Digitaal duurzaam geborgd, Corporate document archiving, van visie naar DK praktijk.
DK-SYSTEEM
:Records Management?!
Samenvatting
1. 2.
3.
4.
DK-Systeem
april 2004
Records Management integreert, organisatiebrede juridisch bewijsbare verantwoording voor document & content De relatie tussen document en (web)content is ook binnen XYZ niet uitgekristalliseerd; XYZ (onder)kent daarom in de introductie Records Management-beginselen en RMsystemen een onvermijdelijke & meerjarige uitdaging XYZ kiest - op praktische gronden - voor ‘vertrek’ in de richting van RM-beginselen en -systemen vanuit binnen XYZ toegepaste document management systemen Documentaire duurzaamheid vergt de vaststelling van voor metadatatering toe te passen (open) technologiestandaarden
H. van Uum
Dia 2
DK presentatievierluik
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
1.
(S1-47 documentlink)
DK-Overzicht
2.
(S1-57 documentlink)
DK-Juridisch
3.
(S1-69 documentlink)
DK-Systeem
4.
(S1-12 documentlink)
DK-Executive
Dia 3
Inhoud Samenvatting 0. (05-17) Records Management? 1. (18-27) RM technologisch-conceptueel 2. (28-40) Duurzaamheid 3. (41-48) RM compliancy @ XYZ? 4. (49-69) Verantwoording (01-04)
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 4
Records Management
0
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 5
0. Records Management? 1. RM? 2. RM in 2 beelden 3. RM in Nederland 4. RM borgt 5. RM uitdagend? 6. XYZ en RM? DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 6
0.1.1 RM? (Remano) 1. Beheer van archiefdocumenten primair ten behoeve van de organisatie. 2. In Nederland wordt hiervoor wel de term Documentaire Informatievoorziening gebruikt. 3. NEN-ISO 15489:2001 vertaalt de term als “informatie- en archiefmanagement”.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 7
0.1.2 RM? (US DoD 50152-STD) 1. The planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involving the life cycle of information, including creation, maintenance (use, storage, retrieval), and disposal, regardless of media 2. Record management procedures are used to achieve adequate and proper documentation of Federal policies and transactions and effective and economical management of Agency and organizational operations. DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 8
0.2.1 RM-overzicht in beeld
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 9
0.2.2 falend RM in beeld?
26.05.1995, Bill Gates, The Internet Tidal Wave, 9 pages DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 10
0.3.1 RM in Nederland 1. NL: Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) 2. EU: MoReq (Model Requirements for Records Management Applications). 3. In overeenstemming met ISO 15489
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 11
0.3.2 RM in Nederland/VS VS: Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications, Department of Defense 5015.2-STD
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 12
0.4 RM borgt 1. Conforme uitvoering van vastgesteld be-
waar- en vernietigingsbeleid 2. Overstemming met wetgeving, technische standaarden & maatschappelijke (corporate governance) normen 3. Doelmatig onderhoud van documenten en duurzame ontsluiting op maat van mens, onderwerp, organisatie & samenleving DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 13
0.5.1 RM uitdagend? Holistische benadering noodzakelijk: – – – – –
DK-Systeem
april 2004
Papier + Digitaal Mens + Organisatie + Samenleving Business + Corporate Archiving RM systeemontwikkeling & -onderhoud ICT integratie
H. van Uum
Dia 14
0.5.2 RM uitdagend: 3x3 model systeem
Laag 1: metadateren
Laag 2: ontsluiten
Laag 3: gebruiken
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 15
organisatie
bestand
0.6.1 XYZ en RM? 1. Vastgesteld bewaar- & vernietigingsbe-
leid? Door RvB?! 2. Welke wetgeving, technische standaarden & maatschappelijke (corporate governance) normen? 3. Doelmatige ontsluiting van documenten én op maat van mens, onderwerp, organisatie en samenleving? DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 16
0.6.2 XYZ en RM? 1. Niet(s) doen, kán niet! 2. Minimal RM compliant = RM compliant 3. Risico's non-RM compliancy?
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 17
RM technologisch-conceptueel
1
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 18
1.RM technologisch-conceptueel 1. OAIS 2. OAIS-beeld 3. OAIS-praktijk 4. OAIS-praktijkbeeld 5. RM-normrelaties 6. Conceptkeuze XYZ DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 19
1.1.0 OAIS (ISO Number : 14721) An Open Archival Information System is: An archive, consisting of an organization of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available. 3. It meets a set of such responsibilities as defined in this document and this allows an OAIS archive to be distinguished from other uses of the term ‘archive’ 1. 2.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 20
1.1.1 OAIS (ISO Number : 14721) The model provides a framework: for the understanding and increased awareness of archival concepts needed for long-term digital information preservation and access, 3. and for describing and comparing architectures and operations of existing and future archives. 4. It also guides the identification and production of OAIS related standards. 1. 2.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 21
1.2 OAIS-beeld
Corporate wide & wise! [Cda] DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 22
1.3 OAIS-praktijk 1. Koninklijke Bibliotheek 2. IBM/DIAS
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 23
1.4.1 OAIS-praktijkbeeld
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 24
1.4.2 OAIS-compliant: A standard and other documents that claim to be conformant to the OAIS Reference Model shall use the terms and concepts defined in the OAIS Reference Model in the same manner.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 25
1.5 RM-normrelaties
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 26
1.6 Conceptkeuze XYZ OAIS is dé basis voor een door Remano geinspireerde XYZ corporate RM-implementatie
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 27
Duurzaamheid
2
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 28
2.Duurzaamheid 1. 3 duurzaamheidaspecten in beeld 1. (A1) Metadata invoegen én -kapselen 2. (A2) Open (meta)data uitwisselstandaarden 3. (A3) PDF & PDF/A
2. MS Longhorn 3. Basis voor XYZ metadataschema? 4. Word 2003: brug naar Longhorn?! DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 29
2.1 Duurzaamheid in beeld
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 30
2.1.1 Toevoegen en inkapselen (A1)
XML based metadata toevoegen; relatie met bestand beheren
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 31
XML-based metadata inkapselen in ISO-genormeerd (PDF) bestand
2.1.2
(A2)
Open uitwisselstandaarden
1. eXtensible Mark up Language 2. Resource Description Framework 3. eXtensible Metadata Platform
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 32
2.1.3
(A3)
PDF & PDF/Archive
1. Visuele integriteit (PDF/PostScript) 2. Op open standaarden gebaseerde
(RDF/XMP) opname van (XYZ) metadata 3. In 2006 is PDF/Archive ISO-norm 4. Gebruiksvriendelijk[(er) dan TIFF]
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 33
2.2 MS Longhorn 1. MS Longhorn & WinFS? 2. WinFS & XYZ? 3. WinFS & extensibility: 1. 2.
WinFS Extensibility Points (s18 CLI322) Ways to Extend the Store (s19 CLI322)
4. Word 2003, brug naar MS Longhorn? 5. Metadataschema voor XYZ? DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 34
2.2.1 MS Longhorn & WinFS 2.
MS Longhorn: code name van opvolger Windows XP (Reloaded) WinFutureStorage: [file + database]-systeem van MS Longhorn
3.
WinFS is:
1.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
DK-Systeem
april 2004
A storage medium for all end-user data A data model built on relational database technology and NTFS A more secure place to store data A set of domain-specific schemas A set of services that make data actionable A new user experience in the "Longhorn" interface
H. van Uum
Dia 35
2.2.2 WinFS & XYZ 1. WinFS: 1. biedt XYZ de mogelijkheid eigen metadatasets in te bouwen 2. faciliteert XYZ metadatabehoeften voor alle eindgebruikers, 3. maakt daardoor voor XYZ haalbaar: 1. Records Management 2. Knowledge Management DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 36
2.2.3.1 WinFS Extensibility Points 6
Objects
T/SQL
Services
XML
Schemas People Groups
Sync 5 (WinFS, …) InfoAgent (Rules, …) 4
Tasks
Media
Docs
…
2
Data Model Items
Filesystem (Metadata 3 Handlers, …)
Relationships
NTFS april 2004
H. van Uum
Extend and Relate Windows types
2
Build your own Types
3
Build Metadata handlers for custom file formats
4
Build on InfoAgent
5
Build Synchronization adaptors and custom resolution handlers
6
Integration with Longhorn Shell
1
Extensions
DK-Systeem
1
Dia 37
2.2.3.2 Ways to Extend the Store 1.
2.
3.
DK-Systeem
Use someone else’s schema – Creating new Item instances – Create your own part of the namespace – Modifying Items – Use of keywords Extend a schema – Item Extensions – NestedType extensions – Subtypes Roll your own – Design your own Item types
april 2004
H. van Uum
Dia 38
Wenselijkheid
2.4 Word 2003, brug naar Longhorn?! 1. Structured editing + storage (XML-based) 2. IRM functie ([enterprise]Information Rights Management) 3. Formating & Editing restrictions 4. Benodigd: 1. Desktop: Windows 2000 / XP + Office 2003 2. Windows Server 2003 + Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 39
2.5 Metadataschema voor XYZ? Wat moet worden gemodelleerd in een XYZ-metadataschema
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 40
RM compliancy @ XYZ
3
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 41
3. RM compliancy @ XYZ? 1. “Compliant ”? 2. DacRoom: non-compliant 3. Filnet: in process of DoD certification 4. IBM/DIAS: compliant 5. RM compliancy @ XYZ in 20XY ?
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 42
3.1 “Compliant” A standard and other documents that claim to be conformant to the OAIS Reference Model shall use the terms and concepts defined in the OAIS Reference Model in the same manner.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 43
3.2 DacRoom: non-compliant 1. Term: Records Management komt niet
voor op de site van de leverancier 2. Leverancier is desgevraagd bereid en zegt in staat te zijn te voorzien in de ontwikkeling van één interface voor toevoeging, inkapseling en onderhoud van XML/XMP -gebaseerde metadata
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 44
3.3 Filenet: in DoD certification 1. DoD heeft Filenet gepland voor certifi-
catie procedures & tests 2. Voortgang: Scheduled Vendors http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/schedule.htm
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 45
3.4 IBM/DIAS: compliant!
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 46
3.5 Compliancy @ XYZ in 20XY 1. Starten met in gebruik zijnde document
management producten, DacRoom en/of Filnet 2. D.m.v DK/DK+ & ISO genormeerd PDF gebruik, groeien in de richting van corporate wide & wise RM compliancy
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 47
DK-Systeem, afsluiting
XYZ AD 2004
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 48
Verantwoording
4
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 49
4. Verantwoording 1. Index 2. Afbeeldingen 3. Hyperlinks 4. Begrippen 5. Colofon
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 50
4.1 Index Samenvatting 0. (05-17) Records Management? 1. (18-27) RM technologisch-conceptueel 2. (28-40) Duurzaamheid 3. (41-48) RM comliancy @ XYZ? 4. (49-69) Verantwoording (01-04)
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 51
4.2 Afbeeldingen 1.
02. RM in beeld http://mimage.hummingbird.com/alt_content/binary/pdf/collateral/wp/rmstrategies.pdf
2.
0.2.2. Falend RM in beeld? http://www.usdoj.gov/atr/cases/exhibits/20.pdf, page 1
3.
1.2 OAIS in beeld,
Figure 4-1: OAIS Functional Entities
http://wwwclassic.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-B-1.pdf
4.
1.4.1 OAIS-praktijkbeeld http://www-5.ibm.com/nl/dias/index.html
5.
2.5.1 WinFS Extensibility Points http://microsoft.sitestream.com/PDC2003/CLI/CLI322_files/Botto_files/CLI322_Thompson.ppt, s18/19
6.
2.6 Basis voor XYZ schema? http://www.archiefschool.nl/docs/Metadata%20model%20versie%203-1.pdf, pagina 19
7.
3.4 IBM/DIAS:compliant http://www-5.ibm.com/nl/dias/index.html
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 52
4.3 Hyperlinks 1. RM-normen 2. Technische standaarden 3. Overige
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 53
4.3.1.1 RM-normen 1. 2. 3.
4.
DK-Systeem
april 2004
Open Archival Information System (OAIS) http://wwwclassic.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-B-1.pdf Record Management Nederlandse Overheid (Remano) http://europa.eu.int/ISPO/ida/export/files/nl/1492.pdf Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications (5015.2-STD) http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/p50152s2.pdf Model Requirements for Records Management (MoReq) http://europa.eu.int/ISPO/ida/
H. van Uum
Dia 54
4.3.1.2 RM-normen (ISO equivalenten) 1.
Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721 http://www.iso.ch/iso/en/stdsdevelopment/tc/tclist/TechnicalCommitteeStandardsListPage.TechnicalCommitte eStandardsList?COMMID=738
2.
3.
Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications (5015.2-STD) Model Requirements for Records Management (MoReq) ISO 15489 http://www.iso.org/iso/en/CombinedQueryResult.CombinedQueryResult?queryString=ISO+15489+
4.
DK-Systeem
april 2004
Record Management Nederlandse Overheid (Remano)
H. van Uum
Dia 55
4.3.2 Technische standaarden 1. 2. 3. 4.
DK-Systeem
april 2004
eXtensible Mark up Language (XML) http://www.w3c.org/XML/ Resource Description Framework (RDF) http://www.w3.org/RDF/ eXtensible Metadata Platform (XMP) http://partners.adobe.com/asn/developer/xmp/pdf/MetadataFramework.pdf PDF/Archive (PDF/A) http://www.aiim.org/pdf_a/
H. van Uum
Dia 56
4.3.3 Overige 1.
Hummingbird http://www.hummingbird.com/
2.
Microsoft/Longhorn http://msdn.microsoft.com/longhorn/
3.
Microsoft Office 2003 Guide http://download.microsoft.com/download/0/f/1/0f1d5b1f-53bc-47c3-bf6fac6d67cf9766/Office2003GuideWP.doc
6.
Microsoft The Windows File Systeem, October 2003 http://msdn.microsoft.com/Longhorn/understanding/pillars/WinFS/default.aspx?pull=/library/e n-us/dnaero/html/wux_topic_storage.asp
7. Koninklijke Bibliotheek http://www.kb.nl/kb/resources/frameset_kenniscentrum.html
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 57
4.4. Begrippen 1. Cda 2. PDF&PDF/A 3. Document Management 4. Metadata 5. DK-Rapportsamenhang
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 58
4.4.1 Cda 1.
2.
Corporate document archiving is de - gekozen - benaming voor een ontwikkeling waardoor XYZ - óók tegenover derden - bewijsbaar én mediumneutraal gaat voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen op het gebied van onderhoud, duurzame beschikbaarheid en audit-trail van documentaire, niet-financiële gegevens. Corporate document archiving is - uiteindelijk - een archiefpraktijk gebaseerd op RvB-besluiten over het: 1. 2. 3.
toepassen van vastgestelde wetgeving & technische standaarden; toetsen van toegepaste wetgeving & technische standaarden; inrichten en onderhouden van adequate (= 1+2) archiefvoorzieningen.
Mediumneutraal: kwaliteitsnormen en normhandhaving verschillen tussen papieren en digitale archiefpraktijken uitsluitend praktisch, niet principieel; gemengde archiefpraktijken vereisen naadloze normcomplementariteit.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 59
4.4.2 PDF& PDF/A 1. Portable Document Format;
op PDF gebaseerd, wordt thans een proces doorlopen dat vermoedelijk leidt tot erkenning van PDF/A(archiving) als ISO –standaard begin 2006. 2. PDF staat - daarom - aan de basis van de DK/DKP-inspanningen. DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 60
4.4.3 Document Management 1. DacRoom 2. Filnet
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 61
4.4.3.1 DacRoom Is een productnaam voor een document management systeem, in gebruik bij XYZ, ontwikkeld en geleverd door ABCD 2. DacRoom wordt gebruikt als pilot c.q startomgeving voor DK 3. Overstap naar FilNet of Hummingbird (Vermogensbeheer, DoD gecertificeerd) is voorzien, afhankelijk van voortgang, ervaring en wetgeving 1.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 62
4.4.3.2 Filnet Is een productnaam voor een document management systeem, in gebruik bij XYZ, ontwikkeld en geleverd door STUV 2. DacRoom wordt gebruikt als pilot c.q startomgeving voor DK 3. Overstap naar FilNet of Hummingbird (Vermogensbeheer, DoD gecertificeerd) is voorzien en afhankelijk van voortgang, ervaring en wetgeving 1.
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 63
4.4.4 Metadata 1. Toevoegen en inkapselen 2. Onderscheid
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 64
4.4.4.1 Toevoegen en inkapselen 1. Metadata:
data over data 2. Aan bestanden kunnen metadata worden gerelateerd c.q worden toegevoegd 3. In bestanden kunnen metadata worden opgenomen c.q worden ingekapseld 4. 2 + 3 dienen samen duurzame toegankelijkheid DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 65
4.4.4.2 Onderscheid
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 66
4.5.1 DK-Rapportsamenhang 1.DK-SWS 2.DK-PDF/A 3.DK-CAB 4.DK -RS
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 67
4.5.2 Colofon Beschikbaar in – – – –
PowerPoint (9.0.3821) Word PDF HTML
Voorjaar 2004
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 68
DK-Systeem, afsluiting
XYZ AD 2004
DK-Systeem
april 2004
H. van Uum
Dia 69
