Jaarverslag Raad van Toezicht en Raad van Bestuur in 2013
Vanaf 2009 is er sprake van een gezamenlijke Raad van Toezicht en Raad van Bestuur voor de stichtingen Punt Welzijn (Weert e.o.) en Vorkmeer (Peel & Maas en Nederweert). In de loop van 2009 is het organisatiemodel geformaliseerd, waarbij de statuten zijn gewijzigd en er nieuwe statuten zijn vastgesteld voor de koepelstichting Unitus en de afsplitsing van Hoera kindercentra (voorheen Bobo) van Vorkmeer. Het voordeel van deze organisatievorm is dat gebruik gemaakt kan worden van de schaalvoordelen en regionale samenwerking, terwijl tegelijkertijd de lokale verankering, laagdrempeligheid en toegankelijkheid vanwege de 'couleur locale' behouden blijven. Bij de stichting Unitus zijn naast het bestuur ook de ondersteunende diensten ondergebracht voor de drie werkstichtingen. Deze werkstichtingen, Punt Welzijn, Vorkmeer en Hoera kindercentra, onderhouden op lokaal niveau de contacten en contracten met de opdrachtgevers en lokale netwerken.
Raad van Toezicht In het reglement Good Governance van Unitus is de taakstelling van de Raad van Toezicht als volgt beschreven. “De Raad van Toezicht houdt toezicht op de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de Stichting Unitus en staat de Raad van Bestuur met raad ter zijde. De Raad van Toezicht zorgt tevens voor een adequate invulling van de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de Stichting Unitus en haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de behoeften en wensen van belanghebbenden en andere bij de onderneming betrokkenen af. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.” De wijze van invulling van deze taken, die van het bestuur, de personele samenstelling en de procedures zijn in het reglement verder uitgewerkt.
1
Jaarverslag Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Unitus 2013
Samenstelling Raad van Toezicht 2013 Gedurende het hele kalenderjaar 2013 bestond de Raad van Toezicht uit de volgende leden (functies en nevenfuncties op 31/12/2013): Mevrouw J.M.J. (Jacqueline) Ketelaar, voorzitter (lid vanaf medio 2010) - Woonplaats: Heythuysen - Hoofdfunctie: Regiodirecteur Reclassering Nederland regio Limburg - Nevenfuncties: Lid van de raad van Toezicht Stichting Gilde Opleidingen; Lid van de Commissie van Toezicht politiecellen Limburg-Noord. De heer T.G. (Toine) van Laarhoven, lid (vanaf medio 2009) - Woonplaats: Weert - Hoofdfunctie: belastingadviseur, verbonden aan Van Laarhoven Belastingadvies te Eindhoven - Nevenfuncties: bestuurder B.V. Grimbeert te Eindhoven; bestuurder B.V. Malpertuis te Eindhoven; secretaris/penningmeester Stichting Hart voor Laar te Weert; gecommitteerde Fontys Hogeschool, Fiscaal Recht en Economie te Eindhoven; auteur Indicator B.V. te Helmond; voorzitter werkgroep Goede Doelen Week Laar te Weert. Mevrouw P.G.M. (Nellie) Janssen, lid (vanaf medio 2010) - Woonplaats: Ell - Hoofdfunctie: afdelingsmanager Ontwikkeling van de werkorganisatie CGM (Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert). - Nevenfunctie: lid Raad van Toezicht Moveoo (Stichting Maatschappelijke Opvang Limburg) De heer W.P.M. (Wim) Zusterzeel, lid (vanaf medio 2010) - Woonplaats: Baexem - Hoofdfunctie: registeraccountant bij Koenen & Co. Roermond De heer F.J. (Frank) van Kemenade - Woonplaats: Helden - Hoofdfunctie: huisarts te Panningen - Nevenfuncties: Bestuurslid Cohesie; Voorzitter expertgroep kaderhuisartsen Ouderengeneeskunde; Voorzitter Raad van Toezicht Centrale Huisartsenpost Z.O.Brabant; Bestuurslid Vrienden van de Wietel. De heer M.J.J. (Marcel) Timmermans, lid (vanaf december 2011) - Woonplaats: Venlo - Hoofdfunctie: Teamleider gemeente Venlo - Nevenfunctie: Bestuurslid Avond4daagse Venlo Wijzigingen in de samenstelling van de Raad van Toezicht Op 31 december 2013 heeft de heer Van Kemenade zich teruggetrokken als lid van de Raad van Toezicht, vanwege zijn professionele betrokkenheid bij het werk van een van de werkmaatschappijen. Verder zijn er in 2013 zijn geen wijzigingen geweest in de samenstelling van de Raad van Toezicht. De zittingsduur van de leden is vier jaar met de mogelijkheid tot verlenging/ herverkiezing voor nog één keer vier jaar. In 2013 is Toine van Laarhoven herbenoemd voor een 2e zittingstermijn. De leden van de Raad van Toezicht worden door de Raad zelf benoemd binnen de vastgestelde regeling Good Governance via openbare werving op basis van een profielschets. De Raadsleden ontvangen voor hun werkzaamheden een beperkte onkostenvergoeding. De vergoedingsregeling is in 2012 vastgesteld en is ruim binnen de norm zoals opgesteld door de NVTZ.
2
Jaarverslag Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Unitus 2013
Commissies De Raad van Toezicht heeft sinds 2010 een aantal commissies ingesteld. De werkzaamheden en samenstelling in 2013 waren als volgt.
De auditcommissie (Toine van Laarhoven en Wim Zusterzeel) Richt zich op het toezicht op financiën, financiële informatieverschaffing, risicobeheersing en controlesystemen, naleving wet en regelgeving, ICT en de rol van de accountant. De P&O commissie (Jacqueline Ketelaar en Nellie Janssen) Houdt zich bezig met het HRM beleid, de organisatiestructuur, het werven, selecteren en voordragen (ook bij herbenoeming) van leden van de Raad van Toezicht, leden van het Bestuur en belangrijke kaderleden en vervult de werkgeversrol naar het bestuur. De Voorzitter van de Raad is Qualitate Qua voorzitter van deze commissie. Deze commissie is in elk geval aanwezig bij het jaarlijkse overleg met de Ondernemingsraad van Unitus en de Ouderraad van Hoera kindercentra. De kwaliteitscommissie (Frank van Kemenade en Marcel Timmermans) Deze houdt zich bezig met de beleidsontwikkeling van de werkmaatschappijen en de holding, het kwaliteitszorgsysteem, waaronder tevredenheidsmetingen, de marktontwikkelingen, samenwerking- en allianties met anderen, stakeholders, imago, e.d.
Daarnaast is er de mogelijkheid voor commissies ad hoc. In 2013 zijn deze niet ingesteld. Deskundigheidsbevordering Om de kwaliteit van toezicht door leden van de Raad te blijven ontwikkelen voert de Raad van Toezicht een actief scholingsbeleid. De leden van de Raad zijn allen lid van de NVTZ (Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders in de Zorg), welke een aparte sectie welzijn kent. Via nieuwsbrieven en website worden de leden met regelmaat geïnformeerd over actualiteiten ten aanzien van Toezicht en is er een uitgebreid scholingsaanbod. Het scholingsbeleid is een belangrijk aandachtspunt tijdens de jaarlijkse evaluatie door de Raad van haar eigen functioneren. Deelname raadsleden aan relevante scholingsbijeenkomsten: Mevrouw J.M.J. (Jacqueline) Ketelaar o Risicobeheersing van projecten en programma's (NVTZ) o Dies natalis “Professionaliseren is leuk” (Open Universiteit) De heer M. (Marcel) Timmermans, lid (vanaf december 2011) o Leergang beginnende toezichthouder (NVTZ). Onderwerpen van goedkeuring en bespreking in de Raad van Toezicht in 2013 De Raad van Toezicht (RvT) kwam in 2013 zes keer bijeen voor een reguliere vergadering. Eén vergadering is gecombineerd met de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de RvT en Raad van Bestuur (RvB). Tussen de vergaderingen van de Raad vonden commissievergaderingen plaats. Doel van de commissies is dat zij samen met de bestuurder de betreffende thema’s volgen en bespreken, zodat de RvT efficiënter kan vergaderen. De audit-commissie is het vier keer bijeen geweest, voor de bespreking van onder ander de jaarrekeningen inclusief vooroverleg met de accountant, begrotingen en kwartaalrapportages en de besluiten inzake nieuwbouw en koop van een kinderopvanglocatie in Maasbree en vernieuwing van de ICT. BDO-accountants is voor de periode 2012 t/m 2015 verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekeningen en opstellen van de managementletter.
3
Jaarverslag Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Unitus 2013
De commissie P&O is vier maal bijeen geweest, waaronder een functioneringsgesprek met en een tussentijdse beoordeling van de bestuurder. De kwaliteitscommissie is twee maal bijeen geweest, inzake de meerjaren beleidsontwikkeling en het bespreken van het kwaliteitszorgsysteem, waaronder de positieve uitkomsten van de hercertificering HKZ van zowel Vorkmeer als Punt Welzijn. Tijdens de reguliere vergaderingen van de RvT zijn, op basis van een vooraf vastgestelde beleidscyclus en informatiereglement, onder meer de volgende punten behandeld: begrotingswijziging Unitus i.v.m. aanstellen manager/controller en HRM-stafmedewerker, vaststellen jaarrekeningen 2012 en bespreking van de managementrapportage van de accountant, inhoudelijke jaarverslagen werkmaatschappijen, het beknopte publieksjaarverslag voor externe relaties, de periodieke Managementrapportages (met bijzondere aandacht voor de krimp in de kinderopvang en de subsidie-ontwikkelingen en decentralisaties bij de welzijnsorganisaties), de kwaliteitszorg binnen Unitus, vaststellen begrotingen 2014, vermogensposities, investeringswensen, bezuinigingstaakstellingen binnen welzijn en kinderopvang, de voorgenomen aanbesteding van het welzijnswerk in Leudal en informatie inzake actuele ontwikkelingen binnen de organisaties (o.a. op basis van verslagen MT en perspublicaties). Daarnaast in t.b.v. de naamswijziging van Bobo naar Hoera kindercentra een statutenwijziging doorgevoerd. Ook de statuten van Vorkmeer en Punt Welzijn zijn enigszins aangepast in verband met verbreding van de doelstellingen. Ten behoeve van de kinderopvang zijn (voorbereidings)besluiten genomen in verband met de koop van grond en nieuwbouw bij de Brede School Maasbree en is uitgebreid onderzoek gedaan naar mogelijkheden voor opsplitsing van de kinderopvangorganisatie, welke vooralsnog niet is doorgevoerd. Inzake kinderopvang zijn er oriënterende gesprekken gevoerd met een andere kinderopvangaanbieder over mogelijkheden tot samenwerking. Deze gesprekken zijn begin 2014 voorlopig stopgezet. Op het gebied van de ontwikkeling van het meerjarenbeleid is uitdrukkelijk gekozen dat het beleid van de werkmaatschappijen leidend is bij het formuleren van het gemeenschappelijk meerjarenbeleid. Gezien de dynamiek binnen de werkvelden kinderopvang en welzijn is het vooral van belang om permanent te anticiperen op de financiële en beleidsmatige ontwikkelingen en geen beleidsvisie vast te stellen voor een lange periode. Tot slot is het besluit genomen tot een forse investering omwille van een gehele vernieuwing en outsourcing van de ICT van Unitus en de werkmaatschappijen. Contact met stakeholders De leden van de Raad van Toezicht zijn aanwezig geweest bij twee bijeenkomsten, waarin diverse stakeholders van de werkmaatschappijen aanwezig waren, te weten bij de lancering van de nieuwe naam Hoera kindercentra (tevens 25-jarig jubileum van de kinderopvangorganisatie) op 17 mei 2013 en tijdens de Beleidsdialogen op 7 oktober 2013, waarin met stakeholders de dialoog gevoerd is omtrent beleidsvoornemens van Vorkmeer. Daarnaast zijn aparte bijeenkomst geweest van afvaardigingen van de Raad van Toezicht met de Ondernemingsraad en met de centrale ouderraad van Hoera kindercentra. Raad van bestuur De vertegenwoordiging van de stichting intern en extern gebeurt door de bestuurder. De bestuurder van Unitus, is tevens de bestuurder-directeur van de werkstichtingen. De bestuurder is benoemd door de Raad van Toezicht. Sinds 1 januari 2010 is er een éénhoofdige Raad van Bestuur, in de persoon van Paul Horsmans. De bestuurder heeft geen betaalde nevenfuncties. Onbetaalde nevenfuncties zijn voorzitter van stichting Sponsorwinkel Weert, Secretaris van Stichting Leergeld Weert e.o. en Lid van het bestuur van Stichting De Brug in Peel en Maas. Daarnaast zijn er diverse lidmaatschappen van stuur- en klankbordgroepen die functiegerelateerd zijn,
4
Jaarverslag Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Unitus 2013
waaronder secretaris van de provinciale klachtencommissie voor professionele organisaties van welzijn en kinderopvang in de provincie Limburg. Sinds 2010 hebben alle drie de werkstichtingen een manager. In 2013 was de functie manager bij Vorkmeer vacant en heeft de bestuurder samen met de clustermanagers de honeurs waargenomen. Eind 2013 is besloten bij Vorkmeer een managementlaag te schrappen en te werken met een tweehoofdig management bestaande uit Henny JansBeken en Will Smits. Theo van Ekerschot is manager van Punt Welzijn en Rudie Peeters manager van Hoera kindercentra. De managers en de bestuurder vormen gezamenlijk het Managementteam van de stichting Unitus. Meer informatie op www.unitus.nl. Vastgesteld te Weert, op 22 april 2014.
5
