jaarverslag 2014 raad van toezicht 1
Inleiding In het voorliggende jaarverslag over het kalenderjaar 2014 legt de raad van toezicht verantwoording af over de uitvoering van zijn taken en de uitoefening van zijn bevoegdheden. Doel daarvan is dat de lezer een goed beeld krijgt van en inzicht in de verantwoordelijkheden en de werkzaamheden van de raad . Het verslag is opgesteld aan de hand van de richtlijnen van de Vereniging van Toezichthouders in Onderwijsinstellingen (VTOI). Bestuur en toezicht achten zich gebonden aan de bepalingen van de Code Goed Bestuur en laten zich daarbij leiden door de principes van het Policy Governancemodel dat is ontwikkeld door John Carver. De bepalingen en principes zijn uitgewerkt in een eigen Reglement Raad van Toezicht dat ter aanvulling dient op hetgeen is geregeld in de Stichtingsstatuten van Pantarijn. Alle relevante documenten die te maken hebben met het interne toezicht zijn te downloaden via de website van Pantarijn. De werkzaamheden van de raad van toezicht In de werkzaamheden van de raad van toezicht zijn de volgende drie rollen te onderscheiden: Toezichthoudende rol Adviserende rol
Werkgeversrol
De raad ziet er op toe dat de doelstellingen worden behaald die wettelijk en maatschappelijk van RSG Pantarijn mogen worden verwacht en dat de algemene gang van zaken, het opereren in zijn algemeenheid geschiedt op een te verantwoorden wijze. De raad treedt op als sparringpartner van het bestuur door gevraagd en ongevraagd advies te geven. Hierbij is van belang dat duidelijk gemarkeerd wordt of de raad vanuit zijn toeziende rol of vanuit zijn adviserende rol opereert. De raad benoemt en ontslaat het bestuur, stelt zijn arbeidsvoorwaarden vast en beoordeelt de prestaties van het bestuur.
De raad is in 2014 vijf keer in vergadering bijeen geweest. In alle vergaderingen kwamen de toezichthoudende en adviserende rol van de raad aan de orde. Twee bijeenkomsten hadden daarnaast nog een specifiek karakter. De bijeenkomst in juni stond vooral in het teken van de goedkeuring van de jaarstukken over 2013 en het jaarlijkse gesprek met de accountant. De vergadering in september betrof voor het grootste deel een themabijeenkomst onder leiding van een extern deskundige. De besluitvorming door de raad gebeurt in consensus. Als een lid aangeeft niet te kunnen instemmen met een besluit, dan wordt dit als zodanig genotuleerd. Behalve de leden van de raad woonde ook de directeur/bestuurder de vergaderingen bijen waren gewoonlijk ook aanwezig de ambtelijk secretaris van de raad en de bestuurssecretaresse, die de vergaderingen notuleert.
2
De toezichthoudende rol Het toezicht geschiedt aan de hand van een set ijkpunten waarmee getoetst wordt of het bestuur handelt binnen de vastgestelde kaders. Het toezicht van de raad verloopt daardoor op systematische wijze. De set bestaat uit de volgende ijkpunten: • Algemeen criterium • Personeelsbeleid • Financieel beleid – begroting • Financieel beleid – exploitatie • Intern organisatorisch beleid • Beleid met betrekking tot leerlingen • Beleid met betrekking tot ouders • Beleid met betrekking tot roerende en onroerende goederen • Informatie aan en ondersteuning van de raad van toezicht. De raad van toezicht is in 2014 voor alle ijkpunten akkoord gegaan met de geleverde verantwoording en heeft derhalve vastgesteld dat de directeur/bestuurder op alle terreinen heeft gehandeld binnen de afgesproken kaders. De volgende verantwoordingsdocumenten werden door de bestuurder aangeleverd: • financiële kwartaalrapportages • Accountantsverslag over 2013 • Jaarverslag over 2013 • Kengetallen personeel van mei 2013 • Periodieke managementrapportage • Jaarverslag MR schooljaar 2012/2013 • Jaaroverzicht klachtafhandeling 2013 • Uitkomsten tevredenheidonderzoeken ouders en leerlingen schooljaar 2013 • Examenresultaten schooljaar 2013/2014 • Schoolgids schooljaar 2013/2014 • Strategisch beleidsplan 2015 • Prognose leerlingaantallen schooljaar 2014/15 Mondeling werd steeds gerapporteerd over de voortgang van het voorbereidingsproces van de nieuwbouw van de locatie Kesteren. De leden van de raad ontvingen ter informatie de agenda en bijbehorende stukken van alle vergaderingen van de Medezeggenschapsraad van Pantarijn. De raad van toezicht gaf de statutair vereiste voorafgaande schriftelijke goedkeuring aan het bestuur voor het nemen van een positief besluit betreffende: het vaststellen van de jaarrekening en jaarverslag over het jaar 2013 van de Stichting tot bevordering van Openbaar Voortgezet Onderwijs van Wageningen en Omstreken. 18 juni Het vaststellen van de exploitatiebegroting 2015. 12 nov. Voorts stelde de raad zijn jaarverslag vast over het jaar 2013. De werkgeversrol De Raad van toezicht is de werkgever van directeur/bestuurder mevrouw S.L. Efdé, die per 1 april 2013 in dienst is getreden van Pantarijn. Zoals gebruikelijk binnen Pantarijn werd met haar een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar afgesloten, met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd bij goed functioneren. 3
Daartoe werd in januari een beoordelingsgesprek met haar gevoerd door de heren Leenders en Jongstra. De beoordeling gebeurde aan de hand van een vastgestelde checklist. De goede beoordeling was de basis voor een unaniem besluit in de vergadering van 26 februari om de directeur/bestuurder per 01.04.2014 een vast dienstverband voor onbepaalde tijd aan te bieden. Op de arbeidsovereenkomst is de CAO Bestuurders VO van toepassing. De raad heeft tevens besloten om indexering toe te passen conform de CAO Onderwijs VO. Deskundigheidsbevordering en scholing De raad is aangesloten bij de Vereniging voor Toezichthouders in Onderwijsinstellingen (VTOI) waardoor een beroep kan worden gedaan op inhoudelijke ondersteuning en verdieping van de toezichthoudende taak. In september hield de raad een themabijeenkomst o.l.v. extern deskundige Henk van der Esch. Hij hield een voordracht over de uitgangspunten van het Policy Governancemodel, waarna onder zijn leiding een bezinning plaatsvond op de ijkpunten die de Raad van Toezicht hanteert. In januari werd een interne informatiebijeenkomst gehouden voor de drie nieuwe leden, waarbij ook aanwezig waren de voorzitter en vicevoorzitter aanwezig waren evenals de directeur/bestuurder en ambtelijk secretaris. Tevens is een handboek Raad van Toezicht 2014 samengesteld. Contacten met derden De januarivergadering van de MR werd, zoals gebruikelijk, bijgewoond door de voorzitter van de raad. In februari vond het regulier informeel overleg plaats tussen de voorzitter van de raad en de burgemeester Wageningen. Zij informeerden elkaar daarbij over relevante ontwikkelingen. Tijdens de februarivergadering hield mevrouw Els Bakers, de nieuw benoemde locatiedirecteur van de locatie VMBO/PRO, een presentatie over het onderwijs op haar locatie. Het jubileumcongres van de VTOI op 11 april werd bijgewoond door de voorzitter. Op 18 juni had de raad een gesprek met de accountant ter toelichting op de uitgevoerde jaarlijkse controle. Met name werd een uitgebreide gedachtewisseling over risicomanagement gevoerd. In september werd vanuit de school een kennismakingsbijeenkomst met de Wageningse locaties georganiseerd voor de nieuwe en wethouders. Daarbij was ook een vertegenwoordiging van de raad van toezicht aanwezig. In 2014 is in de raad de aanzet gegeven voor een discussie welke positie RvT leden moeten innemen t.a.v. bezoeken / bijwonen activiteiten binnen de school. In 2015 zal dit punt verder worden uitgewerkt. Evaluatie van de werkzaamheden en het functioneren van de raad De werkzaamheden en het functioneren van de raad in 2014 zijn door de leden geëvalueerd. De opbrengst van deze evaluatie wordt in januari 2015 in een speciale evaluatievergadering besproken. De evaluatie over 2013 is aan de orde geweest in de decembervergadering van 2013. In de februarivergadering van de raad werd de procedure werving & selectie nieuwe leden geëvalueerd. Uit deze evaluatie kwam naar voren dat de procedure correct is uitgevoerd en door de nieuw benoemde leden als prettig werd ervaren. Voor de raad was dat reden om de procedure niet te wijzigen. Werving- selectie- en benoemingsprocedure nieuwe leden In januari is de procedure voor werving en selectie van twee leden uitgevoerd aan de hand van de profielschets die werd gehanteerd bij de procedure in 2013. Het algemeen profiel en de te 4
volgen procedure, evenals de voorgeschreven samenstelling van de benoemingsadviescommissie staan vermeld in het reglement Raad van Toezicht. De benoemingsadviescommissie heeft voor deze ronde ter aanvulling op het profiel in de oproep laten vermelden dat nu ook gezocht werd naar kandidaten die beschikken over kennis van en affiniteit met financiën. De procedure heeft geleid tot de unanieme beslissing van de BAC om de heren H.J. Niemeijer en M.E. Visser voor te dragen aan resp. de raad van toezicht en de personeelsgeleding van de MR, in de vacatures die waren ontstaan door aftreden van resp. de heren G.P. Jongedijk en P. van Reenen. De voordracht is in beide gevallen unaniem overgenomen. Statutair is vastgelegd dat de leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de gemeenteraad van Wageningen voor de tijd van drie jaar. Zij zijn terstond herbenoembaar voor nog maximaal tweemaal drie jaar. De benoeming van de nieuwe leden door de gemeenteraad vond plaats op 10 maart 2014. Honorering De leden hebben in 2014 per bijeenkomst een presentievergoeding ontvangen. Daarnaast kunnen gemaakte onkosten worden gedeclareerd. De totale vergoeding blijft ruim binnen de norm van het maximaal toegestane fiscale bedrag voor een vrijwilligersvergoeding. De raad heeft in 2014 een voorstel aangenomen dat vanaf 2015 de leden van de raad kunnen kiezen voor een honorering conform de richtlijnen van de VTOI dan wel te blijven opteren voor onkostenvergoeding binnen kaders van de vrijwilligersvergoeding. De honoreringsgegevens van de bestuurder en de leden van de raad van toezicht over 2014 evenals de werkelijk gemaakte overige kosten in het kader van toezicht staan vermeld in de jaarrekening over 2014 die is opgenomen in het jaarverslag 2014 van de Stichting. Dit verslag wordt in de zomer van 2015 gepubliceerd. Samenstelling en rooster van aftreden Naam D.G. (Derk) Hoek P.H. (Piebe) Hotsma R. (Rob) Leenders A. (Arjen) Jongstra H.J. (Hanno) Niemeijer M.E. (Marcel) Visser
Benoemd Herbenoeming per 10.03.2014 01.01.2011 22.04.2013 01.01.2011 10.03.2014 12.03.2012 10.03.2014 10.03.2014
Termijn Benoemd tot
Voordracht van
1e 2e 2e 1e 1e 1e
MR-ouders RvT MR-ouders RvT RvT MR-personeel
2017 2016 2017 2015 2017 2017
Conform de Statuten van de Stichting wijst de raad zelf zijn voorzitter aan. De raad heeft in haar vergadering van 26 februari besloten om voortaan voor de duur van 1 jaar ook een vicevoorzitter en plaatsvervangend vicevoorzitter aan te wijzen. In de vergadering van 12 november is besloten tot instelling van een remuneratiecommissie. De heer A. Jongstra heeft zich beschikbaar gesteld voor een nieuwe termijn. In de vergadering van 12 november heeft de raad besloten de heer Jongstra voor te dragen voor herbenoeming.
5
Persoonlijke gegevens - Leden van de raad van toezicht De heer mr. D.G. (Derk) Hoek uit Wageningen (1954) lid, plv. lid remuneratiecommissie Bezoldigde functie Notaris Onbezoldigde functies Geen De heer P.H. (Piebe) Hotsma uit Wageningen (1957) plv. vicevoorzitter Bezoldigde functie Beleidsmedewerker Europees visserijbeleid bij Ministerie van EZ Onbezoldigde functies Geen De heer R. (Rob) Leenders uit Brummen (1951) voorzitter, lid remuneratiecommissie Bezoldigde functie Directeur OSGMetrium HR&Flex Onbezoldigde functies • Voorganger van Het Apostolisch Genootschap te Ede • Lid Geschillencommissie Eindexamens VIA-scholen De heer A. (Arjen) Jongstra uit Renkum (1968) vicevoorzitter, voorzitter remuneratiecommissie Bezoldigde functie Directeur bestuurder Woningstichting Barneveld en qualitate qua bestuurslid Muziek Theater Barneveld B.V Onbezoldigde functies • Voorzitter bestuur Stichting Bakkershaag • Bestuurslid Aedes De heer drs. H.J. (Hanno) Niemeijer uit Wageningen (1954) lid Bezoldigde functie • Voorzitter RvT Stichting Lommerlust, Zeist • Lid RvT Louis Bolk Instituut, Driebergen Onbezoldigde functies Lid WMO Adviesraad van de gemeente Wageningen De heer prof. dr. M.E. (Marcel) Visser uit Wageningen ( 1960) lid Bezoldigde functie Afdelingshoofd Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO-KNAW) Onbezoldigde functies • Bijzonder hoogleraar Rijksuniversiteit Groningen • Bijzonder hoogleraar Wageningen Universiteit • Voorzitter “Dr. J.L. Dobberke Stichting voor vergelijkende psychologie” • Bestuurslid “Sovon Vogelonderzoek Nederland” Persoonlijke gegevens - Directeur/Bestuurder Mevrouw Dr. Ir. S.L. (Stella) Efdé (1965). Benoemd door de raad van toezicht op 16 december 2012, aanvang van de functie op april 2013.
6
