ORGANISATIEADVIEZEN
L e n t e , n u m m e r 1 u i t e e n s e r i e va n 4 , 2 0 0 8
Digitaal werken en de impact op de DIV-organisatie Een eerste kennismaking
Een eerste kennismaking Voor u ligt een boekje dat is uitgegeven door K2O organisatieadviezen. Dit boekje is de eerste in een reeks van vier die dit jaar uitkomen. Elk seizoen één. Dit eerste boekje is de lente editie. Wij hopen dat u er vrolijk van wordt. En misschien is dit ook uw eerste kennismaking met ons. Dit boekje vertelt een beetje wie wij zijn en wat we doen. De bedoeling is in elk geval: kennismaken en kennisdelen.
2
3
K2O organisatieadviezen is ontstaan vanuit de behoefte van klantenorganisaties. Bij implementaties van DMS-, RMA- of WfM systemen, ontstond steeds vaker de vraag: wat betekent deze ontwikkeling nu voor mijn DIV-afdeling, voor de ondersteuning die wij bieden? Wat wordt ons nieuwe werk? En welke kennis en vaardigheden horen daarbij? DIV-medewerkers gaan naar hun leidinggevende toe met verzoeken om duidelijkheid; maar die heeft ook niet overal antwoord op. Daarnaast vraagt de leidinggevende zichzelf af: zit ik wel aan tafel bij de beslissers? Doen we wel voldoende mee? Kunnen we onze eisen en wensen vanuit onze DIVverantwoordelijkheid wel voldoende voor het voetlicht brengen? En dan kom je terecht in vraagstukken die de organisatie in de kern raken; misschien moet er gereorganiseerd worden; of moet er een veranderstrategie komen. Moeten de medewerkers worden bekeken op hun kwaliteiten en kansen. Competentieprofielen worden opgesteld, de DIV-organisatie geherdefinieerd. Middels workshops moeten beelden worden gedeeld over het ‘nieuwe digitale werken’ en moeten nieuwe vaardigheden worden getraind. 4
5
Voor deze vraagstukken heb je, naar ons idee, speciale
Seminar
adviseurs nodig. Mensgerichte adviseurs die verstand hebben van organisatiekunde en verandermanagement. Maar bovenal:
Wij willen u iets vertellen over het seminar dat door K2O gehouden
die in dit vakgebied snappen en wéten waar ze over praten.
is op 27 maart jl. Maar liefst 165 geïnteresseerden kwamen op het
Gewoon omdat ze zelf ook implementaties doen, een DSP
onderwerp af:
schrijven of werkprocessen herdefiniëren. Die weten waar een DIV-er mee te maken heeft en ook gewoon meemaken hoe de
‘Digitaal werken en de impact op de DIV-organisatie’
klant, de collega, de omgeving reageert. De DIV-wereld is stevig in ontwikkeling. In het hele land vinden Verander- en organisatieadviseurs van K 2O kunnen tijdens
DMS-implementaties plaats, worden werkprocessen (her)ontworpen
workshops en assessments voorbeelden geven vanuit de
en wordt informatie gestructureerd. Maar wat betekenen die
eigen praktijk. Dit helpt bij het uitleggen van zaken en de
ontwikkelingen voor de DIV-afdeling en de -medewerker zelf?
beeldvorming. Verhalen die uit je eigen onderbuik komen,
Wat wordt het nieuwe werk en welke kennis en vaardigheden
zijn geloofwaardiger en blijken goed aan te sluiten bij de
horen daarbij? K2O organisatieadviezen heeft ervaring op dit
behoefte van de DIV-medewerkers en hun leidinggevenden.
gebied en hield 27 maart 2008 een seminar in Utrecht: digitaal werken en de impact op de DIV-organisatie. Primaire doel was:
Daarom geloven wij in de combinatie: inhoudelijk geschoolde
kennismaken en ervaring delen.
DIV-adviseurs die alles weten van DMS/WfM systemen, van Recordmanagement en zakenmagazijnen, bussen en brokers... En die tevens over de juiste competenties beschikken om organisatievraagstukken voor de klant te kunnen oppakken; Dàt is K2O. 6
7
DIV-Share ministerie van LNV
Het seminar startte met een informele lunch waar alle deelnemers
De eerste presentatie werd verzorgd door Tony Nolde,
alvast vragen en ervaringen konden uitwisselen. Dagvoorzitter
programmamanager digitalisering bij het ministerie van Land-
Katinka de Graaff (K2O) opende het seminar met een schets
bouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV): Van DIV centraal naar
van de ontwikkelingen . Veel implementaties van DMS/RMA
DIV-share: een serieuze reorganisatie. Doel van het programma
systemen mislukken doordat er veel tijd, geld en energie in het
digitalisering is: 1) een geaccepteerde nieuwe werkwijze voor
systeem zelf gaat zitten en eventueel in de informatie die daarin
(digitaal) documentmanagement voor het kerndepartement;
moet. Maar het systeem is het topje van de ijsberg. Onder water
2) een operationeel generiek DMS voor heel LNV; 3) operationele
raken dergelijke implementaties de processen en de cultuur van
DIV-share voor het kerndepartement die de nieuwe manier van
de organisaties. Die moeten ook veranderen en goed aansluiten
werken ondersteunt. Het vormt een drie-eenheid, waarbij in
op de IT-ontwikkelingen. Hiervoor is vaak te weinig aandacht
de presentatie aandacht was voor het derde doel. Dit kern-
en energie. Er is bij veel organisatie nauwelijks duidelijkheid
departement bestaat uit 16 staf- en beleidsdirecties. In totaal
over de nieuwe rol van de DIV in de organisatie en de rol van
zijn circa veertig DIV-medewerkers in dienst.
de DIV-medewerkers daarin. K2O heeft adviseurs die zowel inhoudelijke DIV-kennis bezitten als ervaring hebben op het
Bij de start van het project DIV-Share besteedde Nolde veel tijd
gebied van verander- en organisatiemanagement.
aan het uitleggen waarom sharevorming nodig was: digitalisering vraagt bij LNV om een andere DIV-organisatie. Door de
De sprekers gingen in op de wijze waarop de organisatie
bundeling kunnen nieuwe kennis en vaardigheden effectiever in
verandering bij hun organisatie werd vormgegeven.
de organisatie worden ingezet, kunnen processen geüniformeerd worden en kan beter aan de wettelijke kaders worden voldaan. Tot slot leidt het tot kwaliteitsverbetering in de ondersteuning van de beleidsprocessen.
8
9
Vervolgens werd de startsituatie in kaart gebracht. Er was een negatief beeld ten aanzien van shares. Het idee leefde dat sharevorming duurder en kwalitatief slechter was. Ook vroeg men zich af: ging het hier om een kwaliteitsverbetering of om het terugbrengen van het aantal formatieplaatsen? Verder deden DIV-ers al jaren hetzelfde werk en zaten vaak al tijden op dezelfde plaats. Ze hadden daarbij vaak veel neventaken, waar ze met veel plezier tijd aan besteedden. Nu moet de DIV gaan werken met een nieuw systeem en werken in een productgerichte dienstverlenende organisatie. DIV wordt de beheersorganisatie van het nieuwe DMS. Dit vereist een hele verbeterslag voor de DIV. Het reorganisatietraject duurde 16 maanden, vanaf het begin tot aan de start van de DIV-share (1 april 2008). Alle DIVmedewerkers zijn geplaatst. In plaats dezelfde DIV-functie bij de diverse directies, zijn er nu verschillende functies gekomen, op verschillende niveaus. Het biedt DIV-ers daarmee ook de mogelijkheid om te groeien en zich te blijven ontwikkelen. Voor het dienstverleningspakket vond eerst een nulmeting plaats: wat levert de DIV? Daaruit bleek o.a. dat DIV-medewerkers vaak verschillende neventaken vervullen, zoals abonnementenbeheer, facilitair beheer, deelnemen in allerlei commissies. Op basis van 10
11
Praktische invulling van een DIV-organisatie bij de gemeente Haarlem
de nulmeting, is er een producten- en dienstencatalogus opgesteld.
Rob Sweijen, afdelingshoofd DIV bij de Gemeente Haarlem
Tevens zijn afspraken gemaakt over de overdracht van het
vertelde over hun visie op en praktische invulling van een
archief, van DIV-medewerkers en hun taken van de verschillende
gemeentelijke DIV-organisatie. Haarlem heeft als missie om alle
directies naar de DIV-share. Per directie is een SLA/DVO (service
documenten digitaal toegankelijk te maken, zodat iedereen (die
level agreement/ dienstverleningsovereenkomst) gesloten. De
dat mag) stukken overal kan inzien en kan wijzigen. Daarbij
DIV-share kan van start, maar het proces is niet af. Processen
moet het digitale documentsysteem kinderlijk eenvoudig zijn.
moeten verbeterd worden en werkwijzes aangepast.
Daar moet DIV naartoe. Er is een visie opgesteld, waarin DIV samen met ICT, IA en AO tot een integrale informatievisie wil
12
Voor opleiding en ontwikkeling van de medewerkers zijn
komen en samen wil werken. DIV wil ook de documentaire
bijvoorbeeld bezoeken gebracht aan andere organisaties om
processen standaardiseren en ze gaat marktconform werken
een indruk te krijgen van hoe het nieuwe werk eruit ziet. Het
volgens een DVO. Onderdeel van de visie is ook dat de
zorgde voor teambuilding en plezier. Andere onderdelen van
individuele DIV-medewerkers zich breed ontwikkelen. Opdat de
het opleidings- en ontwikkelingstraject zorgden voor onrust:
nieuwe, meer centrale en klantgerichte DIV professioneler wordt.
wanneer je ging praten over kennistests en competenties kwam
De visie wordt concreet door de plannen om documentstromen
er weerstand. De medewerkers zaten in een reorganisatie en
projectmatig te digitaliseren en te standaardiseren. En door de
dan waren ze al snel bang beoordeeld te worden tijdens hun
DIV-functie te concentreren. In Haarlem waren op verschillende
ontwikkelingstraject. Belangrijke les is dan ook dat reorganisatie
kantoren van de gemeente DIV-medewerkers aan de slag die
en ontwikkeling niet samen gaan. De ontwikkeling en toetsen
ongeveer hetzelfde deden. Door de digitalisering is concentratie
worden ervaren als een beoordeling.
van veel DIV-taken mogelijk.
13
In zijn presentatie besteedt Sweijen, in het kader van concentratie van de DIV-functies, bijzondere aandacht aan het thema: formatiereductie versus de kwaliteitsslag DIV. De DIV moet (zoals bij de hele gemeente) in een paar jaar gaan krimpen van 43 naar 31 formatieplaatsen. Wel is afgesproken dat de eerste tijd niemand hoeft te vertrekken, zodat de kwaliteitsslag van DIV gemaakt kan worden. De terugloop vindt plaats door natuurlijk verloop en doordat sommige vacante plaatsen niet of tijdelijk door externen worden opgevuld. Onderdeel van de kwaliteitsslag is dat de nieuwe rol van de DIV nieuwe eisen aan de medewerkers stelt. Hoger gekwalificeerd personeel komt steeds meer in plaats voor lager gekwalificeerd personeel. Nieuwe DIV-medewerkers bezitten ook andere competenties. In het begin denk je vaak dat er mensen zijn die het niet redden. Maar dat klopt niet altijd. Mensen zitten al lang in hetzelfde patroon en zijn verandering niet gewend. De meesten, zo niet iedereen, redden het wel. Net als bij LNV zijn er ook meer verschillen in functies gekomen, zodat DIV-ers kunnen groeien binnen de gemeente.
14
15
Ontwikkelgericht assessment bij de gemeente Nunspeet
Slotspreker is Fred Vos, Hoofd Facilitaire Zaken van de Gemeente Nunspeet: Resultaten van en de ideeën achter een ontwikkelgericht assessment. Vos vertelt over zijn team DIV: zeven medewerkers in de leeftijd van 25 tot 61 jaar en een gemiddeld dienstverband van achttien jaar. Ze doen al jaren hetzelfde werk. Er zou een nieuw DMS komen. Daarom vond Vos het belangrijk dat niet alleen aandacht uitging naar het nieuwe DMS, maar juist ook naar de de organisatie, de DIV en vooral ook naar de individuele DIV-medewerker. Dat is niet vreemd: de rol van de DIV-medewerker verandert immers. Belangrijk principe waarvoor de gemeente gekozen heeft was: ‘samen uit, samen thuis’. De DIV gaat op pad, op ontdekkings reis en komt samen terug. De hele DIV ging kijken wat een DMS was en welke betekenis het heeft voor de organisatie, voor het team en voor henzelf. En er was een zekerheid: niemand moest vertrekken. Van daaruit is per individuele medewerker gekeken of ze geschikt zijn voor het nieuwe digitale werken. Daarvoor zijn workshops en tests gehouden, waaruit bleek dat iedereen voldoende tot goed scoorde. Verder zijn persoonlijke gesprekken gehouden en er was een inloopspreekuur waar mensen met hun vragen en opmerkingen terecht konden. 16
17
Het is de bedoeling geweest om zo veel mogelijk rust te creëren voor de medewerkers, zodat open en eerlijk gekeken kon worden naar de geschiktheid voor het digitale werken. Iedereen is thuisgekomen en heeft ontdekt wat ze allemaal goed kunnen. Medewerkers zijn bewust van hun eigen vermogens, ze zien meer uitdagingen dan bedreigingen in het nieuwe werk en zijn gemotiveerd om cursussen te volgen. Wanneer de druk eraf is, kunnen de nieuwe functies ingevuld worden. We kunnen terugkijken op een leuke maar vooral informatieve eerste kennismaking. Misschien bent u er volgend jaar ook bij? Wilt u meer over ons weten? We zien u graag op www.k2o.nl. Maar gewoon bellen kan ook. Voor al uw vragen op het gebied van organisatieontwikkeling in het kader van Digitaal Werken: 070 - 314 3620.
19
Drukwerk: All Print
K2O organisatieadviezen
Concept en vormgeving:
Laan Copes van Cattenburch 58
Lawine grafisch ontwerp
Postbus 85734
Tekst: Hans Berende/Katinka de Graaff
2508 JE Den Haag
ISBN nummer
070 - 314 3620
Barcode
www.K2O.nl
www.ddisplay.nl
T 070 - 326 8485
[email protected]
F 070 - 326 4432
INFORMATIEMANAGEMENT
ORGANISATIEADVIEZEN
Dd.Groep
Colofon
