Verslag van de Raad van Toezicht Huize Winterdijk over 2014 Inleiding De Raad van Toezicht wil met dit verslag inzicht en verantwoording geven van de werkzaamheden in het afgelopen jaar. Deze worden verricht op grond van de taakstelling zoals die verwoord is in de Zorgbrede Governancecode. Rechtsvorm van de instelling Stichting: De Stichting tot oprichting en instandhouding van bejaardenoorden en verzorgingstehuizen uitgaande van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland. De stichting beheert een woonzorgvoorziening 'Huize Winterdijk' te Gouda. Toelating als zorginstelling Huize Winterdijk is een AWBZ-erkende zorginstelling en dient te voldoen aan de eisen die de Wet Toelating Zorginstellingen stelt en aan de bepalingen genoemd in de Zorgbrede Governancecode. Taak Raad van Toezicht De taak van de Raad van Toezicht bestaat uit: - het integraal toezicht houden op de Raad van Bestuur die belast is met de realisatie van de statutaire doelstelling van de stichting die Huize Winterdijk exploiteert binnen identitaire kaders - werkgeverschap van de Raad van Bestuur - klankbord en adviseur zijn van de Raad van Bestuur. Extern toezichtkader Zorginstellingen opereren binnen het kader van wetten en regels zoals het Burgerlijk Wetboek (BW) en specifieke regelgeving voor zorginstellingen als Huize Winterdijk. Op de naleving ervan wordt extern toegezien. De Zorgbrede Governancecode 2010 zorgt daarnaast voor zelfregulering binnen de sector. Zorginstellingen moeten elk jaar verantwoording afleggen over de manier waarop zij hun geld besteden. Die verantwoording leggen zij af in de Jaarverantwoording zorginstellingen. De externe accountantscontrole is verricht door medewerkers van Ernst & Young. Intern toezichtkader Dit betreft het stelsel van statuten, reglementen en andere documenten die Huize Winterdijk zelf heeft opgesteld. Het zijn de vastgestelde spelregels waaraan de organisatie zich moet houden en zich in haar handelen naar moet richten. Essentieel daarin is het toezicht houden op de realisatie van de statutaire doelstelling, een taak die is opgedragen aan de Raad van Bestuur. Dit vormt ook de basis voor de Raad van Toezicht om besluiten van de bestuurder goed of af te keuren en zelf besluiten te kunnen nemen. Anders gezegd: de Raad van Toezicht stelt periodiek vast of het handelen van de bestuurder en de organisatie voldoet aan de overeengekomen regels, ook wel kader genoemd. De Raad van Toezicht heeft hierin niet alleen een passieve rol. Naast het tot zich nemen en beoordelen van de aangeboden informatie, heeft de Raad van Toezicht ook een rol om eigen kennis en kunde in te
Pagina 1 van 7
brengen of te ontwikkelen. Het toezichtkader wordt onder andere gevormd door de volgende zaken: - Statuten waarin de grondslag en doelstelling zijn omschreven - Zorgbrede Governancecode - Reglement van de Raad van Toezicht Huize Winterdijk - Reglement van de Raad van Bestuur Huize Winterdijk - Begroting met de voorgenomen doelstellingen - Treasurystatuut. Het toetsingskader De Raad van Toezicht toetst het handelen van de bestuurder en de organisatie. Toetsen gebeurt aan de hand van wat eerder als beleid of doelstelling is vastgesteld. De tijdige, verantwoordingsgerichte en volledige informatievoorziening van de bestuurder is hierbij van essentieel belang. De toetsing gebeurt onder andere aan de hand van: - Tussentijdse financiële rapportages over de realisatie van de begroting - Jaarverslag en Jaarrekening - Rapportage medewerkerstevredenheidsonderzoek - Rapportage bewonerstevredenheidsonderzoek - Accountantsrapportages en managementletter - Document Identiteit Huize Winterdijk - Risico-inventarisatie die elk kwartaal door de bestuurder wordt uitgebracht - Periodieke management rapportages - Rapportages door de in 2014 ingestelde Audit- & Vastgoedcommissie - Jaarplanner. Naast deze documenten benut de Raad van Toezicht ook andere contacten om op de hoogte te blijven over de gang van zaken zoals het bijwonen van de halfjaarlijkse verkoopdagen, eindejaarsbijeenkomst, nieuwjaarsreceptie et cetera. De samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2014 was als volgt: de heer A.J. Deurloo (63), Bruinisse, gepensioneerd
Voorzitter; 1e benoeming 12 juli 2011; aftredend en herbenoembaar 12 juli 2015. Aandachtsgebied: identiteit en P&O. Nevenfuncties: - diaken Ger. Gem. in Nederland Bruinisse - scriba classis Zuid Ger. Gem. in Nederland - secretaris Stichting Zuivere Waarheid van de Ger. Gem. in Nederland te Rhenen - voorzitter Steun Stichting Vrienden van Winterdijk te Gouda (tot 10 oktober 2014) - voorzitter locatiecommissie van woonzorgvoorziening Hebron te Nieuwerkerk
Pagina 2 van 7
mevrouw drs. T.A. Gunter (58), Barneveld, eigenaar praktijk TAG Zorgmanagement & Consult
de heer mr. A.Th. de Haan (35), HendrikIdo-Ambacht, jurist
de heer drs. A. Terlouw RA (39), Waddinxveen, accountant
de heer Ing. A. van den Brink (46), Barneveld, teamleider bureau technisch beheer bij een zorginstelling
Vice-voorzitter; 1e benoeming 12 juli 2011; aftredend en niet herbenoembaar 31-122014. Aandachtsgebied: zorgverlening. Nevenfuncties: - secretaris Steun Stichting Vrienden van Winterdijk te Gouda (tot 10 oktober 2014) - lid WMO raad, portefeuille psychiatrie, psychosociale problematiek, jeugdzorg - vertrouwenspersoon in het kader van de klachtenregeling seksuele intimidatie Ds. G.H. Kerstencentrum te Veenendaal -plv. lid klachtencommissie Ver. voor Voortgezet Onderwijs Van Lodesteincollege en het Hoornbeeckcollege Secretaris; 1e benoeming 1 januari 2012; aftredend en herbenoembaar 31-12-2015. Aandachtsgebied: juridische zaken. Functie: - Advocoeur De Haan te Alblasserdam Nevenfunctie: lid schoolbestuur en toezichthouder bij de VVOGG school te Hendrik-Ido-Ambacht 1e benoeming 1 januari 2012; aftredend en herbenoembaar 31-12-2015. Aandachtsgebied: financiën. Functie: - partner PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Nevenfuncties: - penningmeester Stichting Schuilplaats - penningmeester Stichting Jafet 1e benoeming 01-01-2013; aftredend en herbenoembaar 31-12-2016 aandachtsgebied: bouwkundige zaken Nevenfuncties: - secretaris Beheercommissie kerkgebouw De Hoeksteen van de Ger. Gem. in Nederland te Barneveld - freelance advieswerk
Per 1 januari 2015 is de heer drs. C. Stijnen te Gouda toegetreden tot de Raad van Toezicht als opvolger van mevrouw drs. T.A. Gunter. Begin 2015 is hij tevens benoemd als vicevoorzitter. Mevrouw Gunter heeft vele jaren zitting gehad in diverse organen van Huize Winterdijk. Wij zijn haar erkentelijk voor haar gedegen inbreng in die periode.
Pagina 3 van 7
De leden van de Raad van Toezicht ontvangen ieder een kleine jaarlijkse vergoeding, naast een reis- en onkostenvergoeding. De vergoedingen zijn getoetst en zijn in overeenstemming met de bepalingen in de Wet op de Normering Topinkomens. De leden van de Raad van Toezicht hebben geen nevenfuncties of werkzaamheden verricht waardoor hun onafhankelijkheid in het geding is gekomen of die tot belangenverstrengeling hebben geleid. De Raad van Toezicht vergaderde 7 keer samen met de Raad van Bestuur. Daarnaast was er 6 keer tussentijds overleg door de voorzitter van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur. In het verslagjaar werd ook gesproken met het voltallige Management Team terwijl er ook overleg was met vertegenwoordigers van de Identiteitsraad, de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad. Ook benoemde de Raad van Toezicht een nieuw bestuur van de Steun Stichting Vrienden van Winterdijk. In het kader van deskundigheidsbevordering heeft de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur themabijeenkomsten gehouden over “Identiteit” en “Toezicht en Beheerplan bij calamiteiten”. Voorafgaand aan een reguliere vergadering werd een presentatie gegeven over “Benchmarkcijfers in de zorgsector” door een lid van de Raad van Toezicht. Alle leden zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. Tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht samen met de Raad van Bestuur zijn in 2014 de volgende onderwerpen aan de orde geweest en waar nodig vastgesteld of goedgekeurd: - Strategisch beleid en optimalisering bedrijfsvoering - Identiteitsgebonden zorg - Bouwkundige aanpassing van het gebouw - Jaarverslag en Jaarrekening 2013 - Begroting 2015 en Meerjarenonderhoudsplanning - Liquiditeitsplanning - Zelfevaluatie door de Raad van Toezicht, uitgevoerd in het 4e kwartaal van 2014 - Periodieke management-rapportages - Risicomanagement - Beoordeling Correct declareren - Informatievoorziening Raad van Toezicht - Evaluatie en benoeming externe accountant - Vrijwilligersbeleid - Toezicht en Beheerplan bij calamiteiten - Benoeming nieuw bestuur Steun Stichting Vrienden van Winterdijk - Statutenwijziging Steun Stichting Vrienden van Winterdijk
Pagina 4 van 7
- Benoeming Audit & Vastgoedcommissie - Waarneming taken en bevoegdheden bij afwezigheid bestuurder - Treasurystatuut - Scheiden van wonen en zorg. Raad van Bestuur De heer ir. H.C. van Beijnum MC is sinds 1 januari 2011 parttime bestuurder van Huize Winterdijk. De exploitatie van Huize Winterdijk valt onder zijn verantwoordelijkheid. De Raad van Toezicht is hem zeer erkentelijk voor de vele werkzaamheden die hij in 2014 voor Huize Winterdijk heeft verricht. Deputaatschap Bejaardenoorden/Identiteitsraad Het Deputaatschap Bejaardenoorden waakt – als Identiteitsraad – over de statutaire identiteit van woonzorgcentrum Huize Winterdijk te Gouda. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur van Huize Winterdijk. De Raad van Toezicht houdt daarop toezicht. Het is een wettelijke eis dat de Raad van Toezicht onafhankelijk is. Binnen de wettelijke vereisten wordt groot belang gehecht aan een goede binding met de achterban en het kerkverband. De Identiteitsraad heeft een goedkeurende functie bij de benoeming van pastoraal medewerkers en een adviserende functie bij de benoeming van leden van de Raad van Toezicht en leden van de Raad van Bestuur. De Identiteitsraad bestaat uit zeven personen. De samenstelling was per 31 december 2014: Voorzitter: Ds. A. Schultink Secretaris: G. Lodder Leden: J. Beeke, P.J. van den Bosch, P.J. van Helden, A.C. van Rinsum en M. Weststrate Als pastoraal medewerker zijn werkzaam de heren M.F. van Beek en P.M. den Harder. Tot slot Huize Winterdijk mag al ruim 35 jaar een plaats hebben in ons kerkelijk leven. Al die jaren hebben vele ouderen uit onze achterban, ook van Gods volk, hier de laatste tijd van leven door kunnen brengen. We lezen in Jesaja 4:5b: ….. want over alles wat heerlijk is, zal een beschutting wezen. In de kanttekening staat dan zo treffend: “Te weten voor God, dat is, over alle godzaligen, die heerlijk gemaakt zijn door de gemeenschap die zij met God hebben.” Mocht de Heere daartoe in Zijn voorzienigheid Huize Winterdijk nog dienstbaar willen stellen. In 2014 zijn grote veranderingen in de financiering van de zorg doorgevoerd. Ook Huize Winterdijk heeft hier mee te maken. Door het gedeeltelijk afschaffen van de AWBZ zullen ouderen langer thuis moeten blijven wonen. Dat heeft gevolgen voor de bezetting van Huize Winterdijk. Gemoedsbezwaarden kunnen niet langer aanspraak maken op vergoeding van kosten door de AWBZ. Die komen voortaan voor eigen rekening. Momenteel wordt onderzocht hoe Huize Winterdijk ook voor gemoedsbezwaarden een betaalbare plaats blijft.
Pagina 5 van 7
De Heere schenke allen die bij Huize Winterdijk betrokken zijn de wijsheid en de krachten om alle voorkomende werkzaamheden te verrichten. We denken dan in het bijzonder aan de pastoraal medewerkers, het Management Team, medewerkers, cliëntenraad, ondernemingsraad en vrijwilligers. Ook de inzet van allen die betrokken zijn bij de Steun Stichting Vrienden van Winterdijk mag niet vergeten worden. We willen op deze plaats onze oprechte erkentelijkheid uitspreken voor ieders inzet. Gouda, 18 mei 2015
maandag 7 juli 2014
woensdag 17 september 2014
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ondernemingsplan / meerjarenbeleidsplan incl. projecten Onderhoudsplan en -begroting Begroting Jaarrekening Exploitatie en productiviteit Risicomanagement Liquiditeitsplanning Teksten Jaarverslag RvB en RvT Behoefte financieringsarrangement bepalen
10 Calamiteitenplan c.q. beheerplan bij calamiteiten
B Interne Organisatie 20 21 22 24 25 26 27 28 29 30
Benoeming nieuw lid RvT Schorsing of ontslag lid RvT (ingrijpende) organisatiewijziging Schorsing of ontslag lid RvB Arbeidsvoorwaarden bestuurder Beoordelingsrapport van bestuurder Aanstelling MT-leden Ontslag MT-lid Procuratie en vertegenwoordigingsbevoegdheid Pastoraal medewerkers
Pagina 6 van 7
woensdag 17 december 2014
dinsdag 20 mei 2014
A Algemeen Beleid
woensdag 29 oktober 2014
woensdag 26 maart 2014
Jaaragenda 2014 Raad van Toezicht
woensdag 29 januari 2014
A.J. Deurloo, voorzitter Raad van Toezicht mr. A.Th. de Haan, secretaris Raad van Toezicht
31 Beoordelen/aanstellen accountant 32 Treasurystatuut 33 Beoordeling Correct declareren 34 Wet Normering Topinkomens beoordeling afgelopen jaar C Diversen Informatievoorziening RvT incl. Inf. protocol RRB art. 40 01.6 41 Besluit tot strategische samenwerking 42 Klachtenreglement en klokkenluidersregeling 43 Informatie aan synode door Identiteitsraad 44 Samenstelling bestuur Steun Stichting 45 Bepaling belanghebbenden (ZGC art. 2.2.1/2.2.2./2.3) 46 Toetsing belangenverstrengeling RvB (ZGC art. 3.3.3) 47 Planning en controlecyclus beleidsplan (RRB art. 1.6) 48 Zelfevaluatie RvB en info aan RvT (RRB art. 2.8) 49 Vastleggen taken en bevoegdheden bij waarneming 50 Aanpassing RRB a.d.h. van zelfevaluatie (RRB art. 2.12) 51 Project Scheiden van wonen en zorg 52 Integriteitscode
D Specifiek Beleid 60 61 62 63 64
Zorgbeleid Identiteitsbeleid Communicatiebeleid Kwaliteitsbeleid Personeels- en vrijwilligersbeleid
65 Informatisering en automatisering incl. kerktelefoon 66 Presentatie benchmarkgegevens zorginstellingen
E Specifieke Projecten 70 71 72 73 74
productieafspraken zorgkantoor ontwikkeling nevenlocaties participatie werkgroep GGiN samenwerking zusterorganisaties Plannen overleg RvT met Ondernemingsraad
N.B. De onderwerpen die cursief zijn vermeld behoefden in 2014 geen behandeling.
Pagina 7 van 7
