Besluitenlijst Raad van Toezicht 2 oktober 2014 Pagina 1 van 5
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o. BESLUITENLIJST van de vergadering van de Raad van Toezicht van de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o. gehouden op 2 oktober 2014 te Coevorden Aanwezig: voorzitter van de Raad van Toezicht de heer R.J. Kempers, vice-voorzitter/secretaris van de Raad van Toezicht mevrouw M.C. Stam, leden van de Raad van Toezicht de heer H. Arendshorst, de heer J.J. L.M. Johannink, de heer R. Oosterloo, voorzitter van het College van Bestuur de heer T.R.S. Al, directeur bedrijfsvoering de heer W. Berends, bestuurssecretaris mevrouw N. Akhavin. Afwezig: -Notulist: bestuurssecretaris mevrouw N. Akhavin-Mittendorff
Nr. 1 n.v.t.
Onderwerp Opening en vaststelling van de agenda
Besluit De voorzitter opent de vergadering om 19.36 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2 n.v.t.
Inspreekrecht
Er wordt geen gebruik gemaakt van het inspreekrecht.
3 n.v.t.
Besluitenlijst Besluitenlijst Raad van Toezicht d.d. 26-06-2014
Besluitenlijst De besluitenlijst Raad van Toezicht d.d. 26-06-2014 wordt ongewijzigd vastgesteld. N.a.v.: de rondvraag de Stichting Geert Wieringa fonds is ook opgeheven en heeft de
Besluitenlijst Raad van Toezicht 2 oktober 2014 Pagina 2 van 5
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o. school ook een bedrag geschonken. 4 n.v.t.
Ingekomen stukken
Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
5 n.v.t.
Mededelingen en berichten uit de samenleving
Mededelingen en berichten uit de samenleving
Raad van Toezicht
Raad van Toezicht Mevrouw Stam wijst het College van Bestuur en de Raad van Toezicht op het ontstaan van een andere type samenleving. Dit is van invloed op de gezinnen. Dit is binnen DNV nog niet echt merkbaar. De verandering van de samenleving is één van de redenen om het programma zorg op te nemen in PPP. De heer Al vraagt de afdelingen om te rapporteren over dergelijke trends. De heer Johannink en mevrouw Stam brengen op 5 januari 2015 een bezoek aan de Ouderraad vestiging Piet Heinstraat in Hardenberg. De evaluatie Raad van Toezicht vindt plaats op 9 februari 2015 om 18.00 uur bij het Oelnbret in Dalen. De heer Arendshorst neemt tijdens de evaluatie afscheid van de Raad van Toezicht. De heer Kempers en mevrouw Stam voeren op 24 november 2014 om 9.00 uur functioneringsgesprek/doelstellingengesprek met de heer Al. Mevrouw Akhavin stuurt het formulier functioneringsgesprek naar de heer Kempers en mevrouw Stam.
College van Bestuur
College van Bestuur N.a.v. de kwartaalrapportage: De heer Oosterloo heeft overlegd met de heer Berends over de financiële rapportage kwartaal 1 en kwartaal 2 en heeft kritische vragen gesteld over de processen. De heer Oosterloo doet voor de volgende vergadering een voorstel voor de financiële kengetallen. Er wordt een afspraak gemaakt met het College van Bestuur, de directeur
Besluitenlijst Raad van Toezicht 2 oktober 2014 Pagina 3 van 5
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
6
14-18 14-19 14-20 14-21
7
Ter vaststelling a. Reglement auditcommissie Raad van Toezicht b. Vergoedingsregeling Raad van Toezicht 2015 c. Register hoofd- en nevenfuncties Raad van Toezicht en College van Bestuur d. Procedure vervanging eenhoofdig College van Bestuur
14-22
Ter bespreking a. Feedback aan het CvB n.a.v. de presentatie juni 2014
14-23
b. Project, programma, portfolio DNV 2014-2019
14-24
c. Voorberekening opbrengstenkaart 2015 d. Bestuursgesprek Inspectie van het Onderwijs
bedrijfsvoering en de externe accountant over de auditcommissie. De heer Berends plant een afspraak met de externe accountant. Mevrouw Akhavin stuurt het organigram 2014/2015 naar de leden van de Raad van Toezicht. Mevrouw Akhavin deelt een samenvatting uit van het nieuwe model onderwijsresultaten Inspectie van het Onderwijs uit.
Ter vaststelling a. De Raad van Toezicht stelt het reglement auditcommissie Raad van Toezicht vast. b. De Raad van Toezicht stelt de vergoedingsregeling Raad van Toezicht 2015 vast. c. De Raad van Toezicht stelt het register hoofd- en nevenfuncties Raad van Toezicht en College van Bestuur vast. d. De Raad van Toezicht stelt de procedure vervanging eenhoofdig College van Bestuur vast. Ter bespreking a. De Raad van Toezicht waardeert de wijze waarop het College van Bestuur zijn eerste indrukken heeft gepresenteerd. De Raad van Toezicht ziet de eerste aanzet voor de vertaling van de bevindingen van het College van Bestuur in plannen terug in PPP. Dit punt wordt in juni 2015 opnieuw geagendeerd in de Raad van Toezicht b. De heer Al informeert de Raad van Toezicht over de ontwikkelingen in Hardenberg en de ontwikkelingen binnen het management. Dit punt wordt opnieuw geagendeerd voor de vergadering van de Raad van Toezicht in december. c. De voorberekening opbrengstenkaart 2015 is kort besproken. d. Op 9 oktober 2014 vindt er een voortgangsgesprek plaats met de Inspectie van het Onderwijs over de onderwijsopbrengsten van de afdeling havo in Hardenberg. Op 28 en 29 oktober 2014 voert de Inspectie van het Onderwijs
Besluitenlijst Raad van Toezicht 2 oktober 2014 Pagina 4 van 5
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o. 14-25 e. Invulling maatschappelijke taak, risico’s, strategie en beleid f.
Werving en selectie leden Raad van Toezicht
g. Betaling vergoedingsregeling Raad van Toezicht 2014 h. Broodje MR
8 9
14-26 14-27 14-28
10 n.v.t.
een kwaliteitsonderzoek uit bij de afdeling vmbo basis en vmbo kader in Coevorden. e. De invulling maatschappelijke taak, risico’s, strategie en beleid wordt in februari 2015 besproken tijdens de evaluatie Raad van Toezicht. Dit punt wordt in de planning en controlcyclus Raad van Toezicht gekoppeld aan de evaluatie. f. De Raad van Toezicht bespreekt de procedure werving en selectie leden Raad van Toezicht en de advertentietekst. g. De heer Johannink stuurt een rekening in verband met de verrekening van de BTW. De vergoeding van de overige leden wordt uitbetaald via de salarisadministratie. h. Het broodje MR vindt plaats op 4 november 2014. Onderwerpen: PPP en hoe nu verder (strategisch beleidsplan) en snelle veranderingen en inspraak/ medezeggenschap. De heer Johannink kan niet aanwezig zijn. Mevrouw Stam heeft een andere afspraak, maar probeert die te verplaatsen. De heer Kempers is 4 november mogelijk iets later. De heer Al formuleert de opdracht voor de leden van de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsraad en stuurt deze per e-mail naar de leden.
Evaluatie vergadering
Evaluatie vergadering Het was een goede, informatieve, open en veelbelovende vergadering.
Ter informatie a. Rapport van bevindingen kwaliteitsonderzoek vwo juni 2014 b. Resultaten onderzoek Talis 2013 c. Prestatiemonitor Coevorden en Hardenberg
Ter informatie --
Rondvraag en slotvraag
De vergadering van donderdag 25 juni 2015 wordt verplaatst naar donderdag 18 juni 2015.
Besluitenlijst Raad van Toezicht 2 oktober 2014 Pagina 5 van 5
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o. 11 n.v.t.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.56 uur.
Aldus vastgesteld door de voorzitter van de Raad van Toezicht in de vergadering d.d. 11 december 2014
