1
Bestuursverslag 2013
1.1
Verslag van de Raad van Toezicht Vooraf De Raad van Toezicht van Stichting Combinatieholding Ziekenhuis “Nij Smellinghe”/ Zorggroep Pasana houdt toezicht op het bestuur van Stichting Ziekenhuis Nij Smellinghe als ook op het bestuur van Stichting Zorggroep Pasana. Het bestuur wordt uitgeoefend door dezelfde bestuurder. Dit jaarverslag betreft Ziekenhuis Nij Smellinghe. Vanwege het feit dat beide organisaties dezelfde bestuurder en toezichthouder hebben, wordt in de jaarverslag bij gelegenheid ook Zorggroep Pasana aangehaald. Het jaar 2013 kenmerkt zich voor de Raad van Toezicht, hierna ook te noemen: De Raad, door het doorlopende proces van de bestuurlijke fusie tussen en de integratie van de organisaties Nij Smellinghe en Zorggroep Pasana. Daarnaast is 2013 gericht geweest op de toekomst, met name op de voortgang in Friesland Voorop, het overleg tussen de Kwadrantgroep, de Antonius Zorggroep en Nij Smellinghe/Zorggroep Pasana (KANS) en oriëntatie op samenwerking met het Martiniziekenhuis Groningen en Wilhelminaziekenhuis Assen. Wanneer gesproken wordt over de bestuurder, dan wel de Raad van Bestuur en/of de voorzitter van De Raad van Bestuur gaat het om een functionele aanduiding. Voor het functioneren en de samenstelling van de Raad van Toezicht is een algemeen profiel opgesteld en vastgesteld. Deze algemene profielschets van de Raad van Toezicht en de profielen van de leden van de Raad (aandachtsgebieden individuele leden) vormen het uitgangspunt voor bezetting van de Raad van Toezicht en de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de Raad. Gezien de verdeling van de aandachtsgebieden en de samenstelling van de Raad kan vastgesteld worden dat de Raad beschikt over de vereiste relevante kennis en ervaring in de zorg, welke vereist is voor het uitvoeren van de toezichthoudende functie. Voor het dagelijks functioneren van het bestuur is een reglement voor de Raad van Toezicht en een reglement voor de Raad van Bestuur vastgesteld. Daarnaast is door de Raad, vanwege het feit dat Nij Smellinghe functioneert met een eenhoofdige Raad van Bestuur, een addendum waarneming Raad van Bestuur vastgesteld om de continuïteit in de ziekenhuisorganisatie te waarborgen. De Raad van Toezicht van de Combinatieholding is in het jaar 2013 formeel vijf keer voltallig in vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er maandelijks opiniërend overleg tussen de Raad van Toezicht en de bestuurder. Alle vergaderingen zijn door de Raad van Bestuur bijgewoond. De Raad van Toezicht is samengesteld uit zeven leden, inclusief de voorzitter. Vijf leden van de Raad van de Combinatieholding zijn afkomstig vanuit Nij Smellinghe, twee leden vanuit Zorggroep Pasana. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting. De Raad van Toezicht kan in dit verband op eigen initiatief advies uit brengen aan de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft een aantal reglementen vastgesteld, te weten de reglementen voor de Raad van Toezicht, voor de renumeratiecommissie, de commissie Kwaliteit en Veiligheid en de Auditcommissie.
De volgende onderwerpen (het betreft géén limitatieve opsomming) zijn in de Raad van Toezicht aan de orde geweest: Voortgang bestuurlijke fusie tussen Nij Smellinghe en de Pasana Zorggroep/Intentieovereenkomst KANS Er zijn diverse besprekingen gevoerd met de Raad van Bestuur, met de medische staf, met de ondernemingsraad en met de cliëntenraad omtrent de bestuurlijke fusie die in 2012 haar beslag heeft gekregen. Na deze fusie heeft de hervorming van met name de ziekenhuisorganisatie binnen Pasana te Dokkum véél aandacht gevraagd van de Raad van Bestuur en het management van de Combinatieholding. Daarnaast heeft ook de integratie van de medische staven van Nij Smellinghe en Pasana de nodige aandacht gevergd van, uiteraard, de beide medische staven in de respectievelijke ziekenhuizen, maar ook van de Raad van Bestuur van de Combinatieholding. Deze integratie is gedurende het gehele jaar 2013 een doorlopend proces geweest. Door de Raad van Bestuur zijn er meerdere besprekingen gevoerd met onder meer Zorgverzekeraar De Friesland, met het ministerie van Volksgezondheid en met de lokale overheden. Van deze besprekingen is verslag uitgebracht in vergaderingen van de Raad van Toezicht, er is veelvuldig over deze materie vergaderd. Tussen de Kwadrantgroep, de Antonius Zorggroep en de Combinatieholding zijn ook in 2013 een aantal besprekingen geweest. Uiteraard zijn ook die besprekingen en de inhoud daarvan onderwerp van gesprek geweest in de vergaderingen van de Raad. Deze besprekingen hebben geresulteerd in het vastleggen van principe-afspraken in een intentieovereenkomst tussen de drie genoemde partijen. Jaarplan Het Jaarplan, de gemaakte productieafspraken met de zorgverzekeraars, de exploitatiebegrotingen, de investeringsbegrotingen, de begrotingen incidentele instandhoudinginvesteringen en de liquiditeitsbegrotingen voor het jaar 2013 zijn met de auditcommissie besproken. De Raad van Toezicht heeft het door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarplan 2013 en het financieel kader 2013 goedgekeurd. Voortgangsrapportage De door de Raad van Bestuur opgestelde maandelijkse managementrapportages met betrekking tot de uitvoering van het jaarplan 2013 en de besteding van middelen in relatie tot de vastgestelde begrotingen en de productieontwikkeling in relatie tot de gemaakte productieafspraken zijn besproken en hebben geen aanleiding gegeven tot bijstellingen. Jaarrekening 2012 De door de Raad van Bestuur opgestelde jaarrekening 2012 Nij Smellinghe is door de Raad van Toezicht goedgekeurd. In aanwezigheid van de auditcommissie van de Raad van Toezicht is de jaarrekening en het accountantsverslag besproken met het accountantsbureau KPMG. De door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarrekening is in de vergadering van de Raad van Toezicht van 22 mei 2013 besproken en goedgekeurd. Voortgang renovatie en nieuwbouw ziekenhuis Door de Raad van Bestuur is periodiek verslag uitgebracht over de voortgang van de renovatie en de nieuwbouw, dit is een doorlopend proces. De verdere plannen tot renovatie en nieuwbouw van het ziekenhuis in de komende jaren zijn door de directie opgenomen in het Lange Termijn Huisvestingsplan Nij Smellinghe.
Eind 2010 is door de Raad van Bestuur gestart met de voorbereiding van een nieuw Lange Termijn Huisvestingsplan voor de periode 2011 tot en met 2015. Dit plan is nog niet afgerond vanwege de grote onzekerheden welke bestaan ten aanzien van de gevolgen van het project concentratie en spreiding van zorg. De uitkomsten van dit project zijn van essentieel belang voor de te treffen bouwkundige- en installatietechnische voorzieningen. Nadat de uitkomsten van voornoemd project bekend zijn wordt dit plan verder uitgewerkt, waarin tevens aandacht zal worden besteed aan de financiële risico’s welke verbonden zijn aan verdere uitbouw/renovatie van het ziekenhuis, inzake de dekking van de kapitaalslasten. Ook in 2013 is daar nadere aandacht aan besteed. Omdat het project concentratie en spreiding van zorg nog niet is afgerond, zijn nog niet alle aspecten van het plan uitgewerkt. Samenwerking Door de Raad van Bestuur is periodiek verslag uitgebracht aan de Raad van Toezicht over besprekingen met de ziekenhuizen in Zuid-Friesland om te komen tot intensivering van de samenwerking op het terrein van de medisch specialistische zorg. Vastgesteld moet worden dat de voorgenomen intensieve samenwerking tussen de drie zuidelijke A7 ziekenhuizen niet meer tot de mogelijkheden kan worden gerekend, gezien de fusie tussen het ziekenhuis De Tjongerschans en het Medisch Centrum Leeuwarden. De bestaande samenwerking op functioneel gebied tussen de drie A7 ziekenhuizen is in 2013 voortgezet en daar waar gewenst uitgebreid. Samenwerking tussen maatschappen van de zuidelijke ziekenhuizen wordt daar waar mogelijk door de Raad van Bestuur gestimuleerd en gefaciliteerd. Op initiatief van Zorgverzekeraar De Friesland is het project Friesland Voorop medio 2011 gestart met het doel te komen tot herordening van het zorglandschap in Friesland in het kader van het landelijk project concentratie en spreiding van medische functies. Ook worden wij geconfronteerd met toenemende volume eisen voor het uitvoeren van medische ingrepen vanuit de wetenschappelijke verenigingen, waardoor concentratie van medische functies noodzakelijk zijn. Doel van het project Friesland Voorop is het op langere termijn kunnen garanderen van kwalitatief goede zorg, de toegankelijkheid van de zorg en de betaalbaarheid daarvan. Samenwerkingsverbanden De bestaande samenwerking met de GGZ Friesland, de verpleeghuizen, de verzorgingstehuizen, de thuiszorg, dokterswacht, ketenzorgorganisaties en de andere ziekenhuizen in Friesland zijn in 2013 gecontinueerd en daar waar mogelijk geïntensiveerd. Door deze samenwerking is het mogelijk vorm en inhoud te geven aan ketenzorg in de regio. Door deze samenwerking is het mogelijk, samen met de ketenpartners in de regio, de doorstroming van patiënten in de totale keten te optimaliseren. Door de bestuurlijke fusie is het werkgebied van de Combinatieholding niet meer hoofdzakelijk Zuidoost-Friesland, maar ook het noorden- en noordoosten van Friesland. Dat betekent dat de samenwerkingsverbanden met de zorgpartners daar sterk zullen worden geïntensiveerd en waar nodig uitgebreid. Met het Martini Ziekenhuis te Groningen wordt reeds enkele jaren samengewerkt op het gebied van dialyse, neurochirurgie, klinische fysica, etc. Gezien de landelijke ontwikkelingen op het gebied van concentratie en spreiding van medische functies is begin 2011 door de Raden van Bestuur van Nij Smellinghe te Drachten, het Martini Ziekenhuis te Groningen en het Wilhelmina Ziekenhuis te Assen besloten tot het ondertekenen van een intentieovereenkomst om te komen tot een intensievere samenwerking. In 2014 wordt bekeken op welke wijze deze verder vorm kan worden gegeven. In het kader van de bestuurlijke fusie tussen Nij Smellinghe en Zorggroep Pasana alsmede de ontwikkelingen in het project Friesland Voorop en daarbij de ontwikkelingen in het traject van KANS is er in 2013 voor gekozen om de huidige status quo vooralsnog in principe te handhaven.
Medisch beleidsplan ‘Zorg in beweging’ Het bijgestelde medisch beleidsplan ‘Zorg in Beweging’ voor de periode 2010 tot en met 2015 is in 2013 in uitvoering genomen. Dit beleidsplan en de daaraan ten grondslag liggende jaarplannen van de maatschappen zijn door de Raad van Toezicht besproken met het dagelijks bestuur van de medische staf en de Raad van Bestuur. Businessplan Nij Smellinghe Het vastgestelde businessplan Nij Smellinghe 2008 tot en met 2012 is in 2011 met voortvarendheid in uitvoering genomen, deze lijn is in 2013 doorgetrokken. In 2011 is de notitie ‘Samen besturen’ opgesteld. In deze notitie wordt de participatie van medisch specialisten in de besturing van de ziekenhuisorganisatie beschreven. Afronding van de discussie over dit onderwerp heeft begin 2012 plaatsgevonden waarna de doorvoering van managementparticipatie door medisch specialisten kan worden geformaliseerd. Deze doorvoering heeft ook in 2013 de nodige aandacht gekregen en is een doorlopend proces. Realisatie van het totale businessplan 2008 – 2012 is mede afhankelijk van de doorvoering van marktwerking in de gezondheidszorg. In 2011 heeft een tussenevaluatie van dit businessplan plaatsgevonden en is dit plan op onderdelen bijgesteld. Het betreft hier met name het onderdeel doorvoering van marktwerking in de zorg. Voortgang in de doorvoering van marktwerking is, gezien de landelijke ontwikkelingen op dit gebied, nauwelijks geboekt. Speerpunt van beleid is het verhogen van de kwaliteit en veiligheid van zorg in de instelling. Nij Smellinghe beschikt vanaf het jaar 2005 over een ziekenhuisbrede NIAZ accreditatie. In 2013 heeft wederom een heraccreditatie plaatsgevonden. Op basis van het voorgelegde verbeterplan is door het NIAZ besloten tot het verlengen van de NIAZ accreditatie met vier jaar. Periodiek is de Raad van Toezicht geïnformeerd over de vorderingen in het totale traject van kwaliteit- en veiligheidszorg. De ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid is voortvarend aangepakt in 2011, deze lijn is ook in 2013 voortgezet. Gezien de positie van het ziekenhuis in de diverse onderzoeken in 2013 en de voortgezette NIAZ accreditatie kan worden vastgesteld dat het ziekenhuis voor wat betreft kwaliteitsontwikkeling en bedrijfsvoering goed scoort. Ook in 2013 zijn deze toegekende certificeringen en accreditaties gehandhaafd. Renumeratiecommissie In 2013 is door de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur het jaarlijks functioneringsgesprek gevoerd. In dit gesprek is vastgesteld dat de gestelde doelen op het gebied van het medisch beleid, de bedrijfsvoering, de managementrapportages, de voorbereiding en uitvoering van de nieuwbouw en renovatie van het ziekenhuis, de informatisering, de ontwikkeling op het gebied van kwaliteit en veiligheid, de medische productie en de financiële ontwikkeling ruimschoots zijn gerealiseerd. De Raad heeft met deze conclusie ingestemd. Beloning bestuurder De beloning van de bestuurder is vastgesteld conform het daarvoor geldende beloningsniveau.
Overleg stakeholders In het jaar 2013 is overleg gevoerd met het dagelijks bestuur van de medische staf in aanwezigheid van de Raad van Bestuur over de ontwikkeling van het ziekenhuis. In dit overleg is onder meer uitvoerig van gedachten gewisseld over de ontwikkelingen in de ziekenhuiszorg in Friesland en met name de integratie tussen de beide ziekenhuisorganisaties binnen de Combinatieholding. Daarnaast is gesproken over de ontwikkelingen binnen KANS. Met de Ondernemingsraad heeft eveneens in het bijzijn van de Raad van Bestuur overleg plaatsgevonden waarin de relevante interne ontwikkelingen in het ziekenhuis zijn besproken. Daarbij is uiteraard aandacht besteed aan de ontwikkelingen binnen de fusieorganisatie en de ontwikkelingen binnen KANS. Ook is de nodige aandacht besteed aan de zich voordoende externe ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor het ziekenhuis op middellange en lange termijn. Met de cliëntenraad heeft in 2013 eveneens overleg plaatsgevonden. Daarbij zijn de ontwikkelingen binnen de fusieorganisatie en KANS besproken. De Raad van Toezicht heeft in het jaar 2013 geen zwaarwegende adviezen gegeven aan de Raad van Bestuur. De Raad heeft de evaluatie betreffende het functioneren van de Raad over het jaar 2012 in het jaar 2013 afgerond en vastgelegd. Bestuursstructuur De Raad van Bestuur van de Stichting Combinatieholding vormt het bestuur van het ziekenhuizen De Sionsberg te Dokkum en Nij Smellinghe te Drachten alsmede de gelieerde zorginstellingen. De voorzitter van de Raad van Bestuur is de heer P. Littooij, woonachtig in Goutum. De Raad van Toezicht van de Stichting Combinatieholding wordt gevormd door: De heer C.J.P. Derks voorzitter Raad van Toezicht Drachten Mevrouw L.J.M. Hobert vice-voorzitter Raad van Toezicht Drachten De heer J.A. Kruijer lid Raad van Toezicht Sellingen1 De heer G.J. de Jong lid Raad van Toezicht Oudega (S) Dhr. W.G. Numan lid Raad van Toezicht Oudega (S) Dhr. E. van der Haar lid Raad van Toezicht Rolde Dhr. T. Dijk lid Raad van Toezicht Burgum
1
De heer J.A. Kruijer is per 1 maart 2015 afgetreden als lid van de Raad van Toezicht. De ontstane vacature is inmiddels ingevuld.
1.2
Verslag Raad van Bestuur Vooraf De Raad van Bestuur van Stichting Ziekenhuis Nij Smellinghe als ook van Stichting Zorggroep Pasana is Stichting Combinatieholding Ziekenhuis “Nij Smellinghe/Zorggroep Pasana. Dit jaarverslag betreft Ziekenhuis Nij Smellinghe. Vanwege het feit dat beide organisaties dezelfde bestuurder en toezichthouder hebben, wordt in de jaarverslag bij gelegenheid ook Zorggroep Pasana aangehaald. Het jaar 2013 is voor de Combinatieholding een roerig jaar geweest. Nadat in september 2012 de bestuurlijke fusie tussen Ziekenhuis Nij Smellinghe en Zorggroep Pasana een feit was, is er in 2013 gewerkt naar financiële en zorginhoudelijke zekerheid voor alle onderdelen van de organisatie. Hierbij onderscheiden we organisatorisch drie onderdelen: Ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten, Ziekenhuis De Sionsberg in Dokkum en de ouderenzorg van Zorggroep Pasana. Meest in het oog springende ontwikkeling 2013 is de reorganisatie en herpositionering van De Sionsberg. Nadat in het voortraject van de fusie al duidelijk was dat de financiële positie van Zorggroep Pasana in het algemeen en De Sionsberg in het bijzonder zeer zorgwekkend was, is in 2013 besloten tot een ingrijpende reorganisatie. Dit heeft geresulteerd in de realisatie van het nieuwe ‘compacte ziekenhuis’, waarbij afscheid is genomen van 120 fte aan werknemers van het Dokkumer ziekenhuis. Algemene ontwikkelingen in de zorg De gezondheidszorg is een sector die sterk in beweging is. In de ziekenhuiszorg wordt steeds meer de nadruk gelegd op kostenbeheersing en het inzichtelijk en meetbaar maken van de kwaliteit, in de ouderenzorg is sprake van een grote transitiefase waarbij de bekende ‘verzorgingshuizen’ verdwijnen, het aantal benodigde verpleeghuisplaatsen toeneemt en de financiering deels door de gemeente wordt overgenomen. Hierbij moet een balans gevonden worden tussen de financiële druk enerzijds en de gevraagde flexibiliteit anderzijds. Onze visie op zorg en samenwerking Binnen de algemene ontwikkelingen zoals hiervoor geschilderd zullen wij als nieuwe fusieorganisatie van Nij Smellinghe en Zorggroep Pasana onze visie tot uitvoer moeten brengen. Wat wij vooral constateren is dat de grenzen tussen care en cure aan het vervagen zijn. Dat betekent dat wij streven naar een soort zorgcontinuüm, dat wil zeggen dat de patiënt/cliënt geen grenzen tussen de diverse onderdelen in de zorg ervaart (de bekende "schotten"). De rollen en verantwoordelijkheden van de diverse zorgpartners verschuiven en de aanbieders van care en cure zoeken elkaar op. Wij streven naar een samenwerkingsvorm van care/cure combinaties die regionaal georganiseerd is en uitgaat van het beginsel "zorg dichtbij". Om die zorg dichtbij te kunnen organiseren zullen de contacten met de huisartsen verder worden aangehaald. Binnen Friesland participeren wij in het project Friesland Voorop. Onder leiding van de zorgverzekeraar wordt daar gesproken over aspecten van concentratie en spreiding in de zorg. Wij zijn een regionale organisatie waar het zorgaanbod op is afgestemd, maar wij hechten veel waarden aan onze beschikbaarheidsfuncties. Het gaat daarbij over de klinische verloskunde, de intensive care en de spoedeisende hulp. Maar een aantal complexe verrichtingen zullen de komende jaren worden geconcentreerd in een beperkter aantal
ziekenhuizen. Voor zover wij dat kunnen overzien past onze visie goed in de uitgangspunten van het project Friesland Voorop. Maar ook buiten de provincie bestaan goede samenwerkingsverbanden. Wat gebeurde er in 2013 Omdat er in 2013 sprake was van een bestuurlijke fusie en nog niet van een juridische fusie, wordt in dit jaarverslag per eerder genoemd onderdeel beschreven wat de belangrijkste ontwikkelingen waren. Ontwikkelingen binnen de Zorggroep als geheel Binnen de Combinatieholding als geheel is in 2013 gewerkt naar de integratie van de verschillende organisaties. Hierover zijn gesprekken gevoerd en plannen uitgewerkt, maar de reorganisatie van De Sionsberg kreeg hierbij de eerste prioritiet. In de loop van het jaar zijn wel een aantal belangrijke stappen gezet. Zo werd het ondernemingsraadplatform opgericht, een eerste samenwerking tussen de OR van Pasana en Nij Smellinghe. In juni 2013 werd een interim-stafbestuur opgericht door de beide medische staven. Het interim-stafbestuur is intensief in gesprek over de medische integratie van De Sionsberg en Nij Smellinghe. KANS Op 27 juni 2013 tekenden de bestuurders van de Antonius Zorggroep, de Kwadrantgroep en de Combinatieholding Nij Smellinghe/Zorggroep Pasana een intentieverklaring. Hierin wordt aangegeven te willen toewerken naar een bestuurlijke fusie. Het uitgangspunt is het kunnen blijven bieden van goede betaalbare zorg dicht bij de mensen. Dit door een betere verbinding tussen ziekenhuiszorg en zorg thuis. Met het tekenen van de intentieverklaring is er voor de bestuurders een duidelijk juridisch vertrekpunt. De uitgangspunten en de doelen van de bestuurlijke fusie zijn op hoofdlijnen uitgewerkt en moeten in 2014 nader worden geconcretiseerd. Ontwikkelingen in Nij Smellinghe Voor Nij Smellinghe was 2013 een goed jaar. Naast het werken naar de integratie met Zorggroep Pasana, waren er diverse mijlpalen. Belangrijkste hierbij was de heraccreditatie door het NIAZ. In april kwam het NIAZ hiervoor een week in Nij Smellinghe op bezoek en werden gesprekken gevoerd met alle geledingen van de organisatie. In september werd bekend dat de NIAZ accreditatie met vier jaar verlengd is. Belangrijk aandachtspunt voor onze organisatie is het regelen van de Bedrijfs Hulpverlening (BHV). Hiervoor is een nieuw hoofd BHV aangesteld die in 2013 voortvarend te werk is gegaan met een BHV-plan. In de loop van 2014 wordt dit uitgerold door de hele organisatie. Keurmerken In 2013 werden heel wat keurmerken verkregen en/of verlengd. Op 1 oktober bleek dat Nij Smellinghe een van de 45 ziekenhuizen is die het keurmerk ‘Senior Friendly Hospital’ mag voeren. Dit is een belangrijk keurmerk in een tijd waarin de bevolking vergrijst en we steeds meer rekening moeten, en willen, houden met de ouder wordende patiënt.
Andere keurmerken die in 2013 werden behaald of verlengd: HACCP audit voedingsdienst Borstvoedingscertificaat Keurmerken Goede Stomazorg en goede Darmkankerzorg Roze lintje voor Borstkankerzorg Vaatkeurmerk Bouw Op 5 juni 2013 is gestart met de bouw van de nieuwe poliklinieken Nij Smellinghe. Nadat het oude bouwdeel is gesloopt en een aantal poliklinieken tijdelijk is verplaatst, is gestart met de nieuwbouw. In de nieuwbouw komt ruimte voor een aantal poliklinieken. De hiermee gepaard gaande investering is begroot op EUR 12,5 mio. Hiervoor wordt geen externe financiering aangetrokken; vanuit de ter beschikking staande liquide middelen vindt financiering plaats. Overige ontwikkelingen De pilot die is uitgevoerd in het kader van het TOC (Theory Of Constraints) project was succesvol. Het aantal verpleegdagen is het afgelopen jaar hierdoor aanzienlijk gedaald. Het project zal nu over het gehele ziekenhuis worden uitgerold. Op 30 september maakte Nij Smellinghe bekend dat de ‘natuurlijke sectio’ wordt aangeboden. Een keizersnede die extra patiëntvriendelijk is. Deze methode past helemaal bij het in 2012 ingezette beleid van de gynaecologie/verloskunde om de gastvrijheid en patiëntvriendelijkheid te verhogen. In december werd gestart met een pilot voor het invoeren van een nieuwe Elektronische Leer Omgeving. Deze leeromgeving gaat bijdragen een de deskundigheidsbevordering en scholing van alle medewerkers in Nij Smellinghe. Financieel Beleid Toenemende marktwerking, herinrichting van het zorglandschap en het bieden van kwalitatief goede zorg tegen beheerste kosten zijn uitdagingen voor de komende jaren. Dit gevoegd bij een continue wijziging van wet- en regelgeving en het steeds complexer worden van het contracteer- en declaratieproces maken, dat de complexiteit van bedrijfsvoering in een hoog tempo fors toeneemt. En als gevolg daarvan nemen ook financiële risico’s verder toe. Om hierop op een adequate wijze op te kunnen anticiperen, heeft Nij Smellinghe haar planen controlcyclus strak ingericht. De komende jaren vindt een nóg verdere aanscherping hiervan plaats. Doel hiervan is, dat Nij Smellinghe er in slaagt om blijvend uitstekende zorg tegen een goede prijs/kwaliteitsverhouding aan te bieden. Daartoe wordt voortdurend scherp gekeken naar de inhoud van het zorgpakket en de doelmatigheid van de inrichting van processen. Daar waar investeringen noodzakelijk zijn, wordt per investering een business case uitgewerkt; deze vormt input voor de besluitvorming t.a.v. de te plegen investering. Gezien de liquiditeitspositie van Nij Smellinghe werden gedurende het boekjaar noch t.b.v. bedrijfsvoering noch t.b.v. bouwactiviteiten externe financieringen aangetrokken; ook voor het boekjaar 2014 wordt verwacht dat er geen externe financieringen benodigd zullen zijn.
Om financieel gezond te blijven stuurt Nij Smellinghe op rendement, solvabiliteit en liquiditeit. T.b.v. hiervan worden de onderstaande doelen gehanteerd: Rendement: het verschil tussen omzet en integrale kosten. Voor haar continuïteit hanteert Nij Smellinghe als uitgangspunt een jaarlijks rendement van 5% (resultaat t.o.v. omzet). Solvabiliteit: de mate waarin Nij Smellinghe op lange termijn aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. De hiervoor door Nij Smellinghe gehanteerde norm is > 40%. Liquiditeit: de mate waarin Nij Smellinghe op korte termijn aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Hiervoor zijn twee verhoudingsgetallen benoemd: Debt Service Coverage Ratio (DSCR); Current ratio (CR). Voor beide ratio’s streeft Nij Smellinghe naar een waarde > 1,5. De door Nij Smellinghe gestelde doelen liggen hoger dan die welke i.h.a. voor de sector gebruikelijk zijn. Echter, gelet op de onzekerheden die toekomstige zorgcontractering (risico’s t.a.v. omzet, selectieve inkoop en kasstromen) en de herinrichting van het zorgstelsel met zich meebrengen, is Nij Smellinghe van mening dat het hanteren van hogere doelstellingen noodzakelijk is. Hierdoor wordt een positieve bijdrage geleverd aan de langdurige continuïteit van de organisatie en dienstverlening aan haar klanten. De door Nij Smellinghe in 2013 geleverde financiële prestatie wordt significant beïnvloed door het faillissement van Zorggroep Pasana. Ten laste van het resultaat 2013 is EUR 10,8 mio. afgeboekt, hetgeen zorgt voor een negatief resultaat 2013 van EUR -2,8 mio. Dit heeft zijn weerslag op de uitkomsten van de financiële parameters: Liquiditeit Norm Nij Smellinghe Uitkomst 2013 Uitkomst excl. faillissement Pasana
Rendement 5% -3,1%
Solvabiliteit >40% 47%
CR >1,5 1,8
DSCR >1,5 2,7
8,6%
47%
2,1
8,1
Na eliminatie van het incidentele effect van het faillissement van Zorggroep Pasana, voldoet Nij Smellinghe ruimschoots aan de door haar gestelde financiële prestatiecriteria. Desondanks biedt dit geen automatische garantie voor de toekomst. Gelet op de mogelijke impact van eerder geschetste ontwikkelingen is de komende jaren verhoogde aandacht nodig voor o.a. keuzes ten aanzien van het zorgaanbod, een scherpe monitoring van productierealisatie in relatie tot afgesproken omzetplafonds en een verdere flexibilisering van de interne kostenstructuur passend bij de aard en omvang van de afgesproken zorgcontracten. De hiervoor noodzakelijke programma’s worden door bestuur en management van Nij Smellinghe in uitvoering genomen. Gezien de uitkomsten van de financiële stuurparameters is voldoende financiële slagkracht aanwezig om deze veranderingen succesvol af te kunnen ronden. Ontwikkelingen komend jaar Na het roerige jaar 2013 zullen we in 2014 verder werken aan de toekomst van onze zorggroep. We zullen dat doen op basis van de volgende bestuurlijke agenda: - We zullen de mogelijkheid van een juridische fusie (als vervolg op de bestuurlijke fusie) van Stichting Ziekenhuis Nij Smellinghe met de Zorggroep Pasana nader onderzoeken. Naast diverse juridische aspecten die uitwerking behoeven, zullen er ook financiële meerjarenbegrotingen worden uitgewerkt op de drie onderdelen, Nij Smellinghe, De
Sionsberg en Pasana ouderenzorg. Ook wordt een geïntegreerde begroting gemaakt. Deze begrotingen vormen mede de basis voor de voorwaardelijke financiële garanties die Nij Smellinghe afgeeft aan Zorggroep Pasana, dit t.b.v. de continuïteit van zowel ziekenhuis- als ouderenzorg. Ultimo 2013 werd hiervan EUR 10,8 mio ingevuld. - Het definitief besluit tot een bestuurlijke fusie met de Kwadrantgroep en De Antonius Zorggroep in Sneek in de tweede helft van 2014, dit afhankelijk van de inhoudelijke invulling van de uitgangspunten. Daartoe zullen er onderzoeken worden uitgevoerd op meerdere terreinen. Allereerst zal er een Due Diligence Onderzoek plaatsvinden en zal toestemming bij de ACM en NZa worden gevraagd. De belangrijkste onderdelen vormen uiteraard de uitwerking van onze zorginhoudelijke visie en onze besturingsfilosofie. - Samen met het collectief van vrijgevestigde dokters en het medische stafbestuur wordt een project ingesteld om de positie te onderzoeken van de medisch specialist in 2015. Vanaf 2015 zal er een samenwerkingsovereenkomst met het ziekenhuis moeten liggen. Wij willen tevens uitwerken hoe dit model kan evolueren tot een participatiemodel. - Komend jaar zal er ook invulling worden gegeven aan de discussie rond spreiding en concentratie van zorg, dit o.a. via het project Friesland Voorop. Er zullen tevens meerjarenafspraken met de belangrijkste zorgverzekeraars komen op het gebied van kwaliteit en efficiency. Daar waar noodzakelijk wordt de samenwerking met zorgaanbieders in de regio geïntensiveerd. Gebeurtenissen na 1 januari 2014 Na balansdatum zijn er twee gebeurtenissen die gevolgen hebben voor de positie van Nij Smellinghe. - Faillissement zorggroep Pasana Op 19 maart 2014 stemde de RvT van de Stichting Combinatieholding Nij Smellinghe/Pasana in met het afgeven van een continuïteitsgarantie van Nij Smellinghe aan Zorggroep Pasana. De in de jaarrekening 2013 opgenomen positie is onderdeel van deze garantiestelling. Voorwaardelijk verstrekte Nij Smellinghe aanvullende liquiditeit aan Pasana vanaf 19 maart 2014. Zorgverzekeraar(s) gaven eind 2014 te kennen vanaf 1 januari 2015 geen curatieve zorg meer in te willen kopen bij Pasana. Hierdoor verviel de continuïteit van Pasana waarna het faillissement werd aangevraagd. Op 28 november 2014 is het faillissement van Stichting Zorggroep Pasana uitgesproken. - Fusie stichting beheer faciliteiten Nij Smellinghe en opheffen deelnemingen in BV`s en CVs. Ziekenhuis Nij Smellinghe bezit 100% van het aandelenkapitaal van meerdere Besloten Vennootschappen. Eind 2013 is besloten om de juridische structuur van Nij Smellinghe te vereenvoudigen. Dit heeft er in geresulteerd dat de juridische entiteiten waarvan Nij Smellinghe het volledige aandelenkapitaal bezit, alsmede de onderliggende Commanditaire Vennootschappen, te liquideren. Begin 2014 heeft het bestuur van de Stichting Beheer Faciliteiten besloten om per 1 januari 2014 te fuseren met Nij Smellinghe. Alle resterende activa en passiva zijn met ingang van 1 januari 2014 toegevoegd aan Nij Smellinghe.
1.3
Sociaal jaarverslag Het sociaal beleid van Nij Smellinghe is een wezenlijk onderdeel van het totale ziekenhuisbeleid en als zodanig volledig geïntegreerd in dit beleid. De doelstellingen van het sociaal beleid CAO Ziekenhuizen vormen een kader voor het te voeren beleid in de ziekenhuizen. Beleidsactiviteiten en resultaten in 2013 In 2013 heeft de afdeling P&O zich bij de uitwerking van het sociale beleid met name gericht op de volgende aspecten:
Voorbereiding fusie en integratie Managementontwikkeltraject Versterken teamleiders en coördinatoren Borgen en verdiepen van het verzuim- en gezondheidsbeleid Digitalisatie beheersmatig HRM-proces Ontwikkeling personeel E-learning Herregistratie BIG
Voorbereiding Fusie en Integratie In het kader van de fusie tussen Nij Smellinghe en Pasana, is integratie van verschillende afdelingen/ sectoren voorbereid. Op onderdelen vindt de integratie eerder plaats en is, na instemming van de O.R., voor een aantal afdelingen de overgang geregeld. Ook is, in de voorbereiding van fusie en integratie, een nieuw format voor functiebeschrijvingen ontwikkeld. Uitgangspunten zijn dat functies meer generiek en resultaatgericht worden beschreven waardoor er een meer evenwichtig en overzichtelijk functiegebouw ontstaat. Managementontwikkeling In het kader van het businessplan en de invulling van de leidinggevenden functies is een door P&O een managementontwikkeltraject (MOT) vormgegeven met als doel alle managers en leidinggevenden kennis, kunde en vaardigheden aan te reiken die essentieel zijn in de vertaling van het businessplan en de interne en externe ontwikkelingen. In 2013 is daarin aandacht besteed aan gezondheidsbeleid, visieontwikkeling, doelen stellen in een turbulente omgeving en veranderkunde Ontwikkeling van teamleiders en coördinatoren Teamleiders en coördinatoren vervullen in hun teams een belangrijke rol in het coachen en faciliteren van medewerkers om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Om de coördinatoren en teamleiders te ondersteunen bij hun verdere ontwikkeling is in 2013 een ziekenhuisbreed scholingsprogramma gestart. Dit programma is opgezet door de afdeling P&O in samenwerking met hoofden, teamleiders en coördinatoren. Het scholingsprogramma voorziet in het vergroten van kennis en vaardigheden met betrekking tot bepaalde specifieke onderwerpen, zoals bijvoorbeeld verzuimbeleid, coaching of “sturen zonder strepen”. Ook biedt het gelegenheid om door ontmoeting en uitwisseling te leren van elkaar en inspiratie op te doen. Het scholingsprogramma wordt goed gewaardeerd en in 2014 voortgezet. Gezonde medewerkers die optimaal ingezet kunnen worden Het verzuimbeleid is gericht op duurzame inzetbaarheid van medewerkers en het voorkomen van schadelast voor medewerkers en de werkgever. Nij Smellinghe heeft daarom voortdurend aandacht voor preventie van verzuim en werkt naast het belasting -
belastbaarheid model met gedragsmodel. In 2013 is het netto verzuimpercentage zowel over het eerste jaar als over de twee ziektejaren verlaagd. De meldingsfrequentie is met 0.1 punt licht gestegen. Resultaten verzuimbeleid *1 Verzuimpercentage 1e ziekte jaar Verzuimpercentage 2 ziekte jaren Verzuimfrequentie *1 Cijfers Arbodienst.
2009
2010
2011
2012
2013
3.0
2,9
3,3
3,3
2.8
3,7
3.9
3.3
0,98
0,86
0.96
0.99
0,97
In de Health Ranking van Vernet heeft Nij Smellinghe een rapportcijfer 9,2 gescoord en is daarmee een van de beste ziekenhuizen in Nederland. In 2013 zijn twee ‘lekker werken’ dagen georganiseerd met een aanbod voor medewerkers op het gebied van vitaliteit zoals mindfullness en timemanagement. Daarnaast zijn, in samenwerking met andere ziekenhuizen cursussen aangeboden op het gebied van combineren van werk en privé. Aantrekken nieuw personeel Voor Nij Smellinghe is een belangrijk speerpunt te blijven voorzien in voldoende en goed opgeleid personeel. Dit gebeurt enerzijds door middel van gerichte werving en selectie, anderzijds door het opleiden van jonge potentiële medewerkers. Een belangrijke rol bij het aantrekken van nieuw personeel is dat Nij Smellinghe bekend staat als een goed werkgever, met een goede sfeer en mogelijkheden biedt voor persoonlijke ontwikkeling. In 2013 zijn er 45 vacatures in Nij Smellinghe ontstaan, 44 daarvan zijn ingevuld. Bij de 1 vacatures die nog niet zijn ingevuld, gaat het om een hartkatheterisatie laborant. Jaar 2009 2010 2011 2012 2013
Totaal aantal vacatures 99 75 56 45 45
Verloop Na een stijging in de jaren t/m 2008 is het verloop vanaf 2009 aan het dalen naar 3,8% in 2011 en 2013 en 3,7% in 2013. Het verloop onder verpleegkundigen is in 2013 erg laag, namelijk 3,3%. Factoren die daar op van invloed zijn: de situatie op de arbeidsmarkt, de economische situatie en de leeftijdsopbouw. Verloop Nij Smellinghe totaal Verpleegkundigen
2009 7,3%
2010 5,6%
2011 3,8%
2012 3,8%
2013 3,7%
5,3%
6,28%
3,6%
4,3%
3,3%
Digitalisatie HRM-proces Nij Smellinghe heeft als speerpunt van beleid om volledig te digitaliseren en zo een papierloos ziekenhuis te worden. Digitalisatie van alle personele processen is daarbij één van de doelen. In 2013 zijn naast de digitale salarisstrook en het personeelsdossier, ook alle beheersmatige personele processen gedigitaliseerd met behulp van HR-selfservice van
Raet. Alle leidinggevenden en medewerkers hebben zowel in de organisatie als thuis toegang tot dit systeem en kunnen het raadplegen en mutaties doorgeven. Een belangrijk voordeel is dat, er één bron is waar personele gegevens worden opgeslagen, processen efficiënter kunnen worden ingericht en bescherming van gegevens beter is geregeld. Daarnaast is het voordeel, dat handmatige handelingen tot het minimum worden beperkt, waardoor kans op fouten wordt verkleind. Ontwikkeling personeel Ontwikkeling van personeel is een belangrijk instrument om zorg te dragen voor uitstekende kwaliteit van patiëntenzorg. Daarnaast is het belangrijk voor de tevredenheid van de medewerkers blijkt ook uit het medewerkeronderzoek. Daarom biedt de afdeling P&O jaarlijks interne trainingen, coaching, intervisie en loopbaanbegeleiding aan. De afdelingshoofden schrijven jaarlijks een opleidingsplan waarin de noodzakelijke vakinhoudelijke scholing wordt opgenomen. In 2013 heeft Nij Smellinghe 30 initiële- en specialistische opleidingsplaatsen en daarnaast vele stageplaatsen om ook in de toekomst aan goed gekwalificeerd personeel te kunnen voldoen. In totaal is er in 2013 voor bijna € 500.000 aan scholing en deskundigheidsbevordering besteed. E-learning In 2012 is besloten tot de aanschaf en implementatie van E-learning in Nij Smellinghe. In 2013 is projectmatig gewerkt aan ELO-beleid, uitwerken van leerpaden, bepalen van inhoud en zijn de eerste pilots gestart met als doel in het 1e kwartaal van 2014 definitief en organisatiebreed te starten. Daarmee zal de kwaliteit en deskundigheid van medewerkers nog beter kunnen worden ondersteund en geborgd. Herregistratie BIG In het kader van de herregistratie BIG, zijn alle aangeschreven zorgprofessionals in Nij Smellinghe daadwerkelijk geherregistreerd. Daarmee is gegarandeerd, dat er deskundige en bekwame zorgprofessionals in Nij Smellinghe werkzaam zijn. Leerafdelingen Op alle algemene verpleegafdelingen wordt er gewerkt met leerafdelingen. Daarnaast bestaan er op de poliklinieken leerafdelingen voor doktersassistenten en medisch secretaressen. Dit laatste is een samenwerking tussen Nij Smellinghe, het MCL en ROC Friesland College. Arbobeleid De Arbostuurgroep (AST) heeft tot doel het bevorderen van de arbeidsomstandigheden en het ondersteunen van leidinggevenden, management en medewerkers bij het blijvend aandacht vestigen op Arbo zaken. Tevens worden gevraagd en ongevraagd adviezen verstrekt aan de Directie op het gebied van de uitvoering en vorming van het Arbobeleid. Om dit te bereiken stelt de AST jaarlijks een plan op. De Arbostuurgroep is in 2013 vijf maal bijeengekomen om het lopende en het te ontwikkelen Arbobeleid binnen Nij Smellinghe te bespreken. Belangrijkste zaken die in het afgelopen jaar zijn behandeld zijn: Bedrijfshulpverlening Voortgang Plan van aanpak en uitvoering Risico-inventarisatie en evaluatie voor de gehele organisatie Integratie Arbodienstverlening Nij Smellinghe Pasana Melding en analyse bedrijfsongevallen Onderzoek nachtarbeid en risico op borstkanker
Rookbeleid Klimaatbeheersing diverse afdelingen
Bedrijfsongevallen In 2013 zijn in totaal 9 bedrijfsongevallen of bijna ongevallen gemeld. Alle meldingen zijn onderzocht en waar nodig zijn maatregelen genomen. Geen van de voorvallen heeft geleid tot ziekenhuis opname of blijvend letsel.
