eDocsHome
Een digitaal archief ITS oldenzaal
eDocsNet versie 3
Pagina
1
W elkom bij eDocs !
Deze handleiding zal een referentie zijn betreffende de werking van eDocs – het zal u de mogelijkheid geven om edocs te leren kennen – en uw geheugensteun zijn na de cursus die u krijgt wanneer u eDocs aanschaft.
Zo ontstaat er een beeld van wat eDocs is, wat het kan, welke keuzemogelijkheden U heeft, zodat er wellicht ook meer doordacht keuzes gemaakt kunnen worden ten aanzien van de configuratie en de inrichting van uw archiverings omgeving.
Mochten er nog verdere vragen of onduidelijkheden zijn – dan staan wij voor u klaar. De eDocs helpdesk is bereikbaar onder telefoonummer 0541-511115 gedurende kantooruren of per email op
[email protected]
eDocsNet versie 3
Pagina
2
1. Inleiding : een introductie en wat geschiedenis
Wat is eDocs NET?
Digitaal archiveren was tot voor een jaar of tien alleen beschikbaar voor overheidsinstellingen en grote bedrijven – de software was duur. Opslag van de documenten gebeurde op grootte 8 inch cd‟s die met een robotarm verwisseld werden : de zogenaamde osar‟s . Een osar ( optiscal storage array ) – bevatte tot 123 schijven met elk maximaal 12 gigabyte opslagcapaciteit. Ze zijn nu nog tweedehands te koop voor 35000 dollar ( zonder media !) Tegenwoordig is opslag veel goedkoper – en veel sneller – digitale archivering werd daarmee bereikbaar voor het mkb – de medische zorg – de advokatuur . Daarmee ontstond de behoefte voor een goed digitaal archief – met alle verworvenheden van de grote jongens, maar zonder de beperkingen.
eDocs was de eerste stap. eDocsHome is de de tweede – de logische evolutie. eDocsHome is eDocs voor thuis gebruik.
Dit document zal u laten zien wat eDocsHome allemaal voor U kan doen – U zult verbaast staan. Er zijn vele redenen waarom men een digitaal archief wenst. Het verminderen van kosten voor papier, kopieën en opslag, zijn natuurlijk de eerste redenen. Maar wat te denken van respons tijden van enkele seconden, geen „aanvraag van documenten‟ meer. Nooit meer een onbeschikbaar document, omdat iemand anders dit document al in behandeling heeft- geen documenten meer die kwijt raken. U hoeft geen administratie meer bij te houden wie een document meegenomen heeft. eDocs weet wie er met een document aan het werk geweest is, en hoelang. Documenten kunnen zichtbaar gemaakt worden op het scherm om te lezen en te raadplegen, kunnen gemaild worden. Documenten kunnen beveiligd worden – soms mag niet iedereen alles inzien. De mogelijkheden zijn legio - de interne documentstroom wordt gigantisch terug gebracht. En als er dan toch een papieren uitgave van het document dient te komen, dan kan het document eenvoudig vanaf elke werkplek (opnieuw) afgedrukt worden.
Maar elk bedrijf kent naast een binnenkomende, ook een interne en uitgaande papierstroom. eDocsHome is het eerste digitaal archief wat alles kan archiveren, maar tegelijkertijd ook alles intergreerd.
eDocsNet versie 3
Pagina
3
Wanneer U een document binnenkrijgt, waarop U reageert, dmv een msword document, een email of op welke manier dan ook – dan kunt u deze uitgaande reactie ook opnemen in het archief en zelfs koppelen aan het oorspronkelijke document. Zo ziet u als u het oorspronkelijke document opvraagt, meteen uw eigen reactie hier op ( of die van uw collega‟s natuurlijk ). Maar ook als u een document opstelt voor een collega, een rapportage doet, een resultaat publiceert, ook deze –internedocumenten kunnen naadloos binnen een eDocs archief opgeborgen worden. En voor het eerst hoeven dat niet gescande documenten te zijn, documenten die u eerst moet printen en dan moet scannen om ze in het archief te krijgen - voor het eerst kunnen deze documenten in hun orginele vorm gearchieveerd worden – eDocsHome kent uw applicatie en kan er mee overweg. U zult versteld staan van de mate waarbinnen uw bedrijfsprocessen op deze manier gearchiveerd worden, de historie die u vastlegt – en het inzicht in een situatie welke u hiermee terughaald wanneer u het archief raadpleegt. En wanneer een document voor de uiteindelijke archivering circuleerd tussen collega‟s of afdelingen – dan weet eDocs precies wie het document in behandeling gehad heeft – en biedt elke gebruiker de mogelijkheid om daarbij notities te plaatsen – zodat u later precies kunt inzien welke akties geleidt hebben tot welke besluitvorming. eDocs noemt dit proces „traject informatie‟ Al deze zaken maken eDocs uniek – en u zult haar hierom gaan waarderen en vesteld staan.
Als u een jaar verder bent, zal werken zonder eDocs compleet ondenkbaar geworden zijn.
Naast de vele mogelijkheden van een digitaal archief, is er nog een voordeel wat geen enkel papieren archief u kan bieden : zij kan gekopieerd worden.
Er kunnen altijd ongewenste voorvallen plaats vinden waardoor een papieren archief verloren gaat (brand, overstromingen, diefstal), maar een digitaal archief kan gekopieerd worden en op een andere locatie bewaard worden.
Het zal duidelijk zijn wat dit voor u kan betekenen mocht u ooit met een calamiteit geconfronteerd worden.
Een osar
eDocsNet versie 3
Pagina
4
Inzetbaarheid
Alle garantiebewijzen, polissen, ziektekostendeclaraties kunnen in het archief geplaatst worden. Jaaropgaven, lease opgaven, belastingdocumenten; ze vinden allemaal hun weg. Nooit meer raken documenten kwijt en ze zijn snel te vinden.
eDocsNet versie 3
Pagina
5
Hoe werkt het?
Laten we even uitgaan van een post archief. Op het moment dat een brief binnenkomt, maakt de gebruiker eerst een map aan in eDocs. In deze map staan zaken als: wat is de datum van het stuk, wat voor stuk is het, voor wie is het bestemd, een referentienummer (optioneel), eventueel losse opmerkingen en een omschrijving. Als deze map is aangemaakt wordt het document gescand en in de map opgeslagen.
Mappen kunnen geopend worden, waarna de aanwezige documenten kunnen worden bekeken, geprint of gemaild. Er kunnen ook nieuwe documenten worden toegevoegd aan de map. Er kan gezocht worden: „ik zoek alle documenten over hypotheekaanvraag...„
of „geef me alle documenten van …‟
Maar er is meer...
Wanneer u reageert op een binnengekomen poststuk door een brief terug te sturen (met Microsoft Word) dan wordt dit document opgeslagen in de gebruikte archiefmap en is gekoppeld aan het betreffende gescande poststuk.
Tevens kunnen Excel documenten aan archiefmappen en documenten gekoppeld worden, maar ook tekst documenten, pdf‟s, emails enz enz. Dit houdt dus in dat op het moment dat u een map opent en de originele ingekomen brief bekijkt, u meteen uw eigen uitgaande correspondentie ten aanzien van dit document te zien krijgt. Zo helpt eDocs u uw eigen documentenstroom te organiseren. Edocs archiveert alles – en rubriceert desgewenst per document type Gescande documenten, maar ook pdf, msword, excel, powerpoint, email, txt, logfiles, alles kan gearchiveerd worden .
eDocsNet versie 3
Pagina
6
En nog meer...
Als u een brief krijgt dan kunt u aan deze brief uw uitgaande correspondentie koppelen. Nu is het mogelijk dat u daarop wederom correspondentie ontvangt. Als u deze in een andere map plaatst, dan kunt u deze mappen aan elkaar binden via een referentienummer. e U vraagt enkel een bepaald referentienummer op en ziet de hele documentstroom: de 1 binnenkomende brief, met e daaraan Uw reactie, de reactie daarop (de 2 binnenkomende brief) met daarop Uw reactie etc.
Hoe nu verder?
Het programma biedt nog veel meer mogelijkheden, die gaande weg duidelijk zullen worden. Deze handleiding zal u aan de hand nemen om u stap voor stap uit te leggen hoe een werkend archiefsysteem opgebouwd dient te worden. Neem even de tijd om de basis goed neer te zetten en de tijdsinvestering zal zeker haar vruchten afwerpen. Bij de aanvang van een digitaal archief is veelal de vraag: “Waar ben ik aan begonnen? Alles scannen kost tijd”. Maar als het archief bijv. 10.000 documenten bevat en u kunt een bepaald document met alle gekoppelde correspondentie binnen enkele seconden raadplegen, dan is alle tijdsinvestering onmiddellijk gerechtvaardigd. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om uw archief door eDocs in te laten scannen. eDocs BV kan u adviseren indien u hierin geïnteresseerd bent. Vergeet ook niet dat het opzetten van een archief altijd veel meer werk is dan het onderhouden daarvan. Bij de aanvang zult u de documenten die voor u van belang zijn, in willen voeren. Dit zal vrij tijdrovend zijn. Maar als het archief eenmaal actueel is, is het onderhoud enkel nog het toevoegen van die correspondentie die u die dag binnenkrijgt.
eDocsNet versie 3
Pagina
7
Eerst even wat uitleg over deze handleiding
Waar u de onderdelen van het programma kunt vinden wordt steeds bovenaan een onderwerp als volgt weergegeven :
Menu :
onder: ‘Hulpmiddelen ‘Instellingen…’ ‘Scanner’ ‘Scanner selectie’
.
Als er iets is wat speciaal uw aandacht vergt dan wordt dit als volgt aangegeven
eDocsNet versie 3
Pagina
8
en nu begint het ...
Om een idee te krijgen over de werking van eDocs, kunt u het beste denken aan een ouderwets papieren archief.
Bij een archief moet u denken aan een verzameling gerubriceerde documenten. Edocs kan een onbeperkt aantal archieven aan.
Om documenten terug te kunnen vinden dienen de documenten gerubriceerd te worden; een gemeenschappelijke eigenschap van de documenten die ze bij elkaar plaatst. Bijv : garantiepapieren – lab-uitslagen - contracten
Binnen deze rubrieken dienen documenten in mappen geplaatst te worden. Voorbeelden van zo‟n map is “garantiepapieren 2007” “garantie computer”
eDocsNet versie 3
Pagina
9
Stappenplan
Alvorens we documenten gaan archiveren moet een tweetal zaken worden vastgelegd. Het gaat hier om de toewijzingen en rubrieken. De invulling van deze onderdelen hangt af van hoe u eDocs wilt gaan gebruiken. Rubrieken Alle documenten die u in het systeem invoert worden in een map geplaatst. Deze map wordt in een bepaalde rubriek geplaatst. Rubrieken zijn groepen waar u mappen wilt onderbrengen, vergelijkbaar met tabbladen uit een ordner. U kunt rubrieken omschrijven als zaken waarover u dingen wilt gaan vastleggen in eDocs. De rubriekenstructuur komt overeen met een directory-structuur van mappen en sub-mappen.
eDocsNet versie 3
Pagina
10
Laten we een beeld vormen
.
Stel u runt een bouwmarkt. U verkoopt onder andere schroefjes, boutjes, moertjes - voor dit doeleinde heeft u 3 kasten - voor elk type onderdeel 1. Deze kasten hebben allemaal lades die u sorteert per maat. u heeft een lade m4, m5, m6
Als we een schema zouden opzetten dan ziet die er als volgt uit :
eDocsNet versie 3
Pagina
11
Nou heeft elke lade een aantal vakjes per materiaal soort - ijzer, aluminium en koper. Als we nu een schema zouden opstellen van uw inrichting van de kasten dan zou deze er als volgt uit zien :
eDocsNet versie 3
Pagina
12
Gefeliciteerd ! als u dit schema begrijpt – dan begrijpt u hoe eDocs werkt met rubrieken – de schema‟s die u hier zag – komen regelrecht uit eDocs. Maar wellicht vraagt u zich af of dit niet makkelijker kan – We zouden ook 3 kasten kunnen maken per materiaal - en dan per kast laden gesorteerd per onderdeel en per onderdeel de grootte. Dan krijgt u dit ( het schema is wat ingekort )
eDocsNet versie 3
Pagina
13
Of u zou er voor kunnen kiezen om uw kasten per materiaal te sorteren, dan per maat – en dan per onderdeel type – dan krijgt u dit ( weer alleen het eerste stuk )
De vraag welke van de 3 opties u kiest is van groot belang, en wordt bepaald door uw eigen denkwijze en werkwijze. Als u iemand aan de balie krijgt die u om een ijzeren schroef m4 vraagt – hoe denk u dan – hoe wilt u zoeken ? Gaat u bij ijzer zoeken naar schroeven in een bepaalde maat – of gaat u bij de schroeven zoeken naar ijzeren in een bepaalde maat – U begrijpt het al. Dit denk proces welke geleid moet worden door de vraag : hoe werk ik fijn – hoe werk ik nu in de praktijk – bepaalt de inrichting van uw rubrieken structuur. Neem er de tijd voor – het zal de efficiëntie van uw archief en de mate waarin u iets snel terug kunt vinden sterk bepalen.
eDocsNet versie 3
Pagina
14
Als de inrichting van uw archief aansluit bij uw werkwijze – dan zullen een aantal klikken u snel bij de documenten brengen die u zoekt. Als u een inkooporder zoekt van de koperen m6 bouten om te zien wat u er de vorige keer voor betaald heeft – bepaald de inrichting hoe snel u deze vindt. Laten we nu gaan kijken hoe u rubrieken kunt aanmaken binnen eDocs :
eDocsNet versie 3
Pagina
15
Bestand
Rubrieken
.
Allereerst dient u in de rubriekenstructuur aan te geven op welke postie de nieuwe rubriek aangemaakt dient te worden. Selecteer de positie – typ vervolgens de omschrijving van de nieuw aan te maken rubriek in . Vervolgens kunt u waarders invullen voor „map naam voorstel‟, „map referentie voorstel‟ en „documentnaam voorstel‟ . Wanneer u een nieuwe map aanmaakt zal eDocs alvast de naam van de map invullen, en de referentie aan de hand van de hier ingevulde waardes. Wanneer u een document direct in een map scant – dan zal edocs ook dan alvast een document naam invullen. U kunt een tekst invoeren en evt. aanvullen met de variabelen zoals onder het veld aangegeven. Een voorbeeld is: %jjjj/%mm/%dd Resultaat is dan dat als naamsvoorstel 2009/09/01
(als de huidige dag 1 september 2009 is).
De gebruiker kan overigens het naamvoorstel gewoon muteren indien gewenst. Als mapnaamvoorstel en map referentievoorstel wordt veelal aanbevolen om %jjjj te gebruiken. Hiermee krijgt elke map als naam en referentie het huidige jaar.
eDocsNet versie 3
Pagina
16
De beschikbare variabelen zijn :
Veld
Omschrijving
voorbeeld
%jj
Jaar in 2 cijfers
10
%jjjj
Jaar in 4 cijfers
2010
%mm
Maand nummer
08
%dd
Dag nummer
23
%tijd
Tijd
12:23
Als de gegevens zijn ingevoerd, klik op de knop „toevoegen‟ Met de knoppen „Kopiëren‟ en „Plakken‟ kunt u een bestaande –deel- boomstructuur herhalen onder een andere tak.
Muteren of verwijderen rubrieken:
Selecteer eerst de rubriek die u wenst te muteren/verwijderen door er op te dubbel-klikken. Vervolgens kunt u de velden aanpassen en op de knop „Muteren‟ of „Verwijderen‟ klikken om de mutatie aan te brengen of de rubriek te verwijderen.
N.B.: Alleen groene rubrieken kunnen verwijderd worden omdat deze geen mappen gekoppeld hebben met mogelijke documenten en/of bijlagen.
eDocsNet versie 3
Pagina
17
Verplaatsen rubrieken:
Stel de volgende indeling:
Als u de rubriek „dienstverband aandoeningen„ wilt verplaatsen onder „pago‟ , ga dan als volgt te werk: Klik met de muis (linker muisknop) op „dienstverband aandoeningen„ en houd de muisknop ingedrukt.
Sleep de omschrijving naar de nieuwe locatie en laat de muisknop los. De structuur zal zich automatisch aanpassen.
Alle aanwezige documenten verhuizen netjes mee.
eDocsNet versie 3
Pagina
18
Het resultaat :
Indien u een rubriek wenst te verplaatsen naar een locatie die niet direct zichtbaar is dan kunt u tijdens het verslepen de rubrieken laten scrollen door de muis buiten het vlak te trekken:
Trek de muis hier naar toe om omhoog te scrollen
Trek de muis hier naar toe om omlaag te scrollen
De afstand die de muis heeft ten opzichte van de boom bepaalt de snelheid waar mee gescrolled wordt. Een verplaatsingsactie kan afgebroken worden door met de muis nog steeds ingedrukt, een willekeurige toets op het toetsenbord te typen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal andere rubrieken bevatten
.
eDocsNet versie 3
Pagina
19
Voorbeelden van Rubrieken
Voor gewoon privé gebruik:
eDocsNet versie 3
Pagina
20
Toewijzingen
Bestand
T oewi j zi ng
.
Elke map kan ook nog gekoppeld worden aan een bepaalde persoon, afdeling, organisatie etc. Dit zijn de zogeheten toewijzingen. Toewijzingen kunnen worden gebruikt om selecties te maken op mappen met documenten. De met een rode streep gemarkeerde toewijzingen zijn al gebruikt om een map toe te wijzen. Deze zijn dan ook niet te verwijderen zolang ze in gebruik zijn. Een blauw plus teken betekent dat de toewijzing nog niet gebruikt is om een map toe te wijzen. Zo‟n toewijzing kan dan ook nog verwijderd worden. De „Toevoegen‟, „Muteer‟ en „Verwijder‟ opties werken net zo als aangegeven bij de rubrieken. Ook in het mappen-scherm kunnen nog toewijzingen worden toegevoegd. We komen hier later op terug.
eDocsNet versie 3
Pagina
21
Voorbeelden van Toewijzingen
Voor een postregistratie systeem zal de toewijzing een persoon bevatten voor wie een bepaald poststuk bedoeld is, maar het kan voor een advocatenkantoor bijvoorbeeld een cliënt zijn, voor een makelaar een huis, voor een magazijn van een garage een autotype en zo zijn er een groot aantal toewijzingscategorieën te bedenken.
N.B. Houd er bij het inrichten van deze tabel rekening mee dat de toewijzing een selectie criterium vormt. Later kunnen alle documenten zichtbaar gemaakt worden van een bepaalde toewijzing en dus van een bepaalde klant, een bepaalde auto, een bepaalde persoon, een bepaald huis enz, enz.
eDocsNet versie 3
Pagina
22
Archiveren met eDocs
Een eerste kennismaking
Voordat we de werking van het programma gaan bekijken eerst even een overzicht wat u te zien krijgt wanneer het programma start:
eDocs kan in verschillende kleurschema‟s gezet worden. In de handleiding zullen we bovenstaand blauwe schema gebruiken maar er zijn nog 4 andere kleurenschema‟s beschikbaar :
eDocsNet versie 3
Pagina
23
Edocs3 kleuren : ( compatible met voorgaande edocs versies )
Kleurschema zwart :
eDocsNet versie 3
Pagina
24
Kleurschema grijs :
Licht blauw kleurschema :
eDocsNet versie 3
Pagina
25
W erken met het archief
Na het opstarten wordt de boomstructuur van de Rubrieken getoond zoals hiervoor beschreven.
Binnen een rubriek kunt u mappen aanmaken. Een map moet u zien als een ouderwetse hangmap in een ladenblok. Alles wat u wenst te archiveren komt in een map.
eDocsNet versie 3
Pagina
26
Hieronder ziet u eDocsHome met een ge-opende map en een geselecteerd document :
1
2
3
1. Documenten in de map – gesorteerd per type 2. Document functies. 3. Een pagina van het geselecteerde document.
We gaan eerst verder met het bespreken hoe je een map kunt aanmaken en onderhouden.
eDocsNet versie 3
Pagina
27
Mappen
Bestand
Map Aanmaken
.
Alle documenten moeten worden opgeslagen in mappen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal mappen bevatten
Klik op de knop „Map aanmaken‟ of kies in het menu „Bestand‟ „Map‟ „Aanmaken‟. Daarna verschijnt het volgende scherm:
1
2
3
4
9
5
6
eDocsNet versie 3
7
8
10
11
Pagina
28
de uitleg :
1-
Een „lading dekkende‟ omschrijving van de aan te maken documentmap.
2-
Datering document map.
3-
Optioneel een referentie nummer (hier kan later op gezocht worden).
4-
Overzicht van in het systeem aanwezige referentienummers.
5-
Maak een rubriek keuze.
6-
Vul eventueel een opmerking in. Hierop kunt u, via het filter, snel zoeken in het archief. Hoe meer criteria u hier opgeeft hoe makkelijker de map wordt teruggevonden. B.v. klantnaam, boekjaar, kenteken, etc.
7-
Hiermee kunt u een Rubriek toevoegen, wanneer dit wenselijk is: a.
kies eerst in de boomstructuur de locatie waar het nieuwe gegeven moet komen.
b.
vul de omschrijving in het veld voor de toevoegenknop.
c.
klik op toevoegen.
d.
het nieuwe gegeven is toegevoegd en meteen geselecteerd.
8-
Hier kunt u een toewijzing selecteren.
9-
Hiermee kunt u een toewijzing toevoegen (zie 7).
10-
Geeft aan of de map documenten of foto‟s (images) bevat.
11-
Geeft aan of een map beveiligd is of niet.
eDocsNet versie 3
Pagina
29
Een map kan alleen beveiligd worden indien de code voor het ontgrendelen van beveiligde documenten ingevuld is.
Boven in de menubalk bevindt zich de volgende knop :
Na het klikken op knop (ontgrendelen) verschijnt het ontgrendelingsscherm.
De initiële ontgrendelingssleutel is kode Het menu „Hulpmiddelen „Beveiliging…‟ „Sleutel beveiligde documenten Muteren‟ geeft een mutatie window waarin u de initiële code kunt muteren.
eDocsNet versie 3
Pagina
30
Na het aanmaken van de map valt het invoer scherm weg en staat in de documentmappen structuur de aangemaakte map geselecteerd:
U kunt de map openen door er op te dubbelklikken .
eDocsNet versie 3
Pagina
31
W at kan er allemaal in een map ?
Nou – eigenlijk alles – kijk maar eens naar de volgende map inhoud :
Gescande documenten
Pdf ( acrobat reader )
Msword documenten
Excel documenten
Text documenten
Powerpoint documenten
Overigen
eDocsNet versie 3
Pagina
32
Maar er is nog meer : Logfiles Edifact berichten Email ( msg en eml files ) Batchfiles Mht ( html ) En al het andere komt onder overigen
Wanneer u op een document klikt laat edocs het document rechts zien. Hierachter enige voorbeelden :
eDocsNet versie 3
Pagina
33
Een gescand document
eDocsNet versie 3
Pagina
34
Een pdf :
Voor het gebruik van pdf documenten dient u acrobat reader te installeren. Deze dient minimaal versie 8 te zijn . U kunt de laatste versie altijd downloaden op www.adobe.nl – maar op de installatiecd staat in de directory \installatie cd extra's edocs net\pdf ook een setup.
eDocsNet versie 3
Pagina
35
Een msword document :
Edocs ondersteunt het gebruik van microsoft office ( msword, excel en powerpoint ) vanaf office 2003. Het is dan echter van cruciaal belang dat u minimaal servicepack 3 geinstalleerd heeft. Wanneer u het info scherm van bijv msword bekijkt – dan dient u de vermelding sp3 te zien. Zonder deze sp3 werkt de intergratie niet juist en zal voor veel problemen zorgen.
Voor uw gemak bevindt zich op de installatie cd in de directory \installatie cd extra's edocs net\office-nl sp3 de nederlandse update.
eDocsNet versie 3
Pagina
36
Een excel document
eDocsNet versie 3
Pagina
37
Txt, Log, Bat en Edifact bestanden :
eDocsNet versie 3
Pagina
38
Powerpoint :
eDocsNet versie 3
Pagina
39
email
eDocsNet versie 3
Pagina
40
Overigen :
Wanneer eDocs een document of bestand gearchiveerd heeft welke niet direct herkend wordt – dan is eDocs niet in staat dit document in de viewer rechts zichtbaar te maken. eDocs zal dan uitzoeken met welk programma het geselecteerde document of bestand gemaakt is, en vervolgens dit programma starten en het document zichtbaar maken. eDocs ondersteund de volgende graphische formaten :
eDocsNet versie 3
Pagina
41
eDocsNet versie 3
Pagina
42
eDocsNet versie 3
Pagina
43
hoe krijgen we documenten in het archief ?
Er zijn 2 mogelijkheden om documenten te archiveren – wanneer het gaat om grafische documenten dan kunt u deze scannen . Hieronder volgt eerst een bespreking van de scanfunctionaliteit. Voor alle andere documenten, maar desgewenst ook voor aanwezige grafische documenten, kunt u deze importeren in eDocs. Dit kan via de aanwezige import module – maar u kunt zelfs documenten vanuit de verkenner gewoon naar een map toe slepen. U selecteert 1 of meerdere documenten, houdt de rechtermuisknop ingedrukt en sleept de documenten naar de geopende map. Wanneer u de muisknop los laat – zullen de documenten automatisch in eDocs geplaatst worden. Het gaat hier om een kopie – de orginele documenten blijven intact. De import module wordt nader toegelicht op pagina ....
eDocsNet versie 3
Pagina
44
Scannen
Met het scannen van documenten kunt u documenten plaatsen in een van te voren aangemaakte map. Selecteer vóór het scannen de map waarin u het document wilt plaatsen. Dit kan in de boomstructuur door de betreffende map aan te klikken. Als U de map dubbelklikt wordt de map meteen geopend en ziet u de inhoud van de map. Onder het tabblad Scan kunt u kiezen uit twee scan opties:
Start nieuwe scan. Deze optie gebruikt u als u normaal wilt scannen.
Dubbelzijdig scannen. Deze optie gebruikt u wanneer u dubbelzijdig wilt scannen, maar uw scanner dit niet ondersteunt. Wanneer het document gescand is, vraagt eDocs u om de stapel papier om te keren zodat ook de andere kant van de stapel wordt gescand.
Denk er aan dat als u een SCSI scanner heeft – dat deze aanmoet staan voordat u uw computer opstart - anders zal uw scanner niet herkend worden .
eDocsNet versie 3
Pagina
45
Start nieuwe scan
Hiermee wordt een menu window opgeroepen waarbij u details over het te scannen document kunt invoeren.
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Geef hier de naam van het document op. 2. Selecteer het papier formaat. 3. Dubbelzijdig scannen aan/uit. 4. Kies ‘Scan Auto’ als de scanner zelf het documentformaat moet bepalen. 5. OCR aan/uit. 6. Scan in zwart/wit, kleur of grijstinten. 7. Resolutie 8. Bepaal de resolutie/helderheid/contrast.
eDocsNet versie 3
Pagina
46
OCR
OCR (Optical Character Recognition) wordt gebruikt om op de inhoud van gescande documenten te kunnen zoeken. Indien OCR op een document wordt toegepast wordt een tekstbestand aangemaakt. Op de volledige inhoud van dit tekstbestand kan in eDocs worden gezocht. Het tekstbestand is gekoppeld aan het „originele‟ document. Let wel!! U kunt nooit blind varen op het resultaat van de OCR. Deze is zo goed als de combinatie van het originele document, de scanner en de instelling. Een fax zal een slecht resultaat opleveren.
Dubbelzijdig scannen.
Dubbelzijdig kan ingesteld worden indien de scanner over een duplex scansysteem beschikt. Dit houdt in dat beide zijden tegelijk kunnen worden gescand. Indien u een duplex scanner gebruikt, maar u weet dat het te scannen document alleen enkelzijdig is beschreven dan laat u dubbelzijdig scannen uit (standaard instelling) staan. Dit bespaart tijd tijdens het scannen. Bij dubbelzijdig scannen worden namelijk evt. blanco pagina‟s naderhand verwijderd. Deze extra taak vervalt indien u enkelzijdig scant.
Na het scannen ........
Na een scan ziet u het document rechts staan. Boven het document ziet u een mogelijkheid om te kiezen uit een aantal functiegroepen Functies Gereedschappen Annotaties Scannen OCR We gaan verder met het bekijken van deze funtiegroepen.
eDocsNet versie 3
Pagina
47
De 6 functiegroepen zien er als volgt uit :
Basis functies voor document manipulaties :
Functies voor document processing :
Functies voor het plaatsen van aantekeningen/notities op een gescand document :
Scan functionaliteit :
eDocsNet versie 3
Pagina
48
Functies voor optische karakter herkenning :
Hieronder zal edocs per functiegroep nader uitgelegd worden.
eDocsNet versie 3
Pagina
49
Functies
Met de hier beschreven „Functies‟ kunt u het document op het scherm bewerken.
1
1 2 3 4 5 6
2
3
4
5
6
copieert het document naar het clipboard plakt het document vanuit het clipboard in edocs aktiveer een vergroting roteer de huidige pagina linksom roteer de huidige pagina rechtsom opslaan huidige document
De roteer opties slaan de rotatie op binnen het document – een geroteerd document zal dus bij een volgende keer opvragen de laatst gekozen rotatie weergeven.
eDocsNet versie 3
Pagina
50
Gereedschappen
1
2
3
4
5
1
Met de + en de – knop kunt u op het document in of uitzoomen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.
2
met de + en de – knop kunt u de contrast van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.
3
met de + en de – knop kunt u de helderheid van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie.
4
met deze functie kunt u effecten toepassen op foto‟s – de effecten staan hieronder beschreven.
5
Leg de wijzigingen in contrast en helderheid defintief vast.
eDocsNet versie 3
Pagina
51
Effecten Wanneer bij de map gegevens aangegeven staat dat de map foto‟s bevat, zal eDocs de effecten beschikbaar stellen. Als u de effecten activeert kunt u uit nevenstaand popup menu kiezen :
Bij de mogelijkheden die boven de streep staan zal edocs een dergelijk scherm tonen :
Het niveau van het filter
Een voorbeeld van het filter
Preview : laat het filter zien op het document binnen eDocs Afbreken : breek het filter af en stop de effect functie. Ok : Pas het filter toe op het document en stop de effect functie.
eDocsNet versie 3
Pagina
52
Enkele voorbeelden van effecten :
Embross : Tekent de lijnen binnen een foto
Circel : geeft een circelvomige focus op het midden van het document door de contrast en helderheid van het omliggende gebied te verlagen.
Blur : geeft een soort bewegingseffect op het document
eDocsNet versie 3
Pagina
53
Scannen:
Met deze functionaliteit kunt u documenten scannen in uw archief.
1
1-
2
Scannen documenten.
Allereerst dient U een map te selecteren waar u het document wat u gaat scannen wenst op te slaan. Wanneer u optie 1 aanklikt zal de scanfunctionaliteit gestart worden.
2-
Scannen van een stapel documenten met dubbelzijdige pagina’s.
Deze optie is voor scanners met slechts één lamp, dus enkelzijdig. Eerst worden de oneven pagina‟s automatisch gescand. Daarna vraagt het programma u om de stapel papier opnieuw en omgedraaid in de sheetfeeder te plaatsen en worden de even pagina‟s gescand. eDocs zet de documenten in de juiste volgorde in het archief en laat blanco achterkant pagina‟s weg.
Op pagina ... staat de scanfunctionaliteit verder uitgelegd.
Wanneer u dubbelzijdig scant – en uw pagina‟s zijn genummerd, dan zal de nummering niet synchroom lopen met de pagina nummers in eDocs, indien er lege achterkanten door eDocs uit het document verwijderd worden.
eDocsNet versie 3
Pagina
54
Annotaties:
Annotaties zijn digitale stempels die u aan een gescand document kunt toevoegen.
Zoals u wellicht nu een datumstempel, aantekening, arcering, postit papiertje en dergelijke op een papieren document zet, zo kunt u dat ook doen op het digitale document.
U kunt het document daarna zichtbaar maken mét of zonder deze zogenaamde annotaties. Hiermee bent u in staat om notities en dergelijke aan het document toe te voegen die iedereen die dit document kan en mag benaderen via eDocs dan ook ziet.
Enkele voorbeelden van annotaties :
Datum stempel
Gevuld vlak
Makeer stift
Pin tekst
Memo papiertje
eDocsNet versie 3
Pagina
55
Na het plaatsen van de annotaties klikt u op „Opslaan‟ om de annotaties vast te leggen op het document. Met de knoppen „Aan‟ en „Uit‟ kunt u een reeds opgeslagen annotaties zichtbaar maken of verstoppen. Als u „Uit‟ aanklikt en daarna „Opslaan‟, worden alle annotaties van deze pagina verwijderd. Dit geldt ook indien u de „Verwijder‟ toets aanklikt. Afzonderlijke annotaties kunt u verwijderen door een annotatie te selecteren en dan met de rechtermuisknop in het popup menu voor „delete‟ te kiezen. Hierna de wijzigingen opslaan. In dit zelfde zogenaamde „context menu‟ komt u ook opties tegen voor het wijzigen van instellingen van de gekozen annotatie. Deze verschillen per type – u moet denken aan achtergrond en tekst kleur bij teksten of alleen kleur bij bijv markeringen en dergelijke
eDocsNet versie 3
Pagina
56
Beschikbare annotaties:
1
selectiepijl voor het selecteren van de andere annotaties
2
een hol vierkant
3
een lijn
4
een memo (post-it)
5
een vrij formaat lijn
6
een holle cirkel/ovaal
7
een raster
8
een gevulde polygon
9
een gevuld vlak
10
een vergrendeld vlak
11
een hoek metingstool
12
een gevuld vierkant
13
een markeerstift
14
een tekstvlak
15
een stempel
16
een aanwijspijl
17
een gevulde cirkel/ovaal
18
een hol gesloten polygoon
19
een hol open polygoon
20
de pin
21
een meetlat
22
een rtf tekst vlak
eDocsNet versie 3
Pagina
57
eDocsNet versie 3
Pagina
58
dubbelzijdig scannen
Soms zijn documenten dubbelzijdig bedrukt.Bij de programma instellingen kunt u het type scanner opgeven.Wanneer u een scanner heeft die voor en achterkant tegelijk kan scannen dan kunt u daar kiezen voor de zogenaamde duplex scanner – scanners die maar 1 lamp hebben en dus 1 kant van het document kunnen scannen, heten simplex scanners. Wanneer u een duplex scanner heeft en dit aangegeven heeft binnen eDocs, dan ziet u in het scanscherm een extra optie waarmee u kunt kiezen voor enkelzijdig of dubbelzijdig scannen.
Tijdens het dubbelzijdige scannen worden lege achterkanten overgeslagen. Hierdoor is het dus mogelijk dat een document een oneven aantal pagina‟s krijgt !
Indien uw scanner enkelzijdig scant – dan kunt u met deze optie toch dubbelzijdig scannen. Allereerst scant u alle voorkanten – dan vraagt eDocs u om de stapel om te keren, en scant het programma de achterkanten. Edocs zal de 2 series samenvoegen tot 1 document.
“omkeerscherm”
eDocsNet versie 3
Pagina
59
inzien
Wanneer u dubbelklikt op een grafisch document met meerdere pagina‟s krijgt u de pagina‟s te zien :
Als u klikt op een pagina krijgt u deze te zien.
eDocsNet versie 3
Pagina
60
OCR
OCR wordt gebruikt om de teksten van de gescande documenten „leesbaar‟ te maken voor eDocs. Een gescand document is eigenlijk een foto van de pagina. Op de inhoud daarvan kan niet worden gezocht. U kunt in eDocs aangeven dat u tijdens het scannen, of plaatsen vanuit de werkvoorraad, ook OCR wilt laten uitvoeren op het betreffende document (zie: scannen). OCR „leest‟ de pagina‟s en probeert zoveel mogelijk de tekst te herkennen.
Als u voor de ocr functies kiest krijgt u de volgende mogelijkheden te zien :
Met deze buttons kunt u de handmatig de OCR uitvoeren. De button ´Pagina´ voert de OCR uit van de ene pagina die op dat moment in beeld is. De button ´Document´ voert de OCR voor het volledige document uit. Op de documenten in de werkvoorraad wordt echter pas OCR uitgevoerd, wanneer u ze plaatst in de map waar deze definitief thuis horen.
Indien u documenten in een Fotomap scant is OCR uitgeschakeld. U kunt deze wel handmatig aan zetten. Door het aanmaken van een lege OCR van een foto (er staat immers geen tekst op) kunt u naderhand zoekcriteria invullen op het OCR resultaat waaronder u deze betreffende foto wilt vinden. Hiermee kunt u zelfs foto‟s indexeren. Bijvoorbeeld: Vakantie egypte 2008. Indien u een van deze kreten dan in het zoekfilter invult komt de betreffende foto naar boven.
eDocsNet versie 3
Pagina
61
Het is ook mogelijk om een gedeelte van het document om ze zetten in tekst. Selecteer de tekst die u wilt „lezen‟ met de muis. Op het moment dat u de selectie gemaakt heeft krijgt u het ocr clipboard te zien :
1
2
3
4
5
in het tekstblok nummer 1 staat de teksversie van de tekst die u net geselecteerd heeft. Mocht daar een letter niet goed herkent zijn dan kunt u die terplekke aanpassen. Wanneer u op de de „toevoegen‟ knop klikt ( nummer 2 ) dan wordt deze tekst toegevoegd aan de samengestelde tekst ( tekstblok nummer 3 ), U kunt meerdere stukken tekst in een document selecteren en deze steeds weer toevoegen aan de samengestelde tekst. Als u alle tekst die u wilt verzamelen geselecteerd heeft – dan kunt u deze met „clipboard‟ – knop nummer 5 – op het clipboard plaatsen – en dan vervolgens in elk ander software programma plakken. Met de opschoon knop kunt u de samengestelde tekst verwijderen.
eDocsNet versie 3
Pagina
62
De ocr wizard
Met de ocr wizard kunt u een selectie die u in uw documenten gemaakt heeft automatisch laten ocr-en. Allereerst dient u de documenten die u wilt onderwerpen aan de ocr toe te voegen aan de selectielijst. (zie bldz ,,,, )
Het scherm geeft u de optie om reeds aanwezige ocr resultaten te vervangen of om deze in takt te laten. De OCR engine heeft een maximum capaciteit van ca 8000 documenten – dit varieert enigszinds met de hoeveelheid geheigen in uw computer. Wanneer de ocr niet meer verder kan - dan detecteerd edocs dit en zal de ocr wizard stoppen. U dient dan edocs opnieuw te starten en kunt dan de ocr wizard opnieuw starten. Wanneer u dan de optie „vervang aanwezige documenten‟ – niet aanvinkt, dan zal de ocr uitzoeken waar deze gebleven was en de actie vanaf dat punt vervolgen. De kwaliteit van de OCR wordt bepaald door de kwaliteit van het originele document, de resolutie van de scan en de kwaliteit van de scanner.
Zwart wit documenten ( de zogenaamde 2 bits documenten ) hebben een merkbaar beter ocr resultaat.
eDocsNet versie 3
Pagina
63
Importeren van documenten Hulpmiddelen documenten importeren
Allereerst selecteert u de lokatie waar u de documenten wenst te plaatsen. Dat kan een map zijn of een bepaalde werkvoorraad. Als u de import module activeert, krijgt u bovenstaande scherm te zien.
eDocsNet versie 3
Pagina
64
Na het selecteren van een lokatie en binnen deze lokatie 1 of meerdere documenten, heeft u een aantal opties :
Overplaatsen of kopieren hiermee geeft u aan of u een kopie van de geselecteerde bestanden in het archief wilt opslaan, of dat u de documenten wilt overplaatsen in het archief – waarbij dus het orginele bestand verwijderd wordt.
Normale import of chronologische import Bij de chronologische import zoekt edocs uit op welke datum het betreffende document gemaakt is. Bij het importeren wordt het document opgenomen in edocs met de orginele naam – voorafgegaan door deze datum. Op deze manier staan de documenten dus op chronologische volgorde in een map- wat een historisch overzicht van een dossier kan geven.
eDocsNet versie 3
Pagina
65
Exporteren
Voordat u documenten kunt exporteren dient u deze in een selectielijst te plaatsen.
Ook kunt u een map selecteren en met contextmenu deze aan de selectie toevoegen – Het contextmenu krijgt u te zien wanneer u met de rechtermuisknop op een map klikt.
U herkent de mappen die geselecteerd zijn voor de export door een klein rood vierkantje :
eDocsNet versie 3
Pagina
66
Wanneer u nu de export module opstart krijgt u het volgende scherm :
1
2
3
4
Allereerst dient u bij optie 1 aan te geven wat voor type export u wenst. Omdat deze keuze bepalend is voor de selectielijst – is het noodzakelijk dat u deze keuze het eerste maakt.
eDocsNet versie 3
Pagina
67
Er zijn 3 soorten export mogelijk : 1-
eDocs Er wordt een nieuw archief aangemaakt welke geschikt is om als standalone archief in edocs gebruikt te worden
2-
Generiek Alle documenten worden in 1 map geplaatst
3-
Gestructureerd Alle documenten worden geplaatst in een folder met een omschrijving die gelijk is aan de omschrijving van de map waarbinnen het document binnen eDocs gearchiveerd was.
Bij de opties (2) heeft u de mogelijkheid om de export nog enigszins te sturen : 1-
Bestandsnaam uitbreiden met toewijzingsid Elk documentnaam wordt voorraf gegaan door de toewijzingsid. Dit kan bijv het microhis patientnummer zijn
2-
Graphische documenten exporteren als pdf Elk document wat graphisch is ( bijv elk gescand document ) – wordt geconverteerd naar pdf, waarmee het op elke computer waar acrobat reader geinstalleerd is ( gratis ) – gelezen kan worden.
3-
Orgineel verwijderen uit eDocs Elk document wordt na export verwijderd uit eDocs – zo kunt u uw archief opschonen door bijvoorbeeld alle documenten van 5 jaar geleden te selecteren – deze middels deze optie te exporteren om elders te bewaren ( bijv op een dvd ) en daarmee meteen uw archief te optimaliseren.
4-
Exporteren in orgineel eDocs formaat. Deze optie is het tegenovergestelde van optie 2. Elk document wordt in het orginele eDocs formaat ge-exporteerd waarmee het alleen geschikt is om later, of in een ander eDocs archief – weer geimporteerd te worden.
eDocsNet versie 3
Pagina
68
Op lokatie 3 geeft u aan waar u de export wilt plaatsen. In lokatie 4 zit u een lijst met daarin alle mappen die u geselecteerd heeft in uw selectielijst. Als u een regel openklikt ziet u de documenten die in deze map aanwezig zijn. Door in het vierkantje te klikken kunt u een selectie maken welke documenten u daadwerkelijk wenst te exporteren. Wanneer u uw selectie gemaakt heeft kunt u beslissen of u de documenten wenst te exporteren of wenst te printen.
eDocsNet versie 3
Pagina
69
Emailen
Er zijn 2 mogelijkheden om te emailen. U kunt een bepaald document binnen edocs emailen – selecteer het document – En kies in het contextmenu ( rechtermuiknop ) – de optie emailen. U krijgt een scherm te zien waar u een email adres kunt invoeren, een onderwerp en een bericht.
Met de zoeken knop kunt u een selectie maken uit een interne lijst met email adressen die u zelf kunt aanleggen of eventueel importeren uit outlook.
eDocsNet versie 3
Pagina
70
e
In het 2 scherm kiest u wat u wenst te emailen. U ziet de pagina‟s van het geselecteerde document – u kunt hier een selecitie maken van de pagina‟s die u wenst te emailen. Wanneer u een pagina aanklikt – zal deze rechts afgebeeld worden. Als er bijlages zijn dan worden deze ook vermeldt – waaruit u tevens een selectie kunt maken. Mochten er in de map nog andere documenten zijn dan kunt u die eventueel ook mee-emailen.
bij deze methode is een document het uitgangspunt. De tweede methode voor het maken van een email is om dit via „externe documenten‟ te doen. Het eerste scherm waar u een email adres opgeeft, en een bericht maakt – is identiek.
eDocsNet versie 3
Pagina
71
Het tweede scherm is afwijkend :
U bent dus nog steeds instaat om elk gewenst document op te nemen in de email, alleen de bijlages bij de documenten zijn hiervan uitgesloten. Onderaan het scherm heeft u nog de mogelijkheid om aan te geven of u eventueel aanwezige annotaties op grafische document wenst mee te mailen – en of u grafische documenten wenst te converteren naar pdf of niet. Op het eerste scherm heeft u nog de toegang tot een module om te zoeken naar email adressen :
eDocsNet versie 3
Pagina
72
U kunt hier zelf email adressen toevoegen, muteren en verwijderen. Tevens is het mogelijk om emailadressen te importeren uit outlook. Deze functie leest de email adressen uit de contactlijst van outlook, maar leest ook alle verzonden en ontvangen emails om daaruit de emailadressen op te halen.
eDocsNet versie 3
Pagina
73
Filters
Hoewel de boomstructuur die u aanlegt binnen eDocs met rubrieken en mappen u al een hoge mate van het logisch indelen van documenten biedt – kan het voorkomen dat u binnen uw gegevens een filtering wilt aanbrengen. Mogelijke vraagstellingen zijn : “geen me alles van 2008” of “alle documenten die gaan over telefoonrekeningen”. Om hierin te voorzien kent eDocs de zogenaamde filters
Wanneer u deze filters activeert krijgt u het volgende scherm te zien :
De filtergegevens die u hier opgeeft hebben te maken met de methadata van de mappen.
eDocsNet versie 3
Pagina
74
e
er is een 2 tabblad aanwezig :
op dit tabblad geeft u zoek criteria in die document regelateerd zijn. de 2 pagina‟s samen geven geavanceerde mogelijkheden om in uw archief op zoek te gaan naar die specifieke documenten die u zoekt.
eDocsNet versie 3
Pagina
75
Filterselectie : Mappen
1
2
3
4
Wanneer u een map aan maakt geeft u bepaalde gegevens op om deze map karakteristieken te geven en te onderscheiden van andere mappen. U kunt o.a. een referentie ingeven en zoekgegevens. Die zoekgegevens kunnen alles zijn wat u maar wilt. Bij veld 1 ziet u alle referenties die vermeldt staan bij mappen. – u kunt hier een selectie maken wanneer u op een bepaalde referentie wenst te zoeken. Bij de velden 2 en 3 kunt u twee zoekwaardes invullen. U kunt zoeken in de zoekgegevens ( maximaal 2 woorden dus ) – 1 mag ook, maar hier kunt u ook zoeken In de referenties – Dat is zo gedaan omdat sommige eDocs gebruikers maar enkele referenties hebben ( bijv 2008, 2009 ) – en andere hebben duizenden referenties en dat maakt het opzoeken bij 1 weer lastig. Er is echter nog een mechanisme hier ingebouwd : u kunt zoeken op een rubriek map pad.
eDocsNet versie 3
Pagina
76
Zoeken op een rubriek map pad
Kijkt u eens naar de volgende rubriek strucuur :
1
2
3
Als je kijkt naar de lokaties 1,2 en 3 en de postie waar ze zich bevinden dan kun je als volgt omschrijven 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009
eDocsNet versie 3
Pagina
77
Dit ziet u terug bij het aanmaken van een map – Stel je voor je maakt de volgende selectie in de rubriekenstructuur :
Onder in het scherm wordt dan een rubriek path vermeld :
Met de filters is het mogelijk om op elk woord te zoeken binnen dit path We hadden de volgende voorbeelden : 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009
Als we zoeken op 2009 krijgen we alle mappen te zien uit 1,2 en 3 immer s : 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009 Als we zoeken op teruggaaf – alleen 1 en 2. 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009 Als we zoeken op belasting alleen 2 en 3. 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009
eDocsNet versie 3
Pagina
78
Documenten
1
2
Bij onderdeel 1 kunt u de naam opgeven van het document welke u zoekt. Dit kan zowel voor het hoofddocument als voor de gekoppelde bijlages. Bij onderdeel 2 kunt u zoeken binnen de inhoud van documenten. U kiest eerst binnen welk soort document u wenst te zoeken – en vervolgens kunt u maximaal 2 zoekwoorden invoeren. U kunt kiezen uit het zoeken op woord1 en woord2 of op woord 1 of woord2 of op woord1 en niet op woord2.
Op het moment dat u op Ok klikt – zal eDocs alle documenten laten zien die voldoen aan de som van al uw gedane selectiecriteria.
Let wel : zoeken binnen documenten kost altijd meer tijd – zeker als u besluit om in uw totale archief te zoeken.
eDocsNet versie 3
Pagina
79
Afwijkingen in het filter
Wanneer u uw kode heeft ingevoerd om beveiligde mappen in te kunnen zien – dan zal het filter ook een extra optie geven : Op het mappen tabblad kunt u voor de volgende opties kiezen :
Wanneer uw archief niet een branch specifiek archief is – dan zal het map scherm u de mogelijkheid geven om ook te zoeken op een bepaalde toewijzing :
eDocsNet versie 3
Pagina
80
Het link document gedraagt zich exact zo als het orgineel. U kunt het inzien, bewerken, afdrukken, emailen enz enz. Het neemt echter geen ruimte in beslag op de harddisk/server. U kunt zoveel links plaatsen als u wenst. Een wijziging in het orgineel zal zichtbaar zijn binnen alle links, en een wijziging in 1 van de links, zal ook zichtbaar zijn in de andere links en de master. Het enige verschil tussen het orgineel en de linkdocumenten zijn de bijlages. Elk document kan zijn eigen bijlages hebben.
Let wel : als de master gedelete wordt – verdwijnen alle links automatisch mee !
eDocsNet versie 3
Pagina
81
Installatie eDocs
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u eDocs installeert op uw netwerk.
Hardware benodigdheden
Er is minimaal een pc met een scherm resolutie van 1024 x 768 met meer dan 256 kleuren nodig. Windows Me, NT vanaf versie 4 SP 5, Windows 2000 / 2003, Windows XP en Windows Vista behoren tot de mogelijke werkomgevingen. Als serveromgeving wordt Windows Server 2003 aanbevolen. Soms wordt de server ook gebruikt als workstation – de enige restrictive die hierbij geld is dat de OCR niet op de server gebruikt kan worden.
Installatie Het installatieprogramma op de cd, installeert naast het programma alle onderdelen die nodig zijn om juist te kunnen werken. Hieronder vallen de C++ runtime, OLEDB, de access ODBC, allemaal afhankelijk van het gekozen platform. Op de cd bevindt zich een setup programma. Wanneer u hier op dubbelklikt wordt automatisch eDocsHome geinstalleerd.
eDocsNet versie 3
Pagina
82
EDocsHome
Hoewel U waarschijnlijk zo snel mogelijk aan de slag wilt – en wilt zien wat eDocs allemaal voor U kan betekenen – is het toch van groot belang dat eDocs eerst aangepast wordt aan uw situatie.
de volgende scanner instellingen moeten gebeuren : Installatie scanner Installeer de scannersoftware en meldt de scanner aan in eDocs. Instellingen scannertype Vertel eDocs wat de mogelijkheden zijn van de scanner. Kwalliteit/compressie van de documenten Vind een balans tussen de grootte en de kwalliteit van een document. Herkenning lege pagina’s Leer eDocs te herkennen wanneer een document leeg is en wanneer er sprake is van achtergrondruis. Herkenning pagina formaat Stel de gevoeligheid in voor het automatisch herkennen van document groottes. Tunen scanner instellingen Experimenteer met mogelijke scannerinstellingen.
eDocsNet versie 3
Pagina
83
Installatie scanner
Menu :
onder: ‘Hulpmiddelen ‘Instellingen…’ ‘Scanner’ ‘Scanner selectie’
.
Allereest dient u de scanner te selecteren en eventueel te installeren. Voor de installatie van uw scanner verwijzen wij u naar de documentatie die bij uw scanner geleverd is. U dient de scanner 1-malig aan te melden binnen edocs.
Selecteer de scanner die u wilt gaan gebruiken. Is er geen scanner aangesloten of is de bijbehorende software niet geïnstalleerd, dan kan men in dit scherm geen scanner selecteren. Installeer dan eerst de scanner software (de Twain source). Houdt er rekening mee dat sommige scanners meer dan 1 driver installeren.
Voor dubbelzijdig scannen dient u NIET de WIA driver te selecteren.
eDocsNet versie 3
Pagina
84
Instellen scannertype
Hulpmiddelen ‘Instellingen…’ ‘Scanner’ ‘Type scanner
Multi-pagina scanners zijn er in twee soorten. De meeste scanners scannen enkelzijdig (simplex), maar sommige scannen in één doorvoer zowel de voor- als de achterkant (duplex). Bij dubbelzijdige scanner kunt u aangeven of u de detectie van lege pagina‟s binnen eDocs wilt activeren of niet sommige scanners kunnen deze detectie ook voor u doen – en daarmee kan eDocs deze handeling overslaan, wat de verwerkingssnelheid ten goede komt.
eDocsNet versie 3
Pagina
85
De kwaliteit/compressie van de documenten.
Hulpmiddelen ‘Instellingen…’ ‘Scanner’ kwaliteit/compressie’
Kwaliteit instellingen zijn vooral belangrijk wanneer u veel gebruik maakt van OCR (Optical Character Recognition). Een kwaliteit van 100% is het mooist – geeft een maximaal OCR resultaat – maar levert ook aanzienlijk grotere documenten af. Voor foto‟s zult u ook bepaalde keuzes willen maken. OCR is hier niet van toepassing – maar een foto van een huis zal bij een compressie van 50 % perfect zijn – terwijl een MRI scan van een long alleen acceptabel zal zijn bij een kwaliteit van 100 %.
eDocsNet versie 3
Pagina
86
Herkenning lege pagina‟s
Hulpmiddelen Instellingen… Scanner Herkenning lege pagina’s
Bij dubbelzijdig scannen zal eDocs blanco pagina‟s uitfilteren. Omdat ook een blanco pagina ruis kent ( de structuur van het papier – wat stof o.i.d. ) moet eDocs uitvinden wat aangemerkt wordt als een lege pagina en wat niet.
Uitfilteren van blanco pagina‟s doet eDocs op basis van de ruisonderdrukking die u hier kunt regelen. Het programma vraagt U een lege pagina te scannen – detecteert vervolgens zelf de gevoeligheid van de scanner en maakt de nodige instellingen automatisch. Mocht na langdurig gebruik van de scanner de blanco pagina‟s steeds minder goed herkend worden – dan is het tijd om de lens van de scanner schoon te maken. Deze verzamelt stof – en zal op een bepaald moment zo vervuild zijn dat de scan zoveel ruis bevat – dat geen enkele pagina nog als blanco herkend zal worden.
eDocsNet versie 3
Pagina
87
Herkenning papierformaat:
Instellingen… Scanner ‘Herkenning papier formaa t
Bij het scannen van documenten kunt U er voor kiezen om eDocs zelf de grootte van het document te laten detecteren (Scan Auto) – erg handig bij afwijkende of variabele papierformaten. Met deze optie is de gevoeligheid van deze detectie in te stellen
eDocsNet versie 3
Pagina
88
Scanner instellingen tunen
Hulpmiddelen
Instellingen… Scanne’ Archiefinstellingen/Tunen scanner
.
Op het scherm kunt u verschillende instellingen maken en testen voor zwart/wit scannen (TIFF-binair) correctie zwartwit documenten Kleur scannen Kwaliteit in %
U kiest een instelling en doet een proefscan. U kunt vervolgens zien wat het resultaat is van de scan – en meteen hoe goed de ocr is met de gekozen instelling – en de grootte van het ontstane scandocument. U kunt de instellingen blijven aanpassen totdat de resultaten bevredigend zijn.
Met correctie z/w docs kunt u een correctiefilter afstellen waarmee eDocs zwart wit documenten door een soort rendering in kwalliteit verhoogd. Meestal zal een waarde van 52 een optimaal resultaat geven – lager worden de letters lichter en hoger ten donker.
Indien u tevreden bent met de instelling kunt u onderaan het scherm op OK klikken. De door u ingestelde waarden zijn dan standaard ingesteld voor uw scans.
eDocsNet versie 3
Pagina
89
Online update
Deze module vertelt u welke updates er van eDocs aanwezig zijn . De datum, het versienummer en een globale omschrijving van de aanpassingen. De procedure dient dus op elke computer en server uitgevoerd te worden.
Het update programma kijkt op de lokatie waar deze opgestart wordt naar de aanwezige onderdelen van eDocs. Al deze onderdelen worden geupdate. Update van de poller en de bulkscan zal dus alleen automatisch lukken als deze ook standaard op dezelfde lokatie geinstalleerd zijn waar eDocs zelf geinstalleerd is.
eDocsNet versie 3
Pagina
90
Verder hebben we een aantal hulpprogramma‟s ontwikkeld om eDocs heen:
-
eDocs Poller
Met eDocs Poller kunt u automatisch documenten importeren van een vaste locatie in een vooraf gedefinieerde postbak (werkvoorraad).
Denk hierbij aan documenten die gescand worden middels een centrale officemachine, die niet gekoppeld is aan een werkstation. Ook kunnen hiermee automatisch digitaal binnen gekomen faxen in een fax postbakje geplaatst worden binnen eDocs. De poller is zelfs instaat om automatisch documenten te plaatsen binnen een map – in het hoofdstuk over de poller meer daar over.
-
eDocs Bulk scan
Deze module is speciaal ontwikkeld voor het gebruik van eDocs in een ASP omgeving.
Hierbij staat de server waarop het archief staat niet bij de gebruiker zelf, maar ergens anders (wellicht op honderden kilometers afstand). Alle communicatie vindt dan plaats via beveiligde verbindingen. Wanneer nu direct over deze lijn grote hoeveelheden documenten zouden worden gescand, kan dat betekenen dat de gehele bandbreedte in beslag wordt genomen door het verplaatsen van de documenten van de gebruiker naar het archief (op afstand).
Als teveel bandbreedte gebruikt zou worden belemmert dat het normale gebruik van de verbinding.
De bulkscan scant de documenten lokaal en zorgt ervoor dat deze en voor een, met een tijdsinterval, worden overgebracht naar de server.
eDocsNet versie 3
Pagina
91
eDocsNet versie 3
Pagina
92
