OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN PROVINCIE WEST-VLAANDEREN ARRONDISSEMENT KORTRIJK Blokkestraat 29a, 8550 Zwevegem Tel 056 76 52 00 Fax 056 75 81 55 E-mail:
[email protected]
www.ocmwzwevegem.be
VERSLAG OPENBARE ZITTING RAAD D.D. 14 JUNI 2012 De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur.
PATRIMONIUM EN WERKING 02. Overheidsopdracht ‘Plaatsen tijdelijke modulaire units (33) bij het WZC’ a. Goedkeuring bestek. b. Keuze wijze van gunnen.
Raadsleden Sofie Dehullu en Koen Demeestere vervoegen de vergadering om 19.32u. Wanneer gestart wordt met de afbraakwerken aan het bestaande WZC, i.f.v. de vernieuwing en uitbreiding, moet een opvang voor de 33 bewoners klaar staan. Naar analogie met de bouw van de 12 tijdelijke modulaire units, wordt geopteerd voor het bouwen van een afdeling met 33 kamers op basis van modulaire unitbouw. Deze kan geplaatst worden naast de bestaande gebouwen van Blyhove II, op de parking. Een dubbel gebruik van lift en inkom is mogelijk. Het ontwerpteam voor de nieuwbouw kreeg uitbreiding van opdracht om ook dit dossier te begeleiden – zij hebben het lastenboek klaar gemaakt voor dit project. Hierbij werd vertrokken van het dossier 12 units, en werden de ervaringen uit dit project verwerkt. De kostprijs voor deze opdracht wordt geraamd door het ontwerpteam op € 1.494.213,85 excl. BTW. Hier zal ook gewerkt worden met een systeem van terugkoopvergoeding (op te geven door de inschrijver). Deze houdt ook in de fundering, demontage- en retourkosten. Er wordt prijs gevraagd voor een constructie die (max.) 4,5 jaar kan blijven staan. Procedure via algemene offerte-aanvraag.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (10)” het bestek goed te keuren en de opdracht te gunnen via een procedure van algemene offertevraag. Schepen Eliane Spincemaille en raadslid Guido Margodt vervoegen de vergadering om 19.35u. 03. Aanvraag stedenbouwkundige vergunning voor de bouw van 7 studio’s voor opvang asielzoekers (LOI).
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33 Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
Het gebouw in de Blokkestraat 5, dat nu leegstaat en in vervallen toestand is, is voorzien om afgebroken te worden. Afbraak kan pas nadat ook een voorstel van nieuwbouw wordt voorgelegd (eerdere aanvraag tot slopen werd geweigerd omdat niet kon aangetoond worden dat een nieuw project in de plaats zou komen). Architect Pascal Schneider werd aangesteld door de Raad – hij heeft een project uitgetekend waarin de bouw van 7 studio’s voorzien is om asielzoekers in het kader van LOI-werking op te vangen. Het project houdt rekening met de doelgroep/werking LOI, en voorziet in studio’s voor alleenstaanden met een beperkt basiscomfort voor een korte verblijfsduur. Ook naar afwerkingsgraad wordt gestreefd naar duurzaamheid, robuustheid en aandacht voor onderhoud. Het dossier is klaar voor aanvraag stedenbouwkundige vergunning. Deze aanvraag kan gecombineerd worden met het herindienen van de eerdere aanvraag vergunning tot slopen van het bestaande gebouw. Deze dossiers moeten beiden ingediend worden bij de dienst stedenbouw, Brugge.
De raad beslist in mondelinge stemming “met 9 stemmen voor, 2 stemmen tegen (Gemeentebelangen), het dossier dat nodig is om een stedenbouwkundige vergunning aan te vragen, goed te keuren. Deze aanvraag wordt gecombineerd met het herindienen van de aanvraag tot slopen van het bestaande gebouw (zie beslissing raad 12.05.2010 – gunning opdracht aan architect Sophie Vermoere). 04. Bespreking nota sociale huisvesting (+indexering huurprijzen). Deze nota werd reeds uitgebreid besproken in de vergadering van het Bijzonder Comité Sociale Dienst, alsook reeds kort aangekondigd/toegelicht in de variabespreking van een vorige zitting. Het is de bedoeling om een aantal principes van huisvesting te formaliseren (zoals geen bijkomende doorgangswoningen meer opnemen in ons bestand), alsook de prijszetting van de huur die aangerekend wordt. De nota lag ter inzage.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” de nota sociale huisvesting en de prijsbepaling huurprijs goed te keuren. 05. Bespreking nota uitbreiding LOI. Deze nota werd reeds uitgebreid besproken in de vergadering van het Bijzonder Comité Sociale Dienst, alsook reeds kort aangekondigd/toegelicht in de variabespreking van een vorige zitting. Fedasil wil uitbreiding bekomen bij verschillende LOI’s om de spreiding van de asielzoekers mogelijk te maken. Klemtoon (zeker voor ons bestuur) ligt daarbij vnl. op alleenstaanden en niet-begeleide minderjarigen. Deze laatste doelgroep vereist een gespecialiseerde en intensievere aanpak. Op basis van het spreidingsplan 2010 zou ons bestuur nog enkele bijkomende plaatsen moeten realiseren. Wanneer op vrijwillige basis er geen uitbreidingen komen, overweegt men een nieuw materieel spreidingsplan. Wij zouden overwegen om een 4-tal plaatsen bijkomend op te nemen. Het is de bedoeling om op termijn over te gaan tot een uitbreiding van het LOI, echter enkel nadat eerst geschikte huisvesting gevonden wordt.
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33 Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
Eerst wordt uitgekeken naar een geschikte huurwoning. Is die niet beschikbaar, wordt een aankoop overwogen. De nota lag ter inzage.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” de nota uitbreiding LOI goed te keuren. Dit houdt in dat wanneer geschikte huisvesting gevonden wordt (huur/koop) er een uitbreiding met een 4-tal plaatsen (voor alleenstaanden) wordt aangevraagd bij Fedasil. 06. Overheidsopdracht “IT-aankoopcontract (raamcontract) hardware, software en ondersteuning (2013 -2017)”: a. Goedkeuren bestek b. Keuze wijze van gunnen. In de raadszitting van 12 april 2012 ging de OCMW-raad er principieel mee akkoord dat OCMW Zwevegem zou deelnemen aan de procedure voor het afsluiten van een IT-raamovereenkomst. Deze procedure wordt georganiseerd door Stad Kortrijk, die optreedt als opdrachtencentrale. Dit betekent dat OCMW Zwevegem na gunning zelf instaat voor het bestelproces van ICT-materiaal en hiervoor niet afhankelijk is van Stad Kortrijk. Teneinde de deelname aan deze opdracht te officialiseren, is het nodig dat de raad de keuze van wijze van gunnen, het bestek en de samenwerkingsovereenkomst goedkeurt.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)”: 1. in te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract 2013-2017 conform het bestek met referenties ICT-8222 en 8223. 2. als wijze van gunnen voor het IT-raamcontract 2013-2017 te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf, dit overeenkomstig art. 17 paragraaf 3, 2° en 4° van de wet op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten d.d. 24/12/93, met toepassing van Europese bekendmakingsvoorschriften, waarbij de stad Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid. 3. de samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract 2013-2017 goed te keuren. 07. Afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst kapper/kapster WZC. Momenteel heeft het OCMW Zwevegem een samenwerkingsovereenkomst met één kapster. Het is wenselijk een bijkomende kapper/kapster in huis te halen en met die persoon een samenwerkings-overeenkomst af te sluiten voor gebruik van het kapsalon en vastleggen van de tarieven. Er werd een oproep gelanceerd; geïnteresseerde kapsters zijn op gesprek gekomen.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met Tamara Houttaeve. 08. Overheidsopdracht “Verschaffen en implementeren van boekhoudsoftware in het kader van de beleids- en beheercyclus (voor gemeente & OCMW Zwevegem), levering software voor sociale dienst en thuis- en ouderenzorg met bijhorend onderhoud en actualisatie”: a. Goedkeuren bestek b. Keuze wijze van gunnen.
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33 Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
Het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn zorgt voor een verdere implementatie van het resultaatgericht publieke management zoals voorzien in het gemeentedecreet en OCMW-decreet, en beschrijft de onderliggende financiële cyclus en de daarbij horende boekhoudregels. De gemeenten en de OCMW's zullen een gelijkaardige boekhouding voeren en aangezien ons bestuur werk maakt van een verregaande integratie van beide financiële diensten (naast fysieke samenvoeging van beide diensten zullen ook de takenpakketten over de besturen heen lopen), is het de bedoeling om beide besturen met dezelfde boekhoudsoftware te laten werken. Gezien het OCMW veel belang hecht aan de samenwerking tussen financiële dienst en de sociale dienst en dienst thuis- en ouderenzorg, wordt de software voor sociale dienst en dienst thuis- en ouderenzorg meegenomen in dit lastenboek, om zo de link tussen die pakketten te optimaliseren. De gemeenteraad heeft in zitting van 29 mei 2012 het OCMW aangesteld als opdrachtgevend bestuur voor deze opdracht. Rekening houdend met de huidige prijzen, wordt de grens van € 67.000 bereikt.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” het voorliggend lastenboek goed te keuren en een procedure van algemene offertevraag te starten. 09. Overheidsopdracht “Tijdsregistratie, toegangscontrole en planningssoftware voor gemeente & OCMW Zwevegem”: Overdracht mandaat aan gemeentebestuur voor het voeren van de procedure. Eind 2006 werd een procedure gevoerd om tijdsregistratie in te voeren bij gemeente en OCMW Zwevegem. De opdracht werd toen gezamenlijk gevoerd, maar het tijdsregistratiepakket dat uiteindelijk werd aangekocht bestond uit twee afzonderlijke licenties voor gemeente en OCMW. In 2013 verhuizen gemeente en OCMW naar het Gemeentepunt. Ook de personeelsdiensten zullen plaats nemen in eenzelfde bureau en de samenwerking tussen de diensten wordt intenser. Om die reden streven wij ernaar een tijdsregistratiepakket in gebruik te nemen, dat werkt via één licentie. Op die manier worden medewerkers van gemeente en OCMW in hetzelfde pakket beheerd, met dezelfde rekenregels, uurroosters en rapporten. Voor het woonzorgcentrum wordt de opdracht tijdsregistratie meteen ook uitgebreid met een module planningssoftware. Deze module ondersteunt leidinggevenden bij het opmaken van (onregelmatige) uurroosters, berekenen van overuren, berekenen of de nodige bezetting per dag aanwezig is, … . Budgettair: voor het OCMW alleen werd de opdracht tijdsregistratie en planningssoftware (dus geen toegangscontrole) in het budget voorzien en geraamd op € 18.000 voor de aanschaf (excl. onderhoudscontract).
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” mandaat te geven aan het gemeentebestuur om de overheidsopdrachtprocedure te voeren voor gemeente én OCMW. 10. Principiële beslissing inzake deelname aan de procedure voor het afsluiten van een aankoopcontract van meubilair voor het Gemeentepunt. De initiële raming die de architecten opstelden voor aankoop van meubelen werd verfijnd op basis van een concrete insteek van OCMW, gemeente en politie over hoeveel stukken meubilair te voorzien zijn.
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33 Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
Er wordt voorgesteld dat OCMW en politie zelf het nodige meubilair aankopen. Dit zou gekoppeld worden aan een lagere huurprijs die beiden zullen betalen aan de gemeente als eigenaar van het gebouw. Budgettair kan hiervoor ruimte gemaakt worden. De gemeente Zwevegem zou optreden als opdrachtencentrale voor het OCMW. Er zal dus één bestek gelanceerd worden, waardoor we hetzelfde meubilair als de gemeente aankopen, maar na gunning wel zelfstandig instaan voor de bestellingen. Raming voor het aandeel OCMW komt op ca. € 57.500 excl. BTW.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” principieel akkoord te gaan met deelname aan de procedure voor het afsluiten van een aankoopcontract van het meubilair voor het Gemeentepunt.
FINANCIEN 11. Betaalbaar stellen uitgaven.
De raad beslist in mondelinge stemming “met eenparigheid van stemmen (11)” de uitgaven betaalbaar te stellen.
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33 Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
