Verslag Raad van Toezicht 2014 In dit verslag staat hoe de Raad van Toezicht haar taken en verantwoordelijkheden in 2014 heeft ingevuld. De Raad handelt daarbij conform de ‘Governancecode Woningcorporaties’. Governance-structuur van Rijnhart Wonen Woningcorporatie Rijnhart Wonen is een stichting. De statuten vermelden de taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht. De uitwerking daarvan is vastgelegd in het Reglement Raad van Toezicht. Dit reglement is evenals de statuten op de website van Rijnhart Wonen geplaatst. Het bestuur van Rijnhart Wonen bestaat uit één directeur-bestuurder. Ook de bevoegdheden van de directeur-bestuurder staan vermeld in de statuten van Rijnhart Wonen. De directeur-bestuurder heeft voor het nemen van een aantal, in de statuten beschreven, besluiten de voorafgaande goedkeuring van de RvT nodig. Mede daartoe zijn afspraken tussen de RvT en de directeur-bestuurder beschreven in een door de Raad vastgesteld directiestatuut. Afspraken tussen directeur-bestuurder en het management liggen vast in een managementstatuut en in het procuratiereglement. Begin 2014 is het Reglement Raad van Toezicht geactualiseerd, waarbij de maximale zittingsduur van de leden is beperkt tot maximaal twee maal vier jaar en tevens is geregeld dat de controller rechtstreeks contact kan opnemen met de (voorzitter van) de Raad.
Deelnemingen De stichting Rijnhart Wonen heeft een dochteronderneming. ‘Rijnhart Wonen Energie BV’ is opgericht in 2010 met als doel het exploiteren van energiebronnen (WKO-installaties) die verbonden zijn met het door Stichting Rijnhart Wonen te exploiteren en of te ontwikkelen vastgoed. Deze wijze van exploitatie is gekozen vanwege risicobeheersing en fiscale aspecten. De directie van de BV is de stichting Rijnhart Wonen en wordt vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder. Het toezicht door de RvT is beschreven in het Reglement van de Raad van Toezicht en het Directiestatuut van de stichting Rijnhart Wonen. De Governance-structuur is in 2014 niet gewijzigd. Samenstelling van de Raad van Toezicht gedurende 2014 De Raad bestaat uit 5 leden. Twee leden zijn benoemd op voordracht van de huurdersorganisaties uit Leiderdorp en Zoeterwoude. Functie
Geboren
Datum 1e benoeming 01-07-10
Datum herbenoeming 01-07-14
Aftredend per
Mw. M.P.C. Voorzitter 1961 01-07-18 Gielink per 01-01-13 Dhr. K. Vicevoorzitter 1955 01-01-11 01-01-15 01-01-19 Karsten Dhr. J. la Lid 1948 21-06-07 01-01-13 21-06-15 Croix* Dhr. H. lid 1960 01-06-12 31-05-16 Buijing** Mw. P.A. Lid 1971 01-01-13 31-12-16 Lansbergen * Lid benoemd op voordracht van de huurdersorganisatie de Huurderij ** Lid benoemd op voordracht van de Huurders Belangen Organisatie Leiderdorp (HBOL)
Herbenoeming mogelijk Nee Nee Nee Ja (1 periode) Ja (1 periode)
De remuneratiecommissie wordt gevormd door Mevrouw Gielink en de heer Karsten. Functies en nevenfuncties leden Raad van Toezicht per 01-01-2014 Mevrouw M.P.C. Gielink is General Counsel bij Global Factories B.V. Haar relevante nevenfuncties zijn: • Lid Raad van Toezicht Stichting Waalsdorp in Den Haag. • Secretaris Stichting “het Raepenhofje” te Amsterdam. De heer C.J.M. Karsten is zelfstandige. Zijn relevante nevenfuncties zijn: • Voorzitter Raad van Toezicht SONOR • Voorzitter van Regionale geschillencommissie woonruimteverdeling Rijnmond. • Lid en vicevoorzitter Raad van Toezicht Woningbouwvereniging Reeuwijk • Bestuurder a.i. van Stichting Woonvisie te Ridderkerk (van 05-10-2013 tot 01-05-2014) • Bestuurder a.i. van Bernardus Wonen (vanaf 22-09-2014)
1
De heer drs. J. la Croix heeft de volgende functies: • Lid Raad van Commissarissen Rondom Wonen te Pijnacker • Lid Hoofdbestuur Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB) te Dordrecht • Lid Hoofdbestuur Landelijke Organisatie Begraafplaatsen (LOB) te Dordrecht • Bestuurslid Oorlogs Verzetsmuseum Rotterdam • Penningmeester Stichting Pensioenbehoud Wassenaar • Lid Deelraad deelgemeente Kralingen-Crooswijk te Rotterdam (tot 28-3-2014) • Voorzitter VVE Rubensstraat 18-32 te Rotterdam (tot 29-1-2014) • Voorzitter RvT Integrale Zorggroep Eerste lijn Rijnmond (tot 31-12-2014) De heer H. Buijing was tot 1 juli 2014 bestuursadviseur WMO bij stichting Evean. Sinds augustus 2014 is hij parttime docent Nationale Politiek bij het departement Politieke Wetenschappen van de Universiteit leiden. Zijn relevante nevenfuncties zijn: • Lid Raad van Toezicht stichting Binnenvest Leiden • Lid ledenraad Rabobank Leiden-Katwijk • Voorzitter bestuur stichting beheer Rhijnhof begraafplaats Mevrouw P.A. Lansbergen was tot 1 juli 2014 werkzaam als Regio Directeur bij Estro. Sinds 15 december 2014 is mevrouw Lansbergen werkzaam als interim financial controller bij CSM Bakery Solutions. De profielschets van de Raad De profielschets van de Raad is in 2014 geactualiseerd en te vinden op de website van Rijnhart Wonen. Naast algemene kwaliteiten die gelden voor alle leden van de Raad (waaronder het beschikken over analytisch vermogen, ervaring in bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het hebben van affiniteit met de doelstelling van Rijnhart Wonen) dienen op grond van deze profielschets de volgende aandachtsgebieden binnen de raad aanwezig te zijn: volkshuisvestelijk/ruimtelijke ordening/vastgoedontwikkeling, financieeleconomisch, juridisch/bestuurlijk betrokkenheid bij de doelgroep, personeel en organisatie en tenslotte zorg en welzijn. Deze aandachtsgebieden zijn in de profielschets uitvoerig omschreven. De Raad meent dat in de huidige samenstelling deze aandachtsgebieden ruim voldoende aanwezig zijn. Hiernaast acht de Raad het van belang dat enkele leden zich verbonden voelen met het werkgebied Holland Rijnland. In de persoon van mevrouw Lansbergen en de heer Buijing is deze verbondenheid voldoende in de Raad verankerd. De profielschets wordt in het eerste kwartaal van 2015 geactualiseerd i.v.m. de vacature in de loop van 2015. Hiervoor wordt samengewerkt met de huurdersorganisatie de Huurderij omdat de vacature op voordracht van de Huurderij is. Informatieverzameling door de Raad De Raad verkreeg in 2014 via diverse kanalen informatie die noodzakelijk is om haar toezichthoudende rol in te vullen. Uiteraard volgen de leden van de Raad alert de voorstellen en maatregelen van de landelijke, regionale en lokale overheid met betrekking tot wonen en de mogelijke gevolgen daarvoor voor Rijnhart Wonen. Dit gebeurt onder andere via de informatievoorziening van de Vereniging van Toezichthouders in de Volkshuisvesting, via de nieuwssite en magazine van branchevereniging Aedes en via de pers. Via de werkorganisatie wordt de Raad regelmatig op de hoogte gehouden van relevant nieuws in de lokale media. Een beeld van het gevoerde beleid van Rijnhart Wonen, de bereikte resultaten en de relevante (markt)ontwikkelingen vormde de raad zich door: • Informatie vanuit het bestuur. Onder andere zijn in 2014 geagendeerd en besproken: het jaarverslag 2013, begroting en jaarplan 2015 en de per vergadering schriftelijk verstrekte informatie. Diverse investeringsbesluiten werden goed gedocumenteerd aan de raad voorgelegd. Belangrijk voor de informatievoorziening zijn de vier besproken kwartaalrapportages over de voortgang van de voorgenomen activiteiten met aandacht voor besteding van budgetten, de projectontwikkeling, liquiditeitenprognose en treasury activiteiten. • Informatie van de accountant: managementletter en jaarverslag zijn besproken in aanwezigheid van de accountant. • Informatie vanuit het CFV (Oordeelsbrief), het regeerakkoord, de informatie vanuit het WSW (o.a. kredietwaardigheid, faciliteringsvolume) en het Ministerie van BZK (Toezichtsbrief). • Met de ondernemingsraad sprak de Raad op 25 februari 2014 over het verloop van de organisatieontwikkeling. • Met de huurderorganisaties heeft de Raad op 24 februari 2014 en op 25 november 2014 een gesprek gevoerd. • Daarnaast hebben de leden van de Raad tijdens festiviteiten rondom bouwprojecten met zowel de huurderorganisaties als bewoners en omwonenden gesproken. • Tijdens een beleidsdag in juni van de Raad samen met het Bestuur en Managementteam is aandacht besteed aan de samenwerking met belanghouders en versterking van de rol van de gemeente en huurdersorganisaties. Daarnaast is de positie van Rijnhart Wonen in de regio 2
besproken en hoe de maatschappelijke doelstellingen zichtbaar worden in het beleid en doelstellingen. Tijdens de beleidsdag in november van Bestuur en Raad is gesproken over actualiteiten zoals de Novelle en toezicht door het WSW. Dit vond plaats in aanwezigheid van de bestuurder van het WSW en een externe spreker van een adviesbureau. Tevens zijn de nieuwbouwlocaties bezocht en besproken. • De Raad nam kennis van het jaarverslag van de Klachtencommissie. Tenslotte verkreeg de Raad informatie door het volgen van symposia en cursussen. In 2014 zijn de volgende symposia en vergaderingen bijgewoond: • Toezicht houden in de toekomst van de VTW • Nieuw beoordelingskader en werkwijze WSW van de VTW • Actualiteitenseminar woningcorporaties van EY Accountants LLP • Governance bijeenkomst 'van control naar bezieling’ van Public Spirit • Arbeidsvoorwaarden en pensioen bestuurder van de VTW • Nieuwe Code of Governance van de VTW • Masterclass Toezicht op het primaire proces van de VTW • Ontwikkelingen novelle/herzieningswet van de VTW • Congres NVTZ over governance breed van de NVTZ • Regionale bijeenkomst van het CFV • Masterclass De wereld van de woningcorporatie van de VTW • Relatie corporatie en gemeente van de VTW en VNG • Basis financiën corporatie van de VTW De Raad is van mening gedurende 2014 voldoende in de diepte en de breedte te zijn geïnformeerd om het toezicht adequaat in te vullen. Toezichtskader van de Raad Het kader voor het uitoefenen van de toezichtstaak van de Raad is in 2014 gevormd door ter zake doende wet- en regelgeving (waaronder het BBSH), de door Rijnhart Wonen onderschreven Aedescode en Governancecode, de statuten, het beleidsplan van Rijnhart Wonen ‘Expert in simpel wonen’, het financieel beleidsplan (met daarin het treasurystatuut, het investeringstatuut en het verbindingenstatuut), de begroting 2014, de prestatieafspraken tussen Rijnhart Wonen en de gemeenten Leiderdorp en Zoeterwoude en ten slotte de elementaire beginselen van goed ondernemerschap. Op grond van dit kader beoordeelt de Raad in ieder geval de bestuursbesluiten inzake de realisatie van volkshuisvestelijke doelen, de continuïteit van Rijnhart Wonen, de risico’s die verbonden zijn aan de activiteiten van Rijnhart Wonen, de opzet en werking van interne beheersings- en controlesystemen, de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording, de financiële verslaggeving en het de naleving van wet- en regelgeving. Vergaderingen en besluitvorming van de Raad In 2014 heeft de Raad vijf maal op reguliere wijze vergaderd. Daarnaast waren er twee beleidsdagen en een aparte bijeenkomst voor de zelfevaluatie en de voorbereiding van de beoordeling van de bestuurder. De directeur-bestuurder was bij de reguliere vergaderingen aanwezig uitgezonderd de zelfevaluatie en het gesprek met de huurdersorganisaties. In 2014 is besloten het overleg van de Raad met de huurdersorganisaties in afwezigheid van de bestuurder te voeren. Dit geldt ook voor het overleg met de ondernemingsraad en het MT en de colleges van B&W. De agenda van de vergadering werd voorbereid door de agendacommissie (voorzitter, vice-voorzitter en bestuurder). De vergaderingen zijn steeds tijdig bijeengeroepen, onder vermelding van (op basis van een jaarschema bepaalde) agendapunten en voorzien van adequate informatieve en goedverzorgde stukken, waarin de gevraagde besluitvorming helder was geformuleerd. Soms waren er, afhankelijk van de agenda, deskundigen in de vergaderingen aanwezig om de Raad ten behoeve van de besluitvorming van extra informatie te voorzien dan wel gerezen vragen te beantwoorden, zoals de accountant, de controller en managers van Rijnhart Wonen. De belangrijkste besluiten die de Raad heeft genomen zijn:
Met het oog op het realiseren van de doelstellingen van Rijnhart Wonen: -
goedkeuring goedkeuring goedkeuring goedkeuring goedkeuring Zwijgerlaan goedkeuring
van van van van van
de keuze voor een nieuw primair systeem het voorlopig ontwerp van de transformatie van Elisabethhof de realisatie van de transformatie van Elisabethhof het besluit te stoppen met het project Berkenhof het fasedocument voor de realisatie van het Thomashuis aan de Willem de
van de begroting 2015 en meerjarenprognoses
Vanwege de continuïteit van de stichting en het beperken van risico’s: -
het goedkeuren van jaarverslag en jaarrekening 2013 en kennisname van de jaarstukken van haar Rijnhart Wonen Energie BV 3
-
goedkeuring van een wijziging in het procuratiereglement
Met betrekking tot het functioneren van de Raad van Toezicht: herbenoeming van de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht vaststellen van de gewijzigde profielschets van de Raad. Geen enkel (voorgenomen) besluit van de bestuurder heeft de Raad besloten niet goed te keuren. Algemeen oordeel van de Raad Het jaar 2014 was het jaar van veel, vaak negatieve, aandacht voor woningcorporaties. In de parlementaire enquête naar het functioneren van onze sector, stonden schandalen en falend toezicht helaas veelal op de voorgrond. Al die aandacht ging veelal voorbij aan de prima prestaties die veel corporaties ook in dit verslagjaar weer neerzetten. Dat laatste geldt ook zonder meer voor Rijnhart Wonen. Het huisvesten van onze doelgroep, de betaalbaarheid van onze woningen en de nieuwbouwactiviteiten hadden dit jaar veel aandacht. Wat dit laatste betreft zijn de start van de ombouw van het kantoorcomplex Elisabethhof naar woningen voor starters en een bijzondere doelgroep van Gemiva en de start van het project Thomashuis voor de Raad van Toezicht mooie voorbeelden. De Raad heeft gedurende het jaar besloten zich vaker, zonder aanwezigheid van de bestuurder, te verstaan met onze belanghouders. Met beide gemeentebesturen moet dat nog vorm krijgen. In het gesprek met de huurdersorganisaties heeft de Raad verheugd geconstateerd dat de relatie duidelijk is verbeterd. De Raad constateert dat de reorganisatie, mede gericht op het vergroten van de efficiency, goed is verlopen. Datzelfde geldt voor de start van een nieuwe ICT omgeving (o.a. nieuw primair systeem) zoals zich dat eind 2014 laat aanzien. Samenvattend oordeelt de raad dat de maatschappelijke prestaties van Rijnhart Wonen van goed niveau en in lijn zijn met ons ondernemingsplan en dat de bedrijfsvoering in control en voldoende efficiënt is. De Raad als werkgever De Raad functioneert als werkgever voor de directeur-bestuurder: de heer J.C. de Vries. Deze is in dienst getreden op 1 april 2009. Het arbeidscontract is afgesloten voor onbepaalde tijd. Het totale jaarsalaris over 2014 incl. 8% vakantiegeld bedraagt bruto € 118.477,-. Dit is iets lager dan het jaarsalaris over 2013 (€ 120.015,-), omdat de bestuurder een aantal vakantie-uren heeft gekocht. De bestuurder neemt deel aan de pensioenregeling van de Stichting Pensioenfonds voor de Woningcorporaties (SPW). Rijnhart Wonen houdt conform de geldende franchise en percentages het werknemersaandeel in op het maandsalaris. Dit percentage stemt overeen met het percentage van werknemers op wie de CAO-Woondiensten van toepassing is. Het werkgeversaandeel van de pensioenpremie is voor rekening van Rijnhart Wonen. De totale honorering van de bestuurder, dus inclusief werkgeversaandeel pensioenpremie (€ 28.030,-) bedraagt over 2014 € 146.507,-. Nevenactiviteiten van de directeur-bestuurder: - Lid van de Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningbouwcorporaties - Lid van de VWHR (Vereniging Woningcorporaties Holland Rijnland). Medio 2014 overgegaan naar Vereniging Holland Rijnland Wonen - Lid van netwerk nieuwe bestuurders woningcorporatie 2008 - Voorzitter Dagelijks Bestuur Gereformeerde Kerk (Vrijgemaakt) te Alphen aan den Rijn tot juni 2014. - Plaatsvervangend bestuurder Woondiensten Aarwoude in januari en februari 2014. Nadat het functioneren van de bestuurder door de voltallige Raad van Toezicht in de zelfevaluatie d.d. 16 december 2014 is besproken heeft de remuneratiecommissie op 19 december 2014 een beoordelingsgesprek gevoerd met de bestuurder. Voorafgaand daaraan heeft de commissie gesproken met de MT-leden van Rijnhart Wonen en met 2 leden van de ondernemingsraad. Het verslag van het gesprek is in de vergadering d.d. 17 februari 2015 door de Raad van Toezicht vastgesteld. De beoordeling van het functioneren van de bestuurder is gebaseerd op een oordeel van de Raad over het functioneren van de bestuurder in algemene zin, op de reflectie van de bestuurder daarop en op de behaalde resultaten ten aanzien van vooraf geformuleerde prestatie-indicatoren. In 2014 waren deze indicatoren de ambities zoals die in het Jaarplan waren geformuleerd.
Afhankelijk van de uitkomst van het beoordelingsgesprek wordt het vaste salaris van de bestuurder (op basis van het vastgestelde ‘Beloningsbeleid voor de bestuurder per 1 januari 2011’) verhoogd met 1% RSP (relatieve salaris positie) bij een ‘voldoende’ beoordeling, met 3% RSP bij een ‘normaal goed’ beoordeling en 4% RSP bij een ‘zeer goed’ beoordeling. De Raad van Toezicht heeft het functioneren van de bestuurder in 2014 als ‘normaal goed’ beoordeeld, op grond waarvan per 1 januari 2015 een verhoging van het vaste salaris met 3% RSP passend zou zijn. Echter per 1 januari 2015 geldt inzake de bezoldiging van bestuur en leden van de Raad van Toezicht het besluit ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014’ (gebaseerd op de in december 2014 vastgestelde ‘Wet verlaging bezoldigingsmaximum Wet normering 4
topinkomens’). Op grond daarvan kan de honorering niet worden verhoogd en zal in 2015 het bruto salaris € 120.015,- bedragen. Als gevolg van de substantiële verlaging van de door Rijnhart Wonen te betalen pensioenpremie daalt de totale honorering van de bestuurder inclusief werkgeversaandeel pensioenpremie. De bestuurder kiest ervoor deze daling niet te willen compenseren mocht dit wettelijk toegestaan zijn. De honorering ligt nog wel boven het maximum (klasse E: € 130.600,-) op grond van het besluit ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014’. In deze wordt gebruik gemaakt van het overgangsregiem. Voor 2016 en de jaren erna is geen enkele aanpassingen in de beloning, in welke vorm dan ook, voorzien en hierover zijn geen afspraken gemaakt. Honorering van de Raad
Honorering over 2014 De Raad van Toezicht heeft de vergoeding (exclusief BTW) van de leden over 2014 als volgt vastgesteld: voorzitter € 8.882,-; vicevoorzitter € 7.464,-; leden 6.344,-. Per 1 januari 2014 is het besluit ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014’ van kracht. Op grond van deze regeling is in 2014 de maximale honorering (excl. BTW) voor de voorzitter € 9.795,- en voor de leden € 6.530,- per jaar. De honorering van de raad in 2014 ligt onder dit maximum, exclusief dat van de vicevoorzitter. De raad besloot wat dit laatste betreft gebruik te maken van het overgangsregiem.
Honorering over 2015 De Raad heeft besloten de honorering van de leden per 1 januari 2015 met 2% te verhogen (exclusief de honorering van de vicevoorzitter welke niet wordt verhoogd) naar: voorzitter € 9.060,-; vicevoorzitter € 7.464,-; leden 6.471,-. Dit is ruim onder de maximaal toegestane honorering op grond van de ‘Wet verlaging bezoldigingsmaximum Wet normering topinkomens’ welke per 1 januari 2015 van toepassing is. Op grond van deze wet is de maximale honorering voor de voorzitter € 19.590,- en voor de leden € 13.060,- per jaar. De Raad en de Governance Code Rijnhart Wonen onderschrijft de Governance Code Woningcorporaties. De Raad meent volledig conform de code te functioneren. De Raad heeft bewust ervoor gekozen geen auditcommissie in te stellen. De belangrijkste reden is dat Rijnhart Wonen een kleine corporatie is en alle leden zich van de financiën op de hoogte moeten stellen. In december 2014 vond de zelfevaluatie van de Raad plaats onder kritische begeleiding van het externe bureau Atrivé. Bespreekpunten waren naast het waarderen van het eigen individuele en collectieve handelen aan de hand van een door Atrivé opgestelde vragenlijst, vooral de onderlinge verhouding en de ervaren ruimte om zelfstandig tot een oordeel te komen en het ervaren van een veilige omgeving om onderling discussie aan te gaan en meningen uit te wisselen. Verder is aandacht geweest voor de kennisontwikkeling en de individuele ontwikkeling door het volgen van een opleidingsprogramma. Dit mede in relatie tot de scholingsafspraken, zoals die zijn voorgesteld door de VTW. De raad blijft open staan voor veranderingen in de sector en onze eigen rol daarin. Verklaring van de Raad van Toezicht Conform de statuten van Rijnhart Wonen heeft de Raad van Toezicht aan BDO Audit & Assurance BV opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 en het jaarverslag 2014 te onderzoeken. Het accountantsrapport is in de vergadering van 19 mei 2015 door de Raad van Toezicht met de accountant besproken. De accountant heeft in de vergadering een toelichting gegeven op de belangrijkste zaken en er is kennisgenomen van de door de accountant afgegeven goedkeurende verklaring. Op grond hiervan heeft de Raad van Toezicht de jaarrekening en het jaarverslag vastgesteld. Tevens verklaart de Raad van Toezicht dat alle leden volledig onafhankelijk hebben gefunctioneerd. Voor 2014 is de Raad van mening dat het intern toezicht naar beste kunnen en op goede wijze is ingevuld. De raad van Toezicht spreekt zijn waardering uit voor de wijze waarop bestuur en medewerkers in 2014 hebben gewerkt aan het huisvesten van onze doelgroepen en het verder verbeteren van de slagvaardigheid en efficiency van onze organisatie. Leiderdorp, 19 mei 2015 M.P.C. Gielink (voorzitter) C.J.M. Karsten (vicevoorzitter) J. la Croix H. Buijing P.A. Lansbergen 5
