Handleiding digitaal ondertekenen Versie 15.03
Bij uw bedrijf gaan één of meerdere flexkrachten van Actief Interim aan de slag. U heeft met Actief Interim het uurtarief en eventuele vergoedingen afgesproken. Actief Interim heeft u gevraagd de algemene leveringsvoorwaarden en/of de opdrachtbevestiging en andere documenten (digitaal) te tekenen voordat de flexkracht(en) zal/zullen gaan starten. U kunt de genoemde documenten dus digitaal tekenen voor akkoord. Via de email heeft u een verzoek ontvangen om één of meerdere documenten te ondertekenen.
Documenten digitaal ondertekenen - hoe werkt dat dan? Stap 1: U ontvangt een email, klik in de email op “…Klik hier….”
Stap 2: Document openen en doornemen
Als u de envelop geopend heeft, ziet u de te lezen documenten. U dient ieder document door te nemen. Zodra u de laatste pagina van een document op uw scherm heeft, dan kunt u links boven aan de pagina op de pijl drukken voor akkoord.
Stap 3: Goedkeuren en/of digitaal ondertekenen Als u alle documenten heeft doorgenomen, dan kan u alle documenten tegelijk voor akkoord “ondertekenen” of alle documenten “afwijzen”. Indien u voor ondertekenen kiest, dan zult u een SMS op uw mobiele telefoon ontvangen met de signing code van Actief Interim. Deze code dient u in te vullen in het scherm waarin u aan het werk bent. U heeft nu digitaal getekend voor akkoord. Hiervan ontvangt u een bevestiging. In deze bevestiging zit ook een koppeling naar uw digitale dossier op uw persoonlijke pagina bij Actief Interim waar u al uw getekende documenten kunt inzien. Stap 4: Digitaal dossier Al de door u digitaal getekende documenten worden in uw digitale dossier geplaatst voor minimaal 7 jaar. Stap 5: Klaar Alle administratieve handelingen zijn verricht, uw flexkracht mag starten!
Andere online mogelijkheden Uw digitale dossier is uiteraard 24 uur per dag voor u inzichtelijk. Mocht u nog geen gebruik maken van het digitaal verwerken van de gewerkte uren via Flexonline, op uw persoonlijke site heeft u ook de keuzetoets “Declaraties”. Uw flexkrachten vullen de gewerkte uren in en u kunt deze uren goedkeuren of afkeuren via de keuzetoets “Declaraties goedkeuren”. Daarnaast heeft u via de button “kandidaat” online inzage in “NAW gegevens” van de kandidaten die bij uw bedrijf werkzaam zijn.
Begrippenlijst Digitale ondertekening
Ondertekening van documenten via internet na intoetsen van code welke alleen bij ondertekenaars bekend is.
Documenten
Alle documenten waar een handtekening onder geplaatst moet worden.
Bemiddelen
Overeenkomst tussen kandidaat, eventueel klantrelatie en Actief Interim waarbij het ondertekenen van contracten noodzakelijk is.
Contracten
Een contract is een soort document, waarvan 2 typen: - contract tussen Actief Interim en kandidaat. - contract tussen Actief Interim en klantrelatie.
Papier (geen)
Doel van het nieuwe systeem is om documenten die nu op papier worden ondertekend te vervangen door digitale documenten.
Kandidaat / flexkracht
Eén van de partijen die een aantal documenten dient te tekenen voordat hij/zij mag gaan werken.
Dossier
Verzameling/lijst van documenten.
Applicatie
De software waar de nog niet ondertekende documenten staan die digitaal ondertekend moeten worden.
Print
Bij papieren dossiervoering worden een aantal documenten uitgeprint en voorzien van een handtekening met de pen.
Digitale handtekening Actief Interim
De formele gekwalificeerde digitale handtekening van Alexander Meijers, directeur Actief Interim, welke bekrachtigd is door Solipsis.
Digitale handtekening
De formele handtekening van kandidaat of klant, welke kandidaat of klant bekrachtigd wordt door SMS bevestiging.
Digitaal dossier kandidaat
Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle digitaal geaccordeerde documenten.
Digitaal dossier klant
Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle digitaal geaccordeerde documenten.
Papieren dossier
Dossier per kandidaat of per klant met daarin een aantal papieren documenten conform de checklist kandidaat of klant.
Code (signing code)
Code die de kandidaat of klant per SMS ontvangt nadat hij/zij voor akkoord heeft gedrukt op “ondertekenen” (in Flexonline bij “ondertekenen”)
Notificatie kandidaat
Bericht per email aan kandidaat dat er documenten klaar staan ter ondertekening.
Notificatie klant
Bericht per email aan klant dat er documenten klaar staan ter ondertekening.
Notificatie vestiging
Bericht per email aan vestiging – emailadres dat kandidaat of klantrelatie één of meerdere (bij naam genoemde) documenten heeft getekend voor akkoord.
