelijke bepalingen daarover vertalen zich niet een op een naar de kwaliteitskenmerken van informatieobjecten en informatiebeheer. Uit de wettelijke bepalingen is echter op te maken dat het bewijsmiddel gelezen moet kunnen worden; dus een geschrift moet zijn. Een elektronisch proces-verbaal van een opsporingsambtenaar en een elektronische onderhandse akte moeten zijn ondertekend en degene die het informatieobject heeft ondertekend moet identificeerbaar zijn als een bevoegd ambtenaar. Informatieobjecten mogen bovendien niet ongeautoriseerd worden gewijzigd.129 Hieruit valt af te leiden dat als aan de kwaliteitseisen authentiek, integer en bruikbaar is voldaan het digitale

127

In theorie zou een digitaal gevormd informatieobject, dat op een beeldscherm wordt getoond en van een elektronische handtekening is voorzien, volstaan. 128 De voorwaarde dat de bewijskracht moet worden gegarandeerd is relevant voor de fasen opsporing, vervolging en berechting in de strafrechtsketen. In deze fasen vindt informatievergaring, informatieverwerking en informatieoverdracht plaats. Na de berechting is geen sprake meer van informatieverwerking en speelt bewijskracht van informatieobjecten geen rol van betekenis. Zie Borst, 2009. 129 Als het gaat om het misdrijf ‘valselijk opmaken of vervalsing van een geschrift’ spelen in een strafproces papieren informatieobjecten een belangrijke rol (in de betekenis van het, met boze bedoelingen, opzettelijk veranderen van een informatieobject). Het bewijs daarvoor kan alleen met de ‘originele vervalste documenten’ worden geleverd, niet met kopieën. Zie Ketelaar, 2005.

- 66 -

informatieobject de wettelijk bepaalde bewijskracht die het heeft, behoudt. Bij het selecteren en waarderen van bewijsmiddelen en de toekenning van bewijskracht aan een informatieobject zal de rechterlijke instantie echter niet alleen kijken naar de kwaliteit van het informatieobject maar ook naar de kwaliteit van het archiveringssysteem waarmee het informatieobject wordt bewaard en beheerd. De stelling is daarom dat bewijsmiddelen hun bewijskracht behouden als adequate maatregelen voor het waarborgen van de kwaliteit van de informatieobjecten en van het informatiebeheer zijn ingebouwd in het CDD+.

Kwaliteit Kwaliteit is een zaak van perspectief. Kwaliteit heeft betrekking op het proces van ontwikkeling van het e-depot, het e-depot dat daar het resultaat van is, het informatiebeheer waar het edepot onderdeel van is of op het informatieobject dat het e-depot (re)produceert.130 Ik beperk me in dit onderzoek tot de kwaliteit van het informatiebeheer (CDD+) en de kwaliteit van het informatieobject (bewijsstuk). Kwaliteit van een informatieobject De kwaliteit van het informatieobject (archiefstuk) wordt uitgedrukt in de volgende kenmerken: •

authenticiteit,

•

betrouwbaarheid,

•

integriteit en

•

bruikbaarheid.131

Deze kwaliteitskenmerken zijn gedetailleerd beschreven in Bijlage 6 Kwaliteitskenmerken van informatieobjecten en informatiebeheer.

De authenticiteit van een informatieobject heeft te maken met de oorspronkelijkheid van het object. Is het informatieobject afkomstig van degene wiens naam erop staat, en is het informatieobject verzonden op het tijdstip dat is aangegeven? Betrouwbaarheid betekent dat het correct is wat er in het informatieobject staat en is onderdeel van het creëren van het informatieobject. De integriteit heeft betrekking op de juistheid van de inhoud van het informatieobject,

130

Delen, 1992. Er zijn meerdere sets kwaliteitsattributen voor informatieobject in gebruik. Ik kies voor de definities uit de internationale standaard NEN-ISO 15489. 131

- 67 -

het mag niet (ongeautoriseerd) veranderd kunnen worden. Er mag dus niets, bedoeld of onbedoeld, worden toegevoegd, verwijderd of veranderd. Er moet steeds getoetst kunnen worden dat het informatieobject niet is veranderd. Een mogelijkheid om gegevens te controleren is door het gebruik van een audittrail, waarin wordt vastgelegd of opgeslagen gegevens zijn gewijzigd en, zo ja, wat er dan door wie en wanneer precies is aangepast. Bij de bruikbaarheid gaat het erom dat toegang tot het informatieobject mogelijk is en dat het informatieobject ‘binnen een redelijke termijn’, in een leesbare of waarneembare vorm terug te vinden is (art. 20 Ar). Voor het waarborgen van de kwaliteitskenmerken authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van een informatieobject zijn verschillende technieken inzetbaar, zoals versleuteling tot geheimschrift (encryptie), digitale handtekeningen, niet muteerbare opslagmedia, maar ook maatregelen zoals registratie van de procedure van vastleggen (protocollering).

Authenticiteit en betrouwbaarheid in de betekenis die de NEN-ISO 15489-1 daaraan hecht, staan in zekere zin los van integriteit en bruikbaarheid. Authenticiteit en betrouwbaarheid zijn eigenschappen van een informatieobject die eisen stellen aan het ontstaan van het informatieobject. Authenticiteit en betrouwbaarheid zitten in de context van het archiveringssysteem; in het primaire proces waarin het informatieobject wordt gecreëerd of wordt ontvangen.132 Authenticiteit en betrouwbaarheid zijn kwaliteitskenmerken van informatieobjecten die vooral eisen stellen aan het bedrijfsprocessysteem van de ketenpartner. Betrouwbaarheid betekent dat de inhoud van een informatieobject kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten. De representatie van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het informatieobject getuigt kan echter onjuist zijn. Een volgens de wettelijke eisen opgenomen en bewaarde verklaring kan gelogen zijn (valse aangifte) of kan bewust vervalst zijn (valsheid in geschrifte).133 Een informatieobject is in dat geval weliswaar een authentiek, integer en bruikbaar informatieobject maar niet een betrouwbaar informatieobject. Betrouwbaarheid zit daarom in de integriteit van de au-

132

Een archiveringssysteem vangt in de visie van Horsman aan met het opnemen van een archiefstuk. Ik leid daaruit af dat het ontstaan of de ontvangst van een informatieobject in de context van het archiveringssysteem plaatsvindt. De creatie of ontvangst van een informatieobject is in zijn opvatting onderdeel van het primaire proces. Zie Horsman MSc, 2006. 133 Beide zijn strafbaar. Art. 225 Sr beschrijft ‘valsheid in geschrifte’, art. 188 lid 1, Sr beschrijft ‘valse aangifte’. Bij uitbreiding wordt het vervalsen van computerbestanden die geloofwaardig moeten zijn, bijvoorbeeld een boekhouding, ook tot de valsheid in geschrifte gerekend, aldus de Hoge Raad 5 januari 1991, Nederlandse Jurisprudentie 1991, nr. 668.

- 68 -

teur/archiefvormer (wat iets anders is dan de integriteit van een informatieobject).134 Betrouwbaarheid wordt bepaald bij de vastlegging van de verklaring op het moment van de documentatie van de handeling. Is het archiefstuk een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt? Indachtig de schriftelijke bescheiden die in het strafrecht als bewijsstuk worden erkend, namelijk een rechterlijke beslissing, proces-verbaal, ambtelijk geschrift, deskundigenrapport en een ander geschrift, dan maakt alleen een volledige en nauwkeurige weergave van de feiten waarvan het getuigt een geschrift betrouwbaar.135

Samenvattend gaat dit hoofdstuk in belangrijke mate over (het behoud van) bewijskracht van informatieobjecten die in het CDD worden opgeslagen en beheerd. Bij bewijskracht gaat het om drie van de vier kwaliteitseisen van een stuk (3 van de 4 NEN-ISO-eisen), namelijk authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid. Het attribuut betrouwbaarheid slaat op de inhoud en is goed beschouwd geen archivistische maar een bestuurlijke aangelegenheid, namelijk de integriteit van de organisatie en persoon. Betrouwbaarheid is een kwaliteitskenmerk dat niet binnen de basisvoorzieningen van het CDD+ wordt vormgegeven, maar door de archiefvormer bij de creatie of samenstelling van het informatieobject. Reikwijdte van de kwaliteitskenmerken in het CDD+ De kwaliteitseisen authenticiteit en betrouwbaarheid gelden op alle gebruiksniveaus van het records continuüm. Betrouwbaarheid is een kwaliteitskenmerk dat echter niet binnen de basisvoorzieningen van het CDD+ wordt gewaarborgd. Wil een rechter bewijskracht toekennen aan een informatieobject moet hij niet alleen overtuigd zijn van de kwaliteit van het informatieobject op alle gebruiksniveaus maar ook van de kwaliteit van het bedrijfsprocessysteem waarmee het informatieobject wordt gecreëerd of ontvangen en van het archiveringssysteem waarmee het informatieobject wordt beheerd. De ontstaanscontext moet worden meegenomen in de beschouwing; dat is dus inclusief het primaire proces. De ketenpartner kan de authenticiteit en de integriteit van het informatieobject versterken door de WTV-service van JustID vanuit het bedrijfsprocessysteem aan te roepen.

134

Integriteit in de zin van eerlijk, onkreukbaar. Tegen de achtergrond van bovenstaande uiteenzetting is het interessant te kijken naar Friedrich Nietzsche’s definitie van waarheid. Waarheid is ‘een mobiel leger van metaforen, metonymia, antropomorfismen, kortom een som van menselijke relaties die op poëtische of retorische wijze zijn verheven, overgedragen en opgesierd, en die […] na lang gebruik als vaststaand, canoniek en bindend voorkomen’. Zie ook Oosterling, z.j.

135

- 69 -

Records Continuüm gebruiksniveaus

ontstaan

verwerven

gebruiken

betrouwbaarheid authenticiteit integriteit bruikbaarheid

bedrijfsprocessysteem

CDD+

Figuur 19 Reikwijdte van de kwaliteitskenmerken van het informatieobject in het CDD+

Authenticiteit van een waarmerk of handtekening Een digitaal informatieobject dat is voorzien van een elektronisch waarmerk is integer. Een digitaal informatieobject dat is voorzien van een elektronische handtekening is authentiek. Die elektronische handtekening moet dan wel met een gewaarmerkt certificaat te verifiëren zijn. De geldigheid van de elektronische handtekening kan worden gecontroleerd met het certificaat: het (digitaal) certificaat is gekoppeld aan een (fysieke) identiteit. Certificaten hebben uit veiligheidsoverwegingen een beperkte levensduur en dienen regelmatig vernieuwd te worden. Een certificaat kan ook ingetrokken worden. De handtekening kan dan niet meer worden geverifieerd (paragraaf De elektronische handtekening). Dit is aanleiding om in te gaan op het onderwerp ‘evidence records’. Langetermijnbewaring van informatieobjecten In de deze paragraaf ga ik in op de archivering en de langetermijnhoudbaarheid van de geldigheid van elektronische handtekeningen. Digitale certificaten hebben een beperkte levensduur hebben. Dat betekent dat informatieobjecten van een nieuwe tijdsstempel moeten worden voorzien voordat het certificaat verlopen is. Hiervoor is een geautomatiseerd mechanisme nodig. Voor het verwerken van grote hoeveelheden informatieobjecten zijn speciale methoden ontwikkeld. Deze methoden maken gebruik van zogenaamde ‘evidence records’. Evidence records leveren bewijs van het bestaan van een informatieobject op een bepaald tijdstip. Hiermee kan op elk willekeurig moment onweerlegbaar worden aangetoond dat de genoemde gegevens niet zijn gewijzigd in de afgelopen periode. De toepassing van evidence records is - 70 -

niet beperkt tot gewaarmerkte en/of getekende documenten. Evidence records kunnen ook worden gebruikt voor elk willekeurig ander digitaal informatieobject; het is een algemene standaard voor het bewaken van de integriteit op de lange termijn, waarbij op elk willekeurig moment aangetoond kan worden dat de gegevens niet zijn gewijzigd.

Figuur 20 Authenticiteit en integriteit van het informatiepakket136

Evidence records zijn beschreven door de werkgroep Long-Term Archive and Notary Services (LTANS) van de Internet Engineering Task Force (IETF). Een standaard waarmee evidence records kunnen worden geïmplementeerd is LTANS. Het verschil met XAdES is dat XAdES door de auteur wordt gebruikt om aan te geven dat hij verantwoordelijk voor en akkoord is met de inhoud. En dat LTANS door de beheerder wordt gebruikt om aan te geven dat de verzameling objecten integer en als een onlosmakelijk met elkaar verbonden geheel zijn bewaard en beheerd. Ik verwijs voor een meer gedetailleerde beschrijving naar de functionele

136

Hup, 2011.

- 71 -

eisen van long-term archive services.137 LTANS wordt ingezet voor de langetermijnbewaring van informatieobjecten als onderdeel van de WVTS.138,139

In de toekomstige versie van het CDD zal een informatiepakket bestaan uit het originele bestand, een XML-bestand, een XSD-bestand, een of meer stylesheets, een metadatabestand, een audittrail en een journaal. In deze versie van het CDD zijn de informatieobjecten in XMLformaat en de stylesheets onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dit betekent dat niet alleen de integriteit van het informatieobject worden gewaarborgd maar ook van de integriteit van de combinatie van informatieobject en stylesheets. Een geldig en online te verifiëren tijdstempel moet hiervoor zorgen. Dat kan gerealiseerd worden met LTANS. Kwaliteit van een archiveringssysteem Het archiveringssysteem is een bijzonder soort informatiesysteem. Het voorziet de organisatie van kwalitatief hoogwaardige informatie, namelijk archiefdocumenten. Dat wil zeggen, dat de informatie geacht mag worden volledig authentiek en betrouwbaar te zijn, dat de informatie blijk geeft van de activiteiten van de organisatie, bruikbaar is voor het afleggen van verantwoording en kan fungeren als kennisbron. Het archiveringssysteem zorgt ervoor dat de noodzakelijke kwaliteit van de informatie behouden blijft.140

Bovenstaand citaat geeft het doel van een archiveringssysteem weer. Een archiveringssysteem is in de visie van Horsman een informatiesysteem, niet per se een geautomatiseerd informatiesysteem. Het CDD+ is een archiveringssysteem zoals door Horsman bedoeld dat een ketenpartner in de strafrechtsketen in staat stelt haar digitale informatieobjecten te (laten) bewaren en beheren.

Voor het creëren en ontvangen van de informatieobjecten in het primaire proces wordt gebruik gemaakt van een (geautomatiseerde) bedrijfsprocessystemen van de actor zelf. De kwaliteitseisen gelden daarom voor zowel het archiveringssysteem als het bedrijfsprocessysteem.

137

This may be achieved by providing evidence records that support the long-term non-repudiation of data existence at a point in time, e.g. in the case of legal disputes. The evidence record should contain sufficient information to enable the validity of an archived data object's characteristics to be demonstrated to an arbitrator. The characteristics subject to verification will vary. For example, authentication of an originator may not be possible in all cases, e.g., where the object submitted to the archive is not signed or where the object does not include the necessary information to authenticate the object's signer. Zie Wallace, 2007. 138 Nigtevecht, 2011b, p. 4-13. 139 LTANS wordt, bijvoorbeeld, als een service geleverd door Ascertia. 140 Horsman, 1999.

- 72 -

Authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten … zijn gerelateerd aan context. Tot die context horen (onder andere) de betrouwbaarheid van de organisatie in haar functie van creator en/of ontvanger en beheerder van informatieobjecten binnen het archiveringssysteem, en de betrouwbaarheid van het archiveringssysteem zelf. De eisen gelden niet alleen voor het archiveringssysteem, maar eigenlijk voor de hele organisatie. Om die reden is in deze context, daar waar archiveringssysteem staat, ook de organisatie in algemene zin bedoeld.141

De kwaliteitskenmerken van een archiveringssysteem vanuit gebruikersperspectief zijn: •

betrouwbaarheid,

•

integriteit,

•

compliancy,

•

bereikbaarheid en

•

systematisch.

Bovenstaande kwaliteitskenmerken zijn beschreven in Bijlage 6 Kwaliteitskenmerken van informatieobjecten en informatiebeheer. Standaarden en normen Belangrijke instrumenten voor het waarborgen van de kwaliteit van informatiebeheer zijn de standaarden en normen op het gebied van archief- en informatiemanagement. Archieven moeten een betrouwbaar karakter uitstralen. Om de kwaliteit van de informatieobjecten en het informatiebeheer te waarborgen is het wenselijk een (internationale) standaard als uitgangspunt te nemen en deze in de praktijk toe te passen. Een standaard geeft aanbevelingen voor de opslag en het beheer van (digitale) informatieobjecten en bevat praktische en organisatorische handvatten waarmee risico's kunnen worden uitgesloten en waarmee informatieobjecten veilig en betrouwbaar kunnen worden opgeslagen en bewaard. Door de toepassing van een standaard kan de bewijskracht van opgeslagen (digitale) informatieobjecten binnen een organisatie worden versterkt.

Voor het beheer van informatieobjecten zijn naast de archiefwetgeving diverse erkende standaarden ontwikkeld die in de praktijk kunnen worden toegepast. Voorbeelden van standaarden zijn: de NEN-ISO-normen voor informatieen archiefmanagement en informatiebeveiliging, het CobiT-framework en het ITIL-framework. Meer specifiek voor het informatieen

141

Waalwijk, 2010b.

- 73 -

archiefbeheer, de metadata en gebruikte middelen zijn de volgende internationale standaarden gedefinieerd: •

Informatie- en archiefmanagement (NEN-ISO 15489-1:2001)

•

Eisen voor functionaliteit van informatieen archiefmanagement in programmatuur (NEN 2082)

•

Metadata voor archiefbescheiden (NEN-ISO 23081-1: 2006)

•

Beschrijvingsstandaarden (ISAD(G))

•

Archiefschema’s (EAD)

Voor bestandsformaten en applicaties zijn de volgende (technische) standaarden gedefinieerd: •

Bestandsformaten (vb. PDF/A, XML)

•

Open Archival Information System (ISO 14271:2002 )

Ar 2009

Aw 1995

M IO

RMA

NEN 2082

NEN-ISO

NEN-ISO

15489

23081

ISO 14271

Figuur 21 Archiefwetgeving en internationale standaarden voor archiveringssystemen

Dé internationale norm op het gebied van informatieen archiefbeheer (processen en documenten) is NEN-ISO 15489-1:2001. De NEN-ISO 15489 geeft het grote kader voor de totale informatiehuishouding. De 15489 wordt nader ingevuld voor de te gebruiken programmatuur

- 74 -

in de NEN 2082. Methoden, technieken en middelen die gebruikt worden bij het informatieen archiefbeheer zijn metadata, e-depots, et cetera. De (internationale) normen zijn voor de toe te kennen metadata de NEN-ISO 23081 en voor een beheersysteem voor de lange termijn bewaring van digitale archieven (e-depot) de ISO 14271:2002 (OAIS). Organisaties kunnen hun informatiehuishouding op deze internationale normen baseren (Figuur 21 Archiefwetgeving en internationale standaarden). Certificeren JustID wil het CDD+ de komende jaren onder de aandacht brengen van de actoren in de strafrechtsketen en op zoek gaan naar partners die kunnen en willen voldoen aan de gestelde voorwaarden. Certificering van processen die gebruik uitmaken van het e-depot is hierbij een belangrijk instrument. Certificeren houdt in dat een onafhankelijke derde de kwaliteit van een proces waarborgt door een controle en de afgifte van een certificaat. Veel in gebruik zijnde DMS/RMA-systemen zijn NEN 2082-gecertificeerd. Aan welke normen en certificering moeten ketenpartners en JustID met hun software voldoen om hun archiefstukken in op te slaan? Te denken valt aan de NEN-ISO 15489 en de NEN 2082 standaarden. Certificering is mogelijk door het European Certification Bureau Nederland (ECB).

Samenvatting en conclusies Als het digitale informatieobject aan de wettelijke eisen voldoet impliceert dit dat het informatieobject voor de rechter als dwingend bewijs geldt. De rechter is dan verplicht de inhoud van het bewijsmiddel voor waar aan te nemen. Als het informatieobject in het CDD+ wordt opgenomen heeft het bewijskracht. Het is het doel van het CDD+ deze bewijskracht te behouden. Daarvoor zijn waarborgen nodig met betrekking tot de kwaliteit van informatieobjecten en informatiebeheer.

Bewijskracht van digitale informatieobjecten is niet duidelijk en uitputtend beschreven in de wet; bewijskracht is niet een op een te vertalen naar kwaliteitseisen voor informatieobjecten en informatiebeheer. Bij bewijskracht gaat het om drie van de vier kwaliteitseisen van een stuk (3 van de 4 ISO-eisen), namelijk authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid. Alleen bij materiële bewijskracht gaat het ook om betrouwbaarheid. De actoren in de strafrechtsketen kunnen de authenticiteit en integriteit versterken en garanderen door vanuit hun bedrijfsproces de WTV-service aan te roepen. Een gewaarmerkt en getekend informatieobject is niet meer te wijzigen zonder dat het opgemerkt wordt. Met XML als archiveringsformaat zijn inhoud, - 75 -

structuur en verschijningsvorm van een informatieobject gescheiden opgeslagen. De authenticiteit en integriteit van het geheel van objecten in een informatiepakket in het CDD+ kan worden gewaarborgd met technieken die zijn beschreven door de werkgroep LTANS van de IETF.

Het informatiebeheer moet betrouwbaar, integer, compliant, bereikbaar en systematisch worden ingericht. Certificering en auditing zijn de belangrijkste instrumenten voor het onderbouwen van de ‘geloofwaardigheid’ van het CDD+.

- 76 -

De visie op de strafrechtsketen In dit hoofdstuk beschrijf ik de visie van JustID op de toekomstige inrichting van de strafrechtsketenen en analyseer ik de gevolgen van het gebruik van XML als archiveringsformaat voor het dienstenpakket van het CDD+. Ik beantwoord daarmee de deelvraag: Hoe kunnen inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van een informatieobject op een eenduidige manier worden gescheiden en samenhangend worden benut? Ik maak daartoe een analyse van drie invalshoeken die samen de ontstaanscontext vormen: de organisatorische, functionele en de informatiecontext.142

Missie, visie en doelstellingen

Ketenorganisatie

Ketenprocessen

Bedrijfsprocessystemen

Figuur 22 Architecturen

Ik zet eerst uiteen wat de doelen, taken, activiteiten en organisatie in de strafrechtsketen zijn. Daarna volgt een beschrijving van de karakteristieken van de keten- en bedrijfsprocessen die kenmerkend zijn voor de strafrechtsketen. Ten slotte geef ik een analyse van de kenmerken van het dienstenpakket van JustID waaronder het CDD en de WTVS.

142

Thomassen, 2000, p. 5-28.

- 77 -

Missie, visie en doelstellingen De missie van de ketenorganisatie in de strafrechtsketen is het toepassen van de juiste sanctie (straf of maatregel) op de persoon (dader) door het creëren van een integer en integraal persoonsbeeld.143 De visie is de blik op de toekomst en geeft de gewenste situatie aan en is vervat in dit hoofdstuk. De strategie is de kracht en de richting waarmee de visie wordt nagestreefd en is vertaald naar de aanbevelingen. Doelen zijn de tastbare resultaten die de ketenpartners in de strafrechtsketen willen realiseren om de visie te verwezenlijken en de strategie van de ketenorganisatie uit te voeren. Als doelstellingen van het CDD+ zijn onder meer gedefinieerd: 1. het leveren van een bijdrage aan de totstandkoming van een integer- en integraal persoonsbeeld; 2. het inrichten van een integraal bedrijfsproces; 3. het met behoud van bewijskracht vervangen van papieren informatieobjecten als origineel bij het ter beschikking stellen van archiefstukken; 4. het verkorten van de doorlooptijd bij het lichten van archiefstukken.

Ketenorganisatie De organisatorische context van de strafrechtsketen omvat meer dan duizend organisaties. De verschillende organisaties worden verdeeld in de domeinen Opsporing, Vervolging, Berechting, Tenuitvoerlegging en Re-integratie. Elk onderdeel heeft zich gespecialiseerd in een onderdeel van het ketenproces. Belangrijke actoren in de strafrechtsketen zijn: •

Politiediensten (KLPD, regionale politiediensten, vreemdelingenpolitie);

•

Openbaar Ministerie (OM);

•

Rechtbanken en gerechtshoven (ZM);

•

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI);

•

Stichting Reclassering Nederland (SRN)

•

Centraal Justitieel Incassobureau (CJI).

•

Justitiële Informatiedienst (JustID);

JustID is het centrale punt in de informatievoorziening in de strafrechtsketen en biedt met het CDD+ een archiveringssysteem voor het bewaren en beheren van de digitale dossiers. JustID

143

Zie http://intranet.justid.minjus.nl/index.php?option=com_content&view=article&id=85&Itemid=158 geraadpleegd op 15 december 2011.

- 78 -

verstrekt de gegevens van zogenoemde justitiabelen aan alle daartoe gerechtigden binnen de strafrechtsketen. Daarnaast doet JustID het applicatie- en technisch beheer van het JDS en de SKDB. JustID is de ‘plek voor digitale archieven in de strafrechtketen (sic!)’.144 JustID treedt op als Trusted Third Party voor de aan het CDD+ deelnemende actoren. CDD+ is de centrale voorziening voor het bewaren en beheren van de digitale dossiers een Trusted Digitale Repository.145

Ketenprocessen

Figuur 23 Strafrechtsketenproces

Het strafrechtsketenproces is een keten van logisch op elkaar aansluitende processtappen. Bovenstaande weergave is een sterke vereenvoudiging van de werkelijkheid. De feitelijke procesgang is veel ingewikkelder.146 In de eerste schakel (Opsporing) werken politie en andere opsporingsdiensten samen om strafbare feiten te constateren. Is een feit opgehelderd dan wordt het ‘feit’ met een proces-verbaal overgedragen aan de volgende schakel (Vervolging). Als Vervolging (Openbaar Ministerie) vindt dat het feit in aanmerking komt voor Berechting volgt een dagvaarding en wordt de zaak aan de rechter voorgelegd, et cetera. De output van een schakel is de input voor de volgende schakel; het proces-verbaal, de output van het domein Opsporing, is input voor het domein Vervolging. De dagvaarding, de output van Ver-

144

Barneveld Binkhuysen, 2005, p. 5. Waalwijk, 2005. 146 Grijpink, 2010, p. 144. 145

- 79 -

volging, is input voor het domein Berechting. Het vonnis, de output van de schakel Berechting is input voor de schakel Tenuitvoerlegging, et cetera. De keten wordt van boven naar beneden, van links naar rechts doorlopen (Figuur 23 Strafrechtsketenproces).

In hoofdstuk Wettelijk kader is vastgesteld dat geen ketenverantwoordelijke kan worden bepaald. Er is niet een enkele overheidsinstantie verantwoordelijk voor het geheel van de keten. In iedere keten, ook in de strafrechtsketen, is elke ketenpartner verantwoordelijk voor zijn eigen (primaire) bedrijfsproces. De scheiding van verantwoordelijkheden geldt ook de zorg voor het archief: elke ketenpartner is belast met de ‘zorg’ voor het eigen archief (let wel: het beheer kan wel worden gedelegeerd).

Beheersprocessen JustID JustID levert verschillende ICT-diensten aan de ketenpartners. JustID heeft daarenboven organisatieonderdelen die invulling geven aan het beheer en de ondersteuning. Deze afdelingen vormen samen de ‘+’ in CDD+ (Tabel 1 Beheer CDD+ ).

Tabel 1 Beheer CDD+

Afdeling

Doelstelling

Archivistisch beheer

Archivistisch beheer is verantwoordelijk voor de uitvoering van archiveringsfuncties. Het expertisecentrum richt zich op archiefbeleid/wetgeving, standaardisatie op dat vlak, kennisdeling/audit, uitwerken van vraagstukken op het gebeid van digitale duurzaamheid. Functioneel beheer is verantwoordelijk voor het optimaliseren van de informatievoorziening door het in kaart brengen van de wensen van de deelnemende organisaties en deze wensen om te zetten in wijzigingen in de ondersteunende (ICT-)middelen. Het onderdeel Inrichting en aansluiting is verantwoordelijk voor de aansturing van projecten voor inrichting en aansluiting op CDD+ archivistische voorzieningen. De Scanservice wordt ingezet voor het omzetten van papieren informatieobjecten in digitale informatieobjecten

Expertisecentrum

Functioneel beheer

Inrichting en aansluiting

Scanservice

Primaire bedrijfsprocessen van de ketenpartners In deze paragraaf beschrijf ik de functionele context van de strafrechtsketen. Ik beschouw de schakels (domeinen) Opsporing en Vervolging apart om iets te kunnen zeggen over de kwaliteit van de informatieobjecten en de kwaliteit van het archiveringssysteem. We moeten voor zowel het domein Opsporing als voor de domeinen Vervolging en Berechting de werkproces- 80 -

sen en het informatiesysteem van dat domein bestuderen, willen we iets kunnen zeggen over de kwaliteit van het e-depot en informatiebeheer. De werkprocessen van het domein Opsporing worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van en door medewerkers van de opsporingsdiensten (lees: politie en andere opsporingsdiensten). De werkprocessen van het domein Vervolging worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van en door de medewerkers van het Openbaar Ministerie. Politie en Openbaar Ministerie maken voor de uitvoering van hun administratieve taken daarbij (in de toekomst) gebruik van een of meer van de basisvoorzieningen van het CDD+. De belangrijkste basisvoorzieningen zijn: •

Elektronisch Berichtenverkeer (EBV);

•

Reproductie en Vervangingsservice (RVS);

•

Centraal Digitaal Depot (CDD);

•

Documentbeheer;

•

Waarmerk-, tekenen validatieservice (WTVS);

•

Elektronische vervangings-, migratie en conversieservice (e-VMCS).

In Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ zijn de bedrijfsprocessen van de actoren Opsporing, Vervolging en het dienstenpakket van JustID weergegeven. Een informatieobject, bijvoorbeeld een proces-verbaal, wordt opgemaakt in het domein Opsporing. Tijdens of na creatie wordt het informatieobject door de actor voorzien van contextinformatie, opgenomen in het ‘informatiesysteem’ van de actor en losgekoppeld van het proces. Na opname van het informatieobject in het informatiesysteem van de actor is het informatieobject vindbaar voor de organisatie. Informatieobjecten kunnen zodra ze zijn gecreëerd of na een bepaalde periode worden opgenomen in het CDD. In de huidige praktijk is dat aan het eind van het primaire bedrijfsproces. Vanuit archivistisch perspectief (en indien zo beschreven in de Basisselectiedocumenten/Handelingen voor de organisatie) is het document relevant voor opname in het archief wanneer het in archiefwettelijke context de definitieve status bereikt. De meeste documenten zijn al direct of kort na creatie in het primaire proces definitief, maar worden pas aan het eind van het primaire proces in archiefcontext geplaatst.147

147

Groen, 2008.

- 81 -

Centraal Digitaal Depot Als het informatieobject in de archiefcontext wordt geplaatst, wordt het in de toekomstige versie van CDD geconverteerd naar het ‘archiveringsformaat’: XML. Samen met de metadata worden het TIFF- dan wel het originele bestand en het XML-bestand opgenomen in het CDD. De twee bestanden (het bron- en XML-bestand), de metadata en de audittrail vormen het overgedragen informatiepakket (AIP).

Zolang de bewaarplicht geldt, wordt het overgedragen informatieobject bewaard en beheerd in het CDD. Als het informatieobject een bewaartermijn heeft en de bewaartermijn verstreken is, moet het informatieobject worden vernietigd tenzij het nog waarde heeft.148 Als het informatieobject bewaard moet blijven, wordt het na afloop van de bewaarplicht, of als de bewaartermijn korter is dan twintig jaar, na twintig jaar overgebracht naar het e-depot van het Nationaal Archief.149 Een informatieobject waarvan de bewaartermijn langer dan twintig jaar is, blijft in het CDD totdat de bewaartermijn verstreken is. Het bewaren van informatieobjecten in het CDD impliceert een conversie, migratie of emulatie als de kans bestaat dat ze niet meer leesbaar of vindbaar zijn (art. 25 lid 1 Ar).

In Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ en bedrijfsprocessen van de ketenpartners zijn de kwaliteitskenmerken van de informatieobjecten en momenten van (re)contextualisatie aangegeven. Authenticiteit en betrouwbaarheid stellen eisen aan de creatie en de samenstelling van het informatieobject en liggen in de context van het archiveringssysteem. Integriteit en bruikbaarheid stellen eisen aan het informatiebeheer. In bijlage Records Continuüm is beschreven dat een informatieobject in elke dimensie van het Records Continuüm wordt gerecontextualiseerd, dat wil zeggen wordt voorzien van nieuwe tekens en waarden en/of juist wordt ontdaan van oudere tekens of waarden. 150 ‘Every interaction, intervention, interrogation and interpretation by creator, user and archivist is an activation of the record. The archive is an infinite activation of the record. Each activation leaves fingerprints which are attributes to the archive’s infinite meaning.’151

148

Door het opnemen van informatieobjecten die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, is het CDD in beginsel een combinatie van een Records Management Applicatie (RMA) en een e-depot. De opname van te vernietigen materiaal in een digitale beheersomgeving is volgens Bruijn e.a. bezwaarlijk noch risicovol. 149 De algemene bewaartermijn is twintig jaar (art. 12, lid 1, Aw 1995). 150 Ketelaar, 2001. 151 Ibid.

- 82 -

Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ en bedrijfsprocessen van de ketenpartners

- 83 -

Figuur 25 Behandeling van het elektronisch proces-verbaal in de strafrechtsketen

- 84 -

Contextualisatie vindt plaats in het primaire proces van de ketenpartner bij de creatie, recontextualisatie bij de opname in het informatiesysteem, de overdracht van de informatieobjecten van de informatiesystemen van de actoren naar het CDD en bij de overdracht van de informatieobjecten van het CDD naar het e-depot van het Nationaal Archief. Er is ook sprake van decontextualisering: decontextualisatie betreft context en kennis die verloren gaan uit het archiveringssysteem. Bij de overbrenging van het archief naar het CDD vindt decontextualisatie plaats wanneer de informatieobjecten worden ontkoppeld van het informatiesysteem van de ketenpartners. Daarbij worden de metagegevens over de context overgenomen van het informatiesysteem van de actoren dan wel door de actoren gecreëerd en toegevoegd aan het te bewaren informatiepakket in het CDD. De momenten van recontextualisatie en deconcontextualisatie zijn aan de rechterkant in Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ weergegeven. Recontextualisatie en decontextualisatie beïnvloeden de kwaliteitsattributen op de manier zoals in de figuur aangegeven. De momenten van decontextualisatie en recontextualisatie vormen in beginsel risicomomenten.152 De risicomomenten zijn helemaal rechts in Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ en bedrijfsprocessen van de ketenpartners weergegeven. Informatiepakketten en metadata Tabel 2 Informatiepakketten in het CDD

CDD versie 1.0

CDD versie 2.0

CDD versie 3.0

Aangeboden informatiepakket • origineel •

metadata

•

origineel

•

metadata

•

origineel

•

152

metadata

Overgedragen informatiepakket • TIFF • PDF-bestand • metadata • audittrail • journaal • origineel of TIFF • PDF-bestand • metadata • audittrail • journaal • origineel of TIFF • XML-bestand • metadata • audittrail • journaal

Bearman, 1993, p. 21.

- 85 -

Beschikbare informatiepakket • • • •

PDF-bestand metadata audittrail journaal

• • • •

PDF-bestand metadata audittrail journaal

• • • •

HTML of PDF metadata audittrail journaal

Bij de opname van de informatieobjecten en de metadata in het CDD, worden het aangeboden digitale informatieobject en de metadata samengevoegd tot een conceptueel geheel, tot een overgedragen informatiepakket.153 In Tabel 2 Informatiepakketten in het CDD is de samenstelling van de informatiepakketten voor, tijdens en na het CDD weergegeven.154

Waarmerk-, tekenen validatieservice

Wettelijke kaders 1

Overheidsorganisaties

Burger

2

Document

3

5

WTV service

7 CDD+

9

Bedrijf

6

NA

8

Preservering

4 PKI

Figuur 26 Waarmerk-, tekenen validatieservice155

JustID garandeert de authenticiteit en de integriteit van een digitaal informatieobject met een Waarmerk-, tekenen validatieservice (WTVS). Technisch gezien is waarmerken of ondertekenen hetzelfde. Bij waarmerken wordt een relatie gelegd tussen informatieobject en een bedrijfsproces. Het waarmerk is een verklaring van de organisatie dat het informatieobject authentiek is en van die organisatie afkomstig is. Het informatieobject bevat dan een organisatiegebonden handtekening. Een persoon of functionaris is dan niet verantwoordelijk voor de inhoud. Waarmerken impliceert dat een informatieobject niet meer gewijzigd kan worden. Een wijziging in een gewaarmerkt document is onmiddellijk zichtbaar. Bij het openen van een

153

Bron: paragraaf 3.1.2a Consultative Committee for Space Data Systems, 2002. In het CDD worden de metadata in een ORACLE-database en een XML-bestand bewaard en beheerd. 155 Figuur 26 Waarmerk-, tekenen validatieservice is afkomstig uit een presentatie van Kees Groeneveld van JustID 154

- 86 -

gemanipuleerd informatieobject krijgt de lezer een melding dat het informatieobject is gewijzigd. Waarmerken garandeert dus de (data-)integriteit van een informatieobject. Bij tekenen wordt een relatie gelegd tussen (de inhoud van een) informatieobject en de ondertekening, en tussen de ondertekening en ondertekenaar (persoon of organisatie). Als bij ondertekenen een gekwalificeerd certificaat is gebruikt, dan heeft de elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.156 Als een informatieobject is ondertekend door een persoon, dan wil dat zeggen dat die persoon akkoord is met de inhoud van het informatieobject. Na het zetten van de gekwalificeerde handtekening is duidelijk wie de auteur van het informatieobject is. Hierdoor verkrijgt het informatieobject authenticiteit.

Actor

Actor

Actor

informatieobject XML-document

Gewaarmerkt en/of getekend XML-document

WTV-service

CDD

Opslagcompo nent van XML-doc’en

CDDdatabase

Figuur 27 Gegevensstroomdiagram WVTS157

De dagtekening is onderdeel van het waarmerk of gekwalificeerde handtekening. De dagtekening behoort tot het certificaat dat uitgegeven wordt door de certificaatverlenende instantie.

De WTV-service moet worden aangepast aan het waarmerken en tekenen van informatieobjecten in XML-formaat (XAdES).158 De werkstroom van de basisversie van de WTV-service in combinatie met het CDD ziet er als volgt uit (Figuur 27 Gegevensstroomdiagram WVTS):

156

In 2003 is met de implementatie van richtlijn 1999/93/EG in de Nederlandse wet erkenning gekomen van de elektronische handtekening en de gelijkstelling van een analoog geschrift met een elektronisch geschrift, waardoor er sprake kan zijn van een elektronische akte waaraan dwingende bewijskracht kan worden toegekend. 157 Figuur 27 Gegevensstroomdiagram WVTS is afgeleid van Hup, 2011.

- 87 -

•

de ketenpartner biedt een XML-bestand uit zijn lokale omgeving aan, aan de WTVservice;

•

de ketenpartner waarmerkt het bestand en tekent alle handtekeningvelden met de WTV-service en bewaart het definitieve document in zijn lokale omgeving;

•

Als de ketenpartner is aangesloten op CDD, dan heeft de ketenpartner de mogelijkheid om het definitieve document (al dan niet gewaarmerkt of getekend met de WTVservice) uit zijn lokale omgeving in CDD te archiveren.159

Figuur 28 Moment van waarmerken bepaalt authenticiteit en integriteit

Als de informatieobjecten bij opname in het CDD worden gewaarmerkt en getekend zijn de authenticiteit en de integriteit gewaarborgd. Dat betekent ook dat tot de opname van het informatieobject in het CDD de authenticiteit en de integriteit van het informatieobject niet per se zijn gewaarborgd, althans niet door JustID. Om bewijskracht te behouden moeten de au-

158

XAdES definieert een XML formaat voor het toepassen van geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen, die voldoen aan de Europese richtlijn betreffende elektronische handtekeningen zoals deze nu in het Burgerlijk Wetboek is verwerkt en die bovendien geldig kunnen zijn over een lange periode. De XAdES is een aanvulling op de al bestaande structuren om XML berichten te ondertekenen, zoals XMLDsig. 159 Gringhuis, 2010.

- 88 -

thenticiteit, integriteit en leesbaarheid van het informatieobject op de eerste drie niveaus van records continuüm worden gewaarborgd. Dat wil zeggen ook gedurende het verblijf van het informatieobject in het bedrijfsprocessysteem. Om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van een informatieobject gedurende het gehele primaire bedrijfsproces te waarborgen is het dus noodzakelijk de informatieobjecten tijdens of zo snel mogelijk na conceptie te waarmerken en te tekenen. Dat betekent dat de ketenpartners tijdens of direct na creatie de WTVservice zouden moeten aanroepen dan wel in zijn algemeenheid het dienstenpakket van JustID eerder moeten inzetten. Zolang de WTV-service niet is aangeroepen of het CDD niet is ingezet, moeten de ketenpartners de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid op een andere manier waarborgen (Figuur 28 Moment van waarmerken bepaalt authenticiteit en integriteit).

Het optimale moment om een informatieobject te waarmerken is tijdens of direct na creatie. Stel dat een informatieobject met MS Word wordt aangemaakt en definitief is, dan moet het direct na opslag gewaarmerkt en getekend worden. Dat impliceert dat MS Word dan wel MS Office moet worden gekoppeld aan een functie waarmee de WTV-service wordt aangeroepen. Realisatie van dergelijke functionaliteit is niet triviaal. Indien een informatieobject wordt gecreëerd met een eigen bedrijfsprocessysteem dan is het aanroepen van de WTV-service eenvoudiger te realiseren. In de huidige praktijk gebeurt het waarmerken en tekenen van een informatieobject aan het eind van het primaire bedrijfsproces van de ketenpartner bij de opname van informatieobject in het CDD en heeft de rechterlijke instantie geen waarborg voor de authenticiteit en integriteit van de informatieobjecten gedurende het verblijf van het informatieobject in het bedrijfsprocessysteem van de ketenpartner.160

Reproductie- en vervangingsservice Het digitaliseren van papieren informatieobjecten gebeurt met de Reproductie- en vervangingsservice (RVS).161 Deze Reproductie- en vervangingsservice biedt klanten de mogelijkheid grote hoeveelheden papieren informatieobjecten om te zetten in digitale informatieobjecten. Na digitalisering worden de digitale informatieobjecten opgeslagen in het CDD. Het papieren origineel wordt na digitalisering vernietigd. Gedigitaliseerde informatieobjecten wor-

160

Groen, 2008. In het geval van vervanging wordt het papieren origineel vernietigd; er is sprake van de archiefwettelijke vervanging in de zin van artikel 7 Archiefwet 1995. 161

- 89 -

den in TIFF-formaat en in XML-formaat opgeslagen. Een informatieobject in XML-formaat kan worden gewaarmerkt en getekend met de WTV-service.

Figuur 29 Reproductie- en vervangingsservice

In de toekomstige versie van het CDD worden digitaal gevormde informatieobjecten opgenomen en aangeboden in XML-formaat. Digitaal gevormde informatieobjecten worden via EBV aangeboden of door de ketenpartner geüpload. Dat betekent dat vanaf het moment van aanmaken van een XML-versie van het informatieobject de ketenpartner de WTV-service kan aanroepen. Vanaf het moment dat het informatieobject is aangeboden aan de WTV-service, kan het informatieobject niet meer ongemerkt gewijzigd worden en is de data-integriteit gewaarborgd. Het is voor de actor voor het behoud van de bewijskracht zaak het waarmerken en tekenen dus zo vroeg mogelijk in het werkproces uit te voeren. Zie de rode lijn in Figuur 24 Basisvoorzieningen CDD+ .

Elektronische vervangings-, migratie- en conversieservice De elektronische vervangings-, migratie- en conversieservice (e-VMCS) van JustID vult in de toekomst de preserveringsfunctie in en zal actoren in de strafrechtsketen daarmee de mogelijkheid bieden om informatieobjecten (elektronisch) te vervangen, migreren of converteren (van digitaal naar digitaal).162 Deze preserveringsfunctie is op dit moment nog niet geïmplementeerd.

162

Onder vervangen wordt in deze verstaan het omzetten van digitale informatieobjecten en/of archiefstukken van een formaat naar een ander formaat, met het doel het ‘originele’ formaat te vernietigen.

- 90 -

JustID is wel begonnen met de ontwikkeling van een preserveringsstrategie en heeft een preserveringsbeleid geformuleerd.163 In het preserveringsbeleid geeft JustID een overzicht van verschillende mogelijkheden voor de preservering van digitale informatieobjecten. Er bestaan in theorie meerdere methoden voor de preservering van digitale informatieobjecten.164 De opties die JustID die op dit moment aanbiedt zijn: emulatie, conversie en migratie. JustID kiest in het preserveringsbeleid niet voor een specifieke strategie. JustID opteert voor een contextafhankelijke strategie. De exacte preserveringsstrategie zou voor alle digitale informatie per actor met de bewaarstrategie-evaluatiemethode kunnen worden bepaald aan de hand van de bronobjecten, de beschikbare technologie en de eisen van de ketenpartner.165 Het onderhavige scriptieonderzoek gaat specifiek in op één van de beschreven mogelijkheden, te weten: de conversie en migratie van een informatieobject naar XML en de reproductie van het informatieobject in HTML of PDF/A.

Beschikbaar stellen van een digitaal informatieobject Een gewaarmerkt en getekend informatieobject wordt met een stylesheet getoond op een beeldscherm of omgezet in PDF(/A-1b)-formaat zodat de rechter over een afschrift van een authentiek, integer en bruikbaar informatieobject in een niet te wijzigen printformaat kan beschikken. Het is moet echter nog getoetst worden of de rechter een op deze manier gereproduceerd informatieobject als een authentiek, integer en leesbaar informatieobject beschouwt. Bij de conversie van een gewaarmerkt en getekend XML-bestand naar PDF gaan immers het waarmerk en de handtekening verloren. Het originele ondertekende informatieobject is niet meer leesbaar en het leesbare (geconverteerde) informatieobject is niet meer gewaarmerkt. Voor het oplossen van dit probleem zijn in paragraaf De elektronische handtekening beschikbare oplossingen besproken.166 Onderzoek is nodig om de beste oplossing te selecteren.

Risicomomenten in de strafrechtsketen In de bijlagen is een artikel van Bearman beschreven waarin de risicomomenten worden geïdentificeerd in het Records Continuümmodel. Deze risicomomenten treden op als de informa-

163

Bogaarts, 2011. Gangbare preserveringsmethoden zijn: afdrukken op papier, computermusea, emulatie, conversie en migratie. 165 Voor de selectie van een specifieke preserveringsstrategie voor de digitale informatie van een actor heeft Berentsen aanbevolen een zogenaamde bewaarstrategie-evaluatiemethode te implementeren. Deze onderzoeker heeft in hetzelfde onderzoek geadviseerd dat JustID als preserveringsstrategie minimaal een emulatie- en migratieservice zou moet bieden aan de ketenpartners. Deze bewaarstrategie-evaluatiemethode en emulatie- en migratieservices zouden moeten worden ingebed in de organisatie. Zie Berentsen, 2007. 166 Boudrez, 2006, Dondorp, 2011. 164

- 91 -

tieobjecten worden ge(re)contextualiseerd. Recontextualiseren gebeurt bij creatie, opname, gebruik, overbrenging, conversie en beschikbaarstelling.167 De vraag die relevant is voor dit onderzoek is of, en zo ja hoe, het gebruik van XML als archiveringsformaat van invloed is op de risico’s die zijn beschreven. In het recente verleden is een globale risicoanalyse gemaakt.168 Ten opzicht van deze door Bruijn e.a. gemaakte analyse worden door het gebruik van XML bij het beheer (manage) en de beschikbaarstelling (access) nieuwe risicomomenten geïntroduceerd. Bij het beheer wordt gebruik genaakt van een reviseerbaar archiveringsformaat. Bij gebruik van een reviseerbaar archiveringsformaat zal het risico dat de authenticiteit en de integriteit verloren gaan toenemen. En bij beschikbaarstelling wordt een nieuw risico geïntroduceerd indien de XML-bestanden moeten worden getransformeerd naar PDF/A. Specifieke organisatorische en technische maatregelen zijn nodig voor het integer en bruikbaar beheer van de digitale informatieobjecten. De rechter zal in ieder geval overtuigd moeten worden van het feit, dat de digitale archiefstukken authentiek en integer zijn. Hiervoor kunnen organisatorische en technische mogelijkheden worden aangewend, zoals versleuteling tot geheimschrift (encryptie), digitale handtekeningen, niet muteerbare opslagmedia, maar ook maatregelen zoals registratie van de procedure van vastleggen (protocollering). Toekomstige jurisprudentie zal deze randvoorwaarden nader moeten omlijnen.169

Digitale informatieobjecten in de rechtspraak De acceptatiegraad van het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak is in beginsel een vraagteken. Naast de archiefwettelijke kaders ligt tot nog toe vanwege de vraagstelling van rechters grote nadruk op de uiterlijke vorm van het document bij het behoud van bewijskracht (visuele integriteit). Rechters en advocaten staan niet te trappelen van ongeduld voor het gebruik van digitale informatieobjecten. Rechters willen eigenlijk helemaal niet digitaal. Rechters benadrukken de wenselijkheid om originele stukken te kunnen inzien. Voor kopieën is, bijvoorbeeld, nog geen ‘digitale handtekening beschikbaar die de authenticiteit garandeert (sic!).’170 Dat geldt ook voor de advocatuur. De bekende advocaat mr. Gerard Spong heeft in het verleden al eens zijn grote scepsis geuit over het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak. Zijn uitspraken zijn overigens wel enigszins gedateerd (paragraaf Het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak).

167

Bearman, 1993, p. 21. Bruijn, 2010. 169 Kramer, 2010. 170 Bron: http://www.telegraaf.nl/digitaal/5159162/__Rechters_willen_niet_digitaal__.html geraadpleegd op 5 juli 2011. 168

- 92 -

Conclusie Het gebruik van XML als archiveringsformaat in het CDD heeft voor- maar echter ook nadelen. Er is aangenomen dat het gebruik van XML de realisatie van een integraal persoonsbeeld en de inbedding van het gebruik van gestructureerde informatie in het bedrijfsproces ondersteunt. Het gebruik van XML creëert echter ook twee nieuwe risico’s. Het is ten eerste mogelijk XML-bestanden relatief eenvoudig te muteren. Het muteren van XML-bestanden moet met organisatorische en/of technische middelen worden verhinderd. Bovendien is het weliswaar mogelijk XML-bestanden met behulp van stylesheets en een stylesheetprocessor weer te geven op een beeldscherm maar het is echter zeer de vraag of de magistratuur en de advocatuur aan de weergave van een informatieobject op een beeldscherm juridische bewijskracht toekennen. Het alternatief is de een-op-eenreproductie van de afdruklay-out in PDF/Aformaat. Het is technisch triviaal mogelijk om een informatieobject in XML om te zetten in PDF; het transformeren van gewaarmerkte en getekende informatieobjecten leidt echter tot verlies van de geldigheid van het waarmerk en/of de handtekening. Het selecteren en implementeren van een (bekende) oplossing voor dat probleem vereist eerst nader onderzoek.

Ten slotte moet juridisch getoetst worden of de rechter de authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van een gereproduceerd digitaal informatieobject op de eerste drie gebruiksniveaus van het records continuüm erkent. Dat is een probleem dat inherent is aan de inrichting van het primaire bedrijfsproces van de ketenpartner. JustID biedt een WTV-service waarmee de authenticiteit en integriteit gewaarborgd kan worden. Het is aan de ketenpartners om die service te gebruiken.

- 93 -

The proof of the pudding is in the eating Technische toets Het is noodzakelijk om uit te zoeken of het financieel verantwoord, technisch realistisch en organisatorisch aanvaardbaar is om een informatieobject in XML om te zetten in HTML en/of PDF. Daarvoor is een technische toets noodzakelijk. Bijlage 7 Technische toets beschrijft een wetenschappelijk verantwoorde technische toets. De geplande technische toets is door een expert van EDDA (over de duim) begroot op inspanning van 20 manjaar en een eenmalige investering van € 1.000.000. De uitvoering van een proof-of-concept is gegeven de beperkte onderzoeksduur en het gebrek aan middelen geen onderdeel van dit onderzoek.

Juridische toets Zekerheid verkrijgen omtrent de bewijskracht van digitale informatieobjecten is een andere kwestie. Een rechter vragen hoe hij de bewijsmiddelen waardeert en de bewijskracht van een digitaal informatieobject bepaalt, resulteert niet in een objectief toetsbare uitspraak. De enige manier om een objectief toetsbare uitspraak van de rechter te verkrijgen is het zoeken van jurisprudentie. Jurisprudentie wordt verkregen door een (proef)proces uit te lokken of een proformazitting te organiseren. Het toetsen van de juridische bewijskracht van een in XMLformaat bewaard informatieobject en in HTML- en/of PDF-formaat gereconstrueerd informatieobject kan mogelijk worden gebaseerd op een pro-formazitting of proefproces.

- 94 -

Samenvatting en eindconclusies In het hoofdstuk De visie op de strafrechtsketen is de werkstroom en de functionaliteit van het CDD+ geschetst op basis van het gebruik van XML als archiveringsformaat voor digitale informatieobjecten. Ik heb een analyse gemaakt van de gevolgen van deze keuze voor de inrichting van het CDD+ en de inbedding van de basisvoorzieningen in de (keten)organisatie. De analyse is uitgevoerd op basis van het postcustodiale denken waarin niet het informatieobject en archief maar de functies en context centraal staan. In het Records Continuümmodel hebben de informatieobjecten van meet af aan elke denkbare functie. Al bij het ontstaan van het informatieobject wordt rekening gehouden met de belangen op alle gebruiksniveaus. Tijdens het ontstaansproces van het informatieobject moet rekening worden gehouden met de metadata en met het archiveringsformaat. Eenmaal getekend kan het formaat, bijvoorbeeld, niet meer gewijzigd worden zonder de elektronische handtekening ongeldig te maken. Voor de beschrijving heb ik een analyse gemaakt van de organisatorische, functionele en informatiecontext van de informatieobjecten in de strafrechtsketen.171 Ik heb daartoe de missie, visie en doelstellingen van de strafrechtsketen geanalyseerd en vervolgens de actoren, hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in kaart gebracht. Op basis daarvan heb ik een analyse gemaakt van de informatie die aan deze werkprocessen is gebonden. Ten slotte is het resultaat van deze analyse vergeleken met de procesgebonden informatie die in de huidige situatie is aangetroffen. Van de beheerscontext zijn aspecten van het archiefbeheersregime en de documentaire context aan de orde gekomen.172

Conclusies De conclusie is dat het gescheiden opslaan van inhoud, structuur en verschijningsvorm van een informatieobject in het CDD juridisch en technisch geen belemmeringen kent. Functioneel en technisch zijn er echter diverse veranderingen in het CDD+ noodzakelijk. Ten eerste zijn organisatorische en/of technische maatregelen nodig om te verhinderen dat digitale informatieobjecten gereviseerd kunnen worden. Ten tweede moet de WTV-service worden ingezet tijdens of direct na het ontstaan of ontvangst van het informatieobject. Ten derde moet de integriteit van de onlosmakelijk met elkaar verbonden verschillende representaties van de informatieobjecten in het CDD worden gewaarborgd door het inzetten van LTANS. En voor

171 172

Thomassen, 2000, p. 5-28. Hofman, 2000.

- 95 -

het verloren gaan van de geldigheid van het waarmerk en de handtekening van de gewaarmerkte en getekende informatieobjecten – indien de informatieobjecten moeten worden getransformeerd naar PDF - moet een oplossing worden gekozen en geïmplementeerd. Ten slotte moeten de beheersprocessen van het CDD+ transparant zijn; de beheersprocessen moeten daarom worden beschreven en gecertificeerd. Een belangrijke voorwaarde voor het behoud van bewijskracht van digitale informatieobjecten is de totstandkoming van specifieke weten regelgeving voor digitale informatieobjecten. Magistratuur en advocatuur moeten de overtuiging krijgen dat de informatieobjecten authentiek, integer en bruikbaar beheerd zijn op de eerste drie gebruiksniveaus van het records continuüm. De verwachtingen van de magistratuur en de advocaten over het gebruik van digitale informatieobjecten moeten worden bijgesteld: de introductie en het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak vereist een stevige cultuuromslag. Er zijn daarom nog diverse hindernissen te nemen.

Deelvragen Ik geef hieronder een overzicht van de onderzoeksresultaten per deelvraag die ik heb gesteld.

1. Welke juridische beginselen zijn van toepassing op de informatieobjecten, handtekeningen en waarmerken die in het CDD worden opgeslagen en beheerd?

Voor rechtspersonen in de publieke sector geldt een wettelijke bewaarplicht voor informatieobjecten. De bewaarplicht voor digitale informatieobjecten leidt er toe dat maatregelen moeten worden genomen om een preserveringsfunctie in te richten als de levensduur van harden software die nodig is om de informatieobjecten te kunnen vinden en lezen wordt overschreden. In dat geval moeten de informatieobjecten worden geconverteerd of gemigreerd naar of worden geëmuleerd op nieuwe harden software.

Als aan de eisen van schriftelijkheid, ondertekening en bewijsfunctie is voldaan krijgen de elektronische onderhandse akte en het elektronische proces-verbaal van een opsporingsambtenaar dwingend bewijs toegekend. Over de bewijskracht van andere digitale informatieobjecten bestaat onzekerheid.

Archiefrechtelijk zijn er geen belemmeringen om XML als archiveringsformaat te kiezen. XML voldoet aan de wettelijk eisen. - 96 -

2. Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen op organisatorisch en technologische vlak?

Trends en ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, standaarden en technologieën zijn OAIS, het referentiemodel voor de inrichting van e-depots, archiveringsformaten voor de opslag van digitale informatieobjecten, webtechnologie en semantische zoekmachines.

3. Hoe wordt de bewijskracht van een informatieobject vertaald naar waarborgen voor de kwaliteit van de gedigitaliseerde en digitaal gevormde informatieobjecten en de kwaliteit van het informatiebeheer?

Bewijskracht vertaalt zich slechts indirect naar waarborgen voor de kwaliteit van de informatieobjecten of het informatiebeheer. Kwaliteitseisen zijn indirect af te leiden uit de wettelijke bepalingen voor de vormvereisten van bewijsstukken. Akten, ook in een digitale verschijningsvorm, moeten, willen ze bewijskracht behouden, schriftelijk en ondertekend zijn en een bewijsfunctie hebben. In de digitale verschijningsvorm moeten akten zijn voorzien van een gekwalificeerde elektronisch waarmerk en handtekening. Digitale informatieobjecten moeten zijn wat ze zeggen te zijn, mogen niet ongeautoriseerd gewijzigd worden en moeten leesbaar, vindbaar en interpreteerbaar zijn. Om de authenticiteit en betrouwbaarheid door de tijd heen te waarborgen, moeten digitale informatieobjecten integer en bruikbaar worden beheerd. Als een informatieobject bewijskracht heeft en de integriteit en bruikbaarheid worden vormgegeven door organisatorische en technische maatregelen dan leidt dat automatisch tot behoud daarvan.

4. Hoe kunnen inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van een informatieobject op een eenduidige manier worden gescheiden en samenhangend worden benut?

Door als archiveringsformaat XML te kiezen worden inhoud, structuur en verschijningsvorm van een digitaal informatieobject gescheiden opgeslagen. Magistratuur en advocatuur gaan uit van de visuele integriteit van een informatieobject, dat wil zeggen dat het informatieobject er bij raadpleging net zo uitziet als bij het ontstaan van het informatieobject. In archivistische termen: de inhoud, structuur en verschijningsvorm - 97 -

van een digitaal informatieobject moeten voor het gebruik en raadpleging worden gereconstrueerd.

Reconstructie van het digitale informatieobject vindt plaats door het informatieobject in XML-formaat aan de hand van de instructies in een stylesheet weer te geven op een beeldscherm. Als de rechters dat niet accepteren wordt het informatieobject voor gebruik omgezet in PDF/A-formaat. Bij de conversie van een gewaarmerkt en getekend XML-bestand naar PDF gaan echter waarmerk en handtekening verloren. Voor het oplossen van dit probleem zijn in de literatuur vier alternatieven gevonden.

Figuur 30 Rechter met iPad

Als de inhoud, structuur en de verschijningsvorm van een informatieobject gescheiden (in verschillende bestanden) worden opgeslagen moet de authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid ook van alle onderdelen worden gewaarborgd. Voor het transparant beheer van informatieobjecten zijn enkele oplossingen denkbaar: registreren (beschrijven) van het proces en certificeren van het proces.

Aanbevelingen en handreikingen voor implementatie JustID kan overwegen onderstaande suggesties en handreikingen voor implementatie uit te voeren om te voldoen aan de missie, visie en doelstellingen van de actoren in de strafrechtsketen. •

Het uitvoeren van een technische toets.

•

Het uitvoeren van een juridische toets.

•

Het uitrollen en inbedden van de WVT-service in de primaire bedrijfsprocessen van de ketenpartners in de strafrechtsketen.

- 98 -

•

De data-integriteit van het geheel aan componenten dat het informatiepakket vormt, moet worden gewaarborgd. JustID kan overwegen daarvoor LTANS te implementeren.

•

Het onderzoeken van een oplossing voor het behoud van de authenticiteit en de integriteit van gewaarmerkte en/of getekende informatieobjecten bij een transformatie van XML naar PDF/A.

•

De beheersprocessen moeten transparant zijn en worden beschreven en naar ‘de letter van de beschrijving’ worden uitgevoerd. JustID kan overwegen het informatiebeheer (archiveringssysteem) te laten certificeren.

•

Het bewerkstelligen van een cultuuromslag bij officieren van justitie, rechters en advocaten.

•

Het bevorderen van wetswijzigingen met betrekking tot de koppeling en integratie van informatiesystemen in een keten en productie van digitale informatieobjecten die dwingend bewijs opleveren.

Workaround In geval uit de juridische toets zou blijken dat het niet haalbaar is om het informatieobject alleen als XML-bestand te bewaren is het denkbaar naast de XML-versie ook de PDF-versie van het informatieobject te bewaren. PDF en XML zijn in principe complementair en het is daarom mogelijk om zowel PDF als XML te gebruiken als archiveringsformaat in plaats van een keuze te maken uit PDF/A en XML. Een keuze voor zowel PDF/A als XML is het inbouwen van een extra zekerheid. Als één van de formaten niet meer gelezen kan worden, dan is het andere formaat nog steeds beschikbaar.

- 99 -

Literatuurlijst Algra, N.E. en H.R.W. Gokkel. Verwijzend en verklarend juridisch woordenboek. Voorheen Fockema Andreae's Juridisch Woordenboek. Groningen: Wolters-Noordhoff, 1999.

Archiefpublicaties, Stichting. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Den Haag, 2007.

Baarda, Dr. D.B, Dr. M.P.M. De Goede en Dr. J. Teunissen. Basisboek kwalitatief onderzoek. Groningen/Houten, The Netherlands: Noordhoff Uitgevers bv, 2009.

Barneveld Binkhuysen, drs. A.M. e.a. Offerte Vooronderzoek en bestek/Ontwerp CDD+. Naar een digitaal depot voor de strafrechtketen (sic). Almelo: Justitiële Informatiedienst: 5, 2005.

Bearman, D. 'Moments of Risk: Identifying Threats to electronic Records.' Archivaria, 62, 2006: p. 15-46.

Bearman, David A. 'Record-Keeping Systems.' Archivaria, 36, 1993: p. 21.

Berendse, Martin. Archieven als open source. 's-Gravenhage: Nationaal Archief, 2009a.

Berendse, Martin. Verlichting. Principles of provenance & prospect. MA. Universiteit van Amsterdam, 2009b.

Berentsen, R.H. Digitale duurzaamheid van archieven in het CDD+ = Digital preservation of archives in the CDD+. MSc. Universiteit van Twente, 2007.

Bergfeld, mr. J.P. en mr. M.M. Groothuis. Informatisering en openbaar bestuur. In: prof. mr. H. Franken, prof. mr. H.W.K. Kaspersen and mr. A.H. de Wild Recht en Praktijk, Deventer: Kluwer. Deel 36, 2004. p. 509-560.

Bliek, Pim, Piet Hien Minnecré en Joris Gresnigt. Handreiking open documentstandaarden voor de overheid. Den Haag, 2010. - 100 -

Bogaarts, Jacques. Preservatiebeleid JustID. Almelo: Justitiële Informatiedienst, 2011.

Borst, W.L. Jegens en wegens. Over persoonsgebonden informatie in de strafrechtsketen. Nijmegen: Wolf Legal Publishers, 2009.

Boudrez, Filip. 'Digitale Containers voor het digitaal archiefdepot.' 2005.

Boudrez, Filip. 'Digitale handtekeningen en archiefdocumenten.' Computerrecht, 2006.

Bruijn, Martin de e.a. Duurzaam geketend? Een archivistische kwaliteitsanalyse van het Centraal Digitaal Depot+ van de Justitiële Informatiedienst. Amsterdam: Universiteit van Amsterdam, 2010.

Bussel, Geert-Jan van en Willem Sinninghe Damsté. Bewaren en Bewijzen. ECP.nl. Leidschendam: ECP-ECN, 2007.

Cate, Timo ten. Recordness or non-recordness, that's the question. Den Haag: Digital groep, 1999.

Chell, Robert. Records Lifecycle v. Continuum. Cardiff: Cardiff County Council, z.j.

Consultative Committee for Space Data Systems. 'Reference model for an Open archival Information System (OAIS) ' Blue Book, Nr 1, 2002.

Croft, W. Bruce. Search enginesinformation retrieval in practice. Boston [etc.]: Pearson, 2010.

Delen, G.P.J.A, H.J. Kouwenhoven en D.B.B. Rijsenbrij. Kwaliteit van produkten. Rijswijk: Cap gemini Publishing, 1992.

Diesen, R.J. van en J.F. Steenbergen. The Long-Term Preservation Study of the DNEP project - an overview of the results. Amsterdam: IBM/Koninklijke Bibliotheek, 2002.

- 101 -

Dondorp, mr. ir. F.P.A. Elekronische handtekeningen: juridische waarde en praktisch gebruik. Den Haag: Sdu Uitgevers, 2011.

Eeckhoutte Advocaten, van. "Lycaeus Juridisch Woordenboek." from http://www.juridischwoordenboek.nl/,

Florijn, Evert. De digitale archiefinventaris in gebruik. Een studie naar digitale toegankelijkheid vanuit het gebruikersperspectief. Master's. Universiteit van Amsterdam, 2007.

Furner, Jonathan. 'Conceptual Analysis: A Method for Understanding Information as Evidence, and Evidence as Information.' Archival Science 2004, 4, 2004: p. 233-265.

Giesbers, Saskia. Record Management Terminologie. Resultaten van een onderzoek in opdracht van de Record Management Conventie: RMC Bureau: 19-23, 42-44, 2002a.

Grijpink. Keteninformatisering, 2006.

Grijpink, Prof. dr. mr. J.H.A.M. . Keteninformatisering in kort bestek Theorie en praktijk van grootschalige informatie-uitwisseling. Den Haag: Boom Lemma, 2010.

Gringhuis, Nico e.a. Masterplan Waarmerk-, Teken- en Validatieservice. Versie 0.6, 2010.

Groen, E.C. Duurzaam uitwisselen, bewaren en bewijzen via CDD. Almelo: Justitiële Informatiedienst. Betekenis en herpositionering van de overdracht van (elektronische) documenten binnen ketens van de overheid, voorzien van archivistische context en waarborgen., 2008.

Groot, S.K. de. Internationale bewijsgaring in strafzaken II. Nederland en Duitsland. Deventer: Gouda Quint, 2000.

Gruppelaar, Leon. Het digitale archiveringssysteem en de archivaris. Een studie naar speelveld en spelers. MA. Universiteit van Amsterdam, 2007.

- 102 -

Hartmann, A.R. Bewijs in het bestuursstrafrecht. Diss. Erasmus Universiteit, 1998.

Hidma, Mr. T.R. Bewijs. In: T. R. Hidma, G. R. Rutgers and A. Pitlo, Deventer: Kluwer. 8e dr. [bew.] door: T.R. Hidma, G.R. Rutgers., 2004.

Hidma, Mr. T.R. and Prof. mr. G.R. Rutgers. Het Nederlands burgerlijk recht. Bewijs. Deventer: Kluwer, 2004.

Hofman, Hans. Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden. In: F.C.J Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen P.J. Horsman Context. Interpretatiekaders in de archivistiek., 'sGravenhage: Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 2000, 2000.

Horsman MSc, P.J. Archiveren. Een inleiding. 's-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties, 2006.

Horsman, P.J, Waalwijk, H, van Bussel, G-J. Metadata voor Archiveringssystemen. Referentiemodel. Amsterdam: Stichting Archiefschool, 2005.

Horsman, P.J. Archiefsystemen en kwaliteit. In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar and T.H.P.M. Thomassen Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, 's-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 1999, 1999.

Horsman, P.J. Abuysen ende Desordiën: archiefvorming en archivering in Dordrecht 12001920. Diss. Universiteit van Amsterdam, 2009.

Hup, Sander. WTV-service. Functioneel ontwerp. Versie 0.6. Almelo: Justitiële Informatiedienst, 2011.

Jeurgens, K.J.P.F.M, A.C.V.M. Bongenaar en M.C. Windhorst. Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven: Commissie Waardering en Selectie, 2007.

Jonker, A.E.M. Records Continuum: een theoretische notitie. Amsterdam: Stichting Archiefschool, 2005. - 103 -

Kay, Michael. XSLT 2.0 and XPath 2.0 : programmer's reference. Indianapolis, IN: Wiley Pub., 2008.

Kemna MBA, Mr. A.M.Ch. De vraagstukken van bewijs en bewaring in een elektronische omgeving. In: Prof. Mr. H. Franken, Prof. Mr. H.W.K. Kaspersen and Mr. A.H. de Wild Recht en Praktijk: Kluwer, 2004. p. 193-226.

Ketelaar, F.C.J. Tacit Narratives: the meanings of Archives Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. : Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 2001, 2001.

Ketelaar, F.C.J. 'Het verdwenen origineel.' Computerrecht 3, 2004a: p. 4-9.

Ketelaar, F.C.J. Bewijsrecht. In: Prof. dr. F.C.J. Ketelaar, Drs. A.J.M. den Teuling and J.U. van Wijngaarden Archiefbeheer in de praktijk, Alphen aan den Rijn: Kluwer, 2005.

Ketelaar, F.C.J. Wat is archiefwetenschap? z.j.

Knigge, G. Het wettelijk bewijsstelsel. In: Prof. mr. G. Knigge Leerstukken van strafprocesrecht, Deventer: Gouda Quint, 2001. p. 113 e.v.

Kramer, R., Ed. De archiefwet in 100 trefwoorden. Den Haag: VNG Uitgeverij b.v., 2010.

Levy, David M. 'The universe is expanding: reflections on the social (and cosmic) significance of documents in a digital age.' Bulletin of the American Society for Information Science, 1999: p. 4.

LOPAI. E D 3 Eisen Duurzaam Digitaal Depot: Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs, 2008.

Mackenzie Owen, J.S. 'Het einde van het gedrukte document: een essay.' Informatie professional 3, 2, 1999a.

- 104 -

Mackenzie Owen, J.S. Het document aan het einde van de 20ste eeuw: kanttekeningen bij het documentaire paradigma. 8e Dag van het document 1999b.

McKemmish, Sue, Glenda Acland and Barbara Reed. "Towards a Framework for Standardising Recordkeeping Metagegevens: The Australian Recordkeeping Metagegevens Schema." from http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/framewrk.html, 2000.

Mierlo, A.I.M. van. Burgerlijke rechtsvordering de tekst van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering voorzien van commentaar. Deventer: Kluwer, 2008.

Nigtevecht, Ernst Jan van. 'Getekend voor het leven? Ontwikkelingen rondom de Elektronische Handtekening.'
Nooten, Marijn van. 'Proces -verbaal tot bewijs het tegendeel.' Jura Falconis Jaargang 39, 3, 2002-2003: p. 39.

Oosterhout, Colin van. Op weg naar duurzame archivering. White paper over archiveren in PDF. Adobe Systems Benelux B.V. Amsterdam: Adobe Systems Benelux in PDF, 2009.

Oosterling, Henk. "Nietzsche. Tegenspraak als (af)grond." z.j.

Otegem, Michiel van. XML de basis. Amsterdam: Pearson Education Benelux, 2007.

Rockley, Ann; Pamela Kostur, and Steve Manning. Managing Enterprise Content: A Unified content Strategy. Idianapolis, Indiana: New Riders, 2003.

Schellenberg, T.R. Modern Archives. Principles and Techniques. Chicago: University of Chicago Press, 1975.

Schuurmans, Y. E. 'Bewijslastverdeling in een bestuursrechtelijke context.' Nederlands tijdschrift voor bestuursrecht, 1, 2004: p. 1-9. Auteur gaat in op de invloed van het bestuursrecht op het bewijsrecht. Het bestuursrecht zou een 'vrij bewijsleer' kennen. Maar - zo vraagt de auteur zich af - hoe - 105 -

vrij is de rechter bij het verdelen van de bewijslast? En hoe zijn de mogelijkheden tot harmonisatie met het burgerlijk procesrecht?

Schuurmans, Y. E. 'Bewijzen en beslissen, bijdragen aan het symposium, dat ter afscheid van prof. mr. W.D.H. Asser op 7 oktober 2005 aan de Universiteit Leiden werd gehouden.' Bewijzen en beslissen, 58, 2006.

Shepherd, Elisabeth and Geoffrey Yeo. Managing Records. London: Facet Publishing, 2003.

Simons, Jan. Interface en cyberspace. Inleiding in de nieuwe media. Amsterdam: Amsterdam University Press, 2002.

Stekelenburg, Maarten Christiaan van. De betere byte in de strijd om het gelijk. Diss. Vrije Universiteit, 2010.

Testbed Digital Preservation. Bewaren van tekstdocumenten. Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Testbed Digitale Bewaring. Den Haag: ICTU, 2003.

Thomassen, T.H.P.M. Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap. Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek., 's-Gravenhage: Stcihting Archiefpublicaties. Jaarboek 1999, 1999b. p. 69-79.

Thomassen, Theo H.P.M. Een korte introductie in de archivistiek. In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar and T.H.P.M. Thomassen Paradigma. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek.: Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 1999, 1999a. p. 11-20.

Thomassen, Theo H.P.M. Het Begrip Context in de Archiefwetenschap. In: F.C.J Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen P.J. Horsman Context. Interpretatiekaders in de archivistiek, 'sGravenhage: Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 2000, 2000. p. 5-28.

Thomassen, Theo H.P.M. Instrumenten van de macht. De Staten-Generaal en hun archieven 1576-1796. Diss. Universiteit van Amsterdam, 2009.

TUWIEN. Report on methodology for specifying preservation plans: Planets, 2007. - 106 -

This report, a result of the workpackage PP/4 in the Planets project, presents the Planets Preservation Planning approach to define and evaluate preservation plans.

Upward, Frank, Ed. The Records Continuum. Archives: Recordkeeping in Society. Wagga Wagga, New South Wales: Centre for Information Studies, 2005.

Verloop, P.C. De rapportage als verzameling van perswoonsgegeven. In: H.J.C. van Marle, P.A.M. Mevis and M.J.F. van der Wolf Gedragskundige rapportage in het strafrecht: Kluwer, 2008. p. 249-264.

Victorian Electronic Record Strategy. Final Report. Melbourne Victoria Australia: State of Victoria, 1998.

Vincent III, Winchel (Todd) 'Legal XML and Standards for the Legal Industry.' SMU Law Review 53, 2000: p. 1395.

Waalwijk, Hans. Relevant archiefrecht. Vooronderzoek en Bestek & Ontwerp CDD+. Justitiële Informatiedienst. Almelo, 2005.

Waalwijk, Hans. CDD-voorzieningen. Termen en begrippen; definities en omschrijvingen. Almelo: CDD Expertisecentrum, 2010b.

Waalwijk, Hans. 'Zijn gegevens in keteninformatiesystemen archiefstukken?' Archievenblad 2011, nummer 2, 2011b: p. 6.

Wallace, C, U Pordesch, and R. Brander. Long-Term Archive Service Requirements. The Internet Society, 2007.

Wieten, Mr. H.L.G. . Bewijs. Deventer: Kluwer, 2008.

Yeo, Geoffrey. 'Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations.' The American Archivist Vol. 70, 2007: p. 315-343.

- 107 -

Yeo, Geoffrey. 'Nothing is the same as something else: significant properties and notions of identity and originality.' Archival Science 10, 2, 2010.

- 108 -

Bijlage 1 Begrippenlijst Begrip Activiteit

Omschrijving Werkzaamheid (procedurestap) die een persoon of organisatie(onderdeel) verricht om een handeling tot stand te brengen. Een bepaalde welomschreven hoeveelheid werk die in een of meer stappen door een of meer personen kan worden uitgevoerd. Actor Een persoon, het orgaan of de organisatie die verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstelling, de vervulling van een (deel)taak, de uitvoering van een werkproces of de uitvoering van de transactie waarmee hij is belast. AIP Archival Information Package; het overgedragen digitale informatiepakket; i.e. data + metadata. Akte Ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen. Akten worden onderverdeeld in authentieke akten en onderhandse akten. 1. Een authentieke akte is een akte in de vereiste vorm en opgemaakt door een ambtenaar aan wie bij of krachtens de wet is opgedragen op die wijze te doen blijken van door hem gedane waarnemingen of verrichtingen. 2. Een onderhandse akte is een akte die niet authentieke akte is. Archief Procesgebonden informatie Archiefbeheersregime De verantwoordelijkheden, regels en procedures die de archivering en het beheer van archiefstukken regelen en de eisen die er aan worden gesteld. Archiefbescheiden Synoniem voor archiefstukken en archivalia Archiefbestanddeel Een geheel van archiefstukken binnen een aggregatie bijeengebracht met een bepaald doel om in onderling samenhang te raadplegen. Archiefstuk Een informatieobject, ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken en bewaard om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften Archiveringssysteem Een archiveringssysteem is het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen en documenten, waarmee een persoon of een samenwerkingsverband van personen (een organisatie) de archiveringsfunctie vorm geeft Archivistiek Archivistiek is een synoniem voor archiefwetenschap Archivistische metada- Contextgegevens die als archivistische metadata aan digitale arta chiefdocumenten worden gekoppeld om de boodschap die daarin is vervat leesbaar, begrijpelijk, betrouwbaar en duurzaam te maken. Attribuut Een eigenschap of kenmerk van een object, bijvoorbeeld Geboortedatum. De invulling van een attribuut heet de attribuutwaarde. Authenticiteit Een archiefstuk is authentiek als bewezen kan worden dat: • Het is wat het beweert te zijn; • Het is opgemaakt of verzonden door de persoon die beweert

- 109 -

Begrip

Authenticeren

Authentificeren Basisselectiedocument

Bestand Bestemmingsbeginsel

Betrouwbaarheid (1) Betrouwbaarheid (2)

Bewaren

Bewerker

Bewijs (1) Bewijs (2) Bewijskracht (1) Bewijskracht (2)

Omschrijving het te hebben opgemaakt of verzonden; • Het is opgemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven. Bevestigen dat de persoon in kwestie degene is voor wie hij zich uitgeeft. 'Authenticeren' is de gewone vorm; dit woord staat in de grote Van Dale. De betekenissen zijn: 1. authentiek, rechtsgeldig maken 2. de identiteit vaststellen van? − (bij internetverkeer) 'een computer authenticeren': vaststellen of deze bekend is bij een netwerk − 'zich authenticeren': zijn identiteit bewijzen, bijvoorbeeld, om zich toegang te verschaffen tot een computernetwerk Authentificeren is een nevenvorm van authenticeren die niet zo vaak voorkomt. Samentrekking van authenticeren en identificeren Één of meer selectielijsten voor de archiefstukken van actoren, voor zover zij op een bepaald beleidsterrein actief zijn of waren en onder de werkingssfeer van de Archiefwet 1995 vallen. Een bestand is een geordende verzameling van gegevens. Beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen. Toelichting: dit beginsel heeft betrekking op het individuele archiefstuk. Het archiefstuk kan alleen binnen de context van het archief waarin het is opgenomen, juist, volledig en in overeenstemming met zijn oorspronkelijke functie worden geïnterpreteerd, en is daardoor bestemd om van dat bepaalde archief deel uit te maken. Betrouwbaarheid is de mate waarin men op iets of iemand kan vertrouwen. Een archiefstuk is betrouwbaar als de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten, of feiten waarvan het getuigt. Proces dat betrekking heeft op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke en betrouwbare archiefbescheiden door de tijd heen De bewerker is als gevolg van artikel 1, onder e, Wbp degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Informatie die aantoont dat de verdachte datgene heeft gedaan waarvan hij beschuldigd wordt. Zie document (2) Een document of stuk dat een standpunt ondersteunt. De bewijzende kracht van een bewijsmiddel. Het vermogen van een bewijsmiddel om bepaalde feiten of omstandigheden te bewijzen. Bij de akte worden drieërlei bewijskracht onderscheiden: • De uitwendige bewijskracht houdt in dat het stuk, dat er uitziet als een authentieke acte, daarvoor wordt gehouden tot op bewijs van het tegendeel. • De oneigenlijke of formele bewijskracht heeft betrekking op de vraag: Is daadwerkelijk verklaard wat in de akte staat. - 110 -

Begrip

Bewijskracht (3)

Bewijskracht (4) Bewijslast (1) Bewijslast (2)

Bewijsmiddelen

Bewijsstuk Bewijswaarde Bruikbaarheid

BSD CDD

CDD+

Code

Omschrijving • De eigenlijke of materiële bewijskracht komt daarna aan de orde: Berust die - daadwerkelijk afgelegde - verklaring wel op de waarheid? Hier gaat het niet meer om het afgelegd zijn van die verklaring maar om de inhoud daarvan. (bestuursrecht) kwaliteit van het middel waarmee getracht wordt bepaalde feiten of omstandigheden te bewijzen. Bijv. de ~ van een ambtsedig proces-verbaal van politie is meestal groter dan de ~ van de verklaring van de burger (Lycaeus Juridische Woordenboek). De bindende kracht van datgene wat in een bepaalde akte is vastgelegd. De plicht die op iemand rust om ten overstaan van de bestuursrechterlijke (!) instantie een bepaald feit te bewijzen (civiel recht) verplichting om stellingen te bewijzen. De bewijslast rust in beginsel bij diegene die zich op de rechtsgevolgen van zijn in het proces aangevoerde stellingen beroept. Elk gegeven dat vereist is voor de oordeelsvorming van de rechter. 1. (burgerlijk procesrecht) geschriften (brieven, documenten, akten, vonnissen etc.) en getuigenissen die door procespartijen aangevoerde feiten en omstandigheden ondersteunen of weerspreken. (Lycaeus Juridische Woordenboek) 2. (civiel recht) Schriftelijke stukken (waaronder foto's, films, tekeningen, etc.), bekentenis, gerechtelijke eed, bewijs door vermoedens. 3. (strafrecht) Eigen waarneming van de rechter, verklaringen van de verdachte, getuigenverklaringen, verklaringen van deskundigen, schriftelijke stukken (Sv, art. 339). (bewijsrecht) meestal schriftelijke bescheiden (brieven, documenten, akten etc.) die tot bewijs strekken (Eeckhoutte Advocaten). De beoordeling of door een bewijsmiddel het te bewijzen feit inderdaad geacht kan worden bewezen te zijn. Een archiefstuk is bruikbaar als: • De vindplaats bekend is; • Het kan worden: • Teruggevonden; • Weergegeven; • Geïnterpreteerd; • Relatie tot context duidelijk is en gehandhaafd blijft. Basisselectiedocument Centraal Digitaal Depot: een technische voorziening, bestaande uit apparatuur en programmatuur (hardware en software), voor de duurzame en betrouwbare bewaring van digitale informatie in de strafrechtsketen. Centraal Digitaal Depot Plus: een geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen en documenten voor het duurzaam beheren van te bewaren archiefbescheiden in de strafrechtsketen. Instructies die op digitale wijze zijn vastgelegd en welke bruikbaar zijn voor het initiëren, het op gang houden en het beëindigen van een proces door een processor. - 111 -

Begrip Context Contextgegevens CPU Data

DBC Delict Digitaal afschrift

Digitaal depot Digitale handtekening

DIP DMS

Document (1) Document (2)

Document (3)

Documenteren

Doelbindingsprincipe

Dossier

Omschrijving De factoren die archief generen, structureren en bevraagbaar maken. De gegevens die de context representeren. (= gegevens over relaties binnen en tussen documenten en technische gegevens). Central Processing Unit; Feiten en concepten (echter niet uit instructies) die op digitale wijze zijn vastgelegd en welke bruikbaar zijn voor communicatie, interpretatie, verwerking of uitvoering door mensen of door een processor. Diagnosebehandelcombinatie: het geheel van een geleverd zorgproduct Strafbaar feit Een elektronisch gegevensbestand dat een identieke weergave vormt van het proces-verbaal, bedoeld in artikel 153, eerste lid en tweede lid, eerste volzin, van het Wetboek van Strafvordering (art. 1, lid b, Besluit elektronisch proces-verbaal). Zie e-depot Een techniek, die binnen bepaalde voorwaarden, voor een geavanceerde elektronische handtekening wordt ingezet, waarbij deze onlosmakelijk is verbonden met een publieke en een private sleutel. Deze sleutels zijn uniek voor een persoon. Welke publieke sleutel bij welke persoon hoort, wordt door een certificatiedienstverlener (onafhankelijke derde) vastgelegd in een digitaal certificaat. Dissemination Information Package; het beschikbare digitale informatiepakket. Document Management Systeem: een systeem dat functionaliteit aanbiedt voor het verwerven, opslaan, archiveren en opvragen van documenten, inclusief het managen tijdens het uitvoeren, administreren, doorgegeven en autoriseren van gebruikers. Document Management Systemen bewaken de toegang tot bestanden en houden een historisch bestand bij van de inhoud van de bestanden. Soort informatieobject; meer specifiek: een papieren informatieobject. Een betekenisvolle, samenhangende groep gegevens die als eenheid een functie vervullen ter overdracht van informatie. Het criterium ‘bewijs’ onderscheidt documenten van archiefdocumenten (Eric Ketelaar) Een samenhangend geheel van gegevens, bestemd voor verplaatsing om een beoogd effect te bereiken, of: een verzameling gegevens, en wel de kleinste verzameling die zelfstandig als informatie kan fungeren (Geert-Jan van Bussel). Het documenteren is de […] vastlegging van gegevens in documenten. Bij uitbreiding behoort ook het gebruik maken van in documenten vastgelegde gegevens tot deze laag (Horsman 2009). Het principe dat niet meer gegevens verwerkt worden dan strikt noodzakelijk is dan voor het doel waarvoor men de gegevens nodig heeft. Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één ar- 112 -

Begrip Duurzaamheid EBV E-depot

E-mail e-VMCS EAD EDDA Elektronische handtekening Emulatie

Entiteit Entiteittype Facsimile Feit Functie Functionele context Gedrag Geschrift GPS Handeling Herkomstbeginsel

HKS HTML Informatie Informatiecontext

Omschrijving chief, die dezelfde zaak betreffen. Het waarborgen van de toegankelijkheid, authenticiteit en leesbaarheid van documenten gedurende de geldende bewaartermijn. Elektronisch berichtenverkeer Een technische voorziening, bestaande uit apparatuur en programmatuur (hardware en software), voor de duurzame en betrouwbare bewaring van digitale informatie Elektronische post; i.e. correspondentie die elektronisch verzonden wordt en elektronisch leesbaar is. Elektronische vervangings-, migratie- en conversieservice Encoded Archival Description: een internationale XML-standaard voor het opmaken van archiefinventarissen. Expertise & Dienstencentrum Digitale Archivering; een afdeling van JustID. Handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch zijn geassocieerd met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie. Aanpassing van de huidige omgeving (hard-/software) naar de oorspronkelijke omgeving waarin de digitale informatie was opgesteld, zodat de oorspronkelijke informatie weer kan worden gegeven. Het voorkomen van een object in een informatiebron in de vorm van een set van attribuutwaarden die hetzelfde object beschrijven. De typering voor de verzameling van gelijksoortige entiteiten in een informatiebron, bijvoorbeeld Persoon. Een gedrukte afbeelding die in verschijningsvorm het oorspronkelijke document zo veel mogelijk benadert Gedraging die bij wet verboden is. Het beoogde effect van een gecoördineerde inspanning die een actor wil leveren om zijn missie te realiseren. De functionele structuur van de strafrechtsketen, doelstellingen, taken en handelingen, beleidsterreinen en werkprocessen. Het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een digitaal informatieobject bij de raadpleging of het gebruik ervan. Geschrift is iets dat geschreven is. Geïntegreerd processysteem strafrecht (Justitie) Concretisering van een taak in operationele termen. Het drukt uit wat er daadwerkelijk gebeurd is (Thomassen 2009). Het herkomstbeginsel is het beginsel, dat ieder archiefstuk behoort te worden teruggebracht tot het archief, waaruit het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats. Het begrip herkomstbeginsel is samengesmolten met het begrip bestemmingsbeginsel. Herkenningsdienstsysteem (Politie). Registratie van processenverbaal en aangiften van misdrijven. Hypertext Markup Language: een opmaaktaal voor de specificatie van documenten, voornamelijk bedoeld voor het World Wide Web. Gegevens waar betekenis aan kan worden toegekend. Gegevens zijn de bouwstenen van informatie Alle informatie die bij het creëren van archiefstukken wordt ge- 113 -

Begrip

Informatieobject Informatiepakket

Inhoud Integer persoonsbeeld

Integraal persoonsbeeld

Integriteit

ISAD JDS

Jurisprudentie JustID Justitiabele Kwaliteit

Kwaliteitskenmerken

Legal XML

Omschrijving bruikt en die samen met de organisatorische en functionele context deel uitmaakt van de ontstaanscontext Geheel van gegevens met een eigen identiteit Conceptueel geheel (container) bestaande uit informatie over de inhoud van een archiefstuk en informatie over hoe deze inhoud te representeren. De tekst (letters en cijfers, schrifttekens) Integer persoonsbeeld wil zeggen dat de beschikbare informatie over personen in de strafrechtsketen gekoppeld wordt aan de juiste persoon. Integraal persoonsbeeld wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtsketen aanwezig is, voor iedere functionaris in die keten snel en efficiënt toegankelijk is. Eigenschap van een archiefstuk of archiefbestanddeel dat zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm bij raadpleging gelijk zijn aan de inhoud, structuur en verschijningsvorm op het tijdstip dat het werd ontvangen of opgemaakt. International Standard Archival Description: een standaard voor het structureren en beschrijven van informatie over archieven. Justitieel documentatiesysteem – Justitieel archiefsysteem bevat alle misdrijven en overtredingen geregistreerd aangaande natuurlijke en rechtspersonen, zoals benoemd in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Tevens bevat het JDS de aan de rechterlijke autoriteiten uitgebrachte psychiatrische en psychologische rapporten over onderzoeken naar het gedrag of de levensomstandigheden van natuurlijke personen: het zogenaamde Persoonsdossier (PD). (Het geheel van) uitspraken van rechters. Justitiële Informatiedienst Natuurlijke- of rechtspersoon (of samenhang van personen) onderhevig aan rechtspraak. Het geheel van eigenschappen en kenmerken van een product of dienst dat van belang is voor het voldoen aan vastgestelde of vanzelfsprekende behoeften. De Archiefterminologie beschrijft het verschil tussen de kwaliteitskenmerken. Authenticiteit is een eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging. Betrouwbaarheid van een archiefstuk heeft betrekking op de inhoud van het stuk. Is het een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt. Integriteit heeft betrekking op volledigheid en het voorkomen van ongeautoriseerde wijziging van het archiefstuk, terwijl bruikbaarheid betrekking heeft op het bekend zijn van de vindplaats en het feit dat het archiefstuk kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd, waarbij de relatie tot de context duidelijk is en gehandhaafd blijft. Een XML -standaard die gebruikt wordt voor de uitwisseling van - 114 -

Begrip LTANS MA

Metadata

Migratie

NA

Natte handtekening NTV ODF

Ontologie

Organisatorische context Origineel

PAdES PDF

Omschrijving juridische documenten Long-Term Archive and Notary Services Matchingsautoriteit: de Matchingsautoriteit is verantwoordelijk voor het ‘matchen’ en beheren van administratieve identiteitsgegevens van verdachten en veroordeelden binnen de strafrechtsketen. Metadata zijn gegevens die de kenmerken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina's en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld. Het expliciet opslaan van metadata bij de data waar het betrekking op heeft, heeft als voordeel dat de data makkelijker door zoekmachines gevonden kan worden. Aanpassing van de manier waarop informatie digitaal gecodeerd wordt aan nieuwe harden/of software of aan een nieuwe generatie computer technologie. Nationaal Archief: het Als 'nationaal geheugen' van Nederland beheert het Nationaal Archief 110 kilometer archiefmateriaal, foto's en kaarten van de rijksoverheid en van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). Handgeschreven handtekening Natuurlijke taalverwerking Open Document Format, of het OASIS Open Document Format for Office Applications, is een open standaard voor het bewaren en/of uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. De Open Document-standaard werd ontwikkeld door het OASIS-consortium, vanuit de XML-gebaseerde bestandsindeling van OpenOffice.org. In de informatica en de logica is een ontologie het product van een poging een uitputtend en strikt conceptueel schema te formuleren over een bepaald domein. Een ontologie is typisch een datastructuur die alle relevante entiteiten en hun onderlinge relaties en regels binnen dat domein bevat, zoals bij een domeinontologie het geval is. De organisatiestructuur van de strafrechtsketen zowel verticaal als horizontaal en procedures, de wijze waarop de overheidsfuncties worden uitgevoerd Het begrip origineel wijst op een relatie tussen twee informatieobjecten waarbij het ene is vervaardigd als kopie, reproductie of afschrift van het andere. Het informatieobject waarnaar een kopie, reproductie of afschrift is vervaardigd, is dan het origineel. PDF Advanced Electronic Signatures Portable Document Format (PDF) is een bestandsformaat, waarvan de rechten liggen bij de firma Adobe. Kenmerk van dit formaat is dat inhoud, structuur en presentatie van een document onlosmakelijk als een geheel met elkaar zijn verbonden.

- 115 -

Begrip

Omschrijving

Figuur 31 Structuur PDF-bestand

PDF/A

PIVOT

Proces Proces-verbaal (1)

Proces-verbaal (2)

Proefproces

Pro-formazitting

Als middel voor publicatie en uitwisseling is PDF zeer geschikt. Voor het reproduceren is de gratis 'reader', Acrobat Reader een product van Adobe beschikbaar. Hoewel documenten door het gebruik van PDF gefixeerd lijken, zijn ze toch relatief eenvoudig te muteren (Rienk Jonker 2011). Portable Document Format/Archivable, ook bekend als ISO 190051, is een variant van het gewone PDF-formaat die specifiek ontwikkeld is voor de archivering van informatieobjecten. Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn: een samenwerkingverband van de Rijksarchiefdienst en de ministeries dat in 1991 startte. Doel van het project was om de grote achterstanden in bewerking en overbrenging van archieven in te lopen. Dat kon alleen door een nieuwe selectiemethode te ontwikkelen. Eindigende keten van min of meer gestandaardiseerde, op elkaar afgestemde activiteiten gericht op een bepaald doel. Strafrecht: Vastlegging of schriftelijke verklaring over de constatering en de toedracht van een vermeend strafbaar feit. Door een opsporingsambtenaar. Een proces-verbaal is de akte waarmee een overheidsambtenaar verslag uitbrengt over wat hij in de uitoefening van zijn functies heeft verricht. Het vermeldt dus de handelingen die hij stelde, maar ook de schriftelijke weergave van de gesprekken of verklaringen in zijn aanwezigheid. Bedoeld wordt dus een ware getuigenis met eveneens de opgave van de omstandigheden waarin de gerapporteerde feiten zich voordeden. Een proces of rechtszaak waarin de werking in de wettelijke mogelijkheden op een bepaalde vlak worden onderzocht (beproefd). Een proefproces wordt gehouden als er een situatie ontstaat waarin niet duidelijk is wat de wet bepaalt. Dit kan het gevolg zijn van een nieuwe situatie waar de (oude) wet geen rekening mee houdt. In deze gevallen wordt soms door iemand een proefproces aangespannen, om vast te stellen hoe de rechter de desbetreffende wet(ten) interpreteert Een rechtszaak in het strafrecht die plaats kan vinden voordat de maximale tijd dat een verdachte in voorarrest mag zitten verstrijkt. De zaak wordt door de officier van justitie voor de rechtbank gebracht, maar er vindt geen inhoudelijke behandeling plaats. Er wordt verzocht om het onderzoek ter terechtzitting te schorsen. Een pro-formazitting kan, bijvoorbeeld, voorkomen dat de verdachte - 116 -

Begrip

RDF

Record Record (automatisering) Recordness

Records Management Applicatie (RMA)

Repository Representatie (1) Representatie (2)

Reproductie (1) Reproductie (2) RVS Schrift Schriftelijk Selectielijst

SIP SKN SKDB

Structuur

Omschrijving wordt vrijgelaten als het Openbaar Ministerie het onderzoek naar de verdachte nog niet heeft afgerond Resource Description Framework: een standaard van het World Wide Web Consortium (W3C), oorspronkelijk ontworpen als een metadatamodel, maar gaandeweg gebruikt als een formaat om gegevens in het algemeen voor te stellen en uit te wisselen. Archiefstuk of record (automatisering) Aantal bij elkaar behorende gegevens in een database Archiefwaardigheid van een informatieobject. Een gegeven is archiefwaardig wanneer het op basis van criteria geschikt is als archiefstuk in het archiveringssysteem opgenomen te worden. Software die door een organisatie wordt gebruikt om zijn records te beheren. De primaire beheersfuncties zijn het categoriseren en verblijfplaats vaststellen van records en het identificeren van records die voor verwijdering in aanmerking komen. RMA sofware slaat ook op, ontsluit en verwijdert de elektronische records die in zijn ‘repository’ zijn opgeslagen. Een faciliteit voor het opslaan en beheren van digitale informatie(objecten). Het is in wezen een 'digitale database'. Het ‘afbeelden’ van een object met zijn context door middel van metadata Representatie wordt ook gebruikt voor het opnieuw presenteren van een opgeslagen digitaal informatieobject of een scan van een papieren informatieobject. Een reproductie is ieder gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. Buiten of na de archiefvorming vervaardigde fotografische of digitale afbeelding van een document Reproductie- en vervangingsservice Een geheel van letter- (en cijfer)tekens; geheel van bij elkaar horende letter- en cijfertypen. Vastlegging van schifttekens op papier en van schifttekens op een elektronische gegevensdrager Lijst opgesteld aan de hand en met in achtneming van bepalingen in het archiefrecht, waarin van archiefstukken is aangegeven of zij voor (blijvende) bewaring en overbrenging naar een instantie van het openbare archiefwezen worden overgebracht, of dat voor vernietiging in aanmerking komen, onder opname van een bewaartermijn. Submission Information Pakage; het aangeboden digitale informatiepakket. Strafrechtsketennummer Strafrechtsketendatabank – Keteninformatiesysteem dat bestaat uit een strafrechtsketennummerstelsel met identificerende gegevens en een verwijzingsstelsel naar bronregisters Het (logisch) verband tussen documenten onderling, documenten en hun context (archiefstructuur) en tussen elementen binnen een do- 117 -

Begrip

SVG (Deel)taak

Taak Tag TBS

Tekenen

Tekstdocument

TIFF

TIFF/IT

Toegankelijkheid

Omschrijving cument (documentstructuur). Structuur heeft verschillende invulling op elk aggregatieniveau. Scalable Vector Graphics Verzameling van gelijksoortige activiteiten die een organisatie wil [of moet] uitvoeren om een doel te bereiken. Drukt de formele bevoegdheid uit. Een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren. Etiket Gedwongen 24-uurs opname ter verpleging in een psychiatrisch ziekenhuis na een strafbaar feit in verband met een psychische stoornis, waarbij er kans op herhaling dreigt (strafrechtelijke maatregel door rechter). Het toekennen van een elektronische handtekening aan een informatieobject met het doel om de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit te garanderen. Bij tekenen wordt een relatie gelegd tussen (de inhoud van een) informatieobject en ondertekening, en ondertekening en ondertekenaar (persoon of organisatie). Een tekstdocument is een specifiek type computerbestand voor het opslaan van tekstuele informatie. Naast het algemene feit dat het een bestand is dat tekstuele informatie bevat, voldoet het bovendien aan de volgende conventies: 1. een bestand (file) is een reeks regels (lines), gevolgd door een <einde-bestand> symbool (end-of-file symbol). 2. een regel is een reeks legale tekens (characters), gevolgd door een <einde-regel> symbool (end-of-line symbol). 3. tot de legale tekens (character) horen het symbool en de afdrukbare tekens (printable character), d.i. de tekens die volgens de gebruikte tekenset een afdrukbaar teken voorstellen (bv. letters, cijfers, interpunctietekens, wiskundige symbolen, ...). Tagged Image File Format (TIFF) is een flexibele bestandsindeling voor opslag van beelden (onder andere foto’s). Het werd ontwikkeld door Aldus Corporation om beelden op te slaan van scanners en fotobewerkingsprogramma’s, maar de extensie is momenteel onder de controle van Adobe. Het formaat is flexibel en kan beelden met allerlei eigenschappen opslaan. Voor TIFF-bestanden bestaan verschillende, meestal zogenaamde verliesloze, compressiemethodes. Het LZW-algoritme is het meest bekend. Een nadeel is dat, door de grote flexibiliteit van TIFF, niet alle programma’s de vele smaken van TIFF kunnen lezen. Tagged Image File Format/Image Technology. TIFF/IT is a standard for the exchange of digital adverts and complete pages. TIFF/IT files only contain bitmap data, no vector data. De geschiktheid van een archiveringssysteem op een bepaalde tijd en plaats om gebruikers met bepaalde competenties op een effectieve manier het archief te laten interpreteren, binnen de beperkingen die de omgeving van dat archiveringssysteem aan die raadpleging stelt. - 118 -

Begrip Toelaatbaarheid (als bewijsmiddel)

TRAC Trusted Digital Repository

Trusted Third Party

Uiterlijk Verantwoordelijke

Verschijningsvorm (1)

Verschijningsvorm (2) View Path VIP

Visuele integriteit Vorm (1) Vorm (2)

vtsPN Waarmerk Waarmerken

Omschrijving De toelaatbaarheid van een bewijsmiddel is de beoordeling door een beslissende instantie van de geoorloofdheid van de aangeleverde bewijsmiddelen om te kunnen dienen als grondslag voor de vaststelling van de feiten. Trustworthy Repositories Audit & Certification Trusted Digital Repository (Nederlands: een vertrouwd digital depot ) is een organisatie (bestaande uit mensen, kennis, middelen en procedures) die verantwoordelijk is voor de duurzame bewaring en voor de langetermijntoegankelijkheid van digitale informatieobjecten Trusted third party (Nederlands: een vertrouwde derde partij ) is een begrip uit de informatiebeveiliging en cryptografie waarmee een instantie wordt aangeduid die bijvoorbeeld certificaten en sleutels voor derden in bewaring neemt. Verschijningsvorm De verantwoordelijke is volgens artikel 1, onder d, Wbp de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De uiterlijke aspecten van een archiefstuk, waarmee de structuur en opmaak zichtbaar zijn. De wijze waarop een informatieobject zich presenteert aan de gebruiker. Digitale informatieobjecten zijn afhankelijk van hardware en software. Een gelijke set digitaal opgeslagen gegevens kan zich in verschillende softwareomgevingen verschillend presenteren (Rienk Jonker 2011). Het zichtbare uiterlijk. Een combinatie van op elkaar voortbouwende harden software die nodig is om een digitaal informatieobject te kunnen (re)presenteren. Verwijsindex Personen: keteninformatiesysteem dat bestaat uit een strafrechtsketennummerstelsel met identificerende gegevens en een verwijzingsstelsel naar bronregisters. Overgegaan in SKDB. Ongewijzigde weergave van een informatieobject. Redactionele vorm, verschijningsvorm of structuur. Een karakterisering van documenten op grond van gemeenschappelijke fysieke (bv. aquarel, tekening) en/of intellectuele (bv. dagboek, journaal, brievenboek) eigenschappen van een document (ISAD). Voorziening tot samenwerking Politie Nederland Merk of teken van echtheid Het toekennen van een elektronische handtekening aan een informatieobject met het doel om de integriteit en bruikbaarheid van een informatieobject te garanderen. Bij waarmerken wordt een relatie gelegd tussen informatieobject en een (handeling in het) bedrijfsproces.

Webbrowser WTVS XAdES XCDL XML

Computerapplicatie voor het lokaliseren en tonen van webpagina’s Waarmerk-, tekenen validatieservice XML Advanced Electronic Signatures Extensible Characterisation Description Language Extensible Markup Language: een metataal die de inhoud (structuur - 119 -

Begrip

Omschrijving en elementen) van een gegevensverzameling beschrijft ongeacht de vormgeving waarin deze verzameling wordt gepresenteerd. Inhoud, structuur en presentatie zijn gescheiden. De structuurkenmerken worden opgenomen in een DTD of een XML-schema, de vormkenmerken worden opgenomen in stylesheets (CSS, XSL). XML is een open standaard, vastgesteld door het W3 consortium. XML bestaat uit een aantal talen waarmee documenten kunnen worden beschreven en waarmee ze kunnen worden gepresenteerd. XML wordt gebruikt voor gestandaardiseerde gegevensuitwisseling en is ook zeer geschikt voor duurzame bewaring. Een XML document bestaat grofweg uit drie bestanden te weten een XML-schema (voorheen een Document Type Definition (DTD)), het eigenlijke document met de inhoud en een XSL-document. In XML-schema wordt de structuur van het document vastgelegd. Hierin krijgen de verschillende elementen een betekenisvolle naam in de vorm van tags. Het schema bevat de afspraken over de elementen die in een bepaald document thuishoren. Afspraken kunnen gaan over de naamgeving, het al dan niet verplicht stellen van een element, het aangeven of bepaalde elementen meer dan een keer in een document kunnen voorkomen enzovoorts. In een schema kan ook aangegeven worden of een element extra kenmerken krijgt die bijvoorbeeld te gebruiken zijn bij zoekacties (Rienk Jonker 2011).

Figuur 32 Structuur XML-bestand

XMP

XMP staat voor Extensible Metadata Platform en het betreft een metadataframework waarmee gegevens over foto's aan of bij digitale bestanden kunnen worden toegevoegd. Denk hierbij aan cameramerk en -type, sluitertijd, diafragma, flitswaarde e.d. die door de camera zelf aan de afbeelding zijn toegevoegd. Echter horen ook - 120 -

Begrip

XSD Zaak (1) Zaak (2)

Zorg Zorgdrager

Omschrijving (meta)data als onderwerp, maker, plaats, trefwoorden e.d., die door de maker later worden toegevoegd hieronder. Deze informatie kan in de afbeelding zijn opgenomen of ernaast in een zogenaamd sidecarbestand. XML Schema Definition Een zaak in archivistische zin is een in de tijd begrensd complex handelingen betreffende een bepaald geval. Een zaak in juridische zin wordt gedefinieerd als ‘een procesverbaal tegen één verdachte wegens één of meer strafbare feiten, dat bij het Openbaar Ministerie staat ingeschreven ter (verdere) afhandeling’. Eén verdachte (persoon) kan meer dan één strafbaar feit hebben gepleegd, terwijl anderzijds bij één strafbaar feit meerdere verdachten betrokken kunnen zijn. Zaken kunnen gekoppeld worden door een gezamenlijk parketnummer of parketnummerreeks. Doordat meerdere zaken samengevoegd kunnen worden, is het in de praktijk zo dat er meerdere processen-verbaal onder een zaak geregistreerd kunnen staan. Zorg is ‘de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet 1995.’ Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archiefstukken.

- 121 -

Bijlage 2 PDF PDF Voor de opslag van digitale informatieobjecten wordt gebruik gemaakt van PDF-bestanden. Het Portable Document Format, of kortweg PDF, is sinds ongeveer 1993 een de facto standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten en formulieren die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. PDF is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt. Inhoud, structuur en presentatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een nadeel van PDF is dat het geen open standaard is. De gebruikers zijn voor de ontwikkeling van Adobe, de eigenaar. PDF kan een vrijwel identieke ‘afbeelding’ van het oorspronkelijke tekstdocument bewaren. Conversie naar PDF met gebruikmaking van Adobe Acrobat software vindt plaats als afdrukken: een virtuele PDF printer wordt toegevoegd aan de lijst van beschikbare printers voor de tekstverwerker en met gebruikmaking van deze printer wordt een PDF -versie van het document gecreëerd. PDF/A PDF/A (Portable Document Format Archivable) is een speciale variant van het gewone PDF die specifiek ontwikkeld is voor archivering. PDF/A is daarom bijzonder geschikt voor het opslaan van digitale documenten. PDF/A is ook bekend als ISO 19005-1:2005. PDF/A is in 2005 op de markt gebracht. De PDF/A-standaard bevat een deelverzameling van de functies van de standaard PDF. Functies zoals formulieren, JavaScript-code en multimediafuncties zijn niet opgenomen in de PDF/A. Deze functies zouden in de toekomst namelijk een correcte weergave van het document kunnen verhinderen. Er zijn echter ook enkele functies toegevoegd. Zo worden de gebruikte lettertypes bijvoorbeeld ingebed in het bestand.173 Alleen op deze manier kan men er zeker van zijn dat het lettertype later nog beschikbaar is.

173

Denk hierbij, bijvoorbeeld, aan het font dat speciaal voor het Ministerie van Landbouw ontworpen is: Agrofont.

- 122 -

De PDF/A beoogt een statische inhoud van een informatieobject aangezien men op lange termijn meer gebaat is met een correcte weergave dan met allerlei toeters en bellen. Een PDF/Adocument zou ongeveer 50 jaar moeten kunnen meegaan. Om een PDF/A-bestand te maken, is het eerst en vooral belangrijk dat men zich aan de voorwaarden houdt waar een PDF/A-bestand aan moet voldoen. Daarna zijn er twee mogelijkheden: 1. In sommige programma’s is het mogelijk om een bestand rechtstreeks op te slaan als PDF/A-document. Een voorbeeld van een dergelijk programma is OpenOffice.org of (als opslaan in PDF is geïnstalleerd) Microsoft Office Word vanaf versie 2007 (via de knop Opties tijdens het opslaan in PDF). 2. Je kan een bestaand document met afzonderlijke software converteren naar een PDF/A-bestand. Een voorbeeld van dergelijke software is PDF Creator. Wanneer men nadien een PDF/A-document wil openen, is het belangrijk dat het programma het PDF/A-formaat ondersteunt. Een voorbeeld van zo een programma is Adobe Reader.

PDF/A-1b Er zijn twee versies van PDF/A, te weten: PDF/A-1a en PDF/A-1b. PDF/A-1b beoogt dat de grafische weergave op lange termijn gewaarborgd blijft en dat de metadata van het document toegankelijk wordt gemaakt. Men garandeert op deze manier ook dat de documenten afgedrukt kunnen worden. In deze versie worden alleen de functies van PDF 1.4 toegestaan. De metadata wordt in het XMP-formaat gecodeerd. Daarnaast zijn ook functies zoals bijlagen, versleuteling en referenties naar andere bestanden verboden. Een digitale handtekening wordt wel toegestaan. PDF/A-1a is een uitgebreidere versie van PDF/A-1b maar veel minder populair.

PDF/A-2 In juli 2011 is PDF/A-2 gepubliceerd: ISO 19005-1:2011. Dit is geen echte opvolger van PDF/A-1 maar eerder een verdere ontwikkeling aangezien het anders in tegenspraak zou zijn met het feit dat de PDF/A-1 lang zou moeten blijven bestaan.174 In de PDF/A-2 is het mogelijk om de modernere functies van de normale PDF te gebruiken. PDF/2 is geschikt voor beperkt reviseerbare informatieobjecten en voor ‘functierijke’ op tekst gebaseerde informatieob-

174

PDF/A-2 is gebaseerd op PDF 1.7 (ISO 32000-1), in plaats van op PDF 1.4

- 123 -

jecten. PDF/A-2 is achterwaarts compatibel met PDF/A-1, dat wil zeggen PDF/A-2 heeft alle functies die PDF/A-1 heeft. Omgekeerd geldt dat niet.

- 124 -

Bijlage 3 XML XML XML is een opmaaktaal die de inhoud (structuur en elementen) van een gegevensverzameling beschrijft ongeacht de vormgeving waarin deze verzameling wordt gepresenteerd. Met XML kan de structuur van documenten beschreven worden door de onderdelen van tags (etiket, label) te voorzien. Door de elementen te nesten ontstaat een boomstructuur. Het resultaat in XML is dan hiërarchisch gestructureerde informatie. Inhoud, structuur en presentatie zijn gescheiden. Inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn gescheiden. De structuurkenmerken en het vocabulaire worden opgenomen in een DTD of een XML-schema, de vormkenmerken worden opgenomen in een stylesheet (CSS, XSL).

XML is een middel om gegevens op te slaan. Dat betekent dat je daar ook gegevens uit op kunt kunnen vragen net zoals je dat kunt doen met een database. De gegevens in een XMLdocument hebben immers een naam en een waarde. Voor het opvragen van gegevens uit een XML-bestand zijn XQuery en XPath ontwikkeld.175 XPath en XQuery kunnen beide worden gebruikt om gegevens op te vragen uit een XML document. Met XPath en XQuery kunnen informatieobjecten in XML-formaat worden bevraagd alsof het databases zijn. Een XML benadering kan eveneens gemakkelijk metadata over het document opnemen in hetzelfde bestand als waarin het document is opgenomen.176

DTD en XSD De afspraken over de te gebruiken tags (etiketten) in de "standaard"-dialecten worden formeel vastgelegd in zogenaamde DTDs (Document Type Definitie) of in XML Schema Definities (XSD). Naast de te gebruiken tags wordt hierin ook beschreven welke gegevens acceptabel zijn en hoe ze precies moeten worden opgegeven (bijvoorbeeld postcode bestaat uit 4 cijfers, 1 spatie, 2 letters). Het verschil tussen DTD en XSD is dat XSD-schema's hierin meer uitdrukkingskracht hebben; daarnaast is XSD zelf ook een XML-dialect dat met alle XML-tools bewerkt kan worden.

175 176

Otegem, 2007. Testbed Digital Preservation, 2003.

- 125 -

Een organisatie kan XML-schema’s gebruiken voor het vastleggen van de vormvereisten voor, bijvoorbeeld, besluiten, brieven en vergunningen. Binnen de archivistiek is de Encoded Archival Description (EAD) een voorbeeld van een DTD voor toegangen op archieven. De inhoud van het informatieobject komt in een bestand waarbij de tags, de structuurelementen uit het XML-schema, de inhoudselementen omsluiten. Voor de presentatie, de verschijningsvorm zijn CSS (Cascading Style Sheets) en XSL (Extensible Stylesheet Language) ontwikkeld. CSS en XSL bevatten de instructies voor de opmaak. De opmaakinstructies betreffen zaken als lettertype, lettergewicht, kleur en plaatsing van de elementen. Met CSS en XSL kan de inhoud uitgevoerd worden naar het beeldscherm of naar bestanden in formaten als PDF, HTML, SGML. Uitvoer naar databases of rechtstreeks afdrukken op papier behoren ook tot de mogelijkheden. Een CSS- of XSL-document is zeer geschikt om de huisstijl van een organisatie in op te nemen.177

CSS Cascading Style Sheets (afgekort tot CSS) is een manier om de vormgeving voor een serie webpagina's in één keer vast te leggen. De informatie over de vormgeving voor het hele document wordt toegevoegd aan de HTML-code ervan. Die informatie kan in het document zelf staan, maar ook in een extern document dat wordt geïmporteerd. Een dergelijk apart geïmporteerd document wordt ook wel stylesheet genoemd. Een stylesheet biedt de mogelijkheid inhoud en vormgeving van een document van elkaar te scheiden en op die manier een consistente vormgeving over meerdere documenten te bereiken. Een belangrijke reden voor de introductie van Cascading Style Sheets is om de vormgeving van webpagina's te standaardiseren, zodat verschillende webbrowsers dezelfde pagina op dezelfde wijze aan de gebruiker tonen. Het World Wide Web Consortium (W3C) heeft daartoe de standaard vastgelegd. De vastgelegde standaard is in de loop van de jaren significant uitgebreid. De oorspronkelijke standaard staat bekend als CSS1. Latere uitbreidingen staan bekend als CSS2 en CSS3. Deze laatste uitbreiding (CSS3) is gedeeltelijk nog in ontwikkeling en is als zodanig geen officiële standaard. Moderne webbrowsers ondersteunen CSS1 en CSS2.

177

Bron: http://labyrinth.rienkjonker.nl/xmlPDF geraadpleegd op 6 december 2011.

- 126 -

XSLT XSLT of XSL Transform, voluit Extensible Stylesheet Language Transformations is een standaard voor het omzetten van de informatie in een XML-document naar een ander formaat, of een anders gestructureerd XML-document. Veelgebruikte toepassingen zijn omzettingen naar XHTML, WML en PDF. Het maakt samen met XSL-FO (of XSLFO, of XSLF) deel uit van de XSL-specificaties.

Een XML-document heeft een boomstructuur, waarop door XSLT-transformaties worden uitgevoerd. XSLT is declaratief, de regels van XSLT-code worden recursief toegepast. XSLT is zelf ook een variant van XML, dat wil zeggen dat een XSLT-document moet voldoen aan de XML-specificaties.

In de praktijk wordt XSLT vaak in combinatie met Cascading Style Sheets (CSS) of XSL-FO toegepast, omdat de styleerfunctionaliteit niet door XSLT wordt ondersteund. In de toekomst zal XSL-FO steeds meer voor dit laatste gebruikt worden in plaats van CSS, omdat XSL-FO speciaal voor XML is ontworpen en krachtiger is dan CSS.

Op het World Wide Web wordt XSLT zowel aan de kant van de client als aan de kant van de server gebruikt. Clients, zoals webbrowsers, kunnen XSLT gebruiken om opgevraagde XML documenten om te zetten naar HTML. Aan de server kant wordt XSLT ook veel gebruikt om XML documenten om te zetten naar andere formaten of structuren.

XSLT of CSS Je kunt je afvragen waarom er eigenlijk twee talen voor stylesheets bestaan, te weten XSL (i.e. XSLT plus Formatting Objects) en Cascading Style Sheets (CSS and CSS2)?178

Het is alleen redelijk te stellen dat in een ideale wereld er een enkele taal zou zijn met deze functie en dat de reden waarom er twee talen zijn is dat niemand in staat was om iets uit te vinden dat de eenvoud en efficiëntie bezat van CSS om eenvoudige dingen te doen in combinatie met de kracht van XSL om complexere dingen te doen.

178

Kay, 2008, p. xlix, 1316 p. 24.

- 127 -

CSS wordt voornamelijk gebruikt om HTML weer te geven maar het kan ook worden gebruikt om XML weer te geven door het definiëren van de displaykarakteristieken van elk XML-element. Echter, CSS heeft serieuze beperkingen. Het is niet in staat de elementen te herschikken in het brondocument en het kan geen tekst of beelden toevoegen. Het kan evenmin vaststellen welke elementen zouden moeten worden getoond en welke moeten worden overgeslagen. En het kan geen totalen of gemiddelden berekenen of getallen sorteren. Met andere woorden, het kan alleen worden gebruikt als de structuur van het brondocument al grote gelijkenissen vertoont met het eindresultaat. CSS is eenvoudig te schrijven en het is erg efficiënt in het gebruik van machineresources. CSS hoeft het document niet opnieuw te ordenen en hoeft geen boomstructuur te genereren die het document representeert. Het kan het document tonen zodra de eerste tekst is ontvangen over het netwerk. Misschien het meest belangrijke van alles, CSS is heel eenvoudig te schrijven voor HTML-programmeurs zonder enige kennis van programmeren. In vergelijking met CSS is XSLT veel krachtiger maar het gebruikt veel meer geheugen, processorcapaciteit en opleidingsbudget.

Het is mogelijk beide tools samen te gebruiken. Gebruik XSLT om een representatie van het document te creëren die dicht bij de eindvorm staat in die zin dat de juiste tekst in de juiste volgorde staat en gebruik CSS om de puntjes op de i te zetten voor het selecteren van de lettergrootte, kleuren, et cetera. Typisch zou je de XSLT-verwerking op de server doen en de CSS verwerking op de ‘client’ (in de browser); dus een ander voordeel van deze aanpak is dat je de hoeveelheid gegevens die worden gedownload reduceert waardoor de responsetijd voor gebruikers zou afnemen en de volgende dure bandbreedteaanpassing overbodig maken.

- 128 -

Bijlage 4 Theoretisch kader In dit hoofdstuk geef ik een overzicht van de voor het onderzoek relevante onderwerpen in de archiefwetenschap. Ik focus in dit hoofdstuk op de verschuiving van de op documenten gebaseerde theorie naar functionele analyses en de postcustodiale benadering. Aan bod komen: het Records Continuüm, archiveringssysteem, de Moments of Risk en het Open Archival Information System( OAIS).

Paradigmaverschuiving Het begrip archief is in de vorige eeuw in ontwikkeling geraakt. Tot ver in de twintigste eeuw bestond er in het archiefveld consensus over de definitie van archief als ‘het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen’. Onder archiefbescheiden werden verstaan al die bescheiden die, ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken.179 Recentelijk is er onder invloed van automatisering van processen en digitalisering van de informatiehuishouding een verschuiving in de begripsbepaling opgetreden waarbij de nadruk is komen te liggen op archief als procesgebonden informatie.180 Procesgebonden informatie is informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd. De archiefwetenschap bevindt zich op het snijvlak van twee paradigma’s: het klassieke of moderne paradigma en het postcustodiale paradigma. Deze verschuiving is niet alleen te danken aan de digitale revolutie, maar ook de overgang van het levensloopconcept naar het Records Continuümconcept en nieuwe invullingen van bestaande concepten hebben hierbij een rol gespeeld. Deze ontwikkelingen hebben de kern geraakt van de archiefwetenschap als wetenschappelijke discipline. De archiefwetenschap heeft zich ontwikkeld van een hulpwetenschap van de geschiedenis naar een autonome wetenschap. In het postcustodiale tijdperk is de definitie van archief veranderd van ‘het geheel der bescheiden’ in ‘procesgebonden informa-

179 180

Archiefpublicaties, 2007. Thomassen, 1999a, p. 11-20.

- 129 -

tie’. Dat wil zeggen al die informatie die gegenereerd wordt in de werkprocessen van een persoon of organisatie.

Samenvattend is het object van de archiefwetenschap in de postcustodiale benadering procesgebonden informatie, het archivistische doel is kwaliteit en de methodologie is het tot stand brengen, in standhouden en analyseren van de band tussen informatie en werkproces voor zover dat nodig is om de authenticiteit, betrouwbaarheid en juistheid van archief tot stand te brengen, in stand te houden en te analyseren.181 Het accent is verschoven van documenten naar functies, van archief naar context. Bestaande concepten kregen een nieuwe invulling. Het herkomstbeginsel kreeg, bijvoorbeeld, in de postcustodiale benadering tevens een nieuwe, actuele dimensie, omdat het niet alleen werd gebruikt voor het (achteraf) ordenen en beschrijven van archieven, maar eveneens voor het (vooraf) waarderen van (overheids)handelingen als grondslag voor de beoordeling of archieven voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Tot op de dag van vandaag is in een archiefcollectie het herkomstbeginsel leidend. Archiefwetenschappers denken in procesgebonden informatie, die waarde heeft in de oorspronkelijke context.182

Records Continuüm Aan de basis van de nieuwe definitie van archief ligt het Records Continuümmodel (zie Figuur 33 Records Continuümmodel). Het Records Continuümmodel biedt een kader om de kwaliteiten in kaart te brengen die voor geïntegreerd archiefbeheer noodzakelijk zijn. In tegenstelling tot de traditionele visie op archiefbeheer - het levensloop- of driefasenmodel leent het Records Continuümmodel zich ook voor de digitale omgeving.

Het onderscheid tussen papieren en digitale informatieobjecten is in de visie van Upward bij de inrichting van archiefsystemen volgens het model van het Records Continuüm niet relevant.183 Het model legt voor alle verschijningsvormen van informatieobjecten vier dimensies in tijd en ruimte vast: •

eerste dimensie: aanmaken als informatieobject door een actor en gebruik tijdens de werkprocessen (ontstaan);

181

Thomassen, 1999b, p. 69-79. Berendse, 2009b. 183 Upward, 2005. 182

- 130 -

•

tweede dimensie: vastleggen als archiefstuk voor bewijsvoering door het toevoegen van metagegevens (opnemen, vangen, verwerven, vastleggen). Hierdoor wordt het informatieobject ontkoppeld van de werkprocessen.

•

derde dimensie: overbrengen van het informatieobject naar het organisatiearchief (gebruiken, organiseren/vormgeven). Het informatieobject kan nu als informatieobject en als archiefstuk worden beschouwd. Het is toegankelijk voor toepassingen voor individueel and collectief geheugen, gebruik op individueel en organisatieniveau.

•

vierde dimensie: overbrengen van het informatieobject naar archieven voor publiek gebruik (hergebruiken, maatschappelijk inbedden, verbreden). De informatieobjecten zijn op dit niveau onderdeel van het publieke domein, het maatschappelijke geheugen.

Figuur 33 Records Continuümmodel184

Een informatieobject kan conform deze ruimtetijd ordening in iedere verschijningsvorm volgens een ‘recordkeeping systeem’ worden ontsloten en gearchiveerd voor individueel, organisatie- en publiek gebruik. Deze gebruiksniveaus volgen elkaar in het records continuüm op en stellen steeds hogere abstractie-eisen aan deze ‘recordkeeping’ systemen. In deze benadering zijn tijd en ruimte geïntegreerd. De informatieobjecten hebben van meet af aan elke denkbare

184

Bron: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html geraadpleegd op 28 juli 2011.

- 131 -

functie: zowel voor bedrijfsvoering, als bij verantwoording en bewijs en als maatschappelijk geheugen (cultuurhistorisch). Het Records Continuümmodel kijkt verder dan de primaire bedrijfsprocessen die de informatie genereerden en gebruikten; het neemt verantwoording aan derden in ogenschouw en ziet het archief als organisatorisch geheugen (aansprakelijkheid) en uiteindelijk als maatschappelijk goed.185

Het Records Continuümmodel is een extensie en verbreding van het driefasenmodel vanaf de conceptie van het informatieobject tot en met het gebruik van het informatieobject in het ‘hiernamaals’ met inachtneming van preservering en permanente toegankelijkheid.186 Vanaf het moment van het ontstaan houden informatieobjecten hun betekenis, worden continu nieuwe betekenissen toegekend en blijven actueel. ‘Contexts not only of records creation. Recontextualisation (the term is used by Michael Ames and other museologists and anthropologists ) takes place at every stage of a record’s life and in every dimension of the records continuum, adding values to (or substracting values from) the record as a semiophore, to use Krzysztof Pomian’s term for museum artefacts. Like the objects in a museum, records derive their significance from the different ‘invisibles’ they construct and from the ways in which they mediate these to the spectators or users.’187

Het Records Continuümmodel en in het bijzonder de Identity Axis wringt in beginsel met een ketenorganisatie. In de derde dimensie is sprake van het overbrengen van het informatieobject naar het organisatiearchief. Dan hebben we het over het overbrengen van informatieobjecten naar het archief van de actor. In de vierde dimensie is sprake van het overbrengen van het informatieobject naar (publieke) archiefdiensten. Dan hebben we het over het overbrengen van informatieobjecten naar, bijvoorbeeld, het Nationaal Archief. Het CDD+ bevindt zich op de grens van de derde en vierde dimensie. Het CDD kan bevraagd worden door alle actoren in de strafrechtsketen; er is sprake van een inter-organisatorisch archief. Dat is breder dan de organisatie van de ketenpartner maar minder breed dan de publieke sector. Ik beschouw de ketenorganisatie in dit onderzoek vooralsnog als een organisatie zoals bedoeld in de derde dimensie.

Archiveringssystemen Een archiveringssysteem is een informatiesysteem: de informatie die het opneemt, beheert en beschikbaar stelt, bestaat niet zo maar uit informatieobjecten met zo maar informatie. Het gaat

185

Jonker, 2005. Chell, z.j. 187 Ketelaar, 2001. 186

- 132 -

om informatie die een binding heeft met een (werk)proces. Dat hoeven niet altijd werkprocessen te zijn. Voor de beeldvorming is het echter van belang bij informatieobjecten in een archiveringssysteem te denken aan informatieobjecten die of een verbinding hebben met activiteiten van een mens (als uitvoerder van activiteiten in een organisatie) of met werkprocessen in een organisatie (uitgevoerd door een mens dan wel op automatische wijze). Behalve dat archiefstukken in een archiveringssysteem bijzondere informatie vastleggen, hebben deze informatieobjecten zelf ook nog specifieke kwaliteiten welke hen onderscheiden van informatieobjecten in een informatiesysteem. Ze moeten een betrouwbaar bewijs door de tijd heen kunnen zijn en ze moeten die herinnering langdurig mogelijk maken. Dat veronderstelt kwaliteitskenmerken als authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid.188

Horsman definieert een archiveringssysteem als ‘het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen en documenten, waarmee een persoon, of een samenwerkingsverband van personen (een organisatie) de archiveringsfunctie vorm geeft’.189 In de visie van Horsman is een archiveringssysteem een informatiesysteem waarbij de informatie (archiefstukken) die het bevat, is gegenereerd in en door de werkprocessen van de organisatie. De archiefstukken worden beheerd door het archiveringssysteem om door diezelfde en andere processen te worden bevraagd. Het archiveringssysteem onderscheidt zich van een informatiesysteem omdat het voor de gehele organisatie werkt en een grotere reikwijdte heeft dan specifieke systemen zoals, bijvoorbeeld, financiële systemen, vergunningssystemen, verkoopsystemen, of applicaties voor voorraadbeheer die een beperkter doel en een kleiner doelgroep hebben.

Processen van een archiveringssysteem Een archiveringssysteem bestaat uit acht hoofdprocessen. De conceptie van een informatieobject is in de visie van Horsman geen onderdeel van het archiveringssysteem; het ontstaan van een informatieobject behoort tot de context van het archiveringssysteem. Het archiveringssysteem begint bij het proces ‘opnemen’ van een informatieobject in het systeem. Een informatieobject wordt een archiefstuk (record) als het wordt gecreëerd of ontvangen bij de uivoering van werkprocessen en als bewijs kan dienen voor deze processen. De overgang van een informatieobject in een archiefstuk valt samen met de overgang van de eerste dimensie van het Records Continuümmodel naar de tweede dimensie. Het informatieobject wordt vastgelegd

188 189

Gruppelaar, 2007. Horsman MSc, 2006.

- 133 -

als archiefstuk door het toevoegen van metagegevens (verwerven). De eerste dimensie van het Records Continuümmodel ligt in de visie van Horsman in de context van het archiveringssysteem. Tabel 3 Hoofdprocessen van een archiveringssysteem190 OPNEMEN OPSLAAN ORDENEN BESCHRIJVEN SELECTEREN VERWIJDEREN BEWAREN BESCHIKBAAR STELLEN

Elizabeth Shepherd en Geoffrey Yeo beschrijven Records management, net als de norm NENISO 15489-1:2001, als ‘the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records’.191 De auteurs Yeo beschrijven net als Horsman de processen in een archiveringssysteem. Een record (archiefstuk) wordt gedefinieerd als een bewijs van een activiteit. Het plaatsen van een record in een recordsmanagementsysteem wordt aangeduid met de term ‘create and capture’ of creëren en opnemen (dimensie 1 & 2 in het Records Continuüm). Records worden opgenomen zodra ze worden gecreëerd of na een bepaalde periode. Sommige records worden al voor ‘capture’ vernietigd, zoals ‘ephemeral192 records’. Het selecteren en verwijderen van documenten voor bewaring wordt ‘appraisal, retention and disposition’ of waarderen, selecteren en verwijderen genoemd. Het bewaren van records voor later gebruik wordt ‘maintaining’ genoemd. Aangezien digitale media meer dan traditionele media als papier en microfilm onderhevig zijn aan verval, zullen zij vaker gecontroleerd en geüpdate moeten worden. Het beschikbaar stellen van records ten slotte, wordt ‘providing access’ genoemd.

Risicoanalyse Bearman stelt in het artikel ‘ Identifying Threats to Electronic Records’ dat het digitale informatieobject onder de controle van verschillende systeemomgevingen valt.193 Hij onderscheidt - conform het Records Continuümmodel - vier systeemomgevingen (Figuur 34 Systeemomgevingen en de 'Moments of Risk'), te weten:

190

Ibid. p. 57-108 Shepherd, 2003. 192 Letterlijk: kortstondig. 193 Bearman, 2006, p. 15-46. 191

- 134 -

1. De omgeving waarin het digitale informatieobject wordt gemaakt en verzonden naar de omgeving van het actieve informatiebeheer. 2. De omgeving van het actieve informatiebeheer waarin informatieobjecten worden opgeslagen/ontvangen in een applicatie die verder gebruik ondersteunt. 3. Een archiefomgeving waar de informatieobjecten compleet en met voldoende metadata (voor de authenticiteit en de betrouwbaarheid) worden opgenomen en waar de verrijkte records archivistisch worden beheerd. 4. Een bewaaromgeving waar door de archivarissen interventies worden gedaan omwille van het prolongeren van het nuttige/bruikbare leven van records.

Figuur 34 Systeemomgevingen en de 'Moments of Risk'

Bearman identificeert binnen archiveringsprocessen zes risicomomenten, te weten momenten waarop een informatieobject wordt: A. gecreëerd (create); B. vastgelegd (capture); C. gebruikt (manage); D. overgebracht, georganiseerd (ingest); E. gepreserveerd (preserve); F. geraadpleegd (acces).

- 135 -

Referentiemodel voor een Open Archival Information System In deze paragraaf beschrijf ik het ‘Reference Model for an Open Archival Information System’ (OAIS) en de functie en rol van de metadata daarin. Het CDD+ is een (interorganisatorisch) archiveringssysteem voor digitale informatieobjecten. Voor dergelijke archiveringssystemen bestaan referentiemodellen zoals het Open Archival Information Systems Reference Model (OAIS). Het OAIS-model is inmiddels opgewaardeerd tot ISO-standaard (ISO 14721:2003). De systeemfuncties van het OAIS-model komen overeen met de archiveringsfuncties van ISO-NEN 15489:2001-1 Norm voor Informatie- en archiefbeheer. Zie hier voor de paragraaf Processen van een archiveringssysteem.

Figuur 35 Reference model for an Open Archival Information System (OAIS) 194

Het derde gebruiksniveau van het Records Continuümmodel betreft de langetermijnbewaring van de informatieobjecten in een digitaal archief. Functies en eigenschappen waarover een archiveringssysteem moet beschikken om aan langetermijnbewaring te kunnen voldoen, worden beschreven in het referentiemodel voor het “Open Archival Information System” (OAISmodel). Dit model dient als gids voor het ontwerp en de realisatie van alle e-depots. Dat geldt dus ook voor het CDD. Het OAIS referentiemodel is, door de in paragraaf Duurzaam bewaren van informatieobjecten beschreven organisaties als uitgangspunt gebruikt voor de ontwikkeling en inrichting van de e-depots. Het referentiemodel schrijft de inrichting en processen

194

Figuur 4-1 van pagina 4-1 van het Reference model for an Open Archival Information System (Consultative Committee for Space Data Systems, 2002.).

- 136 -

voor van een archiveringssysteem voor bewaring van digitale informatieobjecten voor de lange termijn waardoor gebruik door de gebruikers is geborgd. Het OAIS beschrijft de functies, de processen en de informatiestroom van een digitaal archief. Hierin staan de informatiepakketten (Information Packages) die in het digitaal archief worden opgenomen, beheerd en geraadpleegd centraal. Binnen het OAIS-model vormen informatiepakketten de basiseenheid van het digitaal archief. In het OAIS-model is elk informatiepakket een ‘conceptuele container’ die uit twee soorten informatie bestaat: inhoud en metadata (context). De in de het referentiemodel beschreven beheersprocessen zijn als volgt omschreven: •

Opnemen van digitale informatie (ingest);

•

Het monitoren van de technologische ontwikkelingen en het zekerstellen dat de informatie authentiek, integer en leesbaar blijft, (preservation planning);

•

Het duurzaam opslaan en beheren van digitale informatie (archival storage);

•

Het toegankelijk maken van digitale informatie (data management);

•

Het duurzaam beheren van digitale informatie (administration);

•

Het ter beschikking stellen van digitale informatie (access).

Het informatiepakket bevat enerzijds inhoudelijke informatie en anderzijds een vereiste set van metadata. De in het OAIS-model beschreven informatiepakketten zijn: •

Submission Information Package (SIP), het aangeboden digitale informatiepakket; dat wil zeggen de input;

•

Archival Information Package (AIP), het overgedragen digitale informatiepakket; dat wil zeggen de data en de metadata van het informatieobject;

•

Dissemination Information Package (DIP), het beschikbare digitale informatiepakket; dat wil zeggen de output.

Het Archival Information Package bestaat uit Content Information (informatieobject en metadata) en Preservation Description Information (metadata). De Content Information is het originele doel van preservering. Het is een informatieobject bestaande uit een Content Data Object (informatieobject) en zijn Representation Information (contextuele metadata). De Preservation Description Information wordt gebruikt om de Content Information te interpreteren (technische metadata). Zie Figuur 36 Archival Information Package.

- 137 -

Archival Information Package

Preservation Description Information

Content Information

Content Data Object

Ondersteunt het vinden en lezen van Content Information door de gebruiker via de zoekfunctie van het e-depot

Representation Information

Het Content Data Object wordt geïnterpreteerd met behulp van de Representation Information

Figuur 36 Archival Information Package

Representatie en reproductie van een informatieobject Bij het opnemen in en het beschikbaar stellen van archiefstukken vanuit het CDD spelen de begrippen ‘representatie’ en ‘reproductie’ een belangrijke rol. Een representatie is de afbeelding van een informatieobject en zijn context door middel van metadata. Een reproductie is de een-op-eenreconstructie van een informatieobject uit de inhoudelijke informatie en de metadata in het informatiepakket. Representatie Bij alle actoren in de strafrechtsketen worden informatieobjecten gemaakt van de handelingen die zijn verricht. Voorbeelden van informatieobjecten zijn aangifte, proces-verbaal, dagvaarding, vonnis, et cetera. Als het informatieobject definitief is wordt het informatieobject en de activiteit of het werkproces die heeft geleid tot het ontstaan of ontvangen van het informatieobject gedocumenteerd. Dit komt overheen met de overgang van het eerste gebruiksniveau naar het tweede gebruiksniveau van het Records Continuümmodel. Het informatieobject wordt buiten het persoonlijke domein gebracht en wordt een archiefstuk. De methode voor het representeren van een informatieobject bestaat uit het al dan niet geautomatiseerd aanmaken van metadata en het samenvoegen tot een (conceptueel) geheel van het informatieobject en de metadata. Het informatiepakket bevat de representatie van het informatieobject.

- 138 -

Metadata Metadata zijn gegevens over het archiefstuk. Metadata zijn nodig om het archiefstuk te kunnen vinden en interpreteren. Er worden drie soorten metadata bewaard, te weten: 1) gegevens over de context waarin de informatieobjecten zijn ontstaan en waarin ze hun functie hebben vervuld, 2) technische gegevens over de systemen waarmee de informatieobjecten zijn gemaakt, getransporteerd en/of ontvangen en gelezen en 3) gegevens die het archiveringssysteem zelf maakt bij en gebruikt voor het beheer van de archiefstukken.195

Het gebruik van metadata geeft inzicht in de context waarin archiefstukken zijn gecreëerd. De gegevens over de context ‘kunnen als archivistische metadata aan digitale archiefdocumenten worden gekoppeld om de boodschap die daarin vervat is leesbaar, begrijpelijk, betrouwbaar en duurzaam te maken.’196 Hierdoor kan de gebruiker, tijdens het zoekproces, het archief interpreteren en het verleden reconstrueren. De archiefstukken en de metadata vormen representaties waarvan door interpretaties weer nieuwe representaties gemaakt worden (i.e. betekenis aan worden gegeven). De verzamelde en samengebrachte metadata en de afspraken die over het gebruik van metadata gemaakt zijn, vormen samen het metadatasysteem of –model van het CDD. Reproductie Bij het opvragen van een archiefstuk uit het CDD moet een informatieobject één op één kunnen worden gereconstrueerd uit de representatie van het informatieobject. Voor reproductie zijn meerdere definities in omloop. Ik ‘reproduceer’ er twee. Een ‘reproductie’ is ieder gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager (art. 6 Ab 1995 NvT). Een reproductie is een buiten of na de archiefvorming vervaardigde fotografische of digitale afbeelding van een document.197 Bij de opname van een archiefstuk en zijn metadata ( i.e. de representatie van de digitale archiefstukken) in het CDD, wordt de aangeboden representatie omgezet in een nieuwe representatie.

195

Horsman, 1999. Thomassen, 2000, p. 5-28. 197 Archiefpublicaties, 2007. 196

- 139 -

Bij het opnemen van het informatieobject in het e-depot en het omzetten van de representatie in de nieuwe representatie is spraken van recontextualisatie. Tijdens het omzetten van het informatieobject worden nieuwe tekens of waarden toegevoegd of gaan oudere tekens of waarden verloren.198 Tijdens de omzetting is ook sprake van decontextualisatie. Dat wil zeggen dat er informatie verloren kan gaan. Aan de hand van de nieuwe representatie kan de gebruiker, als hij het archiefstuk opvraagt, het informatieobject reproduceren en het werkproces, dat ten grondslag ligt aan het archiefstuk, reconstrueren. De nieuwe representatie die in het CDD+ wordt bewaard, maakt dus een getrouwe reconstructie mogelijk als alle relevante metadata is vastgelegd. Het is voor het kunnen reproduceren van het informatieobject en het reconstrueren van het werkproces dat te grondslag ligt aan het informatieobject van groot belang dat bij de opname van het informatiepakket goede afspraken worden gemaakt over de metadata die deel uitmaken van de representatie die aangeboden wordt.

198

Ketelaar, 2001.

- 140 -

Bijlage 5 Informatieobject en verschijningsvorm Deze bijlage bevat een uitweiding over de begrippen document, informatieobject en archiefstuk en over de analytische concepten van een informatieobject. Een goed beeld van een digitaal informatieobject en een goed begrip van de term ‘origineel’ is van belang voor de juridische bewijskracht van informatieobjecten.199

Document, informatieobject en archiefstuk Het CDD is ontworpen voor het bewaren en beheren van digitale informatieobjecten. Een digitaal informatieobject dat op een gegevensdrager is opgeslagen is een bitreeks die in gecodeerde vorm de componenten van een informatieobject bevat. Een digitaal informatieobject kan niet met het bloten oog worden waargenomen. Een digitaal informatieobject zoals het getoond wordt op het beeldscherm is niet één op één gelijk aan de bitreeks die op een gegevensdrager wordt opgeslagen. Er zijn harden software nodig om die gecodeerde gegevens te vertalen in voor ons begrijpelijke tekens die op een scherm worden gepresenteerd of op papier worden afgedrukt. De keten van harden software die nodig is om de digitaal opgeslagen informatie op een beeldscherm te presenteren, wordt View Path genoemd.200

Een interessante vraag is wat in het geval van een digitaal gevormd informatieobject het authentieke (originele brondocument) informatieobject is. Van papieren informatieobjecten (documenten) geldt dat ze bestaan, dat ze tastbaar zijn, dat ze distribueerbaar zijn en dat ze herkenbare entiteiten zijn met een eigen identiteit. Van digitale informatieobjecten geldt dat ze virtuele entiteiten zijn en alleen met harden software gereproduceerd kunnen worden. Zolang van een tekst geen afdruk is gemaakt door deze af te drukken op een printer bestaat het object uit in enen en nullen gecodeerde instructies, die door een geschikt programma tot voor de menselijke gebruiker herkenbare vormen op het beeldscherm worden vertaald. Het is ‘iets in de computer’. Dit betekent dat digitale objecten in twee vormen bestaan: allereerst bestaan ze gecodeerd in reeksen van bits en bytes als virtuele, niet-waarneembare objecten. Eenmaal geactiveerd bestaan ze in waarneembare vorm op beeldschermen als ‘uitdrukkingsobjecten’. Deze uitdrukkingsobjecten zijn evenmin fysieke objecten. Het is onmogelijk om een pagina van een beeldscherm te trekken en te verscheuren zoals dat met papier uit een schrijfmachine

199 200

Yeo, 2010. Diesen, 2002, Berentsen, 2007.

- 141 -

wel kan. Het zijn simulaties van fictieve informatieobjecten die door configuraties van pixels in het beeldscherm tot stand komen.201 Van een digitaal informatieobject moet eerst een digitale reproductie worden gemaakt door deze af te drukken op een printer. In deze opvatting en in die van Levy zijn zowel het uitdrukkingsobject op het beeldscherm als de afdruk op de printer afschriften of kopieën van het origineel op de computer die met harden software worden gereproduceerd. De digitale wereld is volgens Levy á realm in which, as far as I can tell, there are … only copies.´202

Voor digitale informatieobjecten geldt ook dat de relatie tussen de inhoud en (uiterlijke) vorm is verbroken. De digitale reproductie kan zich eenvoudig aanpassen aan het formaat van het beeldscherm of aan het formaat van het papier waarop het wordt getoond of afgedrukt. De inhoud blijft gelijk; de vorm verandert. Gebruikers kunnen zelfs met behulp van technische middelen, bijvoorbeeld stylesheets, hun eigen vormgeving creëren.203

Ik geef een voorbeeld. Een digitaal informatieobject wordt aangemaakt met MS Word, de tekstverwerker van Microsoft. Een document in MS Word kan worden weergegeven op het beeldscherm in een ‘afdrukformaat’, in een ‘weblay-out’, in een apparaatonafhankelijk formaat (‘normaal’) of (tegenwoordig) in de vorm van een ‘overzicht’. Een in MS Word opgemaakt document wordt in de ‘afdrukweergave’ op het beeldscherm gepresenteerd in de kleur en het formaat waarin het met een gespecificeerde printer wordt afgedrukt. Van die weergave kan ik een afdruk maken dan wel een ‘afbeelding’ (in PDF-formaat). Van die afbeelding kan ik op mijn beurt weer een afdruk maken die identiek is aan de geprinte afdruk door de afbeelding af te drukken op een printer. ‘Het verschil tussen origineel en kopie is in het geval van digitale informatieobjecten dus vervaagd.’204 In het geval van een papieren informatieobject is het origineel het document dat aangeboden wordt aan de scanner/OCR. In het geval van een digitaal informatieobject is in de bovenstaande opvatting de in bits en bytes opgeslagen code in de computer het origineel en zijn de reproductie op het scherm en de afdruk op de printer kopieën. In de praktijk ziet het er naar uit dat het afschrift van de afbeelding van het digitale informatieobject in PDF-formaat als origineel informatieobject wordt gezien. Het is immers deze afbeelding, het PDF-je dat wordt gewaarmerkt en getekend! Na waarmerking en teke-

201

Simons, 2002. Levy, 1999, p. 4. 203 Mackenzie Owen, 1999a. 204 Ketelaar, 2004a, p. 4-9. 202

- 142 -

ning is het digitale informatieobject in PDF-formaat authentiek en data-integer. Vast staat dat uitgeprint computermateriaal, waaronder e-mail, als een geschrift is te kwalificeren. De vraag is dan of afgedrukte tekstdocumenten als origineel kunnen worden beschouwd. Als dat niet het geval is dan geldt de vrije bewijskracht.205

Figuur 37 Digitaal gevormd informatieobject in PDF-formaat

In bovenstaand voorbeeld is het informatieobject het origineel ‘iets in de computer’ en zijn de reproductie daarvan op een scherm, de afbeelding in printformaat of op papier afschriften of kopieën. Het zijn beide (gedigitaliseerd of digitaal gevormd) informatieobjecten waaraan (ongestructureerde) informatie kan worden ontleend. De inhoud van het informatieobject is immers de symbolische representatie van het werkproces of handelen van een persoon of een organisatie.206

205

Originelen nemen in het recht een andere juridische plaats in dan afschriften of kopieën. Artikel 187 lid 1 Rv luidt: “De kracht van het schriftelijk bewijs is in de oorspronkelijke akte gelegen’. 206 Mackenzie Owen, 1999b.

- 143 -

Een informatieobject in MS Word kan, zoals hierboven beschreven, worden weergegeven op het beeldscherm in een afdrukformaat, in een weblay-out of in een apparaatonafhankelijk formaat (normaal). Een digitaal gevormd document wordt veelal in een niet te wijzigen apparaatafhankelijk printformaat weergegeven omdat het in het apparaatafhankelijke printformaat wordt weergegeven zoals het wordt afgedrukt. Het informatieobject in het apparaatafhankelijke formaat voorzien van een natte handtekening en het informatieobject in het niet te wijzigen printformaat voorzien van een gekwalificeerde digitale handtekening worden in de strafrechtsketen (CDD+) beschouwd als authentieke (originele) informatieobjecten. In de geschetste opvatting zijn het beide een een-op-eenreconstructie/-representatie van een bitreeks.

Een ander perspectief zou kunnen zijn dat de harden software, de pen en de inkt zijn waarmee de tekens op het papier worden gezet. Het resultaat is in beide voorbeelden ‘iets op papier’. De een met een pen, de ander met een computer en een printer.

Een vraagstuk ten aanzien van een digitaal informatieobject is waar de grenzen van een digitaal gevormd document liggen. Een kenmerk van een digitaal gevormd informatieobject is dat het geen vaste grens meer heeft (ook wel gedrag genoemd). Naast de technische en organisatorische problemen bij het langdurig, voor toekomstige generaties bewaren van documenten loopt men steeds vaker tegen het probleem aan dat digitale publicaties niet meer eenduidig zijn af te bakenen. Digitale publicaties bevatten, bijvoorbeeld, koppelingen naar andere publicaties; ze zijn veranderlijk. ‘Het is dan niet duidelijk wat een publicatie is, wie de auteur is, wat als een editie moet worden beschouwd en in welk land het is verschenen.’207

Juridisch is een digitaal gevormd tekstdocument (informatieobject) inmiddels wel een ‘schriftelijk stuk’. In weten regelgeving is het begrip ‘schriftelijkheid’ van zijn oorspronkelijke betekenis ‘geschreven’ ontdaan en is nu gedefinieerd als ‘een weergave door middel van schrifttekens’. Het geschrevene met een pen op papier is daarmee evenzeer ‘schriftelijk’ als een afbeelding van een digitaal gevormd tekstdocument.208

207 208

Ibid. NEN 2084. Waalwijk, 2011b, p. 6.

- 144 -

Het papieren informatieobject (document) is onder invloed van de digitalisering gedoemd te verdwijnen (papiervrij kantoor). Het is mijns inziens ook denkbaar dat het begrip document op den duur definitief verdwijnt omdat het gekoppeld is aan een stuk papier terwijl de inhoud van een informatieobject ook op een beeldscherm gepresenteerd en benut kan worden. Als in de toekomst het papier wordt uitgebannen en de informatie alleen nog op een beeldscherm wordt getoond, is het voorstelbaar dat de vorm van een informatieobject niet meer de vorm van het standaard A4-tje aanneemt. Het begrip ‘uitwendige bewijskracht’ krijgt dan ook een andere betekenis. Het gaat tenslotte om de ‘materiële bewijskracht’: dat wil zeggen of het waar is wat er verklaard is. Dan kunnen we nauwelijks nog spreken van een document in de oude betekenis van het woord.

Figuur 38 Digitaal gevormd informatieobject in XML-formaat

Doel van het CDD+ is het verzekeren van de authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van archiefstukken. De Archiefregeling bepaalt dat van papieren informatieobjecten te allen tijde de inhoud, structuur en verschijningsvorm moeten kunnen worden vastgesteld (art 17, lid a Ar). ‘Integriteit van papieren archiefbescheiden op tijdstip t+1 wil dus zeggen dat ze dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment van ontstaan t.’209 Structuur is gedefini-

209

Ketelaar, 2004a, p. 4-9.

- 145 -

eerd als het logisch verband tussen de elementen van een informatieobject. Vorm is de uiterlijke verschijning waarin de structuur en opmaak van het informatieobject zichtbaar zijn. Inhoud, structuur en verschijningsvorm van een papieren informatieobject zijn fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Inhoud, structuur en verschijningsvorm van een digitaal informatieobject zijn niet aanwezig in of op een fysiek medium maar aanwezig in een digitale representatie, die als generator dient voor verschillende manieren waarop het informatieobject zichtbaar wordt (View Path). ‘Integriteit van digitale archiefbescheiden op tijdstip t+1 wil zeggen dat de inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag op het moment van ontstaan t gereconstrueerd moeten kunnen worden.’210

Van een digitaal informatieobject is het minder gemakkelijk vast te stellen of het authentiek is, dat wil zeggen of de weergave conform de oorspronkelijk vastgelegde versie is en of het informatieobject de beoogde functie heeft behouden. Onduidelijkheid over de maker van een informatieobject, of het werkproces waar het stuk bij hoort, brengen de authenticiteit in gevaar. In aanvulling op artikel 17 bepaalt de Archiefregeling dat van elk van de digitale informatieobjecten te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld (art 21, Ar). Van digitale informatieobjecten zijn inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag (voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale informatieobjecten) aanwezig in een digitale representatie die als bron dient voor de verschillende manieren waarop het informatieobject zichtbaar wordt. Een informatieobject in XML-formaat kan op elk moment worden geconverteerd in een informatieobject in HTML- of PDF/A-formaat. Een voorwaarde is dat de sylesheet met de vormspecificatie aanwezig en beschikbaar is. Bij het converteren van een informatieobject in XML-formaat naar PDF/A-formaat worden inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag weer samengevoegd. Zie Figuur 38 Digitaal gevormd informatieobject in XML-. Qua resultaat verandert er weinig ten opzichte van de situatie waarin inhoud, structuur en verschijningsvorm samen in een ‘leveranciereigen’ formaat opgeslagen zijn. Wel is ten opzichte van die situatie het View Path anders. Het informatieobject in PDF/A-formaat kan ook hier met Adobe Reader worden afgedrukt. Belangrijk is wel, dat wordt verhinderd dat het informatieobject gedurende zijn bestaan als XML-bestand wordt gewijzigd. Dat kan worden gedaan door, bijvoorbeeld, geen bevoegdheid te verstrekken om gegevens te kunnen muteren of door het informatieobject direct na ontstaan te voorzien van

210

Ibid.

- 146 -

een gekwalificeerde digitale handtekening waardoor wijzigingen niet meer onopgemerkt kunnen worden aangebracht.

Een XML-bestand is een representatie van een informatieobject; het beschrijft de inhoud, de structuur, de verschijningsvormvorm en het gedrag van een informatieobject. Inhoud, structuur en presentatie zijn gescheiden. De structuurkenmerken worden opgenomen in een DTD of een XML-schema, de vormkenmerken worden opgenomen in stylesheets (CSS, XSL). Om een informatieobject duurzaam te kunnen vinden en te kunnen reconstrueren, wordt een representatie gemaakt aan de hand waarvan de locatie van de objecten kan worden bepaald en waarmee het informatieobject kan worden gereconstrueerd. Representaties zijn metadata die nodig zijn om het informatieobject te vinden en om de context van het informatieobject te reconstrueren. Representaties worden gebruikt om de informatieobjecten te traceren, te reconstrueren en te interpreteren. XML is een representatie van een informatieobject om het informatieobject te vinden, te reconstrueren en te interpreteren. Een PDF/A-1b-bestand is een niet te wijzigen printbestand, een afbeelding van een informatieobject, een een-op-eenreproductie van een informatieobject.

Archiefstuk In de archivistiek wordt onderscheid gemaakt tussen het informatieobject en het archiefstuk. Ik heb eerder aangegeven de voorkeur te geven aan de term informatieobject boven document. Een informatieobject is gedefinieerd als ‘een geheel van gegevens met een eigen identiteit.’ Een archiefstuk is ‘een informatieobject, ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken […]’ Ofwel informatie die gebonden is aan een werkproces. De wettelijke term is archiefbescheiden. Een archiefstuk is een informatieobject, maar niet ieder informatieobject is een archiefstuk. Een informatieobject wordt een archiefstuk als het wordt gecreëerd of ontvangen bij de uivoering van werkprocessen en als het als bewijs kan dienen voor deze processen. De overgang van informatieobject naar archiefstuk valt samen met de overgang van twee gebruiksniveaus van het Records Continuümmodel. In de eerste dimensie van het Records Continuüm vindt documentatie van de handeling plaats en ontstaat het informatieobject. In de tweede dimensie is een informatieobject een archiefstuk dat als bewijs dient. De relatie tussen gegevens, informatieobjecten en archiefstukken is weergegeven in Figuur 39 Gegevens, informatieobjecten en archiefstukken.

- 147 -

Een interessant vraagstuk is wat de criteria zijn voor het archiveren van informatieobjecten. Anders gezegd: wat maakt een informatieobject een ‘archiefstuk’? De theorie zegt: archiefbescheiden zijn die bescheiden (informatieobjecten) die ‘naar hun aard’ bestemd zijn te berusten onder de organisatie die ze heeft opgemaakt of die ze heeft ontvangen. De vraag is op basis van welke criteria zijn informatieobjecten ‘naar hun aard’ bestemd zijn te berusten.211 Anders gezegd, hoe maken we onderscheid tussen informatieobjecten (alles waarvan de organisatie vindt dat het niet hoeft te worden vastgelegd) en archiefstukken (informatieobjecten die vanuit een goed te omschrijven bedrijfsvoerings-, verantwoordings- of bewijsbelang wel vastgelegd en beheerd moeten worden). Dit vraagstuk valt evenwel buiten het bestek van dit onderzoek.

Gegevens Informatieobject Archiefstuk

Figuur 39 Gegevens, informatieobjecten en archiefstukken

Bewijsstuk Het beheer van de archiefbescheiden van de overheid wordt in hoofdzaak geregeld in de Archiefwet 1995. Archiefbescheiden zijn volgens die wet hoofdzakelijk de ‘bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’. De woorden òngeacht hun vorm’ zijn in de wet opgenomen om ondubbelzinnig vast te leggen dat ook niet-schriftelijke registratievormen, zoals digitale bescheiden, archiefbescheiden zijn. Daarin wijkt de Archiefwet 1995 dus af van andere wetten waarin de term ‘geschrift’ wordt gebruikt. Foto’s, films en geluidsbanden zijn, voor zover ze geen leesbare tekens bevatten, geen geschriften; van computergeheugens enz. staat niet geheel vast of ze als geschriften zijn te beschouwen. Dergelijke niet-schriftelijke registratievormen kunnen echter wel archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn, mits ze overigens beantwoorden aan de definitie van die wet. De Archiefwet 1995 gebruikt namelijk een functionele definitie, in tegenstelling tot vele andere wetten die spreken over `boeken, bescheiden en andere gegevensdragers’ en dus het medium bedoelen.212

211 212

Cate, 1999. Kemna MBA, 2004, p. 193-226.

- 148 -

Archiefstukken kunnen ook niet-schriftelijke registratievormen zijn. De woorden òngeacht hun vorm’ zijn in de wet opgenomen om ondubbelzinnig vast te leggen dat ook nietschriftelijke registratievormen, zoals digitale bescheiden, archiefbescheiden zijn. Daarin wijkt de Archiefwet 1995 dus af van andere wetten waarin de term ‘geschrift’ wordt gebruikt.213 Bewijsmiddelen kunnen ook informatieobjecten, DNA en mondelinge verklaringen zijn. Als ik de definitie van bewijsstuk beperk tot ‘schriftelijke bescheiden’ geldt dat een bewijsstuk niet alleen een archiefstuk maar ook een informatieobject kan zijn.214 In bewerking zijnde versies van informatieobjecten die het domein van de functionaris niet hebben verlaten zijn geen archiefstukken. Kladjes die in de bureaulade of in de prullenbak zijn gedeponeerd zijn, bijvoorbeeld, geen archiefstuk maar kunnen wel bewijsstuk zijn. Boeken of bladen kunnen ook bewijsstuk zijn. Hier geldt dus dat een bewijsstuk een informatieobject of archiefstuk kan zijn, maar niet ieder archiefstuk of informatieobject een bewijsstuk. Archiefrechtelijk is het kladje, boek of het blad geen procesgebonden informatie maar vormt strafrechtelijk wel een bewijsstuk.215 De informatieobjecten die geen archiefstuk zijn van de zorgdrager kunnen in het strafproces wel als archiefstuk kunnen worden opgenomen.

Bewijsmiddel

Gegevens Informatieobject Archiefstuk

Bewijsstuk

Figuur 40 Bewijsstukken

213

Ibid. Bewijsstukken worden in het Lycaeus Juridische Woordenboek gedefinieerd als schriftelijke bescheiden (documenten, akten, brieven, et cetera) die tot bewijs strekken. 215 Ketelaar, 2004a, p. 4-9. 214

- 149 -

Informatieobjecten worden in de opvatting van Borst juridisch onderverdeeld in die welke als bewijsmiddel kunnen dienen en de overige.216 De wet geeft, bijvoorbeeld, in art. 344 lid 1 Sv aan wat er onder schriftelijke bescheiden wordt verstaan: rechterlijke beslissingen, processenverbaal, authentieke akten en ‘alle andere geschriften, doch deze kunnen alleen gelden in verband met den inhoud van andere bewijsmiddelen’.217 Uit bovenstaande opsomming volgt dat het om leesbare stukken moet gaan die voorgelezen of samengevat kunnen worden. De schifting wordt uitgevoerd door de rechterlijke instantie. De rechters bepalen de toelaatbaarheid van de bewijsmiddelen en kennen (voldoende) bewijskracht toe aan de toegelaten bewijsmiddelen indien er geen twijfel is omtrent de juiste weergave van hetgeen in het informatieobject is vermeld. In het strafrecht wordt overigens geen onderscheid gemaakt tussen originelen en kopieën, reproducties et cetera.218

Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag Context, structuur en vorm zijn door Thomassen gepresenteerd als analytische concepten (hoe kun je een situatie verklaren) die worden gebruikt bij de analyse van archief.219 Context betreft de omgevingselementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd, gestructureerd en bevraagd. De gegevens over de context van het archief en zijn bestanddelen maken het mogelijk het te interpreteren. Structuur van het archief betreft de relaties tussen de archiefdocumenten. De structuur van een archiefstuk betreft de relaties tussen de elementen binnen een informatieobject (documentstructuur). Vorm betreft de relaties tussen de gegevens in een informatieobject. De uiterlijke vorm van een informatieobject wordt onderscheiden van de inwendige vorm. De uiterlijke vorm is het geheel aan fysieke eigenaardigheden, zoals het formaat, het aantal pagina’s, de kwaliteit van de informatiedrager, het schrift en dergelijke. Verschijningsvorm is de uiterlijke vorm. De inwendige vorm is de manier van waarop de vastgelegde informatie is gestructureerd. De redactionele vorm wordt onderscheiden van de ontwikkelingsstadia. Vorm is volgens deze definitie een ruimer begrip dan verschijningsvorm (hyperoniem); verschijningsvorm heeft een engere betekenis dan vorm (hyponiem). Bij digitale informatieobjecten speelt ook gedrag een essentiële rol. Gedrag is een eigenschap die alleen in digitale informatieobjecten voorkomt. Gedrag is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefstukken bij raadpleging of gebruik op het moment van het ontvangen

216

Borst, 2009. p. 72. Ketelaar, 2005. 218 Ibid. 219 Thomassen, 1999a, p. 11-20. 217

- 150 -

of opmaken van de archiefstukken door het overheidsorgaan; en die voor het overheidsorgaan kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces. Gedrag ontstaat als een informatieobject niet alleen data maar ook code bevat. Code zijn instructies voor de processor, de CPU. Een informatieobject bevat gegevens in de vorm van data en/of code. Data kan worden verwerkt, maar code kan ook worden uitgevoerd door de processor. Het verschil tussen code en data is dat code gedrag vertoont of kan aansturen (in de vorm van een proces).220 Code bevat geen gedachte-inhoud; data wel. Bij gedrag gaat het om de functionaliteit van een digitaal informatieobject die tot een interactie met de gebruiker leidt. Voorbeelden van gedrag zijn formules in een spreadsheet, datumvelden in een tekstdocument, links in een document, et cetera. Is die representatie van belang dan moet de functionaliteit daarvoor worden bewaard. De analytische concepten context, structuur, vorm en gedrag zijn in een ontologie van een informatieobject weer te geven. In Figuur 41 Voorbeeldontologie van een informatieobject is een ontologie getoond.

Figuur 41 Voorbeeldontologie van een informatieobject221

220 221

Stekelenburg, 2010. Bron: http://www.labyrinth.rienkjonker.nl/image/view/2180/_original geraadpleegd op 11 augustus 2011

- 151 -

In de weten regelgeving worden de inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag als kenmerk van informatie objecten gezien. De archiefwetenschap richt zich op context, structuur en vorm, zoals bepaald door de werkprocessen - en dus niet in de eerste plaats op de inhoud van het document. Context, structuur en vorm moeten door de tijd heen - gezien het tijdsverloop tussen zender en ontvanger van de informatie - behouden blijven c.q. gereconstrueerd kunnen worden.222 Tabel 4 Archiefregeling

De Archiefregeling verplicht in artikel 17, Ar (Context en authenticiteit) de archiefvormers ervoor te zorgen dat van elk van de archiefstukken te allen tijde kan worden vastgesteld. a) de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b) wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c) de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden; d) de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheersactiviteiten; en e) de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd. De Archiefregeling geeft in artikel 21 tot en met artikel 26 aanvullende bepalingen voor digitale informatieobjecten. In artikel 21 (Gedrag van digitale archiefbescheiden) staat dat ‘in aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor, dat van elk van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld.’ Bij digitale informatieobjecten zullen de kenmerkende elementen (niet alleen inhoud, structuur en verschijningsvorm, maar ook ‘het gedrag’ en – in verband met de authenticiteit - de ‘audittrail’ van het document) beschreven moeten worden in de metadata. De functionele eisen van de onder art. 17 lid a bedoelde inhoud, structuur en verschijningsvorm en van de onder art. 21 bedoeld gedrag - voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden - moeten worden vastgelegd (art. 22, Ar). Verder moet een aantal technische kenmerken van de digitale documenten worden vastgelegd (art. 24, Ar). Het vastleggen van deze is noodzakelijk om de digitale bestanden te kunnen beheren in administratieve en technische zin, voorts met het oog op het behoud van de oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur van archiefbescheiden en om toekomstig gebruik mogelijk te maken. Dit laatste geldt in het bijzonder voor de documentatie over de functionaliteit van de toepassingsprogrammatuur. Maar ook de toepassingsprogrammatuur zelf, met inbegrip van de nieuwere versies, moet bewaard blijven, althans voor zover dat nodig is om te kunnen voldoen aan de hierboven geciteerde eisen a, b, c, d en e evenals aan de eis (art. 20, Ar) dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn f) kan worden gevonden, i. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; ii. of door middel van een andere ontsluitingsmethode; en g) elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is.’

222

Ketelaar, z.j.

- 152 -

Dit vinden we terug in de Archiefregeling. Bovenstaand citaat is afkomstig uit Ketelaar en aangepast aan de Archiefregeling.223

De verschijningsvorm van informatieobjecten

Figuur 42 Vorm224

In deze casestudie zijn de vorm en de verschijningvorm van een informatieobject belangrijke concepten. Ik hanteer voor de definities van ‘vorm’ en ‘verschijningsvorm’ de definities van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (Figuur 42 Vorm). Vorm wordt gebruikt voor een type informatieobject met een specifieke stijl. Een informatieobject kan een geschrift, een tekstdocument of een afbeelding zijn. ‘Verschijningsvorm’ wordt gebruikt voor het bestandsformaat. Een informatieobject kan voorkomen als een tekstdocument (DOCX), gestructureerd tekstbestand (XML), afbeelding (TIFF) en/of afdrukformaat (PDF). Alle verschijningsvormen van het informatieobject zijn representaties van het informatieobject. Voorbeelden van verschijningvormen van digitale informatieobjecten zijn:

223 224

Ketelaar, 2004a, p. 4-9. Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie

- 153 -

•

Gedigitaliseerde (gescande) documenten

En informatieobjecten die digitaal gevormd zijn zoals, bijvoorbeeld: •

Word- en Exceldocumenten;

•

Informatie in bedrijfsapplicaties en databases;

•

E-mail;

•

Informatie op websites;

•

Mobiel berichtenverkeer;

•

Werkgerelateerde informatie op BlackBerry's;

•

Digitale fotografie;

•

Informatie gevormd bij ketenvragen.225

Het gebruik van digitale informatieobjecten in de rechtspraak Naast de archiefwettelijke kaders ligt tot nog toe vanwege de vraagstelling van rechters grote nadruk op de uiterlijke vorm van het document bij het behoud van bewijskracht (visuele integriteit). Rechters en advocaten willen eigenlijk helemaal niet digitaal. Rechters benadrukken de wenselijkheid om originele stukken te kunnen overleggen. Voor kopieën is momenteel nog geen ‘digitale handtekening beschikbaar die de authenticiteit garandeert.’226

Advocaten hebben evenals de magistratuur hun scepsis over het gebruik van digitale informatieobjecten getuige de uitspraken van mr. Gerard Spong uit de vorige eeuw. ‘Of processtukken nu op schijf, papier of scherm staan, het zijn technische hulpmiddelen. Het is de inhoud die het ’m doet. De rol van digitale dossiers als bewijsmateriaal in de rechtspraak is gering. "Uitgezonderd experimenten in Rotterdam en Amsterdam bij het Openbaar Ministerie, waar officieren van justitie en rechters onderling elektronisch stukken uitwisselen, is dit in de rest van Nederland nog niet het geval. Wij, de advocaten, doen aan geen van deze experimenten mee. Iedereen weet toch dat Internet zo lek is als een mandje. Dus mocht het ooit zover komen, dat bewijsstukken elektronisch worden aangeleverd, dat moet de wetgever toegankelijkheid en betrouwbaarheid - of zoals wij dat noemen de ‘inwendige openbaarheid’ - garanderen en regelen.’ ‘Overigens heeft de bewaringsplicht niets met digitalisering te maken, meer met informatiebewaring. Het zal zeker de nodige Mb’s gaan kosten. Wel kun je constateren dat digitale documenten sneller met één druk op de knop verwijderd kunnen worden en zodoende sneller

225

Bron: http://www.erfgoedinspectie.nl/archieven/uw-archiefbeheer/digitaal/wat-zijn-digitale-archiefbescheiden geraadpleegd op 23 augustus 2011. 226 Bron: http://www.telegraaf.nl/digitaal/5159162/__Rechters_willen_niet_digitaal__.html geraadpleegd op 5 juli 2011.

- 154 -

verloren gaan, terwijl papier als tastbaar bewijs nog zorgvuldig handmatig moet worden gearchiveerd.’227

Het moment waarop rechters en advocaten afbeeldingen van digitale informatieobjecten op een beeldscherm zullen toelaten als bewijs, komt echter steeds dichterbij.228 Ik geef een voorbeeld van een ontwikkeling over het gebruik van digitale informatieobjecten. Met de Wet elektronische aangiften en processen-verbaal is in 2006 het kader geschapen om een procesverbaal elektronisch te ondertekenen en te verzenden. De invulling is dit jaar in werking getreden met het Besluit elektronisch proces-verbaal waarmee de elektronische handtekening op een proces-verbaal gelijkgesteld is aan de handtekening op papier.229 De aan het elektronisch proces-verbaal te stellen eisen zijn in dit besluit uitgewerkt. Een papieren proces-verbaal is niet meer nodig. In de praktijk komt dat echter nog steeds neer op het voor gebruik afdrukken van een afschrift in PDF-formaat.

227

Désirée Crommelin. Interview met Mr. Gerard Spong van advocatenkantoor Spong. Verschenen in Automatisering Gids 11 maart 2005. 228 Bron: http://www.advocatie.nl/page?1,5061/Snelnieuws/digitaal_procederen_bij_bestuursrechter_vanaf_1 geraadpleegd op 11 juli 2011 229 Bron: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2011-15.html geraadpleegd op 26 juli 2011

- 155 -

Bijlage 6 Kwaliteitskenmerken van informatieobjecten en informatiebeheer Voor de kwaliteit van het beheer van informatieobjecten zijn verschillende standaarden ontwikkeld die in de praktijk kunnen worden toegepast. Voorbeelden: de NEN-ISO-normen voor informatieen archiefmanagement en informatiebeveiliging, het CobiT-framework en het ITIL-framework. De NEN-ISO 15489 norm voor informatieen archiefmanagement geeft regels voor het systematisch beheer van informatieobjecten voor archiefvormende organisaties.230 Organisaties kunnen hun informatiehuishouding op deze internationale norm baseren.

Archiefstukken behoren “op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd. Ze behoren de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen en moet voor verantwoordingsdoeleinden gebruikt kunnen worden. Behalve de inhoud behoort het archiefstuk ook metagegevens, noodzakelijk om een transactie te documenteren, te bevatten, of anders moeten deze er blijvend aan zijn gekoppeld, of ermee verbonden, en wel zodanig dat: a) de structuur van een archiefstuk dat wil zeggen het formaat en de relaties tussen de elementen van het archiefstuk intact behoren te blijven b) de context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, duidelijk behoort te zijn in het archiefstuk (inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers van de transactie); c) de relaties tussen het archiefstuk, apart bewaard, maar samen een dossier vormend, aanwezig behoren te zijn” 231

De in deze paragraaf beschreven criteria voor informatieobjecten, archiefstukken, archiefbestanddelen en aggregaties, gelden niet alleen voor deze entiteiten, maar ook voor elementen in deze entiteiten (bijvoorbeeld, het certificaat, de hash-functie, de elektronische handtekening).

230 231

NEN-ISO 15489-1:2001 (nl) NEN-ISO 15489-1 § 7.2.1

- 156 -

Tot op zekere hoogte staan de betrouwbaarheid en authenticiteit in de betekenis die de NENISO 15489-1 daaraan hecht, los van de integriteit en bruikbaarheid. Stellen integriteit en bruikbaarheid eisen aan het informatiebeheer, zo stellen betrouwbaarheid en authenticiteit eisen aan de creatie en ontvangst van informatieobjecten.

Kwaliteitsattributen van een informatieobject De kwaliteitsattributen van een informatieobject zijn volgens NEN-ISO 15489: •

authentiek,

•

betrouwbaar,

•

integer en

•

bruikbaar.

Een authentiek informatieobject is een informatieobject waarvan kan worden bewezen: •

Dat het is wat het beweert te zijn.

•

Dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden.

•

Dat het opgemaakt of verzonden is op het tijdstip als aangegeven. Om de authenticiteit van archiefbescheiden veilig te stellen behoren organisaties beleid en procedures te implementeren en te documenteren die de creatie, ontvangst, verzending, het onderhoud en vernietiging van archiefbescheiden controleren, om ervoor te zorgen dat personen die archiefbescheiden maken, geautoriseerd en geïdentificeerd zijn en dat archiefbescheiden afgeschermd zijn van ongeautoriseerde toevoegingen, verwijdering, verandering, gebruik en geheimhouding.232

Een betrouwbaar informatieobject is een informatieobject, waarvan de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten. Archiefbescheiden behoren te worden opgemaakt op het moment van de transactie of de gebeurtenis waarop ze betrekking hebben, of direct erna, door individuen die directe kennis hebben van de feiten of door hulpmiddelen die routinematig worden gebruikt in het bedrijfsproces voor de uitvoering van de transactie. 233

232 233

NEN-ISO 15489-1:2001, § 7.2.2. Ibid, § 7.2.3.

- 157 -

De integriteit van een informatieobject heeft betrekking op het feit dat het volledig en ongewijzigd is. Elke geautoriseerde annotatie, toevoeging of verwijdering in een informatieobject behoort expliciet te worden aangegeven en herkenbaar te zijn. Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. In het beleid en de procedures met betrekking tot informatieen archiefmanagement behoort gespecificeerd te zijn welke toevoegingen en annotaties gemaakt mogen worden in een archiefstuk, nadat het is gecreëerd, onder welke omstandigheden toevoegingen of annotaties mogen worden geautoriseerd en wie is geautoriseerd om ze te maken. Elke geautoriseerde annotatie, toevoeging of verwijdering in een archiefstuk behoort expliciet te worden aangegeven en herkenbaar te zijn.234

Bruikbaarheid is het vierde kwaliteitsattribuut. Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Het behoort te kunnen worden weergegeven in directe relatie tot het bedrijfsproces of de transactie dat het heeft geproduceerd. De koppelingen met de context van archiefbescheiden behoren informatie te bevatten die nodig is om de transacties, waarbij ze zijn opgemaakt en gebruikt, te kunnen begrijpen. Het behoort mogelijk te zijn een archiefstuk binnen de context van bredere bedrijfsactiviteiten en functies te identificeren. De koppelingen tussen archiefstukke die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd.235

Kwaliteitsattributen van een archiveringssysteem Authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten (e.v.) zijn gerelateerd aan context. Tot die context horen (onder andere) de betrouwbaarheid van de organisatie in haar functie van creator en/of ontvanger en beheerder van informatieobjecten binnen het archiveringssysteem, en de betrouwbaarheid van het archiveringssysteem zelf. De eisen gelden niet alleen voor het archiveringssysteem, maar eigenlijk voor de hele organisatie. Om die reden is in deze context, daar waar archiveringssysteem staat, ook de organisatie in algemene zin bedoeld.236

De kwaliteit van het informatiebeheer wordt uitgedrukt in de volgende kwaliteitskenmerken: •

betrouwbaarheid,

•

integriteit,

•

compliancy,

•

bereikbaarheid en

•

systematisch.

234

Ibid, § 7.2.4. Ibid, § 7.2.5. 236 Waalwijk, 2010b. 235

- 158 -

De kwaliteitskenmerken van een archiveringssysteem zijn in NEN-ISO 15489-1:2001 als volgt gedefinieerd.237

Een archiveringssysteem is betrouwbaar als het in staat is tot een continue en regelmatige werking in overeenstemming met betrouwbare procedures. Het archiveringssysteem behoort in staat te zijn tot een continue en regelmatige werking in overeenstemming met betrouwbare procedures. Een archiveringssysteem behoort a. routinematig alle archiefstukken binnen de reikwijdte van de betreffende bedrijfsactiviteiten, op te nemen; b. de archiefstukken te ordenen op een manier die de bedrijfsprocessen van de archiefvormer weergeeft c. de archiefstukken te beschermen tegen ongeautoriseerde verandering of maatregelen; d. routinematig te functioneren als de primaire informatiebron over handelingen die in de archiefstukken zijn gedocumenteerd, en e. gemakkelijk toegang te bieden tot alle archiefstukken en bijbehorende metagegevens. De betrouwbaarheid van het systeem behoort te worden gedocumenteerd door het creëren en onderhouden van documentatie over de werking van het systeem. Deze archiefstukken moeten in het algemeen aantonen dat het systeem in voldoende mate voldeed aan bovenstaande criteria.238

Een archiveringssysteem is integer als er controlemaatregelen zijn geïmplementeerd om ongeautoriseerd handelen te voorkomen. Controlemaatregelen zoals bewaking van toegang, gebruikersidentificatie, geautoriseerde vernietiging en beveiliging behoren te worden geïmplementeerd om ongeautoriseerde toegang, vernietiging, verandering of verwijdering van archiefstukken te voorkomen. Deze controles kunnen in het archiveringssysteem zelf ziftten of buiten het specifieke systemen zijn geïmplementeerd.239

Een archiveringssysteem is compliant als het wordt beheerd in overeenstemming met wettelijke en andere eisen.240 Archiveringssystemen behoren te worden beheerd in overeenstemming met alle eisen die voortkomen uit de huidige bedrijfsactiviteiten, de wettelijke context en de verwachtingen van de gemeenschap waarin de organisatie functioneert medewerkers die archiefstukken maken, behoren te begrijpen hoe deze eisen de bedrijfsactiviteiten die zij uitvoeren, beïnvloeden. De mate, waarin archiveringssystemen aan dergelijke eisen voldoen, behoort geregeld te worden beoordeeld en de neerslag van dergelijke beoordelingen behoort te worden bewaard voor bewijsdoeleinden.241

237

Ik heb in onderstaande definities archiefsysteem vervangen door archiveringssysteem en archiefbescheiden door archiefstukken. 238 NEN-ISO 15489-1, § 8.2.2 239 NEN-ISO 15489-1, § 8.2.3 240 In de NEN-ISO 15489-1 heet dit ‘in overeenstemming met de eisen’; ik kies hier voor compliancy omdat dat aansluit bij bestuurs- en overheidsorganen. 241 NEN-ISO 15489-1, § 8.2.4

- 159 -

Een archiveringssysteem is bereikbaar als het (alle) archiefstukken beheert die voortkomen uit de volledige verzameling bedrijfsactiviteiten van de organisatie waar zij in gebruik zijn. Archiveringssystemen horen archiefstukken te beheren die voortkomen uit de volledige verzameling bedrijfsactiviteiten van de organisatie of het onderdeel van de organisatie, waar zij in gebruik is.242

Een archiveringssysteem is systematisch als de archiefstukken systematisch worden opgemaakt, in stand worden gehouden en beheerd. Archiefstukken horen systematisch te worden opgemaakt, in stand gehouden en beheerd. Er wordt aanbevolen archiefvorming en – onderhoudspraktijk systematisch te ordenen door middel van het ontwerp en de werking van zowel archiveringssystemen als bedrijfssystemen. Een archiveringssysteem behoort te zijn voorzien van nauwkeurig gedocumenteerd beleid, toegekende verantwoordelijkheden en formele methodologieën ten behoeve van het beheer ervan.243

242 243

NEN-ISO 15489-1, § 8.2.5 NEN-ISO 15489-1, § 8.2.6

- 160 -

Bijlage 7 Technische toets De technische toets betreft het onderzoeken van het gebruik van XML als archiveringsformaat voor tekstdocumenten. Gescande documenten worden in de nieuwe versie van het CDD opgeslagen in TIFF- en in XML-formaat. Digitaal gevormde documenten worden opgeslagen in het originele en in XML-formaat. De technische toets omvat de conversie van een informatieobject in XML-formaat met een XSLT-processsor en een XSL-FO-bestand in PDF/A-1bformaat. Het resultaat wordt na validatie vergeleken met het in PDF/A-1b formaat opgeslagen oorpsronkelijke informatieobject.

Doel van de technische toets Doel van de technische toets is het vaststellen of de visuele integriteit (en dus de bewijskracht) van een op de in dit onderzoek beschreven wijze opgeslagen en gereconstrueerd tekstdocument in tact blijft.

Uitvoering Digitaal gevormde documenten worden ook in XML-formaat opgeslagen. In de technische toets wordt een in XML-formaat bewaard tekstdocument geconverteerd naar PDF/A-1bformaat. XML-bestanden worden met een stylesheet en een XSLT-processor geconverteerd naar andere bestandsformaten. In de technische toets wordt een Word-document opgeslagen in DOCX-formaat en in XML-formaat. Met een nader te bepalen XSLT-processor wordt een Word-document dat opgeslagen is in XML-formaat getransformeerd naar een PDF/A-1bformaat en vergeleken met een rechtsreeks in PDF/A-1b-formaat opgeslagen informatieobject.

De technische toets wordt uitgevoerd met een Worddocument en een elektronisch procesverbaal. Aan het eind van de toets worden het Worddocument en het proces-verbaal in het oorspronkelijke PDF/A-1b formaat vergeleken met het door de XSLT-processor gecreëerde PDF/A-1b formaat.

Informatiepakket Het informatiepakket bestaat uit een DOC(X)-bestand, een XML-bestand, een metadatabestand en een audittrail.

- 161 -

Metadata Met XML is het mogelijk contextuele informatie (metadata) toe te voegen aan het tekstdocument.244 Metadata worden in het CDD separaat van de informatieobjecten bewaard.

Benodigde middelen 1. Een tool die uit DOCX een XML document genereert (MS Word) 2. Een schema dat deze XML documenten beschrijft 3. Een stylesheet om deze XML documenten naar PDF/A om te zetten 4. Een tool die dit doet 5. Een validatietool om te verifiëren of de PDF voldoet aan de standaarden (PLANETS?) 6. Een tool om DOCX direct naar PDF/A om te zetten (printer) 7. Een methodiek om PDF/A documenten te beschrijven (XCDL) 8. Een methodiek om twee PDF/A bestanden met elkaar te vergelijken

Wat betreft punt, de door MS Word gegenereerde XML-documenten zijn mogelijk niet valide XML en hebben mogelijk een onduidelijke structuur (geen schema beschikbaar; schema is ingebed in de broncode) en vereisen nader onderzoek Een voorlopige inventarisatie levert op dat de XML die MS Word genereert acceptabel is. De gegenereerde XML lijkt valide en bevat alle informatie die MX Word nodig heeft om het document te presenteren.

Wat met beschrijven bedoeld wordt, is hetgeen op de site staat over XCDL en XCEL zoals deze in Keulen zijn ontwikkeld. Een ding staat vast; de ontwikkeling van XC*L voor PDF, Word, et cetera is nog niet gereed.245

Voor de onder punt 4 en 5 genoemde middelen bestaan realistische mogelijkheden. Wat betreft het onder punt 6 genoemde tool, binnen Planets is er een taal ontwikkeld (XCDL) waarmee dit kan, maar het volledig beschrijven van een document heeft zoveel voeten in de aarde dat het moeilijk uitvoerbaar is. Er zijn geen tools om deze beschrijvingen voor PDF automatisch te genereren. Wat betreft de onder punt 7 genoemde methodiek, als de documenten in XCDL beschreven zijn dan bestaat er een prototype om de vergelijking uit te voeren.

244 245

Boudrez, 2005. Bron: http://planetarium.hki.uni-koeln.de/planets_cms/ geraadpleegd op 8 november 2011

- 162 -

Een voorbeeld van een XSLT-processor die PDF/A kan produceren is: http://www.renderx.com/reference.html#Accessibility

Beperkingen Het gebruik van elektronische handtekeningen (LTANS XMS-ERL, PAdES, XAdES et cetera) laat ik in deze toets buiten beschouwing.

- 163 -

Toets 1 - Worddocument

XML schema

Handmatige invoer

Word processor

DOCX document

Output 1

HTML document

CSS document

Hoe komen we aan een stylesheet dat dezelfde output genereert als MS Word?

Browser

Printer

Display

Test 1

PDF document

Printer

XML document

XSL-FO

XSLT Processor

(X)HTML document

Tekst document

Figuur 43 Stroomschema MS Worddocument

- 164 -

Output 2

Test 2

Toets 2 - Elektronisch proces-verbaal

XML schema

Handmatige invoer

Proces-verbaal applicatie

Proces-verbaal (docx)

Output 3

Proces-verbaal (html)

CSS document

Browser

Printer

Display

Test 3

PDF document

Printer

XML-bestand met gegevens over personen, feiten

Hoe komen we aan een stylesheet dat dezelfde output genereert als MS Word?

XML document

XSLT stylesheet

XSLT Processor

(X)HTML document

Tekst document

Figuur 44 Stroomschema elektronisch proces-verbaal

- 165 -

Output 4

Test 4

De organisatie van. duurzaam digitaal bewijs

Recommend Documents