edocsnet versie 2 Een digitaal archief ITS oldenzaal

eDocsNet versie 2

Een digitaal archief ITS oldenzaal

2

W elkom bij eDocs !

Deze handleiding zal een referentie zijn betreffende de werking van eDocs – het zal u de mogelijkheid geven om edocs te leren kennen – en uw geheugensteun zijn na de cursus die u krijgt wanneer u eDocs aanschaft. Mochten er nog verdere vragen of onduidelijkheden zijn – dan staan wij voor u klaar. De eDocs helpdesk is bereikbaar onder telefoonummer 0541-511115 gedurende kantooruren of per email op [email protected]

eDocsNet versie 2

3

1. Inleiding : een introductie en wat geschiedenis

Wat is eDocs NET?

Digitaal archiveren was tot voor een jaar of tien alleen beschikbaar voor overheidsinstellingen en grote bedrijven – de software was duur. Opslag van de documenten gebeurde op grootte 8 inch cd‟s die met een robotarm verwisseld werden : de zogenaamde osar‟s . Een osar ( optiscal storage array ) – bevatte tot 123 schijven met elk maximaal 12 gigabyte. Ze zijn nu nog tweedehands te koop voor 35000 dollar ( zonder media !)

Tegenwoordig is opslag veel goedkoper – en veel sneller – digitale archivering werd daarmee bereikbaar voor het mkb – de medische zorg – de advokatuur . Daarmee ontstond de behoefte voor een goed digitaal archief – met alle verworvenheden van de grote jongens, maar zonder de beperkingen.

eDocs was de eerste stap. eDocsNet is de de tweede – de logische evolutie.

Dit document zal u laten zien wat eDocsNet allemaal voor U kan doen – U zult verbaast staan. Er zijn vele redenen waarom men een digitaal archief wenst. Het verminderen van kosten voor papier, kopieën en opslag, zijn natuurlijk de eerste redenen. Maar wat te denken van respons tijden van enkele seconden, geen „aanvraag van documenten‟ meer. Nooit meer een onbeschikbaar document, omdat iemand anders dit document al in behandeling heeft- geen documenten meer die kwijt raken. U hoeft geen administratie meer bij te houden wie een document meegenomen heeft. Documenten kunnen zichtbaar gemaakt worden op het scherm om te lezen en te raadplegen, kunnen gemaild worden. Documenten kunnen beveiligd worden – soms mag niet iedereen alles inzien. De mogelijkheden zijn legio - de interne documentstroom wordt gigantisch terug gebracht. En als er dan toch een papieren uitgave van het document dient te komen, dan kan het document eenvoudig vanaf elke werkplek (opnieuw) afgedrukt worden.

Maar elk bedrijf kent naast een binnenkomende, ook een interne en uitgaande papierstroom. eDocsNet is het eerste digitaal archief wat alles kan archiveren, maar tegelijkertijd ook alles intergreerd.

eDocsNet versie 2

4

Wanneer U een document binnenkrijgt, waarop U reageert, dmv een msword document, een email of op welke manier dan ook – dan kunt u deze uitgaande reactie ook opnemen in het archief en zelfs koppelen aan het oorspronkelijke document. Zo ziet u als u het oorspronkelijke document opvraagt, meteen uw eigen reactie hier op ( of die van uw collega‟s natuurlijk ). Maar ook als u een document opstelt voor een collega, een rapportage doet, een resultaat publiceert, ook deze –internedocumenten kunnen naadloos binnen een eDocs archief opgeborgen worden. En voor het eerst hoeven dat niet gescande documenten te zijn, documenten die u eerst moet printen en dan moet scannen om ze in het archief te krijgen - voor het eerst kunnen deze documenten in hun orginele vorm gearchieveerd worden – eDocsNet kent uw applicatie en kan er mee overweg. U zult versteld staan van de mate waarbinnen uw bedrijfsprocessen op deze manier gearchiveerd worden, de historie die u vastlegt – en het inzicht in een situatie welke u hiermee terughaald wanneer u het archief raadpleegt. eDocs is uniek hierin – en u zult haar hierom gaan waarderen en vesteld staan.

Als u een jaar verder bent, zal werken zonder eDocs compleet ondenkbaar geworden zijn.

Naast de vele mogelijkheden van een digitaal archief, is er nog een voordeel wat geen enkel papieren archief u kan bieden : ze kan gekopieerd worden.

Er kunnen altijd ongewenste voorvallen plaats vinden waardoor een papieren archief verloren gaat (brand, overstromingen, diefstal), maar een digitaal archief kan gekopieerd worden en op een andere locatie bewaard worden.

Het zal duidelijk zijn wat dit voor u kan betekenen mocht u ooit met een calamiteit geconfronteerd worden.

Een osar

eDocsNet versie 2

5

Wat zijn de toepassingen?

eDocs kan ingezet kunnen worden om allerlei zaken te archiveren - enkele voorbeelden : binnenkomende/uitgaande post product specificaties klanten archieven orders patiënten dossiers personeelsdosiers financieen maar eigenlijk is de enige beperkende faktor uw eigen fantasie.

eDocsNet versie 2

6 Inzetbaarheid

Enkele voorbeelden van hoe eDocs gebruikt zou kunnen worden:

Scenario 1: het advocaten kantoor. Het archief onderhoudt alle binnengekomen documenten van cliënten en tegenpartijen. Alle declaraties en inkomsten verklaringen bevinden zich in het archief. Als gezocht wordt op een cliënt, dan worden alle zaken van deze cliënt zichtbaar. Als gezocht wordt op een zaak (bijvoorbeeld erfrecht), dan worden alle erfrecht zaken zichtbaar gemaakt. Zo vormt eDocs tevens een bron van referentie naar eerdere zaken. Alle uitgaande stukken komen in de desbetreffende map terecht en geven daarmee instant overzicht in een zaak. Overdraagbaarheid van een zaak wordt hiermee zeer vereenvoudigd.

Scenario 2: de s chade-expert van een verzekeringsmaatschappij. Op het hoofdkantoor staat een grote database met gegevens. De schade expert belt ‟s avonds in, krijgt de relevante documenten voor de volgende dag „gedownload‟ en heeft alles bij zich. Hij hoeft niet meer naar kantoor. Hij tikt zijn bevindingen in, in een Word bijlage. Bij het desbetreffende dossier staat de terugkoppeling als bijlage klaar om terug gestuurd te worden naar het hoofdkantoor waar de verwerking kan plaatsvinden

Scenario 3: een makelaar Een makelaar kan zijn huizenaanbod kompleet met foto‟s, aktes, bouwtekeningen, en hypotheek offertes archiveren. Alle informatie kan bij een bezoek aan een potentiële klant, ter plekke geprint worden of bij een telefonisch contact ge-emaild.

Scenario 4: docenten Repetitie opgaven, lesroosters, rapporten, tentamen resultaten, diploma‟s, cijferlijsten, alles kan gearchiveerd worden en is tijdens vergaderingen, huisbezoeken en gesprekken compleet beschikbaar.

eDocsNet versie 2

7

Scenario 5: Garages Per automerk en -type staan alle oude microfiches gearchiveerd. De monteur kan schema‟s inzien, en desgewenst printen. Tevens zou de autohistorie gearchiveerd kunnen worden, garantie documenten, onderhoudschema‟s. Hiermee kan een compleet inzicht in de staat van een auto verkregen worden.

Scenario 6: Artsen / specialisten Correspondentie, rapporten, foto‟s, declaraties, alles kan opgeslagen worden. Bij verhuizingen kan een complete dossiermap uitgeprint worden, geëxporteerd of eventueel ge-emaild worden. Helemaal makkelijk wordt het als de nieuwe arts ook eDocs gebruikt. eDocs kent intergraties met o.a. microhis. Documenten worden automatisch weggeschreven op het werkblad, in de correspondentie, in probleem en epiodelijsten. En binnen microhis kan met ctrl-f1 het originele document weer opgevraagd worden.

Scenario 7: Postregistratie systemen Voor bedrijven: Het systeem kan geïmplementeerd worden in de postkamer. Alle binnenkomende documenten worden gescand en toegewezen aan de geadresseerde. Deze ziet dan onmiddellijk zijn post. D.m.v. het emailen van documenten vanuit eDocs kan een complete documentenstroom binnen het bedrijf gerealiseerd worden.

scenario 8 : privé-gebruik:

Alle garantiebewijzen, polissen, ziektekostendeclaraties kunnen in het archief geplaatst worden. Jaaropgaven, lease opgaven, belastingdocumenten; ze vinden allemaal hun weg. Nooit meer raken documenten kwijt en ze zijn snel te vinden.

eDocsNet versie 2

8 Hoe werkt het?

Laten we even uitgaan van een post archief. Op het moment dat een brief binnenkomt, maakt de gebruiker eerst een map aan in eDocs. In deze map staan zaken als: wat is de datum van het stuk, wat voor stuk is het, voor wie is het bestemd, een referentienummer (optioneel), eventueel losse opmerkingen en een omschrijving. Als deze map is aangemaakt wordt het document gescand en in de map opgeslagen.

Mappen kunnen geopend worden, waarna de aanwezige documenten kunnen worden bekeken, geprint of gemaild. Er kunnen ook nieuwe documenten worden toegevoegd aan de map. Er kan gezocht worden: „ik zoek alle documenten over hypotheekaanvraag...„

of „geef me alle documenten van …‟

Maar er is meer...

Wanneer u reageert op een binnengekomen poststuk door een brief terug te sturen (met Microsoft Word) dan wordt dit document opgeslagen in de gebruikte archiefmap en is gekoppeld aan het betreffende gescande poststuk.

Tevens kunnen Excel documenten aan archiefmappen en documenten gekoppeld worden. Dit houdt dus in dat op het moment dat u een map opent en de originele ingekomen brief bekijkt, u meteen uw eigen uitgaande correspondentie ten aanzien van dit document te zien krijgt. Zo helpt eDocs u Uw eigen documentenstroom te organiseren. Edocs archiveert alles – en rubriceert ze per document type Gescande documenten, maar ook pdf, msword, excel, powerpoint, email, txt, logfiles, alles kan gearchiveerd worden .

eDocsNet versie 2

9 En nog meer...

Als u een brief krijgt dan kunt u aan deze brief Uw uitgaande correspondentie koppelen. Nu is het mogelijk dat u daarop wederom correspondentie ontvangt. Als u deze in een andere map plaatst, dan kunt u deze mappen aan elkaar binden via een referentienummer. e U vraagt enkel een bepaald referentienummer op en ziet de hele documentstroom: de 1 binnenkomende brief, met e daaraan Uw reactie, de reactie daarop (de 2 binnenkomende brief) met daarop Uw reactie etc.

Hoe nu verder?

Het programma biedt nog veel meer mogelijkheden, die gaande weg duidelijk zullen worden. Deze handleiding zal u aan de hand nemen om u stap voor stap uit te leggen hoe een werkend archiefsysteem opgebouwd dient te worden. Neem even de tijd om de basis goed neer te zetten en de tijdsinvestering zal zeker haar vruchten afwerpen. Bij de aanvang van een digitaal archief is veelal de vraag: “Waar ben ik aan begonnen? Alles scannen kost tijd”. Maar als het archief bijv. 10.000 documenten bevat en u kunt een bepaald document met alle gekoppelde correspondentie binnen enkele seconden raadplegen, dan is alle tijdsinvestering onmiddellijk gerechtvaardigd. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om uw archief door een externe partij in te laten scannen. eDocs BV kan u adviseren indien u hierin geïnteresseerd bent. Vergeet ook niet dat het opzetten van een archief altijd veel meer werk is dan het onderhouden daarvan. Bij de aanvang zult u de documenten die voor u van belang zijn, in willen voeren. Dit zal vrij tijdrovend zijn. Maar als het archief eenmaal actueel is, is het onderhoud enkel nog het toevoegen van die correspondentie die u die dag binnenkrijgt.

eDocsNet versie 2

10

eDocs en modules

eDocs bestaat uit een basisversie die uit te breiden is met modules. Met de basis versie kunt u alleen een archief inzien, de zogeheten view-versie. De software is uit te breiden met verschillende modules en kan zo groeien tot de volledige versie. U kiest per werkstation de modules die daar van belang zijn ( vaak wordt er bijv. maar op enkele locaties gescand ) – en kunt u zo de kosten voor de software terugbrengen. Bovendien limiteert U zo de mogelijkheden van bepaalde werkstations ( en vaak gebruikers ). Een gebruiker die documenten mag inzien – heeft zo bijvoorbeeld nog niet meteen de mogelijkheid om zaken te verwijderen. In deze handleiding wordt de volledige versie beschreven. Wellicht zullen enkele onderwerpen dus niet voor u van toepassing zijn – maar door ze te lezen krijgt u wel een overzicht van de totale functionaliteit die eDocs u kan bieden.

De volgende modules zijn voorhanden:

Scannen Optical Character Recognition (OCR) (Multi)Archieven Annotaties Werkvoorraden Import documenten Export documenten/archief Email

eDocsNet versie 2

11

Verder hebben we een aantal hulpprog ramma‟s ontwikkeld om eDocs heen:

-

eDocs Poller

Met eDocs Poller kunt u automatisch documenten importeren van een vaste locatie in een vooraf gedefinieerde postbak (werkvoorraad).

Denk hierbij aan documenten die gescand worden middels een centrale officemachine, die niet gekoppeld is aan een werkstation. Ook kunnen hiermee automatisch digitaal binnen gekomen faxen in een fax postbakje geplaatst worden binnen eDocs. De poller is zelfs instaat om automatisch documenten te plaatsen binnen een map – in het hoofdstuk over de poller meer daar over.

-

eDocs Bulk scan

Deze module is speciaal ontwikkeld voor het gebruik van eDocs in een ASP omgeving.

Hierbij staat de server waarop het archief staat niet bij de gebruiker zelf, maar ergens anders (wellicht op honderden kilometers afstand). Alle communicatie vindt dan plaats via beveiligde verbindingen. Wanneer nu direct over deze lijn grote hoeveelheden documenten zouden worden gescand, kan dat betekenen dat de gehele bandbreedte in beslag wordt genomen door het verplaatsen van de documenten van de gebruiker naar het archief (op afstand).

Als teveel bandbreedte gebruikt zou worden belemmert dat het normale gebruik van de verbinding.

De bulkscan scant de documenten lokaal en zorgt ervoor dat deze en voor een, met een tijdsinterval, worden overgebracht naar de server.

eDocsNet versie 2

12 Eerst even wat uitleg over deze handleiding

Waar u de onderdelen van het programma kunt vinden wordt steeds bovenaan een onderwerp als volgt weergegeven :

Menu : onder: ‘Hulpmiddelen  ‘Instellingen…’  ‘Scanner’  ‘Scanner selectie’ .

Als er iets is wat speciaal uw aandacht vergt dan wordt dit als volgt aangegeven

eDocsNet versie 2

13

Installatie eDocs

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u eDocs installeert op uw netwerk.

Hardware benodigdheden

Er is minimaal een pc met een scherm resolutie van 1024 x 768 met meer dan 256 kleuren nodig. Windows Me, NT vanaf versie 4 SP 5, Windows 2000 / 2003, Windows XP en Windows Vista behoren tot de mogelijke werkomgevingen. Als serveromgeving wordt Windows Server 2003 aanbevolen. Soms wordt de server ook gebruikt als workstation – de enige restrictive die hierbij geld is dat de OCR niet op de server gebruikt kan worden.

Installatie Het installatieprogramma op de cd, installeert naast het programma alle onderdelen die nodig zijn om juist te kunnen werken. Hieronder vallen de C++ runtime, OLEDB, de access ODBC, allemaal afhankelijk van het gekozen platform. Op de cd bevindt zich een setup programma. Daarnaast bevindt ook de documentatie zich op de cd. Edocs net is een product dat zich, meer dan eerdere edocs versies, richt op het netwerk aspect van een digitaal archief. Het ondersteunt terminal services en citrix omgevingen en behoeft als zodanig een afwijkende inrichtingsprocedure. In tegenstelling tot eerdere edocs versies is edocs-net gebouwd rond een „floating licensing model‟. Dit houdt in dat er bijvoorbeeld een licentie voor een opvraag station aangeschaft kan worden, die op een onbeperkt aantal stations geïnstalleerd kan worden, maar slechts één maal tegelijkertijd gebruikt kan worden. Mogelijke scenario‟s zijn bijv 4 mensen die tegelijk werken terwijl er 20 verschillende pc‟s beschikbaar zijn. Er zijn dan maar 4 licenties nodig. Logisch gevolg is dat niet iedere computer licentie‟s ontvangt, maar dat vanuit de server alles geregeld wordt. Dit is de reden dat er 2 soorten installaties zijn : de server installatie en de client installaties. De server installatie heeft u maar 1 maal nodig – de client installatie dient u op elk station uit te voeren. De server installatie bevat alle onderdelen die nodig zijn om uw installatie in te richten en te onderhouden. De client installatie bevat alles wat u nodig heeft om edocs te kunnen gebruiken. Omdat een nieuwe installatie geconfigureerd moet worden, zullen hierachter eerst de server componenten beschreven worden.

eDocsNet versie 2

14

Server componenten

Na installatie van de server component bevindt zich op de desktop van de server een eDocs net map. Hierin bevinden zich een aantal programma‟s :

Hieronder wordt elk onderdeel besproken, in de volgorde die gebruikt dient te worden, bij de inrichting van het systeem. Bij installatie van „eDocs net‟ wordt eDocs geïnstalleerd op een serverlocatie waar elke gebruiker toegang toe dient te hebben. Omdat „eDocs net‟ gebruik maakt van archieven die elk op een aparte server geplaatst kunnen worden (gedistribueerd netwerk model ) – kan overwogen worden om eDocs op een applicatie server te plaatsen en de databases op een fileserver.

Alle gebruikers dienen zowel op de installatielocatie van eDocs als ook op de databaselocaties, alle rechten te hebben (create , read, write, delete ).

eDocsNet versie 2

15 Stap 1: licensing :

Wanneer U eDocs aanschaft – dan kunt U kiezen welke modules U op elke werkplek wenst te installeren.Op deze manier hoeft u niet te betalen voor functionaliteit die u op bepaalde werkplekken helemaal niet gebruikt. Als U op 1 plek scant – en op 10 plekken opvraagt – dan kunt u volstaan met 1 scanlicentie en 10 view licenties. View licenties zijn veel goedkoper en zullen in veel situaties voldoende zijn. Het licentieprogramma ziet er als volgt uit :

Het programma vermeldt rechtsboven een hardwarecode – u dient contact op te nemen met eDocs BV, die u een activeringscode zal geven. Als u de server geactiveerd heeft dan kunt u op het scherm kiezen voor de optie „inlezen activeringsbestand‟. Dit is een bestand waarin zich de licenties bevinden die voor deze installatie aangeschaft zijn. Na het inlezen van de dit bestand zal een lijst verschijnen met de gekochte licenties.

eDocsNet versie 2

16

Wanneer u een regel aanklikt ( hier de view ), dan staan de modules aangegeven welke er in deze licentie geactiveerd zijn ( de oranje knoppen )

Eventueel kunnen licenties toegevoegd worden, gemuteerd en verwijderd worden. Hiervoor heeft u steeds contact met eDocs BV nodig – omdat u bij mutaties een nieuwe module-activeringscode nodig heeft. Bij elke licentie kunt u desgewenst kiezen voor “NT login” U selecteert een licentie – klikt op “NT login “ en klikt op muteren. Normaliter vraagt eDocs bij het opstarten in een welkom scherm om een login en een toegangscode. Alle licenties die als NT Login gemeld staan, komen niet in de lijst van mogelijke logins voor. Deze licenties worden gereserveerd voor de computers die inloggen met dezelfde id als die binnen edocs als naam opgegeven is. Als de betreffende computer opstart – zal er niet gevraagd worden om Login gegevens – maar wordt er automatisch met de desbetreffende Login doorgestart. Dit is erg handig als eDocs aangeroepen wordt vanuit een ander programma – immers er zal dan geen login procedure komen bij het starten van eDocs. Bijkomend voordeel is dat zo bepaalde licenties gereserveerd kunnen worden voor bepaalde personen. Immers als een Login als nt Login aangemeld staat - zal deze niet voorkomen in de lijst met mogelijke logins voor gebruikers die eDocs willen opstarten. Zo kan bijv een scanlicentie gelocked worden aan een bepaalde gebruiker of pc.

eDocsNet versie 2

17 Stel de volgende situatie : Op de afdeling KNO van een ziekenhuis staan 2 pc‟s waarop eDocs geïnstalleerd is , maar er zijn 8 verschillende personen die daar gebruik van maken. Toch wil men graag automatisch inloggen. In dit geval kan men een groupaccount aanmaken Deze account kan bijv KNO heten, met daarin een lijst van alle nt Login namen van de mogelijke gebruikers. Als dan de 2 licenties elk gekoppeld worden aan de groupaccount, dan kunnen 2 personen uit deze lijst inloggen op eDocs zonder een autorisatie.

Gebruikers kunnen geïmporteerd worden uit een ascii lijst, of regelrecht uit de gebruikers die op een bepaalde server staan geregistreerd ( NT import )

eDocsNet versie 2

18

Na het intypen van de naam van de server zullen alle op die server aangemelde user accounts overgenomen worden. Individuele accounts kunnen dan desgewenst verwijderd worden.

Wanneer U geen server naam intypt, maar gewoon op OK klikt, dan worden de gebruikers geïmporteerd die op de desbetreffende computer bekend zijn. (local host) Als er gewerkt wordt vanuit een active directory omgeving, dan kan er een ascii export gemaakt worden van alle aanwezige gebruikers, die dan vervolgens met ascii import ingelezen kan worden.

Let wel dat een gebruiker slechts één maal aangemaakt mag worden binnen een groepsaccount. Bij het opstarten van eDocs zal deze eerst kijken of de naam van de nt Login overeenkomt met een gebruikers, en daarna of de naam voorkomt in een groep. Bij de eerste groep waarin de naam voorkomt zal gekeken worden of er voor die groep nog licenties beschikbaar zijn. de online update optie van het licentie programma is tentijde van deze handleiding nog niet geimplementeerd.

eDocsNet versie 2

19 beheer

Het beheer programma voorziet in alle functionaliteit die nodig is voor het inrichten van het systeem. U moet daarbij denken aan het aanmaken en het beheer van databases, gebruikers, rechten en inrichting. Doorgaans zal de volgorde van het gebruik van de diverse onderdelen van het programma zijn dat er eerst een database aangemaakt en geconfigureerd zal worden, en daarna zal vastgelegd worden welke gebruikers ( al aanwezig vanuit het licentie programma ), rechten hebben tot de individuele archieven. Deze volgorde zal hieronder dan ook aangehouden worden :

het hoofdscherm van de beheermodule :

eDocsNet versie 2

20

databases

.

Bij de selectie ziet u de reeds aanwezige databases – hier twee stuks – maar bij een nieuwe configuratie zullen hier nog geen databases vermeldt staan. Er zijn zeven acties die met de databases gedaan kunnen worden Beheer databases Onderhoud werkvoorraaden Configuratie database Onderhoud database Folder templates Rubriek templates Logfile

eDocsNet versie 2

21 Beheer databases

U selecteert eerst een regel in het selectiegedeelte van het scherm – en kunt vervolgens een database aanmaken. Geef een naam waaraan u de database kunt herkennen – deze naam zal binnen edocs vermeldt worden in het schermgedeelte waar u een archief kunt selecteren. Vervolgens dient u de lokatie op te geven waar u het archief aangemaakt wilt hebben. Binnen deze lokatie wordt als u op muteren klikt automatisch alles aangemaakt wat edocs nodig heeft om een nieuw archief te beginnen.

Voor de eerste databases zal er een directory aangemaakt worden ed_db1 met daarin alle benodigheden. Voor de tweede database zal ed_db2 worden aangemaakt. Door dit mechanisme zitten archieven elkaar nooit in de weg en kan eventueel dus steeds de zelfde lokatie opgegeven worden voor de verschillende archieven. (handig bij backupen ) – maar het hoeft natuurlijk niet – de verschillende archieven kunnen zelfs op verschillende servers staan.

bij het kiezen van een databaselokatie is het van groot belang om er voor te zorgen dat de lokatie voor alle computers ook daardwerkelijk beschikbaar is. Een lokatie als d:\edocs_archieven zal niet juist blijken te zijn, immers vele computers zullen een eigen drive d hebben – en dit zal dus voor elke computer een andere lokatie inhouden.

U kunt een database lokatie ( unc path ) bijv \\server\edocs_archieven mappen aan een driveletter en deze vervolgens overal gebruiken – of u kunt natuurlijk het unc path zelf gebruiken.

eDocsNet versie 2

22 werkvoorraden

Elk archief kent zogenaamde werkvoorraden. U kunt dit zien als de ouderwetse inbakjes op uw bureau. U kunt in een werkvoorraad alle documenten zetten die nog behandeld moeten worden. U kunt scannen in een werkvoorraad maar ook documenten verplaatsen naar een werkvoorraad – waarmee u documenten onder de aandacht van een bepaald persoon kunt brengen. Stel iedereen binnen het bedrijf heeft een werkvoorraad – aangegeven met de naam van de persoon. Documenten worden door de secretaresse ingescand in haar eigen werkvoorraad. Mocht er een document zijn welke gezien of beoordeeld moet worden door een bepaald persoon – dan kan het document overgeplaatst worden naar de werkvoorraad van de desbetreffende medewerker. Deze kan er notities op plaatsen ( zie annotaties ) en het document terug plaatsen in de werkvoorraad van de secretaresse. Op deze manier ontstaat er een simpele workflow. U kunt in dit programma onderdeel werkvoorraden aanmaken, muteren en verwijderen. Elk archief heeft haar eigen unieke werkvoorraden – er zijn ook werkvoorraaden die over de archieven heen zichtbaar zijn – de zogenaamde systeem werkvoorraden.

eDocsNet versie 2

23 configuratie

Standaard onderkent edocs 5 types archieven

Standaard Een normaal archief zonder voorloop selectie scherm

Microhis Een huisartsen archief welke een nauwe intergratie heeft met microhis. Patienten worden gelezen in microhis middels een speciale koppeling, en eDocs schrijft informatie in Microhis waarmee documenten snel weer terugggevonden kunnen worden. Als eDocs start wordt er eerst een selectiescherm zichtbaar gemaakt waar een patient gezocht kan worden ( op naam, geboorte datum of microhisnummer ) – waarna het archief van de desbetreffende patient zichbaar gemaakt wordt.

Omnihis. Een intergratie met een ander medisch pakket : omnihis. ( Scipio ) Patienten worden gelezen in omnihis en hoeven dus niet ingevoerd of onderhouden worden binnen eDocs. Als eDocs start wordt er eerst een seletiescherm zichtbaar gemaakt waar een patient gezocht kan worden ( op naam, geboorte datum of patientnummer ) – waarna het archief van de desbetreffende patient zichbaar gemaakt wordt. Anva Een intergratie met Anva. Als eDocs start wordt er eerst een selectiescherm zichtbaar gemaakt waar een klant gezocht kan worden– waarna het archief van de desbetreffende klant zichbaar gemaakt wordt. Het scherm voor de anva koppeling is lichtelijk afwijkend :

eDocsNet versie 2

24

Branche specifiek

Bij branche specifieke archieven start eDocs tevens met een voorloop scherm. De velden van dit scherm kunnen door de gebruiker zelf aangemaakt worden. Er zijn maximaal 8 velden aanwezig waarbij er binnen 3 velden gezocht kan worden. Een voorbeeld van een voorselectie ziet u boven – hier wordt gezocht naar klanten. e De 1 3 zoekvelden zijn naam, adres en postkode, en tevens worden de plaats en het telefoonnummer getoond. Een ander voorbeeld zou zijn auto‟s – met de zoekvelden kenteken, merk, type , en de overige velden kilometer stand en apk keuring. Elk archief kan haar eigen branche specifieke informatie bevatten.

Het is tevens mogelijk om deze branch specifieke informatie te lezen uit een bestaande database – zo kan er gekoppeld worden met andere programma’s. In bijlage F wordt deze koppeling nader uitgelegd.

eDocsNet versie 2

25

Onderhoud

Onderstaande akties zijn eigenlijk voornamenlijk van belang wanneer u een export van een archief aangemaakt heeft om zo een nieuw archief te maken. Stel u heeft een compleet archief en wenst een nieuw archief te maken van alleen alle documenten van bijv 2008. De export module geeft u deze mogelijkheid – maar het nieuw ontstane archief bevat dan mappen, rubrieken en toewijzingen die niet meer in gebruik zijn. Alhoewel het geen kwaad kan- is het wellicht wenselijk deze gegevens uit het systeem te verwijderen De volgende opties zijn aanwezig :

o

Opschonen documenten Alle aanwezige mappen die geen documenten bevatten worden verwijderd.

o

Opschonen rubrieken De rubrieken die in het archief worden onderzocht. Als een aanwezige rubriek bij geen enkele map gebruikt wordt – dan wordt deze rubriek verwijderd.

o

Opschonen toewijzingen Alle toewijzingen die in het archief aanwezig zijn maar niet gebruikt worden, worden verwijderd.

eDocsNet versie 2

26 Foldertemplates

Wanneer u in een branch specifiek archief – een archief met een voorselectiescherm dus – een selectie maakt voor een klant, huis, auto of wat uw branche informatie ook is – dan zal bij een nog niet eerder gebruikte selectie steeds het archief leeg zijn.De praktijk leert dat veelal voor dergelijke items een zelfde reeks mappen aangemaakt zal worden. Een voorbeeld :U heeft een archief waarbinnen u uw wagenpark administreert – voor elke opgevoerde auto heeft u de standaard de volgende mappen : aanschaf document, apk keuringen, lease contract. De foldertemplates geven u de mogelijkheid om deze mappen voor te definieren – als u vervolgens een auto selecteert die deze mappen nog niet heeft – dan zullen deze automatisch voor u aangemaakt worden. U spaart hiermee tijd uit – en creeert tevens een uniformiteit in de naamgeving van de mappen. U kunt mappen aanmaken door in de rubriekstructuur een lokatie aan te geven, een map omschrijving in te voeren en op toevoegen te klikken. Een overzicht van de aanwezige mappen staat in de lijst rechts.

Wat u zich wel dient te realiseren is dat u deze mappen altijd aanmaakt en dat het dus helemaal niet zo hoeft te zijn dat er in deze mappen ook daadwerkelijk documenten aanwezig zijn – wat voor de 1 gezien zal worden als tijdbesparing zal door de ander gezien worden als bestandsvervuiling.

eDocsNet versie 2

27

Rubriektemplates

Wanneer u begint met een nieuw archief dan is, zoals al eerder aangegeven – de eerste taak het aanleggen van een rubriekenstructuur. Met de rubriek templates kunt u een standaard structuur in 1 keer in uw archief aanbrengen. Wanneer u 1 van de aanwezige branches aanklikt krijgt u de aanwezige rubriekenstructuur te zien en kunt u deze aanbrengen.

eDocsNet versie 2

28

Logfile

Het logfile houdt een groot deel van de transacties die binnen een archief gebeuren bij. Wanneer u een document verwijdert – vermeldt het logfile de datum, de tijd, en wie het gedaan heeft. Dit is slechts 1 voorbeeld van wat er allemaal in het logfile komt te staan. De informatie laat u zien wat er in de tijd met het archief gebeurd is.

eDocsNet versie 2

29

Gebruikers

Bij de gebruiker opties zijn 5 akties mogelijk : Vrijgeven sessies Credentials Database assign Registry Instellingen

De diverse onderdelen zullen hieronder nader uitgelegd worden

eDocsNet versie 2

30 Sessies

In tegenstellingen tot eerdere versies van eDocs, beschikt eDocsnet over een zogenaamd „floating licensing model‟. Stel de volgende situatie : U werkt op een huisartsen post samen met 3 andere artsen – en er zijn in totaal 5 asssistentes. Er werken echter slechts 2 artsen en 3 assistentes tegelijkertijd . U heeft dan genoeg aan 5 licenties. U kunt eDocs op zoveel stations installeren als u wilt – u kunt echter een licentie maar 1 x gebruiken. Als iemand eDocs start wordt een licentie gebruikt – als de persoon eDocs afsluit wordt de licentie weer vrijgegeven voor iemand anders. Het probleem hierbij is dat als de stroom uitvalt – of een computer uitgedaan wordt zonder uit te loggen, dat de licentie nog steeds in gebruik is. Met dit programma onderdeel wordt de licentie weer vrij gegeven voor gebruik.

Vaak zal men voor het maken van een backup alle gebruikers van een programma willen afsluiten om mogelijke open bestanden te sluiten zodat deze ook gegarandeerd mee gaan in de backup. Sommige backup systemen slaan open bestanden over. Wanneer U de optie “Alles vrijgeven” kiest, dan zullen alle programma‟s op de diverse computers automatisch afgesloten worden.

In eerdere versies van eDocs verscheen er op de diverse computers een mededeling Dat het programma extern gedeactiveerd was – maar deze deactivatie gebeurde dan natuurlijk pas op het moment dat de mededeling gelezen was en de gebruiker op ok geklikt had –wat natuurlijk niet goed ging als er niemand achter de computer zat. Nu wordt eDocs daadwerkelijk op de diverse computers spontaan afgesloten.

eDocsNet versie 2

31

Credentials

Voor de uitleg van de credentials ( = inlog gegevens ) – zie uitleg licensing.

eDocsNet versie 2

32 Database assign

Voor elke gebruiker kunt u vast leggen welk archief als eerste geselecteerd wordt wanneer eDocs start ( = default achief ). Tevens kunt u hier opgeven welke archieven er beschikbaar moeten zijn voor de geselecteerde gebruiker. Hiermee heeft u de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie alleen te ontsluiten voor de door u geselecteerde personen. Veel voorkomend is bijvoorbeeld een separaat archief met personeelsgegevens en/of loonadministratie documenten. U zult niet willen dat iedereen inzicht heeft in dit archief. Optioneel kunt u kiezen om eDocs te laten starten met een menu waarin de gebruiker kiest welk archief deze initieel wil openen. In deze lijst staan uiteraard alleen de archieven waar de betreffende gebruiker voor geauthoriseerd is.

eDocsNet versie 2

33 Registry

Vroeger werden programma instellingen opgeslagen binnen kleine bestandjes ( vaak bestandjes met een .ini extentie ) . Binnen windows heeft men dit een halt willen toeroepen en de registry in het leven geroepen. Deze registry bevat van alle programma‟s alle instellingen. Binnen de registry zijn diverse secties aanwezig. 1 daarvan is local_machine, een andere is current_user. Local_machine bevat instellingen voor een bepaalde computer, current_user voor een bepaalde gebruiker. Als programma instellingen opgeslagen zijn in local_machine dan geld de instelling voor iedereen die op de betreffende computer inlogt. Onder asp is dat een probleem – immers er is slechts 1 local_machine, dus als iemand een andere keuze maakt voor een bepaalde programma instelling, dan overschrijft dat een keuze van een eerdere gebruiker. Als alles opgeslagen wordt in current_user dan moeten alle instelingen gedaan worden voor alle gebruikers – en elke nieuwe gebruiker heeft geen instellingen. Geen van beide oplossingen is naar tevredenheid – daarom heeft eDocs een eigen reigstry. Wanneer u een gebruiker selecteert, laat eDocs alle instellingen zien die voor die gebruiker gelden. Als de zelfde gebruiker op een andere computer inlogt – zijn nog steeds de instellingen beschikbaar. Tevens is het mogelijk om de instellingen van een gebruiker te kopieren – en vervolgens te plakken naar een andere gebruiker of desgewenst naar alle andere gebruiker. Vooral bij grote installaties is dit een gigantisch voordeel. U configureert 1 computer – en kunt met 2 klikken deze instellingen aanbrengen bij alle andere installaties.

Tevens wordt het onderhoud van instellingen hiermee gigantisch versimpelt. Mocht er binnen uw bedrijf een standaardisering zijn van instellingen – bijv alle aantekeningen die op een formulier geplaatst worden moeten in het geel zijn ( annotaties ) – en elke maand wisselen de kleuren om zo onderscheid te maken binnen de aantekeningen, dan kunnen zo heel snel nieuwe instellingen over alle gebruikers uitgerold worden.

eDocsNet versie 2

34

Instellingen

Bij de instellingen kunt u opgeven of aanwezige officedocumenten ( word/ excel/ powerpoint ) door de geselecteerde gebruiker alleen ingezien mogen worden of ook gemuteerd kunnen worden.

eDocsNet versie 2

35 Systeemwerkvoorraden

Elke archief heeft de mogelijkheid tot het hebben van een ongelimiteerd aantal werkvooraaden. Soms echter is het noodzakelijk om werkvoorraaden te hebben die over de archieven heen liggen, die binnen elk archief beschikbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bedrijf met een aantal vestigingen in diverse regio‟s. Elke vestiging kan dan een eigen archief hebben, maar het kan heel zinnig zijn dat de diverse regiomanagers elkaar documenten kunnen doen toekomen via de werkvoorraad. Om dit te realiseren zijn de systeemwerkvoorraden aanwezig – het zijn werkvoorraden die binnen alle archieven te gebruiken zijn. Op de gebruikelijke wijze kunt u deze voorraden beheren.

Zorg er wel voor dat de lokatie voor iedereen beschikbaar is – net zoals bij het definieren van de lokaties van archieven. “c:\..... “ zal niet werken – gebruik een mapping of een unc path ( \\server\.... )

eDocsNet versie 2

36

Sessie closer

Bij de server installatie van eDocsNet wordt een programma geinstalleerd genaamd „autosessies‟. Dit is een klein programmaatje wat op een bepaalde tijd alle sessies binnen een bepaald archief kan afsluiten. Een mogelijke toepassing zou zijn dat als bijvoorbeeld „s nachts om 12 uur een backup start – om dan om een uur of 11 alle edocssessies automatisch te laten afsluiten. Ook kunt u zo elke ochtend met een „frisse start‟ beginnen. Als gebruikers „s avonds hun computer niet afsluiten en eDocs sessies open laten staan, is er de volgende dag een potentieel probleem als dezelfde computers niet weer opnieuw voor eDocs gebruikt worden – sessies zijn dan in gebruik die in werkelijkheid niet meer gebruikt worden. Met dit programma onderdeel binnen beheer selecteert u de tijd waarop autosessies alle bestaande eDocs programma‟s afsluit.

eDocsNet versie 2

37 Outlook intergratie

eDocs kent 2 mogelijkheden om vanuit microsoft outlook regelrecht een document in eDocs in te plaatsen. De ene laat de aanwezige werkvoorraden zien en plaatst de documenten in de gekozen werkvoorraad. De andere laat een lijst van mappen zien binnen het archief . Deze mappen kunnen met deze module aangebracht worden. Links boven kiest u de rubriek waar u een map wilt selecteren. Links onder komen de mappen zichtbaar die binnen de geselecteerde rubriek aanwezig zijn. U kiest een map / geeft een omschrijving voor die map en kunt deze toevoegen. De gedefinieerde mappen staan in de rechtertabel / waar u entries kunt muteren en verwijderen.

eDocsNet versie 2

38 Password

Met deze optie kunt u optioneel een password invoeren waarmee het beheer programma beschermt zal worden. Hiermee voorkomt u dat ongeauthoriseerde mensen aanpassingen in het beheer van edocs kunnen doen. U kunt het password verwijderen door deze weg te halen en op muteren te klikken.

eDocsNet versie 2

39 Sessies :

Op het moment dat iemand op eDocs inlogt, wordt de betreffende licentie geactiveerd . In het sessie programma kunt u een overzicht krijgen van de gebruikers die actief zijn en de licenties die nog ter beschikking staan :

Wanneer iemand uitlogt uit eDocs wordt de gebruikte sessie weer vrij gegeven en komt ter beschikking van andere gebruikers. Ook wanneer de computer afgesloten wordt met een actieve eDocs, wordt de licentie keurig afgemeld. Echter, wanneer de computer uitgeschakeld wordt – terwijl eDocs nog actief was, is het niet mogelijk om de sessie weer automatisch vrij te geven. Bij het opnieuw opstarten van eDocs zal de licentie niet beschikbaar komen. Immers, voor eDocs is deze nog in gebruik. U kunt een sessie aanklikken en voor de optie vrijgeven kiezen. De sessie wordt dan weer beschikbaar gemaakt. Ook kunt u kiezen voor de optie „alles vrijgeven‟- op alle stations waar eDocs nog aktief is wordt deze automatisch afgesloten. Zo hoeft u dus niet alle stations af. Handig als u een back-up wilt maken en er zeker van wilt zijn dat er geen bestanden open zijn gedurende de back-up.

eDocsNet versie 2

40 Online update

Deze module vertelt u welke updates er van eDocs aanwezig zijn . De datum, het versienummer en een globale omschrijving van de aanpassingen. Als u uw toegangskode invoert (standaard 12345 ), zal de desbetreffende computer helemaal geupdate worden / de procedure dient dus op elke computer en server uitgevoerd te worden.

Het update programma kijkt op de lokatie waar deze opgestart wordt naar de aanwezige onderdelen van eDocs. Al deze onderdelen worden geupdate. Update van de poller en de bulkscan zal dus alleen automatisch lukken als deze ook standaard op dezelfde lokatie geinstalleerd zijn waar eDocs zelf geinstalleerd is.

eDocsNet versie 2

41

EDocsNet

Hoewel U waarschijnlijk zo snel mogelijk aan de slag wilt – en wilt zien wat eDocs allemaal voor U kan betekenen – is het toch van groot belang dat eDocs eerst aangepast wordt aan uw situatie.

de volgende scanner instellingen moeten gebeuren : Installatie scanner Installeer de scannersoftware en meldt de scanner aan in eDocs. Instellingen scannertype Vertel eDocs wat de mogelijkheden zijn van de scanner. Kwalliteit/compressie van de documenten Vind een balans tussen de grootte en de kwalliteit van een document. Herkenning lege pagina’s Leer eDocs te herkennen wanneer een document leeg is en wanneer er sprake is van achtergrondruis. Herkenning pagina formaat Stel de gevoeligheid in voor het automatisch herkennen van document groottes. Tunen scanner instellingen Experimenteer met mogelijke scannerinstellingen.

eDocsNet versie 2

42

Installatie scanner

Menu : onder: ‘Hulpmiddelen  ‘Instellingen…’  ‘Scanner’  ‘Scanner selectie’ .

Allereest dient u de scanner te selecteren en eventueel te installeren. Voor de installatie van uw scanner verwijzen wij u naar de documentatie die bij uw scanner geleverd is. U dient de scanner 1-malig aan te melden binnen edocs.

Selecteer de scanner die u wilt gaan gebruiken. Is er geen scanner aangesloten of is de bijbehorende software niet geïnstalleerd, dan kan men in dit scherm geen scanner selecteren. Installeer dan eerst de scanner software (de Twain source). Houdt er rekening mee dat sommige scanners meer dan 1 driver installeren.

Voor dubbelzijdig scannen dient u NIET de WIA driver te selecteren.

eDocsNet versie 2

43

Instellen scannertype

Hulpmiddelen  ‘Instellingen…’  ‘Scanner’  ‘Type scanner

Multi-pagina scanners zijn er in twee soorten. De meeste scanners scannen enkelzijdig (simplex), maar sommige scannen in één doorvoer zowel de voor- als de achterkant (duplex). Bij dubbelzijdige scanner kunt u aangeven of u de detectie van lege pagina‟s binnen eDocs wilt activeren of niet sommige scanners kunnen deze detectie ook voor u doen – en daarmee kan eDocs deze handeling overslaan, wat de verwerkingssnelheid ten goede komt.

eDocsNet versie 2

44

De kwaliteit/compressie van de documenten.

Hulpmiddelen  ‘Instellingen…’  ‘Scanner’  kwaliteit/compressie’

Kwaliteit instellingen zijn vooral belangrijk wanneer u veel gebruik maakt van OCR (Optical Character Recognition). Een kwaliteit van 100% is het mooist – geeft een maximaal OCR resultaat – maar levert ook aanzienlijk grotere documenten af. Voor foto‟s zult u ook bepaalde keuzes willen maken. OCR is hier niet van toepassing – maar een foto van een huis zal bij een compressie van 50 % perfect zijn – terwijl een MRI scan van een long alleen acceptabel zal zijn bij een kwaliteit van 100 %.

eDocsNet versie 2

45

Herkenning lege pagina‟s

Hulpmiddelen  Instellingen…  Scanner  Herkenning lege pagina’s

Bij dubbelzijdig scannen zal eDocs blanco pagina‟s uitfilteren. Omdat ook een blanco pagina ruis kent ( de structuur van het papier – wat stof o.i.d. ) moet eDocs uitvinden wat aangemerkt wordt als een lege pagina en wat niet.

Uitfilteren van blanco pagina‟s doet eDocs op basis van de ruisonderdrukking die u hier kunt regelen. Het programma vraagt U een lege pagina te scannen – detecteert vervolgens zelf de gevoeligheid van de scanner en maakt de nodige instellingen automatisch. Mocht na langdurig gebruik van de scanner de blanco pagina‟s steeds minder goed herkend worden – dan is het tijd om de lens van de scanner schoon te maken. Deze verzamelt stof – en zal op een bepaald moment zo vervuild zijn dat de scan zoveel ruis bevat – dat geen enkele pagina nog als blanco herkend zal worden.

eDocsNet versie 2

46

Herkenning papierformaat:

Instellingen…  Scanner ‘Herkenning papier formaat Bij het scannen van documenten kunt U er voor kiezen om eDocs zelf de grootte van het document te laten detecteren (Scan Auto) – erg handig bij afwijkende of variabele papierformaten. Met deze optie is de gevoeligheid van deze detectie in te stellen

eDocsNet versie 2

47

Scanner instellingen tunen

Hulpmiddelen  Instellingen…  Scanne’  Archiefinstellingen/Tunen scanner .

Op het scherm kunt u verschillende instellingen maken en testen voor zwart/wit scannen (TIFF-binair) correctie zwartwit documenten Kleur scannen Kwaliteit in %

U kiest een instelling en doet een proefscan. U kunt vervolgens zien wat het resultaat is van de scan – en meteen hoe goed de ocr is met de gekozen instelling – en de grootte van het ontstane scandocument. U kunt de instellingen blijven aanpassen totdat de resultaten bevredigend zijn.

Met correctie z/w docs kunt u een correctiefilter afstellen waarmee eDocs zwart wit documenten door een soort rendering in kwalliteit verhoogd. Meestal zal een waarde van 52 een optimaal resultaat geven – lager worden de letters lichter en hoger ten donker.

Indien u tevreden bent met de instelling kunt u onderaan het scherm op OK klikken. De door u ingestelde waarden zijn dan standaard ingesteld voor uw scans.

eDocsNet versie 2

48

en nu verder ..............

Om een idee te krijgen over de werking van eDocs, kunt u het beste denken aan een ouderwets papieren archief.

Bij een archief moet u denken aan een verzameling gerubriceerde documenten. Edocs kan een onbeperkt aantal archieven aan.

Om documenten terug te kunnen vinden dienen de documenten gerubriceerd te worden; een gemeenschappelijke eigenschap van de documenten die ze bij elkaar plaatst. Bijv : garantiepapieren -

Binnen deze rubrieken dienen documenten in mappen geplaatst te worden. Voorbeelden van zo‟n map is “garantiepapieren 2007” “garantie computer”

eDocsNet versie 2

49 Stappenplan

Alvorens we documenten gaan archiveren moet een tweetal zaken worden vastgelegd. Het gaat hier om de toewijzingen en rubrieken. De invulling van deze onderdelen hangt af van hoe u eDocs wilt gaan gebruiken. Rubrieken Alle documenten die u in het systeem invoert worden in een map geplaatst. Deze map wordt in een bepaalde rubriek geplaatst. Rubrieken zijn groepen waar u mappen wilt onderbrengen, vergelijkbaar met tabbladen uit een ordner. U kunt rubrieken omschrijven als zaken waarover u dingen wilt gaan vastleggen in eDocs. De rubriekenstructuur komt overeen met een directory-structuur van mappen en sub-mappen.

eDocsNet versie 2

50 Laten we een beeld vormen

.

Stel u runt een bouwmarkt. U verkoopt onder andere schroefjes, boutjes, moertjes - voor dit doeleinde heeft u 3 kasten - voor elk type onderdeel 1. Deze kasten hebben allemaal lades die u sorteert per maat. u heeft een lade m4, m5, m6

Als we een schema zouden opzetten dan ziet die er als volgt uit :

eDocsNet versie 2

51 Nou heeft elke lade een aantal vakjes per materiaal soort - ijzer, aluminium en koper. Als we nu een schema zouden opstellen van uw inrichting van de kasten dan zou deze er als volgt uit zien :

eDocsNet versie 2

52 Gefeliciteerd ! als u dit schema begrijpt – dan begrijpt u hoe eDocs werkt met rubrieken – de schema‟s die u hier zag – komen regelrecht uit eDocs. Maar wellicht vraagt u zich af of dit niet makkelijker kan – We zouden ook 3 kasten kunnen maken per materiaal - en dan per kast laden gesorteerd per onderdeel en per onderdeel de grootte. Dan krijgt u dit ( het schema is wat ingekort )

eDocsNet versie 2

53 Of u zou er voor kunnen kiezen om uw kasten per materiaal te sorteren, dan per maat – en dan per onderdeel type – dan krijgt u dit ( weer alleen het eerste stuk )

De vraag welke van de 3 opties u kiest is van groot belang, en wordt bepaald door uw eigen denkwijze en werkwijze. Als u iemand aan de balie krijgt die u om een ijzeren schroef m4 vraagt – hoe denk u dan – hoe wilt u zoeken ? Gaat u bij ijzer zoeken naar schroeven in een bepaalde maat – of gaat u bij de schroeven zoeken naar ijzeren in een bepaalde maat – U begrijpt het al. Dit denk proces welke geleid moet worden door de vraag : hoe werk ik fijn – hoe werk ik nu in de praktijk – bepaalt de inrichting van uw rubrieken structuur. Neem er de tijd voor – het zal de efficiëntie van uw archief en de mate waarin u iets snel terug kunt vinden sterk bepalen.

eDocsNet versie 2

54

Als de inrichting van uw archief aansluit bij uw werkwijze – dan zullen een aantal klikken u snel bij de documenten brengen die u zoekt. Als u een inkooporder zoekt van de koperen m6 bouten om te zien wat u er de vorige keer voor betaald heeft – bepaald de inrichting hoe snel u deze vindt. Laten we nu gaan kijken hoe u rubrieken kunt aanmaken binnen eDocs :

eDocsNet versie 2

55 Bestand  Rubrieken

.

Allereerst dient u in de rubriekenstructuur aan te geven waaronder de nieuwe rubriek aangemaakt dient te worden. Selecteer de positie – typ de omschrijving van de nieuwe rubriek in (2). Het volgende veld dat u kunt gebruiken is „map naam voorstel‟, „map referentie voorstel‟ en „documentnaam voorstel‟ U kunt voor deze velden aangeven welke naam als voorstel door eDocs wordt aangegeven tijdens het maken van een map onder de betreffende rubriek of bij scannen of plaatsen in een map die onder de betreffende rubriek is aangemaakt.

eDocsNet versie 2

56

U kunt een tekst invoeren en evt. aanvullen met de variabelen zoals onder het veld aangegeven. Een voorbeeld is: Onder de rubriek correspondentie: cor %jjjj%mm%dd. Resultaat is dan dat als naamsvoorstel cor 20090901 (als de huidige dag 1 september 2009 is). U kunt dan de getoonde datum aanpassen aan de dagtekening van de brief. Als mapnaamvoorstel en map referentievoorstel wordt veelal aanbevolen om %jjjj te gebruiken. Hiermee krijgt elke map als naam en referentie het huidige jaar. Als de gegevens zijn ingevoerd, klik op de knop „Toevoegen‟.

Met de knoppen Kopiëren en Plakken kunt u een bestaande boomstructuur herhalen onder een andere tak.

Muteren of verwijderen rubrieken:

Selecteer eerst de rubriek die u wenst te muteren/verwijderen door er op te dubbel-klikken. Vervolgens kunt u de omschrijving aanpassen en op de knop „Muteren‟ of „Verwijderen‟ klikken om de mutatie aan te brengen of de rubriek te verwijderen.

N.B.: Alleen groene rubrieken kunnen verwijderd worden omdat deze geen mappen gekoppeld hebben met mogelijke documenten en/of bijlagen.

eDocsNet versie 2

57

Verplaatsen rubrieken:

Stel de volgende indeling:

Als u de rubriek „dienstverband aandoeningen„ wilt verplaatsen onder „pago‟ , ga dan als volgt te werk: Klik met de muis (linker muisknop) op „dienstverband aandoeningen„ en houd de muisknop ingedrukt.

Sleep de omschrijving naar de nieuwe locatie en laat de muisknop los. De structuur zal zich automatisch aanpassen.

Alle aanwezige documenten verhuizen netjes mee.

eDocsNet versie 2

58

Het resultaat :

Indien u een rubriek wenst te verplaatsen naar een locatie die niet direct zichtbaar is dan kunt u tijdens het verslepen de rubrieken laten scrollen door de muis buiten het vlak te trekken:

Trek de muis hier naar toe om omhoog te scrollen

Trek de muis hier naar toe om omlaag te scrollen

De afstand die de muis heeft ten opzichte van de boom bepaalt de snelheid waar mee gescrolled wordt. Een verplaatsingsactie kan afgebroken worden door met de muis nog steeds ingedrukt, een willekeurige toets op het toetsenbord te typen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal andere rubrieken bevatten

.

eDocsNet versie 2

59

Voorbeelden van Rubrieken

Voor een garage bijvoorbeeld:

Voor een advocatenkantoor:

eDocsNet versie 2

60

Voor gewoon privé gebruik:

eDocsNet versie 2

61 Toewijzingen

Bestand  Toewijzing

.

Elke map kan ook nog gekoppeld worden aan een bepaalde persoon, afdeling, organisatie etc. Dit zijn de zogeheten toewijzingen. Toewijzingen kunnen worden gebruikt om selecties te maken op mappen met documenten. De met een rode streep gemarkeerde toewijzingen zijn al gebruikt om een map toe te wijzen. Deze zijn dan ook niet te verwijderen zolang ze in gebruik zijn. Een groen plus teken betekent dat de toewijzing nog niet gebruikt is om een map toe te wijzen. Zo‟n toewijzing kan dan ook nog verwijderd worden. De „Toevoegen‟, „Muteer‟ en „Verwijder‟ opties werken net zo als aangegeven bij de rubrieken. Ook in het mappen-scherm kunnen nog toewijzingen worden toegevoegd. We komen hier later op terug.

eDocsNet versie 2

62

Voorbeelden van Toewijzinge n

Voor een postregistratie systeem zal de toewijzing een persoon bevatten voor wie een bepaald poststuk bedoeld is, maar het kan voor een advocatenkantoor bijvoorbeeld een cliënt zijn, voor een makelaar een huis, voor een magazijn van een garage een autotype en zo zijn er een groot aantal toewijzingscategorieën te bedenken.

N.B. Houd er bij het inrichten van deze tabel rekening mee dat de toewijzing een selectie criterium vormt. Later kunnen alle documenten zichtbaar gemaakt worden van een bepaalde toewijzing en dus van een bepaalde klant, een bepaalde auto, een bepaalde persoon, een bepaald huis enz, enz.

Bij een branchespecifiek archief vervalt deze optie en wordt de toewijzing opgevraagd in een apart voorloopscherm.

eDocsNet versie 2

63

Archiveren met eDocs

Een eerste kennismaking

Voordat we de werking van het programma gaan bekijken eerst even een overzicht wat u te zien krijgt wanneer het programma start:

eDocs kan in verschillende kleurschema‟s gezet worden. In de handleiding zullen we bovenstaand blauwe schema gebruiken maar er zijn nog 3 andere kleurenschema‟s beschikbaar :

eDocsNet versie 2

64 Edocs3 kleuren : ( compatible met voorgaande edocs versies )

Kleurschema zwart :

eDocsNet versie 2

65 Kleurschema grijs :

eDocsNet versie 2

66

W erken met het archief

Na het opstarten wordt de boomstructuur van de Rubrieken getoond zoals hiervoor beschreven.

Binnen een rubriek kunt u mappen aanmaken. Een map moet u zien als een ouderwetse hangmap in een ladenblok. Alles wat u wenst te archiveren komt in een map.

eDocsNet versie 2

67

Hieronder ziet u eDocsNet met een geopende map en een geselecteerd document :

1

2

3

1. Documenten in de map – gesorteerd per type 2. Document functies. 3. Een pagina van het geselecteerde document.

We gaan eerst verder met het bespreken hoe je een map kunt aanmaken en onderhouden.

eDocsNet versie 2

68 Mappen

Bestand  Map  Aanmaken

.

Alle documenten moeten worden opgeslagen in mappen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal mappen bevatten

Klik op de knop „Map aanmaken‟ of kies in het menu „Bestand‟ „Map‟  „Aanmaken‟. Daarna verschijnt het volgende scherm:

1

2

3

4

9

5

eDocsNet versie 2

6

7

8

10

11

69

de uitleg :

1-

Een „lading dekkende‟ omschrijving van de aan te maken documentmap.

2-

Datering document map.

3-

Optioneel een referentie nummer (hier kan later op gezocht worden).

4-

Overzicht van in het systeem aanwezige referentienummers.

5-

Maak een rubriek keuze.

6-

Vul eventueel een opmerking in. Hierop kunt u, via het filter, snel zoeken in het archief. Hoe meer criteria u hier opgeeft hoe makkelijker de map wordt teruggevonden. B.v. klantnaam, boekjaar, kenteken, etc.

7-

Hiermee kunt u een Rubriek toevoegen, wanneer dit wenselijk is: a.

kies eerst in de boomstructuur de locatie waar het nieuwe gegeven moet komen.

b.

vul de omschrijving in het veld voor de toevoegenknop.

c.

klik op toevoegen.

d.

het nieuwe gegeven is toegevoegd en meteen geselecteerd.

8-

Hier kunt u een toewijzing selecteren.

9-

Hiermee kunt u een toewijzing toevoegen (zie 7).

10-

Geeft aan of de map documenten of foto‟s (images) bevat.

11-

Geeft aan of een map beveiligd is of niet.

eDocsNet versie 2

70

Een map kan alleen beveiligd worden indien de code voor het ontgrendelen van beveiligde documenten ingevuld is.

Boven in de menubalk bevindt zich de volgende knop :

Na het klikken op knop (ontgrendelen) verschijnt het ontgrendelingsscherm.

De initiële ontgrendelingssleutel is kode Het menu „Hulpmiddelen  „Beveiliging…‟  „Sleutel beveiligde documenten Muteren‟ geeft een mutatie window waarin u de initiële code kunt muteren.

eDocsNet versie 2

71

Na het aanmaken van de map valt het invoer scherm weg en staat in de documentmappen structuur de aangemaakte map geselecteerd:

U kunt de map openen door er op te dubbelklikken .

eDocsNet versie 2

72 W at kan er allemaal in een map ?

Nou – eigenlijk alles – kijk maar eens naar de volgende map inhoud :

Gescande documenten

Pdf ( acrobat reader )

Msword documenten

Excel documenten

Text documenten

Powerpoint documenten

Overigen

eDocsNet versie 2

73 Maar er is nog meer : Logfiles Edifact berichten Email ( msg en eml files ) Batchfiles Mht ( html ) En al het andere komt onder overigen

Wanneer u op een document klikt laat edocs het document rechts zien. Hierachter enige voorbeelden :

eDocsNet versie 2

74

Een gescand document

eDocsNet versie 2

75

Een pdf :

Voor het gebruik van pdf documenten dient u acrobat reader te installeren. Deze dient minimaal versie 8 te zijn . U kunt de laatste versie altijd downloaden op www.adobe.nl – maar op de installatiecd staat in de directory \installatie cd extra's edocs net\pdf ook een setup.

eDocsNet versie 2

76

Een msword document :

Edocs ondersteunt het gebruik van microsoft office ( msword, excel en powerpoint ) vanaf office 2003. Het is dan echter van cruciaal belang dat u minimaal servicepack 3 geinstalleerd heeft. Wanneer u het info scherm van bijv msword bekijkt – dan dient u de vermelding sp3 te zien. Zonder deze sp3 werkt de intergratie niet juist en zal voor veel problemen zorgen.

Voor uw gemak bevindt zich op de installatie cd in de directory \installatie cd extra's edocs net\office-nl sp3 de nederlandse update.

eDocsNet versie 2

77

Een excel document

eDocsNet versie 2

78

Txt, Log, Bat en Edifact bestanden :

eDocsNet versie 2

79

Powerpoint :

eDocsNet versie 2

80

email

eDocsNet versie 2

81

Overigen :

Wanneer eDocs een document of bestand gearchiveerd heeft welke niet direct herkend wordt – dan is eDocs niet in staat dit document in de viewer rechts zichtbaar te maken. eDocs zal dan uitzoeken met welk programma het geselecteerde document of bestand gemaakt is, en vervolgens dit programma starten en het document zichtbaar maken. eDocs ondersteund de volgende graphische formaten :

eDocsNet versie 2

82

eDocsNet versie 2

83

eDocsNet versie 2

84

hoe krijgen we documenten in het archief ?

Er zijn 2 mogelijkheden om documenten te archiveren – wanneer het gaat om grafische documenten dan kunt u deze scannen . Hieronder volgt eerst een bespreking van de scanfunctionaliteit. Voor alle andere documenten, maar desgewenst ook voor aanwezige grafische documenten, kunt u deze importeren in eDocs. Dit kan via de aanwezige import module – maar u kunt zelfs documenten vanuit de verkenner gewoon naar een map toe slepen. U selecteert 1 of meerdere documenten, houdt de rechtermuisknop ingedrukt en sleept de documenten naar de geopende map. Wanneer u de muisknop los laat – zullen de documenten automatisch in eDocs geplaatst worden. Het gaat hier om een kopie – de orginele documenten blijven intact. De import module wordt nader toegelicht op pagina ....

eDocsNet versie 2

85 Scannen

Met het scannen van documenten kunt u documenten plaatsen in een van te voren aangemaakte map. Selecteer vóór het scannen de map waarin u het document wilt plaatsen. Dit kan in de boomstructuur door de betreffende map aan te klikken. Als U de map dubbelklikt wordt de map meteen geopend en ziet u de inhoud van de map. Onder het tabblad Scan kunt u kiezen uit twee scan opties:

Start nieuwe scan. Deze optie gebruikt u als u normaal wilt scannen.

Dubbelzijdig scannen. Deze optie gebruikt u wanneer u dubbelzijdig wilt scannen, maar uw scanner dit niet ondersteunt. Wanneer het document gescand is, vraagt eDocs u om de stapel papier om te keren zodat ook de andere kant van de stapel wordt gescand.

Denk er aan dat als u een SCSI scanner heeft – dat deze aanmoet staan voordat u uw computer opstart - anders zal uw scanner niet herkend worden .

eDocsNet versie 2

86 Start nieuwe scan

Hiermee wordt een menu window opgeroepen waarbij u details over het te scannen document kunt invoeren.

1

2

3

4

5

6

7

1. Geef hier de naam van het document op. 2. Selecteer het papier formaat. 3. Dubbelzijdig scannen aan/uit. 4. Kies ‘Scan Auto’ als de scanner zelf het documentformaat moet bepalen. 5. OCR aan/uit. 6. Scan in zwart/wit, kleur of grijstinten. 7. Resolutie 8. Bepaal de resolutie/helderheid/contrast.

eDocsNet versie 2

8

87

OCR OCR (Optical Character Recognition) wordt gebruikt om op de inhoud van gescande documenten te kunnen zoeken. Indien OCR op een document wordt toegepast wordt een tekstbestand aangemaakt. Op de volledige inhoud van dit tekstbestand kan in eDocs worden gezocht. Het tekstbestand is gekoppeld aan het „originele‟ document. Let wel!! U kunt nooit blind varen op het resultaat van de OCR. Deze is zo goed als de combinatie van het originele document, de scanner en de instelling. Een fax zal een slecht resultaat opleveren.

Dubbelzijdig scannen.

Dubbelzijdig kan ingesteld worden indien de scanner over een duplex scansysteem beschikt. Dit houdt in dat beide zijden tegelijk kunnen worden gescand. Indien u een duplex scanner gebruikt, maar u weet dat het te scannen document alleen enkelzijdig is beschreven dan laat u dubbelzijdig scannen uit (standaard instelling) staan. Dit bespaart tijd tijdens het scannen. Bij dubbelzijdig scannen worden namelijk evt. blanco pagina‟s naderhand verwijderd. Deze extra taak vervalt indien u enkelzijdig scant.

Na het scannen ........

Na een scan ziet u het document rechts staan. Boven het document ziet u een mogelijkheid om te kiezen uit een aantal functiegroepen Functies Gereedschappen Annotaties Scannen Werkvoorraad OCR We gaan verder met het bekijken van deze funtiegroepen.

eDocsNet versie 2

88 De 6 functiegroepen zien er als volgt uit :

Basis functies voor document manipulaties :

Functies voor document processing :

Functies voor het plaatsen van aantekeningen/notities op een gescand document :

Scan functionaliteit :

eDocsNet versie 2

89

Functies voor de werkvoorraaden :

Functies voor optische karakter herkenning :

Hieronder zal edocs per functiegroep nader uitgelegd worden.

eDocsNet versie 2

90 Functies

Met de hier beschreven „Functies‟ kunt u het document op het scherm bewerken.

1

1 2 3 4 5 6

2

3

4

5

6

copieert het document naar het clipboard plakt het document vanuit het clipboard in edocs aktiveer een vergroting roteer de huidige pagina linksom roteer de huidige pagina rechtsom opslaan huidige document

De roteer opties slaan de rotatie op binnen het document – een geroteerd document zal dus bij een volgende keer opvragen de laatst gekozen rotatie weergeven.

eDocsNet versie 2

91 Gereedschappen

1

2

3

4

5

1

Met de + en de – knop kunt u op het document in of uitzoomen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.

2

met de + en de – knop kunt u de contrast van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.

3

met de + en de – knop kunt u de helderheid van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.

4

met deze functie kunt u effecten toepassen op foto‟s – de effecten staan hieronder beschreven.

5

Leg de wijzigingen in contrast en helderheid defintief vast.

eDocsNet versie 2

92 Effecten Wanneer bij de map gegevens aangegeven staat dat de map foto‟s bevat, zal eDocs de effecten beschikbaar stellen. Als u de effecten activeert kunt u uit nevenstaand popup menu kiezen :

Bij de mogelijkheden die boven de streep staan zal edocs een dergelijk scherm tonen :

Het niveau van het filter

Een voorbeeld van het filter

Preview : laat het filter zien op het document binnen eDocs Afbreken : breek het filter af en stop de effect functie. Ok : Pas het filter toe op het document en stop de effect functie.

eDocsNet versie 2

93 Enkele voorbeelden van effecten :

Embross : Tekent de lijnen binnen een foto

Circel : geeft een circelvomige focus op het midden van het document door de contrast en helderheid van het omliggende gebied te verlagen.

Blur : geeft een soort bewegingseffect op het document

eDocsNet versie 2

94

Scannen:

Met deze functionaliteit kunt u documenten scannen in uw archief.

1

1-

2

Scannen documenten.

Allereerst dient U een map te selecteren waar u het document wat u gaat scannen wenst op te slaan. Wanneer u optie 1 aanklikt zal de scanfunctionaliteit gestart worden.

2-

Scannen van een stapel documenten met dubbelzijdige pagina’s.

Deze optie is voor scanners met slechts één lamp, dus enkelzijdig. Eerst worden de oneven pagina‟s automatisch gescand. Daarna vraagt het programma u om de stapel papier opnieuw en omgedraaid in de sheetfeeder te plaatsen en worden de even pagina‟s gescand. eDocs zet de documenten in de juiste volgorde in het archief en laat blanco achterkant pagina‟s weg.

Op pagina 86 staat de scanfunctionaliteit verder uitgelegd.

Wanneer u dubbelzijdig scant – en uw pagina‟s zijn genummerd, dan zal de nummering niet synchroom lopen met de pagina nummers in eDocs, indien er lege achterkanten door eDocs uit het document verwijderd worden.

eDocsNet versie 2

95

Annotaties:

Annotaties zijn digitale stempels die u aan een gescand document kunt toevoegen.

Zoals u wellicht nu een datumstempel, aantekening, arcering, postit papiertje en dergelijke op een papieren document zet, zo kunt u dat ook doen op het digitale document.

U kunt het document daarna zichtbaar maken mét of zonder deze zogenaamde annotaties. Hiermee bent u in staat om notities en dergelijke aan het document toe te voegen die iedereen die dit document kan en mag benaderen via eDocs dan ook ziet.

Enkele voorbeelden van annotaties :

Datum stempel

Gevuld vlak

Makeer stift

Pin tekst

Memo papiertje

eDocsNet versie 2

96

Na het plaatsen van de annotaties klikt u op „Opslaan‟ om de annotaties vast te leggen op het document. Met de knoppen „Aan‟ en „Uit‟ kunt u een reeds opgeslagen annotaties zichtbaar maken of verstoppen. Als u „Uit‟ aanklikt en daarna „Opslaan‟, worden alle annotaties van deze pagina verwijderd. Dit geldt ook indien u de „Verwijder‟ toets aanklikt. Afzonderlijke annotaties kunt u verwijderen door een annotatie te selecteren en dan met de rechtermuisknop in het popup menu voor „delete‟ te kiezen. Hierna de wijzigingen opslaan. In dit zelfde zogenaamde „context menu‟ komt u ook opties tegen voor het wijzigen van instellingen van de gekozen annotatie. Deze verschillen per type – u moet denken aan achtergrond en tekst kleur bij teksten of alleen kleur bij bijv markeringen en dergelijke

eDocsNet versie 2

97

Beschikbare annotaties:

1

selectiepijl voor het selecteren van de andere annotaties

2

een hol vierkant

3

een lijn

4

een memo (post-it)

5

een vrij formaat lijn

6

een holle cirkel/ovaal

7

een raster

8

een gevulde polygon

9

een gevuld vlak

10

een vergrendeld vlak

11

een hoek metingstool

12

een gevuld vierkant

13

een markeerstift

14

een tekstvlak

15

een stempel

16

een aanwijspijl

17

een gevulde cirkel/ovaal

18

een hol gesloten polygoon

19

een hol open polygoon

20

de pin

21

een meetlat

22

een rtf tekst vlak

eDocsNet versie 2

98

W ervoorraad

Wellicht kent u de in/uit boxen wel die wel op bureau‟s staan . Laadjes waar documenten in verzameld worden die nog niet behandeld zijn. Elk laadje geeft een bepaald type documenten aan. eDocs kent ook dit soort laadjes. Elk van deze laadjes wordt binnen eDocs een werkvoorraad genoemd. U kunt zoveel werkvoorraaden maken als u wenst.

U kunt documenten op verschillende manieren in de werkvoorraad krijgen u kunt scannen in de werkvoorraad u kunt importeren in de werkvoorraad u kunt documenten vanuit het archief overplaatsen in een werkvoorraad u kunt de poller gebruiken ( zie bijlagen - hoofdstuk poller )

Hieronder zullen we eerst de standaard functies binnen de werkvoorraad bespeken :

eDocsNet versie 2

99

1

2

3

4

5

6

1

scant een document in een werkvoorraad

2

idem voor dubbelziijdig scannen op enkelzijdige scanners

3

plaatst een document van de werkvoorraad in het archief

4

splitsen van een document in 1 of meerdere pagina‟s

5

verhuis een document tussen werkvoorraaden

6

aktiveer vergroting

eDocsNet versie 2

100 scannen in de werkvoorraad

Het scannen naar een werkvoorraad verloopt iedentiek aan het scannen naar een gewone map binnen eDocs – met maar 1 uitzondering : de naam van het document kunt u niet zelf ingeven maar wordt voor u gekozen.

De reden hiervoor is dat wanneer u een bulk scant – bijv alle post van vandaag – dan is er op het moment van scannen nog geen naam bekend.

De naam die edocs aanmaakt is gebaseerd op het werkvoorraadnummer, de datum en de tijd – zodat er altijd een unieke naam ontstaat.

eDocsNet versie 2

101 dubbelzijdig scannen

Soms zijn documenten dubbelzijdig bedrukt.Bij de programma instellingen kunt u het type scanner opgeven.Wanneer u een scanner heeft die voor en achterkant tegelijk kan scannen dan kunt u daar kiezen voor de zogenaamde duplex scanner – scanners die maar 1 lamp hebben en dus 1 kant van het document kunnen scannen, heten simplex scanners. Wanneer u een duplex scanner heeft en dit aangegeven heeft binnen eDocs, dan ziet u in het scanscherm een extra optie waarmee u kunt kiezen voor enkelzijdig of dubbelzijdig scannen.

Tijdens het dubbelzijdige scannen worden lege achterkanten overgeslagen. Hierdoor is het dus mogelijk dat een document een oneven aantal pagina‟s krijgt !

Indien uw scanner enkelzijdig scant – dan kunt u met deze optie toch dubbelzijdig scannen. Allereerst scant u alle voorkanten – dan vraagt eDocs u om de stapel om te keren, en scant het programma de achterkanten. Edocs zal de 2 series samenvoegen tot 1 document.

“omkeerscherm”

eDocsNet versie 2

102

inzien

Wanneer u dubbelklikt op een grafisch document met meerdere pagina‟s krijgt u de pagina‟s te zien :

Als u klikt op een pagina krijgt u deze te zien.

eDocsNet versie 2

103 plaatsen

Wanneer een document in een werkvoorraad geplaatst is dan is het de bedoeling dat dit document uiteindelijk in het archief terecht komt – maar waarschijnlijk kan dit niet direct en niet zondermeer gebeuren. We gaan een situatie bekijken zoals deze optreedt bij een huisartsenpraktijk. Binnen de praktijk zijn 2 artsen aanwezig : dokter A en dokter B. En 1 assistente – laten we haar mevrouw C noemen. Binnen edocs zijn 4 werkvoorraden aangemaakt : -

dokter A dokter B assistente overigen

de Assistente krijgt ‟s-Morgens de post binnen. Ze verdeelt de post in 3 stapels : de post die gaat over de patienten van dokter A – en die van dokter B – alsmede de overige documenten. De documenten worden per stapel gescand in de betreffende werkvoorraad. De stapels kunnen als geheel ingescand worden – er zijn mechanismes binnen eDocs om de documenten van elkaar te scheiden – daarover later meer.

eDocsNet versie 2

104

Elke dokter heeft nu in zijn of haar werkvoorraad de documenten staan die deze dag binnengekomen zijn en kan de documenten beoordelen – labuitslagen bekijken, aantekeningen op de documenten plaatsen ( zie annotaties ) – en als de uitslagen beoordeeld zijn kan de arts de documenten over plaatsen in de werkvoorraad van de assistente. Een arts zou ook een document kunnen overplaatsen naar een collega om overleg te plegen. De assistente ziet de documenten verschijnen waar de arts mee klaar is. Ze kan patienten bellen over uitslagen of afspraken maken – ze ziet het document en de aantekeningen die de arts er bij geplaatst heeft. Als er nog vragen zijn kan de assistente de vraag als annotatie op het document plaatsen en wederom in de werkvoorraad van de arts zetten. Als de assistent met het document helemaal klaar is – is het moment aangekomen om het document daadwerkelijk te archiveren – dit gebeurd door de optie „plaatsen‟ Het plaatsen gaat als volgt : Allereerst selecteert u in de werkvoorraad de regels die u wenst te plaatsen :

U kunt met de control knop ingedrukt meerdere documenten selecteren of e als u de 1 geselecteerd heeft – met de shift knop ingedrukt een reeks documenten selecteren. (de gebruikelijke windows selectiemethodes )

eDocsNet versie 2

105 U dient in de boomstructuur aan te geven in welke map u de documenten wenst te plaatsen :

eDocsNet versie 2

106

Als u nu op de „plaatsen‟ knop klikt krijgt u het volgende scherm te zien :

1

Bij 1 ziet u de de documenten die u wenst te plaatsen. Omdat de documenten in de map terecht komen die u geselecteerd heeft – en er aan die map een default document naam kan gekoppeld zijn ( zie rubrieken ) – zal edocs een plaatsingsnaam voorstellen. Als er aan een rubriek geen default namen gekoppeld zijn, zal de plaatsingsnaam gelijk zijn aan de document naam. U kunt een regel aanklikken en de indivuduele naam wijzigen – klik op muteren om de wijziging vast te leggen. Als u na verificatie de documenten wenst te plaatsen – klikt u eenvoudig op plaatsen. De geselecteerde documenten worden gearchiveerd en als dit zo ingesteld is binnen de ocr settings dan wordt de ocr ook uitgevoerd.

De datumvelden in bovenstaand scherm zijn alleen zichtbaar wanneer u een microhis gekoppeld archief heeft. Voor verder uitleg over de microhis intergratie zie de bijlage „microhis‟

eDocsNet versie 2

107

splitsen

Het scannen in de werkvoorraad heeft een „bulk‟ karakter. U kunt hele stapels in 1 keer scannen en deze dan later „uit elkaar trekken‟ . Dit kan op verschillende manieren : Optie 1: Edocs kent document scheidingsformulieren – dit msword document wordt geinstalleerd samen met edocs – u kunt dit document afdrukken. Als u nu bijv een document van 5 pagina‟s heeft en een document van 3 pagina‟s dan kunt u deze documenten van elkaar scheiden met dit scheidingsformulier. U kunt tijdens het scannen aangeven dat edocs deze scheidingsformulieren dient te detecteren. U kunt het ook met de hier besproken splitsen optie 1 doen. Edocs herkent het begin van het volgende document aan de hand van de scheidingsformulieren en maakt de losse documenten aan. Optie 2: Als u weet dat elk document uit een gelijk aantal pagina‟s bestaat dan kunt u deze optie daarvoor gebruiken. Edocs maakt allemaal losse documenten aan met een gelijk aantal pagina‟s

eDocsNet versie 2

108 verplaatsen :

Met deze optie kunt u een geselecteerd document overplaatsen naar een andere werkvoorraad. Het zou kunnen zijn dat u het document wenst te laten beoordelen door iemand anders – of door deze persoon wilt laten behandelen. U genereert met deze mogelijkheid uw interne „workflow‟ – het document kan reizen tussen gebruikers voordat het daadwerkelijk gearchiveerd wordt.

eDocsNet versie 2

109

OCR

OCR wordt gebruikt om de teksten van de gescande documenten „leesbaar‟ te maken voor eDocs. Een gescand document is eigenlijk een foto van de pagina. Op de inhoud daarvan kan niet worden gezocht. U kunt in eDocs aangeven dat u tijdens het scannen, of plaatsen vanuit de werkvoorraad, ook OCR wilt laten uitvoeren op het betreffende document (zie: scannen). OCR „leest‟ de pagina‟s en probeert zoveel mogelijk de tekst te herkennen.

Als u voor de ocr functies kiest krijgt u de volgende mogelijkheden te zien :

Met deze buttons kunt u de handmatig de OCR uitvoeren. De button ´Pagina´ voert de OCR uit van de ene pagina die op dat moment in beeld is. De button ´Document´ voert de OCR voor het volledige document uit. Op de documenten in de werkvoorraad wordt echter pas OCR uitgevoerd, wanneer u ze plaatst in de map waar deze definitief thuis horen.

Indien u documenten in een Fotomap scant is OCR uitgeschakeld. U kunt deze wel handmatig aan zetten. Door het aanmaken van een lege OCR van een foto (er staat immers geen tekst op) kunt u naderhand zoekcriteria invullen op het OCR resultaat waaronder u deze betreffende foto wilt vinden. Hiermee kunt u zelfs foto‟s indexeren. Bijvoorbeeld: Vakantie egypte 2008. Indien u een van deze kreten dan in het zoekfilter invult komt de betreffende foto naar boven.

eDocsNet versie 2

110

Het is ook mogelijk om een gedeelte van het document om ze zetten in tekst. Selecteer de tekst die u wilt „lezen‟ met de muis. Op het moment dat u de selectie gemaakt heeft krijgt u het ocr clipboard te zien :

1

2

3

4

5

in het tekstblok nummer 1 staat de teksversie van de tekst die u net geselecteerd heeft. Mocht daar een letter niet goed herkent zijn dan kunt u die terplekke aanpassen. Wanneer u op de de „toevoegen‟ knop klikt ( nummer 2 ) dan wordt deze tekst toegevoegd aan de samengestelde tekst ( tekstblok nummer 3 ), U kunt meerdere stukken tekst in een document selecteren en deze steeds weer toevoegen aan de samengestelde tekst. Als u alle tekst die u wilt verzamelen geselecteerd heeft – dan kunt u deze met „clipboard‟ – knop nummer 5 – op het clipboard plaatsen – en dan vervolgens in elk ander software programma plakken. Met de opschoon knop kunt u de samengestelde tekst verwijderen.

eDocsNet versie 2

111 De ocr wizard

Met de ocr wizard kunt u een selectie die u in uw documenten gemaakt heeft automatisch laten ocr-en. Allereerst dient u de documenten die u wilt onderwerpen aan de ocr toe te voegen aan de selectielijst. (zie bldz ,,,, )

Het scherm geeft u de optie om reeds aanwezige ocr resultaten te vervangen of om deze in takt te laten. De OCR engine heeft een maximum capaciteit van ca 8000 documenten – dit varieert enigszinds met de hoeveelheid geheigen in uw computer. Wanneer de ocr niet meer verder kan - dan detecteerd edocs dit en zal de ocr wizard stoppen. U dient dan edocs opnieuw te starten en kunt dan de ocr wizard opnieuw starten. Wanneer u dan de optie „vervang aanwezige documenten‟ – niet aanvinkt, dan zal de ocr uitzoeken waar deze gebleven was en de actie vanaf dat punt vervolgen. De kwaliteit van de OCR wordt bepaald door de kwaliteit van het originele document, de resolutie van de scan en de kwaliteit van de scanner.

Zwart wit documenten ( de zogenaamde 2 bits documenten ) hebben een merkbaar beter ocr resultaat.

eDocsNet versie 2

112 overige documen t soorten en bijlages

Binnen edocs kunt u documenten scannen – en u kunt documenten vanuit buiten edocs, binnnen edocs archiverenDit laatste kan d.m.v. importeren. Edocs kent echter ook de mogelijkheid om zogenaamde „externe‟ documenten op te nemen. Dit kunnen msword, msexcel, text bestanden of emails zijn. U kunt deze optie activeren door op „extern‟ te klikken.

U krijgt dan het volgende scherm te zien :

eDocsNet versie 2

113 Allereerst dient u te kiezen welk type document u wenst aan te maken :

We gaan later verder met alle mogeljikheden die u hier heeft – voorals gaan we een word document aanmaken – selecteer document ( zie boven ) - voer een naam in bij „naam document „ en klik op ok. Microsoft msword wordt geopend en u kunt uw brief typen Als u klaar bent sluit u msword gewoon af en op de vraag of het document opgeslagen moet worden antwoord u bevestigend. U hoeft zich geen zorgen te maken over waar u het document opgeslagen moet worden – edocs regelt dat voor u. Als u msword heeft afgesloten keert u terug naar edocs en ziet u het document in de boomstructuur vermeldt staan. U kunt ook een document als bijlage bij een ander document maken : Elk document binnen eDocs – ongeacht het type document kan bijlages hebben. Een voorbeeld is bijv een reactie op een binnengekomen poststuk.

eDocsNet versie 2

114

het maken van een bijlage

Allereerst selecteert u het document waar u de bijlage aan wenst toe te voegen :

Op dezelfde manier als boven vermeldt kiest u het document-type wat u wenst te maken en maakt u het document aan.

U maakt een bijlage door dit hier aan te geven.

Als u msword heeft afgelosten keert u terug naar edocs en ziet u de bijlage :

eDocsNet versie 2

115 Wanneer u de bijlage aanklikt krijgt u binnen eDocs het document te zien :

Op dezelfde wijze kunt u ook excel documenten, tekst bijlages en emails aanmaken.

eDocsNet versie 2

116

Externe documenten voor gevorderden

Bij het aanmaken van externe documenten ( zowel als bijlage alszo ook als normaal document ) kunt u gebruik maken van sjablonen :

Een sjabloon kunt u zien als een uitgangspositie voor een nieuw document. Om een sjabloon te maken klikt u op „aanmaken‟ - edocs vraagt u om de naam van de te maken sjabloon. Stel we maken een sjabloon voor een telefoonnotitie. Na het invoeren van de naam wordt msword opgestart.op de volgende pagina staat een voorbeeld van een sjabloon :

eDocsNet versie 2

117 Expeditiebedrijf SnelSnellerSnelst Hazepad 22 2211 WD Halfweg

TELEFOONNOTITIE : Tijdstip Naam Bedrijf Telefoonnummer

Bestemd voor :

Betreft :

:

eDocsNet versie 2

118 Waneer u nu een telefoonnotitie zoudt wllen maken dan kunt u een nieuwe bijlage starten en als sjabloon de telefoonnotitie kiezen :

Het sjabloon verandert niet en blijft altijd het uitgangspunt voor het volgende document. U kunt zoveel sjablonen maken als u wenst – voor elk document type. Het ontstane document wordt na uw mutatie opgeslagen in edocs en is alszodanig terug te zien :

eDocsNet versie 2

119

eDocsNet versie 2

120

Importeren van documenten Hulpmiddelen  documenten importeren

Allereerst selecteert u de lokatie waar u de documenten wenst te plaatsen. Dat kan een map zijn of een bepaalde werkvoorraad. Als u de import module activeert, krijgt u bovenstaande scherm te zien.

eDocsNet versie 2

121 Na het selecteren van een lokatie en binnen deze lokatie 1 of meerdere documenten, heeft u een aantal opties :

Overplaatsen of kopieren hiermee geeft u aan of u een kopie van de geselecteerde bestanden in het archief wilt opslaan, of dat u de documenten wilt overplaatsen in het archief – waarbij dus het orginele bestand verwijderd wordt.

Normale import of chronologische import Bij de chronologische import zoekt edocs uit op welke datum het betreffende document gemaakt is. Bij het importeren wordt het document opgenomen in edocs met de orginele naam – voorafgegaan door deze datum. Op deze manier staan de documenten dus op chronologische volgorde in een map- wat een historisch overzicht van een dossier kan geven.

eDocsNet versie 2

122

Exporteren

Voordat u documenten kunt exporteren dient u deze in een selectielijst te plaatsen.

Ook kunt u een map selecteren en met contextmenu deze aan de selectie toevoegen – Het contextmenu krijgt u te zien wanneer u met de rechtermuisknop op een map klikt.

U herkent de mappen die geselecteerd zijn voor de export door een klein rood vierkantje :

eDocsNet versie 2

123

Wanneer u nu de export module opstart krijgt u het volgende scherm :

1

2

3

4

Allereerst dient u bij optie 1 aan te geven wat voor type export u wenst. Omdat deze keuze bepalend is voor de selectielijst – is het noodzakelijk dat u deze keuze het eerste maakt.

eDocsNet versie 2

124

Er zijn 3 soorten export mogelijk : 1-

eDocs Er wordt een nieuw archief aangemaakt welke geschikt is om als standalone archief in edocs gebruikt te worden

2-

Generiek Alle documenten worden in 1 map geplaatst

3-

Gestructureerd Alle documenten worden geplaatst in een folder met een omschrijving die gelijk is aan de omschrijving van de map waarbinnen het document binnen eDocs gearchiveerd was.

Bij de opties (2) heeft u de mogelijkheid om de export nog enigszins te sturen : 1-

Bestandsnaam uitbreiden met toewijzingsid Elk documentnaam wordt voorraf gegaan door de toewijzingsid. Dit kan bijv het microhis patientnummer zijn

2-

Graphische documenten exporteren als pdf Elk document wat graphisch is ( bijv elk gescand document ) – wordt geconverteerd naar pdf, waarmee het op elke computer waar acrobat reader geinstalleerd is ( gratis ) – gelezen kan worden.

3-

Orgineel verwijderen uit eDocs Elk document wordt na export verwijderd uit eDocs – zo kunt u uw archief opschonen door bijvoorbeeld alle documenten van 5 jaar geleden te selecteren – deze middels deze optie te exporteren om elders te bewaren ( bijv op een dvd ) en daarmee meteen uw archief te optimaliseren.

4-

Exporteren in orgineel eDocs formaat. Deze optie is het tegenovergestelde van optie 2. Elk document wordt in het orginele eDocs formaat ge-exporteerd waarmee het alleen geschikt is om later, of in een ander eDocs archief – weer geimporteerd te worden.

eDocsNet versie 2

125

Op lokatie 3 geeft u aan waar u de export wilt plaatsen. In lokatie 4 zit u een lijst met daarin alle mappen die u geselecteerd heeft in uw selectielijst. Als u een regel openklikt ziet u de documenten die in deze map aanwezig zijn. Door in het vierkantje te klikken kunt u een selectie maken welke documenten u daadwerkelijk wenst te exporteren. Wanneer u uw selectie gemaakt heeft kunt u beslissen of u de documenten wenst te exporteren of wenst te printen.

eDocsNet versie 2

126

Emailen

Er zijn 2 mogelijkheden om te emailen. U kunt een bepaald document binnen edocs emailen – selecteer het document – En kies in het contextmenu ( rechtermuiknop ) – de optie emailen. U krijgt een scherm te zien waar u een email adres kunt invoeren, een onderwerp en een bericht.

Met de zoeken knop kunt u een selectie maken uit een interne lijst met email adressen die u zelf kunt aanleggen of eventueel importeren uit outlook.

eDocsNet versie 2

127

e

In het 2 scherm kiest u wat u wenst te emailen. U ziet de pagina‟s van het geselecteerde document – u kunt hier een selecitie maken van de pagina‟s die u wenst te emailen. Wanneer u een pagina aanklikt – zal deze rechts afgebeeld worden. Als er bijlages zijn dan worden deze ook vermeldt – waaruit u tevens een selectie kunt maken. Mochten er in de map nog andere documenten zijn dan kunt u die eventueel ook mee-emailen.

bij deze methode is een document het uitgangspunt. De tweede methode voor het maken van een email is om dit via „externe documenten‟ te doen. Het eerste scherm waar u een email adres opgeeft, en een bericht maakt – is identiek.

eDocsNet versie 2

128

Het tweede scherm is afwijkend :

U bent dus nog steeds instaat om elk gewenst document op te nemen in de email, alleen de bijlages bij de documenten zijn hiervan uitgesloten. Onderaan het scherm heeft u nog de mogelijkheid om aan te geven of u eventueel aanwezige annotaties op grafische document wenst mee te mailen – en of u grafische documenten wenst te converteren naar pdf of niet. Op het eerste scherm heeft u nog de toegang tot een module om te zoeken naar email adressen :

eDocsNet versie 2

129

U kunt hier zelf email adressen toevoegen, muteren en verwijderen. Tevens is het mogelijk om emailadressen te importeren uit outlook. Deze functie leest de email adressen uit de contactlijst van outlook, maar leest ook alle verzonden en ontvangen emails om daaruit de emailadressen op te halen.

eDocsNet versie 2

130

Multi-archieven

Wanneer u eDocs normaal opstart ziet u gemeldt staan dat het werkarchief geopend is :

Elke edocs database bestaat uit een werkarchief. U kunt echter deelarchieven „bijschakelen‟. Deze deelarchieven geven de mogelijkheid om security in te bouwen binnen uw archief. U zou bijvoorbeeld een deelarchief kunnen maken op een removable harddisk. Als deze harddisk aanwezig is – dan ziet eDocs dit archief en zal het naadloos gebruiken – U merkt er weinig van . Het zelfde geld voor archieven op usb sticks of bijv op een dvd. Als deze media niet aanwezig zijn – ziet u de data niet. Dit is een fysieke beveiliging – maar eDocs gaat verder. U kunt gebruik maken van de rechtenstructuur die u op uw server heeft aangebracht. Stel – u heeft op uw server een groep „directie‟ aangemaakt – en binnen deze groep een aantal mensen aangebracht. Vervolgens heeft u deze directie groep rechten gegeven op een bepaalde lokatie op de server. Indien u op deze lokatie een deelarchief aanmaakt – dan zal dit deelarchief alleen aanwezig zijn voor mensen die lid zijn van de directie groep. eDocs regelt dit automatisch voor u.

eDocsNet versie 2

131

Aanmaken van een extern archief

Allereerst dient u een naam aan het archief te geven – desgewenst kunt u aan het archief een toegangskode toekennen. Deze kode wordt aan u gevraagd als u poogt het archief te openen. Als laatste dient u een lokatie op te geven. U dient in overweging te nemen hoe u dit archief beschikbaar wilt maken – als het buiten uw computer ook beschikbaar moet zijn – dan dient u een lokatie op te geven die ook voor de andere gebruikers ook benaderbaar moet zijn.

eDocsNet versie 2

132

Zoals hierboven al uitgelegd kunt u ook een locatie kiezen die alleen beschikbaar is voor bepaalde gebruikers. Op het moment dat u een archief aangemaakt heeft zal deze gemeldt worden in de tabel :

De status van het archief staat hier op „gesloten‟ . U kunt een ongelimiteerd aantal externe archieven aanmaken. Standaard zal edocs alle archieven die beschikbaar zijn automatisch openen. Als een archief dus staat op een extern medium ( dvd / usb stick / externe harddisk ) , of op een vaste locatie (hardddisk of server ) welke beschikbaar is - dan wordt het archief automatisch geopend. In dit geval is de \\server\DIRECTIE lokatie niet beschikbaar omdat deze gebruiker daar kennelijk geen rechten toe heeft – en daarom is dit archief gesloten.

Onder in het scherm waar u de archieven beheert zijn een aantal opties aanwezig :

1

123456-

2

3

4

5

6

Opent het geselecteerde archief als deze gesloten is – indien mogelijk Sluit het geselecteerde archief Refresht de lijst met deel-archieven Voegt een nieuw archief toe ( eerst de gegevens invullen en dan op knop klikken ) Selecteer een archief – breng wijzigingen toe en klik op de muteren knop om de wijzigingen aan te brengen. Verwijder het geselecteerde archief – het archief zelf blijft in tact alleen de verwijzing wordt verwijderd.

eDocsNet versie 2

133

Laten we uit gaan van de volgende situatie :

Binnen edocs heeft u een map jaarstukken :

Wanneer u nu met de rechtermuisknop op de map klikt dan ziet in het popup menutje de optie „documentmap archiveren‟ . Als u deze optie kiest laat edocs een lijst zien met de beschikbare deelarchieven :

eDocsNet versie 2

134

Kies een archief uit waar u het document wenst te plaatsen en bevestig deze keuze met „Ok‟ De map bevindt zich nu in het deelarchief – Daar merkt u verder niks van – u ziet het aan 2 zaken :

Het icoontje bij de map vermeldt nu een A van Archief

En in edocs zelf ziet u het extra geopende archief vermeldt :

Wanneer u het deel archief sluit – zal de map jaarstukken – en omdat deze map de enige is in de rubriek boekhouding in ons voorbeeld – ook de rubriek boekhouding niet meer zichtbaar zijn. Ook als u dus als een andere gebruiker inlogt die niet bij dit deelarchief mag – of op een andere computer inlogt die hier niet bij kan – dan zullen deze gegeven niet zichtbaar zijn. Als u met de rechtermuis knop op een gearchiveerde map klikt – dan vindt u daar ook een optie om documenten te De-archiveren , dus terug te plaatsen in het werkarchief.

eDocsNet versie 2

135 Filters

Hoewel de boomstructuur die u aanlegt binnen eDocs met rubrieken en mappen u al een hoge mate van het logisch indelen van documenten biedt – kan het voorkomen dat u binnen uw gegevens een filtering wilt aanbrengen. Mogelijke vraagstellingen zijn : “geen me alles van 2008” of “alle documenten die gaan over telefoonrekeningen”. Om hierin te voorzien kent eDocs de zogenaamde filters

Wanneer u deze filters activeert krijgt u het volgende scherm te zien :

De filtergegevens die u hier opgeeft hebben te maken met de methadata van de mappen.

eDocsNet versie 2

136

e

er is een 2 tabblad aanwezig :

op dit tabblad geeft u zoek criteria in die document regelateerd zijn. de 2 pagina‟s samen geven geavanceerde mogelijkheden om in uw archief op zoek te gaan naar die specifieke documenten die u zoekt.

eDocsNet versie 2

137

Filterselectie : Mappen

1

2

3

4

Wanneer u een map aan maakt geeft u bepaalde gegevens op om deze map karakteristieken te geven en te onderscheiden van andere mappen. U kunt o.a. een referentie ingeven en zoekgegevens. Die zoekgegevens kunnen alles zijn wat u maar wilt. Bij veld 1 ziet u alle referenties die vermeldt staan bij mappen. – u kunt hier een selectie maken wanneer u op een bepaalde referentie wenst te zoeken. Bij de velden 2 en 3 kunt u twee zoekwaardes invullen. U kunt zoeken in de zoekgegevens ( maximaal 2 woorden dus ) – 1 mag ook, maar hier kunt u ook zoeken In de referenties – Dat is zo gedaan omdat sommige eDocs gebruikers maar enkele referenties hebben ( bijv 2008, 2009 ) – en andere hebben duizenden referenties en dat maakt het opzoeken bij 1 weer lastig. Er is echter nog een mechanisme hier ingebouwd : u kunt zoeken op een rubriek map pad.

eDocsNet versie 2

138

ZOEKEN OP EEN RUBRIEK MAP PAD

Kijkt u eens naar de volgende rubriek strucuur :

1

2

3

Als je kijkt naar de lokaties 1,2 en 3 en de postie waar ze zich bevinden dan kun je als volgt omschrijven 1 : boekhouding  balans  2009  teruggaaf 2: boekhouding  inkomsten belasting  2009  teruggaaf 3 : boekhouding  omzet belasting  2009

eDocsNet versie 2

139

Dit ziet u terug bij het aanmaken van een map – Stel je voor je maakt de volgende selectie in de rubriekenstructuur :

Onder in het scherm wordt dan een rubriek path vermeld :

Met de filters is het mogelijk om op elk woord te zoeken binnen dit path We hadden de volgende voorbeelden : 1 : boekhouding  balans  2009  teruggaaf 2: boekhouding  inkomsten belasting  2009  teruggaaf 3 : boekhouding  omzet belasting  2009

Als we zoeken op 2009 krijgen we alle mappen te zien uit 1,2 en 3 immer s : 1 : boekhouding  balans  2009  teruggaaf 2: boekhouding  inkomsten belasting  2009  teruggaaf 3 : boekhouding  omzet belasting  2009 Als we zoeken op teruggaaf – alleen 1 en 2. 1 : boekhouding  balans  2009  teruggaaf 2: boekhouding  inkomsten belasting  2009  teruggaaf 3 : boekhouding  omzet belasting  2009 Als we zoeken op belasting alleen 2 en 3. 1 : boekhouding  balans  2009  teruggaaf 2: boekhouding  inkomsten belasting  2009  teruggaaf 3 : boekhouding  omzet belasting  2009

eDocsNet versie 2

140

Documenten

1

2

Bij onderdeel 1 kunt u de naam opgeven van het document welke u zoekt. Dit kan zowel voor het hoofddocument als voor de gekoppelde bijlages. Bij onderdeel 2 kunt u zoeken binnen de inhoud van documenten. U kiest eerst binnen welk soort document u wenst te zoeken – en vervolgens kunt u maximaal 2 zoekwoorden invoeren. U kunt kiezen uit het zoeken op woord1 en woord2 of op woord 1 of woord2 of op woord1 en niet op woord2.

Op het moment dat u op Ok klikt – zal eDocs alle documenten laten zien die voldoen aan de som van al uw gedane selectiecriteria.

Let wel : zoeken binnen documenten kost altijd meer tijd – zeker als u besluit om in uw totale archief te zoeken.

eDocsNet versie 2

141

Afwijkingen in het filter

Wanneer u uw kode heeft ingevoerd om beveiligde mappen in te kunnen zien – dan zal het filter ook een extra optie geven : Op het mappen tabblad kunt u voor de volgende opties kiezen :

Wanneer uw archief niet een branch specifiek archief is – dan zal het map scherm u de mogelijkheid geven om ook te zoeken op een bepaalde toewijzing :

eDocsNet versie 2

142

Microhis intergratie

eDocs kent een uitgebreide intergratie met microhis. Als een database ingesteld staat als een microhis archief dan zal eDocs starten met een selectiescherm waar u een patient kunt opzoeken aan de hand van een geboorte datum, een naam of het microhis patientnummer.

Dit is een active intergratie : u kunt geen patienten invoeren in eDocs - eDocs haalt de patientgegevens uit microhisdeze zijn dus altijd actueel. Als er voor de datum een + teken staat dan geeft dit aan dat de betreffende patient daadwerkelijk document aanwezig heeft binnen eDocs.

eDocsNet versie 2

143

Na het selecteren van een patient laat eDocs de documenten zien die voor deze patient aanwezig zijn.

Er zitten 2 integraties naar microhis toe – een automatische intergratie en een intergratie die de gebruiker zelf kan bedienen. Wanneer een document in een map gescant wordt – of een document wordt vanuit de werkvoorraad in een bepaalde map geplaatst dan zal edocs automatisch een regel in op het werkblad van de betreffende patient binnen microhis plaatsen.

eDocsNet versie 2

144

Alle regels die edocs wegschrijft binnen microhis hebben ergens een edocslink id staan. In dit geval is dat [edocslink:000010] Wanneer u op deze regel klikt en u toetst control-f1 in – dan zal edocs automatisch starten en het bijbehorende document laten zien. De tweede vorm van intergratie verloopt als volgt :

Op het OCR tabblad kunt u met de muis een stuk tekst selecteren in het document. Wanneer u dat gedaan heeft dan krijgt u het ocr clipboard te zien :

Onder in het scherm is nu een nieuwe optie aanwezig : microhis link.

eDocsNet versie 2

145

Na het klikken op deze link krijgt u een volledige intergratie te zien. Bij de selectie kunt u een derde selecteren

Met de knoppen onderin kunt u beslissen waar u informatie aan microhis wenst toe te voegen : Aan het werkblad, de correspondentie, de epiodelijst of de probleem lijst. Steeds wordt de edocslink toegevoegd waarmee u het originele edocs document met control-f1 kunt opvragen. Enkele voorbeelden :

eDocsNet versie 2

146

informatie in de correspondentie :

Als u met de rechtermuisknop op de regel klikt krijgt u de volledige informatie te zien :

eDocsNet versie 2

147

Informatie in de episodelijst :

eDocsNet versie 2

148

Informatie in de probleemlijst :

eDocsNet versie 2

149

eDocsNet versie 2

150

eDocsNet versie 2