Handleiding Digitaal Loket ………………………………… Wat is het Digitaal Loket SAZAS? Het Digitaal Loket SAZAS vindt u op www.sazas.nl. Het Digitaal Loket bevat de gegevens van uw verzuimverzekering. Het is uw verzekeringsdossier. Zo kunt u snel en gemakkelijk al uw gegevens terugvinden. U kunt hier werknemers aan- of afmelden. U kunt hier het vast verzekerd loon doorgeven of de gegevens van uw werknemers muteren. Ook kunt u hier digitaal ziek- en herstelmeldingen aan ons doorgeven. Kortom, u kunt hier snel en gemakkelijk op uw moment de werknemersadministratie uitvoeren.
Inloggen en startscherm U gaat naar onze website www.sazas.nl. Op de homepage kunt u rechts bovenin direct naar het Digitaal Loket gaan. Klik op login en u komt in het inlogscherm.
Toets hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruikersnaam: nummer bedrijf (11 cijfers, beginnend met een 7 en eindigend op 0000. Tussen de cijfers staan geen punten.) Wachtwoord: Het wachtwoord heeft u per post ontvangen. Daarna drukt u op de toets ‘login’. Let op: Wij raden u aan om na de eerste keer inloggen het wachtwoord te wijzigen om misbruik door derden te voorkomen. Kies een wachtwoord dat u zelf goed kunt onthouden. U kiest een wachtwoord van minimaal 6 en maximaal 12 karakters (minimaal 2 cijfers en 4 letters) in willekeurige volgorde.
Wachtwoord vergeten? Stuur een email naar
[email protected] met daarin uw gebruikersnaam (nummer bedrijf) en de mededeling dat u uw wachtwoord vergeten bent. U krijgt dan een mail terug met daarin uw wachtwoord, waarna u kunt inloggen.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… Startscherm Als startscherm wordt altijd uw actuele werknemersoverzicht getoond.
Naast het actuele overzicht kunt u ook kiezen voor andere overzichten via de filter rechts in het midden van de pagina.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… U vindt de volgende zaken op het startscherm: Bedrijfsgegevens 1. Info Hier vindt u uw debiteurennummer en contactgegevens. 2. Contactpersoon Hier kunt u uw contactgegevens vastleggen. U dient hier ook het loonheffingennummer en het UWV-aansluitnummer te registreren. Indien het UWV-aansluitnummer niet bekend is, dient u 15 maal 0 in te voeren. (000000000000000). Wanneer u deze gegevens heeft vastgelegd door op de knop ‘Verzenden’ te drukken, kunt u deze gegevens terugvinden bij ‘Info’. (deze gegevens zijn voor uw eigen administratie). 3. Help Deze knop vindt u op elke pagina linksboven. Als u hierop klikt, krijgt u een extra pagina op uw scherm. Op deze pagina vindt u voor elk onderdeel extra informatie om u verder op weg te helpen tijdens het invullen van de gegevens. Nadat u de informatie hebt gelezen, sluit u deze pagina’s met de ‘x’ in de rechter bovenhoek. Er gaan geen gegevens verloren van uw andere pagina als u de Help-pagina(’s) sluit. 4. Werknemer toevoegen Wanneer u een (nieuwe) werknemer wilt verzekeren, vult u hier zijn gegevens in: Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder ‘Aanpassen werknemergegevens’. 5. Uitloggen of afsluiten U verlaat uw persoonlijke pagina’s door op de knop ‘Uitloggen’ te klikken. Op deze manier sluit u veilig uw invoer af en gaan er geen gegevens verloren. Zoeken werknemer via U kunt hier een werknemer opzoeken op naam of BSN (sofinummer) of op het door SAZAS toegekende personeelsnummer. Werknemers lijst 1. Wijzig Hier kunt u de werknemergegevens wijzigen. Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder ‘Aanpassen werknemergegevens’. 2. Naar verzuim Hier kunt u verzuimmeldingen bekijken en aanpassen. Een uitgebreidere beschrijving vindt u verderop in deze handleiding onder ‘Verzuimmeldingen’.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… Onderin de pagina 1. Wijzig wachtwoord Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. 2. Loonmutaties Hier kunt u loonmutaties doorgeven: Wanneer u meerdere loonmutaties met dezelfde ingangsdatum wilt invoeren, kunt u gebruik maken van de optie ‘Loonmutaties’. U komt nu op een tussenscherm, de ‘Startpagina Loonmutaties’. Hier kunt u een ingangsdatum invoeren vanaf welke dag de lonen van kracht zijn. U drukt nu op ‘Verder’. In het volgende scherm vindt u een overzicht van alle werknemers die volgens onze gegevens een arbeidsverhouding met u hebben. Per werknemer staat het meest recente vast verzekerd jaarloon ingevuld. In dit scherm kunt u een wijziging van het vast verzekerd jaarloon (per werknemer) opgeven. Het vast verzekerd jaarloon bestaat uit het bruto maandsalaris x 12 vermeerderd met de vaste toeslagen die gelden voor elke werknemer, zoals vakantietoeslag en eindejaars- en winstuitkeringen, ploegentoeslag, provisie en overwerk. Overwerk moet alleen worden meegeteld als het een structureel component van het jaarloon is. U dient op de knop ‘Opslaan’ te drukken om de wijziging voor de werknemer definitief te maken. Door op de knop ‘Printen’ te drukken, krijgt u een totaaloverzicht van de jaarloonmutaties op uw scherm te zien. U kunt dit overzicht afdrukken voor uw eigen administratie. Let op: Op basis van deze gegevens berekenen wij uw premiefacturen en uitkeringen, het is dus belangrijk dat u deze gegevens goed onderhoudt.
Aanpassen werknemergegevens 1. Nieuwe werknemers in dienst melden Vanuit de ‘Werknemerslijst’ kunt u kiezen voor ‘Werknemer toevoegen’. Met deze optie kunt u een nieuwe werknemer in dienst melden.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… U krijgt een nieuw scherm, ´werknemer stamgegevens´. Op deze pagina kunt u alle voor de verzekering benodigde gegevens invullen. De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. Halverwege de pagina dient u aan te geven of u een loondoorbetalingsverplichting heeft. Indien bij de werknemer sprake is van een WAO/WIA-verleden, of als er sprake is van een arbeidshandicap of WAJONG, kiest u hier voor ‘nee’. In deze gevallen verzorgt het UWV de uitkering op verzuimmeldingen. (Indien er sprake is van bovengenoemde gevallen, dient u tevens de UWVbeslissing naar ons toe te sturen.)
Onderaan de pagina dient u het vast verzekerd loon op te geven. Het vast verzekerd jaarloon bestaat uit het bruto maandsalaris x 12 vermeerderd met de vaste toeslagen die gelden voor elke werknemer, zoals vakantietoeslag en eindejaars- en winstuitkeringen, ploegentoeslag, provisie en overwerk. Overwerk moet alleen worden meegeteld als het een structureel component van het jaarloon is. Let op! Het ‘jaarloon’ (= vast verzekerd jaarloon) geeft u altijd op voor een heel jaar, ook al treedt uw werknemer gedurende het jaar in of uit dienst.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… Voorbeeld: Vaste verdiensten Uw werknemer ontvangt een salaris van 2.000,- bruto per maand. Het vast verzekerd loon is 12 x 2.000,- = 24.000,- (exclusief de vaste toeslagen) Dit bedrag hoeft u dus NIET aan te passen als uw werknemer na 6 maanden uit dienst treedt, want SAZAS zorgt namelijk automatisch voor een juiste omrekening (6/12 x 24.000,- = 12.000,-) Wisselende verdiensten Een werknemer met wisselende verdiensten werkt gedurende een periode van 3 maanden bij u. Hij heeft gewerkt tegen een totaal salaris van 1.800,-. U rekent nu zelf het vast verzekerd loon om: 1.800,- : 3 = gemiddeld 600,- per maand x 12 = vast verzekerd loon van 7.200,- voor deze werknemer. Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen. 2. Een werknemer aanmelden die eerder in dienst is geweest. Een werknemer die eerder in dienst is geweest kunt u eenvoudig aanmelden. U dient deze werknemer niet opnieuw toe te voegen, maar u dient het oude dienstverband te wijzigen. Door op het startscherm de filter aan te passen naar ‘beëindigde dienstverbanden’, krijgt u een overzicht van werknemers die de afgelopen 3 jaar uit dienst zijn gegaan.
Via de optie ‘wijzig’ naast de naam van de werknemer komt u in de ‘stamgegevens’ van de werknemer. In dit scherm kunt u de werknemer weer aanmelden: U dient het volgende aan te passen: 1) Datum uit dienst: verwijderen. 2) Reden uit dienst: verwijderen door te kiezen voor de onderste blanco optie. 3) Datum in dienst: nieuwe in dienst datum invullen. Let op, de Afdeling begindatum past u niet aan. 4) Nieuw vast verzekerd loon opgeven per nieuwe in dienst datum. Let op, indien u een werknemer wilt aanmelden die langer dan 3 jaar geleden uit dienst is getreden, ziet u de werknemer niet meer terug onder de beëindigde dienstverbanden. In dit geval kunt u het dienstverband niet aanpassen en dient u een mail met de gegevens te sturen naar
[email protected].
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… 3. Werknemergegevens wijzigen Wanneer u gegevens van uw werknemer wilt wijzigen, kan dat vanuit de ’Werknemerslijst’. Wanneer u op ‘wijzig’ klikt, komt u in het scherm ‘Werknemer stamgegevens’ en ‘Werknemer verzekeringsgegevens’. U kunt hier uw wijziging(en) doorvoeren, waarna u op de knop ‘Verzenden’ links onder klikt. De wijziging wordt alleen in de stamgegevens overgenomen als u deze heeft bevestigd via de knop ‘Verzenden’. 4. Werknemers uit dienst melden Om de werknemer uit dienst te melden, gaat u vanaf de ’Werknemerslijst’ naar ‘Wijzig’. U komt dan in het scherm ‘Werknemer stamgegevens’. Op deze pagina vult u de datum en reden uit dienst in. Let op: vul hier altijd een datum tot en met de laatste dag van het dienstverband in. Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen.
Verzuimmeldingen In het startscherm ziet u naast de naam van de werknemer de optie ‘verzuim’ staan. Als u op deze knop drukt komt u in het verzuimscherm terecht.
In dit scherm kunt u verzuimmeldingen bekijken, doorgeven en wijzigen.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… 1. Een nieuwe verzuimmelding doorgeven Door op de knop ‘nieuwe verzuimmelding’ te drukken, kunt u een nieuwe verzuimmelding doorgeven.
U komt in het volgende scherm:
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… U krijgt nu een aantal velden te zien waar u de gegevens kunt invullen. § Datum ziek e Hier vult u de 1 verzuimdag in. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 40 dagen in het verleden ligt. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar
[email protected]. § Beroepsziekte U zet het veld ’Beroepsziekte’ op ’Ja’ als de ziekmelding is veroorzaakt door het werk, denk hierbij aan: zoönosen, eczeem, RSI, ‘boerenlong’ of andere (agrarische) beroepsziekten. § Percentage ziek / AO Hier vult u het percentage in dat uw werknemer arbeidsongeschikt (= AO) is bij aanvang van het verzuim. Meestal is dit 100%. Het kan ook zo zijn dat iemand niet volledig arbeidsongeschikt is. U vult dan bijvoorbeeld 50 (%-teken niet toevoegen) in als iemand halve dagen arbeidsongeschikt is. § Ziekcode Hier geeft u de ziekcode op. Indien dit afwijkt van de gegeven opties, kiest u voor ‘Verzuim overig’. § Vangnet Het veld ‘Vangnet’ is een verplicht veld. U vult bij het veld ’Vangnet’ alleen iets anders dan ‘geen’ in als het verzuim niet onder de normale verzuimregeling valt en het gaat om verzuim met bijzondere aspecten (vastgesteld door de overheid). Voorbeelden hiervan zijn: zwangerschapsverlof, adoptieverlof of ziek ten gevolge van zwangerschap. § Actie U kunt hier kiezen voor ‘conform contract’ of ‘spoedcontrole’. Voor de inzet van een spoedcontrole dient u ook te bellen naar Achmea Vitale 071 568 90 10. § Aansprakelijkheid derden Indien een derde partij aansprakelijk is voor het verzuim, kiest u hier voor ‘ja’. § Datum verwacht herstel Indien u bij ‘herstel binnen 2 weken verwacht’ heeft gekozen voor ‘ja’, dient u de datum verwacht herstel in te vullen. § Contactpersoon Hier vult u de gegevens in van de contactpersoon die benaderd kan worden over de verzuimmelding. § Verpleegadres Indien dit adres afwijkt van het huisadres, dienen deze velden te worden ingevuld. Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… 2. Een herstelmelding doorgeven Let op: Klik NIET op ‘Wijzig’ als u een (gedeeltelijke) herstelmelding wilt doen! Maak altijd een nieuwe herstelmelding aan. - Volledig hersteld: Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop ’Naar hersteld’. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: § Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum van volledig herstel op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar
[email protected]. § Herstelcode U kiest hier voor ‘Wijziging % AO’. Vervolgens kiest u voor ‘Volledig hersteld’.
Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen. - Gedeeltelijk hersteld: Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop ’Naar hersteld’. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: § Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum van wijziging verzuim op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar
[email protected]. § Herstelcode U kiest hier voor ‘Wijziging % AO’. Vervolgens kiest u voor ‘Ingave percentage ziek’. In het veld ‘Nieuw percentage ziek/AO’ geeft u het nieuwe % op.
Handleiding Digitaal Loket ………………………………… Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen. 3. Een wijziging van het arbeidsongeschiktheidspercentage doorgeven Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop ’Naar hersteld’. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: § Datum wijziging verzuim U geeft hier de datum van wijziging verzuim op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar
[email protected]. § Herstelcode U kiest hier voor ‘Wijziging % AO’. - Indien werknemer gedeeltelijk arbeidsongeschiktheid blijft, kiest u voor ‘Ingave percentage ziek’ en geeft u in het veld ‘Nieuw percentage ziek/AO’ het nieuwe % op. - Indien werknemer volledig arbeidsongeschiktheid is, kiest u voor ‘Volledig ziek’. Na het invullen van alle gegevens moet u op de knop ‘verzenden’ drukken om de gegevens op te slaan. Na het opslaan krijgt u een pagina met de wijzigingen te zien. Deze pagina kunt u printen en vervolgens afsluiten door op ‘ok’ te drukken. Wij adviseren u de pagina altijd uit te printen. 4. Een werknemer ziek uit dienst melden Druk in het werknemersoverzicht achter de betreffende werknemer op de knop ’Naar hersteld’. U krijgt nu een aantal invulvelden te zien: § Datum hersteld/einde verzuim U geeft hier de datum uit dienst op. Let op, het is niet mogelijk een datum op te geven die meer dan 7 dagen in de toekomst ligt of meer dan 40 dagen in het verleden. In deze gevallen kunt u een mail sturen naar
[email protected]. § Herstelcode U kiest hier voor ‘ziek uit dienst’. Vervolgens kiest u voor ‘Volledig hersteld’. Let op, wanneer u een werknemer ziek uit dienst meldt, kiest u voor de optie ‘Volledig hersteld’.
Let op, na het verzenden van deze gegevens dient u de werknemer nog uit dienst te melden.