e
Verslag van de 41 bijeenkomst van de Raad van Toezicht van de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard, gehouden op 20 juni 2012 te Stolwijk. Aanwezig:
Afwezig m.k.:
de heer T.C. Segers (vice-voorzitter), mevrouw A.M. van Zoelen (secretaris), de heer H. van der Smit, de heer R. Cino, de heer M. de Bolster, de heer M. Houtzagers, de heer P. van Rees, de heer L.A.M. van Ewijk (directeur) en de heer Th.H.J. Alink (notulist). de heer G. Veldhuijzen (voorzitter)
1. Opening De heer Segers (vice-voorzitter) opent bij afwezigheid van de heer Veldhuijzen de vergadering en fungeert als voorzitter. De voorzitter geeft aan dat een vergadering was uitgeschreven. Vervolgens kwam het bericht dat de vergadering niet door zou gaan. De heer Van der Smit heeft een bijeenkomst verlangd. Hij heeft zich daarbij aangesloten. Ook andere leden van de Raad van Toezicht hebben dat gedaan. De voorzitter wil eerst inventariseren welke punten men wil bespreken bezijden de punten, die in de agenda zijn genoemd. De heer Houtzagers geeft als wens aan het vlottrekken van processen, het benoemen van knelpunten, het benoemen van schade en het veiligstellen van het werk van de stichting. Mevrouw Van Zoelen merkt op dat zij naar aanleiding van de brieven over het KPMG rapport een goede verstandhouding wil bevorderen. Eerder heeft zij ernstige kritiek op het rapport uitgeoefend. Daar is weinig mee gedaan. Daar ware nu wel op in te gaan. Naar aanleiding van de mail van de heer Van der Smit wil zij het vertrouwen herstellen. Het doorsturen van de brief is naar haar oordeel wel een taak van de directeur. De heer Cino is het er mee eens dat gevoelens worden uitgesproken. Hij ziet als taak van de Raad van Toezicht het belang van de stichting. Er zijn echter ook andere overwegingen, zoals het afnemen van overheidsfinanciën. Hij komt op voor hetgeen de stichting heeft bereikt, maar dient vanuit zijn positie ook naar de toekomst te kijken. De heer De Bolster merkt op dat de provincie Zuid-Holland staat voor het idee van KPMG. Het werk kan efficiënter en inzichtelijker. Hij ziet emoties los van zakelijkheid. De heer Van Rees staat voor de grondeigenaar. Er bestaat onduidelijkheid in de streek. Er zijn ook irritaties. De vraag wordt gesteld: wanneer kom ik aan de beurt? Kansen moeten eerder worden gepakt. Voor eind 2012 moet er naar de streek duidelijkheid worden gegeven. De heer Van der Smit merkt in aansluiting op zijn mail het volgende op dat hij boos was, met name op het administratiekantoor. Hij had verwacht dat er een interventie was gepleegd of anders, dat de directeur de brief van commentaar had voorzien. De keuze is of distantiëren van de brief of consequenties trekken. Hij meldt correspondentie tussen de stichting en de provincie te hebben gezien, waaruit blijkt dat de samenwerking moeizaam gaat. De directeur stelt voor naast het reeds besprokene ook de jaarstukken te behandelen en een datumafspraak te maken voor de volgende vergadering. Als eerste reactie merkt hij op dat de stichting een rechtspersoon is en dat dit een rol voor hem meebrengt. Met betrekking tot de brief merkt hij op dat de Raad van Toezicht recht heeft op alle informatie en zeker de brieven, die zijn gericht aan de Raad van Toezicht. De heer Alink zegt bezorgd te zijn om de taken van de stichting. Je moet actief in het gebied zijn om de taken te kunnen uitvoeren. De voorzitter gaat in op het punt van de heer Van der Smit: de emotie naar aanleiding van de brief van het administratiekantoor. Hij ziet de brief in een bredere context. Het verstrekken van informatie is akkoord maar een commentaar van de directeur was welkom geweest. De directeur zet uiteen hoe een en ander tot stand is gekomen. Het rapport van KPMG is openbaar. Het is op de website geplaatst. De administrateur heeft fouten gevonden in het rapport. Hij heeft hierop geklaagd bij KPMG. KPMG heeft een naar zijn oordeel onbevredigende reactie gegeven. KPMG heeft zijn klacht met een ‘niet ontvankelijk’ afgedaan. Hierop heeft de administrateur de brief geschreven. De accountant heeft bij het controleren van de jaarstukken kennis genomen van rapport
-1-
van KPMG en het commentaar daarop. Hij heeft vervolgens aangegeven een reactie op het rapport te willen formuleren. Deze reactie is eveneens toegezonden aan de Raad van Toezicht. Wat betreft de inhoud merkt de directeur op dat hij ook ten tijde van het bespreken van het concept rapport gewezen heeft op onvolkomenheden, zoals het naar zijn mening ten onrecht met vijf vermenigvuldigen van een eenmalige afschrijving. De voorzitter maakt een onderscheid tussen intonatie en inhoud. De intonatie van de beide stukken van administratiekantoor en accountant verschilt aanzienlijk. De directeur beaamt dit. Daarom heeft hij een onderscheid gemaakt tussen procedure en inhoud. De heer Van der Smit meent dat de emotie niet onbesproken mag blijven. De heer Cino merkt op dat het er ook om gaat of je iets de aandacht geeft die het verdient. Hij is het er overigens mee eens te spreken over wat met emoties moet worden gedaan. De directeur geeft twee mogelijkheden aan. Hij kan het gevoelen van de Raad van Toezicht mondeling overbrengen aan de administrateur of het kan bij wijze van brief. De heer Van der Smit merkt op dat de brief in feite al openbaar is. De brief van het administratiekantoor kan op zich al voer voor publicatie zijn. Daarom acht hij het noodzakelijk per brief te reageren. De heer De Bolster is voor een korte brief, waarin de Raad van Toezicht zich distantieert van de brief van het administratiekantoor. De heer Cino ziet het niet als een taak van de Raad van Toezicht om te reageren maar als een taak van de directeur. De raad heeft immers geen relatie met het administratiekantoor. De voorzitter merkt op dat hij lid is van de Raad van Toezicht namens vijf gemeenten. Omdat hij pleegt terug te koppelen is de brief breder verspreid en hecht hij derhalve ook aan een brief. Mevrouw Van Zoelen vindt de toon van de brief niet gepast. De Raad van Toezicht wordt hierop aan gesproken. Zelf heeft zij ook de nodige kritiek geuit op het rapport van KPMG. Daarom heeft zij voor de vorige vergadering een brief verstuurd, die aan het verslag is gevoegd. Op haar brief is niet gereageerd. De heer Cino worstelt met het KPMG rapport. Hij stelt de vraag of het rapport is opgesteld in opdracht van de Raad van Toezicht of in opdracht van de Provincie Zuid-Holland. Omdat het rapport in opdracht is vervaardigd van de provincie had het in de rede gelegen zich met de klacht te wenden tot de provincie. De voorzitter merkt op dat de eerste steen des aanstoots is de opdrachtverlening. De heer Houtzagers zegt dat de brief verder gaat dan het rapport. Het is direct gericht aan de Raad van Toezicht. De voorzitter en de heer Van der Smit onderstrepen dat zij zich ook voelen aangesproken. De heer Cino staat hier neutraal in. De politiek in Den Haag krijgt veel emotionele brieven. Hij pleit voor een formeel antwoord. Na discussie concludeert de voorzitter dat de Raad van Toezicht een schriftelijke reactie wenst. De directeur stuurt de brief. De directeur stelt een concept op. De leden van de Raad van Toezicht reageren binnen een week. Aansluitend wordt de brief verstuurd. De heer De Bolster merkt nog op dat hij met de brief geen reactie wil uitlokken. Hij pleit daarom voor een beknopte brief. De heer Cino wil dat met de brief wordt gereageerd op de emotionele aspecten, niet op de inhoudelijke punten. De heer Houtzagers vraagt zich af of een en ander consequenties moet hebben voor de relatie met het administratiekantoor. De directeur geeft aan hier geen voorstander van te zijn. Hij stelt voor de brief persoonlijk te overhandigen en direct te bespreken. De voorzitter concludeert dat de Raad van Toezicht de directeur volgt. 2. Verslag van de bijeenkomst van 26 maart 2012 Tekst Mevrouw Van Zoelen, naar aanleiding van pagina 1, regel 17 van onder, merkt op dat zij haar brief niet alleen ter verduidelijking heeft gestuurd maar dat zij de inhoud van haar brief wenst te beschouwen als een integraal onderdeel van haar bijdrage.
-2-
De heer De Bolster: pagina 3, regel 21 van boven: Toevoegen na zin: De heer De Bolster merkt op dat het door de milieudienst ook niet met 2 fte te doen is. Het gaat om de context. In een grotere organisatie kan winst worden behaald. Met inachtname van deze opmerkingen wordt het verslag volgens concept vastgesteld. 3. Jaarrekening en jaarverslag 2012 Desgevraagd geeft de directeur een toelichting op het proces. De Raad van Toezicht heeft te kennen willen geven de jaarstukken per e-mail af te willen doen. Kort geleden is de goedkeurende verklaring van de accountant afgegeven. Deze is rondgestuurd. De Raad van Toezicht kan nu de stukken vaststellen. De afspraak is dat de vastgestelde jaarstukken gedurende een maand ter inzage worden gelegd bij de gemeenten. In het verleden werd hiervoor een publieksversie gemaakt. Omdat daar weinig vragen op kwamen (met uitzondering van gemeenten) heeft hij voorgesteld af te zien van het maken van een publieksversie en de stukken, zoals deze zijn voorgelegd aan de Raad van Toezicht, ook in die vorm ter inzage te leggen bij de gemeenten. De voorzitter merkt op dat de jaarstukken van de stichting in de gemeente Ouderkerk aan den IJssel als ingekomen stuk op de raadsagenda plegen te worden geplaatst. De heer De Bolster merkt op dat er veel heen en weer is gepraat. Het jaarverslag kan inhoudelijk duidelijker en beter. De provincie heeft uitgebreid gereageerd. De opmerkingen vormen geen beletsel voor het goedkeuren van het jaarverslag. De heer Van der Smit constateert dat de provincie geen opmerkingen heeft gemaakt over de jaarrekening, zodat met dit stuk akkoord kan worden gegaan. Met betrekking tot het jaarverslag merkt hij op dat door de provincie veel opmerkingen zijn gemaakt, waarvan veel verduidelijkingen in de toekomst worden gevraagd. Het is tussen partijen duidelijk wat de taakstelling is. De vraag is of dit voor de toekomst ook zo is. De directeur merkt ten aanzien van de toekomst op, dat is gevraagd om in 2012 een meerjarenscenario te presenteren. Uit het automatiseringssysteem kan een redelijke indicatie worden ontleend om hoeveel m² te saneren oppervlakte het gaat en hoeveel m³ grond daarvoor benodigd is. Om te kunnen bepalen over welke inzet dit aan middelen vergt is het ook nodig dat er overeenstemming bestaat over de wijze van saneren. Wanneer transport over de weg wordt uitgesloten kan weliswaar een berekening worden gemaakt, maar levert dit geen reëel beeld op. Vanwege deze reden is er vooralsnog van afgezien een stuk te presenteren. De heer De Bolster pleit voor maximale transparantie over aantallen dempingen en benodigde hoeveelheden grond en dergelijke. Dit beeld moet aan de Raad van Toezicht worden gepresenteerd. De voorzitter merkt op dat wanneer het niet duidelijk is wat de omvang van de taak is, de taak niet aan de Omgevingsdienst kan worden overgedragen. Dit is een punt van zorg. De heer Van Rees merkt op dat er een jaarlijks budget is. Daar kan mee gewerkt worden. De boodschap, die de streek ontvangt, is dat het geld op is. De directeur beaamt dat gewerkt wordt met een budget. Hij geeft aan dat de toegestane werkwijze bepalend is voor hetgeen kan worden uitgevoerd. Dit knelt. De voorzitter vraagt om een duidelijk meerjarenscenario voor de volgende vergadering. De heer Cino bespeurt spanning tussen de stichting en de provincie over de visie op de methode van uitvoering. Ook kan een beschikbaar budget aanleiding geven tot een botsing van partijen. Tenslotte kan er in het persoonlijk vlak ook wat spelen. Het moet echter mogelijk zijn dat beide partijen een eigen visie kunnen weergeven. De voorzitter herhaalt dat het nodig is dat er een goed stuk op tafel komt, op grond waarvan overdracht naar de Omgevingsdienst mogelijk is en wordt aangegeven onder welke condities dat dan moet gebeuren. Hij acht het een taak van de Raad van Toezicht om de uitgangspunten te formuleren. De directeur merkt op dat een scenario als gevraagd kan worden gegeven. Temporiseren is uiteraard ook mogelijk. Zijns inziens moet het einddoel wel zijn, dat alle dempingen, die daarvoor in aanmerking komen, ook daadwerkelijk worden gesaneerd. Nu de huidige constellatie nog even voorduurt is hiervoor voldoende gelegenheid. De heer De Bolster benadrukt dat inzicht in de noodzakelijke werken gegeven moet worden. De provincie heeft de nodige vragen gesteld. Hij kan verder met de opmerkingen van de heer Cino. Het stuk zal echter door de stichting gemaakt moeten worden en niet door de provincie.
-3-
De heer Van der Smit vraagt of de opgave voor wat betreft de dempingen, die nog niet in overeenkomst zijn, in beeld kan worden gebracht. De directeur zegt dat dit kan. Er is een beeld van de dempingen, waarvoor geen overeenkomst is afgesloten. Ongeveer 16 % van dempingen komt in aanmerking om te worden afgedekt. Met behulp van dit ervaringsgegeven kan een prognose worden gemaakt. De voorzitter zegt dat in de eerstvolgende bijeenkomst kan worden bepaald of de informatie volledig en afdoende is. 4 Plan van aanpak De heer De Bolster geeft desgevraagd aan dat het plan van aanpak nog niet gereed is. Er is een werkgroep opgericht met de provincie en de omgevingsdienst. De huur van het pand ’t Vaartland 15 is opgezegd. Het plan van aanpak kent drie fasen: a. verhuizen naar Gouda, b. personeel en c. opheffing van de stichting. De huidige versie van het plan van aanpak is volgens gedeputeerde de heer Veldhuijzen te onduidelijk om te kunnen bespreken. Het streven is in september een verhuisplan aan de Raad van Toezicht te kunnen presenteren. Naar aanleiding van een opmerking van de voorzitter merkt de directeur ten aanzien van de verhuizing op dat hij naar aanleiding van ambtelijke opmerkingen van de provincie de verhuisvraag per mail aan de Raad van Toezicht heeft voorgelegd. De Raad van Toezicht heeft aangegeven in te kunnen stemmen met de verhuizing. Daarop is in mei de huur opgezegd (per 30-11-2012). Omdat één lid van de Raad van Toezicht, te weten de heer Van der Smit, heeft aangedrongen op een vast steunpunt is de Krimpenerwaard, is contact op genomen met het Veenweidepact. De Veenweidepact organisatie heeft alle medewerking toegezegd m.b.t. het medegebruik van het kantoor aan de Tentweg te Stolwijk. Voor de gang van zaken in de toekomst is de toekomstige directie verantwoordelijk. De briefwisseling is aan het overgangsdossier opgenomen. De heer Van der Smit memoreert dat het plan van aanpak ter goedkeuring zal worden voorgelegd. Hij doet blijken dat het alleen ter goedkeuring te krijgen voorgelegd zijn inziens toch te weinig ruimte voor invloed laat. De heer Houtzagers zegt dat de grote voorwaarde is de continuïteit van het werk van de stichting. Mevrouw Van Zoelen sluit zich hierbij aan. Nu er grond beschikbaar komt uit werken van het hoogheemraadschap, dient ook tot uitvoering te worden overgegaan. De heer De Bolster zegt dat dit mogelijk is, althans wanneer het past in het jaarprogramma van de stichting. De voorzitter deelt het gevoel, zoals dat is verwoord door de heer Van der Smit. Hij voelt bijvoorbeeld ook verantwoordelijkheid voor het personeel. De heer De Bolster merkt op dat er met het personeel gesprekken zijn gevoerd. De medewerkster in dienst bij de stichting gaat over naar de omgevingsdienst. De twee vanuit de provincie gedetacheerde personeelsleden hebben een terugkeergarantie. De voorzitter pleit voor meer tussentijdse informatie en communicatie. De heer De Bolster wil aan de wens tegemoetkomen, maar vraagt zich af hoe dit moet worden georganiseerd. De heer Cino merkt op dat de Raad van Toezicht moet opkomen voor continuïteit en het personeel. Hij kan zich voorstellen dat garanties voor de toekomst noodzakelijk zijn. Ook naar aanleiding van de opmerkingen van de heer Houtzagers en mevrouw Van Zoelen stelt de voorzitter vast dat de Raad van Toezicht verantwoordelijk is voor de continuïteit en het personeel. Achter leden van de Raad van Toezicht staan bestuurders en leden hebben ook meer petten op. Terugkoppeling is derhalve belangrijk. De heer De Bolster zegt dat in september en stevig concept kan worden besproken in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de omgevingsdienst. De heer Van der Smit geeft aan dat er vertrouwen bestaat in individuele vertegenwoordigers van de provincie. Waar het gaat om organisaties is dat vertrouwen er niet, hetgeen logisch is wanneer men slecht nieuws heeft te brengen, zoals verhuizen, presentie en naam. Hij verzoekt hier rekening mee te houden.
-4-
5. Rondvraag De heer Van der Smit zegt de vergadering als nuttig te hebben ervaren en dankt de voorzitter voor de leiding. De volgende bijeenkomst zal worden gehouden op 7 september 2012 van 09.00 – 11.00 uur in het kantoor van de stichting te Stolwijk. 6. Sluiting De voorzitter dankt een ieder voor zijn/haar inbreng. Hij zegt te hopen dat er in september voortgang kan worden geboekt. Hij zegt te hopen op tussentijds contact. Hij sluit om 16.30 uur de vergadering.
Vastgesteld op 7 september 2012 te Solwijk
Secretaris: ………………………………
Voorzitter:……………….. ……………..
Actiepuntenlijst
Nummer
Omschrijving
Actor
1
Er wordt een brief aan het administratiekantoor gezonden. De Directeur stelt een concept op. De leden reageren binnen een week. Aansluitend wordt de brief verstuurd.
directeur
2.
In de septembervergadering wordt een meerjaren scenario gepresen- directeur ism teerd om de taakstelling en de saneringsopgave voor de toekomst te provincie en kunnen bepalen. ODMH
3.
In de septembervergadering zal de opgave van nog niet in overeenkomst genomen dempingen worden voorgelegd.
directeur
4
Betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij het opstellen van het plan van aanpak zal worden bevorderd.
De heer De Bolster
5.
Voorwaarden te stellen aan plan van aanpak: betrokkenheid Raad Van Toezicht, continuïteit uitvoering werken en belangen personeel.
Raad van Toezicht
-5-
-6-
