Raadsvergadering, 28 januari 2014
Voorstel aan de Raad
Nr.:
20140218 4 RV
Agendapunt:
4
Datum:
30 december 2013
Onderwerp: Regiegemeente Wijk bij Duurstede Onderdeel organisatiekoers: programma Duurzaam gezonde organisatie Portefeuillehouder: Carel van Gelder Voorgesteld besluit 1. Vaststellen organisatievisie ‘Sterke samenleving, kleine(re) overheid’. 2. Vaststellen hoofddoel Regiegemeente Wijk bij Duurstede: behoud zelfstandigheid van bestuur. 3. Vaststellen subdoelen Regiegemeente Wijk bij Duurstede: a. vergroten van wendbaarheid en snelheid bij strategische vraagstukken; b. verhogen kwaliteit en verminderen kwetsbaarheid van dienstverlening; c. verlagen van kosten. 4. Vaststellen vorm regieorganisatie. 5. Uitvoeren van het project Raad en college onder gezamenlijk opdrachtgeverschap met het college. Korte samenvatting De zelfstandigheid van onze gemeente (en kleine gemeenten in het algemeen) staat onder spanning; er is een toenemende druk op gemeenten tot schaalvergroting vanwege kwetsbaarheid en borging van kwaliteit van dienstverlening. Sinds 2012 is er in de organisatieontwikkeling al koers gezet richting regiegemeente, gestoeld op twee fundamenten: uitvoering van taken op afstand (omdat we ons focussen op de kerntaak besturen) en een sterke samenleving. Uitvoering op afstand zetten raakt organisatorische aspecten, maar heeft zeker ook consequenties voor rol, werkwijze en samenspel van raad en college. Eer we verdere concrete stappen zetten richting de bouw van de regieorganisatie is een volmondig ‘ja’ nodig op de volledige betekenis van de ontwikkeling van alle onderdelen van de regiegemeente (raad, college, ambtelijke organisatie). De regieorganisatie zal als kleine, wendbare ambtelijke organisatie het bestuur ondersteunen bij het uitvoeren van haar kerntaak: het besturen van onze gemeente. Deze organisatie moet bovendien financieel gezond zijn en de kracht van anderen maximaal benutten door in samenwerking met andere partijen gemeentelijke doelen na te streven. Doel van het project Raad en college is het uitdiepen en concretiseren welke betekenis het zijn van een regiegemeente heeft voor rol, werkwijze en samenspel raad en college.
Aanleiding Sinds 2012 is er in de organisatieontwikkeling al koers gezet richting regiegemeente, gestoeld op twee fundamenten: uitvoering van taken op afstand (omdat we ons focussen op de kerntaak besturen) en een sterke samenleving. De organisatiekoers als geheel is gericht op de aanpak van een viertal vraagstukken: 1. De veranderende rol van de gemeente in de samenleving 2. De uitwerking en inbedding van de drie decentralisaties van rijkstaken in het Sociale domein 3. De vergroting van strategische wendbaarheid en vermindering van kwetsbaarheid van de organisatie 4. De bezuiniging van ruim €1 miljoen structureel Deze vraagstukken hebben invloed op elkaar en kunnen in de uitwerking soms botsen. Zo kan de vermindering van kwetsbaarheid soms strijdig zijn met een bezuiniging en is een andere rol in de samenleving niet per definitie goedkoper. Toch is het één en dezelfde organisatie die aan deze vraagstukken invulling geeft. Het gaat dus om de goede combinatie van oplossingen, zonder dat alles door elkaar gaat lopen. Om deze reden zijn diverse programma’s binnen de organisatiekoers uitgewerkt. Dit raadsvoorstel betreft de ontwikkeling richting regiegemeente en geeft de uitgangspunten voor de inrichting van de daarbij behorende regieorganisatie. Het valt binnen het programma ‘Duurzaam gezonde organisatie’ van de organisatiekoers. Naast dit programma zijn ook de programma’s ‘Decentralisaties’ en ‘Sterke Samenleving’ en ‘Slimme werkprocessen’ actief. De projecten van het voormalige programma ‘Kleinere overheid’ zijn ondertussen onderdeel gaan uitmaken van ‘Duurzaam gezonde organisatie’. Gezamenlijk vormen de programma’s de organisatiekoers. De organisatiekoers als geheel is gericht op de meest effectieve aanpak van de vraagstukken en gericht op het doel: blijvende zelfstandigheid van onze gemeente. Een overzicht van bespreekmomenten en besluiten sinds 2011: Thema-avond raad 20 september 2011: Aankondiging ombuiging op organisatie volgens de visie Sterke Samenleving, kleine overheid. Tevens introductie verschillende peilers organisatiekoers Raadsbesluit november 2011 Het kader vanuit de programmabegroting 2012-2015: opgave -/- €1 mjn. vanuit visie “Sterke samenleving, kleine overheid” . Hierover is o.a. opgenomen: Bij een sterke samenleving hoort een kleine overheid. De gemeente Wijk bij Duurstede zet in op een forse verkleining van de gemeentelijke organisatie. Themabijeenkomst 14 februari Vraagstelling bestuurskrachtonderzoek Voorbespreking 10 april 2012 Uitwerking van de koers (op inhoud) en een doorkijk van waar besluiten over genomen gaan worden en welke risico’s en dilemma’s hierbij komen kijken. Raadsbijeenkomst 27 november 2012 Kwaliteitsdebat i.h.k.v. kwaliteitsmeting bestuur College 19 februari 2013:
Besluit tot worden van regiegemeente, opdracht verdere uitwerking, onder andere in verdiepende onderzoeken Taken op Afstand. Memo aan de raad hierover. Thema-avond raad 23 april 2013: Visie op regiegemeente en uitkomst kwaliteitsmeting Memo 6 juni 2013 Stand van zaken financiële taakstelling organisatiekoers Thema-avond raad 26 november 2013 Presentatie en discussie over regiegemeente en Taken op Afstand Het op afstand zetten van de uitvoering raakt organisatorische aspecten, maar heeft ook consequenties voor rol, werkwijze en samenspel van raad en college. Ook de trend van een terugtredende overheid met een grotere rol voor de samenleving die landelijk is ingezet raakt de rol van de gemeentelijke overheid; van een autonome positie met een sterk bepalende rol in de samenleving, naar een situatie waarin de gemeente één van de spelers is in het krachtenveld van de samenleving. Eer we verdere concrete stappen zetten richting de bouw van de regieorganisatie is een volmondig ‘ja’ nodig op de volledige betekenis van de ontwikkeling van alle onderdelen van de regiegemeente (raad, college, ambtelijke organisatie) nodig. Met andere woorden, dit besluit vereist draagvlak. Specifiek (beoogd doel) We willen zelfstandigheid van bestuur behouden. Omdat we dit als noodzaak zien om onze identiteit en voorzieningenniveau, waar we trots op zijn en die we koesteren, te beschermen. De ontwikkeling naar een regiegemeente zien wij als de meest energie- en kansrijke optie om onze doel te bereiken. Het middel regiegemeente moet ons helpen om o Wendbaarder en strategischer te worden; o Kwaliteit toe te laten nemen; o Kwetsbaarheid te verminderen; o Kosten te besparen. Met dit besluit willen we binnen het programma Duurzaam gezonde organisatie verder bouwen aan de regiegemeente/-organisatie. De regieorganisatie zal als kleine, wendbare ambtelijke organisatie het bestuur ondersteunen bij het uitvoeren van haar kerntaak: het besturen van onze gemeente. Deze organisatie moet bovendien financieel gezond zijn en de kracht van anderen maximaal benutten door in samenwerking met andere partijen gemeentelijke doelen na te streven. Meetbaar Met behulp van vijf programma’s willen we eind 2015 de ontwikkeling tot regiegemeente formeel tot stand hebben gebracht. Acceptabel Overwegingen die leiden tot het besluit 1. De zelfstandigheid van onze gemeente (en kleine gemeenten in het algemeen) staat onder spanning; er is een toenemende druk op gemeenten tot schaalvergroting vanwege kwetsbaarheid en borging van kwaliteit van dienstverlening.
2. Er is nu al een kloof tussen willen en kunnen van onze organisatie en ook de financiële armslag is beperkt. De in 2012 uitgevoerde kwaliteitsmeting staaft dat voortgaan op de huidige weg niet zal leiden tot een beter en sterker functioneren van ons bestuur en onze organisatie. 3. Sterker nog, voortgaan op de huidige weg zal risicovol zijn: dit zal uiteindelijk leiden tot afkalving van de gemeente, met kwaliteitsverlies vanwege beperkte omvang en mogelijk ondertoezichtstelling vanwege de beperkte financiële armslag. Bovendien is met onze huidige omvang niet te voldoen aan de eisen die vanuit het rijk aan ons worden gesteld. 4. Uitgaande van autonomie en behoud van identiteit in combinatie met de opgaven waar de gemeente voor staat, wordt de ontwikkeling naar regiegemeente als meest kansrijk gezien. 5. Door samen te werken met andere partners voldoen we aan de 100.000+ eis van minister Plasterk. Realistisch Het is goed mogelijk en haalbaar om ons met name te richten op het besturen van de gemeente Wijk bij Duurstede door ons om te vormen tot een regiegemeente. Andere gemeenten gingen ons daarin voor (IJsselstein, Amersfoort) of werken momenteel aan een vergelijkbaar proces. Het inschakelen van onze in beginsel al krachtige samenleving ligt daarbij voor de hand. Kanttekeningen bij het voorgestelde besluit De ontwikkeling naar een regiegemeente betreft niet alleen een wijziging binnen de ambtelijke organisatie. Ook raad en college dienen te onderkennen dat rol, werkwijze en onderling samenspel moeten aansluiten op de kenmerken van de Wijkse regiegemeente; uitvoeringstaken zoveel mogelijk op afstand en waar mogelijk of gewenst een kleine(re) sturende rol aannemen als gemeente ten opzichte van nu. Alternatieven We kunnen er ook voor kiezen om de organisatievisie, waarin de keuze voor een regiegemeente is uitgesproken als beste passend bij de visie van de organisatie, niet vast te stellen. En om dan een nieuwe keuze te maken uit de vier overige opties: groeien, fuseren, herindelen of niets doen. Groeien in omvang past niet bij de gewenste wendbaarheid, waardoor dit niet als reële optie wordt gezien. Fuseren of herindelen betekent het verliezen van onze autonomie en een belangrijk deel van onze identiteit en is daarmee niet wenselijk. De laatste optie is alles laten zoals het is en dus accepteren dat er een kloof is tussen willen en kunnen van onze organisatie. Een kloof die naar alle waarschijnlijkheid alleen maar groter wordt, waardoor kwaliteitsverlies en kwetsbaarheid toenemen. Ook kan ervoor gekozen worden om het project Raad en college, waarin wordt uitgediept en geconcretiseerd welke betekenis het zijn van een regiegemeente heeft voor rol, werkwijze en samenspel van raad en college niet of niet in gezamenlijkheid uitvoeren. Dit draagt niet bij aan de kwaliteit en effectiviteit van een regiegemeente. Tijdgebonden De organisatiekoers waarin we de organisatieontwikkeling tot stand brengen loopt tot eind 2015. De organisatievisie beslaat de periode 2013- 2020. Aanpak/uitvoering
Na besluitvorming door de raad starten in januari 2014 de projecten waarin de nieuwe regieorganisatie wordt gebouwd. Daarin wordt gestreefd om al vanaf januari 2015 de organisatie zodanig ingericht te hebben dat de knip tussen regie en uitvoering wordt ondersteund. Aan het project Raad en college wordt in gezamenlijk opdrachtgeverschap verdere invulling gegeven waarna een projectplanning kan worden vastgesteld. Communicatie De communicatie rond dit traject is voornamelijk intern gericht. Extern zal aan de samenleving gecommuniceerd worden dat we werken aan een ‘verbouwing’, met welk doel we dat doen en welke gevolgen dit mogelijk heeft voor onze dienstverlening. Financiën De taakstelling behorende bij de organisatiekoers als geheel is een structurele bezuiniging van € 1.166.400,-. Ruim de helft hiervan is, nu halverwege de organisatiekoers, gerealiseerd. Het doorvoeren van de organisatieontwikkeling zal uiteraard frictiekosten met zich meebrengen waardoor incidentele investeringen nodig zijn. . In maart 2014 wordt een uitgewerkt plan ter besluitvorming voorgelegd waarin opgenomen is hoe om te gaan met de frictie- en overheadkosten. Bijlagen 1. Organisatievisie ‘Sterke samenleving, kleine(re) overheid’ 2. Notitie Regiegemeente Wijk bij Duurstede – vorm en uitgangspunten
Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede,
Janneke Louisa-Muller secretaris
Tjapko Poppens burgemeester
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 december 2013, nr. 20140128 4 RV
gelet op gemeentewet
besluit: 1. De organisatievisie ‘Sterke samenleving, kleine(re) overheid’ vast te stellen. 2. Het hoofddoel Regiegemeente Wijk bij Duurstede: behoud zelfstandigheid van bestuur vast te stellen. 3. De subdoelen Regiegemeente Wijk bij Duurstede vast te stellen: a. vergroten van wendbaarheid en snelheid bij strategische vraagstukken; b. verhogen kwaliteit en verminderen kwetsbaarheid van dienstverlening; c. verlagen van kosten. 4. De vorm van de regieorganisatie vast te stellen. 5. Het project Raad en college onder gezamenlijk opdrachtgeverschap met het college uit te voeren.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van dinsdag 28 januari 2014 De raad voornoemd,
griffier,
voorzitter,
